Procedura niszczenia dokumentacji niearchiwalnej

Pismo okólne
Kanclerza Politechniki Gdańskiej
nr 5/2014 z 30 stycznia 2014 r.
w sprawie: procedury bezpiecznego niszczenia wszelkiej dokumentacji przychodzącej
oraz powstającej w Politechnice Gdańskiej.
Działając na podstawie Ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 1997 r.,
nr 133, poz. 883), Zarządzenia Rektora PG nr 24/2011 z 30 września 2011 r. w sprawie: ochrony
danych osobowych przetwarzanych w Politechnice Gdańskiej oraz Zarządzenia Rektora PG nr
34/2009 z 9 listopada 2009 r. w sprawie: zatwierdzenia Instrukcji archiwalnej Politechniki
Gdańskiej, Jednolitego rzeczowego wykazu akt Politechniki Gdańskiej, Organizacji i zakresu
działania archiwum Politechniki Gdańskiej oraz Regulaminu udostępniania dokumentacji
archiwalnej przechowywanej w Dziale Zasobów Archiwalnych Politechniki Gdańskiej wprowadza
się procedurę bezpiecznego niszczenia wszelkiej dokumentacji przychodzącej oraz powstającej
w Politechnice Gdańskiej (bez względu na nośnik, na której jest zapisana) i postanawia się, że:

Wydruki komputerowe, notatki, adresy klientów, kserokopie faktur i inne dokumenty
zawierające dane osobowe lub informacje istotne dla działalności uczelni, w tym dotyczące
procesu edukacji i zawierające dane studentów powstające na wydziałach i w jednostkach
organizacyjnych PG, jeżeli nie zostały zniszczone zgodnie z przepisami prawa podczas
załatwiania sprawy, składuje się w jednostce macierzystej celem przekazania do
bezpiecznego zniszczenia.

W zależności od potrzeb zgromadzoną dokumentację (posegregowaną wg. nośnika tj. na
papierową i elektroniczną) przekazuje się do Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów.

Wyznacza się Centralny Punkt Składowania wszelkiej dokumentacji przeznaczonej do
zniszczenia w Dziale Obiegu i Archiwizacji Dokumentów.

Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów po przeprowadzeniu postępowania, zgodnie
z Ustawą Prawo zamówień publicznych, przekaże firmie do bezpiecznego zniszczenia
zgromadzoną dokumentację.

Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów jest jednostką wyznaczoną do realizacji w/w procesu
niszczenia dokumentacji i udzielenia wszelkiej pomocy merytorycznej.

Przypomina się, że: dokumentacja niestanowiąca materiałów archiwalnych w momencie utraty
przydatności podlega brakowaniu i bezpiecznemu zniszczeniu, szczegółowa procedura
zawarta jest w Zarządzeniu Rektora PG nr 34/2009 z 9 listopada 2009 r., w Instrukcji
Archiwalnej: rozdział VII – wydzielanie i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej do
zniszczenia.
Wszelkie naruszenia procedury bezpiecznego niszczenia dokumentacji zgłasza się do Działu
Obiegu i Archiwizacji Dokumentów, który informuje o zaistniałej sytuacji Administratora
Bezpieczeństwa Informacji oraz zgodnego ze strukturą organizacyjną kanclerza/dziekana wydziału.
Kanclerz
mgr inż. Marek Tłok
Procedura centralnej zbiórki i bezpiecznego niszczenia dokumentacji
niearchiwalnej
Wydziały
Kosz
Centra
Dokumentacja niearchiwalna
Kopie dokumentów
Notatki i inne na nośniku:
-papierowym
-elektronicznym
Jednostki organizacyjne
Kosz
Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów
Profesjonalna firma
z certyfikatem
bezpiecznego
niszczenia dokumentów
na różnych nośnikach
Pomieszczenie do
centralnego składowania
Przekazanie firmie do
zniszczenia