TEL Telefonia

System Zarządzania Forte
moduł Telefonia
Podręcznik użytkownika
Wersja 2010
Windows
jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.
®
Microsoft SQL Server
jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.
Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi
firmy Adobe Systems Inc.
System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o.
Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o.
Warszawa, lipiec 2009
Symbol dokumentu MXTELV2010P0001
©
Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.
All Rights Reserved.
Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody
firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.
Spis treści
Spis treści
Wstęp
I
0-1
Dokumentacja modułu ................................................................................................................... 0-1
Korzystanie z podręczników elektronicznych.............................................................................. 0-1
Korzystanie z pomocy kontekstowej ........................................................................................... 0-1
Pomoc techniczna .......................................................................................................................... 0-2
Zastrzeżenia ................................................................................................................................... 0-2
Aktualne informacje ........................................................................................................................ 0-2
Praca z modułem Telefonia
1-1
Zarządzanie telefonią w firmie ....................................................................................................... 1-1
Definiowanie sieci ....................................................................................................................... 1-1
Definiowanie telefonów ............................................................................................................... 1-2
Limity grupowe ............................................................................................................................ 1-3
Elementy rozliczeń ...................................................................................................................... 1-4
Edycja okresów rozliczeniowych ................................................................................................. 1-5
Administracja ............................................................................................................................... 1-5
Rachunki i Raporty ...................................................................................................................... 1-6
Akceptacja ................................................................................................................................... 1-6
Moje telefony ................................................................................................................................... 1-6
Podręcznik ....................................................................................................................................... 1-7
Użytkownika ................................................................................................................................ 1-7
Wstęp
System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe
i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na
zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje
swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz
wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do
specyfiki i potrzeb firmy. Forte Telefonia jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte.
Dokumentacja modułu
W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie .PDF inne dokumenty w
tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie .RTF oraz pliki pomocy kontekstowej.
Korzystanie z podręczników elektronicznych
Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są
tworzone w formacie .PDF. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany.
Do korzystania z dokumentów w formacie .PDF niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta
(link do strony producenta w języku polskim: http://adobe.com/pl/.
Korzystanie z pomocy kontekstowej
Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu
kursora na
. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc
kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu.
W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1.
0–2
Podręcznik użytkownika Forte Telefonia
Pomoc techniczna
Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla
użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej.
Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Podręczniki modułu.
Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersja elektroniczna znajduje się
w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/Sage/Forte dokumentacja.
Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/Sage/Narzędzia/Zgłoszenie problemu.
Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu
usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie
w Internecie.
Zastrzeżenia
Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie
zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą
istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów.
Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej.
Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji.
Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników.
Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad.
Aktualne informacje
System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie
zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie
instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie.
MXTELV2010P0001
Praca z modułem Telefonia
Moduł Telefonia, będący jednym z wielu modułów Systemu Zarządzania Forte wspomaga proces
zarządzania zasobami telefonicznymi w firmie. Umożliwia wprowadzanie limitów, definiowanie sieci, z
jakich korzystają pracownicy firmy, wspomaga proces przydziału numerów telefonów, rozliczania obciążeń pracowników oraz umożliwia sporządzanie raportów i zestawień. Poszczególni pracownicy
mogą w każdej chwili obejrzeć swoje rachunki telefoniczne, a dzięki wygodnemu systemowi wyszukiwania również swoje rachunki archiwalne. Przełożeni mają możliwość sprawdzania rachunków swoich
podwładnych.
Funkcjonalności obsługujące moduł znajdują się w menu głównym w grupie Aplikacje.
Rys. 1-1 Moduł Forte Telefonia menu główne.
Zarządzanie telefonią w firmie
Definiowanie sieci
Pracę z modułem należy rozpocząć od zdefiniowania użytkowanych sieci telefonicznych. Czynności
tej dokonuje się wybierając w głównym menu grupę Aplikacje, a w niej Definiowanie/Sieci.
1–2
Podręcznik użytkownika Forte Telefonia
Rys. 1-2 Aplikacje – Moduł Telefonia.
Możliwe jest definiowanie sieci stacjonarnej oraz komórkowej. Wybór typu definiowanej sieci następuje po wybraniu odpowiedniej opcji w polu typ.
Rys. 1-3 Okno definiowania sieci telefonicznej.
Definiowanie telefonów
Użytkownik ma możliwość
cje/Definiowanie/Telefony.
MXTELV2010P0001
definiowania
numerów
telefonów
po
wybraniu:
Aplika-
Praca z modułem Telefonia
1–3
Rys. 1-4 Okno definiowania informacji o telefonach.
W polu sieć użytkownik wybiera sieć, dla której definiuje numer telefonu. Po prawej stronie rozwijanej
listy sieć znajduje się przycisk otwierający okno Dane sieci, w którym można zdefiniować nową sieć,
zgodnie z opisem powyżej. W polu numer wpisuje numer telefonu, w polu sim może wprowadzić numer karty sim oraz ma możliwość zastrzeżenia numeru telefonu poprzez zaznaczenie pola wyboru
zastrzeżony. Definiowanie numeru telefonu kończy naciśnięcie przycisku Wstaw. Jest możliwe także
przydzielenie numeru telefonu użytkownikowi po naciśnięciu przycisku Wstaw i przydziel.
Rys. 1-5 Okno przydziału telefonu.
Limity grupowe
W celu ułatwienia zarządzania limitami finansowymi na rozmowy telefoniczne, moduł oferuje funkcjonalność Limity grupowe.
Pracowników, korzystających z posiadanych przez firmę sieci telefonicznych, można podzielić na grupy, które posiadają określone limity finansowe na rozmowy. Przydzielając pracownikowi numer telefonu można wprowadzić przysługujący mu limit z ręki, można też wybrać limit z konkretnej, zdefiniowanej wcześniej grupy. Należy przy tym pamiętać, że jeżeli dla danej, zdefiniowanej wcześniej grupy
zostanie zmieniony limit, nie zostanie on automatycznie zmieniony dla pracowników, ponieważ pracownicy w systemie nie są powiązani z limitami, a funkcjonalność ta służy jedynie jako ułatwienie przy
wprowadzaniu limitów.
Formatka, na której dokonuje się określenia limitu grupowego znajduje się w oknie Definiowanie/Limity grupowe w grupie Aplikacje. Otworzyć ją można również z okna Przydział telefonu wybierając ikonkę
.
1–4
Podręcznik użytkownika Forte Telefonia
Nie każdy pracownik musi być przypisany do konkretnej grupy limitów. Może się zdarzyć, że chociaż
pracownik należy do np. grupy Kierownicy, rodzaj wykonywanych obowiązków stwarza konieczność
udzielenia mu większego lub mniejszego limitu finansowego na rozmowy telefoniczne, niż mają pozostali pracownicy przypisani do tej grupy.
Rys. 1-6 Okno definiowania limitów grupowych.
W polu nazwa użytkownik określa nazwę definiowanego limitu, w polu limit określa kwotę limitu, a w
polu opis może opisać definiowany limit. Po wprowadzeniu wszystkich informacji należy nacisnąć
przycisk Wstaw. Dane dotyczące zdefiniowanych limitów można edytować klikając prawym przyciskiem myszy na nazwę limitu. Po dokonanej edycji należy zapisać zmiany przyciskiem Zapisz zmiany.
Elementy rozliczeń
W oknie Aplikacje/Definiowanie/Elementy rozliczeń użytkownik ma możliwość zdefiniowania typów
elementów bilingowych, jakie będą brane pod uwagę w trakcie procesu rozliczania.
Rys. 1-7 Okno edycji typów elementów bilingowych.
Po wpisaniu nazwy elementu, jego typu i skrótu należy wybrać polecenie Wstaw.
Istnieje możliwość edycji wybranego typu rozliczeniowego, czego dokonuje się stając na wybranym
typie myszą i klikając jej prawym przyciskiem. To polecenie otwiera okno edycji Typów elementów
bilingowych, gdzie po wprowadzeniu zmian należy wybrać polecenie Zapisz zmiany. W tym oknie
MXTELV2010P0001
Praca z modułem Telefonia
1–5
możliwe jest również wyczyszczenie formatki, jak również usunięcie danego typu elementu bilingowego.
Edycja okresów rozliczeniowych
Zdefiniowania
okresów
rozliczeniowych
cje/Definiowanie/Okresy rozliczeniowe.
użytkownik
dokonuje
po
wybraniu:
Aplika-
Rys. 1-8 Okno definiowania okresów rozliczeniowych.
W polu sieć użytkownik wybiera sieć, dla której będzie definiowany okres rozliczeniowy, a w polach
od i do początek i koniec okresu rozliczeniowego. Po wprowadzeniu wszystkich informacji naciska
przycisk Wstaw.
Administracja
W celu ustalenia osób zarządzających informacjami dotyczącymi telefonów należy wybrać kolejno z
menu Aplikacje/Administracja. W oknie możemy zdefiniować dodać osoby uprawnione do realizowania różnych funkcji związanych z telefonami.
1–6
Podręcznik użytkownika Forte Telefonia
Rys. 1-9 Okno nadawania uprawnień.
Po wyświetleniu formularza należy wybrać pracowników z rozwijanej listy użytkowników w lewej części
okna i przez kliknięcie przycisku Nadaj uprawnienia dołączyć ich do list administratorów w prawej
części okna.
W oknie możemy przydzielić pracowników do następujących kategorii:
Administratorzy rozliczeń – osoby mogące definiować elementy rozliczeń.
Administratorzy danych telefonów – osoby mogące definiować dane telefonów.
Administratorzy limitów – osoby mogące definiować limity korzystania z telefonów.
Osoby przeglądające raporty – osoby mogące przeglądać raporty z danymi dotyczącymi
wykorzystania telefonów.
Rachunki i Raporty
Możliwość przeglądania rachunków telefonicznych następuje po wybraniu z menu: Aplikacje/Rachunki.
Dane bilingowe muszą pochodzić z zewnętrznych systemów. Możliwe jest również sporządzanie na
ich podstawie raportów i zestawień.
W celu przejrzenia raportów należy z grupy Aplikacje\Raporty wybrać:
- Rozliczenie Centrów Kosztów
- Rozliczenie Pracowników.
Akceptacja
Po wybraniu: Aplikacje/Akceptacja osoby upoważnione mają możliwość akceptacji rachunków telefonicznych.
Moje telefony
Każdy z pracowników, który posiada przydzielone telefony, zarówno stacjonarny jak i komórkowy może w dowolnej chwili przeglądać swój stan posiadania.
MXTELV2010P0001
Praca z modułem Telefonia
1–7
W tym celu należy wybrać okno Moje telefony z grupy Pulpit pracownika w głównym menu.
Rys. 1-10 Pulpit pracownika – Moduł Telefonia.
Osoby uprawnione mogą przeglądać również stan posiadania podległych mu pracowników.
Rys. 1-11 Okno z danymi telefonów przydzielonych do pracownika.
Podręcznik
Użytkownika
Po wybraniu z menu pozycji Podręczniki/Użytkownika otwiera się podręcznik użytkownika w formacie PDF. Aby móc skorzystać z tej opcji należy mieć zainstalowany program umożliwiający odczyt
plików w formacie PDF np. Acrobat Reader).