12) Prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udzielenie

DOLNY ŚLĄSK
Sposób funkcjonowania
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego• Wrocław, listopad 2013
DOLNY ŚLĄSK
Sposób funkcjonowania
Pierwszą z przedstawianych komórką funkcjonującą w Urzędzie był
Wydział Kontroli, Skarg i Wniosków. Historycznie powstał w momencie
tworzenia Urzędu w wyniku reformy administracyjnej.
Do zadań Wydziału Kontroli, Skarg i Wniosków należy w szczególności:
(wyciąg)
1) Przeprowadzanie kontroli w:
a) jednostkach organizacyjnych Urzędu,
b) podległych województwu jednostkach organizacyjnych Województwa
w tym również na wniosek Komisji Rewizyjnej Sejmiku.
2) Opracowanie projektów kwartalnych planów i przedkładanie ich do
zatwierdzenia Zarządowi Województwa.
3) Opracowywanie programów kontroli.
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego• Wrocław, listopad 2013
DOLNY ŚLĄSK
Sposób funkcjonowania
4) Prowadzenie rejestru kontroli przeprowadzonych przez pracowników Wydziału.
5) Sporządzanie dokumentacji z kontroli oraz projektów wystąpień pokontrolnych.
6) Współdziałanie z właściwymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie
prowadzonych kontroli.
7) Nadzór nad terminowym uzyskiwaniem odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne
oraz ich analiza.
8) Sporządzanie informacji o wynikach kontroli.
9) Opracowywanie rocznych sprawozdań z przeprowadzanych kontroli
i przedstawienie ich Zarządowi Województwa.
10) Kompletowanie dokumentacji z kontroli zewnętrznych Urzędu oraz jednostek
organizacyjnych Województwa.
11) Prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków składanych i przekazywanych
do organów samorządu Województwa i Urzędu.
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego• Wrocław, listopad 2013
DOLNY ŚLĄSK
Sposób funkcjonowania
.
12) Prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej oraz
koordynacja udzielania odpowiedzi bądź odmowy udzielenia odpowiedzi.
13) Występowanie do Marszałka, zależnie od potrzeb, o powołanie w skład zespołu kontrolerów
pracowników innych jednostek organizacyjnych Urzędu bądź samorządu Województwa oraz
powoływanie biegłych i rzeczoznawców.
14) Współdziałanie z innymi instytucjami kontroli.
Podsumowanie:
Do 2010 roku główna podstawą do wykonywania kontroli był obowiązek weryfikacji 5%
wydatków wpisany w ustawę o finansach publicznych. Nie była i nie jest to jedyna
podstawa wykonywania takiej kontroli, dlatego pomimo zmiany przepisów komórka nadal
wykonuje swoje zadania. Jest największą organizacyjna jednostką kontrolną UMWD (21
osób z Dyrektorem) i w związku z tym pomimo zapisów standardu 2050 Koordynowanie
wskazujących audytorom obowiązek wymiany informacji z kontrolą i audytem zewnętrznym
zadania w zakresie prowadzenia rejestru, obsługi i koordynacji odpowiedzi dla kontroli
zewnętrznych znajdują się w Wydziale Kontroli, Skarg i Wniosków. Kontrolą RPO i PO KL
zajmują się inne komórki kontrolne Urzędu.
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego• Wrocław, listopad 2013
DOLNY ŚLĄSK
Sposób funkcjonowania
Audytorzy mają jednak dostęp do tych informacji. Nie ma oficjalnego
uregulowania dotyczącego współpracy kontroli i audytu wewnętrznego. Stanowi
to przyszłe wyzwanie. Jednak współpraca jest bieżąca i dotyczy głównie podziału
pracy (audyt wewnątrz, kontrola zewnątrz) a w przypadku gdy wyniknie potrzeba
wykonania zadania audytowego w jednostce podległej weryfikowane są
informacje uzyskiwane przez kontrolerów w zakresie tematyki i ustaleń, które
zostały ewentualnie wydane w tej jednostce przez kontrolerów.
Na podstawie Zarządzenia Marszałka Województwa w 2003 r. powołano
Pełnomocnika do spraw organizacji audytu wewnętrznego w Urzędzie
Marszałkowskim, którym został Dyrektor Wydziału Kontroli, Skarg i Wniosków.
Natomiast do struktury Urzędu Marszałkowskiego zostało wprowadzone Biuro
Audytu Wewnętrznego uchwałą Nr 755/II/03 Zarządu Województwa
Dolnośląskiego z dnia 25.11.2003 r. Funkcjonowało ono w oparciu o art. 35 b-t
Ustawy o Finansach Publicznych z dnia 26.11.1998 r. (tekst jednolity z 2003 r. Dz.
U. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia
5.07.2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu
wewnętrznego.
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego• Wrocław, listopad 2013
DOLNY ŚLĄSK
Sposób funkcjonowania
Biuro Audytu Wewnętrznego zaczęło funkcjonować od 1 stycznia 2004 r.
kiedy to zatrudniono pierwszego audytora wewnętrznego, a następnie w
2006 r. Biuro przekształcono na Wydział. Było to niezbędne do powstania
stanowiska Dyrektora Wydziału i zgodne z przyjętą strukturą
organizacyjną. Stanowisko Dyrektora Wydziału zostało obsadzone w maju
2007 roku. W zespole jest zatrudnionych 6 audytorów wewnętrznych (w
tym Dyrektor – Koordynator). Wszyscy mają uprawnienia zawodowe. Nie
ma stanowisk asystentów.
Obydwie komórki w strukturze Urzędu znajdują się w Departamencie
Prawnym i Kadr, bezpośrednio pod Sekretarzem Województwa, z tym że
audyt podlega organizacyjnie Sekretarzowi a merytorycznie Marszałkowi
Województwa i taki zapis znajduje się w Regulaminie Zadań
Departamentu.
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego• Wrocław, listopad 2013
DOLNY ŚLĄSK
Sposób funkcjonowania
Do zadań Wydziału Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:
1)
2)
a)
b)
c)
3)
opracowywanie planu audytu wewnętrznego na dany rok;
przekładanie Marszałkowi:
sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni,
rocznego planu audytu wewnętrznego,
sprawozdań z wykonania audytu wewnętrznego;
przeprowadzenie audytu wewnętrznego mającego na celu wspieranie kierownika jednostki w realizacji
celów i zadań poprzez systematyczną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności Systemów Kontroli
Zarządczej w jednostce oraz w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych;
4) realizacja oceny, wskazanej w pkt 3, w szczególności dla systemów zarządzania i wdrażania programów
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;
5) czynności doradcze w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu;
6) przeprowadzanie czynności sprawdzających;
7) występowanie w miarę potrzeb do Marszałka o powołanie w skład zespołu audytowego rzeczoznawców;
8) prowadzenie akt stałych i bieżących audytu wewnętrznego;
9) współdziałanie z organami kontroli państwowej i samorządowej;
10) współpraca z audytorami samorządowych jednostek organizacyjnych.
2. Dyrektorem Wydziału jest Koordynator Audytorów Wewnętrznych.
3. Nadzór merytoryczny nad działalnością Wydziału sprawuje Marszałek.
4. Nadzór organizacyjny w imieniu Marszałka sprawuje Sekretarz Województwa.”
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego• Wrocław, listopad 2013
DOLNY ŚLĄSK
Sposób funkcjonowania
Wyzwaniem dla Wydziału Audytu Wewnętrznego jest zbudowanie systemu koordynacji
zbierania informacji o kontroli zarządczej i wykorzystania informacji od kontrolerów i
auditorów ISO w jednostkach podległych.
Komórką ISO w UMWD jest obecnie jednoosobowy Dział Zarządzania Jakością w Wydziale
Organizacyjno-Prawnym. Pełnomocnikiem Zarządu ds. Systemu Zarządzania Jakością jest
Sekretarz Województwa. Certyfikat ISO 9001:2008 uzyskano w 2008 roku, recertyfikowano w
2011, a obecnie recertyfikacja planowana jest w 2014 roku. Audity ISO wykonują pracownicy
komórek UMWD, którzy zgłosili chęć wykonywania auditów wewnętrznych, którzy przeszli
odpowiednie szkolenie. Wykonywanie tych zadań nie jest powiązane ze szczególną
gratyfikacją finansową. Do końca 2012 roku Dział nadzorował samoocenę według
metodologii CAF. W 2013 roku nie przeprowadzono samooceny.
Z punktu widzenia audytu wewnętrznego funkcjonowanie Działu Zarządzania Jakością
w obecnej formie jest nieproduktywne. Słabo wykorzystywana jest możliwość wykorzystania
pracy Działu w systemie kontroli zarządczej. Jest to kolejne wyzwanie dla komórki AW i
aktualnie rozważana jest budowa systemu współpracy komórki ISO i audytu wewnętrznego.
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego• Wrocław, listopad 2013
DOLNY ŚLĄSK
Sposób funkcjonowania
Plany:
Powstanie nowego Departamentu. Związane jest to m.in. z nowym okresem
programowania i przejęciem zadań IPOC przez UMWD.
Zbudowanie systemu współpracy oceny kontroli zarządczej z wykorzystaniem
kontrolerów UMWD, jednostek podległych oraz auditorów tych jednostek.
Aktywizacja Działu Zarządzania Jakością – np. implementacja zarządzania ryzykiem
z instrukcji przyjętej Zarządzeniem Marszałka na procedurę ISO z jednoczesną
rezygnacją z dotychczasowego systemu.
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego• Wrocław, listopad 2013