Zapraszamy do przeczytania artykułu

Finansowanie i zarzàdzanie flotà
IT
Integracja zawsze korzystna
Firmy korzystajàce z profesjonalnych systemów IT do zarzàdzania flotà doskonale znajà
korzyÊci z tego p∏ynàce.
P
pularniejsze sà: Symfonia, SAP,
Ksenofont itp.
HR
W du˝ych firmach lub tych,
w których kadry cz´sto si´ zmieniajà (np. firmy handlowe), problemem
mened˝erów flot jest ciàg∏a zmiana
u˝ytkowników pojazdów, zmiana
przypisania do MPK, ewidencja
urlopów (potrzebna do poprawnego
obliczenia kwoty rycza∏tów za przejazdy prywatne) lub zwalnianie si´.
FK
Najcz´Êciej klienci u∏atwiajà sobie ˝ycie importujàc faktury zbiorcze np. z firm paliwowych, serwisowych czy leasingowych i obrabiajàc je automatycznie w programie flotowym. Cz´sto idà dalej
i decydujà si´ na po∏àczenie systemu flotowego z finansowo-ksi´gowym. Integracja polega na generowaniu z systemu Flota Commandor plików z danymi kosztowymi, które sà dostosowane do
wymogów ksi´gowoÊci. Nast´pnie
pliki te sà odczytywane przez system FK, dzi´ki czemu koszty samochodów w szybki sposób zostajà zaksi´gowane pod w∏aÊciwymi
kontami. W ten sposób, bez dodatkowej pracy ze strony szefa floty, uzyskujemy znaczne zmniejszenie pracy w ksi´gowoÊci. Flota
Commandor mo˝e wspó∏pracowaç
z wieloma systemami ksi´gowymi
i modu∏ami ksi´gowymi systemów
zintegrowanych, z których najpoEuroFlota / kwiecieƒ – maj 2015
Rafa∏
Dmytryszyn
By prawid∏owo zarzàdzaç przydzia∏em pojazdów, prawid∏owo przydzielaç koszty eksploatacji do w∏aÊciwych MPK czy rozliczaç pracowników ze zdania pojazdów, mened˝er
powinien otrzymywaç z kadr na bie˝àco informacje. Dobrym rozwiàzaniem jest integracja systemu Flota
Commandor z systemem HR. Dzi´ki niej dane z kadr sp∏ywajà automatycznie i na czas. Dzia∏ HR z tego
powodu nie ma dodatkowej pracy,
a fleet manager ma zapewnionà aktualizacj´ danych.
GPS
Poglàdy na to, czy stosowanie
systemu GPS w firmie jest uza-
sadnione, sà ró˝ne. Zale˝à m.in.
od tego, na ile wa˝na dla firmy
jest wiedza, gdzie dok∏adnie znajduje si´ pojazd, od stopnia kontroli firmy nad pracownikami
i wreszcie czy sà na to pieniàdze.
GPS mo˝e s∏u˝yç jako êród∏o danych, które wykorzystamy w systemie Flota Commandor. Mogà
one wi´c pos∏u˝yç do kontroli
przebiegów, zu˝ycia paliwa, porównania zu˝ycia paliwa z fakturami, odczytywania stanu licznika i paliwa przy wydawaniu i zdawaniu pojazdu itp.
W niektórych firmach, np.
z bran˝ budowlanych czy energetycznych, system GPS w po∏àczeniu z systemem Flota Commandor umo˝liwia rozwiàzanie problemu przydzielenia poszczególnych
przejazdów do odpowiednich zleceƒ, MPK lub kont ksi´gowych.
W takim przypadku system GPS
jest êród∏em danych do tzw. elektronicznej karty drogowej, a system Flota u∏atwia odpowiednie
przydzielenie poszczególnych jazd
do odpowiednich zleceƒ.
Podsumowanie
Wspólnà zaletà powy˝szych integracji jest fakt, ˝e pozwalajà one
na du˝e oszcz´dnoÊci czasu, jak
równie˝ na popraw´ jakoÊci ewidencjonowanych danych. Z integracji mo˝e korzystaç wiele dzia∏ów firmy, a co wa˝ne, po przygotowaniu odpowiednich interfejsów,
póêniejsza ich obs∏uga na bie˝àco
wymaga minimalnego nak∏adu pracy, przy jednoczesnym ogromnym
wzroÊcie korzyÊci.
Rafa∏ Dmytryszyn
dyrektor handlowy
SOFTRA
Systemy Informatyczne
www.euroflota.pl
artyku∏ sponsorowany
rzede wszystkim pozwalajà
one na osiàgni´cie oszcz´dnoÊci finansowych oraz umo˝liwiajà znacznie szybsze wykonanie wielu podstawowych zadaƒ, które
efektywnie wspomagajà prac´ administratora floty samochodowej.
W grupie najwa˝niejszych udogodnieƒ znajdziemy m.in. importy du˝ych faktur zbiorczych, przypomnienia dotyczàce pojazdów, kontrol´ przebiegów, usprawnienie
procedury wydaƒ i odbiorów samochodów itp. Jednak to nie wszystko. Integracja programu Flota
Commandor z innymi systemami
pozwala wykorzystaç pe∏ni´ jego
mo˝liwoÊci, dajàc korzyÊç fleet managerowi i u∏atwiajàc prac´ innym
dzia∏om firmy.
Fot. SOFTRA
44