PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE GMINY
Transkrypt
PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE GMINY
Załącznik do zarządzenia Nr 6/2012 Wójta Gminy Rogowo z dnia 29 czerwca 2012 r. PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE GMINY ROGOWO § 1. Zasady określają : 1) cel, zakres i zadania kontroli zarządczej; 2) elementy systemu kontroli zarządczej. § 2. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. § 3. 1.Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 2. Celem kontroli zarządczej jest również : 1) zapewnienie Wójtowi Gminy niezbędnych informacji do efektywnego kierowania Urzędem oraz podejmowania prawidłowych decyzji; 2) ocena stopnia wykonania zadań, prawidłowości i legalności działania oraz skuteczności stosowanych metod i środków; 3) doskonalenie metod pracy Urzędu. § 4. Kontrola zarządcza jest procesem ciągłym opartym o standardy określone przez Ministra Finansów w komunikacie Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. takie jak : 1) środowisko wewnętrzne; 2) cele i zarządzanie ryzykiem; 3) mechanizmy kontroli; 4) informacja i komunikacja; 5) monitorowanie i ocena. § 5. W jednostce wdraża się standardy, o których mowa w § 4 w następujących obszarach : 1. Środowisko wewnętrzne , w tym : 1) przestrzeganie wartości etycznych - wszyscy pracownicy Urzędu, w tym zarządzający są świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przy wykonywaniu powierzonych zadań zarówno w kontaktach z klientami jak i innymi podmiotami respektują postanowienia Kodeksu etyki, ustalonym przez Wójta Gminy Rogowo odrębnym zarządzeniem. Kadra kierownicza codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami wspiera i promuje przestrzeganie wartości etycznych w jednostce; 2) kompetencje zawodowe - pracowników zapewniane są przez stawianie odpowiednich wymagań adekwatnych do zajmowanych stanowisk, organizację otwartych i konkurencyjnych naborów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze, a także ciągłe szkolenie pracowników. Na system podwyższania kwalifikacji zawodowych pracowników składają się : a) planowanie potrzeb szkoleniowych zgłaszanych bezpośrednio przez pracowników oraz Skarbnika Gminy - Kierownika Referatu Finansowego, b) coroczny plan szkoleń wraz z planem środków finansowych, c) ocena szkoleń dokonywana przez pracowników ( ankieta ), d) służba przygotowawcza dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, zgodnie z procedurą ustaloną przez Wójta odrębnym zarządzeniem. W jednostce określa się w formie opisu stanowisk zadania wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy. Opisy te są aktualizowane i podlegają okresowym przeglądom. Przeglądy opisów są dokonywane także w przypadku zmian organizacyjnych. Pracownicy Urzędu Gminy Rogowo zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych poddawani są okresowej ocenie, zgodnie z Regulaminem ustalonym przez Wójta Gminy odrębnym zarządzeniem. Pracownicy Urzędu zatrudnieni na stanowiskach pomocniczych i obsługi podlegają bieżącej ocenie wywiązywania się z powierzonych obowiązków przez osoby bezpośrednio nadzorujące ich pracę; 3) struktura organizacyjna - jest adekwatna do wielkości jednostki oraz dostosowana do realizowanych celów i zdań. Zakres zadań realizowanych przez Referat Finansowy i poszczególne stanowiska pracy oraz podległość pracowników określa Regulamin organizacyjny Urzędu, nadawany przez Wójta Gminy odrębnym zarządzeniem. Regulamin podlega okresowej ocenie w celu dostosowania zapisów do zmieniających się warunków i przepisów prawa nakładających na jednostkę nowe zadania. W odniesieniu do zadań realizowanych na danym stanowisku i zapisów aktualnie obowiązującego Regulaminu organizacyjnego, każdemu pracownikowi na piśmie określa się zakres zadań i obowiązków; 4) delegowanie uprawnień - w celu zapewnienia sprawnego wykonywania zadań, Wójt Gminy deleguje osobom zarządzającym oraz pracownikom swoje uprawnienia wynikające z przepisów prawa, na podstawie pisemnych upoważnień i pełnomocnictw. Delegowanie uprawnień jest precyzyjnie określane i odpowiednie do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień pracownicy potwierdzają podpisem. Rejestr upoważnień i pełnomocnictw prowadzony jest na stanowisku ds. kadr. 2. Cele i zarządzanie ryzykiem, w tym : 1) określenie misji jednostki – ustala się misję Urzędu Gminy Rogowo w brzmieniu : „ Misją Urzędu Gminy Rogowo jest zapewnienie należytego, sprawnego i fachowego realizowania zadań własnych, zleconych i powierzonych Gminie oraz tworzenie warunków do rozwoju gospodarczego Gminy ”; 2 )określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji – cele i zadania Urzędu wyznaczane są w rocznej perspektywie. Cele i zadania Urzędu Gminy Rogowo do realizacji w danym roku kalendarzowym określają : a) Skarbnik Gminy – Kierownik Referatu Finansowego; b) pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach urzędniczych, w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych; c) kierownik oczyszczalni ścieków. Propozycje celów i zadań składane są do Wójta Gminy Rogowo w terminie do 31 października danego roku, na rok przyszły. Wójt Gminy spośród przedstawionych propozycji wybiera cele do realizacji w roku przyszłym. Wójt może przyjmować do realizacji własne cele. Przy określaniu celów brane są pod uwagę : a) zadania własne gminy oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej; b) zadania wykonywane na podstawie porozumień z organami administracji rządowej i jednostkami samorządu terytorialnego; c) zadania Referatu Finansowego i samodzielnych stanowisk pracy opisane w Regulaminie organizacyjnym; d) uchwała budżetowa lub plan finansowy jednostki na rok budżetowy; e) lokalne strategie, plany, programy uchwalone przez Radę Gminy Rogowo. Monitorowanie i ocena realizacji zadań odbywa się przez pryzmat oceny ryzyka; 3) identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka oraz reakcja na ryzyko – w Urzędzie dokonuje się identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zdaniami. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia negatywnych zdarzeń i ich możliwych skutków. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się sposób reakcji na ryzyko ( tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie ) Wójt przy współudziale koordynatora oraz właściciela ryzyka w stosunku do ryzyk zidentyfikowanych w kwadracie I oraz właściciele ryzyk w stosunku do ryzyk zidentyfikowanych w kwadracie II, III i IV ustalają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia ryzyka do poziomu akceptowanego. Szczegółowy tryb zarządzania ryzkiem określa Wójt Gminy odrębnym zarządzeniem. 3. Mechanizmy kontroli, w tym : 1) dokumentacja systemu kontroli zarządczej – obejmująca procedury wewnętrzne, instrukcje, dokumenty określające zakres zadań i obowiązków pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne, jest rzetelnie dokumentowana. Dokumentacja ta jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. Dokumentacja zapewniająca realizację tego obszaru obejmuje : a) procedury kontroli zarządczej, b) procedury kontroli wewnętrznej , w tym finansowej, c) Regulamin organizacyjny, d) Regulamin pracy, e) zakresy zadań i obowiązków pracowników, d) upoważnienia i pełnomocnictwa, e) Regulamin udzielania zamówień publicznych, f) procedury obejmujące zasady obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowoksięgowych, g) procedury obejmujące zasady polityki rachunkowości; 2) nadzór - w celu zapewnienia oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji wykonywanych zadań, w Urzędzie prowadzi się nadzór nad ich wykonywaniem. Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie zadań i odpowiedzialności każdemu pracownikowi i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie, a także zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami; 3) ciągłość działalności - opiera się przede wszystkim na zagwarantowaniu ciągłości wykonywania zadań, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych. Zapewnienie ciągłość działalności osiąga się poprzez ustalenie zastępstw pracowników w czasie ich nieobecności. W zakresie zapewnienia ciągłości działalności systemu informatycznego, środki zaradcze dotyczą między innymi: a) ochrony systemu informatycznego przed zanikiem zasilania przez zastosowanie wydzielonych obwodów elektrycznych i stosowanie zasilaczy awaryjnych, b) zabezpieczania systemu przed działaniem szkodliwego oprogramowania przez zastosowanie oprogramowania antywirusowego, c) zabezpieczenia systemu przed atakami z sieci zewnętrznych przez stosowanie m.in. programowych lub sprzętowych zapór ogniowych (tzw. firewall), d) sporządzania kopii zapasowych i archiwizacji danych gromadzonych w systemie informatycznym, e) opracowania planu awaryjnego na wypadek poważnych zaburzeń i przerw w poprawnym działaniu sprzętu, systemów, sieci, baz danych i aplikacji; 4) ochrona zasobów – dostęp do budynków, obiektów i pomieszczeń oraz zasobów materialnych, informatycznych i o szczególnym znaczeniu dla gospodarki finansowej jednostki ogranicza się wyłącznie do osób upoważnionych. Osobom zarządzającym i pracownikom powierzona się odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki; 5) szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych wszelkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia związane z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych mają swoje odzwierciedlenie w dokumentacji. Dokumentacja jest kompletna i umożliwia dokładne prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania oraz po ich zakończeniu. Operacje finansowe, gospodarcze i inne zdarzenia są bez zbędnej zwłoki rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, zgodnie z aktami prawnymi oraz przepisami wewnętrznymi w zakresie dokumentacji polityki rachunkowości oraz procedurą obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych. Kluczowe obowiązki prowadzenia , zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych , gospodarczych i innych zdarzeń rozdziela się pomiędzy różnych pracowników; 6) mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych - służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemu informatycznego w Urzędzie Gminy Rogowo regulują odrębne akty wewnętrzne , między innymi : a) Polityka rachunkowości, b) Polityka bezpieczeństwa, c) Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, d) Instrukcja BHP do obsługi sprzętu komputerowego. W zakresie zarządzania systemem informatycznym, mechanizmy te dotyczą między innymi: a) ewidencjonowania i kontroli eksploatacji składników systemu informatycznego oraz zasad usuwania danych i niszczenia wycofanych z użytku nośników danych i urządzeń, b) kontroli dostępu do zasobów informatycznych w tym: - fizycznych i logicznych środków ograniczenia dostępu do zasobów informatycznych (oprogramowania, plików, sprzętu itp.); stosuje się identyfikatory i hasła dostępu, - zasad i procedur przydzielania i cofania dostępu do poszczególnych zasobów (np. danych, sieci, aplikacji, systemów); przydzielenie uprawnień jest dokumentowane; prowadzi się rejestr użytkowników i przydzielonego im dostępu, - fizycznych i logicznych środków zapobiegania i wykrywania nieuprawnionego dostępu do zasobów informatycznych; w przypadku wykrycia nieuprawnionego dostępu wyjaśnia się takie przypadki i podejmuje odpowiednie działania zaradcze, - zasad bezpiecznego korzystania z zasobów Internetu, c) kontroli oprogramowania systemowego i aplikacji, w tym: - kontroli wejść użytkowników do oprogramowania i monitorowania ich działań, - monitorowania zmian w oprogramowaniu systemowym i aplikacjach, - weryfikacji legalności użytkowania oprogramowania systemowego i aplikacji; zapobieganiu wprowadzenia do użytku nieautoryzowanych aplikacji lub zmian w funkcjonujących aplikacjach, - stosowania oprogramowania antywirusowego. 4. Informacja i komunikacja , w tym : 1) bieżąca informacja - – w celu zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom odpowiednich, aktualnych , rzetelnych i kompletnych informacji potrzebnych do realizacji zadań w odpowiedniej formie i czasie w Urzędzie Gminy Rogowo zapewnia się przepływ bieżącej informacji zarówno w kierunku pionowym ( pomiędzy pracownikami, a kadrą kierowniczą ) jak i poziomy ( pomiędzy pracownikami). Realizację powyższego celu osiąga się poprzez przyjęcie struktury organizacyjnej ułatwiającej przepływ informacji, gwarantującej jej bezpośredni charakter w obydwu kierunkach. Ponadto realizacji tego obszaru służy : a) stała dostępność do aktualnego stanu prawnego w systemie LEX, b) spotkania kadry kierowniczej z pracownikami organizowane w miarę potrzeb, c) spotkania kadry kierowniczej; 2) komunikacja wewnętrzna – zapewnia się funkcjonowanie zasad komunikacji wewnętrznej, zapewniającej przekazywanie informacji i danych wewnętrznych Urzędu. Realizację standardu stanowią : a) narady kadry kierowniczej z pracownikami, b) funkcjonujący obieg dokumentów, c) zasady postępowania w sprawie wydawania aktów, d) zarządzenia kierownika jednostki, e) dostęp do Internetu, f) zapewnienie wewnętrznej i zewnętrznej poczty elektronicznej, g) zapewnienie sieci komputerowej i telefonicznej; 3)komunikacja zewnętrzna - zapewnia się funkcjonowanie efektywnego systemu komunikacji z klientami, dostawcami, usługodawcami, ekspertami i innymi podmiotami mogącymi mieć wpływ na osiągane cele przez jednostkę . Podstawowe formy komunikacji to : a) kontakty z klientami na etapie załatwiania spraw z zachowaniem zasad określonych w Kodeksie etyki, b) zasady rozpatrywania skarg i wniosków, c) zasady opracowywania odpowiedzi na interpelacje i wnioski, d) biuletyn informacji publicznej, e) strona www.rogowo.paluki.pl f) wydawany kwartalnik „ Rogowo i Okolice ”, g) informacje w prasie lokalnej, h) informacje przekazywane za pomocą sieci komputerowej i telefonicznej, i) sprawozdania zewnętrzne dla jednostek nadrzędnych. 5. Monitorowanie i ocena , w tym : 1) monitorowanie systemu kontroli zarządczej – w ramach wykonywania bieżących obowiązków Wójt Gminy monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są pracownicy pełniący funkcje kierownicze, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane. Spotkania z pracownikami są źródłem informacji zwrotnej dla zarządzających, czy kontrola jest skuteczna; 2) samoocena - system kontroli zarządczej podlega corocznej samoocenie. Samoocena jest dokonywana zgodnie procedura przyjętą przez Wójta odrębnym zarządzeniem; 3) uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej – źródłem do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej oraz kontroli wewnętrznych i zewnętrznych. Uzyskanie zapewnienia przedstawiane jest w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej sporządzane jest zgodnie z procedurą przyjętą odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy. § 6. System kontroli zarządczej w Urzędzie stanowi także : 1) kontrola instytucjonalna; 2) kontrola funkcjonalna; 3) samokontrola. § 7. 1. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. 2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu Gminy Rogowo bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany : 1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości; 2) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach. 4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości. § 8. 1. Kontrola funkcjonalna sprawowana jest w ramach obowiązków nadzoru przez Sekretarza i Skarbnika Gminy oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach zadań i obowiązków bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów lub indywidualnych upoważnień. § 9. Kontrola instytucjonalna realizowana jest przez : 1) Regionalną Izbę Obrachunkową i Najwyższą Izbę Kontroli w sytuacji, kiedy prowadzi działania na zlecenie organu wykonawczego samorządu; 2) doraźne zespoły kontrolne powołane przez Wójta Gminy lub osoby upoważnione; 3) podmioty zewnętrzne, również osoby fizyczne na podstawie umowy cywilno – prawnej, którzy zawodowo prowadzą działania kontrolne lub audytowe. § 10. 1. Wszystkie czynności kontrolne polegają na szczegółowym zbadaniu stanu faktycznego i porównaniu go z obowiązującą dla niego normą oraz ustaleniem nieprawidłowości. 2. Kontrola powinna być: 1) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej; 2) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych; 3) efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów. § 11. Zasady i tryb przeprowadzania kontroli, w tym finansowej w Urzędzie Gminy Rogowo oraz w jednostkach organizacyjnych gminy Rogowo, określa Wójt Gminy odrębnym zarządzeniem. § 12.1. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Gminy – zwany „ koordynatorem ”. 2. Koordynator sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania systemu kontroli i prawidłowością wykorzystania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych.