FBC.V.431.2.2015
Transkrypt
FBC.V.431.2.2015
WOJEWODA OPOLSKI Opole, 7 września 2015 r. FBC.V.431.2.2015 Sprawozdanie z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej1 w Urzędzie Miejskim w Głuchołazach (dalej: Urząd) w trybie uproszczonym w dniach od 12 do 17 sierpnia 2015 r. przez Zbigniewa Golę – starszego inspektora w Wydziale Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, na podstawie upoważnienia Wojewody Opolskiego z dnia 7 sierpnia 2015 r., znak: FBC.V.057.22.2015. Przedmiot kontroli: sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych w 2014 r. w zakresie zadań własnych dotyczących pomocy materialnej dla uczniów. Kontrola miała na celu sprawdzenie wykonania zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Opolskiego znak: FBC.V.431.15.2014 z dnia 2 grudnia 2014 r. oraz rzetelności udzielonych przez Burmistrza Głuchołaz informacji o podjętych działaniach w zakresie usunięcia nieprawidłowości2. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ewidencji kontroli zewnętrznych, prowadzonej w Urzędzie pod poz. 7. Ustalenia kontroli. W wyniku kontroli problemowej przeprowadzonej w 2014 r. w Urzędzie Miejskim w Głuchołazach przez Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu, której przedmiotem było wykorzystanie dotacji celowych udzielonych w 2013 r. z budżetu państwa w dziale 750 Administracja publiczna, rozdział 75011 Urzędy wojewódzkie na realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz zadań własnych dotyczących pomocy materialnej dla uczniów, Wojewoda Opolski wystosował do Burmistrza Głuchołaz przywołane wyżej wystąpienie pokontrolne, w którym wniósł o podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, poprzez realizację podanych niżej zaleceń. 1. Na podstawie dowodów źródłowych dokonać weryfikacji wydatków poniesionych w 2013 r. na pomoc materialną o charakterze socjalnym w formie stypendium szkolnego. 1 na podstawie art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092) , w związku z art. 175 ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 2 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.) 2 Pisma nr OŚ.4463.2.2014.OF z dnia 29 grudnia 2014 r. i 13 marca 2015 r. Opolski Urząd Wojewódzki, ul. Piastowska 14, 45-082 Opole, www.opole.uw.gov.pl, 2 2. Podjąć działania zmierzające do wyeliminowania w działalności bieżącej nieprawidłowości wynikających z niewłaściwego udokumentowania wydatków z tytułu udzielonej pomocy materialnej dla uczniów. 3. Powoływać właściwą podstawną prawną w decyzjach przyznających pomoc materialną dla uczniów w formie stypendium szkolnego. 4. Wykazywać dane w przekazywanych do Kuratorium Oświaty w Opolu rozliczeniach dotacji udzielonych na pomoc materialną dla uczniów, zgodne z faktycznym udziałem środków własnych i zakresem merytorycznym wykonanych zadań. W oparciu o przeprowadzone badanie dokumentów i innych materiałów podlegających kontroli, a także na podstawie informacji uzyskanych od Olgi Furman – inspektora w Wydziale Oświaty Urzędu, ustalono co następuje. Ad 1. Zalecenie wykonano. Kontrola wykazała, że celem wykonania zalecenia, w sposób rzetelny dokonano weryfikacji formalnej, merytorycznej i rachunkowej dokumentacji dotyczącej wydatków poniesionych w 2013 r. Na ogólną liczbę poddanych przez Wydział Oświaty analizie 410 wniosków o udzielenie pomocy materialnej o charakterze socjalnym w formie stypendium szkolnego, zrealizowanych w roku szkolnym 2012/2013 na łączną kwotę 288.098,80 zł, w przypadku 67 wniosków (16,34% zbadanych) nie udokumentowano wydatków w kwocie 11.637,77 zł. Natomiast w wyniku analizy 359 wniosków zrealizowanych w roku szkolnym 2013/2014 na łączną kwotę 183.760,10 zł, w przypadku 16 wniosków (4,46% zbadanych), nie udokumentowano 809,66 zł. Ogółem uznano za nieudokumentowane w 2013 r. wydatki w kwocie 12.447,43 zł. Dotację celową w kwocie 9.957,93 zł stanowiącą 80% wydatków uznanych w wyniku weryfikacji za nieudokumentowane, Gmina Głuchołazy zwróciła na rachunek Wojewody Opolskiego w dniu 13 marca 2015 r. Wymienione kwoty wykazano w przekazanej Wojewodzie Opolskiemu informacji z dnia 13 marca 2015 r. o wykonaniu zalecenia ujętego w punkcie 1 wystąpienia pokontrolnego. Ad 2. Zalecenie wykonano. Z przedłożonej dokumentacji wynika, że Wydział Oświaty podejmował starania mające na celu wyeliminowanie w działalności bieżącej nieprawidłowości, polegających na niewłaściwym udokumentowaniu wydatków z tytułu udzielonej pomocy materialnej dla uczniów. W szczególności zobowiązano dyrektorów szkół do informowania rodziców o sposobie udokumentowania poniesionych wydatków, a także przesłano wnioskodawcom, wraz z decyzją przyznającą świadczenie, katalog wydatków oraz informacje m.in. o terminach dostarczania faktur i rachunków. Do kontroli sprawdzającej wybrano w sposób losowy 20 wniosków, na podstawie których wydano decyzje przyznające stypendium w okresie wrzesień-grudzień 2014 r. 3 (6,27% złożonych wniosków), na łączną kwotę 8.183,23 zł (7,10% wydatków poniesionych w tym okresie w kwocie 115.299,95 zł). Ustalono, że świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym przyznane zostały zgodnie z art. 90d ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty3 oraz regulaminem ustalonym przez Radę Miejską w Głuchołazach4. Stypendia wypłacono w formie refundacji wydatków poniesionych na cele edukacyjne. Wydatki, które zgodnie z wydanymi decyzjami zakwalifikowane zostały do rozliczenia przyznanego stypendium, obejmowały m.in.: zakup książek, przyborów szkolnych i artykułów piśmiennych, biletów miesięcznych, obuwia i odzieży sportowej, abonamentu internetowego. Na podstawie dokumentów źródłowych stwierdzono, że podstawą wypłat stypendiów szkolnych były oryginalne faktury VAT lub rachunki uproszczone potwierdzające poniesione wydatki. Ad 3. Zalecenie wykonano. Zbadane decyzje przyznające pomoc materialną dla uczniów w formie stypendium szkolnego w okresie wrzesień-grudzień 2014 r. zawierały elementy wymagane przepisem art. 107 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego5. W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie strony były informowane o przyczynach zwłoki w wydaniu decyzji oraz o nowym terminie załatwienia sprawy. Ad 4. Zalecenie wykonano. W sprawozdaniu z realizacji zadań z zakresu pomocy materialnej dla uczniów w formie stypendium i zasiłków szkolnych za 2014 r., obejmującym rozliczenie otrzymanej dotacji, prawidłowo wykazano otrzymaną kwotę dotacji 268.988 zł oraz kwotę dotacji uznaną za wykorzystaną i rozliczoną 249.791,16 zł, a także udział środków własnych w realizacji zadań z zakresu pomocy materialnej dla uczniów w kwocie 62.447,79 zł (20%). W części obejmującej okres wrzesień – grudzień 2014 r. wykazano zgodnie ze stanem faktycznym liczbę złożonych wniosków o przyznanie stypendium szkolnego 356 oraz liczbę przyznanych stypendiów 319, a także liczbę 2 wniosków o przyznanie zasiłku szkolnego, na podstawie których przyznano zasiłki na kwotę 704 zł. Wymienione liczby były zgodne z rejestrem złożonych wniosków i spisem spraw (oznaczenie teczki 4462) prowadzonym przez Wydział Oświaty. Kontrola wykazała zasadność niezrealizowania 37 wniosków o przyznanie stypendium szkolnego. W związku z tym, że w trakcie kontroli sprawdzającej nie stwierdzono w badanym zakresie nieprawidłowości, nie zachodzi konieczność wydania zaleceń pokontrolnych. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm. Uchwała nr XXII/227/12 Rady Miejskiej w Głuchołazach z dnia 26 września 2012 r. w sprawie ustalenia regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Głuchołazy. 5 Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm. 3 4 4 Zgodnie z przepisami określonymi w art. 52 ust. 5 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli.