Definiowane przez użytkownika systemy organizacji przepływu
Transkrypt
Definiowane przez użytkownika systemy organizacji przepływu
Definiowane przez użytkownika systemy organizacji przepływu pracy DocuShare® firmy Xerox Wdrożenie zorientowanych na dokumenty procesów biznesowych bez kodowania dedykowanego (Custom Coding) Termin „workflow” (przepływ pracy) dla różnych osób oznacza co innego, zależnie od roli pełnionej przez nie w danej organizacji. Dla przeciętnego pracownika wiedzy pojęcie to dotyczy określonych procesów biznesowych. Przykładem może być koordynator kredytów, zarządzający licznymi dokumentami i wieloma etapami procesu tworzenia i obsługi wniosku kredytowego, albo pracownik działu zasobów ludzkich mający do czynienia z formularzami I-9, zobowiązaniami do zachowania poufności, formularzami zatwierdzenia pensji, zapotrzebowaniami na usługi informatyczne i wieloma innymi drukami i formularzami związanymi z angażowaniem pracownika. Automatyzacja tego rodzaju procesów biznesowych stanowi wspólny cel całej organizacji. Jednakże koszty konfiguracji technicznej, aplikacji projektowania procesów oraz kodowania dedykowanego (Custom Coding), częstokroć niezbędnych do automatyzacji, mogą zniechęcać wiele firm. Szczególnie dotyczy to sytuacji, w których taki sam proces wygląda inaczej w różnych grupach funkcjonalnych lub w różnych działach bądź lokalizacjach. Dylemat ten rozwiązuje system DocuShare, opracowany przez firmę Xerox system organizacji przepływu pracy definiowany przez użytkownika, gdyż umożliwia właścicielom procesów zorientowanych biznesowo na wdrażanie procesów organizacji przepływu pracy za pomocą trzech prostych, dostępnych dla użytkownika metod: metodą powiadomień, metodą obiegu dokumentów oraz metodą reguł kontentu. Posługiwanie się nimi nie wymaga żadnego dedykowanego programowania ani wiedzy technicznej. Otrzymywanie powiadomień z chwilą zaistnienia zmiany Obieg dokumentów do przeglądu lub zatwierdzenia Powiadomienia to najprostsze narzędzie służące do definiowania schematów organizacji przepływu pracy oraz informowania odbiorców poczta elektroniczna o każdorazowej zmianie obiektu DocuShare. Zarejestrowani użytkownicy mogą szybko konfigurować powiadomienia dla siebie i innych osób (łącznie z niezarejestrowanymi, zewnętrznymi użytkownikami systemu DocuShare) o zdarzeniach wyzwalających określone działania, np.: Obieg dokumentów wykracza poza podstawowe powiadamianie pocztą elektroniczną służące automatyzacji procesów związanych z dokumentami i wymaga podjęcia określonego działania po otrzymaniu dokumentu. Obejmuje nawet potwierdzenie, że osoba proszona o przejrzenie lub zatwierdzenie kontentu ma do tego odpowiednie uprawnienia, co nie jest bez znaczenia dla bezpieczeństwa dokumentów podczas procesów organizacji przepływu pracy, angażujących grupy uczestników. • dodaniu kontentu do zbioru lub usunięciu kontentu, Łatwe w obsłudze metryczki obiegu cechują się znaczną uniwersalnością i pozwalają zarejestrowanym użytkownikom w pełni kontrolować przebieg procesu przeglądu i zatwierdzania dokumentów. Użytkownicy ci mogą m.in.: • edytowaniu dokumentu, • zmianie właściwości dokumentu lub zezwoleń, • zablokowaniu, odblokowaniu lub sprawdzeniu dokumentu, • zmianie przynależności dokumentu. Podejście to najlepiej nadaje się do prostych schematów, ułatwiających procesy zwykle realizowane ręcznie, np. powiadamianie szefa rekrutacji o dodaniu do zbioru nowej charakterystyki w związku z otwarciem nowego postępowania rekrutacyjnego, albo powiadamianie członków zarządu, że dostępny jest już protokół z ostatniego posiedzenia. • określać działania, jakie ma podjąć odbiorca dokumentu (przegląd, aprobata, potwierdzenie odbioru), • wskazywać, czy dokument powinien dotrzeć do całej grupy jednocześnie, czy do poszczególnych odbiorców w określonej kolejności, • zamieszczać w e-mailu obiegowym instrukcje dotyczące działań oczekiwanych od każdego odbiorcy, • określać, kto musi odpowiedzieć na żądanie: jedna osoba, większość odbiorców czy wszyscy odbiorcy, • określać czy, jak i kiedy rozszerzać obieg, jeżeli wymagana liczba uczestników nie Jak działa proces organizacji przepływu pracy Obieg i zatwierdzeniel Przejrzane dokumenty umieszcza się w folderze Pending Approval (Czekające na zatwierdzenie) w celu ich przejrzenia przez dział prawny. Odrzucone Użytkownicy skanują lub ładują dokumenty do folderu Review (Przegląd) zgodnie z uprzednio ustaloną regułą kontentu. Dokumenty są automatycznie kierowane do zespołu projektu do wykorzystania, a następnie do szefa zespołu w celu zatwierdzenia. Dodanie dokumentu do folderu Rejected (Odrzucone) automatycznie generuje powiadomienie zespołu projektu. Zatwierdzone dokumenty są publikowane i udostępniane ogółowi. odpowie w określonym terminie. • Określać pojedynczy krok obiegu obejmujący jedną czynność, np. przesłanie dokumentu użytkownikom do zatwierdzenia, lub kilku kolejnych kroków automatyzujących bardziej pracochłonne procesy obróbki dokumentu. Wariant obiegu dokumentów dobrze pasuje do wielu procesów biznesowych, od podstawowego procesu przeglądania i zatwierdzania dokumentów przez jedną osobę do wieloetapowych procesów angażujących duże zespoły i cechujących się licznymi poziomami zatwierdzania, cyklami edytowania i fazami zbierania informacji. Dobrym przykładem tego, co można osiągnąć wykorzystując jedynie funkcje obiegu systemu DocuShare, jest typowy proces oceny pracownika: Przykładowo reguły kontentu mogą oznaczać pewne foldery jako zakończone lub gotowe do przejrzenia, a następnie przesuwać je do przestrzeni roboczej lub zbioru do użycia w następnym etapie procesu organizacji przepływu pracy. Dzięki tym możliwościom metoda reguł kontentu idealnie nadaje się do obsługi wniosków kredytowych i tym podobnych procesów, wymagających automatycznej modyfikacji opisu kontentu, formatu lub lokalizacji. • każdy uczestnik procesu otrzymuje elektroniczną metryczkę obiegu dokumentu oceny, wraz e-mailem wprowadzającym precyzującym wymagania dotyczące postępowania z dokumentem oraz termin wykonania (bazują one na ustawieniach przewodnika obiegowego), Użytkownik może utworzyć regułę zaznaczającą folder jako „wniosek kredytowy wypełniony, kredyt czeka na weryfikację przed podpisaniem” w momencie pojawienia się w zbiorze podpisanych oświadczeń o ujawnieniu. Ta sama reguła może również powodować skopiowanie folderu do przestrzeni roboczej osoby podpisującej z jednoczesnym wysłaniem do niej e-maila informującego o gotowości wniosku do przejrzenia. Metodą obiegu ani metodą powiadomień nie da się tego uzyskać. Jednakże zarówno powiadomienia, jak i obieg dokumentów mogą być uruchamiane pod kontrolą reguły kontentu (lub uruchamiane przez zmianę dokonaną wskutek działania reguł kontentu). • w pierwszym etapie prosi się większość współpracowników o komentarze i uwagi, • po zakończeniu pierwszego etapu zadaniem kierownika jest edycja dokumentu, który potem jest kierowany do działu zasobów ludzkich w celu przeglądu, • po ostatecznym zatwierdzeniu dokument oceny wraca do przełożonego, który zapoznaje z nim pracownika. Każdy zarejestrowany użytkownik może szybko utworzyć metryczkę obiegu, wskazującą czynność lub działanie, jakie odbiorca powinien podjąć: zaaprobować lub odrzucić dokument, przejrzeć dokument i wprowadzić ewentualne poprawki lub zmiany, lub potwierdzić odbiór dokumentu. Definiowanie kolejności obiegu jest równie proste, polega na wyborze jednej z czterech możliwości: po kolei, równocześnie z odpowiedzią od jednego, jednocześnie z odpowiedzią od wszystkich, oraz jednocześnie z odpowiedzią od większości. Wykorzystanie reguł kontentu do automatyzacji procesu Reguły kontentu wykraczają poza podstawowe funkcjonalności obiegu dokumentów, umożliwiając użytkownikom łatwe definiowanie zaawansowanych, zorientowanych na dokumenty procesów organizacji przepływu pracy. Każda reguła kontentu zawiera trzy składowe: zdarzenia wyzwalające (podobne do stosowanych w metodzie powiadomień), filtry kontentu (warunki, które muszą być spełnione, aby uruchomić działanie określone regułą), oraz samo działanie. W odróżnieniu od metody przeglądu i zatwierdzenia, w której zmiana stanu dokumentu w procesie organizacji przepływu pracy wymaga podjęcia przez osobę działania związanego z dokumentem, w metodzie reguł kontentu właściwości dokumentu mogą być automatycznie zmieniane bez udziału czynnika ludzkiego. Chcesz wiedzieć więcej? W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji prosimy o kontakt pod numerem +48 42 230 20 30 lub odwiedzenie strony docushare.xsystem.pl © 2014 Xerox Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone. Xerox®, znak Sphere of Connectivity oraz DocuShare® są zastrzeżonymi znakami handlowymi Xerox Corporation na terenie USA i/lub innych krajów. 2/2014 Integratorzy systemów mogą w razie potrzeby skorzystać z narzędzia DocuShare Enterprise Workflow do dalszego rozszerzenia funkcjonalności reguł kontentu dostępnego w systemie DocuShare. Narzędzie Enterprise Workflow umożliwia integratorom generowanie dedykowanych, indywidualnych zdarzeń wyzwalających reguły kontentu oraz definiowanie działań, które będą wykorzystane w procesach organizacji przepływu pracy zarządzanym przez system DocuShare. Definiowane przez użytkownika procesy organizacji przepływu pracy stanowią jedną z kluczowych cech produktów Xerox DocuShare, umożliwiającą organizacjom efektywniejsze pozyskiwanie, współdzielenie, automatyzację i wykorzystywanie kontentu niezbędnego do najważniejszych funkcji biznesowych.