Miejsce Piastowe 11 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w RZESZOWIE
35 - 064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10
WK.610 –11/4/2011
Rzeszów, dnia 23 maja 2011 r.
Pan
Marek Klara
Wójt Gminy Miejsce Piastowe
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (j. t.: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zmianami),
Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 15 marca 2011 r. do 13
maja 2011 r. przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy
Miejsce Piastowe. Wyniki kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w
dniu 13 maja 2011 roku.
Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości szczególnie w zakresie
księgowości, gospodarki pienięŜnej, realizacji dochodów i wydatków budŜetowych,
udzielaniu zamówień publicznych, dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora
finansów publicznych, oraz w gospodarowaniu mieniem komunalnym Gminy.
Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości zaliczyć naleŜy niestosowanie i
nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, jak równieŜ przypadki
zaniedbania obowiązków słuŜbowych przez pracowników Urzędu Gminy.
W oparciu o zapisy protokołu kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, wskazuje
najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, osoby za nie odpowiedzialne, oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności.
W zakresie księgowości, gospodarki pienięŜnej i rozrachunków.
•
Nieokreślenie w wewnętrznych uregulowaniach dotyczących zasad rachunkowości stosowanej w Urzędzie wersji oprogramowania komputerowego słuŜącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Miejsce Piastowe Pan
Marek Klara.
Wniosek nr 1. W zasadach rachunkowości Urzędu określić wersję oprogramowania
stosowanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z art.10 ust.1 pkt c
2
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r.
Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
•
Nieujmowanie w zestawieniu obrotów i sald za 2010 rok, kont: 135 – „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, oraz 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Małgorzata Kochan Skarbnik
Gminy Miejsce Piastowe.
Wniosek nr 2. Ewidencję kont księgowych prowadzonych techniką przebitkową
(konta 135, 851), wprowadzić do łącznego zestawienia obrotów i sald ksiąg rachunkowych prowadzonych przy uŜyciu komputera, zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy o rachunkowości.
•
Nieterminowe ewidencjonowanie operacji gotówkowych w raportach kasowych, skutkujące równieŜ nieterminowym odprowadzaniem gotówki przyjętej
do kasy na rachunek bankowy budŜetu gminy.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi Inspektor UG pełniąca zastępstwo w
kasie Urzędu, oraz z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy.
Wniosek nr 3. Raporty kasowe sporządzać oraz odprowadzać gotówkę przyjętą do
kasy Urzędu zgodnie z przepisami rozdziału II Zasady gospodarki kasowej
Zarządzenia Nr 1/05 Wójta Gminy Miejsce Piastowe z dnia 30 września 2005 roku w
sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy
Miejsce Piastowe.
•
Nieobjęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania kwitariuszy podatkowych
potwierdzających wpłatę podatków.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi Inspektor UG, oraz z tytułu nadzoru
Skarbnik Gminy.
Wniosek nr 4. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z przepisami § 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r.
w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375).
W zakresie podatkowych dochodów budŜetu gminy.
•
Nieegzekwowanie od inkasentów podatków gminnych obowiązku terminowych
wpłat pobranych podatków do budŜetu gminy.
Wniosek nr 5. Od inkasentów podatków gminnych egzekwować obowiązek rozliczania się z pobranych podatków w terminie określonym w art. 47 § 4a ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60
z późn. zm.). Od dokonywanych nieterminowo wpłat inkasa podatków naliczać i egzekwować naleŜne odsetki zgodnie z art. 53 Ordynacji podatkowej.
3
•
Nieterminowe rozliczanie inkasenta podatków przez pracownika organu
podatkowego.
Wniosek nr 6. Inkasentów podatków gminnych z pobranych kwot podatków rozliczać
w terminie i według zasad określonych w § 29 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów
kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
•
Nienaliczanie odsetek od nieterminowej wpłaty podatku rolnego i podatku od
nieruchomości przez osoby fizyczne.
Wniosek nr 7. Od nieterminowych wpłat zobowiązań podatkowych naliczać odsetki
za zwłokę zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia
2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a takŜe
zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz.
1373), oraz art. 53 - 58 Ordynacji podatkowej.
•
Przypadki niewysyłania podatnikom upomnień z wezwaniem do zapłaty
zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości, nienaliczania kosztów
upomnienia a takŜe wszczynanie ze znaczną zwłoką postępowania
windykacyjnego w stosunku do osób fizycznych będących podatnikami
podatku rolnego, podatku od nieruchomości, podatku od środków
transportowych pozostających w zwłoce z zapłatą podatku.
Wniosek nr 8. W stosunku do podatników zalegających z wpłatą naleŜnych miastu i
gminie podatków podejmować bez zbędnej zwłoki postępowanie egzekucyjne stosownie do przepisów art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.), oraz
§ 3 i § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. o wykonywaniu niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
(Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
•
Nieegzekwowanie od podatników podatku od nieruchomości będących osobami prawnymi oraz podatku od środków transportowych będących osobami
fizycznymi, obowiązku terminowego przedkładania deklaracji podatkowych.
Wniosek nr 9. Podatników podatku od nieruchomości będących osobami prawnymi,
oraz podatku od środków transportowych będących osobami fizycznymi niewykonujących obowiązku terminowego przedkładania deklaracji podatkowych na dany rok, a
takŜe w sytuacji powstania lub wygaśnięcia obowiązku podatkowego w trakcie roku,
określonego w:
- art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 z późn. zm.), dla podatku
od nieruchomości,
- art. 9 ust.6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, dla
podatku od środków transportowych,
wzywać do złoŜenia deklaracji podatkowych, stosownie do art. 274a, ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz.
60 z późn. zm.).
4
W przypadku uporczywego uchylania się podatników od obowiązku złoŜenia
stosownych deklaracji podatkowych w sytuacji zaistnienia okoliczności mających
wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego zawiadamiać urzędy
skarbowe, celem wszczęcia postępowania o ukaranie w trybie art. 54 i art. 56 ustawy
z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r.
Nr 111, poz. 765 z późn. zm.).
Odpowiedzialność za nieprawidłowości dotyczące podatkowych dochodów
Gminy ponoszą Inspektorzy ds. podatkowych UG Miejsce Piastowe, z tytułu
nadzoru Skarbnik Gminy, oraz Wójt Gminy jako organ podatkowy.
W zakresie wydatków budŜetowych.
•
Sporządzanie list płac i dokonywanie sprawdzenia pod względem formalnorachunkowym tych dokumentów przez tę samą osobę, tj. Inspektora w Referacie Finansowo-Podatkowym.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy.
Wniosek nr 10 . Sporządzania i stwierdzania poprawności formalno – rachunkowej
list płac, dokonywać zgodnie z zarządzeniem nr 1/05 Wójta Gminy Miejsce Piastowe
z dnia 30 września 2005 r. w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów
•
Nieokreślanie miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróŜy słuŜbowych w
poleceniach wyjazdów słuŜbowych pracowników Urzędu.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor w Referacie OrganizacyjnoAdministracyjnym, z tytułu nadzoru Pan Krzysztof Mercik Sekretarz Gminy Miejsce
Piastowe.
Wniosek nr 11. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy słuŜbowych określać w poleceniach wyjazdu słuŜbowego zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy na obszarze
kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
•
Przypadki niewpisywania numeru rejestracyjnego i pojemności skokowej
silnika w poleceniach wyjazdów słuŜbowych odbywanych samochodami
prywatnymi.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor w Referacie OrganizacyjnoAdministracyjnym, z tytułu nadzoru Sekretarz Gminy Miejsce Piastowe.
Wniosek nr 12. W poleceniach wyjazdu słuŜbowego realizowanych samochodami
prywatnymi określać numer rejestracyjny i pojemność skokową silnika zgodnie z § 2
rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków
ustalania oraz sposobu dokumentowania zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 z późn. zm.).
5
W zakresie dotacji z budŜetu gminy na realizację zadań publicznych.
•
Brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy Miejsce Piastowe na umowach powodujących powstanie zobowiązań pienięŜnych budŜetu gminy, a w szczególności:
- nr 7/2009 z dnia 18 marca 2009 roku dotyczącej dofinansowania zadania
pn. „Wspieranie szkolenia i współzawodnictwa sportowego wśród społeczności lokalnej w zakresie piłki noŜnej, tenisa stołowego, lekkoatletyki i szachów w miejscowości Rogi”,
- nr 2/2009 z dnia 2 stycznia 2009 roku dotyczącej dofinansowania zadania
pn. „Opieka i transport uczniów niepełnosprawnych z terenu Gminy Miejsce
Piastowe do miejsca realizacji obowiązku szkolnego w 2009 roku w okresie
2.01.2009 r. - 31.12.2009 r.,
- nr 7/2010 z dnia 1 marca 2010 roku dotyczącej dofinansowania zadania pn.
„Wspieranie szkolenia i współzawodnictwa sportowego wśród społeczności
lokalnej w zakresie piłki noŜnej, miejscowości Targowiska”.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Miejsce Piastowe.
Wniosek nr 13. Czynności prawne powodujące powstanie zobowiązań pienięŜnych
budŜetu, podejmować po uzyskaniu kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez
niego upowaŜnionej, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zmianami).
W zakresie zamówień publicznych.
•
Nieustalenie procedur związanych z udzielaniem zamówień na zakupy, roboty, dostawy, których wartość nie przekracza wyraŜonej w złotych równowartości 14.000 euro i do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Miejsce Piastowe.
Wniosek nr 14. Ustalić procedury związane z udzieleniem zamówień publicznych na
dostawy, roboty i zakupy, których wartość nie przekracza wyraŜonej w złotych równowartości 14.000 euro i do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z art. 44 i art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
•
Niepodanie w ogłoszeniach o zamówieniu publicznym na „Usługi zimowego
utrzymania dróg na terenie gminy Miejsce Piastowe w okresie zimowym
2010/2011” zamieszczanych w siedzibie zamawiającego, na stronie
internetowej Urzędu oraz opublikowanych w Biuletynie Zamówień
Publicznych, informacji o wielkości lub zakresie zamówienia.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor Referatu Gospodarki Przestrzennej i Inwestycyjnej, oraz z tytułu nadzoru Kierownik Referatu Gospodarki Przestrzennej i Inwestycyjnej.
6
Wniosek nr 15. W ogłoszeniach o zamówieniu publicznym zamieszczać informację
określającą przedmiot oraz wielkość lub zakres zamówienia, zgodnie z art. 41 ust. 4
ustawy z dnia 9 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U.
z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
W zakresie gospodarki materiałowej.
•
Brak uregulowań wewnętrznych Urzędu dotyczących norm zuŜycia paliwa,
oraz zasad rozliczania paliwa wykorzystywanego dla potrzeb samochodu
słuŜbowego.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Miejsce Piastowe.
Wniosek nr 16. Ustalić wewnętrznymi przepisami normy zuŜycia paliwa, oraz zasady
rozliczania paliwa wykorzystywanego dla potrzeb samochodu słuŜbowego, w celu
zabezpieczenia wykonywania kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy z
dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z
późn. zm.).
Przedstawiając powyŜsze zalecenia, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych w zaleceniach sposobów usunięcia
nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie
ustawy, Izba oczekuje przedłoŜenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego
wystąpienia, informacji o wykonaniu zaleceń w nim zawartych, bądź o przyczynach
ich niewykonania.
Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeŜeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia
otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŜeń moŜe być
tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Do wiadomości:
Rada Gminy Miejsce Piastowe