ANTEEO SPEDYCJA KOLEJOWA umożliwia wspomaganie

ANTEEO SPEDYCJA KOLEJOWA umożliwia wspomaganie faktycznych procesów
występujących podczas pracy spedytora, jak również przewoźnika kolejowego. Wspomaga
zarządzanie procesem spedycyjnym począwszy od zapytania ofertowego od Klienta, a
skończywszy na akceptacji faktur kosztowych od podwykonawców. Struktura
programistyczna programu została opracowana w celu elastycznego dostosowania programu
do faktycznych potrzeb użytkownika, uwzględniając jednocześnie specyfikę pracy spedytora
kolejowego. Pozwala to na spersonalizowanie oraz dostosowanie systemu do procesów
działania firmy. Poprzez zdefiniowanie oddziałów firmy oraz skonfigurowania uprawnień
poszczególnych użytkowników systemu mamy możliwość odwzorowania organizacyjnej
struktury firmy. System wykorzystuje najnowsze rozwiązania informatyczne oraz logistyczne,
stawiając produkt w grupie wiodących rozwiązań na światowym poziomie.
Zalety systemu
• Redukcja kosztów logistycznych poprzez uporządkowanie przebiegu procesów.
• Kontroling kosztów bezpośrednich we wszystkich oddziałach firmy.
• Możliwość łączenia pracy różnych rodzajów spedycji, rejestracja przewozów
intermodalnych z uwzględnieniem specyfiki pracy różnych rodzajów spedycji
(kolejowa, morska, portowa, drogowa).
• Dostęp do informacji finansowych przedsiębiorstwa z chwilą zamknięcia danego
okresu obrachunkowego: wolumen sprzedaży, planowane i rzeczywiste koszty,
zyskowność na zleceniu, na użytkowniku, na oddziale firmy.
• Podniesienie wydajności pracy oraz jakości świadczonych usług.
• Integracja z systemami zewnętrznymi, możliwość wymiany danych, eksportowania i
importowania danych systemowych do plików elektronicznych.
Funkcjonalność
• Definiowanie kontrahentów.
• Rejestracja usług spedycyjnych.
• Rejestracja stawek dostawców.
• Ofertowanie.
• Zakładanie zleceń spedycyjnych.
• Możliwość łączenia poszczególnych rodzajów spedycji.
• Wystawianie rozliczeń sprzedażowych.
• Rejestrowanie oraz akceptacja faktur kosztowych.
• Rejestrowanie reklamacji w systemie.
• Generowanie zestawień dotyczących kosztów planowanych oraz planowanej
sprzedaży.
• Wbudowany słownik rodzajów NHM, stacji kolejowych.
• Obsługa przesyłek RID.
• Wydruki ofert, listów przewozowych, instrukcji załadunkowych, faktur, specyfikacji.
Cechy użytkowe
• Rejestracja kontrahentów odbywa się z uwzględnieniem podziału na zleceniodawców,
dostawców oraz odbiorców. System umożliwia skonfigurowanie zleceniodawcy oraz
ustawienie płatnika docelowego. Pozwala to na rozróżnienie zleceniodawcy od
płatnika, a więc przyjęcie zlecenia spedycyjnego od oddziału danej firmy, a następnie
wystawienie faktury na centralę firmy, która jest płatnikiem wykonanej usługi
spedycyjnej. Użytkownik może skonfigurować dostawców ze względu na rodzaj
stosowanej taryfy przez danego dostawcę. System umożliwia zdefiniowanie stałego
cennika (tzw. kilometrówki) dla danego dostawcy usługi (np. PKP CARGO), bądź
pracę spedytora w oparciu o stawki dostawcy przesyłane na konkretne zapytanie
•
•
•
spedytora. Zaczytywanie stawek podwykonawców może odbywać się poprzez
wprowadzenie danych przez użytkownika systemu, bądź poprzez zaczytanie danych z
pliku (pdf, xls) bezpośrednio do systemu.
Użytkownik ma możliwość wprowadzania do systemu stawek oferowanych przez
podwykonawców na wybranych trasach. Stawki mogą być definiowane ze względu na
szereg czynników, takich jak: stację nadania, stację dostawy, NHM, grupę wagonu,
rodzaj wagonu.
Stawkę od dostawcy możemy skonfigurować w sposób prosty jak również
szczegółowy, z uwzględnieniem definiowania dodatkowych usług spedycyjnych
związanych z daną relacją. Pozwala to na szczegółowe skonstruowanie oferty dla
klienta z uwzględnieniem stawki za fracht i stawki za usługi spedycyjne, jednocześnie
pozostawiając użytkownikowi program prosty w obsłudze.
Ofertę dla klienta przesyłamy w odpowiedzi na zapytanie na daną relację lub daną
usługę spedycyjną, na podstawie stawek dostawców wprowadzonych do systemu.
Jeżeli użytkownik otrzyma zapytanie o relację na którą nie ma stawki dostawcy w
systemie spedycyjnym, może w sposób systemowy skonstruować zapytanie do
dostawcy, a po otrzymaniu oferty na daną stawkę przekształcić ją w ofertę dla klienta.
W przypadku akceptacji danej oferty przez klienta i przekształcenia oferty w
obowiązującą umowę na przewóz, możemy przekształcić ofertę w zlecenie. Pozwala
to na zachowanie logiki procesu spedycyjnego, a tym samym usprawnia organizację
pracy spedytorów:
System umożliwia generowanie wielojęzycznych wydruków niezbędnych do pracy spedytora:
CIM, SMGS, oferty, instrukcje wysyłkowe, specyfikacje wagonowe, specyfikacje usługowe.
• Kontroling spedycji:
System akceptacji kosztów zastosowany w programie ANTEEO spedycja kolejowa pozwala
na kontrolę kosztów w systemie, oraz na wielopoziomową akceptację bezpośrednich faktur
kosztowych. Logika systemu pozwala na zdefiniowanie procesu w sposób odpowiadający
danej firmie. Wprowadzanie faktur kosztowych do systemu może następować poprzez
zaczytanie pliku w formie elektronicznej, jak również poprzez wprowadzanie faktur przez
osobę uprawnioną. Następnie w formie elektronicznej następuje przekazanie faktury do
weryfikacji do wybranych lub zdefiniowanych użytkowników firmy. Pozwala to na
akceptację zarówno faktur przez jednego użytkownika, jak również rozpisanie zbiorczych
faktur kosztowych przez wielu użytkowników systemu, a następnie podpięcie kosztów pod
zlecenie, wagon bądź fakturę sprzedażową. Pozwala to na kontrolę kosztów z dokładnością
do całej firmy, poszczególnych oddziałów, jak również pojedynczych użytkowników systemu:
Rentowność zleceńRentowność spedytorów
• Rentowność oddziałów
• Rentowność spedycji
• Rentowność firmy
Szacunek kosztów = Kontrola CASH FLOW
System umożliwia założenie planowanego kosztu dla danego rozliczenia, przed otrzymaniem
od podwykonawcy faktury kosztowej. W przypadku gdy otrzymamy fakturę kosztową od
podwykonawcy, a nie została jeszcze wystawiona faktura sprzedażowa na klienta, system
umożliwia podpięcie faktury kosztowej pod tzw. przyszłą sprzedaż. Pozwala to na
generowanie wyników finansowych za dany okres obrachunkowy wraz z zakończeniem
fakturowania w ostatnim dniu okresu obrachunkowego. System pozwala jednocześnie
generować raporty w postaci kosztów planowanych oraz planowanego poziomu sprzedaży.
• Dane generowane z systemu użytkownik może eksportować do plików
elektronicznych o popularnych formatach (xls) a następnie poddawać dalszej
merytorycznej obróbce.
System Akceptacji Kosztów
•
Platforma ANTEEO wspomaga proces akceptacji kosztów bezpośrednich spedycji zgodnie z
poniższym schematem. Zastosowane rozwiązania ułatwiają przepływ dokumentów
kosztowych pomiędzy poszczególnymi działami firmy i zapewniają kontrolę nad stanem
akceptacji faktury. Poniżej jest przedstawiony modelowy przebieg tego procesu.
1. Odbiór korespondencji przychodzącej: Korespondencja przychodząca zostaje
odebrana a następnie segregowana przez osobę do tego upoważnioną. Osoba
upoważniona sprawdza czy faktura jest adresowana do właściwej firmy, a następnie
dokonuje wstępnej selekcji faktur.
2. Rejestracja faktury w systemie: W przypadku gdy faktura jest zaadresowana właściwie
i użytkownik ANTEEO jest prawidłowym odbiorcą dokumentu, osoba upoważniona
dokonuje rejestracji faktury kosztowej w systemie ANTEEO. Poziom ilości danych
rejestrowanych przez użytkownika systemu pozostaje do indywidualnego ustalenia
przez użytkownika systemu spedycyjnego.
3. Określenie rodzaju spedycji: Osoba upoważniona do sortowania faktur określa na
podstawie danych zawartych na fakturze (rodzaj listu przewozowego, nazwa
kontrahenta) ustala rodzaj usługi spedycyjnej którego dotyczy przesłana faktura.
4. Określenie oddziału firmy: W przypadku gdy firma posiada kilka oddziałów osoba
upoważniona do selekcjonowania faktur ustala oddział firmy do którego powinna
zostać przesłana informacja o odebraniu faktury kosztowej.
5. Przekazanie dokumentu kierownikowi oddziału: W przypadku ustalenia oddziału
firmy do której adresowana została faktura informacja o wpłynięciu i zarejestrowaniu
faktury w systemie zostaje przesłana do kierownika oddziału.
1. Przekazanie dokumentu kierownikom oddziałów: W przypadku nieustalenia oddziału
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
firmy do której adresowana została faktura informacja o wpłynięciu i zarejestrowaniu
faktury zostaje przesłana do kierowników wszystkich oddziałów.
Wskazanie spedytorów: Kierownik lub kierownicy oddziałów wskazują spedytorów
których dotyczy przesłana faktura kosztowa.
Przekazanie informacji do spedytorów: następuje przekazanie informacji o wpłynięciu
i zarejestrowaniu faktury kosztowej do spedytorów zamawiających usługę określoną
na otrzymanej fakturze kosztowej.
Akceptacja kosztów: spedytor zamawiający usługę weryfikuje poprawność kosztów
wystawionych przez kontrahenta na fakturze, po czym dokonuje akceptacji faktury w
systemie spedycyjnym ANTEEO.
Przekazanie faktury do księgowości: Po zarejestrowaniu faktury kosztowej do systemu
ANTEEO osoba dokonująca selekcji dokumentów przychodzących przekazuje
otrzymaną fakturę do działu księgowości.
Sprawdzenie dokumentu przez księgowość: Dział księgowości sprawdza
merytoryczność odebranego dokumentu faktury kosztowej.
Akceptacja księgowa: W przypadku pozytywnej weryfikacji dokumentu faktury
kosztowej przez dział księgowości a także przez spedytora zamawiającego usługę
następuje akceptacja faktury kosztowej od strony księgowej. Umożliwia to
zaksięgowanie oraz płatność faktury w systemie ERP XL.
Przesłanie do ERP XL: Po akceptacji merytorycznej dokumentu faktury kosztowej
następuje przesłanie dokumentu do programu ERP XL.