zapytanie ofertowe - Archiwum

Toruń, 11.02.2014r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
PRZEDMIOT: PRZYGOTOWANIE I PRODUKCJA SPOTU REKLAMOWEGO
Zamawiający:
Województwo Kujawsko-Pomorskie
Plac Teatralny 2
87-100 Toruń
NIP: 956-19-69-536
I.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i produkcja 30 sekundowego spotu reklamowego promującego
zmiany jakie zaszły w Województwie Kujawsko-Pomorskim podczas 10 lat obecności Polski w Unii Europejskiej
głównie poprzez realizację projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 (dalej: RPO WK-P). Spot reklamowy musi być
zoptymalizowany i dostosowany do materiałów programowych zgodnie ze standardami technicznymi dla TV
i Internetu.
Charakterystyka ogólna
Spot reklamowy przygotowany na podstawie scenariusza ma za zadanie promować zmiany, jakie zaszły
w regionie po wstąpieniu przez Polskę do Unii Europejskiej z naciskiem na wykorzystanie środków
z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013.
Spot, w dowolnej zaproponowanej przez Wykonawcę stylistyce, która będzie zgodna ze sztuką marketingu,
reklamy i najnowszymi trendami, musi odwoływać się do głównych celów, jakie zostały określone w Programie:
zwiększenie atrakcyjności województwa kujawsko-pomorskiego,
poprawa poziomu i jakości życia mieszkańców.
Grupę docelową stanowić będą wszyscy mieszkańcy województwa kujawsko-pomorskiego.
Celem spotu reklamowego ma być przekonanie grupy docelowej, że dzięki funduszom unijnym zaszły
pozytywne zmiany w regionie.
Wykonawca sam zapewnia autorski scenariusz, potrzebny sprzęt, aktorów, lektora, rekwizyty niezbędne do
realizacji scenariusza oraz fotografie lub ujęcia filmowe, a także licencjonowaną muzykę z uwzględnieniem
opłaty licencyjnej za ewentualne wykorzystane utwory.
Koncepcja powinna jednak uwzględniać sugestie Zamawiającego, przedkładane na etapie realizacji wybranej
oferty.
Ostatni kadr spotu reklamowego musi zawierać zestaw logotypów oraz informację o finansowaniu projektu ze
środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Materiały te zostaną przekazane przez
Zamawiającego po wyborze Wykonawcy.
Wykonawca zapewni dwie wersje spotu – w jednej z wersji dodatkowo na przedostatnim kadrze pojawi się
informacja o nowej perspektywie finansowej (według sugestii Zamawiającego).
Wymagania (oczekiwania) względem spotu reklamowego:
1. Czas trwania spotu: do 30 sekund;
2. Minimalne wymagania techniczne: ścieżka dźwiękowa - format 48 kHz, 24 bit stereo, mix
zmasterowany
-
10
dB
(lub
wyższym),
kamera
używana
do
produkcji
spotów
w standardzie XDcam / IMX lub wyższym, forma produkcji spotu musi być zgodna z wymogami
emisyjnymi materiałów telewizyjnych w standardzie PAL (lub wyższym);
3. Nagrany na kasecie DVC PRO, MINI DV lub BETACAM SP, płycie DVD format AVI, MOV, Quick Time HD;
4. Nagrany w standardzie umożliwiającym wielokrotną jego emisję;
5. Zgranie ścieżek dźwiękowych, nagranie lektora, mastering zrealizowane w profesjonalnym studio
dźwiękowym;
6. Podkład muzyczny – linia melodyczna zaproponowana przez Wykonawcę, podlegająca akceptacji
Zamawiającego;
7. Spot reklamowy zrealizowany w intensywnej, nasyconej kolorystyce, tworzącej wrażenie ciepła,
budującej pozytywne i radosne odczucia;
8. Wykonawca zapewni profesjonalną jakość wyprodukowanego spotu reklamowego;
9. Przedmiot zamówienia będzie wykonany z materiałów Wykonawcy i na sprzęcie Wykonawcy;
10. Wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia spoczywają na Wykonawcy;
11. Pełny zakres usług produkcyjnych: montaż, oprawa graficzna, podkład dźwiękowy, usługi lektora leżą
po stronie Wykonawcy;
12. Wykonawca przekaże Zamawiającemu majątkowe prawa autorskie do wykorzystywania wszelkich
materiałów zawartych w spocie reklamowym, w tym prawa autorskie do wykorzystywania motywów
muzycznych oraz wszelkich utworów powstałych w wyniku realizacji umowy, do eksploatacji w celach
promocyjnych poprzez emisję telewizyjną, internetową oraz wszelkie możliwe prezentacje publiczne.
II.
TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin realizacji zamówienia od podpisania umowy do dnia 1 września 2014r.
III.
OPIS
FORMALNYCH
WARUNKÓW
UDZIAŁU
W
POSTĘPOWANIU
ORAZ
OPIS
SPOSOBU
DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW.
O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca spełniający następujące warunki:
1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają
obowiązek posiadania takich uprawnień;
2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia;
3. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
4. Posiada doświadczenie w realizacji obrazu filmowego i spotu. Wykonawca zrealizował należycie
w okresie ostatnich trzech lat przed złożeniem zapytania - a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy, w tym okresie co najmniej dwie produkcje (film reklamowy/spot) przeznaczone do emisji
w telewizji, odpowiadające rodzajem i wartością projektowi stanowiącemu przedmiot niniejszego
zapytania, tj. wykonał według indywidualnego, uprzednio złożonego i zaakceptowanego scenariusza
film reklamowy lub spot o łącznej wartości minimum 50.000,00 PLN brutto, co potwierdzone zostanie
referencjami.
Kryteria wyboru Wykonawcy:
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:
Lp.
Nazwa kryterium
Waga kryterium w ocenie ofert
1.
Cena oferty
40%
2.
Scenariusz i koncepcja realizacji spotu
60%
Sposób oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów przyznanych przez każdego
dokonującego oceny członka komisji w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 (100 % = 100
pkt):
Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
Cena brutto oferty najtańszej
------------------------------------ x100 x 40% (waga kryterium) = ilość punktów
Cena brutto oferty badanej
Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.
Punkty za kryterium „Scenariusz i koncepcja realizacji spotu” zostaną przyznane przez każdego członka komisji
dokonującego oceny, w skali punktowej od 0 do 100. Łączna liczba punktów przyznana przez dokonujących
oceny członków komisji w tym kryterium zostanie zsumowana a następnie zostanie uwzględniona waga tego
kryterium (60%) i podzielona przez liczbę oceniających członków komisji .
W ocenie scenariusza i koncepcji realizacji spotu reklamowego pod uwagę będą brane następujące elementy:
a) wartość merytoryczna i pomysłowość scenariusza i koncepcji oraz niestandardowe i nowatorskie
podejście do tematu – do 50 pkt;.
b) innowacyjność zaprezentowanej koncepcji realizacji zlecenia – do 25 pkt.;
c)
zgodność z tematem zamówienia – do 25 pkt.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który najlepiej spełni w/w kryteria. Równocześnie Zamawiający
zastrzega sobie, że całkowita kwota za wykonanie przedmiotu zamówienia nie może przekroczyć 14 tys. euro
netto.
Proponowana wycena/oferta powinna uwzględniać następujące elementy/koszty związane z realizacją
zlecenia:
1. Opracowanie scenariusza dla spotu reklamowego.
2. Całościową realizację spotu (m. in. realizacja zdjęć, sesja nagraniowa sytuacji i dźwięku, głos lektorski,
efekty specjalne, montaż, udźwiękowienie itp.), przy czym kolejne etapy produkcji będą realizowane
przy współpracy z Zamawiającym i po jego akceptacji.
3. Dokonanie ewentualnych korekt i przedstawienie ostatecznej wersji spotu reklamowego.
4. Przygotowanie spotu reklamowego na nośniku elektronicznym w formacie umożliwiającym jego emisję
w TV i w wersji umożliwiającej umieszczenie spotu na stronie internetowej.
5. Przeniesienie całości majątkowych praw autorskich na Zamawiającego.
IV.
INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCĄ.
W postępowaniu, Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania
zawiadomień oraz informacji:
- pisemnie lub osobiście na adres:
Biuro Promocji RPO
Wydział Koordynacji Promocji i Informacji Funduszy Unijnych
Departament Promocji
Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko - Pomorskiego
Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń
- drogą elektroniczną na adres: [email protected]
- telefonicznie, tel. 056 62 18 586
V.
WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCĄ.
Do porozumiewania się z Wykonawcą w sprawach związanych z niniejszym zamówieniem upoważniona jest
Pani Joanna Zakrzewska, tel. 056 62 18 586.
VI.
OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:
1. Jedną koncepcję realizacji spotu reklamowego tj. ogólną charakterystykę pracy, w tym przygotowanie
jednego przykładowego scenariusza, opis narzędzi które zostaną wykorzystane przy produkcji spotu,
itp.
2. Kosztorys przedmiotu zamówienia.
3. Opis doświadczenia oferenta.
4. Referencje.
5. Portfolio.
VII.
MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERTY.
Oferta stanowiąca odpowiedź na zapytanie powinna być przesłana drogą elektroniczną na adres:
[email protected] do dnia 14.03. 2014 roku do godziny 14:00.
VIII.
OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY.
1. Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu Zamówienia.
2. Cena powinna zawierać przekazanie praw autorskich i pokrewnych na Zamawiającego, na wszystkich
płaszczyznach eksploatacji.
3. W cenie zawarte powinny być opłaty licencyjne za wykorzystanie materiałów/utworów do produkcji
spotu reklamowego.
4. Całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia nie może przekraczać 14 000 euro netto.