OPZ - organizacja wizyty promocyjnej

PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
załącznik nr 1
do zapytania ofertowego
z dnia 09.06.2014r.
1. Nazwa zamówienia:
Wyłonienie Wykonawcy usługi
polegającej na organizacji wizyty promocyjnej
w Kristiansand (Norwegia) w ramach realizacji projektu „PUNKT EKLEKTIK SESSION”
w szczególności: świadczenie usług zakupu biletów na zagraniczne przewozy lotnicze,
usług zakupu miejsc hotelowych, zakupu usług restauracyjnych oraz zakupu usług
ubezpieczeniowych.
2. Określenie przedmiotu zamówienia łącznie z wyszczególnieniem wszelkich
dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy.
Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług zakupu biletów na zagraniczne przewozy
lotnicze, usług zakupy miejsc hotelowych, zakupu usług restauracyjnych oraz zakupu
usług ubezpieczeniowych na potrzeby wizyty promocyjnej w Kristiansand (Norwegia)
związanej z realizacją projektu PUNKT EKLEKTIK SESSION finansowanego z funduszy
EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii, oraz budżetu Państwa i środków
Gminy Wrocław.
Usługi, o których mowa obejmują:
1. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem:
1.1 zakupi na rzecz 2 osób dorosłych imiennie wskazanych przez Zamawiającego
bilety lotnicze w klasie ekonomicznej , z możliwością zwrotu, wprowadzania zmian
w zakresie terminu/godziny lotu i danych pasażera , na trasach i w terminach(z
uwzględnieniem przewozów regularnych i niskokosztowych) :
1.1.1. 31.08 wylot z Wrocławia (WRO – Starachowice) przylot do Oslo (OSL –
Oslo), przy założeniu, że wylot z Wrocławia nastąpi do godz. 8.00, podróż może
być realizowana z 1. przesiadką i nie może trwać łącznie dłużej niż 8 godzin;
1.1.2. 01.09 wylot z Oslo (OSL – Oslo) przylot do Bergen (BGO – Flesland Bergen
Airport), przy założeniu, że wylot z Oslo nastąpi między godziną 17.00 a 19.00,
lot bezpośredni;
1.1.3. 07.09 wylot z Kristiansand (KRS – Kristiansand) przylot do Wrocławia
(WRO – Starachowice), przy założeniu, że wylot z Kristiansand nastąpi do
godz. 12.00, podróż może być realizowana z 1. przesiadką i nie może trwać
łącznie dłużej niż 8 godzin;
1.2 zakupi bilety lotnicze dla podróżujących z 1 sztuką bagażu głównego i 1 sztuką
bagażu podręcznego,
1.3 dostarczy drogą elektroniczną na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego
bilety elektroniczne, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, w każdym razie
później niż na 7 dni przed planowanym wylotem z Wrocławia;
1.4 zaaranżuje trasę przelotu przy wykorzystaniu najkorzystniejszych z punktu
widzenia Zamawiającego ( tj. kosztów i czasu przelotu ) dostępnych taryf, z
uwzględnieniem wszelkich ulg i ofert promocyjnych;
1.5 wprowadzi zmiany w wykupionych biletach (w tym możliwość rezygnacji z biletu),
zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach odpowiednich przewoźników;
1.6 zakupi usługę transferu komunikacją publiczną lub w przypadku braku możliwości
realizacji usługi w takiej formie - taksówką lub samochodem osobowym z
kierowcą :
PUNKT EKLEKTIK SESSION
Projekt finansowany z funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii,
oraz budżetu Państwa i środków Gminy Wrocław
1.6.1. 31.08 na trasie: lotnisko Oslo – centrum miasta Oslo dla 2 osób, dla których
zakupi opisane wyżej bilety lotnicze,
1.6.2. 01.09 na trasie: centrum miasta Oslo – lotnisko Oslo dla 2 osób, dla których
zakupi opisane wyżej bilety lotnicze,
1.6.3. 01.09 na trasie: lotnisko Bergen – centrum miasta Bergen dla 2 osób, dla
których zakupi opisane wyżej bilety lotnicze,
1.6.4. 07.09 na trasie: hotel w Kristiansand (opisany w pkt. 4 poniżej) - lotnisko
Kristiansand dla 2 osób, dla których zakupi opisane wyżej bilety lotnicze,
1.7 zrealizuje przedmiot zamówienia z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych
kosztów, w szczególności kosztów związanych z obowiązującymi przepisami
krajów docelowych;
2. Wykonawca nie obciąży Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi przy zmianie
trasy, terminu lotu, oraz rezygnacji z lotu przed określonym terminem oraz
dokonaniem zwrotu kosztu za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych
potrąceń pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nich
taryfy lotniczej.
3. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zakupi miejsca
hotelowe według poniższych wymagań:
3.1 zakup 2 pokoi jednoosobowych w miejscowości Kristiansand na 4 doby hotelowe:
data zameldowania 03.09.2014, data wymeldowania 07.09.2014,
3.2 Zamawiający ustala minimalny standard hotelu na (***) trzy gwiazdki,
3.3 Wykonawca przedstawi w dniu podpisania umowy co najmniej trzy warianty
wyboru hoteli odległych nie więcej niż 3 km od głównego miejsca realizacji
festiwalu PUNKT - Dronningensgate 8, 4610 Kristiansand , celem zatwierdzenia
przez Zamawiającego. Wykonawca dokona zakupu miejsc hotelowych po
pisemnym (e-mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego ze strony
Zamawiającego pracownika. Wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w
najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. Zarezerwowane
miejsca hotelowe muszą spełniać międzynarodowe normy jakościowe, tj. muszą
spełniać unijne normy w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla
pokoi w hotelach o określonym standardzie,
3.4 Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu potwierdzenia
zakupu miejsc hotelowych uzyskanego od obiektu hotelarskiego (e -mail);
4. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem:
4.1 zakupi usługi restauracyjne dla 2 osób, dla których zakupi usługę hotelarską
opisaną w pkt. 3 powyżej,
4.2 usługa restauracyjna będzie realizowana od lunch’u w dniu 03.09.2014 do
śniadania w dniu 07.09.2014,
4.3 usługa restauracyjna będzie obejmować: śniadanie, lunch i obiad wraz z napojami,
4.4 usługa restauracyjna będzie realizowana w miejscu realizacji usługi hotelarskiej
opisanej w pkt. 3 powyżej lub w odległości do 500 m od niej;
5. Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem:
5.1 zakupi ubezpieczenie dla 2 osób dorosłych na rzecz, których realizowane są usługi
opisane w pkt. 1,4 i 5 powyżej,
5.2 Zamawiający określa następujący minimalny zakres ubezpieczenia:
5.2.1. koszty leczenia do 20 000 euro,
5.2.2. nieszczęśliwy wypadek do 30 000 zł;
5.2.3. bagaż podróżny do 2 000 zł,
5.3 ubezpieczenie swoim zakresem będzie obejmować okres 31.08.2014 –
07.09.2014 r.