Faktury elektroniczne w 2013 r. – jakie zmiany?

Faktury elektroniczne w 2013 r. – jakie
zmiany?
REDAKCJA 1 LUTEGO 2013 RYNEK
Od początku roku pojawiło się sporo zmian w przepisach dotyczących VAT.
Poprosiliśmy ekspertów z inFakt.pl o wskazanie najważniejszych oraz o
opinię w sprawie faktur wysyłanych w formacie PDF.
Z początkiem 2013 r. pojawiły się korzystne zmiany w przepisach dotyczących faktur
elektronicznych. Teraz przedsiębiorcy, którzy chcą wysłać fakturę e-mailem, mogą to
zrobić bez pytania klienta o zgodę. Jakie warunki trzeba spełnić, aby taki dokument był
zgodny z prawem?
Zasada domniemanej zgody
Do końca 2012 r. przedsiębiorca musiał uzyskać zgodę kontrahenta przed wysłaniem
faktury elektronicznej. Akceptację można było uzyskać w formie pisemnej lub drogą emailową. Przedsiębiorca musiał dysponować jej potwierdzeniem.
Od stycznia 2013 r. przy wysyłaniu faktur drogą elektroniczną obowiązuje zasada
domniemanej zgody – przedsiębiorca nie musi pytać kontrahenta, czy chce otrzymywać
faktury drogą elektroniczną. Jeżeli klient reguluje należność wynikającą z faktury,
oznacza to, że akceptuje taką formę otrzymywania dokumentów. Trzeba mieć na uwadze,
że kontrahent w każdej chwili może zwrócić się z prośbą o wysyłanie papierowych faktur.
W takiej sytuacji przedsiębiorca musi dostosować się do preferencji klienta.
Jakie warunki musi spełniać faktura elektroniczna?
Zasady dotyczące e-faktur zostały opisane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia
20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej. Przepisy mówią,
że: „Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie
elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
treści i czytelności faktury.”
Pod pojęciem autentyczności faktury należy rozumieć pewność, że dane klienta są
prawdziwe, a dokument został wystawiony przez podmiot do tego uprawniony, np.
wykonawcę usługi lub dostawcę towaru. Z kolei integralność treści oznacza, że na
fakturze nie zmieniono żadnych danych – faktura elektroniczna powinna zostać zapisana
w formacie, który uniemożliwia edycję treści pliku. Chodzi o to, aby nabywca towaru lub
usługi po otrzymaniu faktury nie mógł np. zmienić kwoty podatku VAT lub wysokości
należności, którą musi uregulować.
Sposoby na zapewnienie fakturom elektronicznym
zgodności z prawem
We wspomnianym rozporządzeniu wymieniono przykładowe sposoby, za pomocą których
można zagwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktur. Są to:

podpis elektroniczny;

elektroniczna wymiana danych (EDI);

kontrola biznesowa.
Podpis elektroniczny jest traktowany na równi z podpisem własnoręcznym, jednak zakup
takiego podpisu to wydatek rzędu kilkuset złotych. Również kosztownym i mało
popularnym rozwiązaniem jest EDI (z ang. Electronic Data Interchange), czyli
elektroniczny system wymiany danych pomiędzy firmami. Natomiast kontrola biznesowa
to nowy sposób na zapewnienie fakturom zgodności z prawem.
Kontrola biznesowa – co to takiego?
Zmienione w 2013 r. przepisy mówią, że kontrole biznesowe „ustalają wiarygodną ścieżkę
audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Tak zdefiniowana
kontrola biznesowa pozostawia przedsiębiorcy pewną dowolność w tym zakresie.
Kontrola biznesowa może opierać się na opracowaniu przez firmę wewnętrznych
procedur fakturowania, które są spisane w formie regulaminu. W tym dokumencie
przedsiębiorca określa etapy procesu fakturowania, od momentu złożenia zamówienia
przez klientów od chwili wystawienia faktury (łącznie z późniejszym jej
przechowywaniem i udostępnianiem w formie elektronicznej). Regulamin powinien
umożliwiać przedsiębiorcy wykazanie, że dane zamieszczone na e-fakturach są
prawdziwe, np. za pomocą odpowiednio opisanych formularzy zamówień, czy dowodów
zapłaty.
Wprowadzone zmiany dotyczące e-faktur są związane z dostosowaniem polskiego prawa
do Unii Europejskiej. Więcej informacji na temat kontroli biznesowej można znaleźć w
wydanym przez Komisję Europejską dokumencie, zawierającym wskazówki
interpretacyjne dotyczące pojęć wykorzystywanych w dyrektywie 2010/45/EU.
Bez zmian, jeśli chodzi o faktury wysyłane w
formacie PDF
Nowe przepisy dotyczące faktur elektronicznych nadal nie podają wprost, który
konkretnie format plików można uznać za zgodny z prawem (zwłaszcza uniemożliwiający
modyfikację). Czy jest nim PDF? Według niektórych interpretacji przepisów
podatkowych – tak.
Zgodnie z interpretacją podatkową IPPP1/443-995/11-2/AP wysyłanie faktur zapisanych
w formacie PDF na adres e-mail jest zgodne z prawem. E-faktury w plikach PDF
pociągają za sobą takie same skutki podatkowe, jak faktury papierowe. Podobne
stanowisko przyjął dyrektor Izby skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej
IPPP1-443-1175/10-4/EK. Obie interpretacje pochodzą z 2011 r.
W Polsce e-faktury są wciąż mało popularne
Jak wynika z raportu „E-faktura w Polsce” przygotowanego przez Polską Konfederację
Pracodawców Prywatnych Lewiatan, zaledwie 8–11 proc. faktur w Polsce jest
przesyłanych elektronicznie. Zdaniem twórców raportu, pod względem popularności
faktur elektronicznych znajdujemy się na ostatnim miejscu w Europie. A obrót fakturami
wyłącznie w wersjach elektronicznych ma niewątpliwie dużo zalet – począwszy od
szybkości dostarczenia klientowi, przez istotną oszczędność czasu i pieniędzy, na ekologii
skończywszy. Być może zmiany w przepisach wpłyną pozytywnie na te niekorzystne
statystyki.
autor: Sebastian Bobrowski (inFakt)