Ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy

Załącznik nr 3
do Zasad obsadzania
wolnych stanowisk pracy w PKN
Ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy
nr referencyjny: WZL/OF/110-8/WAD/12
Polski Komitet Normalizacyjny, ul. Świętokrzyska 14, 00-050 Warszawa
poszukuje kandydatów do pracy na stanowisku Kierownika Działu Obsługi Kancelaryjnej
i Archiwalnej w Wydziale Administracyjnym.
Liczba osób: 1, wymiar etatu: pełny.
Główne obowiązki:
1. Organizowanie pracy i kierowanie kancelarią ogólną instytucji w zakresie:
 przyjmowania, wysyłania i prowadzenia składu chronologicznego korespondencji
i innych przesyłek (w tym kurierskich) oraz ich przekazywanie w ramach instytucji;
 prowadzenia wymiany korespondencji PKN z jednostkami administracji centralnej
w międzyresortowym punkcie wymiany korespondencji;
 skanowania dokumentów w wersji papierowej otrzymywanych z innych instytucji
i wprowadzanie do systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD);
 prowadzenia ewidencji wydawanych i zwróconych pieczęci, referentek oraz brakowanie
zużytych i nieaktualnych.
2. Organizowanie pracy i kierowanie archiwum zakładowym i powielarnią w zakresie:
 przyjmowania dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego;
 przechowywania, zabezpieczania i udostępniania upoważnionym osobom zgromadzonej
dokumentacji i materiałów archiwalnych oraz prowadzenia ich ewidencji;
 przygotowywania materiałów archiwalnych do przekazania i ich przekazanie do
archiwum państwowego zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą;
 prowadzenia konsultacji i instruktaży w zakresie archiwizacji dokumentacji oraz
instrukcji kancelaryjnej dla pracowników;
 monitorowania i zabezpieczania odpowiednich warunków utrzymywania
i przechowywania materiałów w archiwum zakładowym;
 inicjowania brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
 obsługi pracowników w zakresie zleconego powielania dokumentów i prac
introligatorskich.
3. Inicjowanie procedur przetargowych, monitorowanie realizacji i nadzorowanie trwania
umów w zakresie działania działu.
4. Opracowywanie opisu przedmiotu zamówienia publicznego w zakresie usług
realizowanych w dziale.
5. Przygotowywanie projektów pism i regulacji wewnętrznych dotyczących zakresu
działania kancelarii ogólnej, archiwum i powielarni.
6. Przygotowywanie projektów zmian w przepisach prawnych dotyczących dokumentów
normalizacyjnych klasyfikowanych jako dokumenty archiwalne.
7. Sporządzanie planów rzeczowych oraz okresowych sprawozdań w zakresie
zabezpieczenia i działalności kancelarii ogólnej, archiwum i powielarni.
8. Prowadzenie spraw Wydziału wynikających z zasad kontroli zarządczej oraz budżetu
zadaniowego.
Załącznik nr 3
do Zasad obsadzania
wolnych stanowisk pracy w PKN
Wymagania niezbędne:
 wykształcenie wyższe prawnicze, administracyjne lub z zakresu zarządzania;
 5 lat pracy w administracji publicznej;
 bardzo dobra znajomość przepisów kancelaryjno – archiwalnych;
 znajomość przepisów dot. dokumentów elektronicznych, w tym:
1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.
z 2006 r., Nr 97, poz. 673 z późń. zm.);
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375);
3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67);
 znajomość pakietu MS Office 2010;
 umiejętność organizacji pracy własnej i kierowania zespołem;
 komunikatywność, odpowiedzialność i dyspozycyjność.
Wymagania pożądane:
 co najmniej 3 lata na stanowisku kierowniczym w administracji publicznej;
 znajomość zasad kontroli zarzadczej i budżetu zadaniowego
 znajomość języka angielskiego;
 ukończony kurs kancelaryjny, archiwalny I lub II stopnia.
Wymagane dokumenty:
1. List motywacyjny;
2. CV, w którym w szczególności należy zawrzeć imię i nazwisko, adres zameldowania
i korespondencyjny, numer telefonu kontaktowego, wykształcenie, doświadczenie zawodowe;
3. kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, staż pracy i doświadczenie zawodowe;
4. oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów
rekrutacji;
5. oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych i o niekaralności za umyślne
przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
6. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (do pobrania ze strony
www.pkn.pl).
Dokumenty należy składać, w formie papierowej, w zaklejonej kopercie opatrzonej imieniem
i nazwiskiem kandydata do pracy oraz numerem referencyjnym ogłoszenia w terminie do dnia 27
marca 2012 r. (decyduje data napływu oferty do PKN) za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej
na adres: Polski Komitet Normalizacyjny, ul. Świętokrzyska 14, 00-050 Warszawa lub osobiście
w Kancelarii Polskiego Komitetu Normalizacyjnego, ul. Świętokrzyska 14 w Warszawie, I piętro, pok. nr
108.
Inne informacje:
Stanowisko może być obsadzone przez osobę niepełnosprawną.
Oferty niekompletne oraz przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. Kandydaci zakwalifikowani
zostaną powiadomieni o terminie rozmowy wstępnej. Prezes PKN ma prawo wstrzymać lub
unieważnić postępowanie rekrutacyjne na każdym jego etapie. Oferty kandydatów, którzy nie zostali
zatrudnieni w PKN są niszczone po upływie 2 lat od dnia zakończenia postępowania.