4Trans Moduł Spedycja 3.9

Transkrypt

Podręcznik użytkownika
Podręcznik użytkownika
© 2002 - 2012 PC NET SERVICE Stocerz Sp. J.
Wszystkie prawa zastrzeżone
Kopiowanie, wprowadzanie zmian, przesyłanie, publiczne odtwarzanie i wszelkie wykorzystywanie tych treści wymaga
uprzedniej pisemnej zgody wydawcy.
Nazwy firm i produktów wymieniane w tej Instrukcji mogą być zastrzeżonymi nazwami lub zastrzeżonymi znakami
handlowymi ich właścicieli. Wydawca oraz autor nie roszczą sobie do nich żadnych praw.
Chociaż dołożono szczególnej staranności w trakcie tworzenia tego dokumentu, to jednak ani wydawca ani autor nie
odpowiadają za błędy i opuszczenia ani za szkody spowodowane użyciem informacji zawartych w tym dokumencie. W
żadnym razie wydawca ani autor nie odpowiadają za nieuzyskany przychód ani też za żadne inne szkody ekonomiczne
bez pośrednio lub pośrednio spowodowane lub rzekomo spowodowane przez ten dokument.
Okna programu przedstawione w obrazach (screen'ach) zamieszczonych w niniejszej instrukcji mogą się różnić
kształtem i zawartością od okien posiadanej wersji programu. Różnica ta może wystąpić szczególnie dla wersji
programu innej od wersji instrukcji.
Produkcja:
PC NET SERVICE Stocerz Sp. J.
ul. Modrzewskiego 20, 43-300 Bielsko-Biała
POLAND
www.pcnetservice.pl
Spis treści
5
1) Moduł Spedycja
1) Menu główne
........................................................................................................................................... 5
Dane podstawowe
........................................................................................................................................................................... 5
Firmy
............................................................................................................................................................ 5
Ustawienia ............................................................................................................................................................ 6
Faktury
........................................................................................................................................................... 6
Dodatkowe
..........................................................................................................................................................
ustawienia faktur
8
Drukowanie
..........................................................................................................................................................
faktur
8
Kontrola danych
.......................................................................................................................................................... 9
Opis faktur
.......................................................................................................................................................... 10
Ustawienia
..........................................................................................................................................................
domyślne
10
Wygląd ..........................................................................................................................................................
wydruku faktury
11
Wygląd ..........................................................................................................................................................
wydruku faktury 2
13
Spedycja ........................................................................................................................................................... 14
Kontrola..........................................................................................................................................................
danych
16
Ustawienia
..........................................................................................................................................................
domyślne
16
Ustawienia
..........................................................................................................................................................
sms
18
Ustawienia
..........................................................................................................................................................
wyglądu okna
19
Ustawienia
..........................................................................................................................................................
wyglądu list
20
Spedycja
........................................................................................................................................................................... 20
Dodaj zlecenie
............................................................................................................................................................ 20
Lista zleceń ............................................................................................................................................................ 25
Okno uproszczonego
...........................................................................................................................................................
dodawania zlecenia
27
Dodawanie...........................................................................................................................................................
zleceń z szablonu
28
Lista bookingów
............................................................................................................................................................ 29
Warunki zlecenia
............................................................................................................................................................ 30
Lista załadunków/rozładunków
............................................................................................................................................................ 31
Kalkulator frachtu
............................................................................................................................................................ 31
Szablony zlecenia
............................................................................................................................................................ 32
Dodaj fakturę............................................................................................................................................................
VAT
33
Dodaj fakturę............................................................................................................................................................
proforma
35
Dodaj fakturę............................................................................................................................................................
korygującą
35
Drukowanie faktur
............................................................................................................................................................ 36
Wezwanie do............................................................................................................................................................
zapłaty
36
Nota odsetkowa
............................................................................................................................................................ 38
Lista not obciążeniowych
............................................................................................................................................................ 39
Fakturowanie............................................................................................................................................................
zleceń
41
Lista faktur sprzedaży
............................................................................................................................................................ 41
Lista faktur zakupu
............................................................................................................................................................ 43
Historia płatności
............................................................................................................................................................ 45
Lista płatności
............................................................................................................................................................ 46
Lista not korygujących
............................................................................................................................................................ 48
Pozycje faktury
............................................................................................................................................................ 50
Potwierdzenie
............................................................................................................................................................
kompensaty
51
Zestawienie kosztów
............................................................................................................................................................
i przychodów
51
Raporty
........................................................................................................................................................................... 52
Spedycja
............................................................................................................................................................ 52
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
zleceń wg zleceniodawcy
52
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
obciążenia
53
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
zleceń wg spedytora
53
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
zleceń wg przewoźnika
54
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
e-mail: [email protected]
Dział Obsługi Klienta
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Spis treści
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
zleceń wg przewoźników sumarycznie
55
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
frachtu wg przewoźnika
55
Roczne sprawozdanie
...........................................................................................................................................................
ADR
56
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
faktur i frachtów
56
Kontrola poprawności
...........................................................................................................................................................
zleceń
57
Porównanie
...........................................................................................................................................................
zleceń wg danych planowanych i rzeczywistych
57
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
palet ze zleceń
58
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
faktur
58
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
płatności
58
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
faktur sprzedaży lub zakupu wg kontrahenta
59
Zestawienie
...........................................................................................................................................................
płatności faktur wg kontrahenta na dzień
59
Współpraca
........................................................................................................................................................................... 60
Eksport do symfonia
............................................................................................................................................................
FK
60
Eksport do WF-Fakir
............................................................................................................................................................ 61
Eksport faktur
............................................................................................................................................................
do enova
63
64
2) Bramka SMS
1) Nowa wiadomość
........................................................................................................................................... 64
2) Skrzynka
...........................................................................................................................................
odbiorcza
65
3) Skrzynka
...........................................................................................................................................
nadawcza
66
4) Wiadomości
...........................................................................................................................................
wysłane
66
5) Wiadomości
...........................................................................................................................................
niewysłane
67
6) Komunikacja
...........................................................................................................................................
z pojazdem GBOX
69
7) Kontakty...........................................................................................................................................
SMS
69
3) Wiadomości uzupełniające
71
1) Moduł Główny
........................................................................................................................................... 71
Wprowadzenie
...........................................................................................................................................................................
dat
71
Okno ...........................................................................................................................................................................
dodawania/edycji dokumentów
72
Ręczna
...........................................................................................................................................................................
instalacja programu
74
Uprawnienia
........................................................................................................................................................................... 74
Zaznaczanie
...........................................................................................................................................................................
pozycji na liście
74
Przyciski
...........................................................................................................................................................................
okna wprowadzania danych
76
Podpinanie
...........................................................................................................................................................................
plików/dokumentów
77
Standardowe
...........................................................................................................................................................................
elementy wykresów
77
Możliwość
...........................................................................................................................................................................
cofania ostatniej operacji
78
Grupy...........................................................................................................................................................................
kierowców i samochodów w raportach
78
Zakładka:
...........................................................................................................................................................................
Koszt
79
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
4Trans Moduł Spedycja - Podręcznik użytkownika
Moduł Spedycja
5
1. Moduł Spedycja
Rozdział ten zawiera opis poleceń i opcji zawartych w modułach: Spedycja i Faktury.
1.1. Menu główne
W tym topiku opisane są elementy menu modułu Spedycja dostępne dla użytkowników
posiadających pełne uprawnienia do korzystania z tego modułu.
1.1.1. Dane podstawowe
W tym temacie opisane są polecenia widoczne tylko dla modułu Spedycja.
1.1.1.1. Firmy
Okno edycji firmy dla modułu Spedycja poszerza się o następujące opcje w zakładkach:
Kontakty 4
Okno dodawania/edycji kontaktu:
Wyświetlaj na wydruku zlecenia - w wyniku zaznaczenia tej opcji na wydruku zlecenia
poniżej danych firmy będą wyświetlane również dane kontaktowe wprowadzone w tym
oknie.
Okno edycji firmy dla modułu Spedycja (Faktury) poszerza się o zakładkę:
Dodatkowe dane domyślne 7
Podczas generowania faktury domyślnie będą wstawiane wartości
wprowadzone w tej zakładce:
Termin zapłaty;
Domyślne konto rozliczeniowe;
Sposób zapłaty;
Kod analityki - eksport fv
Kod firmy wykorzystywany w eksporcie do WF-Fakir i Symfonia.
Na wydruku faktury nad tekstem 'Osoba upoważniona do odbioru faktury'
dodaj tekst 'wg oświadczenia'
po zaznaczeniu dla wszystkich nowo wystawionych faktur na wydruku będzie wstawiony
tekst: "wg oświadczenia".
Na wydruku faktury walutowej kwotę vat wyświetl w walucie rozliczeniowej
w wyniku zaznaczenia tej opcji na wydruku faktury wybranego kontrahenta
podsumowanie będzie wyświetlone równocześnie w dwóch walutach: waluty faktury i
waluty rozliczeniowej.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
6
Na wydruku faktury walutowej nigdy nie rozbijaj kwoty do zapłaty na netto i
vat
Dla kontrahenta krajowego faktura walutowa:
opcja zaznaczona - cała kwota do zapłaty będzie w jednej walucie;
opcja niezaznaczona - kwota do zapłaty będzie rozbita na wartość netto w
walucie i na VAT w PLN.
Na wydruku faktury użyj papieru firmowego. Ukryj obrazek loga, stopki i ustaw
górny margines na
Po zaznaczeniu tej opcji podczas drukowania faktur dla edytowanej firmy można użyć
papieru firmowego, gdzie program ukryje wszystkie obrazki loga i stopki ustawione w
programie i umożliwi ustawienie dowolnego górnego marginesu.
Szablon realizacji zlecenia
Osobno dla każdego kontrahenta można utworzyć i przypisać szablon realizacji zlecenia.
Szczegółowy opis szablonów realizacji zlecenia znajduje się w topiku: "Warunki zlecenia 30
".
Domyślne uwagi dodatkowe
Możliwość wprowadzenia dowolnego tekstu uwag, który będzie widoczny na podglądzie
wydruku faktury dla danego kontrahenta. Za pomocą przycisków obok pola uwagi można
dodawać, edytować bądź usuwać.
Pasek narzędziowy okna
Szczegółowy opis znajduje się w dziale: "Przyciski okna wprowadzania danych 76 ".
1.1.1.2. Ustawienia
Ustawienia wchodzące w skład modułu Spedycja:
1.1.1.2.1. Faktury
Elementy zakładki:
Dokumenty niezatwierdzone
Nowo wprowadzony dokument domyślnie jest niezatwierdzony
Zaznaczenie tej opcji powoduje, że każdy nowo utworzony dokument sprzedaży będzie
tworzony jako niezatwierdzony.
Przy zatwierdzaniu dokumentu zmieniaj datę wystawienia na aktualną
Jeżeli dokument zostanie zatwierdzany wówczas zmieni się również jego data wystawienia.
Automatyczne zatwierdzanie dokumentu przy jego zapisie
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
7
Jeżeli dokument sprzedaży nie jest zatwierdzony i będzie wykonywany zapis tego
dokumentu wówczas program może zatwierdzić fakturę.
Opcja ta ma większe znaczenie gdy nowo utworzony dokument domyślnie jest
niezatwierdzony.
Wygląd listy faktur
Rozróżniaj dokumenty i płatności kolorami
W zależności od rodzaju dokumentu dokumenty na liście będą miały różny kolor. Jeżeli jest
to kolor niebieski wówczas dokument jest niezatwierdzony. Gdy jest to kolor czerwony
wówczas dokument jest zatwierdzony, ale jego termin płatności został przekroczony. W
pozostały przypadkach kolor dokumentu jest czarny.
Pokazuj podsumowanie wartości faktur
Zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlanie podsumowania wartości dokumentów na
liście faktur.
Chcąc przyśpieszyć odświeżanie listy należy tą opcj ę wyłączyć.
Zaokrąglanie wartości faktur
Opcja ta dotyczy pozycji na fakturze, które są w walucie innej niż domyślna (gdzie jest
przeliczany kurs).
Zaokrąglanie wg pozycji
Każda pozycja na fakturze jest zaokrąglana po przeliczeniu na walutę domyślną. Wartość
faktury jest sumą już zaokrąglonych pozycji.
Wg sumy netto pozycji o tych samych stawkach VAT
Najpierw przeliczane są wszystkie pozycje na walutę domyślną. Następnie sumowane są
pozycje zawierające te same stawki VAT. Na końcu każdy wynik sumowania pozycji o tych
samych stawkach VAT jest zaokrąglany. Wartość faktury jest sumą tak zaokrąglonych
pozycji.
Pozycj e faktury przed zsumowaniem:
- Pozycj a 1: Cena = 33,44 EUR Kurs waluty = 3,22 Stawka vat = 0%,
- Pozycj a 2: Cena = 33,51 EUR Kurs waluty = 3,22 Stawka vat = 0%,
- Pozycj a 3: Cena = 33,52 EUR Kurs waluty = 3,22 Stawka vat = 22%
Zaokrąglanie wg pozycj i faktury:
- Pozycj a 1: 33,44 x 3,22 = 107,6768 ==(Zaokrąglanie)=> 107,68 =(Stawka Vat)=> 107,68,
- Pozycj a 2: 33,51 x 3,22 = 107,9022 ==(Zaokrąglanie)=> 107,90 =(Stawka Vat)=> 107,90,
- Pozycj a 3: 33,52 x 3,22 = 107,9344 ==(Zaokrąglanie)=> 107,93 =(Stawka Vat)=> 107,93
+(107,93x0.22) = 131,6746 ==(Zaokrąglanie)=>131,67
Suma: 347,25
Zaokrąglanie wg sumy netto pozycj i o tych samych stawkach VAT:
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
8
- Pozycj a 1: 33,44 x 3,22 = 107,6768,
- Pozycj a 2: 33,51 x 3,22 = 107,9022,
Suma dla stawki 0%: 215,579 =(Stawka Vat)=> 215,579 ==(Zaokrąglanie)=> 215,58,
- Pozycj a 3: 33,52 x 3,22 = 107,9344,
Suma dla stawki 22%: =107,9344 (Stawka Vat)=> 107,9344+(107,9344x0.22) = 131,679968 ==
(Zaokrąglanie)=>131,68
Suma: 347,26
1.1.1.2.1.1. Dodatkowe ustawienia faktur
Okno podzielone jest na trzy zakładki: "krajowej", "wewnątrzwspólnotowej" i "
eksportowej". Dla każdego rodzaju faktury można dodać następujące opisy:
Opis, gdy występuje stawka "nie podlega" dla faktury
Wyświetl tekst na fakturze
Jeśli na fakturze występuje stawka VAT: "nie podlega" to na tej fakturze pojawi się
poniższy opis w oknie ustawień. Treść opisu można zmieniać dowolnie.
Domyślny tekst dla faktury wewnątrzwspólnotowej : "* Miej scem opodatkowania usług j est terytorium
UE, a zobowiązanym do zapłaty podatku j est usługobiorca. Zgodnie z art. 27 ust. 2 pkt. ustawy z 11
marca 2004 r. ( DzU nr 54 poz. 535)."
Domyślny tekst dla faktury eksportowej : "* Usługa na pods. Art. 27 ust. 2 pkt. 2 Ustawy podlega
opodatkowaniu poza terytorium Unii Europej skiej ."
Opis, gdy występuje stawka "0%"
Jeśli na fakturze występuje stawka VAT: "0%" to na wydruku faktury pojawi się poniższy
opis w oknie ustawień. Treść opisu można zmieniać dowolnie.
Dla faktury wewnątrzwspólnotowej powyższe opisy można wprowadzić w j ęzykach: polskim, angielskim i
niemieckim.
Nie pozwalaj na wystawienie faktury gdy kontrahent ma błędny NIP
W wyniku zaznaczenia tej opcji program po wykryciu błędnej sumy kontrolnej numeru NIP nie
pozwoli takiemu kontrahentowi wystawić faktury.
1.1.1.2.1.2. Drukowanie faktur
Elementy zakładki:
Drukowanie przy zapisie wypełnionej faktury
Jeżeli dokument jest zapisywany wówczas program może automatycznie wydrukować jego
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
9
zawartość bez potrzeby wybierania opcji drukowania.
Drukuj kopie przy wydruku oryginału
Gdy dokument jest drukowany z poziomu edycji formularza lub listy, wówczas można
określić czy kopia dokumentu również ma zostać wydrukowana.
Opcja ta ma również wpływ na wydruk "Noty korygującej 48 ".
Pokazuj podgląd wydruku przed drukowaniem
Wyłączenie tej opcji powoduje natychmiastowe wydrukowanie dokumentu bez potrzeby
uruchamiania podglądu wydruku.
Przy wysyłaniu wydruku faktury przez e-mail dołącz do wiadomości powiązane pliki
Z poziomu okna podglądu wydruku faktury istnieje możliwość wysłania jej e-mailem. W wyniku
zaznaczenia tej opcji do faktury zostaną dołączone powiązane pliki za pomocą polecenia: "
Powiąż pliki"
.
Przy wysyłaniu wydruku faktury przez e-mail dołącz do wiadomości powiązane pliki
za zafakturowanym zleceniem
Działa tak samo jak opcja powyżej z wyjątkiem takim, że do dołączonych plików będzie dodane
zlecenie.
1.1.1.2.1.3. Kontrola danych
Kontrola poprawności danych - wybór ostrzeżenia, blokady
Istnieje możliwość włączenia ostrzeżeń lub blokady dla poniższej grupy opcji:
Termin płatności w święto
Wystawianie faktury gdy kontrahent ma błędny NIP
Wystawianie faktury ze wsteczną datą
Kontrola poprawności danych - ostrzeżenia
Dla poniższej grupy opcji można, po zaznaczeniu, włączyć wyświetlanie ostrzeżeń, gdy:
Kurs waluty nie został uzupełniony;
Kurs waluty z pozycji faktury nie został uzupełniony;
Kontrola poprawności danych - blokady
W tej grupie ustawień można podglądnąć/sprawdzić jakie ma nałożone blokady
zalogowany użytkownik bez konieczności logowania się na konto administratora. Opis
znaczenia uprawnień przedstawionych w tej grupie znajduje się w panelu
administracyjnym.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
10
1.1.1.2.1.4. Opis faktur
Elementy zakładki:
W trakcie fakturowania zlecenia wymuś zmianę stawki vat wg kraju płatnika
opcja zaznaczona - domyślnie stawka VAT będzie ustawiana na:
kontrahent krajowy - 23%;
kontrahent zagraniczny - nie podlega;
opcja niezaznaczona - domyślnie stawka VAT niezależnie od kontrahenta będzie
ustawiana na 23%;
Dane powiązanego zlecenia wyświetlaj niezależnie od opisu pozycji faktury
Po zaznaczeniu tej opcji powyżej pozycji faktury będą wyświetlone podstawowe dane zlecenia.
Pozwalaj na wprowadzenie opisu pozycji faktury
Na wydruku każdej faktury zostanie dodany opis. Treść opisu można zmieniać dowolnie.
Dla faktur, które są wystawiane na podstawie zlecenia dodatkowo można do opisu wstawić
wartości z bazy zapisane w zleceniu. Wystarczy kliknąć na odpowiedni przycisk, a program
wstawi uniwersalny symbol wartości.
- w wyniku kliknięcia na ten przycisk wszystkie zapisane do tej pory faktury zostaną
zaktualizowane wg bieżącego opisu.
Data sprzedaży faktury w trakcie fakturowania zlecenia jest uzupełniana
Domyślnie "data sprzedaży" podczas wystawiania zlecenia nie jest wypełniana. Niestety, aby
zafakturować zlecenie konieczne jest podanie daty sprzedaży. Przy pomocy tej opcji można
automatycznie ustawić jaką datą (do wyboru: data rozładunku, data załadunku, data
wystawienia faktury) program ma uzupełnić datę sprzedaży.
W trakcie fakturowania opis pozycji ustaw wg:
Nr zlecenia - w opisie pozycji faktury będzie widoczny numer zlecenia.
Nazwy usługi - w opisie pozycji faktury będzie widoczny nazwa usługi - wybierz z listy nazwę
usługi lub wpisz własną.
1.1.1.2.1.5. Ustawienia domyślne
Ustawienia domyślne
Zleceniodawca jako płatnik
opcja zaznaczona - Kontrahent wybrany w polu: "Klient" zostanie
automatycznie wstawiony w polu: "Płatnik";
opcja niezaznaczona - Pole: "Płatnik" nie będzie wypełniane przez program;
Ustaw typ faktury wg kraju kontrahenta
W wyniku zaznaczenia tej opcji program na podstawie domyślnego adresu siedziby
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
11
płatnika będzie wybierał typ faktury: krajowa, wewnątrzwspólnotowa lub eksportowa.
Licz termin płatności wg:
Zaznacz na podstawie jakiego rodzaju daty program ustawiać termin płatności faktury.
1.1.1.2.1.6. Wygląd wydruku faktury
Elementy zakładki:
Wygląd wydruku faktury
Wyświetl kod PKWiU na wydruku faktury
Przy zaznaczonej opcji jest wstawiony na fakturze kod PKWiU.
Nie wyświetlaj kolumny Rabat dla faktur z rabatem równym 0 (zero)
Jeśli na żadnej pozycji faktur nie zostanie udzielony rabat (będzie równy zero) to po
zaznaczeniu tej opcji na wydruku faktury ta kolumna nie będzie wogóle widoczna
Dane powiązanego zlecenia wyświetlaj niezależnie od opisu pozycji faktury
W wyniku zaznaczenia tej opcji na wydruku zostanie wyświetlona informacja o powiązanym
zleceniu:
Rys. Dane powiązanego zlecenia.
Wyświetlaj ramkę z danymi firmy wystawiającej
Zaznaczenie tej opcji spowoduje wyświetlenie na wydruku faktury ramki:
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
12
Rys. Ramka z danymi firmy wystawiaj ącej fakturę.
Wyświetlaj miejscowość aktywnej firmy jako miejsce wystawienia
W wyniku zaznaczenia tej opcji na wydruku faktury zostanie umieszczone miejsce wystawienia
faktury.
Ukryj tekst: Oryginał/Kopia
Po zaznaczeniu tej opcji na wydruku faktury nie będzie widoczny tekst: "Oryginał / kopia".
Wyświetl kraj opodatkowania
Zaznaczenie tej pozycji spowoduje wyświetlenie tekstu na fakturze np.: "Kraj
opodatkowania: Austria", gdzie kraj opodatkowania jest definiowany w oknie dodawania/
edycji kontrahenta w polu: adres.
Przy wydruku faktury walutowej ukryj podsumowanie w walucie rozliczeniowej
Jeśli faktura jest wystawiona w innej walucie niż domyślna to w wyniku zaznaczenia tej opcji
podsumowanie stawek VAT będzie w walucie faktury.
Jeśli ta opcja nie jest zaznaczona to podsumowanie stawek będzie w walucie domyślnej.
Dla faktury walutowej i kontrahenta krajowego kwotę do zapłaty wyświetl w
dwóch walutach
W wyniku zaznaczenia tej opcji program dla kontrahenta krajowego fakturę walutową wyświetli
w dwóch kwotach: w domyślnej walucie rozliczeniowej (PLN) i w walucie faktury (EUR, USD
itd.).
Dla faktury walutowej podsumowanie w walucie rozliczeniowej pokazuj tylko na
kopii
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
13
Po zaznaczeniu tej opcji podsumowanie faktury walutowej na oryginale będzie w walucie
faktury, a na kopii w domyślnej walucie rozliczeniowej.
Wyświetl zawartość opisu pozycji faktury
Odznaczenie tej opcji pozwala na ukrycie tekstu opisu dodatkowego faktury, który może być
definiowany w polu: "Pozwalaj na wprowadzenie opisu pozycji faktury" (patrz: "
Ustawienia -> Opis faktur 10 ")
Wyświetl listę zleceń dla faktury zbiorczej na oddzielnej stronie
Po zaznaczeniu tej opcji niezależnie od pozostałego wolnego miejsca na stronie wydruku
faktury zbiorczej (patrz: Fakturowanie zleceń 41 ) lista zleceń będzie wyświetlana na osobnej
stronie.
Nabywcę wyświetlaj po prawej stronie od sprzedawcy
Domyślnie "Nabywca" jest wyświetlany po lewej stronie od sprzedawcy. W wyniku
zaznaczenia tej opcji "Nabywca" będzie wyświetlany po prawej stronie.
Opcja ta ma również wpływ na wydruk "Noty korygującej 48 ".
Wyświetlaj pieczęć KRD w stopce faktury i wezwania do zapłaty
Po zaznaczeniu tej opcji w stopce faktury i wezwaniu do zapłaty będzie widoczny obraz:
Ukryj miejsce na podpisy osób upoważnionych do odbioru faktury
W wyniku zaznaczenia tej opcji pole z miejscem na podpis osób upoważnionych do odbioru
faktury będzie ukryte.
Ukryj miejsce na podpisy osób upoważnionych do wystawienia faktury;
W wyniku zaznaczenia tej opcji pole z miejscem na podpis osób upoważnionych do wystawienia
faktury będzie ukryte.
Wyświetlaj ilość dni przy sposobie płatności
W wyniku zaznaczenia powyższej opcji na fakturze obok tekstu: "Sposób płatności" będzie
wyświetlana wartość ilości dni do terminu zapłaty.
1.1.1.2.1.7. Wygląd wydruku faktury 2
Elementy zakładki:
Na wydruku każdej faktury zostanie dodany dowolny opis. Domyślna treść opisu jest
następująca "Fakturę wystawiamy bez podpisu nabywcy zgodnie z DU 27/2002 poz 268 i DU 46
poz 438. Niniejsza faktura stanowi jednocześnie wezwanie do zapłaty. W razie nieuregulowania
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
14
należności w terminie zostaną naliczone odsetki za każdy dzień zwłoki. Przyjęcie faktury
oznacza jej akceptację."
Dodaj tekst do uwag w nowo utworzonej fakturze
Tekst wprowadzony w tym miejscu jest załączany do każdej nowo wprowadzonej faktury.
1.1.1.2.2. Spedycja
Elementy zakładki:
Drukuj kopie przy wydruku oryginału
Gdy dokument w spedycji jest drukowane z poziomu edycji formularza lub listy, wówczas
można określić czy kopia dokumentu również ma zostać wydrukowana.
Ustawienia dokładne dat
Aktywuj godziny przy polach z datą
Po zaznaczeniu tej opcji można ograniczyć zakres wprowadzanych godzin w polach "daty".
Filtruj pola pojazd/naczepa/kierowca względem zleceń (wolniejsze otwieranie
edycji zlecenia)
Po zaznaczeniu tej opcji program podczas dodawania i edycji zlecenia sprawdza
dostępność kierowcy, pojazdu lub naczepy.
Pokazuj podgląd przed drukowaniem
Wyłączenie tej opcji powoduje natychmiastowe wydrukowanie dokumentu w spedycji bez
potrzeby uruchamiania podglądu wydruku.
Wydruk CMR bez tła
Po zaznaczeniu tej opcji możliwy jest wydruk CMR'ki na gotowym druku (do wypełniania
ręcznego)
Wyświetl stopkę na wydruku zlecenia spedycyjnego
Zlecenie transportowe - po zaznaczeniu tej opcji drukowane są odpowiednie rubryki na podpisy
w stopce wydruku.
Wyświetl pieczątki na wydruku listu przewozowego
Dokument przewozowy - w wyniku zaznaczenia tej opcji obok wydruku miejsc załadunku i
rozładunku są wstawione pola z miejscem na potwierdzenie pieczątką i podpisem dokonania
załadunku/rozładunku.
Pokaż obszar na adnotacje urzędu celnego na wydruku listu przewozowego
Po zaznaczeniu tej opcji na dole wydruku jest wydzielone w polu uwag miejsce na wpisanie
adnotacji urzędu celnego.
Wyświetl telefon, konto, regon, krs zleceniobiorcy
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
15
Czy wyświetlać powyższe dane na wydruku zlecenia.
Wyświetl tekst ADR przy nazwie towaru
Na raportach, w których wyświetlana jest nazwa towaru będzie również wyświetlany tekst ADR
o ile został zaznaczony w zleceniu.
Ukryj numer realizacji dla zleceń z jedną realizacją na wydruku zlecenia
Jeśli zlecenie nie ma żadnego podzlecenia (kilku realizacji) to zaznaczenie tej opcji spowoduje
ukrycie końcówki numeru zlecenia (np. ZL 1/09/2010 "/01" - nr realizacji zlecenia)
Pozwalaj na wyświetlanie dużego okna kierowcy/pojazdu w trakcie dodawania/
edycji taboru własnego
opcja zaznaczona - podczas dodawania/edycji pojazdów własnych z okien modułu
spedycji zostanie wyświetlone duże (poszerzone o dodatkowe opcje) okno dodawania/
edycji samochodu,
opcja niezaznaczona - podczas dodawania/edycji pojazdów własnych z okien
modułu spedycji zostanie wyświetlone małe (z podstawowymi opcjami) okno
dodawania/edycji samochodu,
Wyświetl numer telefonu kierowców na wydruku zlecenia
W wyniku zaznaczenia tej opcji na wydruku zlecenia będzie wyświetlany domyślny numer
telefonu kierowcy.
Wyświetl numer rejestracyjny samochodu i naczepy na wydruku CMR
Po zaznaczeniu tej opcji w polu nr 16 pojawi się numer rejestracyjny pojazdu i naczepy.
Przy wysyłaniu wydruku zlecenia przez e-mail dołącz do wiadomości powiązane
pliki
Z poziomu okna podglądu wydruku zlecenia istnieje możliwość wysłania go e-mailem. W
wyniku zaznaczenia tej opcji do dokumentu przewozowego zostaną dołączone powiązane pliki
za pomocą polecenia: "Powiąż pliki"
.
Ukryj godziny na załadunku/rozładunku na wydruku zlecenia
Po zaznaczeniu tej opcji pomimo tego, że w oknie dodawania/edycji zlecenia zostaną
wprowadzone godziny załadunku/rozładunku to na podglądzie wydruku zlecenia nie będą one
widoczne.
Ignoruj firmę obsługującą na wydruku zlecenia i CMR
W wyniku zaznaczenia tej opcji firma obsługująca nie będzie wyświetlana na wydruku zlecenia i
CMR.
Na wydruku zlecenia zmień tekst "Zlecenie spedycyjne" na "Zlecenie transportowe
- obce"
Zaznaczenie tej opcji spowoduje to, że wszystkie wyrazy "zlecenie spedycyjne" na wydruku
zlecenia zostaną zamienione na "zlecenie transportowe - obce".
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
16
W opisie godziny realizacji załadunku/rozładunku dodaj tekst 'do'
Na wydruku zlecenia po zaznaczeniu tej opcji przed godziną realizacji załadunku/rozładunku
będzie wstawiony wyraz "do".
W trakcie kopiowania zlecenia ignoruj daty
Po zaznaczeniu tej opcji daty na skopiowanym zleceniu są ustawione na bieżący dzień.
Na wydruku zlecenia pokaż szczegóły kontenera
W wyniku zaznaczenia tej opcji na wydruku zlecenia dodatkowo zostaną wyświetlone dane z
zakładki: "Kontenery"okna dodawania/edycji zlecenia 20 .
Ścieżka dla znaku wodnego dla CMR
Po wskazaniu pliku graficznego będzie on drukowany na CMR jako znak wodny.
1.1.1.2.2.1. Kontrola danych
Ostrzeżenia
Ostrzegaj przed zapisem zlecenia z numerem zleceniodawcy, który już istnieje
w innym zleceniu
Jeśli w polu: "Nr nadania zleceniodawcy" zostanie powtórzony numer z innego zlecenia
to program, po zaznaczeniu tej opcji, będzie ostrzegał przed zapisem o zdublowanym
numerze nadania zleceniodawcy.
Blokady
W tej zakładce można podglądnąć/sprawdzić jakie ma nałożone blokady zalogowany
użytkownik bez konieczności logowania się na konto administratora. Opis znaczenia
uprawnień przedstawionych w tej zakładce znajduje się w panelu administracyjnym.
1.1.1.2.2.2. Ustawienia domyślne
Elementy zakładki:
Ustawienia spedycji dotyczące frachtu
Waluta rozliczeniowa dla zlecenia (domyślna)
W każdym nowo dodawanym zleceniu będzie wstawiana wybrana tutaj waluta.
Domyślna stawka frachtu za km
Wstawiana tutaj stawka będzie przeliczana przez wartość przebiegu wprowadzonego w
zleceniu po naciśnięciu odpowiedniego przycisku w zakładce "Fracht" okna edycji zlecenia
(patrz: "Dodaj zlecenie 20 ").
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
17
Domyślna stawka kosztu za km
Wstawiana tutaj stawka będzie przeliczana przez wartość przebiegu wprowadzonego w
zleceniu po naciśnięciu odpowiedniego przycisku w zakładce "Koszty" okna edycji zlecenia
(patrz: "Dodaj zlecenie 20 ").
Domyślna stawka VAT
Ustawiona tutaj stawka będzie wstawiana w odpowiedniej pozycji faktury generowanej na
podstawie zlecenia.
Ukryj przeliczenia frachtu wg stawek za km
Okno dodawania/edycji zlecenia 20 -> zakładka"Fracht". Domyślnie w tej zakładce
wyświetlane są pola przeliczania frachtu wg stawki za km. W wyniku zaznaczenia tej opcji pole
te zostaną ukryte.
Pokaż pola umożliwiające przeliczenia frachtu wg własnej stawki za km
Okno dodawania/edycji zlecenia
powyższej.
20
-> zakładka "Fracht". Opcja aktywna po zaznaczeniu
opcja zaznaczona - zostaną pokazane pola frachtu wg własnej stawki - w
przeciwieństwie do domyślnych ustawień należy wprowadzić stawkę za km - na
podstawie długości dystansu wybranej trasy i stawki za 1 km program wyliczy wartość
frachtu,
opcja niezaznaczona - pole frachtu wg własnej stawki nie będzie wyświetlone,
Na oknie zlecenia ukryj podział fracht krajowy/fracht zagraniczny
Okno dodawania/edycji zlecenia
20
-> zakładka "Fracht"
opcja zaznaczona - pole frachtu zagranicznego zostanie ukryte. Pozostałe okno
frachtu będzie uwzględniać w swoich obliczeniach tylko kilometry krajowe,
opcja niezaznaczona - podział na fracht krajowy / fracht zagraniczny będzie
widoczny,
Podsumowanie zlecenia wyświetlaj w walucie zlecenia
"Okno dodawania/edycji zlecenia 20 -> zakładka > Fracht <" - W dolnej części okna znajduje
się pole: "Podsumowanie zlecenia", gdzie domyślnie kwoty podawane są w walucie PLN. Po
zaznaczeniu tej opcji kwoty w podsumowaniu będą w takiej samej walucie w jakiej podany jest
fracht.
Podczas fakturowania zbiorczego sumuj wartości poszczególnych zleceń
Fakturowanie zleceń 41
opcja zaznaczona - podczas fakturowania zbiorczego (zaznacz kilka zleceń i wystaw
fakturę) sumowanie są wszystkie wartości poszczególnych zleceń pod jedna pozycją
faktury,
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
18
Warunkami zbiorczego sumowania wartości poszczególnych zleceń są:
- Ten sam kontrahent,
- Ta sama waluta,
- Stawka VAT.
opcja niezaznaczona - podczas fakturowania zbiorczego nie są sumowane wartości
poszczególnych zleceń,
Ukryj możliwość dodawania faktury zakupu przewoźnika na oknie zlecenia
W wyniku zaznaczenia tej opcji w oknie dodawania/edycji zlecenia nie będzie wyświetlana
ikona:
(przyjmij fakturę przewoźnika).
Wyświetlaj stawkę vat na prostym widoku frachtu
W wyniku zaznaczenia tej opcji na widoku: "Edycja fracht - Widok prosty" okna dodawania/
edycji zlecenia 20 będzie dostępne pole wyboru "Stawki VAT".
Ustawiaj datę kursu wg: daty załadunku lub daty rozładunku
W oknie dodawania/edycji zlecenia w polu "kurs z dnia" dla zlecenia spedycyjnego oraz w
drugiej zakładce: "fracht":
opcja zaznaczona:
"kurs z dnia" zostanie zastąpiony, w zależności od zaznaczonej powyżej daty (załadunku
lub rozładunku) tekstem: "Kurs z dnia daty załadunku (rozładunku)";
przycisk:
i kurs zostanie ukryty;
kurs będzie automatycznie pobierany na podstawie daty załadunku lub rozładunku;
opcja niezaznaczona - pola wyboru daty, kursu oraz przycisku:
- konieczne jest wskazanie daty kursu i naciśnięcie na przycisk: .
będą widoczne
Ustawiaj datę kursu wg
opcja zaznaczona - data kursu jest ustawiana w zależności od dokonanego wyboru
albo na datę załadunku albo datę rozładunku,
opcja niezaznaczona - data kursu jest ustawiana na datę bieżącą,
Na ramce przewoźnika pokaż wybór stawki vat oraz wyświetl przeliczenie do
waluty rozliczeniowej
Po zaznaczeniu tej opcji dla zlecenia spedycyjnego zostanie dodatkowo wyświetlona poniżej
pola waluta pole: "Stawka VAT" oraz przeliczenie do waluty rozliczeniowej.
1.1.1.2.2.3. Ustawienia sms
Elementy zakładki:
Ustawienia spedycji dotyczące wysyłania sms
Za pomocą Modułu Bramka SMS można wysłać tekst wprowadzony w tym oknie. Treść opisu
można zmieniać dowolnie.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
19
Dodatkowo można do opisu wstawić wartości z bazy zapisane w zleceniu. Wystarczy kliknąć na
odpowiedni przycisk, a program wstawi uniwersalny symbol wartości.
1.1.1.2.2.4. Ustawienia wyglądu okna
Elementy zakładki:
Ustawienia ogólne
W zależności od zaznaczonych opcji program będzie automatycznie uzupełniał
odpowiednie pola w oknie dodawania/edycji zlecenia.
Na ramce przewoźnika pobieraj domyślny termin płatności z wybranej firmy
W wyniku zaznaczenia tej opcji termin płatności za fracht będzie generowany na podstawie
terminu płatności (wybranego kontrahenta) ustawionego w oknie dodawania/edycji firmy
5 w zakładce: "Dodatkowe dane domyślne".
Pokazuj zobowiązania wobec przewoźnika
Po zaznaczeniu tej opcji w oknie dodawania/edycji zlecenia dla "zlecenia spedycyjnego"
będzie wyświetlane pole: "Zobowiązania wobec przewoźnika" zawierające informacje
na temat sumy kwot do zapłaty przewoźnikowi i sumy kwot zaległych po terminie do
zapłaty przewoźnikowi.
Domyślnie wybieraj proste wpisywanie adresu załadunku i rozładunku
W panelu: "Miejsca załadunku i rozładunku, trasa" miejsce wpisywanie adresu można
za pomocą przycisku:
adresowych:
rozwijać/zwijać do prostej lub złożonej formy wpisywania danych
opcja zaznaczona - domyślnie będzie wyświetlona prosta forma wpisywania
adresu - jedno pole, w którym poszczególne dane adresowe należy oddzielić
spacją;
opcja niezaznaczona - domyślnie będzie wyświetlana złożona forma
wpisywania adresu - osobne pola na poszczególne dane adresowe,
Aktualizuj status zlecenia na podstawie komunikacji z kierowcą
Dla posiadaczy modułu GBOX i urządzenia PDA dla kierowcy:
Po zaznaczeniu tej opcji status zlecenia będzie się automatycznie zmieniał w zależności od
przesyłanych informacji przez kierowcę za pomocą PDA.
Widok prosty zlecenia ustaw jako domyślny
W wyniku zaznaczenia tej opcji na liście zleceń po kliknięciu LPM na przycisku:
wyświetlane okno uproszczonego dodawania zlecenia 27 .
będzie
Uwzględniaj czas podczas obliczania postępu zlecenia
Na liście zleceń w kolumnie: "Postęp operacji" będzie wyświetlane:
opcja zaznaczona - procent realizacji zlecenia na podstawie zaplanowanej daty
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
20
realizacji zlecenia od do;
opcja niezaznaczona - procent realizacji zlecenia na podstawie wprowadzonej
trasy w zleceniu i odczytu współrzędnych pojazdu (wymagany moduł GBOX),
Ustawienia paneli rozwijanych
W zależności od zaznaczonych opcji program w oknie dodawania/edycji zlecenia będzie
automatycznie rozwijał lub zwijał odpowiednie rozwijane panele (przycisk
lub
).
1.1.1.2.2.5. Ustawienia wyglądu list
Kolory statusów zleceń
W tym oknie można zdefiniować nowe kolory dla zleceń wyświetlanych na liście zleceń 25 w
zależności od statusu zlecenia.
1.1.2. Spedycja
Topik zawiera opis wszystkich poleceń dostępnych w menu Spedycja.
1.1.2.1. Dodaj zlecenie
Po wybraniu polecenia "Dodaj zlecenie" program otworzy okno dodawania nowego
zlecenia. Aby zapisać zlecenie do bazy danych należy wypełnić pola oznaczone niebieską
ramką:
Nr zlecenia - pole z autonumeracją zlecenia (format automatycznej numeracji można
zmienić w panelu administracyjnym).
Za pomocą przycisku:
można zmienić numer kolej ny zlecenia.
Klikaj ąc na przycisk:
, a następnie wybieraj ąc z listy: "(brak)" można odblokować pole numeracj i i wprowadzić
dowolny numer zlecenia.
Nr nadania zleceniodawcy - pole nieobowiązkowe, w którym można podać nr
dokumentu, na podstawie którego jest realizowane zlecenie;
Status zlecenia - pole domyślnie jest uzupełnione wartością: "przyjęte
niepotwierdzone". Zlecenia na liście zleceń można filtrować w zależności od statusu.
Data przyjęcia - domyślnie wypełnia się bieżąca data.
Kliknięcie na przycisk:
umożliwi rozwinięcie się panelu:
ISO
Okno powiększy się o pola: "Data otwarcia", "Data planowanego zamknięcia" i "
Data rzeczywistego zamknięcia", które w zależności od potrzeb można wypełnić.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
21
Okno składa się z następujących zakładek:
Dane podstawowe
W tej zakładce tak samo należy uzupełnić wartości w polu oznaczonym niebieską ramką: "
Zleceniodawca".
Zaznaczenie opcj i: "Zlecenie własne" oprócz zmiany schematu numeracj i zlecenia zmieni w polu "
zleceniodawca" firmę na własną.
Obok pola "Zleceniodawca" dostępne są przyciski do dodawania i edycji firmy, wyboru
firmy z osobnego okna oraz:
Rozwijany panel
Okno powiększy się o pola danych podstawowych wybranej firmy. Dane w tych polach
można edytować.
W zależności od potrzeb można wypełnić pole "Rodzaj usługi". W prawej części okna
wyświetlony jest limit kredytowy dla zleceniodawcy w zależności od uregulowanych
należności.
Limit kredytowy dla wybranego kontrahenta można uzupełnić w oknie dodawania/edycj i firmy w zakładce: "
Dane ogólne 1".
Płatnik / CMR
W rozwijanym panelu można wybrać inną firmę niż zleceniodawca jako płatnika za
realizację zlecenia.
Wypełnione pola nru CMR i daty będą widoczne na wydruku CMR.
Pozostałe rozwijane panele:
Realizacja - - - - - - - - - - - - - - - - - - - W tym panelu rozwijanym wypełnia się pola: "pojazdu" i "kierowcy" realizujących
zlecenie. Dodatkowo można wybrać drugiego kierowcę i naczepę. Dla każdego z
kierowców można wpisać nr telefonu.
Kliknięcie na przycisk:
zlecenie zaawansowane.
zamienia dane zlecenie na
W oknie otworzy się lista podzleceń, gdzie automatycznie program wstawi dwa
podzlecenia. Pierwszym jest zlecenie wypełnione w zakładce "Dane podstawowe", a
drugie jest jego kopią bez przypisanego kierowcy i samochodu. Za pomocą
przycisków paska narzędziowego list można dodać lub usunąć podzlecenie.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
22
Zlecenie spedycyjne
opcja zaznaczona - zlecenie będzie realizowane przez podwykonawcę
- okno poszerzy się o szereg pól do uzupełnienia jak: podwykonawce,
kwotę, za którą jedzie podwykonawca, dla waluty innej niż domyślna
wyświetlą się pola kursu,
obok pola: "Podwykonawca" znajduje się ikona:
- przyjmij fakturę
przewoźnika - w wyniku kliknięcia LPM na ikonie zostanie otwarte okno
faktury zakupu przewoźnika realizującego transport, która będzie powiązana
ze zleceniem;
opcja niezaznaczona - zlecenie jest realizowane własnym
transportem,
Miejsce załadunku i rozładunku, trasa - - - - Panel rozwijany podzielony jest na dwie zakładki:
Edycja miejsca załadunku / rozładunku - widok prosty - zakładka
umożliwia dodanie jednego miejsca i daty załadunku oraz jednego miejsca i
daty wyładunku.
Edycja miejsc załadunku / rozładunku - widok zaawansowany - w
porównaniu do poprzedniej w tej zakładce można dodać dowolną ilość dat i
miejsc załadunku oraz wyładunku.
Dla posiadaczy modułu Grafik:
Pierwsze miej sce załadunku i ostatnie miej sce wyładunku będzie widoczne na pasku zlecenia.
W dolnej części okna dostępne jest pole Trasy:
Rys. Dodawanie trasy - panel: "Miej sce załadunku i rozładunku, trasa".
W polu trasy można wybrać, dodać i edytować trasę przejazdu.
Trasę, po rozwinięciu przycisku:
można dodać na 3 różne sposoby:
Stwórz nową trasę - otwarcie okna dodawania trasy;
Wygeneruj nową trasę w Google™ - otwarcie okna dodawania trasy
Google™ - w oknie tym program wyznaczy automatycznie trasę, której dane
(po zapisaniu trasy) zostaną przeniesione do pola: "Trasa" łącznie z km
planowanymi;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
23
Zapisz trasę na podstawie miejsc załadunku/rozładunku - szybkie
dodanie trasy bez otwierania dodatkowych okien;
W zależności od ustawień Trasa będzie wyświetlana w opisie faktury wygenerowanej na podstawie
tego zlecenia.
Zaznaczenie opcj i: "tuneluj w promieniu [m]" (ewentualna zmiana wartości promienia) włączy
mechanizm śledzenia poj azdu przez moduł GBOX w czasie realizacj i trasy. Opuszczenie trasy będzie
sygnalizowane przez program wybranym użytkownikom.
"Km planowane" i "Koszt planowany" j est automatycznie pobierany z wybranej trasy, pomimo tego
istniej e możliwość manualnej zmiany tych danych.
- Jeśli trasa została utworzona przy pomocy wbudowanej w programie mapy Google™ to za
pomocą tej ikony można tą trasę wyświetlić.
Automatyczny wybór trasy przy zmianie adresu - j eśli miej sce załadunku/rozładunku ulegnie
zmianie to program będzie szukał czy wcześniej była taka trasa utworzona. Jeśli była, to zostanie ona
zmieniona.
Jeśli opcj a: "tuneluj w promieniu" j est zaznaczona to uaktywnia się opcj a: "Generuj alert zagrożenia
realizacj i trasy, j eżeli poj azd znaj duj e się w odległości większej niż:"
Więcej na temat w topiku: "Trasa".
Ładunek - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Panel "Ładunek" umożliwia dodanie do zlecenia towaru jaki jest przewożony. Ilość
towaru można określić w dowolnych jednostkach. a nawet podać jego gabaryty i typ
naczepy jakim ma być transportowany.
Po naciśnięciu na przycisk:
w dolnej części okna można określić rodzaj
opakowania, wpisać pozycję taryfy celnej ewentualnie podać numer kontenera.
Jeśli przewóz jest transportem ADR należy zaznaczyć pole "ADR", po czym wypełnić
rubryki UN:
Numer UN - max. cztery cyfry arabskie,
Klasa ADR - pole przyjmuje tylko cyfry arabskie + znak kropki ".",
Grupa pakowanie - pole przyjmuje tylko trzy cyfry rzymskie: "I" lub "II" lub
"III",
Kategoria - pole przyjmuje tylko wielkie litery.
Warunki realizacji zlecenia - - - - - - - W ostatnim rozwijanym panelu pierwszej zakładki można do danego zlecenia przypisać
wcześniej zapisany szablon warunków realizacji zlecenia. Wystarczy kliknąć na liście i
wybrać odpowiedni szablon.
można dodać nowy szablon "Warunków zlecenia
Fracht
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
30
".
Moduł Spedycja
24
Zakładka fracht podzielona jest na dwa okna:
Fracht zleceniodawcy - pozycje do faktury (jeśli będzie generowana faktura za
zlecenie to wartości wpisane tutaj zostaną przeniesione na nią), okno to jest
podzielone na dwie zakładki:
Edycja fracht - widok prosty, w tej zakładce można określić stawkę za fracht
krajowy i/lub stawkę za fracht zagraniczny
Edycja fracht - widok zaawansowany - zakładka umożliwia dodanie dowolnej
liczby stawek za fracht,
Koszty zlecenia - okno dodawania kosztów zlecenia, podzielone jest na dwie
zakładki:
Edycja koszt - widok prosty - dodanie jednej pozycji kosztu,
Edycja koszt - widok zaawansowany - dodanie dowolnej liczby pozycji kosztu,
Jak dodać koszt:
Koszt
Szczegółowy opis zakładki znajduje się w dziale: "Zakładka: koszt
79
".
Dokumenty/Booking
Zakładka składa sie z dwóch podzakładek:
Dokumenty:
Opis okna dodawania/edycji dokumentu znajduje się w dziale: "Okno dodawania/edycji
dokumentów 72 ".
Booking - składa się z okien:
Lista powiązanych bookingów - zawiera listę powiązanych ze zleceniem rezerwacji,
Aby dodać, zmienić lub usunąć pozycję należy posługiwać się paskiem narzędziowym
list;
W oknie dodawania/edycj i bookingu można wybraną pozycj ę bookingu powiązać z dowolnym zleceniem za
pomocą zakładki: "Powiązanie ze zleceniami".
Lista bookingów - adresy zapisanych bookingów - zawiera listę wszystkich
zdefiniowanych w programie rezerwacji:
- na podstawie zaznaczonej poniżej pozycji na liście program
otwiera okno dodawania bookingu z wypełnionym adresem;
- otwiera okno "Lista bookingów", w której można wybrać
istniejący booking dla danego zlecenia lub za pomocą przycisków paska narzędziowego list
dodać, zmienić lub usunąć booking z listy;
- odpina z powyższej "Listy powiązanych bookingów" pozycję bookingu.
Uwagi
Zakładka pozwala na zapisanie dodatkowych informacji dla zlecenia.
Uwagi zostały podzielone na trzy części. W górne części okna znajdują sie uwagi od
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
25
zleceniodawcy do zlecenia. W środkowej części okna znajdują się uwagi dla zleceniodawcy
które są widoczne na potwierdzeniu zlecenia. Trzecia ramka na samym dole okna pozwala
na zapis informacji dodatkowych do zlecenia nie związanych z tymi przekazanymi od
zleceniodawcy.
Palety
W tej zakładce można wybrać rodzaj palet użytych w realizacji zlecenia oraz ich ilość
pobranych do przewiezienia ładunku.
Po zrealizowaniu zlecenia można wprowadzić ilość zwróconych palet w stanie
nienaruszonym lub w stanie uszkodzonym.
Zapisy z tej zakładki są przedstawione w raporcie: "Zestawienie palet ze zleceń
58
".
Kontenery
W zakładce można uzupełnić szczegółowe dane kontenera, które można później wyświetlić
na wydruku zlecenia.
Podpinanie plików i/lub skanowanie dokumentów
Szczegółowy opis znajduje się w dziale: "Podpinanie plików/dokumentów
77
".
Drukowanie zlecenia
Podgląd wydruku zlecenia można wyświetlić za pomocą ikony:
.
W wyniku kliknięcia na symbol trójkąta obok ikony:
pojawi się rozwijane meny, z
którego można wybrać język wydruku: polski, angielski, niemiecki.
Jeśli warunki zlecenia zostały wprowadzone w innym j ęzyku niż polski to zostaną one automatycznie
wybrane w zależności od wybranego rodzaj u j ęzyka wydruku zlecenia.
1.1.2.2. Lista zleceń
Polecenie to otwiera listę zleceń. Przy pomocy paska narzędziowego list można dodać,
zmienić lub usunąć zlecenie.
Aby otworzyć listę zleceń można skorzystać z następujących sposobów:
nacisnąć kombinację klawiszy
,
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Lista zleceń".
z bocznego paska narzędzi wybrać menu "Spedycja" i nacisnąć na przycisk:
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
26
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich zleceń wprowadzonych do programu.
Jeśli nie wiesz j ak zaznaczyć kilka pozycj i na liście przej dź do działu: "Zaznaczanie pozycj i na liście
74
".
Jeśli na liście nie widać żadnego zlecenia, należy upewnić się, czy ustawienia filtrów są prawidłowe.
Dodatkowe elementy listy
Dodatkowe elementy w pasku narzędziowym listy:
- dodaj nowe:
zlecenie - Widok prosty 27 ;
zlecenie - Widok zaawansowany
Kalkulator frachtu 31 ;
zlecenie - z szablonu 28 .
20
;
- drukuj CMR;
- drukuj zlecenie;
W wyniku kliknięcia na symbol trój kąta obok ikony podglądu wydruku poj awi się rozwij ane menu, z którego
można wybrać j ęzyk wydruku: polski, angielski, niemiecki.
- wyślij SMS - otwiera okno wiadomości SMS do wysłania kierowcy;
- generuj/edytuj fakturę dla zaznaczonego zlecenia;
- pokaż trasę na mapie;
- import zleceń;
- eksport zleceń (w formacie "xml" lub "csv");
- zapisz jako szablon - zapisuje zaznaczone zlecenie do szablonów zleceń
(patrz: Dodawanie zleceń z szablonu 28 )
Dodatkowe elementy w menu rozwijanym:
Wyślij komunikat do GBOX PDA - otwiera okno wysyłania wiadomości do
urządzenia PDA kierowcy (patrz: Komunikacja z pojazdem GBOX 69 );
Wyślij zlecenie do GBOX PDA - wysyła dane zlecenia do urządzenia PDA
kierowcy za pośrednictwem modułu GBOX ;
Zmień dane dla zaznaczonych rekordów (umożliwia zmianę niektórych
parametrów bez konieczności otwierania okna edycji) ->:
Ustaw status - zmiana stanu pojazdu (opis poniżej);
Zmień kierowcę I;
Zmień kierowcę II;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
27
Zmień samochód;
Zmień naczepę;
Edytuj dane faktury przewoźnika - wyświetla okno "Dane faktury
przewoźnika" dla zaznaczonego wcześniej zlecenia spedycyjnego. Okno
umożliwia zapisanie dla danego zlecenia informacji o uregulowaniu należności
przewoźnikowi na podstawie wystawionej przez niego faktury. Informacje o
dokonaniu płatności przewoźnikowi są wyświetlane na raporcie: "Zestawienie
frachtu wg przewoźnika 55 ";
Zagadnienie dodawania zlecenia jest opisane w temacie: "Dodaj zlecenie
20
").
1.1.2.2.1. Okno uproszczonego dodawania zlecenia
W programie 4Trans Moduł Spedycja istnieje możliwość dodania zlecenia do bazy danych
bez konieczności wypełniania "danych szczegółowych".
Aby dodać uproszczone zlecenie można skorzystać z następujących sposobów:
wybrać z paska narzędziowego listy zleceń ikonę:
, lub
wybrać z menu rozwijanego polecenie: "Nowy - widok prosty".
Okno uproszczonego dodawania zlecenia można podzielić ze względu na rodzaj
wprowadzanych danych na następujące części:
Wymagane informacje.
Zleceniodawca - obok tego pola dostępne są przyciski do dodawania i edycji
firmy, wyboru firmy z osobnego okna oraz:
Rozwijany panel
Okno powiększy się o pola danych podstawowych wybranej firmy. Dane w tych polach
można edytować.
Jeśli zostanie zaznaczona opcja: "Zlecenie spedycyjne" konieczne będzie
uzupełnienie następujących pól:
Podwykonawca - firma transportowa realizująca zlecenie;
Wartość - kwota, za jaką firma transportowa realizuje transport;
Dodatkowe informacje.
Realizacja - w tej części okna wypełnia się pola: "pojazdu" i "kierowcy"
realizujących zlecenie.
Opcja: Zlecenie spedycyjne
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
28
opcja zaznaczona - zlecenie będzie realizowane przez podwykonawcę okno poszerzy się o szereg pól do uzupełnienia jak: podwykonawce, kwotę,
za którą jedzie podwykonawca, dla waluty innej niż domyślna wyświetlą się
pola kursu,
opcja niezaznaczona - zlecenie jest realizowane własnym transportem,
Fracht - kwota, za jaką "nasza" firma realizuje transport. Dla waluty innej niż
domyślna wyświetlą się pola kursu;
Miejsce załadunku i rozładunku, trasa - ta część okna umożliwia dodanie
miejsca i daty załadunku oraz wyładunku.
W dolnej części okna dostępne jest pole Trasy:
W polu trasy można wybrać, dodać i edytować trasę przejazdu. Po wybraniu trasy pola
"Km planowane" zostaną uzupełnione.
W zależności od ustawień Trasa będzie wyświetlana w opisie faktury wygenerowanej na podstawie tego
zlecenia.
Po prawidłowym uzupełnieniu podstawowych danych zlecenia, podaniu adresu załadunku/rozładunku i
zapisaniu zlecenia naciśnięcie ikony:
spowoduj e otwarcie okna mapy Google™. W oknie tym program
wyznaczy automatycznie trasę, której dane (po zapisaniu trasy) zostaną przeniesione do pola: "Trasa".
Automatyczny wybór trasy przy zmianie adresu - j eśli miej sce załadunku/rozładunku ulegnie zmianie to
program będzie szukał czy wcześniej była taka trasa utworzona. Jeśli była, to zostanie ona zmieniona.
Więcej na temat w topiku: "Trasa".
Ładunek - umożliwia dodanie do zlecenia towaru jaki jest przewożony. Ilość
towaru można określić w dowolnych jednostkach, a nawet podać jego gabaryty.
1.1.2.2.2. Dodawanie zleceń z szablonu
W programie 4Trans Moduł Spedycja istnieje możliwość otwarcia okna dodawania
zlecenia z wypełnionymi odpowiednimi polami na podstawie wybranego szablonu zlecenia.
Przed utworzeniem zlecenia z szablonu należy wcześniej dodać wzorcowe zlecenie do szablonu.
Aby tego dokonać należy:
zaznaczyć wzorcowe zlecenie na liście;
dodać je do szablonów korzystając z:
paska narzędziowego list - ikona:
;
lub korzystając z rozwijanego menu wybrać polecenie: "Zapisz jako szablon";
w nowym oknie należy wpisać nazwę szablonu.
Aby otworzyć okno dodawania zlecenia z szablonu należy:
wybrać polecenie "Z szablonu" z menu rozwijanego dostępnego pod przyciskiem:
paska narzędziowego listy;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
29
w nowym oknie kliknąć dwukrotnie LPM na wybranym, wzorcowym zleceniu;
program otworzy okno dodawania/edycji zlecenia z wypełnionym polami, jakie zostały
zapisane we wzorcowym zleceniu (patrz: Dodaj zlecenie 20 );
Wszystkie pola, w tym wypełnione przez program na podstawie wzorcowego zlecenia są dostępne do edycj i.
1.1.2.3. Lista bookingów
Aby wyświetlić listę bookingów można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Lista bookingów".
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich bookingów (w zależności od
ustawionych filtrów) wprowadzonych do programu.
74
".
Jeśli na liście nie widać żadnego bookingu, należy upewnić się, czy ustawienia filtrów są prawidłowe.
Jak dodać, edytować lub usunąć booking
Aby dodać, edytować lub usunąć booking należy posługiwać się przyciskami paska
narzędziowego list.
Po naciśnięciu przycisku dodawania/edycji bookingu otworzy się okno edycji, gdzie
należy uzupełnić pola oznaczone niebieską ramką: (konieczne do zapisu) "Nazwa", "
Państwo/Ulica", "Kod", "Miejscowość/Nr" i "Firma". W zależności od potrzeb można
uzupełnić pozostałe pola.
Powiązanie ze zleceniami - - - - - - - - - W rozwijanym panelu istnieje możliwość powiązania danego bookingu z jednym lub
kilkoma zleceniami.
W lewym oknie przedstawiona jest lista dostępnych zleceń. Aby powiązać zlecenie
należy przenieść je za pomocą przycisku:
do prawego okna.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
30
1.1.2.4. Warunki zlecenia
Aby wyświetlić listę warunków zlecenia można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Warunki zlecenia".
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich warunków zlecenia (w zależności od
74
".
Jeśli na liście nie widać żadnego bookingu, należy upewnić się, czy ustawienia filtrów są prawidłowe.
Jak dodać, edytować lub usunąć warunek zlecenia
Aby dodać, edytować lub usunąć warunek zlecenia należy posługiwać się
przyciskami paska narzędziowego list.
Po naciśnięciu przycisku dodawania/edycji warunku zlecenia otworzy się okno edycji,
gdzie należy uzupełnić pole oznaczone niebieską ramką: (konieczne do zapisu) "Nazwa
szablonu".
W dolnej części okna widoczne są dwie zakładki:
Elementy szablonu - za pomocą przycisków paska narzędziowego list można
dodać, edytować lub usunąć element szablonu. Każdemu elementowi szablonu
należy podać nazwę i wybrać rodzaj oraz podać w polu opis treści tego elementu
w trzech językach (w zależności od wybranej zakładki: polski, angielski, niemiecki).
W tej zakładce można dodać dowolną ilość elementów, ale widoczne będą tylko te, które będą zaznaczone
(kolumna "Dodaj ").
Obok paska narzędziowego list j est umieszczone pole z wyborem rodzaj u warunku, które służy do
filtrowania.
Podgląd - po zapisie szablonu w zakładce będą widoczne wszystkie dodane
elementy szablonu w języku polskim;
Podgląd EN, Podgląd DE - po zapisie szablonu w zakładce będą widoczne
wszystkie dodane elementy szablonu w języku angielskim lub języku niemieckim;
Warunek zlecenia, po przypisaniu go do zlecenia (patrz: "Dodaj zlecenie 20 ") będzie
widoczny na wydruku.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
31
1.1.2.5. Lista załadunków/rozładunków
Polecenie to otwiera listę załadunków/rozładunków. Przy pomocy paska narzędziowego list
można zmienić pozycję załadunku/rozładunku.
Aby otworzyć listę można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać polecenie "Lista załadunków/rozładunków
".
74
,
".
Podczas edycji załadunku/rozładunku program otworzy okno dodawania/edycji zlecenia
20
.
1.1.2.6. Kalkulator frachtu
"Kalkulator frachtu 31 " umożliwia szybkie wyliczenie ceny za fracht bez potrzeby tworzenia
zlecenia. Bezpośrednio z tego okna na podstawie wypełnionych danych można przejść
bezpośrednio do okna dodawania/edycji zlecenia.
Aby otworzyć okno kalkulatora można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać polecenie "Kalkulator frachtu".
,
Sposób wypełniania danych w oknie można podzielić na dwa sposoby:
Proste generowanie kwoty frachtu
Proste generowanie kwoty frachtu charakteryzuje się tym, że nie wyszukujemy podobnych
zleceń tylko wprowadzamy liczbę kilometrów krajowych, ewentualnie zagranicznych oraz
wprowadzamy stawkę za kilometr. Można również skorzystać w tej metodzie z tras
wcześniej wprowadzonych:
w polu "Trasa" wybierz żądaną trasę, program na jej podstawie wypełni pola
kilometrów;
wpisz stawkę za km;
Jeśli wybrana waluta j est inna niż domyślna można pobrać kurs z danego dnia klikaj ąc na przycisk:
.
Za pomocą przycisku
można przejść bezpośrednio do okna
dodawania zlecenia (program przeniesie dane wprowadzone w oknie kalkulatora frachtu
do okna zlecenia).
Generowanie kwoty frachtu na podstawie podobnych zleceń
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
32
Dzięki tej metodzie można wyszukać podobne zlecenia na podstawie danych
wprowadzonych w oknie kalkulatora frachtu. Mając wyświetlone podobne zlecenia można
oszacować lub przyjąć stawkę za fracht.
Aby wyświetlić podobne zlecenia należy wypełnić następujące pola:
km plan. krajowe;
waga;
waluta;
W celu zawężenia wyników wyszukiwania można wypełnić pozostałe pola:
trasa;
nazwa towaru;
kontrahent;
wymagany sam.
Jeśli wybrana waluta j est inna niż domyślna można pobrać kurs z danego dnia klikaj ąc na przycisk:
Ostatnią czynnością jest kliknięcie LPM na przycisku:
podobnych frachtów zostaną wyświetlone zlecenia.
.
. Na liście
Za pomocą przycisku
można przejść bezpośrednio do okna
dodawania zlecenia (program przeniesie dane wprowadzone w oknie kalkulatora frachtu
do okna zlecenia).
Kalkulator frachtu można również uruchomić z menu: "Spedycj a
rozwij anego przycisku:
20
" lub z listy zleceń wybieraj ąc menu
polecenie "Kalkulator frachtu".
1.1.2.7. Szablony zlecenia
Polecenie to otwiera listę szablonów zleceń. Przy pomocy paska narzędziowego list
można dodać, zmienić lub usunąć pozycję z listy szablonów.
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Szablony zlecenia";
;
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich szablonów zleceń (w zależności od
Okno dodawania/edycji szablonu zlecenia
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
74
".
Moduł Spedycja
33
Okno dodawania/edycji szablonu poza wymaganym polem "Nazwy szablonu" jest niemal
identyczne z oknem dodawania/edycji zlecenia 20 .
Różnice budowy okna szablonu względem okna zlecenia:
zakładka "Fracht" dysponuje tylko widokiem prostym;
okno nie zawiera zakładki: "Dokumenty/Booking";
Braki w powyższych elementach można uzupełnić w oknie edycji zlecenia.
1.1.2.8. Dodaj fakturę VAT
Po wybraniu polecenia "Dodaj fakturę VAT" program otworzy okno dodawania nowej
faktury sprzedaży. Aby zapisać fakturę do bazy danych należy wypełnić pola oznaczone
niebieską ramką:
Nr faktury - pole z autonumeracją faktury (format automatycznej numeracji można
zmienić w panelu administracyjnym).
można zmienić numer kolej ny faktury.
, a następnie wybieraj ąc z listy: "(brak)" można odblokować pole numeracj i i wprowadzić
dowolny numer faktury.
w zakładce:
Dane podstawowe
Wypełnić:
Dane faktury
Klient - kontrahent, dla którego jest wystawiana faktura,
Płatnik - kontrahent, który jest płatnikiem faktury - domyślnie program w polu "
Płatnik" wstawia tego samego kontrahenta jaki jest wybrany w polu: "Klient";
datę wystawienia, sprzedaży i termin zapłaty, ewentualnie datę wysłania;
Zlecenie - możliwość powiązania faktury ze zleceniem;
Dane dokumentu
wybrać sposób zapłaty i walutę,
W zależności od potrzeb uzupełnić pozostałe pola:
zaznaczyć lub odznaczyć pole dokument zatwierdzony,
wybrać konto rozliczeniowe,
za pomocą przycisku:
można zmienić dane firmy własnej bez
zamykania okna dodawania faktury,
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
34
wybrać/wpisać osobę upoważnioną do wydruku.
Typ faktury
Wybierz typ faktury. Obok pola typu faktury znajduje się pole wyboru języka wydruku
faktury.
Sposób liczenia
Wybierz sposób liczenia faktury: "netto" lub "brutto".
Spinacz
Daną fakturę można powiązać z wprowadzonym wcześniej spinaczem (patrz: "Dane
podstawowe -> Spinacz").
Domyślne uwagi dodatkowe
Możliwość wprowadzenia dowolnego tekstu uwag, który będzie widoczny na podglądzie
wydruku faktury.
Jeśli wybrany kontrahent w oknie dodawania/edycj i firmy ma wybraną "Domyślną uwagę dodatkową" to w
tym polu zostanie ona wyświetlona.
Po zapisaniu faktury
Pozycje faktury
Druga zakładka pozwala uzupełnić pozycje faktury.
Aby dodać, edytować lub usunąć pozycje faktury należy posługiwać się przyciskami paska
Pola edycji pozycji, które są wyszarzone można modyfikować. Pola białe są wyliczane
automatycznie. Nazwa pozycji faktury jest listą wyboru. Listę tą można uzupełniać podczas
wprowadzania pozycji lub też poprzez "Słownik". Podczas wprowadzania, nazwa będzie
podpowiadana na podstawie tej listy.
Pozycje faktury mogą być wpisywane w innej walucie niż podana waluta na pierwszej
zakładce. W takim przypadku pozycja zostanie przeliczona wg określonego kursu na
walutę faktury. Informacje o przewalutowaniu zostaną umieszczone na wydruku. Tekst
pola Kwota słownie zostanie automatycznie uzupełnieniu w trakcie dodawania nowych
pozycji faktury. Lista pozycji faktury dla kolumn: cena, wartość netto, wartość VAT,
wartość Brutto posiada dodatkowo podsumowanie. Podsuwanie to można ukryć naciskając
na trzy kreski oznaczone jako: "_ _ _". Podsumowanie, które znajduje się w dolnym
obszarze wszystkich trzech zakładek informuje o wartości całej faktury. Po uzupełnianiu
wszystkich danych i zapisaniu faktury możliwe staje się wydrukowanie faktury.
Należności
Jeżeli należność za daną fakturę została uregulowana wówczas można skorzystać z 3
zakładki: Należności.
Aby dodać, edytować lub usunąć należność należy posługiwać się przyciskami paska
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
35
Poszczególne płatności wprowadza się w podobny sposób jak pozycje faktury. Podczas
wprowadzania kwota do zapłaty zostanie automatycznie podpowiedziana. Pole sposób
płatności jest informacją pomocniczą. Wybranie sposobu: "kompensata" nie spowoduje
nam wykonanie kompensaty. Chcąc skorzystać z mechanizmu kompensaty musimy wybrać
przycisk "kompensata", który znajduje się na głównej liście faktur lub liście dłużników.
Odsetki za nieterminową zapłatę
W przypadku płatności po terminie można w tym polu naliczyć odsetki: "ustawowe" lub "
uznaniowe".
Po wstawieniu należności program w polu "Ilość dni zwłoki" wstawi automatycznie liczbę
dni po terminie zapłaty (wartość tą można edytować). Po naciśnięciu przycisku:
program wyliczy należną sumę.
Z menu: "Faktury -> Nota odsetkowa
38
" można wydrukować notę odsetkową.
77
".
1.1.2.9. Dodaj fakturę proforma
Mechanizm dodawania faktury proforma jest taki sam jak faktury VAT (patrz: "Dodaj
fakturę VAT 33 ").
Aby z faktury proforma utworzyć fakturę VAT należy skopiować j a przy pomocy przycisku:
w pasku narzędziowym list.
umieszczonego
1.1.2.10. Dodaj fakturę korygującą
W wyniku wybrania tego polecenia zostanie otwarte okno: "Wybór faktury", w którym
należy wskazać fakturę, która ma być korygowana.
W celu ułatwienia wyszukiwania faktury zaleca się skorzystanie z filtrów.
Po dokonaniu wyboru program wyświetli właściwe okno dodawania faktury korygującej. Po
skorygowaniu faktury poprzez edycję pozycji (przy pomocy przycisku paska narzędziowego list)
efekt korekty można zobaczyć na podsumowaniu faktury.
Mechanizm dodawania faktury korygującej jest taki sam jak faktury VAT (patrz: "Dodaj fakturę
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
VAT
33
36
").
1.1.2.11. Drukowanie faktur
Polecenie "Drukowanie faktur" służy do zbiorczego drukowania faktur, bez otwierania
okien edycji.
Jak utworzyć raport:
1. Wybrać z menu głównego lub bocznego paska narzędziowego raport: "Faktury ->
Drukowanie faktur".
2. Wyświetlone zostanie okno przygotowania raportu, gdzie należy podać:
rodzaj wydruku faktury będzie realizowany (oryginał, kopia czy duplikat),
wybrać faktury,
74
".
Aby wyświetlić raport należy posługiwać się przyciskami paska narzędziowego (patrz:
Generowanie raportów).
1.1.2.12. Wezwanie do zapłaty
Polecenie to otwiera listę wezwań do zapłaty. Przy pomocy paska narzędziowego list
można dodać, zmienić lub usunąć wezwanie do zapłaty.
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Wezwanie do zapłaty".
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich wezwań do zapłaty (w zależności od
74
".
- Podgląd wydruku raportu - w wyniku kliknięcia na symbol trójkąta
obok tej ikony pojawi się rozwijane menu, z którego można wybrać język
podglądu wydruku: polski, angielski, niemiecki;
- Drukuj raport - wysyła bezpośrednio na drukarkę wezwanie do zapłaty
bez otwierania okna podglądu - w wyniku kliknięcia na symbol trójkąta obok tej
ikony pojawi się rozwijane menu, z którego można wybrać język wydruku: polski,
angielski, niemiecki.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
37
Jak dodać wezwanie do zapłaty
Program pozwoli wystawić wezwanie do zapłaty fakturom i notom odsetkowym maj ącym wspólną walutę
dla wszystkich faktur lub not odsetkowych, niezapłaconymi w całości lub niezapłaconymi wogóle
oraz z terminem płatności, który minął na dzień wystawiania wezwania do zapłaty.
1. Kliknij LPM na przycisku
(patrz: pasek narzędziowy list).
2. Program otworzy okno dodawania nowego wezwania do zapłaty. Aby zapisać
wezwanie do zapłaty do bazy danych należy wypełnić pola oznaczone niebieską ramką
oraz wybrać fakturę/faktury lub notę/noty odsetkowe, dla których będzie wystawione
wezwanie. Objaśnienie:
Kontrahent - dla którego jest wystawiane wezwanie do zapłaty - po jego
wybraniu na liście poniżej: "Lista dostępnych dokumentów" w zależności od
daty wystawienia będą wyświetlone niezapłacone w pełni lub częściowo faktury
lub w drugiej zakładce noty odsetkowe;
Nr dokumentu - pole z autonumeracją wezwania (format automatycznej
numeracji można zmienić w panelu administracyjnym);
można zmienić numer kolej ny wezwania do zapłaty.
, a następnie wybieraj ąc z listy: "(brak)" można odblokować pole autonumeracj i i
wprowadzić dowolny numer.
Data wystawienia - faktury lub noty odsetkowe, których termin płatności jest
późniejszy niż data wystawienia nie będą wyświetlone na liście dostępnych
dokumentów;
Termin zapłaty - faktur lub odsetek;
Lista dostępnych dokumentów - faktury lub noty odsetkowe, dla których
można wystawić wezwanie do zapłaty;
Lista pozycji na dokumencie - faktury lub noty odsetkowe, dla których będzie
wystawione wezwanie do zapłaty;
Aby przenieść fakturę lub notę odsetkową z pola: "Lista dostępnych dokumentów" do pola: "Lista
pozycj i na dokumencie" należy klikną dwukrotnie LPM na wybranej fakturze lub nocie odsetkowej . Można
również po zaznaczeniu faktury lub noty odsetkowej kliknąć LPM na odpowiednim przycisku obok listy.
Ewentualnie można wypełnić pola:
Data wysłania - wezwania do zapłaty;
Uwagi widoczne na wydruku - tekst widoczny na wezwaniu do zapłaty;
Drukowanie wezwania do zapłaty
Podgląd wydruku wezwania można wyświetlić za pomocą ikony:
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
.
Moduł Spedycja
38
pojawi się rozwijane menu, z
którego można wybrać język wydruku: polski, angielski lub niemiecki.
1.1.2.13. Nota odsetkowa
Polecenie to otwiera listę not odsetkowych. Przy pomocy paska narzędziowego list można
dodać, zmienić lub usunąć notę odsetkową.
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Nota odsetkowa".
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich not odsetkowych (w zależności od
74
".
- Podgląd wydruku raportu - w wyniku kliknięcia na symbol trójkąta
obok tej ikony pojawi się rozwijane menu, z którego można wybrać język
podglądu wydruku: polski, angielski, niemiecki;
- Drukuj raport - wysyła bezpośrednio na drukarkę notę odsetkową bez
otwierania okna podglądu - w wyniku kliknięcia na symbol trójkąta obok tej ikony
pojawi się rozwijane menu, z którego można wybrać język wydruku: polski,
angielski, niemiecki.
Jak dodać notę odsetkową
Program pozwoli wystawić notę odsetkową fakturom maj ącym wspólną walutę dla wszystkich faktur,
zapłaconym po terminie płatności i zapłaconych w całości.
2. Program otworzy okno dodawania nowej noty odsetkowej. Aby zapisać notę
korygującą do bazy danych należy wypełnić pola oznaczone niebieską ramką oraz
wybrać fakturę/faktury, dla których będzie wystawiona nota. Objaśnienie:
Kontrahent - dla którego jest wystawiana nota - po jego wybraniu na liście
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
39
poniżej: "Lista dostępnych dokumentów" w zależności od daty wystawienia
będą wyświetlone zapłacone po terminie faktury, które nie mają wystawionych not
odsetkowych;
Nr dokumentu - pole z autonumeracją noty (format automatycznej numeracji
można zmienić w panelu administracyjnym);
można zmienić numer kolej ny noty odsetkowej .
Data wystawienia - faktury, których termin płatności jest późniejszy niż data
wystawienia nie będą wyświetlone na liście dostępnych dokumentów;
Termin zapłaty - odsetek;
Lista dostępnych dokumentów - faktury, dla których można wystawić notę
odsetkową;
Lista pozycji na dokumencie - faktury, dla których będzie wystawiona nota
odsetkowa;
Aby przenieść fakturę z pola: "Lista dostępnych dokumentów" do pola: "Lista pozycj i na dokumencie"
należy klikną dwukrotnie LPM na wybranej fakturze lub po zaznaczeniu faktury kliknąć LPM na
odpowiednim przycisku obok listy.
Ewentualnie można wypełnić pola:
Data wysłania - noty odsetkowej;
Uwagi widoczne na wydruku - tekst widoczny na nocie odsetkowej;
Drukowanie noty odsetkowej
Podgląd wydruku noty można wyświetlić za pomocą ikony:
.
pojawi się rozwijane menu, z
którego można wybrać język wydruku: polski, angielski lub niemiecki.
1.1.2.14. Lista not obciążeniowych
Polecenie to otwiera listę not obciążeniowych. Przy pomocy paska narzędziowego list
można dodać, zmienić lub usunąć pozycję na liście not obciążeniowych.
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Lista not obciążeniowych";
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
40
;
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich not obciążeniowych (w zależności od
74
".
- Drukuj raport - otwiera okno podglądu wydruku zaznaczonej noty
obciążeniowej;
- Zapłać - w wyniku kliknięcia na tą ikonę program otworzy okno wyboru
daty płatności. Po wybraniu i zatwierdzeniu daty płatność zostanie zapisana do
bazy danych.;
Jak dodać notę obciążęniową
Zakładka: "Dane podstawowe"
2. Program otworzy okno dodawania nowej noty obciążeniowej. Aby zapisać notę do
bazy danych należy wypełnić pola oznaczone niebieską ramką. Objaśnienie:
Nr dokumentu - pole z autonumeracją noty (format automatycznej numeracji
można zmienić numer kolej ny wezwania do zapłaty.
Data wystawienia, Termin zapłaty,
Klient - dla którego jest wystawiana nota obciążeniowa;
Sposób zapłaty, Waluta;
Obciążenie z tytułu - grupa ustawień opisu tytułu obciążenia wraz z kwotą. Za
pomocą przycisków:
i
można przenosić/usuwać tytuł obciążenia
na/z listę noty obciążeniowej;
szczegółowe informacje - w wyniku zaznaczenia okno dodawania noty
poszerzy się o pola: "z dnia", "zgodnie z";
Konto bankowe do przelewu;
Zakładka: "Należności"
Jeżeli należność została uregulowana wówczas można skorzystać z 2 zakładki: "
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
41
Należności".
Aby dodać, edytować lub usunąć należność należy posługiwać się przyciskami paska
Poszczególne płatności wprowadza się w podobny sposób jak pozycje noty. Podczas
wprowadzania kwota do zapłaty zostanie automatycznie podpowiedziana. Pole sposób
płatności jest informacją pomocniczą.
1.1.2.15. Fakturowanie zleceń
Fakturowanie zleceń umożliwia zbiorcze wystawienie faktur dla zleceń z modułu
Spedycja. Fakturowanie składa się z listy na której są wyświetlane zlecenia spedycyjne.
Aby wyświetlić listę zleceń do zafakturowania można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Fakturowanie zleceń".
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich niezafakturowanych zleceń, które
mają wypełnione stawki za fracht wprowadzonych do programu.
Jeśli na liście nie widać żadnego zlecenia, należy upewnić się, czy ustawienia filtrów są prawidłowe.
74
".
Chcąc zafakturować określone zlecenie należy go wybrać i nacisnąć przycisk
. Jeżeli zostanie wybranych kilka zleceń dla jednego kontrahenta wówczas
zlecenie te zostaną umieszczone na jednej fakturze. W trakcie fakturowania zostanie
wyświetlony formularz edycji faktury (patrz: "Dodaj fakturę VAT 33 "), który pozwoli uzgodnić
dane, zapisać i wydrukować fakturę.
Aby edytować zlecenie należy posługiwać się przyciskami paska narzędziowego list.
Okno dodawania/edycji zlecenia jest opisane w temacie: "Dodaj zlecenie
20
").
1.1.2.16. Lista faktur sprzedaży
Polecenie to otwiera listę faktur sprzedaży. Przy pomocy paska narzędziowego list można
dodać, zmienić lub usunąć fakturę sprzedaży.
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Lista faktur sprzedaży".
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
42
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich faktur sprzedaży (w zależności od
74
".
Drukuj fakturę - otwiera okno podglądu wydruku faktury;
Drukuj duplikat faktury - otwiera okno podglądu wydruku duplikatu faktury;
Zatwierdź - polecenie aktywne dla faktur zapisanych z niezaznaczoną opcją: "
Dokument zatwierdzony". Wybranie tego polecenia powoduje zaznaczenie
opcji: "Dokument zatwierdzony" bez konieczności otwierania okna dodawania/
edycji faktury;
Zapłać - w wyniku wybrania tej opcji program otworzy okno wyboru daty
płatności. Po wybraniu i zatwierdzeniu daty płatność zostanie zapisana do bazy
danych.;
Kompensata - opis w osobnym temacie, patrz poniżej;
Dodaj fakturę korygującą 35 - dla zaznaczonej wcześniej faktury zostanie otwarte
okno dodawania faktury korygującej;
Zeruj odsetki dla zaznaczonych faktur - wycofuje z zaznaczonych faktur
naliczone odsetki za nieterminową zapłatę;
Aktualizuj dane kontrahenta i płatnika - umożliwia dokonanie aktualizacji
danych adresowych
Jeśli zostaną dokonane zmiany w danych adresowych kontrahenta i/lub płatnika to domyślnie nie będą
one zmienione w wystawionych fakturach.
Pobierz płątności z CDN XL - polecenie to umożliwia zaimportowanie płatności
z programu CDN XL;
Przypnij zaznaczone pozycje do spinacza - umożliwia powiązanie ze sobą
wybranych pozycji listy.
- Drukuj fakturę - działa tak samo jak polecenie z menu rozwijanego;
- Zatwierdź - działa tak samo jak polecenie z menu rozwijanego;
- Zapłać - działa tak samo jak polecenie z menu rozwijanego;
- Kompensata - opis w osobnym temacie, patrz poniżej;
- Pobierz płatności z CDN XL - działa tak samo jak polecenie z menu
rozwijanego;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
43
i
za pomocą tych przycisków można zaimportować lub wyeksportować
faktury sprzedaży z/do pliku "xml" lub "csv".
Niezależnie od ustawienia filtrów eksportowane są wszystkie faktury zakupu zapisane w bazie danych
programu.
Kompensata
Aby dokonać kompensaty płatności należy:
kliknąć LPM na ikonie:
znajdującej się na pasku narzędziowym list,
w nowym oknie (rys. poniżej) należy zaznaczyć fakturę/faktury i nacisnąć
,
Rys. Okno: Lista płatności.
Po zaznaczeniu wybranej faktury w polu "Do zapłaty" program odej mie kwotę zaznaczonej faktury od
płatności.
Zagadnienie dodawania faktury jest opisane w temacie: "Dodaj fakturę VAT
33
").
1.1.2.17. Lista faktur zakupu
Polecenie to otwiera listę faktur zakupu. Przy pomocy paska narzędziowego list można
dodać, zmienić lub usunąć fakturę zakupu.
Aby otworzyć listę faktur zakupu można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Lista faktur zakupu".
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
44
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich faktur zakupu (w zależności od
74
".
Zapłać - w wyniku wybrania tej opcji program otworzy okno wyboru daty
płatności. Po wybraniu i zatwierdzeniu daty, płatność zostanie zapisana do bazy
danych.;
Dodaj notę korygującą 48 - dla zaznaczonej wcześniej faktury zostanie otwarte
okno dodawania noty korygującej;
Dodaj fakturę korygującą 35 - dla zaznaczonej wcześniej faktury zostanie otwarte
okno dodawania faktury korygującej;
Zmień wartość brutto faktury - jeśli wartość brutto wyliczona/zaokrąglona
przez program różni się od rzeczywistej wartości brutto faktury to za pomocą tego
polecenia można tę wartość zmienić w programie;
Drukuj dekretację - otwiera okno podglądu dekretacji - na wydruku widoczny
jest numer faktury oraz tabela zawierająca kolumny: "Nazwa pozycji", "Kwota
netto" i "Numer konta";
Zatwierdź koszty - otwiera okno tworzenia powiązania pozycji faktury z
kosztami 4Trans;
Edytuj firmę - otwiera okno edycji firmy, powiązanej z zaznaczoną fakturą;
Pobierz dokumenty z CDN XL - polecenie to umożliwia zaimportowanie faktur
zakupu z programu CDN XL;
Przypnij zaznaczone pozycje do spinacza - umożliwia powiązanie ze sobą
wybranych pozycji listy.
- Zapłać - działa tak samo jak polecenie z menu rozwijanego;
- Edytuj firmę - działa tak samo jak polecenie z menu rozwijanego;
i
za pomocą tych przycisków można zaimportować lub wyeksportować
faktury zakupu z/do pliku "xml" lub "csv".
Niezależnie od ustawienia filtrów eksportowane są wszystkie faktury zakupu zapisane w bazie danych
programu.
Zagadnienie dodawania faktury jest opisane w temacie: "Dodaj fakturę VAT
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
33
").
Moduł Spedycja
45
1.1.2.18. Historia płatności
Historia płatności umożliwia przegląd wszystkich operacji płatności, które zostały wykonane
zarówno na dokumentach przychodów jak i kosztów.
Aby wyświetlić historię płatności można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Historia płatności".
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich płatności (w zależności od
Dodatkowe mechanizmy:
Import płatności z wyciągu bankowego
Funkcj a ta działa dla wyciągów z banków: PKP BP (iPKO), mBank, BZWBK.
Aby dokonać importu płatności należy:
w nowym oknie (rys. poniżej) należy wybrać odpowiedni bank, a następnie
wskazać plik, z którego będzie dokonany import płatności,
Rys. Okno: "Import z wyciągu bankowego".
Weryfikacj a płatności odbywa się na podstawie opisu płatności (wyszukiwanie numeru faktury) po numerze
konta bankowego klienta,
Jeśli mechanizm nie znaj dzie kontrahenta, którego ma dotyczyć płatność to wyświetli on odpowiednie okno
z pytaniem o powiązanie / dodanie nowego rachunku / wyszukiwanie kontrahenta,
Jeśli opis faktury nie zawiera numeru faktury to mechanizm będzie wyszukiwał fakturę po kwocie,
Jeśli z kolei program nie będzie w stanie dopasować płatności do faktur to pokaże odpowiednie okno z
informacj ą o niezapłaconych fakturach,
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
74
".
Moduł Spedycja
46
Jeśli na liście nie widać żadnej płatności, należy upewnić się, czy ustawienia filtrów są prawidłowe.
Na "Historii płatności" można edytować fakturę (jeśli dla danej pozycji była
wystawiona) i dane kontrahenta.
1.1.2.19. Lista płatności
Na liście płatności wyświetlone są dokumenty, które nie są zapłacone.
Aby wyświetlić listę płatności można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Lista płatności".
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich niezapłaconych faktur (w zależności
od ustawionych filtrów).
Dodatkowe mechanizmy:
Zapłać
Bezpośrednio z poziomu listy, bez konieczności otwierania okna edycji dokumentu można
dokonać płatności. W tym celu należy zaznaczyć na liście odpowiednią pozycję, a
następnie kliknąć LPM na ikonie:
znajdującej się na pasku narzędziowym list. Program
otworzy okno wyboru daty płatności. Po wybraniu i zatwierdzeniu daty płatność zostanie
zapisana do bazy danych.
Kompensata
Aby dokonać kompensaty płatności należy:
w nowym oknie (rys. poniżej) należy zaznaczyć fakturę/faktury i nacisnąć
,
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
47
Rys. Okno: Lista płatności.
Po zaznaczeniu wybranej faktury w polu "Do zapłaty" program odej mie kwotę zaznaczonej faktury od
płatności.
Przelicz odsetki wg bieżącego dnia
Bezpośrednio z poziomu listy, bez konieczności otwierania okna edycji faktury można
przeliczyć i dodać kwotę odsetek do niezapłaconej faktury. W tym celu należy zaznaczyć
na liście fakturę, a następnie kliknąć LPM na ikonie:
znajdującej się na pasku
narzędziowym list. Program automatycznie doda kwotę odsetek wg daty bieżącej bez
wyświetlania dodatkowych okien.
Drukuj wezwanie do zapłaty
Na podstawie zaznaczonej faktury na liście można bezpośrednio wyświetlić okno wydruku
wezwania do zapłaty. Aby tego dokonać należy kliknąć LPM na ikonie:
znajdującej się
na pasku narzędziowym list. Program wyświetli okno przygotowaniu wydruku raportu: "
Wezwanie do zapłaty 36 ".
Drukuj notę odsetkową
Na podstawie zaznaczonej faktury na liście można bezpośrednio wyświetlić okno wydruku
noty odsetkowej. Aby tego dokonać należy kliknąć LPM na ikonie:
znajdującej się na
pasku narzędziowym list. Program wyświetli okno przygotowaniu wydruku raportu: "Nota
odsetkowa 38 ".
Import płatności z wyciągu bankowego
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
48
Funkcj a ta działa dla wyciągów z banków: PKP BP (iPKO), mBank, BZWBK.
Aby dokonać importu płatności należy:
w nowym oknie (rys. poniżej) należy wybrać odpowiedni bank, a następnie
wskazać plik, z którego będzie dokonany import płatności,
Rys. Okno: "Import z wyciągu bankowego".
Weryfikacj a płatności odbywa się na podstawie opisu płatności (wyszukiwanie numeru faktury) po numerze
konta bankowego klienta,
Jeśli mechanizm nie znaj dzie kontrahenta, którego ma dotyczyć płatność to wyświetli on odpowiednie okno
z pytaniem o powiązanie / dodanie nowego rachunku / wyszukiwanie kontrahenta,
Jeśli opis faktury nie zawiera numeru faktury to mechanizm będzie wyszukiwał fakturę po kwocie,
Jeśli z kolei program nie będzie w stanie dopasować płatności do faktur to pokaże odpowiednie okno z
informacj ą o niezapłaconych fakturach,
74
".
Jeśli na liście nie widać żadnego dłużnika, należy upewnić się, czy ustawienia filtrów są prawidłowe.
Przy pomocy rozwijanego menu (kliknij PPM na wybranej pozycji) można otworzyć okno
dodawania/edycji faktury (patrz: "Dodaj fakturę VAT 33 ") lub firmy (patrz: "Firmy").
1.1.2.20. Lista not korygujących
Polecenie to otwiera listę not korygujących. Przy pomocy paska narzędziowego list można
dodać, zmienić lub usunąć notę korygującą.
Aby otworzyć listę not korygujących można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Lista not korygujących".
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich not korygujących (w zależności od
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
49
74
".
Drukuj notę korygującą - otwiera okno podglądu wydruku noty korygującej:
- tak samo jak polecenie w menu rozwijanym otwiera podgląd wydruku noty
korygującej.
Niezależnie od ustawienia filtrów eksportowane są wszystkie samochody zapisane w bazie danych
programu.
Jak dodać notę korygującą
2. Program otworzy okno dodawania nowej noty korygującej. Aby zapisać notę
korygującą do bazy danych należy wypełnić pola oznaczone niebieską ramką (w tym
przypadku należy wypełnić wszystkie pola). Objaśnienie:
Numer noty - pole z autonumeracją noty (format automatycznej numeracji
można zmienić numer kolej ny noty koryguj ącej .
wprowadzić dowolny numer noty koryguj ącej .
po wybraniu "Nr dokumentu" dla części okna: "Korekt dotyczy" program
automatycznie wypełni pola związane z fakturą korygowaną;
Notę koryguj ącą można wystawić TYLKO dla faktury zakupu.
w polach: "Treść korygowana" oraz "Treść prawidłowa" należy wpisać
odpowiednie wartości.
77
".
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
50
1.1.2.21. Pozycje faktury
Wprowadzone pozycje na liście są później wykorzystywane przy dodawaniu pozycji faktury
(patrz: "Dodaj fakturę VAT 33 ").
Aby wyświetlić listę pozycji faktury można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Spedycja" wybrać opcję "Pozycje faktury".
W wyniku tych czynności pojawi się lista pozycji faktury (w zależności od ustawionych
filtrów) wprowadzonych do programu.
74
".
Zmień dane dla zaznaczonych rekordów ->
Nr konta sprzedaż - szybkie wprowadzenia dla danej/danych pozycji numeru konta
sprzedaży wykorzystywanego w eksporcie do WF-Fakir 61 i/lub Symfonia FK 60 ;
Nr konta zakup - szybkie wprowadzenia dla danej/danych pozycji numeru konta
zakupu wykorzystywanego w eksporcie do WF-Fakir 61 i/lub Symfonia FK 60
Jeśli na liście nie widać żadnej faktury, należy upewnić się, czy ustawienia filtrów są prawidłowe.
Aby dodać, edytować lub usunąć pozycję faktury należy posługiwać się przyciskami paska
Jak dodać pozycję faktury
2. Program otworzy okno dodawania nowej pozycji faktury. Aby zapisać pozycję do bazy
danych należy wypełnić pole oznaczone niebieską ramką:
Nazwa - nazwa pozycji.
3. W zależności od potrzeb wypełnić pozostałe pola.
4. Przejdź do opisu "pozostałe przyciski okna" (poniżej).
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
51
1.1.2.22. Potwierdzenie kompensaty
Pozwala wydrukować potwierdzenie kompensaty, którą wykonano w programie.
Jak utworzyć wydruk:
1. Wybrać z menu głównego lub bocznego paska narzędziowego raport: "Faktury ->
Potwierdzenie kompensaty".
2. Wyświetlone zostanie okno przygotowania raportu, gdzie należy wybrać:
kontrahenta,
walutę,
ustawić okres 71 czasu,
z listy kompensat zaznaczyć wybrane do drukowania
74
".
1.1.2.23. Zestawienie kosztów i przychodów
Moduł faktury pozwala na wykonanie zestawienia obrotów wg indywidualnie dobranych
parametrów filtru. Zestawienie wykonywane jest wg terminu płatności dokumentów i w swym
podsumowaniu wyświetla sumę płatności, należności oraz salda końcowego za dany okres.
Podsumowanie uwzględnia także wartości dokumentów, które nie zostały zapłacone, a ich
termin płatności upłynął. Pole Suma oznacza więc, sumę dokumentów zapłaconych i sumę
dokumentów, których płatności powinny być uregulowane.
Formularz zestawienia można rozszerzyć do widoku:
.
Widok szczegółowy różni się od uproszczonego tym, że posiada listę dokumentów, które
biorą udział w zestawieniu. Na liście tej można odznaczyć dokumenty, które mają nie
uczestniczyć w zestawieniu.
74
".
Zestawienie może być wyświetlone na 3 sposoby:
z uwzględnieniem tylko przychodów,
tylko kosztów,
z uwzględnieniem ich obu.
W przypadku zestawienie przychodów w podsumowaniu zostanie wyświetlona suma wartości
dokumentów sprzedaży. Analogicznie w przypadku kosztów zostanie wyświetlona suma
wartości dokumentów zakupu. Jeżeli zestawienie jest wykonane równocześnie wg kosztów i
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
52
przychodów pole Zapłacono wyświetli nam różnice w sumie wartości dokumentów przychodu i
kosztu. Wartość ujemna będzie oznaczała, że aktywna firma wydała więcej pieniędzy niż ich
otrzymała. Podobnie jest w przypadku pola Do zapłaty. Wartość ujemna oznacza, że aktywna
firma powinna zapłacić określoną kwotą, a dodatnia świadczy o nieuregulowaniu płatności
przez klientów. Wartości zestawienia zawsze pojawiają się w polu Podsumowanie po
przyciśnięciu przycisku
. Chcąc wydrukować te wartości należy nacisnąć przycisk
.
1.1.3. Raporty
Raporty w module Spedycji podzielone są na dwie podgrupy.
1.1.3.1. Spedycja
Grupa raportów Spedycji zawiera różne zestawienia i analizę przychodów i kosztów
zleceń.
1.1.3.1.1. Zestawienie zleceń wg zleceniodawcy
Raport wyświetla szczegółowe zestawienie zleceń w zadanym przedziale czasowym.
Przedstawione są dane dot. frachtu, kosztów w rozbiciu na fracht dla kontrahenta jeśli
występuje oraz kosztów bezpośrednich (czyli wpisane przy danym zleceniu na liście kosztów),
wyliczony jest zysk oraz wartość frachtu w rozbiciu na 1 km.
Wyświetlone są tylko zlecenia wprowadzone przez zalogowanego użytkownika chyba, że użytkownik ma
uprawnienia do przeglądania zleceń innych użytkowników.
1. Wybrać z menu głównego lub bocznego paska narzędziowego raport: "Raporty ->
Spedycja -> Zestawienie zleceń wg zleceniodawcy".
długość analizowanego okresu 71 ,
zaznaczyć firmę/firmy z listy,
zaznaczyć status/statusy zlecenia z listy,
Pomocne podczas odznaczania lub zaznaczania pozycj i na liście j est korzystanie z przycisków:
i
.
rodzaj filtru daty - wg jakiej daty w "Okresie od-do" mają być zestawione zlecenia;
w zależności od potrzeb zaznaczyć:
Grupuj wg transportu (własny/obcy);
opcja zaznaczona - zlecenia na raporcie są pogrupowane na własne i obce;
opcja niezaznaczona - zlecenia są wyświetlane w kolejności przyrostu daty;
Ukryj koszty kilometra i wyświetl fracht w walucie oryginalnej;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
53
opcja zaznaczona - nie pokazuj kolumny: "koszt kilometra" i pozostaw wartość frachtu w
walucie oryginalnej;
opcja niezaznaczona - kolumna: "koszt kilometra" jest wyświetlana i wartość frachtu jest
przeliczana na walutę domyślną;
Ukryj szczegóły - po zaznaczeniu tej opcji raport będzie przedstawiał zestawienie
sumaryczne zleceń, pogrupowane według poszczególnych firm wedle zadanego przedziału
czasowego z uwzględnieniem statusu realizacji zlecenia;
1.1.3.1.2. Zestawienie obciążenia
Raport przedstawia dla wybranego pojazdu/naczepy/kierowcy w zadanym przedziale
czasowym zestawienie obciążenia. Przedstawione są informacje o numerze zlecenia w którym
dany pojazd/naczepa czy kierowca brał udział, czasie trwania zlecenia oraz trasie.
Spedycja -> Zestawienie obciążenia".
wybrać dla jakiego typu filtru (samochód lub naczepa lub kierowca) ma być
generowany raport,
zaznaczyć firmę/firmy z listy,
w zależności jaki typ filtru został wybrany powyżej zaznaczyć samochód/y lub
naczepę/y lub kierowcę/ów z listy,
i
.
1.1.3.1.3. Zestawienie zleceń wg spedytora
Raport przedstawia zestawienie zleceń pogrupowane według określonego użytkownika,
statusu realizacji oraz przedziału czasowego.
Spedycja -> Zestawienie zleceń wg spedytora".
zaznaczyć użytkownika (spedytora)/ów z listy,
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
54
i
.
Grupuj wg transportu (własny/obcy):
opcja zaznaczona - zlecenia na raporcie są pogrupowane na własne i obce;
opcja niezaznaczona - zlecenia są wyświetlane w kolejności przyrostu daty;
Ukryj koszty kilometra i wyświetl fracht w walucie oryginalnej:
opcja zaznaczona - nie pokazuj kolumny: "koszt kilometra" i pozostaw wartość frachtu w
walucie oryginalnej;
opcja niezaznaczona - kolumna: "koszt kilometra" jest wyświetlana i wartość frachtu jest
przeliczana na walutę domyślną;
Ukryj szczegóły:
opcja zaznaczona - pokazany jest tylko wiersz podsumowujący przychody i koszty
poszczególnych zleceń;
opcja niezaznaczona - oprócz podsumowania wyświetlone są wszystkie zlecenia dodane w
analizowanym czasie.
1.1.3.1.4. Zestawienie zleceń wg przewoźnika
Raport przedstawia zestawienie zleceń pogrupowane według określonego przewoźnika
oraz zadanego przedziału czasowego.
Spedycja -> Zestawienie zleceń wg przewoźników".
zaznaczyć przewoźnika/przewoźników z listy,
i
.
w zależności od potrzeb zaznaczyć: "Ukryj koszty kilometra i wyświetl fracht w
walucie oryginalnej";
opcja zaznaczona - nie pokazuj kolumny: "koszt kilometra" i pozostaw wartość frachtu
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
55
w walucie oryginalnej;
opcja niezaznaczona - kolumna: "koszt kilometra" jest wyświetlana i wartość frachtu
jest przeliczana na walutę domyślną;
1.1.3.1.5. Zestawienie zleceń wg przewoźników sumarycznie
Raport przedstawia zestawienie wszystkich zleceń w zadanym przedziale czasowym.
Spedycja -> Zestawienie zleceń wg przewoźników sumarycznie".
analizowany okres 71 czasu,
i
.
w zależności od potrzeb zaznaczyć: "Ukryj koszty kilometra i wyświetl fracht w
walucie oryginalnej";
opcja zaznaczona - nie pokazuj kolumny: "koszt kilometra" i pozostaw wartość frachtu
w walucie oryginalnej;
opcja niezaznaczona - kolumna: "koszt kilometra" jest wyświetlana i wartość frachtu
jest przeliczana na walutę domyślną;
1.1.3.1.6. Zestawienie frachtu wg przewoźnika
Raport jest zestawieniem zleceń w zależności od wybranego okresu, wybranych
zleceniobiorców i zaznaczonych opcji w dolnej części okna przygotowania wydruku.
Spedycja -> Zestawienie frachtu wg przewoźnika".
zaznaczyć zleceniobiorcę/zleceniobiorców z listy,
zaznaczyć status/statusy zlecenia z listy;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
56
i
.
Zapłacone;
Niezapłacone;
Tylko po terminie;
opcja zaznaczona - wyświetla zlecenia, które zostały zapłacone po terminie;
opcja niezaznaczona - wyświetla zlecenia, których termin płatności nie minął;
Pokaż w walucie rozliczeniowej;
opcja zaznaczona - wyświetla zlecenia w walucie, w której zostały wystawione;
opcja niezaznaczona - wyświetla zlecenia w przeliczeniu na walutę domyślną;
1.1.3.1.7. Roczne sprawozdanie ADR
Na podstawie zapisanych zleceń, a w nich rodzai ładunków ADR jest generowany raport:
"Roczne sprawozdanie z działalności w zakresie przewozu drogowego towarów
niebezpiecznych za rok ...".
Spedycja -> Roczne sprawozdanie ADR".
2. Wyświetlone zostanie okno przygotowania raportu, gdzie należy podać, na który rok ma
być wygenerowane sprawozdanie.
1.1.3.1.8. Zestawienie faktur i frachtów
Raport jest zestawieniem w zależności od wybranego okresu faktur i frachtów z
poddziałem na spedytorów.
Spedycja -> Zestawienie faktur i frachtów".
Faktury proforma;
Faktury niezatwierdzone;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
57
Pokaż w walucie rozliczeniowej;
opcja zaznaczona - wyświetla frachty i faktury w walucie, w której zostały wystawione;
opcja niezaznaczona - wyświetla frachty i faktury w przeliczeniu na walutę domyślną;
Tylko z aktywnej firmy;
1.1.3.1.9. Kontrola poprawności zleceń
Raport wyświetla w zależności od wybranego okresu i spedytora zlecenia, w których
występują błędy zdefiniowane w dolnej części okna przygotowania wydruku.
Spedycja -> Kontrola poprawności zleceń".
zaznaczyć spedytora/spedytorów z listy,
zaznaczyć status/statusy zlecenia z listy;
.
Data utworzenia jest późniejsza niż data załadunku;
Nieuzupełniony towar;
Nieuzupełniona trasa;
Nieuzupełnione km;
Nieuzupełnione miejsca załadunku/rozładunku;
1.1.3.1.10. Porównanie zleceń wg danych planowanych i rzeczywistych
Na raporcie porównane są ze sobą sumy kosztów i kilometrów planowanych z
rzeczywistymi na podstawie wprowadzonych zleceń.
Spedycja -> Porównanie zleceń wg danych planowanych i rzeczywistych".
zaznaczyć samochód/samochody z listy,
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
i
Moduł Spedycja
58
i
.
Tylko koszty ze zleceń.
1.1.3.1.11. Zestawienie palet ze zleceń
Raport jest zestawieniem zleceń z zapisami dokonanymi w zakładce: "Palety" okna
dodawania/edycji zlecenia w wybranym okresie czasu.
Faktury -> Zestawienie palet ze zleceń".
1.1.3.1.12. Zestawienie faktur
Zestawienie faktury jest tabelarycznym wydrukiem podstawowych informacji o wszystkich
fakturach sprzedaży wystawionych w wybranym okresie
Faktury -> Zestawienie faktur".
1.1.3.1.13. Zestawienie płatności
Raport zestawienia płatności i należności, posiada te same dane co lista płatności 45 .
Udogodnieniem tutaj jest to, że nie trzeba przeglądać listy, aby móc wykonać wydruk.
Faktury -> Zestawienie płatności".
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
59
walutę,
1.1.3.1.14. Zestawienie faktur sprzedaży lub zakupu wg kontrahenta
Raport w zależności od opisanych poniżej opcji wyświetla zestawienie faktur sprzedaży
lub zakupu dla jednego lub wielu kontrahentów.
Faktury -> Zestawienie faktur sprzedaży lub zakupu wg kontrahenta".
analizowany okres 71 czasu;
wybrać dla jakich faktur, sprzedaży czy zakupu, generować raport;
zaznaczyć/odznaczyć kontrahenta/kontrahentów - pomocne w filtrowaniu może być
zaznaczenie/odznaczenie opcji: "Kontrahenci krajowi" i/lub "Kontrahenci
zagraniczni";
w zależności od potrzeb zaznaczyć/odznaczyć opcje:
zapłacone i/lub niezapłacone;
faktury proforma i/lub faktury korygujące;
tylko po terminie - pokaż faktury, które zostały zapłacone po terminie;
pokaż w walucie rozliczeniowej;
opcja zaznaczona - wyświetla faktury w walucie, w której zostały wystawione;
opcja niezaznaczona - wyświetla faktury w przeliczeniu na walutę domyślną;
wartość faktury wraz z odsetkami;
pokaż wartości fv zapłaconych w m-cu wystawienia - w wyniku zaznaczenia tej opcji w oknie
podglądu raportu pod wierszem podsumowania zostanie dodana informacja i wartość
zapłaconych faktur w miesiącu ich wystawienia.
1.1.3.1.15. Zestawienie płatności faktur wg kontrahenta na dzień
Raport jest zestawieniem faktur wg kontrahenta generowanym na podstawie terminu
płatności.
Faktury -> Zestawienie faktur sprzedaży lub zakupu wg kontrahenta".
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
60
termin płatności od - pokaż faktury, których termin płatności zawiera się po dacie tutaj
ustawionej;
stan na dzień;
wybrać dla jakich faktur, sprzedaży czy zakupu, generować raport;
zaznaczyć/odznaczyć kontrahenta/kontrahentów - pomocne w filtrowaniu może być
zaznaczenie/odznaczenie opcji: "Kontrahenci krajowi" i/lub "Kontrahenci
zagraniczni";
w zależności od potrzeb zaznaczyć/odznaczyć opcje:
pokaż w walucie rozliczeniowej;
opcja zaznaczona - wyświetla faktury w walucie, w której zostały wystawione;
opcja niezaznaczona - wyświetla faktury w przeliczeniu na walutę domyślną;
1.1.4. Współpraca
W menu współpraca dla modułu Spedycja znajdują się narzędzia do eksportowania/
importowania danych faktur do innych programów.
1.1.4.1. Eksport do symfonia FK
Eksport danych polega na wymianie plików, które najpierw należy zapisać w programie
4Trans Moduł Spedycja, a następnie zaimportować w programie Symfonia FK.
Poszczególny kroki wymiany dokumentów należy zrealizować następująco:
Zapis plików eksportu w programie 4Trans Moduł Spedycja
Chcąc wyeksportować dane faktur należy uruchomić moduł eksportu faktur i wybrać
eksport do Symfonia FK. Przed przystąpieniem do zapisu plików powinna być ustawiona
docelowa ścieżka zapisu. Dodatkowo można wybrać okres czasowy w którym występują
interesujące nas faktury oraz rodzaj dokumentów. Po ustawieniu parametrów należy
nacisnąć przycisk Eksportuj. Po zakończeniu pojawi się komunikat z informacją o ilości
eksportowanych dokumentów.
Import Specjalny w programie Symfonia FK
Pliki należy importować za pomocą mechanizmu importu specjalnego ( Firma -> Import
specjalny ). Chcąc przystąpić do importu należy zdefiniować profile importu. Program
Symfonia FK posiada domyślnie zdefiniowaną listę profili. Należy ustawić parametry profilu
Symfonia sprzedaż. W profilu tym należy ustawić katalog do którego zostały zapisane pliki
z programu 4Trans Moduł Spedycja (pole Katalog).
Po wybraniu właściwego katalogu importu można przystąpić do uruchomienia samego
mechanizmu importu. Dokonuje się to poprzez wybranie z menu głównego opcji Sprawdź
dane... (Firma->Import specjalny->Sprawdź dane...). Jeżeli w katalogu importu będą się
znajdować pliki importu wówczas na liście danych oczekujących na wczytanie pojawi się
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
61
pozycja z profilem Symfonia sprzedaż.
Ustawienia eksportu:
Folder zapisów pliku eksportu - wskaż katalog, do którego zostanie zapisany plik
eksportu;
Filtr dokumentów:
Okres od, Okres do - ustaw zakres eksportowanych danych;
Faktury sprzedaży - zaznacz czy mają być eksportowane faktury sprzedaży;
Faktury zakupu - zaznaczyć czy mają być eksportowane faktury zakupu;
Ignoruj faktury wyeksportowane - w wyniku zaznaczenia tej opcji faktury, które
zostały wcześniej wyeksportowane nie zostaną dołączone do danego eksportu;
przycisk: [Opcje dodatkowe]:
Numery kont - sprzedaż – Numery kont do których mają być zapisywane określone
kwoty przychodów;
Numery kont - zakup – Numery kont do których mają być zapisywane określone
kwoty kosztów;
Uzgadnianie informacji pobranych z importowanych dokumentów w
programie Symfonia
W trakcie importu w przypadku niezgodności danych pomiędzy programem 4Trans Moduł
Spedycja, a programem Symfonia należy dodać brakujące dane. Uzgadnianie danych może
dotyczyć:
Kontrahentów – Jeżeli w programie dany kontrahent nie ma np.
wprowadzonego skrótu lub też ma błędnie wprowadzony NIP wówczas nie
zostanie on dodany automatycznie. W takim przypadku zostanie wyświetlone
okienko Uzgadnianie danych-kontrahent. Aby dodać kontrahenta należy nacisnąć
przycisk Dodaj i wpisać poprawne dane. Gdy kontrahent istnieje już na liście
kontrahentów należy wybrać daną firmą i nacisnąć przycisk Użyj.
Definicje dokumentów – Zostanie wyświetlone okno Uzgadnianie danych –
dokument. Należy postępować podobnie jak powyżej.
Definicje rejestrów – Zostanie wyświetlone okno Uzgadnianie danych – rejestr.
Należy postępować podobnie jak powyżej.
Zakończenie importu w programie Symfonia FK
Po zakończeniu importu zostanie wyświetlone okno z komunikatami importu oraz program
spyta się o katalog zapisu danych zwrotnych i archiwum plików importu. Wszystkie
importowane dokumenty zostają przenoszone do bufora. Chcąc zaksięgować te dokumenty
należy odnaleźć je w burze dokumentów i uzgodnić numery kont analitycznych.
1.1.4.2. Eksport do WF-Fakir
4Trans Moduł Spedycja, a następnie zaimportować w programie WF-Fakir. Poszczególny kroki
wymiany dokumentów należy zrealizować następująco:
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
62
Zapis plików eksportu w programie 4Trans Moduł Spedycja
Chcąc wyeksportować dane faktur należy uruchomić moduł eksportu faktur i wybrać
eksport do WF-Fakir. Przed przystąpieniem do zapisu plików powinna być ustawiona
docelowa ścieżka zapisu. Dodatkowo można wybrać okres czasowy w którym występują
interesujące nas faktury oraz rodzaj dokumentów. Po ustawieniu parametrów należy
nacisnąć przycisk Eksportuj. Po zakończeniu pojawi się komunikat z informacją o ilości
eksportowanych dokumentów.
Na formularzu eksportu można ustawiać parametry specjalne programu WF-Fakir, które
pozwalają na poprawny przebieg eksportu. Jeżeli więc dla przykładu w programie WF-Fakir
ustawiono własne symbole typów dokumentów należy je także ustawić w opcjach
dodatkowych eksportu. Okno opcji dodatkowych zawiera konkretnego ustawienia w
programie WF-Fakir.
eksportu;
Filtr dokumentów:
przycisk: [Opcje dodatkowe]:
Symbole i dzienniki – Symbole typów dokumentów. Ustawienie poprawnych
symbolów, które są wykorzystywane w programie WF-Fakir jest tym bardziej istotne, że
weryfikacja dokumentów importowanych nie obejmuje sprawdzania symboli, a ich
błędne wpisanie nie zaimportuje dokumentów.
Symbole dzienników. Przy weryfikacji program WF-Fakir sprawdza poprawność tych
parametrów.
Numery kont - sprzedaż – Numery kont do których mają być zapisywane określone
kwoty przychodów;
Numery kont - zakup – Numery kont do których mają być zapisywane określone
kwoty kosztów;
Import dokumentów w programie WF-Fakir
Pliki należy importować za pomocą mechanizmu importu dokumentów (Dokumenty ->
Import/eksport -> Import dokumentów). Chcąc przystąpić do importu należy zdefiniować
źródła danych. Operacja tą wykonuje się jednokrotnie i nie trzeba jej robić przy każdym
imporcie. Aby móc poprawnie zaimportować plik tekstowy, źródło danych powinno mieć
ustawione następujące parametry:
Typ źrodła = Plik tekstowy – TX
Importowane dokumenty = zadekretowane
Współpraca między systemami = rozłączne bazy
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
63
Po dodaniu źródła należy dodać transakcję z pliku. Można tego dokonać będąc na
formularzu Importu dokumentów na liście Transakcji (Import transakcji z pliku /Ctrl+Ins/).
Przy dodawaniu nowej transakcji należy wybrać odpowiednie źródło danych i katalog
plików eksportowanych przez program 4Trans.
Uzgadnianie informacji pobranych z importowanych dokumentów w
programie WF-Fakir
Po dodaniu transakcji z pliku należy sprawdzić czy dane importowane są poprawne.
Program WF-Fakir posiada automat, który pomaga zweryfikować dane. Uruchamia się go
poprzez Diagnostykę importu danych. W przypadku błędów zostanie wyświetlony
odpowiedni komunikat. Pomimo błędów i ostrzeżeń w diagnostyce, import może przebiec
poprawnie. Może to być przy importowaniu kilka razy tych samych dokumentów. Należy
więc uruchamiać diagnostykę przed importem, aby nie dopuścić do błędnych danych.
Przed uruchomieniem importu należy uzgodnić jeszcze kartotekę kontrahentów. W tym
celu na formularzu importu danych naciskamy przycisk Kartoteki -> Kontrahenci. Po
pokazaniu się okna Kontrahentów należy wybrać przycisk [Diagnostyka].
Zakończenie importu
Po zakończeniu uzgadniania dokumentów można przystąpić do importu transakcji. Na
formularzu odznaczyć należy opcję Importuj rozliczenia rozrachunków i wykonać import.
Jeżeli transakcja zostanie zaimportowana wówczas zostanie wyświetlone okienko
potwierdzające, a transakcja zniknie z listy transakcji. Nowo dodane dokumenty powinny
być widoczne w wprowadzanych dokumentach.
1.1.4.3. Eksport faktur do enova
4Trans Moduł Spedycja, a następnie zaimportować w programie Enova.
Aby wyeksportować faktury należy po dokonaniu ustawień:
eksportu;
Filtr dokumentów:
Sposób importu w Enova:
Dodatek Enova TXT - eksport bez płatnego dodatku - w trakcie importu w Enovie
pojawi się okno z polem "definicja obca", w którym należy podać: "SPU" - dla faktur
sprzedaży, "ZR" - dla faktur zakupu;
Dokumenty handlowe i raporty kasowe (TXT) - eksport z płatnym dodatkiem;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Moduł Spedycja
64
Kwoty pozostaw w walucie faktury - kwoty nie zostaną przeliczone na domyślną walutę;
nacisnąć na przycisk:
.
2. Bramka SMS
Bramka SMS jest to skrzynka nadawczo-odbiorcza, której główną rolą jest odbieranie i
nadawanie wiadomości SMS. Bramka SMS działa podobnie do programu do odbierania poczty
e-mail - wszystkie wiadomości są zapisywane w odpowiednich skrzynkach, dzięki czemu można
przeglądnąć historię wysłanych lub odebranych wiadomości.
Bramka SMS umożliwia również konfigurację urządzenie GBOX, dzięki niej można
pobierać aktualną pozycję pojazdu, wysyłać sms z żądaniem pobierania zdalnych odczytów z
karty kierowcy lub otrzymywać w postaci sms alerty GBOX.
Menu Bramka SMS składa się z następujących elementów:
2.1. Nowa wiadomość
Aby wyświetlić okno nowej wiadomości można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Bramka SMS" wybrać opcję "Nowa wiadomość",
z bocznego paska narzędzi wybrać menu "Bramka SMS" i nacisnąć na przycisk:
W wyniku tych czynności pojawi się okno umożliwiające wpisane i wysłanie wiadomości
SMS.
Jak wysłać wiadomość SMS
Aby wysłać wiadomość SMS należy:
Rys. Okno: Wysłanie sms'a.
(poz.1 - rys. powyżej) wpisać lub wybrać numer telefonu, na który ma być
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
.
Bramka SMS
65
wysłana wiadomość, albo:
(poz.a) wprowadzić do bazy danych nowy kontakt SMS (po dodaniu do bazy numer
telefonu zostanie automatycznie wyświetlony w polu "Telefon"),
(poz.2) wpisać treść wiadomości,
nacisnąć przycisk:
.
W polu (poz.3 - rys. powyżej ) wyświetlana j est na bieżąco informacj a:
Długość - ilość znaków użytych w aktualnie pisanej wiadomości,
Pozostało - ilość znaków j akie można wykorzystać do końca bieżącej wiadomości SMS,
Ilość SMS;ów - ilość wiadomości SMS j akie zostaną wysłane pod wybrany numer.
W j ednej wiadomości SMS mieści się 160 znaków - każde przekroczenie wielokrotności 160 znaków
skutkuj e wysłaniem kolej nej wiadomości SMS.
2.2. Skrzynka odbiorcza
Aby wyświetlić listę wiadomości w skrzynce odbiorczej można skorzystać z następujących
sposobów:
z menu głównego "Bramka SMS" wybrać opcję "Skrzynka odbiorcza",
.
W wyniku tych czynności pojawi się lista wiadomości skrzynki odbiorczej. W skrzynce
odbiorczej gromadzone są wszystkie wiadomości, które zostały nadesłane. Mogą to być zwykłe
wiadomości SMS albo wiadomości wysłane przez urządzenie GBOX z aktualną pozycją gps oraz
odpowiedzi urządzenia GBOX na wysłane wcześniej SMSy konfiguracyjne.
74
".
Jeśli na liście nie widać żadnych wiadomości, należy upewnić się, czy zostały j akieś odebrane lub czy
ustawienia filtrów są prawidłowe.
Dodatkowe opcje w rozwijanym menu
W rozwijanym menu listy wiadomości w skrzynce odbiorczej oprócz standardowych,
dostępne są dodatkowe polecenia:
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Bramka SMS
66
Rys. Rozwij ane menu.
Nowa wiadomość - otwiera okno "Nowej wiadomości 64 ",
Pokaż wiadomość - pokazuje zawartość zaznaczonej wiadomości w nowym
oknie,
Odpowiedz - otwiera okno: "Nowej wiadomości 64 " z wypełnionym numerem
telefonu na podstawie zaznaczonej wiadomości na liście,
Prześlij dalej - otwiera okno: "Nowej wiadomości 64 " ze skopiowaną treścią
zaznaczonej wcześniej wiadomości, którą można przesłać na inny numer,
Zapisz nadawcę - na podstawie zaznaczonej wiadomości program otwiera okno
zapisu "Nowego kontaktu 69 " z wypełnionym numerem telefonu.
2.3. Skrzynka nadawcza
Aby wyświetlić listę wiadomości w skrzynce nadawczej można skorzystać z następujących
sposobów:
z menu głównego "Bramka SMS" wybrać opcję "Skrzynka nadawcza",
.
W wyniku tych czynności pojawi się lista wiadomości skrzynki nadawczej. W skrzynce
nadawczej znajdują się wiadomości aktualnie wysyłane. Po wysłaniu, wiadomości są
przenoszone ze skrzynki nadawczej do skrzynki: "Wiadomości wysłane 66 ".
Jeśli wysłanie wiadomości się nie powiedzie zostanie ona przeniesiona do skrzynki: "Wiadomości
niewysłane 67 ".
2.4. Wiadomości wysłane
Aby wyświetlić listę wiadomości wysłanych można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Bramka SMS" wybrać opcję "Wiadomości wysłane",
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Bramka SMS
67
.
W wyniku tych czynności pojawi się lista wiadomości wysłanych. W skrzynce: "
Wiadomości wysłane" gromadzone są wszystkie wiadomości, których wysłanie zakończyło
się powodzeniem.
74
".
Jeśli na liście nie widać żadnych wiadomości, należy upewnić się, czy zostały j akieś wysłane lub czy ustawienia
filtrów są prawidłowe.
W rozwijanym menu listy wiadomości w skrzynce "Wiadomości wysłane" oprócz
standardowych, dostępne są dodatkowe polecenia:
oknie,
2.5. Wiadomości niewysłane
Aby wyświetlić listę wiadomości wysłanych można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Bramka SMS" wybrać opcję "Wiadomości niewysłane",
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Bramka SMS
68
.
W wyniku tych czynności pojawi się lista wiadomości niewysłanych. W skrzynce: "
Wiadomości niewysłane" gromadzone są wszystkie wiadomości, których nie udało się
wysłać.
Wiadomości, których wysłanie nie powiodło się można powtórnie wysłać za pomocą polecenia "
Wyślij ponownie" znajdującego się w rozwijanym menu (patrz poniżej).
74
".
Jeśli na liście nie widać żadnych wiadomości oznacza to, że wszystkie wiadomości zostały wysłane. Jeśli
zachodzi podej rzenie, że któraś z wiadomości nie została wysłana należy sprawdzić czy ustawienia filtrów są
prawidłowe.
W rozwijanym menu listy wiadomości w skrzynce "Wiadomości niewysłane" oprócz
standardowych, dostępne są dodatkowe polecenia:
oknie,
Wyślij ponownie - zaznaczona wiadomość jest powtórnie wysyłana,
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Bramka SMS
69
2.6. Komunikacja z pojazdem GBOX
Polecenie to otwiera listę komunikatów wysłanych i odebranych od kierowcy.
Aby korzystać z tego mechanizmu kierowca musi mieć zainstalowany w poj eździe panel komunikacyj ny oraz
uruchomiony program COMBOX.
Przy pomocy paska narzędziowego list można wysłać wiadomości do kierowcy.
z menu głównego "Bramka SMS" wybrać opcję "Komunikacja z pojazdem GBOX".
W wyniku tych czynności pojawi się lista wszystkich wiadomości wysłanych i odebranych
od kierowcy (w zależności od ustawionych filtrów).
74
".
Jak wysłać wiadomość do kierowcy
2. Program otworzy okno dodawania nowej wiadomości. Aby wysłać wiadomość należy
wypełnić pola oznaczone niebieską ramką. Objaśnienie:
Nazwa pojazdu - wybierz pojazd, do którego wiadomość zostanie wysłana;
Treść - wpisz treść wiadomości - maksymalnie 512 znaków;
Program automatycznie zmienia znaki diakrytyczne na odpowiednie litery łacińskie. Np. "ę" na "e", "ś" na
"s" itd.
Po naciśnięciu przycisku:
zapisana do bazy danych;
wiadomość zostanie wysłana do kierowcy i
Jak odbierać wiadomości od kierowcy
Wiadomości od kierowcy są odbierane automatycznie przez program. Po odebraniu
wiadomości zostanie ona pokazana na liście.
2.7. Kontakty SMS
Aby wyświetlić listę kontaktów SMS można skorzystać z następujących sposobów:
z menu głównego "Bramka SMS" wybrać opcję "Kontakty SMS",
W wyniku tych czynności pojawi się lista kontaktów SMS. Kontakty SMS mogą być
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
.
Bramka SMS
70
wykorzystywane podczas tworzenia "Nowych wiadomości
64
".
74
".
Jeśli na liście nie widać żadnych kontaktów SMS, należy upewnić się, czy zostały j akieś dodane lub czy
ustawienia filtrów są prawidłowe.
Dodawanie kontaktu SMS - Widoczność alertów
Aby dodać kontakt SMS należy:
Rys. Okno: Nowy kontakt.
wpisać nazwisko i imię osoby kontaktowej,
wpisać numer telefonu - w przypadku dodawania kontaktu za pomocą polecenia: "
Zapisz nadawcę" numer będzie automatycznie wypełniony,
podać adres email;
wybrać lub dodać firmę, w której pracuje osoba kontaktowa,
jeśli wprowadzany kontakt ma być odbiorcą alertów należy:
wybrać pojazd, z którego mają spływać alerty;
wybrać rodzaj alertu oraz sposób w jaki będzie dostarczony;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Wiadomości uzupełniające
71
3. Wiadomości uzupełniające
3.1. Moduł Główny
3.1.1. Wprowadzenie dat
Aby wprowadzić datę należy zaznaczyć pole kalendarza odpowiadające żądanej dacie,
albo wpisać ją ręcznie. Ręcznie wpisana data musi mieć następujący format: DD-MM-RRRR
(dzień-miesiąc-rok).
Rys.1. Podstawowe informacje
Rys.2. W ybór dowolnego miesiąca.
Rys.3. W ybór dowolnego roku.
Zmiany miesiąca dokonuje się wykorzystując ze strzałek umieszczonych obok jego nazwy
(rys.1). Aby wprowadzić dowolny miesiąc bez konieczności przewijania po kolei miesięcy
należy kliknąć na nazwie miesiąca i z rozwijanego menu (rys.2) wybrać żądany. W ten sam
sposób można wybrać dowolny rok - klikając na cyfrze roku (rys.3), wpisać dowolny rok lub za
pomocą przycisków przewijać kolejne lata.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
72
Datę można także zmieniać przy użyciu strzałek na klawiaturze. W tym celu należy
najpierw kliknąć pole daty, następnie wybrać odpowiednie pole (np. dzień) przy użyciu strzałek
w prawo lub w lewo, a następnie zmienić jego wartość strzałkami w górę lub w dół.
3.1.2. Okno dodawania/edycji dokumentów
Okno dodawania/edycji dokumentu składa się z dwóch zakładek:
Dane podstawowe
Żeby zapisać dokument wystarczy wypełnić rodzaj dokumentu.
Jeśli na liście rodzaj u dokumentu nie ma żądanego można go dodać do listy (tzw. słownika) za pomocą
ikony:
.
Dodatkowo, wg uznania można uzupełnić pozostałe pola.
Klikając LPM na ikonę:
okno poszerzy się o dodatkowe pola do uzupełnienia,
odpowiednio: "Ewidencja" (poz.1 - rys. poniżej), "Dane dodatkowe" (poz.2) oraz "
Koszt 79 " (poz.3).
Jeśli w polu ewidencj i (poz.1 - rys. poniżej ) zostanie wypełnione dodatkowo pole poj azdu, zlecenia, karty
kierowcy, delegacj i i faktury to do tej wypełnionej pozycj i zostanie ten dokument również przypięty.
Terminarz - opcj a dostępna po wprowadzeniu "Ważność do" dokumentu. Umożliwia dodanie, edycj ę lub
usunięcie daty ważności dokumentu do/z terminarza, bez konieczności j ego otwierania;
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
73
Rys. Zakładka: "Dane podstawowe".
Powiązane pliki
Wprowadzony dokument do programu można powiązać z plikiem lub ze skanem.
Aby dodać plik wystarczy LPM kliknąć na ikonie
nowym oknie wskazać plik i nacisnąć
.
(poz.1 - rys. poniżej), następnie w
W polu pod spodem (poz.3) wyświetli się ścieżka do folderu dokumentów, w którym został
zapisany plik, w polu "Podgląd pliku" (poz.4) wyświetli się zawartość pliku.
Aby zeskanować plik należy kliknąć LPM na przycisku:
(poz.2), po czym program
wyświetli okno z zapytaniem o nazwę pod jaką ma być zapisany zeskanowany dokument.
Następnie, jeśli jest podłączony skaner zostanie wyświetlone okno "Ustawień
skanowania" zależne od typu skanera. Po dokonaniu ustawień należy nacisnąć na
przycisk [Skanuj].
Analogicznie jak w przypadku dodawania pliku w liście poniżej (poz.3) wyświetli się ścieżka
do folderu dokumentów, w którym został zapisany zeskanowany dokument, a w polu: "
Podgląd pliku" (poz.4) wyświetli się jego zawartość.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
74
Rys. Zakładka: "Powiązane pliki".
3.1.3. Ręczna instalacja programu
W przypadku gdy funkcja automatycznej instalacji nie zadziała (może się tak zdarzyć,
jeśli funkcja AutoStart systemu Windows® jest wyłączona), należy wykonać następujące kroki:
1.
dwukliknąć znajdującą się na pulpicie ikonę Mój komputer
2.
dwukliknąć ikonę napędu CD-ROM z płytką instalacyjną
3.
uruchomić plik:
PNSSetup.exe
3.1.4. Uprawnienia
Uprawnienia przyznaje się do określonych funkcji w poszczególnych modułach programu.
3.1.5. Zaznaczanie pozycji na liście
Na wszystkich listach można zaznaczyć więcej niż jedną pozycję:
Zaznaczenie pozycji Od - Do
Zaznaczanie j est pokazane na przykładzie listy tarcz tacho/dni z karty kierowcy. Działa tak samo na
wszystkich pozostałych listach.
1. Kliknąć na pierwszą pozycję "od" na liście (poz.1 - rys. poniżej),
2. Nacisnąć i trzymając klawisz
poniżej),
kliknąć na pozycji "do" na liście (poz.2 - rys.
3. Zależnie od potrzeb (edycji czy usuwania) nacisnąć na ikonę:
rys. poniżej - patrz: Pasek narzędziowy list)
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
lub
(poz.3 -
75
Rys. Zaznaczanie pozycj i na liście od - do.
Zaznaczenie dowolnych pozycji na liście.
1. Kliknąć na dowolną pozycję na liście (poz.1 - rys. poniżej),
2. Nacisnąć i trzymając klawisz
liście (poz.2 - rys. poniżej),
klikać na następnych dowolnych pozycjach na
lub
(poz.3 -
Zaznaczenie wszystkich pozycji na liście.
1. Kliknąć prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na liście (poz.1 - rys. poniżej)
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
76
,
2. Z rozwijanego meny wybrać: "Zaznacz wszystkie pozycje" (poz.2 - rys. poniżej),
lub
(poz.3 -
3.1.6. Przyciski okna wprowadzania danych
- zapis danych i zamknięcie okna,
- zapis danych,
- po zapisie wyczyszczenie pól do wprowadzenia następnych
danych,
- wybór poprzedniej pozycji na liście (tylko podczas edycji),
- wybór następnej pozycji na liście (tylko podczas edycji),
- podpinanie dowolnych plików i/lub skanowanie dokumentów (patrz: "
Podpinanie plików/dokumentów 77 "),
- otwiera plik pomocy,
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
77
- zamknięcie okna.
3.1.7. Podpinanie plików/dokumentów
Niektóre z okien oferują możliwość powiązania danej wprowadzonej pozycji z dowolnymi
plikami, a nawet możliwość zeskanowania i powiązania jej z dowolnym dokumentem.
Aby tego dokonać wystarczy wybrać ikonę:
zależności od potrzeb wybrać:
(w pasku narzędziowym), a następnie w
1. Dodawanie pliku: aby dodać plik wystarczy LPM kliknąć na ikonie
(poz.1 - rys.
poniżej) , następnie w nowym oknie wskazać plik i nacisnąć
. W polu pod spodem
(poz.3) wyświetli się ścieżka do folderu dokumentów, w którym został zapisany plik, w polu
"Podgląd pliku" (poz.4) wyświetli się zawartość pliku.
2. Skanowanie dokumentu: aby zeskanować plik należy kliknąć LPM na przycisku:
(poz.2 - rys. poniżej), po czym program wyświetli okno z zapytaniem o nazwę pod
jaką ma być zapisany zeskanowany dokument. Następnie, jeśli jest podłączony skaner
zostanie wyświetlone okno "Ustawień skanowania" zależne od typu skanera. Po
dokonaniu ustawień należy nacisnąć na przycisk
. Analogicznie jak w przypadku
dodawania pliku w liście poniżej (poz.3) wyświetli się ścieżka do folderu dokumentów, w
którym został zapisany zeskanowany dokument, a w polu: "Podgląd pliku" (poz.4)
wyświetli się jego zawartość.
Rys. Okno: "Powiązane pliki".
3.1.8. Standardowe elementy wykresów
Symbo
l
Znaczenie
Uwaga
Powiększa wykres o 10%
—
Pomniejsza wykres o 10%
—
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
Symbo
l
78
Znaczenie
Uwaga
Powiększa wybrany obszar
—
Włącza przesuwanie wykresu
—
Automatycznie powiększa lub
pomniejsza wykres
Powrót wykresu do widoku pierwotnego w obydwu
osiach: poziomej i pionowej
Automatycznie rozciąga wykres Powrót wykresu do widoku pierwotnego w osi
poziomej
w osi poziomej
Automatycznie rozciąga wykres Powrót wykresu do widoku pierwotnego w osi
pionowej
w osi pionowej
Zapisuje wykres do pliku w
formie bitmapy
—
Drukuj
—
3.1.9. Możliwość cofania ostatniej operacji
W niektórych oknach edycji danych możliwe jest cofnięcie ostatnio wykonanej operacji.
Aby tego dokonać należy nacisnąć kombinację klawiszy:
.
Cofnięcie ostatnio wykonanej operacj i można wykonać tylko o JEDEN krok.
3.1.10. Grupy kierowców i samochodów w raportach
W wyniku zaznaczenia opcji "Pokazuj filtry grup" (patrz: "Ustawienia -> Główne ->
Ustawienia raportów") okna przygotowania raportu z polami wyboru kierowcy lub samochodu
zostaną poszerzone o pole wyboru grupy kierowców lub samochodów:
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
79
Rys. Przykład okna poszerzonego o pole wyboru grupy kierowców.
W wyniku zaznaczenia grupy kierowców/samochodów na liście obok zostaną zaznaczeni kierowcy/samochody
należące do tej grupy.
3.1.11. Zakładka: Koszt
Koszt
Zakładka koszt umożliwia dodanie kosztu ogólnego (poz.1 - rys. poniżej) netto lub brutto
(w zależności od ustawień - patrz: "Ustawienia -> Ustawienia kosztów") lub po naciśnięciu
przycisku:
(poz.a) określić:
Rys. Okno ogólne kosztów.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
80
Szczegółowy koszt
W rozwiniętym oknie istnieje szereg opcji, jakie można uzupełnić.
W zależności od potrzeb w polu kwoty (poz.1 - rys. poniżej) można wprowadzić
kwotę netto lub brutto (wcześniej należy zaznaczyć odpowiednią opcję: netto lub
brutto). Po uzupełnieniu "stawki VAT" program wyliczy "Kwotę VAT". Niezależnie
od rodzaju (netto, brutto) wprowadzonej Kwoty (poz.1) w polu Koszt (poz.a)
zawsze będzie wyliczana i pokazywana kwota zadeklarowana w ustawieniach kosztów.
Tak samo rodzaj ustawionego kosztu jest brany pod uwagę w dalszych operacjach
programu.
W ustawieniach kosztów j est zaznaczony koszt Netto. W oknie kosztów wprowadzono kwotę (poz.1 rys. poniżej ) brutto. Po wybraniu stawki VAT - 22% program wyliczył Kwotę VAT. W polu Koszt (poz.
a) netto j est wyliczona i wstawiona kwota netto. Do dalszych obliczeń i zestawień program tą
wyliczoną kwotę netto będzie brał pod uwagę.
W przypadku wprowadzenia kwoty w walucie innej niż domyślna program poszerzy
okno o trzy nowe pola i jeden przycisk: "Kurs na PLN (waluta domyślna)", "Kurs z
dnia", przycisk
(Pobierz waluty z NBP) i "Tabela". Niezależnie od wybranej
waluty dla Kwoty (poz.1 - rys. poniżej) w polu Koszt (poz.a) zawsze będzie
wstawiona kwota w walucie domyślnej (po odpowiednim uzupełnieniu kursu).
Do wprowadzonej kwoty można przypisać odpowiedni typ dokumentu. Domyślnie
dostępne są dwa typy dokumentów: "Faktura" (poz.2 - rys. poniżej) i "Rachunek"
(poz.3).
Dla posiadaczy modułu FAKTURY:
Po wybraniu "Typu dokumentu" -> "Faktura" (poz. 2 - rys. poniżej ) można wybrać w polu: "Numer
dokumentu" fakturę (j eśli została wcześniej wprowadzona) lub za pomocą przycisku
dodać nową
fakturę. Po dokonaniu wyboru odpowiednich pozycj i w polu: "Numer pozycj i na dokumencie"
program AUTOMATYCZNIE zsumuj e i wstawi kwoty do odpowiednich pól w kosztach.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
81
Rys. Rozwinięte okno dodawania kosztu.
Dla posiadaczy modułu FAKTURY:
Aby uniknąć pomyłek podczas dodawania kosztów z faktur wprowadzony j est mechanizm
zabezpieczaj ący przed ponownym wybraniem tej samej pozycj i faktury (raz wybrana pozycj a z faktury
w kosztach j est później niedostępna).
Jeśli z j akiś przyczyn zachodzi potrzeba powtórnego przypisania tej samej pozycj i faktury do innego
kosztu można to zrobić, w tym celu należy kliknąć PPM na liście pozycj i (poz.1 - rys. poniżej ), a
następnie z rozwij anego menu wybrać odpowiednią opcj ę (poz.2).
NIE ZALECA SIĘ KORZYSTAĆ Z TEJ OPCJI !!!
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
82
Rys. Wyłączanie mechanizmu sprawdzania pozycj i faktur.
W polu powiązania można zmienić typ kosztu ogólny (poz.2 - rys. powyżej) lub po
naciśnięciu przycisku:
(poz.b) określić:
Szczegółowe powiązanie
W rozwiniętym oknie "Powiązania" można zmienić przypisanie kosztu. Zgodnie z
rysunkiem poniżej koszt można przypisać ogólnie do dowolnej firmy, na wszystkie
samochody dowolnej firmy, na wybrany samochód, na wszystkich pracowników
dowolnej firmy, na wybranego pracownika lub w przypadku posiadania modułu
Spedycja na dowolne zlecenie.
Rys. Rozwinięte okno powiązania.
tel. (33) 496 58 71, fax. (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80, fax. (33) 496 30 87
PC NET SERVICE
ul. Modrzewskiego 20
43-300 Bielsko-Biała
tel. (33) 496 58 71
fax (33) 496 58 71 wew. 111
tel. (33) 496 30 80
fax (33) 496 30 87

4Trans Moduł Spedycja 3.9

Transkrypt

Podobne dokumenty

Microsoft Word Viewer - Prośba o wystawienie faktury VAT

salomon - ogloszenie

CASE STUDY: Dział Finansowy cz.I – PRESS GLASS

logistyka handlu i spedycja

Karta szkolenia

MP-Trans Transport Spedycja Maciej Pełka

oświadczenie do faktury VAT dla osób fizycznych

Kancelaris PLUS KANCELARIA KARTOTEKA OFFICE

Wniosek o wystawienie faktury dla słuchaczy