Program do projektowania i drukowania etykiet na

Program do projektowania
i drukowania etykiet
na własne potrzeby
Podręcznik użytkownika
(wersja próbna)
Tworzenie projektu etykiety
Głównym przeznaczeniem programu jest ułatwienie projektowania i drukowania etykiet
dla roślin przechowywanych w bazie danych. Dla początkujących jednak łatwiejsze
będzie dla zapoznania się z programem, a później do spostrzeżenia korzyści wynikających
z korzystania z baz danych, utworzenie projektu etykiety zawierającej stałe elementy.
Prosty projekt etykiety zawierającej tylko tekst
Zaprojektujemy popularną etykietę pętelkową o wymiarach 210x12 mm o symbolu TF17
w katalogu produktów. Ta etykieta jest tak wąska, że zamieszczanie dodatkowych
elementów graficznych może nie mieć większego sensu. Da się wprawdzie zmieścić małe
logo lub kod kreskowy lecz będą mało widoczne.
Wybierzmy zatem z paska menu Projekt/Nowy (skrót Ctrl+N).
Zostanie wyświetlone okno z katalogiem szablonów etykiet. Do wyboru mamy kategorie
szablonów: DisplayPrint, OfficePrint, SemiPrint, PepPrint, ChromoPrint i TagPrint.
Wybieramy kategorię PepPrint – etykiety pętelkowe i szablon TF17 (TF_17_r8_210x12).
Wybrany szablon etykiety pojawi się w oknie projektowym programu.
Dalej korzystać będziemy z paska narzędziowego. Pasek ten podzielony jest na dwie
części. Przyciski po lewej stronie służą do wstawiania stałych obiektów drukowanych na
wszystkich etykietach. Najczęstsze zastosowanie to: nazwa i adres producenta, telefon,
logo itp. stałe elementy, które chcemy, aby drukowane były na wszystkich etykietach.
W prawej części paska narzędzi znajdują się przyciski do wstawiania obiektów, których
źródłem jest baza danych. Będą to zwykle: nazwa rośliny, opis, cena kod kreskowy,
fotografia. Na każdej etykiecie mogą być inne.
Na naszej projektowanej etykiecie będzie tylko nazwa rośliny i nazwa producenta.
Wstawmy zatem obiekt tekstowy, naciskając przycisk
W oknie projektu etykiety pojawiło się zaznaczenie z tekstem „Wpisz swój tekst”.
Właściwy tekst wpisujemy w polu Tekst znajdującym się w lewej części okna.
Aby powiększyć pole wpisywania naciśnij przycisk z trzema kropkami:
Zostanie wyświetlone okno z linijką tekstu do wpisania:
Wpiszmy „Świerk kłujący 'Hoopsii'”. Po zatwierdzeniu przez naciśnięcie przycisku OK w
oknie projektu pojawi się w wprowadzony tekst:
Teraz pozostaje ten obiekt powiększyć i umieścić we właściwym miejscu etykiety:
Zwiększymy teraz wielkość czcionki. W lewej części okna widoczny jest formularz
z właściwościami obiektów wstawionych w projekcie etykiety. Rozmiar czcionki można
zmienić na 3 sposoby: 1. wpisując żądaną wartość, 2. naciskając znajdujące się obok
przyciski z małymi strzałkami lub 3. wywołując okno systemowe z właściwościami
czcionki przez naciśnięcie przycisku z trzema kropkami znajdującego się obok pola:
Oto wynik po wprowadzonych zmianach: zmianie wielkości i samej czcionki z domyślnej
Arial na Arial Black.
Następnie dodamy pole z nazwą i adresem producenta. Zamieszczanie tych danych na
etykietach stanowi dodatkową reklamę. Mimo to jest wciąż niedoceniane przez
producentów roślin. Specjalnie dla zademonstrowania możliwości dodawania koloru
zmieniono tło ramki tekstowej na kolor żółty.
Można uznać, że projekt etykiety został już zakończony. Pozostaje
jeszcze sprawdzenie na podglądzie wydruku, czy wszystko jest tak, jak
zaplanowane. W tym celu z paska menu programu należy wybrać
Projekt/Podgląd lub przycisk
Zostało wyświetlono okno Podgląd wydruku z widokiem arkusza
zaprojektowanych etykiet.
Okno można powiększyć do rozmiarów pulpitu i/lub zmienić skalę podglądu korzystając
z przycisków:
Jeśli projekt etykiety jest zgodny z naszymi oczekiwaniami można go zapisać do
późniejszego wykorzystania lub modyfikacji. Z paska menu programu wybieramy
Projekt/Zapisz. Zostanie wyświetlone okno Zapisz jako... z polami do podania nazwy
i opisu projektu.
Następnie zatwierdzamy naciskając przycisk OK i projekt etykiety zostaje zapisany na
dysku komputera.
Bazy danych
Program umożliwia korzystanie z baz danych wielu formatów: Dbase, Paradox, Access,
Excel, CSV. Dzięki tej uniwersalności do programu można podłączyć zewnętrzne bazy
danych dostępne na rynku. Wraz z programem dostarczana jest także Osobista baza
danych. Jest to właściwie tylko zalążek bazy danych. Nie zawiera w ogóle danych tylko
niezbędne pola do samodzielnego uzupełniania we własnym zakresie. Dodatkowe pola
danych można jednak łatwo dodać w razie potrzeby. Omawianie baz danych zacznę
właśnie od tej bazy.
Z paska menu programu wybierz Bazy danych, a następnie opcję Zarządzanie bazami
danych. Zostanie wyświetlone okno Zarządzanie połączeniami z bazami danych.
W wyświetlonym oknie widoczna jest lista baz danych połączonych z programem.
W dopiero co zainstalowanym programie jest widoczna tylko jedna baza danych:
Osobista baza danych. W prawej części okna widoczny jest pasek z przyciskami Otwórz,
Zmień, Usuń, Utwórz, Wyjście. Naciśnięcie przycisku Otwórz spowoduje otwarcie
zaznaczonej bazy danych. Dwa kolejne przyciski Zmień i Usuń są nieaktywne, ponieważ
tej właśnie jednej wbudowanej bazy danych nie można usunąć ani zmienić właściwości
istniejącego z nią połączenia. Naciśnięcie przycisku Utwórz spowoduje przejście do etapu
tworzenia połączenia z zewnętrzną bazą danych ale o tym w dalszej części podręcznika.
Naciśnięcie przycisku Wyjście spowoduje zamknięcie tego okna i powrót do widoku okna
programu.
Naciśnij przycisk Otwórz, aby otworzyć Osobistą bazę danych. Wyświetlone zostało
okno Baza danych. Normalnie ta baza danych jest pusta. Dla potrzeb tego podręcznika
wprowadziłem dwa rekordy.
U góry w lewej części okna znajduje się arkusz danych z rekordami. Tutaj można dodawać
rekordy (przycisk Nowy w prawej części okna) lub je zmieniać bezpośrednio edytując
wiersze w tabeli. Można także usunąć zbędne lub błędnie wpisane rekordy (przycisk
Usuń).
Widoczne są tutaj cztery pola: pole filtru Zaznaczenie do zaznaczania TAK/NIE, pole
Licznik, w którym podaje się liczbę etykiet każdego rodzaju, które chce się wydrukować,
pole Kategoria służące do grupowania rekordów i filtrowania oraz pole Nazwa , które
chyba nie wymaga objaśnień. Ostatnie pole Opis widoczne jest tylko w dolnej części okna
Baza danych, ponieważ jest to pole o dużej pojemności, a zamieszczanie oraz edytowanie
dłuższego tekstu w tabeli rekordów nie byłoby wygodne. W tej części okna widoczne są
także jeszcze dwie zakładki: Pola główne i Pola własne. Pola główne to właśnie te kilka
pól, które zawiera wbudowana Osobista baza danych. Pola własne to dodatkowe pola,
które mogą zostać zdefiniowane przez użytkownika programu.
Definiowanie tych pól odbywa się w oknie, które zostanie wyświetlone po naciśnięciu
przycisku
Konfiguracja
widocznym w prawej części okna Baza danych.
Konfigurowanie Osobistej bazy danych zostanie omówione w dalszej części podręcznika.
Ważną cechą tej bazy danych jest możliwość dodawania zdjęć lub rysunków. W tym celu
należy nacisnąć przycisk Obraz w dolnej części okna. Zostanie otwarte okno Otwieranie,
w którym należy wskazać plik z fotografią lub rysunkiem do wstawienia do bazy danych.
Po zatwierdzeniu plik z fotografią zostanie wstawiony do bazy danych i wyświetlony jak
na poniższym rysunku:
Dla każdego rekordu można wstawić
jeden lub kilka obrazków
Rekordy zostały wstawione i można już zakończyć pracę z Osobistą bazą danych. Co
jednak zrobić, jeśli chcielibyśmy dodać dodatkowe pola do bazy danych, np. cenę, nazwę
łacińską, kod kreskowy? Do tego służy wspomniany wyżej przycisk Konfiguracja. Po jego
naciśnięciu zostanie wyświetlone okno Ustaw.
W tym oknie można dodawać lub usuwać potrzebne pola lub kategorie
Na rysunku widoczne jest już dodane wcześniej pole Nazwa łacińska. Oto poszczególne
etapy tego procesu. W polu Nazwa pola wpisujemy nazwę najlepiej opisującą treść
danych, które będą umieszczane w tym polu, w tym przypadku będzie to Nazwa
łacińska. Po przejściu do kolejnego pola formularza zostanie rozwinięta lista wyboru
określająca typ danych, jakie to pole będzie zawierać. Jest to bardzo ważny etap, ponieważ
błędne podanie typu pola danych, np. Waluta, może skutkować tym, że w polu Nazwa
łacińska nie będzie można zamieścić nazwy i zostaniemy zmuszeni do usunięcia tego pola
i utworzenia od początku (istniejącego pola danych nie można już zmieniać!).
Najwłaściwszym typem danych dla tego pola jest typ Krótki tekst, który w bazach danych
może mieć długość do 255 znaków. Aby jednak objętość bazy danych nie rozrastała się
niepotrzebnie warto podać największą liczbę znaków, która może znaleźć się w naszym
polu, o co zostaniemy poproszeni zaraz po wybraniu tego typu danych. Dla nazwy
łacińskiej powinno wystarczyć 50 znaków.
Po naciśnięciu przycisku Dodaj, nowe pole zostanie dodane do bazy danych i jego nazwa
zostanie wyświetlona w części okna służącej do usuwania pól.
Podobnie postępujemy przy dodawaniu innych pól. Oprócz dodawania pól można
dodawać również kategorie pozwalające na grupowanie i filtrowanie rekordów. W tym
przykładzie dodamy kategorie: Krzewy liściaste, Drzewa liściaste, Pnącza, Wrzosowate,
Krzewy iglaste oraz Drzewa iglaste, do których przypisywać będziemy wszystkie krzewy
w naszej bazie danych. Kategorie dodawane są w kolejności alfabetycznej ale możemy
dowolnie zmienić ich kolejność korzystając z czerwonych strzałek znajdujących się obok
listy. Jeśli się rozmyślimy, kategorie można także usunąć. Nazwy kategorii nie można już
edytować. Aby zmienić nazwę kategorii trzeba usunąć jej nazwę z listy i ponownie dodać
z poprawioną nazwą.
Po zaakceptowaniu zmian w konfiguracji bazy danych zamykamy okno naciskając
przycisk Zamknij. Powrócimy do okna Baza danych, gdzie na zakładce Pola główne po
naciśnięciu przycisku wyboru w polu Kategoria zostanie wyświetlona lista dostępnych
kategorii, które zostały przed chwilą wprowadzone. Na zakładce Pola własne jest także
widoczne nowe pole, które dodaliśmy – Nazwa łacińska.
Warto jeszcze omówić część okna Baza danych służącą do
wyszukiwania i filtrowania danych. Zawiera ona trzy pola:
pole Szukaj, gdzie można podać dowolny tekst do wyszukania
w naszej bazie danych; pole Kolejność sortowania, gdzie
można sortować rekordy ale tylko według z góry określonych
kryteriów (pól głównych): Kategoria i nazwa bądź tylko
Nazwa; pole Filtruj, gdzie można wybrać jedno z pól
głównych lub własnych i ograniczyć w ten sposób liczbę
wyświetlanych rekordów. Wśród opcji filtrowania dostępna
jest także nie omówiona jeszcze opcja Zaznaczenie. Pierwszy raz pojawiła się ona jako
nienazwane pole w arkuszu danych.
Pole to służy do zaznaczania rekordów przeznaczonych do drukowania i odfiltrowania
ich od pozostałych. Są dwie metody zaznaczania rekordów, które chcemy wydrukować:
1. Podanie w polu Licznik liczby etykiet do wydrukowania. Uwaga: jeśli wpiszemy 0,
etykieta nie zostanie wydrukowana.
2. Wstawienie znacznika w polu Zaznaczenie w odpowiednim wierszu i przełączenie
pola Filtruj na Zaznaczenie.
Jeśli w polu Filtruj nie wybierzemy opcji Zaznaczenie, przy drukowaniu będzie brana
pod uwagę tylko wartość pola Licznik i zostaną wydrukowane etykiety dla wszystkich
rekordów z liczbą w polu Licznik większą od 0. Można oczywiście wpisać liczbę
0 w wierszach, dla których nie chcemy drukować etykiet ale nie jest to dobre rozwiązanie,
ponieważ za każdym razem trzeba by zmieniać liczbę etykiet dla wszystkich rekordów
w bazie danych. Pole Zaznaczenie w połączeniu z polem Filtruj jest znacznie
wygodniejszym rozwiązaniem. Wystarczy tylko zmiana pola Licznik w zaznaczonych
rekordach.
Teraz jest właściwy moment do omówienia zastosowania przycisków Odznacz i Wyzeruj
licznik. Naciśnięcie przycisku Odznacz spowoduje usunięcie wszystkich znaczników
z pola Zaznaczenie w arkuszu danych. Naciśnięcie przycisku Wyzeruj licznik usunie zaś
wszystkie wartości wpisane w polu Licznik. Należy zachować ostrożność – te operacje są
nieodwracalne! Pracę z Osobistą bazą danych kończymy przez naciśnięcie przycisku
Zakończ.