rachunkowości budżetowej

A
czerwiec 201512
ISSN 1689-4634
ktualności
RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ
Praktyczne rozwiązania dla księgowych i skarbników JSFP
T E M AT M I E S I Ą C A
w numerze m.in.:
AKTUALNOŚCI
Dokumentacja pracownicza
– nowe zasady przechowywania
Zmiany w sprawozdawczości
budżetowej
Środki unijne w zasięgu ręki
1
3
3
RACHUNKOWOŚĆ BUDŻETOWA
TEMAT MIESIĄCA: Należności
i zobowiązania w JST
1
Wymiana klepki podłogowej
– korekta księgowania
7
Księgowanie opłat sądowych w JSFP 7
Środki pieniężne w drodze
8
Rozliczenia zakupów dokonanych
przez pracownika
9
Składki członkowskie przedstawiciela
rady powiatu – który paragraf
10
Należności sporne w księgach
jednostki publicznej
10
Zasady dokumentowania zaliczek
11
Opłaty za ślub poza urzędem
– klasyfikacja
11
PODATKI
Używanie służbowego auta
do celów prywatnych a PIT
12
FINANSE PUBLICZNE
Gminne dotacje dla spółki wodnej
Należności z tytułu grzywny
po umorzeniu postępowania
egzekucyjnego
13
13
KADRY I PŁACE W JSFP
Świadczenia wypłacane w okresie
choroby w podstawie zasiłku
14
Okres pobierania zasiłku chorobowego
a prawo do dodatku stażowego
14
Wstępne badania profilaktyczne
po zmianach z 2015 roku
15
Zatrudnianie ABI w małych
jednostkach
16
Zatrudnienie w kilku jednostkach
a prawo do odprawy emerytalnej
16
Należności i zobowiązania w jednostkach
samorządu terytorialnego
Dokonując wydatków oraz gromadząc dochody na rachunkach bankowych,
jednostki samorządu terytorialnego zobowiązane są do ewidencji rozrachunków, a wśród nich należności. W ewidencji JST muszą się również znaleźć
odpowiednio wycenione zobowiązania.
W przypadku jednostek samorządu terytorialnego warto bliżej przyjrzeć się zasadom
ewidencji należności z tytułu udzielonych pożyczek. Samorządy zobowiązane są
wycenić je na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty (z zastrzeżeniem pkt 7a
w art. 28 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to ich wykazywanie w kwocie
odpowiadającej wysokości niespłaconego kapitału powiększonego o wynikające
z umowy odsetki i pomniejszone o ewentualny odpis aktualizujący, jeżeli istnieje
prawdopodobieństwo nieodzyskania pożyczonych środków.
ciąg dalszy na stronie 4
Będą nowe zasady przechowywania
dokumentacji pracowniczej
Nowe, krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej, zróżnicowane
zależnie od rodzaju dokumentu i jego przydatności – przewidują nowe regulacje
Kodeksu pracy mające obowiązywać od 2016 roku. Zmienione przepisy mają
ułatwić prowadzenie teczek osobowych pracowników oraz selekcję dokumentów
po wyznaczonym okresie przechowywania, a także obniżyć koszty z tym związane.
W stosunku do dokumentacji służb mundurowych i urzędników państwowych przepisy będą nieco bardziej restrykcyjne niż w przypadku pozostałych pracowników.
Ministerstwo Gospodarki we współpracy z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej
przygotowało projekt nowelizacji Kodeksu pracy oraz innych ustaw regulujących
zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
ciąg dalszy na stronie 2
NOWY E-BOOK DLA PRENUMERATORÓW
Co miesiąc na portalu SerwisRB znajdziesz e-book przygotowany
tylko dla stałych klientów miesięcznika. Kolejna propozycja z serii to:
„Wyroki, opinie i interpretacje cz. VI”
Już dziś wejdź na www.serwisrb.pl i ściągnij publikację.
Aktualności
Będą nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej
ciąg dalszy ze strony 1
Obecnie w stosunku do większości dokumentów wymagane jest zachowanie formy
pisemnej. Akta osobowe i płacowe są dokumentacją tzw. niearchiwalną i posiadają
ustalony przez ustawodawcę czasowy okres
przechowywania, po którego upływie są
niszczone (50 lat). Pracodawcy ponoszą
w związku z tym znaczne koszty.
Nowe okresy przechowywania
dokumentów
Zmodyfikowane przepisy mają określać
nowe okresy przechowywania dokumentacji, zróżnicowane zależnie od rodzaju
dokumentu i jego przydatności do celów
bieżących, do dochodzenia roszczeń ze
stosunku pracy oraz do celów emerytalno-rentowych.
Projekt zakłada, że przez 50 lat mają być
przechowywane jedynie te dokumenty pracownicze, które są gromadzone do celów
emerytalno-rentowych, np. świadectwa
pracy. Przez 5 lat od dnia rozwiązania albo
wygaśnięcia stosunku pracy danego pracownika pracodawca przechowa m.in. akta,
które mogą być pomocne przy dochodzeniu
roszczeń ze stosunku pracy.
Pozostałe dokumenty trzeba będzie gromadzić jedynie w okresie zatrudnienia danego
pracownika (np. karta urlopowa, lista obecności, karta ewidencji czasu pracy). W tych
przypadkach zniesiony zostanie obowiązek
ich zachowywania po tym czasie. Przykłady
dokumentów, które mają być gromadzone
wyłącznie przez okres zatrudnienia oraz
przez 50 lat, prezentuje tabela pod tekstem.
Ostrzejsze przepisy
dla służb mundurowych
W odniesieniu do niektórych grup pracowników zatrudnionych w jednostkach
publicznych (mundurówka, urzędnicy
państwowi) projektodawcy widzą potrzebę
stosowania dłuższych okresów przechowywania dokumentacji oraz gromadzenia
dokumentacji w szerszym zakresie niż
w przypadku innych grup pracowniczych.
W stosunku do tej grupy ostrzejszy reżim
będą określały przepisy szczególne.
ETAP LEGISLACYJNY
„„
Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks
pracy oraz niektórych innych ustaw skierowany do konsultacji.
oprac. Karol Zawadzki
„„
specjalista ds. finansów publicznych
Okresy przechowywania poszczególnych dokumentów pracowniczych (wybrane przykłady)
Katalog dokumentów, których obowiązek
przechowywania dotyczy tylko okresu zatrudnienia
pracownika
Katalog dokumentów
przechowywanych w aktach osobowych pracownika przez
okres 50 lat
1) Kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie
2) Wniosek o objęcie pracownika tzw. ruchomym czasem
pracy
3) Wniosek zakładowej organizacji związkowej o potrącanie
z wynagrodzenia pracownika składki związkowej
4) Porozumienie w sprawie pomocy związanej z nauką pracownika niestanowiącą podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
przyznające niepłatne zwolnienie z całości lub części dnia pracy
5) Oświadczenie młodocianego zatrudnionego do prac lekkich
dot. zatrudnienia u innego pracodawcy
6) Oświadczenie kierowcy o zatrudnieniu u innego pracodawcy
lub o wykonywaniu pracy na innej podstawie prawnej
7) Prawomocne orzeczenie dotyczące kary dyscyplinarnej dla
nauczyciela
8) Anulowana legitymacja służbowa nauczyciela
9) Dyplom w związku z nagrodą przyznaną nauczycielowi
10)Prawomocne orzeczenie o ukaraniu karą dyscyplinarną
komornika
11)Prawomocny wyrok skazujący sędziego na karę dyscyplinarną
12)Arkusz oceny kwalifikacyjnej, kopia pisma zawiadamiającego
ocenianego o terminie dokonania oceny kwalifikacyjnej,
wraz z potwierdzeniem jego doręczenia
13) Orzeczenie o udzieleniu kary dyscyplinarnej nauczycielowi
akademickiemu z uzasadnieniem
1) Świadectwa pracy potwierdzające okresy zatrudnienia u pracodawcy
prowadzącego akta osobowe pracownika
2) Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do
wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku uzyskane w okresie zatrudnienia
3) Umowy o pracę albo potwierdzenie ustaleń co do stron umowy,
rodzaju umowy oraz jej warunków, jeżeli umowa nie została zawarta
z zachowaniem formy pisemnej
4) Zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca sporządza
takie dokumenty
5) Dokumenty dotyczące zmiany warunków pracy lub płacy na mocy
porozumienia stron
6) Oświadczenie woli pracodawcy dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków pracy i płacy
7) Oświadczenie woli strony stosunku pracy dotyczące wypowiedzenia
umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia
8) Dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron
9) Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z uprawnień
związanych z rodzicielstwem, za które przysługuje zasiłek macierzyński
10)Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wychowawczego, a także z obniżeniem wymiaru czasu pracy
11)Dokumenty poświadczające przyznanie pracownikowi nagrody pieniężnej
Szanowni Czytelnicy,
w jednostkach publicznych, zwłaszcza w tych
zatrudniających mniejszą
liczbę pracowników, osoby
odpowiedzialne za rozliczenia księgowe często
zajmują się także kwestiami płacowo-kadrowymi. Specyfika przepisów obowiązujących
pracowników samorządowych, nauczycieli
oraz mundurowych powoduje, że ich poprawne
stosowanie może niekiedy budzić wątpliwości interpretacyjne. W aktualnym numerze
„Aktualności rachunkowości budżetowej” nasi
eksperci wyjaśniają m.in. czy okres pobierania
świadczenia z ubezpieczenia społecznego
po ustaniu stosunku pracy należy zaliczyć
do okresu uprawniającego pracownika do
dodatku stażowego i nagrody jubileuszowej
2
oraz czy w każdej jednostce powinien zostać
zatrudniony administrator bezpieczeństwa
informacji. Nie zapominamy oczywiście
o poruszaniu kwestii stricte księgowych,
takich jak ewidencja kwot przeznaczonych na
remont czy też środków pieniężnych w drodze.
Karol Zawadzki
redaktor prowadzący