xi ww 4191-11/14 protokół kontroli działalności sekretariatu zespołu
Transkrypt
xi ww 4191-11/14 protokół kontroli działalności sekretariatu zespołu
XI WW 4191-11/14 PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU ZESPOŁU Dział I Podstawa i zakres kontroli I.1. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli • • Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 98, poz. 1070 z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012 r. w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz. U. z 2013 r., poz. 69) I.2. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach I.3. Kontrolowany sekretariat Sekretariat I Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej dla Dorosłych w Sądzie Rejonowym w Jastrzębiu-Zdroju I.4. Osoba/osoby przeprowadzająca/e kontrolę sekretarz sądowy p.o. inspektora ds. biurowości Katarzyna Woźniak I.5. Termin przeprowadzenia kontroli I.6. Zakres/przedmiot kontroli I.7. Okres objęty kontrolą III.9. Wnioski: 19 – 27 maja 2014 r. oraz 2 – 4 czerwca 2014 r. • • • • Organizacja pracy sekretariatu zespołu, warunki i narzędzia pracy Ruch spraw w zespole, obciążenie pracowników Urządzenia ewidencyjne w zespole, stan i sposób ich prowadzenia Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób prowadzenia akt oraz teczek dozoru 21.08.2010 r. – 4.06.2014 r. (w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu przedstawiono oraz przeanalizowano dane obejmujące okres od dnia 1 stycznia 2010 r. do dnia 31 grudnia 2013 r.) W obsadzie sekretariatu na przestrzeni kontrolowanego okresu można zauważyć, iż utrzymywała się ona na stałym poziomie poza rokiem 2013, w którym uległa obniżeniu. Zaznaczyć jednak należy, iż pomimo podobnej obsady zmieniono po roku 2011 liczbę etatów z 1,5 na 1 etat. Natomiast załamanie obsługi sekretarskiej w roku 2013 spowodowane było zwolnieniem lekarskim Pani (…) i funkcjonowaniem zespołu w okresie od 9 lipca 2013 r. do 9 września 2013 r. bez obsługi sekretariatu. Mimo dwumiesięcznego braku obsługi sekretarskiej Pani Kierownik ZKSS bardzo dobrze zorganizowała pracę należącą do obowiązków obsługi dzieląc zadania sekretariatu pomiędzy Kuratorów. Wskazać jednak należy, iż było to możliwe tylko dzięki zaangażowaniu i pracy Kuratorów 1 Zawodowych, którzy potrafili pracować w systemie Kuratela i wykonywać czynności sekretarskie, sami wykonywali swoje polecenia i wraz Panią Kierownik rejestrowali sprawy i zajmowali się rozdzielaniem wpływających pisma. Z dniem 9 września 2013 r. na zastępstwo została przydzielona Pani (…), która bardzo szybko wdrożyła się w zakres obowiązków, opanowała system Kuratela, a nawet w uzgodnieniu z Panią Kierownik wprowadziła ułatwiające pracę zmiany. Warunki pracy całego zespołu są dobre. Wskazać należy, iż dużym ułatwieniem w pracy Kuratorów zajmujących się sprawami dotyczącymi dozoru elektronicznego byłoby wyposażenie każdego z nich w telefony służbowe, które ułatwiłyby kontakt z podopiecznym po godzinach urzędowania sądu. Rozważyć należałoby także w jaki sposób rozwiązać problem dot. dostępu do sieci internet, aby nie blokować pracy Kuratorów w systemie SDE. W celu przyśpieszenia pracy Kuratorów zajmujących pokój 139 zaleca się podłączenia zainstalowanej tam drukarki do sieci. Ponadto w celu usprawnienia pracy sekretariatu oraz Kuratorów zasadnym byłoby rozważenie przekazania do zespołu jednej drukarki do okładek. IV.4. Wnioski: Zawarte powyżej dane wskazują, iż przez cały okres podlegający kontroli pracownicy sekretariatu właściwie nie uczestniczyli w szkoleniach. Poza szkoleniem z ochrony danych osobowych nie mieli możliwości skorzystania z innych szkoleń. Niewątpliwie wskazanym byłoby, aby pracownicy mogli uczestniczyć w szkoleniach zewnętrznych, które pozwalałyby im na podnoszenie ich umiejętności oraz poszerzanie wiedzy związanej z sądownictwem. Odnośnie narzędzi pracy, z których korzysta kontrolowany sekretariat, to dają one duże możliwości, w szczególności system Kuratela, który umożliwia wykonywanie przez sekretariat powierzonych mu czynności, ułatwia pracę m.in. dzięki istniejącym szablonom korespondencji. Należy jednak pełnić stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania systemu, w szczególności po wgrywaniu aktualizacji. W trakcie rozmów przeprowadzonych z Panią (…) oraz Kuratorami ustaliłam także, iż po wgraniu jednej z aktualizacji nie można było rejestrować nowych spraw, wobec czego aktualizację wycofano, a innym razem aktualizacja zablokowała możliwość odnotowywania „sposobów zakreślenia sprawy”. Wszystkie te sytuacje wskazują, iż system Kuratela musi być pod stałym nadzorem pracowników sekretariatu i Kierownika Zespołu. Zgodnie z § 82a ust. 1 pkt 2 zarządzenia MS korespondencja dotyczącą wersji oprogramowania systemu informatycznego wspomagającego pracę sekretariatu przechowywana jest w folderze zamieszczonym na dysku sieciowym. Dużym atutem systemu Kuratela jest połączenie z bazą systemu wykonawczego. Daje to możliwość automatycznego zaciągnięcia danych osobowych dozorowanego, a więc nie trzeba tracić czasu na ręczną ewidencję spraw. Przy pomocy systemu, zgodnie z § 509a, prowadzi się skorowidze alfabetycznonumerowe, które zawierają dane dot. stron. Pełnią one funkcję informatora, a przy prawidłowym wprowadzaniu po raz kolejny tej samej osoby, umożliwiają podgląd wszystkich spraw danego dozorowanego. Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż każdorazowe dodawanie tej samej osoby z ręki powoduje osobny zapis w skorowidzu danych dozorowanego. 2 Wobec powyższego zaleca się dodawanie, po raz kolejny tej samej strony, wybierając ją z listy osób widniejących już w skorowidzu, a nie poprzez wpis ręczny, który polega na przepisaniu z ręki tych samych danych. Zalecenie to powinno dotyczyć również Sekcji Wykonawczej w Sądzie Rejonowym w Jastrzębiu-Zdroju, gdyż to właśnie z tej bazy pobierane są często dane stron. Aplikacja Kuratela nie zapewnia możliwości odnotowywania danych służących kontroli obiegu teczek i terminowości podejmowania czynności opisanych w § 82aa zarządzenia MS, ponieważ system nie posiada zakładki „czynności”. Nie ma możliwości skonfigurowania listy czynności nadzorczych odzwierciedlającej miejsce położenia teczek. System nie daje żadnych możliwości sortowania poszczególnych spraw według kryteriów umożliwiających uzyskanie informacji o aktualnym położeniu teczek czy ewentualnych opóźnieniach w podejmowaniu czynności. Wskazać należy także, iż w zespole nie stosuje się przepisów przewidzianych § 45 zarządzenia wskazującym na przechowywanie akt oczekujących w odrębnych urządzeniach sekretarskich (szafach, półkach) zwanych „kalendarzami”, obejmujących 30 przegród oznaczonych numerami od 1 do 30, gdyż wszystkie sprawy znajdują się u kuratorów zawodowych, a do sekretariatu przedkładane są w celu wykonania zarządzenia kuratora lub odnotowania podjętych czynności. W trakcie kontroli stwierdzono, iż od momentu przeniesienia Pani (…) do pracy w sekretariacie zespołu rozpoczęto stosowanie Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach z dnia 28 czerwca 2013 r. w sprawie wysyłania pism bez własnoręcznego podpisu w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i sądach rejonowych gliwickiego okręgu sądowego, nr Adm. 0181-36/13. Szablony pism zostały przystosowane przez pracownika do wysyłania ich zgodnie z w/w zarządzeniem. W zakresie pozostałych narzędzi, z których korzysta, przy wykonywaniu czynności, pracownik sekretariatu oraz kurator, a w szczególności sprzętu komputerowego będącego na wyposażeniu zespołu, zasadniczo nie stwierdzono nieprawidłowości. Jak już jednakże wspomniano w Dziale III.8 przy okazji opisywania warunków pracy, z pewnością usprawniłoby pracę sekretariatu doposażenie go w 1 drukarkę do okładek. V.3. Wnioski VI.5. Wnioski Podsumowują powyższy opis organizacji pracy sekretariatu zespołu wskazać należy na problem dot. pracy Pani (…). Należy stwierdzić, iż obecnie przydzielony jeden etat do sekretariatu zespołu, przy obecnym wpływie, powinien być wystarczający. Przykładem jest praca Pani (…), która w tym samym wymiarze pracy co Pani (…) potrafiła wykonywać wszystkie należące do niej obowiązki i to w bardzo krótkim czasie. Wobec tego po powrocie do pracy Pani (…) zalecanym byłoby omówienie zakresu organizacji jej pracy, ustalenie priorytetów przy wykonywaniu obowiązków i stały nadzór nad terminowością wykonywanych czynności, tak aby nie dopuścić do wystąpienia zaległości, które w tej chwili nie występują. Ponadto pochwały wymaga bardzo dobra współpraca wszystkich Kuratorów z sekretariatem zespołu. Jak już powyżej wspomniano, w razie potrzeby, Kuratorzy bardzo wspomagają pracę sekretariatu co wpływa na ocenienie organizacji pracy I ZKSS dla Dorosłych na wysokim poziomie. Podsumowując urządzenia ewidencyjne, oprócz błędów wykazanych przy poszczególnych wykazach i kontrolkach, największym wspólnym problemem jest odnotowywanie różnych danych w systemie informatycznym i prowadzonych teczkach 3 sprawy. Wskazać należy, iż dane odnotowywane w urządzeniu zawsze muszą być takie same jak dane zawarte w teczkach. Stwierdzono również dokonywanie części wpisów bez wymaganej staranności oraz usuwanie/korygowanie w niewłaściwy sposób mylnych wpisów. Odnośnie urządzeń w wersji elektronicznej stwierdzono, iż nie zawsze wszystkie dane wymagane w poszczególnych zakładkach są odnotowywane, co wpływa na prawidłowość prowadzonych urządzeń ewidencyjnych. Wskazać należy także, iż wykorzystywany system informatyczny daje niewątpliwie znacznie większe możliwości, niż dają urządzenia tradycyjne, odnośnie zakresu i ilości danych, które można w nim zamieścić. Daje to możliwość dokładniejszego odzwierciedlenia toku postępowania. Ponadto w systemie informatycznym zamieszczane są obecnie wszystkie pisma wychodzące na zewnątrz. W systemie natomiast nie umieszcza się jeszcze sprawozdań i w tym zakresie należałoby poszerzyć odnotowywanie danych w Kurateli. VII.3. Wnioski W kontrolowanym sekretariacie teczki kontroli okresu próby zakładane są na podstawie zarządzenia Kierownika. Najczęściej sprawy rejestrowane i przekazywane kuratorom są tego samego dnia lub następnego, jednak jak wskazano w dziale powyżej zdarzają się w tym zakresie niedociągnięcia. Teczki łączone są za pomocą klipsów archiwizacyjnych. Stwierdzono jednak nieliczne problemy z bieżącym numerowaniem stron. Wskazano również dekretacyjnych. na problem z nieprawidłowym zszywaniem zarządzeń Co do terminowości czynności wykonywanych w związku z rejestracją sprawy w wykazach i kontrolkach, stwierdzono iż w większości nie budzą one wątpliwości, w odróżnieniu do późnej rejestracji wniosków Kuratorów. Wskazano również na pewne niedociągnięcia w terminowości wykonywania zarządzeń kuratorów, w szczególności w roku 2012 i 2013. VIII.3. Wnioski Jak wynika z art. 13 ust. 2 ustawy o kuratorach sądowych, to kuratorzy zawodowi dokonują rozmów z podopiecznymi w dniach dyżurów. W sporadycznych przypadkach informacji udziela pracownik sekretariatu zespołu, a z rozmowy sporządza zapisek urzędowy, który przedkłada właściwemu Kuratorowi. W zakresie, w jakim możliwym jest dokonanie ustaleń odnośnie zakresu i kultury obsługi interesantów w kontrolowanym sekretariacie w trakcie przeprowadzanej kontroli, nie stwierdzono nieprawidłowości na tym odcinku. Zakres obsługi interesantów w kontrolowanym sekretariacie jest prawidłowy, informacje w swej treści są prawidłowe i rzetelne. Dotyczy to zarówno informacji udzielanych dozorowanym, którzy przychodzą do kuratora lub pracownika sekretariatu, jak również informacji udzielanych telefonicznie. 4 IX.2. Wnioski Kontrola wykazała, pewne nieprawidłowości, które zostały opisane w niniejszym protokole. Zwrócono uwagę na konieczność dokonywania rzetelnych wpisów w urządzeniach ewidencyjnych, w szczególności polegających na odnotowywaniu tych samych danych w systemie informatycznym i teczkach spraw. Także przy prowadzeniu teczek i wykonywaniu wszelkich innych czynności konieczne jest wyeliminowanie wszelkich występujących nieprawidłowości. Na zakończenie kontroli omówiono z Panią Kierownik ZKSS (…), wszystkimi Kuratorami Zawodowymi oraz pracownikiem obsługującym obecnie sekretariat – Panią (…) szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania. Ponadto w celu omówienia wyników kontroli osobiście spotkałam się także z Panią (…), z którą w obecności Pani Kierownik i Pani (…) ponownie omówiłam wszystkie uchybienia. O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w JastrzębiuZdroju. Data sporządzenia protokołu 8 lipca 2014 r. (3-7.07.2014 r. L4) Podpis 5