ZARZĄDZENIE Nr - Lasy Państwowe

Załacznik nr 1
do Zarządzenia nr 35/2012
z dnia 26.11.2012 r.
Nadleśniczego Nadleśnictwa Gromnik
Zasady sprzedaży drewna i produktów niedrzewnych obowiązujący w
Nadleśnictwie Gromnik.
I.
Warunki ogólne
1. Sprzedaż drewna prowadzona jest:
a/ przez nadleśniczego,
b/ po cenie netto z 1 m3 powiększonej o należny podatek VAT,
c/ na bazie loco-las po zrywce lub bez dokończonej zrywki.
2. Procedury sprzedaży drewna:
2.1 Wyróżnia się następujące procedury sprzedaży drewna dla przedsiębiorców:
a/ sprzedaż ofertowa w Portalu Leśno- Drzewnym ( PLD) z uwzględnieniem
wielkości zakupu drewna,
b/ sprzedaż ofertowa w Portali Leśno Drzewnym (PLD) dla przedsiębiorców
realizujących nowe inwestycje,
c/ systemowe aukcje internetowe w aplikacji „e-drewno”,
d/ aukcje internetowe w aplikacji „e-drewno”,
e/ inne aukcje i submisje,
f/ negocjacje handlowe,
g/ na podstawie cennika sprzedaży detalicznej.
2.2 Przedsiębiorcy upoważnieni do wzięcia udziału w procedurach sprzedaży
Określonych w ust.2.41 ppkt a/ i b/ mogą zawierać bezterminowe umowy
wieloletnie.
2.3 Osoby fizyczne nabywające drewno bezpośrednio w leśnictwach nadleśnictwa
na podstawie cennika sprzedaży detalicznej.
2.4 Zasady ustalenia cen drewna na potrzeby poszczególnych procedur są
określone w § 3 pkt 7 – 12 Zasady sprzedaży drewna w Państwowym
Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe na rok 2013 stanowiącym załącznik
nr 1 do Zarządzenia nr 82 DGLP z dnia 18.11.2012 r..
2.5 Procedury negocjacji handlowych można stosować do drewna niesprzedanego
w co najmniej jednej aukcji internetowej aplikacji „e-drewno” oraz w innych
uzasadnionych przypadkach.
3. Szczegółowe zasady uczestnictwa przedsiębiorców oraz osób fizycznych w
poszczególnych procedurach sprzedaży drewna zawarte są w regulaminach,
których pełna treść udostępniona jest do publicznej wiadomości na stronie
internetowej PL-D www.zilp.lasy.gov.pl drewno lub biurze Nadleśnictwa u
pracowników prowadzących marketing.
4. Ceny detaliczne produktów niedrzewnych będą tworzone w Nadleśnictwie w
oparciu o zarządzenia i wytyczne obowiązujące w tym zakresie w
Państwowym Gospodarstwie Leśnym.
1
II.
Postanowienia szczegółowe:
1. sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych na rzecz klientów detalicznych
prowadzona jest w kancelariach leśnictw.
2. sprzedaż detaliczna produktów działalności podstawowej ubocznej oraz
dodatkowej jest prowadzona w Nadleśnictwie Gromnik w formie gotówkowej.
Sprzedaż gotówkowa produktów i usług na rzecz klientów o których mowa w
pkt. 1 prowadzona jest w kancelariach leśnictw jak poniżej
- w kancelarii leśnictwa Skrzyszów- szkółka Pogórska Wola w sezonie codziennie
(w dni robocze) od godz. 700 – 1400, sadzonki drzew i krzewów leśnych oraz
materiał sadzeniowy do zadrzewień, a drewno w środy w godz. 700 – 1000
- w kancelariach leśnictw: Pleśna, Zalasowa, w środy w godz. 700 – 1000,
- w kancelariach leśnictw: Burzyn, Bistuszowa, w czwartek w godz. 700-1000,
- w kancelariach leśnictw: Bogoniowice, Kąśna Górna, Bieśnik w piątek w godz.
700 – 1000.
3. Sprzedaż detaliczna przez leśniczych (podleśniczych) może odbywać się tylko
przy zachowaniu następujących wymogów:
3.1 Leśniczy bądź zastępująca go osoba posiada pisemne upoważnienie
Nadleśniczego do sprzedaży produktów i wystawiania asygnat – podleśniczy
posiada upoważnienie wystawione przez leśniczego do wydawania i podpisu
na dokumencie (asygnacie) wydania drewna, sadzonek lub produktu
użytkowania ubocznego,
3.2 Upoważniony leśniczy (podleśniczy) posiada i przestrzega ustaloną w
Nadleśnictwie Instrukcję dotyczącą gospodarki kasowej „Sposób ochrony
pobieranej gotówki przez upoważnione osoby” określającą warunki poboru,
przechowywania i transportu gotówki.
3.3 Leśniczy (podleśniczy) przestrzega „Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów
Nadleśnictwa Gromnik” a szczególnie Zarządzenie nr 5/01 Nadleśniczego z
dnia 03.04.2001 r. w sprawie używania druków ścisłego zarachowania w
Nadleśnictwie Gromnik.
Przy sprzedaży drewna należy stosować asygnaty – wydruki z rejestratora.
4. Ewidencją obrotu i kwot należnego podatku VAT, objęta jest cała sprzedaż na
rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie
indywidualnych gospodarstw rolnych oraz firm.
4.1 Każdorazowa sprzedaż towarów i usług w Nadleśnictwie Gromnik jest
dokumentowana w formie wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz
wymaga wydania oryginału dokumentu nabywcy.
5. Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie urządzeń fiskalnych,
ewidencję sprzedaży oraz przechowywanie dokumentacji urządzeń fiskalnych
(książka kasy) ponoszą pracownicy zatrudnieni na niżej wymienionych
stanowiskach pracy:
- kasa Nadleśnictwa Gromnik – pracownik księgowości obsługujący kasę
2
- leśnictwa – leśniczowie leśnictw: Bogoniowice, Bieśnik, Kąśna Górna,
Burzyn, Bistuszowa, Pleśna, Zalasowa, Skrzyszów.
6. Zobowiązuję pracowników zatrudnionych na stanowiskach wymienionych pkt.
5 do sporządzania następujących raportów fiskalnych:
6.1 dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż
przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym,
6.2 miesięcznego po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc w pierwszym dniu
następnego miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w
następnym miesiącu.
7. Pracownicy prowadzący sprzedaż drewna, sadzonek drzew leśnych i
produktów ubocznych, powinni stosować się do następujących wytycznych:
7.1 dokumentami stanowiącymi dowód sprzedaży detalicznej oraz uprawniającymi
do wydania drewna, sadzonek i produktów ubocznych dla odbiorców
indywidualnych jest asygnata drukowana z rejestratora wraz z paragonem.
7.2 w przypadku żądania przez kupującego wystawienia faktury VAT, paragon na
tą sprzedaż jest przekazywany przez leśniczego lub nabywcę do Nadleśnictwa
w celu dołączenia go do kopii faktury. Fakturę VAT kupujący otrzymuje
pocztą lub odbiera osobiście w biurze Nadleśnictwa.
7.3 w przypadku rezygnacji z zakupu lub stwierdzenia pomyłki po
wydrukowaniu paragonu fiskalnego obowiązkiem wystawiającego jest jego
dostarczenie do działu księgowości za pośrednictwem dziennika podawczego
w biurze N-ctwa wraz z opisem przyczyny oraz dokładną datą zwrotu.
7.4 w sytuacjach mylnie wprowadzonych danych (co do ilości lub ceny) do kasy
fiskalnej przed zatwierdzeniem wydruku należy gdy paragon fiskalny nie
zostanie jeszcze zamknięty anulować błędny zapis, a gdy został zamknięty
to wydrukować i anulować oraz wpisać w ewidencji anulowanych paragonów.
Natomiast paragon musi zostać zarchiwizowany w zeszycie ewidencji.
7.5 kopie paragonów z kasy fiskalnej po zakończeniu rolki należy opisać (nr
początkowy i końcowy paragonu oraz daty graniczne) i przekazać niezwłocznie
do działu księgowości pracownikowi obsługującemu kasę Nadleśnictwa,
celem archiwizacji .
8. Dla zachowania prawidłowości w zakresie ewidencjonowania sprzedaży
detalicznej oraz obrotu pieniężnego w Nadleśnictwie Gromnik ustalam
następujące formy rozliczeń gotówki:
8.1 pobór gotówki w systemie obwoźnym organizowanym przez Nadleśniczego –
pracownik Nadleśnictwa upoważniony przez Nadleśniczego inkasuje gotówkę
w określonych dla leśnictw dniach sprzedaży w kancelariach leśnictw oraz
przyjmuje kopie dokumentów sprzedaży.
Sposób ochrony pobieranej gotówki przez upoważnione osoby określone są w
Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w Nadleśnictwie Gromnik.
9. Sprzedaż drewna dla nabywców prowadzących działalność gospodarczą, z
którymi zawarto umowy kupna – sprzedaży może odbywać się wyłącznie w
oparciu o dowód sprzedaży jakim jest faktura VAT generowana z SILP w
siedzibie jednostki na podstawie kwitów wywozowych (spełniających rolę
WZ), z następującą formą zapłaty:
9.1 za gotówkę (możliwa przedpłata przy poborze której należy uwzględnić art. 6
3
ust. 8 Ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym),
9.2 bezgotówkowo np.; przelew, factoring wg zawartych umów ze stosownymi
zabezpieczeniami. Dokumentem rozchodowym drewna jest przy sprzedaży
nabywcom prowadzącym działalność gospodarczą jest kwit wywozowy.
10. Sprzedaż drewna w biurze Nadleśnictwa jest prowadzona tylko na umowy i
prowadzi ja pracownik działu księgowości.
11. Wydatek drewna z lasu (składu) dla klientów detalicznych odbywa się w każdy
poniedziałek i wtorek roboczy w godz. od 800 do 1500 w terminie wywozowym
ustalonym przez leśniczego na asygnacie, lub w innym dniu tygodnia
uzgodnionym z leśniczym i po wprowadzeniu na asygnatę klauzuli „wyrażam
zgodę na wywóz w dniu …” podpisanej przez leśniczego.
Po terminie wywozowym administracja leśna nie odpowiada za zakupione
produkty a nabywca nie może rościć do sprzedawcy pretensji co do
pogorszenia stanu jakościowego, częściowej lub nawet całkowitej kradzieży
produktu itp.
12. Na oryginałach asygnat i kopi dla wydającego należy szczegółowo i
czytelnie odnotować wydatek drewna. Przy odbiorze częściowym należy
podać rodzaj i ilość wydanego drewna, datę i podpis. Należy unikać
częściowego wydatku drewna odebranego w stosach. W sytuacjach
sporadycznych podyktowanych możliwościami transportowymi nabywcy, przy
częściowym wydatku drewna stosowego należy drewno z nabitą płytką
pozostawić w partii surowca nie wydanego, opisując lubryką tym samym
numerem drewno wydane. Powyższe należy odnotować na asygnacie. Podpis
na kopii asygnaty wydającego składa nabywca. Wydatek drewna musi być
każdorazowo potwierdzony przez wydającego i kupującego (na oryginale i kopi
dokumentu).
13. W przypadku samowolnego pobrania drewna przez nabywcę lub niezgodnego
z wystawiona asygnatą służba terenowa ma obowiązek podjąć bezpośrednie
działania ścigające, tak jak w przypadku kradzieży (mandat, dochodzenie).
.
14. Sprzedaż drewna może być dokonana wyłącznie na podstawie wprowadzonego
do magazynu drewna w SILP i zglobalowaniu wykazu odbiorczego drewna
(sporządza leśniczy, globaluje upoważniony przez Nadleśniczego pracownik).
Minimalny okres od rejestracji w magazynie SILP do udostępnienia wykazu
odbiorczego drewna po zglobalowaniu wynosi 2 dni robocze.
Wyjątkowo w uzasadnionych przypadkach (np. brak pełnego ładunku,
przyjazd odbiorcy po drewno z zakładu oddalonego od N-ctwa (leśnictwa)
dopuszcza się za zgodą Nadleśniczego (np. telefoniczną – co będzie opisane
na kwicie wywozowym przez leśniczego) skrócenie tego okresu.
Sprzedaż drewna nie ujętego w „magazynie drewna” SILP będzie traktowana
jako przestępstwo.
15. Drewno do sprzedaży powinno być odebrane niezwłocznie po pozyskaniu
zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami, zanumerowane za
pomocą płytki, oraz naniesioną w grubszym końcu tarczą ze znakiem
graficznym Lasów Państwowych (w kolorze czarnym).
4
Pozyskane drewno numeruje się przy pniu (dotyczy dłużycy, a numerację
drewna stosowego dopuszczam na składzie przejściowym znajdującym się w
lesie).
16. Zabrania się pozostawiania na pozycjach cięć obok drewna ujętego w
WOD-ach, drewna nieodebranego a wyrobionego w tym samym czasie
obrachunkowym.
17. Zabrania się zrywki drewna nieodebranego (dłużycy)z następującymi
wyjątkami: w warunkach terenowych utrudniających zrywkę
Nadleśniczy może zdecydować o odbiorze surowca po jego zrywce
potwierdzając to wpisem w książce służbowej leśniczego.
III.
Szczegółowy tryb sprzedaży i rozchodu drewna i produktów niedrzewnych
1. Dowodem sprzedaży detalicznej drewna i produktów niedrzewnych jest
oryginał paragonu fiskalnego lub na żądanie kupującego – faktura generowana
z SILP.
2 Asygnata z rejestratora leśniczego (zgodnie z Instrukcją obiegu dokumentów).
3. Sprzedający (wystawiający asygnatę) odpowiada służbowo i materialnie za:
- sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych nie ujętego w ewidencji
księgowej,
- błędne wyliczenie należności (niewłaściwa masa lub klasa, błąd
rachunkowy).
4 Rozliczenie gotówki przez upoważnionych do wystawiania asygnat i
przyjmowania wpłat odbywa się zgodnie z „Instrukcją dotyczącą gospodarki
kasowej w Nadleśnictwie Gromnik”
5 Rozliczenie gotówki ze sprzedaży następuje w oparciu o kwoty wynikające z
raportów dobowych fiskalnych z uwzględnieniem zwrotów paragonów
anulowanych.
a. konsygnację sporządza się w 2-ch egzemplarzach z przeznaczeniem dla
oryginał dla kasjera Nadleśnictwa i wystawiającego,
b. z chwilą dokonywania transferu asygnat leśniczy zobowiązany jest
powiadomić pracownika księgowości o żądaniu kupującego
wystawienia faktury VAT na asygnatę o numerze……, dodatkowo
przekazując dane klienta takie jak: nazwa, adres, nr NIP,
c. wpłaty gotówki kasjerce dokonuje leśniczy, (podleśniczy) osobiście lub
za pośrednictwem upoważnionego przez Nadleśniczego pracownika.
d. pracownik obsługujący kasę N-ctwa przy rozliczeniu konsygnacji,
potwierdza przyjęcie gotówki swoim podpisem na wystawionych przez
niego dowodach wpłat (KP) w przypadku rezygnacji z zakupu drewna
i produktów niedrzewnych lub stwierdzenia pomyłki po wydrukowaniu
paragonu fiskalnego obowiązkiem wystawiającego jest jego
dostarczenie do działu księgowości poprzez dziennik podawczy z
opisem przyczyn oraz dokładna datą zwrotu.
5
e. kontrolę nad rozchodem asygnat oraz kwitów wywozowych i
zrywkowych sprawuje starszy referent ds. administracji, który
dokonuje rozliczenia zużytych druków.
.
7 Przy sprzedaży bezgotówkowej na umowy wydatek drewna i produktów
Niedrzewnych następuje w oparciu o kwit wywozowy – wystawienie z
rejestratora :
a. kwit wywozowy wystawiany jest oddzielnie na każdy ładunek w 4-ch
egzemplarzach z przeznaczeniem:
- oryginał dla nabywcy
- pierwsza kopia dla biura Nadleśnictwa (dla stanowiska KF –
Księgowość)
- druga kopia dla stanowiska SA
- trzecia kopia dla leśniczego
c. nabywca potwierdza odbiór zakupionego drewna osobiście lub przez
upoważnionego na piśmie (umowie) przedstawiciela,
8. Rejestracja zrywki drewna następuje w oparciu o kwity zrywkowe wystawione
z rejestratora.
9. Przy prowadzeniu sprzedaży przez Starszą Księgową faktura VAT nie podlega
zatwierdzeniu przez Nadleśniczego i Głównego Księgowego.
Sprzedający odpowiada służbowo i materialnie:
- za sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych nie ujętego w ewidencji
księgowej,
- błędne wyliczenie należności (niewłaściwa masa lub klasa, błąd
rachunkowy).
10. Dowody „Pobrania” drewna i produktów niedrzewnych na potrzeby własne
Nadleśnictwa wystawiane są przez pracownika działu księgowości. W oparciu
o asygnaty wystawione przez leśniczych i zatwierdzane są przez Nadleśniczego
i Głównego Księgowego.
11. Kontrolę merytoryczną odbiórki i sprzedaży drewna, produktów niedrzewnych
w Nadleśnictwie Gromnik prowadzą:
- inżynier nadzoru, zastępca nadleśniczego, specjalista ds. użytkowania lasu i
Bhp, strażnicy leśni.
Kontrolę należy udokumentować (np. poprzez wpisy w książce służbowej
leśniczego i własnej, na kwitach wywozowych, asygnatach).
Nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów sprawuje Główny Księgowy.
Niniejsze „Zasady” obowiązują od 26.11. 2012 roku.
Tracą moc dotychczasowe Zasady sprzedaży drewna i produktów niedrzewnych
obowiązujący od 26.04.2012 r.
Podstawowe akty prawne sprzedaży drewna.
6
1. Zarządzenie nr 82 DGLP z dnia 19.11. 2012 r..
2. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 54 poz. 535
z póź. zm.)
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i
warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące i warunków ich
stosowania (Dz. U. Nr 212 poz. 1338)
4. Zarządzenie nr 3/2012 Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów państwowych w
Krakowie z dnia 16.01.2012 r. w sprawie organizacji sprzedaży drewna w
Nadleśnictwach, znak spr: EM-900-7/12
7