ZARZĄDZENIE NR 176/11 BURMISTRZA MIASTA KOŚCIERZYNA z

ZARZĄDZENIE NR 176/11
BURMISTRZA MIASTA KOŚCIERZYNA
z dnia 31 października 2011 r.
w sprawie organizacji systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Kościerzyna
i jednostkach organizacyjnych Miasta
Na podstawie: art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst
jednolity - Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ; zm. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558 i
Nr 113, poz. 984, Nr 214, poz. 1806, Nr 153, poz. 1271 ; zm. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162,
poz. 1568 zm. z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203 ; zm. z 2005 r. Nr 172, poz. 1441,
Nr 175, poz. 1457 ; zm. z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337 ; zm. z 2007 r. Nr 48, poz.
327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218 ; zm. z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458 ;
zm. z 2009 r. Nr 52, poz. 420, Nr 157, poz. 1241 ; zm. z 2010 r. Nr 28, poz. 142, Nr 28, poz.146);
oraz art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.
U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) ;
zarządzam co następuje:
§1
Określa się zasady organizacji i prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Kościerzyna
i jednostkach organizacyjnych Miasta.
Cele i zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta
§2
Kontrolę zarządczą w Urzędzie Miasta Kościerzyna i jednostkach organizacyjnych Miasta
stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań, w sposób zgodny
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
§3
Głównymi celami funkcjonującego w Urzędzie Miasta Kościerzyna systemu kontroli zarządczej
są:
1) zachowanie zgodności działań z przepisami prawa, przyjętymi procedurami
wewnętrznymi oraz standardami;
2) zapewnienie skuteczności i efektywności działań;
3) publikowanie lub udostępnianie wiarygodnych, aktualnych, dokładnych danych
i informacji;
4) używanie zasobów w sposób oszczędny i przynoszący pożytek oraz dostateczne ich
zabezpieczenie i nadzorowanie;
5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania;
6) uzyskanie efektywnego i skutecznego przepływu informacji;
7) bieżące identyfikowanie i monitorowane ryzyk związanych z realizacją zadań
i osiąganiem celów oraz ustalanie i podejmowanie reakcji na ryzyka;
8) zapewnienie ciągłego doskonalenia procesów zarządzania.
§4
1. Na system kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Kościerzyna składa się zespół elementów
i czynności nadzorczych i kontrolnych obejmujący:
1) samokontrolę,
2) kontrolę funkcjonalną,
3) kontrolę finansową,
4) audyt wewnętrzny.
2. Wszystkie czynności kontrolne polegają na szczegółowym zbadaniu stanu faktycznego
i porównaniu go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
§5
1. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez
pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające
z posiadanego zakresu obowiązków, z uwzględnieniem postanowień niniejszego zarządzenia.
Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonego zakresu obowiązków w toku
codziennego wykonywania zadań.
2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Miasta
Kościerzyna, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest
zobowiązany:
1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
2) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.
4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany
jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do
ujawnionych nieprawidłowości.
§6
1. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez wszystkich pracowników zatrudnionych na
stanowiskach kierowniczych.
2. Wykonywanie kontroli funkcjonalnej dotyczy pracowników, których zakres obowiązków lub
udzielone im upoważnienia obejmują czynności związane z kontrolą funkcjonalną.
3. Celem kontroli funkcjonalnej jest zapewnienie wysokiej jakości i zgodności wykonywanych
czynności z procedurami, limitami, przepisami, bieżące reagowanie na niedomagania
i uchybienia, a także monitorowanie efektywności wdrożonych mechanizmów kontrolnych.
§7
1. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje:
1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny
celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania
i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych,
udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, które określone są
odrębnym zarządzeniem.
2. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dotyczącym procesu gospodarki finansowej
pracownik jest zobowiązany do podjęcia działań, o których mowa w § 5 ust. 3 i 4 niniejszego
zarządzenia.
§8
Na formalne ramy systemu kontroli zarządczej składają się wszystkie uregulowania wewnętrzne,
w szczególności uchwały, zarządzenia, procedury. System kontroli zarządczej powinien być
elastyczny, dostosowany do potrzeb i zmieniającego się stanu prawnego.
§9
W Urzędzie Miasta do obowiązków wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, jako
bezpośrednio nadzorujących, monitorujących i kontrolujących powierzone im zadania, należy
w szczególności:
1) organizacja pracy podległych pracowników tak, aby zapewniona była realizacja zadań
i osiąganie celów;
2) zapewnienie skuteczności i efektywności realizowanych działań w zakresie wynikającym
z zajmowanego stanowiska i szczebla zarządzania;
3) porównywanie stopnia realizacji zadań z przyjętymi założeniami i planami;
4) sprawdzanie czy wydatki dokonywane są w sposób celowy i oszczędny, w sposób
umożliwiający terminową realizację zadań oraz dokonywane są w wysokości i terminach
wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
5) stosowanie, przy planowaniu i realizowaniu wydatków, zasady uzyskiwania najlepszych
efektów z danych nakładów i zasady optymalnego doboru metod i środków służących
osiągnięciu założonych celów;
6) przegląd wydanych regulacji wewnętrznych (np. zarządzeń, procedur) i zidentyfikowaniu,
które z zawartych w nich działania stanowią element kontroli zarządczej, a następnie
poddanie ich ocenie pod kątem skuteczności oraz zasadności;
1) identyfikowanie dublujących się czynności, wyeliminowanie zbędnych punktów
decyzyjnych z istniejących procedur;
2) dostosowanie wydanych i przygotowywanych regulacji wewnętrznych do potrzeb
wynikających z realizowanych zadań;
3) okresowe weryfikowanie wydanych regulacji wewnętrznych.
Zarządzanie ryzykiem w Urzędzie Miasta
§ 10
1. Zarządzanie ryzykiem jest elementem systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta
Kościerzyna.
2. Zarządzanie ryzykiem opiera się na celach i zadaniach wyznaczonych na wszystkich
szczeblach organizacyjnych Urzędu Miasta.
3. Sposób i zasady funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem w Urzędzie zostanie
wypracowany do końca marca 2012 r. Osobą odpowiedzialną za opracowanie i wdrożenie
systemu jest Sekretarz Miasta.
Rola audytu wewnętrznego
§ 11
1. Audyt wewnętrzny stanowi wsparcie dla Burmistrza Miasta w osiąganiu celów poprzez
realizację zadań audytowych dotyczących oceny i doskonalenia skuteczności procesów
kontroli zarządczej w badanych obszarach.
2. Rola i udział audytu wewnętrznego w kształtowaniu systemu kontroli zarządczej może
dotyczyć w szczególności:
1) transferu wiedzy o ryzykach – pomocy w identyfikowaniu i szacowaniu ryzyk,
2) działalności doradczej i szkoleniowej,
3) wskazywania obszarów, systemów, procesów, w których wymagana jest poprawa oraz
zgłaszania propozycji usprawnień.
Kontrola zarządcza w jednostkach organizacyjnych Miasta.
§ 12
Osoby sprawujące nadzór nad jednostkami organizacyjnymi Miasta, które posiadają kompetencje
określone w odrębnych zarządzeniach są upoważnione, w imieniu Burmistrza Miasta, do
wyznaczania jednostkom celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji.
§ 13
1. Kierujący jednostkami organizacyjnymi Miasta zapewniają funkcjonowanie adekwatnej,
skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, dostosowując ją odpowiednio do zakresu zadań
i wielkości zasobów jednostki.
Postanowienia końcowe
§ 14
W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia zasad ustalonych w niniejszym zarządzeniu,
wnioski w tej sprawie należy składać bezpośredniemu przełożonemu.
§ 15
Zobowiązuje się kierowników do realizacji postanowień niniejszego zarządzenia oraz do
zapoznania podległych im pracowników z jego treścią.
§ 16
Traci moc Zarządzenie nr 18/11 Burmistrza Miasta Kościerzyna z dnia 17.01.2011 r. w sprawie
organizacji systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Kościerzyna i jednostkach
organizacyjnych Miasta.
§ 17
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Uzasadnienie
Od 1 stycznia 2010 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) wprowadzające obowiązek zapewnienia
kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych.
Kontrola zarządcza jest systemem bardziej złożonym niż kontrola wewnętrzna. Ma ona za
zadanie sprawić, aby samorządowa jednostka organizacyjna i jednostka samorządu terytorialnego
osiągnęły cele przed nimi postawione. Kontroli zarządczej nie można utożsamiać i ograniczać do
czynności kontrolnych wykonywanych przez pracowników komórek kontroli. Przeprowadzanie
czynności kontrolnych w samorządowej jednostce organizacyjnej stanowi tylko niewielką część
systemu kontroli zarządczej, pozwalając częściowo zdiagnozować stan obecny.
Efektywne funkcjonowanie kontroli zarządczej wymaga aktywnego działania ze strony
kierownika jednostki i wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, które mają udział
w zarządzaniu jednostką - obowiązków i zadań w zakresie kontroli zarządczej nie można
przydzielić lub ograniczyć do jednej komórki organizacyjnej. Nadzorowanie i kontrolowanie jest
funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią ogólnego procesu zarządzania.
Zarządzenie zostało przygotowane w sposób umożliwiające jego adaptację w jednostkach
organizacyjnych Miasta.
Usystematyzowanie kontroli zarządczej pozwoli na zidentyfikowanie dublujących się
czynności, wyeliminowanie zbędnych punktów decyzyjnych z obecnych procedur i w rezultacie
na poprawę jakości zarządzania.