tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
Transkrypt
tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
Łódź, dnia 28 listopada 2012 roku Pani Mariola Hernas Wójt Gminy Konopnica WK – 6020/69/2012 Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 1113) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Konopnica. Kontrolą objęto lata 2011-2012 i wybrane zagadnienia z lat wcześniejszych dotyczące przede wszystkim: prowadzenia rachunkowości, zadłużenia jednostki, sporządzania sprawozdań finansowych, realizacji dochodów z podatków, realizacji dochodów z majątku, udzielania zamówień publicznych, wydatków inwestycyjnych, ewidencji oraz inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły w szczególności: W zakresie podstawowych wskaźników finansowych Z przeprowadzonej analizy finansowej wynikało, że maksymalny wskaźnik spłat kredytów i pożyczek wraz z odsetkami, wykupów papierów wartościowych oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji, wyliczony na podstawie art.243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.), jako średnia arytmetyczna z lat: 2009, 2010, 2011 (plan 3 kwartały) wynosił dla 2012 roku 4,77%. Wskaźnik ten był wyższy, w sytuacji przyjęcia zamiast planu z trzech kwartałów za 2011 rok, danych z wykonania za 2011 rok - wartość wskaźnika 5,93%. Planowany wskaźnik spłat kredytów i pożyczek wraz z odsetkami, wykupów papierów wartościowych oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji wyliczony dla 2012 roku wynosił 9,33%, a po wyłączeniu spłat rat z tytułu zobowiązań dłużnych zaciągniętych na realizację projektów finansowanych ze środków europejskich - 7,11%. 1 Planowany wskaźnik spłat kredytów i pożyczek wraz z odsetkami, wykupów papierów wartościowych oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji – po dokonaniu stosownych wyłączeń - wyliczony na podstawie art.243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych jest niższy, a zatem gdyby wskazany art. 243 ww. ustawy obowiązywał w 2012 roku (zacznie obowiązywać przy uchwaleniu budżetu na 2014 rok) Gmina nie mogłaby uchwalić budżetu. W zakresie spraw organizacyjnych Stan liczbowy jednostek organizacyjnych gminy wynikający z „Wykazu gminnych jednostek organizacyjnych”, stanowiącego załącznik nr 3 do Statutu Gminy Konopnica, przyjętego uchwałą nr V/27/03 Rady Gminy Konopnica z dnia 25 marca 2003 roku, był niezgodny ze stanem faktycznym. W ww. wykazie nadal figurowały dwie zlikwidowane już jednostki organizacyjne, tj. Samodzielny Publiczny Zakład Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Konopnicy (zlikwidowany uchwałą nr XVII/87/04 Rady Gminy Konopnica z dnia 25 sierpnia 2004 roku) oraz Gospodarstwo Pomocnicze przy Urzędzie Gminy Konopnica (zlikwidowane zarządzeniem nr 44/07 Wójta Gminy Konopnica z dnia 22 listopada 2007 roku). W zakresie ewidencji rozrachunków i roszczeń księgowej i sprawozdawczości oraz 1. Zarządzeniem nr 257/2010 z dnia 10 grudnia 2010 roku Wójt Gminy Konopnica wprowadził zasady rachunkowości do stosowania w Urzędzie Gminy Konopnica oraz w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Konopnicy i w Gminnym Zespole Ekonomiczno - Administracyjnym Szkół w Konopnicy. Tymczasem, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U. nr 152, poz. 1223 ze zm.) to kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości. W związku z powyższym, ustalenie zasad rachunkowości w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej i w Gminnym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół było obowiązkiem ich kierowników, a nie Wójta Gminy. 2. Objęte kontrolą dowody księgowe dotyczące dostaw, robót i usług (poza kilkoma przypadkami) nie zostały zaewidencjonowane na koncie 201 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Ustalono, że w 2011 roku wszystkie faktury w momencie zapłaty księgowano z pominięciem konta 201 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, natomiast w okresach sprawozdawczych, tj. na koniec każdego kwartału faktury dotyczące danego kwartału, a zapłacone po danym kwartale ewidencjonowano na koncie 201. W 2012 roku nadal dokonywano księgowań w momencie zapłaty z pominięciem konta 201, z tym, że faktury dotyczące danego okresu sprawozdawczego, jakim jest miesiąc, a zapłacone w następnym miesiącu księgowano na koncie 201. Tymczasem, zgodnie z „Planem kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych”, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, 2 poz. 861 ze zm.) oraz przyjętymi przez jednostkę zasadami (polityką) rachunkowości konto 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. 3. Ustalono, że w ewidencji konta 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, na dzień 30 czerwca 2012 roku, a także w sprawozdaniu budżetowym z wykonania wydatków za ten okres, nie została ujęta faktura dotycząca zdarzenia gospodarczego z czerwca, tj. faktura nr LFS+BC-2012-026 z dnia 30 czerwca 2012 roku na kwotę 1.317,60 zł, wystawiona przez LTC sp. z o.o. z Wielunia za obsługę i publikację modułów internetowych. Faktura wpłynęła w dniu 3 lipca 2012 roku i zapłacona została w dniu 24 lipca 2012 roku. Stanowiło to naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 4. W bilansie organu za 2011 rok po stronie aktywów w rubryce „Pozostałe należności i rozliczenia” wykazano, m.in., kwotę 1.000,00 zł, wynikającą z konta 224-15, którą stanowił udział Gminy Konopnica wniesiony do spółki „WARTA” sp. z oo. z siedzibą w Sieradzu, zgodnie z oświadczeniem w sprawie przystąpienia do ww. spółki, złożonym w formie aktu notarialnego Rep. A. 2595/2002 z dnia 20 czerwca 2002 roku. Udział zaksięgowano w organie konto Ma 133 - rachunek bieżący budżetu, Wn 224 - rozrachunki z budżetami. Wskazać należy, że stosownie do przepisów nieobowiązującego obecnie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zmianami) oraz następujących po nim: rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku - ewidencja księgowa wniesionych przez gminę udziałów powinna być prowadzona w jednostce budżetowej. W ewidencji księgowej Urzędu ww. kwota winna zostać zaksięgowana po stronie Ma konta 130 - rachunek bieżący jednostki, w korespondencji z kontem 030 po stronie Wn - długoterminowe aktywa finansowe. Dane dotyczące wniesionych przez Gminę udziałów winny być wykazane w sprawozdaniu bilans jednostki budżetowej po stronie aktywów w rubrykach „Długoterminowe aktywa finansowe” oraz „Akcje i udziały”. 5. W sprawozdaniu finansowym - bilans jednostki budżetowej na dzień 31 grudnia 2011 roku, w rubryce „Pozostałe należności” wykazano kwotę 34.651,43 zł, na którą złożyła się, między innymi, kwota 6.445,63 zł, dotycząca podatku VAT należnego, ewidencjonowanego w kontrolowanej jednostce na koncie 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Zgodnie z planem kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a także unormowaniami wewnętrznymi – tj. zasadami rachunkowości, przyjętymi do stosowania zarządzeniem nr 257/10 Wójta 3 Gminy Konopnica z dnia 10 grudnia 2010 roku, do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami, służy konto 225 rozrachunki z budżetami. 6. Na 7. W zakresie prawidłowości wykazania w sprawozdaniach Rb-PDP i Rb-27S za 2011 rok skutków finansowych zwolnień i ulg udzielonych przez Radę Gminy kontrolujące ustaliły, że do obliczenia skutków finansowych udzielonych ulg i zwolnień w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych przyjęto wartość budowli związanych z dostarczaniem wody, oczyszczaniem ścieków oraz składowaniem odpadów w kwocie 10.640.705,40 zł, natomiast zgodnie z ewidencją księgową środków trwałych, wartość wskazanych budowli wynosiła kwotę 10.593.192,67 zł. Z tytułu przyjęcia błędnej podstawy opodatkowania skutki ulg i zwolnień udzielonych przez Radę Gminy Konopnica zostały zawyżone w 2011 roku o kwotę 952,25 zł (10.640.705,40 zł - 10.593.192,67 zł) x 2%). 8. W zakresie prawidłowości wykazania w sprawozdaniu budżetowym Rb-PDP skutków finansowych umorzeń zaległości podatkowych ustalono, że w sprawozdaniu za 2011 rok skutki umorzeń zaległości podatkowych zostały zawyżone o kwotę 1.706,00 zł (w zakresie podatku od nieruchomości), w związku z ujęciem w sprawozdaniu 2 decyzji w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych. W sprawozdaniu za I półrocze 2012 roku skutki umorzeń zaległości podatkowych zostały zaniżone o kwotę 295,00 zł (w tym: w zakresie podatku od nieruchomości o kwotę 73,00 zł, w zakresie podatku rolnego o kwotę 211,00 zł i w zakresie podatku leśnego o kwotę 11,00 zł), w związku z pominięciem w sprawozdaniu decyzji wydanych w I kwartale 2012 roku. koncie 240 - pozostałe rozrachunki, zaewidencjonowano polecenie wyjazdu służbowego wystawione dla Sekretarza Gminy na kwotę 134,16 zł, stanowiącą na dzień 31 grudnia 2011 roku zobowiązanie wobec ww. pracownika. Na wskazanym koncie ewidencjonowano również pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W świetle przepisów wskazanego powyżej rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, wydatki wyłożone przez pracowników jednostki oraz należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ujmuje się na koncie 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami. W zakresie realizacji dochodów budżetowych 1. W 2011 roku deklaracje podatkowe po obowiązującym terminie złożyło 3 podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych, a w 2012 roku 1 podatnik. Zgodnie z art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 95, poz. 613 ze zm.) - osoby prawne oraz spółki niemające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostki organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe do 2011 roku obowiązane były składać deklaracje na podatek od nieruchomości na formularzu według ustalonego wzoru – w terminie do dnia 15 stycznia za dany rok, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających 4 powstanie tego obowiązku. Po zmianie ww. ustawy wprowadzonej ustawą z dnia 16 września 2011 roku o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. nr 232, poz. 1378) - począwszy od 2012 roku deklaracje na podatek powinny być składane do dnia 31 stycznia każdego roku. 2. W wyniku analizy kart kontowych podatników i dowodów wpłat stwierdzono niepobranie odsetek za zwłokę w zapłacie należnych rat podatku od podatnika (…)1. W ww. przypadkach wpłaty podatników nie pokrywały kwoty zaległości podatkowej i stosownie do art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) powinny być zaliczone proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku w jakim w dniu wpłaty pozostawała kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Dokonane przez podatników wpłaty zostały przez organ podatkowy w całości zaliczone na poczet zaległości podatkowej. Niepobranie odsetek od wpłat dokonanych po terminie, w sytuacji gdy one przysługiwały stanowiło naruszenie art. 53 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa. 3. W przypadku podatnika (…)2, prowadzącego działalność gospodarczą, stwierdzono, że w informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych wykazał, oprócz gruntów i budynków związanych z działalnością gospodarczą, budynki pozostałe o powierzchni 220 m² i grunty pozostałe o powierzchni 1.250 m². Dla wskazanych gruntów i budynków organ podatkowy zastosował do celów wymiaru podatku niższe stawki podatku ustalone przez Radę Gminy dla „budynków pozostałych” i „gruntów pozostałych”. Organ podatkowy przed wydaniem decyzji o wysokości zobowiązania podatkowego nie dokonał czynności sprawdzających na podstawie art. 272 ustawy Ordynacja Podatkowa, mających na celu sprawdzenie poprawności złożonej informacji podatkowej przez ww. podatnika. Czynności sprawdzające należało przeprowadzić w celu ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania, biorąc pod uwagę definicję legalną gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, wynikającą z art. 1a ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z powołanym przepisem – grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust.1 pkt.1 lit. b ustawy (dotyczy gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych), chyba że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Z dokumentacji zgromadzonej przez organ podatkowy nie wynikało, że w opisywanym przypadku zaistniała przesłanka niemożności wykorzystania budynków do prowadzenia działalności gospodarczych ze względów technicznych. 1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Potencjalna kwota należnego podatku z tytułu zaniżenia stawek podatku dla wskazanego podatnika wynosiła: [1] w 2011 roku 2.308,00 zł (grunty pozostałe 1250 m² x różnica w stawce opodatkowania 0,35 zł + budynki pozostałe 220 m² x różnica w stawce opodatkowania 8,50 zł); w 2012 roku 2.482,00 zł (grunty pozostałe 1250 m² x różnica w stawce opodatkowania 0,37 zł + budynki pozostałe 220 m² x różnica w stawce opodatkowania 9,18 zł). 4. W wyniku kontroli terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości i w podatku rolnym stwierdzono, że w większości przypadków upomnienia o zapłatę w odniesieniu do podatników objętych kontrolą zostały wysłane z opóźnieniem. Terminy wysłania upomnień mieściły w przedziale czasowym od 31 do 289 dni od upływu terminu płatności raty podatku. Terminy dostarczenia tytułów wykonawczych do Urzędu Skarbowego mieściły się w przedziale czasowym od 13 do 34 dni po upływie terminu doręczenia upomnienia. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U nr 137, poz. 1542 ze zm.) - wierzyciel zobowiązany jest do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa - wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do egzekucji. 5. Wójt Gminy Konopnica Pan Wacław Szumigaj, za zgodą Rady Gminy Konopnica, wyrażoną w uchwale nr XIV/99/08 z dnia 25 kwietnia 2008 roku, sprzedał w drodze bezprzetargowej działkę nr 469/54 o powierzchni 0,0622 ha, położoną w Konopnicy, na rzecz osób fizycznych, z przeznaczeniem na poprawienie warunków zagospodarowania przyległej nieruchomości, za cenę 8.708,00 zł plus podatek VAT. Sprzedana działka nr 469/54 powstała w wyniku podziału działki nr 469/38, zabudowanej budynkiem Gminnego Ośrodka Zdrowia, otrzymanej od Powiatu Wieluńskiego w formie darowizny, aktem notarialnym Rep. A. 1339/2002 z dnia 9 kwietnia 2002 roku, z przeznaczeniem na cele publiczne w zakresie ochrony zdrowia. W związku ze sprzedażą ww. działki, co było niezgodne z umową darowizny oraz w związku z odwołaniem darowizny przez Zarząd Powiatu, Gmina Konopnica dokonała zwrotu nieuzasadnionych korzyści z tytułu dochodów ze sprzedaży ww. nieruchomości. Skutkiem decyzji o sprzedaży ww. nieruchomości na cel inny niż określony w umowie darowizny, było nie tylko pozbycie się ww. działki i nieuzyskanie z tego tytułu żadnego dochodu, ale też poniesienie przy tym nieuzasadnionych kosztów (co najmniej na kwotę 1.897,76 zł), związanych m.in. z podziałem nieruchomości, wykonaniem operatu szacunkowego i ogłoszeniem w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości w siedzibie Urzędu. 6. W wyniku oględzin w dniu 6 września 2012 roku działki nr 469/54 przy ul. Parkowej w Konopnicy kontrolujące ustaliły, że we władaniu ww. osób fizycznych znajduje się również działka nr 469/24, o powierzchni 0,02 ha, należąca do Gminy Konopnica i wskazana w ewidencji geodezyjnej jako rów, który winien rozgraniczać działkę nr 469/9 od działek nr 469/37 i nr 469/54. Z wyjaśnienia Pani Anny Glapy Sekretarza Gminy wynikało, że nie była na tej działce przed jej zbyciem i nie wiedziała, że są tam zlokalizowane urządzenia 6 melioracyjne. Według jej wiedzy do tej działki nie przylega i nigdy nie przylegał żaden rów - ciek wodny, który by rozgraniczał działki sąsiadujące. Z wyjaśnienia ww. wynikało także, że o działce, stanowiącej urządzenia melioracyjne, dowiedziała się w czasie weryfikacji dokumentów dotyczących uchwały o sprzedaży nieruchomości, natomiast nie wiadomo jej czy były prowadzone uzgodnienia przez byłego Wójta Gminy z osobami fizycznymi, co do sposobu użytkowania i konserwowania rowu melioracyjnego. 7. Przy sprzedaży nieruchomości ceny wywoławcze do I przetargu ustalano, zgodnie z art. 67 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 102, poz. 651 ze zm.) - w wysokości nie mniejszej niż wartość nieruchomości. Nieruchomości sprzedawane były najczęściej za cenę wywoławczą plus jedno postąpienie w wysokości nie mniejszej niż 1% ceny wywoławczej. W wyniku kontroli dokumentacji ze sprzedaży nieruchomości ustalono, że Gmina ponosiła koszty związane, m.in., z podziałem nieruchomości, sporządzeniem operatów szacunkowych, publikacją w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu i ogłoszeń o przetargach, co nie pozostawało bez wpływu na rzeczywistą wysokość uzyskanych dochodów z tytułu sprzedaży tych nieruchomości. Podkreślić należy, że przywołany artykuł ustawy o gospodarce nieruchomości wskazuje, że cena wywoławcza powinna być nie mniejsza niż wartość nieruchomości, ale nie określa jej górnego pułapu. Ustalając cenę wywoławczą nieruchomości jednostka samorządu terytorialnego powinna mieć na uwadze wskazany przepis ustawy, jak również możliwość uwzględnienia w cenie poniżonych kosztów związanych z przygotowaniem nieruchomości do zbycia. 8. Zwrotu wadium osobie, która przystąpiła do przetargu na sprzedaż nieruchomości gruntowej, położonej w miejscowości Strobin, w dniu 10 listopada 2009 roku i nie wygrała tego przetargu, dokonano w dniu 31 grudnia 2009 roku, tj. z naruszeniem terminu określonego w § 4 ust. 7 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108 ze zm.). W świetle wskazanego przepisu, wadium zwraca się niezwłocznie po odwołaniu albo zamknięciu przetargu, jednak nie później niż przed upływem 3 dni od dnia, odpowiednio zamknięcia lub odwołania przetargu. 9. Umowy zawarte w dniu 30 kwietnia 2008 roku na okres 3 lat z osobami fizycznymi zostały przedłużone aneksami do dnia 31 lipca 2011 roku, tj. o 3 miesiące, a umowa zawarta z Bankiem Polskiej Spółdzielczości S.A. z siedzibą w Warszawie do dnia 31 sierpnia 2011 roku, tj. o 4 miesiące. Przedłużenie okresu obowiązywania umowy na okres dłuższy niż 3 lata nastąpiło bez zgody Rady Gminy Konopnica, wyrażonej w uchwale. Stosownie do postanowień art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 ze zm.) - do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących: zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony; do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy. Uchwała rady wymagana jest także w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat, strony zawierają kolejną umowę, której przedmiotem jest ta sama nieruchomość. 10. Oddając w najem lokale użytkowe na rzecz: Niepublicznego Zakładu Opieki 7 Zdrowotnej „Centrum Medyczne” z siedzibą w Konopnicy, Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Poradnia Medycyny Rodzinnej s.c. w Klonowej oraz osoby fizycznej, Wynajmujący nie podał do publicznej wiadomości wykazu lokali użytkowych przeznaczonych do oddania w najem - zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wskazany przepis stanowi, że właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. 11. W sytuacjach, gdy wykazy lokali przeznaczonych do oddania w najem zostały sporządzone i podane do publicznej wiadomości, w ich treści zawierano zapisy, że czynsz będzie podlegał corocznej aktualizacji o średnioroczny wskaźnik wzrostu cen i usług konsumpcyjnych. Tymczasem, w niektórych umowach nie zawarto zapisów, że czynsz będzie podlegał waloryzacji, a także sposobu jego waloryzacji. W przypadku umów objętych kontrolą nie dokonywano waloryzacji czynszów przez cały okres obowiązywania umowy. 12. W wyniku kontroli terminowości regulowania przez najemców czynszów i innych opłat stwierdzono w kilku przypadkach niepobranie lub pobranie w nieprawidłowej wysokości odsetek ustawowych za zwłokę w zapłacie należności na łączną kwotę 480,33 zł. W zakresie wydatków budżetowych 1. W oparciu o przedłożone informacje o stanie zatrudnienia oraz deklaracje miesięcznych wpłat na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (Dek-I-a), za miesiące styczeń-grudzień 2011 roku oraz styczeń-czerwiec 2012 roku, stwierdzono w miesiącach styczeń i luty 2012 roku różnicę w obliczeniu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, co wynikało z zawyżenia w tych dwóch miesiącach zatrudnienia ogółem o 1 etat. Skutkiem powyższego było zawyżenie wpłat na Fundusz o łączną kwotę 166,00 zł, w tym: w styczniu 2012 roku - o kwotę 83,00 zł i w lutym 2012 roku o kwotę 83,00 zł. Nieprawidłowości skorygowano w trakcie kontroli RIO w Łodzi. 2. Zarówno sprawozdanie częściowe, jak i końcowe, z realizacji zadania publicznego z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu, złożone przez MLKS Konopnica w 2011 roku, do czasu rozpoczęcia kontroli przez RIO w Łodzi (we wrześniu 2012 roku) nie zostało zweryfikowane przez zleceniodawcę pod kątem prawidłowości wykorzystania dotacji. W wyniku kontroli ustalono, że ww. sprawozdania były niekompletne, ponieważ nie zawierały zestawienia faktur (rachunków), sporządzonego zgodnie ze wzorem sprawozdania, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r., nr 6, poz. 25). Zleceniobiorca do sprawozdań merytorycznych załączył kilka odręcznie sporządzonych kartek z poniesionymi wydatkami w Klubach: Konopnica, Rychłocice i Wrońsko. Przy szeregu pozycji wydatków brak było numeru faktury, daty faktury oraz daty poniesienia wydatku. Daty faktur zamieszczone przy niektórych pozycjach wydatków wskazywały, że 8 część wydatków poniesiona została przed rozpoczęciem realizacji zadania publicznego lub po jego zakończeniu. Z uwagi jednak na niekompletność danych kontrolujące nie miały możliwości rzetelnego ustalenia, czy dotacja wykorzystana została zgodnie z przeznaczeniem. W trakcie kontroli RIO w Łodzi, w wyniku działań podjętych przez Sekretarza Gminy Annę Glapa, Prezes MLKS w Konopnicy złożył w dniu 25 września 2012 roku korekty sprawozdań merytoryczno-finansowych za 2011 rok. Do zestawienia faktur (rachunków) załączone zostały kopie tych dokumentów. Dokonując sprawdzenia wykorzystania dotacji w oparciu o skorygowane sprawozdanie końcowe z realizacji zadania i załączone dokumenty stwierdzono: − ujęcie w rozliczeniu wydatków na obsługę medyczną w wysokości 1.236,83 zł, choć tego rodzaju kosztu nie przewidywała oferta złożona przez MLKS Konopnica, − ujęcie do rozliczenia dotacji wydatków poniesionych przed rozpoczęciem realizacji zleconego umową zadania publicznego (tj. przed dniem 11 kwietnia 2011 roku) lub po jego zakończeniu (tj. po 10 grudnia 2011 roku) na łączną kwotę 10.538,20 zł (w tym: kwota 2.058,38 zł za wodę i ścieki dotycząca faktury z dnia 22 lipca 2010 roku), − przyjęcia do rozliczenia dotacji poniesionego wydatku na zakup grilla ZEUS na kwotę 99,99 zł na podstawie faktury nr 0324065 z dnia 29 czerwca 2011 roku, który to wydatek nie mieścił się w harmonogramie wydatków realizowanego zadania publicznego, − ujęcie w rozliczeniu dotacji faktury nr 333/2011/B z dnia 7 grudnia 2011 roku za zakup nawozów sztucznych, tj. 1,2 tony saletrzaku i 1 tony tarnogranu na łączną kwotę 2.640,00 zł. W związku z ujęciem w rozliczeniu dotacji wydatku na zakup nawozów w grudniu 2011 roku podkreślić należy, że dotacja została przekazana na realizację zadania w okresie od dnia 11 kwietnia do dnia 10 grudnia 2011 roku. Ujęte w fakturze nawozy, ze względu na okres zakupu (grudzień), a także dużą ilość (wystarczającą na kilka lat) nie mogły być wykorzystane do utrzymania murawy w okresie realizacji zadania publicznego w 2011 roku. 3. W latach 2011-2012 Wójt Gminy Konopnica nie kontrolował (poprzez upoważnionych pracowników) prawidłowości realizacji zadań zleconych stowarzyszeniom (w tym stowarzyszeniu „ Nadzieja”, któremu powierzono zadanie publiczne w zakresie prowadzenia środowiskowego domu samopomocy). Zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 234, poz. 1536 ze zm.) - organ administracji publicznej zlecający zadanie (w tym przypadku Wójt Gminy) winien dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy. 4. Wypłacone wynagrodzenie za nieprzepracowany pełny miesiąc - czerwiec 2012 roku na rzecz Wójta Gminy Marioli Hernas zostało zaniżone o kwotę 243,02 zł, a pełniącej do dnia 4 czerwca 2012 roku obowiązki Wójta Gminy Annie Glapa wynagrodzenie zostało zawyżone o kwotę 252,21 zł. Jednocześnie, Pani Annie Glapa, zatrudnionej od dnia 5 czerwca 2012 roku 9 na stanowisku Sekretarza Gminy wynagrodzenie zostało zaniżone o kwotę 177,05 zł. Przy obliczaniu wynagrodzenia dla wskazanych osób nie zastosowano przepisu § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 1996 roku, nr 62, poz. 289 ze zm.). W świetle wskazanego przepisu, w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia - miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Ww. nieprawidłowości skorygowano w trakcie kontroli RIO w Łodzi. 5. W oparciu o przedłożone dokumenty, w szczególności karty zarobkowe i zasiłkowe pracowników za 2011 rok ustalono, że ujęta w sprawozdaniu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli kwota poniesionych wydatków na wynagrodzenia w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela, w objętej kontrolą grupie nauczycieli mianowanych, została zaniżona o 3.034,06 zł, z tytułu pominięcia w wydatkach na wynagrodzenia kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego jednemu z pracowników. Skutkiem powyższego błędu była wypłata nauczycielom mianowanym wyższych dodatków uzupełniających o kwotę 3.034,06 zł. W zakresie udzielania zamówień publicznych i realizacji inwestycji 1. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na „Wykonanie podjazdu dla niepełnosprawnych oraz dostosowanie dla niepełnosprawnych Ośrodka Zdrowia w Konopnicy” opublikowane zostało w Biuletynie Urzędu Zamówień Publicznych na portalu UZP w dniu 12 sierpnia 2008 roku, pod numerem 188736-2008, tj. 15 dni po podpisaniu umowy z wykonawcą. Zgodnie z art. 95 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 113, poz. 759 ze zm.) zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych. Przekazanie ogłoszenia niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki można uznać za dokonane, jeżeli następuje w następnym dniu roboczym po zawarciu umowy. W innych przypadkach należy wykazać, że przekazanie ogłoszenia zaraz po zawarciu umowy nie było możliwe. Kontrolującym nie wykazano uzasadnionych przyczyn przesłania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w późniejszym terminie. 2. Do kosztów zadania inwestycyjnego „Wykonanie podjazdu dla niepełnosprawnych oraz dostosowanie dla niepełnosprawnych Ośrodka Zdrowia w Konopnicy” nie zostały wliczone: należność za wykonanie kosztorysu inwestorskiego na kwotę 250,00 zł oraz kwota 2.343,00 zł z tytułu podatku VAT od faktury za wykonaną dokumentację projektową. W związku z powyższym zaniżono wartość środka trwałego uzyskanego w wyniku inwestycji o kwotę 2.593,00 zł. Zgodnie z art. 28 ust.8 ustawy o rachunkowości, koszt wytworzenia środków trwałych w budowie obejmuje ogół ich kosztów poniesionych za okres budowy, montażu, przystosowania 10 i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym niepodlegający odliczeniu podatek VAT oraz koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych na ich finansowanie. 3. W przypadku umów na wykonanie dokumentacji projektowej i nadzoru inwestorskiego, podpisanych w związku z realizacją zadania „Remont Ośrodka Zdrowia” oraz objętych kontrolą inwestycji drogowych (zamówienia o wartości poniżej 14.000 euro) kontrolującym nie przedłożono żadnego udokumentowania, pozwalającego na ustalenie, że dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty. Zgodnie z art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego zobowiązane są do dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Z kolei art. 254 pkt 4 wskazanej ustawy stanowi, że zlecanie zadań powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych, a w odniesieniu do organizacji pozarządowych z odpowiednim zastosowaniem art. 43 i art. 221. W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji majątku 1. Stwierdzono pięć przypadków niewprowadzenia składników majątku do ewidencji księgowej w miesiącu przekazania ich do użytkowania lub nabycia: [1] na podstawie dowodu OT nr 5/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku – przyjęto na stan środków trwałych „Modernizację drogi dojazdowej do gruntów rolnych w m. Konopnica ul. Polna” na kwotę 236.199,96 zł, roboty budowlane związane z realizacją ww. inwestycji zostały ostatecznie odebrane w dniu 23 sierpnia 2011 roku, [2] na podstawie dowodu OT nr 6/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku – przyjęto na stan środków trwałych „Przebudowę ulicy Spółdzielczej w Konopnicy” na kwotę 605.846,42 zł, roboty budowlane związane z realizacją ww. inwestycji zostały ostatecznie odebrane w dniu 28 października 2011 roku, [3] na podstawie dowodu OT nr 8/2011 z dnia 22 grudnia 2011 roku – przyjęto na stan środków trwałych działkę nr 469/72 o powierzchni 0,7983 ha o wartości 14.945,00 zł, w związku ze zrzeczeniem się prawa użytkowania wieczystego przez Gminną Spółdzielnię „Samopomoc Chłopska” w Konopnicy, podpisanym w formie aktu notarialnego Rep. A. 2319/2011 z dnia 8 lipca 2011 roku, [4] na podstawie dowodu OT nr 12/10 z dnia 31 grudnia 2010 roku wprowadzono do ewidencji środków trwałych wyremontowaną drogę gminną Szynkielów-Kolonia Podgórze na kwotę 380.500,96 zł, roboty budowlane związane z realizacją ww. inwestycji zostały odebrane w dniu 31 sierpnia 2010 roku, [5] na podstawie dowodu OT nr 10/11 z dnia 31 grudnia 2011 roku wprowadzono do ewidencji środków trwałych zmodernizowaną drogę rolniczą Rychłocice-Kolonia Żabieniec na kwotę 60.665,82 zł, roboty budowlane związane z realizacją ww. inwestycji zostały odebrane w dniu 31 sierpnia 2010 roku. 2. Wójt Gminy Konopnica zarządzeniem nr 58/11 z dnia 13 grudnia 2011 roku zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Gminy i w podległych Gminie jednostkach organizacyjnych, tj. w jednostkach OSP, w Gminnym Ośrodku Kultury, Gminnej Bibliotece Publicznej w Konopnicy i w filii w Szynkielowie, w szkołach podstawowych, w Publicznym Gimnazjum, w Gminnym Zespole EkonomicznoAdministracyjnym Szkół i w Domu Nauczyciela oraz w Ośrodku Zdrowia. Wskazać należy, że Wójt Gminy zarządzając przeprowadzenie inwentaryzacji 11 składników majątkowych w podległych Gminie jednostkach organizacyjnych naruszył kompetencje przysługujące kierownikom tych jednostek. Zgodnie, bowiem z art. 53 ust.1 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialnym za prowadzenie gospodarki finansowej, w tym za gospodarkę majątkiem jest kierownik jednostki sektora finansów publicznych. Ponadto, na podstawie art. 4 ust.5 ustawy o rachunkowości, zobowiązanym do zarządzenia inwentaryzacji majątku w danej jednostce jest jej kierownik. 3. Wartość gruntów według inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2011 roku oraz ewidencji księgowej, prowadzonej w księdze inwentarzowej środków trwałych, była zgodna i wynosiła 520.768,95 zł. Grunty o tej samej wartości zostały wykazane w sprawozdaniu bilans jednostki budżetowej na dzień 31 grudnia 2011 roku. Tymczasem ustalono, że wartość gruntów, wynikająca z informacji o stanie mienia gminy Konopnica na dzień 31 grudnia 2011 roku, podpisanej przez pełniącą funkcję Wójta Annę Glapa, stanowiła kwotę 586.357,00 zł, z tego: w bezpośrednim zarządzaniu gminy - 481.181,00 zł, w użytkowaniu wieczystym 105.176,00 zł. Różnica pomiędzy danymi zawartymi w informacji o stanie mienia a ewidencją księgową wynosiła 65.588,05 zł. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy wynikało, że niezgodność danych powstała ponieważ nie dokonano uzgodnienia poszczególnych kwot. W informacji o stanie mienia w 2011 roku omyłkowo wykazano wartość gruntów oddanych w użytkowanie wieczyste w kwocie wynikającej z wyceny do ustalenia kwoty wieczystego użytkowania, a nie według wartości księgowej. Biorąc pod uwagę ustalenia kontroli i wyjaśnienia Skarbnika Gminy o braku uzgodnień kwot między ewidencją księgową a ewidencją zasobu nieruchomości gruntowych zauważyć należy, że w wyniku tak przeprowadzonej inwentaryzacji nie osiągnięto celu inwentaryzacji, którym powinno być ujawnienie ewentualnych różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych i ujęcie ich w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Naruszone zostały przepisy art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi - inwentaryzację gruntów przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników oraz § 6 ust.6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którym - inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości. W zakresie innych ustaleń 1. Plan finansowy Urzędu Gminy Konopnica, zawierający wszystkie wydatki budżetowe nieujęte w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych, a także jego zmiany, nie były wprowadzone zarządzeniami, ani też innymi aktami wydanymi przez Wójta Gminy. Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy wynikało, że po uchwaleniu budżetu przez Radę Gminy Konopnica, w szczegółowości zgodnej z uchwałą w sprawie trybu prac nad projektem budżetu, jak również po każdej zmianie wprowadzonej do budżetu, dokonuje ona w porozumieniu z Wójtem Gminy podziału planu 12 wydatków budżetowych na paragrafy i wprowadza te dane do programu komputerowego „BESTIA”. Wygenerowane z programu „BESTIA” dokumenty, stanowiące plan finansowy urzędu jednostki samorządu terytorialnego i jego zmiany, podpisane przez Wójta Gminy lub Zastępcę Wójta Gminy załączano do uchwał Rady Gminy w sprawie uchwalenia budżetu lub jego zmian, a także do zarządzeń Wójta w sprawie zmian w budżecie gminy. W związku z powyższymi ustaleniami wskazać należy, że zarządzenie jest prawną formą działania, za której pomocą wójt może podejmować rozstrzygnięcia. We wszystkich przypadkach, które mają na celu załatwienie określonej sprawy (niebędącej sprawą rozstrzyganą w drodze decyzji administracyjnej), niezależnie od tego, czy ustawodawca wprost wskazuje na działanie w tej formie, organ wykonawczy gminy wydaje zarządzenie. W rezultacie każdy akt pochodzący od wójta gminy jest zarządzeniem, w stosunku do którego zachodzi możliwość objęcia go zarówno nadzorem wojewody, regionalnej izby obrachunkowej, jak i kontrolą ze strony sądów administracyjnych. Pogląd powyższy jest reprezentowany w orzecznictwie sądów administracyjnych i przyjmowany w działalności organów nadzoru. W orzeczeniu wydanym przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie [wyrok WSA w Olsztynie z dnia 12 marca 2008 roku, sygn. II SA/Ol 1044/07], Sąd przyjął, podzielając poglądy zaprezentowane przez organy nadzoru, że „przez zarządzenia wójta gminy należy rozumieć wszelkie akty tego organu poza decyzjami administracyjnymi i postanowieniami, bez względu na nazwę, jaką wójt nada swemu rozstrzygnięciu. Zarządzenia, bowiem, są obok decyzji administracyjnych prawną formą, w jakiej wójt może podejmować władcze rozstrzygnięcia”. 2. W Urzędzie Gminy Konopnica nie dokonywano księgowań planu finansowego wydatków budżetowych na koncie 980 - plan finansowy wydatków budżetowych, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a także uregulowania wewnętrzne zawarte w planie kont jednostki budżetowej, stanowiącym załącznik nr 4 do zarządzenia nr 257/10 Wójta Gminy Konopnica z dnia 10 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości, zgodnie z którymi - do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych służy konto 980 - plan finansowy wydatków budżetowych. Na stronie Wn tego konta ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych. Na stronie Ma konta 980 ujmuje się, m.in.: równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych. Ewidencja szczegółowa do konta 980 powinna być prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych. 3. Rada Gminy w Konopnicy nie określiła w drodze uchwały szczegółowego sposobu konsultowania z radami działalności pożytku publicznego lub organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, projektów aktów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych organizacji - stosownie do art. 5 ust.5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 4. Program współpracy Gminy Konopnica z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2011 rok został przyjęty przez Radę Gminy Konopnica uchwałą nr III/14/10 z dnia 13 29 grudnia 2010 roku. Tymczasem, zgodnie z art. 5a ust.1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, wskazany powyżej program powinien zostać uchwalony do dnia 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu. 5. Do składu komisji konkursowej, powołanej w dniu 14 marca 2011 roku przez Wójta Gminy do opiniowania ofert w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych, nie weszły osoby reprezentujące organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Zgodnie z art. 15 ust. 2d wskazanej ustawy (według stanu prawnego dla okresu ogłoszenia konkursu w 2011 roku) - w skład komisji konkursowej winny wejść osoby reprezentujące organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust.3, z wyłączeniem osób reprezentujących organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust.3 biorące udział w konkursie. Według ustaleń inspektorów kontroli RIO w Łodzi, na terenie Gminy Konopnica działała, co najmniej jedna organizacja pozarządowa nie biorąca udziału w konkursie (tj. Stowarzyszenie na Rzecz Osób Niepełnosprawnych „Nadzieja” w Strobinie). Odpowiedzialność za powyższe uchybienia i nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy, jak również rzeczowo właściwi pracownicy wskazani w protokole kontroli. Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Panią Wójt o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne: 1. Podjąć zdecydowane działania mające na celu poprawę parametrów finansowych umożliwiających spełnienie wskaźnika określonego w art.243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Zgodnie z art.121 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1241) - art. 243 i art. 244 ustawy o finansach publicznych mają zastosowanie po raz pierwszy do uchwał budżetowych jednostek samorządu terytorialnego na 2014 rok. 2. Podjąć czynności w celu uaktualnienia załącznika nr 3 do Statutu Gminy, zawierającego wykaz gminnych jednostek organizacyjnych. 3. Zaniechać ustalania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości dla jednostek organizacyjnych Gminy Konopnica i zobowiązać do wykonywania tej czynności kierowników tych jednostek, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. 4. Prowadzić ewidencję księgową zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług na koncie rozrachunkowym 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, w sposób określony w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz w uregulowaniach wewnętrznych zawartych w zakładowym planie kont. 14 5. Przestrzegać zasad rachunkowości określonych w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz w uregulowaniach wewnętrznych, ustalonych przez kierownika jednostki, zgodnie z którymi - w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego należy ujmować wszystkie zdarzenia gospodarcze, które nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym. 6. Dokonać poprawnego ujęcia w księgach rachunkowych jednostki udziału w kwocie 1.000,00 zł, wniesionego przez Gminę do spółki „WARTA” sp. z o.o. z siedzibą w Sieradzu. 7. Rozrachunki z budżetem z tytułu podatku VAT prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, na koncie 225 rozrachunki z budżetami. 8. Rozrachunki z pracownikami oraz z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych prowadzić, zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów na koncie 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami. 9. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP - z wykonania dochodów podatkowych i w sprawozdaniach Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych danych o skutkach finansowych wynikających z udzielonych zwolnień i ulg podatkowych przez Radę Gminy oraz o skutkach finansowych decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja Podatkowa, w zakresie umorzeń zaległości podatkowych, zgodnie z przepisami Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20, poz. 103). 10. Sporządzić korekty sprawozdań Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych i sprawozdania PDP - z wykonania dochodów podatkowych, w związku nieprawidłowym wykazaniem danych dotyczących skutków udzielonych ulg i zwolnień przez Radę Gminy (sprawozdania za 2011 rok) oraz skutków finansowych w zakresie umorzeń zaległości podatkowych (sprawozdania za 2011 rok i za I półrocze 2012 roku3). Poprawione sprawozdania przekazać do RIO w Łodzi wskazując przyczyny korekty. 11. Egzekwować od podatników podatku od nieruchomości - osób prawnych terminowe składanie deklaracji podatkowych. 12. Wyegzekwować należne Gminie odsetki od podatników podatku od nieruchomości, od użytkowników wieczystych i najemców lokali użytkowych wymienionych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego z tytułu nieterminowych wpłat podatków i należności niepodatkowych. 13. W przypadkach, gdy dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa zaległości podatkowej i należnych odsetek za zwłokę przestrzegać obowiązującego w tym zakresie art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym, jeżeli wpłata podatnika nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej i kwoty odsetek za zwłokę, wpłacona kwota powinna być zaliczona proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku w jakim 3 W zakresie I półrocza 2012 roku wyłącznie sprawozdanie Rb-27S. 15 w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. 14. Podjąć czynności sprawdzające, zgodnie z art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa w odniesieniu do informacji o nieruchomościach złożonej przez podatnika (…)4, w celu ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania i wymiaru podatku od nieruchomości. W przypadku stwierdzenia niedopłaty podatku podjąć działania w celu jej wyegzekwowania za okres nieobjęty przedawnieniem. 15. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z Dz. U. z 2012 r., poz. 1015) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 16. Przestrzegać art. 22 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, w zakresie gospodarowania nieruchomościami otrzymanymi od Skarbu Państwa, województwa lub powiatu w drodze darowizny, w szczególności wykorzystywać przedmiot darowizny na cel, na który zostały darowana. 17. Podjąć działania w celu wyjaśnienia sytuacji użytkowania przez osobę fizyczną należącej do gminy działki nr 469/24, stanowiącej rów melioracyjny. 18. Wadia wpłacane w ramach przetargu na zbycie nieruchomości zwracać w terminie określonym przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. 19. Wyegzekwować od pracowników odpowiedzialnych za pobór należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste i czynszów za najem lokali użytkowych obowiązek naliczania i pobierania odsetek ustawowych w przypadku nieterminowych wpłat, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny oraz warunkami zawartych umów. 20. Zapewnić przestrzeganie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, zgodnie z którym - do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących: zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony; do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy. Uchwała rady wymagana jest także w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat, strony zawierają kolejną umowę, której przedmiotem jest ta sama nieruchomość. 21. Zapewnić przestrzeganie art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, w zakresie obowiązku podawania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości (także lokali użytkowych) przeznaczonych do oddania w najem. 4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 22. W umowach zawieranych z najemcami dotyczących najmu lokali użytkowych zabezpieczać interes gminy poprzez zapisy o corocznej waloryzacji czynszu oraz zapewnić ich przestrzeganie. 23. Zapewnić przestrzeganie art. 21 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity z 2011 r., Dz. U. nr 127, poz. 721 ze zm.), w zakresie obliczania wpłat na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 24. Egzekwować od realizatorów zadania publicznego w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu składanie sprawozdań, sporządzonych z uwzględnieniem wzoru sprawozdania, stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania. 25. Podjąć czynności w celu rzetelnego rozliczenia dotacji udzielonej na rzecz MLKS Konopnica, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego. 26. W przypadku zlecania podmiotom spoza sektora finansów publicznych zadań publicznych realizować obowiązki nałożone na organ administracji publicznej przez art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, poprzez kontrolę nad prawidłowością wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania oraz nad prawidłowością prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy o zleceniu zadania publicznego do realizacji. 27. W zakresie obliczania wynagrodzenia za nieprzepracowany pełny miesiąc przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. 28. W zakresie ustalania wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli, uwzględniać wszystkie składniki wynagrodzenia wskazane w art. 30 ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela, w celu poprawnego ustalenia ewentualnej kwoty dodatków uzupełniających. 29. Zapewnić przestrzeganie art. 95 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w zakresie obowiązku zamawiającego przekazania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. 30. Przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości poniżej 14 000 euro zapewnić dokumentowanie czynności związanych z wyborem wykonawcy, pozwalające na ustalenie, że spełnione zostały wymogi wynikające z art. 254 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. 31. Dokonać korekty kosztów zadania inwestycyjnego pn. „Wykonanie podjazdu dla osób niepełnosprawnych oraz dostosowanie dla niepełnosprawnych Ośrodka Zdrowia w Konopnicy” oraz korekty wartości środka trwałego uzyskanego w wyniku inwestycji. 17 32. Wprowadzać składniki majątku do ewidencji środków trwałych w terminie określonym w art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2011 r., Dz. U. nr 74, poz. 397 ze zm.). 33. Przestrzegać kompetencji określonych w art. 4 ust.5 ustawy o rachunkowości, przysługujących kierownikom podległych Gminie jednostek organizacyjnych, w zakresie zarządzania inwentaryzacji składników majątkowych. 34. Przy przeprowadzeniu inwentaryzacji gruntów przestrzegać art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, określającego sposób przeprowadzania inwentaryzacji tych składników oraz § 6 ust.6 rozporządzenia Ministrów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którym - inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości. 35. Plan finansowy Urzędu, a także jego zmiany, ustalać w drodze zarządzenia Wójta Gminy. 36. Zapewnić ujmowanie na koncie 980 - plan finansowy wydatków budżetowych, operacji związanych z wykonaniem planu finansowego wydatków budżetowych, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej i uregulowań wewnętrznych. 37. Zapewnić wejście do składu komisji konkursowej, opiniującej oferty w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych, osób reprezentujących organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, stosownie do wymogu wynikającego z art. 15 ust. 2d ww. ustawy. 38. Zapewnić podejmowanie przez Radę Gminy uchwały w sprawie Programu współpracy Gminy Konopnica z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w terminie wskazanym w art. 5a ust.1 ww. ustawy. 18 Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem. Do wiadomości: Przewodniczący Rady Gminy Konopnica Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Konopnica aa 19 20