plik 57798 - ministerstwo rozwoju

Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy
załącznik nr 3 do umowy)
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ)
na zorganizowanie warsztatów
dotyczących rewitalizacji miast dla pracowników samorządowych
1. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju usługi
polegającej na zorganizowaniu szkolenia w formie warsztatów związanych z tematyką rewitalizacji
miast, zwanej dalej „Zadaniem”. Poprzez organizację warsztatów należy rozumieć rekrutację i
rejestrację uczestników (w tym stworzenie systemu rejestracji uczestników), zapewnienie miejsca
do przeprowadzenia warsztatów wraz z noclegiem, zapewnienie wyżywienia w trakcie ich trwania
oraz przygotowanie materiałów, o których mowa w pkt. 3 SOPZ. Szczegóły dotyczące przedmiotu
zamówienia opisane zostały w kolejnych punktach SOPZ.
2. Osoby prowadzące warsztaty
Zamawiający zapewnia osoby (trenerów) odpowiedzialne za merytoryczne przygotowanie
warsztatów oraz ich prowadzenie. Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje zawierające
dane kontaktowe trenerów, w terminie 5 dni roboczych przed rozpoczęciem każdego warsztatu.
Wykonawca nie ponosi kosztów wynagrodzenia oraz zakwaterowania trenerów. Wykonawca jest
zobowiązany do współpracy z trenerami oraz odpowiada za prawidłową organizację warsztatów.
Zasady uzgadniania terminów poszczególnych warsztatów zostały określone w pkt 5.7.
3. Przygotowanie materiałów związanych z realizacją warsztatów
Porozumiewanie się Wykonawcy i Zamawiającego dotyczące weryfikacji i akceptacji przez
Zamawiającego materiałów związanych z realizacją warsztatów, przygotowanych przez
Wykonawcę będzie się odbywało w formie listu poczty elektronicznej na adresy e-mail wskazane
w § 11 umowy.
3.1. Materiały związane z realizacją warsztatów zostaną przygotowywane przez Wykonawcę.
Przygotowanie polega na składzie, łamaniu i wydrukowaniu tekstu oraz elementów
graficznych przekazanych przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem pkt 3.1.6, w skład których
wchodzą:
3.1.1. szczegółowy program warsztatów (z uwzględnieniem podziału na godziny, przerwy
kawowe i obiadowe, zawierający zakres tematyczny zajęć i poszczególne bloki
tematyczne wskazane przez Zamawiającego, uwzględniające niezbędną liczbę godzin
na każdy blok tematyczny);
3.1.2. harmonogram warsztatów zawierający: terminy zajęć poszczególnych warsztatów,
nazwiska trenerów, wskazanie lokalizacji proponowanych hoteli/ ośrodków
konferencyjno-szkoleniowych, w których będą odbywały się warsztaty; Terminy zajęć,
nazwiska trenerów oraz miasta, w których mają się odbyć warsztaty zostaną ustalone
z Zamawiającym w terminie 7 dni roboczych od dnia zawarcia umowy.
3.1.3. wzór formularza zgłoszeniowego,
3.1.4. wzór ankiety ewaluacyjnej;
3.1.5. wzór listy obecności;
3.1.6. materiały piśmienniczo-papiernicze, takie jak: długopisy, ołówki, notesy/zeszyty,
teczki/torby papierowe, podkładki do pisania dla każdego uczestnika i inne gadżety
1
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
konferencyjne. Koszty przygotowania i dostarczenia materiałów wymienionych w
niniejszym pkt ponosi Wykonawca.
3.2. Tryb weryfikacji i akceptacji przez Zamawiającego materiałów związanych z realizacją
warsztatu:
3.2.1. Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu materiały do weryfikacji i
1
akceptacji w terminie maksymalnie 4 dni roboczych od dnia przekazania przez
Zamawiającego dokumentów, na podstawie których materiały szkoleniowe mają
zostać przygotowane lub zwrócenia się przez Zamawiającego do Wykonawcy o
przygotowanie danych materiałów;
3.2.2. Zamawiający dokona weryfikacji przedstawionych materiałów i je zaakceptuje albo
przedstawi Wykonawcy uwagi w terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania
powyższych materiałów;
3.2.3. Wykonawca wprowadzi poprawki do materiałów uwzględniające uwagi
Zamawiającego, o których mowa w pkt 3.2.2, oraz przekaże materiały
Zamawiającemu w terminie 2 dni roboczych od dnia przekazania uwag przez
Zamawiającego;
3.2.4. Ostateczne wersje materiałów, uwzględniające wszystkie uwagi Zamawiającego,
zostaną przedłożone przez Wykonawcę nie później niż 10 dni roboczych od dnia
przekazania przez Zamawiającego dokumentów, na podstawie których materiały
szkoleniowe mają zostać przygotowane lub zwrócenia się przez Zamawiającego do
Wykonawcy o przygotowanie danych materiałów;
3.2.5. W przypadku niedotrzymania przez Zamawiającego terminu, o którym mowa w pkt
3.2.2., termin o którym mowa w pkt 3.2.4 ulega przedłużeniu o liczbę dni roboczych
wynikających z weryfikacji przedstawionych materiałów.
3.3. Wykonawca przekaże uczestnikom materiały, o których mowa w punkcie 3.1, w języku
polskim (obustronny wydruk wszystkich materiałów, rodzaj czcionki i jej wielkość, interlinie i
marginesy uzgodnione z Zamawiającym zgodnie z pkt 3.4), program warsztatu oraz materiały
piśmienniczo-papiernicze (długopis, notes). Wykonawca musi zapewnić wysoką jakość
drukowanych materiałów, m.in. poprzez przejrzystość, czytelność tekstu, map, tabel i
schematów (np. poprzez wydruk kolorowy w odpowiednio dużym formacie).
3.4. Jeżeli w trakcie warsztatów uczestnicy zgłoszą uwagi do materiałów szkoleniowych lub
średnia arytmetyczna ocen jakości materiałów szkoleniowych, wyliczona na podstawie ankiet
ewaluacyjnych w którejkolwiek grupie szkoleniowej, będzie wynosiła poniżej 4,00,
Wykonawca, po konsultacji z Zamawiającym i jego akceptacji, w terminie 5 dni roboczych po
zakończeniu warsztatu w danej grupie szkoleniowej wprowadzi odpowiednie poprawki do
materiałów szkoleniowych.
3.5. Materiały, o których mowa w punkcie 3.1, zostaną opatrzone informacją o współfinansowaniu
ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna
2014-2020 oraz logotypem Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju – tam, gdzie to możliwe
(zasady umieszczania informacji o współfinansowaniu oraz logotypy znajdują się na stronie:
http://www.popt.gov.pl/ZPFE/Strony/Zasady.aspx). Ponadto w powyższych materiałach
zostanie zamieszczona informacja, że organizatorem warsztatów jest Ministerstwo
Infrastruktury i Rozwoju.
4. Rekrutacja
4.1. Za rekrutację uczestników warsztatów odpowiada Wykonawca. Rekrutacja może odbywać się
w sposób ciągły przez cały okres realizacji Zadania.
4.2. Uczestnikami warsztatów mogą być osoby spełniające łącznie następujące warunki:
1
Przez dzień roboczy używany w SOPZ rozumie się dzień od poniedziałku do piątku (bez dni ustawowo wolnych od pracy).
2
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
4.2.1. są pracownikami samorządowymi w rozumieniu ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o
pracownikach samorządowych lub przedstawicielami innych podmiotów publicznych
zajmujących się rewitalizacją miast;
4.2.2. odpowiadają za przygotowanie i realizację procesu rewitalizacji w jednostkach
wskazanych przez Zamawiającego.
4.3. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zorganizuje warsztaty z 6 tematów wskazanych
przez Zamawiającego. Na jeden temat wskazany przez Zamawiającego Wykonawca
zorganizuje średnio 11 dwudniowych warsztatów. Oznacza to, że w Wykonawca zorganizuje
67 warsztatów dwudniowych . Na każdy dzień warsztatowy przypada minimum 6 godzin
zajęć merytorycznych, tj. bez przerw kawowych i obiadowej.
4.4. Na każdy temat wskazany przez Zamawiającego, o którym mowa w pkt 4.3, Wykonawca
zorganizuje warsztaty dla maksymalnie 167 osób . W przypadku większego zainteresowania
jednym z tematów, o których mowa w pkt 4.3, przy braku wystarczającego zainteresowania
innym tematem, możliwe jest – po uzyskaniu zgody Zamawiającego – zwiększenie liczby
uczestników warsztatów, na które jest większe zapotrzebowanie przy jednoczesnym
zmniejszeniu liczby uczestników warsztatów, na które jest mniejsze zapotrzebowanie.
4.5. W przypadku gdy na warsztaty zgłosi się większa liczba chętnych niż liczba wolnych miejsc,
należy uwzględnić równowagę pomiędzy przedstawicielami poszczególnych instytucji/miast
(np. należy unikać sytuacji gdy jedną instytucję/miasto reprezentuje bardzo wiele osób, a dla
innej/innego zabrakło miejsc na szkoleniu). Co do zasady, w warsztatach w ramach każdego z
tematów mogą uczestniczyć maksymalnie trzej przedstawiciele tej samej instytucji/ miasta. W
przypadku wolnych miejsc na danym warsztacie, istnieje możliwość zwiększenia tej liczby po
uzyskaniu zgody z Zamawiającym. Niemniej jednak, generalna zasada jest taka, że w
warsztatach dot. wszystkich 6 tematów może wziąć udział do 18 przedstawicieli tej samej
instytucji/ miasta.
4.6. Liczba uczestników w grupie warsztatowej nie może być większa niż 15 osób, z
zastrzeżeniem pkt 4.7.
4.7. Wykonawca zapewni możliwość uczestniczenia w warsztatach pracownikom Zamawiającego
kontrolującym warsztaty, którzy będą traktowani tak jak uczestnicy warsztatów (tj. zostaną
zaopatrzeni w materiały szkoleniowe, zapewnione zostaną dla nich usługi restauracyjne) oraz
dodatkowo w przypadku szkoleń poza Warszawą Wykonawca zapewni im nocleg. Terminy
uczestnictwa przedstawicieli Zamawiającego w warsztatach będą ustalane na bieżąco. W
sytuacji braku miejsc na warsztacie w danym terminie osoba kontrolująca może zostać
dopisana do listy uczestników jako 16 w grupie warsztatowej. Wykonawca przede wszystkim:
4.7.1. przygotuje i wyśle w formie pisemnej lub faksem do instytucji wskazanych przez
Zamawiającego zaproszenia do udziału w warsztacie z podaniem terminów i miejsc
warsztatu.
4.7.2. przygotuje i odbierze podpisany formularz zgłoszeniowy uczestnika warsztatu
wypełniony w odpowiedzi na zaproszenie skierowane przez Wykonawcę do właściwej
instytucji. Formularz zgłoszeniowy uczestnika będzie wymagał podania informacji o
spełnianiu każdego z warunków, określonych w pkt 4.2 oraz będzie zawierał
zobowiązanie uczestnika warsztatu do wypełnienia imiennej ankiety ewaluacyjnej na
zakończenie udziału w warsztacie;
4.7.3. sprawdzi kwalifikowalność zgłoszeń (tzn. czy zgłoszone osoby spełniają warunki
określone w pkt 4.2 i prześle Zamawiającemu nie później niż na 2 dni robocze przed
rozpoczęciem warsztatu listę jego uczestników w celu jej weryfikacji (każdorazowa
zmiana listy uczestników warsztatu wymaga akceptacji Zamawiającego). Lista ta
będzie zawierała następuje informacje o uczestniku warsztatu: imię i nazwisko,
stanowisko służbowe, krótką wzmiankę o obowiązkach służbowych w zakresie
rewitalizacji, nazwę komórki organizacyjnej, nazwę instytucji, numer telefonu
służbowego oraz służbowy adres e-mail;
3
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
4.7.4. zbierze od uczestników informacje odnośnie korzystania z noclegów oraz miejsc
parkingowych. Noclegi i miejsca parkingowe zostaną zapewnione tylko tym
uczestnikom, którzy wyrażą taką potrzebę. Noclegi zostaną zapewnione tylko tym
osobom, których miejsca pracy znajdują się w innym mieście niż warsztaty;
4.7.5. zbierze od uczestników informacje odnośnie zapotrzebowania na dania obiadowe
mięsne i wegetariańskie;
4.7.6. poinformuje wszystkie zgłaszające się osoby nt. zakwalifikowania albo
niezakwalifikowania na warsztat, bądź umieszczenia na liście rezerwowej oraz
przekaże osobom zakwalifikowanym na warsztat wszystkie niezbędne informacje
związane z organizacją warsztatu, lokalizacją hotelu lub ośrodka konferencyjnoszkoleniowego, sposobem dojazdu. Powyższe informacje zostaną przekazane co
najmniej 5 dni roboczych przed planowanym terminem rozpoczęcia danego warsztatu.
5. Organizacja warsztratów
5.1. Każdy warsztat będzie trwał 2 dni po 7 godzin zegarowych dziennie (wliczając przerwy).
5.2. Każdy warsztat będzie odbywać się wyłącznie w czasie dwóch kolejno następujących po
sobie dniach roboczych, w tej samej lokalizacji. Pierwszego dnia warsztat rozpocznie się nie
wcześniej niż o godzinie 10:00. Drugiego dnia warsztat zakończy się nie później niż o godzinie
16:00.
5.3. Wykonawca zapewni każdego dnia warsztatu dwie przerwy kawowe po około 10 minut każda
oraz przerwę obiadową trwającą maksymalnie 40 minut.
5.4. Warsztaty na dany temat rozpoczną się po zaakceptowaniu przez Zamawiającego materiałów
związanych z realizacją warsztatu, w trybie o którym mowa w pkt 3.2. Zamawiający dopuszcza
możliwość przeprowadzenia warsztatów w tym samym lub zachodzącym na siebie terminie.
Zmiana harmonogramu w trakcie realizacji warsztatów będzie możliwa jedynie po uzyskaniu
zgody Zamawiającego. W celu uzyskania zgody Zamawiającego Wykonawca jest
zobowiązany przedstawić Zamawiającemu zmieniony harmonogram nie później niż 3 dni
robocze przed terminem warsztatu, którego zmiana dotyczy.
5.5. Warsztaty podzielone zostaną na trzy etapy:
5.5.1. pierwszy – zakończony zorganizowaniem warsztatów z nie mniej niż 2 tematów;drugi
– zakończony zorganizowaniem warsztatów z nie mniej niż 2 kolejnych tematów;
5.5.2. trzeci – zakończony zorganizowaniem warsztatów z nie więcej niż 2 kolejnych
tematów, a także przekazaniem Zamawiającemu raportu ewaluacyjnego.
5.6. Warsztaty będą organizowane maksymalnie do lutego 2016 r.
5.7. Harmonogram organizowanych warsztatów będzie przygotowywany przez Wykonawcę na
podstawie informacji otrzymanych od Zamawiającego dotyczących terminów, w których
dostępni są trenerzy prowadzący warsztaty. Wykonawca otrzyma dane kontaktowe trenerów
(adresy e-mail) w celu prowadzenia szczegółowych uzgodnień dotyczących terminu
organizacji warsztatów. Korespondencja miedzy Wykonawcą, a trenerem ma być wysyłana do
wiadomości Zamawiającego.
5.8. Warsztaty będą prowadzone przez zewnętrznych trenerów w formie wykładów i ćwiczeń w
oparciu o materiały szkoleniowe przez nich opracowane, o których mowa w pkt 3.2.
Szczegółowy program warsztatów (kwestie organizacyjne) będzie ustalany pomiędzy
trenerem, a Wykonawcą i będzie wymagał akceptacji Zamawiającego.
5.9. Po zakończeniu każdego warsztatu Wykonawca rozda uczestnikom do wypełnienia ankiety
ewaluacyjne (których wzór został zaakceptowany przez Zamawiającego), a następnie w tym
samym dniu, tj. w drugim dniu warsztatu, Wykonawca przekaże osobie kontrolującej lub
uczestnikowi warsztatu wskazanemu przez Zamawiającego kopie ankiet oraz listy obecności.
W przypadku braku osoby kontrolującej lub braku wskazania przez Zamawiającego uczestnika
warsztatu, któremu Wykonawca ma przekazać kopie ankiet i listy obecności, Wykonawca
prześle ich skany w formacie .pdf na adres e-mail wskazany w § 11 umowy. Wykonaca jest
4
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
zobowiążany do przygotowania wzoru ankiety, który będzie podlegał akceptacji
Zamawiającego. Wzór ankiety stanowi załącznik nr 1 do SOPZ. Przed wypełnieniem ankiet
uczestnicy muszą zostać poinformowani, że celem jej wypełnienia jest zebranie informacji na
temat jakości warsztatu. Dla celów kontroli jakości warsztatu, Zamawiający zastrzega sobie
prawo rejestracji dźwięku i obrazu podczas warsztatu przez osoby kontrolujące warsztat.
Wykonawca zapewni zwrot wszystkich ankiet ewaluacyjnych. Zamawiający zastrzega sobie
prawo weryfikacji zgodności wpisów w ankietach uczestników warsztatu ze stanem
rzeczywistym.
5.10.
Wykonawca wyda każdemu uczestnikowi certyfikat ukończenia warsztatu, opatrzony
informacją o współfinansowaniu ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu
Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 flagą Unii Europejskiej, logotypem Programu
Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz logotypem Ministerstwa Infrastruktury i
Rozwoju. Warunkami wydania certyfikatu są:
5.10.1. obecność uczestnika w trakcie 2 dni zajęć w ramach danego warsztatu;
5.10.2. potwierdzenie uczestnictwa podpisami uczestnika na liście obecności;
5.10.3. zwrot przez uczestnika wypełnionej ankiety ewaluacyjnej.
5.11.
Wykonawca w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia wszystkich warsztatów
przedstawi raport ewaluacyjny zawierający analizę ocen warsztatów na podstawie ankiet
ewaluacyjnych, o których mowa w pkt 5.9. Analiza musi zawierać wyliczenie średnich ocen
oraz zestawienie odpowiedzi „tak/nie” w każdej kategorii dla każdego warsztatu oraz dla
wszystkich warsztatów.
6. Wynagrodzenie za przeprowadzenie warsztatów
6.1. Za przeprowadzenie warsztatów Wykonawca otrzyma wynagrodzenie liczone od jednego
zarejestrowanego uczestnika warsztatu, z zastrzeżeniem, że łączna liczba zarejestrowanych
uczestników warsztatów nie przekroczy 1000 osób.
6.2. Przez zarejestrowanego uczestnika warsztatu należy rozumieć osobę, która zgłosiła swój
udział w warsztacie oraz była obecna w obu dniach warsztatu, co potwierdziła wpisem na
liście obecności uczestników warsztatu, a także pracownika Zamawiającego kontrolującego
warsztat. Zamawiający pokrywa również koszty noclegów uczestników warsztatów i osób
kontrolujących warsztaty. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji zgodności wpisów
na liście obecności uczestników warsztatu ze stanem rzeczywistym.
6.3. Każda lista obecności będzie zawierała informację zgodne z wzorem stanowiącym załącznik
nr 3 do SOPZ. Wykonawca ma obowiązek przed każdym warsztatem przygotować listę
obecności.
6.4. Płatność następować będzie po zakończeniu każdego etapu, o którym mowa w pkt. 5.5
SOPZ, na podstawie protokołu odbioru danego etapu.
7. Miejsca prowadzenia warsztatów
7.1. Warsztaty odbędą się wyłącznie w miastach wskazanych przez Zamawiającego, będących
siedzibą wojewody lub sejmiku województwa, m.in. w Warszawie, Poznaniu, Szczecinie,
Rzeszowie, Katowicach, Wrocławiu, Białymstoku.
7.2. Warsztaty będą prowadzone w hotelach o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym lub
w ośrodkach konferencyjno-szkoleniowych odpowiadających standardem hotelowi standardu
co najmniej 3-gwiazdkowego oraz oświadczeniem ośrodka o spełnieniu wymogów), zgodnie z
rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr
22, poz. 169, z późn. zm.) oraz spełniające wymagania dla budynków zamieszkania
zbiorowego zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w
sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U.
Nr 75, poz. 690, z późn. zm.).
5
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
7.3. Hotel/ośrodek konferencyjno-szkoleniowy, w którym odbędzie się warsztat, musi być
zlokalizowany w odległości maksymalnie 3 km od głównego dworca kolejowego, a jego
lokalizacja umożliwia dojazd jednym środkiem komunikacji publicznej z głównego dworca
kolejowego bez przesiadek lub w odległości nie większej niż 800 m od głównego dworca
kolejowego w przypadku dojścia pieszo. Koszty dojazdu na miejsce warsztatu pokrywają
uczestnicy. Wykonawca musi zapewnić przy hotelu/ośrodku konferencyjno-szkoleniowym
nieodpłatne miejsca parkingowe dla uczestników.
7.4. Sale szkoleniowe muszą spełniać następujące warunki:
7.4.1. dostępność dla osób niepełnosprawnych;
7.4.2. miejsce zapewniające swobodną oraz niezakłóconą naukę dla 16 osób;
7.4.3. sprawną i wydajną wentylację oraz klimatyzację;
7.4.4. dzienne oświetlenie, a ponadto w razie potrzeby oświetlenie sztuczne;
7.4.5. wyposażenie w sprzęt multimedialny: laptop, rzutnik multimedialny, ekran, flipchart;
7.4.6. sala musi być posprzątana, uporządkowana, bez zbędnych przedmiotów lub mebli;
7.4.7. układ sali – do wyboru wg schematów zawartych w załączniku nr 2 do SOPZ.
7.5. Wykonawca zapewni każdego dnia warsztatu wyżywienie dla wszystkich uczestników oraz
trenerów:
7.5.1. dostępne przez cały czas trwania warsztatu : kawę, herbatę, wodę mineralną
gazowaną i niegazowaną, naturalne soki owocowe oraz owoce;
7.5.2. obiad (zupa, danie główne – Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi
odpowiednio danie mięsne lub wegetariańskie zgodnie z zapotrzebowaniem
zgłoszonym w procesie rekrutacji, surówki, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną;
sztućce i zastawa nie mogą być jednokrotnego użytku) podany w oddzielnym
pomieszczeniu (strefie przeznaczonej do podawania posiłków), które:
7.5.2.1. spełnia wymagania sanitarne wynikające z obowiązujących przepisów,
7.5.2.2. jest wyposażone w sprawną i wydajną wentylacje oraz klimatyzację,
7.5.2.3. jest posprzątane i uporządkowane bez zbędnych przedmiotów lub mebli.
7.6. Toalety muszą być łatwo dostępne, posprzątane, bez nieprzyjemnych zapachów.
7.7. Wykonawca zapewni jeden nocleg dla uczestników, z pierwszego na drugi dzień warsztatu w
hotelu lub ośrodku konferencyjno-szkoleniowym, w którym realizowany będzie warsztat, wraz
z kolacją i śniadaniem (pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego
wykorzystania, z węzłem sanitarnym).
7.8. Jeżeli w toku prowadzenia rekrutacji 100% zarejestrowanych uczestników potwierdzi fakt
nieskorzystania z noclegu, Wykonawca będzie mógł zorganizować i przeprowadzić warsztaty
w ośrodku konferencyjno-szkoleniowym spełniającym wyżej opisane wymagania,
jednocześnie niezapewniającym miejsc noclegowych.
8. Wymagania względem potencjału kadrowego Wykonawcy
8.1. Wykonawca musi w celu realizacji warsztatów zapewnić co najmniej 1 opiekuna dla każdego z
organizowanych warsztatów, który będzie odpowiedzialny za udzielanie informacji
organizacyjnych uczestnikom warsztatu, rozdysponowanie materiałów szkoleniowych, ankiet
ewaluacyjnych. Osoba ta będzie odpowiedzialna za uzupełnianie przez uczestników podpisów
na liści obecności, zebranie wypełnionych ankiet. Osoba ta jest obecna przez cały czas
trwania warsztatu, tj. dwa dni szkoleniowe po 7 godz. każdy oraz 15 minut przed jego
rozpoczęciem i 15 minut po jego zakończeniu.
8.2. Jedna osoba może być opiekunem więcej niż jednego warsztatu, ale tylko wówczas kiedy te
warsztaty nie odbywają się w tym samym terminie, żaden z dwóch dni szkoleniowych nie
może się dublować.
6
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
8.3. Opiekun warsztatu powinien dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla
Zamawiającego i uczestników warsztatu – numer telefonu komórkowego opiekun
zobowiązany jest przekazać uczestnikom warsztatu wraz z informacją o zakwalifikowaniu do
udziału w warsztatu.
9. Dodatkowe obowiązki Wykonawcy
Wykonawca jest zobowiązany do następujących działań:
9.1. zebranie danych kontaktowych uczestników – imię, nazwisko, nazwa instytucji, telefon
służbowy, e-mail i przekazanie tych danych Zamawiającemu po zakończeniu każdego etapu
warsztatu. Wykonawca powinien uzyskać zgodę uczestników na przetwarzanie danych
osobowych oraz zgodę uczestników na rejestrację dźwięku i obrazu dla celów kontroli jakości
warsztatu;
9.2. odebranie od Zamawiającego i przekazanie uczestnikom warsztatu dodatkowych materiałów
kursowych lub publikacji w przypadku ich przygotowania przez Zamawiającego;
9.3. zapewnienie wyposażenia technicznego pomieszczeń, w których warsztaty będa prowadzone
i umieszczenie w nich logotypu POPT 2014-2020 i UE, wraz z informacją o finansowaniu
szkolenia ze środków POPT 2014-2020 oraz zapewnienie w czasie trwania warsztatu
warunków odpowiadających przepisom z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Jako
wyposażanie techniczne rozumie się laptop, rzutnik, ekran, flipchart.
Załączniki:
1. Załącznik nr 1 – schemat sali szkoleniowej.
7