Link inwestuje w swoją przyszłość

Zarządzanie
STUDIUM PRZYPADKU
Link inwestuje w swoją przyszłość
Temat kryzysu jest cały czas obecny
wśród przewoźników drogowych.
Kryzys stanowi też punkt wyjścia
przypadku, który zaprezentujemy.
Dlaczego? Przede wszystkim dlatego,
że czas kryzysu okazał się wielką
próbą dla firm transportowospedycyjnych. Dla wielu tragiczną
w skutkach, bo prowadzącą do
bankructwa. Cały czas wiele
firm próbuje po prostu przetrwać
ciężkie czasy i na tym skupia swoje
działania. Inne z kolei traktują ten
okres jako szansę na wzmocnienie
swojej pozycji rynkowej oraz dobry
moment na rozpoznanie „słabych
punktów” w funkcjonowaniu
organizacji i na wprowadzenie
stosownych zmian.
D
la spółki LINK z Wiązowny
koło Warszawy – jednego
z większych przedsiębiorstw transportowych w Polsce
– okres kryzysu zapoczątkował
zmiany w obszarze działalności
operacyjnej, których efektem była
wymiana wcześniej stosowanego
systemu telematycznego i programów informatycznych do zarządzania transportem i spedycją.
Rozpoznanie problemów
W wyniku audytu organizacji zidentyfikowano następujące problemy:
1. W obszarze telematyki niedopasowany do obecnych
potrzeb system:
• brak elastycznego mechanizmu
raportowania pracy kierowcy,
• po stronie kierowcy brak powiązania zleceń z nawigacją,
• brak możliwości skanowania
dokumentów i przesyłania ich
22 - Truck&Business
Od maja 2010 r. naczepy spółki LINK jeżdżą
z reklamą swoich dostawców systemów
informatycznych, co stanowi dowód na udaną
współpracę wszystkich stron projektu.
do biura w czasie rzeczywistym,
• brak możliwości zdalnego przesyłania danych z karty kierowcy,
• brak możliwości analizy i doskonalenia stylu jazdy kierowców,
• system mało przyjazny w obsłudze,
• system drogi w eksploatacji.
2. W obszarze rozwiązań
informatycznych stosowanych w biurze doskwierała wielość rozwiązań nie
do końca ze sobą powiązanych i wymagających
dużego zaangażowania
zasobów ludzkich:
• brak jednego systemu, który
wspierałby działalność transportową w sferze zleceń, planowania
i zarządzania ich realizacją, rozliczeń kierowców i taboru, zarządzania flotą oraz analizy prowadzonej działalności,
• braki w dziedzinie funkcjonalności uzupełniającej, takiej
jak rozliczanie kosztów paliwa
metodą paliwa spalonego, rozliczenie kosztów pozaoperacyjnych, rozliczenia z kierowcami
i powiązanie tych kosztów ze zleceniami, udostępnianie informacji o realizacji zleceń poprzez
„Internetowy Portal Klienta”,
• wysokie koszty utrzymania wielu
niepowiązanych ze sobą systemów,
• mała elastyczność dotychczasowych dostawców w obszarze
rozwoju systemów.
Poszukiwanie rozwiązań
W kolejnym kroku firma LINK
rozpoczęła poszukiwanie rozwiązań informatycznych, które
z jednej strony wyeliminowałyby
wszystkie zidentyfikowane słabości dotąd stosowanych systemów,
z drugiej stanowiłyby kompletne
i kompleksowe rozwiązanie,
pozwalające na optymalne wykorzystanie posiadanych zasobów
firmy, w konsekwencji prowadząc
do obniżenia kosztów działalności. Proces analizy, oceny i wyboru
docelowych rozwiązań trwał ponad
cztery miesiące. Ostateczny wybór
padł na firmy: InterLAN (polski producent systemu interLAN SPEED
dedykowanego dla działalności
transportowo-spedycyjno-logistycznej) oraz Punch Telematix
(belgijski producent rozwiązań telematycznych). Kluczowymi czynnikami wyboru były doświadczenia
obu firm we współpracy z dużymi
przedsiębiorstwami transportowymi, poparte referencjami, jak
i współpraca dostawców w zakresie integracji systemów interLAN
SPEED i CarCube. Ponadto obie
firmy zadeklarowały możliwość
rozwoju interfejsu na indywidualne
potrzeby LINK.
GŁÓWNE KORZYŚCI WDROŻENIA ZINTEGROWANEGO
SYSTEMU INTERLAN SPEED I PUNCH TELEMATIX
NIE LADA WYZWANIE
Piotr Laube
International Project Manager
LINK
– Wdrożenie systemu CarCube w firmie LINK było niemałym wyzwaniem ze względu na wysoko
postawione wymagania klienta. Jednak otwartość naszej platformy telematycznej i łatwość konfiguracji urządzeń w połączeniu ze sprawnie prowadzonymi pracami nad interfejsem w oprogramowaniu InterLAN SPEED sprawiło że projekt przebiegł bez większych utrudnień. Typowe dla tak
złożonego przedsięwzięcia jest to, że ostateczne wymagania zmieniają się w trakcie jego realizacji
– dzięki trafnie wybranym partnerom nie stanowiło to problemu.
NIESKOŃCZONY PROCES
Paweł Moder
wiceprezes zarządu
LINK
– Dla nas pozyskanie i realizacja projektu w LINK było nie lada wyzwaniem – po pierwsze dlatego, że kilka lat temu, na etapie wyboru poprzedniego rozwiązania, nasz system został odrzucony
ponieważ był zbyt „mały”, a po drugie dlatego, że LINK jest świadomym i wymagającym klientem. Dziś mogę powiedzieć, że podołaliśmy temu wyzwaniu. LINK pracuje na naszym systemie
we wszystkich zakontraktowanych umową obszarach. Niemniej jednak w związku z ciągle zmieniającym się otoczeniem, chęcią doskonalenia jak i konkurencyjną sytuacją na rynku, wdrożenie
systemu informatycznego jest procesem nieskończonym, czego dowodem jest otwarta lista zmian
w systemie.
LEPSZE ZARZĄDZANIE
Patryk Grzelak
dyrektor zarządzający
InterLAN
– Ostatni kryzys gospodarczy wyeliminował wielu liczących się graczy z rynku usług transportowych. Przyczyn było wiele, lecz skutek ten sam – gwałtowne pogorszenie płynności finansowej
skutkujące brakiem możliwości kontynuacji działalności. Wdrożenie w naszej firmie zintegrowanego systemu, który dwustronnie wymienia dane z systemem finansowo-księgowym oraz w sposób przejrzysty umożliwia bieżące sprawdzanie i zarządzanie limitami kredytowymi i bieżącym
zadłużeniem, pozwoliło nam na znaczną poprawę funkcjonujących mechanizmów monitorowania
płatności klientów. Pomogło to nam skutecznie ograniczyć ryzyko związane z niewypłacalnością
nierzetelnych kontrahentów, jak i istotnie wspomogło procesy windykacyjne. Kolejnym istotnym
obszarem, który został zoptymalizowany, są rozliczenia i analizy. System interLAN SPEED umożliwił nam bieżące monitorowanie rentowności każdego zlecenia. Dostępna jest także możliwość
podzielenia wszystkich kosztów stałych wg ustalonych zasad do poziomu zleceń, co znakomicie
sprawdza się w bieżącej ocenie realizacji budżetu. Dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych
dysponujemy obecnie wielowymiarowymi analizami, z możliwością każdorazowego dojścia
do źródła – przyczyny uzyskanych wyników. Jestem przekonany, że szerokie możliwości oferowane
przez wdrożony zintegrowany system oraz jego ciągły rozwój umożliwią nam lepsze wykorzystanie
zainwestowanego kapitału, poprawę bieżącej efektywności, jak i większe bezpieczeństwo i stabilizację finansową.
POMOC W OPTYMALIZACJI
Dariusz Danielewski
członek zarządu
LINK
- Istotną przewagą InterLAN na etapie wyboru dostawcy rozwiązania informatycznego dla naszej
firmy był obserwowany od dłuższego czasu szybki rozwój systemu i deklaracje firmy w zakresie
elastycznego podejścia do realizacji wdrożenia, m.in. poprzez wprowadzanie zmian do systemu
celem jego pełnego wykorzystania w pracy naszej firmy. W pełni zintegrowany i elastyczny system
pozwolił nam na zoptymalizowanie zasad rozliczania z kierowcami. Prowadzenie rozliczeń w systemie InterLAN SPEED pozwoliło na wykorzystanie bez dodatkowej pracy po stronie biura danych
pochodzących bezpośrednio z systemu telematycznego. Niewątpliwą wartość dodaną projektu
stanowili konsultanci obydwu dostawców, którzy na etapie wdrożenia niejednokrotnie doradzali
i pomagali optymalizować procesy zachodzące w naszej firmie. Muszę podkreślić, że obydwie
firmy InterLAN i Punch Telematix w pełni wywiązały się ze swoich deklaracji, co niestety nie jest
powszechną praktyką na rynku.
❚
❚
❚
❚
❚
❚
wszystkie dane i procesy w jednym systemie,
obniżenie kosztów operacyjnych poprzez wyeliminowanie części pracy po stronie
biura (rejestracja statusów i elektronicznej karty drogowej przez kierowców) jak
i nadzór systemu nad pojazdami w trakcie realizacji zleceń,
poprawa płynności finansowej firmy poprzez wyeliminowanie nierzetelnych
płatników i znaczne przyspieszenie procesu fakturowania wykonanych zleceń,
możliwość policzenia rentowności pojedynczego zlecenia,
doskonalenie stylu jazdy kierowców poprzez codzienną ocenę i sugestie zmiany w
sposobie prowadzenia pojazdu,
możliwość operacyjnego i motywacyjnego podejścia do rozliczenia z kierowcami.
Wdrożenie
Wdrożenie rozpoczęło się w październiku 2009 r., a tzw. start pracy
na wersji produkcyjnej systemu
został wyznaczony na 1 stycznia
2010 r. Firma InterLAN w tym
okresie zobowiązana była do zainstalowania, skonfigurowania
i dostosowania systemu do rygorystycznych wymagań spółki LINK
oraz do przeszkolenia użytkowników. W tym samym czasie Punch
Telematix miał za zadanie przeinstalowanie dwustu urządzeń telematycznych oraz przeszkolenie kierowców. Realizacja tego obszaru
wdrożenia w tak krótkim czasie
wydawała się bardzo ambitnym
założeniem. Okazało się jednak,
że pełna współpraca wszystkich
stron projektu oraz jasne wyznaczenie kluczowych celów przez
zamawiającego spowodowały, że
system ruszył w zaplanowanym
terminie.
Drugi, końcowy etap wdrożenia,
został zrealizowany do maja 2010
r. Jego celem było doskonalenie
i dostosowanie rozwiązania zintegrowanego w obszarach, które
zostały zidentyfikowane przez użytkowników jako niedoskonałe już
podczas pracy na wersji produkcyjnej. Z punktu widzenia firmy LINK,
bardzo ważnym na tym etapie projektu było zaangażowanie wszystkich stron w maksymalne wykorzystanie wdrożonego rozwiązania.
Doświadczenia i wiedza zespołów
wdrożeniowych obydwu dostawców
pozwoliła na wyeliminowanie obszarów generujących niepotrzebną
pracę po stronie pracowników biurowych, jak i zabezpieczenie przed
błędnym raportowaniem danych
przez kierowców, co w przypadku
wdrażanego systemu ma niebagatelny wpływ na ostateczną jakość
danych, na bazie których prowadzone są wszystkie działania w sferze rozliczeń i analiz.
Wdrożenie zintegrowanego
systemu pozwoliło firmie LINK
na rozwiązanie zidentyfikowanych przed realizacją projektu
problemów. Najistotniejszy
aspekt stanowiło wdrożenie
jednego kompletnego i elastycznego systemu informatycznego
po stronie biura, zintegrowanego
z jednym z najlepszych na rynku
systemów telematycznych.
Dodatkowo wdrożenie pozwoliło
na zastosowanie w codziennej
pracy nowych funkcjonalności,
takich jak:
• analiza zużycia paliwa na bazie
informacji z szyny CAN pojazdów floty,
• kontrolowanie w czasie rzeczywistym korytarza, po którym
powinny poruszać się pojazdy,
• bieżące nadzorowanie terminowości realizowanych zleceń
poprzez wykorzystanie informacji o planowanym czasie jazdy
do punktu docelowego – ETA
w powiązaniu z czasem pracy
kierowcy,
• skanowanie i dostarczanie
on-line dokumentów potwierdzających dostawę towaru,
• raportowanie kluczowych –
z punktu widzenia firmy LINK –
czynności realizowanych przez
kierowców – statusy zleceń
i elektroniczna karta drogowa.
Zakończenie wdrożenia to początek dalszej współpracy. To dobrze,
bo świadczy to o tym, że firma LINK
jest świadomym i wymagającym
użytkownikiem systemu, a InterLAN
to dostawca, który podąża za rozwojem swojego klienta i na bieżąco
reaguje na zmieniające się otoczenie,
czyniąc swój produkt jeszcze bardziej
konkurencyjnym.
Truck&Business - 23