Manual on Project Implementation for Beneficiaries and partners

Komentarze

Transkrypt

Manual on Project Implementation for Beneficiaries and partners
Program Współpracy Transgranicznej EISP
Litwa-Polska-Rosja 2007-2013
Podręcznik wdrażania projektu dla
Beneficjentów i Partnerów
Projektów regularnych i strategicznych
Marzec 2013_(wersja 2)
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
SPIS TREŚCI
Program Współpracy Transgranicznej EISP Litwa-Polska-Rosja 2007-2013 ........................ 1
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów .............................................. 1
1. Wstęp .............................................................................................................................. 3
3. Kwalifikowalność kosztów ................................................................................................ 5
3.1
Koszty kwalifikowalne .......................................................................................... 5
3.2
Koszty niekwalifikowalne ..................................................................................... 5
3.3
Koszty według linii budżetowych ......................................................................... 6
3.3.1 Linia budżetowa 1: Koszty osobowe .................................................................... 6
3.3.2 Linia budżetowa 2: Koszty podróży ..................................................................... 8
3.3.3 Linia budżetowa 3: Sprzęt i dostawy.................................................................... 8
3.3.4 Linia budżetowa 4: Biuro ..................................................................................... 8
3.3.5 Linia budżetowa 5: Inne koszty i usługi zewnętrzne ............................................. 8
3.3.6 Linia budżetowa 6: Roboty .................................................................................. 8
3.3.7 Linia budżetowa 7: Inne....................................................................................... 9
3.3.8 Linia budżetowa 9: Rezerwa na nieprzewidziane wydatki .................................... 9
3.3.9 Linia budżetowa 11: Koszty administracyjne ....................................................... 9
4. SCHEMATY PŁATNOŚCI I RAPORTOWANIA .............................................................. 10
4.1
Opcje płatności .................................................................................................. 10
4.1.1 Opcja 1 (zaliczkowanie): .................................................................................... 10
4.1.2 Opcja 2 (zwrot poniesionych kosztów). .............................................................. 13
4.2
Wniosek o płatność ........................................................................................... 13
4.3
Raportowanie: raporty, terminy, wymogi, dokumenty dodatkowe ...................... 13
4.4
Odsetki i dochody .............................................................................................. 14
4.5
4-miesięczny raport rzeczowy ........................................................................... 15
4.6
Raport okresowy ............................................................................................... 15
4.7
Raport końcowy................................................................................................. 16
4.8
Weryfikacja wydatków ....................................................................................... 17
5. MONITORING I EWALUACJA ....................................................................................... 18
6. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE W PROJEKTACH .............................................................. 18
6.1
Reguła Narodowości ......................................................................................... 19
6.2
Reguła Pochodzenia ......................................................................................... 19
6.3
Ocena ofert ....................................................................................................... 20
6.4
Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z Litwy.. 21
6.5
Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z Polski 22
6.6
Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z Rosji .. 24
7 ZMIANY W UMOWIE O DOFINANSOWANIE ............................................................... 25
7.1
Niewielkie zmiany .............................................................................................. 25
7.2
Istotne zmiany ................................................................................................... 26
8 WYMAGANIA WIZUALIZACJI. KOMUNIKACJA I PLAN PROMOCJI ............................ 27
2
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
1. Wstęp
Ten podręcznik został przygotowany by pomóc Beneficjentom i Partnerom Programu
Współpracy Transgranicznej EISP Litwa-Polska-Rosja 2007-2013 (dalej – Program) w jak
najbardziej efektywnym wdrażaniu projektów współfinansowanych ze środków Unii
Europejskiej (UE). Podręcznik jest przeznaczony do użytku przez Beneficjentów i Partnerów
projektów regularnych zatwierdzonych w wyniku pierwszego naboru wniosków oraz
projektów strategicznych (dalej PS).
Główne dokumenty zostały przedstawione ze wskazaniami gdzie dokładnie (w jakim
rozdziale i artykule) należy szukać informacji dotyczącej tego czy innego aspektu wdrażania
projektu. Główne wymagania zostały wymienione i szczegółowo opisane. Ponadto, w
okienkach NB! (Nota bene!) wyróżnione zostały zagadnienia o kluczowym znaczeniu dla
Beneficjentów i Partnerów.
Ten krótki podręcznik ma w zamierzeniu służyć jako poradnik dla osób zaangażowanych we
wdrażanie projektów w ramach Programu. Niemniej, ostatecznym źródłem oficjalnych
informacji są dokumenty Programu i UE :
Program Operacyjny Programu Współpracy Transgranicznej EISP Litwa-PolskaRosja 2007-2013;
Rozporządzenie (WE) Nr. 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24
października 2006 r. określające przepisy ogólne w sprawie ustanowienia
Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa ;
Rozporządzenie Komisji (WE) Nr. 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. określające
przepisy wykonawcze dla programów współpracy transgranicznej finansowanych
zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady
określającym przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu
Sąsiedztwa i Partnerstwa;
Korekta do Rozporządzenie Komisji (WE) Nr. 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r.
określające przepisy wykonawcze dla programów współpracy transgranicznej
finansowanych zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 1638/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady określającym przepisy ogólne w sprawie ustanowienia
Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa
Praktyczny
podręcznik
kontraktowania
działań
zewnętrznych
UE
(dalej – PRAG). Wersja z roku 2008 ma zastosowanie dla projektów regularnych
Programu wybranych podczas otwartego naboru, wersja z roku 2010 ma
zastosowanie dla Projektów Strategicznych;
Podręcznik
komunikacji
Unii Europejskiej;
i
wizualizacji
dla
działań
zewnętrznych
System identyfikacji wizualnej Programy Współpracy Transgranicznej LPR EISP.
Wszystkie te dokumenty mozna znaleźć na stronie internetowej Programu www.lt-pl-ru.eu.
Instytucją odpowiedzialną za wdrażanie Programu jest Wspólna Instytucja Zarządzająca
(dalej WIZ) – Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Rzeczypospolitej Polskiej. Działa ono
także jako Instytucja Kontraktująca, podpisując umowy o dofinansowanie z Beneficjentami.
Niemniej , Beneficjenci powinni zawsze zwracać się do WIZ za pośrednictwem Wspólnego
Sekretariatu Technicznego (dalej - WST) (Centrum Projektów Europejskich, ul.
3
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Domaniewska 39a., 02-672 Warszawa, Polska), gdyż nawet w przypadkach gdy WIZ
otrzyma jakiekolwiek pytania bezpośrednio od Beneficjenta, to będą one przekazane do
WST.
Wszystkie decyzje w Programie są podejmowane jednogłośnie przez Wspólny Komitet
Monitorujący (dalej WKM). Jest to główne ciało decyzyjne Programu.
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Republiki Litewskiej, oraz Ministerstwa Rozwoju
Regionalnego i Spraw Zagranicznych Federacji Rosyjskiej biorą aktywny udział w
pomyślnym wdrażaniu Programu działając jako Instytucje Krajowe.
Każdy z projektów jest przyporządkowany do dwóch Menadżerów Projektów z WST
gotowych do pomocy wdrążającym projekty. Jeden z tych dwóch Menadżerów Projektów
jest głównym, i zawsze powinno się zwracać do niego/jej w pierwszej kolejności. W razie
nieobecności głównego Menadżera Projektów, można zwrócić się do drugiego. Dane
kontaktowe Menadżerów Projektów znajdują się na stronie internetowej www.lt-pl-ru.eu.
NB! Beneficjenci zobowiązani są bezzwłocznie informować WST o wszystkich
okolicznościach które mogą powodować zmiany w projekcie oraz o wszelkich ryzykach czy
nieprawidłowościach związanych z wdrażaniem projektu.
Na Litwie (Wilno), w Polsce (Olsztyn) oraz w Rosji (Kaliningrad) działają Filie WST.
Wszystkie one zatrudniają doświadczonych ekspertów którzy gotowi są do pomocy
Beneficjentom i Partnerom. Ich dane kontaktowe można również znaleźć na stronie
Programu www.lt-pl-ru.eu.
W sprawach związanych z komunikacją projektu i wymaganiami dot. wizualizacji,
Beneficjenci i Partnerzy powinni kontaktować się z Menadżerem Projektu lub też Oficerem
Informacyjnym w WST. Wymagane jest uzyskanie dla wszystkich materiałów związanych z
komunikacją i promocją uprzedniej akceptacji jednej z ww. osób przed opublikowaniem,
produkcją bądź innym publicznym ich zastosowaniem.
2. Postanowienia ogólne
Data rozpoczęcia projektu wskazana jest w art. 2 Warunków Szczegółowych umowy o
dofinansowanie. Przed podpisaniem umowy Beneficjent ma możliwość wyboru jednej z 3
opcji dotyczących daty rozpoczęcia projektu:
dzień następujący po tym w którym ostatnia z dwóch stron podpisze umowę;
pierwszy dzień miesiąca następującego po dniu wypłaty przez WIZ pierwszej raty
zaliczki;
data późniejsza.
NB! Beneficjent i Partnerzy mogą rozpocząć postępowania na udzielenie zamówień przed
datą rozpoczęcia projektu, ale żadna umowa nie może zostać zawarta przed datą
rozpoczęcia projektu..
Data zakończenia projektu (zakończenie okresu wdrażania projektu) jest następnie
wyznaczana na podstawie planu kalendarzowego danego projektu, jednak nie może być
późniejsza niż 31 grudnia 2014 r.
4
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Okres wykonania umowy kończy się w momencie wypłaty płatności końcowej, jednak w
żadnym razie nie później niż 18 miesięcy po zakończeniu okresu wdrażania projektu tzn.
okresu od rozpoczęcia projektu do zakończenia wdrażania działań projektu).
Pomimo, że kwalifikowalne są tylko koszty poniesione w okresie wdrażania projektu, koszty
związane z raportem końcowym, weryfikacją wydatków i ewaluacją projektu mogą być
kwalifikowalne, pod warunkiem że zostaną poniesione nie później niż w dniu złożenia
raportu końcowego oraz że spełniają warunki kwalifikowalności (vide Rozdział 3
“Kwalifikowalność kosztów”).
Projekty strategiczne mogą uzyskać ogólne wyłączenia dotyczące kwalifikowalności kosztów
związane z okresem wdrażania projektu, np. kosztów przygotowawczych.
Każda z instytucji Partnerów powinna przechowywać dokumentację projektu w oryginale, a
Beneficjentowi sugeruje się posiadanie kopii dokumentów (w wersji elektronicznej bądź
drukowanej), łatwo dostępnych na wypadek kontroli finansowej ze strony upoważnionych
władz. Bardzo użyteczne w tym zakresie może być internetowe archiwum dokumentów.
Dokumenty powinny być archiwizowane a taki sposób, by były łatwo dostępne po
zakończeniu projektu, do 7 lat po otrzymaniu płatności końcowej.
3. Kwalifikowalność kosztów
Kwalifikowalność kosztów projektu określona jest w art. 14 Warunków Szczegółowych
umowy o dofinansowanie oraz w art. 33 i 34 Rozporządzenia KE Nr. 951/2007.
Współfinansowanie UE oraz wkład Beneficjenta i Partnerów może pokrywać tylko koszty
określone jako kwalifikowalne przez zasady Programu.
3.1 Koszty kwalifikowalne
poniesione w trakcie wdrażania projektu, tzn. po dacie rozpoczęcia projektu i przed
datą jego zakończenia (za wyjątkiem projektów strategicznych);
ujęte w zatwierdzonym budżecie (jako Aneks do umowy o dofinansowanie);
niezbędne do zrealizowania projektu;
możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, ujęte w systemie księgowym
Beneficjenta lub Partnerów, określone zgodnie ze standardami rachunkowości
właściwymi dla kraju z którego pochodzi Beneficjent lub jego Partnerzy i zgodne ze
zwyczajowymi
praktykami
księgowania
kosztów
stosowanymi
przez
Beneficjenta/Partnerów;
racjonalne, uzasadnione oraz zgodne z zasadami należytego zarządzania
finansowego, w szczególności w zakresie gospodarności i efektywności;
spełniają wymogi dotyczące wizualizacji.
3.2 Koszty niekwalifikowalne
dług i koszty długu lub strat;
odsetki debetowe;
5
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
wydatki finansowane w ramach innych instrumentów;
koszty zakupu ziemi bądź nieruchomości, za wyjątkiem sytuacji gdy jest to niezbędne
dla bezpośredniej realizacji projektu;
straty powstałe w wyniku wahań kursu walut;
wkład rzeczowy (in kind);
podatki, w tym VAT, nie dotyczy przypadku gdy Beneficjent (lub Partnerzy) nie ma
możliwości jego odzyskania oraz właściwe regulacje nie zabraniają pokrycia kosztów
podatku;
pożyczki dla stron trzecich;
kary finansowe i grzywny, jak również wydatki związane z kosztami postępowań
sądowych
Każda faktura w projekcie powinna być opisana zgodnie z wymogami Programu.
Wzór “Opisu faktury” jest opublikowany na stronie internetowej Programu www.lt-pl-ru.eu.
Co do zasady informacje wymienione w arkuszu MS Excel powinny zostać umieszczone
przez Beneficjenta/Partnera na odwrocie faktury. Można do tego celu użyć pieczątek,
następnie uzupełniając pozycje wymaganymi informacjami. Można dodać inne informacje
związane z krajowymi wymogami księgowymi.
Jeżeli na dokumencie brakuje miejsca, należy wypełnić, podpisać i załączyć do faktury
oddzielny opis (zgodnie ze wzorem przygotowanym przez WST). Wyjątkiem jest numer
umowy o dofinansowanie, który należy umieścić na górze pierwszej strony oryginału faktury.
Opis faktury (tak tytuły jak i wypełniana treść) powinien być wykonany w jęz. angielskim
oraz, jeżeli takie są wymogi prawa krajowego – we właściwym języku krajowym. Nie ma
wymogu umieszczania w opisie logo Programu ani flagi UE w przypadku gdy jest on
wykonany na odwrocie faktury.
3.3
Koszty według linii budżetowych
3.3.1
Linia budżetowa 1: Koszty osobowe
Ta kategoria budżetu uwzględnia koszty personelu Beneficjenta/Partnerów skierowanego
bądź zatrudnionego bezpośrednio na potrzeby projektu (wliczając pensję, podatki, koszty
pracodawcy związane z ubezpieczeniem społecznym i inne wymagane prawem składniki
wynagrodzenia – wszystkie oszacowane zgodnie z ustawodawstwem krajowym
Beneficjenta/Partnera i spełniające zasady wynagrodzeń obowiązujące w danej instytucji).
Płatności za okres urlopu i zwolnienia lekarskie są kwalifikowalne tylko w przypadku
zatrudnionych w pełnym wymiarze. Płatności za okres urlopu i zwolnienia lekarskie dla
zatrudnionych w niepełnym wymiarze mogą być kwalifikowalne tylko w przypadku gdy
pracownik jest zatrudniony przez instytucję wyłącznie na potrzeby realizacji projektu.
Dodatkowe dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne, zasiłki, dodatki do pensji nie są
kwalifikowalne.
Koszty personelu (pracowników) skierowanych/zatrudnionych na potrzeby projektu nie
powinny przekraczać tych zwyczajowo ponoszonych przez instytucję.
.
6
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
1.1 Należy w tym miejscu uwzględnić pracowników zatrudnionych w organizacji
Beneficjenta/Partnerów na stałe i skierowanych do realizacji projektu;
1.2 Należy w tym miejscu uwzględnić pracowników zatrudnionych w organizacji
Beneficjenta/Partnerów na czas realizacji projektu;
1.3 W tym miejscu należy uwzględnić tylko koszty diet dziennych pracowników
wymienionych w liniach 1.1 i 1.2. W wyjątkowych przypadkach diety mogą być
wypłacane uczestnikom wydarzeń, jeżeli ich udział ma duże znaczenie przy
zastrzeżeniu, że ww. osoby nie są uwzględnione w linii 5 jako eksperci.
Koszty diet dziennych (per diem) uwzględniają:
Koszty zakwaterowania (hotel, itd.);
Transport lokalny (np. z lotniska bądź dworca autobusowego w miejscowości
docelowej do miejsca wydarzenia);
ryczałt, wypłacany osobie w delegacji na wyżywienie i inne wydatki.
Koszty diet dziennych nie mogą przekraczać stawek normalnie obowiązujących i
wypłacanych w instytucji Beneficjenta/Partnera, wynikających z krajowych i wewnętrznych
regulacji dotyczących kalkulacji kosztów podróży i zakwaterowania oraz ryczałtów.
Np.: Gdy osoba wyjeżdża w delegację w poniedziałek i wraca w środę, wtedy można
jemu/jej opłacić 3 ryczałty + koszt 2 noclegów + koszt transport lokalnego (zgodnie z
przepisami krajowymi). Łączna wypłacona kwota nie powinna przekraczać sumy stawek 2
diet dziennych (per diems) (ustalonych przez Komisję Europejską i regulacje krajowe).
Beneficjent i Partnerzy muszą także przestrzegać stawek publikowanych przez Komisję
Europejską
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm,
niemniej stawki diet dziennych KE powinny być traktowane jako górny limit (koszty mogą być
niższe, zgodnie z regulacjami krajowymi i wewnętrznymi zasadami instytucji).
NB! Szacując diety dzienne należy brać pod uwagę ilość nocy spędzonych podczas
wyjazdu służbowego, nie dni. Niemniej ryczałt na wyżywienie i inne wydatki może zostać
wypłacony dla każdego dnia spędzonego na wyjeździe służbowym – jeżeli takie są wymogi
regulacji krajowych.
Beneficjenci i Partnerzy muszą wypełniać karty czasu pracy (timesheet) zgodnie ze wzorem
przedstawionym prze WST a następnie przedstawiać je łącznie z raportami okresowymi i
końcowym. W kartach czasu pracy powinny być wykazane kwoty brutto uwzględniające
koszty pracodawcy (zgodnie z budżetem). Karty czasu pracy powinny być podpisane przez
daną osobę pracującą w ramach projektu oraz zatwierdzone przez jego/jej bezpośredniego
przełożonego.
7
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
3.3.2
Linia budżetowa 2: Koszty podróży
W tej linii budżetowej należy uwzględnić koszty podróży personelu projektu podczas
wyjazdów służbowych oraz uczestników wydarzeń projektów: bilety autobusowe i kolejowe
(klasa ekonomiczna), koszt paliwa lub wynajmu pojazdów, koszty wiz i ubezpieczenia.
W tej linii należy uwzględnić tylko koszty transportu do/z miejsca przeznaczenia wyjazdu.
Należy wybrać możliwie oszczędny sposób podróży.
3.3.3
Linia budżetowa 3: Sprzęt i dostawy
W tej linii budżetowej uwzględniamy sprzęt (środki trwałe) i dostawy dla projektu.
Zakup bądź wynajem sprzętu i dostaw jest kwalifikowalny, jeżeli jest bezpośrednio związany
z potrzebami projektu i przewidziany w budżecie. Koszty powinny odpowiadać cenom
rynkowym. W przypadku sprzętu przeznaczonego do wdrażania (zarządzania) projektu,
powinien być on zakupiony na początku jego realizacji.
Utrzymanie / konserwacja już posiadanego w organizacji sprzętu może być w części
finansowane w ramach kosztów administracyjnych (linia budżetowa 11).
.
3.3.4
Linia budżetowa 4: Biuro
W tej linii należy uwzględnić przypisane bezpośrednio do projektu wydatki związane z
funkcjonowaniem oddzielnego biura projektu. Koszty mogą obejmować prowadzenie biura,
(zasoby biurowe, towary konsumpcyjne, utrzymanie pomieszczeń, usługi komunalne,
telefon, fax, internet) oraz koszty transportu (jeżeli jest użytkowany na co dzień).
Wynajem oddzielnego biura musi być uzasadnione potrzebami związanymi z realizacją
projektu, zaś koszty powinny być uzasadnione i wynikać z zasad rozsądnego
gospodarowania.
3.3.5
Linia budżetowa 5: Inne koszty i usługi zewnętrzne
W tej linii budżetowej należy uwzględnić wszystkie usługi i prace zlecane do wykonania
podmiotom zewnętrznym wyłonionym zgodnie właściwymi procedurami zamówień
publicznych.
Takie usługi uwzględniają: badania, ekspertyzy, audyt, tłumaczenia, organizacja wydarzeń,
działania promocyjne, usługi bankowe, eksperci zewnętrzni).
NB! Beneficjent i Partnerzy nie mogą sobie wzajemnie udzielać zleceń.
3.3.6
Linia budżetowa 6: Roboty
W tej linii budżetowej należy uwzględnić koszty robót i usług związanych z budową,
renowacją i montażem infrastruktury.
8
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Zestawienie kosztów powinno być oparte na rozsądnych założeniach i wykazywać główne
etapy robot. Sugeruje się następujące sposoby rozbicia kosztów (w zgodzie z dokumentacją
techniczną projektu):
Stosowanie jako wartości jednostki (unit rate) etapów budowy/renowacji (np. Etap 1,
Etap 2 itd.);
Stosowanie jako wartości jednostki (unit rate) części infrastruktury (np. okna, drzwi,
sufity, metry kwadratowe, metry bieżące itd.).
Beneficjent i Partnerzy muszą znajdować się w posiadaniu gruntu i/lub budynków w których
będą miały miejsce roboty. Alternatywnie, Beneficjent i Partnerzy powinni udowodnić swoje
prawa do dysponowania gruntem/budynkami zgodnie z wymogami prawa krajowego.
NB! Finansowaniu podlegają jedynie inwestycje (infrastrukturalne) prowadzone w głównej
części obszaru kwalifikowanego Programu, zgodnie z treścią Wstępu oraz rozdziału 2.7
Programu Operacyjnego Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska-Rosja 20072013.
Inwestycje współfinansowane w ramach Programu powinny być przeznaczone do użytku
publicznego i łatwo dostępne.
W ww. linii budżetowej można również uwzględnić koszty nadzoru budowlanego i i inne tego
rodzaju.
3.3.7
Linia budżetowa 7: Inne
W tej linii budżetowej można umieścić wszystkie inne koszty związane bezpośrednio z
realizacją celów projektu, które nie zostały uwzględnione w innych liniach budżetu, a które
są jednak niezbędne dla wdrażania działań. Ww. koszty powinny być dokładnie wymienione
oraz udokumentowane.
3.3.8
Linia budżetowa 9: Rezerwa na nieprzewidziane wydatki
Rezerwa na nieprzewidziane wydatki nieprzekraczająca 5% bezpośrednich kosztów
kwalifikowanych może być uwzględniona w budżecie projektu.
NB! Rezerwa na nieprzewidziane wydatki może być użyta tylko w przypadku wystąpienia
nieprzewidzianych okoliczności i tylko za pisemną zgodą WIZ.
3.3.9
Linia budżetowa 11: Koszty administracyjne
Beneficjenci i Partnerzy mogą przeznaczyć do 7% bezpośrednich kosztów kwalifikowanych
(linie budżetowe od 1 do 7 + Rezerwa na nieprzewidziane wydatki (linia budżetowa 9)) na
pośrednie koszty administracyjne (linia budżetowa 11).
Koszty te związane są z prowadzeniem biura projektu (elektryczność, ogrzewanie, artykuły
konsumpcyjne, internet itd.) Koszty pośrednie są kwalifikowalne tylko wówczas gdy nie
uwzględniają kosztów ujętych w innych liniach budżetowych.
9
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Może zostać zastosowana jednolita stawka, która nie musi być udokumentowana, niemniej
wymagane są odpowiednie objaśnienia (metodologia, lista wydatków). Celem tej kontroli jest
upewnienie się, że wysokość stawki zaproponowana przez Beneficjenta/Partnera jest spójna
i proporcjonalna w stosunku do charakteru i ilości wydatków przewidzianych w budżecie jako
bezpośrednie, oraz, że koszty administracyjne nie dublują się w budżecie, tj. nie występują
jednocześnie jako koszty pośrednie i bezpośrednie. Gdy stawka procentowa zostanie
ustalona od Beneficjenta/Partnerów nie wymaga się już przedstawiania dokumentacji
wydatków z tej linii podczas wdrażania projektu.
NB! Gdy całkowite koszty bezpośrednie zostaną obniżone, podobnie musi się stać z
pośrednimi kosztami administracyjnymi (gdy przewidziane są na max. 7%) – zostają one
zmniejszone proporcjonalnie zgodnie ze stawką ustaloną we wniosku aplikacyjnym w
momencie podpisania umowy o dofinansowanie.
4. SCHEMATY PŁATNOŚCI I RAPORTOWANIA
Dofinansowanie z UE wynosi do 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu.
Płatności dla Beneficjenta w euro (EUR) są dokonywane przez WIZ.
Beneficjent przekazuje bezzwłocznie odpowiednie kwoty dofinansowania do Partnerów,
zgodnie z ustaleniami Umowy Partnerskiej. Ryzyko związane z wymianą waluty jest
ponoszone przez Beneficjenta i/lub Partnerów.
NB! Kwota dofinansowania z UE nie może być podniesiona z powodu zwiększonych
wydatków w projekcie. Ponadto udział dofinansowania UE dla projektu musi pozostać taki
sam przez cały okres realizacji (maksymalnie 90%).
E.g.: Pierwotnie aplikacja projektowa przewiduje 277 778,00 EUR całkowitych kosztów
kwalifikowalnych a maksymalna kwota dofinansowania UE wynosi 250 000,00 EUR (90 %).
Jeśli całkowite kwalifikowalne koszty projektu wzrosną do 281 436,00 EUR, maksymalna
kwota dofinansowania musi nadal wynosić 250 000,00 EUR.
Jednak, gdy poniesione koszty kwalifikowalne będą niższe niż zaplanowano, np.
242 371,00 EUR, maksymalna kwota dofinansowania zostanie proporcjonalnie obniżona do
218 134, 00 EUR (90 % of 242 371,00 EUR).
4.1 Opcje płatności
Zasady płatności dofinansowania dla Beneficjenta zostały opisane w art. 3-4.
Szczegółowych Warunków umowy o dofinansowanie. Każdy z Beneficjentów może wybrać
opcję płatności przez podpisaniem Szczegółowych Warunków umowy o dofinansowanie.
4.1.1
Opcja 1 (zaliczkowanie):
Opcja 1a. Dofinansowanie jest wypłacane w następujących ratach: 30 % + 40 % +
30 %
Opcja 1b. Dofinansowanie jest wypłacane w następujących ratach: 30 % + 30 % +
30 % + 10 %.
10
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Pierwsze dwie płatności (30 % + 40 %) – opcja 1a – lub trzy płatności (30 %+30 %+30 %) –
opcja 1b – są uznawane za zaliczki natomiast płatność końcowa (wstępnie - 30 % lub 10 %)
zostaje wypłacona po zatwierdzeniu raportu końcowego.
N.p. jeśli całkowity budżet projektu wynosi 1 000 000,00 EUR, kwota dofinansowania z UE
wynosi 900 000,00 EUR lub 90 % całkowitego budżetu mają zastosowanie poniższe
schematy płatności:
Opcja 1a: 270 000,00 EUR + 360 000,00 EUR + 270 000,00 EUR (całkowita kwota
dofinansowania 900 000,00 EUR)
Całkowity
koszt
projektu
1 000 000
Euro
Pierwsza
zaliczka
Progoza wypłat
Dofinansowanie
ENPI CBC
30%
dofinansowania
ENPI
Przewidywana
druga zaliczka
40%
dofinansowania
ENPI
Przewidywana
płatność
końcowa
30%
dofinansowania
ENPI
Prognoza wydatków
900 000,00 Euro
(90% kosztów
całkowitych )
Beneficjent wnioskuje
o wypłacenie zaliczki
(0 Euro poniesionych
kwalifikowanych wydatków)
Wypłata pierwszej zaliczki
Beneficjent deklaruje
250 000,00 Euro wydatków
kwalifikowalnych w projekcie
(25 000,00 Euro z własnego
wkładu i partnerów oraz
225 000,00 Euro
dofinansowania ENPI)
Płatność okresowa
Beneficjent deklaruje
pozostałe wydatki
kwalifikowane, łącznie około
1 000 000,00 Euro
(100 000,00 Euro własnego
oraz 900 000,00 Euro
dofinansowania ENPI)
Płatność końcowa
Beneficjent otrzymuje
270 000,00 Euro
(= 900 000,00 * 30%)
Warunek został wypełniony
225 000,00 Euro >
189 000,00 Euro
(= 270 000,00 *70%)
Beneficjent otrzymuje
360 000 Euro (= 900 000,00
* 40%)
Po zakończeniu projektu
(poniesiono 100% kosztów
kwalifikowalnych) Beneficjent
otrzymuje 270 000,00 Euro
(= 900 000,00 * 30%)
Opcja 1b: 270 000,00 Euro + 270 000,00 Euro + 270 000,00 Euro + 90 000,00 Euro
(całkowite dofinansowanie 900 000,00 Euro)
Całkowity
koszt projektu Dofinansowanie
ENPI CBC
1 000 000
Euro
Prognoza wypłat
Prognoza wydatków
900 000,00 Euro
(90% kosztów
całkowitych)
11
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Pierwsza
zaliczka
Przewidywana
druga zaliczka
Przewidywana
trzecia zaliczka
Przewidywana
płatność
końcowa
30%
dofinansowania
ENPI
30%
dofinansowania
ENPI
30%
dofinansowania
ENPI
10%
dofinansowania
ENPI
Beneficjent wnioskuje
o wypłacenie zaliczki
(0 Euro poniesionych
kwalifikowanych wydatków)
Wypłata pierwszej zaliczki
Beneficjent deklaruje
250 000,00 Euro wydatków
kwalifikowanych w projekcie
(25 000,00 Euro z własnego
wkładu i partnerów oraz
225 000,00 Euro
dofinansowania ENPI)
Płatność okresowa
Beneficjent deklaruje
Płatność okresowa
600 000,00 Euro wydatków
kwalifikowanych w projekcie
(60 000,00 Euro z wkładu
partnerów i własnego oraz
540 000,00 Euro
dofinansowania ENPI)
Warunek został wypełniony:
540 000,00 Euro >
459 000,00 Euro
(= 270 000,00*100% + 270
000,00*70%)
Beneficjent deklaruje
pozostałe koszty
kwalifikowalne, łącznie
1 000 000,00 Euro
(100 000,00 Euro wkładu
partnerów oraz 900,000.00
EUR dofinansowania ENPI)
Płatność końcowa
Beneficjent otrzymuje
270 000,00 Euro
(= 900 000,00 * 30%)
Warunek został wypełniony:
225 000,00
Euro
>
189 000,00 Euro (= 270 000,
00 *70%)
Beneficjent otrzymuje
270 000,00 Euro
(= 900 000,00 * 30%)
Beneficjent otrzymuje
270 000,00 Euro
(= 900 000,00 * 30%)
Po zakończeniu projektu
( poniesiono 100%
wydatków kwalifikowanych)
Beneficjent otrzymuje
90 000,00 Euro
(=900 000,00 *10%)
Pierwsze zaliczkowania (opcja 1a i 1b) są wypłacane w ciągu 45 dni od daty otrzymania
przez WIZ podpisanej Umowy o dofinasowanie i wniosku o płatność (Aneks V do Umowy o
Dofinasowanie) oraz gwarancji finansowej, jeśli jest wymagana.
Kolejne zaliczkowanie może zostać wypłacone jedynie, gdy wydatki faktycznie poniesione
będą stanowiły 70% ostatniej płatności i 100 % każdej wcześniejszej wypłaty.
W przypadku gdy przynajmniej 210 000,00 Euro zostało wydane i zaraportowane
(189 000,00 Euro (70 % z 270 000,00 Euro pierwszej zaliczki), plus 10 % dofinansowania
Beneficjenta i Partnera (ów)), drugi wniosek o płatność może zostać przygotowywany i
złożony (razem z wymaganymi dokumentami). Jeśli wszystkie raportowane koszty zostaną
zaakceptowane jako kwalifikowane kolejna (druga) wypłata zostanie dokonana w wysokości
360 000,00 Euro (opcja 1a) lub 270 000,00 Euro (opcja 1b).
Jeśli zaraportowana suma wcześniejszego zaliczkowania jest niższa niż 70%, kwota nowej
zaliczki zostanie zredukowana o kwotę niewykorzystaną w pierwszej zaliczce.
12
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Zaliczki zostają wypłacone w ciągu 45 dni od daty zatwierdzenia raportu okresowego przez
WIZ.
NB! Prowadź swoje konta na bieżąco, aby wiedzieć kiedy przekroczysz próg do raportu
okresowego.
4.1.2
Opcja 2 (zwrot poniesionych kosztów).
Opcja 2a. Dofinansowanie jest wypłacane jednorazowo po zatwierdzeniu raportu
końcowego. Wybierając tę opcję Beneficjent i Partnerzy są zobowiązani wydać
własne środki i otrzymać ich zwrot na zakończenie projektu.
Opcja 2b. Dofinansowanie jest wypłacane po zatwierdzeniu raportów okresowych.
Okresy raportowe i schemat składania raportów opisane są w art. 4.3.
Szczegółowych Warunków umowy o dofinansowanie. Beneficjent ustala terminy
raportowania z WIZ/WST oraz przestrzega uzgodnionych terminów. Wybierając tę
opcję Beneficjent i Partnerzy są zobowiązani do wydatkowania własnych środków,
które są im zwracane podczas okresu realizacji projektu i na zakończenie projektu.
4.2 Wniosek o płatność
Wniosek o płatność zostaje złożony podczas wnioskowania o wypłatę zaliczki przy użyciu
wzorcowego formularza Aneks V do Umowy o Dofinansowanie. Powinien on zostać złożony
łącznie z Raportem Okresowym podczas wnioskowania o drugą (Opcja 1a i Opcja 1b) oraz
trzecią (Opcja 1b) zaliczkę.
Ostatni wniosek o płatność w celu płatności końcowej powinien zostać złożony łącznie z
Raportem Końcowym. Ostatnia rata (płatność końcowa) zostanie wypłacona w ciągu 45 dni
po dacie zatwierdzenia Raportu Finansowego projektu.
NB! Dla Beneficjentów i Partnerów jest bardzo istotne, aby uważnie zaplanować
wydatkowanie, tak aby osiągnąć płynną realizację Projektu od okresu rozpoczęcia
przygotowywania Raportu do momentu uzyskania kolejnej zaliczki lub płatności końcowej.
Ważne, aby mieć na uwadze, że okres ten może potrwać od 4 do 6 miesięcy oraz, że
wdrażanie Projektu powinno być zapewnione ze środków własnych Beneficjenta/Partnerów.
Stąd mocna rekomendacja, aby zaplanować dodatkowe środki finansowe na działania
pomiędzy płatnościami dokonywanymi przez WIZ na etapie wnioskowania.
4.3 Raportowanie: raporty, terminy, wymogi, dokumenty dodatkowe
Beneficjenci są zobligowani do raportowania działań projektu zgodnie z zapisami art.2
Warunków Ogólnych umowy o dofinansowanie.
Raporty powinny zostać przedłożone do WST w dwóch oryginałach z jedną kopią
dokumentów wspierających oraz z pismem przewodnim (pismem zatwierdzającym). W
przypadku 4 miesięcznych raportów rzeczowych powinien zostać złożony tylko jeden
oryginał wraz z wersją elektroniczną i pismem przewodnim (pismem zatwierdzającym).
Beneficjent jest w pełni odpowiedzialny za przygotowanie i złożenie raportów na czas.
Raporty muszą obejmować cały projekt i działania wszystkich Partnerów.
13
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Raporty powinny zostać sporządzone przy użyciu komputera w języku angielskim. WST
odrzuci każdy niekompletny, źle wypełniony lub wypełniony ręcznie raport.
Wszystkie formularze do celów raportowania znajdują się na stronie internetowej Programu
te www.lt-pl-ru.eu.
Jedynie wzorcowe formularze stanowiące załączniki do Umowy o Dofinansowanie mogą być
używane. Przygotowywane i składane powinny być trzy rodzaje raportów:
4-miesięczny raport rzeczowy;
Raport okresowy;
Raport końcowy.
Powinno się używać podanego poniżej sposobu numeracji wniosków o płatność, raportów
oraz zmian do umowy o dofinansowanie:
Umowa o dofinansowanie numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-00;
Pierwszy wniosek o płatność powinien mieć numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-00/01;
Pierwszy raport finansowy powinien mieć numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-01/R.
Jeśli umowa o dofinansowanie jest zmieniana jej numer po pierwszej zmianie zmienia się
na: ILPR.01.01.01-22-012/10-01. Jakkolwiek zmiana umowy o dofinansowanie będzie
wpływała tylko na numerację wniosku o płatność.
Dlatego też:
drugi wniosek o płatność (po otrzymaniu pierwszej zaliczki) powinien nosić numer:
ILPR.01.01.01-22-012/10-01/02;
podczas gdy :
drugi raport (po zmianach) powinien nosić numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-02/R.
W przypadku 4 miesięcznych raportów rzeczowych powinien zostać użyty poniższy sposób
numeracji:
- pierwszy 4-miesięczny raport rzeczowy powinien nosić numer: ILPR.01.01.01-22-012/1001/NR;
- drugi 4-miesięczny raport rzeczowy powinien nosić numer: ILPR.01.01.01-22-012/1002/NR etc.
NB! Pomimo, że to Beneficjent jest odpowiedzialny za wypełnienie umowy na czas,
wszyscy Partnerzy muszą mieć wkład do raportowania. Warto włączyć taką klauzulę do
Umowy Partnerskiej.
Postaraj się wypełnić formularze dotyczące raportowania na początku realizacji projektu, tak
aby zrozumieć, które informacje muszą być zbierane. Rozpocznij zbieranie i zarządzanie
dokumentacją projektu od jego rozpoczęcia w celu ułatwienia przygotowywania raportu.
Kontroluj konta na bieżąco, aby wiedzieć kiedy osiągniesz progi.
4.4 Odsetki i dochody
Odsetki z konta bankowego projektu nie mogą być traktowane jako dochód projektu, ale
powinny być jasno wskazane w księgowości projektu oraz w raportowaniu. Odsetki od
zaliczek (całkowita suma):
14
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
poniżej 250 000,00 Euro – nie są należne WIZ i mogą zostać użyte przez
Beneficjenta dla realizacji projektu;
powyżej 250 000,00 Euro – powinny zostać przypisane projektowi i zostać odjęte od
płatności końcowej a kwota dofinansowania zostanie odpowiednio zredukowana.
Wspomniane zasady zostały opisane w art.2. Regulacji ENPI (1638/2006) oraz art.15.12.
Warunków Ogólnych umowy o dofinansowanie.
Projekt może mieć bezpośredni dochód, taki jak, np.:
opłaty rejestracyjne za udział w konferencji;
wynajem powierzchni biurowej w inkubatorze dla przedsiębiorców;
sprzedaż licencji na oprogramowanie dla aplikacji wspólnie wytworzonej w ramach
projektu;
sprzedaż publikacji;
W tych przypadkach dochody redukują końcową kwotę dofinansowania wypłacanego
Beneficjentowi.
4.5
4-miesięczny raport rzeczowy
4-miesięczny raport rzeczowy składa się jedynie z części opisowej i musi być złożony do
WST. Dodatkowo powinny zostać dodane arkusz A-1 (Wskaźniki projektu) raportu
finansowego (Aneks VI) oraz pismo przewodnie (Aneks D do raportu okresowego i
Końcowego). Raport powinien zostać złożony nie później niż 21 dni po zakończeniu
każdego okresu raportowego.
Jeśli pokrywają się daty składania 4-miesięcznego raportu rzeczowego i raportu okresowego
lub raportu końcowego w zakresie nie większym niż 2 miesiące, tylko raport okresowy i
raport końcowy powinny zostać złożone (spójrz - przykład poniżej). Oznacza to, że w
przypadku gdy okres raportowania raportu okresowego i raportu Końcowego kończy się nie
później niż dwa miesiące po 4 - miesięcznym raporcie rzeczowym, złożenie 4 -miesięcznego
raportu rzeczowego może zostać pominięte. Beneficjent powinien poinformować WST z
wyprzedzeniem o pokrywających się okresach raportowania.
Typ raportu
Raport
4-miesieczny
Raport okresowy
Rozpoczęcie
projektu
Okres raportowania
Data złożenia raportu
do WST
3.09.2012
3.09.2012 – 2.01.2013
do 23.01.2013
3.09.2012
Np.. 3.09.2012 –
15.02.2013
Zostanie przygotowany i
złożony jak najszybciej, gdy
wydano przynajmniej 70%
dofinansowania
4.6 Raport okresowy
Dla opcji płatności 1a i 1b raporty okresowe muszą być złożone wraz z wnioskiem o płatność
kolejnej zaliczki.
Jeśli Beneficjent wybierze opcję 2a uzgodnień płatności umowy, nie musi on składać
raportów okresowych. Jeśli Beneficjent wybierze opcję 2b uzgodnień płatności umowy,
15
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
terminy złożenia raportów okresowych zostaną indywidualnie ustalone pomiędzy
Beneficjentem i WST oraz ustalone w art.4.3. Warunków Szczegółowych umowy o
dofinansowanie.
Raport okresowy składa się z części narracyjnej i finansowej (Aneks VI do umowy o
dofinasowanie) i kilku załączników.
4.7 Raport końcowy
Raport końcowy powinien zostać złożony w ciągu trzech miesięcy po zakończeniu projektu.
Składa się on z części opisowej i finansowej (formularz Aneks VI do umowy o
dofinansowanie) oraz aneksów:
Aneksy
Raport okresowy
Raport końcowy
Aneks V
Aneks VI A-1
Aneks VI A-2
Aneks VI A-3
Wniosek o płatność
Wskaźniki projektu
Żródła finansowania
Koszty kwalifikowalne projektu
Prognoza czasowa wydatków
projektu
Okresowy raport finansowy
Podsumowanie kart czasu pracy
w projekcie
Podsumowanie diet w projekcie
Prognoza budżetu i dalsze
wydatkowanie
Lista wydatków
Pismo przewodnie
Wniosek o płatność
Wskaźniki projektu
Żródła finansowania
Koszty kwalifikowalne projektu
Aneks VI A-4
Aneks VI A-5
Aneks VI A-6
Aneks VI A-7
Aneks VI A-8
Annex VI A-9
Aneks VI D
Aneks VII, Aneks/
Załączniki 3A &
3B
Aneks X
Inna
dokumentacja
Poświadczenia wydatków
Okresowy raport finansowy
Podsumowanie kart czasu pracy
w projekcie
Podsumowanie diet w projekcie
Lista wydatków
Pismo przewodnie
Weryfikacja wydatków
Przeniesienie praw własności
Kopie kart czasu pracy
Kopie kart czasu pracy
Kopie dokumentów wspierających
(umowy, podwykonawstwo,
umowa z audytorem, etc.)
Dokumentacja przetargowa, jeśli
dotyczy
Kopie faktur i dokumentów
wpierających
Certifikaty pochodzenia, jeśli
dotyczy
Kopie studiów, dokumentacji
wykonanej do celów
seminaryjnych, spotkań i publikacji
Kopia (-e) Certyfikatów o
tymczasowej akceptacji, jeśli takie
występują robót i dostaw
Kopie dokumentów wspierających (umowy,
podwykonawstwo, umowa z audytorem,
etc.)
Dokumentacja przetargowa, jeśli zajdzie
potrzeba
16
Kopie faktur i dokumentów wpierających
Certyfikaty pochodzenia, jeśli zajdzie
potrzeba
Kopie studiów, dokumentacji wykonanej do
celów seminaryjnych, spotkań i publikacji
Kopia (ie) Certyfikatów końcowej akceptacji
prac i dostaw
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Dokumentacja fotograficzna
projektu, artykuły z gazet oraz z
Internetu, itd.
Dokumentacja fotograficzna projektu,
artykuły z gazet oraz z Internetu, itd.
Oficjalna stawka Euro, którą należy stosować podczas wdrażania projektu, znajduje się w
poniższym linku:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
Składając raporty musi zostać użyty uśredniony kurs Euro.
Np..: Kurs miesięczny to :
Czerwiec 2011: 1 Euro wynosi tu 3,9987 PLN
Sierpień 2011: 1 Euro wynosi tu 4,015 PLN
Wrzesień 2011: 1 Euro wynosi tu 4,1579 PLN
Październik 2011: 1 Euro wynosi tu 4,4377 PLN
Średnia powinna zostać obliczona w następujący sposób: (3,9987 + 4,0150 + 4,1579 +
4,4377)/ 4 = 4,1523 PLN. Następnie kwota każdej faktury jest dzielona przez tą średnią: n.p
100 PLN / 4,1523 na koniec waluta narodowa powinna zostać zaokrąglona do części setnej
(dwóch miejsc po przecinku) – 24,08 Euro. Kwota ta powinna zostać wpisana do raportu
finansowego.
4.8 Weryfikacja wydatków
Podpisując Umowę o dofinansowanie z WIZ Beneficjent musi wskazać nazwę audytora lub
firmy audytującej, która powinna przygotować skonsolidowany raport z weryfikacji wydatków
(audytu).
Jeśli nie jest wiadome kiedy kontrakt będzie podpisywany, Beneficjent powinien
poinformować WIZ i WST w ciągu 10 dni po zakończeniu procedury wyboru.
Beneficjent i Partnerzy mogą mieć różnych audytorów. Beneficjent może zapłacić za usługę
audytu dla całego projektu.
Skonsolidowany raport z weryfikacji wydatków musi zostać złożony:
z każdym wnioskiem o wypłatę zaliczki, z wyjątkiem pierwszego;
z każdym raportem okresowym, jeśli została wybrana wypłata dofinansowania w
opcji 2b;
z raportem końcowym.
Beneficjent musi złożyć skonsolidowany raport z weryfikacji wydatków: “Raport ze
sprawdzenia kompilacji skonsolidowanego raportu finansowego”, załączając raporty z
weryfikacji wydatków partnerów: Raport z weryfikacji wydatków umowy o dofinansowanie na
Działania Zewnętrzne Wspólnoty Europejskiej (Raport z ustaleń faktycznych) jako aneksy.
Raport musi zostać przygotowany zgodnie z wymaganiami Aneksu VII do umowy o
dofinasowanie, zgodnie z modelowym formularzem (Aneks 3B w Aneks VII do umowy o
dofinansowanie). Raport musi obejmować wszystkie wydatki, które nie zostały włączone do
wcześniejszych raportów z weryfikacji wydatków.
17
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
NB! Raport z weryfikacji wydatków składany łącznie z raportem końcowym obejmuje
wydatki poniesione od daty zakończenia wcześniejszego okresu raportowania a nie wydatki
poniesione podczas całej realizacji projektu.
5. MONITORING I EWALUACJA
WST i WIZ monitorują wdrażanie projektów na podstawie 4-miesięcznych raportów
rzeczowych, raportów okresowych oraz wizyt na miejscu, jak też audytu zewnętrznego oraz
weryfikacji przeprowadzanych przez inne instytucje.
WST może przeprowadzić oceną okresową i ex-post projektów, w związku z czym
Beneficjent zobowiązany jest udostępnić wszystkie informacje niezbędne do monitoringu i
ewaluacji. WST i WIZ mogą zwracać się w dowolnym momencie o dodatkowe informacje,
których Beneficjent jest zobowiązany przedstawić w ciągu 30 dni lub w innym wskazanym
terminie.
Komisja Europejska, WIZ, WST, Filie WST oraz inne upoważnione instytucje mogą
przeprowadzać kontrole projektów na miejscu.
Dokumentacja projektu musi być przechowywana przynajmniej 7 lat po dacie płatności
końcowej.
6. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE W PROJEKTACH
Artykuł 7.3 Szczegółowych Warunków Umowy na dofinansowanie określa, że
podkontraktowanie wdrażania projektów musi być zgodne z krajowym prawem zamówień
publicznych w zależności od kraju Beneficjenta / Partnera ogłaszającego przetarg. Ponadto,
muszą być przestrzegane zasady dotyczące zamówień opisane w PRAG-u. Zasady te
zostały opisane w załączniku IV do umowy o dofinansowanie.
Podczas wykonywania zamówień publicznych Beneficjenci i Partnerzy stosują krajowe
przepisy dotyczące zamówień publicznych dotyczących narodowości i pochodzenia, pod
warunkiem spełnienia dwóch warunków:
przepisy krajowe nie ograniczają warunków obywatelstwa i pochodzenia jak
określono w art. 21.6 Rozporządzenia ENPI (WE)1638/2006 w powiązaniu z art.
21.1, 21.2 oraz 21.3 Rozporządzenia ENPI (WE)1638/2006;
przedsięwzięcie jest współfinansowane przez podmiot publiczny w państwie
członkowskim UE.
W odniesieniu do zamówień przeprowadzanych w Federacji Rosyjskiej ww. zwolnienie może
być zastosowane pod warunkiem, że Rosyjskie przepisy dotyczące zamówień publicznych
są równoznaczne z przepisami stosowanymi w krajach Unii Europejskiej oraz projekt jest
współfinansowane przez jednostki publiczne pochodzące z kraju członkowskiego UE.
Jeżeli powyższe warunki są spełnione przez Beneficjenta lub partnera w ramach projektu,
cały projekt może być zwolniony ze stosowania wymogów związanych z regułami
narodowości i pochodzenia, jak zostały opisane w załączniku IV do Umowy o
dofinansowanie.
Proszę pamiętać, że WIZ powinien być w stanie uzyskać dowody współfinansowania.
18
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Poniżej umieszczono informacje dotyczące reguł narodowości oraz pochodzenia (rozdziały
6.1 oraz 6.2) mają zastosowanie do Beneficjentów i partnerów projektów, w których nie ma
współfinansowania ze środków publicznych z kraju UE. W związku z tym powinni oni
stosować zasady określone w art. 21 Rozporządzenia (WE) 1638/2006.
6.1 Reguła Narodowości
Udział w procedurach przetargowych jest otwarty na równych zasadach tylko dla wszystkich
osób fizycznych i prawnych z krajów wymienionych w załączniku A-2 do PRAG-a:
27
krajów Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia,
członkowskich UE
Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Luksemburg,
Łotwa, Malta, Niemcy, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowacja,
Słowenia, Szwecja, Węgry, Wielka Brytania, Włochy,
Kraje EISiP:
Algieria, Armenia, Autonomia Palestyńska ze strefą Gazy,
Azerbejdżan, Białoruś, Egipt, Federacja Rosyjska, Gruzja, Izrael,
Jordania, Liban, Libia, Maroko, Mołdawia, Syria, Tunezja, Ukraina
Kraje IPA:
Albania, Bośnia, Była Jugosłowiańska Republika Macedonii,
Chorwacja, Czarnogóra, Serbia włączając Kosowo, Turcja
Kraje EOG:
Islandia, Liechtenstein, Norwegia
Oferenci biorący udział w postępowaniu muszą wskazać kraj, którego są obywatelami
przedstawiając zwykły dowód obywatelstwa na mocy ich ustawodawstwa krajowego. Zasada
ta nie ma zastosowania do ekspertów zaproponowanych przez dostawców usług biorących
udział w procedurach przetargowych.
6.2 Reguła Pochodzenia
Wszystkie materiały zakupione w ramach Umowy o dofinansowanie muszą pochodzić
wyłącznie z państw członkowskich UE lub EISiP, korzystających z Instrumentu Pomocy
Przedakcesyjnej (IPA), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), wykaz krajów
zamieszczono w załączniku A-2 do PRAG-a (lista powyżej).
Reguła ta dotyczy również materiałów użytych do budowy, jednakże, nie ma ona
zastosowania do urządzeń wykonawcy, które są wykorzystywane podczas budowy.
Definicja i znaczenie “pochodzenia” można znaleźć w Kodeksie Celnym UE,Rozporządzenie
Rady 2913/1992, artykuł 23-24:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/rules_origin/index_en.htm
Beneficjenci i Partnerzy muszą umieścić wymagania dotyczące złożenia oświadczenia przez
wszystkich uczestników jakiegokolwiek postępowania w ramach Umowy o dofinansowanie,
że ich oferta (wykonanie usług, robót oraz na dostawy) jest zgodna z regułą narodowości
oraz pochodzenia.
Wykonawcy muszą przedstawić dowód pochodzenia sprzętu (certyfikat pochodzenia) dla
wyposażenia oraz pojazdów, których jednostkowy koszt zakupu przekracza 5 000 EUR, nie
później niż z pierwszą fakturą, jak opisano w załączniku IV do Umowy o dofinansowanie.
Certyfikat pochodzenia musi być wystawiony przez właściwe organy (przeważnie Izby
Handlowe) kraju pochodzenia dostaw oraz musi być zgodny z przepisami określonymi w
Kodeksie Celnym UE. Wyposażenie oraz pojazdy, których jednostkowy koszt zakupu jest
19
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
niższy niż 5 000 EUR muszą również być zgodne z regułą pochodzenia. W takiej sytuacji
dostawcy są zobowiązani dostarczyć deklarację pochodzenia.
Reguły narodowości i pochodzenia pod żadnym warunkiem nie mogą być pominięte tylko
dlatego, że towary lub usługi z krajów nie kwalifikowalnych zgodnie z tymi regułami są
tańsze niż w UE lub od towarów lub usług dostępnych na rynku lokalnym. Wymagania te
mają również zastosowanie do długoterminowego wynajmu sprzętu, w takim wypadku
zamówienia publiczne stosuje się jak w przypadku jego zakupu.
Odstąpienie od tych reguł może być uzasadnione, jeżeli:
produkty i usługi są niedostępne na rynkach krajów, których to dotyczy;
ze względu na wyjątkowo pilny charakter;
jeśli stosowanie reguł znacznie utrudnia lub uniemożliwia realizację projektu.
NB! Odstąpienie od stosowania reguł może nastąpić dopiero po otrzymaniu pisemnej zgody
otrzymanej od Wspólnej Instytucji Zarządzającej.
Przed wnioskowaniem o odstąpienie od stosowania reguł należy przeprowadzić badanie
rynku, ponieważ uzyskanie zgody może potrwać. Do wniosku należy dołączyć jakikolwiek
z poniższych dokumentów:
dokumenty potwierdzające przeprowadzenie badania rynku (zapytanie ofertowe
zostało wysłane do przynajmniej 3 potencjalnych wykonawców i otrzymano
3 negatywne odpowiedzi);
dokumenty potwierdzające, że przeprowadzone postępowanie przetargowe nie
doprowadziło do wyłonienia wykonawcy, ponieważ na rynku nie są dostępne towary
lub usługi;
potwierdzenie odpowiedniego międzynarodowego stowarzyszenia, na rynku nie są
dostępne dane towary lub usługi.
6.3 Ocena ofert
Kryterium wyboru, które powinno być stosowane podczas zakupu usług, dostaw lub robót
w ramach Umowy o dofinansowanie jest „oferta najkorzystniejsza ekonomicznie” (najlepszy
stosunek ceny do jakości), jak wskazano w zasadach ogólnych określonych w załączniku IV.
Nie stoi to jednak w sprzeczności z zastosowaniem kryterium wyboru oferty „cena”
stosowanej do usług, dostaw oraz robót: w tym systemie wymagany poziom jakości jest od
początku określony w dokumentacji przetargowej (minimalne wymagania techniczne).
Jakakolwiek oferta spełniające wymagania techniczne jest uważana za ofertę spełniającą
wymagania jakościowe. W takiej sytuacji wybór oferty z najniższą ceną będzie uważany za
spełnienie wymagań „najlepszego stosunku wartości do ceny”. Należy jednak podkreślić, że
korzystając z tego systemu nie jest możliwy wybór spośród ofert spełniających minimalne
wymagania jakościowe oferty, która będzie proponowała lepsze wyposażenie, ale za wyższą
cenę.
20
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
6.4 Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z
Litwy
Litewscy Beneficjenci i Partnerzy, którzy są instytucjami zamawiającymi (w j. litewskim perkančiosios organizacijos) jak określa Litewskie Prawo Zamówień Publicznych muszą
przeprowadzać wszystkie zamówienia zgodnie z zapisami ustawy.
Litewscy Beneficjenci i Partnerzy mogą być instytucjami zamawiającymi (zgodnie z art. 4
ustawy), jeżeli są:
instytucją państwową lub lokalną (lub ich stowarzyszenia);
publiczną lub prywatną osobą prawną (lub ich stowarzyszenia), jeżeli w całości lub
części swojej działalności przeznaczają w celu zaspokajania potrzeb o charakterze
powszechnym i spełniają przynajmniej jeden z następujących warunków:
-
działania w tym zakresie są finansowane w ponad 50% ze środków państwowych
lub lokalnych lub z innych środków publicznych lub prywatnych osób prawnych
określonych w ustawie (włączając środki UE);
-
podlega zarządowi (nadzorowi) państwa lub samorządu, lub innych publicznych
lub prywatnych osób prawnych określonych w ustawie;
-
organ administracyjny, zarządzający lub nadzorujący, w skład którego wchodzi
ponad połowa członków mianowana przez władze państwowe lub lokalne bądź
publiczne lub prywatne osoby prawne określone w ustawie.
NB! Ważne jest, aby ocenić, czy organizacja nie będzie musiała zarejestrować się jako
instytucja zamawiającą, po przyznaniu jej dotacji ze środków UE.
Litewscy Beneficjenci i Partnerzy, którzy są wyłączeni ze stosowania ustawy,
przeprowadzają zamówienia w oparciu o „Zasady zamówień publicznych dla projektów
finansowanych przez Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa w ramach Programu
Współpracy Transgranicznej Okresu Finansowego 2007-2013, przeprowadzane przez
Litewskie przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje, które w myśl ustawy nie są instytucjami
zamawiającymi”, dokument ten został zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 25 marca 2010 roku, Nr 1V-176.
Rodzaj procedury przetargowej musi zostać wybrany na podstawie wartości planowanego
zamówienia (międzynarodowy, uproszczony, niskiej wartości).
Wartość planowanego zamówienia publicznego jest szacowana bez podatku od towarów
i usług. Wartość zamówień publicznych na dostawy należy określić na początku procedury
przetargowej. Jeżeli organizacja nabywa towary lub usługi kilka razy w roku to wartość
planowanych podobnych zamówień w roku musi być zsumowana. Jeżeli organizacja
dokonuje zakupu zestawu prac dla jednego obiektu, to wartość planowanych prac dla tego
obiektu musi być zsumowana.
Wartość planowanych zamówień publicznych na dostawy lub usługi jest obliczana w oparciu
o metody obliczania wartości zamówienia dostaw lub usług zatwierdzonych przez Urząd
Zamówień Publicznych 26.02.2003 Nr 1S-26.
Próg w EUR
Procedura przetargowa
21
Próg w LTL
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Progi w międzynarodowym postępowaniu przetargowym
Dostawy i usługi
Organizacje należące do centralnego systemu
administracji państwowej
≥ 130,000.00
≥ 448,864.00
≥ 200,000.00
≥ 690,560.00
≥ 5,000,000.00
≥ 17,264,000.00
Dostawy i usługi
Organizacje nie należące do centralnego systemu
administracji państwowej
Roboty
Uproszczone postępowanie przetargowe
Dostawy i usługi
< 130,000.00
< 448,864.00
< 200,000.00
< 690,560.00
< 5,000,000.00
< 17,264,000.00
Zamówienie dostaw i usług o niskiej wartości
< 28,962.00
< 100,000.00
Zamówienia robót o niskiej wartości
< 144,810.00
< 500,000.00
Organizacje należące do centralnego systemu
administracji państwowej
Dostawy i usługi
Organizacje nie należące do centralnego systemu
administracji państwowej
Roboty
NB! Wartości progów międzynarodowych podanych w tabeli mogą się zmieniać regularnie,
przed rozpoczęciem zamówienia konieczne jest sprawdzenie wartości na stronie
internetowej Litewskiego Publicznego Centralnego Systemu Zamówień na:
https://pirkimai.eviesiejipirkimai.lt/login.asp?B=PPO&target=&timeout
6.5 Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z
Polski
Polscy Beneficjenci i Partnerzy zobowiązani są przeprowadzać wszystkie postępowania
w ramach projektów zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych (ustawa z dnia 29 stycznia
2004). Ponadto, wymagania wynikające z rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady z dnia 24 października 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne w
sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa powinny być
bezpośrednio stosowane przez beneficjentów oraz partnerów pochodzących z państw
członkowskich, czyli również z Polski, tj. reguła narodowości i pochodzenia oraz oceny ofert,
które zostały opisane w niniejszej instrukcji.
Podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania procedur muszą przestrzegać przepisów
określonych w załączniku IV do Warunków Szczegółowych.
22
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
W art. 4 opisano wyłączenie przedmiotowe ze stosowania ustawy, np. zamówień
publicznych poniżej 14 000 Euro. Niemniej we wszystkich sytuacjach Polscy
Beneficjenci/Partnerzy powinni stosować najlepsze międzynarodowe praktyki oraz
przestrzegać wewnętrznych regulaminów instytucji. Zasady przejrzystości i uczciwej
konkurencji dla potencjalnych wykonawców muszą być przestrzegane oraz należy unikać
konfliktu interesów.
Rodzaj procedury przetargowej musi być wybrany w oparciu o wartość planowanego
zamówienia publicznego, zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro
stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. 2011 nr 282
poz 1650).
Progi unijne określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r.
w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek
przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. Nr
282, poz. 1649).
NB! Wartość planowanego zamówienia publicznego jest obliczana bez podatku VAT.
Wartość zamówienia oblicza się nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą rozpoczęcia
procedury udzielania zamówienia, w którym przedmiot zamówienia obejmuje dostawy lub
usługi, i nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą rozpoczęcia zamówienia w przypadku
robót. Jeżeli po szacowaniu wartości zamówienia wystąpiły okoliczności mające wpływ na
wartość zamówienia, Zamawiający dokona zmiany wartości zamówienia przed
rozpoczęciem procedury udzielania zamówienia.
NB! Jeśli organizacja nabywa określone towary i usługi kilka razy w roku, wartość
planowanych umów w danym roku musi zostać zsumowana.
Próg w Euro
Procedura przetargowa
Próg w PLN
Progi w międzynarodowym postępowaniu przetargowym
Dostawy i usługi
Udzielane przez zamawiających z sektora
finansów publicznych, w rozumieniu przepisów
o finansach publicznych, z wyłączeniem uczelni
publicznych, państwowych instytucji kultury,
państwowych instytucji filmowych, jednostek
samorządu terytorialnego oraz ich związków,
jednostek sektora finansów publicznych, dla
których
organem
założycielskim
lub
nadzorującym
jest
jednostka
samorządu
terytorialnego, a także udzielanych przez
zamawiających będących innymi państwowymi
jednostkami organizacyjnymi nieposiadajacymi
osobowości prawnej
≥ 130,000.00
23
≥ 522,548.00
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Dostawy i usługi
Zamówień
udzielanych
przez
instytucje
zamawiające inne niż wyżej wymienione,
z wyjątkiem zamówień sektorowych
Dostawy i usługi
Zamówienia sektorowe
Roboty
≥ 200,000.00
≥ 803,920.00
≥ 400,000.00
≥ 1,607,840.00
≥ 5,000,000.00
≥ 20,098,000.00
Progi w krajowym postępowaniu przetargowym
Dostawy i usługi
Organizacje należące do centralnego systemu
administracji państwowej
Dostawy i usługi
Organizacje nie należące do
systemu administracji państwowej
centralnego
Roboty
14,000.00 <
130,000.00
56,274.40 < 522,548.00
14,000.00 <
200,000.00
56,274.40 < 803,920.00
14,000.00 <
5,000,000.00
56,274.40 <
20,098,000.00
6.6 Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z
Rosji
Artykuł 4, pkt 8 Porozumienia Finansowego stanowi, że procedury udzielania zamówień
publicznych przeprowadzanych na terytorium Federacji Rosyjskiej przez rosyjskie podmioty
publiczne są regulowane przez ustawodawstwo krajowe Federacji Rosyjskiej, a dokładnie
przez Ustawę Federalną Nr 94-FZ z 21 lipca 2005 „w sprawie zamówień publicznych na
towary, roboty i usługi dla potrzeb państwowych i lokalnych” zmienione dnia 20 lipca 2012
(http://www.gov-zakupki.ru/files/94-FZ.doc). Procedury te obejmują reguły pochodzenia
i narodowości, nie można przeprowadzić zamówienia, nie biorąc pod uwagę tych zasad.
NB! Beneficjenci i partnerzy z Federacji Rosyjskiej, którzy nie są jednostkami publicznymi,
muszą postępować zgodnie z załącznikiem IV do Umowy o dofinansowanie. Zaleca się
również korzystanie z PRAG-a (rozdziały II-V oraz dostarczonych szablonów), jako modelu
"najlepszej międzynarodowej praktyki" (jak określono w artykule 3 załącznika IV do
Umowy o dofinansowanie).
Ustawa federalna Nr 94-FZ wymaga od wszystkich federalnych, regionalnych i lokalnych
podmiotów rządowych publikowania wszystkich informacji o przetargach publicznych,
aukcjach i innych procedurach zakupu na ogólnodostępnych stronach rządowych, np.
http://zakupki.gov.ru/wps/portal/base/ topmain/home. Umowy dotyczące wszystkich
internetowych projektów zamówień muszą być zawarte w formie elektronicznej
i zarejestrowane w internetowym państwowym rejestrze federalnych i lokalnych umów na
ww. stronie.
24
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Ustawa określa także, że rosyjskie podmioty publiczne stosują krajowe progi kwotowe (cena
umowna), które nie są w sprzeczności z ogólnymi progami określonymi w załączniku IV do
Umowy o dofinansowanie.
Procedura przetargowa
Próg w RUR
Próg w Euro
Zamówienie z wolnej ręki
z monitorowaniem cen
100,000.00
2,500.00
Zapytanie ofertowe
500,000.00
12,500.00
Przetarg
nieograniczony,
przetarg
ograniczony,
aukcja
w
formie
elektronicznej, otwarte zapytanie o cenę
500,000.00
12,500.00
Ogłoszenia o zamówieniach publicznych dla umów, które przekraczają próg 100 000 RUR
(około 2 500 Euro) powinny być publikowane na autoryzowanej stronie internetowej:
http://zakupki.gov.ru/wps/portal/base/topmain/home) lub w oficjalnym dokumencie, który
również jest publikowany na stronie internetowej. Projekty są publikowane w formie
przetargów, aukcji, lub otwartych zapytań ofertowych.
7 ZMIANY W UMOWIE O DOFINANSOWANIE
Beneficjenci i Partnerzy mogą dokonać niewielkich oraz istotnych zmian, jak określono
w artykule 9 Warunków Ogólnych Umowy o dofinansowanie. Rodzaj zmian zależy od
charakteru i zakresu finansowego modyfikacji.
NB! Beneficjenci i Partnerzy, aby nie popełnić błędów, powinni zawsze przed
wprowadzeniem zmian do projektu skonsultować je z menedżerem projektu z WST.
7.1 Niewielkie zmiany
Niewielkie zmiany nie mają wpływu na podstawowy cel projektu. Ponadto, wprowadzane
zmiany w budżecie są ograniczone do przeniesienia środków pomiędzy pozycjami w tej
samej linii budżetowej (w tym anulowania lub wprowadzania pozycji) lub przesunięciami
między liniami budżetowymi do 15% początkowej wysokości wszystkich linii budżetowych.
Przykłady niewielkich modyfikacji:
zmiana adresu;
zmiana numeru rachunku bankowego;
zmiana audytora;
zmiana personelu projektu i kluczowych ekspertów;
zmiany w budżecie są ograniczone do przesuwania środków pomiędzy pozycjami
w tej samej linii budżetowej włączając usuwanie bądź dodawanie pozycji (ogólne
zasady kwalifikowalności powinny być przestrzegane a nowe pozycje powinny być
ściśle związane z celami projektu oraz powinny być niezbędne do prawidłowej
realizacji planowanych działań);
25
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
przesunięcia pomiędzy liniami budżetowymi obejmujące zmianę 15% lub niższej
kwoty pierwotnie planowanej (lub zmienionej w formie aneksu) w odniesieniu do
każdej linii budżetowej kosztów kwalifikowalnych.
NB! Pierwotnie planowane kwoty odnoszą się do zapisów Umowy o dofinansowanie lub
ustalonych w ostatnim aneksie do Umowy.
Beneficjent musi poinformować WST/WIZ o każdej drobnej zmianie w formie pisemnej
w ciągu 7 dni roboczych od jej wprowadzenia. W takiej sytuacji Beneficjent musi wypełnić
formularz 1 (ogólny wniosek o wprowadzenie zmian) i/lub formularz 2 (informacja
o realokacji środków w budżecie projektu (do 15% wartości linii budżetowych) i/lub formularz
4 (kalkulacja budżetu po realokacji środków). Formularz ten musi zawierać zmieniony budżet
pokazując, w jaki sposób cały pierwotny budżet uległ zmianie.
Formularze wypełnione w formacie Word oraz Excel wraz z dokumentami dodatkowymi
mogą być przesłane drogą elektroniczną do konsultacji z menadżerem projektu z WST
a następnie wysłane pocztą oraz w formie elektronicznej.
List potwierdzający od WIZ/WST nie jest niezbędny do sformalizowania niewielkiej zmiany
jednakże WIZ/WST mogą sprzeciwić się zmianom wysyłając list do Beneficjenta.
Np.: Beneficjent projektu “Współpraca X oraz Y” chce zmienić rachunek bankowy.
Jest to niewielka zmiana. Beneficjent może zmienić rachunek bankowy, w tym wypadku
informuje WIZ/WST o tym w ciągu 7 dni. Jednakże, WIZ ma prawo sprzeciwić się wyborowi
pewnych banków, audytorów, itd.
Np.: Beneficjent projektu “Współpraca X oraz Y” przewidział zakup kamery video oraz
4 biurek szkolnych do edukacji ekologicznej. 500 EUR zostało przeznaczone na zakup
kamery oraz 2 000 EUR na zakup biurek w ramach linii budżetowej 3 „Wyposażenie
i dostawy”. Później Beneficjent zorientował się, że w związku z obowiązywaniem reguły
pochodzenia kamera będzie kosztowała 1 500 EUR. Jednakże, biurka mogą być kupione
za 1 000 EUR. Jest to niewielka zmiana ponieważ środki są przesunięte w ramach jednej
linii budżetowej (a nie pomiędzy liniami). Beneficjent może dokonać zmiany i poinformować
WIZ/WST o tym w ciągu 7 dni. Należy jednak pamiętać, że zmiana nie powinna mieć
wpływu na podstawowy cel projektu.
NB! WST lub WIZ może zażądać wyjaśnień, a nawet przeciwstawiać się zmianom. Dlatego
Beneficjenci powinni być ostrożni przed ponoszeniem nieprzewidzianych wydatków.
7.2 Istotne zmiany
Zmiany są traktowane jako istotne, gdy jest spełniony co najmniej jeden z warunków:
zmiana dotyczy podstawowych celów projektu;
przesunięcie środków pomiędzy liniami budżetowymi obejmuje zmianę większą niż
15% pierwotnej kwoty wszystkich linii budżetowych.
26
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Aby zmiany te wprowadzić zgodnie z przepisami, niezbędny jest aneks do umowy. WIZ ma
prawo odrzucić aneks, jeśli nie jest lub jest niewystarczająco uzasadniony. Aneks, aby
obowiązywać, musi być podpisany zarówno przez WIZ jak i przez Beneficjenta. Wchodzi on
w życie z dniem złożenia podpisu przez drugą ze stron.
Proponowane zmiany do umowy muszą być złożone do WST w formie pisemnej. W takiej
sytuacji Beneficjent musi wypełnić formularz 1 (ogólny wniosek o wprowadzenie zmian) i/lub
formularz 3 (wniosek o zmiany powyżej 15%) i/oraz formularz 4 oraz zaktualizowany
budżet/aplikację projektową w 3 egzemplarzach.
Wypełnione tabele w formacie Word i Excel wraz z dokumentami uzupełniającymi mogą być
skonsultowane z menedżerem projektu w WST w formie elektronicznej, a następnie
przesłane pocztą oraz elektronicznie.
Propozycja zmian do Umowy o dofinansowanie powinna być przesłana przez Beneficjenta
do WST przynajmniej na miesiąc przed datą wejścia w życie proponowanej zmiany.
NB! Modyfikacje budżetu dokonywane przez Beneficjenta i Partnerów są sumowane. Jak
tylko zsumowana kwota przekroczy 15% pierwotnie planowanej kwoty w danej linii
budżetowej, niezbędne jest wprowadzenie istotnej zmiany do Umowy o dofinansowanie.
8 WYMAGANIA WIZUALIZACJI. KOMUNIKACJA I PLAN PROMOCJI
Beneficjenci i Partnerzy są zobligowani do informowania społeczeństwa o osiągnięciach
projektów oraz o fakcie współfinansowania ich inicjatywy ze środków UE. Wymagania te są
opisane w art. 6 Warunków Ogólnych Umowy o dofinansowanie oraz art. 7 Warunków
Szczegółowych.
Głównymi elementami (wykorzystywanymi podczas wszystkich działań promocyjnych bądź
komunikacji) są:
logo Programu (oraz nazwa Programu, jeśli możliwe);
flaga UE;
zdanie “Program jest współfinansowany przez Unię Europejską” lub “Program
Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska-Rosja 2007-2013 jest współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej (w języku angielskim oraz w języku narodowym).
Szczegółowe wymagania dotyczące wizualizacji i komunikacji są zawarte w osobnym
dokumencie: Podręcznik Komunikacji i Promocji dla Programu Współpracy Transgranicznej
Litwa-Polska-Rosja realizowanego w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa
i Partnerstwa wraz z przykładami.
Każdy projekt musi przygotować plan komunikacji i promocji przygotowany w początkowej
fazie projektu oraz uzyskać akceptację menadżera projektu oraz pracownika ds. informacji
w WST.
Osoby pracujące w komunikacji i promocji projektu powinny być ambitne, kreatywne, gotowe
imponować, ponieważ wizerunek, jaki stworzą na rzecz projektu będzie również wpływał na
postrzeganie Programu jak również Unii Europejskiej. Osoby zajmujące się komunikacją i
promocją powinny ściśle współpracować z menadżerem projektu oraz z pracownikiem ds.
informacji w WST.
27
Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów
Beneficjenci i Partnerzy powinni przesyłać projekty, próbne wydruki oraz makiety do
akceptacji pracownikowi ds. informacji w WST przed zleceniem produkcji/publikacji
jakiegokolwiek materiału promocyjnego. Powinni oni również przesłać pracownikowi ds.
informacji przykłady opublikowanych, wydanych lub wyprodukowanych materiałów
promocyjnych lub ich zdjęcia w przypadku braku możliwości ich przesłania, np., tablica
informacyjna.
28

Podobne dokumenty