pobierz plik - Polski Związek Orientacji Sportowej

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW KONKURSU
NA ORGANIZACJĘ ZAWODÓW W RAMACH
CENTRALNEGO TERMINARZA IMPREZ
POLSKIEGO ZWIĄZKU ORIENTACJI SPORTOWEJ
RJnO w roku 2015
BnO w latach 2016-2017
OP w latach 2016-2017
NBnO w latach 2016-2017
§ 1. ORGANIZATOR KONKURSU:
Polski Związek Orientacji Sportowej
Al. Jerozolimskie 30/21, 00-024 Warszawa
zwany w dalszej części dokumentu Związkiem lub PZOS.
§ 2. TRYB
Postępowanie prowadzi się w trybie konkursu ofert.
§ 3. KOMISJA KONKURSOWA
W skład komisji wchodzą:
1. Przewodniczący Komisja Kontroli i Organizacji Zawodów
2. Przewodniczący Komisji NBnO, RJnO i OP (dla zawodów w NBnO, RJnO lub OP)
3. Przewodniczący Podkomisji Kartograficznej
4. Przewodniczący Komisji Marketingu
Głos doradczy mają:
1. Przewodniczący Komisji Międzynarodowej,
2. Trenerzy kadr
§ 4. PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA
1. Przedmiotem niniejszego postępowania jest wyłonienie organizatorów zawodów Centralnego
Terminarza Imprez PZOS:
1) w RJnO w roku 2015
2) w BnO w latach 2016-2017
3) w OP w latach 2016-2017
4) w NBnO w latach 2016-2017
5) Grand Prix Polonia od roku 2016
6) organizatorów zawodów CTZ w roku 2015, nie zatwierdzonych do czasu ogłoszenia
konkursu.
2. PZOS zastrzega sobie prawo do modyfikacji oraz negocjacji terminu i miejsca organizacji
zawodów do czasu podpisania umowy.
3. W trakcie trwania postępowania konkursowego, oferenci mogą zwracać się do Związku
o dodatkowe informacje pocztą elektroniczną na adres: [email protected] – z tematem
„Konkurs CTZ”.
2/7
§ 5. PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA:
1. Zawody mistrzowskie (MP, KMP) powinny umożliwić przygotowanie zawodników kadry
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Polski do imprez głównych.
Zawody organizowane są z zachowaniem zasady najniższych kosztów udziału.
Organizacja zawodów powinna zapewniać możliwość przyjazdu większości uczestników w
dniu zawodów pierwszego dnia.
Organizator Mistrzostw Polski w Długodystansowym BnO będzie miał pierwszeństwo w
ubieganiu się o organizację Pucharu Najmłodszych, o ile przystąpi on do konkursu.
Organizatorzy tradycyjnych zawodów wielodniowych w BnO (Grand Prix Mazowsza,
Puchar Bałtyku, Puchar Wawelu, Limanowa Cup i Grand Prix Pomorza) potwierdzają
organizację w tradycyjnym terminie poprzez złożenie oferty konkursowej w I terminie. W
przypadku nie wpłynięcia oferty w I terminie daty te zostaną uwolnione dla innych
oferentów.
Oferty na organizację Grand Prix Polonia składane na dłużej niż 1 rok będą preferowane.
W dniach 3-13.08.2017 (data BnO do ustalenia) Polska będzie organizatorem Igrzysk
Światowych WG2017. Priorytetem będzie organizacja zawodów otwartych w terenach
WG2017. Inne zawody CTZ nie mogą być organizowane w tym terminie.
Inne ważne zawody międzynarodowe mające wpływ na kalendarz CTZ:
a.
ME BnO – 21-28.05.2016, Jesenik, Czechy
b.
WCUP BnO – 10-12.06.2016, Wrocław, Polska
c.
MEJ BnO – 30.06-3.07.2016, Jarosław, Polska
d.
ME OP – 24-28.05.2016, Jesenik, Czechy
§ 6. WARUNKI
1.
Jeden organizator może złożyć dowolną liczbę ofert w każdej kategorii.
2.
Oferty należy składać na obowiązującym wniosku.
3.
Punktacja



Wybór terenu zawodów odpowiedniego do rangi zawodów (0-5pk) – waga 50;
Doświadczenie w organizacji (0-5pk) - waga 20;
Proponowany zespół głównych organizatorów (główny kartograf, budowniczy tras,
sędzia główny) (0-5pk) – waga 10;
 Propozycja zastosowanie nowych technologii (0-5pk) - waga 10;
 Marketing, promocja, inne (0-5pk) – waga 10;
4. Jedynym kryterium wyboru oferty jest łączna punktacja przyznana przez Komisję
Konkursową,
§ 7. INFORMACJE DOTYCZĄCE SKŁADANIA OFERT
1. Oferty należy dostarczyć w formie elektronicznej na adres: [email protected]
2. Oferty dostarczone po terminie zostaną odrzucone i nie będą rozpatrywane.
3. Składane oferty będą rozpatrywane jedynie
sprecyzowanych w niniejszej specyfikacji .
w
przypadku
spełnienia
wymagań
4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i złożona w jednym egzemplarzu.
3/7
5. Oferta, łącznie ze wszystkimi załącznikami, powinna być podpisana przez osoby uprawnione
do reprezentacji Oferenta. Pełnomocnictwo do podpisania oferty należy dołączyć do oferty, o
ile nie wynika to z innych dokumentów załączonych przez Oferenta. W przypadku załączenia
kopii dokumentów niezbędne jest ich potwierdzenie za zgodność z oryginałem. PZOS ma
prawo zażądać przedstawienia oryginałów dokumentów lub kopii potwierdzonych notarialnie.
6. Złożenie kompletnej oferty w przewidzianym terminie jest równoznaczne z akceptacją przez
Oferenta wszelkich warunków postępowania zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków
Konkursu.
§ 8. TERMINY
1. Oferty powinny być dostarczone do PZOS w nieprzekraczalnym terminie, do godziny 14:00,
dnia 15.10.2014r. (I termin). Za chwilę skutecznego doręczenia oferty nadesłanej drogą
elektroniczną, uznaje się chwilę, w której przyjęcie oferty zostanie potwierdzone przez biuro
PZOS.
2. Rozpatrzenie ofert nastąpi w ciągu dziesięciu dni roboczych od wyznaczonego terminu ich
złożenia, bez udziału Oferentów.
3. Przewidywany termin zatwierdzenia wyboru oferty, został określony na 20 dni roboczych od
daty wskazanej w ust. 2. Wyniki konkursu w formie kalendarza CTZ zostaną opublikowane
na stronie internetowej PZOS.
4. Przewidywany termin podpisania umowy pomiędzy Oferentem i PZOS, został określony na
25 dni roboczych od daty publikacji wyników konkursu na stronie internetowej PZOS. Brak
podpisania umowy w podanym terminie jest równoważny z rezygnacją oferenta z organizacji
zawodów.
5. PZOS przewiduje możliwość ogłoszenia kolejnych etapów konkursu.
§ 9. WARUNKI UCZESTNICTWA W POSTĘPOWANIU
1. Ofertę w konkursie może złożyć wyłącznie jednostka będąca członkiem PZOS z opłaconą
składką członkowską za rok 2014.
2. Złożenie kompletnej oferty w przewidzianym terminie jest równoznaczne z akceptacją przez
Oferenta wszelkich warunków postępowania zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków
Konkursu.
§ 10. ZAWARTOŚĆ OFERT
1. Oferta powinna zawierać:
o
Dane głównego organizatora
o
Miejsce i termin rozegrania zawodów wraz z terminem zapasowym (dotyczy zawodów
mistrzowskich)
o
Miejsce lokalizacji centrum zawodów
o
Zespół głównych organizatorów
o
Termin zakończenia aktualizacji map i budowy tras
o
Informację o istniejących mapach wraz z ich elektroniczną kopią
o
Sposób i metoda aktualizacji map
4/7
o
Informację o organizowanych zawodach w ostatnich 5 latach
o
Inne dokumenty składane przez oferenta mające wpływ na ocenę oferty
§ 11. INFORMACJE DODATKOWE
1.
Związek odpowie na pytania dostarczone mu najpóźniej na trzy dni przed upływem terminu
składania ofert. Pytania wpływające po tym terminie pozostaną bez odpowiedzi. Odpowiedzi na
pytania, wraz z treścią pytań, będą niezwłocznie przesyłane do wszystkich uczestników konkursu
bez podania źródła zapytania, pocztą elektroniczną na podane przez nich adresy.
2.
Oferent ponosi wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oferty i uczestnictwem
w postępowaniu. PZOS w żadnym wypadku nie będzie zobowiązany do ich pokrycia.
3.
Postępowanie nie podlega Ustawie z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.
2010 nr 113, poz. 759 ze zmianami).
4.
PZOS zastrzega sobie prawo do przyjęcia, odrzucenia oferty lub rezygnacji z postępowania
konkursowego bez podania przyczyny albo zamknięcia konkursu bez dokonania wyboru.
5.
Warunki konkursu mogą być zmienione lub odwołane przez PZOS.
6.
Terminarz BnO na rok 2016 – Imprezy Mistrzowskie
17.04.2016 – Długodystansowe MP – start masowy
07.05.2016 – Cała Polska Biega i Jeździ z Mapą
14-15.05.2016 – KMP bieg klasyczny i bieg sztafetowy (sztafeta klubowa)
04-05.06.2016 – MP bieg sprinterski i MP sztafety sprinterskie*
17-19.06.2016 – Puchar Najmłodszych
17-18.09.2016 – MP bieg klasyczny i MP bieg sztafetowy
01-02.10.2016 – MP bieg nocny i MP bieg średniodystansowy
 - PZOS dopuszcza organizację MP jako imprezy towarzyszącej WCUP (10-12.06)
7. Terminarz BnO na rok 2017 - Imprezy Mistrzowskie
23.04.2017 – Długodystansowe MP – start masowy
20.05.2017 – Cała Polska Biega i Jeździ z Mapą
27-28.05.2017 – KMP bieg klasyczny i bieg sztafetowy (sztafeta klubowa)
10-11.06.2017 – MP bieg sprinterski i MP sztafeta sprinterska
16-18.06.2017 – Puchar Najmłodszych
23-24.09.2017 – MP bieg klasyczny i MP bieg sztafetowy
07-08.10.2017 – MP bieg nocny i MP bieg średniodystansowy
8.
Terminarz OP na rok 2016 - Imprezy Mistrzowskie
25-26.06.2016 – MP PreO i MP TempO
9.
Terminarz OP na rok 2017 - Imprezy Mistrzowskie
24-25.06.2017 – MP PreO i MP TempO
Wykaz załączników:
Załącznik nr 1 – wzór umowy.
5/7
Wzór Umowy
UMOWA NR ……………
zawarta w Warszawie w dniu ………………..
pomiędzy:
Polskim Związkiem Orientacji Sportowej reprezentowanym przez:
1. Jerzy Antonowicz
- Prezes PZOS
2. Ryszard Chachurski
- Sekretarz PZOS
zwanym dalej „Zlecającym”, a:
…………………………………………
reprezentowanym przez:
1. …………… ………………………...
- ………………..
2. …………… ………………………...
- ………………..
zwanym dalej „Organizatorem”, następującej treści:
§1
Zlecający
przekazuje,
a
Organizator
przejmuje
do
realizacji
współorganizacji……………………………………………………………………….
zadanie
w
zakresie
§2
Umowa została zawarta na okres……………………………….
§3
Przejmujący zobowiązany jest do:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Wykonania zadania określonego w §1 z należytą dbałością o jego wartość merytoryczną i
oszczędne gospodarowanie środkami.
Uzyskania na minimum 9 miesięcy przed zawodami zgody kontrolera zawodów lub innej osoby
wyznaczonej przez PZOS na przeprowadzenie zawodów w proponowanym terenie.
Zatwierdzenia na minimum 90 dni przed zawodami biuletynu nr 1 (regulamin) a na 15 dni
przed biuletynu nr 2 (komunikat techniczny). Wymienione dokumenty powinny zostać
przesłane w edytowalnym pliku na adres [email protected]
Zapewnienia obsługi zawodów poprzez licencjonowanych sędziów, kartografów i
budowniczych tras.
Realizacji zaleceń kontrolera zawodów w przypadku powołania przez PZOS.
Przesłanie w ciągu 3 dni po zakończeniu zawodów w formie elektronicznej na adres:
[email protected] protokołu zawodów wraz z wynikami w wymaganym przez regulaminy
PZOS formacie.
Przekazania w ciągu 30 dni po zawodach wykorzystanych map z trasami.
Wpłaty w terminie 30 dni po zakończeniu zawodów na rzecz PZOS 10% z pobranego
wpisowego zgodnie z „Regulaminem finansowym Polskiego Związku Orientacji Sportowej”
Uznania nałożonej przez PZOS kary i uregulowanie jej w ciągu 30 dni po zakończeniu imprezy
w przypadku nie wywiązania się z warunków organizacyjnych imprezy, wynikających z
przepisów bno i niniejszej umowy.
Zabezpieczenia uczestnikom odpowiednich warunków sportowo-bytowych.
Ubezpieczenia organizacji zawodów w zakresie NNW/OC.
Pokrycia kosztów pobytu kontrolera w czasie wykonywania przez niego powierzonych zadań.
Zastosowania elektronicznego systemu potwierdzania punktów kontrolnych SportIdent lub
innego zatwierdzonego przez PZOS.
Dbałości o dobry wizerunek PZOS i oficjalnych partnerów związku oraz wykazanie partnerstwa
PZOS w realizacji w/w zadania poprzez umieszczenie loga, banerów, nazwy w biuletynach, na
6/7
15.
16.
stronie zawodów, w materiałach promujących imprezę oraz wyeksponowania podczas
zawodów banerów lub flag PZOS i oficjalnych sponsorów wspierających PZOS w centrum
zawodów, w okolicach startu i mety.
Stosowania się do ustawy z dnia 22 sierpnia1997r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.
U. z 2005r. Nr 108, poz. 909 z późn. zm.).
Stosowania się do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21stycznia 1997r. w
sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży
szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. z 1997 r. Nr 12, poz poz.
67 z nóż. Zm.).
§4
Zlecający zobowiązany jest do:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Sprawowania nadzoru merytorycznego.
Zatwierdzenia terenu zawodów.
Zatwierdzenia Biuletynów zawodów nr 1 i nr 2.
Umieszczenia na stronie internetowej PZOS regulaminu i wyników zawodów.
Umieszczenia na stronie internetowej PZOS loga zawodów.
Powołania kontrolera zawodów, będącego oficjalnym przedstawicielem PZOS.
Pokrycia kosztów dojazdu kontrolera zawodów celem wykonania powierzonych zadań.
Pokrycia kosztów ryczałtu dla kontrolera zawodów zgodnie z obowiązującym regulaminem
finansowym PZOS.
§5
Prawa i obowiązki stron nie mogą być przenoszone na osoby trzecie.
§6
Zlecający zastrzega sobie pełne prawo kontrolowania wykonania zadania, pod względem merytorycznym,
zarówno w trakcie jak i po jego realizacji.
§7
Umowa może być rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszania przez Organizatora
postanowień niniejszej umowy lub za porozumieniem stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które
Strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonanie umowy.
§8
Wszystkie zmiany do Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności
§9
W przypadku dofinansowania organizowanej imprezy przez PZOS strony podpiszą stosowny aneks.
§ 10
Umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
7/7