Gdańsk, dnia 29.06.2007 r. PROTOKÓŁ Nr 21/2007 Protokół ustaleń

Załącznik nr 3 Regulaminu
Gdańsk, dnia 29.06.2007 r.
PROTOKÓŁ Nr 21/2007
Wykonania kontroli na podstawie przepisów art. 31 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
(Dz. U. Nr 96 poz. 873)
Protokół ustaleń kontroli przeprowadzonej przez Krajowe Centrum ds. AIDS w dniu 27.06.2007 r.
w Fundacji Pomorski Dom Nadziei
Adres: 80-041 Gdańsk ul. Rzączyńskiego 1B/18
Miejsce kontroli: jak wyżej
Pan Andrzej Słupski – Prezes Fundacji
(imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego / osoby upoważnionej)
Kontrolę przeprowadził:
1. Jacek Radziwonka – Krajowe Centrum ds. AIDS
Nr i data wystawienia upoważnienia do kontroli: KCAIDS/FK-0935-22/JR/3408/2007 z dnia
14.06.2007 r.
Podczas kontroli obecni byli i wyjaśnień udzielali:
1. Pan Andrzej Słupski - Prezes
2. Pan Adam Hećko - Wiceprezes
Przedmiot kontroli: analiza dokumentacji finansowej zadań określonych w umowach:
o nr 10/281/06 z dnia 11.05.2006 r.
o nr 11/281/06 z dnia 11.05.2006 r.
Charakter kontroli: planowa
Okres objęty kontrolą: według postanowień wybranej umowy
Podmiotowi kontrolowanemu przedłożone zostały wymagane upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Kontrolujący pobrał kopie materiałów za pokwitowaniem*
Załączniki (oświadczenia, wyjaśnienia, odpisy dokumentów i inne):
USTALENIA KONTROLI
1. Krótka charakterystyka zadania
Umowa nr 10/281/06
Przedmiotem umowy było wykonanie cyklu 5 szkoleń w zakresie HIV/AIDS dla 61 pracowników
oświaty z Trójmiasta, które odbywały się na terenie wybranych szkół. Zgodnie z treścią umowy na
realizację zadania wydano 3.000 zł dotacji z Krajowego Centrum ds. AIDS.
Umowa nr 11/281/06
Przedmiotem umowy było wykonanie cyklu 7 szkoleń w zakresie HIV/AIDS dla pracowników
Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdyni, funkcjonariuszy straży miejskiej i policji z
Trójmiasta. W projekcie uczestniczyło 120 osób. Umowę realizowano w jednostkach straży i policji w
Gdańsku oraz ośrodku MOPS w Gdyni. Dotację z Krajowego Centrum ds. AIDS w wysokości 4.000 zł
wydano w całości na realizację zadania.
2. Ocena dokumentacji personalnej i administracyjno-biurowej zadania
Umowa nr 10/281/06
Potwierdzeniem realizacji zadania jest korespondencja ze szkołami, w których projekt realizowano,
wypełnione przez uczestników ankiety oraz zbiorcze zestawienie wyników z ankiet, zdjęcia a także
rekomendacje wystawione Fundacji przez zainteresowane jednostki po zakończeniu projektu.
Załącznik nr 3 Regulaminu
Fundacja dysponuje odpowiednio wyszkolona kadrą, która posiada niezbędne doświadczenie i
kwalifikacje do prowadzenia podobnych działań.
Umowa nr 11/281/06
Podobnie jak w przypadku umowy nr 10/282/06 projekt jest dokumentowany za pomocą ankiet
źródłowych, wyników zebranych na ich podstawie, zdjęć oraz korespondencji i rekomendacji
wystawionych przez wspomniane instytucje.
3. Ocena dokumentacji finansowo-księgowej zadania
Umowa nr 10/281/06
Faktury i rachunki wystawione do umów o świadczenie pracy są opisane ze względu na źródło
finansowania oraz wypełnione prawidłowo ze względu na przepisy podatkowe oraz ubezpieczenia
społeczne. Wystąpiły nieznaczne opóźnienia w przekazaniu sprawozdań
z wydatków oraz
merytorycznego po zakończeniu umowy [dwa tygodnie po terminie].
Umowa nr 11/281/06
Faktury i rachunki dokumentujące zadanie są zgodne w ilości i kwocie ze sprawozdaniem z wydatków
przekazanym po zakończeniu zadania. Wszystkie dokumenty są opisane ze względu na źródło
finansowania wydatku i zawierają informacje na temat rozliczeń podatkowych i ubezpieczeń
społecznych. Wystąpiły nieznaczne opóźnienia w przekazaniu sprawozdań z wydatków i
merytorycznych po zakończeniu projektu [dwa tygodnie po terminie].
4. Ocena warunków technicznych i lokalowych oraz wyposażenia do realizacji zadania
Organizator zadania dysponuje odpowiednim lokalem i sprzętem, który umożliwia prowadzenie zadań
statutowych. Wykonanie umów przebiegało w dobrych warunkach lokalowych, na terenie wybranych
instytucji o czym świadczy dokumentacja i zdjęcia z zajęć.
5. Wnioski
Umowa 10/281/06
W pozycji sprawozdania z wydatków C1. „zakup paliwa” nastąpiła pomyłka. Wpisano 185,44 zł a
powinno być 165,44 zł [faktura VAT nr 2016000030237 z dn. 13.06.2006 r.]. Różnica 20 zł zmniejsza
kwotę wydatków z 3.000 zł do wysokości 2.980 zł. Kwotę 20 zł plus odsetki ustawowe 1,12 zł
[razem 21,12 zł] za okres 01.01-27.06.2007 r. Fundacja zwróci na konto Krajowego Centrum ds.
AIDS w terminie 14 dni od daty podpisania niniejszego protokołu. Skorygowane o wymienioną
pozycję sprawozdanie z wydatków do umowy prosimy przesłać drogą elektroniczną w tym samym
terminie.
Umowa 11/281/06
Umowa została zrealizowana prawidłowo.
Obowiązki sprawozdawcze są integralną częścią realizowanych projektów a opóźnienia
w przekazywaniu wymaganych sprawozdań są istotnym elementem, który będzie brany po uwagę przy
ocenie ofert Fundacji kierowanych do Krajowego Centrum w najbliższym konkursie.
UWAGI PODMIOTU KONTROLOWANEGO (dot. konkretnych faktów opisanych w protokole):
..........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
STANOWISKO KONTROLERA WOBEC WNIESIONYCH UWAG:
..........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
Na tym protokół zakończono i zapoznano się z jego treścią.
Kierownik projektu / osoba upoważniona* poinformowany został o przysługującym mu:
1) prawie do składania wyjaśnień do protokołu,
2) prawie do złożenia zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolującego,
1) prawie do odmowy podpisania protokołu.
Załącznik nr 3 Regulaminu
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymał kierownik projektu / osoba
upoważniona*.
.....................................................................
......................
data i podpis kierownika projektu / osoby upoważnionej*
podpis kontrolera
OŚWIADCZENIE KIEROWNIKA PROJEKTU / OSOBY UPOWAŻNIONEJ*
Oświadczam, że zostałem zapoznany z treścią niniejszego protokołu, oraz zostałem poinformowany o przysługującym mi prawie do składania
wyjaśnień co do treści ustaleń zawartych w protokole w ciągu 14 dni od daty otrzymania protokołu. Potwierdzam odbiór jednego
egzemplarza protokołu kontroli
.....................................................................................................................
miejsce, data odbioru protokołu, podpis kierownika projektu / osoby upoważnionej*
* niepotrzebne skreślić