Zapytania i odpowiedzi

Dotyczy postępowania: Znak: 26.5.2016
Przetargowego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn: Digitalizacja
dokumentów przechowywanych w Archiwum Państwowym w Szczecinie.
W odpowiedzi na pytania z dnia 04.07.2016 r.
Pytanie 1.
W Załączniku Nr 1 do siwz część I czytamy: „Przedmiotem usługi jest wykonanie ok.
200.000 skanów stron dokumentów archiwalnych od formatu A5 do A0 i większych
nieformatowych.”
Prosimy o informację jakie ilości dokumentów przeznaczone SA do digitalizacji w każdym z
formatów tj. A5, A4, A3, A2, A1, A0 i większym niż A0.
Czasy skanowania dokumentów np. A5 i A0 różnią się diametralnie. A zatem informacja ta
jest NIEZBĘDNA do prawidłowej oszacowania roboczogodzin niezbędnych do
zeskanowania przedmiotu zamówienia. Brak tej informacji uniemożliwi przeprowadzenie
poprawnej kalkulacji oferty.
Odpowiedź:
Zamawiający szacuje, iż liczba dokumentów przedstawia się w następujących proporcjach:
formaty A5-A3: 15%
formaty A2-A1: 45%
formaty A0 i większe: 40%
Zamawiający pod pojęciem formatu nie definiuje jego dokładnej wielkości w cm tylko, a
jedynie wskazuje orientacyjny obszar dokumentu, który podlegać będzie skanowaniu.
Jednocześnie Zamawiający podtrzymuje, iż umożliwi zapoznanie się z materiałami
archiwalnymi przeznaczonymi do digitalizacji po uzgodnieniu i ogłoszeniu terminu spotkania
ze Zleceniobiorcami. Informacja ta zawarta była w Opisie Przedmiotu Zamówienia (Zał. nr 1
do SIWZ).
Pytanie 2.
W Załączniku Nr 1 do siwz część I czytamy: „W 1/3 dokumenty są wytworzone na papierze o
strukturze jednorodnej, a pozostała część to mapy, rysunki techniczne zapisane na bardzo
grubym papierze, kalce technicznej, papierze ozalidowym, czy papierze przebitkowym.”
Prosimy o informację która z powyższych kategorii papieru jest grubości powyżej 2mm aż do
3mm i jaka jest ilość skanów wymagających tego rodzaju szczeliny.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, iż są to przede wszystkim plany i rysunki techniczne zapisane lub
podklejone na grubym kartonie lub brystolu, niejednokrotnie przekraczające grubość 2 mm.
Pytanie 3.
W Załączniku Nr 1 do siwz część IV określono format plików wyjściowych. Jednocześnie nie
określono tak istotnych parametrów jak rozdzielczość oraz tryb koloru.
Prosimy o informację w jakiej rozdzielczości będzie odbywać się skanowanie.
Prosimy jednocześnie określić ilości skanów w rozdzielczości 300, 400, 600, większej niż 600
dpi.
Czasy skanowania dokumentów w rozdzielczości np. 300dpi i 600dpi różnią się diametralnie.
A zatem informacja ta jest NIEZBĘDNA do prawidłowej oszacowania roboczogodzin
niezbędnych do zeskanowania przedmiotu zamówienia. Brak tej informacji uniemożliwi
przeprowadzenie poprawnej kalkulacji oferty.
Odpowiedź:
Usługa musi być realizowana zgodnie z zgodnie z Zarządzeniem Nr 14 Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwów
państwowych.
Pytanie 4.
W Załączniku Nr 1 do siwz część IV czytamy: „Po wykonaniu digitalizacji Wykonawca
zobowiązany jest do naświetlenia plików na standardową taśmę mikrofilmową 35 mm x 30,5
m w technologii negatywowej.”
Prosimy o potwierdzenie, czy proces ten dotyczy każdego zeskanowanego w ramach
przedmiotu zamówienia skanu.
Odpowiedź:
Zamawiający potwierdza, proces ten dotyczy każdego zeskanowanego w ramach przedmiotu
zamówienia dokumentu tj. każdego wykonanego skanu.
Pytanie 5.
W Załączniku Nr 1 do siwz część IV czytamy: „Dodatkowo, w celu zweryfikowania
parametrów konwertera, przed podpisaniem umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy,
którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, odpowiednio przygotowany plik
formatu A0 do naświetlenia na mikrofilm w celu jego oceny.”
Powyższe zastrzeżenie jest nieostre i niekompletne. Brakuje w nim kryteriów oceny którymi
zamierza kierować się Zamawiający. Prosimy o ich szczegółowe wyspecyfikowanie bądź
usunięcie tego zapisu.
Odpowiedź:
Plik A0 posiada rozdzielczość 200dpi i zawiera biało-czarne znaki graficzne o dokładności 1
piksel, np. linie równoległe czarne i białe o grubości 1 piksela. Zamawiający sprawdzi, czy na
wykonanym mikrofilmie widoczne są te znaki graficzne, np. przerwy miedzy liniami.
Pytanie 6.
W Załączniku Nr 1 do siwz część IV czytamy: „Zamawiający oczekuje, aby materiały
filmowe 16 i 35 mm oraz taśmy magnetofonowe zostały oczyszczone mechanicznie,
doklejone brakujące rozbiegówki i podklejenia oraz zakonserwowane”.
Prosimy o wyjaśnienie na czym według Zamawiającego ma polegać „mechaniczne”
czyszczenie oraz konserwacja.
Odpowiedź:
Zamawiający pod mechanicznym oczyszczeniem i konserwacją rozumie usunięcie
ewentualnego kurzu, tłuszczu (np. ślady po palcach) czy drobin piasku.
Pytanie 7.
W bieżącym postępowaniu połączono zlecenie digitalizacji 200 000 stron materiałów
papierowych z digitalizacją raptem 2 godzinnych materiałów audio video z jednoczesnym
wyłączeniem podwykonawstwa.
Na rynku funkcjonuje tylko jeden podmiot który zajmuje się digitalizacją piśmiennictwa i
jednocześnie usiłuje skanować sporadycznie materiały audio i wideo tj. Digital Center Sp. z
o.o. Takie monozadaniowe opisanie przedmiotu zamówienia gwarantuje zatem absolutne
wykluczenie ofert konkurencyjnych w stosunku do ww. firmy. Wydaje się też niemal
pewnym, że taki jest wyłącznie cel dołączenia nikłej ilości materiałów audio wideo do
znacznie większej części digitalizacji materiałów papierniczych. Powyższe w sposób
oczywisty narusza podstawową zasadę wynikająca z art. 7 ust. 1 ustawy, w myśl której
Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie w sposób zapewniający
zachowanie uczciwej konkurencji.
W związku z powyższym wnosimy o wyłączenie digitalizacji materiałów audio video do
osobnego zadania.
Odpowiedź:
Zamawiający mając na uwadze bezpieczeństwo przeznaczonych do digitalizacji zasobów, ich
wartość historyczną i unikatowość nie dopuszcza możliwości zatrudnienia podwykonawców
(SIWZ Rozdział II, pkt. 11).
Jednocześnie jednak Zamawiający nie zastrzega braku możliwości realizacji Zamówienia
wspólnie z innym Wykonawcą, posiadającym wiedzę i doświadczenie z zakresu digitalizacji
materiałów audio i wideo, co uwzględnione zostało w SIWZ Rozdział II pkt. 12.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ.
Pytanie 8.
W Załączniku Nr 1 do siwz część IV czytamy: „Rozdzielczość np. SD/PAL, zapisane w
kontenerze AVI”
Zwracamy uwagę, że sformułowanie wymagań rozdzielczości na tak niskim poziomie stoi w
sprzeczności z jakimikolwiek współczesnymi normami digitalizacji materiałów filmowych
potwierdzonych dodatkowo przez NIMOZ:
http://nimoz.pl/upload/Programy_ministra/OCDK/Katalogi_zalecenia_2015/Katalog_Praktyk
_i_Standardow_digitalizacji_materialu_AV.pdf
Rozdzielczość SD/PAL jest już niespotykana nawet w urządzeniach AudioVideo w
gospodarstwach domowych. Wydatkowanie publicznych środków na tak nikłej jakości
digitalizację musi zatem budzić zdziwienie.
To samo dotyczy oczekiwania wykonania digitalizacji materiałów audiowizualnych
Zamawiającego w mocno stratnej jakości MPEG-4. Podobnie jest z dźwiękiem, nie
digitalizuje się materiałów do stratnego formatu mp3.
W związku z powyższym prosimy o jasne określenie realnych i współczesnych parametrów
digitalizacji materiałów audiowizualnych postępowania. Ewentualnie prosimy o
potwierdzenie, iż Zamawiający wbrew ogólnie przyjętym zaleceniom Ministra Kultury i
Dziedzictwa Narodowego oraz Narodowemu Instytutowi Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów
oczekuje digitalizacji posiadanych materiałów archiwalnych w przestarzałej i niskiej
rozdzielczości SD/PAL.
Odpowiedź:
Celem Zamawiającego jest uzyskanie informacji czy zawartość materiałów audio i wideo
przeznaczonych do digitalizacji jest zgodna z ich opisem, a także doprecyzowanie co
dokładnie znajduje się na tych taśmach oraz jaki jest ich stan techniczny. Dopiero po
zdefiniowaniu zawartości Zamawiający podejmie decyzję o docelowych parametrach, aby nie
generować dodatkowych kosztów w przypadku braku konieczności digitalizacji w wyższej
jakości.
Pytanie 9.
W Załączniku Nr 1 do siwz część IV brak jest specyfikacji dotyczącej procesu skanowania
materiałów audiowizualnych. Nie ma też żadnych wytycznych dotyczących sprzętu
niezbędnego do prawidłowej digitalizacji.
W części dotyczącej skanerów dziełowych Zamawiający niemal w komplecie przepisał
specyfikację skanerów Zeutschel na których pracuje Digital Center Sp. z o.o. W części
digitalizacji audiowizualnej takich zapisów brak.
W skrajnym przypadku np. do digitalizacji materiału audio wystarczy dowolny stary
magnetofon szpulowy oraz telefon komórkowy z dyktafonem i nadal będzie to zgodne z
SIWZ.
Dlatego celem zabezpieczenia interesu Zamawiającego prosimy o podanie minimalnej
specyfikacji sprzętowej dla skanerów taśm filmowych oraz taśm audio.
Odpowiedź:
Zamawiający poniżej przedstawia minimalne wymagania dotyczące skanowania taśm audio:
- dźwięk próbkowany z częstotliwością 48 kHz – przepływowość 256,
- zastosowane profesjonalne magnetofony szpulowe i kasetowe,
- sygnał zapisywany w komputerze.
Zamawiający wymaga, aby do digitalizacji filmów na taśmie celuloidowej zastosowane
zostały urządzenia typu telekino bez obróbki cyfrowej lub urządzenia równoważne.
Zamawiający nie dopuszcza wykorzystania urządzeń nie dedykowanych do profesjonalnej
digitalizacji materiałów audio i wideo.
Pytanie 10.
W Załączniku Nr 1 do siwz część IV brak jest elementarnych wytycznych dotyczących
procesu skanowania materiałów audiowizualnych.
Prosimy zatem o udzielenie wyjaśnień we wszystkich następujących kwestiach: czy plik
wyjściowy ma być typu full frame czy z przeplotem, czy taśmy są czarno-białe czy kolorowe,
czy skanowanie ma być na sucho czy w mokrej bramce, czy skanowanie ma być z udziałem
podczerwieni, czy bez, czy chodzi o digitalizację z czyszczeniem cyfrowym obrazu, czy tylko
o samą digitalizację.
Prosimy również o podanie współczynnika próbkowania dla dźwięku MP3.
Odpowiedź:
Zamawiający poniżej przedstawia minimalne wymagania dotyczące skanowania taśm audio:
- dźwięk próbkowany z częstotliwością 48 kHz – przepływowość 256,
- zastosowane profesjonalne magnetofony szpulowe i kasetowe,
- sygnał zapisywany w komputerze.
Zamawiający wymaga, aby do digitalizacji filmów na taśmie celuloidowej zastosowane
zostały urządzenia typu telekino bez obróbki cyfrowej lub urządzenia równoważne.
Zamawiający nie dopuszcza wykorzystania urządzeń nie dedykowanych do profesjonalnej
digitalizacji materiałów audio i wideo.
Pytanie 11.
W Załączniku Nr 1 do siwz część V czytamy: :Zamawiający powinien mieć zapewniony
dostęp do akt przekazanych do skanowania w czasie nie dłuższym niż 3 godziny”.
Powyższy limit gwarantuje przejazd z Archiwum Państwowego w Szczecinie do siedziby
firmy Digital Center Sp. z o.o. Wyklucza jednak z postępowania jakiekolwiek inne firmy z
Polski i zagranicy.
Powyższe w sposób oczywisty narusza podstawową zasadę wynikająca z art. 7 ust. 1 ustawy,
w myśl której Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie w sposób
zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji.
W związku z powyższym wnosimy o wydłużenie tego czasu do 7 godzin umożliwiając tym
samym złożenie jakiejkolwiek konkurencyjnej w stosunku do Digital Center Sp. z o.o. oferty
w przedmiotowym postępowaniu.
Odpowiedź:
Zamawiający musi zapewnić sobie ciągły dostęp do akt.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ.
Pytanie 12.
W Załączniku Nr 1 do siwz część V czytamy: :Zamawiający powinien mieć zapewniony
dostęp do akt przekazanych do skanowania w czasie nie dłuższym niż 3 godziny”.
Prosimy o określenie w jakich godzinach zamawiający może żądać dostarczenia
dokumentów. Czy może być to np. 24 w nocy czy tylko w czasie pracy archiwum.
Odpowiedź:
W godzinach pracy Archiwum Państwowego w Szczecinie tj. od poniedziałku do piątku w
godzinach 7:30 - 15:30
Pytanie 13.
W ZAŁĄCZNIKU NR 2 do opisu przedmiotu zamówienia szczegółowo opisano skaner
Zeutschel OS12002 którym dysponuje wyłącznie firma Digital Center Sp. z o.o. Dlatego
wnosimy o dokonanie następujących zmian w SIWZ:
- Sensor CCD liniowy, bez filtra Bayera
Zamawiający jest uprawniony do formułowania warunków opisujących efekt końcowy pracy
skanera. Niedopuszczalne jest przy tym wskazywanie technologii do tego używanej.
Zwłaszcza, że np. skanery i2S Cobalt A2 w testach jakościowych przeprowadzonych przez
Archiwum Państwowe w Toruniu wypadły znacząco lepiej od preferowanych przez
Zamawiajacego skanerow Zeuttschel OS12002. Dlatego wnosimy o usunięcie wymogu
skanera z CCD liniowym lub dopuszczenie skanerów CCD obszarowych bez filtru Bayera.
- Światło poruszające się ponad skanowanym obiektem podczas procesu skanowania
Nie znane nam są zalety światła „poruszającego się” względem stabilnego. Wręcz przeciwnie
wszelki ruch a trakcie procesu skanowania jest niepożądany. Zapis ten w sposób zupełnie
nieuprawniony ogranicza konkurencję. Wnosimy o jego wykreślenie.
- Światło oddolne od skanowanego obiektu o minimum 40cm. Jak dowiodły ww testy AP
Toruń równomierność oświetlenia skanerów i2S była na znacznie wyższym poziomie niż w
przypadku skanerów Zeutschel z oświetleniem oddalonym o 70cm. Dodatkowo im wyżej
oddalone jest źródło światła tym musi być ono silniejsze. Dlatego wnosimy z zmianę tego
parametru na minimum 30cm.
- Głębia ostrości pozwalająca na uzyskanie czytelnego skanu wzorca ostrości
Prosimy o podanie dokładnej i jednoznacznej definicji zwrotu „czytelny”
Odpowiedź:
- dot. Sensor CCD liniowy, bez filtra Bayera
Zamawiający nie dopuszcza matryc prostokątnych i stosowania filtra Bayera, gdyż powoduje
to konieczność stosowania programowej korekcji i obróbki skanów (interpolacja, korekcja
barwna).
Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ.
- Światło poruszające się ponad skanowanym obiektem podczas procesu skanowania
Zamawiający mając na uwadze bezpieczeństwo materiałów będących przedmiotem
zamówienia, dopuszcza możliwość wykorzystania do ich digitalizacji jedynie urządzeń
wyposażonych w światło poruszające się ponad skanowanym obiektem podczas procesu
skanowania, które minimalizuje czas naświetlenia zbiorów.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ.
- Światło oddolne od skanowanego obiektu o minimum 40cm
Zamawiający dopuszcza możliwość stosowania urządzeń wyposażonych w źródło światła
oddolne od skanowanego obiektu o minimum 30cm.
- Głębia ostrości pozwalająca na uzyskanie czytelnego skanu wzorca ostrości
Za spełniający ten wymóg Zamawiający uzna skaner, który umożliwia uzyskanie czytelnego
skanu wzorca ostrości (rozdzielczości) umieszczonego w odległości 50mm od opuszczonej
całkowicie płyty dociskowej.
Do weryfikacji czytelności skanu zostanie wykorzystany wzorzec typu NBS 1010 / ISO Chart
#2 Microcopy Resolution Test Target (T-10).
Przykład wzorca dostępny pod linkiem:
https://www.appliedimage.com/products/test-targets-and-charts-1/iso-test-charts/nbs-1010iso-chart-2-microcopy-resolution-test-target-t-10
Jednocześnie Zamawiający informuje, iż termin i miejsce składania ofert nie ulega
zmianie.