Partner wiodący

WSPÓLNA REALIZACJA
1
Realizacja
REALIZACJA ( wsparcie z dotacji):
WdraŜanie zaplanowanych działań zgodnie z
zaplanowanym harmonogramem merytorycznym i
finansowym, aby osiągnąć zaplanowane cele na
poziomie zaplanowanych wskaźników.
2
Wspólna realizacja
Działania w ramach projektu powinny być
prowadzone i koordynowane po obu
stronach granicy.
Nie wystarczy przy tym, aby były
prowadzone równolegle: muszą istnieć
jasno określone ogniwa między tym, co
dzieje się po drugiej stronie granicy a
regularnym kontaktem pomiędzy dwoma
stronami umowy.
3
Zarządzanie projektem
• Realizacja projektu,
• Nadzór nad wykonaniem projektu,
• Zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik
działania projektu w celu zaspokojenia lub nawet
przekroczenia potrzeb i oczekiwań beneficjentów
związanych z tym projektem.
4
Funkcje zarządzania projektem
• Strategia i
planowanie
• Zarządzanie
finansami
• Zarządzanie
personelem projektu
• Zarządzanie jakością
• Relacje zewnętrzne
5
Funkcje zarządzania projektem
• Marketing projektu
• Zarządzanie
bezpośrednią
realizacją
• Zarządzanie
sprzedaŜą produktów
projektu
• Prawo
6
Zarządzanie to proces
3 podstawowe elementy (procesy):
• Analizowanie obecnych i przewidywanie
ewentualnych przyszłych problemów
• Podejmowanie decyzji
• Komunikowanie
7
Monitoring
Monitoring moŜna zdefiniować jako systematyczne i bieŜące
zbieranie, analizowanie i uŜywanie informacji dla celów
kontrolnych i podejmowania decyzji.
Monitorowanie jest procesem systematycznego zbierania i
analizowania ilościowych i jakościowych informacji na
temat wdraŜanego projektu i dotyczy przede wszystkim
produktów prowadzonych działań oraz nakładów
poniesionych na ich realizację.
Monitoring stanowi waŜne źródło danych dla ewaluacji, nie
jest jednak z nią toŜsamy.
Ewaluacja bowiem odnosi się dodatkowo do efektów
długotrwałych, czyli oddziaływania projektu.
8
• otoczenie
Sposób
zarządzania
projektem
• kompetencje /
kwalifikacje
• postawy / nastawienie
9
Przeszkody w realizacji projektu
Zewnętrzne uwarunkowania, niezaleŜne od
realizatora projektu, pozostające poza jego
kontrolą, które są prawdopodobne i jeśli wystąpią
mogą mieć istotny wpływ na przebieg projektu
ZałoŜenia wzmacniające:
co nam moŜe pomóc?
Czynniki ryzyka: co nam moŜe przeszkodzić?
10
Budowanie wizerunku projektu
partnerskiego
• Wizualizacja projektu po obu stronach
granicy
• ToŜsamość projektu a wizerunek
• Posługiwanie się tym elementem w całej
dokumentacji projektu
• Regularne spotkania Zespołu
• Dzielenie się sukcesami, uczestnictwo w
rozwiązywaniu problemów
11
Wymiary zarządzania
• Wymiar proceduralny - ramy i wymogi
formalne, prawne, finansowe
Jak to powinno działać?
• Wymiar funkcjonalny - cykl Ŝycia
projektu,
projektu funkcje zarządzania
Jak to zrobić, Ŝeby zadziałało jak najlepiej?
12
Wspólna realizacja
Partner wiodący jest odpowiedzialny za
zapewnienie, Ŝe działania są odpowiednio
skoordynowane, załoŜony harmonogram
został wykonany, a jakość działań jest
odpowiednia.
13
Analiza SWOT partnerstwa
Mocne strony
(strengths)
Słabe strony
(weaknesses)
MoŜliwości rozwoju
okazje
(opportunities)
ZagroŜenia rozwoju
trudności
(threats)
14
Silne i słabe strony
są elementami zasobów czyli tych czynników na które instytucja
ma wpływ
•
•
•
•
•
•
Ludzie tworzący instytucję
Dostępne zasoby – materialne, finansowe, informacyjne
Wiedza i umiejętności
Sposób organizacji i zarządzania
Systemy motywacyjne
Przepływ informacji – systemy komunikacyjne
15
Silne i słabe strony
są elementami zasobów czyli tych czynników na które instytucja
ma wpływ
•
•
•
•
•
•
Doświadczenie
Kontakty partnerów – przyjęte procedury
Środowisko pracy,
Przepisy prawa
Wizerunek i kultura instytucji
Rola instytucji
16
Mocne i słabe strony
partnerstwa
•
•
•
•
•
•
Mocne strony
•
Atmosfera współpracy
Obecność kluczowych osób (liderzy,
•
przedsiębiorcy itp.)
Istnienie wiarygodnych lokalnych
zasobów
ZaangaŜowanie zarządów i
członków
•
Dostęp do funduszy
Szerokie zaangaŜowanie
społeczności i instytucji
•
Wyzwania/Trudności
Brak motywacji ze strony niektórych
jednostek w społeczności
Problemy związane z funduszami:
niewystarczalność i opóźnienia;
problemy z zagwarantowaniem
współfinansowania; niepewna
przyszłość
Niewystarczająca koordynacja
pomiędzy róŜnymi poziomami i
gremiami
Ograniczony charakter programów
pracy
• Niewystarczający poziom rozwoju
umiejętności personelu
17
Ryzyko projektu
Typ projektu
realizowany
wcześniej / znane
metody
Projekt
nowatorski /
nowe metody
NISKIE
RYZYKO
UMIARKOWAN
E RYZYKO
UMIARKOWAN
E RYZYKO
WYSOKIE
RYZYKO
Rezultaty
osiągane
wcześniej
Rezultaty nie
osiągane
18
wcześniej / nowe
WSPÓLNY PERSONEL
19
Wspólny personel
Oznacza, Ŝe w ramach projektu nie
dubluje się personelu po obu stronach
granicy, i Ŝe pracuje on wspólnie
20
Wspólny personel
Partner wiodący jest pracodawcą
strategicznej części personelu w
projekcie, ale partnerzy projektowi
zatrudniają równieŜ pracowników w
ramach projektu w zaleŜności od
swoich obowiązków.
WaŜnym jest, aby partner wiodący
zapewnił odpowiednie zasoby ludzkie
dla całościowego zarządzania
projektem.
21
Zarządzanie projektem
Kto? Zespół Projektowy
22
Charakterystyka skutecznego zespołu
MoŜemy oczekiwać, Ŝe zespół będzie skuteczny,
jeśli będzie spełniał następujące charakterystyki:
• Przejrzystość
• Kompetencja
• ZaangaŜowanie
• Komunikatywność
23
Organizacja zespołu realizującego
projekt
Skuteczny zespół powinien:
Posiadać lidera
Posiadać jasno wytyczone cele
Mieć ustaloną strukturę
Mieć określone zakresy obowiązków członków
zespołu
Mieć określone reguły i procedury komunikowania się
w zespole
Przyjąć zasady obiegu i archiwizowania dokumentów
i korespondencji
24
ZASADY SKUTECZNEJ WSPÓŁPRACY
•
•
•
•
•
•
•
PARTNERSTWO
ZAUFANIE
OTWARTOŚĆ
JAWNOŚĆ
KONCENTRACJA NA PROBLEMACH
UNIKANIE KONFLIKTÓW
POSZERZANIE KRĘGU
ZAINTERESOWANYCH
• POSZANOWANIE CZASU PARTNERA
25
Przejrzystość
• Role są jasno określone Członkowie zespołu są
świadomi celów zespołu
• Przywództwo jest jasne i niebudzące wątpliwości
np. w ETW partner wiodący odpowiada za
koordynację projektu i zarządzanie finansami,
dlatego to on powinien oddelegować/zatrudnić
kierownika projektu czy księgową.
• Członkowie zespołu są świadomi, w jaki sposób,
zarówno indywidualnie jak i jako zespół, będą
oceniani z dokonań
26
ZaangaŜowanie
• Członkowie zespołu są w pełni
zaangaŜowani w realizację celów zespołu
• Członkowie zespołu są dla siebie
wzajemnie wsparciem
• Energia jest wykorzystywana raczej dla
rozwiązywania problemów aniŜeli
współzawodnictwa
• Istnieje silne poczucie identyfikacji z
zespołem i jego toŜsamości
27
Kompetencja
• Zespół regularnie osiąga załoŜone cele (waŜny jest
monitoring zaplanowanych wskaźników, aby móc ocenić
poziom wykonania)
• Członkowie zespołu posiadają konieczne umiejętności i
zdolności do realizowania swoich zadań
• Zasoby są wykorzystane efektywnie ( przy kwalifikowaniu
wydatków w ramach EFRR waŜna jest ich efektywność)
• Występuje zrównowaŜona mieszanka umiejętności,
zdolności i osobowości
28
Komunikatywność
• Komunikacja jest otwarta i uczciwa,
• Personel zna język sąsiada,
• Członkowie zespołu wykorzystują właściwe
metody zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz
zespołu
• Lider zespołu dba o dobre poinformowanie
zespołu
• Dokonania zespołu są regularnie analizowane ( na
podstawie danych z monitoringu)
29
Lokalizacja
• Fizyczna lokalizacja dla potrzeb
– korespondencji
– spotkań
– dokumentacji decyzji i działań
• Jaki „wizerunek” chcemy nakreślić?
• Czy jeden z partnerów moŜe zapewnić właściwą
siedzibę?
30
Potrzeby kadrowe
• Kto zapewni obsługę administracyjną
(sekretariat) partnerstwa? (dokumentacja,
program i obsługa spotkań)
• Czy w partnerstwie potrzebny jest personel
starszy rangą?
• Skąd będą pochodziły środki? Czy partnerzy
mogą kierować personel nieodpłatnie? Jakie są
implikacje funkcjonowania partnerstwa?
31
RÓZNICE PARTNER A WYKONAWCA
Partner
Wykonawca
Bierze udział w przygotowaniu projektu
Działanie nastawione na realizacje celu
Otrzymuje środki zgodnie z umową
partnerską
Wnosi swój wkład
MoŜe otrzymywać refundację co miesiąc
za poniesione wydatki
Nie moŜe wystawić faktury na projekt
Nie osiąga zysku z realizacji projektu
Nie bierze udziału w przygotowaniu projektu
Działanie nastawione na zysk
Konkuruje o środki np. w przetargu
Nie wnosi wkładu
Otrzymuje zapłatę po wykonaniu umowy
Wystawia fakturę na projekt
Faktura zawiera w sobie zysk dla Wykonawcy
32
RÓZNICE PARTNER A WYKONAWCA
w projekcie Cykl seminariów i materiały promujące
międzynarodowe związki przedsiębiorstw typu „cluster”
Partner kraj I– instytucja szkoleniowa A:
bierze udział w przygotowaniu projektu i koncepcji cyklu seminariów;
w projekcie przyjmuje na siebie następujące zadania: Promocja
projektu, Organizacja cyklu seminariów. Do projektu wyznacza 1
własnego pracownika jako eksperta do spraw promocji
(oddelegowanie) oraz wolontariusza jako asystenta ds.logistyki
seminariów (obaj wkład własny). Udostępni swoje sale na
zorganizowanie seminariów, ale policzy je jako wkład rzeczowy po
kosztach eksploatacyjnych (bez zysku).
33
RÓZNICE PARTNER A WYKONAWCA
w projekcie Cykl seminariów i materiały promujące
międzynarodowe związki przedsiębiorstw typu „cluster”
Partner kraj I instytucja szkoleniowa A:
Na moderatorów, materiały seminaryjne, poczęstunek otrzyma
refundację z EWT, ale musi się rozliczyć fakturami wypisanymi na
swoją instytucję np. od moderatorów za prowadzenie seminariów,
ich dojazd i zakwaterowanie, przygotowanie i powielanie
materiałów seminaryjnych, fakturą z firmy cateringowej.
Po miesiącu wystąpi za pośrednictwem partnera wiodącego z
wnioskiem płatniczy o refundację części poniesionych wydatków.
34
RÓZNICE PARTNER A WYKONAWCA
w projekcie Cykl seminariów i materiały promujące
międzynarodowe związki przedsiębiorstw typu „cluster”
Wykonawca – instytucja szkoleniowa B:
O projekcie dowiaduje się z otrzymanego Zapytania o cenę. W
odpowiedzi zgłasza swoją ofertę. Oferta jest najkorzystniejsza pod
względem cenowym, więc instytucja otrzymuje zlecenie. Realizuje
je dokładnie według oczekiwań zleceniodawcy – nie bierze udziału
w przygotowaniu koncepcji cyklu seminariów. Po zrealizowaniu
zamówienia wystawia fakturę na całość dla projektodawcy
(partnera wiodącego lub innego partnera projektu) tj. wynajem sal,
przygotowanie materiałów, poczęstunek, przeprowadzenie
seminariów. W fakturze tej uwzględnia zysk za wykonanie
zlecenia.
35
Kwestie partnerstwa w ramach EWT
Partnerstwo
musi
być
potwierdzone
porozumieniem
lub
umową
określającą
wzajemne działania i zobowiązania podczas
realizacji projektu. Partner musi spełniać takie
same kryteria co wnioskodawca.
36
Umowa partnerstwa
Umowa (porozumienie) partnerstwa powinno określać
(INTERREG III A):
1. Zobowiązania stron co do zakresu odpowiedzialności i
kompetencji (w tym zobowiązanie dotyczące zapewnienia
współfinansowania).
2. Zawiera informację co do procedur, zakresu obowiązków i
zadań w zakresie realizacji róŜnych działań w ramach
przedsięwzięcia, uzyskania wyników i rezultatów, a takŜe
sprawozdawczości wewnętrznej i procedur płatniczych.
3.Określa rolę partnera w realizowaniu działań oraz
administrowaniu przedsięwzięciem.
4. Umowa określa zasady terminowego przekazywania danych do
raportów finansowych oraz wymagania w zakresie kontroli
finansowej.
37
WSPÓLNE FINANSOWANIE
38
WSPÓLNE FINANSOWANIE
Dla projektu podpisywana jest tylko jedna umowa dofinansowania
tj. projekt ma jeden wspólny budŜet.
Zobowiązania partnerów w ramach budŜetu wynikają z działań, jakie
zaplanowali dla siebie w projekcie.
Powinno zostać otwarte tylko jedno konto bankowe, którego
dysponentem jest partner wiodący – wszystkie płatności z tytułu
uczestnictwa w projekcie powinny być przelewane właśnie na to
konto.
Takie podejście powinno być doszczegółowione w dokumentacji
programowej (zasady rozliczeń pomiędzy partnerami), gdyŜ jest
nowością w dotychczasowej praktyce projektów transgranicznych.
39
WSPÓLNE FINANSOWANIE
Partner wiodący jest odpowiedzialny za zarządzanie i przekazywanie
partnerom projektowym środków dotacji oraz monitorowanie ich
wykorzystywania. Gdzie i jak ma przekazać skoro ma być jedno
konto?
Środki finansowe (wkład własny) na realizację projektu powinny
pochodzić od wszystkich partnerów oraz odpowiadać stopniowi
zaangaŜowania kaŜdego partnera w realizacjęprojektu.
Beneficjenci wyznaczają spośród siebie beneficjenta wiodącego dla
kaŜdej operacji.
40
Partner wiodący
Zawiera umowę z partnerami, która obejmuje między innymi
postanowienia gwarantujące naleŜyte zarządzanie funduszami,
warunki odzyskania kwot nienaleŜnie wypłaconych;
Odpowiada za zapewnienie realizacji całej operacji;
Ponosi odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie wydatków
przez partnerów, w tym zgodność tych wydatków z ustaleniami co
do podziału zadań pomiędzy partnerów;
41
Partnerzy projektu
KaŜdy beneficjent uczestniczący w operacji:
Odpowiada za nieprawidłowości w zakresie zadeklarowanych
przez siebie wydatków
Informuje państwo członkowskie, w którym się znajduje o swoim
uczestnictwie w operacji, jeŜeli to państwo członkowskie nie
bierze udziału w danym programie operacyjnym.
42
Struktury partnerstw
Partner wiodący z jednego kraju a drugi partner z sąsiedniego.
Obecnie powszechnie stosowana struktura. Partnerzy odpowiadają
liniowo za działania projektowe.
KaŜdy partner jest odpowiedzialny za kontrolę na pierwszym
poziomie i za administrowanie projektem.
Jednak partner wiodący odpowiada za całość projektu, monitoring
finansów, koordynację działań.
43
Struktury partnerstw
Współpraca z mniejszymi partnerami
Partner wiodący z jednego kraju ma w swoim kraju partnerów
lokalnych np. organizację pozarządową, organizację wspierającą
przedsiębiorców. Partnerstwo z tego kraju wybrało go na swojego
przedstawiciela i to on podpisuje umowę z partnerami
zagranicznymi np. z gminą A i powiatem B.
Sytuacja taka powinna być zdefiniowana w porozumieniu o
partnerstwie
KaŜdy partner jest odpowiedzialny za kontrolę na pierwszym
poziomie i za administrowanie projektem, ale inni partnerzy mogą
przejąć te zadania na pierwszym poziomie od mniejszych
partnerów.
44
Struktury partnerstw
Współpraca z mniejszymi partnerami
Wszyscy partnerzy odpowiadają w równym stopniu za działania w
ramach projektu.
W takim partnerstwie partner wiodący odpowiada za koordynację
całego partnerstwa transgranicznego a takŜe za swoje partnerstwo
lokalne.
45
Umowa partnerstwa
Zobowiązania stron co do zakresu odpowiedzialności i
kompetencji (w tym zobowiązanie dotyczące zapewnienia
współfinansowania).
Np. Partner wiodący – odpowiada za koordynację zadań, ich
prawidłową realizację, sprawozdawczość, zarządzanie finansowe
(płynność finansową, wnioski płatnicze) wnosi do budŜetu kwotę
.......... tytułem wkładu własnego finansowego oraz oddeleguje
swojego pracownika na kierownika projektu (wkład rzeczowy),
przeznaczy swoje pomieszczenie na cele biura projektu (wkład
rzeczowy), zapewni wolontariusza jako asystenta do spraw
monitoringu (wkład rzeczowy), na potrzeby biura projektu
udostępni ksero zakupione ze środków prywatnych (amortyzacja
wkład własny rzeczowy)
46
Umowa partnerstwa
Zobowiązania stron co do zakresu odpowiedzialności i
kompetencji (w tym zobowiązanie dotyczące zapewnienia
współfinansowania).
Np. Partner A kraj I odpowiada m.in. za organizację cyklu
seminariów. Do projektu wyznacza wolontariusza jako asystenta
ds.logistyki seminariów (wkład własny). Udostępni swoje sale na
zorganizowanie seminariów, ale policzy je jako wkład rzeczowy
po kosztach eksploatacyjnych (bez zysku). Jego koszty są ujęte w
budŜecie projektu strony polskiej.
Partner B kraj I odpowiada m.in. za promocję projektu i rekrutację
uczestników seminariów; zapewni wkład własny w formie
rzeczowej (asystent do spraw promocji – wolontariusz)
47
Umowa partnerstwa
Zobowiązania stron co do zakresu odpowiedzialności i
kompetencji (w tym zobowiązanie dotyczące zapewnienia
współfinansowania).
Np. Partner niemiecki C dysponuje swoim zespołem projektowym
współpracującym z zespołem polskim, odpowiada za promocję i
rekrutację po stronie niemieckiej, organizację dwóch seminariów
po stronie niemieckiej i będzie współpracować przy opracowaniu
i wydaniu materiałów ( jego koszty są ujęte we wspólnie
zaplanowanym budŜecie projektu).
48
Umowa partnerstwa
Zawiera informację co do procedur, zakresu obowiązków i zadań
w zakresie realizacji róŜnych działań w ramach
przedsięwzięcia, uzyskania wyników i rezultatów, a takŜe
sprawozdawczości wewnętrznej i procedur płatniczych
NaleŜy podzielić zadania pomiędzy partnerów np.:
Partner wiodący: organizacja i prowadzenie biura projektu (bieŜąca
koordynacja, zarządzanie finansami, sprawozdawczość),
monitoring projektu; odpowiada za osiągnięcie wskaźników
przewidzianych dla całości projektu
49
Umowa partnerstwa
Zawiera informację co do procedur, zakresu obowiązków i zadań
w zakresie realizacji róŜnych działań w ramach
przedsięwzięcia, uzyskania wyników i rezultatów, a takŜe
sprawozdawczości wewnętrznej i procedur płatniczych
Partner krajowy A: przygotowanie i przeprowadzenie cyklu
seminariów po stronie polskiej, odpowiada za przygotowanie
miesięcznych raportów cząstkowych z realizacji powierzonych
zadań do 4 kaŜdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
W zakresie powierzonych zadań odpowiada za osiągnięcie
następujących wskaźników produktu:
- organizacja 3 seminariów,
- liczba uczestników kaŜdego z nich 30 osób,
- liczba godzin kaŜdego spotkania: 7 godzin lekcyjnych
50
Umowa partnerstwa
Zawiera informację co do procedur, zakresu obowiązków i zadań
w zakresie realizacji róŜnych działań w ramach
przedsięwzięcia, uzyskania wyników i rezultatów, a takŜe
sprawozdawczości wewnętrznej i procedur płatniczych
Partner krajowy A: za osiągnięcie następujących wskaźników
rezultatu:
- Zrealizowano 3 seminaria,
- liczba osób, które podniosły poziom wiedzy i otrzymały
zaświadczenia o udziale w seminarium: 82
Rezultaty niemierzalne: wzrost poziomu motywacji do kooperacji z
partnerami niemieckimi i tworzenia „clusters”, podniesienie
poziomu umiejętności komunikacyjnych
51
Umowa partnerstwa
Umowa (porozumienie) partnerstwa określa:
Rolę partnera w realizowaniu działań oraz administrowaniu
przedsięwzięciem:
tj. określa, która instytucja jest partnerem wiodącym, a które jej
podlegają (m.in.raportują)
Jaki personel będzie wyznaczony do wdraŜania projektu:
np. partner wiodący: kierownik projektu, księgowa, asystent do
spraw monitoringu
Partner krajowy A: asystent ds. logistyki seminariów
Partner krajowy B: asystent ds. promocji
52
Umowa partnerstwa
Umowa (porozumienie) partnerstwa określa:
Umowa określa zasady terminowego przekazywania danych do
raportów finansowych oraz wymagania w zakresie kontroli
finansowej.
np.partner wiodący przekazuje refundację partnerom do 5 dni po
uzyskaniu środków od Instytucji Pośredniczącej
Partnerzy A, B przesyłają partnerowi wiodącemu do 4 kaŜdego
miesiąca za miesiąc poprzedni zestawienie wydatków i
dokumenty potwierdzające ich poniesienie.
Partnerzy zobowiązują się udostępnić wszelkie dokumenty i
informacje instytucjom upowaŜnionym do kontroli projektu i
jego finansów oraz umoŜliwić im wizytację na miejscu
realizacji projektu.
53
Umowa partnerstwa
Dodatkowe elementy:
CEL PARTNERSTWA
Źle opisany: celem partnerstwa jest przygotowanie projektu i
pozyskanie środków............
Dobrze wyznaczony: celem partnerstwa jest zainicjowanie
transgranicznej współpracy MŚP w formie”clusters”
Cel projektu = cel partnerstwa
Lub
Cel partnerstwa = osiągnięcie części zaplanowanych celów w
projekcie, pozostałe realizuje partner wiodący we własnym
zakresie
SANKCJE:
W przypadku zaniechania wykonania nałoŜonych niniejszą umową
zadań, lub ich wykonania nie prawidłowo z naraŜeniem partnera
54
wiodącego na straty przewiduje się następujące sankcje:
Dziękuję za uwagę
55