Instrukcja obsługi elektronicznego formularza zgłaszania wyjść z

Instrukcja obsługi elektronicznego formularza zgłaszania wyjść z
pracy
Aby uruchomić formularz zgłaszania wyjść z pracy, należy załogować się
do systemu KOHA do katalogu Admin i na ekranie powitalnym najechać
kursorem myszki na pole „Ewidencja" a następnie kliknąć lewym przyciskiem
myszki na opcje „Zgłoszenia wyjścia z pracy (w PHP)" (rys 1.1).
Rys. 1.1 Otwarcie formularza zgłaszania wyjść z pracy
Rysunek 1.2 przedstawia główne okno formularza zgłaszania wyjść z
pracy. Ekran główny podzielony jest na dwie części - pierwszą (zaznaczoną na
rysunku na czerwono) przeznaczoną dla pracowników chcących zgłosić wyjście/
przyjście do pracy, oraz drugą (zaznaczoną na rysunku na niebiesko)
przeznaczoną dla kierowników działów służącą do zatwierdzania zgłoszeń
nadesłanych przez podległych danemu kierownikowi pracowników.
5. Stan twoich zgłoszeń - Opcja ta wyświetla krótką informację o
wszystkich zgłoszeniach wysłanych przez danego użytkownika. Wśród
informacji dostępnych przy użyciu tej opcji znajdują się takie dane jak:
• data zgłoszenia,
• dzień który został zgłoszony,
• rodzaj zgłoszenia (wartość ta przyjmuje jedną z trzech wartości:
o brak dnia - zgłoszony poprzez opcję „brakujący dzień",
° otwarcie dnia - zgłoszony przez opcję „zgłoszenie rozpoczęcia dnia
pracy", o zamknięcie dnia - zgłoszony przez opcję „zakończenie dnia
pracy")
• status zgłoszenia (wartość ta przyjmuje jedną z pięciu wartości:
° niezgłoszony - status ten mają zgłoszenia wygenerowane
automatycznie przez system. Jeżeli w oknie stanu zgłoszeń pojawia
się wpis z tym statusem, oznacza to że system wykrył niepoprawne
wyjście z pracy. Aby wysłać to zgłoszenie należy skorzystać z opcji
„zakończenie dnia pracy",
o zgłoszony - status ten oznacza, że zgłoszenie zostało wypełnione i
wysłane przez pracownika i czeka na akceptację przez
uprawnionego do tego kierownika,
o zatwierdzony - status ten oznacza że kierownik zaakceptował to
zgłoszenie. Tego typu zgłoszenia powinny być rozliczone przez
system w przeciągu 24 godzin (status zmieni się wtedy na
„rozliczony"),
o odrzucony - status ten oznacza że kierownik odrzucił dane
zgłoszenie. Pracownik może ponownie wysłać zgłoszenie, zaleca się
jednak ustalenie z kierownikiem powodu wcześniejszego
odrzucenia zgłoszenia.
o rozliczony - status ten oznacza że zgłoszenie zostało już rozliczone
przez system.
W formularzu dostępne są dwa różne wyglądy formularza wysyłającego
zgłoszenie. Pierwszym z nich jest przedstawiony na rysunku 1.3 formularz
rozpoczęcia/zakończenia dnia.
Rys. 1.3 Formularz zgłaszania rozpoczęcia dnia pracy (formularz zakończenia
dnia pracy wygląda analogicznie)
Aby wybrać dzień którego ma dotyczyć zgłoszenie, należy najechać
kursorem myszki na pole tekstowe znajdujące się na prawo od napisu „Dzień:" i
wcisnąć lewy przycisk myszki. Pojawi się wtedy okienko kalendarza z którego
należy wybrać zgłaszany dzień. Aby zgłoszenie było poprawne należy także
uzupełnić godzinę rozpoczęcia pracy. Aby tego dokonać należy z rozwijanego
pola znajdującego się na prawo od nazwy akcji wybrać godzinę i minutę
rozpoczęcia
lub
zakończenia
dnia
pracy
(możliwe
akcje
to
rozpoczęcie/zakończenie wyjścia służbowego, rozpoczęcie/zakończenie wyjścia
prywatnego oraz rozpoczęcie/zakończenie pracy (w przypadku gdy nie
wystąpiło żadne wyjście z pracy a tylko nie było możliwości odkliknięcia się
przy przyjściu/wyjściu z pracy)). Pole „Uwagi:" służy do dopisania uwag które
ułatwią kierownikowi podjęcie decyzji czy dane zgłoszenie zatwierdzić czy też
odrzucić (przykładową zawartością tego pola może być „wyjście służbowe do
kadr").
Gdy zgłoszenie jest już uzupełnione, można je wysłać do kierownika za
pomocą przycisku „Zatwierdź".
Drugą opcją wyglądu formularza jest formularz zgłoszenia braku dnia
pracy (przedstawiony na rysunku 1.4)
Rys. 1.4 Formularz zgłaszania
brakującego dnia pracy
W tym formularzu podobnie jak w przypadku formularza do zgłaszania
przyjścia/wyjścia z pracy, należy na początku wybrać dzień którego dotyczy to
zgłoszenie. Aby to zrobić, należy najechać kursorem myszy na pole tekstowe
znajdujące się na prawo od napisu „Brakujący dzień:" i wcisnąć lewy przycisk
myszy. Z kalendarza który się wtedy pojawi, należy wybrać datę której ma
dotyczyć zgłoszenie. W pole „całkowity czas pracy" należy wpisać ilość minut w
trakcie których było się w pracy wliczając w to czas wyjść służbowych i
prywatnych (czyli jeżeli było się w pracy przez 440 min oraz było się na wyjściu
służbowym trwającym 40 min to w pole „całkowity czas pracy" należy wpisać
wartość 480 min). Dodatkowo należy także wybrać czy zgłaszany dzień był
normalnym dniem pracy, czy był to dzień w którym odbywało się dyżur
popołudniowy. Należy także uzupełnić pole uwagi, tak aby ułatwić kierownikowi
podjęcie decyzji o zatwierdzeniu bądź odrzuceniu zgłoszenia.
Zatwierdzanie zgłoszeń przez kierowników
Każdy kierownik ma możliwość zatwierdzić lub odrzucić zgłoszenia
pochodzące od podległych mu pracowników. Aby zatwierdzić zgłoszenie
nadesłane przez pracownika, należy wybrać opcję „Zatwierdzanie zgłoszeń".
Następny ekran wyświetli listę zgłoszeń czekających na zatwierdzenie. Na
ekranie tym należy wyszukać interesujące nas zgłoszenie i wcisnąć przycisk
„szczegóły" aby wyświetlić pełną informację o zgłoszeniu. Przykładowy wygląd
takiego zgłoszenia przedstawia rysunek 1.5.
Kierownik powinien dokładnie przeczytać wszelkie wprowadzone przez
pracownika dane i upewnić się czy wśród zgłoszonych danych nie znajduje się
błąd (przykładowo, czy data zgłoszenia jest prawidłowa, czy czas pracy ma
poprawną wartość, czy godziny rozpoczęcia lub zakończenia pracy nie są
nieprawidłowe). Jeżeli którakolwiek z pozycji wzbudzi podejrzenia, należy
odrzucić zgłoszenie za pomocą przycisku „Odrzuć". W ten sposób kierownik
może odrzucać błędne zgłoszenia.
W przypadku gdy wszystkie wprowadzone przez pracownika dane są
poprawne należy wcisnąć przycisk „zatwierdź" w celu zatwierdzenia zgłoszenia.
UWAGA!! W przypadku pochopnego zatwierdzenia błędnego zgłoszenia nie ma
już możliwości cofnięcia tej czynności za pomocą formularza. W takim
przypadku kierownik który popełnił błąd
powinien skontaktować się z
pracownikiem Oddziału do Spraw Informatyzacji Biblioteki Głównej (ODSK). Jest
to jedyny sposób aby usunąć zatwierdzone już zgłoszenie.