Polish Community Association in Geelong Inc.

 Polish Community Association in Geelong Inc. The PCA Committee notifies its financial voting members that the Annual General Meeting will take place at The White Eagle House Fellmongers Rd., Breakwater Sunday, 6th November, 2016 at 5.00pm Agenda items: 1. Welcome by the President, Mrs. Grazyna Brzostowski 2. President’s Report 3. Confirm the minutes of the previous Annual General Meeting and the Special General Meeting held on 15th November 2015 All the above Items, including the Notice of AGM, Proposed New Rules, which will be discussed and voted on at the meeting and other AGM documents are available on our Website: http://whiteeaglehouse.com.au/ under “Recent News – PCA Annual General Meeting”. 4. The Financial Audited Report of the PCA for the 2015/2016 year in accordance with Part 7 of the Act Victoria. (This document can be obtained from the Manager at the Club. It will be not available on our Website). 6. To confirm the status quo or resolve to vary the annual membership subscription and joining fees. 7. SPECIAL RESOLUTION TO CHANGE THE PCA RULES WILL BE PRESENTED TO MEMBERS AT THIS AGM A COPY OF THE PROPOSED RULES, WHICH ARE IN LINE WITH THE C.A.V. MODEL RULES, CAN BE DOWNLOADED FROM OUR WEBSITE, http://whiteeaglehouse.com.au/ under “Recent News – PCA Annual General Meeting” OR A HARDCOPY CAN BE OBTAINED FROM THE MANAGER AT THE WHITE EAGLE HOUSE DURING BUSINESS HOURS. After discussion and acceptance of any amendments, the following SPECIAL RESOLUTION will be presented to members at the AGM: “That this meeting endorses the SPECIAL RESOLUTION, including all amendments resented at this AGM, and agree for this document to become the New 2016 Rules of Polish Community Association. Moved:
Seconded:
8.
ElectionofPresidentandtheManagementCommittee
ImportantpointsregardingtheElection:
a)
Members eligible to vote i. Only members who paid their 2016/2017 on or before 30th June 2016, will be eligible to vote in this election. b) Nominations i. Enclosed in the mail‐out are Nomination Forms for President and Management Committee membership. ii. Any nominations for President or committee member must be lodged at the White Eagle House and addressed to the Secretary, no less than twelve (12) days before the election, that is, by 25th October, 2016. c) Proxy Votes (Applies to all voting at this AGM) i. Also enclosed in the mail‐out are two Proxy forms, these must be completed and signed by the person applying for a proxy vote, addressed to the Secretary and lodged at the White Eagle House on or before 5.00pm, Thursday, 3rd November, 2016. Maximum of TWO proxies per member. ii. All proxy forms must contain a contactable telephone number of the applicant so that the validity of the proxy vote can be checked. iii. NO new proxy application forms will be accepted on the day of the election. d) The process for the election of the President and the Management Committee i. Election of a Chairperson to run the election ii. Election of 4 Returning Officers iii. Election of the President of the PCA iv. Election of 12 Committee Members 9. General discussion and questions. No new resolutions can be moved. 10. Close of Meeting Henry Szkuta Secretary 7th October, 2016 Związek Polaków w Geelong Inc. Zarząd informuje członków, że Roczne Walne Zebranie odbędzie się w Domu Orła Białego 46‐48 Fellmongers Rd., BREAKWATER w Niedziela, 6 listopada 2016 o godzinie 5.00pp Program Zebrania 1. Otwarcie zebrania przez Prezesa‐ Grażynę Brzostowski 2. Sprawozdanie Prezesa (Można pobrać z naszej stronie internotowej, lub od Menadźiera) 3. Potwierdzenie protokołu z poprzedniego Walnego Zebrania oraz ze Specjalnego Walnego Zebrania, które odbło się w dniu 15 listopada 2015 roku. Powyższe informacje dotyczącze na Walnym Zebraniu, są dostępna na naszej Stronie Internetowej, http://whiteeaglehouse.com.au/ pod „Recent News” lub od Menadźiera Domu Orła Białego 4. Sprawozdanie finansowe ZPG z 2015/2016 roku, zgodnie z Częścią Nr 7 Ustawy Victoria. Można kopie tego dokumentu otrzymać od Menadźiera Domu Orła Białego. 6. Potwierdzenie rocznej składki członkowskiej i opłaty wpisowej 7. UCHWAŁA SPECJALNA, O ZMIANIE STATUTU ZPG. Kopię proponowanego Statutu, który jest zgodny z zasadami Consumer Affairs Victoria, można pobrać z naszej strony internetowej, http://whiteeaglehouse.com.au , pod „Recent News” lub kopie można otrzymać od Menadźiera Domu Orła Białego w godzinach pracy. Po dyskusji i zakceptowaniu wszelkich poprawek, następująca UCHWAŁA SPECJALNA zostanie przedstawiona członkom ZPG: "To Walne Zebranie członków ZPG popiera uchwały Wniosek Specjalny, łącznie ze wszystkimi zmianami przedstawione na tym
Zebraniu, i przyjmuje ten dokument jako nowy „Statut 2016” Związku Polaków w Geelongu"
1 osoba popierajca Uchwale Specjalna 2 osoba popierajca Uchwale Specjalna 8. Wybory na Prezesa ZPG oraz członków Zarządu Ważne punkty dotyczące wyborów: a) Członkowie, którzy są uprawnieni do głosowania i. Tylko osoby, które zapłaciły Członkostwo na 2016/2017 rok do dnia 30 czerwca 2016, będą uprawnione do głosowania w tych wyborach b) Nominacje i. W załączeniu znajduje się Forma Nominacyjna na Prezesa i członków Zarządu. ii. Wszelkie nominacje na Prezesa lub na członka Zarządu muszą być złożone do Sekretarza Związku Polaków lub do Menadźera Domu Orła Białego, nie mniej niż dwanaście (12) dni przed Wyborami, czyli do 25 października 2016 r. c) Upoważnienie do glosowania (Dotyczy do wszelkiego głosowanie a tym Walnym Zebraniu) i. Załączona jest też Forma „Upoważnienie do Głosowania” (Proxy Voting). Forma ta musi być wypełniona i podpisana przez osobę upoważniającą, następnie złożona do Sekretarza lub Menadiera Domu Orła Białego przed godziną 5.00pp w czwartek, 3 listopada 2016 roku. Maksymalnie dwa upoważnienia na członka. Wszystkie Formy Upoważnienia muszą zawierać numer telefonu osoby dającej upoważnienie, aby była możliwość sprawdzenia wiarogodności zawartych na upoważnieniu informacji iii. Formy upoważniające do głosowaniana ( „Proxy Vote”) nie będą przyjmowane w dniu wyborów. d) Proces wyboru Prezesa i Zarządu i. Wybór Przewodniczącego zebrania ii. Wybór 4 Asesorów iii. Wybory na Prezesa ZPG iv. Wybory 12 członków do Zarządu 9. Ogólna dyskusja i pytania. Nowe wnioski nie będą akceptowane 10. Zamknięcie Zebrania Henry Szkuta Sekretarz 7 Październik, 2016