tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
Transkrypt
tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH STAROSTWO POWIATOWE Jednostka kontrolowana: PODDĘBICE Ul. Łęczycka 16 Termin kontroli: 28.01.2004 – 24.03.2004 Kontrolujący: Barbara Kozioł Katarzyna Starnawska Okres objęty kontrolą 01.01.20002 – 31.12.2003 Numer upoważnienia: WK 0904/Ł/2/7/2004 Uwaga! Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WSTĘPNE DANE O JEDNOSTCE Siedzibą Powiatu jest miasto Poddębice. Na dzień 1.01.2003 roku powierzchnia powiatu wynosiła 881,3 km2, a ludność Powiatu według stanu na dzień30 czerwca 2003 roku liczyła 42.997 mieszkańców. W granicach administracyjnych Powiatu funkcjonuje 6 gmin: Dalików, Pęczniew, Poddębice, Uniejów, Wartkowice, Zadzim. Liczba bezrobotnych na koniec 31.12.2003 roku wynosiła 3.624 osoby. Stopa bezrobocia w powiecie wynosiła 13,8 % (według danych na koniec grudnia 2003 roku). II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodniczący rady powiatu Przewodniczącym Rady Powiatu Poddębickiego w kadencji 1998-2002 był pan Stanisław Foryś wybrany na to stanowisko uchwałą nr I/2/98 Rady Powiatu z dnia 9 listopada 1998 roku. Przewodniczącym Rady Powiatu w kadencji 2002 - 2006 jest pan Andrzej Urbaniak wybrany na to stanowisko uchwałą Rady Powiatu nr I/2/02 z dnia 19 listopada 2002 roku. Starosta i pozostali członkowie zarządu powiatu Zarząd Powiatu liczy 5 osób w skład którego wchodzą: Starosta pełniący funkcję Przewodniczącego Zarządu, Wicestarosta i trzech członków Zarządu. Starostą Powiatu Poddębickiego jest pan Ryszard Rytter wybrany na to stanowisko uchwałą nr II/8/02 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 19 listopada 2002 roku. W I kadencji Rady Powiatu funkcję starosty pełnił pan Alfred Szałyga wybrany na to stanowisko uchwałą nr II/8/98 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 9 listopada 1998 roku. Wicestarostą Powiatu Poddębickiego jest pani Teresa Świderska Możdżan wybrana na to stanowisko uchwałą nr III/11/02 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 3 grudnia 2002 roku. Pani Teresa Świderska Możdżan zrezygnowała ze stanowiska z dniem 30 stycznia 2004 roku. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Wicestarostą Powiatu Poddębickiego w poprzedniej kadencji był pan Józef Kaczmarek wybrany na to stanowisko uchwałą nr III/13/98 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 29 grudnia 1998 roku. Członkami Zarządu są radni wybrani uchwałą nr III/14/02 Rady Powiatu z dnia 2 grudnia 2002 roku w osobach: - Leonard Bednarek, - Danuta Pecyna, - Zdzisław Stępień. W poprzedniej kadencji funkcje członków Zarządu pełnili: - Leon Czupryński, - Jadwiga Dudczak, - Michał Kowalski, - Danuta Pecyna, wybrani na te stanowiska uchwałą nr II/11/98 Rady powiatu z dnia 12 grudnia 1998 roku. Skarbnik powiatu Skarbnikiem Powiatu Poddębickiego jest pan Jan Skórka powołany na to stanowisko uchwałą nr III/17/98 Rady Powiatu z dnia 29 grudnia 1998 roku. Sekretarz powiatu Sekretarzem Powiatu Poddębickiego jest pani Irena Małkiewicz powołana na to stanowisko uchwałą nr VII/35/03 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 16 kwietnia 2003 roku. Wcześniej funkcję Sekretarza Powiatu pełniła pani Elżbieta Kaźmierczak powołana na tę funkcję uchwałą nr III/16/98 z dnia 29 grudnia 1998 roku. Ze stanowiska Sekretarza Powiatu odwołano panią Elżbietę Kaźmierczak uchwałą nr V/31/03 Rady Powiatu z dnia 14 lutego 2003 roku. 2. POWIATOWE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Według załącznika nr 3 do statutu Powiatu Poddębickiego na terenie powiatu funkcjonuje 11 jednostek organizacyjnych, a mianowicie: 1. Liceum Ogólnokształcące w Poddębicach, 2. Zespół Szkół Ponadgminnych w Poddębiacach, _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 3. Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Poddębicach, 4. Powiatowa Biblioteka Publiczna w Poddębicach, 5. Szkoła Muzyczna I Stopnia w Uniejowie, 6. Powiatowy Urząd Pracy w Poddębicach, 7. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Poddębicach, 8. Dom Pomocy Społecznej w Gostkowie, 9. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Poddębice, 10. Powiatowy Środowiskowy Dom Samopomocy w Pęczniewie, 11. Powiatowa Środowiskowa Świetlica dla Dzieci i Młodzieży w Poddębicach. 3. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE Statut powiatu Statut Powiatu Poddębickiego uchwalony został uchwałą nr X/53/03 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 29 sierpnia 2003 roku. Cytowaną wyżej uchwałą stracił moc statut wprowadzony w życie uchwałą nr III/15/98 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 29 grudnia 1998 roku, zmieniony uchwałami Rady Powiatu: - nr IV/25/99 z dnia 25 lutego 1999 roku, - nr XI/83/2000 z dnia 28 lutego 2000 roku, - nr XXII/162/01 z dnia 30 sierpnia 2001 roku. Regulamin organizacyjny starostwa Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Poddębicach przyjęty został uchwałą nr III/16/98 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 29 grudnia 1998 roku, zmieniony uchwałami Rady Powiatu: - nr IV/26/99 z dnia 25 lutego 1999 roku, - nr VII/52/99 z dnia 30 sierpnia 1999 roku, - nr XVI/114/2000 z dnia 2 listopada 2000 roku, - nr XXII/163/01 z dnia 30 sierpnia 2001 roku. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Zarządzeniem nr 10/99 Starosty Poddębickiego z dnia 05 listopada 1999 roku wprowadzono w życie Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Tym samym zarządzeniem wprowadzono w życie instrukcję kasową. W § 8 instrukcji ustalono zasady kontroli dokumentów księgowych oraz wskazano osoby odpowiedzialne za dokonanie tej kontroli. _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Powiatu Poddębickiego w dniu 22 lutego 2001 roku podjęła uchwałę w sprawie zasad zbycia, wydzierżawienia lub wynajęcia majątku Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Poddębicach. W stosunku do mienia komunalnego Starostwa Powiatowego, Rada Powiatu Poddębickiego nie podjęła odrębnej uchwały, w zakresie zasad gospodarowania tym mieniem. Rada Powiatu Poddębickiego w przypadku zbycia, nabycia, bądź wydzierżawienia mienia w stosunku do każdego przypadku podejmuje odrębną uchwałę. Zasady składania oświadczeń woli – pełnomocnicy. Składanie oświadczeń woli w imieniu Powiatu stosownie do zapisu § 58 Statutu Powiatu Poddębickiego należy do obowiązków Członka Zarządu Powiatu, na podstawie imiennych upoważnień wynikających z uchwał Zarządu Powiatu. 4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ (FINANSOWEJ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. Kontrolującym przedłożono procedury kontroli wydatków, zasad wstępnej oceny celowości, legalności i gospodarności oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny dokonanych wydatków w Starostwie Powiatowym w Poddębicach oraz procedury przeprowadzania i wykorzystania wyników kontroli w jednostkach organizacyjnych Powiatu Poddębickiego. Przedłożone kontrolującym procedury opracowane zostały 29 września 2001 roku przez Skarbnika Powiatu pana Jana Skórkę. Do czasu przeprowadzania kontroli nie zostały zatwierdzone i wprowadzone do stosowania przez Zarząd Powiatu. Kontrola finansowa w starostwie – na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych Kontrolą w zakresie przestrzegania kontroli finansowej w Urzędzie Powiatowym objęte zostały przez inspektorów RIO wydatki z tytułu wynagrodzeń, diet radnych, kosztów podróży służbowych, wydatków inwestycyjnych.. Ustalenia z tych czynności opisane zostały w dalszej części protokółu przy kontroli poszczególnych zagadnień. Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych Kontrolującym nie przedłożono dokumentacji w sprawie wykonywanych kontroli finansowych wobec jednostek organizacyjnych. _____________________________________________________ 5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Kontrola wykonywana przez Komisję Rewizyjną Szczegółowe obowiązki i uprawnienia Komisji Rewizyjnej w zakresie kontroli określone zostały w paragrafach 38, 39 i 40 Statutu Powiatu Poddębickiego. Plany kontroli Komisji Rewizyjnej ustala uchwałami Rada Powiatu. W kontrolowanym okresie plany kontroli Komisji Rewizyjnej ustalono uchwałami: - na rok 2002 – uchwałą nr XXVI/206/02 z dnia 28.lutego.2002 roku – w planie kontroli ujęto 5 tematów przewidywanych do rozpatrzenia, - na rok 2003 - uchwałą nr IV/23/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku – w planie kontroli ujęto 14 tematów przewidzianych do rozpatrzenia. Uchwałą nr X/54/03 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 29 sierpnia 2003 roku zmieniającą uchwałę nr IV/23/02 skreślono temat przewidywany do kontroli w zakresie stanu zatrudnienia i finansów SP ZOZ w Poddębicach. Uchwałą nr XI/62/03 Rady Powiatu z dnia 24 września 2003 roku zmieniające uchwałę nr IV/23/02 dodano temat w zakresie: „ zbadanie zasadności skargi przekazanej do Rady Powiatu Poddębickiego przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, pismem nr DKS572/7385/03/WS z dnia 5 września 2003 roku”. Z przeprowadzonych kontroli Komisja Rewizyjna corocznie sporządza sprawozdanie którego wyniki przedstawiane są na posiedzeniu Komisji. 5. KONTROLE ZEWNĘTRZNE Kontrole przeprowadzone przez RIO W okresie od 20 stycznia do 11 lutego 2000 roku przez inspektorów RIO Joannę Nurkiewicz i Jerzego Monetę przeprowadzona została kompleksowa kontrola gospodarki finansowej. W piśmie z dnia 17 lutego 2000 roku skierowanym do Starosty Powiatu Poddębickiego pana Alfreda Szałygi Prezes Regionalnej Izby obrachunkowej wydał trzy zalecenia w celu wyeliminowania stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości. Odpowiedź na zalecenia pokontrolne Starosta Powiatu Poddębickiego zawarł w piśmie do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi z dnia 17 marca 2000 roku. W okresie od 2 kwietnia do 30 maja 2001 roku przez inspektorów RIO Marię Cłapka i Justynę Goszcz – Żurek przeprowadzona została problemowa kontrola gospodarki finansowej, która swoim zakresem objęła następującą tematykę: - wykorzystanie subwencji drogowej, - wydatki osobowe, - Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, - zadania z zakresu opieki społecznej, - sposób realizacji obowiązku prowadzenia biblioteki publicznej. W wyniku przeprowadzonej kontroli pan Alfred Szałyga Przewodniczący Zarządu otrzymał zalecenia pokontrolne (pismo WK-0915/51/2001) z dnia _____________________________________________________ 6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 11 lipca 2001 roku, w których przekazano 5 zaleceń w celu ich wyeliminowania oraz zapobieżeniu ich powstawania w przyszłości. Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty W dniach od 20 lutego do 15 marca 2002 roku przez Wydział Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego przeprowadzona została kontrola problemowa w zakresie realizacji dochodów związanych z wykonaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego. W piśmie z dnia 27 marca 2002 roku skierowanym do Starosty Powiatu Poddębickiego zobowiązano pana Starostę do podjęcia działań mających na celu usunięcie dwóch nieprawidłowości związanych z: - obowiązkiem przestrzegania postanowień § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań, - spowodowaniem, aby podległe służby finansowo-księgowe uzgadniały na bieżąco ewidencję analityczną dochodów z ewidencją syntetyczną w celu właściwego ustalenia wysokości dochodów uzyskanych z realizacji zleconych zadań z zakresu administracji rządowej jak i wykazywaniem w sprawozdaniu wszystkich dochodów realizowanych w danym roku budżetowym. Odpowiedzi na zalecenia udzielono w piśmie z dnia 26.04.2002 roku W okresie od 29 stycznia do 14 marca 2003 roku Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Łodzi przeprowadziła kontrolę w zakresie finansowania wydatków na drogi w roku 2002. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 kwietnia 2003 roku skierowanym do pana Ryszarda Ryttera Dyrektor Delegatury NIK pozytywnie ocenił sposób wykorzystania środków finansowych przez Starostwo Powiatowe w Poddębicach na finansowanie dróg. Przy kontroli pięciu zamówień na roboty drogowe (dotyczących najwyższych kwot) stwierdzono stosowanie prawidłowych procedur przewidzianych w ustawie z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Zalecenia dotyczące ustaleń w toku kontroli dotyczyły spowodowania: - wydawania przez Starostwo – przed udzieleniem zezwolenia na zajęcie pasa drogowego opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, określającej warunki i terminy zajęcia tego pasa, - poddawania okresowej kontroli nadzorowane obiekty budowlane – stosownie do postanowień art. 62 ustawy „Prawo budowlane”. Pan Ryszard Rytter Starosta Powiatu Poddębickiego odpowiedzi na zalecenia pokontrolne udzielił w piśmie z dnia 07.05.2003 rok. _____________________________________________________ 7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 W okresie od 30 stycznia do 20 marca 2003 roku Najwyższa Izba Kontroli w Delegatura w Łodzi przeprowadziła kontrolę w zakresie wykonania budżetu państwa w 2002 roku, ze szczególnym uwzględnieniem powiązań budżetu jednostek samorządu terytorialnego z budżetem państwa i prawidłowości wykorzystania przez te jednostki dotacji celowych z budżetu państwa. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 kwietnia 2003 roku skierowanym do pana Ryszarda Ryttera Starosty Poddębickiego Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Łodzi wniosła o spowodowanie wyeliminowania dwóch nieprawidłowości w zakresie: - opracowanie harmonogramu dochodów i wydatków zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 92 ustawy o finansach publicznych, - przestrzegania postanowień art. 127 u.f.p. w zakresie sprawowania nadzoru nad gospodarowaniem środkami publicznymi. W piśmie pokontrolnym Delegatura NIK wykazała pozytywnie gospodarowanie w 2002 roku środkami budżetowymi, jak również prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości. Przyjęto jako prawidłowe sprawowanie nadzoru przez Zarząd Starostwa nad realizacją budżetu poprzez sprawdzanie przez wyznaczonych pracowników dowodów księgowych dokumentujących operacje gospodarcze. Wskazano natomiast na brak wykonania dyspozycji zawartej w art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych w zakresie realizacji procedur kontroli 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Odpowiedź na zalecenia pokontrolne pan Starosta Ryszard Rytter przekazał w piśmie z dnia 05.05.2003 roku, w którym została zawarta informacja o powierzeniu zadań inspektora ds. kontroli jednemu z pracowników Wydziału Finansów Starostwa. W dniach od 12 do 13 czerwca 2003 roku przez Wydział Finansów Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzona została kontrola w zakresie: prawidłowości wykorzystania środków w kwocie 7.830 zł dotacji celowej otrzymanej z budżetu Wojewody Łódzkiego na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami realizowanych przez powiat - rozdział 75045 § 2110, prawidłowości wykorzystania środków w kwocie 8.400 zł z dotacji celowej otrzymanej z budżetu Wojewody Łódzkiego na zadania bieżące realizowane przez powiat na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej rozdział 75045 § 2120. Pismem z dnia 10 lipca 2003 roku Wojewoda Łódzki przekazał informację o nieprawidłowościach stwierdzonych podczas kontroli. W wyniku ustaleń kontroli skierowano do pana Starosty zalecenia w zakresie zobowiązania podległych służb finansowo – księgowych do przestrzegania postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.03.2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów w celu właściwego klasyfikowania ponoszonych wydatków do właściwych paragrafów klasyfikacji wydatków. Odpowiedzi udzielono w piśmie z dnia 08.08.2003 roku. _____________________________________________________ 8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 6. BANK WYKONUJĄCY OBSŁUGĘ BANKOWĄ JEDNOSTKI. Wybór banku Rada Powiatu Poddębickiego uchwałą nr XXX/236/02 z dnia 12 września 2002 roku w sprawie wyboru banku do obsługi budżetu Powiatu Poddębickiego wybrała do prowadzenia bankowej obsługi Powiatu Poddębickiego Bank Spółdzielczy z siedzibą w Poddębicach. W dniu 01 września 2002 roku pomiędzy Zarządem Powiatu Poddębickiego reprezentowanym przez Alfreda Szałygę – Starostę i Józefa Kaczmarka – Wicestarostę zawarta została umowa na prowadzenie obsługi bankowej budżetu Powiatu Poddębickiego. W § 1 umowy Bank zobowiązał się do otwarcia i prowadzenia przez okres 3 lat rachunku bankowego budżetu Powiatu Poddębickiego obejmującego rachunek podstawowy oraz rachunki pomocnicze wymienione w dalszej części umowy. Umowę kontrasygnowała Skarbnik Powiatu pan Jan Skórka. W okresie do 30 sierpnia 2002 roku podstawę wykonywania bankowej obsługi budżetu Powiatu Poddębickiego przez ten sam Bank Spółdzielczy w Poddębicach stanowiły: - uchwała nr VII/48/99 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 30 sierpnia 1999 roku w sprawie wyboru banku do wykonywania bankowej obsługi budżetu Powiatu Poddębickiego wskazującego, że do obsługi budżetu Powiatu Poddębickiego wybrany został Bank Spółdzielczy w Poddębicach, - umowa na prowadzenie obsługi bankowej budżetu Powiatu Poddębickiego z dnia 01 września 1999 roku zawarta na okres 3 lat. Bank prowadzący obsługę bankową budżetu Powiatu Poddębickiego wybrany został w wyniku przeprowadzonego przetargu nieograniczonego i wyboru najkorzystniejszej oferty złożonej przez Bank Spółdzielczy w Poddębicach. W dniu 29 maja 2002 roku Starosta Powiatowy w Poddębicach zwrócił się z pismem do Banku Spółdzielczego w Poddębicach o podanie warunków i kosztów obsługi konta bankowego celem zawarcia nowej umowy w przypadku akceptacji przedstawionej przez Bank warunków. W odpowiedzi Bank poinformował Starostwo Powiatowe w Poddębicach, że proponują prowadzenie rachunku na dotychczasowych zasadach. Rachunki bankowe Na dzień 31.12.2003 roku funkcjonowały niżej wymienione rachunki bankowe w Banku Spółdzielczym w Poddębicach na których figurowały środki w wysokości: Nr rachunku 37001-009-000004083301 37111-01-055-0000040833-01 37111-01-055-0000040833-03 37201-2-032-00- Nazwa rachunku Konto główne Kwota salda 548.326,13 Konto główne – lokata 51.512,7 Konto główne – lokata 50.708,90 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 2.438,77 _____________________________________________________ 9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 00040833-01 37001-1-009-0000041830-01 37001-1-009-0000041944-01 37111-01-055-0000041944-01 37001-1-009-0000043818-01 37001-1-00900043834-01 37201-1-022-0000043850-01 37111-01-055-0000043850-01 37201-1-02200043889-01 37111-01-00055-0000043889-02 37001-1-009-0000093073-01 37001-1-009-0000093174-01 Zajęcie pasa drogowego Fundusz Gospodarki Kartograficznym Fundusz Gospodarki Kartograficznym – lokata 13.449,39 Zasobem Geodezyjnym i Zasobem Geodezyjnym i 183.879,31 158.832,92 Wieczyste użytkowanie gruntów 0 Opłaty melioracyjune 90,10 Sumy depozytowe 210.715,25 Sumy depozytowe – lokata 179.009,56 Powiatowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Powiatowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej – lokata Program wyrównywania różnic między regionami Powiat bez barier 15.308,84 50.590,06 403.353,46 92.019,61 Stan środków na rachunkach bankowych został potwierdzony przez bank. Stan jest zgodny z ewidencją księgową oraz sprawozdawczością. 7. KREDYTY, POŻYCZKI, OBLIGACJE, PORĘCZENIA, AKCJE I UDZIAŁY Zaciągnięte kredyty i pożyczki. Na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych) Rada Powiatu Poddębickiego w dniu 30 listopada 2001 roku podjęła uchwałę nr XXXIII/186/01 w sprawie zaciągnięcia pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na dofinansowanie zadania inwestycyjnego pn.: „Termomodernizacja budynku Starostwa Powiatowego w Poddębicach”. W dniu 31 grudnia 2001 roku zawarta została z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi umowa pożyczki nr 332/OA/P/2001. Fundusz udzielił pożyczkę w kwocie 400.000 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania pn.: „Termomodernizacja budynku siedziby Starostwa Powiatowego w Poddębicach”. Zarząd Powiatu reprezentowali: - pan Alfred Szałyga Starosta i pan Józef Kaczmarek Wicestarosta. Spłata pożyczki rozłożona została na 10 rat z terminami: - 1 rata do dnia 30.11.2002 roku, każda następna w okresie 3 miesięcznym płatna do ostatniego dnia każdego miesiąca, ostatnia do dnia 28.02.2005 roku. W dniu 29 maja 2002 roku zawarto aneks do umowy pożyczki, w którym zmieniono termin przekazania transzy pożyczki, termin realizacji zadania na które została udzielona pożyczka, termin przedstawienia funduszowi _____________________________________________________ 10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 dokumentów stwierdzających osiągnięcie planowanego efektu ekologicznego oraz termin rozliczenia pożyczki. W dniu 06 listopada 2002 roku zawarto aneks nr 2 do umowy pożyczki w którym zmieniono termin przekazania transzy pożyczki oraz terminy przedłożenia dokumentów stwierdzających osiągnięcie planowanego efektu ekologicznego i rozliczenia otrzymanej pożyczki. Pożyczka wpłynęła na rachunek bankowy Starostwa Powiatowego na zasadach refundacji przedłożonych przez Starostwo Powiatowe rachunków za roboty budowlane w okresie od 08.07.2002 do 21.11.2002 roku. Łączna kwota zrefundowanych rachunków wraz z należnymi odsetkami bankowymi stanowiła kwotę 399.999,99 zł. Pożyczkę zaewidencjonowano na koncie 260 tj. zgodnie z zasadami ustalonymi w zakładowym planie kont. Uchwałą nr XXVII/214/02 z dnia 20 kwietnia 2002 roku Rada Powiatu wyraziła zgodę w sprawie zaciągnięcia kredytu bankowego na sfinansowanie zadań z zakresu remontu dróg powiatowych w wysokości 500.000 zł. W dniu 13.11.2002 roku zawarta została umowa o kredyt bankowy oznaczona nr 1/2002. Bank Spółdzielczy w Poddębicach udziela kredytu w kwocie 500.000 zł na finansowanie remontu dróg powiatowych na okres od 13.11.2002 rok do 31.12.2004 rok. Prowizja od przyznanej kwoty kredytu wynosi 5.000 zł. Oprocentowanie kredytu wynosi 8,93 % w stosunku rocznym. Spłata kredytu nastąpi w 8 równych ratach po 62.500 zł. Ostatnia rata płatna do 31.12.2004 roku. Zarząd Powiatu Poddębickiego reprezentowali Alfred Szałyga – Starosta Poddębicki i Józef Kaczmarek – Wicestarosta. Wyboru banku w którym zaciągnięto kredyt dokonano w trybie przetargu nieograniczonego z procedurą postępowania przewidzianą dla zamówień o wartości do 30.000 euro. - Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na udzielenie kredytu długoterminowego wywieszono na tablicy ogłoszeń w Starostwie Powiatowym w Poddębicach w okresie od 26.06.2002 roku do dnia 12.07.2002 roku. Termin składania ofert ustalono do dnia 12.07.2002 roku godz 950.Otwarcie ofert wyznaczono na dzień 12.07.2002 rok godz. 1000. Kryteria, którymi kierował się będzie zamawiający przy wyborze ofert ustalono według wagi: 80 % - oprocentowanie kredytu, 20 % - prowizja określana kwotowo, - Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził 26.06.2002 roku Starosta Poddębicki pan Alfred Szałyga. Integralną częścią specyfikacji jest wzór formularza oferty – stanowiący załącznik nr 1 do specyfikacji, wzór oświadczenia, że oferent nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art.19 oraz spełnia wymogi art. 22 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Specyfikacja zawierała informacje wymagane art. 35 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, - W wymaganym okresie oferty złożyło 2 oferentów: 1) Bank Spółdzielczy w Szadku – oferowane oprocentowanie kredytu w stosunku do stopy redyskonta weksli w NBP 0,8 % plus 4 %, oferowana prowizja 5.000 zł; 2) Bank Spółdzielczy w Poddębicach – oferowane oprocentowanie kredytu _____________________________________________________ 11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 w stosunku do stopy redyskonta weksli NBP 0,7 % plus 3,5 %, prowizja kwotowa 5.000 zł. Obie oferty uznano za ważne. Oceny ofert dokonała dwuosobowa komisja w składzie: Teresa Dębska – Naczelnik Wydziału Dróg i Barbara Matusiak – Zastępca Skarbnika. Najwyższą liczbę punktów – 200 uzyskała oferta złożona przez Bank Spółdzielczy w Poddębicach. - Protokół podstawowych czynności dotyczących przetargu nieograniczonego w sprawie wyboru banku na udzielenie kredytu długoterminowego zatwierdził Starosta Poddębicki pan Alfred Szałyga. - Ogłoszenie o wyniku przetargu i informację w sprawie wyboru oferenta wysłano w dniu 12 lipca 2002 roku. W piśmie wskazano wybranego wraz z ustaleniem warunków zaoferowanych w wybranej ofercie. W piśmie skierowanym do Banku Spółdzielczego w Poddębicach ustalono podpisanie umowy w dniu 15 lipca 2002 roku. - Umowę o udzielenie kredytu w wysokości 500.000 zł zawarto w dniu 15 lipca 2002 roku. Oprocentowanie kredytu oraz prowizja bankowa ustalona została zgodnie z warunkami ustalonymi w ofercie. Kredyt wpłynął na rachunek bankowy w dniu 27.12.2002 roku w kwocie 500.000 zł. Kredyt ujęto w księgach rachunkowych budżetu na koncie 134. Na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu (art.48 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) Starostwo Powiatowe w Poddębicach w okresie objętym kontrolą nie zaciągało kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu. Udzielone gwarancje i poręczenia Rada Powiatu Poddębickiego w dniu 30 listopada 2001 roku podjęła uchwałę nr XXXIII/185/01 w sprawie wyrażenia zgody na zaciągnięcie kredytu przez Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Poddębicach oraz poręczenie przez Powiat Poddębicki kredytu. Wyemitowane papiery wartościowe Starostwo Powiatowe w Poddębicach w okresie objętym kontrolą nie emitowało papierów wartościowych. Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Starostwo Powiatowe w Poddębicach nie posiada akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego. _____________________________________________________ 12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Stan zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2002 roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku – art.114 ustawy o finansach publicznych Według sprawozdań RbZ o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń wykazano zobowiązania: Rok 2002 - z tytułu kredytów i pożyczek długoterminowych 1.210.000 zł - wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług 4.569 zł. Rok 2003 - z tytułu kredytów i pożyczek długoterminowych 450.000 zł, - wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług 0. Wykazane w sprawozdaniu dane są zgodne z ewidencją księgową. Stan zadłużenia w stosunku do dochodów budżetowych kształtował się w okresie objętym kontrolą następująco: - w roku 2002 - 4,91 %, - w roku 2003 - 2,27 %. III. EWIDENCJA KSIĘGOWA. SPRAWOZDAWCZOŚĆ. 1. OPIS PRZYJĘTYCH ZASAD RACHUNKOWOŚCI. ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH. Wykaz ksiąg rachunkowych w kontrolowanej jednostce ujęto w § 1 zarządzenia w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych w prowadzonych w życie Zarządzeniem nr 10/99 Starosty Poddębickiego z dnia 05 listopada 1999 roku. Zgodnie z przyjętymi zasadami w Starostwie Powiatowym w Poddębicach prowadzone są trzy dzienniki syntetyczne: - Dziennik syntetyczny JEDNOSTKA (dotyczy funkcjonowania Starostwa), - ORGAN (dotyczy funkcjonowania Powiatu), - Dziennik syntetyczny dotyczący kont pozabudżetowych (Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej i Funduszu Świadczeń Społecznych). W związku z wdrożonym od 2003 roku systemem księgowości komputerowej kontrolowana jednostka przedłożyła do kontroli umowę licencyjną zawartą w dniu 1 marca 2002 roku pomiędzy Powiatem Poddębickim a Przedsiębiorstwem Usług Komputerowych CENTUR s.c. w Łodzi ul. Gimnastyczna 10 na sprzedaż i wdrożenie systemu informatycznego w Starostwie Powiatowym w Poddębicach. W ramach zawartej umowy użytkownik kupił programy autorskie Info System z zakresie: budżet WIN, _____________________________________________________ 13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Płace WIN, Przelewy WIN. Ponadto Starostwo Powiatowe posiada instrukcję z dnia 10 lutego 2003 roku otrzymaną od firmy Usługi Informatyczne INFO SYSTEM Tomasz i Roman Groszek p.t. „Księgowość budżetowa i planowanie do Windows”. 2. URZĄDZENIA KSIĘGOWE. W toku kontroli w trakcie dokonywania czynności kontrolnych kontrolujące zwracały uwagę na kompletność stosowanych urządzeń księgowych ustalonych w funkcjonujących w Starostwie Powiatowym instrukcjach i zakładowym planie kont. Wyniki kontroli prezentowane będą przy poszczególnej tematyce objętej kontrolą. 3. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I BILANS JEDNOSTKI. ZGODNOŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUDŻETOWYCH Z EWIDENCJĄ KSIĘGOWĄ Kontroli poddano sprawozdania: bilans roczny z wykonania budżetu powiatu na dzień 31 grudnia 2002 roku, sprawozdanie Rb 27s o dochodach budżetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 roku, sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych Rb 28s za 2003 roku.(Ewidencja prowadzono komputerowo) Stwierdzono zgodność danych wykazanych w bilansie, z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych. Stwierdzono zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach o dochodach i wydatkach budżetowych w rubrykach „plan” i „wykonanie” z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych i sprawozdań jednostkowych. IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA 1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI. TERMINOWOŚĆ REGULOWANIA ZOBOWIĄZAŃ W okresie objętym kontrolą stan zobowiązań na dzień 31 grudnia ujęty w ewidencji księgowej przedstawiał się następująco: 31.12.2002 rok kwota 3.173,22 zł 31.12.2003 rok kwota 9.716,69 zł. Szczegółową specyfikację zobowiązań przedstawiają poniższe tabele: według poszczególnych okresów _____________________________________________________ 14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Rok 2002 Lp Kontrahent Data wystawienia faktury 1 Kopalnia Soli 31.12.2002 Kamiennej Kłodawa Data Kwota otrzymania faktury Termin zapłaty Data zapłaty 31.12.2002 30.01.2003 06.01.2003 Termin zapłaty Data zapłaty 3.173,22 Rok 2003 Lp Kontrahent Data wystawienia faktury Data Kwota otrzymania faktury 1 Mazowiecka Spółka 31.12.2003 Gazownictwa 02.01.2004 3.362,92 14.01.2004 08.01.2004 2 PPH Poddębice 30.12.2003 6,95 06.01.2004 12.01.2004 3 „WODNER” Ner 25 23.12.2003 06.01.2004 2.118,60 06.01.2004 08.01.2004 4 Campax Sp.c.Kraków 31.12.2003 08.01.2004 1.080,01 21.01.2004 16.01.2004 5 Z-d Energetyczny 30.12.2003 05.01.2004 3.148,21 15.01.2004 08.01.2004 X Razem X X „ANIA” 30.12.2003 9.716,69 X X Wszystkie wykazane w księgach rachunkowych zobowiązania nie były wymagalne na dzień 31 grudnia roku 2002 i 2003. 2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE Na dzień 31.12.2002 stan zobowiązań ujętych na koncie 229 (rozrachunki publiczno-prawne) wynosił 31.080,57 zł. Zobowiązanie dotyczyło naliczeń składek ubezpieczeń społecznych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Według stanu na dzień 31.12.2003 roku w księgach rachunkowych na koncie 229 ujęto jako zobowiązanie kwotę 26.081,68 zł. Podobnie jak w roku 2002 zobowiązanie dotyczyło naliczeń składek ubezpieczeń społecznych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego. _____________________________________________________ 15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI Na dzień 31.12.2002 roku w ewidencji księgowej ujęto: - na koncie 234 (pozostałe rozrachunki z pracownikami) ujęto kwotę 157.787,61 zł, to jest zobowiązanie związane z naliczeniem dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego w dniu 13 lutego 2003 roku, - pozostałe zobowiązania 14.945,54 zł z tego: • kwota 13.976,74 zł dotyczy naliczonych 10 % dochodów za IV kwartał 2002 roku PFGZGiK . • kwota 952 zł dotyczy nadzoru nad lasami, • kwota 16,80 zł dotyczy nie odprowadzonych na właściwe konto kosztów upomnienia. 4. INNE Na dzień 31.12.2002 roku na koncie pozostałe rozrachunki – sumy obce figurowała kwota 544.150,03 zł na którą składały się niżej wymienione pozycje: - 306,23 zł nie rozliczona kwota z tytułu dzierżawy kół łowieckich (konto 240/2), - 377.762,25 zł zabezpieczenia wykonania umów oraz z tytułu rękojmi i gwarancji na zadaniu inwestycyjnym „Rozbudowa i modernizacja szpitala” (konto 240/3), - 48.130,70 zł zabezpieczenia wykonania umów oraz z tytułu gwarancji na robotach drogowych (konto 240/6), - 117.950,85 zł inne zabezpieczenia, wpłacone wadia za przetargi. Za rok 2002 wszystkie ujęte w księgach rachunkowych pozycje zobowiązań są prawidłowo ujęte w bilansie jednostkowym za rok 2002. V. GOSPODARKA KASOWA 1. ZABEZPIECZENIE WARTOŚCI PIENIĘŻNYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA. KONTROLA KASY. INSTRUKCJA KASOWA Starostwo Powiatowe w Poddębicach nie posiada kasy. Zadania związane z obsługą kasową Powiatu realizuje punkt kasowy Banku Spółdzielczego w Poddębicach, usytuowany na parterze w budynku Starostwa Powiatowego. _____________________________________________________ 16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH W związku z tym, że Starostwo Powiatowe w Poddębicach nie posiada kasy w kontrolowanej jednostce nie sporządza się raportów kasowych. Operacje kasowe odbywają się poprzez wystawianie dowodu kasowego KW przez pracownika Wydziału Finansów, a wypłaty dokonywane są przez punkt kasowy banku. W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w punkcie 4 i 5 ustalono zasady obiegu dokumentów w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek. Ustalono, że zaliczek udziela się na koszty podróży służbowych oraz pokrycie podobnych wydatków i inne koszty związane z wykonywaniem zadań. Termin rozliczania zaliczek ustalono w okresie nie dłuższym niż 7 dni. Dopuszczono możliwość pobierania zaliczek stałych na cały rok lub okresy krótsze. Wysokość zaliczek stałych określa kierownik jednostki w decyzji. Kontrolą objęto prawidłowość udzielania i rozliczania zaliczek. Imię i Nazwisko zaliczkobiorcy Data pobrania zaliczki Kwota Kwota rozliczenia Data rozliczenia Mikołajczyk Agata 11.01.2002 580,00 580,90 11.01.2002 Kaczmarek Emilia 23.08.2002 800,00 800,00 26.08.2002 Mikołajczyk Agata 19.11.2002 1.300,00 1.300,00 19.11.2002 Bratek Mirosław 17.03.2003 200,00 200,00 17.03.2003 Mikołajczyk Agata 04.03.2003 500,00 500,00 10.03.2003 Mikołajczyk Agata 29.05.2003 2.000,00 2.000,00 29.05.2003 Ustalenia kontroli: - zaliczki udzielano zgodnie z zapisem zawartym w instrukcji – na zakupy bieżące materiałów i zakup usług, - termin rozliczania zaliczek objętych kontrolą nie przekraczał 7 dni. Zaliczki stałe zarówno w roku 2002 jak i w 2003 udzielono niżej wymienionym pracownikom: 2002 rok - Nowak Ryszard Główny Specjalista Wydziału Organizacyjnego - zaliczka 1.000 zł pobrana 09.01.2002 roku przeznaczona na bieżące zakupy, - Kaźmierczak Elżbieta – Sekretarz Powiatu – zaliczka 1.000 zł pobrana 11.01.2002 roku przeznaczona na bieżące zakupy. Obie zaliczki rozliczono 23.12. i 30.12.2002 roku 2003 rok _____________________________________________________ 17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - (….)1– kierowca zaliczka 500 zł pobrana 29.05.2003 roku przeznaczona na zakupy związane z obsługą samochodu służbowego, - Elżbieta Król – PO. Naczelnika Wydziału Organizacyjnego zaliczka 500 zł pobrana 29.05.2003 roku na bieżące zakupy. Obie zaliczki rozliczono 30.12.2003 roku. Łącznie w okresie objętym kontrolą udzielono 21 zaliczek (w tym 4 zaliczki stałe) z tego objęto kontrolą 8 zaliczek. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zasadach udzielania i rozliczania zaliczek. VI. 1. WYKONYWANIE BUDŻETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE INFORMACJE OGÓLNE – 2002 ROK. Dochody i przychody budżetu (w tym dotacje, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki pomocowe) Budżet Powiatu Poddębickiego na rok 2002 uchwalony został przez Radę Powiatu Poddębickiego uchwałą nr XXIV/188/01 z dnia 20 grudnia 2001 roku. Budżet Powiatu po stronie dochodów ustalono w wysokości 28.710.338 zł. W ramach dochodów ustalonych w uchwale budżetowej na rok 2002 dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań zleconych zaplanowane zostały w kwocie 6.441.043 zł. W wyniku zmian dokonanych na dzień 31.12.2002 roku, plan budżetu po stronie dochodów zamknął się kwotą 25.321.959 zł. Według sprawozdania z wykonania budżetu Powiatu za rok 2002 Powiat osiągnął dochody w wysokości 24.736.166 zł, co stanowi 98,86 % wykonania planu. Przychody zrealizowane zostały w wysokości 571.580 zł. Wykazane w sprawozdaniu kwoty zgodne są z ewidencją księgową (stanem konta) – Ma 901. Wydatki i rozchody budżetu. Deficyt i źródła jego pokrycia (ew. nadwyżka) Na rok 2002 budżet Powiatu Poddębickiego po stronie wydatków ustalony został w kwocie 28.710.338 zł. Plan budżetu wprowadzony został na 1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 podstawie uchwały nr XXIV/188/01 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 20 grudnia 2001 roku. Kwota rozchodów przeznaczona na spłatę zobowiązań zaciągniętych z tytułu kredytów i pożyczek ustalona została w wysokości 190.000 zł (plan po zmianach). W wyniku zmian wprowadzonych do planu budżetu na dzień 31.12.2002 roku, budżet Powiatu po stronie wydatków zamknął się kwotą 25.443.740 zł. Według sprawozdania z wykonania budżetu Powiatu za rok 2002 Powiat osiągnął wydatki w wysokości 25.443.740 zł, tj. 97 % planu, zaś rozchody budżetu wyniosły 190.000 zł. Wykazane w sprawozdaniu kwoty zgodne są z ewidencją księgową (stanem konta) – Wn 902. 2. INFORMACJE OGÓLNE – 2003 ROK Dochody i przychody budżetu (w tym dotacje) Budżet Powiatu Poddębickiego na rok 2003 uchwalony został przez Radę Powiatu Poddębickiego uchwałą nr V/28/03 z dnia 14 lutego 2003 roku. Budżet Powiatu po stronie dochodów ustalono w wysokości 18.870.812 zł. W ramach dochodów ustalonych w uchwale budżetowej na rok 2003 dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań zleconych zaplanowane zostały w kwocie 5.851.563 zł. W wyniku zmian dokonanych na dzień 31.12.2002 roku, plan budżetu po stronie dochodów zamknął się kwotą 20.321.231 zł Według sprawozdania z wykonania Rb –NDS budżetu Powiatu za rok 2003 Powiat osiągnął dochody w wysokości 20.321.231 zł, co stanowi 95 % wykonania planu. Przychody zrealizowane zostały w wysokości 111.972 zł. Wykazane w sprawozdaniu kwoty zgodne są z ewidencją księgową (stanem konta) – Ma 901. Wydatki i rozchody budżetu. Deficyt i źródła jego pokrycia (ew. nadwyżka) V/28/03 z dnia 14 lutego 2003 roku. Na rok 2002 budżet Powiatu Poddębickiego po stronie wydatków ustalony został w kwocie 18.460.812 zł. Plan budżetu wprowadzony został na podstawie uchwały nr V/28/03 z dnia 14 lutego 2003 roku.. Kwota rozchodów przeznaczona na spłatę zobowiązań zaciągniętych z tytułu kredytów i pożyczek ustalona została w wysokości 410.000 zł (plan po zmianach). W wyniku zmian wprowadzonych do planu budżetu na dzień 31.12.2002 roku, budżet Powiatu po stronie wydatków zamknął się kwotą 19.808.607 zł. _____________________________________________________ 19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Według sprawozdania Rb-NDS za rok 2003 Powiat osiągnął wydatki w wysokości 19.808.607 zł, tj. 93 % planu, zaś rozchody budżetu wyniosły 410.000 zł. Wykazane w sprawozdaniu kwoty zgodne są z ewidencją księgową (stanem konta) – Wn 902. 3. PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKREŚLONYCH W ART.92 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH Przestrzeganie zasad gospodarki finansowej w zakresie dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym stosownie do przepisów art.92 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych uwzględnione jest przy kontroli poszczególnych zagadnień dotyczących m.in.: wydatków na inwestycje oraz środków finansowych przeznaczonych na wydatki osobowe, wydatki na podróże służbowe, wydatki na wypłatę diet dla radnych. Ponadto wyrywkową kontrolą objęto dokonywanie wydatków działu 750 rozdział 75020 § 4210 i § 4300. Stwierdzono, że na etapie wykonywania budżetu wydatków dokonywano w granicach kwot określonych w planie budżetu Starostwa Powiatowego. VII. WYKONYWANIE BUDŻETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUDŻETOWYCH 2. DOCHODY Z MAJĄTKU 2.1. Dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości Dochody ze sprzedaży nieruchomości lub ich części (w tym lokali) Plan po zmianach 2002 0 Wykonanie 2002 0 Plan po zmianach 2003 200 Wykonanie 2003 264 Liczba sprzedanych nieruchomości (w tym lokali) Ilość ogółem w tym: w trybie bezprzetargowym (w tym lokali) 2002 rok 0 Ilość ogółem w tym: w trybie bezprzetargowym ( w tym lokali) 2003 rok 0 _____________________________________________________ 20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Dochody z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu W Starostwie Powiatowym w Poddębicach w okresie objętym kontrolą nie uzyskano dochodów z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania oraz zarządu. Plan po zmianach 2002 0 Wykonanie 2002 0 Plan po zmianach 2003 0 Wykonanie 2003 0 Dochody z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych w Starostwie Powiatowym w Poddębicach Dział 750 Rozdział 75020 § 075 w okresie objętym kontrolą kształtowały się następująco: Plan po zmianach 2002 38.150 Wykonanie 2002 38.150 Plan po zmianach 2003 2.935 Wykonanie 2003 2.935 Kontrolą objęto dochody Starostwa Powiatowego w Poddębicach za rok 2003 w oparciu o dochody uzyskane od Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Poddębiach. W dniu 8 września 2003 roku z Powiatowym Inspektoratem Weterynarii w Poddębicach zawarto umowę najmu lokalu użytkowego o pow. 172,56 m2 położonego w Poddębicach na ul. Mickiewicza 32. Zarząd Starostwa Powiatowego w Poddębicach reprezentowali: pan Ryszard Rytter – Starosta Poddębicki i pani Teresa Świderska Możdżan – Wicestarosta. Kwotę czynszu ustalono w wysokości 500 zł miesięcznie. Najemca zobowiązany został do ponoszenia kosztów związanych ze zużyciem energii elektrycznej i zimnej wody. Umowę zawarto na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od 05 lipca 2003 roku. W statucie Powiatu Poddębickiego wprowadzonego w życie uchwałą nr X/53/03 Rady Powiatu z dnia 29 sierpnia 2003 roku w §15 zawarto zapis, że do kompetencji Rady Powiatu należą sprawy określone w ustawie o samorządzie powiatowym oraz innych ustawach, a także w przepisach prawnych wydanych na podstawie uchwał. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowych (tekst jedn. z 2001 roku Dz. U. nr 142 poz. 1592) w art. 12 ust 8 lit. a nakłada na rady powiatu obowiązek podejmowania uchwał w sprawach majątkowych powiatu dotyczących zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na okres dłuższy niż 3 lata, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej. Zawierając umowę najmu na czas nieokreślony członkowie Zarządu naruszyli zasady określone w art. 12 ust. 8 lit.a) _____________________________________________________ 21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 ustawy o samorządzie powiatowym, w związku z tym, że podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych powiatu dotyczących zasad zbycia, nabycia i obciążenia nieruchomości oraz ich wydzierżawienia na okres dłuższy niż trzy lata należy do wyłącznej kompetencji Rady Powiatu. Kserokopia umowy stanowi załącznik nr 7 do protokółu kontroli. Wpływy z tytułu umowy najmu zawartej z Powiatowym Inspektoratem Weterynarii wynosiły 2.935,48 zł. Terminowość i wysokość wpłat dochodów przedstawia poniższa tabela: Okres Obowiązujący termin wpłaty Data wpłaty Kwota 05.07 –30.09.2003 30.09.2003 30.09.2003 1.435,48 m-c październik 2003 10.10.2003 10.10.2003 500,00 m-c listopad 2003 10.11.2003 07.11.2003 500,00 m-c grudzień 2003 10.12.2003 05.12.2003 500,00 Razem x x 2.935,48 Wpłaty czynszu dokonane zostały w obowiązujących terminach i kwotach. 3. POZOSTAŁE DOCHODY. 3.1. Dochody z tytułu zajęcia pasa drogowego Zarządca dróg powiatowych jakim jest, w stosunku do dróg należących do kategorii dróg powiatowych na terenie Powiatu Poddębickiego (zgodnie z art. 19 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych), Zarząd Powiatu, wykonuje swoje obowiązki przy pomocy Wydziału Dróg W kontrolowanej jednostce dokumentacja powiatowych w Starostwie składała się z: dotycząca ewidencji dróg - uchwały nr XVII/126/2000 Rady Powiatu w Poddębicach z dnia 18.12.2000 roku w sprawie ustalenia przebiegu dróg powiatowych w granicach administracyjnych Powiatu Poddębickiego, - metryczek wszystkich dróg pozamiejskich, w których określono kilometraż drogi, rodzaj nawierzchni, nośność, szerokość jezdni, szerokość korony, liczbę przepustów i ich światło, - zestawień zbiorczych danych technicznych odcinków dróg w granicach administracyjnych miasta Poddębice i miasta Uniejów, - zbiorczej oceny stanu dróg powiatowych. Stosownie do postanowień art. 40a ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (Dz. U. nr 14 poz. 60 z późn. zm.) wpływy z opłat za zajęcie pasa drogowego, za umieszczenie w nim urządzeń nie związanych z _____________________________________________________ 22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 funkcjonowaniem dróg oraz kary pieniężne stanowiły dochody środka specjalnego dróg. Przychody środka specjalnego dróg (dział 600 rozdział 60014) w okresie objętym kontrolą, zgodnie ze sprawozdaniami Rb-32, kształtowały się następująco: na dzień 31.12.2002 roku: plan po zmianach Dz. 600 rozdz. 60014 § 069 § 092 Razem Stan środków na początek okresu sprawozdawczego Ogółem wykonanie 50.000 2.300 52.300 50.759 2.311 53.070 8.429 8.429 60.729 61.499 na dzień 31.12.2003 roku: Przychody plan po zmianach dz. 600 rozdz. 60014 § 069 § 092 Razem Stan środków na początek okresu sprawozdawczego Ogółem Rok Ilość wydanych decyzji wykonanie 40.000 0 40.000 7.282 370 7.652 5.797 5.797 45.797 13.449 Wysokość wymierzonych opłat Wysokość uzyskanych dochodów 2002 53 38.618 50.759 2003 40 6.217 7.282 Wpływy z tytułu opłat i kar za zajęcie pasa drogowego oraz skuteczność egzekwowania tych opłat i kar były między innymi przedmiotem kontroli przeprowadzonej przez Najwyższą Izbę Kontroli – Delegatura w Łodzi w dniach od 29 stycznia do 14 marca 2003 roku. Kontrolą objęto zezwolenia na zajęcie pasa drogowego wydane w roku 2002. W piśmie pokontrolnym skierowanym do Starosty Powiatowego Delegatura NIK ustaliła, że przed udzieleniem zezwoleń za zajęcie pasa drogowego nie wydawano wymaganej § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6 poz. 33 ze zm.) opinii w sprawie zajęcia pasa drogowego. W odpowiedzi na pismo pokontrolne Starosta Poddębicki wskazał na budzące w jego ocenie sprzeczności uregulowań zawartych w § 3 cytowanego rozporządzenia. Podtrzymywał tym samym wyjaśnienia w tej kwestii złożone doradcy _____________________________________________________ 23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 technicznemu przeprowadzającemu kontrolę z ramienia Delegatury NIK. Pan Starosta dowodził w wyjaśnieniach, że przygotowuje wystąpienie do Ministra Infrastruktury o podjęcie działań zmierzających do zmiany treści § 2, § 3 i § 4 powołanego rozporządzenia mając na uwadze, że przepisy te przy obecnej technologii wykonawstwa robót uległy dezaktualizacji. Przyjmując zasady szybkości i prostoty postępowania administracyjnego, szczególnie przy wydawaniu zezwoleń w odniesieniu do robót krótkotrwałych, a takimi w większości charakteryzują się roboty wymagające zezwolenia na zajęcie pasa drogowego wydawane w Starostwie Powiatowym w Poddębicach, wnioskodawca nie powinien oczekiwać 3 – miesiące na wydanie zezwolenia. Kontroli poddano 6 zezwoleń wydanych w roku 2003 – odstąpiono od kontroli zezwoleń wydanych w roku 2002 w związku z objęciem ich kontrolą przez Delegaturę NIK w Łodzi. • Zezwolenie nr 7/5443/03 z dnia 07 kwietnia 2003 roku wydane na wniosek złożony w dniu 04.04.2003 roku przez (….)2 na umieszczenie urządzenia obcego w pasie drogi powiatowej nr 37128 Poddębice - Góra Bałdrzychowska - Kałów w celu wykonania przyłącza energetycznego niskiego napięcia oraz przyłącza wodociągowego. Ustalono opłatę w wysokości 24 zł. • Zezwolenie nr 15/5443 z dnia 07 lipca 2003 roku wydane na wniosek złożony w dniu 27.06.2003 roku przez (….)3 na wygrodzenie chodnika przy przy ul.22 Lipca w Uniejowie w celu wykonania rozbiórki budynku frontowego. Ustalono opłatę w wysokości 21,60 zł. • Zezwolenie nr 20/5443/29/03 z dnia 06 sierpnia 2003 roku wydane na wniosek złożony przez Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych w Poddębicach (bez daty) na wykonanie przyłącza gazowego metodą wykopu otwartego i umieszczenie urządzenia obcego w pasie drogi powiatowej – ul. Krótka w Poddębicach. Ustalono opłatę w wysokości: za zajęcie pasa drogowego 2,60 zł, za umieszczenie urządzenia obcego w obszarze zabudowanym 16 zł, ryczałt za utrudnienia w ruchu przy częściowym zajęciu jezdni w wysokości 100 zł. Łącznie wartość opłat wynosiła 118,60 zł. • Zezwolenie nr 24/5443/34/03 z dnia 30.09.2003 roku wydane na wiosek z dnia 16.09.2003 roku złożony przez Przedsiębiorstwo „MARKBUD” Spółka z o.o. Poddębice na zajęcie pasa drogowego celem wykonania odtworzenia nawierzchni w ul. Mickiewicza w Poddębicach po robotach kanalizacyjnych. Ustalono opłatę w wysokości: za zajęcie pasa drogowego 2 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 3 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 219,60 zł oraz ryczałt za utrudnienia w ruchu 600 zł. Łącznie wartość ustalonych opłat wynosiła 819,60 zł. • Zezwolenie nr 26/5443/36/03 z dnia 30.09.2003 roku wydane na wniosek z dnia 23.09.2003 roku złożony przez Przedsiębiorstwo „FUREL” Sp.zo.o. Pracownia Projektowa Łódź na zajęcie pasa drogowego celem wykonania sieci telefonicznej przy drodze powiatowej Siedlątków – Pęczniew. Ustalono opłatę w łącznej wysokości 958,40 zł z tego: za zajęcie pasa drogowego 520 zł i za umieszczenie urządzenia obcego w obszarze zabudowanym – 438,40 zł, • Zezwolenie nr 30/5443/40/03 z dnia 17.10.2003 roku wydane na wniosek z 16.10.2003 roku złożony w dniu 16.10.2003 roku przez „HYD – BUD” B. Stelmaszczyk, M. Szczytkowski Łódź na zajęcie pasa drogowego w ul. Narutowicza w Poddębicach w celu wykonania przyłącza kanalizacji deszczowej. Ustalono opłatę w łącznej wysokości 43,20 zł z tego: za zajęcie pasa drogowego 19,20 zł i za umieszczenie urządzenia obcego w pasie drogowym 24 zł. Ustalenia kontroli: − opłaty za zajęcie pasa drogowego, ustalone zostały w wysokości odpowiadającej iloczynowi: zajętej powierzchni m², stawki opłaty za 1m² i liczby dni zajęcia pasa, stosownie do postanowień przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych. Opłaty jednorazowe za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem dróg z wyjątkiem obiektów handlowych i usługowych oraz reklam ustalone zostały w wysokości odpowiadającej iloczynowi zajętej, powierzchni m² i stawki za 1m², stosownie do postanowień § 10 ust. 2 ww. rozporządzenia. Wyjątek stanowi naliczenie opłat za zajęcie pasa drogowego naliczone w zezwoleniu nr 24/5443/34/03. Naliczono zajęcie 549 m2 (według wyleczenia 183 mb x 3 m) pasa drogowego według stawki 0,40 zł za 1 dzień, podczas gdy faktyczne zajęcie pasa drogowego trwało w okresie od 06 października do 08 października 2003 roku tj. 3 dni. Kserokopia zezwolenia wraz z załącznikami stanowi załącznik nr 1 do protokółu kontroli. Wyjaśnienie w tej kwestii złożyła pani Teresa Dębska – Naczelnik Wydziału Dróg, które stanowi załącznik nr 2 do protokółu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, że przyjęta powierzchnia zajęcia pasa drogowego dotyczyła łącznej powierzchni zajętej przez okres 3 dni (61 mb każdego dnia) w związku obciążenie kosztami zajęcia pasa drogowego było prawidłowe. Wydane zezwolenie narusza zasady określone w § 5 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów o drogach publicznych (Dz. U. nr 6 poz. 33). Cytowany wyżej przepis szczegółowo określa wymogi, które winno zawierać zezwolenie, między innymi wielkość powierzchni zajmowanego odcinka drogi, wysokość opłaty za zajęcie pasa, okres zajęcia odcinka pasa drogowego. − wysokość stawek opłat za zajęcie pasa drogowego, stawek opłat jednorazowych za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem dróg z wyjątkiem umieszczonych w _____________________________________________________ 25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 pasie drogowym obiektów handlowych i usługowych i reklam oraz opłat za utrudnienie w ruchu drogowym podlegały zmianom stosownie do kwartalnego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w stosunku do kwartału poprzedniego, licząc od następnego miesiąca po miesiącu, w którym wskaźnik ten został ogłoszony przez Prezesa GUS, stosownie do postanowień § 10b ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (obowiązującego do dnia 01.10.2002 roku). − we wszystkich decyzjach poddanych kontroli w sprawie o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego określono termin wpłaty na 14 dni od dnia otrzymania zezwolenia. W wyniku kontroli dowodów wpłat opłat za zajęcie pasa drogowego, stwierdzono, że w 2 przypadkach wpłaty dokonywane były nieterminowo. W jednym przypadku pobrano odsetki w wysokości 1,52 zł, natomiast w przypadku nieterminowej wpłaty związanej z zezwoleniem nr 30/5443/40 w związku z tym, że kwota należnej wpłaty związanej z tym zezwoleniem wynosi 43,20 zł kwota naliczonych a nie pobranych odsetek stanowiła kwotę 0,26 zł jednostka kontrolowana odstąpiła od pobierania odsetek w związku z ich minimalną kwotą. Dochody z tytułu opłat adiacenckich i renty planistycznej Starostwo Powiatowe w Poddębicach nie uzyskiwało dochodów z tytułu renty planistycznej i opłat adiacenckich. VIII. WYKONYWANIE BUDŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUDŻETOWYCH 1. WYDATKI (DOTACJE) NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH 1.1. Tryb postępowania w zakresie udzielenia dotacji i jego przestrzeganie W dniu 25 października 1999 roku Rada Powiatu Poddębickiego podjęła uchwałę nr VIII/61/99 w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Poddębickiego, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego. Ważniejsze postanowienia uchwały to: - dotacje mogą być udzielane na realizację zadań ponadgminnych, _____________________________________________________ 26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - termin składania wniosków upływa z dniem 30 października roku poprzedzającego rok budżetowy, przy czym w uzasadnionych przypadkach dopuszczono możliwość składania wniosku w ciągu roku budżetowego, - wniosek powinien zawierać szczegółowe zakres rzeczowy proponowanego do realizacji zadania, kalkulację przewidywanych kosztów, wnioskowaną kwotę dotacji, informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych wskazujących na możliwość wykonania zadania (w tym o wysokości środków finansowych uzyskanych na realizację danego zadania od organów administracji państwowej i samorządowej bądź innych sponsorów), - umowa zawarta na realizację zadania z Zarządem Powiatu powinna zawierać między innymi wysokość dotacji, terminy jej przekazywania, ustalenie zasad i terminów realizacji zadania, termin zwrotu dotacji w przypadku przeznaczenia dotacji na inne cele lub w przypadku niewykonania lub częściowego niewykonania zadania, - rozliczenie dotacji powinno być dokonane w ciągu 30 dni po realizacji zadania; do rozliczenia należy dołączyć zestawienie wydatków, opisane kserokopie rachunków oraz inne dokumenty uzasadniające poniesione wydatki, Plan i wykonanie środków finansowych przekazanych w formie dotacji podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych przedstawiał się w okresie objętym kontrolą następująco: Dział Rozdział § 630-63003-2630 853-85303-2830 921-92120-2630 Dział Rozdział § 630-63003-2820 853-85303-2830 2002 rok Plan Wykonanie 1.000 354.760 4.000 2003 rok Plan 1.000 354.760 4.000 Wykonanie 1.000 403.136 1.000 403.136 Szczegółowe dane o dotacjach udzielonych podmiotom z poza sektora finansów publicznych w latach 2002 – 2003 zawiera załącznik nr 3 do protokołu kontroli. W 2002 roku udzielono dotacji łącznie 3 organizacjom z poza sektora finansów publicznych. W 2003 roku środki w formie dotacji przekazano 2 podmiotom. Dotacje udzielane były w trybie przewidzianym w art. 118 ustawy o finansach publicznych oraz na podstawie ustawy o pomocy społecznej i systemie oświaty. 1.2. Kontrola realizacji powierzonego zadania Kontrolą objęto wszystkie dotacje udzielone w okresie objętym kontrolą. Rok 2002 _____________________________________________________ 27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 LKS „NER” Poddębice –dotacja przeznaczona na „Rajd szlakiem Marii Konopnickiej Bronów – Poddębice” – kwota 1.000 zł, Stowarzyszenie Integracji „Zorza” w Poddębicach – dotacja do Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie” – kwota 354.760 zł, Parafia Rzymsko Katolicka w Dalikowie – dotacja na konserwację pokrycia dachowego wieży” – kwota 4.000 zł. Rok 2003 LKS „NER” Poddębice – dotacja przeznaczona na „Rajd szlakiem im. Marii Konopnickiej Bronów – Poddębice” – kwota 1.000 zł, Stowarzyszenie Integracji „Zorza” w Poddębicach – dotacja do Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie” – kwota 403.136 zł. Ustalenia kontroli: - Starostwo udzieliło ww. dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych na realizację poszczególnych zadań na podstawie zawartych z nimi umów, - wszystkie zawarte umowy poprzedzone zostały podjęciem przez Zarząd Powiatu Poddębickiego stosownych uchwał w sprawie dotacji, - dotacje udzielone przez Zarząd przeznaczone zostały na cele publiczne związane z realizacją zadań Powiatu z zakresu: rekreacji ruchowej (art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej); pomocy społecznej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej; ochrony dziedzictwa narodowego (art. 1 ust.2 oraz art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1962 roku o ochronie dóbr kultury), - w rozliczeniach dotacji składanych przez podmioty otrzymujące dotację uwzględniono: opisane kserokopie dokumentów źródłowych i sprawozdanie opisowe wraz z komunikatami końcowymi. Rozliczenia zostały sprawdzone i zatwierdzone przez Naczelnika Wydziały Oświaty, Kultury i Sportu panią Dorotę Kubiak i Skarbnika Powiatu pana Jana Skórkę. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zasad i trybu udzielania dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych. 3. WYDATKI OSOBOWE 3.1. Wydatki na wynagrodzenia w latach 2002–2003 W Dziale 750 Rozdz. 75020 § 4010 Starostwo Powiatowe wydatki na wynagrodzenia osobowe wynosiły: w 2002 roku – planowane 1.925.000 zł – wykonanie 1.891.506 zł w 2003 roku – planowane 1.850.000 zł – wykonano 1.847.556 zł _____________________________________________________ 28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28 s za 2002 – 2003 rok są zgodne z kartami wydatków prowadzonych komputerowo Prawidłowość ustalania i wypłaty wynagrodzeń na rzecz pracowników jednostki Kontrolą prawidłowości przyznanych wynagrodzeń objęto dokumenty za okres od 01 stycznia 2002 roku do 31 grudnia 2003 roku dla następujących pracowników: - Ryszard Rytter – Starosta (od 19.11.2002 – obecnie) - Alfred Szałyga – Starosta (od 9.11.1998 r. do 18.11.2002) - Teresa Świderska–Możdzan – Wicestarosta (od 3.12.2002 r. do 31.01.2004 r.) - Józef Kaczmarek – Wicestarosta (od 29.12.1998 r. – 18.11.2002 r.) - Jan Skórka – Skarbnik - Irena Małkiewicz – Sekretarz (od 16.04.2003 r. – obecnie) - Elżbieta Kaźmierczak – Sekretarz (od 29.12.1998 r. do 14.02.2003 r.) - Piotr Jankowski Naczelnik Wydziału Geodezji, Kartografii i – Gospodarki Nieruchomościami - Małgorzata Byczyńska – Radca prawny - Maria Kozanecka – Naczelnik Wydziału Komunikacji i Dróg - Romana Dominiak – Zastępca Naczelnika Wydziału Zdrowia i Pomocy Społecznej - Aneta Andrysiewicz – Inspektor Wydziału Finansów - Renata Wituła – Podinspektor w Wydziale Organizacyjnym Dokonano porównania stosowanych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego i specjalnego stosownie do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264) – obowiązującego od dnia 01.01.2003 roku. W wyniku kontroli stwierdzono: • Prawidłowe stosowanie w angażach dla poszczególnych stanowisk, kategorie zaszeregowania stawki dodatku funkcyjnego uwzględniające wymagania kwalifikacyjne. _____________________________________________________ 29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 • Kwoty składników płacy wykazane w angażach znajdują się w przedziałach poszczególnych kategorii zaszeregowania oraz są ulokowane w określonych standardach dodatku funkcyjnego. • Wynagrodzenie wykazane w angażach pracowniczych były zgodne z naniesieniami na listach płac i z kartami wynagrodzeń prowadzonymi komputerowo. • W kontrolowanym okresie wynagrodzenie dla Starosty Powiatu Pana Ryszarda Rytter ustalone było przez Radę Powiatu Poddębickiego uchwałą nr IV/20/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku. • Wynagrodzenie dla poprzedniego Starosty Powiatu Poddębickiego – Alfreda Szałygi ustalone było następującymi uchwałami: - nr IV/24/99 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 25 lutego 1999 roku, - nr VI/40/99 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 31 maja 1999 roku, - nr XXII/164/01 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 30 sierpnia 2001 roku, - nr XXX/242/02 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 19 września 2002 roku. Dodatki specjalne W kontrolowanym okresie dodatki specjalne pobierali: 1) Ryszard Rytter – Starosta, Na mocy uchwały nr IV/20/02 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia wysokości wynagrodzenia Starosty, ustalono dodatek specjalny w wysokości 32% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego łącznie, czyli 1.702,40 zł na okres 12 miesięcy. 2) Alfred Szałyga – Starosta, Na mocy uchwały: - nr XXII/164/01 Pady powiatu Poddębickiego z dnia 30 sierpnia 2001 roku wysokość dodatku specjalnego wynosiła 32% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, tj. 1.702,10 zł za okres 1.08.2001 – 31.07.2002 r. - nr XXX/242/02 Rady powiatu Poddębickiego z dnia 12 września 2002 roku utrzymano w dotychczasowej wysokości dodatku specjalnego, tj. w kwocie 1.702,40 zł od dnia 1.08.2002 do dnia upływu kadencji. Dodatki specjalne dla Wicestarostów Powiatu Poddębickiego ustalał Starosta Powiatu na czas określony nie dłuższy aniżeli jeden rok. Dodatki specjalne wypłacane były w kwocie nie przekraczającej 40 % łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika. Pani Teresie ŚwiderskiejMożdżan – Wicestarosta został przyznany dodatek specjalny w wysokości 27% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, tj. 1.226,88 zł na okres od 3.12.2002 do 30.11.2003 r. W okresie od 1.12.2003 r. do _____________________________________________________ 30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 30.01.2004 r. dodatek specjalny utrzymano w dotychczasowej wysokości tj. w kwocie 1.226,88 zł. Pan Józef Kaczmarek – Wicestarosta (29.12.1998 r. – 18.11.2002 r.) w kontrolowanym okresie otrzymywał dodatek specjalny w wysokości 27% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, tj.: - 1.159,38 zł za okres od 1.08.2001 – 31.07.2002 r., - z dniem 1.11.2001 r. wysokość dodatku specjalnego wyniosła 1.226,88 zł w związku ze wzrostem kwoty wynagrodzenia zasadniczego do wysokości 3.550,00 zł, - 1.226,88 zł za okres 1.08.2002 r. – 31.12.2002 r. Dodatki specjalne były wypłacane w kwocie wynoszącej, co najmniej 20% oraz nieprzekraczającej 40% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego łącznie zgodnie z § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. z 2003 roku nr 33, poz.264). Wszystkie dokumenty objęte kontrola (listy płac) zostały sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowych, a także zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika Powiatu oraz Starostę. Nagrody jubileuszowe W okresie objętym kontrolą wypłaty nagród jubileuszowych w Starostwie Powiatowym w Poddębicach (Dz. 750 Rozdz. 75020) wynosiły: w 2002 roku – 5 nagród na kwotę 38.179,20 zł, w 2003 roku – 7 nagród na kwotę 40.399,50 zł. Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia i wypłaty nagród dla następujących pracowników: (….)4 Ustalenia kontroli W wszystkich skontrolowanych przypadkach stwierdzono prawidłowe udokumentowanie okresów pracy uprawniających do nagrody oraz procentową wysokość nagród. 4 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Nagrody z zakładowego funduszu nagród – „13” Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia i wypłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2002 rok – wypłacanego w miesiącu lutym 2003 roku i za 2003 rok wypłaconego w miesiącu styczniu 2004 roku dla grupy 13 pracowników wymienionych na wstępie rozdziału protokołu kontroli wg zestawienia: Kontroli poddano prawidłowość ustalenia i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie 8,23 % próby – 2002 rok i 8.86 % próby w 2003 roku. (….)5 W toku kontroli, stwierdzono co następuje: - dodatkowe wynagrodzenie roczne ustalono w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, stosownie do postanowień art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z 1997 r., nr 160, poz. 1080 z późn. zm.); - stosownie do postanowień art.5 ust.2 ww. ustawy, wynagrodzenie roczne za 2002 i 2003 rok rok wypłacono nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. - przedłożone kontrolującym listy płac dotyczące wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione do tego osoby (Skarbnika i Starostę Powiatu); - kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości w zakresie wypłat dodatkowego wynagrodzenia dla wyżej wymienionych pracowników. Premie i nagrody uznaniowe W okresie objętym kontrolą wypłacono jednorazowo nagrody uznaniowe w miesiącu grudniu 2003 roku w łącznej wysokości 22.630 zł brutto. Wysokość nagród kształtowała się od 150 zł do 500 zł. Nagrody otrzymali m.in.: - Teresa Świderska-Możdżan – Wicestarosta w kwocie 500 zł, - Jan Skórka – Skarbnik – 500 zł, - Irena Małkiewicz – Sekretarz – 250 zł. 5 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Nagrody nie otrzymał Pan Ryszard Rytter – Starosta. Przyznanie nagrody dla członka Zarządu pani Teresy Świderskiej – Możdżan narusza zasady określone w art. 20 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tj. z 2001 roku Dz. U. nr 142 poz. 1593). W świetle cytowanego wyżej przepisu członkom Zarządu nie przysługują nagrody z wyjątkiem nagród jubileuszowych. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W kontrolowanym okresie ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przyznano i wypłacono w 2002 roku 5 pracownikom Starostwa powiatowego na łączną kwotę 27.892,60 zł, w 2003 roku 2 pracownikom na kwotę 1.728,81 zł. Wykaz pracowników, którzy otrzymali ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przedstawia poniższa tabelka: (….)6 Panu Alfredowi Szałydze – Staroście oraz Panu Józefowi Kaczmarkowi – Wicestaroście Powiatu wypłacono ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlopy wypoczynkowe w związku z wygaśnięciem stosunku pracy na skutek upływu kadencji Zarządu Powiatu. W przypadku Starosty niewykorzystany urlop wynosił 12 dni w 2001 roku i 26 w 2002 roku. Pan Józef Kaczmarek w 2001 roku nie wykorzystał 29 dni urlopu, w 2001 roku 5 dni a w 2002 roku 24 dni. (….)7 Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu liczono odrębnie dla 2001 i 2002 roku. Kwoty ekwiwalentu stanowią, zatem sumę wyliczonego ekwiwalentu za poszczególne lata: Pan Alfred Szałyga w 2001 r.: 7.802,40 : 21,00 = 371,54 x 12 dni = 4.458,48 zł w 2002 r.: 7.802,40 : 20,92 = 372,96 x 26 dni = 9.696,96 zł Razem kwota ekwiwalentu 14.155,44 zł 6 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 7 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Pan Józef Kaczmarek w 2001 r.: 6.480,88 : 21,00 = 308,61 x 5 dni = 1.543,05 zł w 2002 r.: 6.480,88 : 20,92 = 309,79 x 24 dni = 7.434,95 zł Razem kwota ekwiwalentu 8.978,00 zł Pan Ryszard Rytter w 2001 r.: 3.314,50 : 21,00 = 157,83 x 20 dni = 3.156,60 zł w 2002 r.: 3.314,50 : 20,92 = 158,44 x 7 dni = 1.109,08 zł Razem kwota ekwiwalentu 4.265,68 zł Odprawy pieniężne W odniesieniu do jednorazowych odpraw przysługujących pracownikom samorządowym, z którymi został rozwiązany stosunek pracy w związku z upływem kadencji stwierdzono, że w 2002 roku dokonano wypłaty 2 odpraw w łącznej wysokości 30.400,00 zł Jednorazowe odprawy były obliczane na podstawie 3-miesięcznego wynagrodzenia obliczanego wg zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Wysokość odpraw nie przekraczała kwoty 20-miesięcznego najniższego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy (kwota 15.200,00 zł ), co było zgodne z art.14a ust.1 i 2 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r., nr 142, poz.1593 z późn.zm.). W odniesieniu do jednorazowych odpraw przysługujących przy przechodzeniu na rentę inwalidzką lub emeryturę stwierdzono, że w 2002 roku nie dokonywano wypłat odpraw, natomiast w 2003 roku dokonano wypłat 2 odpraw w łącznej kwocie 31.623,00 zł. (….)8 3.2. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – terminowość przekazywania środków Wydatki budżetowe w dziale 750 rozdział 75020 § 4440 (odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) w okresie objętym kontrolą kształtowały się następująco: - rok 2002 plan 52.670 zł wykonanie 52.670 zł, - rok 2003 plan 55.539 zł wykonanie 55.539 zł. Kontrolą terminowości przekazywania środków objęto rok 2003. Środki przekazano w terminach: 8 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - 13 marca 2003 roku w kwocie 26.387,70 zł, - 30 maja 2003 roku w kwocie 13.186,38 zł, - 04. września 2003 roku w kwocie 15.220,80 zł, - wyrównanie 31.12.2003 roku w kwocie 2.773,56 zł. Środki przekazano w terminach ustalonych w art. 6 ustawy z dnia 04 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych 5.3. Wydatki na podróże służbowe pracowników Zgodnie ze sprawozdaniami o wydatkach budżetowych Rb-28s za lata 20022003 wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników dział 750 rozdział 75020 § 4410 klasyfikacji budżetowej wynosiły: § 4410 2002 plan ogółem wykonanie 10.816 13.000 2003 plan ogółem wykonanie 5.249 4.348 Dane wykazane w sprawozdaniach o wydatkach budżetowych są zgodne z danymi wykazanymi w kartotekach prowadzonych ręcznie w 2002 roku natomiast w 2003 roku komputerowo. Podróże krajowe Kontroli poddano wybrane z rejestru delegacji służbowych, jednorazowe polecenia wyjazdu służbowego za lata 2002 – 2003 roku o następujących numerach: Lp. Numer delegacji Imię i nazwisko Data delegacji Kwota (w zł) Data wypłaty Stawka 2002 rok 1. 11 Charuba Arkadiusz 14.01.-15.01.02 235,40 17.01.2002 0,7195 2. 10 Tylki Maciej 14.01.-15.01.02 239,40 17.01.2002 0,7195 3. 41 Chmielewski Tadeusz 06.12.-28.02.02 129,51 07.03.2002 0,7195 4. 98 Kaczmarek Józef 04.04.-04.04.02 149,66 12.04.2002 0,7195 5. 69 Chmielewski Tadeusz 01.03.-31.03.02 207,22 15.04.2002 0,7195 6. 168 Sroczyński Bogdan 05.07.-27.07.02 225,57 12.09.2002 0,7195 7. 204 Sroczyński Bogdan 07.08.-28.08.02 225,57 12.09.2002 0,7195 8. 222 Kaczmarek Józef 04.09.-04.09.02 41,35 19.09.2002 0,7519 _____________________________________________________ 35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 9. 228 Kaczmarek Józef 08.09.-08.09.02 30,08 19.09.2002 0,7519 10. 231 Kaczmarek Józef 09.09.-09.09.02 19,55 19.09.2002 0,7519 11. 242 Kaczmarek Józef 14.09.-14.09.02 278,20 19.09.2002 0,7519 12. 247 Kaczmarek Józef 17.09.-17.09.02 29,32 19.09.2002 0,7519 13. 230 Tybura Agnieszka 08.09.-08.09.02 57,14 11.09.2002 0,7519 – – Razem 1.867,97 2003 rok 14. 40 Przytuła Adam 01.04.-02.04.03 70,00 03.04.2003 0,7692 15. 51 Jankowski Piotr 24.04.-25.04.03 123,00 07.05.2003 0,7692 16. 56 Jankowski Piotr 05.05.-05.05.03 76,00 07.05.2003 0,7692 17. 60 Świderska-Możdżan Teresa 08.05.-08.05.03 292,30 15.05.2003 0,7692 18. 91 Skórka Jan 09.06.-09.06.03 29,00 25.06.2003 0,7692 19. 89 Skórka Jan 02.06.-02.06.03 80,14 25.06.2003 0,7692 20. 203 Rytter Ryszard 02.12.-05.12.03 359,98 09.12.2003 0,7692 – – Razem 1.030,40 Wysokość próby badania wyniosła w 2002 roku – 17,3% ogółem wypłaconych w 2002 roku delegacji na podróże krajowe, a w 2003 roku – 23,7% ogółu delegacji. Sprawdzono zgodność odbywania podróży służbowych pracowników Starostwa z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz.1990 z późn.zm.). Poddano kontroli dokonywanie zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy stosownie do postanowień rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz.271 z późn.zm.) w odniesieniu do umów zawartych w 2002 i 2003 roku. W toku kontroli stwierdzono: − nie wpisywano w delegacje miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej (wpisywana jest tylko nazwa miejscowości, do której pracownik jest oddelegowany), co narusza § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i polityki Społecznej, _____________________________________________________ 36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 − polecenia wyjazdów służbowych dla pracowników Starostwa zawierają wymagane informacje dotyczące osoby delegowanej, celu podróży służbowej, rodzaju środka komunikacji, − polecenie wyjazdu służbowego podpisywał Starosta lub Wicestarosta, bądź osoba przez niego upoważniona, − w okresie objętym kontrolą pracownicy Starostwa Powiatowego w Poddębicach nie korzystali z ryczałtu samochodowego, − kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości w zakresie rozliczania poleceń wyjazdu służbowego objętych kontrolą. Podróże zagraniczne W kontrolowanym okresie wydatki w dziale 750 rozdział 75020 § 4420 wynosiły: § 4420 2002 plan ogółem wykonanie 264 264 Kontroli poddano zagranicznymi: niżej wymienione 2003 plan ogółem wykonanie 3.794 3.794 delegacje związane z podróżami - polecenie wyjazdu służbowego nr 128/2003 za okres od 07-09 sierpnia 2003 roku wydane dla Starosty Powiatowego pana Ryszarda Ryttera na wyjazd do Frankfurtu n/Menem w celu przeprowadzenia negocjacji z Inwestorem Strategicznym. Rozliczono 3 diety w łącznej kwocie 561,96 zł. Jako środek lokomocji wskazano samochód służbowy. Kosztów przejazdu nie rozliczono. - polecenie wyjazdu służbowego nr 129/2003 za okres od 07-09 sierpnia 2003 roku wydane dla pani Wicestarosty Teresy Świderskiej – Możdżan na wyjazd do Frankfurtu n/Menem. Cel wyjazdu i kwota rozliczenia takie same jak w przypadku polecenia służbowego pana Starosty Ryszarda Ryttera. - polecenie wyjazdu służbowego nr 132/2003 za okres od 19 – 24 sierpnia 2003 roku wydane dla pana Ryszarda Ryttera Starosty Powiatowego na wyjazd do Orebno – Szwecja na udział w obradach Dni Województwa Łódzkiego. Rozliczono kwotę 847,90 zł tj.4,5 diety zagranicznej i 0,5 diety krajowej. Jako środek lokomocji wskazano autokar organizatora. Kosztów przejazdu nie rozliczono. Wydatki z tytułu zagranicznych podróży służbowych rozliczono prawidłowo. 5.2. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podróży służbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych Zasady wypłaty diet _____________________________________________________ 37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Podstawę prawną wypłat diet w 2002 i 2003 roku stanowiła uchwała Rady Powiatu Poddębickiego nr VI/39/99 z dnia 31 maja 1999 roku w sprawie określenia wysokości diet dla radnych Rady Powiatu. W uchwale ustalono miesięczną dietę zryczałtowaną w wysokości określonej wskaźnikiem procentowym najniższego wynagrodzenia za pracę pracowników ogłaszanego przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w Monitorze Polskim w wysokości: - dla Przewodniczącego Rady Powiatu Poddębickiego oraz członków Zarządu Powiatu Poddębickiego – 160 % najniższego wynagrodzenia, - dla Wiceprzewodniczącego Rady Powiatu Poddębickiego oraz Przewodniczących Komisji Rady Powiatu Poddębickiego – 100 % najniższego wynagrodzenia, - dla radnych - 62 % najniższego wynagrodzenia. Rada powiatu ustalając zasady wypłacania diet dla radnych postanowiła, że radnemu pełniącemu kilka funkcji w Radzie przysługuje tylko jedna dieta w wysokości wynikającej z pełnionej funkcji, dla której przewidziana jest najwyższa dieta. Członkowi Zarządu, z którym został nawiązany stosunek pracy nie otrzymuje diety. Dieta płacona jest z dołu najpóźniej do ostatniego dnia danego miesiąca. W przypadku nieobecności radnego na sesji Rady, posiedzeniu Zarządu Powiatu lub posiedzeniu Komisji Rady, której jest członkiem – zryczałtowana dieta należna za miesiąc, w którym odbywały się te posiedzenia, ulega zmniejszeniu za każdą nieobecność o 10 % najniższego wynagrodzenia. Uchwałą nr IV/21/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia wysokości diet dla radnych Powiatu Poddębickiego Rada Powiatu ustaliła zasady wypłaty diet obowiązujące od dnia podjęcia uchwały tj. 30 grudnia 2002 roku. W uchwale ustalono, że radnemu Powiatu poddębickiego przysługuje dieta zryczałtowana w wysokości określonej wskaźnikiem procentowym maksymalnej wysokości diety przysługującej radnemu powiatu stanowiącej 70 % półtorakrotności kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, określanej corocznie w ustawie budżetowej. I tak: dla Przewodniczącego Rady Powiatu ustalono zryczałtowanę dietę w wysokości 83 % podstawy naliczenia, dla Wiceprzewodniczących – 63 % podstawy naliczenia, dla członków Zarządu Powiatu – 77 % podstawy naliczenia, dla Przewodniczących Komisji Rady Powiatu – 59 % podstawy naliczenia, dla Wiceprzewodniczących Komisji Rady Powiatu – 41 % podstawy naliczenia, dla radnych 33 % podstawy naliczenia. W przypadku nieobecności radnego na sesji Rady Powiatu, posiedzeniu Zarządu lub posiedzeniu Komisji Rady, której jest członkiem – zryczałtowana dieta należna za miesiąc, w którym odbywały się posiedzenia ulega zmniejszeniu za każdą nieobecność o 10 % przysługującej diety, przy czym zmniejszenia diety nie dokonuje się w przypadku, gdy nieobecność radnego usprawiedliwiają przyczyny wynikające z pełnienia przez niego mandat, co zostanie potwierdzone na liście obecności przez Przewodniczącego Rady Powiatu Poddębickiego. Prawidłowość wypłaty diet _____________________________________________________ 38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Wydatki z budżetu Dz. 750, Rozdz. 75019 § 3030 na wypłaty diet dla radnych za udział w posiedzeniach Rady, Zarządu i Komisji w kontrolowanym okresie kształtowały się następująco: - w 2002 roku – plan 200.960 zł – wykonanie 200.665 zł, - w 2003 roku – plan 193.796 zł – wykonanie 193.796 zł. Zgodność wypłat diet dla radnych uczestniczących w pracach Rady Powiatu, w Komisjach Rady oraz dietę dla Przewodniczącego Rady Powiatu wypłaconą w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego sprawdzono za miesiące: w 2002 roku – luty, kwiecień, maj, czerwiec, październik, grudzień, w 2003 roku – marzec, maj, czerwiec, lipiec, sierpień, grudzień. Wielkość próby kontrolnej za 2002 i 2003 rok wyniosła 49,7%, a w rozłożeniu na poszczególne miesiące: Poszczególne miesiące Lp. Kwota (w zł) Próba (w %) 2002 rok 1. Luty 17.191,20 8,57 2. Kwiecień 17.191,20 8,57 3. Maj 17.039,20 8,48 4. Czerwiec 17.343,20 8,64 5. Październik 16.872,00 8,41 6. Grudzień 16.380,00 8,16 102.116,80 – Razem 2003 rok 7. Marzec 15.814,00 8,16 8. Maj 16.250,00 8,38 9. Czerwiec 16.125,00 8,32 10. Lipiec 15.990,00 8,25 11. Sierpień 16.143,00 8,33 12. Grudzień 16.014,00 8,26 Razem 96.366,00 – 2002 rok Na podstawie listy wypłat diet dla radnych w miesiącu lutym, wypłat diet dokonano gotówką na kwotę 3.952 zł, a przelewem – 13.239,20 zł. Listę wypłat sporządziła Pani Wioletta Świt – Biuro Rady w dniu 28.02.2002 roku. Wpłaty dokonano przelewem na ROR w dniu 28.02.2002 roku. Zgodnie z uchwałą nr VI/39/99 Rady Powiatu Poddębickiego z 31 maja 1999 roku potrącono dietę 2 radnym za nieobecność w pracach Rady na kwotę 152,00 zł. _____________________________________________________ 39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 W miesiącu kwietniu zgodnie z listą diet dla radnych wypłacono diety gotówką na kwotę 3.952 zł, natomiast przelewem wypłacono kwotę 13.239,20 zł. Za nieobecność w pracach Rady potrącono dietę 2 radnym na kwotę 152,00 zł. Przelew wysłano w dniu 31.04.2002 roku. Na podstawie listy diet dla radnych za miesiąc maj wypłacono gotówką diety dla radnych na kwotę 3.952 zł oraz przelewem na kwotę 13.087,20 zł. Zgodnie z uchwałą Rady Powiatu potrącono 4 radnym diety na łączną kwotę 304,00 zł. W miesiącu czerwcu lista wypłat diet dla radnych opiewała na kwotę 17.343,20 zł. Na podstawie listy obecności radnych na XXIX sesji Rady Powiatu w dniu 29 czerwca 2002 roku kontrolujący stwierdzili, że nieobecnych na sesji było 4 radnych. Nie dokonano w tym miesiącu żadnych potrąceń. Na podstawie przedłożonych dokumentów kontrolujący ustalili, że potrąceń za miesiąc czerwiec dokonano w miesiącu lipcu na łączną kwotę 304,00 zł. Według listy diet dla radnych za miesiąc październik wypłacono diety na łączną kwotę 16.872,00 zł. W miesiącu grudniu na podstawie list wypłat diet kontrolujący stwierdzili, że wypłacono diety w gotówce na kwotę 8.010,00 zł, a przelewem na konto – 8.370,00 zł. Nie potrącono nieobecności w dniu 16.12.2002 roku Członka Zarządu – p. L.Bednarek oraz w dniu 18.12.2002 roku Radnej Powiatu – p. D.Pecyna, uznając za usprawiedliwione podczas, gdy obowiązująca w tym czasie uchwała nr VI/39/99 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 31 maja 1999 roku w sprawie wysokości diet dla radnych nie przewidywała uznania nieobecności za usprawiedliwioną. Dopiero uchwała nr IV/21/02 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 30 grudnia 2002 roku z mocą obowiązująca od 30 grudnia 2002 roku dopuszczała możliwość niepotrącania diet przez usprawiedliwienie Przewodniczącego Rady Powiatu Poddębickiego wynikające z przyczyn pełnienia przez radnych mandatu. 2003 rok Na podstawie listy wypłat diet radnym w miesiącu marcu 2003 roku wypłacono przelewem kwotę 9.484 zł, natomiast gotówką 6.330 zł. Potrącono 4 radnym diety za nieobecność w pracach Rady na łączną kwotę 566,00 zł. W maju wypłacono diety dla radnych na łączną kwotę 16.250 zł, z tego gotówką 6.200 zł a przelewem 10.050 zł. Potrącono 1 osobie dietę w wysokości 130,00 zł. W miesiącu czerwcu wypłacono diety w wysokości łącznej 16.125 zł. Potrącono z tego dietę 3 radnym w łącznej wysokości 255,00 zł. W miesiącu lipcu wypłacono diety dla radnych na kwotę 15.990 zł. Potrącono dietę Członkowi Zarządu – p. L.Bednarkowi w wysokości 390,00 zł za 3 nieobecności w pracach Rady. Według przedłożonych dokumentów stwierdzono, że p. L.Bednarek w miesiącu lipcu był nieobecny na posiedzeniu Zarządu Powiatu. Potrącenia dokonano również za nieobecność na posiedzeniu Zarządu za miesiąc czerwiec (posiedzenie w dniu 30.06.2003 roku). Trzeciego potrącenia w dokumentach nie odnotowano. _____________________________________________________ 40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 W miesiącu sierpniu lista wypłat diet dla radnych widniała na kwotę 16.143 zł, z tego wypłaty przelewem na kwotę 11.493 zł. Dokonano potrąceń za nieobecność w 2 osób na łączną kwotę 237,00 zł. W miesiącu grudniu wypłacono diety dla 17 radnych w łącznej wysokości 16.014 zł. Potrącono diety za nieobecność w kwocie 366,00 zł. Ustalenia kontroli: • Wypłaty zryczałtowanych diet dla radnych, Przewodniczącego Rady Powiatu, Wiceprzewodniczących Rady Powiatu, Przewodniczących Komisji Rady dokonywano w prawidłowych kwotach i zgodnie z ustaleniami zawartymi w uchwałach Rady Powiatu. Jedynie w 3 przypadkach kontrolujący dopatrzyli się nieprawidłowości. • Maksymalna wysokość diet wypłaconych dla radnych w miesiącach objętych kontrolą nie przekraczała w 2002 roku 160% najniższego wynagrodzenia, a w 2003 roku 70% półtorakrotności kwoty bazowej stosownie do postanowień zawartych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu powiatu (Dz.U. nr 61, poz. 709). • Wszystkie dokumenty objęte kontrolą (listy wypłat)) zostały zatwierdzone do wypłaty przez Starostę i Skarbnika Powiatu, sprawdzone pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym. Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych Rada Powiatu Poddębickiego nie uchwaliła zasad zwrotu kosztów podróży służbowych dla Radnych Powiatu. Na podstawie sprawozdań budżetowych i ewidencji wydatków budżetowych stwierdzono, że w kontrolowanym okresie wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróży dla radnych (dział 750 rozdział 75019 § 4410) wynosiły: w roku 2002 plan 40 zł wykonanie 38 zł, w roku 2003 plan i wykonanie 0. 4. WYDATKI INWESTYCYJNE Źródła finansowania realizowanych inwestycji. Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych W 2002 roku środki finansowe wydatkowane z budżetu Powiatu Poddębickiego na realizację inwestycji wynosiły 6.613.552 zł co stanowiło 25,99 % wydatków poniesionych ogółem. Natomiast w 2003 roku wydatki na inwestycje wyniosły 3.925.895 zł, tj. 19,82 % wydatków budżetowych. _____________________________________________________ 41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w okresie objętym kontrolą przedstawia poniżej zamieszczona tabela. Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych poniesionych w okresie objętym kontrolą 2002 rok 2003 rok Plan po zmianach (w zł) Wykonanie ( w zł) % wykonania Plan po zmianach (w zł) Wykonanie ( w zł) % wykonania Wydatki budżetowe ogółem 26.141.505 25.443.740 97,33 21.286,555 19.808.607 93,06 Wydatki inwestycyjne 6.830.851 6.613.552 96,82 4.751.501 3.925.895 82,62 LATA W latach objętych kontrolą źródła finansowania inwestycji w kontrolowanej jednostce stanowiły: - środki własne budżetu Powiatu, - pożyczka z Wojewódzkiego i Gospodarki Wodnej, - kredyt zaciągnięty w banku komercyjnym, - dotacje z budżetu państwa, - środki w ramach kontraktów wojewódzkich, - inne (dotacje ŁUW) Funduszu Ochrony Środowiska Zestawienie dotyczące wielkości środków wydatkowanych na inwestycje w latach 2002-2003 oraz źródła ich finansowania, kart zadań inwestycyjnych stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli. Wykaz zamówień publicznych udzielonych w latach 2002 – 2003 stanowi załącznik nr 5 do protokółu kontroli. Ewidencja księgowa wydatków inwestycyjnych W okresie objętym inwestycyjne: kontrolą realizowano niżej wymienione zadania - modernizacja drogi powiatowej nr 16452 Uniejów – Felicjanów 0,700 km 205.206 zł, - termomodernizacja budynku Starostwa Powiatowego w Poddębicach 690.126 zł, _____________________________________________________ 42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - rozbudowa Strażnicy Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Poddębicach 232.000 zł, - budowa budynku magazynowo-garażowego w Komendzie Powiatowej PSP w Poddębicach - 128.999 zł, - rozbudowa i modernizacja Szpitala Powiatowego w Poddębicach w ramach kontraktu wojewódzkiego 2002 kwota 5.000.000 zł, 2003 – kwota 3.417.990 zł, - termomodernizacja budynków Domu Pomocy Społecznej w Gostkowie 112.508 zł, - modernizacja i termomodernizacja budynku Środowiskowego Domu Pomocy Samopomocy w Czepowie – rok 2002 kwota195.838 zł, rok 2003 – kwota 110.000 zł, - termomodernizacja budynków Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Poddębicach – kwota 24.400 zł, - termomodernizacja budynków Czepowie – II etap – 139.723 zł, - termomodernizacja Powiatowego Środowiskowego Domu Samopomocy w Pęczniewie – kwota 79.054 zł. po byłej Szkole Podstawowej w Razem nakłady na realizację w/w zadań inwestycyjnych wynosiły 10.335.844 zł. Nakłady na zakupy inwestycyjne w kontrolowanym okresie stanowiły kwotę 274.887 zł. W toku kontroli sprawdzono rozliczenie następujących zadań inwestycyjnych pn.: „Modernizacja i termomodernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie”. Koszty Inwestycji ewidencjonowane były na koncie analitycznym 080. Przedłożono kontrolującym prowadzoną oddzielnie do ww. inwestycji ewidencję szczegółową konta 080, zapewniającą wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztów wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. (Dz. U. nr 153 poz. 1752). Na podstawie ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 080 i dotyczącej wyżej wymienionej inwestycji wynika, że na zadanie pn. „modernizacja i termomodernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie” wydatkowano zostało: - w roku 2002 195.838,54 zł i w 2003 249.723,42 zł _____________________________________________________ 43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór) W Starostwie Powiatowym w Poddębicach prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji należy do zadań Wydziału Inwestycji. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Poddębicach do zakresu zadań ww. wydziału należy, m.in. przygotowanie planów realizacji inwestycji Powiatu, przygotowywanie dokumentacji technicznej i prawnej dotyczącej zadania inwestycyjnego, przygotowywanie procedur przetargowych związanych z realizacją zadań zgodnie z wymaganiami ustawy o zamówieniach publicznych, zapewnienie wiarygodnego, fachowego i sprawnego wykonania robót. Ponadto zapewnienie nadzoru inwestorskiego, rozliczanie i odbiór poszczególnych zadań inwestycyjnych oraz sporządzanie sprawozdań z realizowanych inwestycji. Zadania z zakresu planowania, budowy i modernizacji dróg w Starostwie Powiatowym w Poddębicach prowadzi Wydział Dróg. Do zadań tego Wydziału w zakresie realizacji inwestycji drogowych należy opracowanie projektów planów rozwoju sieci drogowej, planów finansowania budowy, utrzymania i ochrony dróg i mostów, pełnienie funkcji inwestora (organizowanie przetargów, sporządzanie kosztorysów inwestorskich, udzielanie zamówień publicznych, sporządzanie umów, sprawowanie nadzoru i dokonywanie odbiorów wykonanych robót). Kontrola realizacji wybranych inwestycji Szczegółową kontrolą objęto realizację inwestycji pn. „modernizacja i termomodernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie”. Całość spraw związanych z realizacją ww. zadania, łącznie z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych, prowadzono w Wydziale Inwestycji Starostwa Powiatowego w Poddębicach. Modernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie. Kontrolującym przedłożono wniosek z dnia 11 września 2002 roku w sprawie zatwierdzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie robót budowlano-montażowych w zakresie zadania inwestycyjnego pn.: „Modernizacja budynku środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie gm. Uniejów”. Szacunkowa wartość zamówienia stanowiła kwotę 138.083,63 zł brutto w tym podatek VAT stanowił wartość 9.665,85 zł. Zgodnie z treścią wniosku wartość zamówienia oszacowano na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Jako proponowany tryb udzielenia zamówienia wskazano przetarg nieograniczony. Uchwałą Zarządu nr 135/650/02 z dnia 12 września 2002 roku w sprawie udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie robót budowlanomontażowych w zakresie zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie” powołano Komisję do przeprowadzenia czynności związanych z udzieleniem zamówienia publicznego w trzyosobowym składzie z przewodniczącą panią Zofią Kaźmierczak. _____________________________________________________ 44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Kosztorys inwestorski opracował Adam Przytuła – data opracowania 15.07.2002 rok. Wykonawca kosztorysu był pracownikiem Wydziału Inwestycji Starostwa Powiatowego w Poddębicach. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlano – montażowe o wartości powyżej 30.000 Euro. • Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym wywieszone zostało zgodnie z informacją zawartą na ogłoszeniu – na tablicy ogłoszeń w dniu 20.09.2002 rok, zdjęto w dniu 16.10.2002 roku. W biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie ukazało się w dniu 20.09.2002 rok rok pod pozycją 61872. Termin składania ofert określony został do dnia 16.10.2002 roku godzina 0950, termin otwarcie ofert 16.10.2002 godzina 1000. • Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została w dniu 12 września 2002 roku przez Starostę Poddębickiego pana Alfreda Szałygę. Zgodnie ze sporządzoną specyfikacją przedmiotem zamówienia była modernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie gm. Uniejów. Szczegółowy zakres robót przedstawiono w załączniku nr 1 do specyfikacji. Obejmował on rozbiórkę dachu i murków ognioochronnych oraz roboty budowlane w zakresie wykonania nowej konstrukcji dachowej, wykonania nowego pokrycia dachowego, ocieplenia budynku, montażu stolarki okiennej, wykonania nowych obróbek blacharskich, montażu nowych rynien i rur spustowych oraz wykonaniu nowej klatki schodowej. Wymagany termin wykonania zamówienia – dwa miesiące od daty podpisania umowy. Kryteria którymi zamawiający kierował się będzie przy wyborze oferty to: - cena – 80 %, - termin realizacji – 10 %, - gwarancja – 10 % W specyfikacji istotnych warunków zamówienia szczegółowo opisano zasady przyznawania i wyliczania poszczególnych kryteriów, którymi zamawiający kierował się będzie przy wyborze oferty. W punkcie 1 i 19 specyfikacji wyszczególnione zostały dokumenty, które oferent winien dołączyć do oferty. Wadium ustalone zostało w wysokości 2.500 zł. W specyfikacji zawarto zapis, o treści „nie złożenie wymaganych oświadczeń lub nie spełnienie wymagań ustalonych w ustawie, siwz, w ogłoszeniu, w szczególności nie wniesienie wadium, powodować będzie wykluczenie oferenta z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego. Integralną częścią specyfikacji był wzór umowy, wzór oferty, wzór oświadczenia, wzór formularza cenowego, załącznik o doświadczeniu zawodowym oraz kosztorys ślepy. • Członkowie Komisji Przetargowej złożyli oświadczenia o nie podleganiu wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. _____________________________________________________ 45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 • Otwarcia ofert dokonano zgodnie z ogłoszeniem tj. w dniu 16 października 2002 roku. Do przetargu oferty złożyło 3 oferentów: 1)PPHU „MARKBUD” Poddębice ul. Łódzka 14/18– wartość oferty brutto 120.271,90 zł w tym podatek VAT 7 % 7.868,25 zł, 2) Firma Budowlana „JANIAK” Turek – wartość oferty brutto 77.852,17 zł w tym podatek VAT 7 % 5.093,13 zł, 3) Przedsiębiorstwo Instalacyjno – Budowlane „EKO – SERWIS” Sieradz ul. Nowowiejskiego 5 – wartość oferty brutto 68.375,77 zł w tym podatek VAT 7 % 4.473,18 zł. Komisja przetargowa uznała jedynie ofertę złożoną przez Przedsiębiorstwo Instalacyjno-Budowlane „EKO – SERWIS” spełniającą wymagania zamawiającego. Pozostali oferenci zostali wykluczeni z ubiegania się o udzielenie zamówienia. Przyczyny wykluczenia to: - w przypadku Firmy PPHU „MARKBUD” - nieaktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego (wymagany okres wystawienia - 6 miesięcy przed upływem składania ofert – przedłożona informacja wystawiona została z datą 05.03.2002 roku a zatem upłynęło ponad 7 miesięcy od terminu składania ofert), nieaktualna polisa ubezpieczeniowa, wskaźnik bieżącej płynności wynikający z bilansu oraz rachunku strat i zysków nie mieścił się w wymaganym przedziale 1,5-2,0. - w przypadku firmy budowlanej „JANIAK” – oświadczenie o pozostaniu w stosunku zależności lub dominacji, zgodnie z art. 22 ust 7 ustawy ozp, nadesłano pocztą po terminie wyznaczonym przez zamawiającego. • Przetarg został unieważniony, a jako podstawę prawną unieważnienia wskazano art. 27b ust.1 ustawy ozp. (wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające wykluczeniu). • Komisja zakończyła prace 31 października 2002 roku. Protokół z postępowania o zamówienie publiczne zatwierdził Starosta Powiatu Poddębickiego pan Alfred Szałyga. W protokóle nie odnotowano daty zatwierdzenia prac komisji przetargowej przez Starostę Powiatu Poddębickiego. • Ogłoszenie o wyniku postępowania przesłano do oferentów 29 października 2002 roku. Wywieszono na tablicy ogłoszeń i przesłano do Biuletynu Zamówień Publicznych 31 października 2002 roku. W dniu 04 listopada 2002 roku do Zarządu Powiatu Poddębickiego wpłynął wniosek w sprawie zatwierdzenia trybu udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie robót budowlano-montażowych w zakresie zadania inwestycyjnego „Modernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie gm. Uniejów” Szacunkowa wartość zamówienia w oparciu o kosztorys inwestorski określona została na kwotę 127.330 zł brutto .Jako proponowany tryb wskazano przetarg nieograniczony. Wniosek zatwierdził Starosta Powiatu Poddębickiego pan Alfred Szałyga. Postępowanie prowadzono według metody uproszczonej dla zamówienia, którego wartość nie przekracza 30.000 euro. _____________________________________________________ 46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 • Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na wykonanie robót budowlano – montażowych na zadaniu inwestycyjnym pn.: Modernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie” wywieszono na tablicy ogłoszeń w dniu 04.11.2002 roku, zdjęto w dniu 14.11.2002 roku. Termin składania ofert ustalono do godz 1250 w dniu 12 listopada 2002 roku, termin otwarcia ofert w tym samym dniu o godz 1300. • Wartość kosztorysowa zadania zgodnie z kosztorysem sporządzonym przez Adama Przytułę według daty opracowania 15.07.2002 rok wynosiła 127.253,97 zł brutto, w tym podatek VAT stanowił kwotę 8.325,03 zł (netto 118.928,94 zł) • Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została w dniu 04 listopada 2002 roku przez Starostę Powiatu Poddębickiego pana Alfreda Szałygę. Według specyfikacji przedmiotem zamówienia było zadanie pn.: „Modernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie gm. Uniejów” Kryteria którymi zamawiający kierował się będzie przy wyborze oferty to: - cena – 80 %, - termin realizacji – 10 %, - gwarancja – 10 % W specyfikacji istotnych warunków zamówienia szczegółowo opisano zasady przyznawania i wyliczania poszczególnych kryteriów, którymi zamawiający kierował się będzie przy wyborze oferty. W punkcie 1 i 19 specyfikacji wyszczególnione zostały dokumenty, które oferent winien dołączyć do oferty. W specyfikacji zawarto zapis, o treści „nie złożenie wymaganych oświadczeń lub nie spełnienie wymagań ustalonych w ustawie, siwz, w ogłoszeniu, w szczególności nie wniesienie wadium, powodować będzie wykluczenie oferenta z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego. W specyfikacji nie ustalono kwoty wadium. Integralną częścią specyfikacji był wzór umowy, wzór oferty, wzór oświadczenia, wzór formularza cenowego, załącznik o doświadczeniu zawodowym oraz kosztorys ślepy. Zakres robót w porównaniu ze specyfikacją opracowaną poprzednio przewidywał rozszerzenie robót w zakresie: wykonania balkonu, wykonania ścian działowych, wykonania nowych kominów i podmurowania starych oraz wykonania okładziny stropu z płyt gipsowo-kartonowych. • Przetarg odbył się w dniu 12 listopada 2002 roku zgodnie z terminem podanym w ogłoszeniu o przetargu. Przetarg przeprowadziła 3 – osobowa komisja powołana Zarządzeniem nr 139/700/02 Starosty Powiatowego z dnia 04 listopada 2002 roku, z przewodniczącą panią Zofią Kaźmierczak. W wyznaczonym terminie do przetargu wpłynęły dwie oferty: 1) złożona przez Przedsiębiorstwo Instalacyjno – Budowlane „EKO – SERWIS” Sp. Zoo w Sieradzu ul. Nowowiejskiego 5 – wartość oferty brutto – 127.63690 zł w tym podatek VAT 7 % 8.350,08 zł, 2) Przedsiębiorstwo ProdukcyjnoHandlowe „MARK – BUD” Sp. Zoo Sieradz ul. Paderewskiego 2A – wartość oferty brutto 140.879,87 zł w tym podatek VAT 7 % 9.216,44 zł. _____________________________________________________ 47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Komisja uznała za ważne obie oferty. W wyniku oceny najwyższą liczbę punktów – 300 uzyskała oferta złożona przez Przedsiębiorstwo Instalacyjno – Budowlane „EKO – SERWIS”. Wybrana oferta legitymowała się najniższą ceną. Pozostały oferent uzyskał w wyniku przeprowadzonej przez komisję oceny 262,44 punkty. Protokół z postępowania zatwierdził w dniu 12.11.2002 rok pan Alfred Szałyga – Starosta Poddębicki. • Ogłoszenie o wyniku przetargu Zarząd Starostwa Powiatowego podał do publicznej wiadomości wywieszając na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w okresie od 12.11.2002 rok do 15.11.2002 rok (odnotacja na druku ogłoszenia dokonana przez panią Justynę Patora). Informację o wynikach przetargu wysłano do uczestników postępowania w dniu 12.11.2002 roku. Umowa z wybranym wykonawcą – Spółką z o.o. „EKO – SERWIS” Przedsiębiorstwem Instalacyjno-Budowlanym Sieradz ul. Nowowiejskiego 5 zawarta została w dniu 14 listopada 2002 roku. Zarząd Starostwa Powiatowego reprezentowali: pan Alfred Szałyga – Starosta Poddębicki i pan Józef Kaczmarek – Wicestarosta. Umowę zaopatrzył w kontrasygnatę Skarbnik Powiatu pan Jan Skórka. Zakres robót budowlano – montażowych stanowiących przedmiot umowy na zadaniu inwestycyjnym pn. Modernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie” pokrywał się z zakresem określonym w kosztorysie. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy ustalono w kwocie zgodnej z ofertą tj. kwocie 127.636,90 zł brutto. Termin zakończenia robót ustalono na dzień 20.12.2002 rok. W zakresie zabezpieczenia należytego wykonania umowy zawarto następujące ustalenia: - zabezpieczenie ustalono w wysokości 5 % kwoty umownej od warrtości robót brutto tj. kwotę 6.381,85 zł. Zabezpieczenie zostało wniesione w pełnej wysokości w formie gwarancji ubezpieczeniowej. W celu zabezpieczenia roszczeń inwestora z tytułu rękojmi za wady przedmiotu umowy strony ustaliły, że zamawiający potrąci z wynagrodzenia należnego wykonawcy kwotę 1.914,55 zł tj. 30 % zabezpieczenia. W § 14 umowy przewidziano kary umowne w sposób zabezpieczający interesy inwestora. Za wykonane roboty wykonawca wystawił fakturę Vat nr 0087/2002 z dnia 12.12.2002 roku na kwotę 127.636,90 zł. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym i zatwierdzona do zapłaty przez osoby do tego upoważnione. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 30 grudnia 2002 roku w kwocie 125.722,35 zł. Z wartości faktury do zapłaty została potrącona kwota zabezpieczenia w kwocie 1.914,55 zł, którą przekazano na rachunek sum depozytowych. Źródłem finansowania zadania były środki Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w kwocie 140.000 zł (dotacja pochodząca ze środków przyznanych decyzją Ministra Finansów z rezerwy celowej) przyznane decyzją Wojewody Łódzkiego nr FN.I.-3011-21/16-VIII/2002 z dnia 22 sierpnia 2002 roku. Do rozliczenia dotacji przedłożono oprócz faktury nr 0087/2002 na kwotę 127.636,90 zł za roboty remontowo-budowlane niżej wymienione faktury: - fakturę nr 17/2002 z dnia 09 grudnia 2002 roku wystawioną przez Zakład Instalacji Sanitarnych Jan Gutry Łódź ul Przełajowa 4m.291 na _____________________________________________________ 48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 kwotę 9.808,80 zł za opracowanie dokumentacji projektowej pn. „Termomodernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie”. Podstawę wystawienia rachunku stanowiła umowa zawarta z wykonawcą w dniu 16 października 2002 roku na roboty określone w rachunku. - fakturę nr 40/02 z dnia 12.12.2002 roku wystawiona przez Firmę KENDI” Turek za pełnienie funkcji inspektora nadzoru w kwocie 2.552,74 zł brutto. Podstawą wystawienia faktury była umowa zawarta z przedstawicielami firmy „KENDI” w dniu 12 listopada 2002 roku. Wynagrodzenie za pełnienie funkcji inspektora nadzoru ustalono w wysokości 2 % wartości prac objętych umową. „Termomodernizacja budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie gm. Uniejów” Postępowanie o zamówienie publiczne prowadzono w trybie przetargu nieograniczonego z procedurą postępowanie przewidzianą dla zamówień o wartości powyżej 30.000 EURO. W dniu 04 listopada 2002 roku do Zarządu Powiatu Poddębickiego wpłynął wniosek w sprawie zatwierdzenia trybu udzielania zamówienia publicznego na wykonanie robót budowlano-montażowych w zakresie zadania pn.: „Termomodernizacja budynku środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie gm. Uniejów”. Wniosek złożyła pani Zofia Kaźmierczak Przewodnicząca Komisji Przetargowej. Komisja Przetargowa w trzyosobowym składzie z przewodniczącą panią Zofią Kaźmierczak powołana została Uchwałą nr 139/699/02 Zarządu Powiatu Poddębickiego z dnia 04 listopada 2002 roku. Na mocy powyższej uchwały Komisja zobowiązana została do przeprowadzenia postępowania zgodnie z regulaminem pracy Komisji Przetargowej. Wartość szacunkową zamówienia określono netto w kwocie 130.200 zł – brutto (wraz z podatkiem VAT 7 %) w kwocie 140.000 zł. Wartość szacunkową zamówienia oparto o kosztorys sporządzony przez pana Adama Przytułę – pracownika Starostwa Powiatowego w Poddębicach. Według kosztorysu wartość kosztorysowa netto zadania wynosiła 130.834,35 zł. Przedmiar robót przewidywał do wykonania roboty w zakresie: - roboty montażowe kotłowni olejowej (kocioł wodny typu GT 305 żeliwny firmy DeDitrich z regulatorem DIEMATIC-m Delta z automatyką opalany olejem), - instalacje centralnego ogrzewania, orurowanie instalacji, - roboty antykorozyjne i izolacyjne, - roboty remontowo-budowlane, - ściany, - obróbki blacharskie, - instalację odgromową. _____________________________________________________ 49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Ogłoszenie o przetargu podano do publicznej wiadomości wywieszając na tablicy w okresie od 14 listopada 2002 roku do 12 grudnia 2002 (adnotacja na druku ZP – 110 dokonana przez panią Zofię Kaźmierczak). W biuletynie zamówień publicznych ogłoszenie o przetargu zamieszczono w numerze 188 z dnia 14 listopada 2002 pod pozycją 74576 . Termin składania ofert wyznaczono na dzień 09.12.2002 r. na godzinę 950, a ich otwarcia na dzień 09.12.2002 roku na godzinę 1000. Warunkiem przystąpienia do przetargu była wpłata wadium w wysokości 2.500 zł. Postępowanie prowadzone było z zastosowaniem preferencji krajowych. Zamawiający opracował specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdzoną w dniu 04 listopada 2002 roku przez pana Alfreda Szałygę – Starostę Poddębickiego. Specyfikacja zawierała informacje wymagane art. 35 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. W specyfikacji przyjęto następujące kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: - cena – 80% termin realizacji zamówienia – 10% gwarancja – 10% Pożądany termin wykonania zadania – 30 czerwca 2003 roku. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia szczegółowo opisano zasady przyznawania i wyliczania poszczególnych kryteriów, którymi zamawiający kierował się będzie przy wyborze oferty. W punkcie 1 i 19 specyfikacji wyszczególnione zostały dokumenty, które oferent winien dołączyć do oferty. Wadium ustalone zostało w wysokości 2.500 zł. W specyfikacji zawarto zapis, o treści „nie złożenie wymaganych oświadczeń lub nie spełnienie wymagań ustalonych w ustawie, siwz, w ogłoszeniu, w szczególności nie wniesienie wadium, powodować będzie wykluczenie oferenta z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego. Integralną częścią specyfikacji był wzór umowy, wzór oferty, wzór oświadczenia, wzór formularza cenowego, załącznik o doświadczeniu zawodowym oraz kosztorys ślepy. W związku z ogłoszonym przetargiem wpłynęły do zamawiającego zapytania od oferentów dotyczące przetargu nieograniczonego w zakresie wyceny robót, zamawiający przedłużył termin składania ofert do dnia 12.12.2002 roku godz 0950. O przedłużeniu terminu składania ofert powiadomiono wszystkich oferentów, którzy pobrali specyfikację istotnych warunków zamówienia (łącznie 27 oferentów). W piśmie zawarto również wyjaśnienia w sprawie wątpliwości oferentów co do zakresu wyceny robót. W ustalonym terminie do zamawiającego wpłynęło 12 ofert: - nr 1 – PBM „MARKA” Łęczyca ul. Sienkiewicza 31 - oferowana cena brutto –151.455,55 zł, - nr 2 – PPHU „BUD-HAD” Pabianice ul. Piłsudzkiego 3 - oferowana cena brutto 184.612 zł, - nr 3 – ZBO „MAR – BUD” Konin ul. Popiełuszki 2 - oferowana cena brutto 170.004,47 zł, _____________________________________________________ 50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - nr 4 –Przedsiebiorstwo Budowlane „IZAR” – ofertowana cena brutto 124.593,39 zł, - nr 5 – „TERMBUD” Konin ul. Ametystowa 16 – oferowana cena brutto – 161.420,90 zł, - nr 6 - PPHU „Instal – bud” Sieradz ul. Spychalskiego 4 – ofertowana cena brutto 140.554,18 zł, - nr 7 – „Projnad” Sieradz ul. Krakowskie Przedmieście 41 – oferowana cena brutto 139.855,56 zł, - nr 8 – Firma Budowlana „JANIAK” Turek ul. Gorzelniana 18 – oferowana cena brutto 138.023,45 zł, - nr 9 – Zakład Budowlany „BUD-BET” Turek ul. Oś. Wyzwolenia 3/9 – oferowana cena brutto 118.522,41 zł, - nr 10 – PPHU „EKO-BUD” Łódź ul. Zadziańska 49 – oferowana cena brutto 125.290,70 zł, - nr 11 – PPHU „MAK-BUD” Sieradz ul. Paderewskiego 2A – oferowana cena brutto 150.109,23 zł, - nr 12 – Przedsiębiorstwo Instalacyjno – Budowlane „EKO –SERWIS” Sieradz ul. Nowowiejskiego 5 – oferowana cena brutto 111.196,59 zł Wszyscy oferenci złożyli wadium w terminie i wysokości wymaganej przez zamawiającego. W dniu 12.12.2002 roku o 1000 w siedzibie Starostwa Powiatowego w Poddębicach nastąpiło otwarcie ofert. Członkowie Komisji Przetargowej złożyli oświadczenia wymagane art. 20 ustawy o zamówieniach publicznych (druki ZP-21). Komisja uznała 6 ofert za ważne, natomiast pozostałych 6 oferentów wykluczono z postępowania o zamówienie publiczne. Przyczyną wykluczenia oferentów było nie spełnienie wymagań ustalonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie między innymi: nieaktualnej polisy ubezpieczeniowej, nieaktualnego zaświadczenia o nie zaleganiu ze składkami, brak potwierdzenia dokumentów za zgodność z oryginałem, brak oznaczenia dokumentu numerem strony. Oferentów o przyczynach wykluczenia z postępowania o zamówienie publiczne poinformowano pismem z dnia 19.12.2002 roku. Oferenci dopuszczeni do udziału w postępowaniu złożyli oświadczenia o niepozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji w rozumieniu ustawy z dnia 22 marca 1991 roku - Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi i funduszach powierniczych (Dz. U. z 1994 r. nr 58, poz. 239) z pozostałymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego, biorącymi udział w postępowaniu. Z otwarcia ofert sporządzono protokół zawierający: druk ZP-41 - zbiorcze zestawienie ofert otwartych w dniu 20.09.2002 roku, druk ZP-45 - zestaw dokumentów wymaganych od wykonawców biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, druk ZP-46 - informacja o spełnieniu warunków wymaganych od wykonawców, druk ZP-51 - kryteria oceny ofert i _____________________________________________________ 51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 ich znaczenie, druk ZP-52 - karta indywidualnej oceny ofert, druk ZP-53 streszczenie oceny ofert i ich znaczenie. W wyniku oceny Komisji Przetargowej najwyższą liczbę punktów uzyskała oferta nr 12 (300 punktów) złożona przez Przedsiębiorstwo Instalacyjno – Budowlane "EKO SERWIS” z Sieradza, legitymująca się jednocześnie najniższą ceną. Protokół został podpisany przez członków komisji i zatwierdzony w dniu 19.12.2002 roku przez Starostę Powiatu Poddębickiego pana Ryszarda Ryttera. Ogłoszenie o wynikach postępowania zamieszczone zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 3 pod pozycją 1100 z dnia 08.01.2003 roku. Na tablicy ogłoszeń informację o wyniku postępowania podano do publicznej wiadomości w okresie od 19.12.2002 rok do 30.12.2002 roku Zamawiający poinformował oferentów o wyniku przetargu, wskazując nazwę i siedzibę oferenta, którego wybrano oraz cenę – stosownie do art. 50 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Umowa z wybranym oferentem – Przedsiębiorstwem Instalacyjno – Budowlanym „EKO-SERWIS” zawarta została w dniu 30 grudnia 2002 roku. Zarząd Starostwa Powiatu Poddębickiego reprezentowali: pan Ryszard Rytter – Starosta Poddębicki i pani Teresa Świderska – Możdżan – Wicestarosta. Termin zakończenia zadania ustalono do dnia 31 marca 2003 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy („Termomodernizacji budynku Środowiskowego Domu Samopomocy w Czepowie”) ustalono kwotę brutto 111.196,59 zł tj. kwotę zawartą w ofercie złożonej do przetargu. Wynagrodzenie wykonawcy rozliczane będzie fakturami przejściowymi na podstawie protokółu odbioru elementów robót potwierdzonych przez inspektora nadzoru. Zamawiający powołał inspektorów nadzoru w osobach: Jana Gutry – legitymującego się uprawnieniami w spec. instalacji sanitarnych i Witolda Krysiaka – legitymującego się uprawnieniami budowlanymi. Wykonawcę zobowiązano do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % kwoty umownej tj. kwoty 5.559,83 zł. Wykonawca wniósł zabezpieczenie przed podpisaniem umowy w następujący sposób: 30 % w gotówce – kwota 1.667,95 zł i 70 % w formie gwarancji ubezpieczeniowej – kwota 3.891,88 zł. W § 14 umowy strony zawarły zapisy dotyczące kar umownych z tytułu nienależytego wykonania umowy lub nie wykonania umowy a mianowicie: - dla wykonawcy: za odstąpienie od umowy przez zamawiającego wskutek okoliczności, za które odpowiada wykonawca – 10 % wynagrodzenia umownego; za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy - 0,2 % wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki; za zwłokę w w usunięciu wad w wysokości 0,2 % wynagrodzenia, - dla zamawiającego: za odstąpienie od umowy wskutek okoliczności, za które odpowiada zamawiający w wysokości 10 % wynagrodzenia umownego. Umowę zaopatrzył w kontrasygnatę Skarbnik Powiatu pan Jan Skórka. Umowa posiada podpisy radcy prawnego pani Małgorzaty Byczyńskiej i Zastępcy Naczelnika Wydziału Inwestycji pani Zofii Kaźmierczak. Za zrealizowane roboty wykonawca wystawił dwie faktury: _____________________________________________________ 52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - nr 0010/2003 z dnia 03.04.2003 roku na kwotę 52.530,67 zł, - nr 006/2003 z dnia 24.02,2003 roku na kwotę 58.665,93 zł - Razem 111.119,60 zł. Źródłem finansowania zadania były: środki Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w kwocie 60.000 zł zgodnie z decyzją Wojewody Łódzkiego nr FN.I.30013/P/2003 oraz środki Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska według umowy nr 488/OA/D/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku. W § 2 umowy dotacji zawarto zapis, że kwota dotacji w wysokości 140.000 zł przekazana zostanie sukcesywnie w transzach w terminie do dnia 30 czerwca 2003 roku na podstawie harmonogramu finansowo-rzeczowego. Według oświadczenia Skarbnika Powiatu w związku z tym, że inwestycja nie została w pełni zakończona (roboty etapowe trwają nadal) nie dokonano przeksięgowania zadania na majątek Powiatu. IX. EWIDENCJA MAJĄTKU POWIATU. INWENTARYZACJA 1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILOŚCIOWA, ILOŚCIOWO – WARTOŚCIOWA) Zasady ewidencji składników majątku w Starostwie Powiatowym w Poddębicach ustalone zostały w §§ 11, 12, 13, 14 i 15 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych. Najważniejsze postanowienia zawarte w instrukcji dotyczące ewidencji składników majątkowych to: w księgach rachunkowych środki trwałe i pozostałe środki trwałe wykazuje się w ujęciu wartościowym, ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych prowadzona jest zgodnie z indeksem asortymentów występujących w jednostce pokazana jako załącznik nr do instrukcji (podział na 23 grupy rodzajowe z oznaczeniem symboli przypisanych dla każdego asortymentu), nie ewidencjonuje się materiałów mających charakter jednorazowego użytku, o ile są to wartości niewielkie a ich wartość jednostkowa nie przekracza 10 zł, a wartość jednorazowego zakupu nie przekracza wartości 350 zł, ewidencja rzeczowych składników majątku prowadzona jest w sposób uproszczony (odpisywanie w koszty w momencie zakupu), z obligatoryjnym ustaleniem na koniec roku obrotowego stanu tych składników drogą spisu z natury i ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu. _____________________________________________________ 53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 5. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013. 2.1. Urządzenia księgowe Ewidencja środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych - konta 011 i 013 w Starostwie Powiatowym w Poddębicach prowadzona jest od roku 2003 komputerowo. Dotyczy to ewidencji syntetycznej i analitycznej. Do końca roku 2002 zarówno ewidencja analityczna jak i syntetyczna prowadzona była ręcznie. 2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) Szczegółową kontrolą prawidłowości udokumentowania obrotów na koncie 011 i 013 objęto rok 2003 . Stan konta 011 na początek roku według bilansu otwarcia wynosił 8.074,203,84 zł. W trakcie roku 2003 przyjęto na stan środków trwałych składniki majątkowe w kwocie 341.753,70 zł. Zwiększenie wartości majątku nastąpiło na skutek zakupu nowych składników majątkowych. Wyrywkową kontrolą objęto prawidłowość ewidencji zakupu dokonanego na podstawie dokumentu księgowego nr 105/3 - zakup sprzętu nagłaśniającego na kwotę 8.707 zł, dowód księgowy nr 212/430 - zakup zestawu komputerowego na kwotę 4.000 zł. Pozycje prawidłowo ujęto w ewidencji księgowej. Stan majątku na dzień 31.12.2003 rok wynosił 8.415.957,54 zł. W trakcie roku 2003 wyksięgowano ze stanu środki trwałe w kwocie 86.147,26 zł. Zmniejszenie składników majątkowych nastąpiło na skutek sprzedaży środków transportowych (samochód Polonez 1,6, samochód NYSA) oraz nieodpłatnego przekazania sprzętu komputerowego i kserokopiarki na podstawie protokółu z dnia 14.11.2003 roku (dowód księgowy 199/472) dla Urzędu Gminy w Dalikowie. Wartość przekazanego sprzętu wynosiła 31.605,24 zł w tym kwotę 30.218,95 zł stanowiło jego umorzenie. Stan konta 013 na początek roku 2003 według bilansu otwarcia wynosił 265.631,75 zł. W trakcie roku 2002 zwiększono składniki majątkowe o kwotę 265.631,88 zł. Udokumentowanie zwiększenia stanu majątku były przede wszystkim faktury zakupu. Wyrywkową kontrolą objęto niżej wymienione pozycje zakupów: - dowód księgowy nr 2403 zakup bindownicy na kwotę 524,60 zł, - dowód księgowy nr 5766 zakup biurka na kwotę 395 zł, - dowód księgowy nr 2901 - zakup taśmy mierniczej na kwotę 218,94 zł. Wszystkie pozycje prawidłowo ujęto w ewidencji konta 013. W roku 2002 zmniejszenie stanu majątku na koncie 013 nastąpiło w wyniku wyksięgowania przedmiotów o małej wartości. Łączna kwota wyksięgowanych składników majątkowych o małej wartkości według dowodu księgowego nr 6342 wynosiła 43.923,95 zł. _____________________________________________________ 54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Stan składników majątkowych ujętych w ewidencji konta 013 wynosił na dzień 31.12.2002 roku 345.968,43 zł. 2.3. Prawidłowość stosowanych odpisów umorzeniowych Prawidłowość stosowanych odpisów umorzeniowych ustalono w oparciu o naliczone umorzenia w roku 2002 – kwota 1.186.389,58 zł i w roku 2003 1.386.092,10 zł. Stwierdzono prawidłowe zastosowanie stawek umorzeniowych we wszystkich pozycjach składników majątkowych. W toku kontroli stwierdzono, że w tabeli umorzeniowej grupy 8 podgrupy 80 r.803/2 – wyposażenie techniczne przy zastosowaniu prawidłowej stawki procentowej umorzenia – 14 % stawki, dokonano błędnego przeliczenia w poszczególnych pozycjach: Nazwa Środka Trwałego Staw Kwota ka % naliczona Kopiarka RICOH FT 4015 14 Kwota prawidłowa Różnica 762,50 854,00 91,50 Ploter OCE 5120 14 1.774,87 1.987,86 212.99 Kserokopiarka Canon 14 686,10 768,43 82,33 Kserokopiarka Canon 14 739,63 828,38 88,75 Światłokopiarka 14 1.296,86 1.452,48 155,62 Kserokopiarka Canon 14 436,15 488,49 52,34 Kserokopiatka Canon 14 1.067,50 1.195,60 128,10 6.763,61 7.575,24 811,63 Razem W wyniku powyższych ustaleń kontrolujące stwierdziły różnicę nieprawidłowo naliczonych stawek umorzeniowych zaniżoną o kwotę 811,63 zł. Wyjaśnienie w sprawie nieprawidłowo naliczonych wartości umorzenia złożyła pani Anna Rutkowska i Skarbnik Powiatu. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 6 do protokółu kontroli. W trakcie kontroli kontrolującym przedłożono polecenie księgowania nr 205 wystawione według stanu na dzień 31.12.2003 roku sporządzone na okoliczność doksięgowania kwoty 811,63 zł do wartości umorzonych środków trwałych. Powyższą kwotę ujęto w księgach rachunkowych Starostwa za rok 2003. _____________________________________________________ 55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 6. EWIDENCJA WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH Według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku na koncie 020 - wartości niematerialne i prawne figurowało 9 programów komputerowych na łączną kwotę 41.254 zł. Stawka umorzeniowa wszystkich nabytych programów komputerowych wynosi 30 %. Z ewidencji wynika, że 4 programy są całkowicie umorzone. Wartość umorzenia rocznego pozostałych programów naliczona została zarówno w roku 2002 jak i 2003 prawidłowo. 7. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH (MATERIAŁY, FINANSOWY MAJĄTEK TRWAŁY) W Starostwie Powiatowym w Poddębicach na koncie 310 ewidencjonowane są materiały w magazynie Wydziału Dróg. Stan konta 310 na dzień 31 grudnia 2002 roku wynosił 69.514,13 zł na dzień 31 grudnia 2003 roku 83.301,95 zł. Według analityki do konta 310 na stanie znajduje się między innymi sól drogowa, piasek, znaki drogowe, folia odblaskowa itp. Zinwentaryzowany stan materiałów na dzień 31 grudnia 2002 roku jest zgodny ze stanem księgowym. 8. INWENTARYZACJA 5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji Zasady przeprowadzenie inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Poddębicach ustalone zostały w § 19 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. W punktach 1-4 cytowanego wyżej paragrafu 19 instrukcji ustalono zasady obiegu dokumentów służących do przeprowadzenia spisu z natury. W zakresie terminów oraz form przeprowadzenia inwentaryzacji w instrukcji zawarto zapis o treści: „terminy oraz formy przeprowadzenia inwentaryzacji określa kierownik jednostki w trybie zarządzenia”. 5.2. Prawidłowość przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji Kontrolą w zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji objęto inwentaryzację przeprowadzoną w roku 2002 w związku z pełnym objęciem w tym roku spisem z natury składników majątkowych starostwa powiatowego. Zarządzeniem nr 53/2002 z dnia 05 grudnia 2002 roku w sprawie inwentaryzacji rocznej składników majątkowych Starostwa Powiatowego w Poddębicach Starosta Poddębicki ustalił terminy przeprowadzenia spisów z natury majątku Starostwa Powiatowego w Poddębicach a mianowicie: _____________________________________________________ 56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - materiałów w magazynach i środków trwałych wg stanu na dzień 31 grudnia 2002 roku, - pozostałych środków trwałych w używaniu oraz wartości niematerialnych i prawnych wg. stanu na dzień 31 grudnia 2002 roku. Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołano dwa zespoły spisowe w trzy i cztero-osobowym składzie. Nadzór nad pracą poszczególnych zespołów spisowych powierzono Komisji Inwentaryzacyjnej w dwuosobowym składzie z Przewodniczącą panią Elżbietą Król. Zakres prac Komisji oraz poszczególnych zespołów spisowych określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 53 Starosty Powiatowego. W § 3 instrukcji ustalono iż z uwagi na to, że składniki majątku jednostki znajdują się na terenie strzeżonym jak również w związku z tym, że majątek jest objęty ewidencją ilościowo – wartościową środki trwałe będą inwentaryzowane nie rzadziej niż raz na 4 lata, materiały inwentaryzowane będą nie rzadziej niż raz na 2 lata natomiast środki pieniężne oraz należności i zobowiązania inwentaryzowane będą nie rzadziej niż raz na rok. W instrukcji szczegółowo określono obowiązki zespołów spisowych, komisji inwentaryzacyjnej, zasady wypełniania arkuszy spisowych, zasady wyceny składników majątkowych. Z wyjaśnień Skarbnika Powiatu pana Jana Skórki wynika, że powodem uznania obiektu majątku Starostwa za obiekty strzeżone, jest fakt całodobowego jego dozoru. Ustalenia kontroli: • Spis z natury przeprowadzono na 44 ostemplowanych arkuszach spisowych, ponumerowanych i zaparafowanych przez Przewodniczącą Komisji Inwentaryzacyjnej, • Spisu dokonały zespoły spisowe w składzie ustalonym przez Starostę Powiatu Poddębickiego w Zarządzeniu 53/2002, • Arkusze spisowe zostały wypełnione zgodnie z zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. nr 76 poz. 694) a w szczególności z art. 22 cytowanej ustawy, • Wyceny spisu z natury oraz jego rozliczenia poprzez zestawienie danych wynikających ze stanu faktycznego według arkuszy spisowych, z danymi według ksiąg rachunkowych dokonały panie: Anna Rutkowska, Maria Zagłoba i Jolanta Pluta – pracownice Wydziały Finansowego Starostwa Powiatowego w Poddębicach. W wyniku przeprowadzonego rozliczenia stwierdzono niedobór składników majątkowych na kwotę 0,56 zł i nadwyżkę w kwocie 4,39 zł, • W rozliczeniu końcowym Komisja Inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego proponowała powstałe różnice rozliczyć poprzez zdjęcie ze stanu środków trwałych niedoboru w wysokości 0,56 zł, natomiast o nadwyżkę w kwocie 4,95 zł zwiększyć stan pozostałych środków trwałych w użytkowaniu. Kontrolującym przedłożono polecenie księgowania ewidencjonujące stwierdzone różnice. _____________________________________________________ 57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ : W okresie objętym kontrolą kontrolowana jednostka realizowała niżej wymienione zadania na podstawie porozumień: z jednostkami samorządu terytorialnego 1) Porozumienie zawarte w dniu 21 maja 2002 roku z Zarządem Gminy Zadzim na pokrycie kosztów związanych z prowadzeniem kontroli w sklepach i lokalach gastronomicznych prowadzących sprzedaż i podania alkoholu na terenie Gminy Zadzim oraz zakup wyposażenia w Powiatowej Izbie Zatrzymań w Poddębicach. Na mocy tego porozumienia Gmina Zadzim zobowiązała się do przekazania kwoty 5.000 zł na powierzone zadania. W umowie nie określono terminu wpłaty środków finansowych na konto Starostwa. 2) Porozumienie zawarte w dniu 3 czerwca 2002 roku z Zarządem Gminy Zadzim. Przedmiotem porozumienia była realizacja dwóch zadań w zakresie: − pokrycia części kosztów zakupu paliwa niezbędnego do prowadzenia służb patrolowych na terenie Gminy Zadzim, − zakupu kart telefonicznych do służbowych telefonów komórkowych. Na realizację zadań Gmina Zadzim przyznała Starostwu środki w łącznej kwocie 2.000 zł, z tego na zakup paliwa 1.000 zł i na zakup kart telefonicznych również 1.000 zł. W umowie brak określenia terminu przekazania środków finansowych na ww. zadania. 3) Porozumienie zawarte w dniu 9 lipca 2003 roku pomiędzy Powiatem Poddębickim a Gminą Zadzim dotyczące partycypacji kosztów uczestnictwa dzieci z Gminy Zadzim w warsztatach organizowanych podczas Dni Partnerskich w Księżych Młynach w dniach 14-16.07.2003 roku. Na mocy tego porozumienia Gmina Zadzim zobowiązała się do przekazania kwotę 345 zł. 4) Porozumienie z dnia 9 lipca 2003 roku w sprawie partycypacji Gminy Poddębice kosztów uczestnictwa dzieci z Gminy Poddębice w warsztatach organizowanych podczas Dni Partnerskich w Księżych Młynach. Porozumienie zawarte zostało między Powiatem Poddębickim a Gminą Poddębice. Gmina Poddębice przeznaczyła na realizację tego zadania kwotę w wysokości 280 zł. 5) Porozumienie z dnia 20 października 2003 roku zawarte z Gminą Pęczniew. Przedmiotem tego porozumienia było pokrycie kosztów _____________________________________________________ 58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 związanych z opracowaniem dokumentacji projektowej na modernizację drogi powiatowej nr 37138 Lubola – Rzeczyca. Zgodnie z umową Gmina Pęczniew zobowiązała się do przekazania kwoty 10.000,00 zł. 6) Porozumienie zawarte w dniu 28 listopada 2003 roku w sprawie dofinansowania kosztów organizacji i funkcjonowania Szkoły Muzycznej Igo Stopnia w Uniejowie – Oddział w Poddębicach, zawarte zostało między Powiatem Poddębickim a Gminą Poddębice. Na mocy tego porozumienia Burmistrz Poddębic zobowiązał się zabezpieczyć środki w budżecie Gminy Poddębice na działalność oddziału w wysokości 5.000,00 zł. z administracją rządową 1) Porozumienie zawarte w dniu 6 kwietnia 1999 roku pomiędzy Wojewodą Łódzkim a Zarządem Powiatu Poddębickiego w sprawie powierzenia niektórych zadań paszportowych. Do przedmiotowych zadań Starostwa powiatu poddębickiego z zakresu załatwiania spraw paszportowych należą m.in.: − przyjmowanie wniosków Pz-70 o wydanie paszportu, − ustalanie opłat paszportowych, − odbieranie od wnioskodawców oświadczeń o okolicznościach utraty paszportu, − prowadzenie ewidencji przyjętych wniosków o wydanie paszportu. Określone wyżej zadania są wykonywane przez Powiat przy wykorzystaniu ¼ etatu kalkulacyjnego. Wykonywanie ww. zadań finansowane jest z budżetu Wojewody w formie dotacji celowej na zadania powierzone (dz.91 rozdz.9142 § 07). Środki finansowe na pokrycie kosztów utrzymania ¼ etatu ustalane są corocznie i przekazywane w okresach miesięcznych z góry do dnia 10 każdego miesiąca. Wysokość środków finansowych jest każdorazowo określana pisemnie przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi. Porozumienie zostało zawarte na czas nieokreślony. 2) Porozumienie zawarte w dniu 15 maja 2000 roku pomiędzy Wojewodą Łódzkim a Zarządem Powiatu Poddębickiego w sprawie powierzenia niektórych zadań związanych z poborem. Do zadań przedmiotowych należą: − zawieranie umów z kierownikami zakładów opieki zlecających prowadzenie badań specjalistycznych i szpitalnej poborowych, − wypłacanie wynagrodzeń za udział w pracy powiatowej komisji lekarskiej i powiatowej komisji poborowej oraz pokrywanie kosztów badań specjalistycznych i obserwacji szpitalnej poborowych. zdrowotnej obserwacji Na mocy tego porozumienia Wojewoda Łódzki w 2000 roku zobowiązał się przekazać dotację celową w kwocie 20.379,00 zł (dz.91 rozdz.9192). _____________________________________________________ 59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Wysokość dotacji na realizację zadań ustalana Porozumienie zostało zawarte na czas nieokreślony. jest corocznie. Aneksem z dnia 28 stycznia 2002 roku do przedmiotowego porozumienia strony ustaliły, że w 2002 roku na realizację zadań ww. porozumienia zostanie przekazana dotacja celowa w kwocie 8.850 zł. Na mocy aneksu z dnia 10 stycznia 2003 roku określono kwotę dotacji celowej w wysokości 8.400 zł na realizację porozumienia. Terminowość otrzymywania środków na realizację wykonywanych zadań Porozumienie zawarte z Gminą Zadzim w dniu 21 maja 2002 roku na pokrycie kosztów związanych z prowadzeniem kontroli w sklepach i lokalach gastronomicznych prowadzących sprzedaż i podania alkoholu. Porozumienie zawarte z Gminą Zadzim w dniu 3 czerwca 2002 roku pokrycie kosztów zakupu paliwa. W toku kontroli terminowości przekazywania środków na realizację zadań kontrolujący stwierdzili, że w ww. porozumieniach brak było określenia terminu rozliczenia środków. Porozumienie zawarte z Gminą Pęczniew w dniu 20 października 2003 roku w sprawie pokrycia kosztów związanych z opracowaniem dokumentacji projektowej na modernizację drogi powiatowej. W toku kontroli wymienionego porozumienia stwierdzono, że w 2003 roku Gmina Pęczniew przekazała na rzecz Starostwa Powiatowego środki finansowe z uchybieniem terminu określonego w porozumieniu, a mianowicie w dniu 17 grudnia 2003 roku („Gmina z tytułu realizacji zadania, o którym mowa w § 2 przekaże Powiatowi kwotę 10.000 zł (...) w terminie do 30 listopada 2003 roku.”). Porozumienie zawarte z Gminą Poddębice w dniu 9 lipca 2003 roku w sprawie partycypacji kosztów uczestnictwa dzieci w warsztatach organizowanych podczas Dni Partnerskich w Księżych Młynach. W toku kontroli terminowości otrzymywania środków na realizację zadania ujętego w przedmiotowym porozumieniu kontrolujący stwierdzili, że środki przeznaczone na realizację zadania zawartego w tym porozumieniu przeznaczono z uchybieniem terminu ustalonym w umowie. Środki te przekazano w dniu 26 września 2003 roku, tj. po 57 dniach od daty doręczenia noty księgowej („Powiat Poddębicki obciąży notą księgową Gminę Poddębice ww. kosztami po zakończeniu warsztatów, w terminie nie przekraczającym 14 dni od daty doręczenia noty.”). _____________________________________________________ 60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 W pozostałych porozumieniach określono terminy oraz zasady rozliczania środków przeznaczonych na realizację poszczególnych zadań. Środki przeznaczone na realizację programów zawartych w porozumieniach przeznaczano w terminach ustalonych w porozumieniach. XI. 1. ROLICZENIA BUDŻETU Z SAMORZĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDŻETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKOŚĆ I RODZAJ W Powiecie Poddębickim nie powołano zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych. 2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUDŻETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUDŻETU GMINY W związku z tym, że na terenie Powiatu Poddębickiego nie funkcjonuje Gospodarstwo Pomocnicze i Zakład Budżetowy nie dokonywane były wpłaty do budżetu powiatu z tych instytucji. 3. DOTACJE NA RZECZ INSTYTUCJI KULTURY I ICH ROZLICZENIE Jako instytucja kultury na terenie Powiatu Poddębickiego działa Powiatowa Biblioteka Publiczna w Poddębicach. Powiatowa Biblioteka Publiczna powołana została uchwałą nr XIII/92/2000 Rady Powiatu Poddębickiego z dnia 27 kwietnia 2000 roku w sprawie utworzenia powiatowej Biblioteki Publicznej. Bibliotece nadano statut w brzmieniu stanowiącym załącznik do uchwały. Stosownie do zapisu § 15 statutu Biblioteka prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych przepisami ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Plan i wykonanie dotacji dla instytucji kultury w kontrolowanym okresie przedstawiają się następująco: Dział 921 Rozdział 92116 § 2550 rok 2002 plan 80.000 zł wykonanie 80.000 zł rok 2003 plan 86.000 zł wykonanie 86.000 zł Sprawozdanie finansowe za rok 2002 Rada Powiatu Poddębickiego zatwierdziła uchwałą nr IX/45/03 z dnia 12 czerwca 2003 roku. _____________________________________________________ 61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 4. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ I ICH ROZLICZENIE W kontrolowanej jednostce środki finansowe na utrzymanie Szpitala Powiatowego otrzymywane są w ramach kontraktu wojewódzkiego przeznaczonego na inwestycje własne pn. „Rozbudowa i Modernizacja Szpitala Powiatowego w Poddębicach. Dotacje na utrzymanie szpitali otrzymane: 2002 rok 851111 § 643 (dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację inwestycji i zakupów inwestycyjnych własnych powiatu) 5.000.000– plan – wykonanie 5.000.000 zł Wydatkowane środki w rozdziale 851111 § 6140 (wydatki na zakupy inwestycyjne pozostałych jednostek.) plan 71.406 zł, wykonanie 71.406 zł. § 6220 (dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych innych jednostek sektora finansów publicznych) 5.000.000 plan - 5.000.000 wykonanie, 2003 rok 851111 § 213 (dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację bieżących zadań powiatu) 237.420 zł – plan – 231.696 zł wykonanie 851111 § 643 (dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację inwestycji i zakupów inwestycyjnych własnych powiatu) 3.418.000 – plan – wykonanie 3.417.990 zł Wydatkowanie środków w ramach rozdziału 851111 § 2560 (dotacja podmiotowa z budżetu dla samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej)237.420 plan 231.696 wykonanie § 6220 (dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych innych jednostek sektora finansów publicznych) 3.418.000 zł - plan 3.417.990 zł – wykonanie. 5. FUNDUSZ GOSPODARKI ZASOBEM GEODEZYJNYM I KARTOGRAFICZNYM Środki Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym gromadzone są na wyodrębnionym rachunku bankowym otwartym w Banku Spółdzielczym w Poddębicach. Stan środków na rachunku na dzień 31.12.2003 r. wynosił 183.879,31 zł. Na dzień 31.12.2003 roku środki z utworzonej w Banku Spółdzielczym w Poddębicach lokaty wynosiły 158.832,92 zł. Przychody funduszu. _____________________________________________________ 62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Rok 2002 Przychody w 2002 roku stanowiły kwotę 308.005 zł i pochodziły z następujących tytułów: • • • wpływy z tytułu wyrysów, wypisów, wpłaty na fundusz z Powiatowego Ośrodka Dokum. Geod. i Kartog. – kwota 258.005 zł odsetki w kwocie 0 zł dotacja z centralnego Funduszu – 50.000,00 zł. Rok 2003 Przychody w roku 2003 stanowiły kwotę 364.202 zł (plan 160.000 zł) i pochodziły z następujących źródeł: • wpływy z tytułu wyrysów, wypisów oraz wpłat Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w łącznej kwocie 353.550 zł. • odsetki w kwocie 10.652 zł, • dotacja z centralnego funduszu 0 zł. Wydatki funduszu. Rok 2002 Wydatki w roku 2002 stanowiły kwotę 472.064 zł i przeznaczone zostały na: • • • przelewy redystrybucyjne – § 2960 kwota 53.512 zł, zakup materiałów i wyposażenia § 4210 – kwota 29.101 zł, zakup usług remontowych § 4270 – kwota 645 zł (prace konserwacyjne kserokopiarki) • zakup usług pozostałych § 4300 – kwota 339.774 zł (w tym prace geodezyjne – 295.453 zł), • podróże służbowe – § 4410 kwota 3.520 zł, • wydatki inwestycyjne § 6120 – kwota 45.512 zł w tym: na zakup drukarki – kwota 37.332 zł i zestawu komputerowego – kwota 8.180 zł Rok 2003 Wydatki w roku 2003 stanowiły kwotę 188.002 zł i przeznaczone zostały na: • • • • • • przelewy redystrybucyjne – kwota 71.615 zł (§ 2960) zakup materiałów - kwota zł 40.817 zł (§ 4210), zakup usług pozostałych – kwota 2.649 zł § 4270(roboty konserwacyjne kopiarki, kserokopiarki i światłokopiarki), pozostałe usługi – kwota 50.102 zł (w tym wykonanie wektoryzacji działek kwota 24.610 zł (§ 4300), podróże służbowe – kwota 369 zł (§ 4410), na inwestycje kwotę 22.450 zł (§ 6120), Stan środków obrotowych na koniec roku 2003 wykazany w sprawozdaniu Rb 33 wynosi 327.502 zł z tego: _____________________________________________________ 63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 należności 13.729 zł, zobowiązania 28.502 zł, środki pieniężne 342.712 zł (stan zgodny z rachunkiem bankowym na dzień 31.12.2003 roku) Kontroli poddano niżej wybrane pozycje księgowe: - fakturę VAT nr 01005525497 z dnia 08.10.2002 roku na kwotę 93.090 zł wystawioną przez Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno Kartograficzne w Łodzi Sp. z o.o., za wykonanie prac geodezyjnych – mapy numerycznej ewidencji gruntów i budynków na obiekcie Gmina Poddębice. Fakturę zapłacono przelewem 25.10.2002 roku. Wyboru wykonawcy na wykonanie zamówienia dokonano w trybie przetargu nieograniczonego z procedurą uproszczoną przewidzianą dla zamówień nie przekraczających wartości 30.000 EURO. • uchwałą nr 108/525/02 Zarządu Powiatu Poddębickiego z dnia 25 stycznia 2002 roku postanowiono udzielić zamówienia publicznego na zmianę nośnika i przetworzenie rastrów map analogowych do postaci numerycznej poprzez wektoryzację granic dziełek i użytków oraz ich wizualizację do programu EWMAPA dla Gminy Poddębice. Ilość dziełek do wektoryzacji – 12590, powierzchnia ogółem 21877 ha. W § 2 zarządzenie powołano komisję przetargową do przeprowadzenia przetargu nieograniczonego w trzyosobowym składzie z przewodniczącym panem Piotrem Jankowskim – Naczelnikiem Wydziału Geodezji , Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami. Pozostali członkowie komisji byli również pracownikami Wydziału GKiGN. • Wartość szacunkową zamówienia określono na kwotę 100.720 zł. Podstawę wyceny stanowiły środowiskowe zasady wyceny. • Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na wykonanie zamówienia wywieszono na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w okresie od 05.03 do 22.03.2002 roku. W ogłoszeniu podano, że wymagany termin realizacji zamówienia to 30 września 2002 roku. Termin składania ofert ustalono do dnia 21 marca 2002 roku do godziny 930. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 21 marca 2002 roku o godzinie 1000. Kryteria według których zamawiający będzie dokonywał oceny ofert ustalono według wagi: cena – 60 %, ilość pomierzonych punktów – 30 %, skrócenie terminu wykonania zamówienia – 10 %. • Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził Starosta Powiatu Poddębickiego pan Alfred Szałyga. Przedmiot zamówienia oraz rzeczowy zakres robót (ramowe warunki techniczne) zawarto w załączniku nr 1 do specyfikacji. Ramowe warunki techniczne opracowane dla zamówienia szczegółowo określają: dane formalno – organizacyjne, wymagane materiały geodezyjne i zakres ich wykorzystania, przedmiot i zakres prac oraz wymagania stawiane materiałom przekazanym do Ośrodka po wykonaniu prac geodezyjnych. Do warunków technicznych załączono wykaz rastrów map ewidencyjnych oraz załącznik graficzny dotyczący wektoryzacji granic działek użytków dla gminy Poddębice. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia spełnia wszystkie wymogi _____________________________________________________ 64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 określone w art. 35 ust. 1 ustawy o.z.p. Załączniki nr 2,3,4,5,6,7 do specyfikacji stanowią: wzór oferty, wzór oświadczenia składanego przez oferenta, wykaz surowców, produktów i przedmiotów krajowych przewidzianych do użycia przy wykonaniu zamówienia, wzór formularza ofertowego, projekt umowy oraz formularz doświadczenia zawodowego w którym oferent wskazywał rodzaj prac zrealizowanych w ciągu ostatnich trzech lat o charakterze, wartości i złożoności podobnych do zamówienia objętego kontrolą. W dokumentacji przetargowej znajduje się druk ZP-14 z którego wynika, że specyfikację pobrały 4 firmy zainteresowane wykonaniem zamówienia. • Przetarg odbył się w dniu 21 marca 2002 roku. O udzielenie zamówienia publicznego ubiegało się 3 oferentów, którzy złożyli oferty uznane przez członków Komisji Przetargowej za ważne. Oferty złożyli: 1) Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno-Kartograficzne w Łodzi – oferowana cena brutto – 93.090 zł, 2) „CADexpert” Sp.z.o.o Łódź – oferowana cena brutto 94.299,10 zł, 3) Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych w Poddębicach – oferowana cena brutto 101.034,75 zł. W wyniku przeprowadzonego postępowania najwyższą liczbę punktów – 200 uzyskała oferta nr 1 legitymująca się najniższą ceną. Z postępowania o zamówienie publiczne sporządzono protokół, który zatwierdził Starosta Poddębicki pan Alfred Szałyga. • Ogłoszenie o wyniku postępowania wywieszono na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Poddębicach w okresie od 22.03.2002 do 19.04.2002 roku. Ponadto wszystkich oferentów poinformowano o wynikach przetargu pismem z dnia 22.03.2002 roku. W piśmie wskazano wybraną ofertę, która zdobyła najwyższą liczbę punktów oraz wymieniono cenę wybranej oferty. W piśmie do wybranego oferenta wyznaczono termin podpisania umowy. • Umowę z wybranym oferentem – Okręgowym Przedsiębiorstwem Geodezyjno-Kartograficznym w Łodzi zawarto w dniu 26 marca 2002 roku. Starostwo Powiatowe w Poddębicach reprezentował pan Alfred Szałyga – Starosta Poddębicki, kontrasygnatę złożył Skarbnik Powiatu pan Jan Skórka. Termin wykonania prac ustalono na 15.09.2002 rok (zgodnie z terminem ustalonym w ofercie). Wynagrodzenie za wykonany zakres robót ustalono w wysokości brutto 93.090 zł przy zastosowaniu 7% stawki podatku VAT. W § 9 umowy strony ustaliły kary umowne z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy. Wykonawca zapłaci zamawiającemu: 15 % wartości wynagrodzenia w przypadku odstąpienia od umowy na skutek okoliczności za które odpowiada wykonawca, 0,2 % wartości wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki w wykonaniu prac, 10,0 % wartości wynagrodzenia za zgłoszenie do odbioru prac z wadami, 0,5 % wartości wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie rękojmi za wady. Zamawiający zapłaci wykonawcy karę umowną w wysokości 15 % wartości ustalonego wynagrodzenia w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada zamawiający. • Protokół odbioru prac geodezyjnych sporządzono w dniu 08.10.2002 roku. Zgodnie ze sporządzonym protokółem odbioru sprawdzono _____________________________________________________ 65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 wykonane prace w zakresie: dokładności wektoryzowania granic działek i użytków, dokładność ponownego wpasowania rastrów map ewidencyjnych. Ponadto porównano nałożenie map sytuacyjnowysokościowych i zwektoryzowanych granic działek. Materiały postanowiono przyjąć wraz z operatem do zasobu. • Wykonawca wystawił fakturę na kwotę 93.090 zł zgodnie z zawartą umową. faktura VAT nr 118/2003 z dnia 26.10.2003 roku na kwotę 24.610 zł brutto wystawiona przez Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych „AZYMUT” Poddębice ul. Kościuszki 12 za wykonanie wektoryzacji działek i użytków dla obrębów: Iwonie, Małyń, Piotrów i Żerniki gmina Zadzim. Fakturę zapłacono przelewem ze środków PFGZGiK 04 listopada 2003 roku. Fakturę zatwierdził do wypłaty Starosta Poddębicki przy udziale Skarbnika Powiatu, sprawdzono pod względem merytorycznym przez Naczelnika Wydziału GKiGN pana Piotra Jankowskiego. Z opisu dokonanego na odwrocie rachunku wynika , że podstawą wykonania wektoryzacji działek była umowa nr GN-14/2003 z dnia 25.09.2003 roku. Wyboru wykonawcy na wykonanie zamówienia dokonano w trybie przetargu nieograniczonego z procedurą uproszczoną przewidzianą dla zamówień nie przekraczających wartości 30.000 EURO. • W dniu 13.08.2003 roku Naczelnik Wydziału Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami pan Piotr Jankowski na wniosek złożony w piśmie GN/7451-1/2003 uzyskał zgodę Starosty Powiatowego na przygotowanie przetargu na wektoryzację działek i użytków dla obrębów: Żerniki, Piotrów, Iwonie i Małyń gmina Zadzim na podstawie operatów scaleniowych, map ewidencji gruntów i map sytuacyjno-wysokościowych oraz wektoryzację budynków dla gminy Zadzim na podstawie map sytuacyjno-wysokościowych. W piśmie skierowanym do Starosty Powiatowego Naczelnik Wydziału GKiGN informował, że wykazane obręby poddane były w okresie wcześniejszym scaleniom i dlatego wymagany jest dla nich inny tryb określenia dokładności współrzędnych. Łączna ilość działek przewidywana do wektoryzacji wynosi 1572, ilość budynków 14000. • Wniosek z dnia 03.09.2003 roku w sprawie zatwierdzenia trybu udzielenia zamówienia publicznego wskazywał tryb przetargu nieograniczonego na zamówienie objęte kontrolą. Wartość szacunkową zamówienia określono na kwotę 29.000 zł, w tym dotacja GFZGiK 20.000 zł Podstawę wyceny stanowiły środowiskowe zasady wyceny. • Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na wykonanie zamówienia wywieszono na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w okresie od 11.09 do 22.09.2003 roku. W ogłoszeniu podano, że wymagany termin realizacji zamówienia to 20 października 2003 roku. Termin składania ofert ustalono do dnia 19 września 2003 roku do godziny 930. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 19 września 2003 roku o godzinie 1000. Kryteria według których zamawiający będzie dokonywał oceny ofert ustalono według wagi: cena – 80 %, skrócenie terminu wykonania zamówienia – 20 %.Ogłoszenie zamieszczono również na stronie internetowej Starostwa Powiatowego Poddębice. _____________________________________________________ 66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 • Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził Starosta Powiatu Poddębickiego pan Ryszard Rytter. Przedmiot zamówienia oraz rzeczowy zakres robót (ramowe warunki techniczne) zawarto w załączniku nr 1 do specyfikacji. Ramowe warunki techniczne opracowane dla zamówienia szczegółowo określają: dane formalno – organizacyjne, wymagane materiały geodezyjne i zakres ich wykorzystania, przedmiot i zakres prac oraz wymagania stawiane materiałom przekazanym do Ośrodka po wykonaniu prac geodezyjnych. Do warunków technicznych załączono graficzny dotyczący wektoryzacji działek i użytków dla obrębów Iwonie, Piotrów, Żerniki gmina Zadzim. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia spełnia wszystkie wymogi określone w art. 35 ust. 1 ustawy o.z.p. Załączniki nr 2,3,4,5,6,7 do specyfikacji stanowią: wzór oferty, wzór oświadczenia składanego przez oferenta, wykaz surowców, produktów i przedmiotów krajowych przewidzianych do użycia przy wykonaniu zamówienia, wzór formularza ofertowego, projekt umowy oraz formularz doświadczenia zawodowego w którym oferent wskazywał rodzaj prac zrealizowanych w ciągu ostatnich trzech lat o charakterze, wartości i złożoności podobnych do zamówienia objętego kontrolą. W dokumentacji przetargowej znajduje się druk ZP-14 z którego wynika, że specyfikację pobrało 5 firm zainteresowanych wykonaniem zamówienia. • Przetarg odbył się w dniu 19 września 2003 roku. Przetarg przeprowadziła 3 osobowa Komisja Przetargowa z przewodniczącym panem Piotrem Jankowskim O udzielenie zamówienia publicznego ubiegało się 5 oferentów, którzy złożyli oferty uznane przez członków Komisji Przetargowej za ważne. Oferty złożyli: 1) Biuro Usług GeodezyjnoKartograficznych „AZYMUT” Poddębice – oferowana cena brutto 24.610 zł, 2) „CADexpert” Sp.z.o.o Łódź – oferowana cena brutto 29.104 zł, 3) Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno-Kartograficzne w Łodzi – oferowana cena brutto 29.960 zł, 4) Wojewódzkie Biuro Geodezji w Łodzi – oferowana cena brutto 27.820 zł. 5) Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno – Kartograficznej Sieradz – oferowana cena brutto 28.000 zł. W wyniku przeprowadzonego postępowania najwyższą liczbę punktów – 240 uzyskała oferta nr 1 legitymująca się najniższą ceną. Z postępowania o zamówienie publiczne sporządzono protokół, który zatwierdził Starosta Poddębicki pan Ryszard Rytter. • Ogłoszenie o wyniku postępowania wywieszono na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Poddębicach w okresie od 19.09 do 06.10.2003 roku. Ponadto wszystkich oferentów poinformowano o wynikach przetargu pismem z dnia 19.09.2003 roku. W piśmie wskazano wybraną ofertę, która zdobyła najwyższą liczbę punktów oraz wymieniono cenę wybranej oferty. W piśmie do wybranego oferenta wyznaczono termin podpisania umowy. • Umowę z wybranym oferentem – Biurem Usług GeodezyjnoKartograficznym „AZYMUT” w Poddębicach zawarto w dniu 25 września 2003 roku. Starostwo Powiatowe w Poddębicach reprezentował pan Ryszard Rytter – Starosta Poddębicki, kontrasygnatę złożył Skarbnik Powiatu pan Jan Skórka. Termin wykonania prac ustalono na 20.10.2003 rok (zgodnie z terminem ustalonym w ofercie). Wynagrodzenie za wykonany zakres robót ustalono w wysokości brutto 24.610 zł przy _____________________________________________________ 67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 zastosowaniu 7% stawki podatku VAT. W § 9 umowy strony ustaliły kary umowne z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy. Wykonawca zapłaci zamawiającemu: 15 % wartości wynagrodzenia w przypadku odstąpienia od umowy na skutek okoliczności za które odpowiada wykonawca, 0,2 % wartości wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki w wykonaniu prac, 10,0 % wartości wynagrodzenia za zgłoszenie do odbioru prac z wadami, 0,5 % wartości wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie rękojmi za wady. Zamawiający zapłaci wykonawcy karę umowną w wysokości 15 % wartości ustalonego wynagrodzenia w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada zamawiający. • Protokół odbioru prac geodezyjnych sporządzono w dniu 20.10.2003 roku. Zgodnie ze sporządzonym protokółem odbioru dokonano kontroli opracowania geodezyjnego i sporządzono protokół kontroli dla każdego obrębu oddzielnie. Wykonawca wystawił fakturę na kwotę 24.610 zł zgodnie z zawartą umową. Źródłem finansowania prac geodezyjnych była częściowo dotacja z Centralnego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w wysokości 20.000 zł. Pismem nr KZ-371-21-02 z dnia 18 grudnia 2002 roku Główny Geodeta Kraju poinformował Starostę Powiatowego w Poddębicach o przyznaniu dotacji uzupełniającej Powiatowy Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym o przyznaniu dotacji w wysokości 20.000 zł. Przyznane środki finansowe należy przeznaczyć na tworzenie numerycznej bazy ewidencji gruntów i budynków. Termin wydatkowania środków upływa 31.10.2003 roku. Wyznaczony termin sprawozdania z wykorzystania dotacji ustalono na dzień 06.11.2003 roku. Starostwo Powiatowe w Poddębicach pismem z dnia 20 października 2003 roku skierowanym do Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii przekazało rozliczenie przyznanej w kwocie 20.000 zł dotacji. Do rozliczenia przedłożono: kserokopię umowy, kserokopię protokółu odbioru oraz kserokopię rachunku wystawionego przez wykonawcę. Realizacja wpłat na centralny i wojewódzki FZGiK. W roku 2002 i 2003 kontrolowana jednostka dokonywała wpłat na centralny i wojewódzki Fundusz Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym. Wpłaty wyniosły 20 % przychodów (10 % na fundusz centralny i 10 % na fundusz wojewódzki). Kontrolą prawidłowości naliczeń i terminowości wpłat na centralny i wojewódzki fundusz objęto kompleksowo rok 2003. Podstawa naliczenia 40.488,53 90.444,58 82.444,74 144.695,55 Odpis 10 % na Odpis 10 % na Termin Wojewódzki Centralny przekazania FGZGiK FGZGiK środków 4.088,85 4.088,85 16.04.2003 9.044,46 9.044,46 17.07.2003 8.244,47 8.244,47 14.10.2003 14.469,55 14.469,55 20.01.2004 _____________________________________________________ 68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Do podstawy naliczenia ujęto również oprócz przychodów z tytułu sprzedaży materiałów i usług również wpływy z tytułu odsetek bankowych. Przelewy realizowane były w obowiązujących terminach. Sprawozdanie z wykonania zadań i gospodarowania funduszem Starosta Poddębicki przedkładał Radzie Powiatu łącznie ze sprawozdaniem z wykonania budżetu. XII. INNE USTALENIA PRAWIDŁOWOŚĆ ROZLICZANIA KOSZTÓW EKSPLOATACJI POJAZDÓW Jednostka kontrolowana nie posiada uregulowań wewnętrznych dotyczących gospodarki transportowej obowiązującej w Starostwie Powiatowym. W posiadaniu Starostwa Powiatowego znajdują się 2 środki transportowe: − Ford Mondeo 16V o numerze rejestracyjnym EPD F900 (rok produkcji – 1998; nr silnika – WP06115, pojemność silnika – 1796 cm3; moc – 85 KW), − Ford Escort 16V o numerze rejestracyjnym EPD F901 (rok produkcji – 1999; nr silnika – WK90991, pojemność silnika – 1997 cm3; moc – 66 KW). Samochody Ford Mondeo i Ford Escort znajdują się w użytkowaniu Starostwa Powiatowego. Pojazdy wraz z wyposażeniem powierzono (….)9 (samochód Ford Escort przekazano protokółem zdawczo-odbiorczym spisanym w dniu 1.09.2003 roku, wcześniejszym użytkownikiem był (….)10 ). Gospodarowaniem środkami transportowymi i rozliczaniem paliw do samochodów zajmuje się p. Barbara Krzesłowska – Wydział Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Poddębicach. Zużycie paliw płynnych rozliczane jest na podstawie kart drogowych wzór „SM 101/n” wydawanych codziennie dla każdego samochodu przez p. B.Krzesłowską. Rozliczenia dokonywane są według ekspertyzy zużycia paliwa. W celu ustalenia normy zakładowej zużycia paliwa Starostwo Powiatu Poddębickiego zwróciło się z prośbą do Ośrodka Rzeczoznawstwa i Postępu technicznego SIMP-ZORPOT w Sieradzu o przeprowadzenie ekspertyzy 9 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 10 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 pomiaru zużycia paliwa. Ekspertyzę przeprowadził inż. Henryk Balcerzak. Ustalono normę zakładową dla samochodu: − Ford Escort 16V o numerze rejestracyjnym EPD F901 w wysokości 8,8 dcm3/100 km, − Ford Mondeo 16V o numerze rejestracyjnym EPD F900 w wysokości 10,00 dcm3/100 km. Kontrolą objęto okres od 01.01.2002 r. do 31.12.2003 r. Kontrolujący w badaniu gospodarowaniem środkami transportowymi posługiwali się kartami drogowymi (2003 r.), a także książeczkami kontroli pracy pojazdu samochodowego (2002 r.). Lp. Nr karty drogowej Miesiąc kontroli Ilość paliwa (w l) Faktyczne zużycie (w l) Ilość Pozostała Norma przejecha ilość eksploata nych km paliwa -cyjna (w km) (w l) Kierowca Ford Mondeo nr rej. EPD F900 1. 1/2002 styczeń 326 325 3251 10,00 1 2. 7/2002 marzec 377 327 3274 10,00 48 3. 9/2002 maj 361 313 3128 10,00 48 4. 13/2002 lipiec 508 463 4628 10,00 45 5. 18/2002 wrzesień 292 232 2325 10,00 60 grudzień 236 221,6 2216 10,00 14 styczeń 254 213,9 2319 10,00 22,1 marzec 392 362,7 3627 10,00 29,3 maj 600,2 561,7 5617 10,00 38,5 listopad 398 342,2 3424 10,00 55,6 grudzień 439,6 410,3 4103 10,00 29,3 23/12/0256/12/02 2/01/037. 24/01/03 55/03/038. 93/03/03 02122459. 0218226 24616210. 246180 24618111. 246208 6. 11. 12. 2/2002 styczeń 391 320 3641 8,8 71 13. 3/2002 luty 425 514 4829 8,8 71 14. 20/2002 październik 305 372 3467 8,8 67 grudzień 368 325 3699 8,8 43 styczeń 259 185,7 2110 8,8 73,3 marzec 247,4 182,2 2071 8,8 65,2 24/12/0255/12/02 1/01/0316. 24/01/03 56/03/0317. 92/03/03 15. _____________________________________________________ 70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 02122980212300 18. oraz 246101246113 listopad 182 130 1478 8,8 52 (….) W oparciu o zweryfikowane przez p. Krzesłowską karty drogowe sporządzane są miesięczne koszty eksploatacyjne pojazdów. Kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości w prowadzonych kartach drogowych i zestawieniach kosztów eksploatacyjnych pojazdów. XIII. USTALENIA KOŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI. Protokół zawiera 74 ponumerowane i zaparafowane strony. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Starostwa Powiatowego w Poddębicach pod pozycją 41/2004. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby: - Ryszard Rytter - Starosta Powiatu Poddębickiego, Jan Skórka - Skarbnik Powiatu, Irena Małkiewicz – Sekretarz Powiatu, Piotr Jankowski- Naczelnik Wydziału GKIGN, Teresa Dębska – Naczelnik Wydziału Dróg, Elżbieta Król – Po. Naczelnika Wydziału Organizacyjnego Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Kserokopia zezwolenia nr 24/5443/34/03 za zajęcie pasa drogowego. 2. Wyjaśnienie pani Teresy Dębskiej Naczelnika Wydziału Dróg w sprawie decyzji zajęcia pasa drogowego, 3. Wykaz dotacji udzielonych podmiotom spoza sektora finansów publicznych, 4. Zestawienie środków wydatkowanych na inwestycje, źródeł ich finansowania, 5. Wykaz udzielonych zamówień publicznych w latach 2002 – 2003, 6. Wyjaśnienie złożone przez Annę Rutkowską w sprawie różnic w wyliczeniu stawek amortyzacyjnych, 11 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 71 11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W POWIECIE PODDĘBICKIM Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424 7. Kserokopia umowy najmu zawartej z Powiatowym Inspektoratem Weterynarii w Poddębicach. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 05 kwietnia 2004 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Starostwie Powiatowym w Poddębicach. Kierownictwo Starostwa Powiatowego w Poddębicach powiadomiono o przysługującym prawie składania wyjaśnień do treści protokołu w terminie 3 dni od daty jego podpisania. Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...................................... (Barbara Kozioł) ...................................... (Katarzyna Starnawska)) Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ..................................................................... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej) _____________________________________________________ 72