Temat: Usprawnianie procesów poprzez elektroniczne fakturowanie

Temat: Usprawnianie procesów poprzez elektroniczne fakturowanie

Temat: Usprawnianie procesów poprzez elektroniczne fakturowanie
Drogi Dostawco,
W ramach naszych nieustających wysiłków zmierzających do zwiększania efektywności i skuteczności we wszystkim, co
robimy, firma Colgate-Palmolive wprowadza obowiązkowy program fakturowania elektronicznego obejmujący
wszystkie faktury wysyłane przez dostawców towarów oraz usług do Colgate- Palmolive.
E-fakturowanie da Państwu możliwość bezpiecznego i pewnego dostarczania faktur w kilka godzin, co pozwoli
nam na szybsze i bardziej dokładne przetworzenie Państwa faktur. Ponadto, będą Państwo otrzymywać
zamówienia drogą elektroniczną oraz mogli sprawdzać status swojej faktury, korzystając z bezpiecznego konta
on-line na stronie www.Tungsten-Network.com.
Państwa firma została objęta tym strategicznym programem firmy Colgate-Palmolive, a Państwa uczestnictwo
w nim jest wymagane. W związku z tym z dniem 31 października 2014 dział rozliczeń firmy Colgate-Palmolive
przestanie akceptować faktury papierowe otrzymywane od Państwa firmy. Jedynym sposobem przesyłania faktur
do firmy Colgate-Palmolive, zastępującym dotychczasowe faktury papierowe, będzie fakturowanie elektroniczne.
Aby ułatwić przejście na e-fakturowanie oraz zarządzanie tym procesem, firma Colgate-Palmolive nawiązała
współpracę z Tungsten Network, podmiotem zewnętrznym świadczącym usługi e-fakturowania. Tungsten Network
oferuje elastyczne opcje wysyłania faktur elektronicznych dostosowane do wielkości dostawcy, systemów oraz
potrzeb związanych z przetwarzaniem faktur.
Poprosiliśmy firmę Tungsten Network, poprzednio znaną jako OB10, o skontaktowanie się z Państwem w ciągu
kolejnych 10 dni w celu udzielenia Państwu pomocy w zrozumieniu dostępnych opcji oraz przejściu na
fakturowanie elektroniczne. Ponadto, gdy tylko zarejestrują się Państwo w serwisie Tungsten Network, będą Państwo
mogli wysyłać faktury elektroniczne do innych klientów w sieci Tungsten Network, a co za tym idzie, dalej usprawniać
procesy w Państwa firmie.
Jako że naszym celem jest rozpoczęcie otrzymywania elektronicznych faktur za pośrednictwem sieci Tungsten
Network najszybciej jak to możliwe, powinni Państwo dokonać rejestracji w portalu Tungsten Network nie później
niż do 31 sierpnia 2014.
Konsultant Tungsten Network poinformuje Państwa o wszystkich szczegółach oraz opcjach usługi.
Dalsze informacje dotyczące sieci oraz potencjalnych korzyści dla Państwa firmy są dostępne pod adresem
www.Tungsten-Network.com/Colgate/
Wszystkie te kwestie wyjaśni także firma Tungsten Network po skontaktowaniu się z Państwem.
Z góry dziękujemy za pomoc udzieloną we wdrażaniu tej ważnej inicjatywy.
Wyrażamy nadzieję na szybkie przyłączenie się Państwa firmy do programu elektronicznej wymiany faktur.
W celu skontaktowania się z firmą Tungsten Network prosimy o przesłanie wiadomości na adres
[email protected].
Z poważaniem,
Linda Topping
Chief Procurement Officer
Henning Jakobsen
VP Finance Europe
CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA DOTYCZĄCE SIECI Tungsten Network
1. Czy korzystanie z sieci elektronicznego fakturowania Tungsten Network jest warunkiem współpracy z
firmą Colgate-Palmolive?
Tak. Od dnia 31 października 2014 roku będzie to jedyny akceptowany przez Colgate-Palmolive sposób
dostarczania faktur przez dostawców. Firma Colgate-Palmolive nie będzie mogła zagwarantować płatności,
jeżeli dostawcy nadal będą przysyłać faktury papierowe.
2. Jakie są korzyści wynikające z korzystania z sieci Tungsten Network?
• Bezpieczne i pewne dostarczenie faktury, koniec problemu z ginącymi fakturami wysyłanymi
drogą pocztową..
• Przetwarzanie Państwa faktur będzie zajmowało nam mniej czasu, umożliwiając
regulowanie płatności na czas.
• Brak opóźnień związanych z brakującymi informacjami na fakturze, dostarczeniem faktury do
niewłaściwej osoby bądź ręcznych korekt.
• Technologia umożliwiająca WYMIANĘ DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE - nie ma potrzeby
używania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu.
• Większa przejrzystość przy przetwarzaniu oraz lepsze zarządzanie przepływem środków
dzięki dostępowi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu oraz możliwości generowania
raportów.
• Zgodność z przepisami dot. podatku VAT, bez względu na to skąd faktury są wysyłane i gdzie są
odbierane.
• Nieskomplikowana i efektywna kosztowo usługa wysyłania faktur w dowolnym czasie.
3. Czy muszę podpisać umowę z firmą Tungsten Network?
Tak. W przypadku wybrania rozwiązania zintegrowanego należy podpisać stosowną umowę z firmą Tungsten
Network. W przypadku wybrania formularza internetowego konieczne będzie zaakceptowanie
standardowych warunków świadczenia usług.
4. Czy korzystanie z usługi jest konieczne, jeśli należności wobec mojej firmy są regulowane
terminowo?
Tak. Korzystając z usługi Tungsten Network, umożliwią nam Państwo dalsze terminowe regulowanie płatności
względem Państwa firmy.
5. Co się stanie, jeśli wciąż będę wysyłał faktury papierowe?
W czasie, gdy współpracują Państwo z Tungsten Network nad ukończeniem rejestracji, nadal będziemy
akceptować otrzymywane od Państwa faktury papierowe. Ustaliliśmy termin 31 października 2014 roku na
przejście dostawców do sieci Tungsten Network.
Gdy tylko rozpoczną Państwo wysyłanie faktur przez serwis Tungsten Network, proszę pamiętać o zaprzestaniu
wysyłania faktur papierowych.
Uwaga: faktury papierowe otrzymane po rozpoczęciu wysyłania przez Państwa faktur za
pośrednictwem sieci Tungsten Network nie będą
akceptowane.
6. Czy firma Colgate-Palmolive będzie dokonywać płatności za pośrednictwem sieci Tungsten Network?
Nie. Tungsten Network nie jest platformą służącą do regulowania płatności. Firma Colgate-Palmolive będzie
nadal korzystać z dotychczasowej metody dokonywania płatności.
7. Czy muszę zainstalować jakieś oprogramowanie?
Nie. Nie jest wymagane żadne oprogramowanie. Tungsten Network oferuje łatwe w użyciu rozwiązanie. Zamiast
narzucać standardy danych, firma Tungsten Network oferuje technologię umożliwiającą WYMIANĘ DANYCH W
DOWOLNYM FORMACIE, pozwalającą na przyjmowanie faktur w dowolnym formacie i plików o dowolnej
strukturze.
8.
Wysyłam już niektóre dane faktur bezpośrednio do innych klientów; czy mogę wysyłać faktury w
formacie EDI/XML bezpośrednio do firmy Colgate-Palmolive?
EDI i XML to dla Tungsten Network tylko formaty danych, dlatego w przypadku wyboru zintegrowanego
rozwiązania można użyć jednego z tych formatów do dostarczania danych do systemu Tungsten Network.
Tungsten Network dostarczy wówczas Państwa dane faktur do firmy Colgate-Palmolive.
9. Mam już narzędzie umożliwiające udostępnianie klientom faktur za pośrednictwem sieci internet — mogą
oni wyświetlać obraz faktury w sieci Web. Czy mogę użyć tego narzędzia zamiast serwisu Tungsten
Network?
Nie, sieć Tungsten Network umożliwia firmie Colgate-Palmolive odebranie wysłanych danych w formacie
umożliwiającym załadowanie ich do naszego oprogramowania księgowego, a tam gdzie jest to możliwe,
powiązanie ich z zapisami dotyczącymi odbioru towaru. Udostępnienie firmie Colgate- Palmolive obrazu
faktury lub możliwości pobrania danych w określonym formacie nie zapewnia zgodności z wymogami ani
procesami biznesowymi Colgate-Palmolive.
10. Co zrobić w przypadku braku systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych?
Tungsten Network oferuje łatwy w użytkowaniu portal internetowy do elektronicznej wysyłki faktur. Proszę
porozmawiać na temat tego rozwiązania z przedstawicielem Tungsten Network.
11. Czy mogę przesyłać faktury elektroniczne za pomocą portalu Tungsten Network wszystkim moim
klientom?
Tak. Gdy tylko przyłączą się Państwo do sieci Tungsten Network, firma Tungsten Network umożliwi Państwu
wysyłanie
faktur elektronicznych do pozostałych klientów należących do sieci.
12. Planuję wkrótce zmienić oprogramowanie do fakturowania. Czy mogę poczekać?
Naszym celem jest, aby do dnia 31 października 2014 roku wszyscy dostawcy zarejestrowali się i rozpoczęli
wysyłanie faktur. Sieć Tungsten Network akceptuje przychodzące dane w dowolnym formacie, tak więc mogą
Państwo dołączyć do sieci i rozpocząć wysyłanie faktur.
Gdy będą Państwo gotowi używać nowego oprogramowania, prosimy poinformować Tungsten Network
odnośnie zmian w formacie danych wyjściowych, a Tungsten Network dokona odpowiednich zmian w sieci,
zapewniając bezproblemowe przejście oraz nieprzerwane dostarczanie faktur.
13. Czy Tungsten Network oferuje pomoc w innych językach?
Tak, Tungsten Network oferuje usługi sprzedaży, wdrożenia i pomocy w języku angielskim, francuskim,
niemieckim, holenderskim, hiszpańskim, polskim i włoskim.
Tungsten Network dysponuje także lokalnymi numerami biur obsługi klienta w następujących krajach:
Australia +61 (0)1800035399
Belgia +32 (0)24031011
Dania +45 (0)80885818
Finlandia +358 (0)800118871
Francja +33 (0)170708100
Niemcy +49 (0)69222220290
Irlandia +353 (0)12477709
Włochy +39 0236006340
Malezja +60 (0)1800813158
Holandia +31 (0)207121385
Nowa Zelandia +64 (0)800448121
Polska +48 22 2953547
Singapur +65 (0)8001204757
Hiszpania +34 (0)914141472
Szwecja +46 (0)850578418
Wielka Brytania +44 (0) 8701657420
14. Czy dostępne są dodatkowe informacje na temat usługi Tungsten Network?
Tak, proszę odwiedzić stronę www.Tungsten-Network.com/Colgate/
15. Gdzie można uzyskać więcej informacji na temat tego, jak można zostać nabywcą korzystającym z
usługi Tungsten Network?
Proszę odwiedzić stronę www.Tungsten Network.com