Zasady organizacji i rozliczania wycieczek edukacyjnych

Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie
Wydział Nauk Humanistyczno-Społecznych w Olsztynie
www.wsptwp.eu
Zasady organizacji i rozliczania wycieczek edukacyjnych
w ramach projektu Akademia Młodych Noblistów
(obowiązujące od 01.09.2011 r.)
Definicje:
1. Wycieczka edukacyjna – zadanie w projekcie, polegające na organizacji jedno- lub
dwudniowych wycieczek tematycznych dla uczestników projektu.
2. Organizator wyjazdu – biuro projektu Akademia Młodych Noblistów. Organizator
wyjazdu odpowiedziany jest za organizację transportu, pokrycie kosztów wyjazdu.
3. Inicjator wyjazdu – szkoła uczestnicząca w projekcie Akademia Młodych Noblistów
do której należy, m.in. opracowanie programu, sporządzenia preliminarza wycieczki,
karty wycieczki, zapewnienie opieki i bezpieczeństwa uczestnikom wyjazdu.
4. Opiekun wyjazdu – opiekun Interdyscyplinarnego Szkolnego Ruchu Naukowego lub
inna osoba wskazana przez niego.
5. Termin realizacji – 01 grudnia 2010 roku do 30 czerwca 2013 roku.
Przed wyjazdem:
 Inicjatorem wyjazdu jest szkoła. W związku z powyższym opiekun ISRN
zobowiązany jest do przesłania, na adres e-mail Koordynatora Regionalnego,
Preliminarza wycieczki (zał. 1) najpóźniej na 14 dni przed planowanym
wyjazdem.
WAŻNE:
 Za organizację transportu odpowiada biuro projektu.
 Dopuszcza się możliwość realizacji wycieczki edukacyjnej przez podmiot
zewnętrzny, np. biuro podróży. W takim przypadku należy uwzględnić w
Preliminarzu wycieczki jedynie koszty związane z biletami wstępu,
przewodnikiem, wyżywieniem, ewentualnymi noclegami, z wyłączeniem kosztów
transportu. Na organizacje wycieczki przez podmiot zewnętrzny wymagana jest
zgoda Koordynatora projektu.
Przykładowo wypełniona tabela z preliminarza wycieczki:
Bilet wstępu do planetarium
Bilety wstępu
(rozpisać liczbę uczniów x cena biletu)
60 osób x 15 zł = 900 zł
Informację dotyczącą transportu uzupełnia
Transport
(kwota za km x ilość km)
pracownik biura projektu.
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie
Wydział Nauk Humanistyczno-Społecznych w Olsztynie
www.wsptwp.eu
Wyżywienie
(kwota za jedną osobę x liczba osób)
Ewentualny nocleg
(cena za osobę x liczba osób)
Całkowity koszt wycieczki
(suma wszystkich wydatków)
10 zł x 60 osób = 600 zł
100 zł x 60 osób = 6000 zł
10.000 zł
1. Szczegóły dotyczące udziału uczniów i zasady finansowania:
a) Organizację i program wyjazdów należy dostosować do obszaru tematycznego
laboratoriów w ramach projektu. W związku z powyższym wycieczki
organizowane w ramach projektu powinny mieć charakter edukacyjny i być
powiązane z laboratoriami (matematyczno-fizycznym, biologiczno-chemicznym,
języka obcego, geograficznym, ICT).
WAŻNE: Wyjazdy edukacyjne mogą być organizowane m.in. do ogrodu
botanicznego, oceanarium, obserwatorium, itp. Wyjścia do kina nie mogą być
jedynym celem wycieczki. Podczas wycieczki kino powinno być dodatkową
atrakcją dla uczestników projektu. Możliwe filmy do wyboru w ramach wycieczek
to: dokumentalne, w wersji 3D lub w języku obcym.
b) Każdy uczeń powinien mieć możliwość w ramach projektu do bezpłatnego
uczestnictwa w 6 jednodniowych wycieczkach (w przypadku organizacji
wycieczki dwudniowej jest ona liczona jako dwie wycieczki).
c) W wyjeździe mogą uczestniczyć uczniowie z kilku laboratoriów jednocześnie
(laboratoria z różnych obszarów tematycznych).
d) Uczniowie niepełnosprawni, o ile nie ma przeciwskazań zdrowotnych, mogą brać
udział w wyjazdach, a organizator wyjazdu powinien zapewnić im warunki
odpowiednie do specyficznych potrzeb, wynikających z rodzaju i stopnia
niepełnosprawności.
e) Uczniowie nieobecni mają obowiązek dostarczenia do opiekuna wycieczki
usprawiedliwienia
podpisanego
przez
rodzica/opiekuna
prawnego.
Niewykorzystana z tego tytułu kwota jednostkowa na ucznia nie może być
wykorzystana na poczet innych wycieczek edukacyjnych w ramach projektu.
f) Organizacja wycieczki powinna być zgodna z Rozporządzeniami i Ustawami w
zakresie Organizowania turystyki młodzieżowej, BHP, i innymi obowiązującymi
dotyczącymi organizacji czasu wolnego dzieci i młodzieży.
g) Maksymalny koszt 6 jednodniowych wycieczek w przeliczeniu na jednego uczestnika
wynosi 390 zł.
h) Szkoła nie otrzymuje gotówki na wyjazd.
i) Podczas organizacji wycieczki należy pamiętać, że:
 Wyjazd zostaje rozliczony przelewem na podstawie faktur VAT z 21-dniowym
terminem płatności.
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie
Wydział Nauk Humanistyczno-Społecznych w Olsztynie
www.wsptwp.eu

Faktury muszą być wystawione z poniższymi danymi:
Dane do faktury:
Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie
ul. Pandy 13, 02-202 Warszawa
NIP: 526-17-23-036
REGON: 010291998

W przypadku braku możliwości rozliczenia przelewem na podstawie faktur VAT
z 21-dniowym terminem płatności, istnieje możliwość refinansowania
poniesionych kosztów na podstawie faktury VAT opłaconej gotówką, np. przez
opiekuna wyjazdu.
Fakturę należy opisać zwracając uwagę, aby znalazł się na niej wpis „Zapłacono
gotówką”. Do faktury należy dołączyć „Prośbę opiekuna wyjazdu o zwrot
poniesionych kosztów na konto prywatne”, której wzór stanowi załącznik 2.

Opis faktury:
Zakup ………………………………………………….. (nazwa usługi lub
towaru) w ramach wycieczki edukacyjnej do …………………………………
w dniu …………………………. dla laboratorium(ów) ………………………..
dla ……… (liczba osób) osób z ……………………………………… (nazwa
szkoły).
………………………………............
Czytelny podpis opiekuna wyjazdu
j) Nauczyciel biorący udział w wycieczce ma obowiązek wpisać wyjazd w dziennik i
potraktować go jako 4 godziny laboratoryjne, z czego nauczyciel zostanie
wynagrodzony zgodnie z umową.
Po zrealizowaniu wyjazdu:
1. Po zrealizowaniu wyjazdu należy bezzwłocznie przesłać na adres biura projektu:
Adres biura projektu:
Akademia Młodych Noblistów
ul. Sikorskiego 23
10 -088 Olsztyn
a) Kserokopię karty wycieczki potwierdzonej za zgodnością z oryginałem;
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie
Wydział Nauk Humanistyczno-Społecznych w Olsztynie
www.wsptwp.eu
b) Zestawienie uczniów nieobecnych podczas wycieczki edukacyjnej (zał. 4)
Ponadto należy dodatkowo dołączyć:
c) Zestawienie faktur (zał. 3);
d) Opisane faktury według powyższego przykładu, ewentualną prośbę o zwrot
poniesionych kosztów przez opiekuna wycieczki (zał. 2);
Olsztyn, 31.08.2011 r.
Zatwierdziła:
Alina Marulewska
Koordynator Projektu
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie
Wydział Nauk Humanistyczno-Społecznych w Olsztynie
www.wsptwp.eu
Zał. 1 Preliminarz wycieczki
……………………………………………
(miejscowość, data)
Preliminarz wycieczki w ramach ISRN
Nazwa szkoły: …………………………………..
Laboratorium: …………………………………...
Miejsce, trasa wycieczki: …………………………………..
Termin: ……………………………………………………..
Liczba uczestników: ……………………………………….
Szacowane wydatki:
Bilety wstępu
(rozpisać liczbę uczniów x cena biletu)
Transport
(kwota za km x ilość km)
……………………………………………
(wypełnia pracownik biura projektu)
Wyżywienie
(kwota za jedną osobę x liczba osób)
Ewentualny nocleg
(cena za osobę x liczba osób)
Całkowity koszt wycieczki
(suma wszystkich wydatków)
……………………………………..
(podpis Opiekuna ISRN)
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie
Wydział Nauk Humanistyczno-Społecznych w Olsztynie
www.wsptwp.eu
Załącznik 2 Prośba opiekuna wyjazdu o zwrot poniesionych kosztów na konto prywatne
PROŚBA OPIEKUNA WYJAZDU O ZWROT PONIESIONYCH KOSZTÓW
Z WYCIECZKI EDUKACYJNEJ
………………………………
……………………………..
(miejscowość i data)
(imię i nazwisko opiekuna wyjazdu)
…………………………….
…………………………….
…………………………….
(adres zamieszkania)
Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP
w Warszawie
ul. Pandy 13
02-202 Warszawa
W związku z uiszczeniem opłaty za usługę …………………………………………
…………………………………………………………………… ze środków prywatnych
(zapłata gotówką za fakturę VAT nr ……………………………………………….) w dniu
………………………………….
w
ramach
Wycieczki
edukacyjnej
Szkoły………………………………………………...…………………………………………,
do……………………………………………………...…………………………………………
proszę o zwrot kwoty……………………….zł (słownie: ……………………………………)
na rachunek bankowy nr: ……………………………………………………………………...
……………………………………………………
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie
Wydział Nauk Humanistyczno-Społecznych w Olsztynie
www.wsptwp.eu
Data i podpis opiekuna wyjazdu
Załącznik 3 Zestawienie faktur związanych z realizacją
Zestawienie faktur związanych z realizacją wycieczki edukacyjnej
Pieczątka szkoły
Wycieczka odbyła się w dniu ……………………… do ……………………………………...
Lp.
Numer faktury
Wystawiający
fakturę
Kwota
netto
Kwota
brutto
………………………………………………….
Czytelny podpis opiekuna wycieczki
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Data
wystawienia
Data
płatności
Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie
Wydział Nauk Humanistyczno-Społecznych w Olsztynie
www.wsptwp.eu
Załącznik 4 Zestawienie uczniów nieobecnych podczas wycieczki edukacyjnej
Zestawienie uczniów nieobecnych podczas wycieczki edukacyjnej
Pieczątka szkoły
Wycieczka odbyła się w dniu ……………………… do ……………………………………...
Lp
Imię i nazwisko ucznia
Przyczyna nieobecności
1
Uczniowie
nieobecni
2
3
….
………………………………………..
Czytelny podpis opiekuna wycieczki
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego