Plik źródłowy - Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w

Lublin, 7 września 2016 r.
KA-I.1711.10.2016.HM
Pan
Tadeusz Sławecki
Dyrektor
Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej
im. Hieronima Łopacińskiego
w Lublinie
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie
województwa (Dz. U. z 2016 r. poz. 486) oraz „Planu kontroli kompleksowych na rok 2016”
stanowiącego załącznik Nr 1 do uchwały Nr LXXIII/1533/2015 Zarządu Województwa
Lubelskiego z dnia 22 grudnia 2015 r. w sprawie przyjęcia Planu kontroli wojewódzkich
samorządowych jednostek organizacyjnych Województwa Lubelskiego na rok 2016,
przeprowadzona została kontrola kompleksowa w Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej
im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie, zwanej dalej Biblioteka, WBP.
Kontrolę przeprowadzili:
1) Jakub Król – główny specjalista;
2) Halina Mazurek – główny specjalista;
3) Dorota Mojak – główny specjalista;
4) Jadwiga Robak-Kłaczewska – główny specjalista;
5) Dorota Skrzyńska-Kusiak – główny specjalista
w okresie od dnia 08 marca do dnia 13 maja 2016 r. Zakresem kontroli objęto sprawy
organizacyjne, sprawy kadrowe, realizację zadań statutowych, gospodarkę finansową oraz
gospodarowanie mieniem w latach 2014-2015.
Protokół kontroli został przekazany w dniu 30 maja 2016 r. Dyrektorowi Biblioteki
i podpisany bez zastrzeżeń dnia 6 czerwca 2016 r.
Ustalenia kontroli:
W zakresie realizacji zadań statutowych
Wojewódzka Biblioteka Publiczna im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie w 2014
i 2015 roku realizowała bogaty program merytoryczny, kierując swoją ofertę do szerokiego
grona odbiorców: dzieci, młodzieży, uczniów, studentów, seniorów, osób niepełnosprawnych.
Za działalność na rzecz seniorów i osób niepełnosprawnych w 2014 i w 2015 roku otrzymała
certyfikat „Miejsce przyjazne seniorom”. Program pracy instytucji wykracza daleko poza
stricte przyjęte działania bibliotekarskie, co widoczne jest w bogatej ofercie kulturalnej
obejmującej wystawy, spotkania autorskie, koncerty, wykłady, konferencje, pokazy,
warsztaty, konkursy, itp. Biblioteka aktywnie uczestniczy w ogólnopolskich i regionalnych
akcjach promujących biblioteki i czytelnictwo (Narodowe Czytanie), jak również szeroko
pojętą kulturę (Noc Kultury). Instytucja należy do grona założycieli Lubelskiej Biblioteki
Wirtualnej – kluczowego przedsięwzięcia RPO WL i została wybrana na jego koordynatora
w okresie trwałości projektu na lata 2015-2020. Prowadzi działalność metodycznoinstrukcyjną dla sieci bibliotek publicznych województwa lubelskiego. Korzysta
z zewnętrznych środków finansowych - Unii Europejskiej, MKiDN, aplikuje do ogólnopolskich
programów celowych.
W zakresie spraw organizacyjnych
Biblioteka jest samorządową instytucją kultury posiadającą osobowość prawną, której
organizatorem jest Województwo Lubelskie. Podstawę działania jednostki stanowią,
w szczególności:
1) ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2012 r. poz. 642, z późn. zm.);
2) ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, z późn. zm.);
3) statut Wojewódzkiej Biblioteki Pedagogicznej im. H. Łopacińskiego w Lublinie nadany
uchwałą Nr XXIX/503/09 Sejmiku Województwa Lubelskiego z dnia 23 lutego 2009 r.,
zmieniony uchwałą Nr XLVIII/840/10 z dnia 25 października 2010 r. i uchwałą
Nr XXV/413/2012 z dnia 18 września 2012 r. Statut nie był publikowany w Dzienniku
Urzędowym Województwa Lubelskiego.
Organizację wewnętrzną określa regulamin organizacyjny, nadany przez Dyrektora
WBP zarządzeniem nr 01/07/2015 z dnia 16 lipca 2015 r. Bibliotekę tworzą komórki
organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy zapewniające realizację zadań statutowych
i obsługę organizacyjno-techniczną i finansową instytucji.
Dyrektor, zgodnie z dyspozycją § 12 ust. 4 Statutu, określił organy doradcze
i opiniodawcze i ich zadania w regulaminie organizacyjnym. Oprócz Rady NaukowoProgramowej w Bibliotece utworzone zostały stałe komisje problemowe i stały zespół
problemowy.
W roku 2014 upłynęła kadencja Rady Naukowo-Programowej WBP powołanej na
okres 2008-2014 Uchwałą Nr CXXXIV/1485/08 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 27
maja 2008 r. W roku 2015 rozpoczęła się nowa kadencja Rady Naukowo-Programowej. Fakt
podjęcia działalności przez nową Radę potwierdzają protokoły posiedzeń tego gremium
w 2015 r.
Stwierdzono nieprawidłowość w zakresie powołania w roku 2015 Rady NaukowoProgramowej Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie na
lata 2015-2019. Zgodnie z § 12 ust. 2 Statutu WBP, Radę powołuje i odwołuje Dyrektor (…),
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 2 z 12
określając jej skład liczbowy (…). Ustalono, że nie powstał żaden akt powołujący Radę
Naukowo-Programową (zarządzenie dyrektora, zaproszenie adresowane do określonych
osobistości), określający jej skład.
Ustalono, że w Bibliotece uregulowane zostały poprzez wdrożenie stosownych
zarządzeń zagadnienia dotyczące m.in.:
- przepisy kancelaryjne i archiwalne, wprowadzone zarządzeniem nr 04/12/2013 Dyrektora
WBP z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, instrukcji
o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego oraz jednolitego rzeczowego
wykazu akt, zatwierdzone przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie;
- bezpieczeństwo informacji przetwarzanych w systemie informatycznym – zarządzenie
nr 26/2011 z dnia 11 listopada 2011 r. w sprawie zasad użytkowania sprzętu
informatycznego oraz oprogramowań komputerowych oraz zarządzenie nr 02/10/2014 z dnia
28 października 2014 r. w sprawie kontroli legalności oprogramowań;
- ochrona danych osobowych - zarządzenie nr 25/2011 z dnia 4 listopada 2011 r. polityka
bezpieczeństwa;
- obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych – zarządzenie nr 16/03 z dnia 15
grudnia 2003 r.;
- udzielanie zamówień publicznych, których wartość nie przekracza w złotych równowartości
kwoty 30 000 euro - zarządzenie nr 3/04/2014 z dnia 17 kwietnia 2014 r.;
- zaciąganie zobowiązań oraz dokonywanie kontroli wstępnej - zarządzenie nr 4/04/2014
z dnia 17 kwietnia 2014 r.
W okresie objętym kontrolą tj. w latach 2014-2015, zasady wynagradzania
pracowników ustalał regulamin wynagradzania Biblioteki wprowadzony zarządzeniem
nr 3/2003 Dyrektora WBP z dnia 17 marca 2003 r. i aktualizowany zarządzeniami poprzez
wprowadzenie kolejnych aneksów, które zmieniały m.in. wcześniejsze tabele wynagrodzeń
zasadniczych, tabele zaszeregowań stanowisk pracy, zastępowały dotychczasowe
poszczególne punkty regulaminu (tzw. nowe brzmienie) lub je uchylały i wprowadzały nową
numerację tak by zachować ciągłość numeracji. Ostatni aneks, nr 11, pochodzi z dnia 5
marca 2015 r. W Bibliotece nie opracowano tekstu jednolitego, co istotnie utrudnia
posługiwanie się Regulaminem.
W zakresie spraw kadrowych
W wyniku kontroli ustalono, że teczki akt osobowych prowadzone są zgodnie
z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie
zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62,
poz. 286, z późn. zm.), dokumenty przechowywane w części A, B i C są zarejestrowane
i ponumerowane. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 3 z 12
W zakresie gospodarki finansowej
Przychody biblioteki
1. Usługi najmu.
W okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2015 r. Biblioteka osiągnęła
przychody z tytułu najmu sali, placu, lokali oraz nieruchomości gruntowej. Kontrolą
szczegółową objęto przychody uzyskane przez jednostkę w I półroczu 2014 r. oraz
w I półroczu 2015 r., na podstawie przedłożonych do kontroli dokumentów
księgowych, umów, aneksów oraz porozumień. W kontrolowanym zakresie
nieprawidłowości nie stwierdzono.
2. Usługi xero.
Zasady powielania zbiorów w Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej
im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie zostały uregulowane zarządzeniem
Nr 1/11/2013 Dyrektora Biblioteki z dnia 12 listopada 2013 r. Szczegółowe koszty
powielania określał „Cennik usług reprograficznych Wojewódzkiej Biblioteki
Publicznej im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie”, stanowiący załącznik nr 2 do
ww. zarządzenia.
Przychody ze sprzedaży usług były ewidencjonowane na podstawie
paragonów z kasy fiskalnej oraz na podstawie wystawionych rachunków/faktur.
W trakcie kontroli ustalono, że raporty fiskalne oraz rachunki/faktury zawierają
tylko wartość operacji ogółem, bez wskazania liczby jednostek naturalnych (sztuk)
oraz cen jednostkowych (zł za sztukę). Powyższe nie spełniało przepisu ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.;
obecnie Dz. U. 2016 r. poz. 1047) - art. 21 ust. 1 pkt 3 tj.: dowód księgowy powinien
zawierać co najmniej „opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także
w jednostkach naturalnych”. Kontrolujący stwierdzili, że z dniem 4 maja 2016 r.
wprowadzono dodatkowo analityczną ewidencję do każdej sprzedanej usługi.
3. Kary umowne.
W dniu 25 czerwca 2005 r. zawarta została umowa nr 1/2005 pomiędzy firmą
Polimex Mostostal S. A. a Biblioteką Publiczną im. H. Łopacińskiego na roboty
budowlano-montażowe pn. „Rozbudowa Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej
im. H. Łopacińskiego w Lublinie – II Etap realizacji, roboty budowlano-montażowe”.
Zgodnie z zawartą umową wykonawca udzielił zamawiającemu gwarancji na roboty
budowlane, konstrukcyjne i instalacyjne na okres 60 miesięcy licząc od daty odbioru
końcowego. Okres gwarancji zakończył się dnia 29 grudnia 2012 r.
W dniu 30 grudnia 2013 r. Biblioteka wystawiła wykonawcy notę obciążeniową
nr 3/2013 tytułem kar umownych naliczonych wykonawcy za zwłokę w usuwaniu wad
przedmiotu umowy w okresie gwarancji (kwota 559 204,09 zł została zaksięgowana
pod datą 31 grudnia 2013 r., PK nr 116).
W dniu 22 grudnia 2014 r. Biblioteka zawarła z wykonawcą porozumienie,
zgodnie z którym zobowiązał się on do uiszczenia kary umownej z tytułu zwłoki
wykonawcy w usuwaniu wad przedmiotu zawartej umowy w okresie gwarancji
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 4 z 12
tj. wartość umowy 7 660 333,53 zł x 0,1% x 73 dni = 559 204,09 zł. Zgodnie
z zawartym porozumieniem zapłata kwot z tytułu kar umownych następowała
w ustalonej wysokości i we wskazanych terminach.
4. Kary z tytułu niezwrócenia w terminie materiałów bibliotecznych.
Zarządzeniem Nr 2/10/2013 Dyrektora WBP im. H. Łopacińskiego w Lublinie
z dnia 14 października 2013 r. został wprowadzony do stosowania w Bibliotece
„Regulamin Wypożyczalni”, w którym określono zasady korzystania ze zbiorów
stanowiących własność Biblioteki oraz opłaty za przetrzymywanie materiałów
bibliotecznych. Do katalogu opłat (katalog zamknięty) ustalonego w art. 14 ust. 2
ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2012 r. poz. 642 z późn.
zm.) włączone zostały: opłata za wydanie karty bibliotecznej i opłata za wydanie
duplikatu karty bibliotecznej. W świetle przepisu art. 14 ust. 1 w/w ustawy
o bibliotekach ustalenie takie było bezpodstawne, bowiem „…usługi bibliotek … są
ogólnie dostępne i bezpłatne.”
Zarządzeniem Nr 4/01/2014 Dyrektora WBP im. H. Łopacińskiego w Lublinie
z dnia 31 stycznia 2014 r. zostały wprowadzone do stosowania w Bibliotece:
„Regulamin Wypożyczalni”, „Regulamin Czytelni Czasopism”, „Regulamin Czytelni
Naukowej”, obowiązujące od dnia wprowadzenia. W „Regulaminie Wypożyczalni”
wykreślono zapis dotyczący opłaty za wydanie Karty bibliotecznej, pozostałe opłaty
wynikające z niezwrócenia materiałów bibliotecznych w określonym terminie –
pozostały bez zmian.
Przychody z tytułu nieterminowego zwrotu wypożyczonych materiałów
bibliotecznych były ewidencjonowane na podstawie paragonów z kasy fiskalnej oraz
na podstawie wyciągów bankowych z bezpośrednimi wpłatami na konto bankowe od
czytelników.
W trakcie kontroli ustalono, że na paragonach z kasy fiskalnej
ewidencjonowano opłaty pobierane przez Bibliotekę z tytułu: wydania karty
bibliotecznej (do dnia 31.01.2014 r. t.j. wprowadzenia zarządzeniem nr 4/01/2014
„Regulaminu wypożyczalni”), wydania duplikatu karty bibliotecznej, kar za
nieterminowy zwrot wypożyczonych książek i audiobooków oraz za upomnienia na
piśmie (obciążające czytelnika kosztami wysyłki).
Obciążanie czytelnika kosztami wydania duplikatu karty oraz opłatą
za upomnienia nie mieści się w katalogu opłat wyszczególnionych w ustawie
o bibliotekach. Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy o bibliotekach z dnia 27 czerwca
1997 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 642, z późn. zm.) opłaty mogą być pobierane (katalog
zamknięty):
1) za usługi informacyjne, bibliograficzne, reprograficzne oraz wypożyczenia
międzybiblioteczne;
2) za wypożyczenia materiałów audiowizualnych;
3) w formie kaucji za wypożyczone materiały biblioteczne;
4) za niezwrócenie w terminie wypożyczonych materiałów bibliotecznych;
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 5 z 12
5) za uszkodzenie, zniszczenie lub niezwrócenie materiałów bibliotecznych.
Zgodnie z art. 5 ww. ustawy materiałami bibliotecznymi są w szczególności
dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczone
do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści,
a zwłaszcza: dokumenty graficzne (piśmiennicze, kartograficzne, ikonograficzne
i muzyczne), dźwiękowe, wizualne, audiowizualne i elektroniczne.
Działalność gospodarcza.
Po uwzględnieniu kosztów ustalonych wg klucza podziałowego przyjętego
Zarządzeniem Nr 05/11/2013 Dyrektora Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej
im. H. Łopacińskiego w Lublinie w sprawie rozliczenia kosztów działalności
gospodarczej w Bibliotece z dnia 20 listopada 2013 r., Biblioteka poniosła stratę
z prowadzenia przez jednostkę działalności gospodarczej z tytułu prowadzonych
księgarni - w roku 2014 w kwocie 37 522,90 zł oraz w roku 2015 w kwocie
56 220,63 zł.
Wykazaną stratę za lata 2014-2015 należy pomniejszyć o kwotę
nadpłaconego podatku VAT z tytułu sprzedaży i zakupu według deklaracji VAT-7, tj.:
1) w 2014 roku kwota nadpłaconego podatku wyniosła 58 272,00 zł i po
odliczeniu straty z działalności gospodarczej w kwocie 37 522,90 zł, Biblioteka
osiągnęła przychód w kwocie 20 749,10 zł.
2) w 2015 roku kwota nadpłaconego podatku wyniosła 43 088,00 zł i po
odliczeniu straty z działalności gospodarczej w kwocie 56 220,63 zł, wynik
Biblioteki wyniósł 13 132,63 zł straty.
Zastępca dyrektora Biblioteki ds. merytorycznych przedstawił następujące stanowisko
dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej w formie księgarni: „Zadaniem księgarń
funkcjonujących w ramach Działu Zakupu i Dystrybucji Materiałów Bibliotecznych jest
zapewnienie systematycznego dopływu nowości wydawniczych do odbiorców
indywidualnych i bibliotek samorządowych województwa lubelskiego. Działalność ta jest
wartością dodaną
w funkcjonowaniu Biblioteki, gdyż jest jednym
z instrumentów
sprzyjających podniesieniu poziomu czytelnictwa na Lubelszczyźnie. Bibliotekarze
zatrudnieni w księgarniach służą klientom fachową pomocą w doborze literatury, prowadzą
systematycznie przeglądy nowości ukazujących się na rynku księgarskim oraz pomagają
bibliotekom terenowym w realizacji dotacji celowych na zakup literatury. Księgarnie promują
też twórców z Lublina i Lubelszczyzny oraz lokalne wydawnictwa. Powyższe kwestie
powodują, że prowadzenie bibliotecznej działalności księgarskiej ma wymiar szerszy niż
w komercyjnych księgarniach.”
Gospodarka kasowa.
Zasady prowadzenia gospodarki kasowej w Bibliotece określa „Instrukcja
kasowa” wprowadzona w życie zarządzeniem Nr 01/09/2012 Dyrektora Wojewódzkiej
Biblioteki Publicznej im. H. Łopacińskiego w Lublinie z dnia 03 września 2012 r.
w sprawie wprowadzenia w WBP instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej.
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 6 z 12
Ustalenia kontroli dokonane na podstawie dokumentów księgowych za
styczeń i luty 2014 r. oraz za styczeń i luty 2015 r. wskazują, że zapisy instrukcji były
przestrzegane, jednakże wystąpiło przekroczenie terminu odprowadzania utargu
z punktów sprzedaży wyposażonych w kasy fiskalne do kasy głównej w przypadku 9
wpłat, w tym 1 przypadek dotyczył wpłaty utargu z księgarni. Z wyjaśnienia Głównego
księgowego Biblioteki wynika, że: „(…) utargi miesięczne w Pracowni
Reprograficznej, w Dziale Udostępniania – Wypożyczalnia i Dziale Informacji
i Promocji nie są wysokie, wpłaty do kasy głównej WBP uiszczane są po
przekroczeniu wartości zapasu gotówki ustalonego w Instrukcji kasowej (…), dlatego
nie zawsze może to nastąpić każdego tygodnia (…)”.
W instrukcji kasowej Biblioteki określono częstotliwość odprowadzania utargu
z punktów sprzedaży wyposażonych w kasy fiskalne do kasy głównej na co najmniej
raz w tygodniu, a z ostatniego tygodnia miesiąca w ciągu 3 dni roboczych następnego
miesiąca.
Koszty usług obcych i stosowanie procedur zamówień publicznych
Koszty poniesione na usługi obce wyniosły w kontrolowanym okresie 2014 r. i 2015 r.
odpowiednio 445 145,24 zł. i 499 025,42 zł. co stanowi 5,10% i 4,70% kosztów ogółem.
Kontrolą szczegółową objęto koszty poniesione na roboty związane z utrzymaniem
sprawności użytkowanych urządzeń technicznych, samochodów, kosztów przeglądów
technicznych sprzętu p.poż. i instalacji, dozoru technicznego, koszty usług poligraficznych
i usług ochrony osób i mienia pod względem legalności, celowości, gospodarności
i terminowości regulowania zobowiązań.
Stwierdzono, że w zakresie zakupu usług przestrzegane są procedury ustalone
zarządzeniem nr 3/04/2014 dyrektora WBP wprowadzającym Regulamin udzielania
zamówień publicznych o wartości do 30 000 euro oraz ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm. – aktualnie Dz. U.
z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.). W badanej próbie dokumentów nie stwierdzono
nieprawidłowości.
Koszty wynagrodzeń.
Koszty poniesione przez Bibliotekę z tytułu wynagrodzeń osobowych wyniosły
w 2014 r. 4 965 614,55 zł. a w 2015 r. 5 403 173,11 zł.
Stan zatrudnienia na dzień 31 grudnia w roku 2014 wynosił 128 osób, w przeliczeniu na
etaty 124,22 a w roku 2015 - 126 pracowników i 124,52 etaty. Kontroli poddano
wynagrodzenia 29 pracowników, w tym 4 zarządzających WBP. Stwierdzono, że:
1) wynagrodzenie miesięczne pracowników zarządzających jednostką ustalone zostało
zgodnie z art. 31 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu
i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U z 2012 r. poz. 406, z późn. zm.);
2) w badanej próbie dokumentów nieprawidłowości nie stwierdzono w zakresie ustalania
i wypłacania wynagrodzenia miesięcznego pracownikom;
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 7 z 12
3) kontrolą objęto prawidłowość naliczania w 2014 i 2015 roku 10 losowo wybranych z 24
4)
5)
6)
7)
8)
wypłaconych nagród jubileuszowych, w badanej próbie dokumentów nie stwierdzono
nieprawidłowości w zakresie ustalania wysokości nagrody jubileuszowej i podstawy
wymiaru nagrody;
nagrodę roczną za rok 2013 w kwocie 500,00 zł wypłacono 124 pracownikom
(z wyłączeniem kadry zarządzającej) dnia 14 stycznia 2014 r. na podstawie zarządzenia
Nr 02/01/2014 z dnia 9 stycznia 2014 r. Dyrektora Biblioteki. Prawo do nagrody rocznej
przysługiwało wszystkim pracownikom zatrudnionym w Bibliotece na dzień 1 stycznia
2013 r., którzy pozostali w zatrudnieniu ze świadczeniem pracy na dzień 31 grudnia
2013 r.;
zgodnie z Regulaminem wynagradzania w Bibliotece tworzony jest fundusz premiowy,
przeznaczony dla pracowników którzy przepracowali co najmniej 3 miesiące w WBP.
Taki warunek może wskazywać na nierówne traktowanie pracowników, tym bardziej że
premia przyznawana jest za okresy miesięczne. W kontrolowanym okresie przyznano
m.in. premie za sporządzenie bilansu rocznego, co w odniesieniu do głównego
księgowego jest zadaniem ustawowym i należy do jego obowiązków;
w kontrolowanym okresie wypłacono zastępcom dyrektora i głównemu księgowemu
premie w kwotach: w 2014 r. – 5 150,00 zł i w 2015 r. 3 200,00 zł (z-ca dyrektora ds.
merytorycznych), w 2015 r. 200,00 zł (z-ca dyrektora ds. administracyjnych), w 2014 r.
2 208,00 zł i 5 575,00 zł premia bilansowa oraz w 2015 r. 2 000,00 zł plus 6 105,00 zł
premia bilansowa (główny księgowy). Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 3 marca
2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U.
2013 r. poz. 254 z późn. zm., obecnie Dz. U. 2015 r. poz. 2099) osobom kadry
zarządzającej, o których mowa w art. 2, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku
pracy lub rodzaju umowy cywilnoprawnej stanowiącej podstawę zatrudnienia,
przysługuje, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, wyłącznie wynagrodzenie miesięczne.
w zakresie ustalania i wypłacania odpraw pracowniczych i emerytalnych
nieprawidłowości nie stwierdzono;
w zakresie naliczania i wypłacania ekwiwalentów za niewykorzystany urlop
wypoczynkowy nie stwierdzono nieprawidłowości.
Koszty umów o dzieło i umów zlecenia
Według sprawozdania wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło i zlecenia wyniosły
w 2014 r. 108 440 zł, w 2015 r. 91 400 zł. Kontrolą objęto 13 umów spośród 65 z roku 2014
i 11 umów z 56 zawartych w roku 2015, oraz rachunki do tych umów.
Wyboru wykonawców dokonywano z listy osób posiadających niezbędne kwalifikacje
i doświadczenie wymagane do realizacji planowanych wydarzeń kulturalnych (przygotowanie
i prowadzenie spotkań autorskich, przygotowanie artykułów, korekta słownika biograficznego
bibliotekarzy) lub administracyjnych potrzeb Biblioteki (ochrona i sprzątanie pomieszczeń,
palenie w piecu c.o., prowadzenie dokumentacji spraw obronnych i obrony cywilnej). Zawarte
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 8 z 12
umowy zlecenia i o dzieło są ewidencjonowane w rejestrze umów, którego wzór i zasady
prowadzenia ustala zarządzenie nr 4/04/2014 Dyrektora WBP z 17 kwietnia 2014 r.
Kontrolą objęto wszystkie rachunki wystawione przez zleceniobiorców lub
wykonawców dzieła do 13 umów z 65 zawartych w 2014 r. i 11 z 56 umów z roku 2015.
Wszystkie objęte kontrolą umowy podpisane były przez uprawnione osoby, miały precyzyjnie
określony przedmiot umowy, wysokość wynagrodzenia, termin wykonania i zasady wypłaty
wynagrodzenia. W badanej próbie umów o dzieło/zlecenie cztery zawarte były
z pracownikami Biblioteki. Przedmiot umowy nie był tożsamy z zakresem obowiązków
służbowych.
Wszystkie rachunki posiadały cechy potwierdzające wykonanie kontroli pod
względem formalno-rachunkowym, zatwierdzenie do wypłaty przez uprawnione osoby,
określony sposób zapłaty.
W badanej próbie dokumentów w latach 2014-2015 wystąpiło 8 przypadków wypłaty
wynagrodzenia na podstawie rachunku, na którym nie udokumentowano dokonania kontroli
merytorycznej. Zatwierdzenie rachunków do wypłaty bez wykonania kontroli merytorycznej
narusza postanowienia § 4 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów WBP.
W badanej próbie dokumentów wystąpiło 6 przypadków zatwierdzenia rachunku do
wypłaty przed dokonaniem kontroli formalno-rachunkowej, o czym świadczą daty
umieszczone przy podpisach osób dokonujących sprawdzenia/zatwierdzenia.
W zakresie gospodarowania mieniem.
Inwentaryzacja składników majątkowych
Zasady inwentaryzacji składników majątkowych w Bibliotece reguluje zarządzenie
nr 15/03 Dyrektora z dnia 15 grudnia 2003 r. wprowadzające Instrukcję w tej sprawie.
W roku 2014 przeprowadzono inwentaryzację składników majątku w Pałacu
w Bronicach, w związku z likwidacją komórki organizacyjnej wskutek przekazania
nieruchomości na rzecz spadkobierców. W roku 2015 przeprowadzono inwentaryzację
wszystkich składników majątku, zapasów materiałów i środków finansowych. Spis z natury
środków trwałych i wyposażenia przeprowadzono wg stanu na dzień 31 października 2015 r.
natomiast inwentaryzację aktywów (zapasy, środki finansowe) na koniec roku 2015.
Do przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisów z natury środków trwałych i wyposażenia
powołano komisję inwentaryzacyjną i 5 zespołów spisowych do inwentaryzacji zapasów
materiałów i książek, gotówki, paliwa. W trakcie kontroli ustalono, że:
1) terminy i częstotliwość inwentaryzacji zostały dotrzymane w rozumieniu art. 26 ust. 3
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330
z późn. zm. – aktualnie Dz. U. z 2016 r. poz. 1047);
2) spisy przeprowadzone były przez powołane w tym celu zespoły i komisję
inwentaryzacyjną;
3) spisy sporządzono na arkuszach spisowych oznaczonych indywidualnym numerem,
pobranych w tym celu za pokwitowaniem przez przewodniczących zespołów i komisji
inwentaryzacyjnej;
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 9 z 12
4) arkusze spisowe zostały rozliczone, a niewykorzystane zwrócone za pokwitowaniem;
5) w badanej próbie dokumentów (arkuszy spisowych) stwierdzono, że stosowano
niejednolitą numerację arkuszy, w efekcie czego indywidualny numer arkusza składał
się z 5 lub 6 znaków;
6) w arkuszach spisowych dokonywano poprawek w sposób nieprawidłowy, poprzez
zamazanie korektorem treści i wpisaniu nowych danych, tj.
a) zmiana nazwiska osoby materialnie odpowiedzialnej;
b) poprawianie ceny i wartości spisanych składników;
c) poprawianie symboli indeksów, wartości i ceny, stwierdzonej ilości lub nazwy
spisywanych składników, bez umieszczenia parafek osoby nanoszącej poprawki
i parafy osoby materialnie odpowiedzialnej.
Działania takie są naruszeniem obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej, tj. § 16
ust. 1 „ dane na arkuszach spisów z natury wpisuje się w sposób trwały atramentem
(…) . Niedopuszczalne jest (…) zamazywanie, przerabianie, wycieranie (…)
dokonanych zapisów” oraz § 16 ust. 2 „poprawianie błędnego zapisu może być
dokonane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie treści lub kwoty
prawidłowej w ten sposób, aby treść i kwotę błędnego zapisu można było odczytać.
Obok zapisu poprawionego zamieścić powinien swój podpis członek zespołu
spisowego i osoba materialnie odpowiedzialna.”;
7) arkusze spisowe nr 000066; 00067-69; 00071-72, 00076; 00081-82; 00086; 0008889; 00093; 00095; 000099; 00104; 00107-108; 00111-117; 000120; 000124; 000127
nie zostały prawidłowo zakończone (pozostały niewypełnione wiersze po ostatniej
wpisanej pozycji);
8) na arkuszach spisowych nr 00067; 00081; 00083; 00084; 00108 brak jest podpisów
osób materialnie odpowiedzialnych;
9) w dokumentacji inwentaryzacyjnej brak jest informacji potwierdzającej
przeprowadzanie kontroli pracy zespołów spisowych (odrębny protokół lub
sprawozdanie z czynności; parafa na marginesie arkusza spisowego przy
kontrolowanej pozycji spisowej). Wg § 18 ust. 1 obowiązującej instrukcji
inwentaryzacyjnej „spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez
przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kontrolerów przez niego
wyznaczonych, (…) w toku kontroli należy zbadać, czy zespoły spisowe działają
zgodnie z przepisami o przeprowadzaniu inwentaryzacji (…)”.
Likwidacja składników majątku
Biblioteka posiada procedury gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku
ruchomego o niskiej wartości oraz procedurę sprzedaży środków trwałych ustalone
zarządzeniami Dyrektora WBP, odpowiednio nr 1/09/2014 i nr 37/2010. Zasady likwidacji
składników wyposażenia/majątku zawiera instrukcja obiegu i kontroli dokumentów
wprowadzona zarządzeniem nr 16/03 Dyrektora Biblioteki z dnia 15 grudnia 2003 r.
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 10 z 12
W myśl powołanych wyżej zarządzeń, przydatność składników majątkowych do dalszego
użytkowania, powinna być poddawana ocenie komisji ds. gospodarki majątkowej, do zadań
której należy kwalifikowanie składników jako zbędnych lub zużytych i wnioskowanie co do
dalszego sposobu ich zagospodarowania, tj. sprzedaż ofertową lub likwidację (surowce
wtórne lub zniszczenie). Likwidacja składników majątkowych należy do komisji likwidacyjnej.
Kontroli poddano losowo wybrane postępowania likwidacyjne składników wyposażenia (m.in.
krzesła, wykładziny dywanowe, szafy, firanki, drukarki, sprzęt komputerowy, czajnik
elektryczny, zgrzewarki do folii), tj. 3 z 15 w roku 2014 i 3 z 12 w roku 2015. Stwierdzono, że:
1) dokumentacja likwidacji składników majątkowych sporządzana była dla
każdego postępowania odrębnie i składała się z protokołu likwidacji oznaczonego
numerem i datą zawierającego wykaz składników majątkowych, a załączniki do
protokołu likwidacji stanowi wniosek komisji o dokonanie fizycznej likwidacji lub
przekazanie do utylizacji i wykreślenie ze stanu inwentarza, z decyzją Dyrektora
WBP;
2) wykreślenie składników majątku z ewidencji księgowej następowało na podstawie
decyzji Dyrektora WBP;
3) w przypadkach likwidacji składników majątkowych podlegających obowiązkowej
utylizacji tzw. elektrośmieci, sprzęt był gromadzony w ciągu roku i przekazywany
jednorazowo specjalistycznej firmie, która wystawiała tzw. kartę przekazania odpadu,
podając rodzaj i masę przejętego elektrosprzętu;
4) w dokumentacji brak jest protokołów fizycznej likwidacji składników majątku
i odzyskania np. złomu lub innych części;
5) w okresie kontroli Dyrektor Biblioteki powołał Komisję likwidacyjną na okres do
31 grudnia 2016 r., której zadaniem jest m.in. sporządzanie na bieżąco wymaganej
procedurami likwidacyjnymi składników majątkowych dokumentacji.
Przedstawiając powyższe poleca się:
1) udokumentować powołanie i skład Rady Naukowo-Programowej WBP
im. H. Łopacińskiego w Lublinie;
2) przestrzegać postanowień art. 14 ust. 2 ustawy o bibliotekach z dnia 27 czerwca
1997 r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 642, z późn. zm.);
3) dokonywać odprowadzania przychodów z punktów sprzedaży wyposażonych w kasy
fiskalne do kasy głównej w terminach wskazanych w aktualnie obowiązującej
Instrukcji kasowej;
4) opracować regulamin wynagradzania z uwzględnieniem obowiązujących przepisów
prawa w tym zakresie. Mając na uwadze równe traktowanie pracowników, zwrócić
szczególną uwagę na formułowanie kryteriów premiowania (m.in. przepracowanie
w Bibliotece co najmniej 3 miesięcy, premia bilansowa);
5) zaprzestać przyznawania premii zastępcom dyrektora i głównemu księgowemu
stosownie do przepisu art. 5 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 11 z 12
kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. 2013 r. poz. 254 z późn. zm.,
obecnie Dz. U. 2015 r. poz. 2099);
6) przestrzegać zasad wykonywania kontroli dowodów finansowo księgowych,
określonych w obowiązującej instrukcji obiegu i kontroli dokumentów WBP w Lublinie;
7) stosować w pełni zasady przeprowadzania inwentaryzacji zawarte w obowiązującej
instrukcji inwentaryzacyjnej.
W terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego,
ma Pan Dyrektor prawo zgłosić do Marszałka Województwa Lubelskiego umotywowane
zastrzeżenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
Zarząd Województwa Lubelskiego oczekuje od Pana Dyrektora, w terminie
miesięcznym od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji
o podjętych działaniach na rzecz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach
niepodjęcia takich działań.
z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA
WICEMARSZAŁEK
/-/ Krzysztof Grabczuk
Wystąpienie do WBP (KA-I.1711.10.2016.HM)
Strona 12 z 12