Excel-ćwiczenia 1

Microsoft Excel 2007
Formuły Tablicowe
Tablice są to zbiory komórek lub wartości, na których można wykonywać operacje grupowe. Tablica
może być zapisana w komórkach lub może przyjąć postać stałej zawierającej wiele elementów. Do
operowania na tablicach używamy formuł tablicowych. Wprowadzanie formuły tablicowej zakończone
będzie zawsze naciśnięciem klawiszy Ctrl+Shift+Enter. Formułę tablicową odróżnia się od
zwykłej po nawiasach klamrowych.
1. Skonstruujmy formułę tablicową mnożącą dwa 5-elementowe
pionowe tablice i umieszczającą w trzeciej 5-elementowej tablicy
pionowej wynik składający się z iloczynów poszczególnych
odpowiadających sobie elementów. Wprowadź dane do kolumn A
i B jak na rysunku, zaznacz obszar C1:C5, wpisz formułę
=A1:A5*B1:B5, następnie naciśnij Ctrl+Shift+Enter aby
określić tablicowy charakter tej formuły. Oczywiście w tym
przypadku to samo mogłeś otrzymać wpisując do C1 formułę =A1*B1 i kopiując ją potem do
komórek C2,C3,C4,C5. Zauważ, że nie możesz zmienić zawartości żadnej z pojedynczych komórek
obszaru, który zawiera formułę tablicową. Aby zmienić formułę tablicową musisz najpierw zaznaczyć
cały obszar, w którym wpisałeś formułę tablicową, następnie uaktywnić pasek formuł, wprowadzić
zmiany i nacisnąć kombinację Ctrl+Shift+Enter.
2. W nowym arkuszu wstaw następujące wartości do komórek : A1- 4, A2– 9, A3– 16, A425. Zaznacz obszar B1:B4. Wpisz PIERWIASTEK(A1:A4), naciśnij Ctrl+Shift+Enter. W
kolumnie B otrzymasz wartości pierwiastków dla składowych z kolumny A. Teraz oblicz te
pierwiastki nie używając formuł tablicowych.
3. Tabela z lewej strony
używa standardowych
metod do wyliczenia
tego jak zmieniała się
średnia wyników dwóch
testów
przeprowadzonych
wśród studentów. W
tym celu korzysta z
dodatkowej
kolumny
Zmiana
zawierającej
różnicę
pomiędzy
testem2
a testem1.
Tabela z prawej strony wylicza tę samą wartość przy pomocy formuły tablicowej. W tym przypadku
umieszczona jest ona tylko w jednej komórce, ponieważ wynik jest pojedynczą wartością. Przy
pomocy formuły tablicowej możemy obliczyć także minimalną i maksymalną zmianę
({=MIN(H3:H9-G3:G9)}, {=MAX(H3:H9-G3:G9)}).
4. Aby sprawdzić czy dana pozycja znajduje się w danym
obszarze, możesz użyć polecenia Narzędzia głóne→Edycja→Znajdź i zaznacz lub formuły tablicowej.
Do kolumny A wprowadź dane jak na rysunku
i następnie nadaj komórkom A3:A8 nazwę meble.
Formuła tablicowa wpisana do komórki D5 sprawdza
nazwę wpisaną do komórki D3 o nazwie szukany i jeżeli
taki mebel jest wśród naszych mebli wypisuje „Tak jest”,
w przeciwnym razie „Niestety nie
ma”.
Funkcja
LUB zastosowana w formule tablicowej zwraca wynik dla całego obszaru.
KM
1
Microsoft Excel 2007
5. Teraz policzymy ilość znaków w jakimś obszarze.
Do komórek A1:A12 wprowadź nazwy miesięcy (zastosuj wypełnienie). Nadaj im następnie
nazwę Rok. Do B1 wprowadź formułę {=SUMA(DŁ(Rok))}. Formuła ta tworzy tablicę zawierającą
długości wszystkich wyrazów z obszaru Rok, a następnie funkcja SUMA liczy sumę wszystkich
elementów stworzonej tablicy.
Używanie komendy Filtruj
Filtrów używa się w celu wyodrębnienia tylko określonych elementów z pewnego zbioru. Komenda
Excela Filtruj pozwala na filtrowanie listy w taki sposób abyś widział te informacje, które w danej chwili
cię interesują. (Lista jest nazwaną serią wierszy zawierających podobne informacje np. 100 wierszy
zawierających informacje o płacach pracowników).
 Filtrowanie względem jednej kolumny
Wykorzystajmy komendę Filtruj do wyświetlenia tylko tych wierszy arkusza, które zawierają informacje
dotyczące pracowników określonego oddziału:
Otwórzmy teraz plik Filtr.xls zawierający listę płac.
Zaznacz dowolną komórkę znajdującą się w obrębie listy. Kiedy używasz komendy Filtruj jest rzeczą
ważną, aby twoja lista zawierała etykiety kolumn; pamiętaj o tym, gdy będziesz projektował swoje
arkusze.
Wybierz
Dane→Sortowanie
i
filtrowanie→Filtruj, aby przełączyć
arkusz w tryb filtrowania. Obok
każdej etykiety kolumny znajdują
się teraz strzałki list rozwijalnych.
Kliknij strzałkę listy rozwijalnej znajdującej się po prawej stronie kolumny ODDZIAŁ w celu
wyświetlenia listy wartości zawartych w tej kolumnie. Możesz wybrać jedną z tych wartości, aby
wyświetlić tylko wiersze zawierające tę wartość. Zaznacz Niemcy, aby wyświetlić tylko wiersze
zawierające wartość Niemcy w kolumnie ODDZIAŁ. Kiedy filtrujesz listę, wiersze nie spełniające
warunku filtrowania zostają ukryte (u nas osoby pracujące w oddziałach w krajach innych niż Niemcy).
Filtrowany rząd ma kolor niebieski. Możesz również zobaczyć na pasku statusu u dołu ekranu liczbę
wierszy spełniających kryteria (u nas 27 spośród 94 zawiera Niemcy w kolumnie ODDZIAŁ)
Wybierz Dane→Sortowanie i filtrowanie→Wyczyść, aby ponownie wyświetlić całą listę.
Arkusz nadal znajduje się w trybie filtrowania. Odznacz Dane→Sortowanie i filtrowanie→Filtruj w celu
wyłączenia trybu filtrowania. Strzałki list rozwijalnych znajdujących się obok etykiet znikną.
 Filtrowanie względem dwóch kolumn w celu stworzenia warunku „i”.
Przefiltrujmy teraz naszą listę w taki sposób, aby wyświetlić tylko pracowników oddziałów w Niemczech,
zatrudnionych w departamencie Pokazy:
1. Zaznacz dowolną komórkę znajdującą się w obrębie listy. Wybierz Dane→Sortowanie i
filtrowanie→Filtruj,, aby przełączyć arkusz w tryb filtrowania .
2. Z listy rozwijalnej ODDZIAŁ wybierz Niemcy, aby wyświetlić tylko pracowników zatrudnionych w
oddziałach niemieckich. Strzałka listy rozwijalnej, znajdująca się obok etykiety kolumny, zmienia się
na
wskazując, iż filtr jest aktywny w tej kolumnie.
3. Z list rozwijalnej DEPART wybierz Pokazy. Teraz wszystkie widoczne wiersze danych zawierają
wartość Niemcy w kolumnie ODDZIAŁ i Pokazy w kolumnie DEPART.
KM
2
Microsoft Excel 2007
 Usuwanie filtra kolumny
Polecenie Dane→Sortowanie i filtrowanie→Wyczyść usuwa wszystkie filtry, które są aktualnie aktywne
na twojej liście. Usuńmy jeden z dwóch filtrów aktualnie działających na naszej liście. Kliknij strzałkę
listy rozwijalnej znajdującej się obok etykiety kolumny DEPART, a następnie z listy rozwijalnej wybierz
polecenie Wyczyść filtr z „DEPART”.
 Wyszukiwanie komórek pustych bądź pełnych
Kolumna KORZ naszego arkusza zawiera litery oznaczające, jakie korzyści przysługują danemu
pracownikowi: (L-otrzymuje opiekę lekarską, S-otrzymuje opiekę stomatologiczną, E- uczestniczy w
programie emerytalnym). Dokonajmy teraz filtrowania w taki sposób, aby znaleźć pracowników
nieotrzymujących żadnych korzyści - z listy rozwijalnej KORZ wybierz (Puste).
Wybierz Dane→Sortowanie i filtrowanie→Wyczyść, aby ponownie wyświetlić całą listę.
Uwaga! Dla potrzeb filtrowania Excel przyjmuje komórkę zawierającą tylko spację za niepustą.
 Użycie opcji 10 pierwszych
Tej opcji można używać do filtrowania danych numerycznych. Użyjemy tego filtru, aby znaleźć
pracowników dostających najwyższe pensje.
1. Przesuń podgląd kolumn na kolumnę K (Płaca
brutto).
2. Z listy rozwijalnej PŁACA BRUTTO wybierz Filtry
liczb, a następnie 10 pierwszych, aby otworzyć okno
dialogowe Autofiltr 10 pierwszych.
3. Sprawdź czy w ramce Autofiltr 10 pierwszych są
ustawione następujące dane: Górne, 10, Elementy.
4. Kliknij OK. Zauważ, że dziesięć najwyższych
wynagrodzeń mieści się w zakresie 860zł do 1 008 zł.
5. Wybier Dane→Sortowanie i filtrowanie→Wyczyść, aby usunąć aktywne filtry z naszej listy.
 Używanie własnych kryteriów w celu stworzenia warunku LUB
Kryteria własne pozwalają na filtrowanie kolumny na podstawie dwóch warunków lub na poszukiwanie
wartości, które nie odpowiadają dokładnie pewnej wartości. Tworzenie warunku LUB oznacza
znalezienie takich wierszy, które spełniają pierwszy warunek lub drugi. Wykorzystajmy własne kryteria
w celu znalezienia pracowników pracujących w jednym z dwóch oddziałów:
1. Przełącz swoją listę w tryb filtrowania. Z listy rozwijalnej ODDZIAŁ wybierz Niemcy, a następnie
Wlk. Brytania. Zauważ, że wybierając inną wartość z listy rozwijalnej danej kolumny, nowa wartość
zastępuje aktualny filtr kolumny.
2. Aby stworzyć warunek LUB musimy
skorzystać z kryteriów własnych. Z
listy rozwijalnej ODDZIAŁ wybierz
Filtry tekstu→Filtr niestandardowy w
celu wyświetlenia okienka dialogowego
Autofiltr niestandardowy, które pozwala
na połączenie dwóch kryteriów dla
jednej kolumny.
3. Wypełnij pola zgodnie z rysunkiem.
Kliknij OK. Ponownie wyświetl
wszystkie wiersze tej listy.
KM
3
Microsoft Excel 2007
 Filtrowanie w celu znalezienia zakresu wartości
Kryteria własne możesz także wykorzystać w celu znalezienia wartości, które są mniejsze lub większe od
określonej wartości {porównywanie pól tekstowych odbywa się względem kolejności alfabetycznej}.
Dokonaj filtrowania listy w celu znalezienia pracowników pracujących co najmniej 35 godzin
tygodniowo: Z listy rozwijalnej GODZ wybierz Filtry liczb→Większe niż lub równe.
1. Wybierz większe niż lub równe jako operator a 35.5 jako wartość dla pierwszego kryterium. Kliknij
OK, aby przefiltrować listę.
2. Wybierz Dane→Sortowanie i filtrowanie→Wyczyść, aby ponownie wyświetlić całą listę.
Zadania
a. Dokonaj filtrowania listy w celu znalezienia pracowników, którzy zarabiają co najmniej 12,50 ale nie
więcej niż 19,50 za godzinę (kryterium między…).
b. Dokonaj filtrowania listy w celu znalezienia pracowników pracujących w oddziale w Australii i zostali
zatrudnieni w latach 80-tych.
c. Znajdź wszystkich, których nazwiska zaczynają się na M i uczestniczą w programie emerytalnym.
d. Znajdź wszystkich, których nazwiska kończą się na "son" lub "l".
Dane
Kategorie
Tabele przestawne
Tabele
przestawne
pozwalają
zestawiać dane zawarte w bazach
danych
przechowywanych
w skoroszytach
lub
plikach
zewnętrznych. Tabela przestawna
jest dynamicznym zestawieniem
danych zawartych w bazie danych.
Przy tworzeniu tabel będziemy
korzystać z bazy danych – pliku tp_bank.xls.
Ustaw się wewnątrz tabeli i wybierz Wstawianie→Tabela→Tabela przestawna. Jako zakres powinna
zostać zaznaczona cała tabela, a tabelę przestawną wstawimy do nowego arkusza. Po zatwierdzeniu, po
prawej stronie pojawi się okno Lista pól tabeli przestawnej.
Definiowanie tabeli przestawnej. Przeciągamy przyciski pól w odpowiednie miejsca diagramu tabeli:
 Etykiety wierszy – wartości w tym polu pojawiają się jako pozycje wierszy tabeli
przestawnej.
 Etykiety kolumn - pozycje kolumn tabeli przestawnej.
 Wartości - pole podsumowane w tabeli.
 Filtr raportu – kryterium filtrowania.
Podczas przeciągania przycisku pola do obszaru danych, funkcja SUMA jest stosowana do pól o
wartościach liczbowych, a funkcja Licznik w innych przypadkach. Jeśli przeciągniesz przycisk pola
w nieodpowiednie miejsce wystarczy przeciągnąć go poza obszar okna.
Zadanie
Stwórz tabelę jak na rysunku. Tabela ta pokaże
sumę pola Kwota w rozbiciu w wierszach na pole
TypKonta i pole Klient w kolumnach, pole
Oddział wyświetlone zostanie jako filtr raportu.
KM
4
Microsoft Excel 2007
Odświeżanie tabeli przestawnej. Excel przelicza tabelę za każdym razem gdy dokonujemy w niej
zmian, ale zmiany w danych źródłowych nie są automatycznie nanoszone. Należy więc odświeżać dane:
Dane→Połączenia→Odśwież wszystko.
Grupowanie pozycji w tabeli przestawnej.
Utwórz tabelę jak na rysunku. Prezentuje ona sumy kwot znajdującyh się na różnych kontach wg typu
konta {pole kolumny}oraz wg oddziału {pole wiersza}. Porównajmy teraz oddział Centralny z dwoma
pozostałymi potraktowanymi łącznie. Aby utworzyć grupę zaznacz komórki, które maja być zgrupowane:
A6:A7 i wybierz polecenie Opcje→Dane→Grupowanie→Grupuj zaznaczenie {lub przycisk Grupuj z
menu podręcznego}.
Excel tworzy nowe pole Oddział2 zawiera ono 2 pozycje: Centralny i Grupuj1 .
Możemy teraz usunąć pole Oddział i zmienić nazwy odpowiednich pól i ich pozycji
{nazwa nie może pokrywać się z żadną z już istniejących}. Jeżeli pozycje
grupowane nie znajdują się obok siebie możesz przytrzymując klawisz CTRL
dokonać wielokrotnego zaznaczenia.
Sięganie do danych źródłowych. Dwukrotne kliknięcie komórki obszaru danych tabeli przestawnej
powoduje otwarcie nowego arkusza, który będzie zawierał dane źródłowe, odpowiedzialne za takie, a nie
inne wartości sumaryczne w tabeli.
KM
5
Microsoft Excel 2007
Wstawianie do tabeli pól
obliczeniowych. Do tabeli nie
można
wstawiać
nowych
wierszy i kolumn, nie można też
wstawiać formuł, ale można to
obejść
wstawiając
pole
obliczeniowe,
zawierające
formułę działającą na podstawie
danych tabeli. Pola te muszą
być umieszczane w obszarze
danych tabeli. Utwórzmy pole
zawierające dane z pola Kwota
pomnożone przez 1,15 {co
oznacza
wzrost
o
15%
depozytów}. Przesuń wskaźnik
komórki w dowolne miejsce
tabeli przestawnej i wybierz
polecenie
Opcje→Narzędzia→Formuły→Pole obliczeniowe. Wyświetlone zostanie okno dialogowe. Wpisz
opisową nazwę pola „Planowane” i formułę =Kwota*1,15, kliknij przycisk Dodaj, aby dodać nowe pole.
Powróć do poprzednich ustawień.
Wstawianie do tabeli elementów obliczeniowych. Excel
umożliwia tworzenie nowych pozycji dla pól tabeli. Przesuń
wskaźnik komórki do jednego z pól wierszy lub kolumn. Wybierz
Opcje→Narzędzia→Formuły→Element
obliczeniowy.
Wpisz
nazwę elementu i określ formułę jak na rysunku.
W formule można używać
pozycji z innych pól, ale nie
można
korzystać
z funkcji
arkuszowych. Kliknij Dodaj
{możesz teraz dodawać następne
elementy obliczeniowe}. Kliknij
OK. Utworzony element pojawi
się w tabeli.
KM
6