Struktura Podziału Prac - Instytut Organizacji i Zarządzania

Struktura podziału prac (SPP) Work Breakdown Structure (WBS)
Zorientowane na rezultat zgrupowanie elementów projektu, które
definiuje i porządkuje całkowity zakres projektu. Metoda WBS jest
zazwyczaj stosowana w celu zaprojektowania lub potwierdzenia
faktycznego zakresu projektu i pozwala na określenie wspólnego dla
wszystkich udziałowców projektu stopnia szczegółowości zadań.

Przedstawienie wszystkich
prac, które maja być
zrealizowane w projekcie w
postaci hierarchicznej
listy, np.:
projekt
podprojekty
pakiety prac
grupy zadań
zadania
1


Prezentacja struktury podziału
prac (graficzna, lista)
Kody struktury podziału prac
Hierarchiczna dekompozycja
prac koniecznych do
wykonania jednoznacznie
identyfikowalnych produktów
Struktura podziału prac - zasady
budowy

Każde zadanie
występujące w SPP
powinno być:




2
związane z konkretnym
produktem projektu
przypisane do konkretnego
zasobu (osoba, zespół),
który jest za nie
odpowiedzialny
mierzalne w sensie
możliwości stwierdzenia
wykonania pracy
Zadanie występujące w
SPP może składać się z
podzadań o własnej
strukturze

Kryteria podziału






produkty końcowe
funkcje
czas realizacji
zakres prac
miejsce realizacji
zespół realizacyjny
...
Struktura podziału prac - Czym nie
jest?





3
Identyfikacją wszystkich prac i nakładów
Odwzorowaniem zależności wewnętrznych i
zewnętrznych
Szeregowaniem zadań
Prognozowaniem czasu trwania zadań
Harmonogramowaniem
Struktura Podziału Prac (WBS)
System alarmowy w hali produkcyjnej
1
System alarmowy
11
12
13
14
15
16
Zarządzanie
konfiguracją
Zasilanie
Próby
Sieć alarmowa
Procedury
wytworzenia
Utrzymanie
funkcjonowania
121
Prostowanie
122
Filtrowanie
1411
Czujnik ruchu
4
123
Regulacja
1412
Czujnik dymu
141
Czujniki
1413
Czujnik gazu
142
Obróbka
sygnału
1414
Czujnik wody
1415
Czujnik spadku
napięcia
Projekt: Siedziba WWW


Cel: Projekt siedziby do handlu
elektronicznego (sprzedaż produktów w
ramach jednego kraju)
Założenia:
 Projekt
wewnętrzny opracowania siedziby handlu
elektronicznego w celu sprzedaży swoich produktów.
 Firma tworzy i utrzymuje siedzibę WWW na własnych
serwerach.
5
Projekt: Projekt siedziby WWW






6
1. Projekt WWW
2. Sprzęt
3. Oprogramowanie
4. Komunikacja
5. Integracja
6. Logistyka
1. Projekt WWW

1.1. Metody projektowania WWW



1.2. Projektant WWW




1.3.1. Konsultacje z ekspertami ds WWW
1.3.2. Wybór projektu siedziby WWW
1.4. Weryfikacja i akceptacja projektu



7
1.2.1. Wynajęcie projektanta WWW
1.2.2. Szkolenie projektanta WWW
1.3. Projekt siedziby WWW


1.1.1. Ocena dostępnych metod projektowania WWW
1.1.2. Wybór siedziby WWW
1.4.1. Ocena zgodności siedziby WWW z
wewnętrznymi procesami biznesowymi
1.4.2. Ocena zgodności z wymaganiami zewnętrznymi
1.4.3. Akceptacja rozwiązania
2. Sprzęt





8
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
Określenie wymagań wydajnościowych
Określenie architektury sprzętu
Zakup sprzętu
Instalacja sprzętu
Testy sprzętu
3. Oprogramowanie





3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
Zatrudnienie i szkolenia programistów
Projektowanie systemu
Przegląd projektu systemu
Opracowanie prototypów
Moduł „Wprowadzanie zamówienia”
Kodowanie modułu „Wprowadzanie zamówienia”
 3.5.2. Testy modułu „Wprowadzanie zamówienia”
 3.5.1.

3.6. Moduł „Realizacja zamówienia”
Kodowanie modułu „Realizacja zamówienia”
 3.6.2. Testy modułu „Realizacja zamówienia”
 3.6.1.
9
3. Oprogramowanie

3.7. Moduł „Potwierdzenie”
Kodowanie modułu „Potwierdzenie”
 3.7.2. Testy modułu „Potwierdzenie”
 3.7.1.


3.8. Fakturowanie
3.9. Baza danych
 3.9.1.
 3.9.2.
 3.9.3.
 3.9.4.
 3.10.
10
Projektowanie bazy danych
Budowa bazy danych
Oczyszczanie danych
Ładowanie danych
Testowanie zapytań SQL
4. Komunikacja





11
4.1. Wybór dostawcy usług internetowych
4.2. Wybór dostawcy usług
telekomunikacyjnych
4.3. Określenie środowiska sieciowego
4.4. Wybór metody komunikacji z dostawcą
infrastuktury
4.5. Systemy firewall i systemy szyfrowania
5. Integracja




12
5.1. Instalacja oprogramowania
5.2. Testy aplikacji i oprogramowania warstwy
pośredniej
5.3. Testy sieci zewnętrznych
5.4. Testy wydajnościowe systemu
6. Logistyka

6.1.Połączenie
zamówień
z
działem
przetwarzania
 6.1.1.
Połączenie z działem fakturowania
 6.1.2. Połączenie z działem zapasów



13
6.2. Połączenie z działem wysyłki towarów
6.3. Połączenie z działem obsługi klientów
6.4. Połączenie z dostawcą usługi autoryzacji
kart kredytowych
Projekt:
Uruchomienie nowej linii
produkcyjnej


Cel: Budowa i uruchomienie nowej linii
technologicznej w zakładzie produkcyjnym
Założenia:
 Projekt
wewnętrzny
 Wykonano: strategiczny plan marketingowy, studium
wykonalności, biznes plan,
 Podjęto decyzję o inwestycji
14
Projekt: Nowa linia produkcyjna
1. DOKUMENTACJA
2. DOSTAWA URZĄDZEŃ
3. ROBOTY PRZYGOTOWAWCZE
4. ROBOTY BUDOWLANO-MONTAŻOWE
5. TESTY, ROZRUCH
6. NABÓR KADR, SZKOLENIE
7. ZARZĄDZANIE
8. PRAWO, PRZEPISY
15
8. PRAWO, PRZEPISY








16
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
8.6.
8.7.
8.8.
Licencje, Pozwolenia
Postępowanie lokalizacyjne
Uzgodnienia z dostawcami świadczeń
Uzgadnianie sieci uzbrojenie terenu
Ochrona środowiska
Ochrona bezpieczeństwa i higieny pracy
Inne przepisy, opinie, zgody
Porozumienia z Związkami Zawodowymi
4.1 Pakiet prac: Roboty ziemne








17
4. 1.1 Wykonanie makroniwelacji
4. 1.2 Wykonanie wykopu
4. 1.3 Wywóz urobku
4. 1.4 Wykonanie skarp
4. 1.5 Zabezpieczenie wykopu
4. 1.6 Odwadnianie wykopu
4. 1.7 Projekt organizacji ruchu
4. 1.8 Drogi technologiczne tymczasowe
(przygotowanie, demontaż)
Zarządzanie kosztami projektu
Obejmuje procesy niezbędne do zakończenia
projektu w ramach ustalonego budżetu
 Planowanie zasobów
 Szacowanie kosztów
 Budżetowanie – przydzielenie
oszacowanych kosztów do zadań
 Kontrola kosztów – kontrolowanie zmian w
budżecie projektu
18
Podstawowe pojęcia

Koszty w ekonomii
W sensie ekonomicznym koszty to wszystkie
płatności, jakich firma musi dokonać, aby
przyciągnąć niezbędne środki produkcji
 Koszty w rachunkowości
to wyrażona w pieniądzu wartość pracy oraz
czynników produkcji zużytych (zużyte
materiały, zużycie środków trwałych amortyzacja) w celu wytworzenia określonych
wyrobów czy świadczenia określonych usług
19
Podstawowe pojęcia





20
Przychody ze sprzedaży
wartość w cenie sprzedaży sprzedanych
(niekoniecznie zapłaconych) produktów
Przepływy gotówkowe
faktyczny ruch gotówki (wydatki, wpływy)
Środki trwałe – kosztem jest tylko
amortyzacja
Vat nie jest kosztem ani przychodem (w
firmach będących płatnikami VAT-u)
Vat należny – sprzedaż, VAT naliczony zakupy
Podstawowe pojęcia


22
Koszty bezpośrednie
to te, które można bezpośrednio przypisać
produktom (usługom, projektom) na
podstawie materiałów źródłowych
Koszty pośrednie
nie mogą być wprost odniesione do obiektów
na podstawie materiałów źródłowych, trzeba
znaleźć inny sposób rozdziału
Rozdział kosztów ogólnych
metodą tradycyjną

jeden klucz podziału dla wszystkich rodzajów
kosztów
Koszty ogólne
(np. koszty wynagrodzenia
sekretarki)
10 %
Projekt 1
5%
Projekt 2
85 %
Normalna działalność
przedsiębiorstwa
(np. produkcja wyrobów)
23
Rozdział kosztów ogólnych
metodą ABC (Activity Based Costing)

Różne klucze podziału dla różnych działań
Koszty ogólne
(np. koszty wynagrodzenia sekretarki)
50 %
25 %
25 %
Pisanie listów
Projekt 1
Rozmowy telefoniczne
Projekt 2
Itd.
Normalna działalność
przedsiębiorstwa
(np. produkcja wyrobów)
24
Zarządzanie kosztami projektu
Proces: Szacowanie kosztów

Wejście:






struktura podziału prac
zapotrzebowanie na
zasoby
stawki zasobów
szacunkowe czasy
trwania zadań
historia
plan kont

Narzędzia i techniki






Wyjście



25
ocena ekspercka
szacowanie poprzez analogię
modelowanie parametryczne
szacowanie wstępujące
(bottom-up)
narzędzia komputerowe
oszacowania kosztów
dane pomocnicze
plan zarządzania kosztami
Metody szacowania kosztów

Dokładna estymacja nie zawsze jest możliwa!
Dokładność
estymacji
Koszt estymacji
26
Metody szacowania kosztów
Szacowanie wstępujące (bottom-up)






27
Dekompozycja projektu na „najmniejsze
składowe”
Szacowanie kosztów na poziomie
szczegółowych elementów
Sumowanie kosztów „od szczegółu do ogółu”
Dokładność oszacowania rzędu 5%
Metoda bardzo pracochłonna, zwłaszcza w
pierwszych oszacowaniach
Dobre zdokumentowanie analizy może być
wykorzystane w przyszłych projektach
(kapitalizacja wiedzy)
Metody szacowania kosztów
Poprzez analogię (top-down)



28
Oszacowanie na podstawie rzeczywistych
kosztów wcześniejszych projektów
Jeżeli oszacowanie oparte jest na
„podobnym” projekcie z przeszłości – średni
błąd oszacowania wynosi +/- 15%
w przeciwnym przypadku
błąd jest rzędu +/- 35%
Wymaga „banku wiedzy” o kosztach różnego
typu projektów (kapitalizacja wiedzy o
zrealizowanych projektach)
Metody szacowania kosztów
Modelowanie parametryczne



Szukane koszty projektu (podprojektu, zadań)
są zadane wzorem analitycznym
Wystarczy podstawić do wzoru odpowiednie
wartości (parametry)
Przykłady parametrów:





29
w budownictwie: np. powierzchnia, objętość
w informatyce: ilość instrukcji w kodzie źródłowym
w każdej dziedzinie: złożoność projektu, innowacyjność,
stopień znajomości (trudności) klienta
Modele parametryczne wymagają
przetestowania na wielu projektach
Zweryfikowane modele są bardzo użyteczne
Metody szacowania kosztów
Ocena ekspercka



30
Pojedynczy ekspert może się bardzo pomylić
(do 70%), dlatego uśrednia się oceny wielu
ekspertów
Dokładność oszacowania rzędu 15-20%
zapewnia udział około 70 ekspertów (!)
Metoda droga
Estymacja powinna być rzetelna



31
Jeśli zawsze zbyt optymistyczna – przewiduje
się rezerwy (czy potrzebne?)
Jeśli zawsze pesymistyczna – uśpiona
czujność
Niska cena przy optymistycznej estymacji –
nie opłaca się na dłuższą metę
Kto powinien podawać
oszacowania kosztów?

Wykonawcy?
 Zewnętrzni eksperci?
 Ceny zakupu materiałów – dział
zaopatrzenia

32
Estymacja zdecentralizowana, przez
wykonawców – system formularzy, spotkań
Szacowanie kosztów


Niezależnie od metody szacowania kosztów,
koszty należy szacować nie jako wartości
zdeterminowane, lecz w postaci rozkładów
prawdopodobieństwa
Dokładność szacowania kosztów rośnie z czasem



Dlatego, budżet projektu powinien składać się z:



33
wstępne oszacowania kosztów są obarczone dużym błędem
im później szacujemy koszty, tym możliwa jest lepsza jakość
oszacowania
kwoty równej oszacowanym kosztom
rezerwy na ryzyko (ang. undistributed budget)
Ponadto, często planuje się tzw. rezerwę zarządu (ang.
management reserve), dla pokrycia ewentualnych strat
Rozkład kosztu projektu
100
90
Pr-stwo
75
50
0
Koszt
34
1000
1500
Szacowanie kosztów z
uwzględnieniem ryzyka
Prawdopodobieństwo, że koszt zadania
nie przekroczy danej kwoty
Pr-stwo
10%
25%
50%
75%
90%
Koszt
800
900
1000
1200
1500
Budżet projektu równa się kosztom szacowanym
z pr-stwem na poziomie 50% oraz z takiej rezerwy,
która zapewni wymagany poziom bezpieczeństwa.
Poziom 75%: 1000 + 200
Poziom 90%: 1000 + 500
35
Kodowanie kosztów


36
Związane z SPP (WBS) i kontami księgowymi
z Zakładowego Planu Kont
Ma zapewnić możliwość szybkiego
otrzymywania wszystkich niezbędnych
informacji
Macierz odpowiedzialności (RAM)
Poziom 1
Struktura Podziału Prac
Poziom 2
Poziom 3
Poziom 4
Struktura
organizacyjna
37
BP
Biuro
Projektowe
DP
Dział
Produkcji
DKJ
Dział
Kontroli
jakości
ELEMENT 1
RADAR
ANTENA
NADAJNIK
ODBIORNIK
ZŁĄCZE
OBROTOWE
TALERZ
ŹRÓDŁO
SYGNAŁU
ELEMENT 2
ELEMENT 3
•
KABINA
OPERATORA
LAMPA
Plan kont kosztowych
projektu (CAP)
– Zakres pracy
– Harmonogram
– Metoda pomiaru
wykonania
– Budżet
Pakiet prac
– Menedżer
PP
kosztów
– Ryzyko
Skumulowane koszty planowane
Planowany koszt
planowanej pracy
(BCWS)
Czas
38
Zarządzanie kosztami projektu
Proces: Budżetowanie

Wejście




Narzędzia i techniki


narzędzia i techniki szacowania kosztów
Wyjście

39
oszacowania kosztów
struktura podziału prac
harmonogram
plan bazowy kosztów
HARMONOGRAM
RZECZOWO-FINANSOWY
40
BUDŻET PROJEKTU - ZADANIA
41
BUDŻET PROJEKTU - ZASOBY
Robocizna, Materiały, Sprzęt, Podwykonawcy
42