Od ruiny do bazy XXI wieku

Od ruiny do bazy XXI wieku
Od ruiny do bazy XXI wieku
Na podstawie doświadczeń i inwestycji realizowanych w Harcerskiej Bazie Obozowej Hufca
ZHP Sopot w Leśnej Hucie w latach 2007-2015
phm. Joanna Brudzyńska
Twój Hufiec posiada bazę obozową? Tak? To fajnie.
Jednak czy baza wykorzystuje 100% swojego potencjału? Czy dzięki wygospodarowanym
przez bazę funduszom jest Wam prościej prowadzić działania harcerskie, czy odwrotnie:
baza wychodzi „na zero” lub - co gorsza - jest dla Was obciążeniem finansowym i
osobowym? Jeśli myślisz, że baza twojego Hufca może działać lepiej i wspierać w ten
sposób ruch harcerski (a nie na odwrót), to czytaj dalej. Jeśli uważasz, że nie potrzeba nic
zmieniać, bo może nie jest najlepiej, ale „zawsze tak było i jakoś się żyło”, to poświęć
chwilę, przeczytaj i zmień zdanie.
1
Od ruiny do bazy XXI wieku
Spis treści
Pomysł i planowanie .....................................................................................2
Finanse ....................................................................................................4
Skąd wziąć dofinansowanie, co się z tym wiąże? ..............................................4
Dokumentacja „przed” ............................................................................5
Dokumentacja „po” ................................................................................6
Wolontariat..........................................................................................7
Eksperci ...................................................................................................7
Architekt.............................................................................................7
Nadzór budowlany..................................................................................8
Budowlaniec i inni ..................................................................................8
Ekspert tematyczny ................................................................................8
Sojusznicy i partnerzy ...................................................................................8
Prawne aspekty inwestycji .............................................................................9
Lokalizacja bazy ....................................................................................9
Forma prawna użytkowania obiektu .............................................................9
Remont czy budowa? ............................................................................. 10
Umowa z wykonawcą ............................................................................ 10
Dostosowanie do przepisów .......................................................................... 10
Wykonanie .............................................................................................. 11
Podsumowanie ......................................................................................... 12
2
Od ruiny do bazy XXI wieku
Pomysł i planowanie
Po pierwsze, dla prowadzenia inwestycji nie ma znaczenia, czy Hufiec ma bazę „od
zawsze”, czy dopiero ją pozyskaliście.
Po drugie, najważniejszy jest pomysł.
Po trzecie, ma być realny i oczywiście potrzebny (czy budowa jacuzzi w bazie w środku
lasu jest realna? Na pewno. Ale czy potrzebna? Na pewno będzie to świetne miejsce na
odprawy kadry, ale może nie jest to pomysł pierwszej potrzeby). Tutaj pomocna może się
okazać analiza SWOT, dzięki której ocenimy, co możemy wykorzystać na naszą korzyść, a
co należy poprawić. Analiza wskaże nam też potencjał bazy w otoczeniu zewnętrznym.
Jeśli już określiliśmy, co konkretnie chcemy osiągnąć, np. chcemy, aby nasza baza była
całoroczna i spełniania wymagania prawne do wypoczynku dzieci, to musimy sobie
dokładnie ustalić co krok po kroku należy wykonać, aby do tego dojść. Trzeba zawsze
pamiętać, że za inwestycjami idzie cel zgodny z misją ZHP. Chcemy, aby baza była
całoroczna, bo chcemy prowadzić w niej wypoczynek i inne działania harcerskie. To jest
najważniejsze.
Naszym pomysłem na Leśną Hutę było stworzenie w niej Harcerskiego Centrum Edukacji
Ekologicznej i Zrównoważonego Rozwoju, które prowadzi szeroko pojętą edukację
ekologiczną i oferuje usługi hostelowe. Skąd taki pomysł? Zacytuję opis Centrum, który
powstał w 2008 roku:
W systemie najważniejszych wartości harcerskich środowisko naturalne zajmuje specjalne
miejsce. Prawo harcerskie zobowiązuje nas – zuchów, harcerzy, harcerzy starszych,
wędrowników, instruktorów i seniorów harcerskich – do umiłowania przyrody, jej ciągłego
poznawania oraz dbałości o jej utrzymanie w jak najlepszym stanie. Ten „obowiązek” jest
przez nas realizowany z wielkim zaangażowaniem i głębokim przekonaniem. To właśnie
oparcie metody harcerskiej o stały kontakt z przyrodą czyni ją tak atrakcyjną
i ponadczasową. Dzięki czemu harcerstwo ma tak niepowtarzalną możliwość oddziaływania
na młodych ludzi. Wychowani w szacunku do środowiska naturalnego, na co dzień czerpiąc
z niego inspiracje, poczucie bezpieczeństwa, zdrowie fizyczne oraz inne wartości
niematerialne, podejmujemy różnorodne działania służące ochronie i utrzymaniu
istniejących zasobów przyrodniczych. Naszą działalnością dążymy również do tego, by
w środowiskach lokalnych promować ideę zrównoważonego rozwoju. W tym celu
realizujemy różne działania – zarówno o wymiarze lokalnym, jak i kampanie
ogólnopolskie, które ucząc wychowują, a wychowując uczą.
Aby móc ten pomysł przekuć w konkret przyjęliśmy następujące kroki inwestycyjne:






wymiana poszycia dachowego,
remont łazienek,
remont kuchni,
stworzenie wydawki na stołówce,
remont sal noclegowych,
remont sali kominkowej,
3
Od ruiny do bazy XXI wieku


budowa centralnego ogrzewania,
przystosowanie budynku do przepisów organizacji wypoczynku.
Każdy z tych kroków wymagał rozbicia na konkretne czynności: projekt i wycena,
pozyskanie środków i ludzi, odpowiednie zgłoszenia do urzędów, przeprowadzenie zadania
i rozliczenie. Im dokładniejszy plan tym większe szanse na jego powodzenie i uniknięcie
problemów. Każdy, kto cokolwiek planował wie, że każda czynność wymaga osoby
odpowiedzialnej oraz terminów. Dlatego zachęcam do tworzenia zespołów roboczych –
łatwiej jest rozplanować pracę i podzielić się nią.
Finanse
Sfinansowanie naszego pomysłu będzie jednym z najtrudniejszych zadań. Dlatego podczas
planowania należy bardzo dokładnie wycenić wszystkie czynności. Przy inwestycjach warto
posiłkować się ofertami od kilku wykonawców lub bardzo dokładnie sprawdzać ceny
materiałów. Radzę unikać „złotych rączek”, którzy rzucają okiem i mówią „panie, to
będzie jakieś 2000 zł na oko”, bo niestety w rzeczywistości może się okazać, że wyjdzie
dwa razy więcej. Ponadto, wycena zwłaszcza w budowlance, jest aktualna około pół roku,
potem może się okazać, że ceny poszły w górę i tak jak w przypadku wyceny centralnego
ogrzewania w Leśnej Hucie z ceny 160 000zł w roku 2011 wzrośnie do 240 000zł w 2014.
Przy wycenie inwestycji bierzemy pod uwagę:



wycenę przygotowania dokumentacji i projektów (inwentaryzacja architektoniczna
budynku, projekt budowlany),
wycenę prac budowlanych/remontowych z robocizną i materiałami,
wycenę odbiorów np. ekspertyza p.poż., sprawdzenie instalacji elektrycznych,
grzewczych, komina itd.
ZAWSZE zakładamy 10% nadwyżkę, bo nieprzewidziane sytuacje przy budowach
i remontach to norma. Jak dokładna by nie była Wasza wycena to i tak te 10% załóżcie –
serio.
Skąd wziąć dofinansowanie i co się z tym wiąże?
Przy pozyskiwaniu środków trzeba kierować się konkursami dotacyjnymi. Czasami projekt
trzeba dostosować, tak żeby pasował do danego konkursu lub wymagań sponsora. Np.
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Gdańsku wspiera
edukację ekologiczną oraz projekty inwestycyjne, które dają konkretny efekt ekologiczny
(np. redukcję emisji CO2 w systemie grzewczym). Czyli nie możemy napisać „ej, dajcie
nam 100 tyś na remont”, tylko trzeba się trochę wysilić i stworzyć większy projekt, który
będzie miał ręce i nogi i który faktycznie będziecie realizować. W żadnym wypadku nie
próbujcie pisać czegoś, czego tak naprawdę nie będziecie przeprowadzać!
Jak już wiemy na co możemy pozyskać środki i mamy pomysł, który do tego pasuje i będzie
realizowany, to czas aplikować o środki. Dobrą praktyką jest aplikowanie do kilku miejsc,
4
Od ruiny do bazy XXI wieku
aby zapewnić sobie dywersyfikację źródeł finansowania. Pamiętajcie, aby zawsze pobierać
aktualne wzory wniosków ze strony danej instytucji i sprawdźcie dzień przed złożeniem czy
nadal są aktualne (np. WFOŚ dosyć często zmienia wzory i trzeba się pilnować, bo głupio
by było odpaść ze względów formalnych).
Oprócz opisu samego projektu przy większych inwestycjach trzeba będzie przedstawić
garść danych technicznych. Jeśli sami nie wiecie jak to wypełnić to poproście eksperta,
albo zapytajcie instytucję dofinansowującą czy mają jakieś wytyczne dla laików.
Przy planowaniu kosztorysu warto założyć pewną nadwyżkę na wypadek nieotrzymania
pełnej kwoty, o którą wnioskujemy. Należy również dokładnie zapoznać się z regulaminem
konkursu, żeby wiedzieć, co jest, a co nie jest kosztem kwalifikowalnym. Koszt
kwalifikowalny to taki wydatek, który możemy zaplanować, a następnie przedstawić do
rozliczenia. Czy wyżywienie wolontariuszy podczas prac remontowych jest kosztem
kwalifikowalnym? Przy projektach WFOŚ niekoniecznie, gdyż nie są to koszty
merytoryczne. Stąd nasz wewnętrzny kosztorys będzie „droższy”, bo będzie zawierał też
koszty, które musimy ponieść, ale nie pasują do dotowanego projektu. W przypadku Leśnej
Huty były to właśnie koszty wyżywienia oraz koszty podróży na trasie Sopot – Leśna Huta.
Kolejnym aspektem finansów jest wkład własny. Dotacja z WFOŚ może wynosić
maksymalnie 80% wartości zadania. My musimy udokumentować pozostałe 20%. Albo mamy
taki wkład finansowy, albo wolontariacki (o tym dalej), albo trochę tego i trochę tego.
Jak poradzić sobie, gdy w trakcie projektu ujawni się jakiś niezaplanowany koszt, ale taki,
który mógłby być zgodny z regulaminem konkursu? Zachęcam do kontaktu z instytucją
dofinansowującą, bo jest szansa, że będzie można zaktualizować kosztorys i taki koszt
uwzględnić. Może nie uda Wam się zwiększyć dotacji, ale zawsze będzie do wkładu
własnego.
Dokumentacja „przed”
Załóżmy, że projekt został napisany i otrzymał dofinansowanie. W WFOŚ dopiero zaczynają
się schody jeśli chodzi o ilość dokumentacji. Żeby otrzymać dotację wystarczy złożyć:




wniosek (prosta tabela),
kosztorys (mniej prosty, ale nadal tabela),
planowany efekt ekologiczny,
opis projektu (nie ma do tego wzoru, tutaj warto zachęcająco opisać pomysł i jego
realizację, nasze zasoby, wolontariuszy, partnerów (o nich później), do ilu osób
projekt trafi, co z tego będzie na lata, termin realizacji, wskaźniki realizacji:
efekty, produkty, ew. przeszkody, na jakie można natrafić itp.).
Natomiast, żeby podpisać umowę dotacyjną i faktycznie zdobyć dofinansowanie
potrzebujecie:



w przypadku budowy: pozwolenie na budowę, w przypadku remontu: kopię
zgłoszenia remontu do starostwa powiatowego wraz z potwierdzeniem nadania lub
pieczątką, że został złożony,
umowę z wykonawcą, jeśli takowego zatrudniamy,
aktualne kosztorysy i harmonogramy,
5
Od ruiny do bazy XXI wieku

pełnomocnictwo Komendanta i Skarbnika Chorągwi (w Chorągwi Gdańskiej
pełnomocnictwo do zwykłego zarządu hufcem nam nie wystarczy),
 jeśli teren/budynek nie jest Wasz to potrzebna jest zgoda (lub chociaż brak
sprzeciwu) od właściciela,
 wszelkie inne dokumenty, o które WFOŚ poprosi (zależnie od projektu).
Na zebranie tych dokumentów WFOŚ daje 3 miesiące. Dużo? To zależy…
O ile aktualizację kosztorysu i harmonogramu można zrobić w jeden wieczór, o tyle
pozwolenie na budowę dostaje się w około 1-3 miesięcy. Nie mając jednak dofinansowania
może nas nie być stać na architekta (projekt np. centralnego ogrzewania po dobrej cenie
dla harcerzy wyniósł 4500zł). Jak zatem dostać pozwolenie?
Rozwiązania są dwa: albo rozmawiacie z architektem, że dostanie wynagrodzenie później,
albo wykładacie z hufcowych oszczędności (swoją drogą o oszczędnościach można by
napisać inną pracę harcmistrzowską). W Hufcu Sopot przygotowaliśmy się mocno do tego
projektu tak, aby było nas stać na takie wydatki. Ponadto w WFOŚ panuje zasada, że
można przedstawić do rozliczenia koszty z datą sprzed podpisania umowy, ale po dacie
decyzji o dofinansowaniu.
Kolejną mielizną, na którą można wpłynąć, jest system przekazywania środków. WFOŚ robi
to na dwa sposoby (można samemu wybrać, który preferujemy):

wykładamy z środków własnych, przedstawiamy faktury i dostajemy zwrot (to mogą
być poszczególne etapy) LUB
 prosimy o zaliczkę (do 80% dotacji), wydajemy kwotę 100% (czyli 20% musimy
wyłożyć, nie zapominając o wkładzie własnym). Pozostałe 20% dostajemy po
zaakceptowaniu całości rozliczenia.
Wybierzcie tę, która daje Wam najmniejsze ryzyko utraty płynności finansowej hufca.
Na tym etapie należy wyłonić wykonawcę (najlepiej mieć kilka ofert, żeby móc udowodnić,
że wybraliśmy najlepszą – niekoniecznie najtańszą). Przypominam, że nas nie dotyczy
prawo zamówień publicznych i żadnych przetargów robić nie musimy. Wystarczy zebranie
kilku ofert.
Co jeśli po 3 miesiącach nie mamy wszystkich dokumentów? W drugim miesiącu trzeba
pisać i prosić o wydłużenie terminu. Pamiętajcie, że jeśli już została podjęta decyzja
o przyznaniu nam dotacji to urzędnicy najczęściej wykazują się dobrą wolą i idą nam na
rękę. Taką przyjazną instytucją jest właśnie WFOŚ, który zrozumiał problemy dotyczące
Leśnej Huty i podpisał z nami umowę praktycznie dopiero po roku. Nie obyło się bez
osobistych wizyt, uzasadnień i próśb, ale się udało. Dlaczego tak długo to nam zajęło?
O tym w dalszej części.
Dokumentacja „po”
Niezależnie od tego, skąd dostaniecie dofinansowanie przychodzi taki moment, że trzeba
się z niego rozliczyć. Co zatem kompletować w trakcie projektu?



kopie faktur (wszystkich!),
kopie umów wolontariackich wraz z wyceną,
kopie wszelkich pozwoleń, protokołów, odbiorów, przeglądów, gwarancji,
6
Od ruiny do bazy XXI wieku

zdjęcia (najlepiej wyglądają takie „przed i po”) np. w formie albumu, antyramy
itp.,
 tablicę, którą powiesicie w bazie, informującą o tym, że zadanie zostało
dofinansowane przez WFOŚ (projekt należy uzgodnić z WFOŚ),
 ogólnie wszystko, co dokumentuje zmiany zachodzące podczas inwestycji.
Chodzi o to, aby z papierów bardzo jasno wynikało to, co zrobiliście. UWAGA: taka
instytucja jak WFOŚ przyjedzie do Was na koniec i sprawdzi faktyczne wykonanie projektu.
Mając pełną dokumentację można stworzyć rozliczenie zgodnie ze wzorem, wszystko
złożyć i czekać na telefon. Przez te 6 lat projektów w WFOŚ jeszcze się nam nie zdarzyło,
żeby czegoś nie trzeba było uzupełniać lub wyjaśniać.
Wolontariat
Każdy, kto za swoją pracę nie dostaje wynagrodzenia jest wolontariuszem. Jeśli nie mamy
za dużo pieniędzy (a najczęściej tak jest) to warto postawić na naszych harcerzy.
Wolontariusze mogą robić praktycznie wszystko: projektować, remontować, wymyślać,
nadzorować, obsługiwać zadanie księgowo itd.
Ważne, aby byli przygotowani do zadań (nie damy remontu komuś, kto nie potrafi wbić
gwoździa) oraz mieli powyżej 16 lat.
Jak wycenić ich pracę? Jeśli naszym wolontariuszem jest ekspert (np. architekt) to jego
pracę możemy wycenić tak samo, jak mielibyśmy mu zapłacić cenę rynkową. Jeśli są to
nasi harcerze bez specjalnych „super mocy”, to dobrze jest sprawdzić, ile za drobne prace
remontowe można dostać w „cywilnym” świecie, i tak to wycenić. Instruktor, który zbierze
całą dokumentację i będzie nadzorował wykonanie kosztorysu i rozliczenia może zostać
wyceniony jak biuro rachunkowe. To już zależy od Was. Ważne, aby nie były to kwoty
z kosmosu, bo będziecie z tego dokładnie rozliczani.
Eksperci
Nikt nie jest ekspertem we wszystkim, ale każdy ma obowiązek działania zgodnie
z prawem. Na szczęście nie wymaga się od nas znajomości wszystkich przepisów. Od tego
są eksperci. Najlepiej mieć takich z polecenia, zaufanych i sprawdzonych. Najpierw
oczywiście szukamy we własnym środowisku: kadra, rodzice, seniorzy, sympatycy.
Architekt
Dobry architekt nie tylko stworzy projekt, ale po pierwsze sprawdzi, czy to, co planujemy,
jest zgodnie z prawem, bezpieczeństwem itd. Dobry architekt doradzi nam, co warto,
a czego nie warto robić. Dobry architekt poprowadzi projekt do końca, aż do pozwolenia
na budowę. Na rynku jest niestety sporo architektów, którzy swoją pracę ograniczają
jedynie do projektu architektonicznego, bez specjalnych uzgodnień, bez specyfikacji,
które są potrzebne, aby ten projekt złożyć z wnioskiem o pozwolenie na budowę. Za te
czynności życzą sobie dodatkowych pieniędzy. Dlatego przy wyborze architekta kierujcie
się nie tylko ceną, ale też zakresem prac i życzliwością. W tym celu dobrze jest dokładnie
wiedzieć, czego oczekujemy, a do tego przyda się…
7
Od ruiny do bazy XXI wieku
Nadzór budowlany
Jeśli remontujemy (co można remontować, a co budować, jest opisane dalej) to sprawa
jest bardzo prosta – wystarczy opis remontu i tyle. Jeśli jednak budujemy, a robimy to
pierwszy raz i nikt w hufcu zbytnio się na tym nie zna (patrz Hufiec Sopot), to warto
jeszcze przed wyborem architekta wybrać się do nadzoru budowlanego w starostwie, na
terenie którego leży nasza baza. Umówcie się na wizytę wcześniej, żeby urzędnik miał dla
Was czas. Czasami warto, żeby na taką wizytę przyszły instruktorki i w uprzejmy sposób
poprosiły o dokładne wyjaśnienie, co i jak zrobić i gdzie złożyć wniosek, aby pozwolenie na
budowę otrzymać. Czemu instruktorki? Nadzór najczęściej ma do czynienia z facetami,
którzy często próbują po prostu cwaniakować, a dwie harcerki (niekoniecznie w mundurze
i moro) działają… łagodząco. Z praktyki wiem, że taki urzędnik będzie chciał Wam po
prostu pomóc. Jak go zapewnicie, że zależy Wam, aby wszystko było zgodnie z prawem, i
chcecie uniknąć ewentualnego oszukania przez architekta, to na pewno wszystko Wam
wyjaśni.
Budowlaniec i inni
To może być kierownik budowy, znajomy inżynier, strażak, specjalista od systemów
grzewczych, elektryk, stolarz itd. Każdy, kogo będziecie mogli zapytać, poprosić o radę
i komu w pewien sposób ufacie. Im więcej takich osób, tym mniejsza szansa na powstanie
problemu. Zawsze szukajcie osób, które mogą Wam pomóc. Dobrym źródłem takich
kontaktów są rodzice naszych harcerzy.
Ekspert tematyczny
Czyli ktoś, kto pomoże Wam w tej części „miękkiej” projektu. W Leśnej Hucie
postawiliśmy na edukację ekologiczną. W ramach projektów udało nam się wyposażyć salę
przyrodniczą oraz stworzyć ścieżkę ekologiczną. Z pomocą przyszli nam studenci i
doktoranci biologii Uniwersytetu Gdańskiego. Z merytorycznego aspektu również jesteśmy
rozliczani, więc to nie może być tombak.
Ważne, że jeśli nie jesteśmy czegoś pewni to zadajemy pytania. Mnóstwo pytań. Nawet
tych, które wydają się głupie.
Sojusznicy i partnerzy
Ważnym aspektem przy ocenianiu wniosku dotacyjnego jest udział ewentualnych
partnerów. To może być gmina, na terenie której znajduje się baza, szkoły, inne
organizacje pozarządowe (np. działające w podobnym do nas obszarze), instytucje
państwowe: straż pożarna, policja, nadleśnictwo. Im więcej partnerów i wsparcia
„ważnych” osób, tym większe szanse na lepsze dofinansowanie.
Sojusznikami, obok wymienionych wcześniej ekspertów, mogą być wszystkie osoby, które
w jakikolwiek sposób przyczynią się do postępu prac.
Ponadto, bardzo ważny jest kontakt z instytucją dotującą. Dajcie się poznać osobie, która
będzie Was rozliczać i nadzorować. Opowiedzcie o pomyśle, o tym, co już Wam się udało,
o harcerstwie. Jak druga strona zobaczy, że to, co robimy jest po prostu fajne i przynosi
8
Od ruiny do bazy XXI wieku
korzyści społeczeństwu, to będziecie mieli kolejnego sojusznika na lata, a w przypadku
jakichkolwiek wątpliwości i problemów będziecie mogli liczyć przynajmniej na życzliwość.
Prawne aspekty inwestycji
Lokalizacja bazy
Jeśli chcemy budować coś na terenie bazy (nie w budynku, ale poza nim) i wymaga to
pozwolenia na budowę, to musimy sprawdzić w urzędzie gminy czy na tym terenie
obowiązuje plan zagospodarowania przestrzennego. Jeśli tak, to wystarczy sprawdzić na
mapie, co i gdzie można budować (lub nie można).
Jeśli gmina nie posiada dla naszego terenu takiego planu (a to się zdarza częściej,
zwłaszcza na wsiach) to musimy wystąpić o warunki zabudowy. Wtedy specjalnie dla
naszego terenu będzie rozpatrywane, czy można cokolwiek budować.
W przypadku Leśnej Huty nie było planu zagospodarowania przestrzennego, więc
wystąpiliśmy z wnioskiem o ustalenie warunków zabudowy. Planowaliśmy obok budynku
postawić zbiornik z gazem (do ogrzewania). Niestety, architekt nie sprawdził jednej
podstawowej rzeczy. Baza oficjalnie stoi w „lesie”. To oznacza, że jest wyłączona
z możliwości budowy czegokolwiek, ponieważ podlega ochronie. Aby zbiornik mógł tam
stanąć musielibyśmy postarać się o wyłączenie tego terenu z gospodarki leśnej. Odpowiedź
z Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych była negatywna.
I co teraz?
Cały projekt, koncepcja centralnego ogrzewania i kosztorys musiały ulec zmianie. Projekt,
na który dostaliśmy dofinansowanie nie był już tym samym projektem. Dlatego
niezwłocznie zwróciliśmy się do WFOŚ z prośbą o zmianę projektu i aktualizację kosztorysu
(to było ciągle przed podpisaniem samej umowy dotacyjnej). Udało się. Zmieniliśmy źródła
ciepła z gazowego na pelet. Dzięki temu nie musieliśmy już nic budować poza budynkiem,
a jedynie w środku.
Architekta też wymieniliśmy.
Przygotowanie wszystkiego na nowo zajęło nam prawie rok.
Forma prawna użytkowania obiektu
Jeśli jesteśmy właścicielem bazy to możemy ten temat ominąć.
W większości przypadków nim jednak nie jesteśmy. Najczęściej działamy na podstawie
umowy najmu, umowy dzierżawy, użytkowania. W tej umowie zapisane jest, za co
odpowiadamy i co możemy robić sami, a co za zgodą właściciela. Nie należy próbować tego
obejść, bo właściciel tak czy siak dowie się o naszych planach na etapie zdobywania
pozwoleń. Starostwo wyśle do niego informację o naszych działaniach, więc lepiej
wcześniej zdobyć pismo z jego zgodą lub tzw. „brakiem sprzeciwu”.
9
Od ruiny do bazy XXI wieku
Remont czy budowa?
Na to pytanie powinien odpowiedzieć architekt. Można też samemu poszukać i tu z pomocą
przyjdzie lektura Prawa Budowlanego. Tam znajdziemy szczegółowe informacje, co
potrzebne jest do pozwolenia na budowę, a co może być remontem. Różnica jest
zasadnicza.
Remont jest wersją formalnie dużo prostszą. Należy złożyć w starostwie formularz
zgłoszenia remontu, czyli dokładny opis (może być bez projektu) tego, co będziemy robić.
Np. wymiana stolarki okiennej, remont łazienek, wymiana pieca itd. Czekamy 30 dni od
daty złożenia i jeśli nie otrzymaliśmy sprzeciwu - możemy działać.
Budowa jest trochę bardziej skomplikowana. Budową jest m.in. każda „nowa” rzecz, jaka
się pojawia w budynku lub taka, która zmienia budynek konstrukcyjnie. Jeśli w Leśnej
Hucie by się zdarzyło, że była tam już kiedyś instalacja centralnego ogrzewania, a my ją
jedynie odtwarzamy to moglibyśmy zrobić to na zgłoszeniu remontu. Jednak w przypadku
budowy zupełnie nowej instalacji, której tam wcześniej w ogóle nie było, musimy mieć
pozwolenie. Do wniosku o pozwolenie musimy dołączyć projekt architektoniczny, który jest
sprawdzony przez osoby z uprawnieniami i ma wszystko, co jest niezbędne do pozwolenia
(od tego jest architekt) oraz ewentualne inne załączniki wymagane osobnymi przepisami.
Zależnie od poziomu skomplikowania inwestycji i „sezonu” budowlanego na pozwolenie
czeka się 1-3 miesięcy. W naszym przypadku w styczniu złożyliśmy wniosek i już w lutym
otrzymaliśmy pozwolenie.
Umowa z wykonawcą
Etap zawierania umowy z wykonawcą jest kluczowy i nie należy robić tego pochopnie.
Firmy mają najczęściej gotowe wzory umów, ale pamiętajcie, że każdą umowę można
negocjować. Jeśli cokolwiek wzbudza Wasze wątpliwości, jest niejasne, lub się z tym nie
zgadzacie – zmieniajcie zapisy. Negocjujcie tak długo, aż będziecie zadowoleni i pewni, że
cokolwiek się stanie nikt Was nie wykiwa. Ważnym zapisem jest termin realizacji i co się
stanie, jeśli nie będzie dotrzymany, terminy płatności (na jakich warunkach?, po jakich
etapach?), co ostatecznie zostanie nam oddane (czy w stanie spełniającym wszelkie
przepisy?), jaką gwarancję daje wykonawca, kto będzie utylizował ew. gruz, czy będzie
sporządzona dokumentacja powykonawcza, jakie obowiązki ciążą na nas, czyli inwestorze.
Dostosowanie do przepisów
Jeszcze na etapie planowania trzeba sprawdzić czy nasza inwestycja na koniec będzie
spełniała wszelkie prawne wymagania, zwłaszcza te związane z wypoczynkiem dzieci.
W tym celu dobrze jest skonsultować projekt z Sanepidem oraz Strażą Pożarną zanim go
zrealizujemy. Można też to zrobić po fakcie (jak w Leśnej Hucie) i potem dostosowywać.
Lepsza jest oczywiście wersja pierwsza.
W przypadku wypoczynku dzieci bardzo restrykcyjne są przepisy przeciwpożarowe. Drogi
ewakuacyjne nie mogą być za długie, musi być jakieś źródło wody do gaszenia oraz
gaśnice, kraty w oknach nie są mile widziane, trzeba mieć czujniki dymu i czadu, dobrym
rozwiązaniem jest system powiadamiania o pożarze. Jeśli z pokoju noclegowego do wyjścia
10
Od ruiny do bazy XXI wieku
jest za daleko to należy wydzielić tzw. strefy bezpieczne, które będą oddzielone od siebie
drzwiami przeciwpożarowymi.
Jeśli baza, jak w przypadku Leśnej Huty, jest budynkiem wiekowym i nie ma możliwości
zastosowania w niej rozwiązań preferowanych, z pomocą przyjdzie rzeczoznawca
przeciwpożarowy. Takim rzeczoznawcą jest strażak ze specjalnymi uprawnieniami, który
za opłatą wykona dla nas ekspertyzę przeciwpożarową budynku i wskaże, w których
miejscach można zastosować rozwiązania zastępcze (np. gaśnice i system alarmowy w
przypadku braku dostępu do źródła wody). Im budynek jest „trudniejszy”, tym ważniejsze
jest, aby rzeczoznawca znalazł jak najwięcej możliwości alternatywnych. Ekspertyzę
następnie składa się w komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej i liczy na
otrzymanie tzw. odstępstw, które pozwolą na zastosowanie rozwiązań przez nas
zaproponowanych.
Warto zaprzyjaźnić się z miejscowymi strażakami (lub tymi z terenu hufca) i poprosić
o radę oraz ew. pośrednictwo w wyborze rzeczoznawcy, zwracając uwagę, że mamy
ograniczone środki (może uda się załatwić zniżkę).
Wykonanie
Wbrew pozorom to jest chyba najprostsza czynność, patrząc z poziomu koordynatora.
Mając wszystkie dokumenty, kasę i firmę, która to zrobi mamy chwilę wytchnienia przed
męką z rozliczeniem. O czym jednak warto pamiętać?
Inwestycja wymaga nadzoru, bo ostatecznie to my, czyli ZHP odpowiadamy za nią prawnie.
Nie firma X, ani pan Zdzisiu, ale my. Mimo że wynajmujemy profesjonalistów to warto znać
nasze obowiązki prawne. W przypadku remontu jest prosto, bo są to najczęściej proste
czynności i każdy, kto coś tam ogarnia, da radę.
W przypadku budowy albo zatrudniamy kogoś do tzw. „nadzoru inwestorskiego”, albo
robimy to sami. Prawo nie wymaga posiadania kogoś konkretnego do takiego nadzoru, ale
jest to zalecane. W Leśnej Hucie wykonawca był z nami zaprzyjaźniony, więc nie
zatrudniliśmy osoby od profesjonalnego nadzoru. Zastępczo można np. poprosić znajomego
budowlańca, żeby profesjonalnym okiem obejrzał postępy prac. Trzeba pamiętać, że
podczas budowy obecny musi być kierownik z uprawnieniami oraz prowadzony dziennik
budowy (otrzymuje się taki ze starostwa), który należy sumiennie wypełniać – to robi
właśnie ten kierownik. Należy też powiesić tablicę informacyjną (żółtą, taką jak te, które
wiszą na płotach budów).
Na koniec prac zawsze należy podpisać protokół odbioru i bardzo dokładnie go przeczytać,
sprawdzić stan faktyczny i nigdy nie podpisywać czegoś, czego nie jesteście pewni. Jeśli są
jeszcze jakieś poprawki to wpiszcie je do protokołu, a po ich wykonaniu spiszcie kolejny
protokół.
11
Od ruiny do bazy XXI wieku
Podsumowanie
Każda inwestycja jest inna i wymaga specjalnego przygotowania. Najważniejszą rzeczą,
jakiej się nauczyliśmy przy realizacji planu modernizacji Leśnej Huty, jest dobre
przygotowanie. Sprawdzenie wszystkich aspektów prawnych, finansowych i osobowych.
Zaplanowanie wszystkiego w czasie i nie poddawanie się przy trudnościach. W ten sposób
od pozyskania bazy w 2007 roku udało nam się:







wymienić poszycie dachowe budynku i stołówki (80 000zł z WFOŚ, 20 000zł
wolontariatu),
wyremontować łazienki i salę przyrodniczą oraz wyposażyć ją do zajęć z edukacji
ekologicznej (50 000zł WFOŚ, 17 000zł wkład własny),
wymienić okna w całym budynku (10 000zł WFOŚ, 10 000zł wkład własny),
wyremontować kuchnię i przystosować ją do wymagań sanepidu (10 000zł),
zbudować wydawkę na stołówce (5 000zł),
wyremontować część noclegową i wyposażyć łóżka w pościel oraz
przeprowadzić modernizację systemu grzewczego wraz z przygotowaniem ścieżki
przyrodniczej (200 000zł WFOŚ, 60 000zł wkład własny, 121 000zł wolontariat).
Czyli się da 
12