REGULAMIN realizacji projektu pt. „ABC nauki

Załącznik
do Zarządzenia Nr 102/11
Wójta Gminy Subkowy
z dnia 30 grudnia 2011 r.
REGULAMIN
realizacji projektu pt. „ABC nauki – wyrównywanie szans edukacyjno-rozwojowych dzieci z
klas I-III szkół podstawowych Gminy Subkowy” dofinansowanego ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
ROZDZIAŁ I
Przepisy ogólne
§ 1.
1. Regulamin realizacji projektu pt. „ABC nauki – wyrównywanie szans edukacyjno-rozwojowych
dzieci z klas I-III szkół podstawowych Gminy Subkowy” dofinansowanego ze środków
Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zwany
dalej Regulaminem, określa szczegółową organizację oraz zasady funkcjonowania, kierowania,
sprawowania nadzoru, a także wykaz zadań i odpowiedzialności dla poszczególnych osób
zatrudnionych przy realizacji projektu.
2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) koordynatorze – należy przez to rozumieć koordynatora projektu „ABC nauki – wyrównywanie
szans edukacyjno-rozwojowych dzieci z klas I-III szkół podstawowych Gminy Subkowy”,
2) księgowym - należy przez to rozumieć pracownika Urzędu Gminy Subkowy zajmującego się
obsługą księgową projektu,
3) nauczycielu - należy przez to rozumieć osobę mającą przygotowanie zawodowe do pracy
z dziećmi i do prowadzenia danego rodzaju zajęć,
4) dyrektorze szkoły – należy przez to rozumieć dyrektora Zespołu Szkół w Subkowach lub
dyrektora Zespołu Kształcenia Podstawowego i Przedszkolnego w Małej Słońcy,
5) szkole - należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową w Subkowach lub Szkołę
Podstawową w Małej Słońcy.
§ 2.
1. Zadania projektowe określone we wniosku aplikacyjnym WND-POKL.09.01.02-22-284/11
są finansowane ze środków, o których mowa w § 1 Regulaminu,
2. Koszty zarządzania projektem są pokrywane z budżetu Urzędu Gminy Subkowy i budżetów
szkół.
3. Projektodawcą projektu jest Gmina Subkowy, a realizatorem Urząd Gminy Subkowy we
współpracy ze szkołami.
4. Siedzibą biura realizatora projektu jest pokój Nr 10 Urzędu Gminy Subkowy, ul. Wybickiego
19a, gdzie będzie przechowywana dokumentacja związana z realizacją projektu. Dowody księgowe
związane z realizacją projektu gromadzone są i przechowywane w pokojach nr 2 i 16 w Referacie
finansowym Urzędu Gminy Subkowy.
5. Po zakończeniu i całkowitym rozliczeniu projektu dokumentacja będzie przechowywana w
archiwum zakładowym Urzędu Gminy Subkowy.
§ 3.
Informacje o projekcie:
1) numer i nazwa Priorytetu IX „ Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionie”;
2) numer i nazwa Działania – 9.1. Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie
wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty;
3) numer i nazwa Poddziałania – 9.1.2. Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup
o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszenie różnic w jakości usług edukacyjnych;
4) instytucja, w której wniosek został złożony i pozytywnie przyjęty – Urząd Marszałkowski
Województwa Pomorskiego.
§ 4.
1. Podstawą gospodarki finansowej projektu jest szczegółowy budżet projektu wprowadzony
do budżetu gminy.
2. Realizator projektu prowadzi rachunkowość w oparciu o obowiązujące przepisy i sporządza
na ich podstawie sprawozdawczość finansową.
3. Koordynator odpowiada za dyscyplinę budżetową.
4. Szczegółowe zasady rachunkowości projektu oraz ochrony danych osobowych określają odrębne
zarządzenia Wójta Gminy Subkowy.
ROZDZIAŁ II
Struktura organizacyjna zarządzania projektem
§ 5.
1. Realizacja projektu opiera się na zasadach podziału czynności i zadań do realizacji
i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Wszystkie osoby zaangażowane przy realizacji projektu odpowiadają przed koordynatorem
za prawidłową realizację zadań im powierzonych.
3. Koordynator odpowiada przed Wójtem Gminy Subkowy za prawidłowy przebieg projektu,
realizację celu głównego i celów szczegółowych projektu, za osiągnięcie założonych w projekcie
rezultatów i wskaźników produktu.
4. Pracę koordynatora wspomagają dyrektorzy szkół, którzy odpowiadają za prawidłowy przebieg
i realizację celu głównego i celów szczegółowych oraz za osiągnięcie rezultatów i wskaźników
projektu w szkołach.
5. Dla sprawnego zarządzania projektem tworzy się Zespół projektowy, w skład którego wchodzą
następujące osoby:
1) koordynator projektu – podinspektor ds. oświaty, kultury i sportu w Urzędzie Gminy Subkowy –
Ewa Bartczak,
2) księgowa – podinspektor ds. księgowości budżetowej w Urzędzie Gminy Subkowy – Aleksandra
Cymanowska; w razie nieobecności zastępstwo na stanowisku pełni Anna Pokorska,
3) dyrektor Zespołu Szkół w Subkowach, w imieniu którego działa Wicedyrektor – Bożena
Wysocka,
4) dyrektor Zespołu Kształcenia Podstawowego i Przedszkolnego – Marceli Kwiatek.
6. Zespół Projektowy na spotkaniach kolegialnych organizowanych w miarę potrzeby
lecz nie rzadziej niż 1 raz na kwartał będzie dokonywał oceny postępów realizacji projektu.
Ze spotkań tych będzie sporządzany protokół.
7. Pracę Zespołu Projektowego wspomagają pracownicy merytoryczni Urzędu Gminy Subkowy
i szkół.
§ 6.
1. Do realizacji projektu zostaną zatrudnieni w ramach stosunku cywilnoprawnego nauczyciele
zgodnie ze szczegółowym opisem zadania określonym we wniosku o dofinansowanie projektu.
2. Zespół Projektowy dokona naboru osób określonych w ust. 1 spośród nauczycieli szkół.
3. Każda z osób zatrudnionych przy realizacji projektu musi wykazać się znajomością zasady
równości szans kobiet i mężczyzn.
ROZDZIAŁ III
Zakres zadań osób biorących udział w projekcie:
§ 7.
Zadania koordynatora projektu obejmują w szczególności:
1) zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi,
2) koordynowanie realizacji działań projektowych,
3) dbałość o merytoryczną wysoką jakość reazlizacji zadań,
4) nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym
budżetem i harmonogramem oraz podpisaną umową .Terminowe i właściwe zrealizowanie całości
projektu,
5) współpracę z członkami Zespołu Projektowego oraz innymi pracownikami Urzędu
Gminy Subkowy i pracownikami szkół w zakresie prawidłowej realizacji zadań
projektowych,
6) utrzymywanie stałych kontaktów z Instytucją Pośredniczącą w zakresie realizacji projektu oraz
prowadzenie korespondencji,
7) monitorowanie prawidłowego przebiegu projektu,
8) nadzór i kontrola nad prawidłowym wydatkowaniem środków finansowych związanych z
dokonanymi zakupami,
9) sporządzanie wniosków o płatność,
10) pełnienie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji.
§ 8.
Zadania dyrektora szkoły obejmują w szczególności:
1) aktywne uczestniczenie w spotkaniach Zespołu Projektowego,
2) nabór uczestników projektu,
3) bezpośredni nadzór nad realizacją zadań projektowych i indywidualizacją nauczania
i wychowania w szkole, w tym rozliczanie nauczycieli,
4) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z indywidualizacją nauczania
w klasach I-III szkoły podstawowej,
5) nadzór nad prawidłowym oznakowaniem, zaewidencjonowaniem, przechowywaniem i
wykorzystywaniem pomocy i materiałów dydaktycznych,
6) promocja projektu w szkole i lokalnym środowisku.
7) wykonywanie poleceń koordynatora.
§ 9.
1. Zadania księgowej obejmują w szczególności:
1) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji ksiegowej projektu,
2) systematyczne dokonywanie uzgodnień danych wprowadzonych do ksiąg rachunkowych
jednostki zgodnie z ustawą o rachunkowości,
3) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych;
4) przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych;
5) prowadzenie rachunkowości zgodnie z ustawą o prowadzeniu rachunkowości, ustawą
o finansach publicznych oraz innych właściwych przepisów;
6) sporządzanie wydruków urządzeń księgowych,
7) terminowe, prawidłowe i rzetelne sporzadzanie sprawozdań finansowych,
8) przekazywanie koordynatorowi rzetelnych i aktualnych informacji finansowych
potrzebnych do podejmowania decyzji w zakresie dysponowania środkami
finansowymi;
9)współpraca z dyrektorami szkół,
10) wykonywanie innych poleceń koordynatora projektu.
§ 10.
Zadania nauczycieli wynikają ze szczegółowego opisu zadania projektowego ujętego we wniosku o
dofinansowanie projektu oraz zawartych umów cywilnoprawnych.
§ 11.
Zadania pracowników merytorycznych Urzędu Gminy Subkowy, które obejmują
w szczególności:
1) pracownik na stanowisku ds. organizacyjnych i kadr - sporządzenie umów
cywilnoprawnych z osobami realizującymi zajęcia,
2) pracownik na stanowisku ds. płac:
a) sporządzanie rozliczenia płac na koniec każdego kwartału lub po otrzymaniu zestawień
godzin przepracowanych,
b) naliczanie należnych składek z tytułu ubezpieczeń społecznych,
c) naliczanie należnego podatku dochodowego,
d) odprowadzanie należnych składek na ubezpieczenie społeczne i podatków,
3) pracownik na stanowisku ds. księgowości podatkowej:
a) sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dowodów księgowych,
b) sprawdzanie prawidłowości przygotowanych przelewów bankowych,
4) pracownik na stanowisku ds. ekonomicznych – sporządzanie przelewów bankowych i
dokonywanie zapłaty należności,
5) Skarbnik Gminy – zadania określone w Zarządzeniu nr 88/11 Wójta Gminy Subkowy z
dnia 5 grudnia 2011 r. w sprawie zasad wdrażania i realizacji projektu „ABC nauki –
wyrównywanie szans edukacyjno-rozwojowych dzieci z klas I-III szkół podstawowych
Gminy Subkowy w ramach Programu Ioperacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego
ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” realizowanego na podstawie umowy o
dofinansowanie nr UDA-POKL.09.01.02-22-284/11-00, zwanego dalej „zarządzeniem”.
ROZDZIAŁ IV
Obieg dokumentów, ich podpisywanie oraz przechowywanie
§ 12.
Obieg dokumentów projektowych odbywa się według zasad:
1) przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie, rozdział, załatwianie, obieg i przekazywanie
dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej
obowiązującej w Urzędzie Gminy Subkowy, z wyłączeniem rachunków i faktur dla,
których koordynator prowadzi odrębny rejestr,
2) poczta wpływająca rejestrowana jest przy wykorzystaniu systemu informatycznego SIDAS EZD
i przekazywana jest koordynatorowi.
§ 13.
1. Do podpisu Wójta Gminy, a w razie jego nieobecności, Sekretarza Gminy zastrzega się pisma i
dokumenty określone w § 2 ust. 1 zarządzenia.
2. Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określają odrębne instrukcje.
3. Oznakowanie, przechowywanie i archiwizacja dokumentów związanych z realizacja projektu
odbywa się zgodnie z zapisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), w tym:
a) każdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za dokumenty gromadzone przez niego
z zakresu wykonywanych czynności,
b) teczki aktowe przechowuje się na stanowisku pracy przez dwa lata, licząc od pierwszego
stycznia roku następującego po roku zakończenia ostatniej sprawy, której akta znajdują się w
teczce. Dokumentacja przechowywana jest w sposób uporządkowany w zamykanych szafach. Po
upływie tego okresu pracownik przekazuje teczki aktowe do archiwum zakładowego, w trybie i na
warunkach określonych w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych;
c) archiwum zakładowe przechowuje akta związane z realizacją projektu zgodnie z kategorią
archiwalną lub zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, jeżeli kategoria archiwalna jest
krótsza niż okres przechowywania dokumentacji określony w umowie o dofinansowanie projektu;
jeżeli kategoria archiwalna akt przekazywanych do archiwum zakładowego jest niższa niż okres
przechowywania dokumentów określony w umowie o dofinansowanie projektu lub innych
dokumentach, pracownik lub komórka organizacyjna przekazująca akta do archiwum zakładowego,
zaznacza na spisie zdawczo-odbiorczym akt właściwy wymagany okres przechowywania
dokumentów; dokumentacja związana z realizacją projektu przechowywana będzie do dnia 31
grudnia 2020 r.,
d) teczkę aktową zawierającą dokumentację związaną z realizacją projektu opisuje się zgodnie z
zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej a także z uwzględnieniem wymogów Instytucji
wdrażającej projekt w zakresie zasad promocji projektu. Dodatkowo zewnętrzna strona teczki
zawiera informację „Przechowywać nie krócej niż do dnia 31 grudnia 2020 r.”
4. Po zakończeniu realizacji projektu, w terminie do dnia 15 października 2013 r., dokumentacja
związana z realizacją projektu zgromadzona w szkołach podlega przekazaniu do Urzędu Gminy
Subkowy. Przekazanie dokumentacji następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Ust.
3 lit. c stosuje się odpowiednio.