Aby wielkie nie przerażało, a nadzwyczajne stało się normalne

warsztat
Aby wielkie nie przerażało,
a nadzwyczajne stało się normalne
Marcin Guzik
W niniejszym artykule przedstawiam zasady ważne w poszukiwaniu doradców wspierających średnie i duże przedsię-
Skalowalność – to, co sprzyja małym, szkodzi dużym
biorstwa. Przedstawię, co proponuje TenStep, kiedy typowy
Złożone projekty to najczęściej wiele przedsięwzięć o różnej
projekt realizowany przez firmę wydaje się być trudny, ogra-
skali i różnym stopniu trudności. Muszą być one zarządza-
niczenia uciążliwe, a sukces, jak zwykle, wysoce pożądany.
Często mamy do czynienia z podmiotami, które muszą
zrealizować ważne przedsięwzięcie. Zwykle wielkie i skomplikowane. Klienci pytają nas, czy możemy przeszkolić
pracowników, sprzedać im metodykę, wdrożyć narzędzie
IT. Ale dla wielkich przedsięwzięć, często wykraczających
znacznie poza zarządzanie projektami, nierzadko także
poza zwykłą ludzką intuicję – to zdecydowanie za mało.
Od projektu do całego przedsiębiorstwa
Jeśli ktoś sprawnie zarządza projektem, to zwykle nie
toleruje nierozsądnego czy chaotycznego zarządzania innymi obszarami w środowisku, w którym pracuje.
Menedżerowie stają się sprawni i skuteczni. I wtedy
zwykle Zarząd chce, aby „tak działał każdy wydział
i pion”. Z tego powodu często rozszerzano pierwotny zakres usług i obejmowano nim całą firmę.
Z takimi stwierdzeniami spotykamy się bardzo często, finalizując wsparcie dla ważnego projektu. Ten „efekt uboczny”
bywał cenniejszy, niż korzyści uzyskiwane w wyniku obsłużenia pierwotnego powodu, z jakim Klient zgłosił się do Ten-
ne tak, aby szybko i tanio można było wprowadzać korekty i dopasowywać je do zmieniających się warunków.
Stara anegdota o radzieckim konstruktorze maszynki do golenia, która robiła wszystko automatycznie, kończy się następująco:
Towarzyszu konstruktorze, to nie jest możliwe, aby maszyna
automatycznie goliła. Przecież każda twarz jest inna…
Tak, do pierwszego golenia…
Ten dowcip przestaje być śmieszny, gdy popatrzymy na to,
jak do różnorodności projektów podchodzą popularne metodologie i metodyki. Najczęściej ich promotorzy twierdzą,
że są one w pełni skalowalne. Ale to ich użytkownicy
są zmuszani do samodzielnego wyboru – z czego
nie korzystać. Na tym skalowalność nie polega.
Według TenStep jest ona odpowiedzią na różne zapotrzebowanie na precyzję i formalizację w kontroli. Są projekty,
których kontrolować nie trzeba aż tak precyzyjnie. Mogą być
one drogie, długotrwałe, ale relatywnie proste. Są projekty
krótkie, niedrogie – jednak dotyczące tak newralgicznych kwestii, że precyzja w zarządzaniu musi być niemal chirurgiczna.
Step. Efekt ten powtarza się niemal na całym świecie,
O coś zupełnie innego chodzi w zarządzaniu jednym i dru-
a przynajmniej w tych 80. krajach, gdzie działamy.
gim typem projektów. Dlatego rozwiązania im przeznaczone
Dlatego, wybierając doradcę ds. zarządzania projektami,
muszą być „przykrojone” na miarę i dopasowane. I nie mogą
warto zwracać uwagę na jego zdolność do potencjalnej
być wynikiem przypadkowej „selekcji formularzy”. Po
obsługi całego przedsiębiorstwa. I to w wielu aspektach.
drugie, menedżerowie projektów nie mają czasu (a czę-
Ludzie szybko przyzwyczajają się do dobrego, a ich apetyty
sto i doświadczenia) do samodzielnego konstruowania
rosną. Warto sprawdzić nie tylko dla jakich Klientów pra-
narzędzi zarządczych. Chcą używać tego, co pasuje do ich
cował dostawca, ale także jaki zakres usług dostarczał.
zadań. TenStep podzielił metodyki zarządzania na trzy spój-
46
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI
ne, ale jednocześnie inaczej budowane części. Różnią się
właśnie stopniem formalizacji. Zakładają inny przebieg procesów, inne formularze i stosowanie innych technik. Menedżer
wybiera typ formalizacji metodyki i stosuje przygotowane dla
jego projektu rozwiązanie – nie musi wybierać nic więcej.
Ważna jest spójność. Wielokrotnie zdarza się, że projekt
w fazie początkowej stosuje metodykę „małą”, potem
przechodzi na wariant średni i kończy, stosując rozwiązania duże. Metodyka niejako podąża za projektem. To
jeden z fundamentów rozwiązań TenStep. Przejście pomiędzy rozwiązaniami od małych do dużych projektów
(i odwrotnie) nie powoduje dodatkowej pracy i jest łatwe.
Prosto – bo na studia nie ma czasu
Teoria systemów mówi, że im bardziej prawidłowe działanie systemu zależy od inteligencji człowieka i wymaga od
niego znaczących umiejętności – tym jest to system mniej
pewny. TenStep od początku zakładał, że użytkownik nie
będzie miał czasu i chęci, aby analizować kilka tysięcy
stron metodyki. Założono, że narzędzia będą używane przez wielu ludzi a nie tylko pasjonatów projektów.
Dlatego podręcznik musi być napisany prosto i przejrzyście.
Dotyczy to zarówno układu treści, formy, stosowanego języka,
jak i sposobu opisu. Każdy, kto ma mało czasu oraz posiada
duże doświadczenie, może użyć schematów oraz lakonicznych
opisów procesów. Osoby mniej doświadczone mogą sięgnąć po
dokładniejsze wprowadzenia i wyjaśnienia. Natomiast całkowicie
początkujący, zapoznając się z podręcznikiem naszej metodyki,
mogą poznać ją przez przykłady, analizy, narzędzia, a wiedzę
ugruntować poprzez lekturę podsumowań i schematów.
10Step = kompleksowość
Opisane powyżej cechy: skalowalność i prostotę spełnia każda
z metodyk TenStep. Założyliśmy, że w nowoczesnej gospodarce umiejętności pojedynczego kierownika i jego zespołu nie
wystarczą. Zarządzanie projektem musi stać się umiejętnością
całej firmy. Dlatego przygotowaliśmy metodyki, narzędzia i
usługi obejmujące wszystkie zagadnienia, które wiążą się ze
strategicznym, taktycznym i operacyjnym zarządzaniem firmą.
- Cóż z tego, że kierownik stworzy dobry harmonogram,
jeśli nieświadomy istoty projektów dział zakupu będzie
opóźniał projekt, szukając najtańszego dostawcy przez
długie miesiące?
- Cóż z tego, że zespół opracuje dobrą definicję projektu (Project Charter), jeśli inne działy nie będą brać
udziału w procesie definiowania i nie będą akceptować
tego dokumentu?
- Aby firma mogła skutecznie kreować nowe inicjatywy
biznesowe i je skutecznie realizować, musi być stworzony
system. TenStep nazwał go 10Step.
- 10Step składa się z dziesięciu modułów. Każdy z nich
składa się z metodyki (opisującej pożądany sposób działania) oraz procedur, narzędzi i instrukcji pomocniczych.
Do każdego z nich opracowano usługi szkoleniowe
(ogólne i specjalistyczne) oraz świadczone są konsultacje,
wytwarzane ekspertyzy i usługi doradcze.
1. StrategyStep – obejmuje obszar od tworzenia wizji, misji
i kluczowych wartości biznesu oraz celów strategicznych,
przez formułowanie strategii przedsiębiorstwa, do zbilansowanego zbioru strategii cząstkowych opisujących, jak
poszczególne obszary funkcjonalne (marketing, IT, HR, produkcja, finanse) będą realizować strategię główną.
W wyniku działania tego modułu, firma otrzymuje bardzo
precyzyjny plan inicjatyw strategicznych wraz z celami i ich
miernikami.
2. PortfolioStep™ – standardy PMI dla zarządzania portfelami ujęte w postaci zrozumiałej metodyki zarządzania
portfelami. PortfolioStep™ umożliwia przekształcenie celów, zbiorów inicjatyw strategicznych (np. dzięki działaniu
modułu StrategyStep) do postaci zrównoważonych portfeli.
Daje narzędzia monitorowania, czy portfele mają szanse na
osiągnięcie zakładanych celów biznesowych podczas realizacji prac. PortfolioStep™ skupia się także bardzo mocno
na zarządzaniu korzyściami, czyli nieustannym analizowaniu, jak osiągnąć oczekiwane przez organizację efekty.
W wyniku działania tego modułu organizacja na bieżąco
steruje portfelem tak, aby osiągnięcie zakładanych, strategicznych rezultatów było jak najbardziej prawdopodobne.
3. ChangeStep – narzędzie badania gotowości organizacji
do zmiany. Służy także do planowania zarządzania zmianą
i wprowadzania jej. Jest to bardzo silne narzędzie wsparcia
dla strategii i portfeli. Dzięki jego działaniu organizacji łatwiej jest przechodzić przez zmiany, a energia wyzwalająca
się w trakcie tych zmian jest wykorzystywana twórczo.
4. ProgramStep™ – metodyka oparta na standardach
PMI, umożliwiająca skuteczne zarządzanie programem.
Jest narzędziem w ręku menedżera programu. Pozwala
na szybką budowę i organizację biura programu, jak
i zarządzanie wieloma projektami wchodzącymi w skład
przedsięwzięcia. W wyniku działania tego narzędzia or-
47
warsztat
ganizacja ma pewność, że złożone i szczególnie trudne
programy będą funkcjonowały w sposób przewidywalny.
5. TenStep® PMP – najstarszy z komponentów 10Step
– metodyka zarządzania projektami dowolnej skali, która
przekształca zapisy PMBOK® Guide do postaci zrozumiałego i skutecznego narzędzia. Zawiera modele procesów,
porady, przykłady, wzorce formularzy. Umożliwia zarządzanie pojedynczym projektem oraz projektami wchodzącymi
w skład programów lub portfeli. W wyniku stosowania TenStep® PMP projekty są prowadzone od idei do realizacji,
w sposób przewidywalny i skuteczny – kadra zarządzająca może obiecywać zarządom konkretne rezultaty, gdyż
kompetencji zdefiniowanego dla tych ról. Zawiera liczne
narzędzia diagnostyczne, m.in. pozwalające określić poziom
kompetencji czy też ustalić profil kultury organizacji. W wyniku działania tego modułu możliwe jest precyzowanie, jakich
kompetencji potrzeba do skutecznego zrealizowania projektu oraz użycia jego przedmiotów dostawy po zakończeniu
prac. Istotnie ułatwia planowanie rozwoju pracowników.
8. GovernStep – narzędzie ułatwiające sprawne zarządzanie ładem organizacyjnym. Dzięki uporządkowaniu prawa
wewnętrznego oraz mechanizmów kontroli projektów
i procesów, zarządzający mają pewność, że środki są
wydawane na realizację tych projektów, które mają szan-
prawdopodobieństwo ich uzyskiwania jest znaczące.
sę się udać. A inne są korygowane lub wstrzymywane.
6. PMOStep™ – zbiór procesów, które ułatwiają świad-
9. LifecycleStep – narzędzie służące do przechodzenia
czenie usług przez biuro projektów. Dzięki gotowym
narzędziom zawartym w metodyce możliwe jest bardzo
szybkie uruchomienie lub sprawne doskonalenie biura,
jako skutecznej komórki wsparcia. PMOStep™ zawiera
formularze, listy kontrolne i gotowe wzorce, które opisują
kilkadziesiąt usług biura. Niektóre z usług mogą być przekazywane innym jednostkom, np. komórkom audytu.
przez poszczególne etapy modelu „water fall”. Zawiera
narzędzia do identyfikacji i analizy oczekiwań i wymagań
interesariuszy projektu. Metodyka definiuje procesy
związane z cyklem życia projektów. W wyniku działania
tego modułu organizacja o wiele szybciej uruchamia projekty,
których charakter jest zbliżony oraz dużo szybciej określa
cykle życia projektów, których przebiegi są mocno niepewne.
7. SkillStep – metodyka budowy i rozwoju kompetencji
10. ImpStep – najbardziej zaawansowana metodyka. Jej
sponsorów projektów, kierowników projektów oraz zespołów projektowych. Jest zbudowana na podstawie modelu
celem jest ułatwienie wdrożenia każdego z opisanych powyżej komponentów. Stanowi unikalne połączenie wiedzy
48
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI
z zakresu zarządzania (w tym podejścia systemowego),
psychologii i socjologii organizacji. W wyniku działania tego
modułu organizacja w sposób szybki i przewidywalny potrafi wdrażać i modyfikować elementy modelu 10Step.
TenStep bardzo dokładnie sprawdza i testuje narzędzia.
Jeśli jest pewność, że działają – zaczyna je oferować.
Skuteczność – „­Od tej pory Ryba,
masz mieć w d… paragrafy!”
Projekty są unikatowe, niezwykłe, niepowtarzalne. Ludzie je realizujący także są nieprzeciętni. Aby jednak
dowolne przedsiębiorstwo mogło z marszu zabierać się
za ich realizację i mieć pewność, że sobie poradzi –
musi podejść do wdrożenia zarządzania projektami w sposób
systemowy, a nie tylko położyć nacisk na kompetencje
kierowników projektów poprzez szkolenia. To ważny
element, ale nie jedyny. Musi zrównoważyć akcenty.
Zadbać o sferę organizacyjną (nadanie formalnych
uprawnień funkcjom przewidzianym przez metodykę).
Powinno się także zadbać o to, by mechanizmy zarządzania np. finansami nie blokowały projektów. Istotni też
są partnerzy i wykonawcy. Jeśli oni nie będą stosować
się do pewnych reguł, mogą okazać się wąskim gardłem
skuteczności. Dlatego jedynie podejście systemowe do
zarządzania projektami sprawi, że zwykli ludzie będą
regularnie realizować niezwykłe przedsięwzięcia.
Tak Jan Machulski, w roli generała policji, motywował do
działania Komisarza Rybę w filmie Killer. W małych firmach łatwo weryfikować celowość działań. Natychmiast
można zidentyfikować działania nieefektywne i je eliminować. W dużych organizacjach nie jest to takie proste.
W gąszczu komórek organizacyjnych kryją się liczne tzw.
„rezerwy” efektywności. A kulturę organizacyjną, która
w małej firmie skuteczność stawia na pierwszym miejscu, zaczyna zżerać rak podejścia biurokratycznego.
W tej sytuacji mottem generała policji w Killerze stają
się powiedzenia: „niech się dzieje co się chce w firmie,
byle nie obciążało to mojego działu” i „projekt może
nie wyjść byle wszystko było zgodnie z przepisami”.
Kiedy nadzwyczajne staje się zwyczajne?
W TenStep skuteczność jest najważniejsza. Jeśli menedżer zobowiązuje się do zrealizowania strategii lub do
skutecznego wykonania projektu – musi to zrobić, bez
względu na trudności. To właśnie za to płaci się menedżerom, aby wymyślali sposoby obejścia problemów.
Promując postawę ryzykowania dla sukcesu, tworząc narzędzia służące osiąganiu celów – wprowadzamy niepokój
w dużych i leciwych firmach. I wielu menedżerów (mniej
otwartych na zmiany) traktuje to jako duży dyskomfort. Na
szczęście jest i liczne grono osób, które mówią: „nareszcie!” i zabierają się do stosowania nowych narzędzi.
Międzynarodowo – globalna wioska robi globalne projekty
Wiele dużych przedsięwzięć opiera się na relacjach międzynarodowych. Środowisko doradców, wykonawców, kooperantów w dużych projektach nie pochodzi już tylko z Polski.
Dlatego wszystkie narzędzia TenStep są wielojęzyczne.
Obsługujemy 35 języków i działamy w 80 krajach. Metodyki
i narzędzia zarządzania nie stanowią już bariery w firmach,
które chcą dynamicznie rozwijać się poza naszym krajem.
Z drugiej strony rozwiązania, jakie oferuje TenStep, są
dokładnie sprawdzone. Nie jest to rodzimy eksperyment.
Nie proponujemy czegoś, co powstało na akademickim
biurku w tej czy owej szkole głównej lub po kompilacji pięciu książek z zakresu zarządzania kupionych w księgarni.
Marcin Guzik
Partner TenStep Polska, w Globalnej Sieci TenStep
odpowiada za rozwój narzędzi wdrożeniowych TenStep i szkolenie trenerów. Praktyk, trener i doradca
w zakresie wdrożeń zarządzania projektami, mega
projektami, portfelami projektów, wprowadzania
zmiany organizacyjnej związanej z zarządzaniem
projektami – realizował kilkadziesiąt wdrożeń w Polsce i za granicą. Posiada doświadczenie pracy z zarządami wielu polskich i międzynarodowych firm. Jego
narzędzia wspierające wdrożenia biur projektów,
m.in. związanych ze zmianą kultury organizacyjnej,
są wykorzystywane powszechnie w wielu krajach.
49