Zasady organizacji konferencji naukowych z udziałem

Załącznik do zarządzenia nr 2/2016
Dyrektora CAMK PAN
z dnia 01.02.2016
w sprawie wprowadzenia zasad
organizacji konferencji naukowych
z udziałem CAMK PAN
Zasady organizacji konferencji naukowych
z udziałem Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika PAN
1. Zasady organizacji konferencji naukowych z udziałem Centrum Astronomicznego im. M.
Kopernika PAN, dalej „Zasady”, obowiązują wszystkich pracowników Centrum
Astronomicznego im. M. Kopernika PAN, dalej „CAMK”, niezależnie od wymiaru
zatrudnienia oraz posiadanego stopnia naukowego,
2. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań, mających na celu zorganizowanie konferencji
naukowej lub uczestniczenie w imieniu CAMK w konferencji naukowej, należy
przedłożyć Dyrektorowi CAMK pisemną informację o planowanych działaniach, według
wzoru stanowiącego załącznik do niniejszych Zasad.
3. Osoba zainteresowana zorganizowaniem lub udziałem w imieniu CAMK w konferencji
naukowej, dalej „Organizator konferencji” nie jest uprawniona do rozpoczęcia
działalności informacyjnej i promującej Konferencję oraz do zaciągania jakichkolwiek
pisemnych lub ustnych zobowiązań wobec innych osób i instytucji zaangażowanych w
przygotowanie konferencji, przed uzgodnieniem warunków organizacji konferencji
naukowej lub uczestnictwa w konferencji w imieniu CAMK, bez uprzedniej pisemnej
zgody Dyrektora CAMK, o której mowa w ust.2.
4. Uzgodnienia warunków organizacji konferencji naukowej należy dokonać z
odpowiednim, przynajmniej jednomiesięcznym wyprzedzeniem przed planowanym
terminem konferencji.
5. Po uzyskaniu zgody Dyrektora CAMK, kopie informacji, o której mowa w ust.2, należy
złożyć do sekretariatu oraz do działu księgowości, celem założenia przez dział
księgowości konta księgowego dla danej konferencji i rachunku bankowego
6. Po ustaleniu kwoty zabezpieczonej w budżecie CAMK na realizację konferencji
naukowej lub udział CAMK w takiej konferencji, Organizator może przystąpić do
składania zamówień, przygotowywania projektów umów związanych z organizacją
konferencji, wysłania zaproszeń i umieszczenia na stronie CAMK informacji o
konferencji.
7. Wszelkie umowy związane z organizacją konferencji podpisywane są przez Dyrektora
CAMK lub przez osobę do tego upoważnioną po sprawdzeniu umowy pod względem
formalno-prawnym przez Radce prawnego i kontrasygnowaniu przez główną księgową.
8. Przygotowaniem treści umów oraz prowadzeniem spraw związanych z zawieraniem
umów zajmuje się Organizator konferencji.
9. W przypadku dofinansowania konferencji naukowej przez jednostki zewnętrzne, zasady
przekazania i rozliczenia środków powinny określać zawierane w tym celu pisemne
umowy.
10. W przypadku zlecania organizacji konferencji firmie zewnętrznej, należy zawrzeć z tą
firmą pisemną umowę, określającą zasady współpracy, przed przystąpieniem do
wykonania pierwszej czynności przez tę firmę.
11. W przypadku dokonywania zakupów lub zlecania usług przez Organizatora konferencji,
należy postępować zgodnie z zarządzeniem nr 2/2008 dyrektora CAMK w sprawie zasad
dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych na potrzeby Centrum
Astronomicznego im. M. Kopernika o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty
określonej w art.11 ust.8 ustawy z 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (dalej
„uPzp”) (tekst jednolity Dz. U.z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z poźn. zm.) Procedury
określone w wymienionym zarządzeniu muszą być przeprowadzone przed dokonaniem
zakupów towarów i usług.
12. Po zakończeniu konferencji należy uzupełnić prowadzoną przez sekretariat naukowy
CAMK dokumentację sprawozdawczą konferencji naukowej oraz prowadzoną przez
księgowość dokumentację rachunkową konferencji, a w szczególności przekazać kopię
zawartych umów, wzór zaproszeń i ogłoszeń oraz listę uczestników konferencji i
program konferencji naukowej.
Załącznik do zasad
organizacji konferencji naukowych
z udziałem CAMK PAN
Informacja o organizowanej konferencji naukowej.
A. INFORMACJA OGÓLNA
a. Nazwa/tytuł konferencji:
b. Miejsce i czas trwania:
c. Planowana liczba uczestników:
d. Jednostka organizująca konferencję:
e. Jednostki współorganizujące:
f. Osoba odpowiedzialna w CAMK:
g. W przypadku zlecenia organizacji firmie zewnętrznej podać dane firmy.
B. INFORMACJA MERYTORYCZNA
(zwięzły opis merytoryczny konferencji)
C. INFORMACJA FINANSOWA
a. Zestawienie planowanych kosztów:
nazwa
Koszt zaproszenia wykładowców (noclegi,
koszty podróży, wyżywienie, etc.)
Przygotowanie materiałów promocyjnych
(plakaty, strona internetowa, zaproszenia,
etc.)
Wynajęcie sal
Catering (w tym ewentualnie obiad
konferencyjny)
Transport
Inne - wymienić jakie (np. zakup materiałów
biurowych, obsługa finansowa, sprzątanie,
ochrona, recepcja)
RAZEM:
kwota
b. Planowane źródła finansowania:
nazwa
Wpływy z opłat konferencyjnych
Śródki współorganizatorów (wymienić
instytucje i preliminowane kwoty)
Inne środki (wymienić jakie i od kogo)
RAZEM:
kwota
……………………………….
miejscowość i data
……………………………………..
podpis Organizatora
Potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych
W wysokości ……………….przez główną księgową
………………………………………………………….
Podpis gł. księgowej
Akceptuję
……………………………………
Dyrektor CAMK PAN