Kasę łatwo stracić - Biuletyn Finanse Publiczne BDO
Transkrypt
Kasę łatwo stracić - Biuletyn Finanse Publiczne BDO
Kasę łatwo stracić Wpisany przez Olga Gajda Należy bezwzględnie przestrzegać zobowiązań zawartych w umowach o unijne dofinansowanie. Podpisanie umowy o dofinansowanie z funduszy europejskich nie jest równoznaczne z uzyskaniem wsparcia. Przekonało się o tym trzystu przedsiębiorców, którzy korzystali ze wsparcia na inwestycje z funduszu Phare i nie wywiązali się z obowiązków nałożonych w umowach. W efekcie stracili prawo do pomocy finansowej. Niektórzy z nich zapłacili też karne odsetki. Wniosek nasuwa się więc sam - zobowiązań w umowach należy bezwzględnie przestrzegać. Owi pechowcy nie byli w stanie rozliczyć swoich projektów. Pomoc została im odebrana, ponieważ dofinansowanie wykorzystywali na nieodpowiednie wydatki, nie przestrzegali terminów rozpoczęcia i zakończenia inwestycji i nie wywiązywali się z obowiązku sprawozdawczości. Powodem odebrania im pomocy był również brak faktur czy innych dowodów poniesionych płatności. Z tego typu konsekwencjami muszą także liczyć się wszyscy beneficjenci unijnej pomocy, która została przyznana Polsce na lata 2007-2013. I to zarówno przedsiębiorcy, jednostki budżetowe lub samorządu terytorialnego oraz inne uprawnione podmioty. Jeżeli dofinansowanie będą wykorzystywać niezgodnie z zapisami umów, wtedy zawiadomienia o takich przekroczeniach mogą także trafić do prokuratury. Doświadczonym łatwiej Ci beneficjenci (tzn. wnioskodawcy z podpisanymi umowami o dofinansowanie), którzy w poprzednich latach uzyskali wsparcie z unijnych środków zapewne mają świadomość, że obecne rygory wynikające z umów są podobne do tych z lat poprzednich. Tak samo, jak to było w przypadku działania 2.3. „Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez inwestycje" w razie wprowadzania istotnych zmian trzeba i teraz podpisywać aneksy do umowy z instytucjami wdrażającymi, a dofinansowanie jest wypłacane pod warunkiem, że 1/7 Kasę łatwo stracić Wpisany przez Olga Gajda wnioskodawcy zobowiążą się do utrzymania wspartego przedsięwzięcia przez określony czas 5 lat. Podobnie rzecz ma się w przypadku założonych we wniosku wskaźników produktu (np. wybudowane budynki), rezultatu (zmiany w sytuacji projektodawcy, jego otoczeniu bądź ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu) i oddziaływania, których osiągnięcie jest wymagane do prawidłowego rozliczenia dofinansowanego projektu. Beneficjenci nadal muszą liczyć się z wieloma kontrolami, które oprócz realizowanego przedsięwzięcia oraz dokumentacji z nim związanej mogą dotyczyć także promocji dofinansowanego projektu. Jeżeli w przypadku promocji nie ma odpowiednich instrukcji w umowie o dofinansowanie, to na pewno stosowne przepisy można znaleźć w aktach prawnych wymienionych na początku umowy lub na stronie internetowej instytucji zajmującej się dystrybucją określonej puli środków. Wymagania stawiane przed beneficjentami unijnej pomocy, a zarazem zapisy umów o dofinansowanie są w niektórych aspektach identyczne (dotyczy to na przykład wypłaty mniejszego dofinansowania niż ustalone, gdy przedsięwzięcie generuje dodatkowy dochód), w innych natomiast podobne - między innymi w zakresie dopuszczalnego okresu rozpoczęcia projektu. Program Rozwój Polski Wschodniej dopuszcza np. rozpoczęcie maksymalnie 3 miesiące od podpisania umowy, inne programy - tylko 2 miesiące. Oczywiście specyfika dotacji i zadań, na które pomoc jest przyznawana powoduje, że niektóre zapisy umów są indywidualne dla poszczególnych beneficjentów. Ci ostatni muszą także pamiętać, że wymagania związane z umowami o dofinansowanie mogą się nieznacznie różnić w przypadku nawet poszczególnych działań zaliczanych do jednego programu operacyjnego. Takie różnice występują na przykład we wzorach umów w programie Infrastruktura i Środowisko dotyczących różnych priorytetów i innych grup beneficjentów. Różne działania - podobne rygory 2/7 Kasę łatwo stracić Wpisany przez Olga Gajda Wszystkie rodzaje umów o dofinansowanie z unijnych środków zobowiązują beneficjentów do realizacji projektów zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, opisem projektu, harmonogramem projektu i decyzją Komisji Europejskiej, wraz z aneksami. W przypadku konieczności zmian w trakcie realizacji projektu wymagana jest zgoda instytucji wdrażającej. Z wzoru umowy dla państwowych jednostek budżetowych aplikujących o dofinansowanie z działań VI-X programu Infrastruktura i Środowisko wynika, że zmiana powodująca niezgodność z opisem projektu wymaga akceptacji zarówno instytucji wdrażającej, instytucji pośredniczącej, jak i aneksowania umowy. Do wprowadzenia zmian w harmonogramie projektu potrzebna jest zgoda instytucji wdrażającej, a w przypadku gdyby miało dojść do wydłużenia okresu realizacji danego przedsięwzięcia, wtedy koniecznie należy aneksować umowę. Dbałość o rozporządzanie unijnymi pieniędzmi zgodnie z prawem jest tak duża, że nawet zmiany będące następstwem decyzji Komisji Europejskiej wymagają zgody samej Komisji oraz instytucji wdrażającej i pośredniczącej. Umowy o dofinansowanie zobowiązują beneficjentów do informowania (w ściśle określonym terminie) kto został pełnomocnikiem do spraw projektu i będzie reprezentował beneficjenta w kontaktach z instytucją wdrażającą. Zgodnie z umową, po zakończeniu części albo całości realizacji projektu beneficjenci muszą dostarczyć w określonym terminie odpowiednio albo wnioski o płatność końcową (wypłacane jako refundacja po zakończeniu realizacji projektu) albo o płatność pośrednią - w formie zaliczki. W przypadku państwowych jednostek budżetowych korzystających ze wsparcia działań VI-X Infrastruktury i Środowiska są one zobowiązane składać wnioski o płatność pośrednią co najmniej raz na 3 miesiące oraz złożenia wniosku o płatność końcową wraz z raportem końcowym dotyczącym realizacji przedsięwzięcia w terminie do 30 dni przed upływem okresu kwalifikowania wydatków. Pierwszy wniosek o płatność pośrednią dostarcza się w ciągu 90 dni kalendarzowych licząc od dnia podpisania umowy. 3/7 Kasę łatwo stracić Wpisany przez Olga Gajda Różnorodne podmioty, w tym przedsiębiorcy, które zapewnią sobie jakiekolwiek dofinansowanie z unijnych funduszy, zobowiązują się do prowadzenia odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącej - odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z dofinansowanych projektem. Z kolei wspomniane państwowe jednostki budżetowe korzystające z budżetu programu Infrastruktura i Środowisko mają obowiązek archiwizować dane dotyczące dofinansowanych przedsięwzięć na informatycznych nośnikach i przechowywać je co najmniej przez 3 lata od zamknięcia programu. W przypadku projektu, w którym występuje pomoc publiczna archiwizować muszą dłużej, bo 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej. Wypłata dofinansowania W niektórych umowach o dofinansowanie znajdują się także informacje o dokumentach, jakie należy dostarczyć, aby uzyskać płatność w ramach dofinansowania. Beneficjenci działania 8.3. „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion" zaliczanego do programu „Innowacyjna Gospodarka" mają obowiązek dostarczyć w tym celu do odpowiedniej placówki: wniosek o płatność w formie papierowej i elektronicznej wraz z poświadczonymi na każdej stronie przez upoważnioną osobę za zgodność z oryginałem: kopiami faktur lub dokumentów o równoważnej wartości księgowej potwierdzających poniesione wydatki, protokołami odbioru dokumentującymi wykonanie robót, dostaw, usług lub innych dokumentów potwierdzających zgodność realizacji projektu z warunkami umowy. W przypadku nabycia prawa własności gruntu do wniosku o płatność muszą być dołączone: opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzająca, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej gruntu, określonej na dzień nabycia, oświadczenie podmiotu zbywającego, że przez 7 lat poprzedzających datę zakupu grunt nie został nabyty z wykorzystaniem krajowych środków publicznych lub unijnych. 4/7 Kasę łatwo stracić Wpisany przez Olga Gajda Rozwiązanie umowy Umowy przewidują kilka sytuacji, kiedy beneficjenci muszą oddać dofinansowanie. Następuje to wtedy, gdy kontrole wykażą, że wykorzystali pomoc finansową niezgodnie z przeznaczeniem; naruszyli procedury obowiązujące przy realizacji przedsięwzięcia, a także w sytuacji, gdy nienależnie pobrali dotacje lub w nadmiernej wysokości. W razie wątpliwości kontrolujący mogą do wyjaśnienia zastrzeżeń zablokować dofinansowanie. W przypadku, gdy nic to nie zmieni na korzyść beneficjenta, przekazaną kwotę - powiększoną o naliczone odsetki - zainteresowany musi niestety zwrócić. Zgodnie z zapisami umów, zarówno beneficjenci, jak i instytucja wdrażająca mogą zerwać umowy o dofinansowanie. Ta ostatnia ma do tego prawo w szczególności, gdy beneficjent: znacznie opóźnia realizację przedsięwzięcia (w przypadku programu IiŚ dłużej niż 6 miesięcy) albo jest duże prawdopodobieństwo, że przedsięwzięcie nie zostanie zakończone zgodnie z harmonogramem; bez zgody instytucji wdrażającej znacznie zmodyfikował projekt, nie stosuje się do zaleceń lub rekomendacji następujących instytucji: wdrażającej, pośredniczącej, zarządzającej, certyfikującej, audytowej, Komisji Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego oraz innych krajowych organów upoważnionych do kontroli. Zgodnie z warunkami dla państwowych jednostek budżetowych korzystających z dofinansowania i będących beneficjentami działań VI-X programu Infrastruktura i Środowisko rozwiązanie umowy nie zwalnia ich z dostarczenia części sprawozdawczej wniosku o płatność oraz raportu z osiągniętych efektów w ciągu 2 miesięcy od daty rozwiązania umowy oraz archiwizowania dokumentacji związanej z jego realizacją. Oczywiście w następstwie rozwiązania umowy beneficjenci muszą oddać otrzymane dotacje powiększone o karne odsetki. Problematyczny dochód 5/7 Kasę łatwo stracić Wpisany przez Olga Gajda Umowy o dofinansowanie zawierają także wskazówki odnośnie dofinansowanych przedsięwzięć generujących dochody nie uwzględnione przy podpisywaniu umowy. Zasady, zgodnie z którymi beneficjent otrzymuje w takim przypadku mniejsze dofinansowanie niż pierwotnie zakładano określają art. 55 ust. 3 i 4 rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 oraz wytyczne w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń wydane przez ministra rozwoju regionalnego. W myśl tych przepisów obniżenie dofinansowania nastąpi w przypadku, kiedy możliwe jest z wyprzedzeniem obiektywne oszacowanie dochodu. Tej zasady nie stosuje się do projektów podlegającym zasadom pomocy publicznej w rozumieniu art. Traktatu Wspólnoty Europejskiej. Jako pomoc publiczną traktuje się pomoc, która spełnia łącznie następujące warunki: pomoc jest przyznawana przez państwo lub pochodzi ze środków państwowych, pomoc jest oferowana na warunkach korzystniejszych niż rynkowe, pomoc trafia do wyselekcjonowanych grup określonych podmiotów lub na wytwarzanie określonych produktów, pomoc narusza lub może naruszyć warunki konkurencji oraz pomoc wpływa lub może wpływać na wymianę gospodarczą między krajami członkowskimi UE. Gdy dofinansowanie przyznane z programu na przykład „Infrastruktura i Środowisko" może być pomniejszone na skutek opisanych powodów, beneficjent najpóźniej wraz z wnioskiem o płatność końcową, a następnie w trzy lata po zamknięciu tego programu musi poinformować o tym instytucję wdrażającą. Na zwrot części nie przewidzianego dochodu ma trzy lata od zamknięcia programu operacyjnego. Zapowiedź kontroli Dofinansowane przedsięwzięcia mogą być sprawdzane, a zapowiedź kontroli zawarta jest w 6/7 Kasę łatwo stracić Wpisany przez Olga Gajda umowach o dofinansowanie. Do kontroli upoważnione są następujące instytucje: wdrażająca, pośrednicząca, zarządzająca, certyfikująca, audytowa, Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne właściwe krajowe organy kontroli. Ich pracownicy mogą prosić o wgląd do wszystkich dokumentów oraz zapisów rachunkowych związanych z realizacją projektu. W przypadku programu „Innowacyjna Gospodarka" informacja o planowanej kontroli powinna być wysłana do beneficjenta na 5 dni przed wizytą kontrolerów. Pod realną groźbą zerwania umowy beneficjent powinien umożliwić kontrolę i w określonym terminie przekazać instytucji wdrażającej kopie informacji i zaleceń pokontrolnych. Aby kontrola przebiegała w miłej atmosferze i wszystko przebiegało sprawnie, wymagane dokumenty powinny być przechowywane w jednym miejscu. Ocenie wizytujących podlega także promocja projektu, ponieważ od wszystkich beneficjentów wymaga się informowania o korzystaniu z unijnej pomocy. W przypadku podmiotów, które uzyskały co najmniej 500 tys. euro dotacji z działania 8.3. programu Innowacyjna Gospodarka i przeprowadzają na przykład prace budowlane, wymaga się między innymi tablic wskazujących, że przedsięwzięcie powstaje przy udziale unijnej pomocy. Po zakończeniu realizacji przedsięwzięcia te tablice mają być zastąpione tablicą pamiątkową. 7/7