Załšcznik nr 1 do umowy - Specjalista ds Obslugi Projektu.–

Załącznik nr 1 do Umowy – Zakres czynności
SPECJALISTA DS. OBSŁUGI PROJEKTU
Osobą zajmującą się szeroko rozumianą obsługą administracyjno–rozliczeniową
Projektu, będzie Specjalista ds. Obsługi Projektu – ……………, która podlega
bezpośrednio Menagerowi Biura Projektu.
Zgodnie z zakresem obowiązków odpowiada za:
• informowanie osób zaangaŜowanych w Projekcie o zmianach dot. Projektu;
• współpracę z pozostałymi osobami/firmami zaangaŜowanymi w realizację
Projektu, w tym szczególności Ekspertem ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości i
zadaniach związanych z jego stanowiskiem pracy – opisywanie dokumentów,
zbieranie dokumentów do wniosków o płatność, kompletowanie niezbędnych
załączników, nadzór nad terminami, etc.;
• opracowanie i wdroŜenie spójnego systemu oznakowania dokumentacji
projektowej oraz kontrole jego stosowania;
• oznaczenie pomieszczeń, sprzętu, etc.;
• prowadzenie dokumentacji związanej z pracownikami / współpracownikami
Projektu (sporządzanie umów, zakresów czynności, etc.);
• sporządzanie oraz kontrolę prawidłowości wypełniania kart czasów pracy / list
obecności pracowników Projektu;
• przyjmowanie dokumentów, ich weryfikacja oraz przekazywanie osobom
zainteresowanym;
• sporządzanie opisów wszelkich dokumentów niezbędnych dla potrzeb rozliczenia
projektu (faktury, rachunki, listy płac) według ustalonego szablonu, przedłoŜenie
do podpisania osobom odpowiedzialnym za daną kategorię budŜetu Projektu;
• ścisłą współpracę z Ekspertem ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości podczas
sporządzanie wniosku o płatność;
• prowadzenie segregatorów zawierających dokumenty zawierające dokumenty
związane z pełnionym stanowiskiem – umowy, protokoły, potwierdzenia
przekazania dokumentów, oświadczenia do umów, etc.
• sporządzanie i przekazywanie Menagerowi ds. Organizacyjnych aktualizacji dot.
strony internetowej Projektu;
• ochronę danych osobowych – stosowanie zasad określonych w Ustawie;
• archiwizację dokumentów zgodnie z wytycznymi;
• kontrolę prawidłowości działań promocyjnych oraz archiwizację wycinków
prasowych, egzemplarzy pokazowych;
• zgodność realizacji Projektu z zapisami wniosku w zakresie swoich obowiązków
związanych z pełnionym stanowiskiem;
• zapisywanie oraz archiwizację elektronicznych wersji aktualizowanego wniosku o
dofinansowanie wraz z kserokopiami składanych dokumentów;
• wykonywanie kserokopii wszystkich dokumentów księgowych;
• przyjmowanie od Menagerów ds. Programowych i Merytorycznych danych
niezbędnych do sporządzania wniosków o płatność oraz sprawozdań;
• przekazywanie sprawozdań z wykonywanej pracy;
• przygotowywanie zestawień dokumentów przekazywanych kurierowi (pomiędzy
główną siedziba GE SA a Biurem Projektu);
oraz jest uprawniony do:
• udziału w spotkaniach roboczych osób zaangaŜowanych w realizację Projektu;
• studiowanie wytycznych, instrukcji i innych dokumentów dotyczących Projektu;
• wyszukiwanie zmian i aktualności dotyczących zasad realizacji, rozliczanie etc.
projektów w ramach PO KL i przekazywanie stosowanych informacji zarządowi i
współpracownikom;
• pomocy w przygotowywaniu sprawozdań z realizacji Projektu wraz z
załącznikami,
• wymianę dokumentów księgowych wraz z opisami z działem księgowości
Beneficjenta;
• udziału w szkoleniach dotyczących zakresu czynności i obowiązków
wykonywanych w ramach Projektu.
• oznaczanie dokumentacji Projektowej wg wytycznych;
• przygotowania wzorów dokumentów – rola konsultanta;
• udziału w kontrolach dotyczących Projektu;
• udziału w audycie finansowym Projektu.