Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w

Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach
Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 1.
Niniejsze wytyczne nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, w szczególności ustawy
o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej
i skarbowej;
Raport sporządzony niezgodnie z niniejszymi wytycznymi do raportu finansowego nie zostanie
zaakceptowany, beneficjent zostanie poproszony o jego poprawę w wyznaczonym czasie,
a bieg terminu, w jakim Narodowa Instytucja Zarządzająca winna dokonać rozliczenia, zostanie
wstrzymany do momentu przedłożenia poprawnego rozliczenia.
WYTYCZNE OGÓLNE
1. Raport finansowy zawiera ostateczną kalkulację przyznanego dofinansowania w oparciu o dane
projektu po jego zrealizowaniu (np. czas trwania działań, liczba uczestników).
2. Daty wystawienia dokumentów finansowych uwzględnionych w rozliczeniu oraz ich płatności
muszą zawierać się w okresie obowiązywania umowy (patrz: pkt. A.7 umowy finansowej).
3. Do raportu należy załączyć oświadczenie (zgodnie z załącznikiem nr 3 raportu finansowego)
o poniesieniu kosztów, właściwie wypełnione i podpisane przez osoby uprawnione zgodnie z KRS
lub innym dokumentem statutowym.
4. W przypadku wszystkich kategorii należy pamiętać, że kwota przyznanego dofinansowania
w ramach poszczególnych kategorii (np. przygotowanie działań, koszty podróży) jest kwotą
ostateczną i nie może zostać zwiększona zarówno po, jak i w trakcie trwania projektu. Wydatki
nieprzewidziane w momencie akceptacji projektu przez Fundusz nie mogą być zaakceptowane
w rozliczeniu końcowym. Wydatki powinny być związane z harmonogramem przedstawionym jako
załącznik do umowy finansowej.
5. W sytuacjach wyjątkowych możliwe jest przesunięcie kwot pomiędzy kategoriami opartymi na
kosztach rzeczywistych (koszty podróży, koszty specjalne, koszty upowszechniania wyników
projektu). O potrzebie dokonania przesunięć kosztów rzeczywistych maksymalnie do 10% wartości
przyznanej kwoty w danej kategorii, należy powiadomić Fundusz. Przesunięcia przekraczające
10% wartości przyznanej kwoty każdej z kategorii, której przesunięcie dotyczy wymagają
podpisania stosownego aneksu do umowy finansowej, podpisanego w terminie obowiązywania
umowy. Każdy przypadek rozpatrywany jest indywidualnie. Należy uzasadnić konieczność
dokonania przesunięć.
6. Nie ma możliwości przesunięć kwot niewykorzystanych pomiędzy kategoriami obliczanymi na
podstawie stawek ryczałtowych i kwot stałych.
7. Należy załączyć kopie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów w ramach kategorii
opartych na kosztach rzeczywistych, takich jak: koszty podróży (również w przypadku kosztów
podróży wizyty przygotowawczej), rozpowszechnianie rezultatów projektu oraz koszty specjalne
(jeśli występują w projekcie).
8. Wszystkie przedstawiane kopie dokumentów muszą zostać potwierdzone za zgodność
z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta wg KRS lub przez
księgowego rozliczającego projekt. Potwierdzenie za zgodność z oryginałem należy wykonać na
wszystkich stronach dokumentu, jeżeli występuje na nich tekst. Kopia dokumentu musi być
wykonana tak, aby widoczny był jego opis.
i
Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach
Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 1.
9. W przypadku, gdy oryginał dokumentu znajduje się w partnerskiej organizacji za granicą, wówczas
w organizacji powinna znaleźć się kopia tego dokumentu potwierdzona za zgodność z oryginałem
przez uprawnioną osobę z organizacji partnerskiej.
10. Za dowody dokumentujące poniesione koszty (dowody księgowe) Polsko-Litewski Fundusz
Wymiany Młodzieży uznaje dokumenty, które wskazuje ustawa z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości z późniejszymi zmianami. Każdy z ww. dowodów poniesienia kosztów należy
opisać wg następującego wzoru: Wydatek w wysokości ________(waluta dokumentu)
sfinansowano z Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży. Projekt nr___________
Powyższy opis musi być opatrzony datą oraz podpisem osoby opisującej dokument.
11. Dokumenty załączone w rozliczeniu należy ułożyć wg kategorii i w kolejności zgodnej
z zestawieniami kosztów poniesionych w ramach projektu.
12. Na potrzeby raportu końcowego kategorie budżetowe należy przeliczyć na EUR według kursu
podanegow pkt. 3.5 umowy finansowej.
PRZELICZANIE KOSZTÓW PONIESIONYCH W TRAKCIE PROJEKTU
13. Wszelkie koszty poniesione w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN wg średniego
kursu NBP z dnia transakcji.

Za dzień transakcji, wg którego przyjmujemy kurs do przeliczenia kosztów ponoszonych
w walutach obcych, innych niż PLN, przyjmujemy dzień zapłaty.
14. W sytuacji, gdy mowa o kosztach podróży poniesionych przez organizację partnerską w walucie
innej niż PLN, za dzień transakcji przyjmuje się dzień złożenia Beneficjentowi przez uczestnika lub
organizację partnerską wniosku o zwrot kosztów podróży.

ZŁOŻENIE WNIOSKU rozumiane jest jako fizyczne dostarczenie do Beneficjenta przez
ubiegającego się o zwrot kosztów podróży (uczestnika projektu, bądź organizację),
wypełnionego i podpisanego formularza WNIOSKU O ZWROT kosztów podróży, wraz
z kompletnymi dokumentami poświadczającymi poniesienie kosztu (bilety, faktury itp.).
Wówczas do przeliczeń na PLN należy stosować datę z wniosku o zwrot kosztów.

Jeśli bilet wraz z Wnioskiem o zwrot kosztów podróży instytucja otrzymuje pocztą, za dzień
transakcji przyjmujemy DZIEŃ DOSTARCZENIA PRZESYŁKI DO DANEJ INSTYTUCJI. Datę
dostarczenia odczytujemy z pieczątki dokumentującej dzień wpływu dokumentu do
organizacji, nie biorąc pod uwagę daty samego wniosku. Beneficjent ma obowiązek
zachowania koperty, w której została dostarczona przesyłka oraz przesłania jej kopii razem
z dokumentacją załączoną do raportu finansowego .
15. Jeśli instytucja nie stosuje formularza wniosku o zwrot kosztów – za dzień transakcji przyjmujemy
datę na DOWODZIE WYPŁATY Z KASY (KW) lub datę realizacji przelewu.
16. Jeśli beneficjent dokonał wypłaty środków partnerowi przed poniesieniem przez niego kosztów, to
wówczas za dzień zapłaty przyjmujemy datę wystawienia dokumentu.
17. Powyższe punkty nie dotyczą kosztów, których poniesienie jest udokumentowane fakturami,
biletami itp. w PLN.
18. Wszystkie koszty niezależnie od dnia dokonania transakcji muszą być poniesione w datach
ii
Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach
Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 1.
obowiązywania umowy, np. koszty biletów zakupionych przed okresem obowiązywania umowy
zwrócone uczestnikom w czasie trwania umowy nie będą uznane za koszty uprawnione. Ważne
jest, aby data wystawienia dokumentu finansowego, data sprzedaży oraz data uregulowania
zobowiązania mieściły się w okresie uprawnionym.
19. Kwoty z poz. budżetowej koszty przygotowań, przeznaczone dla organizacji partnerskiej, powinny
bezwzględnie zostać przekazane partnerowi.
20. Przy przekazywaniu środków dla organizacji partnerskich z zagranicy należy zwrócić szczególną
uwagę na zachowanie przepisów polskiego prawa.
21. Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich powinny być udokumentowane w księgowości
organizacji za pomocą:

Umowy z partnerem (W przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne
jest oświadczenie/request for payment, w którym leader grupy przyjmuje środki na swoje
konto w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie)

Wezwania do zapłaty (request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej
przez organizację partnerską

Potwierdzenia przelewu
KOSZTY PODRÓŻY
22. Dokumentem poświadczającym poniesienie kosztów podróży dla transportu liniowego (pociąg,
autobus, bus za okazaniem biletu) jest kopia biletu wystawionego dla uczestnika projektu wraz
z widoczną ceną. Jeżeli cena nie jest umieszczona na bilecie bądź umieszczona kwota różni się od
faktycznie zapłaconej, wymagane jest przedstawienie dodatkowo kopii faktury; dla transportu
wynajętego (autokar, bus itp.) należy załączyć fakturę.
23. Do rozliczenia kosztów podróży transportu liniowego jedynie na podstawie faktury konieczna jest
pisemna zgoda Narodowej Instytucji Zarządzającej, jednak musi na niej figurować nazwisko
uczestnika, dla którego zakupiony został bilet.
24. Zmiana środka transportu wskazanego we wniosku na samochód osobowy wymaga odrębnej
zgody Funduszu otrzymanej przed odbyciem podróży. Rozliczenie podróży prywatnym
samochodem osobowym należy sporządzić na podstawie stawek urzędowych ustalonych przez
Ministra Infrastruktury (ryczałt za kilometr) oraz oświadczenia o wykorzystaniu samochodu do
celów projektu. Jeżeli podróż odbywa się samochodem wynajmowanym, koszt naliczony w ramach
projektu należy ograniczyć do kwoty faktury lub do kwoty wyliczonej na podstawie stawek
określonych tak jak przy podróży prywatnym samochodem osobowym (w zależności od tego, który
wariant jest najtańszy). Do raportu końcowego należy przedstawić fakturę(-y) za wynajem oraz
kalkulację kosztów podróży przy zastosowaniu stawki za kilometr.
UMOWY CYWILNO-PRAWNE
iii
Załącznik nr II – Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach
Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży – Format 1.
25. Umowy cywilno-prawne zawierane w ramach projektu muszą być podpisane w okresie
obowiązywania umowy finansowej. Wynikające z umów płatności muszą być dokonane w czasie
obowiązywania umowy finansowej.
26. Do dokumentów poświadczających poniesienie kosztów w ramach umów cywilno-prawnych muszą
zostać także załączone dokumenty potwierdzające odprowadzenie składek do ZUS oraz podatku
dochodowego od osób fizycznych do US. Kwoty naliczonych składek ZUS oraz wartości PDOF
powinny zostać uregulowane w okresie obowiązywania umowy.
UWAGA:
Należy pamiętać, że zgodnie z wymogami polskiego prawa, wszelkie dokumenty księgowe powinny
być przechowywane w archiwum organizacji przez okres pięciu lat od daty wygaśnięcia umowy
finansowej i w tym okresie mogą podlegać kontroli właściwych instytucji polskich i europejskich.
iv