Łódź, dnia 21 października 2013 roku Pan Leon Fortak Wójt Gminy

Łódź, dnia 21 października 2013 roku
Pan
Leon Fortak
Wójt Gminy Czarnocin
WK-602/46/2014
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r.,
poz. 1113) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień
publicznych w Urzędzie Gminy Czarnocin1. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia
z 2013 roku oraz I kwartału 2014 roku, dotyczące przede wszystkim: prowadzenia
rachunkowości, sporządzania sprawozdań finansowych, zadłużenia, realizacji
dochodów z podatków i opłat lokalnych, realizacji dochodów z majątku, wydatków
osobowych, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych oraz
ewidencji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości
i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania przepisów oraz ich wadliwej
interpretacji. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:
I.
W zakresie form
organizacyjnych
1.
prawno-organizacyjnych
funkcjonowania
jednostek
W statucie Szkoły Podstawowej w Szynczycach unormowano, że środki
finansowe na działalność Szkoła uzyskuje z budżetu państwa. Wskazano
równocześnie, że zasady prowadzenia przez Szkołę gospodarki finansowej
określają odrębne przepisy. Zapisy powyższe są nieadekwatne w stosunku
do obowiązującego stanu prawnego. Szkoła Podstawowa w Szynczycach jest
1
Czynności kontrolne przeprowadzone zostały w dniach 7 kwietnia – 23 maja 2014 roku. Protokół
podpisany został w dniu 1 września 2014 roku.
1
jednostką budżetową, a środki na działalność placówki ujmowane są
w budżecie Gminy Czarnocin.
2.
Rejestr instytucji kultury, do którego wpisana była Gminna Biblioteka
Publiczna w Czarnocinie prowadzony był niezgodnie z unormowaniami
rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia
2012 roku w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji
kultury (Dz. U. z 2012 r., poz.189). Stosownie do § 4 pkt 1 rozporządzenia niezależnie od prowadzonego przez organizatora rejestru, dla każdej
instytucji kultury zakłada się i prowadzi oddzielnie elektroniczną księgę
rejestrową. Stwierdzono, że księga rejestrowa nie była prowadzona.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1.
Ewidencja operacji na koncie 751 - Koszty finansowe, prowadzona była
niezgodnie z unormowaniami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity
Dz. U. z 2013 r., poz.289 ze zm.). Zgodnie z przepisami zawartymi
w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia - ewidencja szczegółowa
prowadzona do konta 751 powinna zapewnić wyodrębnienie w zakresie
kosztów operacji finansowych - naliczone odsetki od pożyczek i odsetki za
zwłokę od zobowiązań. Stwierdzono, że na koncie 751 ewidencjonowano
odsetki od pożyczek zaciągniętych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony
Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi oraz odsetki od opłaty za
składowanie odpadów bez podziału na poszczególne tytuły.
2.
Plan kont Urzędu Gminy Czarnocin, wprowadzony zarządzeniem Wójta
Gminy Czarnocin nr 23/2012 z dnia 31 lipca 2012 roku, nie uwzględniał
operacji ewidencjonowanych na poszczególnych kontach ze wskazaniem kont
przeciwstawnych, co stanowiło naruszenie art.10 ust.1 pkt 3 lit. „a” ustawy
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U.
z 2013 r., poz.330 ze zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem - jednostka
powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez
nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu
prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu
kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji
zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania
z kontami księgi głównej. W polityce rachunkowości nie zostały określone
m.in. zasady ewidencji zdarzeń na kontach takich jak: 201 - Rozrachunki
z dostawcami i odbiorcami, 225 - Rozrachunki z budżetami, 229 - Pozostałe
rozrachunki publiczno-prawne, 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
i 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Plan kont zawierał jedynie
ogólne uregulowania analogiczne do treści opisu kont zawartego
w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej.
3.
Stwierdzono nieprawidłowe zaewidencjonowanie operacji polegających na
zwrocie niewykorzystanych przez jednostki budżetowe środków na rachunek
2
budżetu. Przekazanie niewykorzystanych do końca roku środków z Zespołu
Szkolno-Gimnazjalnego w Czarnocinie; Szkoły Podstawowej w Szynczycach
oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej zostało ujęte na kontach
Wn 223-2, 223-3, 223-4 - Rozliczenie wydatków budżetowych i Ma 133-1
Rachunek budżetu ze znakiem (-), podczas gdy operacja powinna być
zaewidencjonowana na kontach Wn 133 i Ma 223. Zgodnie z unormowaniami
zakładowego planu kont dla budżetu oraz przepisami rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - zapisy na koncie 133 są
dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych. Dokumenty
potwierdzały wpływ środków na rachunek budżetu, a zatem zgodnie z nimi
operacja powinna zostać zaewidencjonowana na stronie Wn konta 133 Rachunek budżetu.
4.
Objęte kontrolą dokumenty księgowe załączone do wyciągów bankowych
budżetu i jednostki budżetowej zostały zadekretowane i wskazano miesiąc do
którego należało zakwalifikować operacje, nie wskazano jednak osoby
odpowiedzialnej za te wskazania, co stanowiło naruszenie art.21 ust.1 pkt 6
ustawy o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym przepisem - dowód
księgowy powinien zawierać, co najmniej stwierdzenie sprawdzenia
i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez
wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych
(dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
5.
Nieprawidłowo zaewidencjonowano mylną wpłatę na koncie 224 Rozrachunku budżetu, co było niezgodne z zasadami ewidencji operacji na
tym koncie wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z unormowaniami
rozporządzenia - konto 224 służy do ewidencji rozrachunków z innymi
budżetami, a w szczególności: rozliczeń
dochodów budżetowych
realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki samorządu
terytorialnego; rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych
budżetów; rozrachunków z tytułu dotacji i subwencji; rozrachunków z tytułu
dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa. Biorąc powyższe pod
uwagę, na koncie służącym do rozrachunków z tytułu dochodów
budżetowych nie należy ewidencjonować rozrachunków z innych tytułów.
Mylne wpłaty i korekty nieprawidłowych uznań należy ewidencjonować na
koncie 240 - Pozostałe rozrachunki, które służy do ewidencji innych
rozrachunków związanych z realizacją budżetu, z wyjątkiem rozrachunków
i rozliczeń ujmowanych na kontach: 222, 223, 224, 225, 250, 260.
W zakładowym planie kont dla budżetu, stanowiącym załącznik nr 2 do
zarządzenia Wójta Gminy nr 23/2012 z dnia 31 lipca 2012 roku, ustalono, że
mylne wpłaty są ewidencjonowane na koncie 224, co było nieprawidłowe.
6.
Skutki finansowe udzielonych ulg i zwolnień w zakresie podatku od
nieruchomości od osób fizycznych i prawnych wykazane zostały
w sprawozdaniu Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych za
2013 rok i w sprawozdaniu Rb-PDP - z wykonania dochodów podatkowych za
2013 rok, w nieprawidłowych kwotach. Kwota skutków finansowych odnosiła
3
się do uchwały Rady Gminy Czarnocin nr XVII/86/04 z dnia 7 grudnia
2004 roku w sprawie zwolnień od podatku od nieruchomości. Ustalono, że
skutki zwolnień wprowadzonych na podstawie ww. uchwały obliczone zostały
przy zastosowaniu stawek maksymalnych dla podatku od nieruchomości
wskazanych w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 2 sierpnia 2012 roku
w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych
w 2013 roku (M.P. z 2012 roku, poz.587), zamiast stawek wprowadzonych
uchwałą Rady Gminy Czarnocin nr XV/95/2012 z dnia 14 listopada 2012 roku
w sprawie określenia stawek podatku od nieruchomości. Zgodnie z § 3 ust.1
pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39
do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20, poz.103) - w kolumnie "Skutki
udzielonych ulg i zwolnień..." wykazuje się (bez ulg i zwolnień ustawowych)
skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach
wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu,
wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Biorąc powyższe pod
uwagę, skutki udzielonych ulg i zwolnień ustalone powinny być w oparciu
o stawkę uchwaloną przez Radę Gminy Czarnocin. Różnicę między stawką
maksymalną a stawką wprowadzoną uchwałą Rady Gminy Czarnocin
w zakresie zwolnionych przedmiotów opodatkowania należało wykazać
w kolumnie "Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres
sprawozdawczy", czego zaniechano.
Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych
w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej
załącznik nr 39 ww. rozporządzenia Ministra Finansów - w kolumnie "Skutki
obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy"
należało wykazać kwoty stanowiące różnicę między dochodami, jakie gmina
lub miasto na prawach powiatu mogłaby uzyskać, stosując górne stawki
podatkowe, a dochodami, jakie powinna uzyskać, stosując niższe stawki
uchwalone przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu. W przypadku
zastosowania przez gminę lub miasto na prawach powiatu obniżenia górnej
stawki, różnicę - pomiędzy stawką górną a przyjętą w uchwale przez radę
gminy lub miasta na prawach powiatu, przemnożoną przez podstawę
opodatkowania - wykazuje się w kolumnie "Skutki obniżenia górnych
stawek..." sprawozdań dotyczących dochodów budżetowych narastająco od
początku roku do końca okresu sprawozdawczego.
7.
W sprawozdaniu Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych za
2013 rok i w sprawozdaniu Rb-PDP - z wykonania dochodów podatkowych za
2013 rok, w kolumnie 13 "Skutki udzielonych ulg i zwolnień..." wykazano
kwotę utraconych dochodów podatkowych z tytułu ulgi obejmującej
cmentarz parafialny, co było niezgodne z obowiązującymi przepisami. Rada
Gminy Czarnocin uchwałą nr XVII/86/04 z dnia 7 grudnia 2004 roku
wprowadziła w § 1 pkt 4 zwolnienie z podatku od nieruchomości gruntów
zajętych na cmentarze. Zgodnie z art.7 ust.3 ustawy z dnia 12 stycznia
1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U
z 2014 r., poz. 849) - rada gminy, w drodze uchwały, może wprowadzić inne
zwolnienia przedmiotowe niż określone w ust. 1 oraz w art. 10 ust. 1 ustawy
z dnia 2 października 2003 r. o zmianie ustawy o specjalnych strefach
ekonomicznych i niektórych ustaw. Stosownie do postanowień art.13 ust.6
ustawy z dnia 17 maja 1989 roku o gwarancjach wolności sumienia
i wyznania (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 231, poz.1965 ze zm.) osoby prawne kościołów i innych związków wyznaniowych są zwolnione od
opodatkowania od nieruchomości lub ich części, stanowiących własność tych
4
osób lub używanych przez nie na podstawie innego tytułu prawnego na cele
niemieszkalne, z wyjątkiem części zajmowanej na wykonywanie działalności
gospodarczej. Zgodnie z treścią art. 55 ust. 4 ustawy z dnia 17 maja
1989 roku o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej
Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 1169) - kościelne osoby
prawne są zwolnione od opodatkowania, od nieruchomości lub ich części,
stanowiących własność tych osób lub używanych przez nie na podstawie
innego tytułu prawnego na cele niemieszkalne, z wyjątkiem części
zajmowanej na wykonywanie działalności gospodarczej. W świetle tych
przepisów – w kategorii nieruchomości używanych na cele niemieszkalne
mieszczą się cmentarze wyznaniowe, które zwolnione są od podatku od
nieruchomości z mocy ustawy. Zwolnienie niniejsze nie dotyczy cmentarzy
komunalnych. Biorąc powyższe pod uwagę - nie należało wykazywać
w sprawozdaniu Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych,
w zakresie skutków finansowych zwolnień wprowadzonych na mocy uchwały
kwoty zwolnienia z podatku od nieruchomości dotyczącej cmentarza
wyznaniowego.
8.
Stwierdzono nieprzestrzeganie art.6 ust.9 ustawy o podatkach i opłatach
lokalnych, w związku z zaniechaniem złożenia deklaracji na podatek od
nieruchomości przez Gminę Czarnocin. Według wskazanego przepisu - osoby
prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki niemające osobowości prawnej,
jednostki organizacyjne Agencji Nieruchomości Rolnych, a także jednostki
organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe są
obowiązane składać, w terminie do dnia 31 stycznia, organowi podatkowemu
właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania,
deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy,
sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek
podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia
okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Stosownie do art.2
ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – opodatkowaniu podatkiem
nie podlegają nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby organów
jednostek samorządu terytorialnego, w tym urzędów gmin, starostw
powiatowych i urzędów marszałkowskich. Zatem, od nieruchomości nie
zajętych na potrzeby tych organów należy opłacać podatek. Rada Gminy
Czarnocin
postanowiła
jednak
wprowadzić
zwolnienie
dotyczące
nieruchomości stanowiących mienie komunalne Gminy, które nie zostały
przekazane innym podmiotom. Fakt zwolnienia nieruchomości nie stanowi
jednak przesłanki do zaniechania składania deklaracji na podatek od
nieruchomości, stosownie do art.6 ust.9 ustawy o podatkach u opłatach
lokalnych.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
1.
Stwierdzono przypadki braku sprawdzenia dokumentów zaksięgowanych na
koncie 201 - Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, pod względem
merytorycznym
przez
upoważnionego
pracownika
odpowiedzialnego
merytorycznie za operację gospodarczą oraz potwierdzenia, że koszty, które
dokumentują faktury poniesione zostały zgodnie z zawartą umową, co
świadczyło o nieprzestrzeganiu unormowań obowiązującej w jednostce
Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych.
2.
Wójt Gminy Czarnocin powierzył Zastępcy Wójta obowiązki dotyczące
gospodarki finansowej powołując się na niewłaściwą podstawę prawną,
tj. art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych
5
(tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.). Treść tego przepisu brzmi
następująco: Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków
zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
Podstawą prawną dla powyższego upoważnienia winien być art. 53 ust. 1
ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - kierownik jednostki
może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej
pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być
potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia
albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.
3.
Stwierdzono przypadek nadania różnym fakturom jednakowego numeru
ujęcia w księgach rachunkowych. Działanie takie uniemożliwiało powiązanie
zapisów w dzienniku ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami
księgowymi, co stanowiło naruszenie art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
według którego - zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane,
a sumy zapisów liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów
w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze
sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
4.
Stwierdzono, że pomimo powierzenia Skarbnikowi Gminy odpowiedzialności
w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki; wykonywania dyspozycji
środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli tj. zgodności
operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz
kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych
i finansowych, na dokumentach księgowych poddanych kontroli Skarbnik
potwierdzał jedynie sprawdzenie dokumentów pod względem formalnym oraz
rachunkowym oraz dokonanie wstępnej kontroli zgodności wydatku z planem
finansowym jednostki.
5.
W treści zapisu księgowego jednostka nie różnicowała informacji dotyczących
daty dokumentu, daty sprawozdawczej oraz daty księgowania. W przypadku
faktur z września 2013 roku była to data 30 września 2013 roku, pomimo że
stwierdzono przypadki, w których data dokumentu była inna niż data
sprzedaży (data dokonania operacji gospodarczej). Stanowiło to naruszenie
art. 23 ust.2 pkt 1, 2 i pkt 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi to
przepisami - zapis księgowy powinien zawierać: datę dokonania operacji
gospodarczej; określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu
księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę (datę dowodu
księgowego), jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz kwotę
i datę zapisu. Data dokonania operacji gospodarczej to data sprzedaży (data
zdarzenia gospodarczego), data dokumentu to data wystawienia dokumentu,
natomiast data zapisu to data pod jaką dowód księgowy, czyli faktura, został
ujęty w ewidencji księgowej. W każdym przypadku kiedy data wystawienia
dokumentu jest inna niż data dokonania operacji, tj. data sprzedaży,
przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują do wskazania w treści zapisu
księgowego obydwu dat. Ponadto stwierdzić należy, iż daty stosowane przez
program służący do ewidencji księgowej noszą odmienną nazwę niż
wskazany wyżej przepis ustawy o rachunkowości, w związku z czym
koniecznym jest uregulowanie w polityce rachunkowości, co oznaczają
poszczególne daty stosowane przez program.
6.
Na podstawie próby poddanej kontroli stwierdzono, że w treści zapisów
księgowych nie wskazywano numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego
będącego podstawą zapisu, czyli numeru faktury, co świadczyło o naruszeniu
art.23 ust.1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
6
7.
Jednostka błędnie ustaliła wysokość składki na rzecz Państwowego Funduszu
Rehabilitacji
Osób
Niepełnosprawnych
za
styczeń
2013
roku.
Nieprawidłowość wynikała z błędnie wyliczonej liczby zatrudnienia w etatach
oraz osobach. W deklaracji za styczeń 2013 roku zostały wskazane
następujące dane o zatrudnieniu: pozycja nr 16 - zatrudnienie w etatach 29,93; pozycja nr 35 - zatrudnienie w osobach - 33,13. Prawidłowa liczba
zatrudnionych w etatach winna wynosić 30,93 oraz w osobach 34,13.
Nieprawidłowość ta skutkowała wyliczeniem niższej składki na rzecz
Funduszu w styczniu: zadeklarowano i wpłacono 1.136,00 zł, a należało
odprowadzić składkę w wysokości 1.221,00 zł. W toku czynności kontrolnych
RIO w Łodzi pracownik odpowiedzialny dokonał korekty deklaracji
miesięcznych wpłat na rzecz PFRON za styczeń 2013 roku. Korekty dokonano
w dniu 12 maja 2014 roku na kwotę 85,00 zł. Sporządzono również korekty
deklaracji oraz informacji rocznej za rok 2013. W dniu 12 maja 2014 roku
jednostka dokonała wpłaty na konto Państwowego Funduszu Rehabilitacji
Osób Niepełnosprawnych kwoty 96,00 zł, na którą składało się 85,00 zł
należności głównej + odsetki w wysokości 11,00 zł. W dniu 12 maja
2014 roku kwota odpowiadająca odsetkom (11,00 zł) została przelana na
rachunek Urzędu Gminy w Czarnocinie przez pracownika, odpowiedzialnego
za powstały błąd.
W zakresie gospodarki kasowej
1.
W wyniku kontroli przeprowadzonej w kasie Urzędu Gminy w Czarnocinie
w dniu 22 maja 2014 roku inspektorzy RIO w Łodzi stwierdzili, że stan
gotówki znajdującej się w kasie w dniu kontroli stanowił kwotę 8.422,46 zł
i nie był zgodny z saldem gotówki wynikającym z raportów kasowych.
Według sald raportów kasowych oraz gotówki z tytułu niewypłaconych
zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych - w kasie Urzędu Gminy powinna
znajdować się kwota 8.422,56 zł. Kwota 0,10 zł stanowiła niedobór kasowy i
została wpłacona przez kasjera w trakcie kontroli kasy.
2.
Dowody załączone do raportów kasowych wydatków za grudzień 2013 roku
posiadały numer ujęcia w ewidencji księgowej konta 101-2, nie posiadały
jednak oznaczenia ujęcia poszczególnych dowodów w raportach kasowych.
Wskazać należy, że raport kasowy jest zbiorczym dowodem księgowym na
podstawie którego dokonuje się ewidencji operacji gotówkowych w nim
wskazanych, w związku z powyższym w treści zapisu księgowego
dokonanego na podstawie raportu kasowego należy wskazać numer raportu,
jako numer dowodu księgowego, stosownie do art.23 ust.2 pkt 2 ustawy
o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym przepisem - zapis księgowy
powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny
dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli
różni się ona od daty dokonania operacji.
3.
Ujmowano w ewidencji księgowej dowody dotyczące wydatków pod datą
sprawozdawczą odpowiadającą ostatniemu dniu okresu, za jaki sporządzony
został raport kasowy. Stanowiło to naruszenie art.24 ust.5 pkt 3 ustawy
o rachunkowości, według którego - księgi rachunkowe uznaje się za
prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami
i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym
samym dniu, w którym zostały dokonane.
4.
Na okoliczność udokumentowania przyjęcia gotówki z banku do kasy
sporządzano dowód PK – Polecenie księgowania, który to dowód stosowany
powinien być w przypadku braku możliwości udokumentowania zapisów za
7
pomocą innych dowodów. Dokument polecenie księgowania stosuje się do
korygowania błędnych zapisów księgowych, czy też do udokumentowania
rozliczeń, nie jest on właściwy do udokumentowania przyjęcia gotówki do
kasy.
5.
Nieprawidłowo zaewidencjonowano operację związaną ze zwrotem nadpłaty
w podatku rolnym na kwotę 17 zł. Pobranie gotówki z banku do kasy
zaewidencjonowano na kontach Wn 130 i Ma 141 - w kwocie 17 zł ze
znakiem (-), wpływ gotówki do kasy Urzędu z datą 10 grudnia 2013 roku
zaewidencjonowano na kontach Wn 141 i Ma 101 - w kwocie 17 zł ze
znakiem (-), a zwrot nadpłaty w kasie w kwocie 17 zł zaewidencjonowano na
kontach Wn 221 i Ma 101. Opisana ewidencja zwrotu nadpłaty była
nieprawidłowa i naruszała zasady wskazane w rozporządzeniu Ministra
Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, stosownie do których - na
koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że
do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo
techniczny zapis ujemny.
W zakresie dochodów z podatków
1.
W zasadach rachunkowości oraz w planie kont dla organów podatkowych
jednostki samorządu terytorialnego, jak i w zakładowym planie kont dla
Urzędu Gminy w Czarnocinie, wprowadzonym zarządzeniem Wójta Gminy
Czarnocin nr 23/2012 z dnia 31 lipca 2012 roku nie unormowano zasad
ewidencji operacji na koncie 226 - Długoterminowe należności budżetowe.
Ewidencję należności długoterminowych na tym koncie przewidują przepisy
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku
w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych
jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 208, poz.1375).
2.
Podatnikowi (…)2 będącemu osobą fizyczną prowadzącą działalność
gospodarczą zaniechano ustalenia podatku od nieruchomości na rok 2012, co
stanowiło naruszenie art.6 ust.7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,
zgodnie z którym - podatek od nieruchomości na rok podatkowy od osób
fizycznych, z zastrzeżeniem ust. 11, ustala w drodze decyzji organ
podatkowy właściwy ze względu na miejsce położenia przedmiotów
opodatkowania. Organ podatkowy zauważył swój błąd i w dniu 25 marca
2014 roku wystawił podatnikowi decyzję na podatek od nieruchomości (…)3.
3.
Organ podatkowy zaniechał wezwania podatnika (…)4, prowadzącego
działalność w zakresie świadczenia usług medycznych, do złożenia wyjaśnień
2
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu
podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
3
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu
podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
4
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia
8
w celu ustalenia stanu faktycznego w związku z niewywiązaniem się
podatnika z obowiązku złożenia korekty informacji na podatek od
nieruchomości,
co
stanowiło
naruszenie
art.274a
§
1
ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U.
z 2012 r., poz.749 ze zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem – w razie
wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może
wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub
uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość
rzetelności danych w niej zawartych. Nieprawidłowość usunięto w trakcie
kontroli RIO w Łodzi.
4.
Żadna z objętych kontrolą informacji na podatek od nieruchomości nie
została opatrzona pieczęcią zawierającą datę wpływu informacji do organu
podatkowego, co wskazuje na nieprzestrzeganie § 42 ust. 2 w zw. z § 7
pkt 6 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14 poz. 67). Według wskazanego
przepisu - po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt
kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie
pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na
kopercie. Pieczęć wpływu oznacza odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na
przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej
nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także
miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i
ewentualnie informację o liczbie załączników.
5.
Decyzje
podatkowe
o
numerach
3121.1.2.2013,
3121.2.2.2013,
3121.7.2.2013, 3121.9.2.2013 zostały wydane z naruszeniem art. 139 § 1
ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - załatwienie sprawy
wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić
bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy
szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia
wszczęcia postępowania, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej.
W przypadku powyższych decyzji organ podatkowy dopuścił się do
przekroczenia ustawowego terminu jednego miesiąca. Ponadto, organ
podatkowy nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 140 § 1 ustawy
Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - o każdym przypadku
niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany
jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu
i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
6.
W przypadku decyzji o numerze 3121.2.2.2013 z dnia 24 stycznia 2013 roku
błędnie wskazany został okres zwolnienia z podatku rolnego, który
przysługiwał podatnikowi na podstawie art. 12 ust. 1 pkt. 4 lit. „a” ustawy
z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity Dz. U.
z 2013 r., poz.1381 ze zm.) z tytułu nabycia gruntów na powiększenie
gospodarstwa rolnego. Zgodnie z art. 12 ust. 3 powyższej ustawy - okres
zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po
miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa
wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania
gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy.
29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu
podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
9
Natomiast według art. 12 ust. 6 ww. ustawy - po upływie okresu zwolnienia,
o którym mowa w ust. 1 pkt 4, 5 i 6, stosuje się ulgę w podatku rolnym,
polegającą na obniżeniu podatku w pierwszym roku o 75% i w drugim roku
o 50%. W przypadku omawianej decyzji organ podatkowy ustalił okres
zwolnienia krótszy niż przysługiwał podatnikowi według przytoczonych
powyżej przepisów.
W zakresie dochodów z majątku gminy
1.
Wójt Gminy Czarnocin nie sporządził planu wykorzystania zasobu
nieruchomości, co stanowiło naruszenie art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust.1
pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami
(tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 518 ze zm.), z których to przepisów
wynikało, że w zakresie obowiązków związanych z gospodarowaniem
gminnym zasobem nieruchomości mieści się sporządzenie planu
wykorzystania zasobu nieruchomości.
2.
W 2012 roku ogłaszano trzykrotnie przetarg na zbycie nieruchomości
oznaczonych numerami działek 1908/1, 1889/2 i 1889/3 (12 czerwca
2012 roku, 5 września 2012 roku, 25 października 2012 roku). Przetargi te
zakończone były wynikiem negatywnym. Okres między ostatnim przetargiem
przeprowadzonym w roku 2012 (25 października 2012 roku) a pierwszym
przetargiem w roku 2013 (5 czerwca 2013 roku) przekraczał 6 miesięcy.
Zgodnie z art.39 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, jeżeli
przetarg zakończony został wynikiem negatywnym właściwy organ w okresie
nie krótszym niż 30 dni, ale nie dłuższym niż 6 miesięcy licząc od dnia jego
zamknięcia, może organizować kolejny przetarg. Według art.39 ust.3 ustawy
o gospodarce nieruchomościami - właściwy organ ma obowiązek
sporządzenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.
W powyższym przypadku pomimo przekroczenia terminów wynikających
z art. 39 ustawy o gospodarce nieruchomościami wykaz nieruchomości
przeznaczonych do sprzedaży nie został sporządzony.
3.
Stwierdzono, że umowa najmu lokalu (sklep) z dnia 2 stycznia 2014 roku
została zawarta z naruszeniem art. 18 ust.2 pkt 9 lit „a” ustawy z dnia
8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U.
z 2013 r., poz. 594 ze zm.), bowiem lokal został oddany w najem na rzecz
tego samego najemcy kolejny raz, po umowie zawartej na czas oznaczony
do 3 lat, bez zgody Rada Gminy. Zgodnie z art. 18 ust.2 pkt 9 lit „a”
ww. ustawy - do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie
uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego
zarządu, dotyczących zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości
oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż
3 lata lub na czas nieoznaczony, o ile ustawy szczególne nie stanowią
inaczej. Uchwała rady gminy jest wymagana również w przypadku, gdy po
umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne
umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Do czasu
określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą
rady gminy.
W zakresie wydatków na wynagrodzenia
10
1.
W Regulaminie wynagradzania pracowników w Urzędzie Gminy Czarnocin,
wprowadzonym zarządzeniem nr 23/09 z dnia 15 czerwca 2009 roku Wójta
Gminy Czarnocin, nie określono wymagań kwalifikacyjnych pracowników
zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, nie wskazując również, że
w zakresie wymagań kwalifikacyjnych będą miały zastosowanie przepisy
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie
wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity Dz. U.
z 2013 r., poz. 1050 ze zm.). Powyższe było niezgodne z art.39 ust.1 pkt 1
ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych
(tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz.1202 ze zm.), zgodnie z którym pracodawca w regulaminie wynagradzania określi, dla pracowników
samorządowych o których mowa w art.4 ust.1 pkt 3 ustawy (zatrudnionych
na podstawie umowy o pracę) wymagania kwalifikacyjne.
2.
Wójt Gminy ustalił dodatek funkcyjny dla Zastępcy Wójta Gminy Czarnocin
w nieprawidłowej wysokości. Dodatek funkcyjny dla Zastępcy Wójta, tj. dla
pracownika samorządowego zatrudnionego na podstawie powołania,
powinien być ustalony według zasad określonych w rozporządzeniu Rady
Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, podczas
gdy był ustalany według zasad wynagradzania określonych w Regulaminie
wynagradzania, który miał zastosowanie wyłącznie do pracowników
samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Ustalono, że
dodatek funkcyjny w związku z zatrudnieniem Zastępcy Wójta na ½ etatu
powinien być przyznany w wysokości 880 zł, a przyznany został w wysokości
1.400 zł. W związku ze stwierdzoną nieprawidłowością Wójt Gminy Czarnocin
zwrócił się w dniu 22 maja 2014 roku do Zastępcy Wójta o wyrażenie zgody
na potrącenie z przysługującego wynagrodzenia za pracę nienależnie
pobranego wynagrodzenia w kwocie 160 zł miesięcznie za okres od dnia
5 marca 2013 roku do 30 kwietnia 2014 roku (pismo znak 221.1.2014).
W piśmie wskazano, że nienależne wynagrodzenie, o którym mowa wyżej
zaistniało w wyniku nieprawidłowego naliczenia dodatku funkcyjnego w tym
okresie. Dodatek ten winien być obliczony od kwoty najniższego
wynagrodzenia przewidzianego w przepisach ww. rozporządzenia Rady
Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych - tj. od
kwoty 1.100 zł, a nie od kwoty 1.300 zł, jak błędnie przyjęto (przyjęto
minimalne wynagrodzenie określone w Regulaminie wynagradzania
pracowników Urzędu Gminy Czarnocin). Zastępca Wójta wyraził zgodę na
propozycję Wójta Gminy i zgodził się na potrącenie nienależnie pobranego
wynagrodzenia z ww. okresu jednorazowo w czerwca 2014 roku.
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1.
Nie przestrzegano unormowań zakładowego planu kont oraz przepisów
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej, w zakresie ewidencjonowania kosztów zadania inwestycyjnego
„Rury- wodociągi i kanalizacja” na koncie 080 - Środki trwałe w budowie –
inwestycje. W wyniku kontroli ustalono, że koszty zadania niezmiennie od
dnia 1 stycznia 2001 roku dotyczyły zakupu rur na kwotę 2.814,43 zł i nie
planuje się ich wykorzystania. Biorąc pod uwagę zarówno czas, od jakiego
koszty są ewidencjonowane na koncie 080, jak i brak planów w zakresie
dalszego wykorzystania rur do prowadzenia inwestycji, brak było
11
uzasadnienia do dalszego prowadzenia ewidencji na koncie 080. Konto 080
służy bowiem do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do
rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane koszty
inwestycyjne.
2.
Grunty znajdujące się pod zbiornikami retencyjnymi w miejscowości
Czarnocin objęte zostały zarówno ewidencją konta 011 - Środki trwałe, jak
i ewidencją konta 080 - Środki trwałe w budowie – inwestycje, jako koszty
niezakończonego zadania inwestycyjnego „Zbiornik retencyjny – rozbudowa
zbiornika retencyjnego II etap”. Ustalono, że na karcie inwestycyjnej
o nazwie „Zbiornik retencyjny – rozbudowa zbiornika retencyjnego II etap”
(ewidencja analityczna do konta 080) począwszy od 2001 roku do 2004 roku
ewidencjonowano koszty dotyczące: odsetek, dokumentacji technicznej,
wyceny działek, sporządzenia aktów notarialnych, wykupu działek, wypisów
geodezyjnych, założenia ksiąg wieczystych, opłat sądowych, wyrysów map
oraz kosztów sporządzenia instrukcji rozruchu. Począwszy od 2004 roku na
koncie analitycznym nie dokonywano żadnych operacji i saldo konta na dzień
20 grudnia 2004 roku wynosiło 299.158,69 zł. W wyniku kontroli ustalono,
że inwestorem zadania był Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń
Wodnych w Łodzi. Na potrzeby realizacji zadania Gmina Czarnocin
dokonywała wykupu terenów od osób fizycznych i podjęła działania mające
na celu komunalizację gruntów położonych w Czarnocinie. W związku z tym
Gmina Czarnocin stała się właścicielem 46,0581 ha położonych w trzech
obrębach. Dla nieruchomości tych założone były księgi wieczyste i Gmina
Czarnocin ujawniona w nich była, jako właściciel. Gmina Czarnocin podjęła
działania w celu dokonania zmian w ewidencji gruntów i ujawnienia
w ewidencji terenów wykorzystywanych, jako zbiorniki. Dokonano połączenia
ksiąg wieczystych zgodnie z położeniem i wykorzystaniem i grunty na
których prowadzona była inwestycja dotycząca zbiorników retencyjnych ujęte
zostały w ewidencji środków trwałych w grupie „0”. Biorąc powyższe pod
uwagę wartość gruntów pod zbiornikami retencyjnymi została podwójnie
ujęta w ewidencji księgowej Urzędu Gminy Czarnocin, a tym samym
podwójnie wykazana w aktywach bilansu. Z uwagi na ujęcie gruntów na
koncie 011, brak było uzasadnienia do dalszego prowadzenia konta
analitycznego dla zbiorników retencyjnych, bowiem konto 080 służy do
ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów
środków trwałych w budowie na uzyskane koszty inwestycyjne.
3.
Stwierdzono nieprzestrzeganie art.21 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r.,
poz. 907 ze zm.), w zakresie obowiązku określenia przez kierownika
zamawiającego organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków
członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej
działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane
czynności oraz przejrzystości jej prac.
4.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na „Remont elewacji
i piwnic budynku Szkoły Podstawowej w Szynczycach” złożona została oferta,
która nie spełniała wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia. Komisja Przetargowa nie dostrzegła niespójności w złożonej
ofercie i w związku z powyższym zamawiający nie wezwał wykonawcy do
złożenia prawidłowego wykazu potwierdzającego spełnienie warunków
udziału w postępowaniu, na podstawie art.26 ust.3 ustawy Prawo zamówień
publicznych. Zgodnie ze wskazanym przepisem - zamawiający wzywa
wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez
zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25
12
ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane
przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25
ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich
złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta
wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie
postępowania.
Złożone
na
wezwanie
zamawiającego
oświadczenia
i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków
udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub
roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później
niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do
udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. Stwierdzona
nieprawidłowość nie miała wpływu na wynik postępowania.
5.
Nieprawidłowo
zaewidencjonowano
zobowiązania
wobec
Zakładu
Budowlanego Karol Biniek, Wolbórz oraz ich zapłatę, w związku z naliczeniem
kar umownych za nieterminową realizację zadania „Remont elewacji i piwnic
budynku Szkoły Podstawowej w Szynczycach”. Ustalono, że faktura
wystawiona na kwotę 359.144,92 zł uregulowana została na rzecz
wykonawcy w kwocie pomniejszonej o naliczone kary umowne, tj.
o 19.752,97 zł. Pomimo tego na koncie 201 ujęto całą kwotę faktury, a na
koncie 130 - Rachunek bieżący jednostki, zaewidencjonowano po stronie Ma
całą kwotę wystawionej faktury. Ponadto, przychód z tytułu kary umownej
zaewidencjonowano na koncie 720 - Przychody z tytułu dochodów
budżetowych” zamiast na koncie 760 - Pozostałe przychody operacyjne.
6.
Brak było dokumentów potwierdzających przeprowadzenie badania rynku
w celu wyboru oferty Barbary Malec do pełnienia nadzoru inwestorskiego nad
realizacją zadania „Remont elewacji i piwnic budynku Szkoły Podstawowej
w Szynczycach Gmina Czarnocin”. Umowa nr 27/2013 na pełnienie nadzoru
zawarta została w dnia 22 maja 2013 roku i przewidywała wykonanie
przedmiotu umowy za wynagrodzeniem w wysokości 8.000 zł, powiększonym
o podatek VAT (9.840 zł brutto). Wskazać należy, że stosownie do art.44
ust.3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych - wydatki publiczne powinny być
dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego
doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Biorąc
powyższe pod uwagę należy dążyć do wyboru wykonawców z zachowaniem
powyższych zasad, a istotnym mechanizmem jest tutaj badanie rynku (przy
zamówieniach o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych kwoty
30.000 euro).
7.
Polecenia księgowania sporządzone na okoliczność zaewidencjonowania
przekazania nakładów inwestycyjnych w związku z realizacją inwestycji
„Remont elewacji i piwnic budynku w Szkole Podstawowej w Szynczycach”
nie zostały oznaczone numerem dowodu księgowego, stosownie do wymogu
określonego w art.21 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym
- dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju dowodu
i jego numer identyfikacyjny.
W zakresie ewidencji majątku gminy i inwentaryzacji
1.
Stwierdzono przypadek niewłaściwego określenia przyjętego do ewidencji
środka trwałego, bowiem drogę Wola Kutowa – Szynczyce ujęto w ewidencji
analitycznej pod pozycją 212 pod nazwą „Darowizna- naniesienia”, wartość
początkowa 44.945,02 zł. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 roku w sprawie Klasyfikacji Środków
13
Trwałych (KŚT) (Dz. U. nr 242, poz. 1622) - za podstawową jednostkę
ewidencji przyjmuje się pojedynczy element majątku trwałego spełniający
określone funkcje w procesie wytwarzania wyrobów i świadczenia usług.
Zatem w księdze środków trwałych wskazać należało nazwę przyjętego
w drodze darowizny środka trwałego (rodzaj naniesienia) w tym przypadku
była to droga Wola Kutowa Szynczyce, która według KŚT klasyfikowania jest
do grupy II środków trwałych - obiekty inżynierii lądowej i wodnej.
2.
Stwierdzono, że środek trwały - oczyszczalnia ścieków zakwalifikowano do
grupy I środków trwałych, co było sprzeczne z przepisami rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 roku w sprawie Klasyfikacji Środków
Trwałych, z którego wynikało, że oczyszczalnie ścieków zaliczane są do grupy
II - obiekty inżynierii lądowej i wodnej.
3.
W dniu 31 maja 2013 roku przyjęto na stan środków trwałych nakłady
inwestycyjne, a następnie przekazano je do Zespołu Szkolno-Gimnazjalnego
na podstawie dowodu PT nr 2/2013 z dnia 31 sierpnia 2013 roku. Budynek
Zespołu Szkolno-Gimnazjalnego w Czarnocinie, w którym dokonano wymiany
okien nie był objęty ewidencją księgową prowadzoną w Urzędzie Gminy.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości - środki trwałe to
rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie
ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku
i przeznaczone na potrzeby jednostki. Nakłady poczynione w związku
z wyminą okien nie spełniały, zatem definicji środka trwałego, przyjmując
więc wartość inwestycji polegającej na wymianie okien do ksiąg
pomocniczych Urzędu Gminy naruszono art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o
rachunkowości.
4.
Stwierdzono, że dokonywano odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych
powstałych w wyniku inwestycji od miesiąca, w którym sporządzono protokół
odbioru robót, zamiast od pierwszego dnia następnego miesiąca kiedy
składnik przyjęto do ewidencji, co stanowiło naruszenie art. 16h ustawy
z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst
jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.) oraz 8 ust. 5 pkt 6 zarządzenia
nr 23/2012 Wójta Gminy Czarnocin w sprawie ustalenia metody wyceny
aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, ustalenia
dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości przy użyciu komputera
w Urzędzie Gminy w Czarnocinie, zmienionego zarządzeniem nr 45/2013 z
dnia 10 października 2013 roku, z treści których wynikało, że odpisów
amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych
począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten
środek wprowadzono do ewidencji.
5.
Nieprawidłowo udokumentowano przeprowadzenie inwentaryzacji środków
trwałych w budowie. Dokonano inwentaryzacji metodą weryfikacji poprzez
porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi
z dokumentów, jednak na okoliczność przeprowadzenia weryfikacji
sporządzono jedynie dokument, z którego wynikało saldo konta 080 oraz
kwoty przypadające na poszczególne zadnia inwestycyjne, co zgodne było z
wartością wynikającą z kart wydatków prowadzonych dla poszczególnych
inwestycji. Nie wskazano konkretnego dokumentu, z którego wynikały koszty
poszczególnych zadań, co stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy
o rachunkowości, zgodnie z którym - jednostki przeprowadzają na ostatni
dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do
których
dostęp
jest
znacznie
utrudniony,
gruntów
oraz
praw
zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych,
a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec
14
osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych
w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z
przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg
rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych
składników.
W zakresie wypłaty dodatku uzupełniającego dla nauczycieli
1.
Stwierdzono naliczenie i wypłacenie nauczycielowi stażyście zatrudnionemu
w Szkole Podstawowej w Szynczycach dodatku funkcyjnego na podstawie
nieprawidłowego dokumentu, tj. informacji Dyrektora Szkoły Podstawowej
w Szynczycach, przekazanej do Referatu Księgowości Urzędu Gminy
w Czarnocinie dotyczącej wychowawstwa siedmiu nauczycieli w roku
2013/2014. Umowa o pracę została zawarta z nauczycielem na czas
określony, ze względu na zastępstwo na czas urlopu dla poratowania zdrowia
za innego nauczyciela, sprawującego funkcję wychowawcy. Uchwałą nr
XXI/121/09 z dnia 8 kwietnia 2009 roku Rada Gminy Czarnocin ustaliła
Regulamin
wynagradzania
nauczycieli
zatrudnionych
w
szkołach
prowadzonych przez Gminę Czarnocin. Według zapisów Regulaminu dodatek funkcyjny przysługuje nauczycielom, którym powierzono obowiązki
do sprawowania funkcji uprawniające do dodatku funkcyjnego. Według
§ 5 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia
2005 roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia
zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do
wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od
pracy (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 416) - do uzyskania dodatku
funkcyjnego uprawnieni są nauczyciele, którym powierzono: 1) stanowisko
dyrektora lub wicedyrektora przedszkola, szkoły, placówki lub innej jednostki
organizacyjnej, o której mowa w art. 1 ust. 1 i 1a Karty Nauczyciela, albo
inne stanowisko kierownicze przewidziane w statucie szkoły; 2) sprawowanie
funkcji: a) wychowawcy klasy, b) doradcy metodycznego lub nauczycielakonsultanta, c) opiekuna stażu. Zatem informacja o przyznanym dodatku
funkcyjnym oraz kwota dodatku winna zostać zawarta w umowie o pracę
bądź w osobnej informacji znajdującej się w aktach osobowych nauczyciela.
Analiza akt osobowych nauczyciela wykazała, że w umowie o pracę oraz
w aktach osobowych nie było informacji, na podstawie której nauczycielowi
przysługiwał dodatek funkcyjny z tytułu wychowawstwa.
2.
Nieprawidłowo
obliczona
została
osobista
stawka
wynagrodzenia
zasadniczego nauczyciela, z uwagi na nieprawidłową kwotę wynagrodzenia
zasadniczego nauczyciela stażysty. Stażysta ten nie posiadał studiów
magisterskich, w związku z tym jego wynagrodzenie zasadnicze - zgodnie
z umową - wynosiło 1.993,00 zł. Do ustalenia osobistej stawki
wynagrodzenia zasadniczego (Sj) przyjęto wynagrodzenie zasadnicze
w kwocie 2.265,00 zł - przewidziane dla nauczyciela posiadającego tytuł
zawodowy magistra z przygotowaniem pedagogicznym. Skutkowało to
błędnym ustaleniem wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego dla
danego nauczyciela stażysty. Stanowiło to naruszenie przepisów
rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku w
sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich
wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego
15
w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U.
nr 6, poz. 35).
3.
Stwierdzono błędne ustalenie osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego
(Sj) nauczyciela stażysty zatrudnionego w 2013 roku - od dnia 30 września
2013 roku - na niepełny etat, tj. na 13/25 godzin tygodniowo. Błędnie
została naliczona osobista stawka wynagrodzenia zasadniczego za pierwszy
miesiąc zatrudnienia tj. wrzesień, co skutkowało nieprawidłowo ustalonym
jednorazowym dodatkiem uzupełniającym.
4.
Jednostka przy ustaleniu osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego dla
każdego nauczyciela stażysty, za okres zatrudnienia nauczyciela w miesiącu
przyjmowała 30 dni. W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce
miesięcznej dla pracownika, który nie pozostawał w stosunku pracy przez
pełny miesiąc stosuje się zasady wynikające z przepisów rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie
sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz
wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw,
dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności
przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 62, poz. 289 ze zm.). Według
§ 12 powyższego rozporządzenia, w przypadku obliczania wynagrodzenia
pracownika, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres
pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca,
miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin
przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę
mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych
przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od
wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Przyjęcie przez jednostkę do
obliczeń okresu zatrudnienia nauczyciela w ilości 30 dni w miesiącu zamiast
faktycznej ilości dni roboczych w miesiącu miało wpływ na wysokość
jednorazowych dodatków uzupełniających.
W zakresie zwrotu podatku akcyzowego
Stwierdzono, że wskutek nieprawidłowo zweryfikowanych oświadczeń, o których
mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 roku o zwrocie podatku
akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji
rolnej (Dz. U. nr 52 poz.379 ze zm.) złożonych przez producentów rolnych, błędnie
ustalono limit zwrotu podatku akcyzowego w cenie oleju napędowego w decyzji nr
3153.100045.2014.1 z dnia 3 marca 2014 roku, decyzji nr 3153.110067.2014.1 z
dnia 20 lutego 2014 roku oraz decyzji nr 3153.90061.2014.1 z dnia 28 lutego
2014 roku. Powierzchnia użytków rolnych wykazana w przedmiotowych
oświadczeniach była mniejsza niż wynikająca z wypisów z rejestru gruntów.
W przypadku producentów rolnych na, rzecz których wydano decyzję nr
3153.100045.2014.1 z dnia 3 marca 2014 roku i decyzję nr 3153.110067.2014.1
z dnia 20 lutego 2014 roku różnica między powierzchnią użytków rolnych
wykazaną w złożonym oświadczeniu a powierzchnią tych użytków wynikającą
z wypisu z rejestru gruntów wynikała z nieujęcia w oświadczeniu między innymi
powierzchni rowów. Zgodnie z § 68 ust. 1 pkt 1 lit. „g” rozporządzenia Ministra
Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie
ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. nr 38 poz. 454 ze zm.) - do użytków
rolnych zalicza się, między innymi, grunty pod rowami oznaczone symbolem „W”.
Wskazać również należy, że w decyzjach ustalających wymiar łącznego
zobowiązania pieniężnego na rok 2014 wydanych na rzecz przedsiębiorców
(decyzja nr 3123.110067.1.2014 z dnia 11 lutego 2014 roku, decyzja nr
16
3123.100045.1.2014 z dnia 11 lutego 2014 roku) powierzchnia rowów została
wykazana, jako nieużytki w części dotyczącej wymiaru podatku od nieruchomości,
co naruszało wyżej przytoczony przepis § 68 rozporządzenia w sprawie ewidencji
gruntów i budynków.
Producenci rolni nie przedstawili żadnych informacji, czy też dokumentów
świadczących o oddaniu w posiadanie zależne użytków rolnych, organ uprawniony
nie dysponował również z urzędu informacjami o zaprzestaniu działalności rolniczej
czy też o zajęciu tych użytków rolnych na działalność gospodarczą.
(…)5
Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą Wójt
i Skarbnik Gminy oraz pracownicy rzeczowo właściwi w zakresie szczegółowo
wskazanym w protokole kontroli.
II.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie
działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu
w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1.
Podjąć działania w celu dokonania aktualizacji postanowień zawartych
w statucie Szkoły Podstawowej w Szynczycach.
2.
Zapewnić prowadzenie rejestru instytucji kultury oraz księgi rejestrowej
zgodnie z unormowaniami rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa
Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 roku w sprawie sposobu prowadzenia
i udostępniania i udostępniania instytucji kultury.
3.
Zapewnić prowadzenie ewidencji szczegółowej na koncie 751 - Koszty
finansowe, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
4.
Zapewnić uwzględnienie w zakładowym planie kont zasad klasyfikacji
zdarzeń na kontach jednostki budżetowej, tj. Urzędu Gminy w Czarnocinie,
stosownie do art.10 ust.1 pkt 3 lit. „a” ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości.
5.
Zapewnić ewidencjonowanie zwrotu niewykorzystanych środków przez
jednostki budżetowe na kontach Wn 133 - Rachunek budżetu i Ma 223
Rozliczenie wydatków budżetowych.
5
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte
w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku
Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr
Walczak.
17
6.
Zapewnić wskazywanie na dowodach księgowych osoby odpowiedzialnej za
sprawdzenie dokumentów, wskazanie dekretacji oraz wskazanie miesiąca
dekretacji, stosownie do art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
7.
Zapewnić dokonanie zmian w zakładowym planie kont dla budżetu gminy,
w zakresie operacji ewidencjonowanych na koncie 224 - w celu dostosowania
przyjętych unormowań do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
8.
Dokonać korekty sprawozdania Rb-27S - z wykonania planu dochodów
budżetowych za 2013 rok i sprawozdania Rb-PDP - z wykonania dochodów
podatkowych za 2013 rok, w związku ze stwierdzonymi w wyniku kontroli
nieprawidłowościami dotyczącymi wykazanej kwoty skutków finansowych
udzielonych ulg i zwolnień i przekazać do RIO w Łodzi, wskazując przyczynę
dokonania korekty.
9.
Sporządzać sprawozdania Rb-27S - z wykonania planu dochodów
budżetowych oraz sprawozdania Rb–PDP - z wykonania planu dochodów
podatkowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U.
z 2014 r., poz.119), w szczególności w zakresie wykazywania skutków
finansowych zwolnień w podatku od nieruchomości.
10.
Zapewnić składanie przez Gminę Czarnocin deklaracji na podatek od
nieruchomości, stosownie do art.6 ust.9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku
o podatkach i opłatach lokalnych.
11.
Zapewnić art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości, dotyczącego zasad
dokonywania zapisów w dzienniku.
12.
Zobowiązać Skarbnika Gminy do przestrzegania art.54 ust.1 ustawy z dnia
27 sierpnia 1997 roku o finansach publicznych, w szczególności do
dokonywania kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z
planem finansowym oraz kontroli kompletności i rzetelności dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
13.
Zapewnić dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z art. 23 ust.2 pkt 1, 2
i pkt 4 ustawy o rachunkowości. Wskazać w polityce rachunkowości
oznaczenie ujmowanych w treści zapisu księgowego dat.
14.
Zapewnić art. 23 ust.1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, dotyczącego
określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego
stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, jeżeli różni się ona od daty
dokonania operacji.
15.
Składki
na
rzecz
Państwowego
Funduszu
Rehabilitacji
Osób
Niepełnosprawnych ustalać w prawidłowej wysokości, biorąc pod uwagę
właściwą liczbę zatrudnionych pracowników.
16.
Kontrolować bieżącą zgodność gotówki znajdującej się w kasie Urzędu Gminy
w Czarnocinie z saldami poszczególnych raportów kasowych prowadzonych
przez kasjera poprzez okresowe i niezapowiedziane kontrole w kasie.
17.
Zapewnić wskazywanie w treści zapisu księgowego numeru raportu
kasowego, którego dotyczy dokument załączony do raportu kasowego,
stosownie do art.23 ust.2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
18
18.
W celu udokumentowania zaewidencjonowania operacji polegającej na
przyjęciu gotówki do kasy Urzędu Gminy w Czarnocinie (Wn 101 - Kasa/Ma
141 - Środki pieniężne w drodze) sporządzać dowód księgowy KP – Kasa
przyjmie.
19.
Operacje związane ze zwrotem nadpłaty w podatku ewidencjonować zgodnie
z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej
Polskiej - tj. podjęcie gotówki do kasy na podstawie czeku gotówkowego (Wn
141 i Ma 130), techniczny zapis ujemny konieczny do poprawnego
zaewidencjonowania zwrotu nadpłaty (Wn 130 i Ma 130 ze znakiem (-)),
wpływ gotówki do kasy na realizację nadpłaty (Wn 101 i Ma 141) oraz zwrot
nadpłaty w kasie (Wn 221 i Ma 101).
20.
Uzupełnić obowiązującą politykę rachunkowości o zasady ewidencji operacji
na koncie 226 - Długoterminowe należności budżetowe, stosownie do
unormowań rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października
2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów
podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
21.
Zapewnić przestrzeganie § 42 ust. 2 w zw. z § 7 pkt 6 załącznika nr 1 do
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
22.
Zapewnić wydawanie decyzji podatkowych w terminach wymaganych przez
art. 139 § 1 oraz art. 140 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja
podatkowa.
23.
Zapewnić prawidłowe ustalanie okresów zwolnienia z podatku rolnego
z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego, zgodnie
z art. 12 ust.1 pkt 4 i art. 12 ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku
o podatku rolnym.
24.
Zapewnić sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości,
w oparciu o przepisy art. 25 ust.2 w zw. z art. 23 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
25.
Przestrzegać zasad określonych przepisami ustawy z dnia 8 marca 1990 roku
o samorządzie gminy, w zakresie oddawania nieruchomości w najem na
podstawie kolejno zawieranych umów na czas powyżej 3 lat.
26.
Zapewnić określenie wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych
na podstawie umowy o pracę w Regulaminie wynagradzania, stosownie do
art.39 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach
samorządowych.
27.
Podjąć decyzję dotyczącą wykorzystania rur o wartości 2.814,43 zł
zaewidencjonowanych na koncie 080 - Środki trwałe w budowie – inwestycje
i ewentualnego objęcia tych przedmiotów ewidencją konta 310 - Materiały.
28.
Podjąć działanie zmierzające do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie
podwójnego ujęcia wartości gruntów znajdujących się pod zbiornikami
retencyjnymi w miejscowości Czarnocin. W tym celu przeanalizować dowody
dokumentujące poniesione koszty zaewidencjonowane na koncie 080 Środki trwałe w budowie – inwestycje, w celu ustalenia wartości gruntów
ujętej już na koncie 011 - Środki trwałe.
19
29.
Zapewnić określenie organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu
obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie
sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za
wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac, stosownie do art.21
ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
30.
Zobowiązać członków komisji przetargowej do wnikliwej analizy ofert
składanych w ramach prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień
publicznych.
31.
Operacje gospodarcze związane z ewidencją naliczonych kar umownych za
nieterminową realizację zadania inwestycyjnego ewidencjonować w sposób
szczegółowo wskazany w protokole kontroli.
32.
Dokonać analizy możliwości opracowania i wprowadzenia procedur
wewnętrznych dotyczących udzielania zamówień publicznych o wartości
nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty wskazanej
w art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (obecnie 30.000 euro).
33.
Przyjmując do ewidencji środki trwałe stosować przepisy rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 roku w sprawie Klasyfikacji Środków
Trwałych (KŚT).
34.
Zapewnić, by ewidencja księgowa jednostki obejmowała środki trwałe
przeznaczone na potrzeby jednostki spełniające definicję zawartą art. 3
ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości.
35.
Dokonywać odpisów amortyzacyjnych od pierwszego dnia następnego
miesiąca, kiedy składnik przyjęto do ewidencji, stosownie do treści art. 16 h
ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób
prawnych oraz własnych uregulowań wynikających z zarządzenia nr 23/2012
Wójta Gminy Czarnocin w sprawie ustalenia metody wyceny aktywów
i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, ustalenia dokumentacji
przyjętych zasad rachunkowości przy użyciu komputera w Urzędzie Gminy
w Czarnocinie.
36.
Zapewnić udokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji
z wymogiem określonym w art. 27 ustawy o rachunkowości.
37.
Zapewnić ustalanie wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego dla
nauczycieli zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej
z dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowywania
sprawozdania
z
wysokości
średnich
wynagrodzeń
nauczycieli
na
poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych
przez jednostki samorządu terytorialnego.
38.
Zapewnić przestrzeganie zasad wynikających z przepisów rozporządzenia
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie
sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz
wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw,
dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności
przewidzianych w Kodeksie pracy.
39.
Ustalać limit zwrotu podatku akcyzowego w cenie oleju napędowego zgodnie
z treścią art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 10 marca 2006 roku o zwrocie podatku
akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego - w oparciu
o zweryfikowane oświadczenia producentów rolnych.
zgodnie
20
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana
Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub
przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, do wniosków zawartych w II części wystąpienia pokontrolnego
przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od
daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia
zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący
Rady Gminy Czarnocin
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy Czarnocin
3. aa
21