tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W ŁODZI
Numer egzemplarza:
PROTOKÓŁ
KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ
I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana:
Miejskie Przedszkole nr 12
w Zgierzu
15 kwietnia – 30 kwietnia 2010 roku
Termin kontroli: 19 maja – 4 czerwca 2010 roku
8 czerwca – 16 czerwca 2010 roku
Kontrolujący
Ewa Walicka – starszy inspektor
(imię, nazwisko,
kontroli
stanowisko słuŜbowe):
Zagadnienie dotyczące wdroŜenia
przez Miejskie Przedszkole nr 12 w
Okres objęty kontrolą
Zgierzu programu oszczędzania
energii i mediów
WK 601-2/17/2010 z dnia 9 kwietnia
2010 roku
Numer i data upowaŜnienia:
WK 601-1/24/2010 z dnia 17 maja
2010 roku
Uwaga!
Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie
z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198),
z ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy.
1
PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORAŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W PRZEDSZKOLU NR 12 W ZGIERZU
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I.
USTALENIA OGÓLNE
1. DYREKTOR JEDNOSTKI
Dyrektorem Przedszkola nr 12 w Zgierzu jest Anna Helińska, której z dniem 1 września
2007 roku na podstawie Zarządzenia nr 124/V/2007 Prezydenta Miasta Zgierza z dnia 19
lipca 2007 roku powierzono stanowisko dyrektora Miejskiego Przedszkola nr 12 w Zgierzu
na okres pięciu lat szkolnych.
2. GŁÓWNY KSIĘGOWY ORAZ OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA WPROWADZANIE
DANYCH DO SYSTEMU
Głównym Księgowym w chwili podpisywania umowy była Agata Suliborska, zatrudniona
do dnia 31 lipca 2009 roku. Zaś od dnia 1 sierpnia 2009 roku do chwili obecnej Głównym
Księgowym jest Marlena Rychlik.
Z informacji złoŜonej w dniu 8 czerwca 2010 roku przez dyrektora placówki – Annę
Helińską wynika, Ŝe „Z ramienia przedszkola za wprowadzanie danych do systemu
KEGEMS jest odpowiedzialna Iwona Szewczyk, zatrudniona w Miejskim Przedszkolu nr 12
w Zgierzu od dnia 1 września 1996 roku, a od 1 września 2007 roku pełniąca funkcję
samodzielnego referenta. UpowaŜnienie do prowadzenia spraw związanych z realizacją
tego programu oraz przekazywania danych firmie REUS wydałam pani Szewczyk dnia 14
października 2008 roku. UpowaŜnienie powyŜsze nie przewidywało zwiększenia
wynagrodzenia dla pani Szewczyk”.
Przedstawiono upowaŜnienie wystawione przez Annę Helińską – dyrektora przedszkola z
dnia 14 października 2008 roku dla Iwony Szewczyk do współpracy z firmą REUS.
II.
USTALENIA SZCZEGÓŁOWE
PrzedłoŜono do kontroli umowę nr 09/09/2008/MMR zawartą w dniu 13
października 2008 roku pomiędzy Miejskim Przedszkolem nr 12 w Zgierzu
reprezentowanym przez Annę Helińską – Dyrektora a firmą REUS z Wrocławia
reprezentowaną przez Lesława Gajewskiego – Prezesa Zarządu.
Treść umowy jest identyczna jak umowy zawarte z innymi przedszkolami,
tj. przewidziane są te same obowiązki firmy REUS, obowiązki placówki oświatowej,
wynagrodzenie – kwota 8.978,42 zł brutto (w tym za wykonanie prac przewidzianych do
realizacji w 2008 roku – 3.812,30 zł brutto).
Kontrolującej przedłoŜono dwa pisma od REUS-a: z dnia 14 października 2008 roku,
dotyczące informacji o dostępie do aplikacji KEGEMS za pośrednictwem odpowiedniego
loginu i hasła oraz z dnia 28 października 2008 roku, dotyczące monitoringu zuŜycia
energii i mediów, z którego wynika, Ŝe zgodnie z podpisaną umową, firma REUS zwróciła
się z prośbą o systematyczne przesyłane drogą pocztową bądź faxem kopii faktur za
wszystkie zuŜyte media raz na dwa miesiące oraz o informowaniu o wszelkich
planowanych jak i odbytych w tym okresie zmianach w instalacji elektrycznej, wodnokanalizacyjnej oraz ciepła. Ponadto poprosiła o informowaniu na bieŜąco o zakupie bądź
wycofywaniu odbiorników istotnie wpływających na wartość zuŜytych mediów oraz o
przesłaniu kopii aktualnych umów z dostawcami poszczególnych mediów (energia
elektryczna, woda, ciepło, gaz i.t.d.), a w przyszłości o nowe lub teŜ uaktualnione kopie
umów.
2
PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORAŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W PRZEDSZKOLU NR 12 W ZGIERZU
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W związku z zawarciem umowy firma REUS wystawiła następujące faktury VAT:
*nr 18/10/2008 z dnia 14 października 2008 roku na kwotę 1.454,55 zł brutto, brak
daty wpływu do przedszkola – na odwrocie faktury pieczątki, iŜ sprawdzono pod
względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym dnia 28 października 2008
roku, zatwierdzono do zapłaty brak daty, przelew dnia 28 października 2008 roku,
*nr 40/10/2008 z dnia 14 października 2008 roku na kwotę 2.357,76 zł brutto, brak
daty wpływu do przedszkola – na odwrocie faktury pieczątki, iŜ sprawdzono pod
względem formalno-rachunkowym i merytorycznym dnia 12 grudnia 2008 roku,
zatwierdzono do zapłaty dnia 12 grudnia 2008 roku. Przelew w dniu 12 grudnia 2008
roku. Zapłata nastąpiła niezgodnie z terminem zawartym w umowie, a
mianowicie winno być dnia 1 marca 2009 roku;
*nr 26/09/2009 z dnia 23 września 2009 roku na kwotę 1.307,80 zł brutto, brak daty
wpływu do przedszkola – na fakturze pieczątki, iŜ sprawdzono pod względem
formalno-rachunkowym i merytorycznym dnia 9 października 2009 roku,
zatwierdzono do zapłaty dnia 9 października 2009 roku, do faktury załączono
powiadomienie o cesji wierzytelności z dnia 23 września 2009 roku, z którego wynika,
iŜ w związku z Umową Cesji z dnia 2 lutego 2009 roku zawartej przez firmę REUS z
Mateuszem Kuczakiem z Głogowa prowadzącym działalność gospodarcza pod nazwą
„M&M Kuczak” z dniem 2 lutego 2009 roku firma REUS dokonała przelewu
przysługujących wierzytelności w kwocie 2.779,02 zł na rzecz firmy „M&M Kuczak” z
Głogowa. W związku z tym spełnienie ww. świadczenia naleŜy dokonać na rzecz firmy
„M&M Kuczak”. Przelew dnia 9 października 2009 roku.
Nie przedstawiono harmonogramu, na podstawie którego placówka miała
dokonywać wpisów danych z liczników do Aplikacji.
Pozycje zawarte w załączniku nr 1 do umowy - Specyfikacji działań objętych
Programem ZrównowaŜonego Oszczędzania Energii i Mediów nie odpowiadały
cenom wymienionym w Analizie PrzedwdroŜeniowej firmy REUS.
Na spotkaniu w dniu 1 marca 2010 roku firma REUS przedstawiła „Raport Systemu
Monitoringu Mediów Zgierz październik 2008 – sierpień 2009”, który obejmował równieŜ
kontrolowaną placówkę.
W przedłoŜonym Raporcie Rocznym stwierdzono względem Przedszkola nr 12
następujące braki:
1. brak ujęcia w charakterystyce zuŜyć mediów: wody i ciepła szkoły,
2. brak analizy wykorzystania mocy zamówionej ciepła – ustalono, Ŝe
placówka ogrzewana jest gazem z własnej kotłowni.
W dniu 7 czerwca 2010 roku wystąpiono z pismem zawierającym pytania do dyrektora
przedszkola – Anny Helińskiej o następującej treści:
1.Proszę podać okoliczności podpisania umowy z firmą REUS?
Jak wyglądał etap zakończony zawarciem umowy?
Czy przedszkole dokonywało jakiejś analizy materiałów przedstawionych przez firmę
REUS w Studium PrzedwdroŜeniowym czy innych (np. na naradzie dyrektorów w sierpniu
2008 roku)?
Czy przedszkole dokonało analizy celowości zawarcia umowy z firmą REUS?
Czy były ustalane warunki podpisania umowy?
3
PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORAŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W PRZEDSZKOLU NR 12 W ZGIERZU
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Czy przedszkole dokonała analizy wynagrodzenia - stawek wymienionych w umowie?
Czy są na to jakieś notatki słuŜbowe, protokoły ze spotkań?
2. Kto jest osobą odpowiedzialną za wprowadzanie danych do systemu KEGEMS, zgodnie z
obowiązkami wynikającymi z zawartej w dniu 13.10.2008 roku umowy z firmą REUS?
Czy w związku z powyŜszym została zatrudniona nowa osoba?
Czy ewentualnie powierzono te zadania pracownikowi w ramach jego dotychczasowych
obowiązków (potwierdzenie przyjęcia nowych zadań)?
Czy zwiększono mu w związku z tym wynagrodzenie?
Czy powierzenie nowych obowiązków nastąpiło pisemnie?
3. Czy oprócz szkolenia przeprowadzonego po zawarciu umowy w październiku 2008 roku
przez firmę REUS, nadaniu loginu, przekazaniu nalepek motywujących, przedstawieniu
niekompletnego Rocznego Raportu, firma REUS wykonywała jeszcze jakieś działania bądź
kontaktowała się telefonicznie lub osobiście z placówką?
Przedstawiała np. miesięczne analizy, raporty?
Dodatkowo udzielała porad, sygnalizowała, Ŝe nie otrzymuje od placówki kompletnych
danych?
1. Czy firma uzupełniła zestaw etykiet motywujących w 2009 oraz 2010 roku, o czym mowa
w umowie - Specyfikacji działań objętych programem?
2. Czy sygnalizowała Pani Dyrektor firmie REUS, Ŝe w opracowanym przez nią Raporcie
Rocznym są braki dotyczące pani placówki? Czy były sporządzone jakieś notatki z
rozmów telefonicznych z przedstawicielami firmy REUS, maile w ww. kwestii?
3. Jak działa program KEGEMS w Waszej jednostce, tzn.:
Jak często logujecie się w systemie KEGEMS?
Kiedy dokonujecie spisania danych z liczników energii elektrycznej, wody i gazu i
wpisujecie je logując się w systemie KEGEMS?
Ponadto otrzymując
wynikających?
faktury
za
media,
kiedy
następuje
wpisanie
kwot
z
nich
Czy jest prowadzone jakieś zestawienie wpisywania danych z liczników i faktur?
4. Czy wdroŜona Polityka Oszczędzania Energii i Mediów doprowadziła do jakiś konkretnych
działań ze strony szkoły w celu zwiększenia oszczędności?
Czy są juŜ widoczne efekty polityki?
Jeśli tak, proszę podać jakie?
Czy uzyskaliście zmniejszenie kosztów poboru energii elektrycznej, wody i ciepła/gazu
porównując okres przez zawarciem umowy z czasem juŜ po zawarciu umowy do dnia
4
PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORAŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W PRZEDSZKOLU NR 12 W ZGIERZU
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dzisiejszego (faktury, stany liczników, zmniejszenie mocy zamówionej). Proszę o podanie
konkretnych przykładów i kwot?
Oczekiwany termin odpowiedzi: dnia 9 czerwca 2010 roku, godz. 14.00.
W dniu 9 czerwca 2010 roku Anna Helińska złoŜyła wyjaśnienia w powyŜszych kwestiach:
1. (…)1 nie uczestniczyłam w spotkaniu zorganizowanym przez Wydział Oświaty w dniu
25 sierpnia 2008 roku w Urzędzie Miasta Zgierza.
Dnia 13 października 2008 roku w Szkole Podstawowej nr 4 w Zgierzu zostało
zorganizowane spotkanie dyrektorów placówek oświatowych ze Zgierza, w celu
przedstawienia przez przedstawiciela firmy REUS Polska Sp. z o.o. załoŜeń Programu
ZrównowaŜonego Oszczędzania Energii i Mediów. Przekazano równieŜ informacje
dotyczące działania tego programu w innych miejscowościach oraz efektach
oszczędnościowych jakie ten program przyniósł.
Program oszczędnościowy przedstawiony przez firmę REUS wydał mi się na tyle
atrakcyjny i zgodny z działalnością przedszkola, skierowana ku oszczędnemu
gospodarowaniu energią, wodą, gazem oraz działaniom proekologicznym, Ŝe podczas
tego spotkania podpisałam umowę z przedstawicielem firmy REUS, której przedmiotem
było wdroŜenie Programu ZrównowaŜonego Oszczędzania Energii i Mediów w Miejskim
Przedszkolu nr 12 w Zgierzu, w którym zatrudniona jestem na stanowisku dyrektora.
Warunki
umowy,
kwoty
wynagrodzenia
za
prowadzenie
programu
wynegocjowane przez UMZ, a więc nie dokonywałam tego samodzielnie.
zostały
2. Odpowiedź na pytanie nr 2 została zawarta we wcześniejszym fragmencie protokołu.
3. Oprócz szkolenia przeprowadzonego po zawarciu umowy, nadaniu loginu, przekazaniu
nalepek motywujących i przedstawieniu Rocznego Raportu, firma REUS nie kontaktowała
się z przedszkolem.
Jednorazowo za pośrednictwem Wydziału Oświaty zostaliśmy poinformowani o nie
zamieszczeniu w systemie KEGEMS danych z faktury za wodę ścieki za okres od dnia 19
listopada do dnia 15 grudnia 2008 roku. Niezwłocznie po uzyskaniu tej informacji pani
Iwona Szewczyk uzupełniła dane wpisując je do systemu.
Kilkakrotnie teŜ kontaktowałyśmy się telefonicznie z przedstawicielem firmy w sprawach
związanych z technicznymi problemami, jakie miałyśmy z wprowadzaniem danych do
systemu. Problemy te były niezwłocznie rozwiązywane.
4. Materiały w formie etykiet motywujących zostały zgodnie z umową przekazane naszej
placówce drogą pocztową.
5. Wyjaśniałam w rozmowie telefonicznej z panem Kozłowskim brak naszego przedszkola
w tabeli przedstawiającej oszczędności, będącej częścią Rocznego Raportu. Uzyskałam
informację, iŜ w placówce nie stwierdzono oszczędności, w związku z czym Przedszkole
nie zostało zamieszczone w powyŜszej tabeli.
6. Zgodnie z pismem nr REUS/46/10/2008, skierowanym przez firmę REUS Polska Sp.
z o.o. do mnie w dniu 28 października 2008 roku, w terminie od października 2008 roku
do lipca 2009 roku (załączam kopię pisma) dane z faktur przychodzących do placówki za
energię cieplną, energię elektryczną, gaz i wodę, były systematycznie wpisywane do
systemu KEGEMS. Dodatkowo faktury te były przesyłane faxem do firmy REUS (kaŜda z
wysłanych faktur posiada potwierdzenie przesłania).
1
Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2
ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia
23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr
Walczak.
5
PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORAŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W PRZEDSZKOLU NR 12 W ZGIERZU
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Natomiast stany liczników energii elektrycznej, energii cieplnej i wody (bez gazu, który w
naszej placówce jest zuŜywany jedynie do przygotowania posiłków), zgodnie z informacją
mailową (brak potwierdzenia informacji) od czerwca 2009 roku są spisywane w
poniedziałek – o godz. 9.00 i w piątek – o godz. 14.00 i na bieŜąco wpisywane są do
systemu KEGEMS. Pani Iwona Szewczyk kontrolnie prowadzi zeszyt ze spisywanymi
stanami powyŜszych liczników, a takŜe segregator zawierający kserokopie wysyłanych
faktur wraz z potwierdzeniami przesłania ich faxem do firmy REUS.
W lipcu 2009 roku wprowadzając dane do systemu, Iwona Szewczyk zauwaŜyła, Ŝe dane
z przesłanej wcześniej faktury zostały juŜ wprowadzone przez pracownika REUS.
Niezwłocznie pani Szewczyk skontaktowała się z przedstawicielem REUS – (…)2, z którą
wspólnie ustaliły, iŜ następne faktury za poszczególne media, będą jedynie przesyłane
faxem do firmy REUS, natomiast dane z tych faktur do systemu będą wprowadzane przez
pracownika REUS. Miało to zapobiec dublowaniu wpisów danych z faktur do systemu.
Taka sytuacja trwa do chwili obecnej.
7. Program ZrównowaŜonego Oszczędzania Energii i Mediów jest nadal realizowany w
naszym przedszkolu. Nie zauwaŜamy w obecnej chwili oszczędności z nich wynikających,
jednak czynimy działania aby ten stan rzeczy poprawić. Np. latem 2009 roku
rozpoczęliśmy całkowitą wymianę instalacji elektrycznej i oświetlenia w przedszkolu,
która jest nadal kontynuowana i ma doprowadzić do oszczędności w zakresie zuŜycia
energii elektrycznej w naszej placówce.
W dniu 8 lipca 2010 roku został podpisany aneks nr 1 do umowy zawartej w dniu 13
październiku 2008 roku z firmą REUS, zmniejszający wynagrodzenie firmy REUS.
Postanowiono, Ŝe wartość całej umowy na podstawie załącznika nr 1 wynosi 8.503,66zł
brutto (kwota do zapłaty za działania do realizacji w poszczególnych latach 2010/2011
wyniosła 1.149,55 zł, a w 2012 roku – 1.084,46 zł). Wszelkie pozostałe postanowienia
umowy pozostały bez zmian.
Dyrektor kontrolowanej placówki oświatowej zawarł ww. umowę z firmą REUS bez
stosownego upowaŜnienia Prezydenta Miasta Zgierza, co jest niezgodne z przepisem
art.188 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych oraz zapisem paragrafu 19 pkt 8
zawartym w uchwale Rady Miasta Zgierza z dnia 19 grudnia 2007 roku w sprawie
uchwalenia budŜetu Miasta Zgierza na 2008 rok, zgodnie z którym Prezydent Miasta
Zgierza został upowaŜniony przez Radę Miasta do przekazania uprawnień innym
jednostkom organizacyjnym jednostki samorządu terytorialnego do zaciągania
zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla
zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływa w roku następnym.
Pytania kontrolującej oraz odpowiedzi na nie złoŜone przez Dyrektora Przedszkola nr 12 w Zgierzu
– Annę Helińską stanowią załącznik nr 1 protokołu kontroli.
Akta kontroli od strony 1 do strony 25 stanowią załącznik nr 2 do protokołu kontroli.
2
Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2
ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia
23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr
Walczak.
6
PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORAŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W PRZEDSZKOLU NR 12 W ZGIERZU
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
III.
USTALENIA KOŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI.
Protokół zawiera 7 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia
kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli Miejskiego Przedszkola nr 12 w Zgierzu.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby:
1. Anna Helińska – Dyrektor Miejskiego Przedszkola nr 12
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki:
1. Pytania kontrolującej i wyjaśnienia złoŜone przez Annę Helińską.
2. Zestawienie akt kontroli.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano
w dniu 24 września 2010 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami
pozostawiono w Miejskim Przedszkolu nr 12 w Zgierzu.
Kierownika jednostki i Głównego Księgowego poinformowano o przysługującym mu
prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania
pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący:
Jednostka kontrolowana:
......................................
(Ewa Walicka)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
...................................................................................................
(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
7