Zapytanie ofertowe - organizacja konferencji

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 01/GWK/2014
na przygotowanie i organizację konferencji na zakończenie projektu:
„Gra w klasy: rozwój bez granic”.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego – Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet III Wysoka jakość systemu oświaty;
Działanie 3.3 Poprawa jakości kształcenia, poddziałanie 3.3.4 Modernizacja treści i metod kształcenia
– projekty konkursowe.
Kod CPV: 55120000-7
Zamawiający:
Nazwa:
SOTO Aleksandra i Tomasz Sowińscy
Adres:
ul. Widawska 7 m. 12 01-494, Warszawa
NIP:
522-22-16-588
REGON:
012786988
Nr wpisu do EDG:
380685
Informacje o projekcie:
Numer umowy o dofinansowanie projektu: UDA-POKL.03.03.04-00-066/12-00
Okres realizacji projektu od 02-07-2012 do 30-11-2014
Nr projektu: WND-POKL.03.03.04-00-066/12
Przedmiot zamówienia:
Przygotowanie i organizacja konferencji na zakończenie projektu „Gra w klasy: rozwój bez granic”, dla
150 osób, a w jej ramach:






Udostępnienie minimum czterech sal konferencyjnych w Warszawie w tym jednej dużej (150
osób) oraz 3 małych (30 osób każda).
Zapewnienie wyposażenia sal: krzeseł, oświetlenia, nagłośnienia (minimum dwa mikrofony),
projektor lub rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji multimedialnych,
flipcharty, markery, notatniki, długopisy dla wszystkich uczestników.
Zapewnienie podłączenia i obsługi sprzętu multimedialnego (oświetleniowego,
nagłośnieniowego i audiowizualnego), użytego w trakcie trwania konferencji.
Zapewnienie wi-fi dla uczestników konferencji.
Rozłożenie materiałów szkoleniowych (udostępnionych przez zamawiającego) w ramach
przygotowania sal.
Catering wraz z obsługą, w tym całodniowa przerwa kawowa oraz lunch. W ramach cateringu
m. in.: przekąski na zimno, wypieki cukiernicze, owoce, woda gazowana, niegazowana, kawa,
herbata, cukier, soki.



Właściwe oznakowanie miejsca organizacji konferencji logotypami projektu i znakami
unijnymi (Zamawiający udostępnia znaki graficzne).
Obsługa szatni.
Zamawiający odpowiada za część merytoryczną konferencji: zaproszenie gości, prelegentów
oraz program.
Termin i miejsce wykonania zamówienia:
Termin realizacji zamówienia: 15 listopada 2014 r. (sobota) w godz. 09:00 – 17:00.
Miejsce realizacji: Warszawa, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską i możliwością
zaparkowania samochodów.
Termin składania i rozpatrzenia ofert:
Termin składania:
15 października 2014 r.
Termin rozpatrzenia:
do 17 października 2014 r.
Oferta powinna zawierać:





Nazwę i adres oferenta,
Specyfikację organizacji konferencji,
Cenę oferty przedstawioną jako cena netto i brutto,
Cen całkowita powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać
wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, zgodnie z przedstawioną przez
Zamawiającego specyfikacją, zawartą w opisie przedmiotu zamówienia,
Podpisane oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (załącznik do zapytania
ofertowego).
Kryterium oceny ofert:
Najniższa cena całościowa brutto – 100%.
Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i
musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez
wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy
Zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.
Termin i miejsce składania ofert:
Oferty należy przesyłać drogą elektroniczną na adres [email protected] do dnia 15 października
2014 r. (środa) do godz. 17:00 lub pocztą na adres Zamawiającego z dopiskiem: „Oferta – organizacja
konferencji”.
 Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
 W przypadku pytań, prosimy o kontakt na adres [email protected]
Warunki płatności:

Na podstawie faktury, płatnej w terminie 14 dni od dnia wystawienia, przelewem na
rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.
Uwagi:
Zamawiający dopuszcza wyłącznie składanie ofert obejmujących wykonanie całej usługi.
Niniejsza informacja nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.