pobierz - urząd miasta w jaśle

Transkrypt

OPIS SYSTEMU PRZETWARZANIA DANYCH
W Urzędzie Miasta w Jaśle stosowane są księgi rachunkowe przy użyciu komputera. System
przetwarzania danych składa się z programu Ewidencja Finansowa FK 7 opracowany przez Firmę
Soft-Lab. Program przeznaczony jest do prowadzenia obsługi budżetu wraz z jego zmianami oraz do
prowadzenia księgowości Urzędu Miasta w Jaśle. Funkcja plan kont pozwala na zdefiniowanie kont
księgowych poprzez ustalenie symbolu konta, określenie jego nazwy, określenie typu konta
(czynne/bierne,rozrachunkowe/nierozrachunkowe,aktywa/pasywa/kapitał/dochody/wydatki/inne,
Jednostronne/dwustronne,bilansowe/pozabilansowe /wynikowe) oraz bilansu otwarcia.
Funkcja ta pozwala również na przeglądanie wszystkich kont w dowolnym układzie.
Funkcja do obsługi budżetu pozwala na wprowadzenie zapisów w układzie klasyfikacji budżetowej.
Podstawową funkcją jest funkcja wprowadzenie planu budżetu oddzielnie dla dochodów i oddzielnie
dla wydatków budżetu. Funkcja ta pozwala na wpisanie symbolu klasyfikacji jej nazwy oraz kwoty
planowanych dochodów i wydatków.
Jeżeli istnieją obroty na danym symbolu lub wprowadzono zmiany planu na danym symbolu to nie jest
możliwa zmiana symbolu klasyfikacji i obrotów. Funkcja zmiany do planów pozwala na
wprowadzenie zmian w planie budżetu w ciągu roku. Zmiany można dokonać ze znakiem „+” lub „-„
Funkcja dekretacja dowodów pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych w układzie klasyfikacji
budżetowej oraz w układzie kont księgowych (po uruchomieniu klawisza funkcyjnego F7).
Zapisy księgowe mają automatyczne odzwierciedlenie w układzie klasyfikacji budżetowej natomiast
przeniesienie zapisów w układzie kont księgowych następuje po uruchomieniu klawisza funkcyjnego
F7. Przed dokonaniem przeniesienia zapisów na konta księgowe następuje automatyczna weryfikacja
poprawności zapisów tak pod względem ciągłości jak i poprawności kont. Dowód przeniesiony na
konta księgowe otrzymuje oznaczenie, iż został przeniesiony i przy takim oznaczeniu nie jest możliwa
jego korekta.
Nagłówek dowodu składa się z:
a) Rodzaj dowodu (symbol)
b) Numer
c) Data
d) Data wystawienia
e) Zaksięgowany N/T (informacja czy dowód zaksięgowano na kontach księgowych)
Treść dowodu:
a) Treść - opis operacji gospodarczej
b) Symbol klasyfikacji budżetowej Nr faktury, data wystawienia
c) Kwota operacji
d) Oznaczenie (dochód) (wydatek) ( zaangażowanie)
e) Symbol syntetyczny i analityczny konta Wn i konta Ma
Funkcja przeglądania obrotów kont w układzie klasyfikacji budżetowej pozwala na przeglądanie
obrotów w różnych układach.
Funkcja zestawienia dochodów (wydatków) pozwala na dokonanie wydruków w układzie klasyfikacji
budżetowej (szczegółowy opis w instrukcji).
Moduł obsługa techniczna wydatków i dochodów składa się z funkcji:
1. Otwarcie nowego roku
2. Zamknięcie roku
3. Usunięcie zamkniętego roku
4. Odtworzenie stanów
5. Zmiana symbolu wydatków, zmiana symbolu dochodów
Moduł obsługi technicznej pozwala na zamknięcie roku w zakresie klasyfikacji budżetowej
(zablokowanie możliwości zapisów) oraz na otwarcie nowego roku (wprowadzenie nowych planów i
rozpoczęcie nowych zapisów). Pozwala również na dokonanie indeksacji bazy w wypadku awarii.
Moduł zestawienia standardowe składa się z funkcji:
1.Obsługa tabulogramów
2. Zestawienie planu kont
3. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych
4. Zestawienie obrotów i sald kont czynnych
5. Zestawienie analityk z sortowaniem
6. Zestawienie dowodów z wybranego okresu
7. Zestawienie obrotów na wybranych kontach
8. Zestawienie rozrachunków
9. Zestawienie rozrachunków wg dni spóźnienia
10.Zestawienie rejestru sprzedaży
11. Zestawienie rejestru zakupów
11. Zestawienie likwidatur
12. Dzienniki
13. Centra kosztowe – zestawienie dowodów
Moduł przeznaczony jest do wykonania niezbędnych zestawień w różnych układach
(szczegółowy opis w instrukcji).
Moduł zestawienia modyfikowalne składa się z funkcji:
1. Obsługa tabulogramów
2. Zestawienie sald kont
3. Zestawienie not odsetkowych
4. Wezwania do zapłaty
5. Raport kasowy
6. Generator bilansów
7. Zestawienia użytkownika
Powyższy moduł przeznaczony jest do sporządzenia własnych zestawień zgodnych ze
zdefiniowanymi przez użytkownika wzorcami (szczegółowy opis w instrukcji).
Moduł parametry bazy składa się z funkcji:
1. Parametry konfiguracyjne
2. Więcej parametrów
3. Dane o firmie
4. Dodatkowe dane o firmie
5. Użytkownicy bazy
6. Parametry standardowe zestawień
7. Parametry denominacji
8. Okresy finansowe
9. Instalacja standartowych wzorców
10. Zamknięcie okresów do dnia bieżącego
11. Definicja dodatkowych danych o firmie
12. Maski kont spójnych
13. Maski kont równoległych
14. Automatyczna kopia
15.Stawki VAT
Moduł parametry bazy przeznaczony jest do zdefiniowania parametrów pozwalających na
prawidłowe użytkowanie bazy. Moduł ten jest używany przy tworzeniu każdej bazy lub w
wypadku np. zmiany użytkowników.
Moduł słowniki bazy składa się z funkcji:
1. Rodzaje dowodów
2. Rodzaje rejestrów
3. Kursy walut
4. Sposoby płatności
5. Oprocentowanie odsetek
6. Dni wolne od pracy
7. Bankowe konta własne
8. Słownik treści zapisu
9. Słownik towarowy
10. Centra kosztowe - tabela
11. Centra kosztowe - lista
12. Centra kosztowe - zasady
13. Słownik działów
W module tym wprowadzane są stałe symbole oznaczenia i wartości, które następnie
wykorzystywane są automatycznie w dowodach i przeliczeniach.
Moduł parametry bazy kontrahentów składa się z funkcji:
1. Parametry konfiguracyjne
2. Pola dodatkowe
3. Edycja zbioru KLIOK.KAL
4. Słownik logo kontrahenta
W module tym definiowane są parametry dla bazy kontrahentów (szczegółowy opis w
instrukcji).
Moduł parametry programu składa się z funkcji:
1. Parametry lokalne
2. Gęstość zestawień
3. Użytkownicy programu
4. Narzędzia zewnętrzne
5. Identyfikator klucza
6. Inicjalizacja klucza
7. Serwer klucza
Moduł o charakterze technicznym wykorzystywany przy pierwszym uruchomieniu programu
(szczegóły w instrukcji)
Moduł eksport - import składa się z funkcji:
1. Obsługa raportów
2. Paczki opisów kont
3. Paczki dowodów
4. Paczki rejestrów
5. Paczki likwidatur
6. Paczki kontrahentów
7. Paczki wyciągów
8. Paczki raportów kasowych
9. Paczki dowodów ver.70
10.Generacja dowodów
Moduł eksport-import przeznaczony jest do wysyłania i przyjmowania paczek zawierających
opis kont, dowody i opis kontrahentów do i z innych systemów. Można też przy użyciu tego
modułu przenosić dane z bazy do bazy lub tworzyć pewnego rodzaju kopie dowodów.
Moduł reorganizacja bazy składa się z funkcji:
2. Przebudowa planu kont
3. Zmiana analityki
4. Rozliczanie rozrachunków
5. Zamykanie okresów
6. Tworzenie dowodów BO
7. Salda kont po denominacji
8. Obsługa tabulogramów
Moduł obsługa techniczna bazy składa się z funkcji:
2. Wykonywanie kopii danych bazy
3. Odtworzenie danych bazy z kopii
4. Kontrola poprawności i odtworzenie danych
5. Kontrole szczegółowe
6. Odtworzenie stanów na grupie kont
7. Reindeksacja
8. Reindeksacja z usuwaniem skasowanych
9. Odbudowa DSP
9. Sortowanie zbiorów bezindeksowych
10. Usuwanie skasowanych rekordów
11. Ustawienie daty pochodzenia
12. Zestawienia techniczne
13. Reset Btrieve
Moduł obsługa techniczna bazy kontrahentów składa się z funkcji:
2. Wykonywanie kopii
3. Odtwarzanie kopii
4. Kontrola
5. Reindeksacja
6. Reindeksacja z usuwaniem skasowanych
7. Kontrola spójności z planem kont
8. Reset BTńeve
System ewidencji środków trwałych pozwala na wykonywanie wszystkich czynności związanych
z ewidencją środków trwałych. System składa się z następujących modułów:
1. Kartoteki.
2. Zestawienia standardowe
3. Zestawienia definiowalne
4. Funkcje globalne
5. Bezpośredni dostęp do danych
6. Eksport - Import
7. Obsługa techniczna
8. Obsługa kopii bezpieczeństwa
9. Parametry bazy
10. Parametry systemu
11. Obsługa baz danych
Moduł kartoteki składa się z funkcji:
1. Kartoteka środków trwałych
2. Dekretacja i poprawa dowodów
3. Słownik użytkowników
4. Klasyfikacja rodzajowa środków trwałych
5. Inwentaryzacja
6.Plan kont
Funkcja kartoteki środków trwałych pozwala na wprowadzanie i zakładanie nowych opisów środków
trwałych. Opis składa się z numeru inwentarzowego, symbolu GUS, nazwy środka trwałego, daty
przyjęcia Pz środka trwałego, wartości inwentarzowej, stawki amortyzacji (SA),symbol użytkownika
SU, kodu środka trwałego, oraz z opisu środka trwałego. Funkcja ta pozwala na przeglądanie
skróconego opisu środka trwałego składającego się z:
- Numeru inwentarzowego,
- pierwszej części nazwy środka,
- symbolu GUS,
- daty przyjęcia,
- wartości inwentarzowej i kodu środka trwałego.
Funkcja dekretacja i poprawa dowodów pozwala na przeglądanie i edycję dowodów
księgowych. Dowody ustalają wartości na karcie ewidencji środka trwałego zgodnie ze
zdefiniowanymi parametrami w tabeli rodzajów dowodów.
Linia dowodu zawiera następujące dane:
1. Rodzaj dowodu
2. Datę dowodu.
3. Rodzaj księgowy operacji
4. Numer księgowy operacji
5. Datę księgową operacji
6. Treść (opis operacji)
7. Wartość (kwotę)
8. Konto kosztów (nie jest wykorzystywane)
9. Symbol użytkownika środka
Dowody można wprowadzać tylko w kolejności chronologicznej (następny dowód musi mieć
datę dowodu późniejszą lub równą dacie ostatniego dowodu).Przechowywane są wszystkie dowody w
związku z czym dostępna jest cała historia środka -można więc wykonać zestawienia z dowolnego
okresu.
Występuje również słownik użytkowników.
Funkcja klasyfikacja środków trwałych to tabela z klasyfikacją rodzajową środków trwałych, która
stanowi podręczną pomoc w ustalaniu klasyfikacji dla nowego środka trwałego. Funkcja
inwentaryzacja pozwala na sporządzenie wydruków do inwentaryzacji. Funkcja działa na zasadzie
przepisania arkusza inwentaryzacyjnego.
Moduł funkcji" globalnych składa się z następujących elementów:
1. Przeglądanie raportów
2. Naliczanie amortyzacji i umorzeń
3. Przeszacowanie grupy środków trwałych
4. Zerowanie amortyzacji
5. Zaokrąglenie wartości w kartotekach
6. Zamknięcie roku metoda degresywna
Przeglądanie raportów przeznaczone jest do odczytania informacji o przebiegu wykonanych funkcji.
Funkcja naliczenie amortyzacji i umorzeń pozwala na dokonanie umorzenia dla wszystkich
środków, generowane są odpowiednie dowody (dowód opisu umorzenia) tylko dla środków
których rata jest większa od zera. Wprowadzany jest rodzaj dowodu, data dowodu, data
księgowania, księgowy rodzaj dowodu, numer dowodu, treść zapisu oraz kwota.
Funkcja przeszacowania grupy środków trwałych pozwala na dokonanie przeszacowania z
wybranym współczynnikiem. Formatka pozwala na wprowadzenie parametrów
przeszacowania.
Funkcja zerowanie amortyzacji nie jest używana.
Funkcja zaokrąglania wartości w kartotekach pozwala na zaokrąglenie wartości
inwentarzowej, umorzenia i amortyzacji dla wszystkich środków. Wygenerowany dokument
zawiera korekty odpowiednich wartości na kartotece środka.
Funkcja zamknięcie roku metodą degresywną nie jest wykorzystywane.
Moduł zestawienia standardowe pozwala na sporządzenie wydruków w różnych układach
(szczegółowy opis w instrukcji).
Moduł zestawienia definiowalne pozwala na sporządzenie zestawień w układzie graficznym i
merytorycznym opracowanym przez użytkownika (szczegółowy opis w instrukcji).
Moduł eksport - import pozwala na przesłanie danych do innych baz lub na przyjęcie paczek z innych
baz (szczegółowy opis w instrukcji).
Moduł bezpośredni dostęp do danych pozwala na:
1. Przeglądanie raportów
2. Zmianę numeru inwentarzowego
2. Kasowanie wybranych dowodów - operacja ta pozwala na kasowanie jednego typu dowodów dla
wielu środków, zwłaszcza nieprawidłowo wygenerowanych jedną z funkcji globalnych.
3. Usuwanie środka z dowodami - funkcja ta pozwala na usunięcie środka trwałego z dowodami lub
tylko części jego dowodów.
Moduł obsługi technicznej przeznaczony jest do odtwarzania danych po awarii (szczegółowy opis w
instrukcji).
Moduł obsługa kopii bezpieczeństwa przeznaczony jest do wykonania kopii bazy danych oraz do jej
odtworzenia.
Moduł parametry bazy przeznaczony jest do zdefiniowania podstawowych parametrów
funkcjonowania bazy danych (szczegółowy opis w instrukcji).
Moduł parametry systemu - moduł ten jest używany jedynie w wypadku konieczności istotnych
zmian w funkcjonowaniu samego programu. W zasadzie jest to moduł techniczny (szczegółowy
opis w instrukcji).
Moduł obsługa baz danych przeznaczony jest do zakładania nowej bazy danych lub do wyboru na
jakiej bazie użytkownik będzie pracował.
Program pracuje w sieci komputerowej. Bazy programu oraz aplikacje umieszczone są na serwerze
Nowell Net Ware 4.11.Wstępną ochronę danych zapewnia więc logowanie do sieci Nowel. Zmiana
hasła jest obowiązkowa i wymuszona przez system sieciowy co 30 dni.
Użytkownicy mają ograniczone prawa do plików i katalogów zgodnie z uprawnieniami nadanymi
przez administratora sieci. Dodatkowym zabezpieczeniem są mechanizmy identyfikacji użytkownika
wbudowane w program FK. Uruchomienie programu możliwe jest wyłącznie popadaniu nazwy
użytkownika i hasła.
Bazy danych są archiwizowane przez informatyka codziennie na przeznaczonym do tego dysku
ponadto raz w tygodniu zapisywane są na płycie CD i przechowywane w pomieszczeniu innym niż
serwer.
Szczegółowy opis struktury oprogramowania, jego funkcji, opis parametrów baz danych oraz
algorytmów stosowanych w programie stanowi załącznik „Ewidencja finansowa wersja 7.2 –
Instrukcja techniczna”
Systemy komputerowe ewidencji podatków i opłat lokalnych ( księgi pomocnicze od l do 6) są
systemami zbliżonymi do siebie i generalnie składają się z następujących elementów.
l/ Baza
2/Księgowanie
3/ Wydruki
4/ Parametry
5/ Koniec
Ad. l/ Pozycja baza w systemie komputerowym Ewidencja podatku od nieruchomości od osób
prawnych - NOP składa się modułów:
A - informacja o podatnikach – umożliwiająca wprowadzenie niezbędnych danych do
zarejestrowania podatnika i określenia jego tożsamości,
B - deklaracje podatkowe – funkcja umożliwiająca naniesienie poszczególnych składników
podstawy opodatkowania, w celu automatycznego naliczenia podatków od poszczególnych
przedmiotów opodatkowania,
C – płatności odroczone- umożliwia automatyczne rozliczenie nowych terminów rat płatności
podatku i kwot rat podatku, którego termin płatności został rozłożony wraz z możliwością
automatycznego naliczenia opłaty prolongacyjnej,
E - postępowanie egzekucyjne (tytuły wykonawcze) - funkcja umożliwiająca identyfikację
podatników, którym wystawiono tytuły egzekucyjne z informacją w zakresie kwot
wystawionych tytułów, dat ich wystawienia oraz okresów, za jakie dotyczą,
F - zawieszenie płatności - umożliwia identyfikację podatników, którym zawieszono płatność
podatku z informacją o wysokości zawieszonego podatku oraz początkiem i końcem
zawieszenia płatności,
G - funkcje systemowe - umożliwia automatyczne przypisanie dat i kwot rat podatku wszystkim
podatnikom w oparciu o złożoną deklarację w sprawie podatku od nieruchomości oraz
zarachowanie dokonanych wpłat na zaległe odsetki, w przypadku, jeśli dokonana wpłata nie
pokrywa w całości kwoty głównej podatku wraz z odsetkami na dzień wpłaty,
H - filtrowanie bazy danych - funkcja umożliwiająca wybór określonych pozycji w obrębie
określonego klucza
I - usuwanie rekordów z bazy- umożliwia usunięcie rekordu podatnika,
K - transformacja danych - wykorzystuje działania algorytmiczne, umożliwiając obliczanie
różnych pozycji obliczalnych,
L - wykonanie makrodefinicji
W systemie ewidencji podatku od środków transportowych (PDST) baza składa się dodatkowo
z modułów
B - Dane o pojazdach – funkcja umożliwiająca modyfikację danych pojazdu, zarejestrowanie
nowego pojazdu, przeglądanie danych oraz zmiany w wybranych pozycjach
E – Wyrejestrowanie tymczasowe – funkcja umożliwiająca nie naliczanie podatku przez okres
czasowego wycofania pojazdu z ruchu,
G – Współwłaściciele – funkcja umożliwiająca wprowadzanie współwłaścicieli pojazdów,
modyfikację danych oraz ich przeglądanie
I – Upomnienia – funkcja umożliwiająca wprowadzanie upomnień, ich modyfikację oraz
przeglądanie danych służąca zbieraniu informacji o wydrukowanych upomnieniach.
W systemie Ewidencji łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatku od nieruchomości od
osób fizycznych (NEWPDR) moduł baza zawiera w pozycji A,B, C, D zamiast powyższych
elementów takie funkcje jak:
- Podatnicy - umożliwiająca wprowadzenie niezbędnych danych do zarejestrowania podatnika i
określenia jego tożsamości
- Deklaracja karty gospodarstwa - składniki zobowiązania - tak jak we funkcji deklaracje
podatkowe umożliwiająca naniesienie poszczególnych składników podstawy opodatkowania,
w celu automatycznego naliczenia poszczególnych przedmiotów opodatkowania
- Rejestr przypisów i odpisów – funkcja umożliwiająca zarejestrowania przypisu/odpisu w celu
uwidocznienia należności na kartach kontowych
-
współwłaściciele - umożliwia odrębne naniesienie składników wymiaru podatkowego od
gospodarstw znajdujących się we współwłasności,
inne kartoteki – umożliwiająca naniesienie i ewidencjonowanie dodatkowych operacji, jak
ulgi, zawieszenia, bilans miesięczny itp.
W systemie Ewidencja wieczystego użytkowania, czynszów i dzierżaw -CZ moduł baza
zawiera w pozycji A. B, C, D pozycje:
- nieruchomości - przedmioty opłat - umożliwiającą naniesienie poszczególnych
składników opłaty
- dokumenty - (umowy, akty notarialne) - rejestracja dokumentów mających wpływ na
powstanie i wygaśnięcie użytkowania
- rachunki i faktury - wprowadzanie niezbędnych dowodów księgowych
-
System Ewidencja podatku od posiadania psów - OP w pozycji A zawiera moduł.
płatnicy - informacja
Ad / Pozycja księgowanie - w systemach bliźniaczych ( od l do 6 ) zawiera wszystkie funkcje
niezbędne do obsługi księgowości podatkowej i księgowania podatków i opłat. W jej skład
wchodzą poszczególne elementy:
- dekretowanie wpłat - umożliwia wprowadzenie niezbędnych zapisów w celu dokonania
operacji księgowych. Zapis księgowy składa się z pozycji: nr pozycji, nr konta płatnika, data
operacji, rodzaj operacji, kod operacji, kwota podatku ( opłaty), rodzaj dokumentu, rodzaj
należności, dokument ( nr)
- przeglądanie dekretacji - funkcja umożliwia przeglądanie wybranych operacji
Księgowych
- operacje na rekordach - umożliwia modyfikację lub też wprowadzenie nowego zapisu
księgowego na koncie wybranego podatnika
- edycja bilansu otwarcia - umożliwia sporządzenie raportu z zamknięcia roku podatkowego w
celu porównania go z raportem bilansu otwarcia kartoteka upomnień (tytułów wykonawczych)
umożliwia dokonanie modyfikacji wprowadzonych zapisów oraz wprowadzenie nowych
rejestrów upomnień (tytułów wykonawczych) - funkcja nie stosowana z uwagi, iż jest
powieleniem funkcji upomnienia (tytuły wykonawcze znajdującej się w bazie)
- wydruk sald i podsumowań - umożliwia dokonanie różnego rodzaju sprawozdań takich jak:
wydruk obrotów i sald, wydruk bilansu otwarcia, wydruk dekretacji, wydruk kart kontowych,
wydruk zaległości wybranego podatnika lub całości.
- analiza konta płatnika - służy prezentacji zapisów dokonanych na koncie analitycznym
podatnika ( płatnika). Składa się z następujących zapisów: data operacji, rodzaj operacji ( np.
przypis, odpis, umorzenie, zaniechanie poboru, wpłata, zwrot i inne zapisy księgowe)
- zamknięcie / otwarcie roku - zawieraj ą procedury umożliwiające dokonanie zamknięcia roku
podatkowego i otwarcia nowego roku podatkowego z wyznaczeniem bilansu otwarcia
wszystkich podatników
Ad 3/ Wydruki - umożliwiająca dokonanie operacji różnego rodzaju wydruków danych
pochodzących z bazy. Moduł składa się z poniższych elementów:
- wydruki z listy - umożliwia wydruk według jednej z istniejących w systemie makiet wydruku,
w sposób zbiorczy lub szczegółowy w wyznaczonym zakresie modyfikacja makiet wydruku umożliwia modyfikację istniejących makiet wydruku lub utworzenie nowej
-
-
listowanie pozycji z bazy - umożliwia dokonanie wydruków danych w oparciu o wybrane
elementy składowe bazy
operacje na tabulogramach - umożliwia przeglądanie i wydruk zapisywanych na dysku plików np. sprawozdań, zestawień.
zestawienia ilościowe - funkcja ta jest funkcją statystyczną i posiada znaczenie informacyjne i
sprawozdawcze. Może być wykonana zarówno na pozycjach rekordu głównego, jak też i na
pozycjach złożonych i obejmuje dwie operacje: tabela liczebności pozycji - oblicza częstość, z
jaką pozycje kodowane występują w bazie oraz sumy i średnie wartości liczbowych - służy do
obliczania wartości średniej arytmetycznej pozycji całej bazy lub wybranych pozycji
liczbowych. raporty o rekordzie - służy do opracowania makiet zawierających szczegółowe
informacje o danym rekordzie
eksport / import danych - umożliwia przenoszenie między bazami danych
informacje z centrum - umożliwiająca dostęp do informacji znajdujących się w sieci - nie
stosowana z uwagi na brak informacji w sieci.
Ad 4/ Parametry - generalnie funkcja ta pozwala na modyfikację niektórych parametrów pracy systemu.
Większość parametrów ma charakter uzupełniający i nie zachodzi potrzeba ich ustalania i
modyfikowania, ponieważ system w trakcie instalacji ustala swoje parametry automatycznie. Nie
dotyczy to tylko funkcji odsetki i opłaty prolongacyjnej, które są samodzielnymi modułami,
pozwalającymi naliczać odsetek i opłaty prolongacyjnej niezależnie od innych informacji o
podatnikach występujących w systemie. Składa się z elementów:
- informacja o bazie systemu - struktura bazy, ilość rekordów w bazie
- wybór i zmiana bazy - umożliwia wchodzenie i wychodzenie z baz systemu,
- parametry obsługi bazy - zawiera zestaw różnych funkcji szczegółowych takich jak:
A - Parametry obsługi bazy - czy używać sygnałów dźwiękowych, czy kontrolować
uprawnienia w dostępie, czy ewidencjonować obsługę systemu i inne..
B - Słowniki pozycji kodowanych - służy do wprowadzania nazw pozycji kodowanych.
które można wprowadzać podczas edycji. Pozwala na ustalenie tych nazw, w sposób
niezależny od edycji rekordów bazy.
C - Sekwencja pozycji w rekordzie -jest to sposób uszeregowania pozycji w trakcie
edycji, listowania lub wykonywania innych operacji. Zastosowanie funkcji pozwala
użytkownikowi na zmianę kolejności naturalnej sekwencji systemu stosownie do
potrzeb dla dokonania edycji czy też listowania lub też wykonania innych funkcji.
D - Parametry wydruków - umożliwia ustalenie określonych procedur wydruków,
wybranie typu drukarki, ustawienie wielkości znaków, odstępów, umożliwienia
wydruku polskich znaków.
E - Parametry przeliczeń - umożliwia wpisanie do odpowiedniego zbioru szeregu liczb,
które w dalszej kolejności mogą służyć jako współczynniki przeliczeń lub też inne
parametry (takie jak np. koszty upomnienia itp.) W szczególności liczby te mogą być
używane jako argumenty algorytmów.
F - Napisy tekstowe do wydruków - służy do gromadzenia napisów, które mogą być
wykorzystane przy seryjnych wydrukach ( nagłówki, treści pieczątek itp.), do których
odnosimy się poprzez wybór specjalnej funkcji.
H - Zmiana daty systemowej
K - Zmiana parametrów pozycji rekordów - niezwykle ważna
funkcja w systemie, umożliwiająca użytkownikowi bezpośrednio kształtować wybrane
parametry pozycji obrębie bazy głównej lub pozycji złożonych według kryteriów: nazwy
pozycji, rodzaju pozycji, zaokrąglenie wartości pozycji, długości pozycji liczbowej,
- Klucze sortowania - pewna konstrukcja programowa, która umożliwia sortowanie rekordów
bazy, czyli układanie ich i prezentacja w pewnej określonej kolejności zwanej kluczem lub
ścieżką klucza
- Algorytmy - algorytmy przeliczania wszystkich pozycji, makrodefinicje
- Stawki podatku (składniki podatku)/(parametry wymiaru podatku) - funkcja umożliwia
-
przegląd a także wprowadzanie zmian w stawkach podatku,
Daty rat wnoszonych opłat - funkcja umożliwia ustalenie daty wnoszonych opłat,
Odsetki - funkcja dotyczy operacji na odsetkach,
Dostęp do bazy - funkcja umożliwia zdefiniowanie praw dostępu do bazy, dla wielu
użytkowników a także zdefiniowanie praw dla pojedynczego użytkownika,
Zmiana koloru - funkcja umożliwia zmianę zdefiniowanych kolorów w menu bazy.
W systemie ewidencji łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatku od nieruchomości od
osób fizycznych (NEWPDR) moduł parametry zawiera dodatkowe funkcje jak:
B – składniki podatku,
F – wskazanie makiet do wydruku nakazów
Ad 5/ koniec - umożliwia wyjście z bazy programu.
W systemach tworzy się bazy danych na następujących zasadach. Nazwa bazy składa się z
dwóch członów (np. NOPOO); zawierających:
- identyfikator bazy - np. NOP
- ostatnie dwie liczby danego roku kalendarzowego np. 00
System komputerowy ewidencji mandatów karnych kredytowanych składa się z
następujących elementów:
1. B loczki mandatowe.
2. K-any kontowe.
3. Wydruki
4. Tworzenie kopii
5. Hasło.
6. Koniec.
Ad. l
Pozycja „bloczki mandatowe" w programie przeznaczonym dla ewidencji mandatów karnych
kredytowanych składa się z modułów:
a) wydawanie,
b) anulowanie.
Pracę z programem należy rozpocząć od wydawania bloczków mandatowych, gdyż wystawienie karty
kontowej możliwe jest jedynie w przypadku, gdy wydano mandat o numerze zawierającym się w
bloczku. Numer mandatu (bloczka) składa się z dwóch członów - serii i numeru. Dodatkowo zawiera
datę wydania i komu wydano bloczek. Opcję anulowania wydanych bloczków mandatowych lub
pojedynczych mandatów wykorzystujemy w przypadku konieczności anulowania bloczków
mandatowych i pojedynczych lub kilku mandatów.
Ad.2 Pozycja „karty kontowe" składa się z modułów:
a) wystawianie
b) do archiwum
c) z archiwum
Opcja „wystawianie" pozwala na prowadzenie bazy danych wystawianych mandatów. Możliwe jest
tutaj księgowanie mandatów - należy wpisać serię i numer mandatu do księgowania, a także dodawanie
nowej karty kontowej. Karta kontowa składa się:
- numer mandatu,
- imię i nazwisko oraz adres i data urodzenia ukaranego, miejsce pracy
- organ nakładający mandat
- data ukarania i data wpływu numer dowodu
- data i kwota przypisu
- operacje: wpłata, zwrot, odpis, koszty,
- tytuł egzekucyjny (dwa pola)
- uwagi
Dostępna jest również funkcja wyszukiwania osób zalegających z zapłatą wybraną ilość dni od daty
ukarania, a także wyszukiwania kart kontowych spełniających złożone warunki. reindeksacja bazy kart
kontowych i ustawianie hasła. Funkcję Przesyłanie kart kontowych do archiwum stosuje się po
zakończeniu roku kalendarzowego. Należy wpisać żądany rok do archiwizacji i zatwierdzić. Pod uwagę
brana jest data ukarania i bilans. Jeśli bilans jest zerowy, karta kontowa jest przenoszona do archiwum i
usunięta z bazy podstawowej. Jeśli bilans nie jest równy zeru, karta zostaje w bazie i w polu „numer
dowodu" wpisywane jest „P.O.", zaś w polu „Przypis" wpisywany.
W Urzędzie Miasta funkcjonuje również program „Plakad”
Program jest przeznaczony do obsługi zagadnień kadrowo-płacowych i składa się z niżej opisanych
modułów.
INFORMACJE KADROWE – zespół funkcji, które zajmują się bezpośrednio danymi i
wszystkimi operacjami związanymi z prowadzeniem kadr. Przy ich pomocy można wczytywać
dane, modyfikować je, lub wykonywać inne, podobne operacje.
A - Kartoteka pracowników
B - Karta nieobecności
C - Zwolnienia i urlopy
D - Osoby na utrzymaniu
E - Nagrody i wyróżnienia
F - Kartoteka dodatkowa
G - Informacje opisowe
H - Procedury awaryjne
I - Transformacje danych
K – Wykonanie wskazanej makrodefinicji
LISTA PŁAC – opcja grupująca wszystkie funkcje, które dotyczą operacji w liście płac pracowników.
Zebrane tu zostały funkcje umożliwiające przeliczenia listy, podgląd, modyfikacja a także szereg innych
funkcji które szerzej opisane zostaną w dalszych rozdziałach.
A- Operacje na liście płac
B- Przeliczenie wg algorytmów
C- Wykonanie makrodefinicji
D- Zamknięcie listy
E- Zmiana listy płac
F- Otwarcie nowej listy
G- Zmiana parametrów listy
H- Zamknięcie miesiąca
I- Otwarcie miesiąca
K- Zamknięcie roku
L- Kartoteki miesięczne
WYDRUKI – to szereg funkcji umożliwiających konstruowanie i uzyskiwanie wydruków. W opcji tej
zawarto również kilka funkcji innych związanych z importem i eksportem danych oraz innymi
obliczeniami.
A – Wydruki z aktualnej listy płac
B – Inne wydruki z bazy wg makiet
C – Listowanie pozycji z bazy
D – Zestawienie ilościowe z bazy
E – Redakcja tabel do listowania danych
F – Operacja na tabulatorach
G – Edycja makiet wydruku
H – Import / Eksport danych
I – Obliczenia inne
PARAMETRY – w tej opcji zgrupowane zostały funkcje, które z racji swego przeznaczenia nie
mieściły się w ramach poprzednich opcji lub spełniają pomocnicze role.
A – Informacja o bazie systemu
B – Makrodefinicje
C – Parametry obsługi bazy
D – Klucze sortowania
E – Algorytmy obliczeniowe
F – Filtrowanie bazy danych
G – Definiowanie kartotek
H – Zmiana bazy
I – Utworzenie nowej bazy
K – Uprawnienia
L – Zmiana koloru
Funkcjonuje również Program Budżet – Zaangażowanie
Program składa się z trzech modułów:
1. Moduł Wydziałowy pozwalający na wprowadzenie danych do projektu budżetu ( podzadań opisów
i kwot przyporządkowanych do poszczególnych pozycji) a po jego zablokowaniu dokonywanym w
Module Wydziału Finansowego można nanosić zmiany w planie budżetu (Uchwały Rady,
Zarządzenia Burmistrza, Zarządzenia Kierowników Jednostek) które również wymaga
zatwierdzenia w module Wydziału Finansowego.
Po zablokowaniu danych budżetowych możliwe jest jedynie wprowadzanie dane dotyczące
zawieranych umów i innych zobowiązań płatniczych oraz po ich zatwierdzeniu w Module
Wydziału Finansowego można wprowadzić dane dotyczące rachunków.
W module tym wydziały wprowadzają opisy dotyczące realizacji dochodów i wydatków
wykorzystywane do sporządzania sprawozdań.
Ponadto w module tym istnieje możliwość bieżącego przeglądania danych dotyczących realizacji
zadań przyporządkowanych do realizacji przez dany wydział.
2. Moduł Wydziału Finansowego Pozwalający na wprowadzenie danych o klasyfikacji budżetowej,
ustalenie kodów pozycji, ustalenie zadań budżetowych do realizacji. Po zatwierdzeniu budżetu
możliwe są zmiany kwot tylko poprzez wprowadzenie zmian budżetowych ( naniesienie Uchwał
Rady, Zarządzeń Burmistrza, Zarządzeń Kierowników Jednostek w module Wydziałowym) a
następnie ich zatwierdzeniu. W module tym następuje zatwierdzenie przez osoby posiadające
stosowne uprawnienia ( Skarbnika lub upoważnioną przez niego osobę) umów i rachunków.
Dopiero po zatwierdzeniu Umów i wpłat dokonuje się ewidencji wypłat realizowanych z budżetu.
W module tym istnieje możliwość przeglądania danych w zakresie:
a) planu budżetu,
b)zaangażowania środków budżetowych,
c) dokonanych wydatków.
Pozycje b i c prowadzone są na bieżąco dla Urzędu Miasta a dla pozostałych jednostek nanoszone
są okresowo w oparciu o sprawozdania jednostek.
Moduł ten pozwala na drukowanie zestawień dotyczących budżetu jak i sprawozdań budżetowych.
3. Moduł administracja i korekty służy do administrowania programem a w szczególności do
nadawania uprawnień i blokowania funkcji systemu. Ponadto moduł ten pozwala na automatyczną
analizę danych i nanoszenie korekt w wypadku wykrycia błędów.
W oparciu o wydruki powyższego programu ustalany jest stan zaangażowania środków budżetowych i
okresowo przenoszony do programu FK.
Program pracuje w sieci komputerowej i jest chroniony poprzez:
1. Zdefiniowanie użytkowników którzy mają dostęp do poszczególnych funkcji tylko w zakresie
ustalonym przez administratora
2. Konieczność wprowadzenia hasła
3. Skopiowanie pliku uruchomieniowego i próba uruchomienia programu w oparciu o skopiowany
plik zakończy się komunikatem o braku dostępu do bazy danych.
Program „Kasa” do obsługi kasy urzędu miasta
Składa się z trzech modułów:
1. Moduł kasjer zainstalowany na jednym stanowisku – w kasie urzędu
Moduł ten składa się funkcji:
- Kwitariusz
Pozwala na wprowadzanie danych niezbędnych do wypełnienia dowodu wpłaty i jego
wydrukowania
- Rozliczenie wpłat
Pozwala na okresowe rozliczenie pobranych wpłat i wydrukowanych dowodów wpłat oraz na
wygenerowanie dowodu wpłaty gotówki do banku.
- Raport kasowy
Pozwala na sporządzenie i wydrukowanie raportu kasowego
2. Moduł klient programu KASA umieszczony na innych stanowiskach umożliwiający wprowadzenie
do bazy danych informacji niezbędnych do wypełnienia dowodu wpłaty który kasjer może ściągnąć na
swoje stanowisko i dokonać wszystkich czynności związanych z przyjęciem wpłaty.
3. Moduł klient programu Kasa – księgowanie umieszczony na stanowisku księgowości podatkowej
umożliwiający pobranie z archiwum danych dotyczących wpłat podatku, uzupełnienie ich o niezbędne
dane księgowe i automatyczne zaimportowanie ich do księgowości w programie podatkowym.
Program Kasa posiada specjalny system autoryzacji i zabezpieczeń i obejmuje on:
1. Ochronę dostępu do danych
2. Autoryzację otwierania programu – modułu
3. Weryfikacja daty – tak by nie było możliwe otwarcie programu ze zmienioną datą systemową.
4. Autoryzacja wykonania operacji
5 Dodatkowo badana jest spójność danych w systemie w celu wykrycia ewentualnych prób naruszenia
danych.
Dodatkowo dla ochrony danych programu nie można go uruchomić na skopiowanym stanowisku. W
takim wypadku program nie uruchamia się podając informację brak dostępu do danych.
W załączniku Nr 1 do opisu systemu przetwarzania danych ujęto wykaz plików wyżej opisanych
programów.
Szczegółowy opis algorytmów i funkcjonowania programów znajduje się w instrukcjach do każdego
programu.
Wykaz zbiorów programu Plakad
Wykaz lokalizacji zbiorów danych (nazw katalogów):
PLAKAD – wersja 4.XX:
..\PLAKAD – KATALOG GŁÓWNY PROGRAMU
..\PLAKAD\<NAZWA BAZY>.PCB – KATALOG DANYCH
zbiory zawierające dane:
00.dat – główna kartoteka pracowników
07.dat – listy płac
08.dat – kartoteka miesięczna
09.dat – przebieg aktualnej pracy
10.dat – karta nieobecności
11.dat – zwolnienia i urlopy
12.dat – osoby na utrzymaniu
13.dat – obsługa dnia pracy
14.dat – nagrody i wyróżnienia
15.dat – poprzednia praca
16.dat – kartoteka dodatkowa
17.dat – miesięczne rozliczenia ZUS
21.dat – Indeksy listy płac
Inne zbiory:
w01.dat – zbiór, w którym zapisywane są algorytmy
*.dch – zbiory zawierające m.in. pozycje kodowane
*.drt – eksport / import danych ze wszystkich kartotek bazy
*.dmx – eksport / import danych z poszczególnych kartotek
*.mta – zbiór, w którym zapisywana jest treść makrodefinicji
*.mtx – zbiór, w którym znajduje się spis wszystkich makrodefinicji
*.prm – zbiór, w którym zapisywane są dane dotyczące pól wydruku w makietach
wydruku
*.prp – zbiór, w którym zapisywane są parametry przeliczeń
*.prt – zbiór, w którym zapisywany jest obraz makiety wydruku
*.prw – zbiór, w którym znajduje się spis wszystkich makiet wydruku
*.rdf – zbiory zawierające strukturę rekordów
*.skw – zbiory zawierające sekwencje pozycji
*.sys – zbiór systemowy, ustalający użytkownika programu
Wykaz plików programu KASA
A.Wykonywalne:
-kasa.mde – prekompilowany wykonywalny plik z RunTime MS Access – tylko na
stanowisku KASA
-V3.0.x(wersja).mde – prekompilowany plik wykonywalny uruchamiany na
stanowiskach klienckich (bez dostępu do danych z kwitów edytowanych)
B. Bazy danych
kasa_baza.mdb – baza kwitów i kwitariusza(po wykonaniu raportu)
kasa_dane.mdb – dane wpłacajacych
kasa_archiwum.mdb- archiwum kwitów
C. Pliki pomocnicze
head.txt
urzad.ini
Wykaz zbiorów tworzących bazę danych programu CZYNSZE
CZYNSZ – wersja 4.XX:
..\CZYNSZ – KATALOG GŁÓWNY PROGRAMU
..\CZYNSZ\<NAZWA BAZY>.PCB – KATALOG DANYCH
..\CZYNSZ\<NAZWA BAZY>.PCB\KOPIA – KATALOG ZAWIERAJĄCY KOPIE
PLIKÓW *.DAT ORAZ *.RDF.
00.dat – baza główna - podatnicy
11.dat – nieruchomości
13.dat – księgowość
20.dat – dokumenty sprzedaży
21.dat – odroczenie płatności
22.dat – tytuły egzekucyjne
Inne zbiory:
pcbaza.sys, *.szs – zbiory zawierające zdefiniowanych użytkowników, hasła dostępu oraz
ich uprawnienia
*.prb – zbiór zestawów parametrów dotyczących danej bazy
*.dtr – eksport / import danych ze wszystkich kartotek bazy
wydruku
*.sln – zbiór systemowy, zawierający spis warunków filtrujących
Wykaz zbiorów tworzących bazę danych programu NOP
NOP – wersja 4.XX:
..\NOP – KATALOG GŁÓWNY PROGRAMU
..\NOP\<NAZWA BAZY>.PCB – KATALOG DANYCH
..\NOP\<NAZWA BAZY>.PCB\KOPIA – KATALOG ZAWIERAJĄCY KOPIE
19.dat – deklaracje podatkowe
46.dat – informacje dodatkowe
49.dat – zawieszenia podatku
Inne zbiory:
ich uprawnienia
wydruku
Wykaz zbiorów tworzących bazę danych programu NPDR
NPDR – wersja 5.XX:
..\NPDR – KATALOG GŁÓWNY PROGRAMU
..\NPDR\<NAZWA BAZY>.PCB – KATALOG DANYCH
..\NPDR\<NAZWA BAZY>.PCB\KOPIA – KATALOG ZAWIERAJĄCY KOPIE
23.dat – współwłaściciele
24.dat – użytki rolne - składniki
25.dat – lasy - składniki
26.dat – nieruchomość - składniki
27.dat – gospodarstwo - deklaracje
29.dat – rejestr miesięczny
30.dat – rejestr przypisów
31.dat – zaległości
32.dat – ulgi
35.dat – upomnienia
36.dat – zawieszenia płatności
37.dat – informacja dodatkowa
Inne zbiory:
ich uprawnienia
wydruku
Wykaz zbiorów tworzących bazę programu OPŁATY LOKALNE
OPŁATY – wersja 4.XX:
..\OPŁATY – KATALOG GŁÓWNY PROGRAMU
..\OPŁATY\ <NAZWA BAZY>. PCB – KATALOG DANYCH
..\OPŁATY\ <NAZWA BAZY>. PCB\ KOPIA – KATALOG ZAWIERAJĄCY KOPIE
10.dat – przedmiot opłat
11.dat – księgowanie
13.dat – tytuły wykonawcze
Inne zbiory:
ich uprawnienia
wydruku
Wykaz zbiorów tworzących bazę danych programu PDST
PDST – wersja 4.XX:
..\PDST – KATALOG GŁÓWNY PROGRAMU
..\PDST\<NAZWA BAZY>.PCB – KATALOG DANYCH
..\PDST\<NAZWA BAZY>.PCB\KOPIA – KATALOG ZAWIERAJĄCY KOPIE
12.dat – pojazdy
18.dat – informacje dodatkowe
19.dat – przesunięcia płatności
20.dat – zwolnienia z podatku
23.dat – współwłaściciele
24.dat – deklaracje o środkach transportu
25.dat – upomnienia
Inne zbiory:
ich uprawnienia
wydruku
*.stl, *.stm, *.stp, *.stt, *.stw – zbiory systemowe, zawierające stawki podatkowe w
zależności od aktywowanych typów
Wykaz plików programu do projektu i realizacji budżetu
Program składa się z 3 modułów pracujących na wspólnych bazach znajdujących się w
lokalizacji sieciowej wydzielonego komputera w LAN urzędu. Z osobna dla każdego roku
budżetowego
1. Wykaz plików bazowych (lokalizacja sieciowa):
a. Budzet.mdb – plik projektu i zmian budżetowych oraz danych związanych z
wykonaniem budżetu
b. Umowy.mdb – baza danych z umów dla danego roku budżetowego
c. Budzet_archiwum.mdb – baza danych archiwalnych – wykonania budżetu z lat
wcześniejszych
2. Wykaz plików stanowiących front programu (lokalizacja na lokalnym komputerze):
a. Budzet_xx1.mde –wersja RunTime dla wydziałów
b. Budzet_FN_xx.mde – wersja RunTime dla wydziału finansowego
c. Budzet_Tools_xx.mde – wersja RunTime dla wydziału finansowego z
funkcjonalnością testowania poprawności danych i korekt niskiego poziomu
dostępu do danych
d. Zapisy plików Urzad.ini – ograniczające możliwości uruchomienia wersji
finansowej do wybranych komputerów
Załącznik Nr 3
do Zarządzenia Nr I/181/2006
Burmistrza Miasta Jasła
z dnia 23 października 2006 r.
SYSTEM OCHRONY DANYCH I ICH ZBIORÓW
1. Ochrona danych dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych
Dokumentacja dotycząca organizacji, wprowadzenia do stosowania oraz samego
prowadzenia rachunkowości, to jest:
1) dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta ,
2) dowody księgowe,
3) księgi rachunkowe (zbiory stanowiące księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach
danych),
4) dokumenty inwentaryzacyjne,
5) sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności,
należy przechowywać w jednostce w należyty, z góry ustalony, sposób oraz chronić przed
niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem a także nieupoważnionym
rozpowszechnieniem.
Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputerów, system ochrony danych powinien
polegać w szczególności na:
1) stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych oraz środków ich zewnętrznej
ochrony,
2) systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zarejestrowanych na
nośnikach komputerowych uwzględnieniem zapewnienia trwałości zapisów przez okres
nie krótszy jak wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych,
3) zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych informatycznego systemu
rachunkowości, na zasadzie stosowania właściwych rozwiązań organizacyjnych
i programowych stanowiących ochronę przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputerów za równoważne z nimi
należy uznać informatyczne zasoby rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych
zbiorów danych, baz danych lub ich wyodrębnionych części bez względu na miejsce
powstania i przechowywania. Umożliwia to posiadanie przez jednostkę oprogramowania
pozwalającego na uzyskanie czytelnych informacji dotyczących zapisów w księgach
rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny nośnik danych o co
jednostka powinna zadbać.
W przypadku gdy system ochrony zbiorów danych ksiąg rachunkowych na nośnikach
komputerowych nie spełnia w pełni warunków ich ochrony, to zapisy dokonywane na
komputerowych nośnikach danych powinny być wydrukowane najpóźniej na koniec roku
obrotowego.
Przeniesienie i przechowywanie zapisów ksiąg rachunkowych na inny nośnik danych
dopuszcza się pod warunkiem zapewnienia możliwości ich odtworzenia w formie wydruków.
2. Przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w urzedzie w formie
oryginałów w porządku z góry ustalonym i dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg
rachunkowych z podziałem na okresy sprawozdawcze i lata obrotowe, w formie ułatwiającej
łatwe ich odszukanie.
W podobny sposób należy przechowywać po zatwierdzeniu sprawozdania finansowe za dany
rok obrotowy:
1) dokumentację przyjętych zasad (politykę) rachunkowości,
2) księgi rachunkowe (zbiory stanowiące księgi rachunkowe),
3) sprawozdania finansowe .
Zbiory roczne dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych należy oznaczyć
ich nazwami rodzajów oraz symbolami lat i numerami w zbiorach.
Treść dowodów księgowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok
obrotowy, może być przeniesiona na komputerowe nośniki danych, pozwalające właściwie
zachować w trwałej postaci, zawartość dowodów księgowych z wyłączeniem dokumentów
dotyczących :
1) znaczących umów,
2) dokumentów dotyczących powierzenia odpowiedzialności za aktywa jednostki,
3) list płac,
4) innych wyjątkowo ważnych dokumentów.
Warunkiem przeniesienia treści dowodów księgowych na komputerowe nośniki danych, w
celu przechowywania ich w formie, jest posiadanie urządzeń umożliwiających ich
odtworzenie w formie wydruków.
Program finansowy w Urzędzie Miasta w Jaśle pracuje w sieci komputerowej.Bazy programu
oraz aplikacje umieszczone są na serwerze Nowell Net Ware 4.11.Wstępną ochronę danych
zapewnia więc logowanie do sieci Nowel.Zmiana hasła jest obowiązkowa i wymuszona przez
system sieciowy co 30 dni.
Użytkownicy mają ograniczone prawa do plików i katalogów zgodnie z uprawnieniami
nadanymi przez administratora sieci. Dodatkowym zabezpieczeniem są mechanizmy
identyfikacji użytkownika wbudowane w program FK. Uruchomienie programu możliwe jest
wyłącznie popadaniu nazwy użytkownika i hasła.
Bazy danych są archiwizowane przez informatyka codziennie na przeznaczonym do tego
dysku ponadto raz w tygodniu zapisywane są na płycie CD i przechowywane w
pomieszczeniu innym niż serwer.
3. Czas przechowywania dokumentacji z zakresu rachunkowości
Sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności podlegają przechowywaniu w
nieskończoność.
Pozostałą dokumentację z zakresu rachunkowości należy przechowywać w jednostce, co
najmniej:
1) dokumentację przyjętych zasad (politykę) rachunkowości przez 5 lat od daty upływu jej
stosowania,
2) księgi rachunkowe przez 5 lat po upływie roku obrotowego, którego dotyczą,
3) imienne karty wynagrodzeń i pozostałe dokumenty dotyczące wynagrodzeń i ubezpieczeń
społecznych przez okres 50 lat po roku obrotowym, którego dotyczą,
4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich realizacji środków trwałych w budowie,
pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochłodzonych w postępowaniu
cywilnym,karnym lub podatkowym – przez 5 lat po roku obrotowym, w którym
przedmiotowe operacje gospodarcze, transakcje lub postępowania zostały ostatecznie
odpowiednio: rozliczone,spłacone, zakończone lub przedawnione,
5) dokumenty inwentaryzacyjne – po upływie 5 lat po roku obrotowym, którego dotyczą,
6) pozostałe dochody księgowe dokumenty – przez 5 lat po roku obrotowym, którego
dotyczą.
Bazy danych są archiwizowane przez informatyka codziennie na przeznaczonym do tego
dysku ponadto raz w tygodniu zapisywane są na płycie CD i przechowywane w
pomieszczeniu innym niż serwer.
4. Udostępnienie danych i dokumentów
Udostępnienie danych, dowodów księgowych, sprawozdań finansowych i innych
dokumentów z zakresu rachunkowości albo ich części może mieć miejsce:
- w siedzibie Urzędu do wglądu; wymaga jednak zgody Burmistrza lub upoważnionej przez
niego osoby,
- poza siedzibą Urzędu wymaga pisemnej zgody Burmistrza oraz pozostawienia pisemnego
pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów,
z wyjątkiem sytuacji wynikających z odrębnych przepisów (gdzie dostęp może być
całkowicie zakazany).

pobierz - urząd miasta w jaśle

Transkrypt

Podobne dokumenty

- Itreklama.pl

datalogic s50-ph-2-c01-pp

wykaz wyk. rob.

datalogic s50-mh-5-f01-pp

DAT Wentylatory

DAT Wentylatory

Wentylator ścienny VENT-V

Świadectwa na 6+

Przykład zastosowania funkcji cli.dat

Zał. 5 Wykaz dostaw NZ.273.20.2016.AMA