Informatörspolicy

Informatörspolicy
Polityka ujawniania informacji
Zasady Etyczne Spółki Amcor Limited określają politykę dotyczącą
ujawniania informacji (whistleblowing) i ochrony osób ujawniających
informacje (whistleblower). Poniższa polityka whistleblower opisuje sposób
realizacji tego zobowiązania.
1. Wprowadzenie i zarys ogólny
Program ujawniania informacji Grupy Amcor jest integralną częścią jej
programu zgodności.
Program ten ma na celu zaspokojenie potrzeb informatorów (whistleblower)
we wszystkich krajach działalności Grupy Amcor.
Firma Amcor stwierdza, że skuteczny program służb informacyjnych
(whistleblower):
• Wskazuje w sposób wyraźny, że Amcor spełnia swoje prawne i etyczne
zobowiązania;
• pozwala poszczególnym osobom być przeświadczonymi, że firma
właściwie zajmuje się ich problemami; i
• nie karze pracowników za wypełnianie ich zobowiązań zapewnienia
postępowania firmy Amcor według zasad jej polityki zgodności i etyki.
Polityka ta, w ogólnym zarysie, obejmuje następujące zagadnienia:
(a) Kogo dotyczy niniejsza polityka? (część 2)
(b) Do kogo informator (whistleblower) może się zwracać i jakiego rodzaju
sprawy może podnosić? (część 3 - 7)
(c) Postępowanie po ujawnieniu i ochrona informatora (części 8 i 9).
(d) Co dzieje się z informatorem, ochrona tożsamości informatora i powody
istnienia służb informacyjnych (whistleblowing) (część 10 – 12).
(e) Sprawozdania i analiza (części 13 – 15).
2. Kogo dotyczy niniejsza polityka?
Trzy kategorie osób objętych tą polityką
Amcor zobowiązuje się do prowadzenia polityki ujawniania informacji
(whistleblowing) w związku ze sprawami mającymi wpływ na działalność
firmy prowadzonej przez następujące osoby:
• pracowników i urzędników Grupy Amcor, zarówno zatrudnionych na pełnym
etacie, części etatu jak i sezonowych, niezależnie od ich stażu
pracy/stanowiska i miejsca zatrudnienia;
Amcor Limited
www.amcor.com
• osoby związanej umową świadczenia usług lub dostarczania towarów na rzecz Grupy
Amcor;
• pracownika osoby, związanej umową świadczenia usług lub dostarczania towarów na
rzecz Grupy Amcor.
Pracownicy zobowiązani do zapewnienia, aby wszystkie działania firmy były zgodne z
prawem i polityką firmy
Przypominamy wszystkim pracownikom i urzędnikom, że w ramach ich umowy o pracę,
są oni zobowiązani do zapewnienia zgodnej z prawem i polityką działalności firmy.
3. Do kogo informator może się zwracać?
Wstępnie, problemy należy zgłaszać do kierownika lub urzędnika kontaktowego
Pracownicy Grupy Amcor powinni najpierw (i niezwłocznie) przedyskutować problemy
ze swoimi przełożonymi.
W większości przypadków będzie to wystarczające dla rozwiązania sprawy.
Inne osoby powinny najpierw zgłosić swoje problemy urzędnikowi Grupy Amcor, z
którym zwykle się kontaktują.
• W przypadku klientów, są to usługi linii specjalnej, zamieszczonej na stronie
internetowej i w broszurach informacyjnych firmy Amcor;
• W przypadku kontrahentów zwykle będzie to pracownik Grupy Amcor, zajmujący się
rachunkami.
W przypadku nieuzyskania satysfakcjonującej odpowiedzi na wstępne zgłoszenie
swoich problemów, należy skontaktować się z WSP
Firma Amcor wyznaczyła zewnętrznego, niezależnego Dostawcę Usług Whistleblower
(Whistleblower Service Provider) (WSP). Jeśli osoba informująca nie jest zadowolona z
odpowiedzi swojego kierownika lub punktu kontaktowego, może skontaktować się z
WSP telefonicznie, faxem, pocztą elektroniczną lub zwykłą (dane kontaktowe znajdują
się we wszystkich siedzibach Amcor).
Rola i sprawozdania WSP
Zarząd Amcor zatrudnił firmę Deloitte Touche Tohmatsu (Deloitte) jako swojego WSP.
Zarząd uważa, że raportowanie do niezależnej jednostki będzie lepiej służyć interesom
wszystkich udziałowców Amcor, ponieważ zmniejsza to ich obawy bardziej, niż gdyby
byli zobowiązani informować o swoich problemach pracownika Amcor.
Firma Amcor jest zobowiązana do upewnienia się, że WSP jest niezależny, upoważniony
i posiada środki konieczne do:
• wysłuchania wszystkich ujawnianych informacji w ramach niniejszej polityki
• zbadania ich w ramach niniejszej polityki; i
• gdzie to konieczne, zwracania się z prośbą o specjalistyczną prawną lub finansową
poradę w przypadku każdego badania.
Page 2/8
WSP:
• generalnie, powiadamia Głównego Radcę Prawnego (Group General Counsel) i
Sekretarza Zarządu (Company Secretary);
• może powiadomić przedstawiciela Komisji Adytu i Zgodności (Audit and Compliance
Committee) lub bezpośrednio Komisję Audytu i Zgodności Amcor;
• jest upoważniony do powiadamiania Dyrektora Naczelnego lub Zarządu o poważnych
domniemanych niezgodnościach.
4. Jakiego rodzaju problemy można zgłaszać do WSP?
Poniżej wymieniono sprawy, które Amcor zaleca udziałowcom badać z pomocą WSP:
• postępowanie i praktyki niezgodne z prawem lub naruszające wszelkie prawa, przepisy
lub kodeks postępowania, obowiązujące w Grupie Amcor oraz naruszające umowę
obowiązującą członka grupy Amcor;
• postępowanie oszukańcze lub korupcyjne (łącznie z oferowaniem lub przyjmowaniem
łapówek lub innym rodzajem zysków z relacji z Grupą Amcor, na które Grupa Amcor
nie wyraża zgody);
• ciągłe lub regularne naruszanie polityki Amcor lub innych reguł postępowania;
• stosowanie przymusu, molestowanie lub dyskryminacja przez pracowników Grupy
Amcor lub ich dotyczące;
• wszelkiego rodzaju działania wprowadzające w błąd;
• sytuacje, będące w zasięgu kontroli Grupy Amcor, stwarzające zagrożenie zdrowia lub
bezpieczeństwa ludzi;
• sytuacje, będące w zasięgu kontroli Grupy Amcor, stwarzające poważne zagrożenie
dla środowiska; i
• zachowania pracowników Amcor, które w sposób oczywisty sugerują, że reguły
obowiązujące w Amcor nie są przestrzegane.
5. Jak „duży” musi być problem, by można go było zgłosić do WSP?
WSP może nieformalnie doradzić, czy dany problem mieści się w zakresie niniejszej
polityki
Jeśli istnieją wątpliwości, czy sprawa może być rozpatrzona przez WSP, należy
przedyskutować ten problem nieformalnie z WSP. WSP może doradzić, czy problem:
• leży w gestii niniejszej polityki.
• powinien podlegać zwykłemu orzeczeniu lub opinii odnośnie do przedsiębiorstwa
handlowego (a stąd nie jest przypadkiem naruszenia polityki zgodności lub etyki
Amcor). WSP nie zajmuje się takimi sprawami.
Page 3/8
WSP musi informować o wszystkich sprawach zgłoszonych formalnie
WSP, bez względu na to, czy nieformalnie udzielał porad poszczególnym osobom, musi
informować o wszystkich sprawach formalnie zgłoszonych.
Amcor wymaga, by WSP traktował wszystkie ujawnione informacje z największą
powagą, nawet gdy badania te są czasochłonne i kosztowne oraz mogą wpłynąć
ujemnie na karierę i morale ludzi, będących przedmiotem domniemanych zarzutów.
Osoba zgłaszająca powinna rozważyć, czy sprawa jest dostatecznie poważna, by
formalnie poinformować o niej WSP. Jednorazowe naruszenia mniejszej wagi można
skutecznie załatwić bez formalnych dochodzeń i działań.
Sprawy już poddane badaniu nie mogą być zgłaszane do WSP
Jeśli wszystkie fakty sprawy zostały już zbadane w ramach innego mechanizmu Amcor
(jak np. Przypadki dyskryminacji przez Wydział HR), wówczas zależnie od okoliczności,
wnoszenie tej samej sprawy do WSP może nie być właściwe.
Powtarzające się wykroczenia powinny być zgłaszane do WSP, nawet jeśli są one małej
wagi lub długotrwałe
Jeśli osoba informująca jest świadoma ciągłego lub powtarzającego się wykroczenia,
nawet małej wagi, sprawę należy skierować na odpowiednie tory: małe sprawy, gdy
powtarzają się, mogą stać się większymi. Udziałowiec powinien również skontaktować
się z WSP nawet jeśli jest on świadomy, żei postępowanie od pewnego czasu jest
częściowo lub całkowicie niezgodne.
6. Jakie dowody są wymagane przed rozpoczęciem dochodzenia przez WSP?
Dla pracowników Grupy Amcor, zwykle do dostarczenia odpowiednich dowodów do
rozpoczęcia dochodzenia, wystarczająca jest ich wiedza na temat praktyk i sytuacji ich
wydziału.
Inne osoby, aby umożliwić WSP rozpoczęcie dochodzenia powinny posiadać jakąś
dokumentację dowodów dotyczących sprawy. Osoby te przynajmniej muszą być w
stanie wskazać osoby podejrzane o popełnienie wykroczenia, czas jego popełnienia i
osoby, których to dotyczyło.
Im więcej dowodów zostanie dostarczonych, tym bardziej prawdopodobna jest
skuteczność badania. Jednak mając przekonanie o prawdziwości faktów, niezgodnych z
polityką firmy, nie należy zwlekać z powiadamianiem WSP.
7. Czy informacje można ujawniać anonimowo?
Informacje mogą być przekazywane anonimowo. Jednak aby uzyskać ochronę danych,
osoby przekazujące informacje powinny podać swoje nazwisko WSP. Ujawnienie
nazwiska WSP dokonywane jest na ścisłych zasadach poufności.
Page 4/8
8. Co następuje po ujawnieniu informacji?
WSP informuje wyższą kadrę kierowniczą i przeprowadza badanie ujawnionych
informacji.
Po otrzymaniu informacji, WSP powiadamia niezwłocznie odpowiedniego członka
wyższego kierownictwa (Głównego Radcę Prawnego Grupy (Group General Counsel) i
Sekretarza Zarządu (Company Secretary) i wspólnie przeprowadzają badanie ścisłości i
zakresu nieprawidłowości.
Po otrzymaniu prośby o wszczęcie badania, WSP musi podjąć odpowiednie kroki w celu
zapewnienia sprawiedliwego i bezstronnego badania sprawy. Oznacza to, że:
• wszystkie osoby objęte badaniem muszą mieć możliwość przedstawienia swojego
stanowiska i mieć świadomość zarzutów i dowodów przeciwko nim;
• badający otrzyma specjalistyczne i niezależne doradztwo w sprawach wykraczających
poza jego kompetencje oraz stosowne ekspertyzy, a wszyscy pracownicy Amcor mają
obowiązek pomagać badającemu w możliwie najszerszym zakresie; i
• badania należy przeprowadzić jak najszybciej i na poziomie poufności, odpowiednio do
wagi zarzutów.
Przeprowadzający badanie zachowuje szczegółowe protokoły przeprowadzonych
przesłuchań i wszystkie analizowane protokoły, dotyczące wyniku badania.
Powiadamianie Komisji Audytu i Zgodności (Audit and Compliance Committee)
Po zakończeniu badania, osoba przeprowadzająca badanie musi przedstawić raport
Komisji Audytu i Zgodności.
Raport ten:
• podsumowuje przebieg badania i zebrane dowody;
• przedstawia wnioski co do zakresu niezgodności; oraz
• zaleca działania w celu naprawy zaistniałych niezgodności i zapobiegania ich
powtórzeniu.
9. Ujawnianie i raportowanie badań
Prywatne ujawnianie informacji przed Komisją Audytu i Zgodności (Audit and
Compliance Committee)
Badania mogą zaszkodzić dalszej karierze zawodowej oraz narazić na szwank reputację
osób będących podmiotem poważnych domniemanych zarzutów. W związku z tym,
badający nie powinien informować o postępach badania nikogo poza Komisją Audytu i
Zgodności, która obraduje przy drzwiach zamkniętych.
Przeprowadzający badanie może zdecydować o włączeniu do badań osoby składającej
doniesienie w przypadku potrzeby uzyskania dokładniejszych informacji lub
dostarczenia opinii osobie zainteresowanej. Jednak w celu zapewnienia rzetelności
badania lub ochrony osoby ujawniającej informację, badający może wyłączyć osobę
ujawniającą informację z badań.
Page 5/8
10. Co dzieje się z informatorem (whistleblower)?
Amcor przyznaje, że osoba ujawniająca poważne informacje może ponieść znaczne
koszty osobiste, działając poza normalną drogą postępowania. Amcor.
Konsekwencje ujawnienia informacji
Z faktu ujawnienia informacji wynikają cztery następujące konsekwencje.
(a) Zabezpieczenie przed konsekwencjami prawnymi tj. ochrona przed cywilną lub karną
odpowiedzialnością za ujawnienie informacji. Jednak nie oznacza to zabezpieczenia
przed cywilną lub karną odpowiedzialnością za czyny popełnione przez osobę
ujawniającą informacje (whistleblower).
(b) Ochrona przed represjonowaniem (opisana poniżej)
(c) Odszkodowanie dla poszkodowanego – w przypadku represjonowania oraz
poniesienia szkody, poszkodowany może uzyskać odszkodowanie od osoby, która
wyrządziła szkodę.
(d) Ochrona tożsamości – WSP musi zachować tożsamość osób informujących w
tajemnicy, może jednak ujawnić je ASIC, APRA lub Australian Federal Police lub za
zgodą osoby ujawniającej informacje (whistleblower) - innym osobom.
Ochrona przed represjonowaniem
Amcor zabrania wszystkim pracownikom karania kogokolwiek za kontaktowanie się z
WSP, w celu ujawnienia informacji w ramach niniejszej polityki. Zakaz obejmuje
udzielanie nagan, odwetu, zmian zakresu obowiązków,
pogorszenia warunków zatrudnienia, zmian wymagań związanych z raportowaniem,
szkodzenie dalszej karierze i reputacji, straszenie powyższymi represjami lub zamierzone
pomijanie, które szkodzą tej osobie.
Osoba ujawniająca istotne informacje WSP ma prawo prosić Amcor poprzez WSP aby:
• udzieliła jej urlopu na czas nieobecności podczas badania;
• przeniosła ją na równorzędne stanowisko o tym samym wynagrodzeniu w innej
jednostce lub w innym wydziale; oraz
• zabezpieczyła jej profesjonalną opiekę psychologa w związku ze stresem, związanym z
ujawnianiem informacji.
Amcor spełni takie prośby w miarę swoich możliwości. Amcor również podejmie
wszelkie kroki, w odpowiedzi na uzasadnione prośby, w celu ochrony osoby ujawniającej
informacje przed restrykcjami lub odwetem, bedącymi skutkiem jej kontaktów z WSP.
11. Ochrona tożsamości osoby ujawniającej informacje (whistleblower)
Poufność danych osobowych
Jednym z zasadniczych sposobów ochrony osoby ujawniającej informacje WSP, przed
odwetem lub represjami, jest utrzymanie jej tożsamości w tajemnicy. WSP jest
zobowiązany zrobić wszystko, co możliwe, aby zapewnić tajemnicę tożsamości osoby,
Page 6/8
która ujawniła informacje podczas trwania badania do czasu publicznego ogłoszenia
wyniku badania.
Czynności podejmowane w przypadku ryzyka ujawnienia tożsamości
Jakkolwiek Amcor jest zobowiązany do ochrony tożsamości osób, które kontaktują się z
WSP gdy tylko jest to możliwe, jednakże istnieją pewne okoliczności, kiedy jest to
niemożliwe, na przykład:
• gdy badania doprowadzają do wniesienia sprawy do sądu;
• gdy rodzaj zarzutu pozwala domyślić się, kto mógł ujawnić informację WSP; lub
• gdy osoba ta jest traktowana w jakiś wyjątkowy sposób, jak np. poprzez udzielenie jej
urlopu.
Zaraz po pierwszym kontakcie, WSP musi przedyskutować z osobą ujawniającą
informacje sprawę poufności i ryzyko ujawnienia jej tożsamości. WSP powiadamia
natychmiast tę osobę o wszelkich zmianach, które wpływają na możliwość ochrony
tajemnicy tożsamości przez Amcor i ostrzega ją na ile to możliwe, gdy wydaje się
prawdopodobne, że jej tożsamość zostanie ujawniona.
12. Czy ma znaczenie powód, dla którego informator kontaktuje się z WSP?
Motywacje ludzi do ujawniania informacji na temat nieprawidłowości mających wpływ
na Amcor mogą być bardzo różne, mniej lub bardziej godne uznania.
Aby zyskać ochronę, ujawnienie informacji musi być dokonane ”w dobrej wierze”.
Oznacza to, że osoba ujawniająca tę informację musi być szczerze przekonana o jej
prawdziwości.
Gdy powody ujawnienia informacji są mniej godne uznania i celem ich jest:
• skrzywdzenie innej osoby, lub
• uniknięcie problemu wynikającego z analizy wyników podczas normalnej pracy
przedsiębiorstwa, lub
• nadużycie polityki ujawniania informacji (whistleblowing),
WSP jest upoważniony do przedstawienia postępowania danej osoby w Wydziale HR w
celu wszczęcia działań dyscyplinarnych i ograniczenia praw przysługujących osobie
ujawniającej informacje (whistleblower). Prawa te zostaną ograniczone w przypadku
konieczności ochrony innej osoby lub osób, które stały się ofiarami postępowania
informatora (whistleblower) i zapewnienia, że żadne niewłaściwe cele informatora nie
będą spełniane.
Obowiązek WSP zapewnienia uczciwego badania uchyla zobowiązanie do ochrony
tożsamości osoby ujawniającej informacje.
Page 7/8
13. Raportowanie ogólne
Raport podsumowujący działalność ujawniania informacji jest sporządzany i
przekazywany do A&CC co sześć miesięcy. Raport może być wykorzystywany do
sporządzania propozycji usprawniania kultury zgodności w Amcor.
A&CC przedstawia ten raport Zarządowi.
Zarząd może opublikować streszczenie polityki odnośnie ujawniania informacji i jej
znaczenie w corocznym raporcie Amcor dla udziałowców.
14. Raportowanie o niezgodności osobom spoza firmy Amcor
Celem Amcor jest zagwarantowanie takiej sytuacji, by pracownicy nie uważali za
konieczne omawiania spraw dotyczących Grupy Amcor poza grupą. Pracownikom
przypomina się, że ich obowiązkiem jest utrzymywanie poufnych informacji o firmie w
tajemnicy.
Jeśli okoliczności zmuszają osobę do rozważenia ujawnienia informacji o niezgodności
poza Grupą, Amcor zachęca do ponownego rozważenia, czy w obrębie Grupy nie ma
nikogo, kto mógłby pomóc w rozwiązaniu problemu i jako ostateczność, zaleca
zgłoszenie sprawy do policji lub innej odpowiedniej jednostki. Osobie indywidualnej nie
wolno przekazywać sprawy mediom.
15. Analiza programu ujawniania informacji (whistleblowing) i niniejszej polityki
Program ujawniania informacji (łącznie z niniejszą polityką) jest analizowany co 2 lata
przez komisję Audytu i Zgodności w konsultacji z WSP i Dyrektorem Naczelnym. Raport
podsumowuje tę analizę i do Zarządu przekazywane są propozycje zaleceń. Analiza musi
generalnie dotyczyć skuteczności programu ujawniania informacji (whistleblowing), a w
szczególności:
• rzetelności podjętych badań
• rzeczywistych konsekwencji ujawnienia informacji;
• wyników WSP; i
• zgodności z niniejszą polityką.
Niniejsza polityka została zatwierdzona przez Komisję Audytu i Zgodności Amcor dnia
15 października 2005 r.
Polityka będzie dostępna na stronie internetowej i intranetowej Amcor, a egzemplarz
drukowany dostępny na życzenie w Sekretariacie i Archiwum Udziałów.
Ken MacKenzie
Managing Director & CEO
October 2005
Page 8/8