Xpertis Fakturowanie - Systemy Komputerowe IBIS

Transkrypt

Małgorzata Kostrzewa
Xpertis Fakturowanie
Macrologic SA, Warszawa, wrzesień 2014
Małgorzata Kostrzewa
Xpertis: Xpertis Fakturowanie
© Copyright by Macrologic SA, wrzesień 2014
Macrologic SA
ul. Kłopotowskiego 22
03-717 Warszawa
tel. +48 222-566-222
http://www.macrologic.pl
Obecne wydanie podręcznika jest aktualizowane
do wersji Xpertis 360°plus programu Xpertis Fakturowanie.
Redakcja: Małgorzata Kostrzewa
Skład: Małgorzata Kostrzewa
Druk: Niniejszy podręcznik został przygotowany w wersji elektronicznej i nie jest publikowany przez wydawcę w postaci papierowej a jedynie na nośnikach komputerowych oraz przez
Internet.
Macrologic oraz Xpertis są znakami handlowymi Macrologic SA.
Prawa do wszystkich występujących tutaj znaków handlowych należą do odpowiednich właścicieli. Ze względu na
charakter publikacji i niekiedy częste używanie w tekście znaków handlowych, zamiast umieszczania po każdym
wystąpieniu takiego znaku — symbolu znaku handlowego (TM ) lub zastrzeżonego znaku handlowego (®) utrudniającego czytanie, wszystkie znaki handlowe wyróżniamy pisząc je z wielkiej litery w trosce o przejrzysty styl
wydawniczy i bez intencji jakiegokolwiek ingerowania w znak lub naruszania praw z nim związanych.
Informacja o licencjach na wykorzystywane oprogramowanie stron trzecich znajduje się na płycie dystrybucyjnej
w folderze: „Xpertis Dokumentacja” podfolder: „Licencje obce”.
ISBN: Publikacjom elektronicznym nie przydziela się
Xpertis 360°plus
Spis treści
Wstęp
I
11
Parametryzowanie pracy programu
1 Informacje o licencjobiorcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Informacje podstawowe o licencjobiorcy . . . . . . . .
1.2 Symbole NIP licencjobiorcy w UE . . . . . . . . . . . .
1.3 Kartoteka rachunków bankowych licencjobiorcy . . . .
2 Lata bilansowe i okresy obrachunkowe . . . . . . . . . . . . .
2.1 Przeglądanie i redagowanie kartoteki lat bilansowych . .
2.2 Zamykanie okresów obrachunkowych . . . . . . . . . .
2.3 Okresy obrachunkowe na poszczególnych stanowiskach
2.4 Aktualizacja danych do analiz OLAP . . . . . . . . . . .
3 Słowniki użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Wzorce systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Definiowanie słowników . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Słownik kontrahentów oparty na słowniku użytkownika
3.4 Słowniki wykorzystywane do rozliczeń walutowych . . .
3.5 Pozostałe słowniki użytkownika . . . . . . . . . . . . .
4 Redagowanie tabel kursów walut . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Nowa tabela kursów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Parametry programu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 Parametry pracy lokalne . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2 Słowniki systemowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3 Wielowalutowość . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.4 Parametry oddziału . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.5 Parametry Lotus Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.6 Wzorce kalendarzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.7 Stanowiska fiskalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Menu użytkowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7 Lista parametrów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
Xpertis 360°plus
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
19
21
21
22
23
27
27
28
29
29
30
30
33
35
36
38
39
39
41
42
44
46
47
49
49
50
51
52
4
Spis treści
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
7.1 Wprowadzanie parametrów programu . . . . . . . . . . . . .
Formuły - parametry ogólne programu . . . . . . . . . . . . . . . .
8.1 Opis formuł programu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uprawnienia i parametry użytkowników . . . . . . . . . . . . . . .
9.1 Tabela użytkowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.2 Uprawnienia do oddziałów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.3 Uprawnienia do obsługi stanowisk sprzedaży . . . . . . . . .
9.4 Uprawnienia do obsługi menu użytkownika . . . . . . . . . .
9.5 Uprawnienia do cenników . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.6 Grupowe nadawanie i odbieranie uprawnień . . . . . . . . .
9.7 Formuły - parametry dla użytkownika . . . . . . . . . . . . .
9.8 Parametry fiskalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.9 Logowanie do KRD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.10 Parametry kasowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.11 Uprawnienia do wartości magazynowych, zakupu, sprzedaży
9.12 Kopiowanie uprawnień użytkowników . . . . . . . . . . . . .
Parametry kontaktów z kontrahentami . . . . . . . . . . . . . . . .
Dokumenty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.1 Numeracja dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.2 Powiązanie typu numeracji z typem dokumentu . . . . . . .
11.3 Definiowanie typów dokumentów . . . . . . . . . . . . . . .
Oddziały . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Definiowanie stanowisk sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ustawienia kolorów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.1 Definiowanie schematów kolorów . . . . . . . . . . . . . . .
14.2 Gdzie kolory są wykorzystywane . . . . . . . . . . . . . . . .
Kartoteka materiałowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.1 Grupy materiałowe i usługowe . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.2 Atrybuty indeksu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.3 Słownik materiałów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.4 Słownik usług . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.5 PKWiU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.6 Jednostki miary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.7 Stawki VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.8 Szukanie materiałów po kodach . . . . . . . . . . . . . . . .
Kartoteki związane ze sprzedażą . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.1 Kontrahenci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.2 Synchronizacja kartoteki kontrahenta pomiędzy ERP i CRM .
16.3 Grupy kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.4 Tabela kontroli limitów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.5 Rodzaje płatności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Widoki kartoteki kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Xpertis 360°plus
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
52
53
53
63
63
64
64
65
65
66
66
72
73
74
74
75
75
76
77
82
83
90
92
93
94
95
96
96
98
103
118
120
122
122
127
129
130
152
154
155
159
161
5
Spis treści
17.1 Definiowanie widoków kartoteki kontrahenta . . . . . . .
17.2 Import eksport definicji widoków kartoteki kontrahentów
18 Cenniki sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.1 Uprawnienia do cenników . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.2 Uprawnienia do cenników . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.3 Redagowanie cenników . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.4 Priorytety cenników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.5 Gratisy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.6 Promocje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19 Tłumaczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19.1 Opisy dodatkowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19.2 Teksty i tłumaczenia domyślne . . . . . . . . . . . . . . .
II
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
161
162
162
163
163
166
176
178
182
182
184
184
Sprzedaż
1 Redagowanie dokumentów sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Nagłówek dokumentu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Redakcja pozycji dokumentu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . .
1.3 Płatności i płatności ratalne do dokumentów sprzedaży . . . . .
1.4 Data powstania obowiązku podatkowego — data dostawy towaru
1.5 Akceptacja dokumentu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Wydruk dokumentu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Wydruk dokumentu w formacie PDF . . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Wydruk dokumentów powiązanych z fakturą sprzedaży . . . . .
3 Ceny sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Rodzaj ceny sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Kalkulacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Rabaty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Dokumenty walutowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 WDT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Sposób przeliczania pozycji walutowych . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Algorytmy obliczania wartości pozycji . . . . . . . . . . . . . . .
5 Dokumenty korygujące sprzedaż . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 Korekta historyczna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2 Zbiorcza korekta dokumentów sprzedaży . . . . . . . . . . . . .
6 Faktura zaliczkowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1 Korekta faktury zaliczkowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Rozliczenie zaliczek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3 Faktury 100% rozliczone zaliczką . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4 Zaliczki walutowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.5 Wydruk faktur i korekt zaliczkowych oraz rozliczających zaliczki
7 Sprzedaż detaliczna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.1 Definiowanie paragonu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.2 Przypisanie drukarki fiskalnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
185
186
187
193
197
199
202
203
211
212
212
218
218
220
229
232
234
235
245
249
251
257
259
260
261
263
264
265
265
266
Xpertis 360°plus
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
6
Spis treści
7.3 Wystawianie paragonów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.4 Opis dla materiału lub usługi drukowany na paragonie . . . . .
7.5 Faktura VAT wystawiana z paragonu . . . . . . . . . . . . . . .
8 Przeglądanie zarejestrowanych dokumentów sprzedaży . . . . . . . .
8.1 Polecenia dla dokumentów sprzedaży . . . . . . . . . . . . . .
8.2 Przeglądanie i edycja pozycji dokumentów . . . . . . . . . . .
8.3 Zakres przeglądania faktur sprzedaży . . . . . . . . . . . . . .
8.4 Rejestrowanie dokumentów sprzedaży w systemie Finanse i księgowość . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.5 Dokumenty powiązane z dokumentami sprzedaży . . . . . . .
8.6 Funkcje techniczne drukarki fiskalnej . . . . . . . . . . . . . .
9 Zestawienia dotyczące sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10 Aktualizacja VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.1 Aktualizacja VAT z dnia 22 listopada 2012 . . . . . . . . . . . .
III Sprawozdania definiowalne
1 Jak zdefiniować sprawozdanie . . . . . . . . .
1.1 Nagłówek sprawozdania . . . . . . . .
1.2 Kolumny . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Akceptacja zdefiniowanego sprawozdania . .
3 Formuły uniwersalne . . . . . . . . . . . . .
4 Aktualizacja danych . . . . . . . . . . . . . .
5 Drukowanie zestawień . . . . . . . . . . . .
6 Wielojęzyczność sprawozdań definiowalnych
.
.
.
.
.
.
.
266
268
268
269
270
273
274
.
.
.
.
.
.
276
277
278
279
281
281
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
282
282
282
282
288
289
289
290
290
IV Xpertis CMS
1 Współpraca systemu Fakturowanie z systemem Xpertis CMS
1.1 Przygotowanie systemu do współpracy z internetem .
1.2 Użytkownicy internetowi . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Obsługa klientów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Dokumenty sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
292
292
292
293
293
294
V
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Współpraca programu Fakturowanie z innymi programami
296
1 Współpraca programu Faktury z innymi programami pakietu . . . . . 296
2 Współpraca programu Fakturowanie z programem Finanse i księgowość 297
3 Współpraca z programem Kasa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
3.1 Generowanie raportów kasowych . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
3.2 Raporty w systemie kasowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
4 Współpraca z systemem Projekty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
4.1 Ewidencja kontrolingowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
5 Współpraca z programem Alerty biznesowe . . . . . . . . . . . . . . . 302
5.1 Wysyłanie dokumentów z podpisem elektronicznym . . . . . . . 302
6 Eksport i import dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Xpertis 360°plus
7
Spis treści
6.1 Definicje interfejsów . . . . . . . .
6.2 Definicje zamienników . . . . . . .
6.3 Formuły eksportujące i importujące
6.4 Eksport . . . . . . . . . . . . . . .
6.5 Import . . . . . . . . . . . . . . . .
7 Załączniki i podpis elektroniczny . . . . .
7.1 Podpis elektroniczny plików . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
304
306
308
308
308
309
311
VI Wspólne elementy pakietu
1 Lista parametrów . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Wprowadzanie i zmienianie parametrów .
1.2 Parametry w wersjach wielofirmowych . .
1.3 Parametry . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Użytkownicy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Administrator programu . . . . . . . . . .
2.2 Ograniczanie dostępu . . . . . . . . . . . .
2.3 Jednostki księgowe . . . . . . . . . . . . .
2.4 Rachunki bankowe . . . . . . . . . . . . .
2.5 Sprawdzanie KRD . . . . . . . . . . . . . .
2.6 Internetowi użytkownicy . . . . . . . . . .
2.7 Kopiowanie uprawnień użytkowników . . .
2.8 Zmiana hasła . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Grupy użytkowników . . . . . . . . . . . . . . .
4 Okres obrachunkowy . . . . . . . . . . . . . . .
5 Definiowanie schematów danych hierarchicznych
6 Jednostka księgowa . . . . . . . . . . . . . . . .
7 Parametryzacja wydruków . . . . . . . . . . . .
8 Schematy kolorów . . . . . . . . . . . . . . . . .
9 Słowniki użytkownika . . . . . . . . . . . . . . .
9.1 Wzorce systemu . . . . . . . . . . . . . . .
9.2 Wzorce dodatkowe i niestandardowe . . .
9.3 Słowniki z parametrami . . . . . . . . . . .
9.4 Wzorce wykorzystywane w programie . . .
9.5 Tabele źródłowe . . . . . . . . . . . . . . .
9.6 Słowniki zastrzeżone . . . . . . . . . . . .
9.7 Słowniki pomocnicze . . . . . . . . . . . .
9.8 Definicja słowników użytkownika . . . . .
9.9 Słowniki jako kartoteki pomocnicze . . . .
10 Słownik kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . .
10.1 Pobranie danych kontrahenta z GUS . . . .
10.2 Ręczne wprowadzanie danych kontrahenta
10.3 Sprawdzanie NIP UE w systemie VIES . . .
10.4 Inne dane dotyczące kontrahentów . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
313
313
314
314
316
334
334
334
334
335
335
335
339
340
341
342
342
346
347
348
350
350
353
354
354
355
355
357
359
361
361
361
362
364
365
Xpertis 360°plus
.
.
.
.
.
.
.
8
Spis treści
11
12
13
14
15
16
17
18
10.5 Przeglądanie listy kontrahentów wg widoków . . . . . . . . . .
10.6 Ewidencja kontaktów z kontrahentem . . . . . . . . . . . . . .
Słowniki osób . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.1 Rejestracja operacji na danych osobowych . . . . . . . . . . . .
Inne słowniki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.1 Redagowanie danych w słownikach walut i banków . . . . . . .
12.2 Słownik form płatności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.3 Redagowanie danych w pozostałych słownikach . . . . . . . .
12.4 Drukowanie zawartości słowników . . . . . . . . . . . . . . .
12.5 Wyznaczanie słowników systemu . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtrowanie danych ze słowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.1 Definiowanie filtra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.2 Używanie filtra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kursy walut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.1 Tabele kursów walut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Konta syntetyczne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.1 Wyróżniki — dodatkowa klasyfikacja zapisów księgowych . . .
Lata bilansowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.1 Podział roku bilansowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wzorce kalendarzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sprawozdania definiowalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.1 Definiowanie sprawozdania . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.2 Nagłówek sprawozdania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.3 Kolumny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.4 Wiersze sprawozdania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.5 Wskaźnik podstawowy (nie związany ze słownikiem użytkownika ani z kartoteką) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.6 Wskaźniki podstawowe związane ze słownikiem użytkownika
bądź kartoteką . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.7 Wskaźniki podstawowe, wypełniane ręcznie . . . . . . . . . .
18.8 Algorytmy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.9 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu F . . . . . .
18.10 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu S . . . . . . .
18.11 Kopiowanie algorytmów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.12 Akceptacja grupy wskaźników – kolejność obliczania . . . . . .
18.13 Kontrola definicji sprawozdania wg kont . . . . . . . . . . . .
18.14 Zaokrąglenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.15 Tłumaczenie sprawozdań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.16 Akceptacja zdefiniowanego sprawozdania . . . . . . . . . . . .
18.17 Formuły uniwersalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.18 Aktualizacja danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.19 Drukowanie zestawień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Xpertis 360°plus
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
367
370
371
372
373
373
374
374
375
375
376
376
377
378
378
380
382
382
383
383
384
384
384
385
387
. 387
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
389
390
390
391
392
393
394
395
397
397
398
399
400
400
9
Spis treści
19 Opcja importu danych startowych . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20 Import danych z innych systemów . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.1 Ogólne zasady przygotowania danych wejściowych . . . . . .
20.2 Definiowanie importów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.3 Kody informacyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.4 Wczytanie danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.5 Import definicji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21 Eksport i import dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.1 Import i eksport — krok po kroku . . . . . . . . . . . . . . .
21.2 Definicje interfejsów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.3 Definicje zamienników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.4 Formuły eksportujące i importujące . . . . . . . . . . . . . .
21.5 Eksport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.6 Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22 Serwer proxy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.1 Ustawienia globalne proxy . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.2 Ustawienia indywidualne proxy . . . . . . . . . . . . . . . .
22.3 Opcje dla Alertów biznesowych . . . . . . . . . . . . . . . .
22.4 Wersja wielofirmowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23 Rejestrowanie modyfikacji danych w kartotekach . . . . . . . . . .
23.1 Włączanie i wyłączanie rejestracji dla pól kartoteki . . . . . .
23.2 Parametry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23.3 Przeglądanie historii modyfikacji wybranego zapisu kartoteki
23.4 Synchronizacja danych w ramach pakietu Xpertis . . . . . . .
24 Współpraca z programami opartymi na technologii IBM Lotus . . .
24.1 Współpraca z systemem Kadry i płace . . . . . . . . . . . . .
24.2 Współpraca z innymi systemami pakietu . . . . . . . . . . .
25 Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe . . . . . . . . . . . .
25.1 Użytkownicy rozwiązania Xpertis CMS Obszary biznesowe .
25.2 Zmiana hasła w systemie Xpertis CMS Obszary biznesowe . .
26 Menu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26.1 Pozycje menu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26.2 Miejsca użycia menu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . .
26.3 Nadawanie uprawnień do menu użytkownika . . . . . . . . .
27 Wydruk uniwersalny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
27.1 Tworzenie wydruku uniwersalnego . . . . . . . . . . . . . .
28 Zapytania SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28.1 Selekcjonowanie rekordów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28.2 Zapamiętywanie zapytań SQL . . . . . . . . . . . . . . . . .
28.3 Grupowanie wyników zapytań SQL . . . . . . . . . . . . . .
28.4 Definiowanie zapytania z grupowaniem poziomów . . . . . .
28.5 Wykonanie zapytania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Xpertis 360°plus
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
401
401
402
402
406
407
408
410
411
411
413
415
415
415
416
416
417
418
419
419
420
420
422
422
426
426
427
428
431
433
433
434
436
437
437
437
439
440
440
443
443
443
10
Spis treści
29 Zapytania parametryzacyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29.1 Zapytania parametryzacyjne w systemie Xpertis Finanse i księgowość . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29.2 Zapytania parametryzacyjne w systemie Xpertis Środki trwałe .
30 Schematy dekretacji Xpertis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.1 Kopiowanie schematów dekretacji i wyróżników . . . . . . . .
30.2 Definiowanie schematów dla każdego systemu . . . . . . . . .
30.3 Schematy dekretacji dla systemu Kasa . . . . . . . . . . . . . .
30.4 Schematy dekretacji dla systemu Środki trwałe . . . . . . . . .
30.5 Schematy dekretacji dla systemu Logistyka . . . . . . . . . . .
30.6 Schematy dekretacji systemu Umowy i zgłoszenia oraz Fakturowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.7 Schematy dekretacji systemu Kadry i płace . . . . . . . . . . .
30.8 Dekret Wn lub Dekret Ma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.9 Zmienne dla formuł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.10 Wyróżniki zapisów księgowych . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.11 Dekretacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31 Aktualizator — automatyczne aktualizowanie . . . . . . . . . . . . .
31.1 Sposób działania Aktualizatora . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31.2 Archiwum centralne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31.3 Aktualizacja off-line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31.4 Kolejność zadań aktualizatora . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31.5 Zadania nie wykonywane automatycznie . . . . . . . . . . . .
. 444
.
.
.
.
.
.
.
.
445
446
446
447
447
448
452
453
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
456
456
457
459
459
460
462
463
463
463
464
465
VII Wielofirmowość w Xpertis
466
1 Wspólne definicje dla grupy firm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
2 Funkcjonalności dla potrzeb grupy firm . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Xpertis 360°plus
Wstęp
Zastrzeżenie
Przykłady wymienione w dokumentacji programu należy traktować jako ilustrację działania programu. Rzeczywiste informacje dotyczące własnej firmy
należy wprowadzać i przetwarzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia ewidencji i obowiązującego prawa.
We wszystkich przykładach wykorzystano fikcyjne nazwy własne oraz fikcyjne dane.
Macrologic S.A. nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z niewłaściwego użytkowania programu bądź niestosowania się do obowiązujących
przepisów prawa.
Kilka słów na temat programu
Program Xpertis Fakturowanie przeznaczony jest do wspomagania zarządzania
sprzedażą towarów i usług. System Xpertis Fakturowanie jest programem elastycznym, łatwo można go dostosować do indywidualnych potrzeb każdego
przedsiębiorstwa. Często dostosowanie do specyficznych warunków nie wymaga obecności informatyka, może być wykonane we własnym zakresie przez
administratora programu. Natomiast bardziej złożone modyfikacje mogą być
wykonane przez kompetentną osobę na etapie wdrażania programu. Swoją elastyczność program zawdzięcza technologii MacroBASE, w której został wykonany.
Dane przetwarzane w ramach programu pochodzą zasadniczo z rejestrowanych dokumentów. Format dokumentów jest definiowany przez użytkownika, a ilość typów dokumentów funkcjonujących w programie praktycznie
nieograniczona.
11
Xpertis 360°plus
12
Wstęp
Ponadto wszelkie operacje nieodwracalne, mające istotny wpływ na funkcjonowanie programu, wykonywane są w tzw. systemie transakcji. Mechanizm
ten umożliwia w przypadku awarii powrót do stanu danych sprzed niepoprawnego zamknięcia systemu. Innym zabezpieczeniem przed utratą istotnych
informacji przechowywanych w bazie danych programu jest system uprawnień. Umożliwia on ograniczenie dostępu do danych osób, które nie są do tego
powołane. Więcej szczegółów na temat zadań, których wykonanie umożliwia
program, znajdziesz w kolejnych rozdziałach podręcznika.
Kilka słów na temat podręcznika
Niniejszy podręcznik przeznaczony jest dla operatora programu. Zakładamy,
że oczekuje on przystępnych informacji i praktycznych wskazówek dotyczących bieżącej eksploatacji, a z racji wykonywanych funkcji nie musi zagłębiać
się w arkana wiedzy technicznej. Dążyliśmy do tego, by dobór informacji i ich
podział pozwolił na efektywną pracę z podręcznikiem wszystkim użytkownikom systemu, niezależnie od stopnia znajomości zasad pracy komputera.
Celowe ograniczenie zakresu treści wyłącznie do funkcji realizowanych
przez program sprawiło, że nie znajdziesz w nim ogólnych wskazówek dotyczących obsługi komputera. Jeśli jesteś początkującym użytkownikiem, pozostaje nam tylko odesłać Cię do innych źródeł. Aby dodać otuchy, zapewniamy: w trakcie pracy z programem rzadko zdarzają się sytuacje nieodwracalne.
Skutki wydania niewłaściwych poleceń lub funkcji uruchomionych pomyłkowo łatwo cofnąć naciskając raz lub kilka razy klawisz Esc .
W podręczniku nie zamieszczono szczegółowego opisu tych zasad działania, które są jednorodne dla wszystkich programów wchodzących w skład pakietu Xpertis. Znajdziesz je w oddzielnym podręczniku wydanym przez Macrologic, zatytułowanym Obsługa systemów użytkowych. Umieszczono tam między innymi informacje na temat:
— Zasad dialogu z programem, w tym:
– uruchamiania poszczególnych funkcji za pośrednictwem menu,
– sposobu przeglądania i redagowania zawartości tabel programu,
– standardowych poleceń programu, jak Szukaj, Dołącz, Usuń.
— Sposobu posługiwania się słownikami systemowymi oraz słownikami
redagowanymi przez użytkownika,
— Drukowania zestawień danych pochodzących z kartotek programu,
Xpertis 360°plus
13
Wstęp
— Pracy z programem na wielu stanowiskach,
— Pracy z programem w środowisku graficznym Windows.
Informacje dedykowane administratorowi, dotyczące funkcji technicznych
programu oraz nadzoru nad jego bieżącą eksploatacją, znalazły się również
w odrębnym podręczniku (patrz wydany przez Macrologic Podręcznik administratora). Umieszczono tam między innymi informacje na temat:
— Architektury systemu,
— Konfigurowania urządzeń peryferyjnych,
— Zasad definiowania nowych użytkowników programu oraz przydzielania im uprawnień do obsługi poszczególnych funkcji.
Xpertis w wersji wielofirmowej
Ten podręcznik dotyczy zarówno systemu Xpertis w wersji jednofirmowej, jak
i wielofirmowej. Szczegóły dotyczące zasad pracy w wersji wielofirmowej oraz
przedstawienie danych wspólnych znajdziesz w rozdziale VII.
Jak korzystać z podręcznika?
W podręczniku zgromadzone zostały wszystkie istotne informacje dotyczące
programu, jego właściwości i funkcji, w miarę możliwości opatrzone przykładami. Zaproponowany przez nas układ treści jest zgodny z repertuarem funkcji
programu oraz zadań, które pomaga on realizować. Aby czytelnik mógł szybko
i efektywnie poznać zasady obsługi oprogramowania, w podręczniku zastosowano następujące konwencje:
— Opis każdego zadania realizowanego za pomocą programu otwierają
ogólne informacje dotyczące zagadnienia, po nich następują szczegółowe wskazówki odnośnie posługiwania się określoną funkcją.
— System odsyłaczy ułatwia zebranie wszystkich informacji na wybrany temat, rozmieszczonych w różnych punktach bądź rozdziałach: jeśli zagadnienie zostało opisane szerzej w innymi miejscu podręcznika, miejsce to wskaże odsyłacz.
— Hasła zestawione w skorowidzu zamieszczonym na końcu podręcznika
odnoszą się zarówno do podejmowanych zagadnień — np. materiał aktywny, materiał nieaktywny, jak i do opisywanych funkcji — np. funkcja Redagowanie dokumentów oraz poleceń — np. polecenie Akceptuj
Xpertis 360°plus
14
Wstęp
(uwzględniono tylko polecenia charakterystyczne dla funkcji programu,
nie znajdziesz w skorowidzu poleceń standardowych dla wszystkich programów systemu Xpertis, takich jak Popraw lub Usuń).
— Dla osób, które śledzą treść podręcznika jednocześnie zapoznając się
z programem, ułatwieniem będą tak zwane ścieżki dostępu do poszczególnych funkcji. Są to skrócone instrukcje informujące, które menu należy kolejno otwierać, by odnaleźć odpowiednią pozycję. Na przykład
ścieżka: [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Faktury|Z bieżącego miesiąca]
wskazuje, że aby uruchomić funkcję umożliwiającą przeglądanie faktur
wystawionych na danego kontrahenta w bieżącym miesiącu, należy najpierw rozwinąć menu Firma, następnie wybrać pozycję Kontrahenci, co
spowoduje wyświetlenie okna przeglądania kontrahentów, dla wskazanego kontrahenta wybrać polecenie Dokumenty co spowoduje rozwinięcie kolejnego menu, gdzie udostępniona jest funkcja Faktury, którą
można zrealizować w kilku opcjach, między innymi wyświetlanie faktur
z miesiąca wskazanego w parametrach pracy.
— Opisy funkcji oraz zadań realizowanych przez program w wielu miejscach zostały zilustrowane przykładami. Wykorzystane w nich dane mają na celu zademonstrowanie działania funkcji i algorytmów programu,
nie stanowią żadnego odniesienia do danych rzeczywistych.
— Inne oznaczenia umieszczone na marginesach to ikony:
Ta ikona wskazuje przytoczone w podręczniku przykłady.
Ta ikona wskazuje szczególnie istotne wskazówki i ostrzeżenia przed błędami najczęściej popełnianymi przez użytkowników.
Ta ikona wskazuje fragmenty podręcznika, które odnoszą się do przepisów prawa oraz praktycznych rozwiązań proponowanych przez autorów
oprogramowania.
Ta ikona wyróżnia odsyłacze wskazujące podrozdziały, gdzie szerzej zostało opisane wybrane zagadnienie.
Ponadto, aby wiadomości podane w podręczniku były jak najbardziej czytelne i przejrzyste, zostały zilustrowane obrazami ekranów, czyli obrazami tego, co w odpowiednim momencie w trakcie pracy z programem pojawia się na
ekranie monitora.
Xpertis 360°plus
15
Wstęp
Podstawowe zasady obsługi programu
Jak już wspomniano, szczegóły dotyczące obsługi programów wchodzących
w skład pakietu Xpertis znajdziesz w oddzielnym podręczniku, w całości poświęconym temu zagadnieniu (patrz podręcznik Obsługa systemów użytkowych). W tym miejscu zostaną pokrótce omówione jedynie podstawowe zasady obsługi, o których należy pamiętać pracując z programem.
— Jeżeli program pracuje w środowisku Windows’98, Windows NT lub
Windows XP czy nawet Windows Vista, obowiązują zasady obsługi uniwersalne dla wszystkich programów funkcjonujących w tych środowiskach.
— Program można obsługiwać zarówno za pomocą myszy, jak i posługując się wyłącznie klawiaturą. Zazwyczaj wszystkie operacje, które wykonywane są z użyciem myszy, można wykonać także naciskając klawisze
w określonej kombinacji.
— Graficzny interfejs użytkownika Windows udostępnia przyciski, których
rola jest analogiczna do roli klawiszy funkcyjnych. Ich znaczenie opisują
etykiety — tzw. „chmurki” wyświetlane, gdy kursor myszy przez chwilę
pozostaje umieszczony ponad przyciskiem.
Ten przycisk służy do dołączenia nowego rekordu lub zatwierdzenia
wprowadzonych danych — zależnie od kontekstu; funkcja przycisku odpowiada funkcji klawisza Enter lub klawisza F2 (ten klawisz umożliwia
zapis wprowadzonych danych).
Ten przycisk umożliwia opuszczenie okna redagowania danych bez zapisu, wycofanie się z bieżącej operacji lub zamknięcie ostatnio otwartego
okna; funkcja tego przycisku odpowiada funkcji klawisza Esc .
Ten przycisk wywołuje podpowiedź kontekstową (np. w postaci słownika użytkownika) lub historii zapisu wprowadzanego w aktywnym (wybranym) polu, może także służyć do uruchomienia polecenia Szukaj;
funkcja tego przycisku odpowiada funkcji klawisza F3 (klawisz ten
standardowo we wszystkich programach należących do systemu służy
wywołaniu podpowiedzi kontekstowych).
Ten przycisk umożliwia wyświetlenie szczegółowych informacji dotyczących wskazanego rekordu, pozycji na liście itp; przycisk ten może być
używany zamiennie z klawiszem spacji.
Ten przycisk umożliwia odświeżenie okienka w przypadku, gdy okno
Xpertis 360°plus
16
Wstęp
aktywne zostanie przysłonięte przez inne okno. Aby ponownie stało się
widoczne można także wybrać polecenie [Okno|Odśwież].
Ten przycisk umożliwia stworzenie warunkowych filtrów na przeglądane w danym okienku dane. Po jego wybraniu użytkownik może zdefiniować nowy filtr lub wybrać już istniejący. Filtry służą do ograniczania
przeglądanych danych w okienku, dzięki czemu można przeglądać określony zakres danych.
Ten przycisk umożliwia odświeżenie filtra. Po jego wybraniu dane w
okienku zostaną uaktualnione, a zatem użytkownik będzie przeglądał
wszystkie dane spełniające warunek filtra, również te, które zostały ostatnio dodane przez innych użytkowników.
Ten przycisk umożliwia wyłączenie filtrowania danych.
Ten przycisk umożliwia użytkownikowi zwiększenie wszystkich pół w
okienku.
Ten przycisk umożliwia użytkownikowi zmniejszenie wszystkich pół w
okienku.
Ten przycisk umożliwia użytkownikowi samodzielne stworzenie raportu
z danymi. Po jego wybraniu użytkownik może zdefiniować nowy raport
lub wybrać już istniejący. Raporty te mogą być drukowane lub zapisywane w różnych formatach, np. PDF, TXT, HTML itp.
Jeżeli ikona umieszczona w środku przycisku jest „zgaszona” (szara), to
znaczy, że w bieżącym kontekście przycisk jest nieaktywny.
Ten przycisk umożliwia eksport danych do arkusza kalkulacyjnego
MS Excell.
Ten przycisk umożliwia wysłanie danych w formacie XLS jako załącznika do e-maila.
Ten przycisk umożliwia otwieranie okna powiadomień (czerwony kolor
sygnalizuje nieobsłużone powiadomienia).
— Funkcje zawarte w rozwijanych menu dostępnych z menu głównego
można wywoływać używając myszy lub odpowiedniej kombinacji klawiszy. Aby wywołać daną funkcję, należy trzymając klawisz Alt nacisnąć
klawisz odpowiadający wyróżnionemu znakowi w nazwie funkcji. Ta sama zasada dotyczy wyboru poleceń dostępnych w menu poziomym. Na
przykład, aby nie używając myszy wywołać funkcję Rejestrowanie naciśnij najpierw klawisze Alt i D , co pozwoli rozwinąć menu Dokumenty — znak D jest wyróżniony w nazwie menu, a następnie klawisz R —
Xpertis 360°plus
17
Wstęp
znak R jest wyróżniony w nazwie funkcji. Jeśli następnie chcesz wykonać
polecenie Popraw w odniesieniu do wybranej pozycji (jednego z zarejestrowanych i nie zaakceptowanych dokumentów), naciśnij klawisze Alt
i P . Poszczególne funkcje z menu rozwijanych można również wybierać
posługując się kursorem.
— Nazwa polecenia w menu poziomym wyróżniona wersalikami oznacza,
że polecenie to można uruchomić naciskając klawisz Enter .
— W obrębie list — kartotek wyświetlanych w oknach przeglądania można
poruszać się na dwa sposoby: za pomocą wskaźnika myszy (wybierając
odpowiednią pozycję) lub posługując się klawiszami strzałek.
— Wprowadzając dane w oknach redagowania można posługiwać się myszą (wybierając poszczególne pola) lub przemieszczać się pomiędzy polami używając klawisza tabulacji.
— W zależności od właściwości (stanu, statusu) danego rekordu możliwe
jest zaznaczanie rekordów wieloma kolorami w jednym okienku. Dodatkowo można zaznaczyć kolorami wybrane pola w okienkach. Ułatwia to
przeglądanie danych, szybsze znajdowanie wybranych pozycji, łatwiejszą analizę danych. Aby to uczynić należy:
1. Zdefiniować schematy kolorów. Po wybraniu z menu [Administracja|
usTawienia kolorów|Schematy kolorów] mamy możliwość zdefiniowania schematów kolorów czcionki i tła dla zalogowanego użytkownika. Wybierając akcję Dołącz wprowadzamy nazwę schematu, a za pomocą akcji kolor Czcionki i kolor Tła można zdefiniować
ustawienia kolorów dla schematu. Można też od razu zobaczyć w
polu Nazwa schematu jak wyglądają pozycje wyróżnione tak zdefiniowanym schematem. Niemożliwe jest poprawienie nazwy ani też
usuwanie tzw. schematów systemowych czyli tych, których nazwa
zaczyna się od znaku „~”. Możliwa za to jest zmiana ich parametrów tzn. czcionki i tła.
2. Wybrać miejsca wykorzystania schematów kolorów w systemie. Po
wybraniu z menu [Administracja|usTawienia kolorów|Miejsca wykorzystania] wyświetlają się wszystkie miejsca w systemie, gdzie
można zdefiniować (bądź wyłączyć całkowicie) kolorowanie rekordów. Każdy zalogowany użytkownik do systemu może oddzielnie
zdefiniować schematy kolorów dla poszczególnych miejsc wykorzystania a także w razie potrzeby zmodyfikować podpiętą formu-
Xpertis 360°plus
18
Wstęp
łę i opis. Przyporządkowania schematów kolorów do poszczególnych miejsc wykorzystania można skopiować od innego użytkownika systemu (akcja Kopiuj ustawienia) lub przywrócić domyślne,
startowe ustawienia (akcja Domyślne).
3. W przypadku zerowego startu systemu lub pierwszego startu po
transferze z poprzedniej wersji do wszystkich akcji podpinane są
tzw. schematy systemowe (startowe). Można wtedy wyłączyć je
w poszczególnych pozycjach lub zmienić te schematy na inne.
Ważne jest to, że po usunięciu wszystkich powiązań miejsc wykorzystania z kolorami (gdy istnieją tylko schematy systemowe kolorów dla użytkownika), po ponownym uruchomieniu systemu do
wszystkich miejsc wykorzystania dopną się domyślne schematy
startowe. Jeśli więc użytkownik chce, by wszystkie możliwe miejsca
wykorzystywania schematów kolorów były wyłączone musi odłączyć schematy kolorów od tych miejsc ale zostawić w systemie co
najmniej jeden zdefiniowany niesystemowy kolor.
— Jeśli obsługując program obserwować będziesz dolną linię ekranu, znajdziesz tam krótkie podpowiedzi dotyczące aktualnie wykonywanych
czynności. Może to się okazać przydatne zwłaszcza w czasie redagowania danych.
Xpertis 360°plus
Rozdział I
Parametryzowanie pracy
programu
Pod terminem parametry programu kryją się pewne stałe wartości, które użytkownik powinien określić jeszcze przed rozpoczęciem pracy z programem.
W przeciwnym wypadku nie będzie możliwe poprawne prowadzenie sprzedaży, a także nie będzie możliwe wykorzystanie funkcji kontrolingowych.
Od sposobu zdefiniowania środowiska pracy w dużej mierze zależy sprawność obsługi programu. Definiowanie środowiska pracy programu polega między innymi na założeniu i wprowadzeniu treści do słowników użytkownika,
takich jak słownik materiałów, kontrahentów itp., zdefiniowaniu stanowisk
sprzedaży.
Przygotowując program do pracy należy również zdecydować o uprawnieniach, jakie otrzyma każdy z użytkowników programu. W tym rozdziale znajdziesz dokładny opis funkcji, które służą przygotowaniu programu do działania w indywidualnych warunkach.
Funkcje przygotowujące środowisko pracy programu, czyli funkcje definicyjne, dostępne są w module programu nazwanym Definicje. Niektóre informacje, nanoszone w tym module w trakcie przygotowań do pracy, można
uzupełniać także podczas wykonywania w programie codziennych czynności.
Jednak nie polecamy doraźnego i częstego zmieniania parametrów z menu Definicje.
— Informacje wprowadzane do programu za pośrednictwem dokumentów przetwarzane są w trybie okresowym. Okresy obrachunkowe w programie Xpertis Fakturowanie są definiowane przez użytkownika. Dlatego
też przed rozpoczęciem nanoszenia danych konieczne jest odpowiednie
zredagowanie kartoteki Okresy obrachunkowe. Informacje na temat tej
kartoteki znajdziesz w punkcie I.2.
19
Xpertis 360°plus
20
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— O stałych parametrach pracy programu przeczytasz w punkcie I.5.
— Specyficznym rodzajem kartotek są słowniki użytkownika. O ich zawartości i formacie decyduje osoba odpowiedzialna za poprawne przygotowanie programu do eksploatacji. W grupie słowników użytkownika
znajdują się słowniki systemowe — odgrywają one w programie szczególnie ważną rolę. Szczegóły dotyczące słowników użytkownika znajdziesz w punkcie I.3.
— W częściach dotyczących poszczególnych modułów zamieszczono także
informacje, w jaki sposób przydzielać uprawnienia do obsługi poszczególnych stanowisk sprzedaży.
— Inne kartoteki, niezbędne do prawidłowej pracy programu opisane zostały w punktach I.15, I.16. Dane w tych kartotekach warto umieścić
przed rozpoczęciem wystawiania i rejestrowania dokumentów, ale można je również bez przeszkód uzupełniać i aktualizować w trakcie pracy
z programem.
— Zadaniem administratora jest wprowadzenie danych identyfikacyjnych
licencjobiorcy programu. Temu zagadnieniu poświęcono punkt I.1.
— Praca z programem przebiega w ramach odrębnych stanowisk sprzedaży. Wszystkie dane są wprowadzane i przeglądane na wyodrębnionych
stanowiskach, jedynie moduł Firma udostępnia je do analiz i przeglądania w całości, bez podziałów. Stanowiska pracy definiowane są przez
użytkownika. Informacje jak zakładać stanowiska sprzedaży znajdziesz
w punkcie poświęconym przygotowaniu modułu Sprzedaż.
— Właściwe ustawienie parametrów umożliwia wykorzystanie danych z
programu w procesach kontrolingowych, których podstawą są:
– sprzedaż i analiza sprzedaży, a także limity dla kontrahentów
(punkt I.16.4),
Xpertis 360°plus
21
I.1. Informacje o licencjobiorcy
1 Informacje o licencjobiorcy
1.1 Informacje podstawowe o licencjobiorcy
Przy pierwszym uruchomieniu systemu należy wprowadzić informacje o licencjobiorcy — dane o przedsiębiorstwie, w którym program będzie funkcjonował.
Bez wprowadzenia podstawowych danych, systemu nie da się uruchomić.
Dane licencjobiorcy to dane adresowe oraz informacje służące identyfikacji
podatkowej i statystycznej. Dane te mają nie tylko znaczenie identyfikacyjne.
Będą one drukowane w nagłówkach wszystkich dokumentów pochodzących
z programu. Jest to szczególnie istotne dla wydruków dokumentów zewnętrznych, sporządzanych dla kontrahentów.
Informacje o użytkowniku programu potrzebne są do prawidłowego sporządzania wydruków.
Aby przystąpić do redagowania danych, wybierz z menu głównego
[ Definicje|Parametry|Parametry pracy] i wskaż zakładkę Dane licencjobiorcy.
W oknie, które wyświetlone zostanie na ekranie należy wprowadzić następujące informacje:
Nazwa pełna nazwa firmy, instytucji — licencjobiorcy programu.
Skrót skrót nazwy firmy, instytucji — licencjobiorcy programu.
Nip numer identyfikacji podatkowej.
Regon numer regonu firmy.
GLN Globalny Numer Lokalizacyjny — numer dotyczący wymiany elektronicznych komunikatów handlowych.
Fax
numer linii faksowej.
Miasto nazwa miejscowości siedziby firmy.
Ulica, Nr domu nazwa ulicy z numerem, przy której mieści się siedziba firmy.
Kod pocztowy, Poczta kod pocztowy wraz z nazwą miejscowości, gdzie mieści się poczta właściwa dla siedziby firmy.
Telefon numer telefonu.
E-mail
Xpertis 360°plus
22
Urząd skarbowy
Organ rejestrowy
Data rejestracji
Rejestr
Nr w rejestrze
Data rozpoczęcia działalności
Kapitał zakładowy pole będzie dostępne do redakcji, jeżeli parametr 34 na
liście parametrów będzie ustawiony na Z czyli formą działalności licencjobiorcy jest spółka z.o.o lub na A — formą działalności licencjobiorcy
jest spółka akcyjna.
Kapitał wpłacony pole będzie dostępne do redakcji, jeżeli parametr 34 na liście parametrów będzie ustawiony na A czyli formą działalności licencjobiorcy jest spółka akcyjna.
Parametr ustawisz po wybraniu [Administracja|Lista parametrów] —
patrz punkt VI.1. Po ustawieniu parametru 34 pola dotyczące kapitału nie będą dostępne do redakcji. Informacje o kapitale zakładowym
i wpłaconym, jeżeli wymagane są dla danego licencjobiorcy, drukowane
będą na dokumentach handlowych. Kapitał znajdzie się na wydrukach
ofert, zamówień, faktury pro-forma.
1.2 Symbole NIP licencjobiorcy w UE
W związku z potrzebą rejestrowania licencjobiorcy programu jako podatnika VAT UE w systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość wprowadzania kartotek symboli NIP w UE. Każdy podatnik może posiadać kilka symboli
VAT UE, w zależności od tego, w ilu państwach Wspólnoty został zarejestrowany jako podatnik VAT UE. Symbole identyfikacji VAT w UE są wprowadzane poprzez podanie dwuliterowego oznaczenia kraju Wspólnoty oraz dalszej
części numeru.
W menu [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe] w zakładce Symbole NIP w UE licencjobiorcy wprowadzane są symbole identyfikacji podatkowej
przyznane licencjobiorcy programu (o ile jest on podatnikiem VAT UE). Na
temat symboli NIP w UE możesz także przeczytać w punkcie I.16.1.
Xpertis 360°plus
23
1.3 Kartoteka rachunków bankowych licencjobiorcy
Dane dotyczące licencjobiorcy uzupełnione o informacje dotyczące własnych
rachunków bankowych (będących w posiadaniu przedsiębiorstwa użytkującego program).
Przed sporządzeniem wydruku dokumentu sprzedaży operator wybiera
właściwy rachunek bankowy, na który kontrahent zobowiązany jest wykonać
przelew zapłaty za fakturę. Udostępnione są wówczas zapisy wprowadzone do
kartoteki rachunków bankowych właściciela programu. Numer wybranego rachunku zostanie wydrukowany na fakturze jako numer konta sprzedawcy.
Aby zredagować zapis w kartotece rachunków bankowych licencjobiorcy programu, wybierz z menu [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe]
i wskaż zakładkę Rachunki bankowe licencjobiorcy. Gdy wykonasz polecenie
Dołącz, na ekranie wyświetlone zostanie okno, w którym należy wprowadzić
numer rachunku bankowego. Numer składa się z trzech pól:
— dwuznakowe — liczba kontrolna (nie wszystkie rachunki ją posiadają)
— ośmioznakowe — numer kierunkowy banku
— numer rachunku.
Widoczne w oknie pole Nazwa banku wypełni się automatycznie po podaniu numeru kierunkowego. Pierwszy człon numeru rachunku stanowi numer
identyfikacyjny banku.
Jeden z rachunków bankowych licencjobiorcy można oznaczyć jako domyślny (symbol T w kolumnie D w oknie przeglądania rachunków bankowych). W sytuacji, kiedy potrzebny jest rachunek bankowy licencjobiorcy
np. wystawianie faktury sprzedaży, program podpowiada rachunek oznaczony
jako domyślny. Jeżeli licencjobiorca ma kilka rachunków i żaden z nich nie został oznaczony jako domyślny, użytkownik musi wybrać odpowiedni rachunek
z listy (klawisz F3 ).
Na temat wystawiania dokumentów sprzedaży czytaj w punkcie II.1.
Subkonta kontrahentów
Dzięki subkontom można ewidencjonować dane związane z dokonywaniem
płatności przez kontrahentów na specjalnie wydzielone dla nich subkonta,
prowadzone dla rachunku bankowego licencjobiorcy. W oknie przeglądania
rachunków bankowych licencjobiorcy [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe ] w zakładce Rachunki bankowe licencjobiorcy dostępna jest pozycja Subkonta.
Xpertis 360°plus
24
Redagowanie subkont jest możliwe tylko wtedy, jeżeli odpowiednio ustawiono parametr nr 65 na liście parametrów systemu ([Administracja|Lista parametrów]).
Subkonta kontrahenta można również definiować wybierając [Firma|Kontrahenci|Inne|Rachunki bankowe|Subkonta] — patrz punkt I.16.1.
Jeżeli kontrahent posiada subkonto, podczas wprowadzania faktury (patrz
punkt II.1.1), numer subkonta będzie mógł być wprowadzony w pole Numer
rachunku.
Automatyczne generowanie subkont kontrahentów na podstawie wskazanego konta licencjobiorcy
Istnieje możliwość określenia jednego z rachunków bankowych licencjobiorcy, jako rachunku obsługującego subkonta [Definicje|Parametry dodatkowe|
Rachunki bankowe licencjobiorcy]. W tym celu należy użyć akcji Popraw. Jeżeli
żaden z rachunków na liście nie został określony jako posiadający subkonta
wówczas dostępny do edycji jest znacznik Rachunek dla subkont. Jego zaznaczenie pozwala na określenie kolejnych cyfr tworzonego subkonta – pole Numer dla subkont.
Na liście parametrów globalnych systemu [Administracja|Lista parametrów] znajduje się parametr 64 Generowanie subkonta dla kontrahenta?
Parametr może przyjmować wartości:
— N — subkonto nie będzie generowane automatycznie;
— T — subkonto będzie zawsze generowane automatycznie;
— P — subkonto zostanie wygenerowany jeżeli operator tak zdecyduję.
Parametr ten jest sprawdzany podczas modyfikacji danych dla kontrahenta [Firma|Kontrahenci] (opcje Dołącz, Popraw). Po dołączeniu nowego kontrahenta lub też poprawieniu danych kontrahenta już w zarejestrowanego w systemie, w zależności od ustawienia parametru 64 subkonto dla kontrahenta może
być automatycznie wygenerowane.
Subkonta dla kontrahenta można przeglądać po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Rachunki bankowe|Subkonta].
Istnieje możliwość wygenerowania subkont dla wszystkich kontrahentów
(lub uzupełnienia subkont kontrahentom ich nie posiadających). Funkcja dostępna jest po wybraniu opcji systemu [Firma|Funkcje pomocnicze|Automatyczna generacja subkont dla kontrahenta]. Funkcja działa w dwóch krokach:
Xpertis 360°plus
25
— uzupełnienie kartoteki kontrahentów o znacznik kolejnego numeru dla
subkont;
— generacja subkont dla kontrahentów na podstawie znacznika kolejnego
numeru.
Kolejne pozycje w kartotece kontrahentów zostaną ponumerowane kolejnym unikalnym numerem. Każdy nowy kontrahent dostaję taki numer jako o
jeden większy od ostatnio nadanego.
Funkcja automatycznego uzupełnienia uzupełnia rzeczone numery wyłącznie dla numerów nieokreślonych (równych 0).
Istnieje możliwość określenia tych numerów na podstawie kodu kontrahenta, ale tylko wtedy, gdy wszystkie kody w kartotece kontrahentów są kodami liczbowymi (np. jeżeli w kartotece wystąpi kod kontrahenta P00001 wówczas opcja ta nie będzie dostępna).
Funkcja automatycznej generacji subkont dla kontrahentów jest niezależna
od parametru 64 — nie jest on w tym przypadku sprawdzany.
Jak rozpocząć pracę z wykorzystaniem generowania subkont
1. Transfer z poprzedniej wersji systemu uzupełnia jedynie znacznik Rachunek dla subkont wartością domyślną, czyli N.
2. Należy wybrać jeden z rachunków bankowych licencjobiorcy, na podstawie którego mają być generowane subkonta i oznaczamy go jako rachunek dla generacji subkont (nie musi być to rachunek domyślny firmy).
3. Należy wypełnić pole Numer dla subkont (stała wartość – ciąg cyfrowy
— przypisywany zawsze do subkonta).
4. Należy wykonać opisaną powyżej operację Automatyczna generacja subkont dla kontrahenta.
5. Należy ustawić parametr 64 na odpowiednią, w zależności od potrzeb
firmy wartość.
Algorytm tworzenia subkonta dla kontrahenta
konta wygląda tak: KK NRB NRS NRK,
gdzie:
Struktura tworzonego sub-
— KK — dwu-cyfrowa suma kontrolna (wyliczana dla każdego numeru
konta - 24 cyfry);
Xpertis 360°plus
26
— NRB — ośmio-cyfrowy numer kierunkowy banku — wartość pobierana
z rachunku licencjobiorcy;
— NRS — kilku-cyfrowy numer dla subkonta (specyficzny dla banku i rachunku bankowego — najczęściej podawany przez bank);
— NRK — numer kolejny kontrahenta z kartoteki dopełniony zerami (tak
żeby cały numer rachunku z pominięciem sumy kontrolnej składał się z
24 cyfr).
Subkonto tworzone na podstawie konta 75 1160 0006 5788 8888 0000 8008,
o numerze dla subkont 4444 dla kontrahenta o numerze 20 będzie miało wartość: 70 1160 0006 4444 0000 0000 0020.
Wydruk dokumentów z uwzględnieniem zmian danych licencjobiorcy
Wydruki dokumentów uwzględniają zmiany danych licencjobiorcy. Dotyczy
wydruków:
— Faktury i korekty sprzedaży
— Faktury wewnętrznej, dokumentu zakupu i ich korekt
— Faktury RR
— Faktury pro-forma
— Dokumentu magazynowego
— Dokumentu z magazynu opakowań
— Oferty
— Korekty zbiorczej
— Zamówienia dostawy
— Potwierdzenia zamówienia dostawy
— Zamówienia sprzedaży
— Realizacji zamówienia sprzedaży
Historia zmian danych licencjobiorcy jest niedostępna jeśli dane pobierane
są z parametrów oddziału.
Xpertis 360°plus
I.2. Lata bilansowe i okresy obrachunkowe
2 Lata bilansowe i okresy obrachunkowe
Wszelkie dane wprowadzane do programu dotyczą konkretnego roku bilansowego i okresu obrachunkowego. Każdy rok bilansowy i okres obrachunkowy
musi być zdefiniowany przy pomocy opisywanej funkcji, jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji w programie.
Wszystkie dokumenty tworzone przez użytkownika i przeglądane przechowywane są w systemie w układzie rocznym, a w obrębie roku z podziałem
na okresy sprawozdawcze. Podział roku bilansowego na okresy obrachunkowe
musi pokrywać się z podziałem na miesiące kalendarzowe. Wybór okresu obrachunkowego przez operatora w momencie rozpoczęcia pracy z programem
jest jednoznaczny z otwarciem odpowiedniej kartoteki zawierającej dokumenty. Wybrany okres staje się wówczas okresem aktywnym — możliwy jest dostęp
do danych i praca z dokumentami dotyczącymi tego okresu.
2.1 Przeglądanie i redagowanie kartoteki lat bilansowych
Przeglądanielub zakładaniekartoteki lat bilansowych możliwe jest po wybraniu z menu Definicje pozycji Okresy obrachunkowe [Definicje|Okresy obrachunkowe ].
Funkcja ta dla każdego zdefiniowanego wcześniej roku bilansowego wyświetla poszczególne okresy obrachunkowe pokrywające się z miesiącami kalendarzowymi. W oknie wyświetlana jest również informacja czy dany okres
jest zamknięty — na temat zamykania okresów czytaj w punkcie I.2.2.
Kolejne kolumny są kolumnami informacyjnymi, czy została włączona aktualizacja OLAP.
Na temat aktualizacji OLAP czytaj w punkcie I.2.4, na temat analiz OLAP
czytaj w podręczniku do systemu Logistyka w rozdziale Wielowymiarowe analizy OLAP.
Na ekranie I.1 pokazane jest przykładowe okno z latami bilansowymi.
Aby założyć nowy rok obrachunkowy należy skorzystać z polecenia Załóż
rok. Program zakłada kolejny rok bilansowy składający się standardowo z dwunastu miesięcy.
Jeżeli program jest uruchamiany po raz pierwszy, po wybraniu polecenia
Załóż rok, rok należy podać w wyświetlonym oknie.
W programie można definiować lata z zakresu 2000 - 2099.
Zdefiniowany rok bilansowy można usunąć używając polecenia Usuń. Usunięcie powiedzie się, o ile będzie to ostatni zdefiniowany rok, a także nie zarejestrowano w nim żadnych dokumentów.
Xpertis 360°plus
27
28
Ekran I.1
System kontroluje tylko dokumenty magazynowe, sprzedaży i zakupów.
2.2 Zamykanie okresów obrachunkowych
Na koniec okresu obrachunkowego można przeprowadzić zamknięcie miesiąca. Zamknięcie poszczególnych okresów nie jest jednak czynnością niezbędną
do prawidłowej pracy programu. Użytkownik sam decyduje czy i kiedy w danym roku bilansowym zamykać będzie poszczególne miesiące.
Program nie wymaga od użytkownika specjalnej kontroli przed wykonaniem funkcji zamknięcia okresu.
— Dany okres może być zamknięty, niezależnie czy wcześniejsze okresy są
pozamykane.
— Każdy miesiąc można zamknąć niezależnie czy jest on ustawiony jako
bieżący w parametrach pracy magazynu.
— System dopuszcza zamknięcie miesiąca nawet jeżeli w magazynie znajdują się dokumenty niezaakceptowane.
— Zamknięty okres będzie można w każdej chwili otworzyć.
Po zamknięciu miesiąca wystawianie dokumentów będzie zablokowane.
Jeżeli w danym przedsiębiorstwie jest praktyką, że dokumenty rejestrowane są
z opóźnieniem, zaleca się aby poszczególnych okresów nie zamykać. Umożliwi to wprowadzanie dokumentów zaległych. Po zamknięciu okresu można też
wprowadzać dokumenty nie tylko w okresie następnym od zamkniętego ale
również późniejszych.
Xpertis 360°plus
I.2. Lata bilansowe i okresy obrachunkowe
2.3 Okresy obrachunkowe na poszczególnych stanowiskach
Jak już wspomniano dokumenty magazynowe, sprzedaży, zakupu, a także zamówienia rejestrowane są w programie z podziałem na lata bilansowe —
a w ramach każdego roku bilansowego na okresy obrachunkowe. Podział taki
usprawnia obsługę: ograniczając zakres wyświetlanych dokumentów ułatwia
ich przeglądanie i odnalezienie właściwej pozycji. Umożliwia to również sprawowanie kontroli nad poprawnością dat wystawianych dokumentów oraz zachowanie porządku w ramach dokumentacji.
Ponadto okresowy system przetwarzania danych umożliwia nieskrępowaną pracę na przełomie miesięcy, gdy nie zostało zakończone wprowadzanie dokumentacji w ubiegłym okresie (pod warunkiem, że nie został on zamknięty),
a zaczynają już napływać dokumenty z okresu aktualnego.
Odpowiedni rok i miesiąc ustawia się w oknie parametrów dla poszczególnych modułów: magazynowego, sprzedaży, zakupów, czy też zamówień (punkt
I.5.1), przy czym ustawiając dane dotyczące okresu rozliczeniowego w jednym
module, będą one obowiązywały dla danego użytkownika w pozostałych modułach.
Wskazując w parametrach pracy rok i okres obrachunkowy korzystamy
ze słownika okresów obrachunkowych. Informacja o bieżącym okresie i roku
wyświetlana jest w linii tytułowej programu.
2.4 Aktualizacja danych do analiz OLAP
W systemie istnieje możliwość włączania lub wyłączania aktualizacji danych
przechowywanych w poszczególnych okresach. Funkcja taka dostępna jest
po wybraniu [Definicje|Okresy obrachunkowe|Aktualizacja OLAP].
Po włączeniu czy wyłączeniu aktualizacji, zaznaczane bądź odznaczane są
odpowiednie kolumny w oknie Okresy obrachunkowe.
Możliwość włączania czy wyłączania aktualizacji dostępne jest dla danych
związanych z kostkami OLAP:
— sprzedaży (x Analizy Sprzedaży)
— zakupu (x Analizy Zakupu)
— magazynowe (x Analizy Magazynowe)
— zamówień sprzedaży (x Analizy Zamówień Sprzedaży)
— zgłoszeń (x Analizy zgłoszeń)
Xpertis 360°plus
29
30
Słowniki aktualizowane są poprzez mechanizm synchronizacji [Administracja|
Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami] — patrz punkt VI.23.4.
Dodatkowo przygotowane są odpowiednie pliki z importem ustawień dla mechanizmu synchronizacji. Import definicji można wykonać używając opcji importu dostępnej w [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami] lub [Administracja|Import tabel|Ustawienia synchronizacji].
na temat analiz OLAP czytaj w podręczniku do systemu Logistyka w rozdziale Wielowymiarowe analizy OLAP.
3 Słowniki użytkownika
Słowniki to rodzaj kartotek, które można wywoływać w trakcie pracy programu i wykorzystywać ich zawartość w charakterze podpowiedzi. Poza funkcją
pomocniczą słowniki odgrywają bardzo istotną rolę — umożliwiają wszystkim
operatorom korzystanie w trakcie pracy z programem z jednolitej bazy informacji — o kontrahentach, bankach, stawkach podatkowych oraz z innych danych, do których dostęp jest niezbędny w trakcie obsługi każdego stanowiska.
Dane zawarte w słownikach mogą być wielokrotnie wykorzystywane przy rejestrowaniu dokumentów, bez konieczności powielania tych samych zapisów.
Słowniki użytkownika definiowane są przez operatora programu, co oznacza,
że nie tylko ich zawartość, ale także forma może być dowolnie kształtowana.
Pozwala to dostosować system słowników do indywidualnych warunków organizacji pracy przedsiębiorstwa. Użytkownik, tworząc własne słowniki, sam
określa, jakie dane powinny się w nich znaleźć oraz w jakim formacie dane te
będą przechowywane.
Słowniki użytkownika dostępne są po wybraniu [Definicje|Parametry|
Słowniki użytkownika].
3.1 Wzorce systemu
Słowniki użytkownika budowane są według różnych struktur słownikowych
— tak zwanych wzorców systemu. Wzorzec określa format danych, które zawierać będzie słownik według tego wzorca zbudowany. W programie funkcjonuje
wzorzec podstawowy, który umożliwia wprowadzenie do słownika kodu oraz
nazwy (treści) pozycji, a także wzorce specyficzne — niestandardowe. Pozwalają one wprowadzać do słowników bogatszy zestaw informacji, odpowiednio
dostosowany do rodzaju danych w nim przechowywanych.
W standardowej wersji programu dostępne są między innymi następujące
wzorce (formaty danych):
Xpertis 360°plus
31
I.3. Słowniki użytkownika
Kontrahent format przeznaczony do przechowywania danych o kontrahentach firmy. Umożliwia on wprowadzenie do słownika informacji takich
jak nazwa kontrahenta, dane adresowe, dane dotyczące identyfikacji podatkowej, numer konta bankowego. Można w nim określić domyślną
formę płatności, najczęściej stosowaną w rozliczeniach z kontrahentem
oraz — w odniesieniu do odbiorców towarów i usług — wskazać stały próg rabatowy. Format ten będzie wykorzystywany do konstrukcji
wszystkich słowników zawierających dane o dostawcach, odbiorcach,
producentach towarów, ewentualnie także o bankach.
Bank format wyspecjalizowany, przeznaczony do budowy słowników przechowujących dane dotyczące banków. Pozwala on rejestrować, obok
standardowych informacji takich jak nazwa i adres, także numery identyfikacyjne banków. Na podstawie tego formatu powinien być utworzony słownik banków.
Osoba format pozwalający określić dane osobowe. Umożliwia wprowadzenie
do słownika informacji o osobach fizycznych, czyli dane osobowe (imię,
nazwisko, pesel) oraz dane adresowe (w tym określenie dzielnicy administracyjnej właściwej dla miejsca zamieszkania). Format wykorzystywany jest do konstrukcji słowników zawierających dane o osobach —
wystawcach i odbiorcach dokumentów.
Waluta format przeznaczony do konstruowania słowników walut. Umożliwia
przechowywanie informacji na temat kraju danej waluty, jej nazwę, kod,
symbol oraz jednostkę, w jakiej będzie funkcjonowała w programie.
Wydział format przechowujący symbole i nazwy wydziałów. Format jest używany w słownikach, których pozycjami powinny być symbole lub nazwy
wydziałów. Jest to zarazem odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy.
Kraj format pozwalający pozwalający na wprowadzanie słownika krajów.
Słownik opart na tym wzorcu umożliwi na wprowadzenie kodu i nazwy
kraju.
Rachunki bankowe format umożliwia wprowadzenie numeru konta bankowego.
fiks jest to format ogólny, systemowy. Pozwala na wprowadzenie do słownika
kodu oraz nazwy pozycji. Jest on uniwersalny.
Xpertis 360°plus
32
Obok wzorców opisanych powyżej użytkownik programu Xpertis Fakturowanie może wykorzystywać także inne wzorce wspólne dla programów wchodzących w skład systemu Xpertis, np. wzorzec urząd skarbowy, umożliwiający
gromadzenie danych dotyczących urzędów skarbowych (wraz z numerami rachunków bankowych przeznaczonych do rozliczeń z podatnikami), wzorzec
pracownik, tworzony przez system Kadry i płace, zawierający informacje o osobach zatrudnionych w firmie, i inne. Podczas wdrażania programu możliwe
jest także zdefiniowanie nietypowych wzorców słowników, indywidualnie dostosowanych do potrzeb użytkownika.
Wzorce można przeglądać i definiować po wybraniu z menu [Definicje|
Parametry|Słowniki użytkownika] i wskazaniu zakładki Wzorce systemu.
Definiowanie i przeglądanie wzorców
Wszystkie wzorce, które mogą służyć do budowania słowników, można przeglądać, używając w tym celu funkcji Rodzaje wzorców. Jest ona dostępna po wybraniu [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] i wskazaniu zakładki Rodzaje wzorców. Po jej uruchomieniu na ekranie wyświetlona zostanie tabela
zdefiniowanych wzorców.
W trakcie bieżącej pracy z programem nie wszystkie zdefiniowane wzorce
muszą być wykorzystywane. Listę wzorców przeznaczonych do wykorzystania
przy definiowaniu słowników można przeglądać przy pomocy funkcji Wzorce
systemu [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] w zakładce Wzorce systemu. Listę tę można także modyfikować dodając (tylko spośród wzorców zdefiniowanych) lub usuwając wybrane pozycje.
W rekordach słownika użytkownika można wprowadzać dodatkowe informacje, jeżeli na etapie wdrożenia programu zostanie odpowiednio wypełniona
tabela definicji parametrów wzorca.
Wzorce, które zostały wyróżnione znakiem tyldy, są to wzorce systemowe
i nie będą dostępne do modyfikacji.
Jedynie wzorce obecne na liście wzorców systemu mogą posłużyć do tworzenia nowych słowników użytkownika. Zadanie ich definiowania oraz wskazywania wzorców aktywnych proponujemy powierzyć administratorowi programu.
Tabele źródłowe
Wszystkie dane pochodzące ze słowników o jednolitym wzorcu przechowywane są w jednej tabeli, którą nazwać można tabelą źródłową. Redagując zawartość nowego słownika lub uzupełniając zawartość słownika już istniejącego,
Xpertis 360°plus
33
dysponujesz wszystkimi danymi, które dotychczas zostały wprowadzone do
programu według tego samego wzorca. Na przykład redagując dane dotyczące dostawców, dysponujesz wprowadzonymi danymi wszystkich kontrahentów. Jeśli jeden kontrahent występuje jednocześnie jako dostawca i jako klient,
unikniesz dwukrotnego wprowadzania tych samych informacji. Gdy danych
dotyczących konkretnego dostawcy nie ma wśród danych wszystkich kontrahentów, należy je wprowadzić. Pozostaną one w tabeli źródłowej i będą mogły
zostać wykorzystane przy wprowadzaniu zawartości do innego słownika. Taki
system gromadzenia danych umożliwia ich dowolne grupowanie, a jednocześnie pozwala uniknąć dublowania zapisów.
Wszelkie zmiany danych zawartych w słownikach użytkownika są wykonywane w tabelach źródłowych. Zmiany tam wprowadzone będą dotyczyły
wszystkich reprezentacji poprawianego rekordu w tych słownikach użytkownika, do których on trafił.
Usunięcie rekordu ze słownika nie powoduje jego usunięcia z tabeli. Natomiast usunięcie pozycji z tabeli źródłowej jest możliwe pod warunkiem, że
nie jest ona reprezentowana w żadnym słowniku. Inaczej mówiąc, aby ostatecznie usunąć z programu dane o kontrahencie, należy usuwać je kolejno ze
wszystkich słowników, w których występują. Pozwala to zapobiec przypadkowemu skasowaniu potrzebnych informacji. Dane, które zostały wykorzystane
w trakcie redagowania dokumentów, nie podlegają usunięciu. Uwagi te dotyczą wszystkich słowników użytkownika.
3.2 Definiowanie słowników
Każdy słownik użytkownika stanowi rodzaj kartoteki danych wykorzystywanych w bieżącej pracy z programem. Będą to odpowiednio dane o kontrahentach, dane personalne, dane o bankach i walutach, potrzebne przy redagowaniu dokumentów walutowych etc. Definiowanie słowników oraz redagowanie
danych w słownikach programu przypada w udziale użytkownikowi.
Zdefiniowanie wszystkich niezbędnych słowników przed rozpoczęciem
wystawiania oraz redagowania dokumentów znacznie ułatwi pracę z programem. Zawartość słowników najlepiej w miarę możliwości wprowadzić od razu
po ich zdefiniowaniu, choć w trakcie pracy można także wprowadzać nowe informacje.
Xpertis 360°plus
34
Kolejne kroki definiowania słowników
Do definiowania słowników służy funkcja Słowniki użytkownika, którą znajdziesz w menu Definicje [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] w zakładce Słowniki użytkownika.
Po jej wybraniu na ekranie zostanie wyświetlona lista dotąd zdefiniowanych w programie słowników. Aby dołączyć do niej nowy słownik, wybierz
polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie okno przeglądania, zawierające listę wszystkich rodzajów słowników użytkownika zdefiniowanych w systemie
Xpertis. Znajdziesz na niej zarówno słowniki charakterystyczne dla programu
Logistyka, jak i słowniki prowadzone w ramach innych programów, np. słowniki analityczne z programu Finanse i księgowość. Jeśli wśród słowników systemu
znajdziesz ten, który jest Ci aktualnie potrzebny, a nie był on dotychczas wykorzystywany w programie Logistyka, wystarczy wskazać go kursorem i wykonać
polecenie Ten (naciskając klawisz Enter lub przycisk Ten). Wybrany słownik
zostanie udostępniony w programie wraz z jego zawartością.
Gdy brak potrzebnego słownika, dołączysz go wykonując po raz drugi polecenie Dołącz.
Ekran I.2
Zostanie wówczas otwarte okno redagowania definicji słownika (por. ekran I.2).
Jego pola mają następujące znaczenie:
Nazwa słownika dowolna nazwa, nadawana przez użytkownika. Pole to musi
zostać wypełnione.
Opis słownika dowolny tekst opisujący zawartość słownika. Pole to ma znaczenie informacyjne.
Wzorzec wzorzec systemowy wybrany dla definiowanego słownika. Decyduje
on o formacie danych, które znajdą się w słowniku. Redakcję pola ułatwi
tabela wyboru, zawierająca nazwy wszystkich aktywnych wzorców systemu. Definiując słownik użytkownika można się posłużyć jedynie wzorcem aktywnym, to jest takim, który znajduje się na liście wzorców programu. Jeśli na liście tej brak wzorca odpowiedniego dla danego słownika, należy przed rozpoczęciem jego definiowania uruchomić funkcję
Xpertis 360°plus
35
Wzorce systemu i dołączyć potrzebny wzorzec. Zawartość tego pola jest
jednym z wyznaczników definicji słownika, dlatego musi być ono wypełnione. Informacje o wzorcach programu znajdziesz w punkcie I.3.1.
Długość kodu cyfra wprowadzona w tym polu określa, ile znaków kodu będą
miały poszczególne rekordy w redagowanym słowniku. Wprowadzona
wartość powinna mieścić się w przedziale od 1 do 8. Wartość w postaci
zera oznacza, że długość kodu nie została określona.
Słownik pomocniczy słownik ma znaczenie w programie Finanse i księgowość.
Definicję słownika można skorygować wykonując polecenie Popraw, można także usunąć słownik z listy przy pomocy polecenia Usuń. Usunięcie lub
skorygowanie definicji słownika jest możliwe tylko wówczas, gdy słownik nie
został wykorzystany w programie.
3.3 Słownik kontrahentów oparty na słowniku użytkownika
Informacje na temat wszystkich kontrahentów można uzyskać wybierając
z menu Firma polecenie Kontrahenci. Z tego miejsca można modyfikować listę oraz dodawać do niej nowych kontrahentów — patrz rozdział I.16.1.
Słowniki użytkownika pokazują kontrahentów w podziale na konkretne
grupy. W systemie Xpertis Fakturowanie jednak podział kontrahentów na słowniki użytkownika nie jest używany, tutaj ma znaczenie informacyjne lub wykorzystywany jest przy współpracy z systemem Finanse i księgowość czy Kasa.
Może być wykorzystany również w trakcie wdrożenia.
Aby wprowadzić dane do słownika kontrahentów, wybierz z menu Definicje funkcję Parametry, następnie pozycję Słowniki użytkownika, wskaż na liście
słowników odpowiedni słownik, a następnie przełącz się na okno Zawartość.
Na ekranie zostanie wyświetlone okno przeglądania ze wszystkimi aktualnymi
rekordami słownika. Dla nowo zdefiniowanego słownika okno to będzie puste.
Pierwszą lub kolejną pozycję do słownika dodasz, wykonując polecenie Dołącz.
Przy pomocy akcji Ten wskazanego kontrahenta można dodać do redagowanego słownika. Jeśli redagujesz kartotekę utworzoną według wzorca Kontrahent, dysponujesz wszystkimi istniejącymi w programie rekordami zgodnymi
ze wzorcem — niezależnie od tego, w którym słowniku zostały one umieszczone. Odpowiedni rekord możesz wybrać z tabeli źródłowej o nazwie Kontrahenci, która zostanie wyświetlona na ekranie w oknie przeglądania. Jeśli kontrahenta lub kilku kontrahentów brak na liście, możesz dołączyć jego (ich) dane,
Xpertis 360°plus
36
wybierając jeszcze raz polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie wówczas okno
redagowania danych kontrahenta .
3.4 Słowniki wykorzystywane do rozliczeń walutowych
W programie można wystawiać faktury walutowe. Zasadnicze znaczenie w takim wypadku mają dwa słowniki użytkownika, rzadziej bądź wcale nie wykorzystywane w krajowym obrocie materiałami. Są nimi słownik walut oraz
słownik banków. Słowniki te redagowane są według takich samych zasad, jak
pozostałe słowniki użytkownika.
Słownik walut
Słownik walut budowany jest według wzorca Waluta, który znajduje się w podstawowej tabeli wzorców programu. Tabele tę otworzysz uruchamiając funkcję
Rodzaje wzorców z menu Definicje [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika]
w zakładce Rodzaje wzorców. Jeśli w programie brak słownika walut, należy go
utworzyć postępując według kolejnych punktów:
1. Upewnij się, że wśród rodzajów wzorców funkcjonujących w systemie
zdefiniowany jest wzorzec o nazwie Waluta [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] zakładka Rodzaje wzorców. Wzorzec ten umożliwia
umieszczenie w słowniku użytkownika symbolu, kodu oraz jednostki
waluty, nazwy i informacji na temat kraju pochodzenia.
2. Sprawdź, czy wzorzec Waluta znajduje się wśród wzorców przeznaczonych do wykorzystania w trakcie bieżącej pracy z programem. W tym
celu otwórz tabelę Wzorce programu (znajdziesz ją w menu [Definicje|
Parametry|Słowniki użytkownika] w zakładce Wzorce systemu) — wzorzec Waluta powinien znajdować się na liście, która zostanie wyświetlona. Jego brak oznacza, że wzorzec nie może być wykorzystany do zbudowania słownika. W takiej sytuacji wzorzec Waluta należy dołączyć do
listy aktywnych wzorców, wybierając polecenie Dołącz. Możesz tu wykorzystać tabelę wszystkich zdefiniowanych wzorców i posłużyć się nią
tak jak słownikiem. Jeśli wzorzec Waluta jest aktywny — znajduje się na
liście wzorców programu — nie można go dołączyć ponownie.
3. Utwórz słownik użytkownika oparty na wzorcu Waluta. Otwórz listę
wszystkich słowników wykonując funkcję [Definicje|Parametry|Słowniki
użytkownika|Słowniki użytkownika], a następnie wykonaj polecenie Dołącz. Na ekranie wyświetli się lista słowników użytkownika dla całego
Xpertis 360°plus
37
systemu Xpertis. Po użyciu polecenia Dołącz, na ekranie wyświetlone zostanie okno redagowania (porównaj ekran I.2).
Wypełniając pola tego okna wprowadź nazwę słownika (np. Waluty),
wskaż wzorzec, według którego słownik zostanie zbudowany (będzie to
wzorzec Waluta) oraz podaj przewidywaną długość kodu, którym będzie
opatrzona każda pozycja w słowniku. Maksymalna długość to 8 znaków,
minimalna 1. W systemie Logistyka długość kodu dla słownika walut
standardowo ustawiana jest na 3.
Możesz również wprowadzić dowolny opis słownika.
4. Gdy nowy słownik został już założony, należy uzupełnić jego zawartość,
a więc umieścić w nim wszystkie waluty, które będą wykorzystywane
w trakcie pracy z programem. Aby wprowadzić do słownika kolejne pozycje, uaktywnij okno Zawartość, a następnie dodawaj rekordy posługując się poleceniem Dołącz.
Wprowadzając nowy rekord do słownika, pobierasz go z tabeli źródłowej. Jest ona wspólna dla wszystkich słowników zbudowanych na podstawie tego samego wzorca. Jeśli rekordu brak w tabeli źródłowej, należy go tam wprowadzić, a następnie przenieść do słownika. Wykonując
polecenie Dołącz otworzysz tabelę źródłową walut. Ponowne wykonanie
polecenia Dołącz umożliwi wprowadzenie danych dotyczących waluty,
a więc kraj pochodzenia, symbol, kod, nazwę oraz jednostkę przeliczeniową na walutę narodową.
5. Gdy słownik walut został prawidłowo skonstruowany, a jego zawartość
wprowadzona, należy zadbać o to, by mógł on funkcjonować jako systemowy słownik walut, do którego program będzie odwoływał się zawsze
przy okazji redagowania informacji walutowych. Wskazanie systemowego słownika walut możliwe jest w oknie Parametry programu, dostępnego według ścieżki [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i wskazaniu
zakładki Słowniki systemu. W oknie redagowania parametrów, w grupie
pól dotyczących słowników systemowych, należy odnaleźć pole dotyczące słownika walut i wprowadzić tam nazwę słownika utworzonego
według kroków opisanych powyżej.
6. Pozostając w oknie redagowania parametrów pracy programu należy
ustalić, posługując się zdefiniowanym słownikiem walut, która waluta
funkcjonować będzie jako narodowa.
Wskazanie systemowego słownika walut oraz waluty narodowej jest ko-
Xpertis 360°plus
38
nieczne do rozpoczęcia pracy z programem.
W momencie pierwszego uruchomienia programu istnieje zdefiniowany
słownik walut, którego zawartość stanowi co najmniej jeden rekord — waluta
narodowa. Operator, przygotowujący system tak, by możliwe było przyjmowanie towarów pochodzących z importu, powinien uzupełnić słownik walut o
inne środki pieniężne.
Słownik banków
Innym słownikiem systemowym, którego prawidłowe zdefiniowanie ma szczególne znaczenie dla faktur walutowych, jest słownik banków. Słownik może
być budowany na podstawie wzorca Bank, wówczas w słowniku będą mogły zostać umieszczone także dane adresowe banków. Zasady budowy, definiowania
i wprowadzania zapisów do słownika banków są analogiczne jak dla słownika
walut (patrz punkt I.3.4). Słownik ten wykorzystywany będzie w trakcie pracy
z programem do redakcji dokumentów walutowych. Kursy walut rejestrowane są w tabelach kursów przypisanych poszczególnym bankom. Umożliwia to
wprowadzanie, a następnie wybór kursu dnia pochodzącego z różnych tabel.
Gdy w programie prawidłowo funkcjonują słowniki walut i banków, można przystąpić do redagowania tabel kursów walut — patrz punkt I.4.
3.5 Pozostałe słowniki użytkownika
Słownik rodzajów płatności
Jednym ze słowników użytkownika jest słownik rodzajów płatności. Jest to katalog nazw powszechnie stosowanych form płatności, takich jak płatność gotówką, przelewem, czekiem. Oparty jest na wzorcu płatności, umożliwiającym
wprowadzenie symbolu i nazwy rodzaju płatności, a także określenie, czy jest
to zapłata gotówkowa i jaka jest liczba dni płatności.
Rodzaje płatności można wprowadzać również po wybraniu [Definicje|Rodzaje płatności].
Na temat redagowania płatności czytaj w punkcie I.16.5.
Dowody tożsamości
Wśród słowników są dwa związane z dowodami tożsamości.
Do słownika NAZWY_DT — Nazwy dowodów tożsamości należy wprowadzić używane rodzaje dokumentów (skrót i nazwę dowodu tożsamości).
W słowniku URZĘDY_WYD_DT — Urzędy wydające dowody tożsamości należy podać nazwy urzędów lub wydających dokumenty tożsamości.
Xpertis 360°plus
I.4. Redagowanie tabel kursów walut
Słowniki zastrzeżone
W programie obok słowników użytkownika funkcjonują także słowniki zastrzeżone — systemowe. Są one niezbędne do prawidłowej pracy, ich forma
i zawartość muszą pozostać niezmienne. Zapisy przechowywane w tych słownikach można przeglądać uruchamiając funkcję [Definicje|Parametry|Słowniki
użytkownika|Słowniki użytkownika]. Słowniki systemowe od pozostałych wyróżnione zostały początkowym znakiem nazwy, którym jest tzw. tylda.
W programie Xpertis Fakturowanie funkcjonują następujące słowniki zastrzeżone:
— słownik krajów UE — zawiera wszystkie nazwy krajów należących do
Unii Europejskiej.
— słowniki stawek podatku VAT — zawierają aktualnie obowiązujące stawki VAT w krajach należących do UE.
Słownik stawek podatku VAT będzie wykorzystywany podczas wprowadzania materiału do słownika materiału, a także wystawiania dokumentów sprzedaży.
4 Redagowanie tabel kursów walut
Podczas rejestrowania dokumentów równolegle w walucie obcej i narodowej
lub w dwóch różnych walutach obcych, użyteczna jest możliwość automatycznego przeliczania kursów. Do tego celu konieczne jest zredagowanie tabel kursów walut.
Użytkownik sam określa liczbę redagowanych tabel, wyznacza banki, z których kursy walut są pobierane, decyduje o tym, które waluty będą uwzględniane w tabelach oraz jak często będą uaktualniane ich kursy. Oznacza to, że kurs
walut nie musi być weryfikowany codziennie, lecz tylko wówczas, gdy zachodzi taka potrzeba, a dane gromadzone w tabelach mogą się ograniczać tylko
do tych walut, w których są wystawiane lub przyjmowane dokumenty. W wielu przypadkach może okazać się wystarczające prowadzenie tabel kursów zaczerpniętych z jednego banku (np. z Narodowego Banku Polskiego).
4.1 Nowa tabela kursów
Aby rozpocząć definiowanie tabel kursów należy uruchomić funkcję [Definicje|
Tabele kursów]. Na ekranie wyświetlona zostanie lista banków, przechowywana w słowniku użytkownika wskazanym w programie jako systemowy słownik
Xpertis 360°plus
39
40
banków. Dla każdego banku można zdefiniować odrębnie tabelę kursów walut. Na jeden dzień dla jednego banku można wprowadzić kilka tabel kursów
z identyfikatorami takimi jak wprowadzają je w swoich tabelach banki. Po wybraniu banku uruchom funkcję Tabele kursów. Na ekranie wyświetlone zostaną dwa okna. Lewe okno zawiera listę dotychczas zdefiniowanych tabel kursów
dla wybranego banku i dla waluty narodowej. W prawym oknie wyświetlane
są kursy walut dla wskazanej tabeli kursów.
Listę tabel kursów możesz modyfikować przy pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw.
Wprowadzając nową tabelę kursów, należy zredagować następujące dane:
Symbol tabeli symbol tabeli, musi być unikalny, tzn. nie może występować
dla jednego banku więcej niż jedna tabela o tym samym symbolu;
Data data obowiązywania tabeli kursów;
Czas kursu godzina emisji tabeli;
Bank kod i nazwa banku, dla którego tabela jest redagowana. Pole jest wypełnione przez system i nie jest dostępne do redakcji dla użytkownika.
Ekran I.3
Po zredagowaniu opisanych wyżej danych na ekranie pojawia się lista kursów. Lista ta, na życzenie użytkownika może być przeniesiona z poprzedniej
tabeli tego samego banku.
Ekran I.4
Nie wszystkie kursy walut zmieniają się codziennie i dlatego łatwiej jest
modyfikować poprzednie kursy niż wszystkie informacje wprowadzać od nowa.
Aby uaktualnić istniejącą tabelę, należy przełączyć się na okno z listą kursów walut. Do modyfikowania kursów służą standardowe polecenia Dołącz,
Usuń, Popraw. Dla każdego kursu należy podać następujące dane:
Xpertis 360°plus
41
I.5. Parametry programu
Waluta kod waluty redagowany przy pomocy słownika walut zdefiniowanego
w programie;
Kraj kraj, w którym emitowana jest wybrana waluta. Pole to wypełniane jest
na podstawie danych zawartych w słowniku walut i dla użytkownika nie
jest redagowalne;
Jednostka jednostka waluty, której dotyczą wartości kursów. Pole to wypełniane jest automatycznie na podstawie danych zawartych w słowniku
walut;
Kupno kurs kupna waluty;
Sprzedaż kurs sprzedaży waluty;
Średni średni kurs waluty. Program wylicza wartość średnią na podstawie
kursu kupna i kursu sprzedaży. Wartość podpowiadaną przez program
można modyfikować. Jeżeli pole Średni jest różne od zera to po modyfikacji kursu sprzedaży czy kupna kurs średni przeliczany jest tylko na
życzenie użytkownika.
Celny kurs celny. Kurs ten będzie wykorzystywany do wyliczania wartości celnej w magazynach typu skład celny. Jeśli podczas redakcji pozycji tabeli
kursów pole Celny ma wartość zero to po wejściu do pola podpowiadany jest kurs celny z ostatniej tabeli kursowej lub jeśli nie był podany, to
wyliczany jest jako kurs średni.
Kursy walut dla każdego banku redagowane są identycznie. Przeglądać
i poprawiać zdefiniowane wcześniej kursy można po ustawieniu kursora na
odpowiedniej tabeli „przełączeniu się” na prawe okno, w którym wyświetlone są dla wybranej tabeli kursy walut i udostępnione polecenia umożliwiające
modyfikowanie danych.
W programie istnieje również możliwość redagowania kursów walut innych niż PLN. W tym celu należy wybrać polecenie Zmień walutę. Z okna Waluty należy wybrać walutę, dla której będą wprowadzane kursy. Dla walut obcych, kursy redagujemy w identyczny sposób jak dla PLN.
5 Parametry programu
Przed rozpoczęciem właściwej pracy z programem, a więc zarządzania dokumentacją sprzedaży czy też użyciu jakiejkolwiek funkcjonalności udostępnionej przez program, należy określić pewne właściwości — parametry programu.
Xpertis 360°plus
42
W systemie Xpertis Fakturowanie parametry pracy zostały podzielone na
kilka grup:
Parametry pracy lokalne Są to parametry, które podlegają częstym zmianom
(na przykład okres obrachunkowy bądź stanowisko sprzedaży, którego
dotyczą aktualnie przebiegające operacje), określane są z poziomu modułu Faktury.
Każdy użytkownik pracujący z programem ustali je stosownie do aktualnych potrzeb. Na temat tych parametrów czytaj w punkcie I.5.1.
Parametry pracy ogólne Są to parametry, które będą zmieniane rzadziej lub
ustalone tylko raz, na początku pracy z programem, tak zwane parametry ogólne, udostępniono w module Definicje po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry pracy].
Ogólne parametry systemu Xpertis Fakturowanie to:
— Dane licencjobiorcy — patrz punkt I.1
— Słowniki systemu — patrz punkt I.5.2
— Wielowalutowość — patrz punkt I.5.3
— Parametry oddziału — patrz punkt I.5.4
— Lotus Notes— patrz punkt I.5.5
Parametry dodatkowe Są to parametry, które należy wyznaczyć jeżeli w programie będą używane pewne funkcjonalności. Parametry te dostępne są
po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe]. W oknie Parametry dodatkowe dostępne są następujące zakładki:
— Wzorce kalendarzy — patrz punkt I.5.6
— Symbole NIP w UE licencjobiorcy — patrz punkt I.1.2
— Rachunki bankowe licencjobiorcy — patrz punkt I.1.3
— Stanowiska fiskalne — patrz punkt I.5.7
5.1 Parametry pracy lokalne
Przed rozpoczęciem wprowadzania dokumentów należy ustalić parametry
pracy programu.
Do parametrów należy między innymi wyznaczenie aktywnego okresu obrachunkowego, w którym będzie przebiegać praca z dokumentami, oddziału,
Xpertis 360°plus
43
stanowiska pracy. Właściwości te — lokalne parametry pracy programu — pozostaną stałe aż do momentu ich modyfikacji, dokonanej przez administratora
lub operatora programu.
Parametry można wprowadzać po wybraniu funkcji [Faktury|Parametry
pracy ].
Są to parametry dla aktualnie zalogowanego użytkownika. Okno Parametry
dla użytkownika zawiera dane:
Użytkownik kod aktualnie zalogowanego operatora, pole to nie jest dostępne
do redakcji.
Aktywny oddział symbol i nazwa oddziału firmy, pole słownikowane.
Stanowisko sprzedaży pole określa stanowisko sprzedaży. Stanowisko można wybrać ze słownika. Jeżeli parametr użytkownika Kontrola uprawnień
dotyczących stanowiska sprzedaży? dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży] zostanie ustawiony na N pole
dla aktywnego użytkownika nie musi być wypełnione. Jeżeli parametr
ustawiony jest na T, pole musi być wypełnione. W przypadku jednak gdy
użytkownik nie ma uprawnień do żadnego stanowiska — system nie wymaga wypełniania pola związanego ze stanowiskami, mimo ustawienia
parametru na T.
Stanowisko fiskalne stanowisko fiskalne przypisane do użytkownika. W polu tym podpowiadana jest wartość parametru użytkownika Stanowisko
fiskalne ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaż]). Stanowisko fiskalne jest sens podawać jedynie w sytuacji, jeżeli w systemie jest
prowadzona sprzedaż detaliczna. Pole nie musi być wypełnione. Na temat stanowisk fiskalnych czytaj w punkcie I.5.7.
Nazwa z kartoteki okresów obrachunkowych należy wybrać aktualny okres
obrachunkowy.
Rok, Miesiąc pola uzupełniane automatycznie symbolem roku i numerem
miesiąca na podstawie danych wskazanych w polu Nazwa.
Status informacja czy wybrany okres jest zamknięty czy otwarty.
Na temat zamykania okresów i tym samym zmiany statusu czytaj
w punkcie I.2.2.
Dla każdego użytkownika program przechowuje informacje dotyczące parametrów lokalnych.
Przy ponownym uruchomieniu programu, system domyślnie ustawia parametry wprowadzone przed zamknięciem systemu.
Xpertis 360°plus
44
5.2 Słowniki systemowe
Parametry, które będą zmieniane rzadziej lub ustalone tylko raz, na początku
pracy z programem — tak zwane parametry ogólne — udostępniono w module
Definicje.
Ustalenie ogólnych parametrów pracy programu to między innymi wskazanie słowników systemowych, czyli określenie, które ze słowników zdefiniowanych przez użytkownika funkcjonować będą jako słowniki zawierające dane
o bankach, walutach, rodzajach płatności i inne.
Do redagowania parametrów pracy programu przystąpić można dopiero
po określeniu wzorców dla słowników użytkownika oraz po zdefiniowaniu
słowników. Informacje oraz wskazówki na temat definiowania i redagowania
treści słowników użytkownika znajdziesz w punkcie I.3.
Po wybraniu funkcji [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i wskazaniu
zakładki Słowniki systemu
Ekran I.5
na ekranie wyświetlone zostanie okno (porównaj ekran I.5), w którego pola
należy wprowadzić następujące dane:
Słownik banków słownik, którego zawartość wykorzystywana będzie do
wprowadzania informacji na temat banków, zwłaszcza w trakcie redagowania dokumentów walutowych. Wskazanie właściwego banku podczas redakcji takich dokumentów konieczne jest przed każdym uaktualnieniem przechowywanego w programie kursu waluty, ponieważ tabele
kursów przypisane są poszczególnym bankom. Słownik banków musi
być zdefiniowany w programie, zwłaszcza gdy planowane jest wystawianie dokumentów walutowych.
Xpertis 360°plus
45
Słownik walut zawartość słownika wskazanego w tym polu wykorzystywana
jest, podobnie jak w przypadku słownika banków, w trakcie redagowania dokumentów walutowych oraz w trakcie redagowania tabel kursów
walut.
Waluta narodowa ze słownika walut (wskazanego w polu Słownik walut) należy wybrać walutę, która będzie w programie obowiązywała jako narodowa. Wypełnienie pola jest konieczne do prawidłowego funkcjonowania
programu.
Kraj pole to określa miejsce działania licencjobiorcy oraz wraz z walutą, miejsce gdzie prowadzona jest ewidencja księgowa. Wszystkie operacje są
ewidencjonowane w walucie dla niego przypisanej i każda transakcja ma
w niej swoje odzwierciedlenie, niezależnie od tego czy zaistniała na terenie tego kraju czy poza jego granicami (dokumenty WDT, WNT). Po
wystawieniu jakiegokolwiek dokumentu pole staje się niedostępne do redakcji (dla magazynu czy stanowiska jest podobnie, nie można zmienić
kraju magazynu czy stanowiska po wystawieniu dokumentu).
Dowody tożsamości i Urzędy wydające DT słowniki zawierające nazwy dokumentów i urzędów wydających dokumenty. Informacje o dokumentach i urzędach można wprowadzić dla każdego kontrahenta jako
dane dodatkowe podczas redagowania danych kontrahenta — patrz
punkt I.16.1.
Słownik odbiorców jeżeli w schemacie dekretowania dotyczącym sprzedaży
nie zostanie podana formuła na słownik kontrahenta, wówczas podczas
księgowania dokumentu kontrahent będzie pobierany ze słownika, który zostanie wpisany w to pole. W przypadku, gdy kontrahent nie jest
dodany do odpowiedniego słownika użytkownika, w momencie księgowania zostaje automatycznie przypisany do tego słownika.
Wypełnienie tego pola ma znaczenie jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Finanse i księgowość.
Słownik dostawców jeżeli w schemacie dekretowania dotyczącym zakupu nie
zostanie podana formuła na słownik kontrahenta, wówczas podczas
księgowania dokumentu kontrahent będzie pobierany ze słownika, który zostanie wpisany w to pole. W przypadku, gdy kontrahent nie jest
dodany do odpowiedniego słownika użytkownika, w momencie księgowania zostaje automatycznie przypisany do tego słownika.
Xpertis 360°plus
46
Wypełnienie tego pola ma znaczenie jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Finanse i księgowość.
Płatności Xpertis podczas redagowania dokumentu sprzedaży, zakupu, zamówień sprzedaży czy ofert określając rodzaj płatności będziesz mógł
skorzystać ze słownika wskazanego w tym polu. Każda z pozycji tego
słownika określać powinna inny rodzaj płatności, np. gotówka, przelew,
czek itp. Na temat płatności w systemie czytaj w punkcie I.16.5.
Słownik wydziałów jego zawartość będzie wykorzystywana podczas redagowania danych o wydziałach. W tym polu należy wskazać nazwę tego
słownika użytkownika, który został zdefiniowany jako słownik wydziałów i w związku z tym na jego pozycje powinny składać się nazwy wydziałów — jednostek organizacyjnych — przedsiębiorstwa. Pole jest wykorzystywane jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Produkcja lub też przy wprowadzaniu zleceń, jeżeli system Logistyka nie współpracuje z systemem Produkcja.
Słownik języków słownik języków, dla któregych definiowane będą tłumaczenia — patrz punkt I.19. Jeżeli w systemie słownik języków nie zostanie podany, korzystanie z funkcji tłumaczeń nie będzie możliwe.
Słownik rodzajów rozliczenia VAT pole umożliwia przypisanie domyślnego
słownika rodzajów rozliczenia VAT. Słownik może być wykorzystywany
podczas określania trybu rozliczenia podatku VAT w nagłówku schematu dekretowania.
Słownik powodów korekt w polu tym należy wskazać słownik powodów korekt, jeżeli powody korekt, np. zwrotów mają być rejestrowane w systemie (patrz punkt II.5).
Słownik ten będzie wykorzystywany w pozycji dokumentu korekt sprzedaży.
Słownik ten będzie wykorzystywany w pozycji dokumentu korekt sprzedaży i zakupów.
5.3 Wielowalutowość
Definiując parametry ogólne programu należy również określić parametry
związane z wielowalutowością. W tym celu należy wybrać [Definicje|Parametry|Parametry pracy], w oknie Parametry pracy programu wskazać zakładkę
Wielowalutowość i zaznacz jedno z pól dotyczące wielowalutowości:
Xpertis 360°plus
47
Nie stosowana wszystkie dokumenty będą prowadzone w walucie narodowej,
podanej w zakładce Słowniki systemu.
Wszystkie oddziały wielowalutowość według określonych typów dotyczy
wszystkich oddziałów. Typ wybrany przez użytkownika zostaje zaznaczony symbolem *.
Wybrane oddziały wielowalutowość według określonych typów obowiązuje
w wybranych oddziałach. Aby ten typ wielowalutowości był dostępny,
należy w definicji wybranego oddziału czy oddziałów zaznaczyć pole
Czy wielowalutowość? — [Definicje|Parametry|Oddziały|Dołącz/Popraw]
(patrz punkt I.12).
Pomocniczo do obliczania cen w walucie narodowej podczas wystawiania dokumentów umożliwia przeliczenie wartości z waluty obcej na narodową.
Jeżeli pole to zostanie zaznaczone to walutę obcą można będzie podać
tylko w pozycji dokumentu.
Pole Typ określa gdzie opcja jest aktywna. W systemie Xpertis Fakturowanie
można wybrać opcje: F — Dokumenty sprzedaży oraz B — Pozycje dokumentów sprzedaży.
Odpowiedni typ należy wybrać ze słownika typów wielowalutowości dostępnego po naciśnięciu klawisza F3 . W oknie Typy wielowalutowości wybraną
opcję należy zaznaczyć poprzez polecenie Wybór. Polecenie Akceptuj spowoduje przepisanie zaznaczonych liter w pole Typ.
Po wybraniu zakładki Wielowalutowość można również wprowadzić parametry określające domyślny bank oraz typ kursu. Po podaniu banku, w systemie dostępna będzie funkcjonalność związana z podpowiadaniem kursu w dokumentach walutowych.
Odpowiedni opis znajdziesz w punkcie Podpowiadanie kursu w dokumentach.
5.4 Parametry oddziału
Wybierając z menu [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i w oknie redakcyjnym wskazując zakładkę Parametry oddziału operator określa pewne domyślne
wartości, które będą wykorzystywane w trakcie pracy z programem dotyczące
bieżącego oddziału.
Bieżący oddział to oddział, który został wpisany w pole Aktywny oddział
w parametrach lokalnych pracy programu (I.5.1).
Xpertis 360°plus
48
Ekran I.6
Ceny sprzedaży zaznaczając Ceny z kartoteki mat./usł. ceny sprzedaży na dokumentach rozchodowych będą podpowiadane z kartoteki towarów
[Definicje|Słownik materiałów|Ceny] (I.15.3), natomiast wybór Ceny wg
cenników spowoduje, że cena sprzedaży podpowiadana będzie z cennika
sprzedaży (I.18).
Ceny dostaw zaznaczając Ceny z kartoteki dostawcy ceny na dokumentach zakupu będą podpowiadane z kartoteki dostawców [Definicje|Słownik materiałów|Dostawcy] (I.15.3), natomiast wybór Ceny wg cenników spowoduje, że cena dostawy podpowiadana będzie z cennika dostaw (patrz
podręcznik do systemu Xpertis Logistyka). Ceny dostaw wykorzystywane
są w systemie Xpertis Logistyka.
Kraj dla waluty opodatkowania symbol kraju UE w jakim dany oddział będzie funkcjonować. Pole to określa w jakiej walucie towary będą opodatkowane. Na temat wystawiania dokumentów w różnych walutach czytaj
w rozdziale II.4. Jeżeli w danym oddziale zostały wystawione dokumenty
pole będzie niedostępne do redakcji.
Domyślna waluta handlowa pole określające walutę handlową związaną z
danym oddziałem.
Dla każdego oddziału można podać również dane adresowe. Po wypełnieniu dane będą drukowane na fakturze.
Po wypełnieniu parametrów podpowiadania kursów, jeżeli będzie wystawiany dokument, w którym w pozycji dokumentu podana zostanie waluta
Xpertis 360°plus
49
obca, wartości tu wprowadzone będą podpowiadane w pozycji dokumentu.
Funkcjonalność będzie dostępna, jeżeli określony zostanie domyślny bank, dla
którego mają podpowiadać się kursy w pozycjach.
Na temat podpowiadania kursów w dokumentach czytaj w punkcie Podpowiadanie kursu w dokumentach.
Parametry oddziału i jego dane adresowe można definiować tylko dla
bieżącego oddziału czyli wskazanego w parametrach pracy systemu. Oddział
można ustawić np. po wybraniu z modułu Faktury funkcji Parametry pracy
(patrz punkt I.5.1).
5.5 Parametry Lotus Notes
Wybierając z menu [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i w oknie redakcyjnym wskazując zakładkę Lotus Notes operator określa parametry potrzebne
przy współpracy pakietu Xpertis z systemami na platformie Lotus Notes Domino :
Ścieżka do dokumentów ścieżka do dokumentów na platformie Lotus Notes
Domino (np.Notes://serwer/replica_id/view_id/).
URL do synchronizacji kontrahentów adres serwera na platformie Lotus Notes Domino, który odpowiada za aktualizację danych między systemami
pakietu Xpertis oraz systemami platformy Lotus Notes
(np.http://serwer.domino/baza.nsf/Agent?OpenAgent).
5.6 Wzorce kalendarzy
W systemie możliwe jest zdefiniowanie wzorców kalendarzy. Na ich podstawie jest możliwe wyznaczenie prawidłowej daty określającej termin płatności
(dokumenty sprzedaży, realizacja zamówień sprzedaży).
Dostęp do wzorców kalendarzy (podgląd i redakcja) jest możliwy po wybraniu w menu pozycji [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe] i wskazaniu zakładki Wzorce kalendarzy. Wzorzec kalendarza opisany jest przez nazwę.
Z każdym wzorcem powiązana jest lista rekordów definiująca poszczególne dni
tygodnia oraz wszystkie ustawowo wolne od pracy dni w roku (święta). Dostęp do nich jest możliwy po wybraniu z menu polecenia Redaguj. Domyślnie
wyświetlana jest lista dni świątecznych dla aktualnego roku bilansowego (co
jest uwidocznione w tytule wyświetlonego okienka). Użytkownik może zmodyfikować tę listę, tzn. dodać nowe pozycje, usunąć już istniejące, zmienić ich
Xpertis 360°plus
50
wartość. Nie można zmienić pierwszych siedmiu rekordów, które opisują kolejne dni tygodnia, od poniedziałku do niedzieli włącznie. Jeżeli chcemy obejrzeć święta w innych latach możemy to zrobić wybierając z menu polecenia
Następny bądź Poprzedni.
Aby opisana funkcjonalność mogła być stosowana w systemie należy nadać odpowiednią wartość parametrowi numer 8 - Wzorzec kalendarza
[Administracja|Lista parametrów], tzn. podać nazwę wzorca, z którego chcemy
korzystać. Pominięcie tego parametru oznacza nie korzystanie z opisywanej
funkcjonalności.
Ponadto, należy również ustawić parametr Przesunięcie terminu płatności
zgodnie z kalendarzem? na T. W ten sposób można zadecydować czy system
ma uwzględniać święta podczas wyznaczania terminu płatności. Parametr ten
znajdziesz w zakładce Płatności po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły].
Ustawianie parametru Przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem? ma sens jeżeli podany zostanie parametr 8.
Na temat parametrów programu, również tych związanych z płatnościami
czytaj w punkcie I.8, na temat płatności czytaj w punkcie II.1.3.
5.7 Stanowiska fiskalne
Jeżeli w systemie będzie prowadzona sprzedaż detaliczna, program należy odpowiednio przygotować. Dla każdego użytkownika należy podać definicję drukarki fiskalnej, na której będzie pracował. Parametry drukarki można przypisać użytkownikowi wybierając [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry
fiskalne] (patrz punkt I.9.8).
Parametry fiskalne można powiązać ze stanowiskiem fiskalnym. W tym
celu należy wybrać [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe|Stanowiska fiskalne]. Wybierając standardowe polecenie Dołącz można wprowadzić zdefiniować poszczególne stanowiska. Każde stanowisko ma swój identyfikator
przechowywany w polu Stanowisko oraz zbiór parametrów, zbieżny z parametrami fiskalnymi użytkownika opisanymi w rozdziale I.9.8.
Jedno ze zdefiniowanych stanowisk fiskalnych, można przypisać użytkownikowi poprzez wybór [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży]
ustawiając parametr Stanowisko fiskalne. Podczas ustawiania tego parametru
dostępna będzie lista zdefiniowanych stanowisk. Użytkownik, w parametrach
pracy (np. [Faktury|Parametry pracy]), może przełączać stanowisko fiskalne
poprzez wybór jednego spośród zdefiniowanych (skutkuje to zmianą wartości formuły użytkownika Stanowisko fiskalne).
Nie ma konieczności definiowania stanowisk fiskalnych. Jeśli użytkownik
nie będzie miał przypisanego stanowiska w formule użytkownika Stanowisko
Xpertis 360°plus
51
I.6. Menu użytkowników
fiskalne, to definicja parametrów fiskalnych będzie obsługiwana jak jest to opisane w punkcie I.9.8. W przeciwnym przypadku od strony użytkownika będzie
można jedynie podejrzeć parametry z aktualnie przypisanego stanowiska.
Na temat sprzedaży detalicznej czytaj w punkcie II.7.
6 Menu użytkowników
Kontekstowe menu użytkownika umożliwia użytkownikowi dodatkową parametryzację funkcjonalności systemu. W menu głównym oraz niektórych
oknach wertowania została wprowadzona funkcja Menu użytkownika, która
takie menu wyświetla. Definicja menu użytkownika dostępna jest w module
definicyjnym [Definicje|Parametry|Menu użytkowników]. Menu definiowane
jest poprzez wprowadzenie oznaczenia kodowego oraz jego nazwy. Znacznik
aktywności umożliwi wyłączenie menu z użycia, bez potrzeby jego usuwania
(funkcjonalność ta jest przydatna podczas definiowania menu). Każde menu
składa się z pozycji. Więcej informacji o pozycjach menu użytkownika znajduje się w punkcie Pozycje menu użytkownika.
Z poziomu okna wertowania zdefiniowanych menu można dokonać następujących operacji:
Pozycje wyświetla pozycje bieżącego menu;
Wywołania pokazuje miejsca użycia tego menu. Menu można wyświetlić
z menu głównego systemu lub z okna wertowania tabeli. Przy definiowaniu wywołania, będąc na polu Akronim tabeli można użyć klawisza F3 —
pojawi się wtedy słownik akronimów tabel zdefiniowanych w systemie.
Wywołanie menu kontekstowego dla okien wertowania można dodatkowo ograniczyć do podania ścieżki jego wywołania (będącej wynikiem
formuły menu_pth()).
Użytkownicy wyświetla wszystkich użytkowników przypisanych do menu
kontekstowego i umożliwia modyfikację tej listy. Aby zdefiniowane menu kontekstowe było dostępne dla danego użytkownika systemu, należy
to menu mu przypisać. Uprawnienia do menu kontekstowych można
również definiować zgodnie ze ścieżką: [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Menu użytkownika].
(nie)Aktywne zmienia znacznik akceptacji bieżącego menu;
Kopiuj umożliwia skopiowanie bieżącego menu pod inną nazwą kodową.
Xpertis 360°plus
52
Dla potrzeb przenoszenia, archiwizowania menu kontekstowego, zdefiniowano moduł importujący i eksportujący do przenoszenia definicji menu kontekstowego (bez przypisanych użytkowników):
— Eksport definicji menu kontekstowych: [Administracja|Eksport tabel|
Definicja menu użytkownika].
— Import definicji menu kontekstowych: [Administracja|Import tabel|Definicja menu użytkownika].
Po zaimportowaniu lub zdefiniowaniu menu użytkownika, do poszczególnych pozycji menu, należy nadać uprawnienia użytkownikom systemu —
patrz punkt I.9.4.
Więcej na temat menu użytkownika czytaj w punkcie Menu użytkownika
znajdującym się w rozdziale dotyczącym części wspólnej pakietu.
7 Lista parametrów
Na początku pracy z programem oprócz parametrów związanych z danym systemem, należy ustawić listę parametrów. W tym celu z menu Administracja należy wybrać funkcję Lista parametrów [Administracja|Lista parametrów]. Okno
Parametry systemu wypełniane jest przez system w trakcie uruchamiania programu. W ramach wdrożenia, na życzenie użytkownika mogą być dodane nowe parametry lub też dodane nowe.
Na liście parametrów znajdują się parametry związane z poszczególnymi
systemami pakietu Xpertis, jak i wspólne dla pakietu. Opis tych parametrów
znajdziesz w rozdziale VI.1.
Parametry powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim użytkownik przystąpi do wystawiania dokumentów. Jeżeli jednak zajdzie
potrzeba zmiany tych parametrów w trakcie późniejszej pracy, kiedy w programie występują dane, zmiany te muszą być wykonywane ze szczególną ostrożnością, gdyż każda zmiana może spowodować złą pracę programu. Wprowadzanie i zmianę parametrów należy pozostawić administratorowi systemu.
7.1 Wprowadzanie parametrów programu
Wprowadzając parametry programu należy wypełnić następujące pola:
Numer kolejny numer parametru;
Xpertis 360°plus
I.8. Formuły - parametry ogólne programu
Treść wartość parametru, w zależności od parametru może to być liczba lub
napis;
Opis opis parametru.
Wypełniając pole Treść, dla większości parametrów można skorzystać
z podpowiedzi po naciśnięciu klawisza F3 . W większości wypadków w pole to należy wpisać literę T (tak) lub N (nie).
Opis poszczególnych parametrów znajdziesz w punkcie VI.1.
8 Formuły - parametry ogólne programu
Na początku pracy z programem oprócz parametrów pracy opisanych w rozdziale I.5 należy ustawić również parametry — formuły systemu. Lista formuł
jest dostępna po wybraniu z modułu Definicje pozycji Parametry a następnie
funkcji Formuły [Definicje|Parametry|Formuły]. Poszczególne parametry mogą
być zmieniane lub też można dołączyć nowe parametry w trakcie wdrożenia.
Formuły powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim
użytkownik przystąpi do wystawiania dokumentów. Jeżeli jednak zajdzie potrzeba zmiany tych parametrów w trakcie późniejszej pracy, kiedy w programie
występują dane, zmiany te muszą być wykonywane ze szczególną ostrożnością, gdyż każda zmiana może spowodować złą pracę programu. Wprowadzanie i zmianę parametrów należy pozostawić administratorowi systemu.
Jeżeli nie podamy parametru - system przyjmuje wartości domyślne.
Przy uruchamianiu programu po raz pierwszy formuły parametrów system
podczytuje z domyślnymi parametrami.
Formuły parametrów mogą być zaimportowane lub wyeksportowane po
wybraniu odpowiednio [Administracja|Import tabel|Formuły parametrów ogólnych i użytkownika systemu] lub [Administracja|Eksport tabel|Formuły parametrów ogólnych i użytkownika systemu].
Funkcja eksportu i importu może być przydatna np. w sytuacji kiedy w
wersji testowej przed rozpoczęciem właściwej pracy z systemem, zostaną ustawione parametry, można je wyeksportować, a następnie zaimportować już w
wersji „właściwej” programu.
8.1 Opis formuł programu
Do prawidłowego funkcjonowania programu ważne jest aby program był odpowiednio sparametryzowany. W tym celu należy ustawić parametry — formuły programu dostępne po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły].
Xpertis 360°plus
53
54
W oknie Formuły systemu Xpertis Fakturowanie znajduje się pola:
Numer sześciocyfrowy numer parametru. Pole nie jest dostępne do redakcji.
Nazwa nazwa parametru. Użytkownik nie ma możliwości zmienić zawartości
tego pola.
Treść wartość parametru. Przy pomocy akcji Ustaw, dostępnej w oknie Formuły systemu Logistyka można wyznaczyć każdy z parametrów.
W programie Xpertis Fakturowanie znajdują się formuły podzielone tematycznie — patrz opis poniżej.
Xpertis
100100 Czy szukać tylko wg kodów materiałowych kontrahenta? (dotyczy opcji
”szukaj wg kodu”) parametr decyduje czy podczas szukania materiału
z kartoteki podczas wystawiania dokumentów (patrz punkt I.15.8) ma
być uwzględniana tylko lista kodów kontrahenta wskazanego w dokumencie (wówczas ustawiasz parametr na T) czy też ma być uwzględniona lista kodów wszystkich kontrahentów jak i lista kodów przypisanych
do materiału (parametr ustawiony na N).
100134 Czy do wykorzystanego limitu kredytowego zliczać tylko należności
(N - wszystkie rozrachunki) po ustawieniu parametru na T będą uwzględniane należności, N — wszystkie rozrachunki.
100220 Czy nagłówki dokumentów dostosowane do koperty z okienkiem?
po włączeniu parametru możliwe będzie drukowanie dokumentów dostosowanych do koperty z okienkiem. Parametr dotyczy wydruków faktur i korekt sprzedaży.
100221 Czy drukować NIP UE stron transakcji tylko na dokumentach UE? ustawienie
parametru na N umożliwia drukowanie NIP UE licencjobiorcy i kontrahenta oraz prefiks kraju przy numerze konta bankowego dla dokumentów innych niż UE.
100222 Czy drukować adres korespondencyjny? ustawienie parametru na T
umożliwi drukowanie adresu korespondencyjnego obok danych kontrahenta. Drukowany jest adres korespondencyjny obowiązujący w chwili
wydruku.
Parametr dotyczy wydruków faktur i korekt sprzedaży. Adres do kore-
Xpertis 360°plus
55
spondencji ustawisz po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Inne|Adresy|Adres do korespond.]
100223 Czy drukować podpisy na fakturze [’S’przedawca/’N’abywca/’O’ba/’B’rak]?
w zależności od ustawienia parametru, na wydruku faktury widoczne
będą odpowiednie informacje dotyczące podpisów.
Sprzedaż
300100 ID rozrachunku firmy - Uzupełnia pole FAKS.ID wynikiem wykonanej formuły.
Wywoływana gdy wszystkie pola FAKS są już wypełnione uzupełnia pole
FAKS.ID wynikiem wykonanej formuły. Parametr może być wykorzystany podczas tworzenia rozrachunku. Domyślnie rozrachunek tworzy
się na podstawie symbolu dokumentu. Wprowadzając tu formułę, można ją wykorzystać do tworzenia symbolu rozrachunku.
300101 Czy można redagować konto w nagłówku faktury? jeżeli parametr
będzie ustawiony na T w nagłówku dokumentu sprzedaży do redakcji
dostępne będzie pole Konto.
300104 Czy akceptować dokument sprzedaży po redakcji? parametr decyduje o tym czy po wystawianiu dokumentu ma on być automatycznie
zaakceptowany.
— N — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży nie będzie zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało będzie wybrać
polecenie Akceptuj.
— T — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży będzie zaakceptowany.
— P — po zakończonej redakcji dokumentu sprzedaży wyświetlane
będzie pytanie czy zaakceptować dany dokument.
300110 Czy księgować automatycznie? parametr decyduje o tym czy bezpośrednio po akceptacji dokumentu automatycznie rejestrować fakturę w
programie Finanse i księgowość.
— N — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży nie będzie rejestrowany w systemie Finanse i księgowość. Rejestrować go będzie
można tylko z modułu Xpertis — patrz rozdział V.2.
Xpertis 360°plus
56
— T — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży będzie zarejestrowany w systemie Finanse i księgowość.
— P — po zakończonej redakcji dokumentu sprzedaży, wyświetlane
będzie pytanie czy dany dokument zarejestrować w systemie Finanse i księgowość.
Na temat rejestrowania faktury sprzedaży w systemie Finanse i księgowość czytaj również w punkcie II.8.4.
300136 Czy kontrolować datę dostawy? parametr dotyczy kontroli daty dostawy. Jeżeli parametr jest włączony, system kontroluje aby wystawienie
dokumentu VAT nastąpiło nie później niż 15 dni kalendarzowych od
końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
300160 Czy na paragonie do faktury końcowej drukować tylko wartość pozostałą
do zapłaty?
— T — na paragonie drukowane będą tylko pozycje rozliczające zaliczki wg stawek VAT (suma brutto dla danej stawki VAT minus
suma zaliczek w danej stawce VAT),
— N — na paragonie drukowane będą wszystkie pozycje faktury (bez
pomniejszania o wartości rozliczonych zaliczek).
300161 Ilość znaków w opisie pozycji na wydruku paragonu (np. ELZAB: 28, POSNET: 40)
parametr określa ilość znaków nazwy materiału lub usługi, jaka ma być
drukowana na drukarce fiskalnej — patrz punkt II.7.4.
300162 Wydruk kontroli bazy danych na drukarkach posnet (Pełny: 1, Tylko
niezgodne - POSNET:2,POSNET THERMAL:4)
Parametr dotyczy raportów Kontrola bazy danych, Kontrola bazy danych
według stanów W zależności od ustawień parametru drukowany jest
pełny raport lub tylko niezgodne pozycje w bazie.
Dla protokołu POSNET możliwe wartości to 1 lub 2, dla protokołu POSNET THERMAL 1 lub 4. Błędne ustawienie wartości spowoduje wydruk w trybie pełnym. Tryb nie jest dostępny dla drukarek ELZAB.
300170 Czy kontrolować kurs podczas fakturowania w magazynie dokumentów rozchodowych?
po ustawieniu parametru na wartość N, będzie możliwość wystawienia jednego dokumentu sprzedaży do dokumentów rozchodowych, na
Xpertis 360°plus
57
których podano różne kursy. Parametr wykorzystywany jest w systemie
Xpertis Logistyka.
300200 Czy można redagować konto w pozycjach faktury? jeżeli parametr
będzie ustawiony na T w pozycji dokumentu sprzedaży do redakcji dostępne będzie pole Konto.
300201 PKWiU z przed 1 stycznia 2011 roku tylko z historii? parametr ustawiony na wartość N nic nie zmienia w dotychczasowym wyznaczaniu
PKWiU. Wartość T spowoduje pobieranie PKWiU dla dokumentów sprzed
1 stycznia 2011 roku tylko z historii.
300210 Czy wymagany powód korekty? po ustawieniu parametru na T, podczas wystawiania korekt do dokumentów sprzedaży, w pozycji korekty
będzie wymagane, aby podać powód korekty.
300250 Formuła na treść QRCode parametr umożliwiona drukowanie wybranych informacji o kontrahencie w postaci dwuwymiarowego kodu
kreskowego. Dane drukowane są w kodzie QRCode. Treść drukowanych
danych określa się w formule — formuła powinna zwracać ciąg znaków.
Dane w postaci kodu QRCode drukowane są na fakturze VAT i fakturze
korygującej.
300255 Logowanie komunikacji z drukarką fiskalną parametr techniczny. Jeżeli parametr będzie włączony to wszystko co zostanie wpisane do drukarki to zapisywane jest do pliku. Parametr dotyczy drukarek fiskalnych
POSNET z wersja protokołu komunikacyjnego.
Zaliczki
300305 Czy automatycznie zmieniać typ i numer dokumentu sprzedaży dla dokumentów 100%
rozliczonych zaliczką? po ustawieniu parametru na T, program będzie automatycznie zmieniał typ i numerację dla dokumentów 100% rozliczonych zaliczką — patrz punkt II.6.3.
300306 Dokument sprzedaży. Zaliczki rozliczać z uwzględnieniem stawek VAT?
po ustawieniu parametru na T w systemie będzie dostępna funkcjonalność Rozliczenie zaliczek z uwzględnieniem stawek VAT.
300307 Czy automatycznie zmieniać typ i numer dokumentu zakupu dla dokumentów 100%
rozliczonych zaliczką? po ustawieniu parametru na T, program będzie automatycznie zmieniał typ i numerację dla dokumentów 100% rozliczonych zaliczką — patrz punkt II.6.3.
Xpertis 360°plus
58
300308 Dokument zakupu. Zaliczki rozliczać z uwzględnieniem stawek VAT?
po ustawieniu parametru na T w systemie będzie dostępna funkcjonalność Rozliczenie zaliczek z uwzględnieniem stawek VAT.
Parametry 300307 i 300308 dotyczą systemu Xpertis Logistyka.
Płatności
300202 Przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem? poprzez ustawienie wartości tego parametru można zdecydować czy system ma
uwzględniać święta podczas wyznaczania terminu płatności. Jeżeli parametr zostanie ustawiony na T dni świąteczne zostaną uwzględnione i
termin płatności odpowiednio wydłużony, w przypadku wartości N termin płatności może „wypaść” w święto.
300203 Uwzględnić soboty w przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem?
parametr umożliwia uwzględnienie sobót przy wyznaczaniu terminu
płatności. Parametr ma znaczenie jeżeli poprzedni parametr ustawiony
jest na T.
300301 Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? ustawienie tego parametru na T spowoduje, że w systemie będzie możliwe wprowadzenie płatności ratalnej podczas redakcji dokumentu sprzedaży lub też
po wprowadzeniu dokumentu.
300302 Domyślna liczba płatności przy rozpisaniu jeżeli poprzedni parametr
ustawiony jest na T, wartość podana w tym polu będzie podpowiadana
w polu Ilość płatności — czyli liczba rat podczas rozpisywania płatności
na raty.
300303 Domyślna liczba dni między płatnościami przy rozpisaniu wartość podana w tym polu będzie podpowiadana w polu Liczba dni podczas rozpisywania płatności na raty.
Na temat wprowadzania płatności w systemie czytaj w punkcie II.1.3.
Cenniki
Parametry tu ustawiane związane są ze sposobem podpowiadania cen sprzedaży podczas redakcji faktur sprzedaży.
Na temat cen sprzedaży i wykorzystaniu cenników czytaj w punkcie II.3.
Xpertis 360°plus
59
800801 (Ceny z kartoteki materiałowej) Czy podpowiadać cenę z pola [Cena I]
słownika materiałów? w przypadku gdy w parametrach oddziału [Definicje|
Parametry|Parametry pracy|Parametry oddziału] zaznaczone jest pole Ceny z kartoteki materiałowej, po ustawieniu tego parametru na T, podczas
redakcji faktury sprzedaży,w polu dotyczącym ceny, podpowiadana jest
pierwsza cena z kartoteki materiałowej dla danego towaru. Cenę można
będzie zmienić.
800803 (Ceny wg cenników) Czy podpowiadać cenę sprzedaży z cennika o najwyższym
priorytecie? w przypadku gdy w parametrach oddziału [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Parametry oddziału] dla cen sprzedaży zaznaczone jest pole Ceny wg cenników, po ustawieniu tego parametru na T, podczas redakcji faktur sprzedaży, magazynowego dokumentu zewnętrznego czy zamówienia sprzedaży, podpowiadana jest cena z cennika o najwyższym priorytecie. Podpowiadaną cenę można zmienić.
800804 Priorytet cennika Standardowego domyślna wartość priorytetu dla
cennika standardowego (w standardzie przyjęto wartość 1).
800805 Priorytet cennika Grupy kontrahenta domyślna wartość priorytetu
dla cennika grup kontrahentów (w standardzie przyjęto wartość 2).
800806 Priorytet cennika Kontrahenta domyślna wartość priorytetu dla cennika kontrahentów (w standardzie przyjęto wartość 3).
800809 Priorytet cennika Odbiorcy domyślna wartość priorytetu dla cennika odbiorcy (w standardzie przyjęto wartość 4). Na temat nadawania
priorytetów dla cenników czytaj w punkcie I.18.4, a informacje o cennikach znajdziesz w punkcie I.18.
800808 Formuła na kod cennika / gratisu Formuła umożliwia definiowanie
kodu cennika sprzedaży lub gratisu. Można w niej podać własny algorytm w języku Formula+, który zastąpi domyślny.
Należy pamiętać aby podany algorytm był kompleksowy — dotyczył
cenników sprzedaży i gratisów.
Na temat redakcji cenników czytaj w rozdziale I.18.3.
800810 Sposób obliczania rabatu C-obliczany wg ceny, W-obliczany wg wartości
parametr określa sposób liczenia rabatu. Rabat może być liczony według
ceny (ustawienie parametru na C) lub według wartości (ustawienie parametru na W). Przeliczenia dotyczą faktur sprzedaży i zakupów, faktur
korygujących, dokumentów magazynowych, zamówień klienta i ofert.
Xpertis 360°plus
60
800811 Sposób obliczania rabatu wartościowego 1,2 lub 3 parametr ma znaczenie tylko w przypadku gdy parametr 800810 ustawiony jest na W —
według wartości. W zależności od wyboru wariantu rabat liczony jest
według różnych wzorów.
Na temat liczenia rabatów od ceny lub wartości czytaj w punkcie II.3.3.
Jeżeli parametr 800811 zostanie ustawiony na 3, to podczas drukowania
paragonu, na drukarkę fiskalną nie będzie wysyłany komunikat w jaki
sposób rabat ma być obsłużony.
Wartość 3 powinna być ustawiona dla drukarek fiskalnych POSNET z
wersją protokołu komunikacyjnego wcześniejszą od 1.02. Wtedy na drukarkę nie wysyła się komendy o metodzie liczenia rabatu.
Po ustawieniu parametru 800811 na wartość inną niż 1 czy 2, rabat będzie liczony według metody 2.
800812 Sposób liczenia rabatu ustawienie tego pola decyduje jaki typ rabatu
będzie podpowiadany w nagłówkach dokumentówzwiązanych ze sprzedażą.
Parametr może przyjąć wartość:
— P — rabat procentowy (suma),
— S — rabat procentowy (kaskadowy),
— K — rabat kwotowy (od ceny),
— W — rabat kwotowy (od wartości).
Typ rabatu w nagłówku dokumentu można zmieniać przed wprowadzeniem pozycji.
Jeżeli typ rabatu zostanie podany w kartotece kontrahenta (patrz punkt
I.16.1), typ rabatu w nagłówku odpowiednich dokumentów, będzie podpowiadany z definicji kontrahenta.
Na temat rabatów, wartości i typie rabatów czytaj w punkcie Rabaty.
800813 Rabat od ceny po rabacie w korekcie sposób liczenia rabatu na korektach. Parametr może przyjmować wartości:
— Nie stosować — rabat na korekcie i korekcie zbiorczej liczony od
wartości przed rabatem,
— KOR — rabat na korekcie liczony od wartości po rabacie z faktury,
Xpertis 360°plus
61
— KZ — rabat na korekcie zbiorczej liczony od wartości po rabacie
z faktury.
Parametr można ustawić jednocześnie na wartość KOR i KZ wówczas zarówno na korekcie jak i korekcie zbiorczej rabat udzielany będzie od wartości po rabacie.
Ustawienie parametru na wartość KOR czy KZ działa tylko jeżeli parametr
800810 ustawiony jest na C.
800814 Czy przeliczać pozycje walutowe wg wartości? parametr określa w
jaki sposób wyliczane będą wartości w walucie opodatkowania i narodowej na dokumentach magazynowych z cenami sprzedaży, zamówieniach
sprzedaży i ofertach. Parametr może przyjmować wartość:
— T — pozycje walutowe będą przeliczane według wartości, czyli
przejście z waluty handlowej na opodatkowania przebiega na poziomie wartości netto pozycji dokumentu,
— N — pozycje walutowe będą przeliczane według ceny, czyli zostanie
najpierw wyznaczona cena w walucie opodatkowania (i narodowej), z której następnie zostaną wyliczone pozostałe wartości pozycji w tych walutach.
Wartość ustawiana dla parametru 800814 będzie podpowiadana w polu
Z waluty wg wartości, znajdującym się w nagłówku dokumentu magazynowego z cenami sprzedaży, w zamówieniu sprzedaży i ofercie.
Na temat sposobu przeliczania pozycji walutowych czytaj w punkcie Sposób przeliczania pozycji walutowych.
800830 Uprawnienia do cenników dotyczą dokumentów ustawienie parametru na wartość T spowoduje, że podczas redakcji odpowiednich dokumentów, użytkownik nie będzie miał możliwości pobierania cen z cenników do których nie ma uprawnień.
Jeżeli parametr zostanie ustawiony na N, mimo braku uprawnień do redakcji danego cennika, podczas wprowadzania dokumentów, cennik będzie mógł być wykorzystany.
Na temat uprawnień do cenników czytaj w punkcie I.18.2.
800907 Sposób obliczenia cen zakupu marży/narzutu dla zamówień sprzedaży
ustawienie tego parametru decyduje, czy i w jaki sposób będzie wyliczana marża i narzut dla zamówień sprzedaży.
Xpertis 360°plus
62
— N — nie obliczać,
— S — według średniej arytmetycznej cen dostaw danego indeksu
materiałowego w danych okresach,
— M — według mediany cen dostaw danego indeksu materiałowego
w danych okresach.
Parametr jest wykorzystywany w systemie Xpertis Logistyka.
Portal/Lotus Notes
Ustawienie parametrów w zakładce Portal/Lotus Notes ma sens tylko w przypadku kiedy w systemie Logistyka wykorzystywane są funkcje internetowe czy
też odpowiednio, system Logistyka współpracuje z platformą Lotus Notes.
900002 Domyślny oddział dla użytkownika internetowego według oddziału tutaj podanego będą wyświetlane zamówienia i dokumenty sprzedaży
na stronie internetowej.
900003 Cennik standardowy dla produktów w ofercie internetowej parametr
umożliwia ustalenie cen dla produktów w ofercie internetowej na podstawie cenników zdefiniowanych w systemie. Jeżeli podczas rejestrowania zamówień sprzedaży przez internet ma być widoczny cennik standardowy, należy tutaj podać jego kod.
900004 Podpowiadanie cen z cenników systemu w przypadku cen zerowych
parametr może przyjmować wartości T (tak) lub N (nie).
Po ustawieniu parametru na T, w przypadku zarejestrowania na portalu, pozycji zamówienia z ceną zerową, system podpowie cenę sprzedaży
na podstawie zarejestrowanych cenników sprzedaży dla danego indeksu
materiału. Jeżeli parametr będzie ustawiony na N zarejestrowana zostanie cena zerowa.
900052 Domyślny oddział dla systemów platformy Lotus Notes według oddziału tutaj podanego będą wprowadzane zamówienia i zlecenia fakturowania z platformy Lotus Notes. Bez podania tego parametru nie będzie
możliwe rejestrowanie zamówień z platformy Lotus Notes, jak również
zleceń fakturowania.
Parametry należy ustawić też dla każdego użytkownika [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły]. Na temat parametrów dla użytkownika czytaj w
rozdziale I.9.
Xpertis 360°plus
I.9. Uprawnienia i parametry użytkowników
9 Uprawnienia i parametry użytkowników
Każda osoba obsługująca program powinna zostać zarejestrowana w bazie
użytkowników programu jako jeden z jego operatorów. Rejestracji dokonuje zazwyczaj administrator, który ma nieograniczone uprawnienia do obsługi
programu. Administrator rejestrując kolejnych użytkowników programu nadaje im uprawnienia.
Dodawanie użytkowników i przydzielanie dostępu do poszczególnych
funkcji menu definiuje się w programie MacroPASS. W tym rozdziale opisane
są jedynie uprawnienia specyficzne dla systemu Xpertis Fakturowanie .
9.1 Tabela użytkowników
Dane o wszystkich zarejestrowanych użytkownikach znajdują się w tabeli użytkowników wraz z informacjami o przyznanych im uprawnieniach.
Po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy] na ekranie zobaczysz listę
zarejestrowanych użytkowników programu.
Lista ta jest tworzona automatycznie. Każdy z operatorów identyfikowany
jest przez Kod i krótki opis.
Po wybraniu polecenia Popraw wyświetlone zostanie okno z polami:
Kod unikalny kod użytkownika, zapis w tym polu nie jest dostępny do modyfikacji.
Dane dane personalne bądź dowolna umowna nazwa operatora. Te informacje mogą być dowolnie zmieniane bez konsekwencji dla poprawnego
działania programu.
Pola Login WEB Lotus Notus i Hasło WEB Lotus Notus należy wypełnić, jeżeli na pulpicie jest aplikacja Lotus Notus. Wówczas użytkownik będzie mógł z
pulpitu wybierać aplikację lotusową bez podawania loginu i hasła.
Przy pomocy polecenia Uprawnienia możesz zmienić uprawnienia użytkownika do wybranych elementów systemu Xpertis Fakturowanie .
Uprawnienia nadaje się użytkownikowi w następujących obszarach funkcjonalnych:
— uprawnienia do oddziałów,
— uprawnienia do stanowisk sprzedaży,
— uprawnienia do cenników,
— uprawnienia do dostępu do menu użytkownika.
Xpertis 360°plus
63
64
Modyfikację uprawnień dla użytkownika, który nie ma uprawnień administratora, należy dokonywać w momencie, gdy nie jest on zalogowany do systemu. W przeciwnym wypadku w ramach aktualnie rozpoczętej przez niego
sesji nie wszystkie zmiany (nałożone, zdjęte ograniczenia) odniosą skutek.
9.2 Uprawnienia do oddziałów
Przydzielenie uprawnień w systemie należy rozpocząć od przydzielenia uprawnień do oddziałów.
Bez uprawnień do oddziałów praca użytkownika jest niemożliwa.
Każde stanowisko przypisane jest do konkretnego oddziału. Definiując stanowiska sprzedaży (patrz punkt I.13) będą one przypisane do konkretnego oddziału.
Przed przystąpieniem do przydzielania uprawnień do oddziałów należy zadbać aby wcześniej oddziały zdefiniować — patrz punkt I.12.
Aby przydzielić użytkownikowi prawo do oddziału, należy wskazać na
liście użytkownika, a następnie wykonać polecenie [Uprawnienia|Oddziały].
Na ekranie wyświetlona zostanie lista oddziałów, które wybrany użytkownik
może obsługiwać. Jeśli dotąd nie posiadał on uprawnień, lista ta będzie pusta. Można ją uzupełniać wykonując polecenie Dołącz, a następnie wskazując
odpowiednią pozycję w słowniku zawierającym nazwy wszystkich oddziałów.
Aby uprawnienia wcześniej nadane ograniczyć, wykonaj polecenie Usuń dla
tego oddziału, który powinien zostać usunięty z listy uprawnień danego operatora.
Operację zastąpienia oddziału znajdującego się na liście uprawnień innym ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Oddziały|Popraw]), należy traktować jak usunięcie „starego” oddziału i wprowadzenie „nowego”.
9.3 Uprawnienia do obsługi stanowisk sprzedaży
Aby przydzielić prawo do obsługi stanowiska, należy po wybraniu [Definicje|
Parametry|Użytkownicy] wskazać odpowiedniego użytkownika i wskazać polecenie [Uprawnienia|Stanowiska sprzedaży].
Na ekranie wyświetlona zostanie lista stanowisk, które wybrany użytkownik może obsługiwać. Jeśli dotąd nie posiadał on uprawnień, lista ta będzie
pusta. Można ją uzupełniać wykonując polecenie Dołącz, a następnie wskazując odpowiednią pozycję w słowniku zawierającym nazwy wszystkich stanowisk. Aby uprawnienia wcześniej nadane ograniczyć, wykonaj polecenie Usuń
Xpertis 360°plus
dla tego stanowiska, który powinien zostać usunięty z listy uprawnień danego
operatora.
Przydzielenie uprawnień do obsługi stanowisk oznacza umożliwienie przeglądania oraz redagowania wszystkich danych dotyczących wybranego stanowiska temu użytkownikowi, który przed rozpoczęciem pracy z programem
przedstawi się odpowiednim hasłem. Brak dostępu do danych stanowisk oznacza, że operator nie będzie mógł zarówno ich redagować, jak i przeglądać.
Operację zastąpienia stanowiska znajdującego się na liście uprawnień
innym (akcja Popraw) należy traktować jak usunięcie „starego” stanowiska
i wprowadzenie „nowego”.
9.4 Uprawnienia do obsługi menu użytkownika
Aby zdefiniowane menu użytkownika było dostępne dla użytkownika systemu, należy to menu mu przypisać. Uprawnienia do zdefiniowanego menu
użytkownika można przypisać po wybraniu ([Definicje|Parametry|Użytkownicy | Uprawnienia|Menu użytkownika]). Wybierając akcję Dołącz i w polu Menu
użytkownika naciskając klawisz F3 zostanie wyświetlona lista zdefiniowanych
menu. Wskazując odpowiednią pozycję i wybierając akcję Ten odpowiednie
menu zostanie przypisane użytkownikowi.
Wprowadzono ochrony do pozycji menu użytkowników.
Na temat definiowania menu użytkownika czytaj w punkcie I.6.
9.5 Uprawnienia do cenników
Polecenie [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Cenniki] umożliwia
przypisanie użytkownikowi grup uprawnień do obsługi cenników.
Przed przystąpieniem do przydzielania uprawnień do redakcji cenników,
należy zadbać aby wcześniej zdefiniować odpowiednie grupy uprawnień —
patrz punkt I.18.2.
Nową grupę uprawnień można uzupełnić po wskazaniu polecenia Dołącz.
Z listy dostępnych grup należy wskazać odpowiednią grupę.
Aby uprawnienia wcześniej nadane ograniczyć, wykonaj polecenie Usuń
dla odpowiedniej grupy uprawnień.
Uprawnienia do redakcji cenników użytkownikowi można nadać również wybierając [Definicje|Cenniki|Uprawnienia] w oknie Uprawnienia, czy też
[ Definicje|Parametry|Użytkownicy|Widok wg uprawnień|Widok wg|Cenniki].
Na temat definiowania uprawnień do redakcji cenników czytaj w punkcie I.18.2.
Xpertis 360°plus
65
66
9.6 Grupowe nadawanie i odbieranie uprawnień
Przydzielenie czy odbieranie uprawnień w systemie może odbywać się dla grupy użytkowników.
Po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy] i wskazaniu polecenia
Widok wg uprawnień, okno Lista użytkowników systemu zostanie zastąpione
oknem grupowym. Po lewej stronie wyświetlane są dane, do których mogą być
przypisane uprawnienia użytkowników (oddziały, menu użytkownika, inne).
Widok poszczególnych elementów można zmieniać za pomocą funkcji Widok
wg. Dodatkowo jest dostępna akcja Widok wg użytkown., która przełącza okna
do „poprzedniego”widoku danych. Po prawej stronie wyświetleni są użytkownicy, którzy mają uprawnienia do wybranego elementu. Polecenia Dołącz oraz
Usuń są dostępne jako akcje grupowe. Po wybraniu Dołącz należy zaznaczyć
użytkowników, którym mają być nadane uprawnienia. Po wybraniu akcji TEN
następuje przypisanie użytkowników do wybranego elementu. Istnieje możliwość zaznaczania użytkownika, który posiada już uprawnienia do wybranego
elementu (wtedy taki użytkownik zostanie pominięty podczas przypisywania
uprawnień). Dodatkowo jeśli w lewym oknie zostaną zaznaczone obiekty, to
dodawany użytkownik lub użytkownicy zostaną do nich przypisani. Analogicznie działa akcja Usuń tzn. zabiera uprawnienia do wybranego obiektu lub
wybranych obiektów wskazanym użytkownikom.
9.7 Formuły - parametry dla użytkownika
Na początku pracy z programem oprócz formuł systemu opisanych w rozdziale I.8, należy ustawić parametry — formuły dla użytkownika.
Formuły użytkownika dostępne są po wybraniu z modułu Definicje pozycji Parametry a następnie funkcji Użytkownicy i po wskazaniu użytkownika — akcji Formuły [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły]. Wyświetlone
zostanie okno Parametry użytkownika, w którym wybierając odpowiednią zakładkę można ustawić parametry dla:
— Sprzedaży
— Firma
W oknie Parametry użytkownika systemu Xpertis Fakturowanie znajduje się
pola:
Numer czterocyfrowy numer parametru. Pole nie jest dostępne do redakcji.
Nazwa nazwa parametru. Użytkownik nie ma możliwości zmienić zawartości
tego pola.
Xpertis 360°plus
Treść wartość parametru. Przy pomocy akcji Ustaw, dostępnej w oknie Formuły systemu Logistyka można wyznaczyć każdy z parametrów.
Formuły parametrów użytkownika mogą być zaimportowane lub wyeksportowane po wybraniu odpowiednio [Administracja|Import tabel|Formuły
parametrów ogólnych i użytkownika systemu] lub [Administracja|Eksport tabel|
Formuły parametrów ogólnych i użytkownika systemu]
Parametry sprzedaży dla użytkownika
Dla sprzedaży dostępne są parametry:
2002 Udostępnione typ dokumentów sprzedaży i korygujących typy dokumentów jakie dany użytkownik może redagować. Pozostawienie w tym
polu pustego znaku spowoduje, że użytkownik będzie miał uprawnienia
do redakcji wszystkich zdefiniowanych dokumentów sprzedaży.
2003 Domyślny typ dokumentu sprzedaży lub korekty jeżeli parametr ten
będzie ustawiony, to podczas wystawiania dokumentów sprzedaży, na
liście typów dokumentu, kursor będzie ustawiony na typie tutaj wpisanym.
2004 Czy tworzyć zapis kasowy dla zapłat gotówkowych? po ustawieniu parametru na T dostępna jest możliwość utworzenia automatycznie zapisu
w raporcie kasowym — patrz punkt V.3.
2005 Uproszczony widok dokumentów sprzedaży? ustawienie parametru na
wartość T powoduje wyświetlenie listy dokumentów sprzedaży ([Faktury|
Wszystkie dokumenty]) w podziale na grupy kontrahentów (okienko
grupowe) lub też jeżeli parametr przyjmie wartość N wyświetlana będzie
uproszczona lista dokumentów.
2007 Stanowisko fiskalne parametr umożliwia ustawienie stanowiska fiskalnego dla użytkownika. Ustawianie tego parametru ma sens w sytuacji
jeżeli w systemie będzie prowadzona sprzedaż detaliczna. Na temat stanowisk fiskalnych czytaj w punkcie I.5.7.
2100 Kontrola powtórzonych indeksów na dokumencie sprzedaży? po ustawieniu parametru na T podczas wprowadzania pozycji dokumentu, jeżeli w danym dokumencie będzie już pozycja na dany indeks, na ekranie
pojawi się komunikat o tym informujący. Komunikat informuje o numerze pierwszej znalezionej pozycji w dokumencie o powtórzonym indeksie.
Xpertis 360°plus
67
68
2102 Kontrola uprawnień dotyczących stanowiska sprzedaży? ustawienie tego parametru na T spowoduje, że w parametrach pracy programu dla aktywnego użytkownika będzie trzeba wypełnić pole dotyczące stanowiska
sprzedaży (patrz punkt I.5.1). Podczas przeglądania dokumentów sprzedaży widoczne będą tylko faktury wystawione na stanowiskach, do których użytkownik ma uprawnienia (patrz punkt II.8).
2120 Ukrywanie panelu i/lub parametrów wydruku dokumentów parametr
umożliwia wyłącznie panelu wydruku czy też parametrów wydruku faktur sprzedaży czy korekt faktur (nie dotyczy wydruku faktury proforma).
— 1 - panel i parametry dostępne
— 2 - panel ukryty
— 4 - parametry ukryte
— 8 - panel i parametry ukryte
2121 Wydruk dokumentów w trybie tekstowym ustawienie parametru na T
spowoduje, że wydruki faktur będą w trybie tekstowym.
2122 Wydruk dokumentów na składance ustawienie parametru na T powoduje ukrycie napisów ORYGINAŁ, KOPIA.
2123 Ukrywanie panelu i/lub parametrów wydruku dokumentów - PDF parametr
umożliwia wyłącznie panelu wydruku czy też parametrów dla faktur
sprzedaży generowanych do formatu PDF. Parametr może przyjmować
wartości:
— 1 - panel i parametry dostępne
— 2 - panel ukryty
— 4 - parametry ukryte
— 8 - panel i parametry ukryte
2124 Duplex ustawienie parametru na T umożliwia dwustronne drukowanie
faktury VAT, faktury korygującej, faktury proforma.
2125 Odstęp od ramki Odpowiednie ustawienie parametru decyduje czy wydruk dokumentów będzie z odstępem od ramki czy bez. Parametr dotyczy wydruków faktury i korekty sprzedaży, faktury pro-forma.
Sześć powyższych parametrów można również ustawić po wybraniu
[Administracja|Parametry wydruków|Sprzedaży].
Xpertis 360°plus
2130 Uprawnienia do edycji rabatów w dokumentach w zależności od ustawienia tego parametru użytkownik będzie miał możliwość wprowadzania ręcznego rabatów na dokumentach związanych ze sprzedażą lub też
pola związane z rabatami nie będą dostępne do redakcji. Parametr może
przyjmować wartości:
— B — blokada ręcznego wprowadzania rabatów,
— N — rabaty mogą być redagowane tylko w nagłówkach dokumentów,
— P — rabaty mogą być redagowane tylko w pozycjach,
— W — rabaty mogą być wprowadzane w nagłówkach i pozycjach.
2131 Wymagany cennik? ustawienie tego parametru ma wpływ na to, czy cena sprzedaży na odpowiednich dokumentach będzie wprowadzana tylko z cenników sprzedaży czy użytkownik będzie mógł podawać cenę nie
związaną z cennikiem.
Po ustawieniu formuły na T pozycja dokumentu zostanie zaakceptowana
jeśli w pozycji wypełniona jest sekcja Cennik.
2150 Kontrola rozpiski dla modelu projektowego odpowiednie ustawienie
parametru umożliwia kontrolę rozpisania faktury sprzedaży dla projektu. Kontrola następuje po wyjściu z pozycji zaakceptowanego dokumentu (patrz punkt V.4.1).
Parametry użytkownika dla firmy
Dla modułu Firma dla użytkownika dostępne są parametry:
4001 Odtwarzanie wartości do controllingu ustawienie tego parametru na T
spowoduje, że użytkownik będzie miał dostępne funkcje umożliwiające
odtwarzanie wartości do kontrolingu. Funkcja dostępna jest po wybraniu [Firma|Funkcje pomocnicze|Contolling - odtwarzanie wartości w dokumentach]. Funkcja widoczna jest tylko w sytuacji, kiedy włączona jest
współpraca z systemem Xpertis Projekty, czyli parametr [Administracja|
Lista parametrów|Aktywny moduł Projekty] ustawione na T.
Informacje na temat kontrolingu znajdziesz w podręczniku do systemu
Xpertis Controlling.
4002 Odtwarzanie bazy rozliczeń ustawienie tego parametru na T spowoduje, że użytkownik będzie miał dostępne funkcje umożliwiające odtwarzanie bazy rozliczeń.
Xpertis 360°plus
69
70
4010 Katalog tymczasowy katalog roboczy, w którym mogą być ewentualnie
zapisywane pliki.
4011 Podpis elektroniczny załączników ustawienie parametru na T spowoduje, że w programie będzie dostępna funkcja do podpisywania oraz weryfikacji podpisu załączników dokumentów — patrz punkt V.7.
Podpis elektroniczny nie jest obsługiwany na platformie Linux.
4020 Anulowanie niezakończonych operacji na urządzeniach mobilnych ustawienie
parametru na wartość T umożliwia anulowanie operacji przeprowadzonych na urządzeniach mobilnych niezależnie od stanu operacji (nie musi
być zakończona).
Na temat mobilnej obsługi magazynu czytaj w podręczniku do systemu
Logistyka.
4030 Bezwarunkowe usuwanie zadań (mobilny handlowiec) Parametr może przyjmować wartości:
— N (nie) — możliwe jest usuwanie wyłącznie nowych zadań;
— T (tak) — możliwe jest usuwanie wszystkich zadań niezależnie od
ich stanu;
— P — użytkownik decyduje czy usuwać wszystkie zadania niezależnie od ich stanu.
4040 Aktywne zakładki kartoteki materiałowej/usługowej parametr umożliwia pokazywanie i ukrywanie zakładek w podglądzie kartotek materiałowej i usługowej. Wprowadzone ograniczenia dotyczą wszystkich widoków np. jeśli wyłączona zostanie zakładka Tłumaczenie to zostanie ukryta w kartotece materiałowej i usługowej.
4041 Domyślna grupa dla materiałów po ustawieniu tego parametru, podczas redagowania kartoteki materiałowej, w polu Grupa podpowiadana
będzie grupa tutaj wprowadzona. Podpowiedź grupy materiałowej zgodnie z ustawieniem parametru 4041 działa tylko w tych miejscach, w których podpowiadana grupa nie wynika bezpośrednio z działania systemu,
np. po wypełnieniu pola Grupa na pozycji dokumentu magazynowego
w przypadku dołączania nowego materiału w wyświetlonym słowniku
podpowiadana jest grupa z pozycji dokumentu.
4042 Domyślna jednostka miary dla materiałów po ustawieniu tego parametru, podczas redagowania kartoteki materiałowej, w polu Jednostka
podpowiadana będzie jednostka miary tutaj wprowadzona.
Xpertis 360°plus
71
4043 Domyślna stawka VAT po ustawieniu tego parametru, podczas redagowania kartoteki materiałowej, w polu % VAT podpowiadana będzie stawka tutaj wprowadzona.
Na temat kartoteki materiałowej czytaj w punkcie I.15.3.
4044 Domyślna grupa dla usług po ustawieniu tego parametru, podczas redagowania kartoteki usługowej, w polu Grupa podpowiadana będzie
grupa tutaj wprowadzona. Podpowiedź grupy usługowej zgodnie z ustawieniem parametru 4044 działa tylko w tych miejscach, w których podpowiadana grupa nie wynika bezpośrednio z działania systemu, np. po
wypełnieniu pola Grupa na pozycji dokumentu magazynowego w przypadku dołączania nowej usługi w wyświetlonym słowniku podpowiadana jest grupa z pozycji dokumentu.
4045 Domyślna jednostka miary dla usług po ustawieniu tego parametru,
podczas redagowania kartoteki usługowej, w polu Jednostka podpowiadana będzie jednostka miary tutaj wprowadzona.
Na temat kartoteki usługowej czytaj w punkcie I.15.4.
4050 Ilość dni cofnięcia wobec daty dokumentu w wyznaczaniu tabeli kursów
parametr wykorzystywany podczas wystawiania dokumentów walutowych, przy wyszukiwaniu domyślnego kursu w nagłówku dokumentu.
4051 Ilość dni cofnięcia wobec daty dokumentu w wyznaczaniu tabeli kursów dla pozycji
parametr wykorzystywany podczas wystawiania dokumentów walutowych, przy wyszukiwaniu domyślnego kursu w pozycji dokumentu.
Na temat podpowiadania kursu czytaj w punkcie
Podpowiadanie kursu w dokumentach walutowych.
4060 Czy wyłączyć aktualizację VAT 2013/01/01? po ustawieniu parametru
na T, w systemie nie będą stosowane zmiany wprowadzone zgodnie z aktualizacją VAT 2013/01/01.
Po zastosowaniu aktualizacji można ją odwołać w kontekście użytkownika np. w celu wydrukowania dokumentów wystawionych wg starych
zasad min. duplikatów.
Na temat aktualizacji VAT czytaj w rozdziale II.10.
Xpertis 360°plus
72
9.8 Parametry fiskalne
Jeżeli w systemie będzie prowadzona sprzedaż detaliczna, parametryzując program należy również podać definicję drukarki fiskalnej, na której będzie pracował użytkownik.
W systemie istniej obsługa protokołu POSNET dla drukarek fiskalnych posnet i protokół THERMAL. Odpowiedni protokół wskazuje się w parametrach
fiskalnych użytkownika ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry fiskalne]) lub w parametrach stanowiska fiskalnego ([Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe|Stanowiska fiskalne]), które później można przypisać użytkownikowi.
Wybór [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry fiskalne] spowoduje
wyświetlenie okna Parametry drukarki fiskalnej użytkownika.
Okno zawiera następujące pola:
Komentarz I, Komentarz II, Komentarz III są to pola, w których możemy
wpisać opisy, które będą drukowane na dole każdego paragonu fiskalnego, np. Dziękujemy za zakupy, zapraszamy ponownie.
Server aplikacji znacznik, czy użytkownik działa przez serwer aplikacji.
Port wybór portu do którego podłączona jest drukarka fiskalna. Ustawiając
ten parametr można wybrać jeden z portów:
— COM1
— COM2
— COM3
— COM4
— LPT1
— LPT2
— mdevice
Typ drukarki system obsługuje trzy typy drukarek fiskalnych: POSNET THERMAL, POSNET, ELZAB, TORELL, parametr służy do wyboru typu drukarki.
A, B, C, D, E, F, Zw. pola wypełniamy wartościami stawek VAT (pola słownikowane), które będą drukowane na drukarce fiskalnej.
Pytać czy drukować na drukarce fiskalnej przy pomocy tego parametru można wyłączyć pytanie czy drukować dokument na drukarce fiskalnej. Przy
czym niezależnie od ustawienia parametru, pytania będzie się pojawiać
w sytuacji jeśli data dokumentu będzie różna od bieżącej.
Xpertis 360°plus
73
Tryb otwarcia formuła, która w wyniku powinna dawać ciąg znaków, który
będzie traktowany jako parametr mode funkcji fopen. Można skorzystać z przykładowej formuły z parametrami otwarcia wpisując w polu
następującą treść: exec(’mode’,’posnet1’).
Nagłówek paragonu formuła, wykorzystywana tylko dla protokołu POSNET.
Wynik formuły powinien być zgodny z wymaganiami, dla nagłówka paragonu, określonymi w dokumentacji protokołu POSNET.
Linie informacyjne w stopce paragonu formuła, wykorzystywana tylko dla
protokołu POSNET. Wynik formuły powinien być zgodny z wymaganiami, dla linii informacyjnych w stopce paragonu, określonymi w dokumentacji protokołu POSNET.
Pola Komentarz I, Komentarz II, Komentarz III nie są wykorzystywane w protokole POSNET, także po zaznaczeniu parametru Typ drukarki na POSNET, pola
nie będą dostępne do redakcji.
Okno z parametrami fiskalnymi będzie dostępne do redakcji, jeżeli parametr użytkownika Stanowisko fiskalne ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|
Formuły|Sprzedaży] nie będzie ustawiony. Po ustawieniu parametru, po wybraniu akcji [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry fiskalne] użytkownik będzie miał jedynie możliwość podejrzeć parametry z aktualnie przypisanego stanowiska.
Na temat stanowisk fiskalnych czytaj w punkcie I.5.7.
Na temat sprzedaży detalicznej czytaj w punkcie II.7.
9.9 Logowanie do KRD
W systemie istnieje możliwość pobierania danych o zadłużeniach kontrahenta
z bazy danych Krajowego Rejestru Długów.
W celu pobrania danych o zadłużeniu kontrahenta z bazy Krajowego Rejestru Długów, należy wskazać plik certyfikatu i hasło do niego dla użytkowników, którzy będą mogli te informacje pobierać.
Certyfikat i hasło zostanie udostępnione przez firmę Krajowy Rejestr Długów SA po podpisaniu z nią umowy.
Z menu [Definicje|Parametry|Użytkownicy] należy uruchomić akcję [Logowanie
do KRD]. W oknie redagowania należy wskazać plik certyfikatu oraz podać hasło do niego.
Patrz też punkt VI.2.5.
Xpertis 360°plus
74
9.10 Parametry kasowe
Jeżeli system Xpertis Logistyka będzie współpracował z systemem Kasa podczas
akceptacji gotówkowych faktur sprzedaży będzie tworzony zapis kasowy.
Aby współpraca obydwu systemów była możliwa, system Logistyka musi
być odpowiednio sparametryzowany — patrz punkt V.3. Dodatkowo należy
ustawić parametry kasowe dla użytkownika dostępne po wybraniu [Definicje|
Parametry|Użytkownicy|Parametry kasowe]. Przy pomocy tej funkcji można
określić stanowisko kasowe oraz pozycję operacji kasowej. Dodatkowo można
zdecydować czy podczas wystawiania raportu kasowego ma być wyświetlane
okienko z parametrami.
9.11 Uprawnienia do wartości magazynowych, zakupu, sprzedaży
W systemie istnieje możliwość ukrywania wartości sprzedaży dla nieuprawnionych użytkowników.
Uprawnienia odbiera się dodając użytkownika do odpowiedniej grupy w
systemie MacroPASS.
Do wartości sprzedażowych blokuje dostęp grupa LOG_CS.
Dla użytkownika w grupie LOG_CS:
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Dołącz|Zaliczkową] — funkcja niedostępna,
— [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży|Zaliczkowy] — funkcja niedostępna,
— Niedostępne jest rozliczanie zaliczek,
— Naliczanie gratisów jest niedostępne,
— Przeliczanie według cenników jest niedostępne,
— Udzielanie rabatu wybranym pozycjom jest niedostępne,
— Rozrachunki są niedostępny — wszystkie,
— Rozliczenia są niedostępne — wszystkie.
Ograniczenia wynikające z uprawnień do wartości nie dotyczą definiowania gratisów.
Xpertis 360°plus
I.10. Parametry kontaktów z kontrahentami
9.12 Kopiowanie uprawnień użytkowników
Akcja [Definicje|Parametry użytkownicy|Kopia uprawnień] umożliwia szybkie
nadawanie uprawnień dla użytkownika do dostępnych systemów pakietu Xpertis na podstawie uprawnień innych użytkowników.
Nowe wybrane uprawnienia nadpisują poprzednie (innymi słowy poprzednie uprawnienia są usuwane). Operacja kopiowania uprawnień realizowana jest dla aktualnie wybranego użytkownika systemu (dana pozycja na liście).
Kopiowanie uprawnień dostępu i parametrów użytkownika na podstawie
uprawnień (parametrów) innych dostępnych użytkowników odbywa się dla
wersji wielofirmowej tylko w obrębie danej uruchomionej firmy.
W oknach listy użytkowników systemów dostępna jest akcja Kopia uprawnień. Operacja kopiowania uprawnień realizowana jest dla aktualnie wybranego użytkownika systemu (dana pozycja na liście).
Więcej na temat kopiowania uprawnień czytaj w rozdziale Wspólne elementy pakietu w punkcie VI.2.7.
10 Parametry kontaktów z kontrahentami
Typy kontaktów
Wybór funkcji [Definicje|Parametry|Obiegi informacji|Typy kontaktów] umożliwia edycję listy typów kontaktów z kontrahentami. Po uruchomieniu pojawia
się okno z listą typów. Oprócz standardowych akcji znajduje się tu akcja Schemat informacji dodatkowych.
Podczas dołączania czy edycji typu kontaktu należy wybrać rodzaj kontaktu:
— dokument prosty,
— dokument definiowalny.
W przypadku dokumentu prostego należy wypełnić pola:
— nazwa,
— ikona,
— wskazać czy ma być generowany komplet innych danych (informacji dodatkowych),
Xpertis 360°plus
75
76
— wskazać czy możliwe jest generowanie tylko jednego czy też wielu kompletów innych danych.
W przypadku dokumentu definiowalnego należy dodatkowo zdecydować
czy wprowadzanie symbolu dokumentu jest:
— niemożliwe,
— możliwe,
— wymagane.
Jeśli wprowadzanie symbolu jest możliwe lub wymagane to czy ma być automatyczne. Następnie w podobny sposób należy określić parametry dotyczące:
— wyboru zakresu dat,
— osoby kontaktowej,
— waluty,
— kwoty,
— pracownika.
Zależnie od wartości tych parametrów pola mogą być niedostępne do redakcji.
Dla typu kontaktu można ustalić schemat informacji dodatkowych (innych
danych) w analogiczny sposób jak w przypadku typów dokumentów w obiegu.
Służy do tego akcja: Schemat informacji dodatkowych.
Funkcje osób kontaktowych
Opcja [Definicje|Parametry|Obiegi informacji|Funkcje osób kontaktowych] umożliwia edycję słownika funkcji osób kontaktowych (podpinanych pod kontakty
z kontrahentami).
11 Dokumenty
Dane wejściowe, które stanowią podstawę pracy programu, w większości
wprowadzane są w postaci dokumentów różnych typów. Definiowanie typów
dokumentów jest jedną z ważniejszych czynności jakie należy wykonać przygotowując program do pracy.
Xpertis 360°plus
77
I.11. Dokumenty
Dokumenty funkcjonujące w programie podzielić można na różne typy.
Każdy typ dokumentu ma odrębnie tworzoną definicję, na którą składa się lista
parametrów określanych lub modyfikowanych przez użytkownika. Parametry
te decydują o przynależności danego dokumentu do określonej grupy.
11.1 Numeracja dokumentów
Przed zdefiniowaniem typów dokumentów należy zdefiniować typy numeracji.
Dokumenty można numerować na wiele różnych sposobów — zależy to od
tego, jaki typ numeracji przypisano do danego typu dokumentu.
Definiując typ numeracji można określić:
— według jakiego wzorca będzie nadawany symbol dokumentu,
— czy dokumenty będą numerowane w ramach jednego oddziału, stanowiska czy też wszystkich stanowisk,
— czy numeracja dokumentów będzie ciągła w ramach pojedynczego okresu rozliczeniowego, czy też w ramach całego roku rozliczeniowego,
— przypisując typ numeracji do typów dokumentu, można zadecydować,
czy numerowanie dokumentów będzie się odbywać tylko w ramach jednego typu dokumentów, czy też będzie dotyczyć kilku bądź wszystkich
typów dokumentów.
Typ numeracji określa schemat, według którego będą numerowane dokumenty określonego typu w danym roku bilansowym. Definiując typ dokumentu należy go powiązać z wybranym typem numeracji (patrz punkt I.11.3). Dokumenty przypisane do tego samego typu będą numerowane według tego samego schematu.
Można ustawić parametry tak, że zachowana będzie ciągłość numerów dokumentów w obrębie całego oddziału, niezależnie od ich typów.
Funkcja definiowania numeracji dokumentów przeznaczona jest dla administratora systemu znającego zasady redagowania wyrażeń w języku Formula+.
W związku z tym rozdział ten przeznaczony jest głównie dla administratora
programu.
Przy uruchomieniu programu bez danych numerację można zaimportować [ Administracja|Import tabel|Definicje numeracji].
Typy numeracji można określać i modyfikować po wybraniu [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Po wybraniu standardowego polecenia Dołącz lub Popraw widoczne są następujące oznaczenia (porównaj ekran I.7):
Xpertis 360°plus
78
Symbol dowolny trzy znakowy symbol numeracji;
Opis opis numeracji dokumentu;
Akronim numeracji akronim numeracji dokumentów. Akronim numeracji
może to być akronimem bazy, dla którego definiujesz numerację. Numeracja działa tylko dla tabel, które są odpowiednio obsłużone.
W systemie Fakturowanie obsłużony jest akronim FAKS — akronim tabeli przechowującej nagłówki faktur. Taki akronim należy podać definiując kolejne numeracje dla faktur sprzedaży (również dla faktur zaliczkowych, paragonów, korekt).
Nie dla każdej tabeli numerację można definiować.
Formuła znaku formuła według której będzie budowany symbol dokumentu.
Formuła znaku tymczasowego formuła według której będzie budowany tymczasowy symbol dokumentu. Pole ma znaczenie tylko wtedy, jeżeli w typie dokumentu, który wykorzystuje daną numerację, włączono numerację tymczasową — patrz punkt Numeracja tymczasowa dokumentów.
Numeracja tymczasowa nie jest stosowana dla korekt zbiorczych (II.5.2).
Maksymalne zwiększanie numeru o podana tu liczba wskazuje o ile można
zwiększyć numer wystawianego dokumentu. Program kontroluje aby
wpisana tu liczba zawierała się między 1 a 999. Jeżeli w pole to wpiszesz 1
to w nagłówku dokumentu, którego dotyczy numeracja, pole Numer nie
będzie dostępne do redakcji. Podanie liczby większej od jeden spowoduje, że będzie można redagować pole Numer i wówczas podpowiadany
numer możesz zwiększyć o liczbę podaną w tym polu. Wprowadzenie do
nagłówka dokumentu numeru zwiększonego więcej niż o jeden spowoduje powstawanie wolnych numerów. Wolne numery powstają również
jeżeli dokument zostanie usunięty.
Czy wykorzystywać wolne numery? ustawienie parametru decyduje o wykorzystaniu wolnych wcześniejszych numerów dla danej numeracji.
— Jeżeli pole nie będzie zaznaczone nie będzie można zapełniać luk
w numeracji.
— Po zaznaczeniu parametru program pozwoli nadać nowo utworzonemu dokumentowi wolny numer, wcześniejszy niż ostatni w danej
grupie numeracji.
Xpertis 360°plus
79
I.11. Dokumenty
Więcej na temat wykorzystania wolnych numerów podczas wprowadzania dokumentów czytaj w punkcie Wykorzystanie wolnych numerów.
Pola klucza numeracji sześć pól do budowania klucza numeracji. Zgodnie z
tymi polami będzie zapewniona unikalność numeru, na przykład w oddziale, oddziale i magazynie. Można nie wypełnić żadnego pola, wówczas numeracja będzie ciągła dla całego systemu. Pola muszą pochodzić
z tabeli podanej w polu Akronim bazy. Mogą to być również pola złączeniowe. Można dodać tylko te pola, które mają podane wartości początkowe.
Aby zdefiniowany typ numeracji był wykorzystany w systemie należy go
powiązać z typem dokumentu — patrz punkt I.11.2.
Ekran I.7
Na ekranie I.7 pokazana jest przykładowa numeracja dla dokumentu
sprzedaży. W polu Akronim bazy wprowadzono FAKS — jest to tabela przechowująca nagłówki dokumentów sprzedaży. W formule na znak podano pola:
FAKS.SZ — numeracja dotycząca sprzedaży, FAKS.AR — bieżący rok, FAKS.NR
— numer dokumentu. Podane pola w kluczu odpowiednio oznaczają:
— SZ — sprzedaż
— ODDZ — oddział
— AR — rok
Numeracja FAK została wprowadzona w pole Kod numeracji np. dla dokumentu FAK-VAT ([Definicje|Typy dokumentów sprzedaży|Popraw]) — patrz
Xpertis 360°plus
80
punkt I.11.2. Podczas wprowadzania dokumentu, np. nr 10 w roku 2008
([Faktury|Wszystkie dokumenty|Dołącz|Pozostałą|FAK-VAT]), pole Numer nie
będzie dostępne do redakcji i wprowadzony zostanie następujący symbol dokumentu: FV/S/2008/00010. Operator nie może zmienić wprowadzonego symbolu. Pola klucza numeracji spowodują, że numeracja będzie ciągła w oddziale
i roku.
Stan numeracji dokumentów
Stan numeracji dla wybranego typu można sprawdzić po wybraniu [Definicje|
Parametry|Numeracja dokumentów|Numery]. W tabeli widoczne są wszystkie
numery wykorzystywane przez dany typ — kolumna N. W kolumnie S widoczny jest status numeru:
— Z — zablokowany,
— W — wolny.
Status Z (zablokowany) posiadają numery wystawionych dokumentów,
niezależnie czy dokument jest zaakceptowany czy nie. Wolne numery mogą
powstać jeżeli w pole Maksymalne zwiększanie numeru o wprowadzono liczbę większą niż jeden lub też jeżeli usunięto błędnie wprowadzony dokument.
Taki numer przyjmuje status W (wolny) i można go wykorzystać w nowym
dokumencie, choć będzie on wcześniejszy niż numer ostatnio dodanego dokumentu.
Oprócz kolumn S i Numer w oknie Numery dokumentów znajduje się sześć
kolumn, których kolejne nazwy zgodne są z kolejnymi polami z klucza numeracji. Może się więc zdarzyć, że niektóre z kolumn będą puste.
Tabelę numerów można dowolnie edytować, np. zmienić status W na Z.
W oknie Numery dokumentów znajduje się akcja Dołącz grupę. Umożliwia
ona grupowe dołączenie numerów. Przy dołączeniu numerów kontrolowane
jest wypełnienie pól będących wyznacznikami grupy numeracji. Użytkownik
ma możliwość określenia czy generowana grupa numerów ma mieć status wolne (W), czy zajęte (Z).
Podczas generacji grupy numerów kontrolowane jest ich wystąpienie. Numery już wprowadzone nie zostaną powielone, ani nie zostanie zmieniony ich
status.
Kopiowanie definicji numeracji
Istnieje możliwość kopiowanie definicji numeracji. Służy do tego funkcja
Kopiuj dostępna po wybraniu [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów].
Xpertis 360°plus
81
I.11. Dokumenty
Kopiowanie polega na przejściu do wzorcowej definicji i wybraniu akcji Kopiuj.
Pojawi się okno edycji z wypełnionymi polami z wzorcowej definicji. Następnie należy dokonać wymaganych zmian (zmienić co najmniej wartość w polu
Symbol) i zatwierdzić redakcję.
Wykorzystanie wolnych numerów podczas redakcji dokumentów
Redagując nagłówek dowolnego dokumentu sprzedaży (patrz II.1.1), w pole
Numer wprowadzany jest kolejny numer, zgodny z przypisaną do danego typu
dokumentu numeracją (patrz punkt I.11.2).
Może się zdarzyć, że w systemie wystąpią luki w numeracji. Sytuacja taka
ma miejsce, jeżeli dokument wcześniej wprowadzony zostanie usunięty.
Luki w numeracji mogą również wystąpić, jeżeli w pole Maksymalne zwiększanie numeru o podana zostanie liczba większa od 1. W takiej sytuacji, wprowadzenie do nagłówka dokumentu numeru zwiększonego więcej niż o jeden
spowoduje powstawanie luki.
Niewykorzystane numery mają nadawany status W (wolny). Program
umożliwia, wykorzystane takich numerów dla nowo wprowadzanych dokumentów. W tym celu należy zaznaczyć parametr Czy wykorzystywać wolne numery?.
Podczas redagowania nagłówka dokumentu, jeżeli w numeracji występują
wolne numery, to w pole Numer zostanie wpisany numer 0. Na ekranie zostanie wyświetlona informacja o lukach w numeracji. Wówczas pole Numer jest
dostępne do redakcji. Aby wykorzystać wolne numery, należy podać „brakujący numer”. System kontroluje czy nie wprowadzono numeru już istniejącego.
Numer dokumentu musi być liczbą dodatnią. Podczas gdy w numeracji występują wolne numery, w polu Numer można również skorzystać z podpowiedzi
naciskając klawisz F3 . Zostanie wyświetlona lista wolnych numerów, z której
należy wybrać dowolny numer. Po wprowadzeniu numeru pole Numer będzie
niedostępne do redakcji.
Jeżeli dla danego typu dokumentu występuje numeracja tymczasowa, niezależnie od ustawienia parametru Czy wykorzystywać wolne numery?, w polu
Numer w nagłówku dokumentu będzie wartość 0 i pole nie będzie dostępne
do redakcji. Tutaj wykorzystanie wolnych numerów jest udostępnione dopiero
podczas akceptacji dokumentu — patrz punkt Numeracja tymczasowa dokumentów.
Użytkownik może też zrezygnować z wykorzystania wolnych numerów —
po naciśnięciu klawisza Enter w pole Numer zostanie wpisany kolejny numer.
Jeżeli wolne numery w systemie nie występują, pole Numer nie będzie
Xpertis 360°plus
82
w ogóle dostępne do redakcji i użycie klawisza F3 nie będzie dostępne.
Numeracja tymczasowa dokumentów
W systemie istnieje możliwość określenia czy dla danego typu dokumentu będą nadawane numery tymczasowe, które dopiero podczas akceptacji takiego
dokumentu zostaną zastąpione numerem rzeczywistym. Nadawania numeracji tymczasowej dotyczy dokumentów magazynowych, sprzedaży, zakupu. Stosowanie numeracji tymczasowej spowoduje ograniczenie luk w numeracji.
Numerację tymczasową aktywuje się na poziomie typu dokumentu przez
zaznaczenie opcji Numeracja tymczasowa po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów sprzedaży].
Na temat definiowania typów dokumentów czytaj w punkcie I.11.3.
Przed włączeniem numeracji dla danego typu, należy wypełnić formułę
znaku tymczasowego w definicji numeracji [Definicje|Parametry|Numeracja
dokumentów] skojarzonej z danym typem (patrz punkt I.11.1).
Numeracja tymczasowa polega na nadaniu, przed akceptacją dokumentu,
numeru zerowego i symbolu wyznaczonego według formuły znaku tymczasowego. W trakcie akceptacji dokumentu, wyznaczany jest ostateczny numer
i symbol.
W razie wykrycia luk w numeracji można wybrać wolny numer z listy. Będzie to możliwe, jeżeli dla danego typu numeracji włączony jest parametr Czy
wykorzystywać wolne numery? — patrz punkt Wykorzystanie wolnych numerów.
Wycofanie akceptacji i ponowna akceptacja dokumentu nie wpływa już na
jego numer i symbol.
11.2 Powiązanie typu numeracji z typem dokumentu
Definiując typ dokumentu należy powiązać go z wybranym typem numeracji.
Służy do tego pole Kod numeracji dostępne w każdym oknie z definicją dokumentów — patrz punkt I.11.3.
Dokumenty powiązane z danym typem będą numerowane według tego
samego schematu. Oznacza to, że po odpowiednim sparametryzowaniu typu
numeracji zachowana będzie ciągłość np. numerów dokumentów sprzedaży
w obrębie całego stanowiska, niezależnie od typów dokumentów.
Xpertis 360°plus
83
I.11. Dokumenty
11.3 Definiowanie typów dokumentów
Definiowanie typów dokumentów ma niezwykle istotne znaczenie dla funkcjonowania programu. Tak jak wszystkie funkcje modułu Definicje, proponujemy powierzyć ją administratorowi. Ponadto sugerujemy, by generując własne
typy dokumentów posługiwać się wzorcami zdefiniowanymi w programie i załączonymi wraz z danymi demonstracyjnymi. Znajdziesz tam większość standardowych typów dokumentów. Tym niemniej dzięki istnieniu funkcji definiowania przez użytkownika własnych typów dokumentów, program jest bardzo elastyczny można go łatwo dopasować do specyfiki przedsiębiorstwa.
Jeżeli kartoteka typów dokumentów jest pusta, podstawowy zestaw definicji można zaimportować po wybraniu [Administracja|Import tabel] i wskazując
Definicje typów dokumentów sprzedaży.
Większość dostarczonych definicji, można modyfikować dostosowując do
własnych potrzeb.
Jeżeli istnieją już dokumenty o wybranym typie, dokumentu takiego nie
można usunąć, a modyfikacje definicji dokumentu będą ograniczone. Nie jest
możliwa np. zmiana pola Typ.
Typy dokumentów sprzedaży
Dokumenty sprzedaży zdefiniujesz po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów
sprzedaży] i standardowego polecenia Dołącz. Wyświetlone zostanie okno redagowania definicji dokumentu. Okno takie pokazano na ekranie I.8.
Kod numeracji przy pomocy tego pola należy powiązać typ numeracji z typem dokumentu. Można tu wprowadzić tylko typ numeracji, który został zdefiniowany dla dokumentów sprzedaży. Podczas wypełniania pola Kod numeracji można skorzystać z podpowiedzi ze słownika(użycie
klawisza F3 ). W słowniku dostępne będzie lista zdefiniowanych numeracji dla sprzedaży. Jeżeli zostanie wystawiony dokument danego typu
pola tego nie będzie można już zmienić. Na temat definiowania numeracji i konsekwencji przypisania numeracji do typu dokumentu czytaj
w rozdziale I.11.1.
Numeracja tymczasowa zaznaczenie tego pola spowoduje, że dla danego typu dokumentu będzie stosowana numeracja tymczasowa, zastąpiona
numeracją rzeczywistą po akceptacji dokumentów. Włączenie numeracji dla danego typu jest możliwe po uprzednim wypełnieniu formuły znaku tymczasowego w definicji numeracji [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Na temat numeracji tymczasowej czytaj w punkcie Numeracja tymczasowa dokumentów.
Xpertis 360°plus
84
Ekran I.8
Numeracja tymczasowa jest niedostępna dla korekt zbiorczych (II.5.2).
Typ symboliczne, skrótowe określenie typu dokumentu. Typ dokumentu
(np. FAK-VAT) musi być unikalny, co oznacza, że nie może być zdefiniowanych w programie dwóch typów dokumentów o takim samym symbolu.
Nazwa dokumentu pełna nazwa typu dokumentu.
Nie dotyczy pole to należy zaznaczyć jeżeli definiowany dokument sprzedaży
nie jest korektą.
Korekta jeśli dokumenty sporządzane według definiowanego typu będą dokumentami korygującymi, należy pole to zaznaczyć. Na temat wystawiania dokumentów korygujących sprzedaż czytaj w punkcie II.5.
Korekta zbiorcza po zaznaczeniu tego pola dokument będzie korektą zbiorczą.
Zaleca się aby typ korekty zbiorczej korzystał z numeracji o symbolu KZF
dostarczanej wraz z danymi DEMO.
Na temat wystawiania korekt zbiorczych czytaj w punkcie II.5.2.
Historyczna znacznik w tym polu informuje, czy definiowany dokument jest
korektą historyczną. W programie Xpertis Fakturowanie można wysta-
Xpertis 360°plus
85
I.11. Dokumenty
wiać korekty do faktur, które nie były zarejestrowane w programie. Może to być przydatne np. wówczas, gdy trzeba wystawić korektę do faktury, wystawionej przed zakupem programu. Korekty takie nazwano korektami do faktur historycznych. Na temat korekt historycznych czytaj
w punkcie II.5.1.
Sposób przeliczania pozycji walutowych pole określa w jaki sposób wyliczane są wartości w walucie opodatkowania i narodowej. Jeżeli zaznaczona będzie opcja Wg wartości, wówczas przejście z waluty handlowej na
opodatkowania „odbędzie się” na poziomie wartości netto pozycji dokumentu, jeśli natomiast Wg ceny zostanie najpierw wyznaczona cena w
walucie opodatkowania (i narodowej), z której następnie zostaną wyliczone pozostałe wartości pozycji w tych walutach.
Sposób liczenia VAT parametr odpowiada za sposób wyliczania stawki VAT,
a także za sposób drukowania wartości na fakturze VAT i fakturze korygującej.
Po ustawieniu pola na Wg pozycji, wartość netto, kwota VAT i wartość
brutto liczona jest dla każdej pozycji, a następnie każda z kolumn jest
sumowana. Pod tabelką z pozycjami znajduje się podsumowanie z podziałem na poszczególne stawki VAT.
Parametr ustawiony na wartość Wg sumy w stawkach powoduje liczenie
VAT według sum wartości w stawkach dla danego dokumentu. Na wydruku w pozycjach nie są wykazywane kolumny kwoty VAT oraz zależnie do typu dokumentu kwoty netto lub kwoty brutto. W tabelce pod
wydrukiem wykazującej rozliczenie VAT znajduje się nagłówek i podsumowanie dla wszystkich stawek. Kwota VAT jest liczona dla każdej
ze stawek VAT, po zsumowaniu wartości netto (czy też brutto po odpowiednim ustawieniu parametru) dla danej stawki.
Również na zestawieniach faktur sprzedaży wartości wyliczane są w zależności od ustawionego parametru.
Przeliczać od brutto nie zaznaczenie tego pola wskazuje, że na dokumencie
cena netto będzie podstawą do naliczania podatku i ceny brutto. Po zaznaczeniu pola podatek naliczany będzie na podstawie ceny brutto.
Drukować paragon znacznik w tym polu informuje czy ma być drukowany
paragon do tego dokumentu. Jeżeli pole to zostanie zaznaczone, niezależnie od typu dokumentu będzie istniała możliwość wydrukowania paragonu na drukarkę fiskalną.
Xpertis 360°plus
86
Szczególnie istotne jest zaznaczenie tego pola jeżeli dany dokument zdefiniowany jest jako paragon.
Paragon pole to należy zaznaczyć jeżeli definiowany dokument jest paragonem.
Jeżeli pole Drukować paragon jest zaznaczone, a pole Paragon zaznaczone
nie jest, to taki dokument sprzedaży można drukować po wydrukowaniu
paragonu.
Na temat definiowania, wystawiania i drukowania paragonów czytaj
w punkcie II.7.
Tworzy dokument pole to należy wypełnić symbolem dokumentu, który będzie generowany na podstawie paragonu — należy tu wprowadzić symbol faktury, która może być wystawiona na podstawie paragonu.
Kontrahent kod kontrahenta, który będzie domyślnie podpowiadany na paragonie.
Unijny po zaznaczeniu tego pola dokument będzie dokumentem wewnątrzwspólnotowym. W takiej sytuacji wypełniając nagłówek dokumentu
sprzedaży trzeba wprowadzić NIP kontrahenta w UE.
Eksportowy pole należy zaznaczyć, jeżeli definiowana faktura ma być fakturą eksportową. W efekcie zaznaczenia tego pola w pozycjach dokumentu podpowiadana jest zerowa stawka VAT. Parametr ten nie wpływa
na ograniczenie dostępnych typów korekt podczas korygowania faktury
tzn. można fakturę skorygować typem inny niż eksportowy.
Dokument zaliczkowy znacznik wskazuje czy dokument jest dokumentem
zaliczkowym. Redagując taki dokument w nagłówku należało będzie podać kwotę zaliczki.
Rozlicza zaliczki znacznik wskazuje czy do dokumentu mają być rozliczane
zaliczki. Na temat faktur zaliczkowych i rozliczających zaliczki czytaj
w punkcie II.6.
Dokument 100% rozliczony zaliczką pole to należy zaznaczyć aby system
nadawał osobną numerację dla faktur 100% rozliczonych zaliczką.
Na temat dokumentów zaliczkowych czytaj w punkcie II.6.
Xpertis 360°plus
87
I.11. Dokumenty
Uwzględniać w zestawieniu znacznik, czy dokument będzie uwzględniany w
zestawieniach, pozwala to na uniknięcie podwajania dokumentów w zestawieniach np. gdy na podstawie paragonu powstaje faktura, wówczas
do zestawienia pobierana będzie jedną wartość np. z faktury.
Wzorzec wydruku oznaczenie wzorca wydruku definiowanego dokumentu.
Polecenie Drukuj dla definiowanego dokumentu będzie korzystać ze
wskazanego tutaj wzorca. Umożliwia to przypisanie rozmaitych wzorów
wydruków definiowanym typom dokumentów.
Rodzaj transakcji (INTRASTAT) kod rodzaju transakcji wykorzystywany przy
rejestrowaniu deklaracji statystycznej Intrastat — patrz podręcznik do
systemu Logistyka.
Poprawianie wprowadzonych typów dokumentów
Definicję każdego z typów dokumentów można poprawić używając standardowej akcji Popraw.
Zablokowanie modyfikacji typu dokumentów, zamówień, jeśli zostały wystawione dokumenty tego typu lub zostały przypisane uprawnienia do danego
typu.
Przed redakcją typu dokumentu magazynowego, sprzedaży, zakupu lub zamówienia sprawdzane jest: - czy nie zostały utworzone dokumenty danego typu, - czy użytkownikom nie zostały przypisane uprawnienia do danego typu.
Wyświetlany jest komunikat o użytkownikach z przypisanymi uprawnieniami
do typu. Problemy występował gdy typ był już przypisany do uprawnień dla
użytkownika i został zmieniony.
Informacje dodatkowe na dokumentach
Definiowanie informacji dodatkowych W oknie przeglądania typów poszczególnych dokumentów dostępne jest polecenie Inf.dodatkowe (informacje
dodatkowe). Jeżeli informacje dodatkowe zostaną przypisane do danego typu
dokumentu, użytkownik podczas wystawiania lub po wystawieniu dokumentu
odpowiedniego typu będzie mógł podać dane, których nie ma możliwości wpisania bezpośrednio do dokumentu. Takimi informacjami może być np. numer
rejestracyjny samochodu, więcej danych na temat osoby wystawiającej dokument itp.
Po wybraniu polecenia Inf. dodatkowe, a następnie standardowej akcji Dołącz można przystąpić do definiowania informacji, wprowadzając dane w poszczególne pola:
Xpertis 360°plus
88
— Lp. — numer pozycji w oknie przeglądania danych dodatkowych. Numery nadawane są automatycznie dla kolejnych pozycji. Pole to nie jest
dostępne do redakcji.
— Tytuł — dowolny tytuł informacji dodatkowej.
— Opis — informacja dodatkowa, ta wartość znajdzie się na wydruku dokumentu lub zamówienia jeżeli pole Czy drukować? zostanie zaznaczone.
Dla opisu należy zaznaczyć jedno z poniższych pól:
– Stała wartość — nazwa informacji będzie miała stałą wartość,
– Formuła — nazwa będzie budowana formułą.
— Warunek logiczny — czy informacja ma się pojawić na dokumencie w
zależności od warunku, np. dla konkretnego kontrahenta.
— Miejsce — w zależności od zaznaczenia pola informacja będzie przypisywana do nagłówka lub do pozycji dokumentu czy zamówienia.
— Sposób wydruku — jeżeli zostanie zaznaczone pole Opis lub Tytuł + opis
informacja (odpowiednio tylko opis lub zarówno tytuł i opis) pojawi się
na wydruku dokumentu lub zamówienia.
— Miejsce wydruku — gdzie na wydruku ma się znaleźć dana informacja dotycząca informacji przypisanych do nagłówka. Pole jest dostępne
do redakcji tylko w przypadku kiedy zostało zaznaczone pole Nagłówek
i jedna z opcji Opis lub Tytuł + Opis. Przy wypełnianiu tego pola należy
skorzystać ze słownika.
Możliwe do wyboru są opcje:
– D1 Dół - 1 kolumna
– D2 Dół - 2 kolumny
– G1 Góra - 1 kolumna
– G2 Góra - 2 kolumny
Xpertis 360°plus
89
I.11. Dokumenty
Wybór opcji Góra oznacza, że na wydruku danego dokumentu, informacje dodatkowe będą drukowane nad tabelą zawierającą szczegóły danego
dokumentu, np. w przypadku wydruku korekty, nagłówkowe informacje
dodatkowe będą drukowane nad napisem Pozycje przed korektą.
Po wybraniu opcji Dół informacje dodatkowe drukowane będą pod tabelą.
Informacje mogą być drukowane — w zależności od wybranej opcji
w jednej do czterech kolumn.
Informacje jedno-kolumnowe niezależnie od kolejności ich zdefiniowania będą drukowane w pierwszej kolejności.
W przypadku jeżeli informacja przypisana jest do pozycji i zaznaczono jedną z opcji drukowania, informacja dodatkowa drukowana będzie
wraz z pozycją dokumentu czy zamówienia.
Modyfikacja informacji dodatkowych Zdefiniowane informacje dodatkowe
można będzie modyfikować dla każdego dokumentu poprzez wybór funkcji:
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do nagłówka faktury
sprzedaży.
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Pozycje|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do pozycji faktury sprzedaży.
Informacje dodatkowe można poprawić zarówno dla zaakceptowanego jaki i niezaakceptowanego dokumentu.
Po wybraniu akcji Inf.dodatkowe dla dowolnego dokumentu, wyświetlone
zostanie okno Dane dodatkowe ze zdefiniowanymi danymi wpisanymi do kolumn Tytuł i Opis. Przy pomocy akcji Popraw można zmienić pole Opis. Wybór
polecenia Aktualizuj spowoduje zaktualizowanie danych dodatkowych — do
okna zostaną wprowadzone dane, które zostały przypisane do definicji dokumentu. Aktualizacja informacji dodatkowych usuwa te, które usunięto z definicji dokumentu. Funkcja ta ma znaczenie jeżeli użytkownik modyfikował
dane lub zdefiniował nowe informacje.
Jeżeli w definicji danego typu dokumentunie ma zdefiniowanych informacji dodatkowych, po wybraniu akcji Inf. dodatkowe na ekranie zostanie wyświetlona informacja: Dla wskazanego typu dokumentu brak definicji dotyczących informacji dodatkowych.
Jeżeli informacje dodatkowe zostały zmodyfikowane, to na wydruku dla
danego dokumentu, zostaną umieszczone informacje po modyfikacji.
Xpertis 360°plus
90
Kopiowanie typów dokumentów
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość kopiowanie typów dokumentów sprzedaży, dostępne po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów sprzedaży|Kopiuj],
Po uruchomieniu funkcji kopiowania pojawi się okno z parametrami. Należy wypełnić nową nazwę typu oraz wskazać pozycje do kopiować wraz z typem dokumentu.
Jeżeli do kopiowanego typu dokumentu przypisane są informacje dodatkowe, te same informacje zostaną przypisane do nowego typu dokumentu, jeżeli
zostanie zaznaczone pole Kopiować informacje dodatkowe.
Tłumaczenia tytułu wydruku
W oknie przeglądania typów dokumentów sprzedaży [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży] znajduje się akcja Tłumaczenia. Umożliwi ona zmianę tytułu w wydrukach dokumentów sprzedaży.
W oknie dostępnym po wybraniu akcji Tłumaczenia można zdefiniować
tłumaczenie domyślne (bez podanego języka) oraz dla wybranych języków.
Jeżeli typ nie będzie miał zdefiniowanych tłumaczeń lub brak ich będzie
dla języka, tytuł wydruku pobierany będzie z definicji tłumaczeń [Definicje|
Tłumaczenia].
Opcja dotyczy wydruków dokumentów wystawianych w module sprzedaży.
12 Oddziały
W programie wszystkie stanowiska przypisane są do konkretnego oddziału.
Z tego też względu, przed zdefiniowaniem stanowisk należy wprowadzić oddziały.
Jedna firma może posiadać wiele oddziałów i aby prowadzić ewidencję danych z tych jednostek należy zdefiniować je w systemie.
Służy do tego funkcja Oddziały dostępna po wybraniu z modułu Definicje
pozycji Parametry [Definicje|Parametry|Oddziały].
Po wybieraniu standardowego polecenia Dołącz należy podać następujące
informacje:
Kod jednoznakowe symboliczne oznaczenie oddziału;
Nazwa pełna nazwa oddziału;
Xpertis 360°plus
91
I.12. Oddziały
Czy wielowalutowość? zaznaczanie tego pole ma sens, jeżeli w parametrach
pracy, dostępnych po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry pracy],
w zakładce Wielowalutowość zaznaczono pole Wybrane oddziały. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że w danym oddziale wielowalutowość będzie dostępna. Jeżeli pole nie będzie zaznaczone, a w parametrach pracy pole Wybrane oddziały jest zaznaczone, w danym oddziale wszystkie
dokumenty można będzie wystawiać tylko w walucie narodowej. Po zaznaczeniu w parametrach pracy pola Wszystkie oddziały, zaznaczenie lub
nie tego pola nie ma znaczenia — wielowalutowość będzie dostępna dla
wszystkich oddziałów.
Typ wielowalutowości pole dostępne do redakcji tylko w przypadku, gdy poprzednie pole zostanie zaznaczone. Wielowalutowość może dotyczyć
jednej lub kilku opcji:
— F — Dokumenty sprzedaży
— B — Pozycje dokumentów sprzedaży
Wybraną opcję należy zaznaczyć poprzez polecenie Wybór. Polecenie
Akceptuj spowoduje przepisanie zaznaczonych liter w pole Typ wielowalutowości.
Wybór typu wielowalutowości dla wybranego oddziału ma sens, jeżeli w parametrach pracy, w zakładce Wielowalutowość zaznaczono pole
Wybrane oddziały.
Po wskazaniu w parametrach pracy pola Wszystkie oddziały, dla każdego
oddziału będzie obowiązywał typ wielowalutowości wskazany w parametrach programu.
Jednostka księgowa Xpertis Finanse jednostka księgowa w systemie Finanse i księgowość. Pole ma znaczenie przy współpracy systemu Logistyka
z systemem Finanse i księgowość. Przy wypełnianiu tego pola można skorzystać ze słownika.
W oknie z listą oddziałów znak * w polu Wal oznacza wielowalutowość
dla oddziału. W pole Typ poszczególne litery oznaczają typ wielowalutowości
zgodnie z opisem podanym wyżej.
Wielowalutowość będzie aktywna w oddziale, jeżeli w parametrach ogólnych pracy systemu — patrz punkt I.5.3 — pole dotyczące wielowalutowości
zostanie ustawione na Wszystkie oddziały lub Wybrane oddziały.
Aby w dołączonym oddziale można było wystawiać dokumenty, użytkownik musi posiadać uprawnienia do tego oddziału — patrz punkt I.9.2.
Xpertis 360°plus
92
13 Definiowanie stanowisk sprzedaży
Program Xpertis Fakturowanie umożliwia niezależne prowadzenie dowolnej
liczby stanowisk sprzedaży.
Sprzedaż w systemie może funkcjonować również bez definiowania stanowisk.
Jednak w takiej sytuacji trzeba ustawić odpowiednie parametry użytkownika — patrz punkt I.9.7. Wybierając [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły] i wskazując zakładkę Sprzedaż należy odpowiednio ustawić parametr
Kontrola uprawnień dotyczących stanowiska sprzedaży?.
Jeżeli kontrola uprawnień ustawiona zostanie na T, należy w programie
zdefiniować odpowiednie stanowisko i wskazać je w parametrach pracy.
Liczba stanowisk jest dowolna, w zależności od indywidualnych potrzeb.
Może być na przykład uzależniona od podziału obowiązków wśród osób obsługujących sprzedaż czy zakupy w przedsiębiorstwie.
Aby założyć nowe stanowisko sprzedaży, wybierz [Definicje|Stanowiska
sprzedaży].
Na ekranie pojawi się lista zdefiniowanych dotychczas stanowisk.
Przy pomocy standardowych funkcji Dołącz, Usuń, Popraw można wyświetloną listę modyfikować. Dla każdego stanowiska należy podać następujące dane:
Oddział kod oddziału dla którego definiowane jest stanowisko. Użytkownik
może tu wprowadzić oddział do którego posiada uprawnienia. Na temat
parametrów bieżących i aktywnego oddziału czytaj w punkcie I.5.1.
Kod kod stanowiska sprzedaży lub zakupu. Jest to unikalne, skrótowe oznaczenie definiowanego stanowiska. Będzie on wykorzystywane w trakcie
ustawiania parametrów pracy.
Nazwa pełna nazwa stanowiska.
Księgować znacznik w tym polu oznacza, że dokumenty wystawione na danym stanowisku będą uwzględniane podczas księgowania, będą mogły
być rejestrowane w programie finansowo-księgowym. Brak znacznika
spowoduje, że dokumenty pochodzące z danego stanowiska nie znajdą
się na liście dokumentów księgowych.
Red.grp.mat. czy redagować grupę materiałów. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że podczas wprowadzania pozycji dokumentów sprzedaży czy zakupów można będzie podać grupę materiałową. Wówczas wprowadza-
Xpertis 360°plus
93
I.14. Ustawienia kolorów
jąc indeks z kartoteki materiałów, kartoteka będzie ograniczona do materiałów z danej grupy.
Aby utworzone stanowisko mogło pełnić swoją rolę w programie, należy przydzielić prawo do jego obsługi przynajmniej jednemu użytkownikowi.
W tym celu wybierz [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia] wskaż
użytkownika, a następnie uruchom funkcję Stanowiska sprzedaży.
Jeżeli żadnemu z operatorów nie zostanie przydzielone prawo do obsługi
zdefiniowanego stanowiska, pozostanie ono niedostępne w programie.
Więcej informacji na temat zasad przydzielania uprawnień użytkownikom
do obsługi poszczególnych stanowisk pracy znajdziesz w punkcie I.9.
14 Ustawienia kolorów
Istnieje możliwość definiowania schematów kolorów do zaznaczania pól i rekordów w okienkach. Możliwe jest zaznaczanie różnymi kolorami wybranych
rekordów w okienkach przeglądania. W zależności od właściwości (stanu, statusu, znacznika) danego rekordu kolor tego rekordu może być różny. Dodatkowo można zaznaczać kolorami wybrane pola w okienkach. Ułatwia to przeglądanie danych, szybsze znajdowanie wybranych pozycji, łatwiejszą analizę
danych.
Obliczanie kolorów rekordów odbywa się jedynie w trakcie ich wyświetlania na ekranie, więc nie obciąża systemu przy bardziej czasochłonnym przetwarzaniu danych.
Schematy kolorów oraz miejsca wykorzystania kolorowania są zależne od
użytkownika. Oznacza to, że każdy z użytkowników może mieć własne schematy o dowolnie ustalonych przez siebie kolorach i dowolnie przypisać je
w różnych miejscach wykorzystania.
Jeżeli dany użytkownik po raz pierwszy uruchomi system, to zostaną dla
niego utworzone systemowe schematy kolorowania oraz tabela z miejscami
wykorzystania. W miejsca wykorzystania zostaną przypisane domyślne schematy kolorowania. Użytkownik może zdefiniować własne schematy, a następnie przypisać je do miejsc wykorzystania. Może również usunąć schemat kolorowania.
Uwaga! System rozpoznaje„nowego” użytkownika po tym, iż ten ma
w swoich schematach wyłącznie schematy systemowe (których nazwa rozpoczyna się od znaku tyldy), a w miejscach wykorzystania nie ma wprowadzonych żadnych schematów. W takim przypadku nastąpi przypisanie do miejsc
wykorzystania domyślnych schematów. Jeżeli więc użytkownik w ogóle nie
Xpertis 360°plus
94
chce korzystać z kolorowania, to musi usunąć schematy z miejsc wykorzystania, ale w definicji schematów pozostawić przynajmniej jeden stworzony przez
siebie.
14.1 Definiowanie schematów kolorów
Schemat kolorów jest to nazwany zestaw kolorów czcionki i tła. Schematy których nazwy rozpoczynają się od znaku tyldy są schematami systemowymi. Nie
można ich usunąć ani zmienić ich nazwy, ale można zmienić ich parametry:
kolor tła i kolor czcionki.
Aby zdefiniować schemat kolorów należy wybrać kolejno: [Administracja|
Ustawienia kolorów|Schematy kolorów].
Ekran I.9
W celu dodania nowego koloru należy wybrać polecenie Dołącz i podać
unikalną nazwę nowego schematu. Następnie wybierając polecenia Kolor tła
i Kolor czcionki można ustawić kolory rekordu. Wybór kolorów odbywa się
w zwykłym okienku Windows do wybierania kolorów.
Przy pierwszym uruchomieniu programu dla każdego z użytkowników nastąpi inicjalizacja kolorowania.
Xpertis 360°plus
95
I.14. Ustawienia kolorów
14.2 Gdzie kolory są wykorzystywane
Miejsca wykorzystania kolorowania są to zdefiniowane wcześniej miejsca
w systemie, w których może przydać się wyróżnianie rekordów przy pomocy
kolorów.
W systemie Xpertis, a tym samym w programie Xpertis Fakturowanie , miejsca te są z góry określone i nie można zmienić ich listy bez modyfikacji programu. Użytkownik może dowolnie określić kolory jakich chce użyć w danym
miejscu lub też w ogóle z nich zrezygnować.
Ekran I.10
Każdy z użytkowników może zdefiniować własny zestaw kolorów bez
wpływania na kolorystykę innych użytkowników. Przy pierwszym uruchomieniu programu dla nowego użytkownika nastąpi inicjalizacja kolorowania, opisana wyżej. Przypisanie schematu kolorowania odbywa się przez wybranie polecenia Schemat kolorów. Należy wówczas wpisać lub wybrać ze słownika ( F3 )
pożądany schemat kolorów z definicji schematów albo usunąć wpis. W takim
przypadku formuły kolorowania nie będą stosowane.
Polecenie Popraw pozwala na zmianę opisu miejsca wykorzystania. Istniejące opisy określają ogólnie czego dotyczy dane miejsce i jakim kontekście wybrane kolory będą zastosowane. Użytkownik może je bardziej uszczegółowić
albo, wręcz przeciwnie, zmienić opis na taki który nic nie będzie mówił. Polecenie Domyślne spowoduje przypisanie standardowych kolorów do wszystkich
miejsc wykorzystanie, tak jak to się dzieje w trakcie inicjalizacji.
Xpertis 360°plus
96
Polecenie Kopiuj ustawienia pozwala skopiować ustawienia kolorów od innego użytkownika. Kopiowane są schematy kolorów oraz miejsca ich wykorzystania. Po wybraniu polecenia należy wskazać użytkownika którego schemat
chcemy skopiować.
Uwaga! Skopiowane zostaną wszystkie wykorzystywane przez użytkownika źródłowego kolory. Jeżeli zdarzy się, że będziemy mieć swój kolor o identycznej nazwie jak jeden z kolorów u użytkownika od którego kopiujemy,
to nasz kolor zostanie zastąpiony nowym. Ta sytuacja wystąpi zawsze w przypadku kolorów systemowych (rozpoczynających się od znaku tyldy ˜). Dlatego
kopiowanie ustawień najlepiej wykonać tylko po zarejestrowaniu w systemie
nowego użytkownika.
15 Kartoteka materiałowa
15.1 Grupy materiałowe i usługowe
W systemie Xpertis Fakturowanie zarówno materiały jak i usługi przypisywane
są do grup odpowiednio materiałowych i usługowych.
Przy dużej ilości towarów taki podział usprawnia wprowadzanie dokumentów, jak również przygotowywanie zestawień i wydruków.
Definiowanie grup materiałów i usług
Aby zdefiniować grupy materiałowe lub usługowe, należy wybrać [Definicje|
Słowniki dodatkowe|Grupy materiałów i usług]. Listę grup można uzupełniać
przy pomocy standardowego polecenia Dołącz. Każdą grupę charakteryzuje:
Kod skrócone, unikalne oznaczenie grupy.
Nazwa nazwa grupy.
T/U
znacznik czy definiowana grupa dotyczy towaru (T) czy usługi (U). Jeżeli
grupa będzie zawierać już materiały lub usługi, zmiana rodzaju grupy nie
będzie możliwa.
Dokładność ilości w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ilości towarów w danej grupie materiałowej lub usługowej. Należy wpisać tu cyfrę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku.
Podczas wprowadzania nowego towaru bądź usługi do kartoteki odpowiednio materiałowej czy usługowej, dokładność podana dla grupy bę-
Xpertis 360°plus
97
I.15. Kartoteka materiałowa
dzie podpowiadana w polu Dokładność dla materiału czy usługi należącego do danej grupy — patrz punkt I.15.3, I.15.4.
Dokładność na dokumentach będzie pobierana z materiału czy usługi,
a nie z grupy materiałowej czy usługowej.
Dokładność ceny magazynowej w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ceny magazynowej materiałów należących do danej grupy. Należy wpisać tu liczbę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku (domyślnie 2 miejsca).
Podczas wprowadzania nowego materiału do kartoteki materiałowej,
dokładność podana dla grupy będzie podpowiadana w polu Dokładność
ceny magazynowej dla materiału należącego do danej grupy — patrz
punkt I.15.3.
Dla grupy usługowej pole nie jest dostępne do redakcji.
Pole nie jest wykorzystywane w systemie Xpertis Fakturowanie .
Proponowany procent marży, Proponowany procent narzutu pole umożliwia określenie proponowanej marży i narzutu dla grupy materiałowej.
Proponowaną marżę czy narzut można podać też dla materiału.
Wykorzystywane są przy kalkulacji ceny sprzedaży w systemie Logistyka.
Rysunek przy pomocy tego pola możesz dołączyć zdjęcie charakteryzujące
daną grupę (w formacie BMP lub JPEG). Po naciśnięciu klawisza F3
wskaż miejsce występowania pliku graficznego.
Materiał do grupy przypiszesz podczas redagowania słownika materiałów
(patrz punkt I.15.3), usługę redagując słownik usług (patrz punkt I.15.4).
Polecenie Materiały/Usługi umożliwia przegląd materiałów lub usług należących do danej grupy.
Dla każdej grupy można wprowadzić podgrupy materiałowe czy usługowe.
W tym celu należy wybrać polecenie Podgrupy i po wybraniu standardowej
akcji Dołącz należy podać Kod i Nazwę podgrupy oraz ewentualnie dołączyć
rysunek. Definiując materiał (punkt I.15.3) możesz połączyć go z podgrupą,
podobnie wprowadzając usługę (punkt I.15.4).
Polecenie Zmień kolor dostępne w oknie przegadania grup materiałów
i usług umożliwia zmianę specjalnego pola Kolor. Pole to można zobaczyć, wybierając opcję Wstaw kolumnę i po dodaniu kolumny Kolor.
Xpertis 360°plus
98
15.2 Atrybuty indeksu
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje funkcjonalność wspomagająca budowę indeksu materiałowego i usługowego.
Aby funkcjonalność była dostępna w systemie, parametr z listy parametrów 140 Logistyka: Indeks dla materiałów i usług tworzony wg słowników? musi
przyjmować jedną z dwóch wartości:
— T — indeksy będą mogły być tworzone i poprawiane tylko według słowników.
— P — indeksy będą mogły być definiowane zarówno na podstawie podanego wzorca lub też bez wykorzystania budowy indeksu (wprowadzona
wartość przez operatora).
Parametr 140 jest dostępny po wybraniu [Administracja|Lista parametrów].
Następnie należy zdefiniować atrybuty indeksu.
Po zdefiniowaniu atrybutów, na ich podstawie będzie mógł być tworzony
indeks materiałowy czy usługowy — patrz punkt Wykorzystanie atrybutów
indeksu w systemie.
Definiowanie atrybutu indeksu
Struktury atrybutów indeksu materiałowego można zdefiniować wybierając
funkcję z menu [Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty indeksów].
Wybierając standardowe polecenie Dołącz wprowadzasz kolejne cechy indeksu wypełniając pola:
Symbol unikalny symbol definicji atrybutów indeksów.
Nazwa opisowa nazwa definicji atrybutów indeksu.
Grupa jeśli zostanie uzupełniona we wzorcu, to w przypadku budowy indeksu
w oparciu o dany wzorzec, pole Grupa w kartotece materiałowej będzie
automatycznie uzupełnione. Dodatkowo będzie można wykorzystać je
podczas budowy indeksu oraz nazwy.
Podgrupa zaznaczenie pola pozwala wykorzystać podgrupę w budowie indeksu oraz nazwy. Pole Podgrupa będzie edytowane w kartotece materiałowej w przypadku wypełnienia pola Grupa.
Gatunek zaznaczenie tego pola pozwala wykorzystać podgrupę w budowie
indeksu oraz nazwy. Pole Gatunek edytowane będzie w kartotece materiałowej w przypadku:
Xpertis 360°plus
99
— kiedy parametr 142 z listy parametrów ([Administracja|Lista parametrów]) nie jest ustawiony na wartość B,
— lub kiedy parametr 142 ustawiony jest na wartość G i pole Grupa
nie jest puste,
— lub kiedy parametr 142 ustawiony jest na wartość P i pole Podgrupa
jest zaznaczone.
Odmiana zaznaczenie tego pola pozwala wykorzystać podgrupę w budowie
indeksu oraz nazwy. Pole Odmiana edytowane będzie w kartotece materiałowej w przypadku:
— kiedy parametr 143 z listy parametrów ([Administracja|Lista parametrów]) nie jest ustawiony na wartość B,
— lub kiedy parametr 143 ustawiony jest na wartość G i pole Grupa
nie jest puste,
— lub kiedy parametr 143 ustawiony jest na wartość P i pole Podgrupa
jest zaznaczone,
— lub kiedy parametr 143 ustawiony jest na wartość O i pole Gatunek
jest zaznaczone.
Atrybut (1-10) określenie kolejnych atrybutów definicji. Możliwe jest podanie
do dziesięciu atrybutów. Poszczególne atrybuty należy wprowadzić do
słownika atrybutów.
Wzorzec kodu sposób tworzenia kodu indeksu materiałowego na podstawie
zdefiniowanych atrybutów. Tworzenie wzorca kodu opisane jest w punkcie Tworzenie wzorca kodu i nazwy.
Wzorzec nazwy sposób tworzenia nazwy indeksu materiałowego na podstawie zdefiniowanych atrybutów. Tworzenie wzorca nazwy opisane jest
w punkcie Tworzenie wzorca kodu i nazwy.
Autonumeracja jeżeli autonumeracja będzie włączona, do indeksu tworzonego na podstawie budowy strukturalnej, dodawany będzie kolejny numer.
Sposób automatycznej numeracji może przyjmować wartości.
— Brak —- autonumeracja wyłączona;
— Z uzupełnianiem luk –– uzupełnianie luk w numeracji — jeżeli usunięty zostanie indeks, numer z tego indeksu pobierany będzie do
budowy kolejnego indeksu;
Xpertis 360°plus
100
— Bez uzupełniania luk –– luki w numeracji nie będą uzupełniane.
Pole Autonumeracja dla definicji atrybutu budowy indeksu dotyczy tylko
i wyłącznie sposobu automatycznego numerowania kolejnych indeksów
materiałowych, nie dotyczy pola Nazwa indeksu.
Długość numeru wartość w tym polu określa ile znaków jest przewidziane
na automatyczne numerowanie kodu indeksu materiałowego. Jeżeli pole
Autonumeracja ustawione jest na Brak, pole Długość numeru nie będzie
dostępne do redakcji.
Dom. zestaw badań pole umożliwia przypisanie zestawu badań jako domyślny zestaw badań dla materiału.
W systemie Xpertis Fakturowanie pole nie jest wykorzystywane.
Kontrolowana jest poprawność definicji atrybutów indeksu. Należy podać
wartość pola Symbol, musi być podany przynajmniej jeden atrybut. Podczas
definiowania indeksu musi być zachowana spójność podanych atrybutów, to
znaczy należało będzie podać wszystkie zdefiniowane atrybuty.
Słownik atrybutów indeksów nie podlega modyfikacji, jeżeli został już
użyty w systemie, czyli w kartotece indeksów materiałowych czy usługowych
utworzono indeks w oparciu o jego definicję.
Słownik atrybutów Każdy atrybut jest wartością słownikową (ma symbol
i nazwę) o określonym typie, według poniższej listy:
— Liczba — powinna zostać wprowadzona wartość liczbowa (również
zmiennoprzecinkowa) - rozpoznawalny format [C],[U] lub [C].[U],
gdzie [C] - część całkowita, a [U] - część ułamkowa;
— Data — powinna zostać wprowadzona wartość typu data — rozpoznawalny format to [RRRR]x[MM]x[DD], gdzie [RRRR] — rok, [MM] —
miesiąc, [DD] — dzień, x — dowolny znak; dodatkowo kontrolowana
jest poprawność podanych danych np. wprowadzenie trzynastego miesiąca będzie zgłoszone jako błąd;
— Czas — powinna zostać wprowadzona wartość typu czas — rozpoznawalny format to [HH]:[MM]:[SS], gdzie [HH]-godzina, [MM]-minuty,
[SS]-sekundy; dopuszczalne jest pominięcie zarówno minut jak i sekund; dodatkowo kontrolowana jest poprawność podanych danych np.
wprowadzenie 666 minuty będzie zgłoszone jako błąd;
Xpertis 360°plus
101
— Tekst — dowolny napis (praktycznie podstawowy typ dla atrybutów dostaw). Wartości typu Tekst może zawierać do 25 znaków;
— Słownik — wartość z danego wskazanego słownika — kontrolowana czy
w danym słowniku występuje.
Każda z definicji struktur atrybutów może posiadać maksymalnie dziesięć
atrybutów.
Pole Dotyczy osoby dla parametrów atrybuty wykorzystywane jest w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia.
Pole związane jest z atrybutami dostaw.
Jego wartość jest pomijalna w systemie Xpertis Fakturowanie .
Tworzenie wzorca kodu i nazwy
Wzorzec kodu pozwala określić według jakich reguł ma zostać automatycznie nadany kod indeksu materiałowego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione,
wzorzec kodu zostanie automatycznie ustawiony na podstawie zdefiniowanej
struktury atrybutów czyli kod indeksu materiałowego będzie zawierał kolejne
kody atrybutów.
Aby zdefiniować wzorzec kodu i nazwy należy wejść w pole Wzorzec kodu.
Wzorzec kodu tworzony jest przy pomocy generatora.
Ogólne zasady tworzenia wzorca kodu są następujące:
Wzorzec kodu
— Dostępne są wszystkie atrybuty definicji atrybutów indeksu;
— Każdy z atrybutów może wystąpić we wzorcu kilka razy;
— Każdy atrybut można dodać do wzorca w dowolnej kolejności;
— Z każdego atrybutu do wzorca kodu można dodać znaki od numeru do
numeru;
— Dodatkowo we wzorcu kodu można umieścić każdy dowolny ciąg znaków z zastrzeżeniem wymagalności w nim dużych liter.
Pole Wzorzec nazwy jest to pole nieredagowalne, które zostaje uzupełnione Wzorzec nazwy
automatycznie podczas tworzenia wzorca indeksu.
Tworzenie wzorca nazwy jest analogiczne jak tworzenie wzorca kodu, poza
jednym ograniczeniem. Ogólne zasady wzorca nazwy są następujące:
— Dostępne są wszystkie atrybuty definicji atrybutów indeksu;
Xpertis 360°plus
102
— Każdy z atrybutów może wystąpić we wzorcu kilka razy;
— Każdy atrybut można dodać do wzorca w dowolnej kolejności;
— Z każdego atrybutu do wzorca kodu można dodać znaki od numeru do
numeru;
— Dodatkowo we wzorcu kodu można umieścić każdy dowolny ciąg znaków z zastrzeżeniem wymagalności w nim dużych liter.
Generator wzorca kodu oraz nazwy podzielony jest na pięć sekcje (paneli):
Atrybuty indeksu materiałowego lista wszystkich podanych atrybutów indeksu materiałowego w danej definicji oraz jeden dodatkowy zapis o
polu Lp równym 0 i polu Atrybut o wartości: DOWOLNY NAPIS. Jedynym
ograniczeniem jest brak możliwości dodania do wzorca nazwy DOWOLNY NAPIS — w tworzonej nazwie, między kolejnymi atrybutami dodawana jest automatycznie spacja.
Wzorzec kodu lista kolejnych atrybutów wzorca kodu wraz z przykładami ich
wartości.
Przykład kodu przykład tworzonego kodu indeksu materiałowego na podstawie podanego wzorca kodu oraz struktura wzorca kodu zapisana za pomocą „metaznaków”.
Wzorzec nazwy lista kolejnych atrybutów wzorca nazwy wraz z przykładami
ich wartości;
Przykład nazwy przykład tworzonego kodu nazwy materiału na podstawie
podanego wzorca nazwy oraz struktury wzorca nazwy zapisana za pomocą „metaznaków”.
Obsługa tworzenie wzorca kodu i nazwy oparta jest głownie o technikę
drag&drop. Zaznaczone atrybuty z okna Atrybuty indeksu materiałowego można „przeciągnąć” do okna Wzorzec kodu jak również Wzorzec nazwy.
W oknie wzorca kolejność poszczególnych atrybutów można zmienić również poprzez przeciąganie rekordów.
Dla każdego z atrybutów definicji w okienku wzorca kodu czy nazwy można określić od którego znaku (pole Od numeru) i do którego znaku (pole Do
numeru) ma być tworzony kod na podstawie wartości tegoż atrybutu.
Dla każdego atrybutu typu DOWOLNY NAPIS można określić jego wartość
w polu Przykład/Wartość.
DOWOLNY NAPIS można użyć tylko we wzorcu kodu, nie jest możliwy do
użycia we wzorcu nazwy.
Xpertis 360°plus
103
Wykorzystanie atrybutów indeksu w systemie
Po zdefiniowaniu atrybutów indeksu, po wybraniu odpowiednio [Definicje|
Słownik materiałów|Dołącz] czy [ Definicje|Słownik usług|Dołącz] dostępne do
redakcji będzie pole Wzorzec.
Po podaniu wzorca, w oknie Materiał należy wprowadzić wszystkie atrybuty.
Wybierając polecenie Popraw indeks z okna słownika materiałów czy usług
można poprawić wzorzec kodu i poszczególne atrybuty.
Przy parametrze 140 Logistyka: Indeks dla materiałów i usług tworzony wg
słowników? ustawianym na T, podczas dołączania materiału lub usługi, wprowadzanie indeksu przebiega wyłącznie poprzez zdefiniowany schemat atrybutów indeksu. Pole Indeks nie będzie dostępny do redakcji.
Jeżeli parametr 140 będzie ustawiony na P, indeks będzie można wprowadzać również bez wykorzystania budowy indeksu materiałowego. Do redakcji
dostępne będzie zarówno pole Wzorzec jak i Indeks.
Jeżeli użytkownik poda wartość indeksu, to wówczas nie są uwzględniane
podane wartości według wzorca budowy indeksu, jeżeli natomiast pole Indeks
jest puste lub nie było poprawiane wówczas wypełniane jest podanymi wartościami według struktury budowy indeksu.
Należy zwrócić uwagę, że przy wartości parametru 140 ustawionym na P
budowa strukturalna indeksu materiałowego jest tylko dodatkową opcją, m.in.
nie każdy indeks materiałowy z podanym wzorcem będzie można wyszukać na
kartotekach według podanych wartości struktury wzorca.
Na temat redagowania i przeglądania kartoteki materiałowej czytaj
w punkcie I.15.3, na temat słownika usług — w punkcie I.15.4.
15.3 Słownik materiałów
Zdefiniowanie słownika materiałów, szczególnie gdy jest ich dużo, to czynność
pracochłonna, ale warto wykonać ją z dostateczną uwagą po to, aby w przyszłości wygodnie korzystać ze zredagowanych danych.
Redagowanie kartoteki materiałów
Redakcję kartoteki materiałów rozpoczniesz po wybraniu z menu [Definicje|
Słownik materiałów].
Na ekranie wyświetlone zostanie okno zawierające listę materiałów, które
już zostały wprowadzone do bazy danych (gdy wprowadzasz pierwszy towar,
Xpertis 360°plus
104
będzie ono puste). Po wykonaniu polecenia Dołącz — pojawi się okno redagowania informacji o towarze.
Okno posiada dwie zakładki: Dane indeksu i Dane dodatkowe.
Dla każdego materiału należy zdefiniować zestaw danych opisanych poniżej.
Dane indeksu W zakładce Dane indeksu znajdują się pola (patrz ekran I.11):
Ekran I.11
Indeks unikalny kod materiału, może zawierać dowolne znaki alfanumeryczne. Wskazane jest, by miał on budowę segmentową, w której każdy segment koduje określone informacje. Tak zbudowany kod materiału ułatwia przeglądanie kartoteki towarowej i przyspiesza wyszukiwanie informacji.
Redagując kod towaru należy pamiętać, że właśnie ten kod jest wykorzystywany najczęściej podczas sortowania i wyszukiwania informacji.
W związku z tym warto tak budować kody towarów, aby artykuły pokrewne znajdowały się obok siebie. Ułatwia to pracę związaną z redagowaniem i przeglądaniem danych.
Budowa indeksu materiałowego może być wspomagana przez program. Aby by funkcjonalność dotycząca budowy indeksu była dostępna, na liście parametrów należy ustawić parametr 140 Logistyka: Indeks
dla materiałów i usług tworzony wg słowników? dostępny po wybraniu
Xpertis 360°plus
105
[Administracja|Lista parametrów] a następnie zdefiniować atrybuty indeksu.
Na temat funkcjonalności dotyczącej atrybutów indeksu czytaj w rozdziale I.15.2.
Nazwa pełna nazwa materiału.
Opis pole może zawierać dowolny opis. Może zostać niewypełnione.
Nazwa na paragonie pole to ma znaczenie tylko w przypadku, jeżeli system
będzie wspomagał sprzedaż detaliczną (patrz punkt II.7). Jeżeli pole to
zostanie wypełnione, to jego wartość wysyłana jest do drukarki fiskalnej
jako opis pozycji. System kontroluje aby w pole to nie można było wpisać
więcej znaków niż określa parametr z listy formuł Ilość znaków w opisie
pozycji na wydruku paragonu (np. ELZAB: 28, POSNET: 40) ([Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż]). Więcej na temat opisu materiału na paragonie czytaj w punkcie II.7.4.
Jednostka jednostka miary, pole słownikowane, należy wybrać jedną z dostępnych pozycji.
Jeżeli parametr 4042 Domyślna jednostka miary dla materiałów w parametrach użytkownika zostanie ustawiony, jednostka miary będzie podpowiadana z tego parametru.
Wzorzec atrybutów cech poprzez wypełnienie tego pola, do danego indeksu
zostanie przypisana definicja struktury atrybutu cechy dostawy.
Funkcjonalność związana z atrybutami dostaw nie jest wykorzystywana
w systemie Xpertis Fakturowanie , także pole Wzorzec atrybutów cech nie
ma tu znaczenia.
PKWiU Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług, to klasyfikacja produktów krajowych i importowanych będących w polskim obiegu gospodarczym
stosowana dla sprawozdawczości statystycznej GUS. Integracja z Unią
Europejską to obowiązek stosowania jednolitego systemu klasyfikacji.
Na temat PKWiU czytaj również w punkcie I.15.5.
Grupa kod grupy materiałowej. Przy pomocy tego pola należy przypisać materiał do odpowiedniej grupy. Wartość w tym polu redagowana jest przy
pomocy wcześniej przygotowanego słownika grup materiałowych.
Xpertis 360°plus
106
Jeżeli parametr 4041 Domyślna grupa dla materiałów w parametrach
użytkownika zostanie ustawiony, grupa będzie podpowiadana z tego parametru.
Podpowiedź grupy materiałowej zgodnie z ustawieniem parametru 4041
działa tylko w tych miejscach, w których podpowiadana grupa nie wynika bezpośrednio z działania systemu, np. po wypełnieniu pola Grupa
na pozycji dokumentu magazynowego w przypadku dołączania nowego
materiału w wyświetlonym słowniku podpowiadana jest grupa z pozycji
dokumentu.
Podgrupa podgrupa materiałowa, do której należy dany materiał. Pole należy wypełnić tylko wtedy, jeżeli odpowiednia grupa podzielona jest na
podgrupy.
Ustawienie parametru 600010 Czy redagować grupę i podgrupę materiałową gdy materiał jest wykorzystywany? ([Definicje|Parametry|Formuły|
Magazyn]) na N spowoduje, że jeżeli na dany towar zostanie wystawiony
dokument, pola Grupy i Podgrupa nie będą dostępne do redakcji.
Parametr 600010 ustawiany jest w systemie Xpertis Logistyka.
Na temat grup materiałowych czytaj w punkcie I.15.1.
Gatunek, Odmiana są to dodatkowe pola branżowe. Pola są słownikowe oraz
dodatkowo parametryzowane.
Obsługa pól zależy od ustawienia parametrów z listy parametrów
[Administracja|Lista parametrów]:
— 142 Logistyka: obsługa pola Gatunek dla kartoteki materiałowej —
dla pola Gatunek.
— 143 Logistyka: obsługa pola Odmiana dla kartoteki materiałowej] —
dla pola Odmiana.
Dokładny opis, jakie wartości mogą przyjmować powyższe parametry i
w jaki sposób obsługiwane są pola w zależności od ustawienia tych parametrów czytaj w rozdziale VI.1.
Na temat pól Gatunek, Odmiana przy włączonej funkcjonalności tworzenia indeksów materiałowych według atrybutu indeksu czytaj w punkcie
I.15.2.
Xpertis 360°plus
107
Rodzaj wyposażenia rodzaj wyposażenia, do którego należy dany materiał.
Kartoteka rodzajów wyposażenia jest używana w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia. Więcej informacji na temat tej kartoteki znajdziesz
w podręczniku do tego systemu.
Kod kreskowy symbol wykorzystywany do identyfikacji materiału przez czytnik kodów kreskowych. Wpisując kod kreskowy, należy używać znaków zgodnych ze specyfikacją dopuszczalną przez standard, który będzie używany do wydruku.
Podczas wprowadzania kodu kreskowego pilnowana jest jego unikalność. Jeżeli w pole Kod kreskowy zostanie wprowadzony kod, który był
podany dla innego materiału, system zgłosi błąd.
Jeżeli kod kreskowy zostanie wprowadzony będzie możliwość wydrukowania go po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów|Drukuj].
Wyrób zewnętrzny, Wyrób gotowy, Półprodukt, Surowiec kategoria materiału.
Waga netto waga netto towaru. Pole to będzie wykorzystywane również jako
atrybut INTRASTAT w systemie Xpertis Logistyka.
Waga brutto waga brutto towaru.
Dokładność ilości w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ilości danego materiału. Należy wpisać tu liczbę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku. Określona w tym polu dokładność obliczeń
będzie stosowana zarówno w czasie wyświetlania danych w okienkach,
jak i na wydrukach. Liczba nie może być większa niż 10.
W polu tym podpowiadana jest liczba wprowadzona w pole Dokładność ilości dla grupy materiałowej do której dany materiał należy (patrz
punkt I.15.1).
Dokładność ceny magazynowej pole określa dokładność obliczeń stosowanych dla ceny magazynowej danego materiału. Pole nie jest wykorzystywane w systemie Xpertis Fakturowanie .
Opakowanie po zaznaczeniu tego pola materiał będzie traktowany w programie jako opakowanie zwrotne.
Na temat opakowań zwrotnych czytaj w podręczniku do systemu Xpertis
Logistyka.
Xpertis 360°plus
108
Funkcjonalność związana z opakowaniami zwrotnymi nie jest wykorzystywana w systemie Xpertis Fakturowanie .
Wymagany termin ważności dla materiału z zaznaczonym parametrem, dla
magazynów zdefiniowanych z obsługą wymiarów, przy akceptacji dokumentu przychodowego, jest kontrolowane rozpisanie danej pozycji dokumentu na wymiary posiadające niezerowe terminy ważności.
Funkcjonalność związana z wymiarami nie jest wykorzystywana w systemie Xpertis Fakturowanie .
% VAT - stawka podatku VAT kod stawki VAT redagowany przy pomocy
słownika programowego stawek VAT.
Jeżeli parametr 4043 Domyślna stawka VAT w parametrach użytkownika
zostanie ustawiony, stawka VAT będzie podpowiadana z tego parametru.
Na temat parametrów użytkownika czytaj w punkcie I.9.7.
Na temat stawek VAT wykorzystywanych w systemie czytaj w punkcie I.15.7.
Proponowany procent marży, Proponowany procent narzutu pola umożliwiają określenie proponowanej marży i narzutu dla materiału. Proponowaną marżę czy narzut można podać też dla grupy materiałowej. Wykorzystywane są przy kalkulacji ceny sprzedaży w systemie Logistyka.
Rysunek przy pomocy tego pola możesz dołączyć zdjęcie materiału (w formacie BMP lub JPEG). Po naciśnięciu klawisza F3 wskaż miejsce występowania pliku graficznego.
Aktywny znaczniki aktywności materiału. Dla materiałów aktywnych pole to
jest zaznaczone. Pole jest niedostępne do redakcji, znacznik aktywności
można zmienić poprzez polecenie Aktywny dostępne w kartotece materiałowej.
Sekcja Atrybuty INTRASTAT dotyczy danych związanych z towarem, które
będą potrzebne do tworzenia deklaracji INTRASTAT. W systemie Xpertis Fakturowanie pola te nie są wykorzystywane. Opis pól znajdziesz w podręczniku
do systemu Logistyka.
Xpertis 360°plus
109
Ekran I.12
Dane dodatkowe Po wskazaniu zakładki Dane dodatkowe dostępne są pola
(patrz ekran I.12):
Identyfikacja na urządzeniu mobilnym parametr umożliwia określenie jak
identyfikowany ma być dany indeks materiałowy na urządzeniu mobilnym. Dostępne opcje to:
— Brak (B) — brak identyfikacji, indeks materiałowy identyfikowany
jest według jego kodu kreskowego (kodów zewnętrznych, kodów
przelicznikowych),
— Wg dostaw (D) — według dostawy danego indeksu materiałowego,
— Wg zestawu atrybutów dostawy (A) — według zestawu atrybutów
dostawy danego indeksu materiałowego,
— wg partii produkcyjnej (P),
— Wg zlecenia (Z).
Kontrola wydania wg identyfikacji parametr określa, czy można zmienić na
urządzeniu mobilnym kod identyfikacyjny (parametr ustawiony na wartość N).
Formuła na opis kodu parametr umożliwia przypisanie formuły generującej
opis kodu identyfikacyjnego na urządzeniu mobilnym.
Powyższe parametry są dostępne do redakcji, jeżeli dla danego indeksu
materiałowego został podany kod kreskowy (pole Kod kreskowy w zakładce Dane indeksu).
Pola Formuła na opis kodu i Kontrola wydania wg identyfikacji dostępne
są do redakcji, jeżeli dla danego indeksu materiałowego określono sposób identyfikacji na urządzeniu mobilnym — jeżeli zaznaczona jest opcja
Brak — pola nie są aktywne.
Xpertis 360°plus
110
Dodatkowo sprawdzane jest, czy dany indeks materiałowy został wykorzystany choć w jednym magazynie typu DOSTAWY.
Jeżeli indeks został użyty, wówczas chcąc zmienić znacznik Identyfikacja
na urządzeniu mobilnym, należy użyć funkcji pomocniczej [Firma|Funkcje pomocnicze|Definiowanie sposobu identyfikacji na urządzeniach mobilnych dla kartoteki materiałowej].
Opcja Wg zestawu atrybutów dostawy dla identyfikacji na urządzeniu
mobilnym, może być zaznaczona, jeżeli dla danego indeksu materiałowego przypisano wzorzec atrybutów cech (w zakładce Dane indeksu).
Po wybraniu dla nowego materiału identyfikacji według atrybutów, kody
identyfikacyjne mogą być wygenerowane. Widoczne będą po wskazaniu
zakładki Kody towarowe.
Opcja Wg partii produkcyjnej jest dostępna o ile dany indeks materiałowy
ma przypisany wzorzec atrybutów dostawy, w którym jeden z atrybutów
jest typu Partia.
Wskazanie identyfikacji Wg zlecenia lub Wg partii produkcyjnej jest
możliwe, jeżeli system Xpertis Logistyka współpracuje z systemem Xpertis
Produkcja — czyli parametr 100400 Czy współpraca z produkcją? ustawiony jest na wartość T.
Mobilna obsługa magazynu wykorzystywana jest w systemie Xpertis Logistyka.
Dane dla Magazynu Wysokiego Składowania sekcja ta związana jest z magazynem wysokiego składowania. Pola mają znaczenie, jeżeli w firmie
wykorzystywane są elementy magazynu MWS.
Pola nie są wykorzystywane w systemie Xpertis Fakturowanie .
Na temat pól w kartotece materiałowej dotyczących MWS czytaj w podręczniku do systemu Logistyka.
Kody towarowe
Dla każdego materiału istnieje możliwość wprowadzenia listy dodatkowych
kodów towarowych i kodów kreskowych. Po wybraniu [Definicje|Słownik
materiałów] i dla wybranego materiału wskazaniu zakładki Kody towarowe,
na ekranie zostanie wyświetlona lista wcześniej wprowadzonych kodów dla
towaru. Po wybraniu standardowej akcji Dołącz otrzymasz okno zawierające
pola:
Xpertis 360°plus
111
— Materiał, Kod kreskowy — wartości z kartoteki materiałowej: kod i nazwa
materiału oraz kod kreskowy wskazanego materiału. Pole jest niedostępne do redakcji.
— Kod — dodatkowy kod towarowy.
— Nazwa — dodatkowa nazwa materiału.
— Kod kreskowy — dodatkowy kod kreskowy. Wpisując kod kreskowy, należy używać znaków zgodnych ze specyfikacją dopuszczalną przez standard, który będzie używany do wydruku.
— Il.zbiorcza — zbiorcza ilość materiału przypisana do danego kodu kreskowego.
— Id — identyfikator kodu kreskowego. Po wybraniu akcji Legenda można
odczytać znaczenie ikon tu przypisanych.
Unikalność kodu kreskowego kodu materiałowego jest kontrolowany wyłącznie, jeżeli ilość zbiorcza jest większa od zera. Jeżeli np. materiał B ma kod
kreskowy 1111, to jeżeli dla materiału A wprowadzimy kod kreskowy również
1111, ale nie podamy ilości zbiorczej (w polu Il.zbiorcza będzie 0), to system
pozwoli na taką operację. Jeżeli w pole Il.zbiorcza wprowadzimy liczbę większą
od zera, to system zgłosi komunikat, że dany kod już istnieje.
Wprowadzenie kodów kreskowych ma szczególne znaczenie, jeżeli w firmie prowadzona jest mobilna obsługa magazynu. Kontrola unikalności kodów
kreskowych dla ilości zbiorczej większej od zera, również jest związana z obsługą urządzeń mobilnych.
Na temat mobilnej obsługi magazynu czytaj w podręczniku do systemu
Logistyka.
Jeżeli dla materiału wprowadzono kody, po kodach tych materiał będzie
mógł być wyszukiwany po wybraniu akcji Szukaj wg kodu z menu [Definicje|
Akcja Szukaj wg kodu dostępna jest również podczas wystawiania faktur
sprzedaży, w kartotece materiałowej dostępnej po naciśnięciu klawisza F3
w polu Indeks.
Informacje na temat funkcji szukania po kodach znajdziesz w punkcie
I.15.8.
Po wybraniu akcji Drukuj można wydrukować kody kreskowe dla danego
materiału.
Xpertis 360°plus
112
Obsługa drukarek kodów kreskowych Drukarkę kodów kreskowych można dołączyć po wybraniu [Administracja|Urządzenia|Lista urządzeń]. Uruchomienie akcji Dołącz umożliwia dołączenie do listy nowego czytnika lub nowej
drukarki kodów kreskowych. Okna redagowania parametrów urządzeń są specyficzne dla obu kategorii urządzeń.
Na temat definiowania urządzeń zewnętrznych czytaj w podręczniku
do systemu Środki trwałe w rozdziale Obsługa urządzeń zewnętrznych.
Drukarkę kodów kreskowych wskazuje się po wybraniu [Administracja|
Parametry wydruków|Globalne] lub [Administracja|Parametry wydruków|Użytkownika], w polu Typ drukarki w sekcji Kody kreskowe. Jeśli typ drukarki zostanie podany, to wydruki będą kierowane na wskazane urządzenie. W przeciwnym wypadku wydruk będzie realizowany na ekran z wykorzystaniem
czcionki, która jest podawana w polu Czcionka kodu kreskowego. W przypadku
drukowania na drukarkę kodów kreskowych w parametrach wydruków można podać etykietę. Jeśli pole pozostanie niewypełnione etykietę trzeba będzie
wskazać podczas drukowania. Powyższe dotyczy wydruków:
— etykiet towarowych dla kartoteki materiałowej;
— etykiet towarowych dla kodów towarowych materiału;
— lokalizacji.
Kod identyfikujący dostawę Jeżeli w kartotece materiałowej w zakładce Dane dodatkowe pole Identyfikacja na urządzeniu mobilnym zostanie ustawione na
Wg atrybutów dostawy, po dodaniu nowego materiału, może zostać wygenerowany również kod identyfikujący dostawę związany z każdym zestawem atrybutów dla podanego wzorca. Kod ten wprowadzany jest w pole Kod w oknie
Kody towarowe.
Kod identyfikujący dostawę może być używany do identyfikacji materiału
na urządzeniu mobilnym.
Dokładny opis obsługi urządzeń mobilnych, jak i identyfikacji dostaw na
urządzeniach mobilnych, znajdziesz w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Załączniki
Wskazanie zakładki Załączniki dostępnej po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów] umożliwia wyświetlenie okna z podpiętymi pod dany materiał dokumentami jak również podpiąć kolejne dokumenty.
Xpertis 360°plus
113
Dokumentami mogą być pliki graficzne (bmp, jpg), pliki tekstowe (doc,
pdf), lub dowolne inne pliki.
Dany załącznik może być wysłany pocztą e-mail przy pomocy systemu
Alerty biznesowe.
Dołączony plik można również podpisać elektronicznie. Więcej na temat załączników i podpisu elektronicznego czytaj w punkcie V.7. Na temat
współpracy systemu Xpertis Fakturowanie z systemem Alerty Biznesowe czytaj
w punkcie V.5.
Dodatkowe jednostki dla materiału
Przy pomocy zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Jednostki] można wprowadzić dodatkowe jednostki dla danego materiału. Po wybraniu standardowego polecenia Dołącz wyświetlone zostanie okno, do którego należy wprowadzić
przelicznik jednostek. W pierwsze pole wprowadzana jest jednostka dodatkowa. Musi ona się różnić od jednostki przypisanej do materiału. Następne pole
zawiera przelicznik — określa ilość jednostek dodatkowych przypadających
na jedną jednostkę miary przypisaną do materiału. Jednostka przypisana do
materiału wprowadzona jest do kolejnego pola i nie można pola redagować.
W polu Dokładność należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla
ilości danego materiału w dodatkowej jednostce.
Pole Sp. przybl. oznacza sposób przybliżeń, który należy wprowadzić korzystając ze słownika.
Stawki VAT kontrahenta
Podstawowa stawka VAT dla materiału określona jest w słowniku materiałów.
Wybierając zakładkę St.VAT kontr., dostępną po wskazaniu [Definicje|Słownik
materiałów], dla każdego materiału można przypisać stawkę VAT dla kontrahentów.
Stawkę VAT dla kontrahenta można również zmienić wybierając [Firma|
Kontrahenci|Inne|St. VAT materiałów].
Jeżeli materiał dla kontrahenta ma inną stawkę niż dla materiału, podczas
wystawiania dokumentów sprzedaży czy zakupu, w pozycję dokumentu będzie
przepisywana stawka obowiązująca dla kontrahenta.
Historia stawek VAT
W kartotekach materiałowej i usługowej dla każdej pozycji dostępna jest historia stawek VAT.
Xpertis 360°plus
114
Historia dostępna jest w zakładce Historia st. Vat. po wybraniu [Definicje|
Historia definiowana jest przez kolejne pozycje, gdzie każda pozycja składa
się z pól:
Od daty data, od której obowiązuje podana w kolejnym polu stawka VAT i
ewentualnie nazwa na paragonie. Pierwszy zapis historii w tym polu,
musi mieć wpisany pierwszy okres logistyczny. Wypełnienie pola jest
wymagane. W pole to można wpisać datę pierwszego dnia miesiąca. Jeżeli zostanie wprowadzona kolejna pozycja ze stawką VAT do historii,
dana stawka będzie obowiązywała w okresie zawierającym się między
dwoma datami podanymi w polach Od daty.
Stawka VAT obowiązuje w okresie ustalanym według powyższych zasad. Wypełnienie pola jest wymagane.
Nazwa na paragonie obowiązuje w okresie ustalanym według powyższych
zasad. Należy zwrócić uwagę, że jeśli pole pozostanie niewypełnione to
nazwa na paragonie wyznaczana jest wg wzoru:
Indeks materiału/usługi + [spacja] + Nazwa materiału/usługi.
Po zmianie stawki, nowa stawka będzie podpowiadana na wszystkich dokumentach, w których pozycjach znajduje się pole ze stawką VAT.
Cenniki
Istnieje możliwość podglądu i edycji cennika w kartotece materiałowej
[Definicje|Słownik materiałów] zakładka Cenniki i usługowej [Definicje|Słownik usług] zakładka Cenniki. W zakładce po uruchomieniu jednej z powyższych
opcji dostępne są cenniki dla wskazanego materiału lub usługi. Można przełączyć się na cenniki grupy materiałowej lub usługowej przypisanej odpowiednio do materiału lub usługi. Służy do tego opcja Cenniki materiału/grupy materiałowej w panelu z listą rodzajów i nagłówków cenników. Edytując cenniki z
tego poziomu nie można zmienić materiału, usługi, grupy materiałowej, grupy usługowej, ponieważ wynikają one z bieżącego materiału, usługi. Zakładka Cenniki w kartotece materiałowej i usługowej dostępne są przy włączonym
parametrze Ceny wg cenników w parametrach oddziału ([Definicje|Parametry|
Parametry pracy|Parametry oddziału]).
Na temat redakcji cenników czytaj w punkcie I.18.
Xpertis 360°plus
115
Ceny
Wybór zakładki Ceny dostępnej po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów]
czy [ Definicje|Słownik usług] umożliwia określenia czterech rodzajów cen
sprzedaży dla danego towaru. Aby podczas wystawiania dokumentów związanych ze przedażą, ceny były pobierane z kartoteki materiałowej, należy w parametrach pracy oddziału pole Ceny sprzedaży zaznaczyć na Ceny z kartoteki
mat./usł. — patrz punkt I.5.4.
Pole Cena minimalna oznacza cenę minimalną sprzedaży danego towaru
(czy w kartotece usług — danej usługi).
Jeżeli pole to zostanie wypełnione, to w trakcie wystawiania czy akceptacji odpowiednich dokumentów cena sprzedaży będzie kontrolowana — patrz
punkt Kontrola ceny minimalnej.
W polu Waluta znajduje się symbol waluty odnoszący się do podawanych
cen. Waluta wykorzystywana jest w słowniku dostępnym w polach cen w pozycjach dokumentów. Np. jeśli ceny w kartotece cen będą podane tylko w PLN
to w walutowej fakturze VAT słownik cen będzie pusty (przy założeniu, że ceny
sprzedaży pobierane są z kartoteki cen).
Przyjmuje się, że ceny podawane w kartotece cen są cenami netto. W dokumentach ceny brutto będą powiększane o VAT.
Po odpowiedniej parametryzacji systemu, ceny dostawcy będą widoczne
podczas redakcji dokumentów związanych z rozchodem. Ceny mogą być również podpowiadane przez system.
Podgląd i zapis rysunku z kartoteki materiałowej
W oknie przeglądania kartoteki materiałowej istnieje możliwość podglądu lub
pobrania załączonego do niej rysunku. Służy do tego akcja [Definicje|Słownik
materiałów|Pobierz rysunek]. Jeżeli dany materiał ma załączony rysunek wówczas można wybrać jedną z opcji:
— Podgląd rysunku — umożliwia podgląd rysunku w skojarzonym w systemie programie;
— Zapis rysunku — umożliwia pobranie rysunku i zapisanie go na podanej
lokalizacji (dostępnej w systemie).
Poprawianie wprowadzonego materiału
Jeżeli materiał nie był jeszcze wykorzystywany w systemie, można go dowolnie
modyfikować.
Xpertis 360°plus
116
Ograniczenia w poprawianiu pól:
— Indeks — pole nie jest dostępne do redakcji po wybraniu akcji Popraw.
Aby poprawić pole Indeks należy wykonać polecenie Popraw indeks. Przy
pomocy tej akcji indeks można poprawić, nawet jeżeli jest już używany
w dokumentach.
— Wzorzec atrybutów cech — jeżeli pole było wcześniej wypełnione nie
jest dostępne do redakcji. Zawartość pola można usunąć po wybraniu
[Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty dostaw|Materiały]. Tutaj akcja
Usuń zadziała, jeżeli definicja atrybutu nie była wykorzystana.
— Jednostka pole nie jest dostępne do redakcji, jeżeli materiał był wykorzystany w systemie.
— Dokładność ilości, Dokładność ceny magazynowej — dla materiału wykorzystanego w systemie pola będą dostępne do redakcji, jeżeli parametr
użytkownika 1150 Czy możliwa zmiana dokładności dla indeksów wykorzystanych w systemie? ustawiony będzie na T.
Parametr 1150 ustawiany jest w systemie Xpertis Logistyka.
Aktualizacja informacji o grupach materiałowych w kartotekach dla wersji
wielofirmowej W przypadku korzystania z wersji wielofirmowej, kiedy dla
danego indeksu materiałowego zostanie zmieniona grupa lub podgrupa należy
wykonać funkcję [Firma|Funkcje pomocnicze|Aktualizacja informacji o grupach
materiałowych w kartotekach].
Kartoteki należy odtworzyć w każdej z firm.
Inne polecenia i zakładki dostępne w kartotece materiałowej
Kopiuj przycisk [Definicje|Słownik materiałów|Kopiuj] umożliwia skopiowanie danej pozycji materiałowej. Po wywołaniu funkcji otwiera się okno
redakcji nowego materiału (w kartotece usług — usługi) wypełnione
wstępnie danymi na podstawie bieżącego rekordu. Akcję warto stosować przy wprowadzaniu nowego materiału o podobnych danych do już
istniejącego materiału.
Filtruj polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Filtruj] jest uproszczoną wersją standardowej akcji Szukaj. Po wykonaniu funkcji wyświetlana jest lista z wynikami filtrowania.
Xpertis 360°plus
117
Aktywny przy pomocy akcji [Definicje|Słownik materiałów|Aktywny] możesz
mienić status materiału z aktywnego na nieaktywny lub na odwrót. Towarów o statusie Nieaktywny nie będzie można przyjmować do magazynu. Nieaktywne mogą być te towary, które od dłuższego czasu nie są
kupowane i sprzedawane, a nie można ich usunąć ze względu na powiązania z dokumentami.
Zakres polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Zakres] umożliwia ograniczenie przeglądania kartoteki do materiałów tylko aktywnych (opcja domyślna), nieaktywnych lub też możesz przeglądać całą kartotekę bez
względu na status towaru.
Składowe polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Składowe] spowoduje wyświetlenie okna redagowania, które zawiera tabelę specyfikującą poszczególne części składowe danego wyrobu — na temat kompletowania
wyrobów czytaj w podręczniku do systemu Logistyka. Po wprowadzeniu
składowych dla danego materiału w kolumnie S słownika materiałów
znajdzie się ilość składowych.
Szczegóły polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Szczegóły] wywoła ekran
z listą dodatkowych informacji o materiale. Informacje te to: stany magazynowe w poszczególnych magazynach, ilość w wydaniu, rezerwacje
tymczasowe, rezerwacjach z zamówień, ilości w drodze, stan dostępny
w magazynach.
Popraw indeks wybranie polecenia [Definicje|Słownik materiałów|Popraw indeks] umożliwi zmianę indeksu materiału. Jeżeli indeks budowany jest
przy pomocy atrybutów indeksu, poprawianie indeksu będzie wyglądać
tak jak jego wprowadzanie - można poprawić poszczególne jego atrybuty.
Na temat atrybutów indeksu czytaj w punkcie I.15.2.
Koszt wytworzenia polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Koszt wytworzenia] pozwala na wyświetlenie kalkulacji i analiz dla materiału wykonanych w systemie Xpertis Produkcja. Funkcja jest dostępna dla produktów
i półfabrykatów. Możliwe jest wyświetlenie danych o koszcie wytworzenia pochodzących z trzech źródeł:
— TKW — zostanie wyświetlone okno z technologiami dla materiału.
Dla każdej pozycji za pomocą akcji [Menu|Kalkulacja TKW] można
obejrzeć i wykonać kalkulacje technicznego kosztu wytworzenia;
Xpertis 360°plus
118
— wg kalkulacji zleceń — zostanie wyświetlone okno ze zleceniami
dla danego materiału. Dla każdego zlecenia za pomocą akcji Kalkulacje można obejrzeć i wykonać dla niego kalkulacje kosztów;
— wg analiz zleceń — zostanie wyświetlone okno ze zleceniami dla
danego materiału. Dla każdego zlecenia za pomocą akcji Analizy
można obejrzeć i wykonać dla niego analizy kosztów.
Na temat kalkulacji i analiz przeczytasz więcej w podręczniku do systemu Xpertis Produkcja.
Drukuj wybranie polecenia [Definicje|Słownik materiałów|Drukuj] umożliwi
wydrukowanie listy kodów kreskowych. Istnieje możliwość wydrukowania listy wszystkich kodów, wybranych kodów lub kod dla bieżącego
materiału.
Zakładki polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Zakładki] czy [Definicje|
Słownik usług|Zakładki] umożliwia pokazywanie i ukrywanie zakładek
w podglądzie kartotek odpowiednio materiałowej i usługowej. Wyboru można dokonać również edytując formułę użytkownika 4040 Aktywne zakładki kartoteki materiałowej/usługowej. Wprowadzone ograniczenia dotyczą wszystkich widoków np. jeśli wyłączona zostanie zakładka
Tłumaczenie to zostanie ukryta w kartotece materiałowej i usługowej.
Tłumaczenie po wybraniu zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Tłumaczenie] należy wprowadzić kod kraju i tekst w wybranym języku obcym.
Na temat tłumaczenia czytaj w punkcie I.19.
Zakładka Tłumaczenia jest widoczna dopiero po dodaniu słownika języków do parametrów systemu ([Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Słowniki systemu]).
Szukaj wg kodu funkcja umożliwia szukania materiału zarówno po indeksie,
jak i kodzie kreskowym, a również po dodatkowych kodach towarowych, jeżeli zostaną zdefiniowane.
Informacje na temat funkcji szukania po kodach znajdziesz w punkcie
I.15.8.
15.4 Słownik usług
Struktura kartoteki materiałowej i usługowej jest podobna. Jednak nie wszystkie dane, które należało nanieść redagując kartę materiału, znajdują się w kar-
Xpertis 360°plus
119
totece usług. Na przykład podczas wprowadzania danych o usłudze nie ma pól
zawierających informacje o stanach kontrolnych czy wagi.
Definicja usługi nie zawiera informacji o atrybutach Intrastat.
Rejestrowanie usług w kartotece
Aby wprowadzić dane dotyczące usług, wybierz z menu Definicje pozycję Słownik usług [Definicje|Słownik usług]. Po jej wybraniu, na ekranie wyświetlone
zostanie okno przeglądania zawierające katalog usług dotąd wprowadzonych
do kartoteki.
Po wybraniu polecenia Dołącz na ekranie otwarte zostanie okno redagowania karty nowej usługi. Wprowadzając do kartoteki nową usługę wypełnij pola
dotyczące następujących danych:
— kodu i nazwy usługi;
— kod PKWiU, zwłaszcza jeśli sprzedaż usługi podlega opodatkowaniu według innej stawki niż podstawowa;
— grupy usług, zgodnie z kartoteką grup materiałowych i usługowych
(patrz punkt I.15.1);
— podgrupa usługi — jeżeli grupa usługowa posiada podgrupy;
— jednostki miary zgodnie z katalogiem jednostek (jednostką usług może
być np. roboczogodzina, nie jest możliwe w programie pominięcie jednostki miary w odniesieniu do usług);
— dokładność obliczeń stosowanych dla ilości danej usługi;
— stawka podatku VAT.
Ten zestaw danych wystarcza, by wprowadzić do kartoteki nową usługę.
Istnieje możliwość podpowiadania domyślnych wartości dla następujących
pól w kartotece usługowej:
— grupa materiałowa,
— jednostka miary,
— stawka VAT.
Domyślne wartości ustawiane są w formułach użytkownika ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Firma]):
Xpertis 360°plus
120
— 4043 Domyślna stawka VAT
— 4044 Domyślna grupa dla usług
— 4045 Domyślna jednostka miary dla usług
Podpowiedź grupy usługowej zgodnie z ustawieniem parametru 4044 działa tylko w tych miejscach, w których podpowiadana grupa nie wynika bezpośrednio z działania systemu, np. po wypełnieniu pola Grupa na pozycji dokumentu magazynowego w przypadku dołączania nowej usługi w wyświetlonym
słowniku podpowiadana jest grupa z pozycji dokumentu.
Pole Rodzaj aktywne jest w systemie Umowy i zgłoszenia.
Jeżeli system będzie wspomagał sprzedaż detaliczną (patrz punkt II.7), znaczenie dla systemu będzie miało wypełnienie pola Nazwa na paragonie. Jeżeli
pole to zostanie wypełnione, to jego wartość wysyłana jest do drukarki fiskalnej
jako opis pozycji. System kontroluje aby w pole to nie można było wpisać więcej znaków niż określa parametr z listy formuł Ilość znaków w opisie pozycji na
wydruku paragonu (np. ELZAB: 28, POSNET: 40) ([Definicje|Parametry|Formuły|
Sprzedaż]). Więcej na temat opisu usługi na paragonie czytaj w punkcie II.7.4.
Ponieważ wprowadzanie danych do kartoteki usług przebiega identycznie
jak redagowanie kartoteki materiałów, szczegółowe informacje dotyczące wypełniania poszczególnych pól znajdziesz w punkcie I.15.3, dotyczącym kartoteki materiałów.
Na temat zakładek i poleceń dostępnych w oknie słownika usług czytaj
również w punkcie I.15.3.
15.5 PKWiU
Kartoteka symboli PKWiU będzie służyć jako słownik przy definiowaniu materiałów. Oczywiście nie musi ona obejmować wszystkich istniejących symboli
PKWiU. Powinna zawierać jedynie te, które będą wykorzystane do zdefiniowania materiałów występujących w kartotece materiałowej.
Aby zredagować kartotekę symboli PKWiU, należy wybrać [Definicje|
Słowniki dodatkowe |PKWiU]. Listę symboli PKWiU możesz modyfikować przy
pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw. Dla każdego symbolu
należy podać następujące dane:
— Kod — kod PKWiU.
— Opis — opis do symbolu. Pole może pozostać puste.
Xpertis 360°plus
121
PKWiU 2008
W systemie dostępna jest funkcja umożliwiającą zapamiętanie dotychczasowych PKWiU celem wykorzystania w wydrukach dokumentów. Nowe PKWiU
2008, jak dotychczas będzie przechowywane w kartotekach materiałowej i
usługowej.
Edycja nowego i historycznego PKWiU dostępna jest po wybraniu [Firma|
Funkcje pomocnicze|PKWiU 2008 ]. Po wybraniu funkcji dostępne jest okno z
następującymi kolumnami:
— PKWiU 2008 — kod PKWiU, który będzie drukowany na dokumentach
od 1 stycznia 2011 roku. Ten sam kod dostępny jest w kartotekach materiałowej i usługowej.
— PKWiU opis — opis PKWiU 2008. Ten sam opis dostępny jest w kartotekach materiałowej i usługowej.
— PKWiU — kod PKWiU, który będzie drukowany na dokumentach do 31
grudnia 2010 roku, jeśli został przypisany. W przeciwnym razie będzie
drukowane PKWiU z kartotek materiałowej i usługowej.
— Indeks — Indeks materiału czy usługi.
— Nazwa — Nazwa materiału czy usługi.
Należy zwrócić uwagę, że jeśli nie zostanie zapamiętany PKWiU historyczny to kod prezentowany w kolumnie PKWiU 2008 będzie drukowany zawsze.
W górnym menu dostępne są opcje:
— Popraw PKWiU 2008 — umożliwia poprawę kodu i opisu PKWiU 2008.
PKWiU można poprawić na jednej lub zaznaczonych pozycjach.
— Popraw PKWiU — umożliwia poprawę kodu PKWiU 2004
— Przepisz PKWiU 2008 do historii - przepisuje kod PKWiU 2008 do
PKWiU (jeśli historyczne PKWiU było wypełnione to wartość zostanie
nadpisana). Przepisania można dokonać na jednej lub zaznaczonych pozycjach.
Przed rozpoczęciem ewidencji dokumentów w roku 2011 należy wykonać
następujące czynności:
Xpertis 360°plus
122
— Uruchomić [Firma|Funkcje pomocnicze|PKWiU 2008], zaznaczyć wszystkie pozycje i wybrać Przepisz PKWiU 2008 do historii. Krok ten zapewni
zapamiętanie dotychczas używanych PKWiU w historii.
— Nadać nowe PKWiU wymaganym pozycjom używając Popraw PKWiU
2008.
Pobieranie PKWiU z przed 1 stycznia 2011 roku tylko z historii
Na liście formuł [Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż] znajduje się parametr 300201 PKWiU z przed 1 stycznia 2011 roku tylko z historii?. Parametr ustawiony na wartość N nic nie zmienia w dotychczasowym wyznaczaniu PKWiU.
Wartość T spowoduje pobieranie PKWiU dla dokumentów sprzed 1 stycznia
2011 roku tylko z historii.
15.6 Jednostki miary
Kartoteka jednostek będzie służyć jako słownik przy definiowaniu materiałów
czy usług.
Oczywiście nie musi zawierać wszystkich możliwych jednostek. Powinny
znajdować się w niej jedynie te, które będą wykorzystane do zdefiniowania
materiałów czy usług występujących w odpowiednich kartotekach. Aby zredagować kartotekę jednostek, należy wybrać [Definicje|Słowniki dodatkowe|
Jednostki miary]. Listę jednostek można modyfikować przy pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw. Dla każdej jednostki należy podać następujące dane:
Jednostka skrótowa nazwa jednostki wykorzystywana na potrzeby programu.
Nazwa pełna nazwa jednostki miary lub wagi. Pole może nie być wypełnione.
Dla jednostek miary istnieje możliwość rejestrowania tłumaczeń po wybraniu funkcji [Definicje|Słowniki dodatkowe|Jednostki miary|Tłumaczenia].
Tłumaczenia wykorzystywane są w wydrukach faktur VAT i korekt.
Na temat tłumaczeń w systemie Xpertis Fakturowanie czytaj również
w punkcie I.19.
15.7 Stawki VAT
Stawka VAT przypisana do materiału czy usługi będzie podpowiadana podczas
wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupów, zamówień.
Xpertis 360°plus
123
Wyznaczanie aktualnej stawki VAT
Stawka VAT pobierana jest z kartoteki materiałowej lub usługowej jeśli brak
zapisów w historii stawek VAT dla danego materiału lub usługi. Stawka VAT
wyznaczana jest według historii jeśli jest w niej co najmniej jeden zapis dotyczący danej pozycji kartoteki materiałowej lub usługowej. Jeśli są zapisy w
historii, stawkę VAT i nazwę na paragonie, zapisane w pozycji kartoteki materiałowej lub usługowej, należy traktować jako informacyjne (niewykorzystywane podczas wystawianiu dokumentów, drukowania paragonów). Zasady te
dotyczą:
— Wystawiania „ręcznego” dokumentów magazynowych, sprzedaży, zakupu. Stawka VAT wyznaczana według okresu, do którego należy dokument. Nie dotyczy dokumentów korygujących. W korektach stawka
przepisywana jest z dokumentu korygowanego. Podczas edycji pozycji
korekty wyświetlany jest komunikat o zmianie stawki VAT. Wystawiający dokument korygujący musi sam zadbać o odpowiednią stawkę VAT.
— Wystawiania „ręcznego” zamówień sprzedaży, ofert. Stawka VAT wyznaczana jest odpowiednio według daty przyjęcia, daty utworzenia.
— Poprawy daty przyjęcia, daty utworzenia w nagłówkach odpowiednio
zamówień sprzedaży, ofert. Stawka VAT wyznaczana odpowiednio wg
daty przyjęcia, daty utworzenia.
— Wystawiania „ręcznego” korekty historycznej. Stawka VAT wyznaczana jest według daty dokumentu korygowanego. Podczas edycji pozycji
korekty wyświetlany jest komunikat o zmienianie stawki VAT. Wystawiający dokument korygujący musi sam zadbać o odpowiednią stawkę
VAT.
— Generowania dokumentu sprzedaży z jednego lub wielu dokumentów
magazynowych. Stawka VAT wyznaczana jest według okresu, do którego
należy dokument sprzedaży.
— Generowania dokumentów sprzedaży z umów. Stawka VAT wyznaczana
jest według okresu do którego należy dokument sprzedaży.
— Generowania dokumentów sprzedaży ze zgłoszeń. Stawka VAT wyznaczana jest według okresu do którego należy dokument sprzedaży.
— Realizacji zamówienia sprzedaży. Stawka VAT wyznaczana jest według
okresu do którego należy dokument sprzedaży, dokument magazynowy.
Xpertis 360°plus
124
— Wystawiania faktury zaliczkowej do zamówienia sprzedaży. Stawka VAT
wyznaczana jest według okresu do którego należy faktura zaliczkowa.
— Kopiowania zamówień sprzedaży. Stawka VAT wyznaczana jest według
daty przyjęcia zamówienia.
— Realizacji zamówienia dostawy w tym realizacji potwierdzeń dostaw.
Stawka VAT wyznaczana jest według okresu do którego należy dokument magazynowy.
— Generowanie zamówienia sprzedaży z oferty. Stawka VAT wyznaczana
jest według daty przyjęcia zamówienia.
— Wiązania dokumentów magazynowych z dokumentami zakupu. Tylko
w zakresie dopisywania nowych pozycji do dokumentu zakupu. Stawka
VAT wyznaczana jest według daty okresu, do którego należy dokument
zakupu.
W przypadku dokumentów generowanych z innych np. faktury z zamówienia sprzedaży, możliwe jest włączenie trybu pobierania stawki VAT z dokumentu źródłowego (np. z zamówienia sprzedaży). Tryb pobierania stawki VAT
z dokumentów źródłowych włącza się ustawiając formułę 100320 Czy pobierać
stawkę VAT z dokumentów źródłowych? na wartość T ([Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis]).
Parametr dotyczy przypadków:
— Generowania dokumentu sprzedaży z jednego lub wielu dokumentów
magazynowych.
— Realizacji zamówienia sprzedaży.
— Wystawiania faktury zaliczkowej do zamówienia sprzedaży.
— Kopiowania zamówień sprzedaży.
— Generowanie zamówienia sprzedaży z oferty.
— Wiązania dokumentów magazynowych z dokumentami zakupu. Tylko
w zakresie dopisywania nowych pozycji do dokumentu zakupu.
— Podczas wyznaczaniu stawki VAT uwzględniane są stawki VAT kontrahenta oraz ustawienia w typie dokumentu sprzedaży (faktura eksportowa, dokument UE).
Xpertis 360°plus
125
— Dopuszczalne jest nie korzystanie z historii stawek VAT. W takiej sytuacji zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w kartotekach materiałowej czy usługowej.
Wspomaganie zmiany stawek VAT w kartotekach materiałowej i usługowej
W celu usprawnienia przejścia na nowe stawki VAT istnieje rozwiązanie umożliwiające aktualizację danych w kartotekach materiałowej i usługowej. Aktualizacja kartotek polega na wykonaniu serii czynności:
— Wybraniu okresu od którego obowiązywać będą nowe stawki VAT i nazwy na paragonie.
— Przypisaniu nowych stawek w tymczasowym buforze kartoteki materiałowej i usługowej.
— Zbadaniu konieczności ustalenia nowych nazw na paragonie.
— Aktualizacji w buforze tymczasowym nazw na paragonie w wyszczególnionych pozycjach i ponownej kontroli nazw.
— Przepisaniu nowych stawek i nazw na paragonie z bufora tymczasowego
do historii stawek VAT czy kartotek materiałowej i usługowej.
Tymczasowy bufor dostępny jest po wybraniu [Firma|Funkcje pomocnicze|
Zmiana vat i nazwy na paragonie]. Każde wyświetlenie bufora poprzedzone jest
wyborem okresu od którego obowiązywać będą nowe ustawienia. Po wybraniu
okresu pojawi się wspólna kartoteka materiałów i usług (tylko aktywne pozycje
obu kartotek). W polach Nowy VAT i Nowa nazwa na paragonie należy wprowadzić odpowiednie ustawienia. Nanoszenie zmian, aktualizacja historii stawek
VAT, kartotek materiałowej i usługowej wspomagane są funkcjami:
Aktualizuj hist. st. vat aktualizacja historii stawek VAT. Działa na wszystkich
pozycjach bufora. Możliwe jest uruchomienie funkcji w trybie weryfikacji bufora (nie jest aktualizowana historia stawek VAT).
Aktualizuj kartoteki aktualizacja wartości pól stawka VAT i nazwa na paragonie w kartotekach materiałowej i usługowej według aktualnej historii
stawek VAT lub przygotowanego bufora. W drugim przypadku dane z
bufora zostaną przepisane do odpowiednich pozycji kartotek a wartości
pól Nowy VAT i Nowa nazwa na paragonie usunięte.
Xpertis 360°plus
126
Wg wzorca
— Nowy VAT — wypełnia bufor nowymi stawkami VAT według
zadanego wzorca np. z 22% na 23%. Działa na wszystkich pozycjach bufora, przy czym pomija pozycje, które mają już przypisany
nowy VAT.
— Nowa nazwa na paragonie — wypełnia bufor nowymi nazwami na
paragonie według wzorcu. We wzorcu można podać ciąg znaków
od którego ma się zaczynać obecna nazwa czy kończyć. Jeśli nie poda się wzorca zostanie przepisana dotychczasowa nazwa. Funkcja
działa na bieżącej lub zaznaczonych pozycjach. Pomijane są pozycje, które mają przypisaną już nową nazwę. Długość nazwy ograniczana jest zgodnie z parametrem 300161 Ilość znaków w opisie pozycji na wydruku paragonu (może się zdarzyć, że nazwa oryginalna
zostanie obcięta). Parametr można ustawić po wybraniu [Definicje|
Parametry|Formuły|Sprzedaż].
Na temat nazwy na paragonie czytaj również w punkcie II.7.4.
Drukarka fiskalna — Kontroluj bazę danych — sprawdza czy pozycja w buforze wymaga zmiany nazwy. Działa na wszystkich pozycjach w
buforze. Pozycje wymagające zmiany nazwy zostaną wyróżnione
kolorem. W trakcie kontroli pozycje otrzymują również jeden ze
statusów (kolumna Z):
– brak wartości - pozycja nie była weryfikowana lub nie mogła
być zweryfikowana z powodu innych problemów (informacja o innych problemach wyszczególnione będzie w podoknie
Uwagi)
– T — nazwa na paragonie wymaga zmiany
– N — nazwa nie wymga zmiany
— Usuń wynik kontroli — zeruje wynik działania kontroli bazy danych.
Nowy VAT umożliwia przypisanie nowego VAT do bieżącej lub zaznaczonych
pozycji.
Nowa nazwa na parag. umożliwia przypisanie nowej nazwy na paragonie dla
bieżącego rekordu.
Usuń - umożliwia usunięcie nowej stawki VAT czy nowej nazwy na paragonie
dla bieżącej lub zaznaczonych pozycji.
Historia st. vat. umożliwia podgląd aktualnej historii VAT materiału lub usługi.
Xpertis 360°plus
127
Legenda umożliwia sprawdzenie znaczenia kolorów.
W buforze dostępne jest okno Uwagi. W oknie umieszczane są komunikaty będące wynikiem działania powyższych funkcji. Każdy komunikat związany
jest z konkretną pozycją bufora. Wybranie akcji Idź do na komunikacie spowoduje ustawienie bufora na pozycji związanej z komunikatem.
Procedura aktualizacji cenników
Przykład przygotowania cennika ze stawkami VAT obowiązującymi od 1 stycznia 2011 roku.
— Zaznaczyć wszystkie pozycje wybranego cennika.
— Wybrać polecenie Popraw, wpisać 2010/12/31 w polu Do daty i zatwierdzić ustawienia.
— Skopiować cennik.
— Zaznaczyć wszystkie pozycje w nowym cenniku.
— Wybrać polecenie Popraw, zaznaczyć Zerować datę do i zatwierdzić ustawienia.
— Korzystając z funkcji Popraw ustawić nowe stawki VAT w pozycjach nowego cennika.
— Po ustawieniu nowych stawek VAT przeliczyć odpowiednio pozycje cennika wykorzystując funkcję Zmień cenę.
15.8 Szukanie materiałów po kodach
W kartotece materiałowej dostępnej w kilku miejscach w systemie, istnieje
możliwość szukania materiału nie tylko po indeksie materiałowym, ale również materiały mogą być szukane po innych kodach zdefiniowanych dla materiału.
Szukanie takie umożliwia akcja Szukaj wg kodu. Akcja jest dostępna po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów].
Wybierając akcję z wyżej wymienionych pozycji menu, materiał można
szukać również po:
— po kodzie kreskowym,
Xpertis 360°plus
128
— po dodatkowych kodach towarowych dla materiału.
Akcja Szukaj wg kodu dostępna jest również podczas wystawiania faktur
sprzedaży, w kartotece materiałowej dostępnej po naciśnięciu klawisza F3
w polu Indeks.
Tutaj materiał może być szukany dodatkowo po kodach towarowych kontrahenta.
Aby wyszukiwanie po odpowiednich kodach towarowych było dostępne,
kody te należy odpowiednio zdefiniować. Definiowanie kodów może być przeprowadzone:
— dla kontrahenta: [Firma|Kontrahenci|Inne|Kody tow.] — patrz punkt
I.16.1,
— dla materiału: [Definicje|Słownik materiałów|Kody towarowe] — patrz
punkt I.15.3.
Szukanie po kodach podczas wystawiania dokumentów
Istnieje możliwość, aby podczas wystawiania faktur sprzedaży, kody były wyszukiwane tylko po kodach towarowych kontrahenta wskazanego w nagłówku
dokumentu.
Należy odpowiednio ustawić parametr 100100 Czy szukać tylko wg kodów
materiałowych kontrahenta?. Parametr znajdziesz po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Xpertis (patrz punkt I.8).
Jeżeli parametr 100100 ustawiony będzie na T to podczas wyszukiwania będzie uwzględniana tylko lista kodów kontrahenta wskazanego w zamówieniu
czy fakturze. Ustawiając parametr na N szukanie przebiegać będzie również po
innych kodach.
Po wybraniu polecenia należy podać szukany kod. Jeżeli parametr 100100
Czy szukać tylko wg kodów materiałowych kontrahenta? ustawiony jest na N, kodem tym może być kod towarowy innego kontrahenta, dodatkowy kod towarowy materiału czy kod kreskowy przypisany do materiału. Może to być również indeks czy kod kreskowy wprowadzony do kartoteki materiałów. Możesz
również podać fragment jednego z tych kodów. Podany kod szukany jest na
liście kodów materiałów i kontrahentów.
Jeśli kod będzie jednoznaczny wskaźnik przesunie się na znaleziony materiał. Jeśli podany kod okaże się niejednoznaczny, pojawi się lista, z której należy
wybrać szukany materiał. Po wybraniu wskaźnik przesunie się na znaleziony
materiał.
Xpertis 360°plus
I.16. Kartoteki związane ze sprzedażą
Po ustawieniu parametru 100100 Czy szukać tylko wg kodów materiałowych
kontrahenta? na T możesz podać tylko kod obcy kontrahenta, dla którego wystawiane jest zamówienie czy faktura. Wprowadzenie innego kodu niż kod obcy kontrahenta, nawet jeżeli dany kod jest zdefiniowany w programie spowoduje wyświetlenie komunikatu informującego, że brak materiału o podanym
kodzie.
16 Kartoteki związane ze sprzedażą
Aby w programie Xpertis Fakturowanie można było wystawiać dokumenty
sprzedaży należy wprowadzić dane do kartotek związanych ze sprzedażą.
Niektóre kartoteki mogą być uzupełniane w trakcie wystawiania dokumentów. Niektórych kartotek można nie wypełniać, jeżeli dana funkcjonalność nie
jest wykorzystywana, a system nie wymusza ich wypełnienia.
W systemie dostępne są następujące kartoteki związane ze sprzedażą:
Kontrahenci wyświetlana jest tutaj pełna kartoteka kontrahentów — patrz
punkt I.16.1.
Grupy kontrahentów kartoteka zawierająca grupy kontrahentów opisane kodem i nazwą. Opis redagowania tej kartoteki znajdziesz w punkcie I.16.3.
Obszary sprzedaży słownik związany z podziałem terytorialnym klientów
opisywany kodem i nazwą. Opis redagowania tej kartoteki znajdziesz
w punkcie I.16.1.
Przedstawiciele handlowi słownik zawierający informacje o handlowcach
opisane kodem handlowca, nazwą (nazwisko i imię), danymi adresowymi. Opis redagowania tej kartoteki znajdziesz w punkcie I.16.1.
Tabele kontroli limitów tabele, za pomocą których będą sprawdzane limity
kredytowe kontrahentów. O tej kartotece przeczytasz w punkcie I.16.4.
Rodzaje płatności w tej kartotece należy podać rodzaje płatności dla systemu Xpertis Fakturowanie . Sposoby płatności muszą być podane przed
wystawieniem pierwszej faktury, gdyż podczas wystawiania dokumentu
nie ma możliwości uzupełnienia słownika płatności, a system wymusza,
aby pole związane z rodzajem płatności było wypełnione. Sposób definiowania słownika rodzajów płatności znajdziesz w punkcie I.16.5.
Ważną funkcjonalnością związaną ze sprzedażą jest system cenników. Opis
redagowania cenników znajdziesz w osobnym rozdziale I.18.
Xpertis 360°plus
129
130
16.1 Kontrahenci
Informacje na temat wszystkich kontrahentów można uzyskać wybierając
z menu Firma polecenie Kontrahenci [Firma|Kontrahenci]. Z tego miejsca można modyfikować listę oraz dodawać do niej nowych kontrahentów.
Pierwszą lub kolejną pozycję do słownika dodasz, wykonując polecenie Dołącz.
Redagowanie danych o kontrahentach
Po wybraniu polecenia [ Firma|Kontrahenci|Dołącz] wyświetlone zostanie
okno redagowania danych kontrahenta.
W okienku należy wypełnić dane pogrupowane według zakładek:
— Dane ogólne,
— Adresy,
— Dane logistyczne,
— Kontakt,
— Dane handlowca,
— Inne dane.
Redagując poszczególne pola nie można pominąć tych informacji, które
służą identyfikacji kontrahenta, np. kod, skrót, nazwa.
Kod kontrahenta jest umownym numerem lub wewnętrznym symbolem
kontrahenta.
W zależności od ustawienia parametru numer 10 na liście parametrów:
Tryb podpowiedzi kodu kontrahenta [Administracja|Lista parametrów],
kod może być podpowiadany jako kolejny numer (ustawienie parametru na T). Ustawienie parametru na N spowoduje brak podpowiedzi kodu
kontrahenta.
Skrót nazwa skrócona kontrahenta. Program kontroluje czy nie ma dwóch
kontrahentów o tym samym skrócie i kodzie.
GLN globalny numer lokalizacji — numer dotyczący wymiany elektronicznych komunikatów handlowych.
Xpertis 360°plus
Blokada informacja czy dany kontrahent jest zablokowany. Po wprowadzeniu
blokady bezwarunkowej (litera B), nie będzie możliwe dla tego klienta
wystawienie dokumentów. Blokada może być również warunkowa (W).
Wówczas w trakcie wystawiania dokumentów użytkownik decyduje czy
wystawić dokument dla danego kontrahenta.
W trakcie wystawiania dokumentów na danego kontrahenta, w przypadku blokady, będą wyświetlane informacje o dacie i czasie blokady, jej
przyczynach, i operatorze, który ją wprowadził. Dodatkowo, na życzenie
operatora, można obejrzeć szczegóły dotyczące blokady.
Znacznik blokowania można ustawiać poprzez akcję [Firma|Kontrahenci|Blokowanie].
Więcej na temat blokowania kontrahenta czytaj w punkcie Inne polecenia dostępne w kartotece kontrahentów, jak również w podręczniku do
systemu Finanse i księgowość.
Osoba fizyczna nie zaznaczenie pola spowoduje oznaczenie kontrahenta, jako osobę prawną.
Nazwa pełna umieszczona w tym polu nazwa będzie widoczna na wydrukach
zewnętrznych, np. na fakturach.
Nazwa skrócona nazwa stosowana na wydrukach przeznaczonych do użytku
wewnętrznego. Podczas dołączania kontrahenta w tym polu jest podpowiadany wpis z pola Nazwa pełna, skrócony do 60 znaków, jednak użytkownik może dowolnie zmienić wartość w tym polu.
Następne trzy pola związane są z kartotekami opisu sprzedaży i wypełniając je możesz korzystać z odpowiednich słowników. Znaczenie tych
pól jest następujące:
Typ
— Płatnik podatku VAT na ter. kraju — wypełnienie pola NIP będzie
obowiązkowe.
— Płatnik podatku VAT UE — wypełnienie pola NIP jest obowiązkowe
na poziomie uzupełniania nagłówka, dla płatnika podatku VAT UE
należało będzie zdefiniować symbol bądź symbole NIP w UE. Patrz
punkt I.16.1
— Rolnik ryczałtowy — jeżeli kontrahent jest rolnikiem, który nie płaci
podatku VAT, wówczas należy podać dodatkowe dane, konieczne
w związku z wprowadzeniem ustawy o podatku VAT w rolnictwie.
Xpertis 360°plus
131
132
Dane te należało będzie wprowadzić w zakładce Inne dane — patrz
niżej.
— Inny — kontrahent, który nie jest płatnikiem podatku VAT ani rolnikiem ryczałtowym.
Grupa grupa kontrahentów, do której należy dany kontrahent. Dla grupy
można określić reakcję na przekroczenie limitu kredytowego;
Obszar sprzedaży obszar sprzedaży, do jakiego należy dany klient. Pole to
musi być wypełnione. Podczas wypełniania pola Grupa i Obszar można skorzystać z podpowiedzi z odpowiednich kartotek (użycie klawisza
F3 ).
REGON numer identyfikacyjny krajowego rejestru urzędowego podmiotów
gospodarki narodowej (Rejestr Gospodarki Narodowej).
Nip numer identyfikacji podatkowej kontrahenta. Jeżeli w pole Nip zostanie
wprowadzony NIP już istniejący, użytkownik ma możliwość wyświetlenia okna z listą kontrahentów o tym samym NIP-ie. Podczas uzupełniania pola możliwe jest sprawowanie kontroli symboli NIP w zależności
od ustawienia parametru nr 15 [Administracja|Lista parametrów]. Jeżeli
parametr ma wartość T, w przypadku wstawienia błędnego numeru NIP
zostanie wyświetlony komunikat i użytkownik będzie mógł zadecydować, czy zostawić istniejący numer czy go poprawić.
Nip w UE jeżeli typem kontrahenta jest Płatnik podatku VAT UE należy wprowadzić NIP kontrahenta w UE. W polu tym dostępna jest do redakcji lista
symboli identyfikacji podatkowej w UE. Jeśli zostanie wprowadzony jeden symbol NIP będzie on wyświetlany w polu NIP w UE.
Na temat kartoteki symboli NIP w UE czytaj w punkcie Symbole NIP w
UE.
Osoba kontaktowa dane osobie kontaktowej. Pola wypełniane są przez system po wprowadzeniu przynajmniej jednej osoby kontaktowej po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Inne|Osoby kontaktowe].
Przyjęto następujący sposób prezentowania (bez możliwości redakcji)
szybkiej informacji o osobie kontaktowej:
— w pierwszej kolejności wyświetlane są informacje o domyślnej osobie kontaktowej,
Xpertis 360°plus
133
— jeśli brak domyślnej osoby to wyświetlana jest pierwsza osoba wg
kolejności alfabetycznej nazwisk.
Forma płatności nazwa rodzaju płatności, np. gotówka, przelew, czek itp. Przy
wypełnianiu pola można korzystać ze słownika sposobów płatności —
patrz punkt I.16.5. Jeżeli pole to zostanie wypełnione, podczas wystawiania dokumentów sprzedaży na danego kontrahenta, będzie ono podpowiadane.
Uwagi dowolne uwagi o kontrahencie.
Pola Mała, Średnia, Duża oznaczają wielkość firmy.
Pole Status kontrahenta (powiązany, niepowiązany) wykorzystywane jest
w systemie Xpertis Finanse i księgowość. Wypełnienie pola ma na celu ułatwienie w tworzeniu automatycznych dekretów oraz umożliwienie głębszej analizy
rozrachunków.
W zakładce Adresy można wprowadzić dane adresowe kontrahenta.
W zakładce Kontakt można wprowadzić dane kontaktowe, takie jak telefony, faks, adres e-mail.
W zakładce Kontakt znajduje się pole Nasz kod u kontrahenta. W pole to
można wprowadzić kod, jaki kontrahent używa w odniesieniu do licencjobiorcy systemu.
Przy pomocy zakładki Dane handlowca można przypisać do kontrahenta Handlowiec
handlowca, który się nim najczęściej zajmuje. Zakładka nie musi być wypełnione. Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży dla danego kontrahenta będzie
podpowiadany kod tutaj wprowadzonego handlowca.
Handlowca do kartoteki handlowców można wprowadzać bezpośrednio
z kartoteki kontrahentów, po naciśnięciu klawisza F3 w polu Kod, lub też wybierając [Definicje|Słowniki dodatkowe|Handlowcy].
Na temat wprowadzania danych związanych z kontrahentem do dokumentu sprzedaży czytaj w punkcie II.1.1.
W zakładce Dane logistyczne można wprowadzić następujące informacje:
Rabat Po wypełnieniu tego pola, liczba tu podana będzie podpowiadana
w polu Rabat w nagłówku dokumentów sprzedaży.
Jeżeli dla danego kontrahenta zdefiniowany jest cennik sprzedaży
(punkt I.18.3) i w nagłówku cennika również podano domyślny rabat,
w dokumentach będzie podpowiadany rabat z kartoteki kontrahenta.
Xpertis 360°plus
Dane logistyczne
kontrahenta
134
Typ rabatu w pozycji Pole umożliwia przypisanie domyślnego typu rabatu
w pozycji dla kontrahenta.
Pole może przyjąć wartość:
— po ustawieniu pola na P — rabat procentowy (suma);
— po ustawieniu pola na S — rabat procentowy (kaskadowy);
— po ustawieniu pola na K — rabat kwotowy (od ceny);
— po ustawieniu pola na W — rabat kwotowy (od wartości).
Wartość w tym polu podpowiadana jest na podstawie parametru
800812 Sposób liczenia rabatu ([Definicje|Parametry|Formuły|Cennik]
patrz punkt I.8).
Podpowiadaną wartość można zmienić. Można również pola nie wypełniać.
Jeżeli pole zostanie wypełnione, typ rabatu z tego pola podpowiadany
będzie w polu Typ rabatu w pozycji, w nagłówku dokumentu sprzedaży
po wskazaniu kontrahenta.
Jeżeli w polu nie zostanie podana żadna wartość, w nagłówku dokumentów będzie podpowiadana wartość parametru 800812 Sposób liczenia rabatu.
Więcej na temat rabatów — zarówno w nagłówku jak i pozycji dokumentu czytaj w punkcie II.3.3.
Liczba dni na realizację zamówienia Pole jest wykorzystywane w systemie
Xpertis Logistyka podczas wprowadzania zamówień sprzedaży.
Atrybuty INTRASTAT W sekcji tej znajdują się pola związane z kontrahentem,
które będą potrzebne do tworzenia deklaracji INTRASTAT. Deklaracje
INTRASTAT tworzone są tylko w systemie Xpertis Logistyka.
Limity kredytowe Pola w tej tej sekcji związane są z udzielanym limitem kredytowym dla danego kontrahenta.
Na temat limitów kredytowych czytaj w punkcie I.16.1.
Informacje projektowe Wypełnienie pól z tej sekcji ma znaczenie jeżeli system Xpertis Fakturowanie współpracuje z systemem Projekty.
Zgoda na e-fakturę Jeśli pole to zostanie zaznaczone, to przy zapisaniu dokumentu jako plik pdf system zapyta o adres e-mail do wysyłki i zaproponuje wysłanie zapisanego dokumentu pdf e-mailem.
Xpertis 360°plus
135
Na temat załączników czytaj w rozdziale V.7.
Znacznik w wersji wielofirmowej jest zapamiętywany osobno dla każdej
firmy.
W zakładce Inne dane można wprowadzić informacje::
— Jeżeli jako typ kontrahenta wskazano Rolnik ryczałtowy, należy podać dodatkowe informacje o nim, uzupełniając odpowiednie pola:
– PESEL — pesel rolnika ryczałtowego;
– Nazwa dowodu tożsamości — przy wypełnianiu tego pola można
korzystać z odpowiedniego słownika;
– Seria i numer DT — seria i numer dowodu tożsamości;
– Wydany przez — przez kogo wydany dowód tożsamości, przy wypełnianiu tego pola można korzystać z odpowiedniego słownika;
– Data wydania DT — data wydania dowodu tożsamości.
Typ kontrahenta Rolnik ryczałtowy wykorzystywany jest w systemie Xpertis Logistyka.
— Pole Kolor umożliwia zmianę specjalnego pola Kolor. Pole to jest wypełniane losową wartością w momencie dołączania kolejnego kontrahenta.
W oknie przeglądania kontrahentów, za pomocą opcji Wstaw kolumnę
można dodać kolumnę Kolor. Aby zmienić kolor kontrahenta, po ustawieniu się w polu Kolor, kolor można wybrać używając klawisza F3 .
— Pole Domyślna wersja językowa wydruków umożliwia określenie domyślnego języka wydruków kontrahenta. Domyślny język jest zawsze podpowiadany przed wykonaniem wydruku w oknie parametrów wydruku,
niezależnie od wcześniejszych wyborów.
Zakładka Opis umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu dla kontrahenta.
Kartoteki symboli NIP w Unii Europejskiej
W związku z potrzebą rejestrowania kontrahentów jako podatników VAT UE,
w systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość wprowadzania kartotek
symboli NIP w UE. Każdy podatnik może posiadać kilka symboli VAT UE,
w zależności od tego, w ilu państwach Wspólnoty został zarejestrowany jako
Xpertis 360°plus
Inne dane
136
podatnik VAT UE. Symbole identyfikacji VAT w UE są wprowadzane poprzez
podanie dwuliterowego oznaczenia kraju Wspólnoty oraz dalszej części numeru.
Symbole NIP mogą być wprowadzone dla wybranego kontrahenta w kartotece symboli NIP w UE po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Inne|NIP w UE] lub
też z poziomu okienka redakcji kontrahenta poprzez wybór polecenia [Firma|
Kontrahenci|Dołącz/Popraw]. Po naciśnięciu klawisza F3 w polu NIP w UE zostanie wyświetlone okno przeglądania symboli NIP.
Symbole NIP w UE są wykorzystywane podczas rejestracji dokumentów
VAT związanych z obrotem wewnątrzwspólnotowym. W nagłówku dokumentów opisujących transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy lub wewnątrzwspólnotowego nabycia w polu NIP w UE należy podać symbol NIP w UE —
patrz punkt II.4.1.
Jeżeli kontrahent nie jest płatnikiem podatku VAT w UE, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Pomimo tego użytkownik będzie mógł
wprowadzić symbole do okna. Aby kontrahent przez program był traktowany jako płatnik podatku w UE należy wprowadzić odpowiednią wartość w
pole Typ kontrahenta podczas redagowania danych o kontrahencie — patrz
punkt I.16.1.
Jeśli dla wskazanego w dokumencie kontrahenta wprowadzono wcześniej
jeden symbol NIP w UE, wówczas jest on podpowiadany w polu NIP w UE. Pole
to może zostać wypełnione poprzez wpisanie symbolu lub wybór z kartoteki
wszystkich symboli UE dostępnych w systemie (klawisz F3 ).
Z poziomu przeglądania symboli UE można redagować, w szczególności
dołączyć nowy symbol NIP dla kontrahenta z aktualnie wprowadzanego dokumentu.
Wybierając akcję Sprawdź NIP UE, dostępną w oknie Symbole NIP w UE,
można skontrolować, czy wprowadzony ciąg cyfr jest aktywnym numerem
NIP UE.
Ewidencja kontaktów z kontrahentem
W systemie istnieje możliwość ewidencji kontaktów z kontrahentem [Firma|
Kontrahenci|Kontakty]. Każdy kontakt jest automatycznie numerowany i opisywany identyfikatorem operatora, który go zarejestrował. W ramach kontaktu
przechowywane są następujące informacje:
— Data — data kontaktu,
— Czas — czas kontaktu,
Xpertis 360°plus
— Zdarzenie — czego dotyczy kontakt (dostępny jest słownik),
— Osoba kontaktowa — osoba do kontaktu,
— Dokument — dokument w postaci załącznika,
— Opis — krótki opis kontaktu,
— Szczegóły — szczegóły kontaktu.
Obok standardowych funkcji Dołącz, Usuń, Popraw umożliwiających rejestrowanie kontaktu dostępne są dodatkowo:
— Kategorie — umożliwia kategoryzowanie kontaktu,
— Pokaż — wyświetlenie załącznika w skojarzonym programie,
— Zapisy — zapisywanie załącznika we wskazanej lokalizacji,
— Wysyłanie — wysyłanie załącznika kontaktu na e-mail kontrahenta —
patrz punkt V.5,
— Podpis — umożliwia podpis elektroniczny załącznika i jego weryfikację
— patrz punkt V.7.1,
— Legenda — znaczenie kolorów i ikon.
Do kontaktów z kontrahentem możliwe jest dodawanie załączników faktur
sprzedaży. Na temat załączników czytaj w punkcie V.7. W celu dodania załącznika do kontaktów należy w oknie z listą załączników dla danego dokumentu
ustawić się na wybranym załączniku i wybrać [Kontakty|Dołącz]. Aby usunąć
załącznik z kontaktów należy wybrać [Kontakty|Usuń]. Załączniki dokumentów dodane do kontaktów są blokowane do edycji w rejestrze kontaktów.
Przegląd dokumentów dla kontrahenta
W oknie kartoteki kontrahentów istnieje możliwość przeglądania poszczególnych dokumentów wystawionych na wybranego kontrahenta. Po wybraniu
[ Firma|Kontrahenci|Dokumenty] pojawią się kolejne rodzaje dokumentów:
Faktury Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Faktury], a następnie w zależności od wybranej opcji, na ekranie wyświetlana może być:
— lista faktur z bieżącego miesiąca,
Xpertis 360°plus
137
138
— lista faktur z bieżącego roku,
— lista wszystkich faktur i faktur korygujących,
— lista faktur z wartościami uwzględniającymi korekty
— lista faktur zaliczkowych
— pozycje dokumentów sprzedaży dla wybranych materiałów i wybranym zakresie dat
Podczas przeglądania listy faktur można wybrać polecenie Pozycje
umożliwiające przeglądanie pozycji wybranej faktury.
Magazyny Polecenie [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Magazyny] umożliwia
przeglądanie dokumentów magazynowych dla wskazanego kontrahenta
w wybranym zakresie dat. W zależności od wybranej opcji mogą to być
dokumenty:
— przychodowe
— rozchodowe
— wszystkie
Podczas przeglądania listy poszczególnych dokumentów magazynowych można wybrać polecenie Pozycje umożliwiające przeglądanie pozycji wybranego dokumentu magazynowego.
Zamówienia Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Zamówienia]
umożliwia przeglądanie zamówień klientów lub dostawców wystawionego na wybranego kontrahenta. Dla każdego z zamówień można wyświetlić między innymi pozycje i informacje o realizacji. Polecenie Oferty
spowoduje wyświetlenie listy ofert dla wybranego kontrahenta.
Istnieje również możliwość podglądu archiwum zamówień klientów ([Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Zamówienia|Archiwum zamówień
sprzedaży]) lub zamówień dostaw ([Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Zamówienia|Archiwum zamówień dostaw]).
Zakupy Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Zakupy], a następnie w zależności od wybranej opcji, na ekranie wyświetlana może być:
— lista faktur z bieżącego miesiąca,
— lista faktur z bieżącego roku,
— lista wszystkich faktur zakupu i faktur korygujących,
Xpertis 360°plus
139
— lista faktur z wartościami uwzględniającymi korekty
— pozycje dokumentów zakupu dla wybranych materiałów i wybranym zakresie dat
Podczas przeglądania listy faktur zakupu można wybrać polecenie Pozycje umożliwiające przeglądanie pozycji wybranej faktury.
Rezerwacje Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Rezerwacje] umożliwia podgląd aktualnych rezerwacji kontrahenta.
Po jej wybraniu zostanie wyświetlona lista wszystkich aktualnych w systemie rezerwacji dla danego kontrahenta.
Na liście wyszczególniane są rezerwacje:
— na zamówieniach sprzedaży,
— tymczasowe.
Wszystkie dokumenty wyświetlane są tylko dla wybranego oddziału.
Wybór opcji [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Stany magazynowe] spowoduje wyświetlenie listy materiałów ze stanami magazynowymi. Wyświetlane są
tu tylko magazyny uprawnionych do realizacji zamówień sprzedaży.
Informacje na temat stanów magazynowych, dokumentów magazynowych
i zakupów oraz zamówień i rezerwacji pochodzą z systemu Xpertis Logistyka.
Informacje na temat faktur pochodzą z systemów Xpertis Logistyka, Xpertis
Umowy i zgłoszenia, Xpertis Fakturowanie.
Rozrachunki z kontrahentami
Jeśli program Xpertis Fakturowanie współpracuje z programem Finanse i księgowość w ramach pakietu Xpertis, dla każdego kontrahenta dostępna jest informacja o stanie rozrachunków. Dane o rozrachunkach czerpane są z programu
finansowo-księgowego.
Program Xpertis Fakturowanie udostępnia jedynie wgląd w dane o rozrachunkach. Wszelkie modyfikacje i uaktualnienia dokonywane są w programie
Finanse i księgowość.
Aby przeglądać informacje o bieżących należnościach i zobowiązaniach,
po wybraniu z menu Firma pozycji Kontrahenci, wskaż jednego z kontrahentów
i wykonaj polecenie Rozrachunki.
Na ekranie wyświetlone zostanie okno przeglądania zawierające informację o wszystkich rozrachunkach danego kontrahenta w danym roku obrachunkowym. W tabeli dla każdego rozrachunku widoczny jest symbol faktury, data
Xpertis 360°plus
140
założenia, kwota po stronie Ma oraz kwota po stronie Winien odpowiedniego
konta. Na dole okna wyświetlone jest podsumowanie obrotów, czyli bieżące
saldo wszystkich rozrachunków kontrahenta.
Rozrachunki nie są dzielone na należności i zobowiązania. O tym, czy
konto kontrahenta jest uznane (w przypadku zobowiązania), czy obciążone
(w przypadku należności), decyduje strona zapisu.
Baza rozliczeń
Mechanizm rejestrowania danych w bazie informacji o rozliczeniach umożliwia zbieranie w jednym miejscu informacji dotyczących rozliczeń z wszystkimi podmiotami, z którymi są one prowadzone. Informacje te zbierane są w
ramach całego obszaru pakietu Xpertis. Baza ta stanowi centrum informacji
o wszystkich rejestrowanych rozliczeniach. Informacje te można w dowolny
sposób grupować i analizować.
Parametryzacja działania bazy rozliczeń Podstawowym warunkiem działania tego mechanizmu jest nadanie parametrowi 29 Rejestracja operacji w bazie
informacji o płatnościach wartości T [Administracja|Lista parametrów]. Wyłączenie tego parametru spowoduje zaprzestanie rejestrowania danych w bazie,
ale także usunięcie z niej wszystkich danych.
Oprócz tego należy parametrowi 30 Liczba kontrahentów lub wystawców,
których dane są w jednej masce bazy informacji o płatnościach nadać wartość
liczbową z przedziału 1-1000 (domyślnie 200). Informuje on o liczbie kontrahentów lub wystawców, których dane dotyczące rozliczeń są przechowywane
w jednej masce tabeli rozliczeń. Jeśli licencjobiorca prowadzi rozliczenia z dużą liczbą podmiotów (często jednorazowo) to parametr ten może przyjmować
większe wartości. W przypadku, gdy licencjobiorca prowadzi dużą liczbę rozliczeń z niewielką liczbą podmiotów to parametr powinien przyjmować niższe
wartości. Parametr powinien zostać ustawiony przez wdrożeniowca bądź administratora systemu.
Odtwarzanie bazy rozliczeń Odtworzenie zapisów w bazie informacji o rozliczeniach jest możliwe po wybraniu opcji [Firma|Funkcje pomocnicze|Odtwarzanie bazy rozliczeń]. Po użyciu tego polecenia powstaną zapisy w bazie rozliczeń dla wszystkich miejsc w pakiecie Xpertis, dla których powstają zapisy
podczas normalnej pracy systemów.
Aby użytkownik miał dostęp do tej funkcji, parametr Odtwarzanie bazy
rozliczeń z listy parametrów użytkownika, należy ustawić na T. Parametr jest
Xpertis 360°plus
dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Firma] —
patrz punkt I.9.7.
Szczegółowy opis bazy rozliczeń i parametryzacji analiz opartych na zapisach w bazie rozliczeń znajduje się w podręczniku do systemu Finanse i księgowość.
Kody towarowe kontrahenta
W programie jest możliwość redakcji kodów towarowych dla towarów dostarczanych przez konkretnego kontrahenta. W okienku wertowania kartoteki
kontrahentów po wybraniu polecenia Kody tow. [Firma|Kontrahenci|Inne|Kody tow.] wyświetla się lista kodów zdefiniowana dla kontrahenta.
Po wybraniu standardowej akcji Dołącz wyświetlane jest okno redakcyjne
o polach:
— Kontrahent — kod i nazwa wskazanego kontrahenta, pole niedostępne
do redakcji.
— Materiał — kod i nazwa materiału. Tutaj wprowadzasz materiał z kartoteki materiałowej.
— Kod — kod materiału kontrahenta.
— Nazwa — nazwa materiału kontrahenta.
— Kod kreskowy — kod kreskowy kontrahenta. Wpisując kod kreskowy, należy używać znaków zgodnych ze specyfikacją dopuszczalną przez standard, który będzie używany do wydruku.
Z danym materiałem może być związany tylko jeden kod obcy i kreskowy
kontrahenta.
Kody kontrahenta mogą być drukowane na fakturze, fakturze wewnętrznej, korekcie w zależności od ustawienia odpowiednich parametrów dostępnych przed wydrukiem faktury — patrz punkt II.2.
Na temat kodów towarowych czytaj również w punkcie I.15.3.
Rachunki bankowe kontrahenta
Dla każdego kontrahenta można wprowadzić dowolną liczbę jego rachunków
bankowych. Podczas przeglądania listy kontrahentów [Firma|Kontrahenci] dostępne jest polecenie [Rachunki bankowe|Kontrahenta]. Po wybraniu tego polecenia wyświetli się okno ze zdefiniowanymi dla kontrahenta rachunkami bankowymi. Kolejny rachunek można dodać wybierając Dołącz.
Xpertis 360°plus
141
142
Jeden z rachunków bankowych kontrahenta można oznaczyć jako domyślny (symbol T w kolumnie D w oknie przeglądania rachunków bankowych).
W sytuacji, kiedy potrzebny jest rachunek bankowy kontrahenta np. wystawianie faktury zakupu, program podpowiada rachunek oznaczony jako domyślny. Jeżeli kontrahent ma kilka rachunków i żaden z nich nie został oznaczony jako domyślny, operator musi wybrać odpowiedni rachunek z listy (klawisz F3 ).
Na temat wystawiania faktur zakupu czytaj w podręczniku do systemu
Xpertis Logistyka.
Jeżeli zostanie wprowadzony rachunek bankowy, kontrahenta można będzie odnaleźć na liście kontrahentów po tym rachunku, wybierając akcję
[Firma|Kontrahenci|Szuk. po rach. bank.].
Subkonta w słowniku kontrahentów
płatności na specjalnie wydzielone subkonta, prowadzone dla rachunku bankowego. W oknie przeglądania rachunków bankowych kontrahenta dostępne
jest polecenie [Firma|Kontrahenci|Rachunki bankowe|Subkonta].
Redagowanie subkont jest możliwe tylko wtedy, jeżeli odpowiednio ustawiono parametr nr 65 na liście parametrów [Administracja|Lista parametrów].
Subkonta dla poszczególnych kontrahentów można wprowadzać również
po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe|Rachunki bankowe licencjobiorcy|Subkonta] — patrz punkt VI.10.4.
Jeżeli kontrahent posiada subkonto, podczas wprowadzania faktury (patrz
punkt II.1.1), numer subkonta będzie mógł być wprowadzony w pole Numer
rachunku.
Limit udzielanego kredytu
Dla każdego kontrahenta (dotyczy to zwłaszcza kontrahentów będących odbiorcami towarów i usług) można określić indywidualny limit kredytowy. Jest
to graniczna wartość kredytu udzielanego w związku ze sprzedażą towarów
i usług. Do indywidualnego wyznaczenia kwoty limitu kredytowego służy pole
Wartość limitu. Brak wartości w polu Wartość limitu oznacza, że kontrahentowi
nie udzielono limitu kredytowego.
Jeżeli łączna wartość otwartych rozrachunków z danym kontrahentem
(rozrachunków, które pozostają nierozliczone w momencie dokonywania
sprzedaży) oraz wartość aktualnie sprzedawanych towarów i usług przekroczą
Xpertis 360°plus
wyznaczony limit kredytowy, program poinformuje o tym fakcie wyświetlając
odpowiedni komunikat.
Gdy parametr numer globalny numer 29 — Rejestracja operacji w bazie informacji o płatnościach ustawiony jest na T system analizuje dokumenty dla
wszystkich oddziałów i wszystkich okresów. Kiedy parametr 29 ustawiony jest
na N — system analizuje dokumenty dla bieżącego oddziału i aktywnego roku
obrachunkowego.
Dane związane z limitem dla kontrahenta wprowadzisz po wybraniu
[ Firma|Kontrahenci|Dołącz/Popraw|Limit kredytowy].
W pole Kontrola limitów dla kontrahenta należy wpisać numer tabeli kontroli limitu. Ma to sens jedynie w sytuacji, kiedy chcemy danego klienta potraktować indywidualnie, to znaczy wskazać inny sposób kontrolowania przekroczenia limitu kredytowego, niż zdefiniowano dla grupy kontrahentów, do
której klient jest przypisany. Więcej informacji na temat tabeli kontroli limitów
znajdziesz w punkcie I.16.4.
Do wartości ogólnej wyliczanego limitu kredytowego dodawana jest wartość brutto zamówień niezrealizowanych. Limit ten będzie wyliczany, gdy w
tabeli kontroli limitów dla konkretnego limitu, parametr Niezrealizowane zamówienia będzie zaznaczony.
Wyliczanie limitu kredytowego stosuje się również do wyznaczenia aktualnej wartości składnika wykorzystania limitu w przypadku wystawiania, akceptacji dokumentu sprzedaży lub wystawiania dokumentu wydania. W przypadku zamówień lub realizacji aktualna wartość jest zawsze wartością zamówienia.
Obszary sprzedaży
Tabela Obszary sprzedaży to słownik związany z podziałem terytorialnym
klientów opisywany kodem i nazwą. Możesz go redagować lub przeglądać podczas redagowania danych kontrahenta po naciśnięciu klawisza F3 w polu Obszar sprzedaży ([Firma|Kontrahenci|Dołącz/Popraw]). Kontrahent może należeć do jednego obszaru.
Przedstawiciele handlowi
Funkcja Przedstawiciele handlowi otwiera kartotekę handlowców zatrudnionych w firmie. Aby wprowadzić nowego handlowca lub przeglądać listę handlowców wcześniej wprowadzoną, wybierz [Firma|Kontrahenci|Dołącz/Popraw] i w polu Handlowiec naciśnij klawisz F3 . Jest to słownik zawierający informacje o handlowcach opisane: kodem handlowca, nazwą (nazwisko i imię), adresem, telefonem kontaktowym, uwagami. Kontrahent może być
Xpertis 360°plus
143
144
przypisany do przedstawiciela handlowego, który się z nim najczęściej kontaktuje. Na dokumencie sprzedaży będzie umieszczona informacja o handlowcu
(może to być inna osoba niż osoba wystawiająca dokument). Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży dla kontrahenta będą podpowiadane dane handlowca domyślnie związanego z kontrahentem (o ile taki związek został ustalony
w Kartotece kontrahenta). Pole związane z handlowcem będzie redagowalne,
więc będzie można zmienić dane osoby odpowiedzialnej za sprzedaż.
Cenniki sprzedaży
Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Inne|Cenniki] spowoduje wyświetlenie
— w zależności od dalszego wyboru — listy wszystkich cenników sprzedaży
czy dostaw, jakie zostały wprowadzone dla wybranego kontrahenta.
Na temat definiowania cenników czytaj w punkcie I.18.
Tutaj po wybraniu Dołącz w oknie Rodzaje cenników pole Kontrahent jest
wypełnione przez system i nie jest dostępne do redakcji.
Osoby upoważnione do odbioru dokumentów
Przeglądając zawartość słownika kontrahentów z menu Inne można wykonać
polecenie Odbiorcy [Firma|Kontrahenci|Inne|Odbiorcy], które udostępnia listę
wszystkich osób bądź instytucji uprawnionych do odbioru dokumentu sprzedaży sporządzonego dla wybranego kontrahenta. Do listy upoważnionych odbiorców można dołączyć nową pozycję wykonując standardowe polecenie Dołącz i wpisując odpowiednie dane identyfikacyjne. Należy pamiętać, że wpisanie kodu odbiorcy jest obowiązkowe, a kod ten powinien być unikalny. Wprowadzając informacje o odbiorcy można pominąć dane adresowe.
Pole Obszar sprzedaży przyjmuje domyślną wartość pobieraną z wartości
obszaru sprzedaży przypisanej danemu kontrahentowi.
Naniesione informacje o osobach upoważnionych do odbioru dokumentu
wykorzystywane będą w trakcie redagowania dokumentów sprzedaży.
W oknie z listą odbiorców znajduje się akcja Kopiuj z kontrahenta. Akcja
umożliwia wprowadzenie odbiorcy lub listy odbiorcy na podstawie wskazanego kontrahenta lub zaznaczonych kontrahentów.
Rejestracja operacji na danych osobowych
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
Xpertis 360°plus
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, program
Xpertis Fakturowanie :
— zapewnia odnotowanie rejestrowania operacji na danych osobowych
kontrahentów będących osobami fizycznymi, osób i pracowników (dołączanie i modyfikacje);
— umożliwia przeglądania operacji dokonywanych na danych osobowych
– w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi poprzez
wybór funkcji [Inne|Operacje na danych] z menu okienka wertowania danych kontrahenta.
— umożliwia wydruk przechowywanych danych osobowych wraz z historią operacji na nich dokonywanych;
– w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi odbywa się to poprzez wybór funkcji [Inne|Operacje na danych|Wydruk]
z menu okienka wertowania danych kontrahenta.
W okienku redakcyjnym dla operacji na danych osobowych w zakładce
Informacje widoczne są pola zawierające datę operacji na danych osobowych
i kod operacji.
W polu dotyczącym kodu operacji dostępne są następujące podpowiedzi:
— W — zarejestrowanie w bazie danych,
— M — modyfikacja zapisu w bazie danych,
— U — przekazanie danych
— I — udzielenie informacji osobie zainteresowanej o zakresie przetwarzania jej danych osobowych,
— Z — wyrażenie zgody na udostępnianie danych,
— Q — sprzeciw na przetwarzanie danych osobowych.
Natomiast w zakładce Szczegóły widoczne są dane operatora dokonującego
operacji a także opis słowny.
Xpertis 360°plus
145
146
Stawki VAT materiałów
Funkcja [Firma|Kontrahenci|Inne|St. VAT materiałów] umożliwia przypisanie
domyślnych stawek VAT dla materiałów kontrahenta.
Podstawowa stawka VAT dla materiału określona jest w słowniku materiałów. Dla kontrahenta istnieje możliwość grupowego wyboru materiałów (klawisz Insert ) i przypisania im stawki VAT.
Jeżeli kontrahent posiada stawkę VAT dla danego materiału, podczas wystawiania faktur stawka w pozycji dokumentu będzie podpowiadana ze stawek
kontrahenta a nie materiału.
Inne informacje o kontrahencie
Po wybraniu z okna kartoteki kontrahentów pozycji Inne ([Firma|Kontrahenci|
Inne]) dla wybranego kontrahenta można uzyskać więcej informacji wybierając pozycje kolejnego menu:
Symbole NIP w UE na temat polecenia czytaj w punkcie Symbole NIP w UE,
Kody tow. kody towarowe kontrahenta, na temat polecenia czytaj w punkcie
Kody towarowe kontrahenta,
St. Vat materiałów stawki VAT dla materiałów, na temat polecenia czytaj
w punkcie Stawki Vat materiałów,
Odbiorcy na temat polecenia czytaj w punkcie Odbiorcy,
Branże polecenie umożliwia przypisanie branż do kontrahenta. Po wybraniu
[Firma|Kontrahenci|Inne|Branże] i standardowej akcji Dołącz, dla wybranego kontrahenta można podać dowolną ilość branż. Branże wybierane są ze słownika.
Osoby kontaktowe akcja umożliwia wprowadzania informacji o osobach
kontaktowych. Istnieje możliwość zaznaczenia jednej osób jako domyślnej. Informacje o tej osobie będą wyświetlane w okienku redakcji informacji o kontrahencie w zakładka Kontakty. Jeżeli żadna z osób nie zostanie zaznaczona, w oknie redakcji wyświetlane będą wówczas informacje
o pierwszej osobie z listy.
Adresy — przy pomocy funkcji można podać adres e-mail, a także listę adresów do korespondencji. Podając adres należało będzie określić
zakres obowiązywania danego adresu.
Xpertis 360°plus
Jeżeli pole Do daty nie będzie wypełnione, to znaczy, że adres jest nadal
aktualny. Po ustawieniu parametru [Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis|100222 Czy drukować adres korespondencyjny?], adres korespondencyjny będzie drukowany na fakturach i korektach sprzedaży.
Na wydruku dokumentów adres korespondencyjny zostanie zastąpiony adresem kontrahenta, jeśli adres korespondencyjny nie zawiera kodu
pocztowego, miasta i ulicy.
Drukowany jest adres korespondencyjny obowiązujący w chwili wydruku.
Miejsca dostaw polecenie umożliwia edycję miejsc dostaw dla danego kontrahenta.
Operacje na danych na temat polecenia czytaj w punkcie Operacje na danych,
Drukuj po wybraniu opcji można wykonać wydruki:
— Marża za dany okres
— Analiza sprzedaży/zakupu
— Analiza sprzedaży/zakupu materiałów i usług.
Dla trzech powyższych wydruków należy określić czy data wystawienia
czy data sprzedaży ma być wyznacznikiem przynależności do okresu.
Po odpowiednim ustawieniu widoków kontrahenta, większość poleceń dostępnych jest również w formie zakładek po wybraniu [Firma|Kontrahenci].
Na temat widoków kontrahentów czytaj w punkcie poniżej i w rozdziale I.17.
Widok kartoteki kontrahentów
Akcja Widok dostępna po wybraniu [Firma|Kontrahenci] umożliwiająca przeglądanie kartoteki kontrahenta w definiowanych widokach. Widoki można
zmieniać wykorzystując opcję Widok, pod warunkiem, że użytkownik ma
uprawnienia do co najmniej dwóch widoków.
Widok to prezentacja kartoteki kontrahenta w układzie okna grupowego
składającego się z trzech części:
— Stała, górna, lewa część okna zawiera kartotekę kontrahentów.
Xpertis 360°plus
147
148
— W stałej, prawej, górnej część okna można przeglądać słowniki (format
drzewka):
–
–
–
–
Grupy kontrahentów,
Handlowcy,
Branże,
Blokady.
Jeżeli użytkownik przegląda jeden z tych słowników, np. Branże, a na
drugim stanowisku zostanie dodana nowa pozycja, na danym stanowisku widoczna będzie dopiero po wyjściu i ponownym wejściu w dany
słownik (sterowanie + i - w gałęzi drzewa).
— Dolna część okna zależy od definicji, w której na zakładkach prezentowane są informacje dotyczące kontrahenta np. faktury.
Więcej na temat widoków czytaj w punkcie I.17.
Sprawdzanie NIP UE w systemie VIES
Celem funkcjonalności Sprawdzanie NIP UE w systemie VIES jest umożliwienie
sprawdzenia aktywności numerów NIP UE kontrahentów w europejskim systemie VIES (System Wymiany Informacji o VAT).
Sprawdzenie numeru NIP UE można wykonać:
— z okna selekcji NIP-ów UE kontrahenta (akcja [Inne|NIP UE|Sprawdź NIP
UE]),
— z okna redagowania kontrahenta — przycisk Sprawdź NIPy UE (sprawdza
numery NIP UE przypisane do kontrahenta i prezentuje wynik w oknie
selekcyjnym z polem OK),
— z okna redagowania kontrahenta — pole NIP UE — po naciśnięciu klawisza F3 dostępna jest akcja Sprawdź NIP UE,
— z okna redagowania dokumentów wewnątrzwspólnotowych — po naciśnięciu klawisza F3 dostępna jest akcja Sprawdź NIP UE.
W wyniku sprawdzenia poprawności NIP UE kontrahenta użytkownik
otrzymuje komunikat o aktywności lub nieaktywności NIP UE. Gdy NIP UE
jest aktywny, dostępne są również informacje o kontrahencie takie jak nazwa
i adres.
Na temat funkcji Sprawdzanie NIP UE w systemie VIES czytaj również
w punkcie VI.10.3.
Xpertis 360°plus
Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS
Celem funkcjonalności Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS jest umożliwienie pobrania danych kontrahenta z bazy danych GUS. Usprawnia to wprowadzanie informacji do kartoteki kontrahenta i pozwala na kontrolę danych
podanych przez kontrahenta.
W oknie redagowania kontrahenta znajduje się przycisk Pobierz dane z
GUS. Za jego pomocą można pobrać podstawowe dane o kontrahencie na podstawie NIP-u lub REGON-u.
Po kliknięciu w przycisk w oknie należy wprowadzić NIP lub REGON kontrahenta oraz przepisać kod z obrazka (jeśli kod jest nieczytelny należy kliknąć
w obrazek).
Po zatwierdzeniu okna, jeśli dane kontrahenta znajdują się w bazie GUS,
zostaną one pobrane i wpisane w odpowiednie pola okna. Pobierane są NIP i
REGON, nazwa kontrahenta, adres siedziby, numer KRS oraz data otrzymania
REGON-u.
Jeśli do połączenia z Internetem używa się mechanizmu proxy należy go
skonfigurować z menu [Administracja|Ustawienia proxy]. Gdy wymagana jest
autoryzacja do proxy, użytkownik zostanie poproszony o podanie hasła do proxy. Hasło będzie ważne do końca pracy z jTerm-em.
Na temat funkcji Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS czytaj również
w punkcie VI.10.1.
Dane w KRD
W systemie Xpertis istnieje możliwość pobierania danych o zadłużeniach kontrahenta z bazy danych Krajowego Rejestru Długów.
Przed przystąpieniem do komunikacji z bazą Krajowego Rejestru Długów
należy w parametrach pracy programu ustawić parametr 89 Pobieranie danych
z Krajowego Rejestru Długów dostępny po wybraniu [Administracja|Lista parametrów] — patrz opis w punkcie VI.1.3.
Po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Inne] dostępna jest akcja Dane w KRD.
Służy ona do przeglądu zapytań do bazy KRD, które zostały wykonywane dla
danego kontrahenta.
W celu wysłania nowego zapytania należy uruchomić akcję Pobierz dane.
Po jej wykonaniu, na liście pojawi się nowy zapis z informacjami:
— o dacie i godzinie sporządzenia raportu,
— o użytkowniku, który wysłał prośbę o raport,
Xpertis 360°plus
149
150
— o kwocie zadłużenia w momencie tworzenia raportu.
Na akcję Wyświetl (spacja) udostępnione zostanie okno ze szczegółowymi
informacjami pochodzącymi z raportu.
W celu podglądu raportu, który został wysłany z KRD należy uruchomić
akcję Podgląd. W jej wyniku otwarty zostanie plik XML z treścią raportu.
W przypadku, gdy raport był już pobierany dla danego kontrahenta, użytkownik zostanie o tym poinformowany.
Więcej na temat sprawdzenia zadłużenia kontrahenta w Krajowym Rejestrze Długów czytaj w punktach I.9.9, VI.2.5 i VI.10.4.
Inne polecenia dostępne w kartotece kontrahentów
Oprócz poleceń opisanych powyżej, w kartotece kontrahentów dostępnej po
wybraniu [Firma|Kontrahenci] dostępne są funkcje:
Blokowanie Mechanizm umożliwiający blokowanie i odblokowywanie kontrahenta. Po wprowadzeniu blokady, nie będzie możliwe dla tego klienta wystawienie dokumentów. Można zablokować wszelkie operacje dla
danego kontrahenta (blokada bezwarunkowa) bądź pozostawić operatorowi decyzję, czy wystawić dokument dla danego kontrahenta (blokada warunkowa). Ponowne wybranie polecenia powoduje odblokowanie
kontrahenta. Przy wprowadzaniu bądź zdejmowaniu blokady należy podać powód tej operacji.
Funkcja blokady kontrahenta funkcjonuje tak, że dla kontrahenta który
posiada status zablokowany warunkowo, a dla którego trzeba zmienić ten
status na blokadę bezwarunkową nie jest wymagana zmiana statusu na
odblokowany. Po uruchomieniu akcji Blokuj/Odblokuj dla kontrahenta,
który posiada status zablokowany warunkowo pojawia się pytanie czy
odblokować kontrahenta czy też blokować bezwarunkowo.
Funkcja [Blokowanie|Automat] pozwala na to, aby operator miał możliwość przed zablokowaniem kontrahentów, obejrzenia listy kontrahentów, którzy spełniają kryterium blokady oraz zdecydowania, dla których
kontrahentów ma zostać wykonana funkcja.
Na temat blokowania kontrahenta czytaj również w podręczniku do systemu Xpertis Finanse i księgowość.
Umowy przy pomocy tego polecenia operator może przeglądać umowy, których przedmiotem są usługi takie np. jak wywóz śmieci.
Xpertis 360°plus
Umowy wprowadzane są w systemie Xpertis Umowy i zgłoszenia.
Na temat umów czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Umowy i zgłoszenia.
Zgłoszenia informacja o zgłoszeniach związanych z danym kontrahentem.
Zgłoszenia wprowadzane są w systemie Xpertis Umowy i zgłoszenia.
Na temat zgłoszeń czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Umowy i
zgłoszenia.
Korespondencja za pomocą tej opcji można przeglądać poszczególne typy
pism (wezwania do zapłaty, noty, potwierdzenie sald, inne).
Na temat korespondencji dotyczącej kontrahenta czytaj w podręczniku
do systemu Xpertis Finanse i księgowość.
Schemat wind. polecenie umożliwia ustalić schemat windykacyjny dla kontrahenta czy grupy kontrahentów. Można również zdefiniować schemat
domyślny dla firmy. Schemat ustalany jest w zakresie dat.
Na temat schematów windykacyjnych czytaj w podręczniku do systemu
Xpertis Finanse i księgowość.
Filtr funkcja filtrowania pozwala szybko wyodrębnić dane spełniające podane kryteria. Funkcja ta znacznie przyspiesza wyszukiwanie informacji.
Kartotekę kontrahentów można filtrować po polach:
— Kod
— Skrót
— Nazwa
— Miasto
— Ulica
— NIP
— Symbol (faktury)
— Informacje dodatkowe (na fakturze)
Wprowadzając informacje w poszczególne pola, można podać fragment
danej informacji.
Szukając kontrahenta po polu NIP można podać NIP również wyłącznie
za pomocą cyfr.
Xpertis 360°plus
151
152
Po wprowadzeniu informacji i potwierdzeniu okna, wyświetlone zostanie okno Wynik wykonania akcji Filtruj. Wskazując akcję Ten kursor zostanie ustawiony na wybranym kontrahencie w kartotece kontrahentów.
Szuk. po rach. bank. polecenie umożliwia znalezienie kontrahenta, kiedy
znany jest jego rachunek bankowy. Rachunek można przypisać wybierając [Firma|Kontrahenci|Rachunki bankowe] — patrz punkt
Rachunki bankowe kontrahenta.
Po wybraniu akcji wyświetlane jest okno, w którym należy podać rachunek bankowy. Można również podać początkowy fragment rachunku,
wówczas zostanie wyświetlone okno z listą kontrahentów z rachunkiem
bankowym rozpoczynającym się od podanych liczb.
16.2 Synchronizacja kartoteki kontrahenta pomiędzy ERP i CRM
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje mechanizm synchronizacji kartoteki
kontrahenta pomiędzy systemami ERP i aplikacją CRM na platformie IBM
Lotus Notes Domino. Główną zaletą jest to, że obecnie dane kontrahenta mogą
być wprowadzane i redagowane zarówno po stronie systemów ERP jak i CRM:
informacje rejestrowane w jednym z obszarów będą automatycznie widoczne
w drugim.
Zakres aktualizowanych danych nie dotyczy wszystkich informacji o kontrahencie w obydwóch obszarach. Ponadto, system posiada funkcjonalność
obejrzenia karty kontrahenta w systemie CRM oraz wyświetlenia strony www
firmy.
Synchronizacja danych jest aktywowana po ustawieniu na liście parametrów [Administracja|Lista parametrów] parametru 21 Współpraca z systemami na platformie Lotus Notes Domino - kartoteka kontrahentów) na wartość T.
Od tego momentu wszystkie akcje modyfikujące kartotekę kontrahenta (dotyczące synchronizowanych danych) powiodą się po uprzedniej aktualizacji
danych w obszarze CRM (wyjątkiem są dane słownikowe przesyłane do CRM
z wykorzystaniem mechanizmu wymiany danych z innymi systemami).
Należy zwrócić uwagę, że przy włączonej synchronizacji nie można usuwać
kontrahentów z kartoteki.
Dodatkowo podczas redakcji wymagane jest wypełnienie informacji adresowych kontrahenta: Kraj, Miasto, Ulica, Kod pocztowy.
Pola w kartotece kontrahentów związane z synchronizacją W obszarze
CRM występują dodatkowe informacje o kontrahencie. Część z nich znajduje
się w kartotece kontrahenta w systemach ERP. Poniżej lista tych danych:
Xpertis 360°plus
— Kod pocztowy — wydzielona informacja z pola poczta
— Adres www
— Wielkość kontrahenta - Mały, Średni czy Duży
— NIP UE kontrahenta
— KRS
— Data otrzymania KRS
— Data otrzymania REGON
— Kapitał zakładowy
— Źródło kapitału zakładowego
— EORI — Economic Operators Registration and Identification
— Utworzył - osoba która dodała kontrahenta do kartoteki
— Data utworzenia
— Czas utworzenia
— Zmodyfikował — ostatnia osoba która zmodyfikowała kontrahenta
— Data modyfikacji
— Czas modyfikacji
Synchronizowany jest słownik krajów na potrzeby adresu korespondencyjnego.
Dodatkowe informacje o kontrahencie związane z synchronizacją Poniższe funkcjonalności są dostępne w wybranych oknach kartoteki kontrahenta
przy założeniu, że aplikacje Xpertis są uruchamiane na komputerze z systemem
operacyjnym Windows:
— Uruchomienie strony www kontrahenta — w kartotece kontrahenta
[Inne|Uruchom|Strona www]
— Uruchomienie karty kontrahenta w CRM — w kartotece kontrahenta
[Inne|Uruchom|Kontrahent] w CRM (na komputerze, gdzie uruchamiany jest link dokumentu musi być odpowiednio zainstalowany client Lotus Notes)
Xpertis 360°plus
153
154
Techniczne warunki uruchomienia współpracy z systemami na platformie
IBM Lotus Notes Domino
— Samodzielnie zadbać o unikalność NIP kontrahentów;
— Ustawić parametr 21 na T;
— Uzupełnić zakładkę (pola: Ścieżka do dokumentów np. Notes://serwer/replica_id/view_id/,
URL do synchronizacji kontrahentów np.http://serwer.domino/baza.nsf/Agent?OpenAgent
) w opcji: [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Lotus Notes].
— Wysłać dane w wymianie danych z innymi systemami dla elementu LOTUS (w opcji: [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami]).
— Uruchomić synchronizację kontrahentów uruchamiając formułę exec(’lotsyncini’,’lotsync’).
— Sparametryzować system na platformie Lotus Notes Domino zgodnie z
jego dokumentacją.
Inne informacje techniczne Zakres synchronizownanych danych można
znaleźć w: procedurze kh w pliku lotsync.prc dla synchronizacji z CRM do ERP
oraz funkcji lotsync w pliku lotsync.fml dla synchronizacji z ERP do CRM.
Niektóre synchronizowane dane są słownikowane. Aktualizacja ich w obszarze CRM jest wykonywana z wykorzystaniem mechanizmu wymiany danych z innymi systemami. W tym celu zdefiniowano osobny obszar synchronizacji o symbolu LOTUS. Zakres synchronizowanych danych tym sposobem
można znaleźć w [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi
systemami] — ustawienia dla LOTUS. Zwrócić należy uwagę, że synchronizacja danych słownikowych w CRM odbywa się z pewnym opóźnieniem.
16.3 Grupy kontrahentów
W programie Xpertis Fakturowanie można podzielić kontrahentów na grupy. Do definiowania grupy kontrahentów służy polecenie Grupy kontrahentów
[Firma|Grupy kontrahentów]. Jeden kontrahent może należeć tylko do jednej
grupy. Dodanie nowej grupy umożliwia polecenie Dołącz. Każda grupa opisana jest poprzez kod i nazwę. Dla każdej grupy można przypisać tabelę kontroli
limitów, podobnie jak limit dla kontrahenta. Wypełniając pole Kontrola limitów
kredytowych można korzystać ze słownika tabel limitów (patrz punkt I.16.4).
Jeżeli limit będzie przypisany zarówno dla kontrahenta jak i dla grupy, pod-
Xpertis 360°plus
czas wystawiania dokumentów system będzie pobierał informacje o limicie
z kartoteki kontrahentów.
W menu [Firma|Grupy kontrahentów] po wybraniu akcji Kontrahenci istnieje możliwość zbiorczego dołączenia kontrahentów do grupy. W tym celu
należy wybrać opcję Dołącz kontrahentów. Po jej wybraniu zostanie wyświetlona kartoteka kontrahentów. Wybór — akceptacja zaznaczenia spowoduje przypisanie wybranych kontrahentów do danej grupy kontrahentów. Kontrahenci,
którzy należą do danej grupy są wyróżnieni standardowym kolorem podświetlenia.
16.4 Tabela kontroli limitów
Limity kredytowe kontrahentów będą sprawdzane za pomocą tabel kontroli
limitów [Definicje|Tabele kontroli limitów]. Tabele te określają:
— na jakim poziomie obiegu dokumentów z kontrahentem będzie przeprowadzana kontrola limitów (np. przy wystawianiu zamówienia, przy
akceptacji dokumentu sprzedaży);
— jakie wartości obrotu z kontrahentem będą uważane za wykorzystanie
limitu;
— sposób wyświetlania komunikatów kontrolujących.
Tabela kontroli limitów może być związana z kontrahentem lub grupą kontrahentów. Dla konkretnego kontrahenta jak i grupy kontrahentów można wyznaczyć jedną tabelę kontroli limitów. Jeśli dla kontrahenta i jego grupy są zdefiniowane tabele kontroli, wówczas za aktywną uważa się jedynie tabelę kontroli związaną z kontrahentem. Kontrola limitów może być przeprowadzana
tylko dla dokumentów rozchodowych.
Przy kontroli limitu kredytowego nie są uwzględniane dokumenty zaliczkowe. W konsekwencji kontrahent z blokadą wystawiania dokumentów nie będzie mógł rozliczyć zarejestrowanych zaliczek przy przekroczeniu limitu kredytowego. Rozwiązaniem opisanego problemu jest przyporządkowanie takiemu kontrahentowi innej tabeli kontroli limitów (bez blokady).
Po wybraniu funkcji Tabele kontroli limitów zostanie wyświetlone okno z listą tabel. Wybierając standardowe polecenie Dołącz można przystąpić do redagowania poszczególnych pól tabeli kontroli limitów.
Xpertis 360°plus
155
156
Redagowanie tabeli kontroli limitów
Informacje zawarte w tabeli kontroli limitów podzielone są na cztery rodzaje:
1. Kontrola w sytuacji — na jakim poziomie obiegu dokumentów z kontrahentem (sprzedaży, wydania, zamówienia) będzie przeprowadzana kontrola limitów i wyświetlany komunikat o przekroczonym limicie:
— przy wystawianiu — odpowiednia informacja będzie wyświetlana
po zakończeniu redakcji nagłówka dokumentu,
— przy akceptacji — odpowiednia informacja będzie wyświetlana
podczas akceptacji dokumentu.
2. Wartości liczone do wykorzystania limitu — jakie wartości obrotu z kontrahentem będą uważane za wykorzystanie limitu.
3. Wyświetlanie komunikatów — sposób wyświetlania komunikatów kontrolujących.
4. Reakcja przy przekroczeniu limitu — jak program ma reagować przy
przekroczonym limicie — czy wyświetlać komunikat i zostawić decyzję
o kontynuacji użytkownikowi czy też ma nastąpić zablokowanie czynności dla danego kontrahenta.
Redagując tabelę kontroli limitów należy wypełnić następujące pola:
Zapisy w bazie informacji o płatnościach (parametr 29) zaznaczenie parametru spowoduje umieszczanie zapisów w bazie informacji o płatnościach.
Pole to jest niedostępne do redakcji i będzie zaznaczony jeżeli parametr
nr 29 na liście parametrów ([Administracja|Lista parametrów]) zaznaczony jest na T (patrz punkt VI.1). Operacja odtwarzania/tworzenia zapisów
w bazie informacji o płatnościach jest dostępna w menu [Firma|Funkcje
pomocnicze|Odtwarzanie bazy rozliczeń].
Numer unikalny numer tabeli kontroli limitów (program podpowiada kolejny
numer).
Nazwa dowolna nazwa tabeli.
Kontrola w sytuacji
Zamówienia
Xpertis 360°plus
Wystawianie czy kontrola przekroczenia limitu ma następować przy wystawianiu zamówienia sprzedaży.
Akceptacja włączenie tego parametru uruchamia kontrolę limitu kredytowego kontrahenta podczas akceptacji zamówienia sprzedaży. Podczas realizacji zamówienia sprzedaży (realizacja wystawia dokument magazynowy) sprawdzany jest parametr tabeli limitów Wystawianie dokumentu
wydania. Dla zamówień archiwalnych, przed przywróceniem zaakceptowanego zamówienia sprzedaży do aktywnych, nastąpi kontrola czy przywrócenie nie spowoduje przekroczenia limitu kredytowego kontrahenta.
Dokumenty wydania
Wystawiane czy kontrola ma następować przy wystawianiu magazynowego
dokumentu rozchodowego. Parametr ten sprawdzany będzie również
podczas realizacji zamówienia sprzedaży.
Akceptacja czy kontrola ma następować przy akceptacji magazynowego dokumentu rozchodowego.
Dokumenty sprzedaży
Wystawianie czy kontrola ma następować przy wystawianiu dokumentu
sprzedaży.
Akceptacja czy kontrola ma następować przy akceptacji dokumentu sprzedaży z uwzględnieniem wartości dokumentu.
Wartości liczone do wykorzystania limitu
Uwzględniać zobowiązania pole nieredagowane, informujące o wartości parametru Czy do wykorzystanego limitu kredytowego zliczać tylko należności (N - wszystkie rozrachunki), ustawianego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis].
Poniższe sześć pól widoczne jest tylko jeżeli parametr 29 ustawiony jest
na T.
Saldo nierozliczonych należności? czy do wykorzystanego limitu zaliczać
saldo wszystkich nierozliczonych należności kontrahenta.
Saldo przeterminowanych należności? czy do wykorzystanego limitu zaliczać tylko saldo przeterminowanych należności kontrahenta. Zawartość
tego pola musi być różna od zawartości pola poprzedniego.
Xpertis 360°plus
157
158
Saldo nierozliczonych zobowiązań pole to dostępne będzie do redakcji, jeżeli
parametr Czy do wykorzystanego limitu kredytowego zliczać tylko należności (N - wszystkie rozrachunki) ([Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis])
ustawiony jest na N (patrz punkt I.8).
Saldo przeterminowanych zobowiązań parametr ten, podobnie jak poprzedni, dostępny będzie do redakcji, jeżeli parametr Czy do wykorzystanego limitu kredytowego zliczać tylko należności (N - wszystkie rozrachunki)
ustawiony jest na N.
Dokumenty kasowe wszystkie kasowe zapisy w bazie rozliczeń, które w momencie wyznaczania wielkości wykorzystanego limitu nie mają jeszcze
określonego typu (należność czy zobowiązanie).
Przelewy bankowe wszystkie przelewy bankowe w bazie rozliczeń, które w
momencie wyznaczania wielkości wykorzystanego limitu nie mają jeszcze określonego typu (należność czy zobowiązanie).
Rozrachunki czy do wykorzystanego limitu zaliczać rozrachunki. Do wykorzystani limitu brane są wówczas tylko nierozliczone należności. Pole
widoczne jeżeli parametr 29 ustawiony jest na N.
Niezrealizowane zamówienia czy do wykorzystanego limitu zaliczać niezrealizowane zamówienia.
Niezafakturowane dokumenty wydania czy do wykorzystanego limitu zaliczać dokumenty wydania, które nie zostały zafakturowane.
Niezaksięgowane dokumenty sprzedaży czy do wykorzystanego limitu zaliczać dokumenty sprzedaży, które nie zostały zaksięgowane.
Wyświetlanie komunikatów
Przekroczenie limitu czy wyświetlać komunikat tylko przy przekroczeniu limitu.
Zawsze czy wyświetlać komunikat we wszystkich ustalonych punktach kontroli. Zawartość tego pola musi być różna od zawartości pola poprzedniego.
Reakcja przy przekroczeniu limitu
Komunikat i pytanie czy w razie przekroczenia limitu pozostawić decyzję
o kontynuacji użytkownikowi.
Xpertis 360°plus
Blokada czynności czy w razie przekroczenia limitu zablokować kontynuację
operacji. Zawartość tego pola musi być różna od zawartości pola poprzedniego.
Jeżeli podczas wystawiania dokumentu forma płatności to GOTÓWKA,
niezależnie od ustawienia parametru, reakcją na przekroczenie limitu
będzie pytanie czy kontynuować operację.
Kontrola limitu w dokumentach
Jeżeli dla dokumentu sprzedaży, magazynowego dokumentu wydania, zamówienia sprzedaży, w sekcji Kontrola w sytuacji zostanie zaznaczone pole Wystawiania, to kontrola limitu nastąpi po zakończeniu redakcji nagłówka odpowiedniego dokumentu. System nie kontroluje czy limit został przekroczony
podczas dodawania kolejnych pozycji.
Po zaznaczeniu opcji Akceptacja informacja o przekroczonym limicie wyświetlana będzie podczas akceptacji danego dokumentu. Kontrola następuje
zarówno w sytuacji, jeżeli akceptacja wykonywana jest bezpośrednio po redakcji dokumentu, jak i w sytuacji akceptacji po wybraniu polecenia Akceptuj.
Zalecane jest aby kontrola, niezależnie czy jest przeprowadzana podczas
wystawiania, była przeprowadzana w trakcie akceptacji dokumentu (zaznaczenie opcji Akceptacja). Może być sytuacja, że podczas wystawiania nagłówka,
limit nie został jeszcze przekroczony (np. zwłaszcza jeżeli jest to pierwszy dokument dla danego kontrahenta), a po wprowadzeniu pozycji, kontrahent limit przekroczył. Kontrola w trakcie akceptacji taką sytuację wykaże i można
będzie odpowiednio zareagować.
Informacje na temat dokumentów wydania, zakupów i zamówień wykorzystywane są tylko w systemie Logistyka.
16.5 Rodzaje płatności
Jednym ze słowników, którego istnienie jest niezbędne dla prawidłowej pracy
programu, jest słownik rodzajów płatności. Jest to katalog nazw powszechnie
stosowanych form płatności, takich jak płatność gotówką, przelewem, czekiem
bądź płatność ratalna. Oparty jest na wzorcu płatności (na temat wzorców czytaj w rozdziale I.3.1), umożliwiającym wprowadzenie symbolu i nazwy rodzaju
płatności, a także określenie, czy jest to zapłata gotówkowa i jaka jest liczba dni
płatności.
Xpertis 360°plus
159
160
Definiowanie form płatności ma sens wtedy gdy w parametrach systemu
ustalono słownik dla płatności [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Słowniki
systemu] (patrz punkt I.5.2).
Podczas redagowania dokumentu sprzedaży, zakupu, zamówień od klienta czy ofert, określając rodzaj płatności będziesz mógł skorzystać ze słownika
zdefiniowanego przy pomocy funkcji [Definicje|Rodzaje płatności]. Po wybraniu standardowej akcji Dołącz należy wypełnić pola:
Kod symbol rodzaju płatności,
Treść nazwa rodzaju płatności, np. gotówka, przelew, czek itp.
Rodzaje płatności można wprowadzić również redagując słowniki użytkownika [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] (patrz punkt I.3.5).
Parametry dla płatności
Dla słownika rodzajów płatności dostępna jest akcja Parametry [Definicje|Rodzaje płatności|Parametry]. Umożliwia ona wprowadzanie i przeglądanie dodatkowych informacji.
Wypełnianie parametrów dostępne jest podczas przeglądania ich poprzez
użycie akcji Popraw.
Dla każdej z form płatności określone są dwa parametry:
Czy gotówka? tutaj w polu Wartość należy wpisać T lub N, ewentualnie pozostawić puste;
Liczba dni płatności w polu Wartość należy wprowadzić liczbę dni płatności,
lub pole pozostawić niewypełnione.
Tłumaczenia
Dla rodzajów płatności istnieje możliwość rejestrowania tłumaczeń po wybraniu funkcji [Definicje|Rodzaje płatności|Tłumaczenia].
Tłumaczenia wykorzystywane są w następujących wydrukach dokumentów:
— Faktura VAT i korekta
— Dokument zakupu i korekty, Faktura RR, Faktura wewnętrzna
— Faktura pro-forma
Na temat tłumaczeń w systemie Xpertis Fakturowanie czytaj również
w punkcie I.19.
Xpertis 360°plus
I.17. Widoki kartoteki kontrahentów
17 Widoki kartoteki kontrahentów
W systemie istnieje możliwość przeglądania kartoteki kontrahenta w definiowanych widokach. Przeglądanie dostępne jest po wybraniu [Firma|Kontrahenci ].
Widoki można zmieniać wykorzystując opcję Widok, pod warunkiem, że
użytkownik ma uprawnienia do co najmniej dwóch widoków. Widok to prezentacja kartoteki kontrahenta w układzie okna grupowego składającego się
z dwóch części. Stałej górnej zawierającej kartotekę kontrahentów i dolnej zależnej od definicji, w której na zakładkach prezentowane są informacje dotyczące kontrahenta np. faktury, zamówienia.
17.1 Definiowanie widoków kartoteki kontrahenta
Widoki kartoteki kontrahenta można zdefiniować po wybraniu [Definicje|Parametry|Widoki kartoteki kontrahentów].
Okno definicji składa się z następujących podokien:
Nagłówki umożliwia dodawanie, poprawianie, usuwanie nagłówków widoków (nazwy w nim widoczne są nazwami widoków dostępnymi przy ich
przełączaniu z poziomu kartoteki kontrahenta).
Pozycje umożliwia dodawanie, poprawianie, usuwanie zakładek dla danego nagłówka (widoku). Dodawanie pozycji, zmiana kolejności pozycji możliwe jest z wykorzystaniem mechanizmu przeciągnij i upuść. W
przypadku dołączania pozycji można to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy umożliwia dodanie pozycji w ramach definiowanego widoku przez
przeciągnięcie wybranej pozycji na pusty obszar za ostatnią pozycję w
oknie. Drugi polega na dodaniu wybranej pozycji do innego widoku
przez upuszczenie jej na docelowym nagłówku (widoku).
Uprawnieni umożliwia dodawanie, poprawianie, usuwanie uprawnionych do
danego widoku.
Użytkownicy wyświetla wszystkich użytkowników pakietu Xpertis i jest
oknem pomocniczym do nadawania uprawnień. Można w nim zaznaczyć użytkowników, którym chcemy nadać uprawnienia do danego widoku, a następnie przeciągnąć i upuścić na oknie Uprawnieni.
Xpertis 360°plus
161
162
17.2 Import eksport definicji widoków kartoteki kontrahentów
Zdefiniowane widoki można zapamiętać w pliku tekstowym wybierając
[Administracja|Import tabel|Definicje widoków kartoteki kontrahenta] i wykorzystać importując [Administracja|Eksport tabel|Definicje widoków kartoteki
kontrahenta] np. standardowe widoki dostarczane z danymi demo.
Standardowe widoki dostarczone z danymi demo:
— Bez zakładek — kartoteka będzie prezentowana bez zakładek;
— Finanse — zawiera zakładki: Rozrachunki, Rozliczenia
— Kontakty — zawiera zakładkę Kontakty
— Logistyka — zawiera zakładki: Faktury (dokumenty z bieżącego roku),
Magazyn (dokumenty z bieżącego roku), Zakupy (dokumenty z bieżącego roku), Oferty (wszystkie dokumenty), Zamówienia sprzedaży (dokumenty aktywne), Zamówienia dostaw (dokumenty aktywne);
— Projekty — do realizacji;
— Słowniki — zawiera zakładki: Osoby kontaktowe, Nipy UE, Adresy do korespondencji, Rachunki bankowe, Subkonta, Odbiorcy, Kody towarowe,
Stawki VAT kontrahenta, Operacje na danych (dostępne tylko dla osób fizycznych);
— Umowy i zgłoszenia — do realizacji.
18 Cenniki sprzedaży
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość zdefiniowania cenników
sprzedaży.
Cenniki służą do definiowania cen oraz rabatów cenowych występujących
w systemie. System umożliwia zdefiniowanie dowolnej liczby cenników w różnych konfiguracjach.
Jeżeli odpowiedni cennik zostanie zdefiniowany, cena z cennika będzie
podpowiadana podczas wystawiania dokumentów sprzedaży.
Aby praca z cennikami była możliwa, należy:
1. w parametrach pracy oddziału [Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Parametry oddziału] (patrz rozdział I.5.4) ustawić pole Ceny sprzedaży
na Ceny wg cenników.
Xpertis 360°plus
163
I.18. Cenniki sprzedaży
2. nadać uprawnienia użytkownikowi czy użytkownikom do edycji cenników [Definicje|Cenniki|Uprawnienia] — patrz punkt I.18.2.
Przed korzystaniem z cenników warto również odpowiednio ustawić parametry dotyczące cenników, wybierając [Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki ].
Wybór funkcji [Definicje|Cenniki] umożliwia przeglądanie, dodawanie
oraz modyfikowanie cenników sprzedaży, dodawanie i modyfikowanie gratisów, a także nadawanie uprawnień użytkownikom do odpowiednich cenników.
W systemie można zdefiniować następujące rodzaje cenników:
— Cenniki grup kontrahentów — cennik będzie obowiązywał dla podanej
grupy kontrahentów;
— Cenniki kontrahentów — cennik będzie obowiązywał dla podanego kontrahenta;
— Cenniki odbiorców — cennik będzie obowiązywał dla podanego odbiorcy;
— Cenniki standardowe — cennik bez ograniczeń dla kontrahentów i grupy
kontrahentów.
Aby w systemie możliwe było redagowanie cenników, każdemu użytkownikowi należy nadać odpowiednie uprawnienia.
Nadawanie uprawnień dotyczy cenników sprzedaży [Definicje|Cenniki|
Cenniki sprzedaży], , a także dostępu do cen w dokumentach.
W dokumentach ograniczenia będą obowiązywały po ustawieniu formuły
800830 Uprawnienia do cenników dotyczą dokumentów na wartość T.
Po ustawieniu parametru 800830 na T użytkownik nie mający uprawnień do edycji cennika, nie będzie miał również możliwości podglądu wartości wprowadzonych do danego cennika. Podczas redakcji dokumentów, nieuprawnione pozycje cenników są pomijane w słowniku cen oraz nie są podpowiadane. Dodatkowo dla nieuprawnionych użytkowników ukrywane są informacje o cenniku na pozycjach dokumentów dodanych przez uprawnionych
użytkowników.
Xpertis 360°plus
164
Jeżeli parametr 800830 będzie ustawiony na N, ograniczenie dla nieuprawnionego użytkownika będzie polegało tylko na zablokowaniu edycji cennika.
Użytkownik nie mający uprawnień do redakcji cennika, będzie widział wartości wprowadzone przez uprawnionego użytkownika. Wprowadzając dokumenty, wszystkie cenniki będą widoczne na liście cenników, cena z nieuprawnionego cennika będzie mogła być podpowiadana, w taki sam sposób jak dla
uprawnionych użytkowników.
W celu nadania uprawnień należy wybrać [Definicje|Cenniki|Uprawnienia]. Definiowanie polega na dodaniu grupy uprawnień, jej pozycji i przypisaniu użytkowników do grupy uprawnień. Grupy definiowane są w podziale
na oddziały. Po wybraniu akcji Dołącz dostępne do redakcji są pola nagłówka
grupy:
— Sprzedaży — zaznaczone dotyczy cenników sprzedaży,
— Kod — kod grupy uprawnień,
— Opis — opis grupy,
— Oddział — kod oddziału, w którym obowiązuje dany cennik.
Po wprowadzeniu danych nagłówka, należy zdefiniować pozycję grupy
uprawnień wybierając akcję Dołącz w oknie Pozycje grupy. Pozycja grupy definiowana jest:
— Grupa kontr. — grupa kontrahentów,
— Kontrahent — kontrahent,
— Odbiorca — odbiorca kontrahenta,
— Grupa ind. — grupa materiałowa lub usługowa,
— Podgrupa ind. — podgrupa materiałowa lub usługowa,
— Indeks — indeks materiału lub usługi.
Użytkownicy, którzy mają mieć pełny dostęp do cenników muszą należeć
do grupy, która ma niewypełnioną pozycję (wszystkie pola puste).
Dostęp do pozycji cennika ustalany jest według schematu:
— Cenniki kontrahentów i grup kontrahentów:
Xpertis 360°plus
165
– Odbiorca, Kontrahent, Grupa kontrahentów, Grupa indeksów,
Podgrupa indeksów, Indeks
– Odbiorca, Kontrahent, Grupa kontrahentów, Grupa indeksów,
Podgrupa indeksów
– Odbiorca, Kontrahent, Grupa kontrahentów, Grupa indeksów
– Odbiorca, Kontrahent, Grupa kontrahentów
– Odbiorca, Kontrahent
– Odbiorca
— Cenniki standardowe
– Grupa indeksów, Podgrupa indeksów, Indeks
– Grupa indeksów, Podgrupa indeksów
– Grupa indeksów
Nadane uprawnienia można sprawdzić dla każdej pozycji cennika przez
wywołanie opcji Uprawnienia w widoku pozycji cennika.
Uprawnienia do cenników mają wpływ na:
— dodawanie grupowe pozycji cennika — pomijane są elementy, do których brak uprawnień,
— kopiowanie zaznaczonych pozycji cennika — pomijane są elementy, do
których brak uprawnień,
— opcję zmiany ceny — pomijane są elementy, do których brak uprawnień,
— poprawę zaznaczonych pozycji cennika — pomijane są elementy, do których brak uprawnień,
— przenoszenie do archiwum czy przywracanie z archiwum — pomijane
są elementy, do których brak uprawnień,
— opcję kalkulacji w cenniku — niedostępna jest dla elementów, do których brak uprawnień,
— opcję kalkulacji w słowniku cen dla pozycji — niedostępna jest dla elementów, do których brak uprawnień i parametr 800830 ustawiony jest
na T.
Xpertis 360°plus
166
Użytkowników lub grupy użytkowników można przypisać do grup uprawnień pozycji cenników w następujących miejscach:
— [Definicje|Cenniki|Uprawnienia] w oknie Uprawnieni — użytkowników
i grupy użytkowników,
— [Definicje|Parametry|Użytkownicy] dla wybranego użytkownika [Uprawnienia|
Cenniki] — tylko użytkowników (patrz punkt I.9.5),
— [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Widok wg uprawnień|Widok wg|Cenniki] — tylko użytkowników.
Uprawnienia nie mają wpływu na cenniki prezentowane na portalu.
18.3 Redagowanie cenników
Aby zdefiniować nowy cennik należy wybrać funkcję [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży] wskazać odpowiedni rodzaj cennika (grup kontrahentów, kontrahentów, czy standardowy) i następnie standardową akcję Dołącz.
Nagłówek cennika
Wprowadzając cennik dostępne do redakcji są pola:
Grupa kontrahentów grupa kontrahentów dla której będzie obowiązywał
cennik. Pole widoczne przy wprowadzaniu cennika dla grup kontrahentów;
Kontrahent kontrahent dla którego będzie obowiązywał cennik. Pole widoczne przy wprowadzaniu cennika dla kontrahentów;
Odbiorca odbiorca danego kontrahenta. Pole widoczne przy wprowadzaniu
cennika dla kontrahentów. Jeżeli zostanie podany odbiorca, cennik obowiązywał będzie tylko dla danego odbiorcy. Cenę z danego cennika można będzie wprowadzić tylko w wypadku jeżeli w nagłówku odpowiedniego dokumentu, dla kontrahenta zostanie wybrany dany odbiorca.
Pole Odbiorca nie musi być wypełnione — wówczas obowiązywał będzie
cennik kontrahenta.
Po wprowadzeniu odbiorcy system automatycznie wypełni pola Miasto
i Ulica dla odbiorcy.
Zaleca się aby cennik odbiorcy miał wyższy priorytet od cennika kontrahenta. W przeciwnym razie będą traktowane jako równorzędne.
Xpertis 360°plus
167
Jeśli odbiorca nie był wcześniej podany, to po jego wybraniu i stwierdzeniu, że priorytet dodawanego cennika jest niższy od podanego w formule
800809 Priorytet cennika Odbiorcy użytkownik będzie zapytany o zmianę
priorytetu.
Na temat priorytetu cenników czytaj w punkcie I.18.4.
Należy zwrócić uwagę, że sekcja Informacja o rabacie oraz sposobie płatności w nagłówku cenników kontrahenta dotyczy tylko kontrahenta i nie
należy ich łączyć z odbiorcą.
Cenniki odbiorców są niedostępne na portalu i w mobilnym handlowcu.
Kod unikalny kod cennika podpowiadany przez system. System podpowiada
kolejny kod cennika:
— dla grup kontrahentów: cSG-XXX
— dla kontrahentów i odbiorców: cSK-XXX
— dla cenników standardowych: cSC-XXX
XXX to kolejny numer cennika.
Użytkownik podpowiadany kod może zmienić.
Istnieje również możliwość definiowanie własniego kodu cennika sprzedaży lub gratisu. W tym celu należy zredagować treść formuły 800808
Formuła na kod cennika / gratisu. Można w niej podać własny algorytm
w języku Formula+, który zastąpi domyślny.
Należy pamiętać aby podany algorytm był kompleksowy — dotyczył
cenników sprzedaży i gratisów.
Formuła 800808 dostępna jest po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki].
Nazwa dowolna nazwa cennika;
Priorytet cennika pole określa kolejnoość podpowiadania cennika. Na temat
priorytetu cenników czytaj w punkcie I.18.4.
Informacje o rabacie i sposobie płatności pola niewidoczne dla cenników
standardowych;
Od daty, Do daty zakres obowiązywania rabatu i sposobu płatności;
Xpertis 360°plus
168
Rabat procent rabatu. Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz jego
maksymalna wartość wynosi 99,99 %. Rabat ten związany jest z kontrahentem lub kontrahentami z danej grupy kontrahentów.
Jeżeli pole zostanie wypełnione, będzie podpowiadane dla danego kontrahenta w nagłówkach dokumentów związanych ze sprzedażą.
Jeżeli domyślny rabat zostanie podany w definicji kontrahenta ([Firma|
Kontrahenci|Dołącz/Popraw|Dane logistyczne] — patrz punkt I.16.1), to
na dokumentach rabat będzie pobierany z kartoteki kontrahenta, niezależnie od wypełnienia pola Rabat w nagłówku cennika.
Więcej na temat rabatów w systemie czytaj w punkcie II.3.3.
Sposób płatności nazwa rodzaju płatności, np. gotówka, przelew, czek itp.
Przy wypełnianiu pola można korzystać ze słownika sposobów płatności — patrz punkt I.16.5. W pole można wprowadzić, jak dla każdego
słownikowanego pola, tylko rodzaj płatności jaki jest w słowniku.
Pozycja cennika Dla każdego cennika należy przypisać pozycje.
Pozycje cennika można definiować dla materiału, usług lub grupy materiałowej czy usługowej.
Wprowadzając pozycje cennika należy wypełnić następujące pola:
Od daty, Do daty zakres obowiązywania pozycji cennika. Pole Do daty nie
musi być wypełnione, nie zostaje wtedy określony termin obowiązywania ceny.
Godzina od, Godzina do definiując okres obowiązywania pozycji cennika,
obok daty, można podać również godzinę.
W przypadku jeśli cennik tworzony jest w oparciu o cennik bazowy,
okres obowiązywania jest częścią wspólną.
W trakcie redakcji dokumentu dostępność cennika jest wyliczana na
chwilę wyświetlenia słownika. Wybór cennika jest możliwy mimo, iż jego ważność mogła upłynąć przed zamknięciem słownika lub akceptacją
pozycji dokumentu. Cennik wybrany w powyższym trybie jest przenoszony na dokumenty pochodne.
Kod, Nazwa kod i nazwa cennika bazowego — patrz punkt I.18.3.
Grupa pole dostępne do redakcji jeżeli została wybrana opcja wprowadzania
cennika dla grup materiałowych czy usługowych ([Dołącz|Grupa materiał./usł.]). Oznacza grupę jakiej dotyczy cennik;
Xpertis 360°plus
169
Podgrupa pole dostępne do redakcji jeżeli została wybrana opcja wprowadzania cennika dla grup materiałowych czy usługowych ([Dołącz|Grupa materiał./usł.]). Oznacza podgrupę dla grupy jakiej dotyczy cennik.
Podgrupę można podać po podaniu grupy materiałowej czy usługowej;
Indeks indeks materiału lub usługi. Pole dostępne do redakcji jeżeli została
wybrana opcja wprowadzania cennika dla materiałów lub usług, oznacza
materiał lub usługę jakiej dotyczy cennik;
jm
jednostka miary materiału. Pole nie jest dostępne do redakcji.
Waluta waluta jakiej dotyczy pozycja cennika. Jest to waluta handlowa jaka
została ustalona dla wybranego oddziału ([Definicje|Parametry|Parametry pracy], zakładka Parametry oddziału, pole Domyślna waluta handlowa). Walutę użytkownik może zmienić, ale należy pamiętać, że cennik
podpowiadany będzie na dokumencie o tej samej walucie handlowej;
Sposób płatności kod formy płatności. Pole można redagować przy pomocy słownika form płatności. Jeżeli pole zostanie wypełnione, dany cennik będzie obowiązywał, jeżeli podana tu forma płatności będzie zgodna
z podaną w nagłówku odpowiedniego dokumentu.
Zakres [od; do) pola umożliwiające podanie zakresów dla ilości czy wartości
pozycji dokumentu. Zakresy są lewostronnie domknięte. Jeśli dolna wartość zakresu jest większą od zera to będzie to minimalna ilość czy wartość, jaką należy podać w pozycji dokumentu, w którym dany cennik ma
być wykorzystany. Zero dla górnej wartości zakresu oznacza brak ograniczenia. Jeżeli górna wartość pola Ilość czy Wartość będzie podana, to
ilość czy wartość dokumentu musi być od niej mniejsza, żeby było spełnione odpowiednie kryterium.
W przypadku jeśli cennik tworzony jest w oparciu o cennik bazowy, zakres ilości czy wartości jest częścią wspólną.
Cena formuła w pole to można wprowadzić formułę, z której będzie wyliczana cena. Jeżeli pole zostanie wypełnione, pola Cena netto i Cena brutto
będą zablokowane do redakcji.
Więcej na temat wyznaczania ceny formułą czytaj w punkcie
Formuła na cenę i rabat.
Zakres cenowy po zaznaczeniu tego pola możliwe będzie definiowanie zakresu cenowego w pozycji cennika. Zakres można podać dla ceny netto
Xpertis 360°plus
170
i brutto. Zakres cenowy może być zdefiniowany pośrednio w cenniku
bazowym.
Nieaktywne jest aktualizowanie ceny w wyniku kalkulacji dla pozycji z
określonym zakresem cenowym.
Cena netto cena netto jaka będzie obowiązywała dla danego cennika;
Stawka VAT stawka podatku VAT. Po wybraniu materiału stawka będzie podpowiadana z kartoteki wybranego materiału. Stawkę można wybrać
również ze słownika stawek VAT. Po naciśnięciu klawisza F3 wyświetlany jest słownik stawek pochodzący z kraju podanego w parametrach
dla oddziału ([Definicje|Parametry|Parametry pracy], zakładka Parametry oddziału, pole Kraj dla waluty narodowej). W przypadku cennika dla
grup materiałowych stawka nie będzie podpowiadana. Pole nie musi być
wypełnione;
Cena brutto cena brutto jaka będzie obowiązywała dla danego cennika. Jeżeli w poprzednim polu podano stawkę VAT a cena brutto nie była jeszcze wprowadzona, cena brutto wyliczana będzie na podstawie ceny netto
i stawki podatku VAT. Użytkownik ma możliwość cenę zmienić;
Rabat rabat na dany materiał czy usługę lub materiały czy usługi z odpowiedniej grupy. W sekcji Rabat można wprowadzić
— formułę; W pole Formuła można wprowadzić formułę wyliczającą rabat. Jeżeli pole zostanie wypełnione, pozostałe pola związane
z rabatem będą zablokowane do redakcji.
Więcej na temat wyznaczania rabatu formułą czytaj w punkcie
Formuła na cenę i rabat.
— procent rabatu; Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz
jego maksymalna wartość wynosi 99,99 %;
— kwotę rabatu netto;
— kwotę rabatu brutto.
Można jednocześnie wpisać rabat procentowy i kwotowy. Odpowiedni
rabat z cennika w pozycji dokumentu będzie pobierany w zależności od
wypełnienia w nagłówku pola Typ rabatu w pozycji.
Rabat brutto nie jest wyliczany na podstawie netto i odwrotnie.
System nie kontroluje zgodności kwoty i procentu rabatu oraz ich nie
podpowiada.
Xpertis 360°plus
171
Blokada edycji rabatu zaznaczenie tego pola spowoduje blokowanie wprowadzania rabatu na pozycji dokumentu jeśli cena zostanie wybrana z danego cennika. Blokowanie nastąpi pomimo zaznaczenia parametru 2130
Uprawnienia do edycji rabatów w dokumentach na W lub na P.
Więcej na temat rabatów czytaj w punkcie II.3.3.
Promocja w sekcji Promocja można przypisać promocję do cennika podając
jej kod i opis. Promocja wprowadzana jest ze słownika promocji — patrz
opis poniżej.
Towary lub usługi można dodawać do pozycji cennika również zbiorczo.
W tym celu należy wybrać akcję Dołącz grupowo. W zależności od wyboru zostanie wyświetlone odpowiednio okno kartoteki materiałów lub usług. Zaznaczając w oknie kartoteki odpowiednie materiały czy usługi i wybierając akcję
TEN pozycje zostaną przeniesione do cennika. Akcja Popraw umożliwi zbiorcze
lub pojedyncze wprowadzanie cen.
Cenniki kontrahentów mogą być również definiowane z poziomu kartoteki
kontrahentów — patrz punkt I.16.1, a cenniki dla grup kontrahentów — po
wybraniu [Firma|Grupy kontrahentów|Cenniki].
Wartości wprowadzone w cenniku sprzedaży będą podpowiadane w trakcie wystawiania faktur sprzedaży — patrz rozdział II.3.
Dane z nagłówka cennika takie jak rabat czy sposób płatności podpowiadane będą w nagłówku, natomiast dane z pozycji: rabat, cena netto czy cena
brutto, wprowadzane będą do pozycji dokumentów. Podpowiadane ceny i rabaty użytkownik będzie miał możliwość zmienić.
Istnieje możliwość wydruku cennika po wybraniu [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|Drukuj].
Formuła na cenę i rabat W pozycji cennika istnieje możliwość podania formuł na cenę czy rabat. Jeśli pole Cena formuła czy Formuła w sekcji Rabat zostanie wypełnione to zostaną odpowiednio zablokowane pola do redakcji cen
lub rabatu. Odwrotnie, jeśli cena lub rabat są podane, to pola związane z formułami są niedostępne.
Do formuł przekazywany jest argument, który umożliwia rozpoznanie ceny lub rodzaju rabatu, które można wyliczyć. Parametr przyjmuje następujące
wartości:
— dla pola Cena formuła:
Xpertis 360°plus
172
– CEN_OD — cena netto od dla zakresu cenowego,
– CEN — cena netto lub cena netto do dla zakresu cenowego,
– CENB_OD — cena brutto od dla zakresu cenowego,
– CENB — cena brutto lub cena brutto do dla zakresu cenowego.
— dla pola Formuła w sekcji Rabat:
– PRC — procent rabatu,
– RABNET — kwota rabatu netto,
– RABBRT — kwota rabatu brutto.
Należy zadbać o optymalne działanie formuł np. dla parametru CEN_OD
wykonać przebieg obliczeniowy i przypisać do zmiennych globalnych tak aby
dla kolejnych argumentów podawać już wartość wcześniej wyliczoną. Zmienne globalne usuwać przy ostatnim wywołaniu, dla ceny będzie to CENB, a dla
rabatu RABBRT. Kolejność wywołań jest jak w powyższym wypunktowaniu.
Zmiana ceny w cennikach o procent lub wartość W systemie istnieje możliwość grupowej zmiany cen na pozycjach cenników według ustalonej wartości.
W oknie przeglądania pozycji cenników sprzedażyistnieje akcja Zmień cenę ([Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|Pozycje cenników|Zmień cenę].
Umożliwia ona zmianę ceny dla wybranej pozycji cennika lub też grupową
zmianę cen dla zaznaczonych pozycji według jednego z kryteriów:
— zmiana procentowa — cena zostanie zmieniona o podaną wartość procentową. Dodatnia wartość procentu jest równoznaczna ze zwyżką ceny,
a ujemna wartość procentu z obniżką ceny;
— zmiana wartościowa — cena zostanie zmieniona o podaną wartość.
Można tu podać liczbę ujemną wówczas cena zostanie obniżona.
Algorytm obliczenia nowej ceny ma postać:
dla zmiany procentowej:
nowa cena = stara cena × (1 + procent × 0.01)
dla zmiany wartościowej:
nowa cena = stara cena + wartość
Po wybraniu akcji Zmień cenę na ekranie wyświetlone zostanie okno edycyjne, w którym należy określić:
Xpertis 360°plus
173
— w jaki sposób ma zostać zmieniona cena — w polu Rodzaj zmiany ceny
należy zaznaczyć jedną z opcji: Procent lub Wartość;
— o ile cenę należy zmienić — wartość należy podać w polu Zmień cenę(y)
o:.
Jeżeli dla danej pozycji cennika czy zaznaczonych pozycji cennika aktywne
jest pole Zakres cenowy, opcja Zmień cenę umożliwia zmianę zakresu cen.
Po zatwierdzeniu okienka system kontroluje czy podana wartość zmiany
ceny nie spowoduje obliczenia nowej ceny o wartości ujemnej lub równej zero. Jeżeli tak by się stało nie będzie możliwa zmiana ceny o podaną wartość
(wartość należy wówczas skorygować lub zrezygnować z funkcji). Dodatkowo kontrolowane jest wypełnienie pola Zmień cenę(y) o: — jeśli w pole została
wprowadzona wartość zero (brak zmiany cen) wówczas system o tym będzie
komunikował i umożliwi użytkownikowi powrót do edycji tego pola.
Prawidłowe wykonanie operacji Zmień cenę spowoduje zmianę ceny dla
zaznaczonych pozycji cennika według odpowiednich algorytmów.
Poprawianie pozycji cennika Funkcja [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|
Popraw] oprócz poprawiania poszczególnych pozycji cennika, umożliwia grupową zmianę poszczególnych wartości w cenniku.
Podczas zbiorczej poprawy pozycji cennika umożliwiono:
— Zerowanie daty do której obowiązuje pozycja cennika — aby wyzerować
datę należy zaznaczyć pole Zerować datę do.
— Zerowanie ceny netto — aby wyzerować cenę netto należy zaznaczyć pole Zerować cenę netto.
— Zerowanie ceny brutto — aby wyzerować cenę brutto należy zaznaczyć
pole Zerować cenę brutto.
— Wprowadzenie lub zmianę cennika bazowego — służy do tego sekcja
Cennik bazowy. Edycja cennika bazowego dostępna jest również dla pozycji cenników standardowych, jednak nie będzie on zapamiętywany dla
takich pozycji.
— Usuwanie cennika bazowego — aby usunąć cennik bazowy należy zaznaczyć pole Usuń cennik bazowy.
— Edycję rabatu procentowego.
— Edycję kwoty rabatu netto lub brutto.
Xpertis 360°plus
174
— Zerowanie rabatu, wszystkich jego wartości naraz.
— Wprowadzanie lub zmianę promocji — służy do tego sekcja Promocja.
Pola w sekcji Promocja dostępne są tylko dla cennika sprzedaży.
Jeżeli pole Rabat nie zostało uzupełnione, poprzez grupową akcję Popraw
rabat nie zostanie wyzerowany. Grupowe zerowanie rabatu możliwe jest tylko
po zaznaczeniu pola Zeruj rabat.
Jeżeli dla danej pozycji czy zaznaczonych pozycji cennika aktywne jest pole
Zakres cenowy, opcja Popraw umożliwia zmianę zakresu cen.
Kalkulacja w cennikach W pozycji cenników znajduje się funkcja [Definicje|
Cenniki|Cenniki sprzedaży|Kalkulacja], której działanie jest analogiczne jak
w pozycjach dokumentów sprzedaży (patrz punkt II.3.2).
Należy zwrócić uwagę, że kalkulacja dostępna jest tylko dla tych pozycji
cenników, które mają podany materiał lub usługę.
Jeśli pozycja cennika dotyczy waluty innej niż narodowa dodatkowo przed
pojawieniem się okna kalkulacji należy podać kurs przeliczenia z waluty w cenniku na walutę narodową.
Nieaktywne jest aktualizowanie ceny w wyniku kalkulacji dla pozycji z
określonym zakresem cenowym.
Kopiowanie cenników Funkcja [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|Kopiuj]
umożliwia automatyczne wygenerowanie nowego cennika. Należy wskazać istniejący cennik, którego nagłówek i pozycje posłużą jako baza do utworzenia
nowego cennika. Dla nowego cennika należy podać kod. Dzięki tej funkcji
można łatwo przygotować nowy cennik np. dla innego kontrahenta lub w innym zakresie dat.
Istnieje również możliwość kopiowania pojedynczych pozycji cennika
sprzedaży.
Skopiować pozycję można po wybraniu [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży] i w oknie Pozycje cenników wskazać akcję Kopiuj.
Inna możliwość to skopiowanie wybranych pozycji cennika do innego cennika przy wykorzystaniu metody drag&drop. Pozycję lub zaznaczone pozycje
wybranego cennika należy przeciągnąć i upuścić na wybranym nagłówku cennika.
Aby cennik mógł być kopiowany operator musi mieć uprawnienia do pozycji cennika.
Xpertis 360°plus
175
Archiwum cenników Cenniki, które nie będą już w systemie używane, można przenieść do archiwum. Dotyczy to np. cenników, których nie można usunąć, gdyż zostały już wykorzystane w systemie. W tym celu należy skorzystać
z funkcji [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|Przenieś do/z archiwum].
Archiwalne cenniki można będzie przeglądać wybierając polecenie [Definicje|
Cenniki|Cenniki sprzedaży|Przejdź do/wyjdź z archiwum].
Tutaj użycie polecenia Przenieś do/z archiwum spowoduje przeniesienie
cennika archiwalnego do cenników aktywnych, natomiast użycie akcji Przejdź
do/wyjdź z archiwum umożliwi zmianę widoku na cenniki aktywne.
Uprawnienia Dla każdej pozycji cennika można sprawdzić nadane uprawnienia. W tym celu należy wybrać [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży]
i w oknie Pozycje cenników wskazać polecenie Uprawnienia.
W oknie Uprawnienia wyświetlona jest lista użytkowników uprawnionych
do redakcji danej pozycji cennika.
Na temat nadawaniu uprawnień do cenników czytaj w punkcie I.18.2.
Cenniki oparte na cennikach standardowych
Program umożliwia tworzenie cenników grup kontrahentów czy też indywidualnych kontrahentów na bazie cennika standardowego. Daje to możliwość
realizacji następującego scenariusza: wprowadzenie ceny promocyjnej na dany
produkt dla wszystkich kontrahentów.
Pierwszym miejscem, w którym można wskazać cennik bazowy jest nagłówek cennika dla grupy kontrahentów lub kontrahenta. Traktowany jest jako
domyślny i podpowiadany w pozycji cennika. Także w pozycji cennika, niezależnie od ustawień w nagłówku, można określić cennik bazowy. Należy jednak
zwrócić uwagę na fakt, że jeśli chcemy korzystać z cennika bazowego to musi
on być wskazany w pozycji cennika.
Firma X sprzedaje materiał Y w cenie 10 zł kontrahentom detalicznym. Z
kontrahentem K1 umówiła się, że materiał Y będzie sprzedawała mu z 10%
rabatem. Kontrahentom kluczowym udziela domyślnie rabatu 5%. Chcąc zrealizować powyższe w systemie Xpertis Fakturowanie należy zdefiniować następujące cenniki:
— standardowy, umownie nazwany DETALICZNY, na materiał Y w cenie
10zł — cennik dla kontrahentów detalicznych;
— grupy kontrahentów oparty na cenniku DETALICZNYM, na materiał Y
z określonym tylko rabatem 5% — cennik dla klientów kluczowych;
Xpertis 360°plus
176
— kontrahenta oparty na cenniku DETALICZNYM, na materiał Y z określonym tylko rabatem 10% — cennik dla kontrahenta K1.
Dodatkowo w łatwy sposób można zmieniać warunki handlowe przez modyfikację cennika bazowego przy zachowaniu rabatów ustalonych w cennikach
grup kontrahentów i kontrahentów. Należy pamiętać, że cenniki mogą być
również projektowane w oparciu o grupy materiałowe lub usługowe. Zasada
określenia ceny i rabatu jest analogiczna jak dla materiału czy usługi.
— Cennik bazowy musi być ważny aby cena została z niego pobrana.
— Jeśli w cenniku bazowym będzie więcej niż jedna ważna pozycja na dany
materiał to będą one równorzędne. Dodatkowo jeśli aktywne jest podpowiadanie ceny to spośród cen równorzędnych będzie podpowiadana
cena przypadkowa. Dlatego należy zadbać aby w cenniku bazowym była
tylko jedna ważna cena na dany towar.
— Jeśli w cenniku opartym na cenniku bazowym zostanie podana cena, to
będzie istotniejsza od ceny z cennika bazowego.
— Z cennika bazowego pobierana jest tylko cena.
18.4 Priorytety cenników
W nagłówku cenników standardowych, grup kontrahentów i kontrahentów
określa się priorytet cennika.
Podczas wystawiania dokumentów jako pierwszy będzie podpowiadany
cennik o najwyższym priorytecie.
Domyślna wartość priorytetu jest podpowiadana odpowiednio z następujących parametrów [Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki]:
— 800804 Priorytet cennika Standardowego (domyślna wartość: 1),
— 800805 Priorytet cennika Grupy kontrahenta (domyślna wartość: 2),
— 800806 Priorytet cennika Kontrahenta (domyślna wartość: 3),
— 800809 Priorytet cennika Odbiorcy (domyślna wartość: 4).
Zaleca się aby cennik odbiorcy miał wyższy priorytet od cennika kontrahenta. W przeciwnym razie będą traktowane jako równorzędne.
Xpertis 360°plus
177
Jeśli odbiorca nie był wcześniej podany, to po jego wybraniu i stwierdzeniu,
że priorytet dodawanego cennika jest niższy od podanego w formule 800809
użytkownik będzie zapytany o zmianę priorytetu.
Domyślne wartości priorytetów użytkownik może zmieniac w dowolny
sposób.
Priorytet pozycji cennika wyznaczany jest wg wzorów:
Pcen = Pnag × 10 + Ptyp
Pbaz = Pnag × 10 + Ptyp +
Ptyp
10
gdzie:
— Pcen — priorytet pozycji cennika nieopartej na cenniku bazowym
— Pbaz — priorytet pozycji cennika opartej na cenniku bazowym
— Pnag — priorytet z nagłówka cennika
— Ptyp — priorytet typu pozycji (3 — jeśli cennik dotyczy materiału lub
usługi, 2 — jeśli cennik dotyczy podgrupy materiałowej lub usługowej,
1 - jeśli cennik dotyczy grupy materiałowej lub usługowej)
Priorytet pozycji cennika w ramach typu cennika wygląda następująco:
— Najwyższy mają pozycje cennika z wypełnionym materiałem lub usługą
— Następnie z wypełnioną podgrupą materiałową lub usługową
— Na końcu są pozycje z grupą materiałową lub usługową.
W dokumentach, ceny sprzedaży, wyświetlane są wg malejącej wartości
priorytetu pozycji cennika. Korzystając z priorytetów można np. wprowadzić cenę promocyjną na dowolny materiał lub usługę, która będzie dotyczyła
wszystkich kontrahentów niezależnie od ich warunków handlowych. W celu
rozwiązania powyższego problemu należy zdefiniować nowy cennik standardowy o nazwie np. „Promocja piątkowa” i nadać mu priorytet wyższy od cenników dotąd obowiązujących. W cenniku wprowadzić materiały, usługi objęte
promocją.
Xpertis 360°plus
178
18.5 Gratisy
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość naliczania gratisów w dokumentach sprzedaży.
Definiowanie gratisów
Aby gratisy mogły być naliczane w dokumentach, należy je wcześniej odpowiednio zdefiniować.
Definiowanie dostępne jest po wybraniu [Definicje|Cenniki|Gratisy]. Definiowanie podobne jest do definiowania cenników — patrz punkt I.18.3.
Polega na dodaniu nagłówka wybranego typu (standardowy, grupy kontrahenta, kontrahenta) i pozycji.
Dla odbiorców gratisy nie są definiowane.
Nagłówek, zależnie od typu gratisu, zawiera następujące pola:
— Kod — kod gratisu. Podobnie jak dla cenników kod gratisu podpowiadany jest przez system. System podpowiada kolejny kod gratisu:
– dla grup kontrahentów: cGG-XXX
– dla kontrahentów: cGK-XXX
– dla cenników standardowych: cGC-XXX
XXX to kolejny numer gratisu. Użytkownik podpowiadany kod może
zmienić.
— Nazwa — nazwa gratisu,
— Priorytet gratisu — podpowiadane są analogicznie jak priorytety cenników,
— Kontrahent — kontrahent dla którego definiujemy gratisy — dostępne
dla gratisów kontrahenta,
— Grupa kontrahentów — grupa dla której definiujemy gratisy — dostępne
dla gratisów grup kontrahentów.
Pozycja definiowana jest przez następujące pola:
— Obowiązuje — okres przysługiwania gratisu — poniższe daty porównywane są z bieżącą datą pobieraną z komputera na którym działa serwer
bazy danych
Xpertis 360°plus
179
– Od daty
– Do daty
— Kryteria — kryteria przyznania gratisu
– Grupa materiałowa — grupa, dla której definiowany jest gratis
– Podgrupa materiałowa — podgrupa, dla której definiowany jest
gratis
– Materiał/Usługa — materiał lub usługa, dla której definiowany jest
gratis
– Jm — jednostka miary, dla której definiowany jest gratis
– Waluta — waluta, dla której definiowany jest gratis
– Ilość od — minimalna ilość, dla której definiowany jest gratis
– Ilość do — maksymalna ilość, dla której definiowany jest gratis, jeśli
zero to brak ograniczenia
– Wartość netto od — minimalna wartość netto, dla której definiowany jest gratis
– Wartość netto do — maksymalna wartość netto, dla której definiowany jest gratis, jeśli zero to brak ograniczenia
— Gratis
– Indeks — przysługujący gratis dla zdefiniowanych kryteriów
– Ilość — ilość przysługującego gratisu dla zdefiniowanych kryteriów
– Cena — cena przysługującego gratisu dla zdefiniowanych kryteriów
Pozycje do gratisów, podobnie jak w przypadku cenników, można dodawać
pojedynczo i grupowo.
Więcej na temat pól gratisów czytaj w rozdziale dotyczącym redakcji cennika I.18.3.
Gratisy, jak i cenniki można przenosić do archiwum i przywracać z archiwum.
Dostępna jest również akcja Kopiuj.
Xpertis 360°plus
180
Kopiowanie gratisów Funkcja [Definicje|Cenniki|Gratisy|Kopiuj] umożliwia
automatyczne wygenerowanie nowego gratisu. Funkcja działa analogicznie jak
kopiowanie cenników. Należy wskazać istniejący gratis, którego nagłówek i pozycje posłużą jako baza do utworzenia nowego gratisu. Dla nowego gratisu należy podać kod. Dzięki tej funkcji można łatwo przygotować nowy gratis np.
dla innego kontrahenta lub w innym zakresie dat.
Istnieje również możliwość kopiowania pojedynczych pozycji gratisu.
Skopiować pozycję można po wybraniu [Definicje|Cenniki|Gratisy] i w oknie
Pozycje gratisów wskazać akcję Kopiuj.
Inna możliwość to skopiowanie wybranych pozycji gratisu do innego gratisu przy wykorzystaniu metody drag&drop. Pozycję lub zaznaczone pozycje
wybranego gratisu należy przeciągnąć i upuścić na wybranym nagłówku gratisu.
Naliczanie gratisów w dokumentach
Naliczanie gratisów jest możliwe po wybraniu:
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Nalicz gratisy] — z poziomu
nagłówków dokumentów sprzedaży,
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Pozycje|Funkcje dod.|Nalicz gratisy] — z
poziomu pozycji dokumentów sprzedaży.
Jeśli akcja Nalicz gratisy uruchamiane jest z poziomu nagłówków dokumentów, to może dotyczyć jednego lub kilku dokumentów. Jeżeli akcja ma być uruchomiona dla więcej niż jednego dokumentu, wówczas przed wybraniem powyższej funkcji należy zaznaczyć dokumenty, dla których będą naliczane gratisy.
Po wybraniu funkcji Nalicz gratisy w pozycji dokumentu, dotyczy ona całego danego dokumentu.
Po uruchomieniu funkcji nastąpi sprawdzenie czy dla wskazanych dokumentów były już naliczane gratisy. Jeśli tak, to dla każdego takiego dokumentu
należy zdecydować o ponownym naliczeniu. Ponowne naliczenie równoważne jest usunięciu wcześniej dodanych gratisów i przypisaniu nowych. Wynik
kontroli wskazanych dokumentów wyświetlony zostanie w oknie informacyjnym. Należy zapoznać się z jego treścią i zamknąć w celu przejścia do kolejnego etapu naliczania gratisów. W kolejnym kroku wyświetlone zostanie okno z
przysługującymi i nieprzysługującymi gratisami, w górnym panelu, i podstawą naliczenia gratisu, w dolnym panelu. Podstawa naliczenia gratisu dotyczy
bieżącej pozycji w górnym panelu.
Xpertis 360°plus
181
Przysługujące gratisy dobierane są według następujących agregacji ilości i
wartości z pozycji dokumentu:
— Indeks, Jm
— Grupa materiałowa, Jm
— Podgrupa materiałowa, Jm
Zależnie czy dokument jest w cenach netto, czy brutto, agregowana jest odpowiednio wartość netto lub brutto. W przypadku cen brutto kryterium wartościowe gratisu zostanie ubruttowione według stawki VAT pozycji dokumentu. Wyliczone ilości i wartości porównywane są kryteriami w definicji gratisu.
Kryterium ilości i wartości musi być spełnione łącznie. Przeszukiwane są definicje standardowe, grupy kontrahentów i kontrahentów. W efekcie powstanie
lista przysługujących i nieprzysługujących gratisów.
Gratisy nieprzysługujące, to takie, dla których nie jest spełnione kryterium
ilości czy wartości. Przykładowo jeżeli w pole Ilość w dokumencie zostanie
wprowadzona mniejsza liczba niż w polu Ilość w definicji gratisu, gratis dla
danej pozycji przysługiwać nie będzie.
Pozycje, które nie będą dołączone jako gratisy do dokumentu zaznaczane
są kolorem według legendy.
Można sprawdzić stan gratisu — opcja Stan na wybranym gratisie.
Następnie należy wskazać gratisy, które chcemy dopisać w dokumentach
i zaakceptować wybór wskazując akcję Akceptuj. Gratisy nieprzysługujące
i niezaznaczone będą pominięte.
W dokumentach zostaną dopisane nowe pozycje z indeksem, ilością i ceną według definicji gratisu. Dodane gratisy w oknie edycji pozycji dokumentu
oznaczone są etykietą Gratis oraz kodem i nazwą gratisu. Pozycje takie można
dowolnie redagować tzn. że nie są ponownie sprawdzane warunki przysługiwania gratisu. Znacznik pozycji jako Gratis jest trwały i nie jest usuwany po
zmianie np. indeksu.
Nagłówek dokumentu posiada dodatkowe pole (dostępne na Dołącz kolumnę) informujące o naliczeniu gratisów. Znacznik zostaje nadany po dodaniu
przynajmniej jednej pozycji z gratisem. Usunięcie wszystkich pozycji typu gratis z dokumentu anuluje wartości tego pola. Znacznik przenoszony jest na generowane dokumenty. Naliczanie gratisów jest niedostępne dla korekt.
Poprawa pozycji dokumentu nie przelicza naliczonych gratisów.
Xpertis 360°plus
182
18.6 Promocje
Istnieje możliwość rejestracji promocji w pozycjach dokumentów sprzedaży.
W systemie istnieje słownik promocji zbudowany z pól Kod (50 znaków) i
Opis (255 znaków).
Słownik promocji dostępny jest w menu [Definicje|Cenniki|Promocje],
a także po wybraniu [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży] i wskazaniu w oknie
Pozycje cenników, w zależności od potrzeby, polecenia Dołącz lub Popraw.
W polu Kod w sekcji Promocja należy nacisnąć klawisz F3 .
Podczas wprowadzania dokumentów promocje podpowiadane są z cenników (jeśli włączone są ceny sprzedaży według cenników) lub wprowadzane
ręcznie. W dokumentach generowanych przenoszone są z dokumentów źródłowych jednak na dokumencie docelowym, z wyjątkiem korekt i faktur z paragonów, można je zmienić. W przypadku korekt promocje można redagować
tylko w dodanych pozycjach. Informacja o promocji usuwana jest z pozycji
przy wypełnionej informacji o cenniku i spełnieniu warunków opisanych w
sekcji Zapamiętywanie cenników w pozycjach dokumentów i dodatkowym założeniu, że promocja w pozycji dokumentu jest zgodna z promocją w pozycji
cennika.
19 Tłumaczenia
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość drukowania dokumentów
handlowych w różnych wersjach językowych.
Na temat drukowania faktury czytaj w punkcie II.2.
Aby to było możliwe należy wprowadzić poszczególne nazwy w języku,
w którym faktura będzie drukowana.
Tłumaczenia tekstów można przeglądać i wprowadzać po wybraniu
[Definicje|Tłumaczenia].
Tłumaczenia mogą być definiowane dla języków, które znajdują się w odpowiednim słowniku. Aby funkcja Tłumaczenia była dostępna, należy podać
słownik języków w parametrach programu [Definicje|Parametry|Parametry
pracy|Słowniki systemu] (patrz punkt I.5.2).
Teksty tłumaczeń na język angielski mogą być zaimportowane po wybraniu [Administracja|Import danych|Tłumaczenia tekstów]. Przed importem tłumaczeń należy w słowniku języków założyć języki o kodach POL (polski) oraz
ANG (angielski). Słownik języków jest dostępny po wybraniu [Definicje|Para-
Xpertis 360°plus
183
I.19. Tłumaczenia
metry |Słowniki użytkownika] lub po wybraniu [Definicje|Parametry|Słowniki
użytkownika|Dołącz].
W systemie istnieje możliwość wprowadzania tłumaczeń dla wydruków
faktur i korekt, a także dla wydruków sprawozdań definiowalnych (patrz
punkt VI.18).
Po wybraniu [Definicje|Tłumaczenia|Wydruki dok. sprzedaży i korekty],
w oknie Słownik tekstów tłumaczeń znajduje się lista standardowych tekstów
związanych z fakturą VAT czy korektą. Do każdego tekstu przypisany jest kod.
Danych wpisanych w tym oknie nie można modyfikować.
Jeżeli teksty tłumaczeń nie zostały wcześniej wprowadzone albo zaimportowane, okno Tłumaczenia tekstów będzie puste.
Tłumaczenia należy wprowadzić w oknie Tłumaczenia tekstów podając język i treść w danym języku dla tekstu znajdującego się w oknie Słownik tekstów
tłumaczeń, np. dla tekstu FAKTURA VAT, w polu Język wpisujemy ANG, w kolumnie Tłumaczenie — INVOICE.
W pole Tłumaczenie można wprowadzać nazwę tak długą na ile pozwala
wpisać edycja. Należy jednak pamiętać, że na wydruku tak długa nazwa się nie
wydrukuje.
Po przełączeniu widoku według języków, w oknie Tłumaczenia teksów dostępne są opcje:
Dołącz wszystkie dla pustego okna tłumaczeń dodaje wszystkie zdefiniowane
tłumaczenia dla języka z uzupełnionym tłumaczeniem w języku oryginału.
Dołącz brakujące dla okna tłumaczeń z zawartością dodaje niezdefiniowane
tłumaczenia dla języka z uzupełnionym tłumaczeniem w języku oryginału.
Funkcje mają również zastosowanie przy dodawaniu tłumaczeń dla języka
polskiego, np. w celu zmiany drukowania treści uwag na dokumentach.
Istnieje także możliwość tłumaczenia nazw materiałów i usług — dla każdej pozycji można przypisać wersję językową i tłumaczenie nazwy — patrz
punkt I.15.3.
Podczas wykonywania wydruku faktury dostępnego po wybraniu [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Drukuj], istnieje możliwość wskazania wersji językowej
(wcześniej zdefiniowanej) — patrz punkt II.2.
Po wybraniu wersji językowej drukowane są tłumaczenia elementów stałych. W przypadku braku tłumaczenia, element nie zostanie wydrukowany.
Xpertis 360°plus
184
Jeśli faktura będzie drukowana w wersji językowej i dla wybranego języka
nie będzie tłumaczenia nazwy materiału to zostanie ona pobrana na zasadach
gdy język nie został wybrany. Tłumaczenie dotyczy wydruków faktury i faktury
korygującej.
Teksty niektórych tłumaczeń różnią się w zależności od ustawienia parametru 100321 Czy zastosować aktualizację VAT 2013/01/01? — patrz rozdział II.10.1.
19.1 Opisy dodatkowe
W oknie Słownik tekstów tłumaczeń dostępnym po wybraniu [Definicje|Tłumaczenia], oprócz napisów stałych takich jak FAKTURA czy Sprzedawca, znajdują
się teksty przeznaczone do opisów dodatkowych:
— dla faktur — od kodu 1000201 do kodu 1000209
— dla faktur korygujących — od kodu 2000201 do kodu 2000209
— dla faktur proforma — od kodu 3000201 do kodu 3000209
Opisy można wprowadzić do okna Tłumaczenie tekstów podając odpowiedni język.
Jeżeli wprowadzając parametry wydruku przed wydrukiem faktury, wypełnimy pole Wersja językowa, to na dole faktury będą drukowane wszystkie
wprowadzone opisy w odpowiednim języku.
Jeżeli dodatkowe opisy mają być drukowane dla faktury w języku narodowym, wypełniając dane w oknie Tłumaczenie tekstów, pole Język należy pozostawić niewypełnione (patrz poniżej punkt I.19.2). Wówczas, jeżeli pole Wersja
językowa w oknie parametrów wydruku zostanie puste, odpowiedni tekst znajdzie się na fakturze.
19.2 Teksty i tłumaczenia domyślne
Istnieje możliwość zmiany domyślnego tekstu tłumaczenia. W celu zmiany
tekstu domyślnego należy dla tego tekstu, w oknie Tłumaczenia tekstów wprowadzić zapis z niewypełnionym polem Język. Tak wprowadzone tłumaczenie
będzie zastępować tekst domyślny. Przykładowo, dla tekstu 1000201 - Faktura opis pod dokumentem linia 1 można wprowadzić zapis Życzymy udanych zakupów.
Xpertis 360°plus
Rozdział II
Sprzedaż
W tym rozdziale zamieszczono informacje dotyczące prowadzenia sprzedaży
przy pomocy programu Xpertis Fakturowanie . Opisane są tu czynności związanych z redagowaniem konkretnych dokumentów.
— Praca w module sprzedaży może być zorganizowana wielostanowiskowo — wystawiane dokumenty mogą być przypisywane do konkretnego
stanowisku pracy. Informacje dotyczące zakładania i przygotowania do
pracy stanowisk sprzedaży zamieszczono w punkcie I.13.
— Do każdego stanowiska sprzedaży można przydzielić uprawnienia jednemu bądź wielu operatorom. O tym, w jaki sposób definiowane są
uprawnienia sprzedawców, przeczytasz w punkcie I.9.
— W programie Xpertis Fakturowanie forma dokumentów jest elastyczna,
może być modyfikowana przez użytkownika. Punkt I.11.3 został poświęcony zagadnieniu definiowania podstawowych typów dokumentów
sprzedaży, natomiast opis ogólnych zasad definicji wszystkich typów dokumentów znajduje się w punkcie I.11.
— Przed rozpoczęciem wprowadzania lub przeglądania danych należy wybrać aktywny okres obrachunkowy. Jest to jeden z parametrów bieżącej
pracy stanowiska. O ustalaniu tego oraz innych parametrów dowiesz się
z punktu I.5.1.
— Gdy wszystkie czynności wstępne zostaną zakończone, można przystąpić do sporządzania dokumentów sprzedaży. Metoda redakcji podstawowych typów dokumentów została opisana w punkcie II.1.
— Dokumentom korygującym poświęcono pkt. II.5.
— Opis sprzedaży detalicznej znajduje się w punkcie II.7.
185
Xpertis 360°plus
186
Rozdział II. Sprzedaż
1 Redagowanie dokumentów sprzedaży
Standardowym dokumentem sprzedaży jest dokument faktura VAT.
Faktura taka może być wystawiana przy pomocy różnych typów dokumentów sprzedaży — patrz punkt I.11.3.
Ponadto w programie istnieją inne możliwości związane ze sprzedażą:
— Sprzedaż detaliczna — wystawianie paragonów;
— Sprzedaż usług — sprzedaż odmienna od zasad typowej sprzedaży towarów.
Dokumenty sprzedaży redagować można po wybraniu [Faktury|Wszystkie
dokumenty|Dołącz] lub [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży]. Po wybraniu
jednej z tych funkcji, w zależności który z wariantów ma być obsługiwany, należy wskazać jedną z opcji:
— Pozostałą — dokumenty sprzedaży typu faktura VAT lub paragon.
— Zaliczkowy — wystawianie faktury zaliczkowej — patrz rozdział II.6
— Korekta — wystawianie korekt do dokumentów sprzedaży — patrz
punkt II.5.
— Korekta historyczna — wystawianie korekt historycznych — patrz
punkt II.5.1.
— Faktura do paragonu — opcja dostępna po wybraniu [Faktury|Wszystkie
dokumenty|Dołącz]. Fakturę na podstawie paragonu można wystawić
po wskazaniu dokumentu typu PARAGON. Na temat wystawiania paragonów czytaj w punkcie II.7.
Każdy dokument składa się z nagłówka i z pozycji dokumentu. W nagłówku znajdują się informacje odnoszące się do całego dokumentu, w pozycjach
dane dotyczące sprzedaży poszczególnych pozycji towarowych czy usług.
W zależności od ustawienia parametru Czy akceptować dokument sprzedaży po redakcji? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Fotmuły|Sprzedaż] dokument po redakcji może być automatycznie zaakceptowany.
— N — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży nie będzie zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało będzie wybrać polecenie
Akceptuj.
Xpertis 360°plus
II.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
— T — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży będzie zaakceptowany.
— P — po zakończonej redakcji dokumentu sprzedaży wyświetlane będzie
pytanie czy zaakceptować dany dokument.
1.1 Nagłówek dokumentu sprzedaży
Odpowiednie dane należy wprowadzić w oknie redagowania nagłówka, które
zawiera następujące pola (porównaj ekran II.1):
Ekran II.1
Numer numer ewidencyjny dokumentu nadawany automatycznie. Poszczególne typy dokumentów numerowane są zgodnie z przypisaną im grupą
numeracji. Mogą być np. numerowane odrębnie dla każdego stanowiska
pracy w ramach miesiąca obrachunkowego bądź roku.
Istnieje również możliwość wykorzystania numerów jeżeli są luki w numeracji — patrz punkt Wykorzystanie wolnych numerów.
Obok numeru dokumentu znajduje się Symbol dokumentu. Budowa
symbolu będzie zgodna z treścią formuły obsługującej nadawanie symboli dokumentom.
Xpertis 360°plus
187
188
Więcej informacji na temat definiowania numeracji i budowy symbolu
dokumentu znajdziesz w punkcie I.11.1.
Pole nie jest dostępne do redagowania.
Konto symbol konta kosztowego. Podczas redakcji pola można skorzystać ze
słownika kont kosztowych programu.
Aby pole to było dostępne do redakcji należy ustawić parametr Czy
można redagować konto w nagłówku faktury?, dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Edycja dokumentów
sprzedaży.
Magazyn pole nie jest wykorzystywane w systemie Xpertis Fakturowanie .
Typ dok. pole nie jest wykorzystywane w systemie Xpertis Fakturowanie .
Data wyst. jest to data wystawienia dokumentu sprzedaży. Zgodnie z ustawą
data ta powinna znajdować się na fakturze sprzedaży VAT. Pole to musi
zostać wypełnione datą, która zawiera się w okresie obrotowym aktualnym na danym stanowisku sprzedaży.
Data sprz. jest to data sprzedaży czyli wydania towaru z magazynu.
Jeżeli dokument sprzedaży będzie powiązany z dokumentem magazynowym, data sprzedaży będzie taka sama jak data wystawienia magazynowego dokumentu rozchodowego.
Data dos. data dostarczenia (zakończenia dostawy) towaru czy wykonania
usługi.
Zgodnie z ustawą data ta powinna znajdować się na fakturze sprzedaży
VAT.
W momencie rejestracji dokumentu sprzedaży lub paragonu można pole pozostawić niewypełnione i uzupełnić je na dokumencie gdy data
będzie znana. Datę można uzupełniać lub zmieniać dopóki dokument
sprzedaży nie zostanie zaksięgowany.
Data dostawy musi być większa lub równa dacie sprzedaży podanej na
dokumencie.
Aby zmienić datę na zaakceptowanym dokumencie należy użyć akcji Popraw. Podczas zmiany daty dostawy dla zaakceptowanego dokumentu
kontrolowane jest czy dokument był już drukowany. W przypadku, kiedy faktura była drukowana, wyświetlany jest odpowiedni komunikat —
czytaj więcej w punkcie Data dostawy na wydruku faktury.
Xpertis 360°plus
Zgodnie z ustawą fakturę należy wystawić do 15 dni od końca miesiąca,
w którym dostarczono towar czy wykonano usługę.
Na życzenie użytkownika kontrola daty dostawy towaru względem daty
wystawienia faktury może być przeprowadzana przez system.
Aby system sprawdzał datę dostawy, należy ustawić parametr 300136
Czy kontrolować datę dostawy? na T. Parametr dostępny jest po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż].
Po ustawieniu parametru 300136 na T, uwzględniane są przypadki:
— jeżeli podczas wystawiania faktury data dostawy towaru jest nieznana — czyli data dostawy nie zostanie wprowadzona — system
nie kontroluje daty dostawy względem daty wystawienia faktury,
— jeżeli podczas wystawiania faktury data dostawy zostanie wprowadzona, system kontroluje, aby wystawienie dokumentu VAT nastąpiło nie później niż 15 dni kalendarzowych od końca miesiąca,
w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
Jeżeli data dostawy jest wprowadzana na dokumencie zaakceptowanym,
system nie kontroluje daty dostawy względem daty wystawienia. Kontroluje natomiast aby data dostawy nie była wcześniejsza od daty sprzedaży — niezależnie od ustawienia parametru 300136.
Więcej na temat daty dostawy towaru czytaj w punkcie II.1.4.
Paragon jeśli dla dokumentu drukowany jest paragon to w tym polu automatycznie pojawi się jego symbol.
Kontrahent
Kod symbol kontrahenta, dla którego jest wystawiany dokument sprzedaży.
Przy wypełnianiu pola wygodnie jest skorzystać ze słownika. Jeżeli danych kontrahenta brakuje w słowniku, możesz je uzupełnić nie przerywając redagowania dokumentu. Po wywołaniu słownika wykonaj polecenie Dołącz i wprowadź wszystkie niezbędne informacje.
Po wprowadzeniu kodu kolejne pole — Nazwa czyli nazwa kontrahenta
wypełniane jest automatycznie.
Zablokowanie bezwarunkowe kontrahenta ze strony programu Finanse
i księgowość uniemożliwia wystawienie dokumentu sprzedaży.
Redagowanie danych kontrahenta opisano w punkcie I.16.1.
Xpertis 360°plus
189
190
Odb. kod odbiorcy, któremu wydawany jest towar. Przy wypełnianiu pola wygodnie jest skorzystać ze słownika. W słowniku tym znajdują się dane
tylko tych odbiorców, którzy związani są z kontrahentem wskazanym
w poprzednich polach. Pole to nie musi być wypełnione. Kiedy je wypełnisz, dane o odbiorcy drukowane będą na dokumencie sprzedaży. Jeżeli
danych właściwego odbiorcy brakuje w słowniku, możesz je uzupełnić
nie przerywając redagowania dokumentu. Po wywołaniu słownika wykonaj polecenie Dołącz i wprowadź wszystkie niezbędne informacje.
Redagowanie słownika odbiorców opisano w punkcie I.16.1.
Handlowiec symbol handlowca związanego z danym kontrahentem. Przy wypełnianiu tego pola można korzystać ze słownika przedstawicieli handlowych. Pole to musi być wypełnione.
Redagowanie słownika handlowców opisano w punkcie I.16.1.
Sposób płatności kod formy płatności dla wystawianego dokumentu. Pole
można redagować przy pomocy słownika form płatności. Przykładowe
formy płatności to: przelew, gotówka, czek potwierdzony itd.
Aby w polu Sposób płatności podpowiadana była domyślna wartość,
można wprowadzić nazwę formy płatności najczęściej stosowanej w odniesieniu do danego kontrahenta w jego karcie danych. O redagowaniu
danych kontrahentów przeczytasz w punkcie I.16.1.
Po odpowiednim sparametryzowaniu programu istnieje możliwość
wprowadzanie wielu płatności dla dokumentu sprzedaży.
Termin płatności data ostatecznego terminu zapłaty za fakturę. Przy niegotówkowych formach płatności wyznacza się klientowi ostateczny termin
zapłaty. Jeśli jako forma płatności występuje gotówka, jako termin zapłaty podpowiadana jest data wystawienia dokumentu.
Po odpowienim ustawieniu parametru 38 Dozwolony termin płatności
mniejszy niż data dokumentu? z listy parametrów ([Administracja|Lista
parametrów]), pole Termin płatności może być kontrolowane przez system:
— po ustawieniu parametru na T nie ma kontroli daty płatności ani
względem daty wystawienia dokumentu ani daty sprzedaży.
— po ustawieniu parametru na N termin płatności będzie kontrolowany. Termin płatności nie może być wcześniejszy od daty wystawienia faktury. System nie kontroluje natomiast terminu płatności
Xpertis 360°plus
względem daty sprzedaży — termin płatności może być zarówno
późniejszy jak i wcześniejszy niż data sprzedaży.
Więcej informacji o formach i terminie płatności znajdziesz w punkcie
II.1.3.
Rabat % procent rabatu udzielanego kontrahentowi na wszystkie towary
sprzedawane w ramach redagowanego dokumentu. O wartość tego rabatu zostanie odpowiednio pomniejszona cena każdego sprzedawanego
towaru. Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz jego maksymalna wartość wynosi 99,99 %.
Typ rabatu w pozycji ustawienie tego pola ma wpływ jaki typ rabatu będzie
wprowadzany w pozycji dokumentu:
— po ustawieniu pola na S — rabat procentowy kaskadowy;
— po ustawieniu pola na K — rabat kwotowy od ceny;
— po ustawieniu pola na W — rabat kwotowy od wartości.
Domyślą wartość pola Tryb rabatu w pozycji, dostępnego w nagłówkach
dokumentów, określa się formułą 800812 Sposób liczenia rabatu (patrz
punkt I.8). Typ w nagłówku zostanie zmieniony po wyborze kontrahenta
jeśli w jego definicji jest wypełnione pole Tryb rabatu w pozycji.
Typ rabatu w nagłówku dokumentu można zmieniać przed wprowadzeniem pozycji (później pole zostanie zablokowane do redakcji).
Na temat rabatów czytaj w punkcie II.3.3.
Sprzedaż nieopodatkowana pole dotyczy wydruku. Jeżeli wprowadzona zostanie tu litera T na wydruku faktury nie będzie informacji o podatku
VAT i cenach brutto. Wprowadzenie litery O oznacza, że podatek rozlicza nabywca usługi.
Na wydruku faktury będzie umieszczona odpowiednia informacja, a informacje o podatku VAT i cenach brutto nie będą widoczne. W przypadku wprowadzenia litery T lub O wydruk zawierać będzie tylko informacje
o wartościach netto.
Jeśli pole Sprzedaż nieopodatkowana będzie miało wartość O i pole NIP UE
kontrahenta będzie wypełnione, to na wydruku faktury zostanie umieszczony NIP UE (Przepis prawny Dz.U. Nr 212 poz. 1337 § 25 ust. 4).
Xpertis 360°plus
191
192
Jeżeli w definicji faktury zaznaczono pole Przeliczać od brutto (patrz
punkt I.11.3, pole Sprzedaż nieopodatkowana zostało zablokowane do
redakcji.
Numer rachunku numer rachunku bankowego licencjobiorcy. W polu tym
podpowiadany jest rachunek, który podczas wprowadzania rachunków
licencjobiorcy został zaznaczony jako domyślny. Jeżeli licencjobiorca ma
kilka rachunków i żaden z nich nie został oznaczony jako domyślny,
użytkownik musi wybrać odpowiedni rachunek z listy (klawisz F3 ).
Jeżeli kontrahent posiada subkonto, w pole Numer rachunku można będzie wprowadzić numer subkonta.
Na temat wprowadzania rachunków bankowych licencjobiorcy czytaj
w punkcie I.1.3, o definiowaniu subkonta przeczytasz w punkcie VI.10.4.
Uwagi dodatkowy komentarz, który może okazać się pomocny podczas analizy danych. Pole to nie musi być redagowane.
Część pól w oknie nagłówka faktury wypełniane jest przez program i użytkownik nie będzie mógł ich zmienić:
Rok, Miesiąc aktywny rok i miesiąc obrachunkowy — pola określane w parametrach pracy.
Typ dok. redagowany typ dokumentu sprzedaży.
St. sprz. zawartość pola informuje, którego stanowiska sprzedaży dotyczy
wprowadzany dokument. Jest to symbol stanowiska, które zostało wprowadzone przy pomocy funkcji Parametry pracy. Jeżeli użytkownik nie
podał stanowiska w parametrach, pole to jest puste.
Skąd pole określająca rodzaj faktury:
— P — faktura pozostała,
— E — dokument wewnątrzwspólnotowy,
— L — faktura zaliczkowa.
W polu Wal. narodowa znajduje się symbol waluty narodowej. Pole jest niedostępne do redakcji. Waluta narodowa ustawiana jest w parametrach programu po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Słowniki systemu].
Xpertis 360°plus
Jeżeli w systemie stosowana jest wielowalutowość (patrz punkt I.5.3) dostępne do redakcji są również pola dotyczące dokumentów rozliczanych w walucie innej niż waluta narodowa. Należy wtedy podać walutę, kurs z dnia lub
wybrać bank, którego kurs zostanie podany z tabeli kursów.
Jeżeli redagowany dokument jest dokumentem unijnym, czyli jeżeli w definicji typu tego dokumentu pole Unijny ustawiono na T (patrz punkt I.11.3),
w nagłówku należy wprowadzić NIP UE.
Na temat dokumentów walutowych i unijnych czytaj w punkcie II.4, natomiast informacje dotyczące deklaracji INTRASTAT i parametryzacji programu związanej z Intrastatem znajdziesz w podręczniku do systemy Xpertis
Logistyka.
1.2 Redakcja pozycji dokumentu sprzedaży
Po wprowadzeniu nagłówka dokumentu zostanie wyświetlone okno przeglądania jego pozycji. Początkowo będzie ono puste. Gdy wykonasz polecenie Dołącz, wyświetlone zostanie okno redagowania pozycji (porównaj ekran II.1).
Ekran II.2
Dla poszczególnych pozycji dokumentu należy podać następujące dane,
wprowadzając je w odpowiednie pola okna redagowania:
Pozycja numer pozycji dokumentu. Program sam nadaje numery kolejno
wprowadzanym pozycjom dokumentu. Pole to nie jest dostępne do redakcji.
Xpertis 360°plus
193
194
Materiał/Usługa — T — dana pozycja dotyczy towaru, U — pozycja dotyczący
usługi.
Indeks indeks i nazwa materiału lub usługi, której dotyczy dana pozycja dokumentu sprzedaży. Indeks można wprowadzić korzystając z kartoteki
materiałów lub usług naciskając klawisz F3 . W słowniku oprócz indeksu i nazwy towaru znajduje się informacja o aktualnym stanie materiału
w magazynach i ilości dostępnej.
W przypadku faktur z generacją dokumentów magazynowych, w oknie
Słownik materiałów dostępne jest polecenie Szukaj wg kodu umożliwiające wyszukiwanie materiału po kodzie obcym kontrahenta, po kodach
kreskowych i dodatkowych kodach związanych z materiałem.
Po podaniu indeksu materiału program automatycznie wpisuje jego nazwę do następnego pola.
Cecha w polu tym można wybrać atrybut cechy dla danego towaru.
Pole nie musi być wypełnione.
Na temat atrybutów dostaw czytaj w podręczniku do systemu Logistyka.
Il.j.d. ilość sprzedawanego towaru w dodatkowej jednostce miary. Pole nie jest
wykorzystywane w systemie Xpertis Fakturowanie .
Ilość w ilość sprzedawanego towaru. Obok ilości, wyświetlana jest jednostka
sprzedaży. Podpowiadana jest jednostka, jaka dla danego materiału została wprowadzona w kartotece. Użytkownik może jednostkę zmienić.
Cena w jednostkowa cena towaru, nie uwzględniająca rabatu. Jeżeli w definicji dokumentu sprzedaży ([ |Definicje|Typy dokumentów |Sprzedaży|
Dołącz/Popraw] patrz punkt I.11.3) nie zaznaczono pola Przeliczać od
brutto wprowadzona tu cena będzie ceną netto, w przeciwnym wypadku
— ceną brutto.
Podczas redakcji ceny, po naciśnięciu klawisza F3 dostępny będzie
słownik cen sprzedaży — jeśli został wcześniej wprowadzony.
Po odpowiedniej parametryzacji cena może być podpowiadana przez
system.
Na temat słownika cen sprzedaży i podpowiadania cen czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Dodatkowo, jeżeli cena zostanie wybrana z cennika sprzedaży, informacje o cenniku zostaną zapisane w sekcji Cennik — patrz opis poniżej.
Xpertis 360°plus
Jeżeli parametr użytkownika 2131 Wymagany cennik? ustawiony jest
na N podpowiadaną cenę można poprawić. Po ustawieniu parametru
2131 na T, należy zadbać aby każdy sprzedawany towar posiadał swój
cennik.
Więcej informacji na temat cen sprzedaży znajdziesz w rozdziale II.3.
Jeżeli w systemie stosowana jest wielowalutowość (patrz punkt I.5.3) dostępne do redakcji jest pole, w którym wprowadzana cena może być ceną
w walucie narodowej lub obcej — w zależności od parametrów nagłówkowych.
Jeżeli dokument jest wystawiany w innej walucie niż narodowa, odpowiednimi wartościami zostaną wypełnione pola dla walut handlowej
i podatkowej.
Na temat dokumentów walutowych czytaj w punkcie II.4.
Rabat procent rabatu udzielanego na towar, którego dotyczy redagowana pozycja dokumentu. Jeżeli w nagłówku dokumentu wskazano procent rabatu, będzie on również tutaj wyświetlany. Całkowity rabat będzie sumą
rabatów z nagłówka i pozycji. Procent rabatu nie może być liczbą ujemną
oraz jego maksymalna wartość wynosi 99,99 %. Na pozycji dokumentu
kontrolowany rabat to suma rabatów z nagłówka i pozycji dokumentu.
Wysokość rabatu na pozycji dokumentu kontrolowana jest po okienku.
Jeżeli kwota rabatu będzie na tyle wysoka, że cena sprzedaży po rabacie
będzie równa zero, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Należy wówczas poprawić rabat w nagłówku lub w pozycji dokumentu.
W zależności od ustawienia parametru 800810 [Definicje |Parametry|
Formuły|Cenniki] rabat może być liczony dla ceny lub dla wartości dokumentów.
Na temat możliwości obliczania rabatu czytaj w punkcje II.3.3, na temat
kontroli rabatów w punkcie Powiadomienia o zbyt dużym rabacie.
Cena netto jednostkowa cena netto towaru pomniejszona o rabat. Jeżeli wartość rabatu równa jest zero, cena ta jest oczywiście równa cenie przed
rabatem. Wartość w tym polu zostanie automatycznie obliczona i nie
podlega redakcji.
Cena brutto cena brutto towaru. Cena ta obliczana jest na podstawie ceny netto i stawki podatku VAT. Cena ta uwzględnia również rabat. Pole obliczane jest automatycznie i nie podlega redakcji.
Xpertis 360°plus
195
196
Jeżeli w definicji dokumentu sprzedaży pole Przeliczać od brutto jest zaznaczone, to cena netto będzie obliczana na podstawie stawki VAT i ceny
brutto.
Stawka VAT kod stawki podatku VAT. Program podpowiada taki kod stawki VAT, jaki został przypisany do materiału podczas jego definiowania
w kartotece materiałów. Operator może zmienić ten kod, posługując się
słownikiem stawek VAT zdefiniowanych w programie.
W przypadku dokumentów unijnych i eksportowych podpowiadana
stawka to 0 % (na temat odpowiedniego definiowania dokumentów
sprzedaży czytaj w punkcie I.11.3).
Słownik stawek podatku VAT jest słownikiem systemowym i pozostaje niedostępny do redagowania. Informacje na jego temat znajdziesz
w punkcie I.3.5.
Wartość netto wartość sprzedaży netto wyliczana przez program jako iloczyn
zredagowanej wcześniej ceny jednostkowej i ilości. Pole nie jest dostępne
do redakcji.
Kwota VAT kwota podatku VAT obliczana jest na podstawie wartości sprzedaży netto i stawki podatku VAT. Pola nie można redagować.
Wartość brutto wartość sprzedaży brutto obliczana jest jako suma wartości
sprzedaży netto i kwoty podatku VAT.
Cennik kod i nazwa cennika. Pola wypełniane są przez system, jeżeli cena zostanie wybrana z cennika. Pola nie są dostępne do redakcji. Więcej na
temat zapamiętywania cenników czytaj w punkcie II.3 w sekcji Zapamiętywanie cenników w pozycjach dokumentów.
Po zmianie danych w nagłówku dokumentu istnieje możliwość ponownego wyznaczenia cen — patrz opis w punkcie Wyznaczanie cen po
zmianie danych w nagłówku dokumentu.
Promocja Sekcja umożliwiająca przypisanie promocji do pozycji faktury. Promocje można wybrać ze słownika promocji. Jeżeli cena sprzedaży została wybrana z cennika, a do danego cennika przypisana jest promocja,
promocja jest podpowiadana przez system, ale użytkownik ma możliwość jej zmiany.
Na temat promocji czytaj w rozdziale I.18.6.
Jeżeli w nagłówku dokumentu kontrahent zostanie zmieniony i w związ-
Xpertis 360°plus
ku z tym zostanie wybrana cena z cennika nowego kontrahenta, zawartość pola Promocja również zostanie zmieniona.
Konto symbol konta kosztowego. Podczas redakcji pola można skorzystać ze
słownika kont kosztowych programu.
Aby pole to dostępne było do redakcji należy ustawić parametr Pozycja faktury: czy można redagować pole konto?, dostępny po wybraniu
[Definicje |Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Edycja dokumentów sprzedaży.
Uwagi pole umożliwia wpisanie dodatkowych uwag. Pole to nie musi być redagowane.
Jeżeli redagowany dokument jest dokumentem unijnym, czyli jeżeli w definicji typu tego dokumentu pole Unijny ustawiono na T (patrz punkt I.11.3),
w zależności od parametryzacji należy również wypełnić pola w zakładce Intrastat.
Na temat dokumentów walutowych i unijnych czytaj w punkcie II.4, natomiast informacje dotyczące deklaracji INTRASTAT i parametryzacji programu związanej z Intrastatem znajdziesz w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
1.3 Płatności i płatności ratalne do dokumentów sprzedaży
Podczas redagowania nagłówka dokumentu sprzedaży należy określić rodzaj
i termin płatności dla kontrahenta.
Na temat wprowadzania nagłówka faktury czytaj w punkcie II.1.1.
Typowe formy płatności to, np. gotówka czy przelew. Użytkownik będzie
mógł wprowadzić formy płatności tylko te, które zostały zdefiniowane w programie.
Listę form płatności można zdefiniować wybierając [Definicje|Rodzaje płatności | Dołącz] (patrz punkt I.16.5).
W zależności od parametryzacji programu, z fakturą może być powiązana
jedna płatność lub też możliwe jest rozbicie kwoty do zapłaty na kilka rat. Decyduje o tym ustawienie parametru Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? Aby możliwe było wprowadzenie wielu płatności do dokumentu sprzedaży, należy wybrać [Definicje|Parametry|Formuły], wskazać zakładkę Płatności
i parametr Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? ustawić na T.
Jeżeli wystawiano dokumenty z wieloma formami płatności, parametru
Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? nie można już ustawiać na N.
Xpertis 360°plus
197
198
Po wprowadzeniu formy płatności, pole Termin płatności zostanie automatycznie wypełnione przez program. Termin zostanie wyliczony zgodnie z liczbą dni jaka została wprowadzona dla danej formy płatności — liczba dni dodawana jest do daty dokumentu. Ponadto, poprzez ustawianie parametru Przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem?, można zadecydować o tym,
czy system ma uwzględniać święta podczas wyznaczania terminu płatności.
Parametr ten znajdziesz w zakładce Płatności po wybraniu [Definicje |Parametry|Formuły].
Na temat parametrów programu, również tych związanych z płatnościami
czytaj w punkcie I.8.
Dla dokumentów sprzedaży możliwe jest rozbicie kwoty do zapłaty (wartości handlowej dokumentu) na kilka rat. Z każdym dokumentem powiązana
jest lista (w szczególności jednopozycyjna) płatności zawierająca Formę, Termin
i Kwotę płatności. Lista ta jest dostępna w okienku wertowania dokumentów
sprzedaży po wybraniu akcji [Funkcje dod.|Płatność].
Wprowadzanie płatności ratalnych do dokumentów sprzedaży możliwe
jest podczas redakcji nagłówka faktury lub po zakończeniu redakcji dokumentu po wybraniu akcji Płatność z menu Funkcje dod. Po naciśnięciu klawisza
F3 w polu Sposób płatności czy też po wybraniu polecenia Płatność, wyświetlone zostaje okno do którego można wprowadzić listę płatności (w szczególności może to być jedna pozycja). Przy wypełnianiu pola Forma płatności po
wybraniu klawisza F3 zostanie wyświetlona lista zdefiniowanych płatności.
Po wskazaniu formy płatności, wprowadzony zostanie termin płatności, wyliczony przez program. Termin płatności użytkownik może zmienić.
Pole Wartość oznacza kwotę płatności. Można podać wartość lub procent
poszczególnych płatności lub pozostawić te pola niewypełnione. Jeżeli pola
Wartość i Procent nie zostaną wypełnione, po wystawieniu faktury, wartości
zostaną wyliczone automatycznie przez program na podstawie wartości dokumentu. Jeżeli kwota czy procent będą edytowane program wartości nie wyliczy.
Natomiast dla płatności wyliczanych wartość rozpisywana jest modyfikowana
i obliczana jako wartość faktury pomniejszona o wartość sumy płatności edytowanych ręcznie.
Chcąc wprowadzić ratalną zapłatę do dokumentu wprowadź tyle pozycji
na ile rat płatności ma być rozłożona. Po zakończeniu edycji dokumentu wartość faktury rozpisywana jest proporcjonalnie na wszystkie pozycje pod warunkiem, że pozycja nie była redagowana ręcznie. Różnice wynikające z zaokrągleń dopisywane są do ostatniej pozycji, która będzie wyliczana.
Jeżeli płatności były definiowane podczas wprowadzania nagłówka faktury,
po redakcji płatności ratalnych naciśnij klawisz Esc , w ten sposób powrócisz
Xpertis 360°plus
do redakcji nagłówka. Jeżeli w oknie znajduje się jedna pozycja, rodzaj płatności tu wprowadzony zostanie przepisany w pole Sposób płatności. W przypadku płatności ratalnej pole Sposób płatności nagłówka dokumentu pozostanie
niewypełnione.
Płatności ratalne mogą być też rozpisywane przez program. W oknie
z płatnościami należy wówczas wybrać polecenie Rozpisz płatności. Po wybraniu tego polecenia pojawi się okienko, w którym należy podać Formę płatności
i Termin płatności. Pole Ilość płatności oznacza liczbę rat na ile płatność ma być
rozłożona. W pole Liczba dni należy wpisać liczbę dni między poszczególnymi
płatnościami. Wartości w polach Ilość płatności i Liczba dni podpowiadane są
z odpowiednich parametrów ustawianych po wybraniu [Definicje|Parametry|
Formuły|Płatności] (patrz punkt I.8).
Jeżeli w oknie Płatności użytkownik dokonywał modyfikacji — wprowadzał
kwotę lub procent płatności, w kolumnie R (ręcznie) zostanie wprowadzona
litera T. Dla pozycji generowanych czy modyfikowanych przez program pole
to wypełniane jest literą N.
Na dole okienka znajduje się informacja o kwocie brutto z dokumentu i suma wartości z pozycji płatności. Jeżeli te dwie kwoty różnią się wyświetlana jest
informacja Różnica w wartości płatności i dokumentu.
Podczas akceptacji faktury, program sprawdza czy wartość dokumentu jest
zgodna z sumą płatności przypisanych do danego dokumentu. Jeśli występuje
różnica między nimi pojawia się komunikat sygnalizujący rozbieżność danych.
Jeśli suma kwot płatności na ich liście będzie inna niż wartość handlowa
brutto dokumentu, w szczególności lista będzie pusta, dokumentu takiego nie
uda się zaakceptować.
Jeżeli parametr Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? ustawiony jest
na N, podczas redakcji nagłówka, po naciśnięciu klawisza F3 w polu Sposób
płatności wyświetlany jest słownik rodzajów płatności.
Po wybraniu akcji Płatność, w oknie Płatności będzie znajdowała się zawsze
tylko jedna pozycja i nie będą możliwe żadne modyfikacje.
1.4 Data powstania obowiązku podatkowego — data dostawy towaru
Obowiązek podatkowy powstaje w momencie wydania towarów lub wykonania usługi.
System Xpertis Fakturowanie umożliwia rejestrację informacji o dacie dostarczenia towaru (zakończeniu dostawy) klientowi niezależnie od daty sprze-
Xpertis 360°plus
199
200
daży oraz uwzględnienie tej informacji podczas dekretacji faktur w systemie
Xpertis Finanse i Księgowość.
Zgodnie z ustawą data dostawy powinna znaleźć się na fakturze, a także na
korekcie faktury.
Fakturę należy wystawić do 15 dni od końca miesiąca, w którym dostarczono towar czy wykonano usługę.
Rejestrowanie daty dostawy w systemie Xpertis Fakturowanie
Data dostarczenia towaru rejestrowana jest w nagłówku dokumentu sprzedaży
w polu Data dos.. W momencie rejestracji dokumentu sprzedaży lub paragonu pole może być niewypełnione. Datę można uzupełnić na dokumencie gdy
będzie znana.
Datę można uzupełniać lub zmieniać dopóki dokument sprzedaży nie zostanie zaksięgowany.
Aby zmienić datę na zaakceptowanym dokumencie należy użyć akcji Popraw.
Data musi być większa lub równa dacie sprzedaży podanej na dokumencie.
Włączenie funkcjonalności w systemie umożliwia parametr 308 Czy
uwzględniać datę dostawy towaru w rejestracji i dekretacji sprzedaży?, dostępny po wybraniu [Administracja|Lista parametrów].
Gdy parametr 308 Czy uwzględniać datę dostawy towaru w rejestracji i
dekretacji sprzedaży? jest włączony, informacja o dacie Data dostawy towarów/wykonania usługi będzie prezentowana tylko w przypadku wypełnienia
pola Data dos. w nagłówku dokumentu. Prezentowanie daty na wydruku będzie obowiązywać dla dokumentów wystawionych po 1.01.2014.
Dokumenty sprzedaży lub paragony bez wypełnionego pola Data dos. można odnaleźć poprzez dodanie do okna wertowania dokumentów sprzedaży pola: Data otrzymania (można zmienić nazwę dodawanej kolumny) oraz posortowaniu po dodanym polu.
Kontrola daty dostawy
Na życzenie użytkownika kontrola daty dostawy towaru względem daty wystawienia faktury może być przeprowadzana przez system.
Aby system sprawdzał datę dostawy, należy ustawić parametr 300136
Czy kontrolować datę dostawy? na T. Parametr dostępny jest po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły|Sprzeda ż].
Po ustawieniu parametru 300136 na T, uwzględniane są przypadki:
Xpertis 360°plus
— jeżeli podczas wystawiania faktury data dostawy towaru jest nieznana –
– czyli data dostawy nie zostanie wprowadzona –– system nie kontroluje
daty dostawy względem daty wystawienia faktury,
— jeżeli podczas wystawiania faktury data dostawy zostanie wprowadzona, system kontroluje, aby wystawienie dokumentu VAT nastąpiło nie
później niż 15 dni kalendarzowych od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
Jeżeli data dostawy jest wprowadzana na dokumencie zaakceptowanym,
system nie kontroluje daty dostawy względem daty wystawienia. Kontroluje
natomiast aby data dostawy nie była wcześniejsza od daty sprzedaży — niezależnie od ustawienia parametru 300136.
Data dostawy na wydruku faktury
Data dostawy towarów czy wykonania usługi będzie prezentowana na wydruku tylko w przypadku wypełnienia pola Data dos. w nagłówku dokumentu.
Podczas modyfikacji daty dostawy dla zaakceptowanego dokumentu sprzedaży, następuje kontrola czy zmiana daty następuje po wydrukowaniu zaakceptowanego dokumentu sprzedaży. Jeśli zaistnieje taka sytuacja, pojawi się
pytanie czy zmienić datę dostawy na wydruku. Można zachować wcześniejszą lub zmienić na wprowadzoną. W efekcie data dostawy na wydruku faktury
lub duplikatu może być inna niż widoczna w formatce nagłówka faktury. Datę
dostawy na wydruku faktury można sprawdzić przez dodanie kolumny Data
dostawy na wydruku faktury.
Zaakceptowany dokument traktowany jest jako wydrukowany po bezbłędnym wydrukowaniu dokumentu na ekran lub na drukarkę lub gdy utworzono
fakturę w formacie pdf. Wycofanie akceptacji dokumentu nadaje mu status, że
nie był drukowany. Aktualny status wydrukowania dokumentu można sprawdzić przez dodanie kolumny Dokument wydrukowany.
Zmiana daty dostawy dotyczy również korekt sprzedaży z wyłączeniem korekt zbiorczych.
Dekretacja faktur sprzedaży z systemu Xpertis Fakturowanie
Aby uwzględniać datę dostawy towarów w dekretacji faktury sprzedaży z systemu Xpertis Fakturowanie parametr 308 Czy uwzględniać datę dostawy towaru
w rejestracji i dekretacji sprzedaży? ([Administracja|Lista parametrów]) należy
ustawić na T.
Xpertis 360°plus
201
202
Ponadto, aby poprawnie zadekretować fakturę sprzedaży należy w schemacie dekretacji faktury wskazać dekretację według daty sprzedaży. Dzięki temu
data zapisu w dokumencie księgowym będzie pobierana z daty sprzedaży. Data
operacji w dokumencie księgowym będzie pobierana z daty dostawy towaru z
faktury sprzedaży, co pozwoli poprawnie ustalić okres VAT.
Podczas dekretacji sprawdzane jest wypełnienie daty dostawy towarów.
Faktury sprzedaży bez wypełnionej daty dostawy towarów są pomijane w dekretacji i pojawiają się na liście komunikatów po zakończeniu dekretacji.
1.5 Akceptacja dokumentu sprzedaży
Akceptację dokumentu sprzedaży wykonuje się przy pomocy polecenia Akceptuj .
Do momentu dokonania akceptacji, możliwe są wszelkie modyfikacje jego zawartości bez konsekwencji dla stanów magazynowych oraz dla rozliczeń
sprzedaży. W dokumencie takim można zmienić ceny i ilości w poszczególnych pozycjach, usunąć wybrane lub wszystkie pozycje. Niezaakceptowany dokument można modyfikować, dokonując zmian w treści pozycji przy pomocy
standardowych poleceń Popraw i Usuń.
Jeżeli okaże się, że dokument był błędnie wystawiony, po zaakceptowaniu
można anulować akceptację (patrz punkt II.1.5) albo wystawić korektę (patrz
punkt II.5).
Ponieważ dokumenty korygujące powinny być wystawiane sporadycznie
(choćby z powodu utrudnień w analizie sprzedaży jakie w ich wyniku powstają), warto przyjąć zasadę weryfikowania dokumentów sprzedaży przed zaakceptowaniem.
W wyniku akceptacji dokumentu aktualizowane są wszystkie wartości
związane ze sprzedażą.
Jeżeli akceptowana faktura jest fakturą generująca dokument magazynowy, w magazynie (lub w magazynach) automatycznie powstaną rozchodowe
dokumenty magazynowe. Utworzony dokument można przeglądać w module
magazynowym. Jeżeli sprzedane towary pochodziły z wielu magazynów, automatycznie w każdym magazynie, z którego dokonano pobrania, powstanie
odrębny dokument rozchodowy.
Podczas akceptacji dokumentu sprzedaży może nastąpić kontrola ceny minimalnej — patrz punkt Kontrola ceny minimalnej.
Jeżeli system Xpertis Fakturowanie współpracuje z systemem Xpertis Kasa
a płatność za fakturę jest gotówkowa, w wyniku akceptacji dokumentu auto-
Xpertis 360°plus
II.2. Wydruk dokumentu sprzedaży
matycznie jest tworzony zapis kasowego. Zapis ten widoczny będzie w raporcie
kasowym w systemie Kasa.
Na temat współpracy systemu Xpertis Fakturowanie z systemem Xpertis Kasa i tworzenia raportów kasowych w punkcie V.3.
W wyniku akceptacji, po odpowiednim sparametryzowaniu programu,
możliwe jest automatyczne zarejestrowanie wystawionego dokumentu w programie Finanse i księgowość — patrz punkt II.8.4. W tym celu należy wybrać [ Definicje|Parametry|Formuły], wskazać zakładkę Sprzedaż i odpowiednio
ustawić parametr 300110 Czy księgować automatycznie?.
Na temat ustawiania parametrów czytaj w punkcie I.8.
Anulowanie akceptacji
Jeżeli wybierzesz dokument zaakceptowany i wskażesz funkcję Wycofaj, można
będzie anulować akceptację dokumentu sprzedaży, jeśli są spełnione następujące warunki:
1. dokument został wystawiony w otwartym okresie,
2. dokument nie może być zaksięgowany,
3. dany dokument nie jest korektą i nie ma do niego żadnych korekt (jeżeli są, należy je wcześniej usunąć), a jeżeli jest to dokument korygujący,
musi być ostatnią (wg daty akceptacji) korektą korygowanej faktury,
4. dokument nie jest paragonem zarejestrowanym na drukarce fiskalnej.
Po wycofaniu akceptacji zmniejszą się wartości sprzedaży dla wszystkich
towarów, których dotyczył dokument.
2 Wydruk dokumentu sprzedaży
Po wystawieniu dokumentu sprzedaży można go wydrukować przy pomocy akcji Drukuj [Faktury|Wszystkie dokumenty|Drukuj|Drukuj]. Wydrukować
można również dokument przed jego akceptacją. Wydruk może dotyczyć faktury VAT, korekty faktury, faktury zaliczkowej.
Przed przystąpieniem do wydruku warto ustawić pewne parametry drukowania. Parametry techniczne związane ze sprzedażą ustawiane są po wybraniu
[ Administracja|Parametry wydruków|Sprzedaży] lub też [Definicje |Parametry|
Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży] — patrz punkt I.9.7.
Xpertis 360°plus
203
204
Informacje drukowane na fakturze Na wydruku faktury znajdują się informacje, które są zgodne z obowiązującym w Polsce prawem. Są to między innymi dane:
— nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP,
— numer rachunku bankowego sprzedawcy,
— data dostawy towarów/wykonania usługi (dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dostawy),
— data wystawienia dokumentu,
— napis Faktura oraz numer kolejny faktury,
— nazwa towaru lub usługi,
— jednostka miary i ilość sprzedanych towarów czy wykonanych usług,
— cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
— wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez
kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
— stawki podatku,
— suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
— kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty
dotyczące poszczególnych stawek podatku,
— wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku ( wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu,
— kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi i słownie.
Xpertis 360°plus
Na wydruku korekty znajduje się dodatkowo data zwrotu.
Na fakturach unijnych drukowany jest również numer NIP UE.
Istnieje również możliwość drukowania NIP UE licencjobiorcy i kontrahenta oraz prefiks kraju przy numerze konta bankowego dla dokumentów innych niż UE. Aby aktywować takie działanie należy parametr globalny 100221
Czy drukować NIP UE stron transakcji tylko na dokumentach UE? ustawić na wartość N i w nagłówku dokumentu podać NIP UE.
Podczas wystawiana dokumentu sprzedaży i zakupu, zapamiętywany jest
NIP kontrahenta w nagłówku dokumentu. Podczas wydruku duplikatu, NIP
będzie pobierany z dokumentu, co zapobiegnie zmianie treści dokumentu jeśli
NIP zmieni się w danych kontrahenta.
Wydruki prezentują ilość z precyzją zgodną z danymi zapisanymi w bazie
danych.
Na wydruku faktury i korekty, dane dotyczące nazwy, adresu kontrahenta
pobierane są z nagłówka dokumentu, a nie z kartoteki kontrahenta.
Niektóre informacje drukowane na fakturze różnią się w zależności od
ustawienia parametru 100321 Czy zastosować aktualizację VAT 2013/01/01? —
patrz rozdział II.10.1.
Jeśli nazwa kontrahenta lub jego dane adresowe zostaną zmienione, to
zmiany te zostaną odnotowane w dokumencie dopiero po poprawieniu nagłówka dokumentu polegającym na przejściu przez pole kod kontrahenta i zatwierdzeniu okienka.
Na wydrukach dokumentów sprzedaży formatowany jest numer rachunku
bankowego.
Na wydrukach dokumentów eksportowych, unijnych może być umieszczony kod SWIFT (BIC).
Istnieje możliwość drukowania faktur i korekt w dwóch walutach — opodatkowania i handlowej. Po odpowiednim zaznaczeniu parametrów, pozycje
faktury czy korekty mogą być drukowane tylko w walucie opodatkowania bądź
tylko w handlowej.
Jeżeli faktura jest niezaakceptowana, to drukowany jest napis Wydruk w trybie próbnym.
Parametry wydruku Użytkownik ma możliwość również zdecydować o drukowaniu na fakturze pewnych informacji ustawiając odpowiednio parametry
wydruku dostępne przed wydrukiem faktury.
Xpertis 360°plus
205
206
W zależności od ustawienia parametrów wydruku, na wydruku faktury
VAT istnieje również możliwość drukowania dodatkowych informacji o zamówieniach jak i dokumentach magazynowych powiązanych z tą fakturą. Informacje te będą drukowane poniżej formy płatności.
Okno z parametrami wydruku zostanie wyświetlone bezpośrednio przed
wydrukiem.
W oknie tym należy ustawić następujące parametry:
— Ilość kopii — przy pomocy tego pola można określić liczbę drukowanych
egzemplarzy. Jeżeli w pole nie zostanie wpisana żadna wartość, faktura zostanie wydrukowana w jednym egzemplarzu. Po wpisaniu tu liczby
większej od zera zostanie wydrukowany jeden oryginał faktury i tyle kopii ile podano w tym polu.
— Duplikat — pole umożliwia wydrukowanie duplikatu. Jeżeli pole to zostanie zaznaczone odpowiednia informacja znajdzie się na wydruku faktury.
— Data wystawienia duplikatu — data tu wprowadzona ma znaczenie jeżeli
poprzednie pole zostało zaznaczone. Jeżeli drukowany jest duplikat faktury, na wydruku obok informacji o duplikacie zostanie wydrukowana
data wystawienia duplikatu.
— Waluta — zaznaczając odpowiednie pole użytkownik ma możliwość wydrukowania faktury i korekty tylko w walucie opodatkowania, tylko handlowej lub w jednej i drugiej.
— Kod materiału lub usługi — po zaznaczeniu tego pola na fakturze drukowany będzie indeks materiału lub usługi.
— Nazwa materiału lub usługi — zaznaczenie tego pola na spowoduje, że na
wydruku faktury widoczna będzie nazwa materiału lub usługi.
— Oznaczenie miesiąca — jeżeli pole to zostanie zaznaczone to na drukowany będzie miesiąc i rok jako data dostawy zamiast pełnej daty.
Na dokumentach drukowanych w języku innym niż narodowy skrócona
data sprzedaży prezentowana jest w formacie rrrr/mm.
— Uwagi — po zaznaczeniu tego pola w kolumnie Nazwa materiału drukowana będzie zawartość pola Uwagi z pozycji dokumentu.
Xpertis 360°plus
— Kod obcy kontrahenta — jeżeli dla danego materiału podano kod kontrahenta, zaznaczając ten parametr, kod ten będzie również drukowany w
kolumnie Nazwa materiału. Na temat kodów kontrahenta czytaj w rozdziale I.16.1.
— Cechy — zaznaczenie parametru umożliwia umieszczenie informacji o
cechach w opisie pozycji.
— Do zapłaty słownie — parametr umożliwia opcjonalne drukowanie kwoty słownie do zapłaty. Rozwiązanie jest przydatne jeśli drukowany dokument jest w innym języku niż narodowy.
— Wersja językowa — po wypełnieniu tego pola, faktura będzie drukowana
w wybranym języku. Jeżeli faktura jest drukowana w języku narodowym,
pole należy zostawić niewypełnione. Wówczas na fakturze będą drukowane stałe teksty podane w oknie Słownik tekstów tłumaczeń dostępnym
po wybraniu [Definicje|Tłumaczenia|Wydruki dok. sprzedaży i korekty].
Istnieje możliwość określenia domyślnego języka wydruków kontrahenta. W tym celu, w kartotece kontrahentów, należy dla wybranego kontrahenta w zakładce Inne dane odpowiednio wypełnić pole Domyślna wersja
językowa wydruków .
Domyślny język jest zawsze podpowiadany przed wykonaniem wydruku
niezależnie od wcześniejszych wyborów.
Domyślny język wydruków uwzględniany jest na wydrukach faktur, faktur korygujących, fakturze proforma.
W pole Wersja językowa można wprowadzić język polski (oznaczenie
POL ), ale wówczas należy w oknie tłumaczeń zdefiniować dla tego języka teksty jak dla języka obcego.
Aby fakturę można było wydrukować w określonym języku obcym należy zadbać aby wprowadzić do programu tłumaczenia tekstów, po wybraniu funkcji [Definicje |Tłumaczenia]. Po wybraniu funkcji Tłumaczenia
można również zdefiniować teksty w języku narodowym.
Na temat definiowania tłumaczeń czytaj w rozdziale I.19.
Wszystkie wydruki które wymagają parametrów pobierają domyślne wartości parametrów, a następnie zapisują zmiany w odpowiedniej tabeli. Parametry przechowywane są dla nazwy wydruku i użytkownika. Przy kolejnym
wyborze danego wydruku, w oknie Parametry podpowiadane jest ustawienie
parametrów z poprzedniego wydruku danego użytkownika.
Xpertis 360°plus
207
208
Istnieje możliwość aby okno z parametrami nie ukazywało się. Należy
wówczas odpowiednio ustawić parametr użytkownika Wydruk faktury- wyłącz: 1-nic, 2-panel, 4-parametry, 8-panel i parametry dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży] (patrz punkt I.9.7).
Drukowanie informacji dodatkowych Na wydruku dowolnego dokumentu
sprzedaży, mogą być drukowane informacje dodatkowe, jeżeli wcześniej zostały przypisane do typu dokumentu sprzedaży [Definicje |Typy dokumentów|
Sprzedaży|Inf. dodatkowe].
Po przypisaniu informacji dodatkowych do typu dokumentu, można je poprawiać dla każdego dokumentu osobno, po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Inf. dodatkowe].
Informacje dodatkowe mogą być przypisane do nagłówka lub pozycji
i w zależności od definicji będą odpowiednio umieszczane na dokumencie.
Na temat informacji dodatkowych — wprowadzania, drukowania, modyfikowania czytaj więcej w punkcie Informacje dodatkowe na dokumentach.
Opis dodatkowy w wybranej wersji językowej Na wydruku faktury, dokumentu korygującego oraz faktury proforma, pod danymi o sprzedaży, może
być umieszczany dowolny opis wcześniej zdefiniowany. Definiowanie opisów
dostępne jest po wybraniu funkcji [Definicje|T łumaczenia]. Definiowanie opisu dostępne jest dla każdego z języków. Jeżeli podczas wypełniania okna z parametrami wydruku zostanie wybrany język, to uwagi pojawią się w takiej treści
jak zdefiniowano dla wskazanego języka. Gdy język nie zostanie wybrany, uwagi będą drukowane w przypadku, jeżeli zostały zdefiniowane tłumaczenia czy
teksty domyślne (patrz punkt I.19.2), czyli podczas definiowania tekstu, przy
danym zapisie również nie wprowadzono języka.
Dodatkowy opis drukowany będzie na dole faktury.
Na temat wprowadzania tłumaczeń, tekstów i opisów dodatkowych w wybranej wersji językowej czytaj w rozdziale I.19.
Parametryzacja tytułu wydruku dokumentu sprzedaży Istnieje możliwość
zmiany tytułu w wydrukach dokumentów sprzedaży.
Służy do tego odpowiednio opcja tłumaczeń w definicji typów dokumentów sprzedaży [Definicje|Typy dokumentów |Sprzedaży]. W oknie dostępnym
po jej wybraniu, można zdefiniować tłumaczenie domyślne czyli bez podanego języka. Można również zdefiniować tłumaczenie dla wybranych języków.
Jeżeli typ dokumentu nie będzie miał zdefiniowanych tłumaczeń lub brak ich
Xpertis 360°plus
będzie dla danego języka, tytuł wydruku pobierany będzie z definicji tłumaczeń [Definicje|Tłumaczenia].
Opcja jest dostępna dla wszystkich dokumentów wystawionych w module
sprzedaży.
Adres korespondencyjny Na wydruku faktury, korekty, korekty zbiorczej,
czy faktury proforma, obok danych kontrahenta, można wydrukować jego adres korespondencyjny. Drukowany jest adres korespondencyjny obowiązujący
w chwili wydruku.
Adres korespondencyjny dla każdego kontrahenta wprowadzisz po wybraniu [ Firma|Kontrahenci|Inne|Adresy|Adres do korespond.].
W celu włączenia opcji drukowania adresu korespondencyjnego należy
ustawić formułę [Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis|100222 Czy drukować
adres korespondencyjny?] na wartość T.
Na wydruku dokumentów adres korespondencyjny zostanie pominięty jeśli nie zawiera kodu pocztowego, miasta i ulicy.
Metody liczenia kwoty VAT Istnieją dwie metody liczenia kwoty VAT na fakturze i korekcie od sum wartości w poszczególnych stawkach lub według pozycji. Uzależnione jest to od ustawienia parametru Sposób liczenia VAT dostępnego po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży|Dołącz]. W zależności od ustawienia pola Sposób liczenia VAT w oknie Cechy dokumentu sprzedaży
inaczej wygląda również wydruk faktury VAT czy korekty.
Na temat metod liczenia kwoty VAT czytaj w punkcie I.11.3.
Tryb dwustronnego drukowania Istnieje możliwość dwustronnego drukowania faktury VAT, faktury korygującej, faktury prpforma. Dwustronne drukowanie aktywuje się przez zaznaczanie parametru Duplex w parametrach wydruków sprzedaży [Administracja|Parametry Wydruków |Sprzedaży] i odpowiednim ustawieniu drajwera drukarki. Parametr Duplex można również ustawić z poziomu formuł użytkownika [Definicje|Parametry|U żytkownicy|Formuły | Sprzedaży] (parametr użytkownika 2124).
Rabaty na wydrukach dokumentów sprzedaży Jeżeli klientowi udzielono
rabatu, procent lub kwota rabatu będzie widoczny na wydruku.
Rabat procentowy będzie wykazywany jeżeli parametr 800810 Sposób obliczania rabatu C-obliczany wg ceny, W-obliczany wg wartości ustawiony jest na C,
a pole Typ rabatu w pozycji dostępne w nagłówku dokumentu sprzedaży ustawione jest na P (procentowy).
Xpertis 360°plus
209
210
Jeżeli typ rabatu w pozycji będzie kwotowy (pole Typ rabatu w pozycji ustawione jest na K) lub jeżeli rabat jest udzielany od kwoty netto lub brutto (parametr 800810 ustawiony jest na W), to na wydruku dokumentu sprzedaży ukrywana jest kolumna %rabatu i dodawane są dodatkowo wartość netto lub brutto
przed rabatem i kwota rabatu.
Rabat kwotowy wykazywany jest na wydrukach faktury VAT sprzedaży,
faktury korygującej sprzedaż, faktury pro-forma.
Na temat rabatów czytaj w punkcje II.3.3.
Drukowanie dokumentów dostosowanych do koperty z okienkiem Istnieje możliwość drukowania dokumentów dostosowanych do koperty z okienkiem. Drukowanie możliwe jest po włączeniu parametru 100220 Czy nagłówki
dokumentów dostosowane do koperty z okienkiem?.
Parametr dotyczy wydruków faktur i korekt sprzedaży.
Na wydruku dostosowanym do koperty z okienkiem, adres korespondencyjny drukowany jest w sekcji o tej samej nazwie. Sekcja jest na wydruku gdy
parametr 100222 Czy drukować adres korespondencyjny? ustawiony jest na T.
Jeśli kontrahent nie ma zdefiniowanego adresu korespondencyjnego to
drukowane są dane z kartoteki kontrahenta. W efekcie w okienku nie pojawią
się dane chronione kontrahenta.
Na wydrukach dokumentów sprzedaży, przy włączonej opcji dostosowania
do koperty z okienkiem i drukowaniem adresu korespondencyjnego umieszczane są również dane o odbiorcy jeśli zostanie wskazany w nagłówku dokumentu.
QRCode - wykorzystanie dwuwymiarowych kodów kreskowych Istnieje
możliwość drukowania wybranych informacji o kontrahencie w postaci dwuwymiarowego kodu kreskowego. Dane drukowane są w kodzie QRCode. Treść
drukowanych danych określa się w formule 300250 Formuła na treść QRCode
(formuła powinna zwracać ciąg znaków). Dane w postaci kodu QRCode drukowane są na fakturze VAT i fakturze korygującej.
Istnieje również możliwość drukowania QRCode na wydruku dostosowanym do koperty z okienkiem. Wówczas parametr 100220 Czy nagłówki dokumentów dostosowane do koperty z okienkiem? należy ustawić na wartość T.
Uwzględnienie znaku końca wiersza podczas drukowania uwag na dokumentach Podczas drukowania uwag na dokumentach uwzględniany jest
znak końca wiersza, jeśli uwagi były zapisane w kilku liniach. Opcja dotyczy
wydruku faktury VAT i korekty.
Xpertis 360°plus
211
Grupowe drukowanie faktur i korekt Dokumenty sprzedaży, korekty czy
korekty zbiorcze mogą być drukowane grupowo. Istnieje również możliwość
grupowego wydruku w formacie PDF.
Przed wybraniem opcji [Drukuj|Drukuj] czy [Drukuj|Utwórz PDF] należy
zaznaczyć dokumenty. Zaznaczone dokumenty muszą mieć jednakowy wzorzec wydruku.
Jeśli w oknie z parametrami wydruku zostanie zaznaczona opcja Wersja
językowa kontrahenta, to wydruk będzie wykonany w wersji językowej kontrahenta, jeśli została podana w kartotece kontrahenta.
Jeśli wydruk jest grupowy (co najmniej jeden dokument jest zaznaczony),
system nie kontroluje prawidłowości wyboru waluty w parametrach wydruku
(opodatkowania, handlowa). Dokument wydrukowany zostanie w wybranej Waluta w
opcji, jeśli jest to możliwe w przypadku drukowania bez zaznaczenia. Jeśli wy- parametrach
wydruku
brana opcja jest zabroniona, wydruk wykonany będzie w domyślnej opcji.
Grupowe drukowanie faktur, możliwe jest również po wybraniu [Fakturowanie|
Kontrahenci] w zakładce Faktury (jeżeli widok kartoteki kontrahentów ustawiony jest z zakładkami).
2.1 Wydruk dokumentu w formacie PDF
Po wybraniu akcji Drukuj dostępna jest również funkcja Utwórz PDF [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Drukuj|Utwórz PDF] ).
Polecenie Utwórz PDF służy do zapisywania wydruków faktur czy korekt
w formie plików PDF.
Bezpośrednio po wykonaniu wydruku można wyświetlić wygenerowany
dokument.
Dokument można też będzie przeglądać po wybraniu akcji Funkcje dod.
a następnie wskazaniu polecenia Załączniki [Faktury|Wszystkie dokumenty|
Funkcje dod.|Załączniki]).
Po wskazaniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Załączniki|Zapisz ] plik można zapisać w dowolnie wybranym miejscu na dysku.
Po wygenerowaniu faktury do formatu PDF, fakturę taką, po odpowiednim sparametryzowaniu systemu, można podpisać elektronicznie. Umożliwia
to wybór akcji Podpis.
Przy pomocy funkcji Załączniki można również utworzony dokument wysłać jako załącznik pod wskazany adres e-mail, zarówno podpisany jak i bez
podpisu.
Na temat wprowadzania załączników, a także podpisu elektronicznego czytaj w punkcie V.7.
Xpertis 360°plus
212
Więcej informacji na temat wysyłania wiadomości za pomocą poczty elektronicznej znajduje się w punkcie V.5.
W formacie PDF w analogiczny sposób mogą być zapamiętywane wydruki
korekt zbiorczych po wybraniu [Faktury|Korekty zbiorcze|Drukuj|Utwórz PDF].
2.2 Wydruk dokumentów powiązanych z fakturą sprzedaży
W systemie istnieje możliwość drukowania dokumentów powiązanych z dokumentem sprzedaży [Faktury|Wszystkie dokumenty|Drukuj|Drukuj powiązane]. Jeśli dla wybranego dokumentu sprzedażyjest tylko jeden dokument powiązany, to program przejdzie do jego drukowania. W przypadku, kiedy dokumentów jest więcej, drukowanie poprzedzone będzie wyborem dokumentu
do drukowania z listy.
3 Ceny sprzedaży
Cena sprzedaży może być podpowiadana podczas wystawiania faktur sprzedaży.
Słownik cen sprzedaży nie jest dostępny w korektach historycznych w sekcji Przed korektą.
W zależności od ustawienia parametrów ceny będą wyświetlane z cennika
bądź też z kartoteki towarowej. Jest również możliwość włączenia kalkulacji
cenowej.
W polu dotyczącym ceny sprzedaży po naciśnięciu klawisza F3 wyświetlane jest okno Cena sprzedaży. Okno to może zawierać:
— Listę zdefiniowanych cenników dla danego materiału wraz z informacją
o cenie i rabacie. Cena tu wyświetlana to cena netto lub brutto — patrz
punkt II.3.1. Aby na liście cen widoczne były ceny z cennika, dla towaru musi być wprowadzony przynajmniej jeden cennik. Cennik musi być
aktualny, to znaczy bieżąca data nie może być mniejsza od daty obowiązywania cennika lub też data do której cennik obowiązuje nie jest
podana.
Wprowadzając zaległe dokumenty, należy zwrócić uwagę, że cena wyznaczana jest według bieżącej daty, a nie daty dokumentu.
Aby cenniki były dostępne należy w parametrach pracy oddziału (patrz
rozdział I.5.4) pole Ceny sprzedaży ustawić na Ceny wg cenników.
Po ustawieniu parametru, należy nadać uprawnienia użytkownikowi czy
Xpertis 360°plus
213
II.3. Ceny sprzedaży
użytkownikom do edycji cenników [Definicje|Cenniki|Uprawnienia] —
patrz punkt I.18.2.
Funkcja [Definicje|Cenniki] opisana jest w punkcie I.18.
— Listę cen podanych dla danego materiału w kartotece materiałowej
(patrz rozdział I.15.3). Aby ceny z kartoteki były widoczne w parametrach pracy oddziału (patrz rozdział I.5.4) pole Ceny sprzedaży ustawić
na Ceny z kartoteki mat./usł..
Obydwie listy nie mogą być wyświetlane jednocześnie.
— Kalkulację — patrz rozdział II.3.2.
Po wybraniu akcji TEN na jednej z cen, cena wraz z rabatem (jeśli został podany) zostanie wprowadzona w pozycję dokumentu. Operator ma możliwość
zmiany zarówno ceny jak i rabatu.
Jeżeli cena sprzedaży pobierana jest z cennika system udostępnia tylko aktywne cenniki.
Aktualny cennik to taki, który w polu Od daty ma datę wcześniejszą niż data
bieżąca lub równą dacie bieżącej (w tym wypadku data nie jest porównywana
z datą z dokumentu).
Po wskazaniu pozycji Kalkulacja zostaje włączone okno kalkulatora — patrz
punkt II.3.2.
Podpowiadanie cen sprzedaży w dokumentach
Istnieje możliwość sparametryzowania programu w ten sposób aby cena sprzedaży była podpowiadana przez program. Parametry związane z cennikami dostępne są po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki].
— Jeżeli w parametrach oddziału — [Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Parametry oddziału] pole Ceny sprzedaży ustawione jest na Ceny wg cenników, to po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Ceny] parametr
800803 (Ceny wg cenników) Czy podpowiadać cenę sprzedaży z cennika
o najwyższym priorytecie? należy ustawić na T.
Wówczas w polu związanym z ceną sprzedaży, system podpowie cenę,
która dla danego materiału w cenniku sprzedaży (I.18) ma ustawiony
najwyższy priorytet.
Najczęściej jest to cena z cennika kontrahentów.
Xpertis 360°plus
214
— Jeżeli w parametrach oddziału — [Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Parametry oddziału] pole Ceny sprzedaży ustawione jest na Ceny z kartoteki mat./usł., to po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Ceny] parametr 800801(Ceny z kartoteki materiałowej) Czy podpowiadać cenę z pola
[Cena I] słownika materiałów? należy ustawić na T.
Wówczas w polu związanym z ceną sprzedaży, system podpowie pierwszą cenę (pole Cena I) z listy cen w kartotece materiałowej (patrz punkt
Ceny).
W obydwu przypadkach podpowiadaną cenę użytkownik może zmienić
pod warunkiem, że parametr użytkownika 2131 Wymagany cennik? ustawiony
będzie na N (patrz opis poniżej).
Jeżeli cena podpowiadana jest z cennika sprzedaży, podpowiadana jest cena o najwyższym priorytecie, najczęściej jest to kolejność:
1. dla kontrahenta,
2. dla grupy kontrahentów,
3. dla cenników standardowych.
Użytkownik może jednak ustawić swoje priorytety.
Jeśli w cenniku znajduje się kilka pozycji o tym samym priorytecie i jest
to najwyższy priorytet spośród dostępnych cenników, to wyświetlone zostanie
okno z dostępnymi cennikami, w którym można dokonać wyboru.
W dokumentach generowanych, w powyższym przypadku, cena nie będzie
wyznaczona.
Na temat wprowadzania cenników czytaj w punkcie I.18, na temat wprowadzania parametrów związanych z cenami czytaj w punkcie I.8.
Zapamiętywanie cenników w pozycjach dokumentów
Istnieje możliwość zapamiętywania użytego cennika w pozycji wszystkich dokumentach w module sprzedaży.
Cennik jest zapamiętywany automatycznie, w chwili podpowiedzi ceny czy
rabatu z cennika, jeśli wcześniej nie były podane (parametr 800803 ustawiony
na T) lub wyboru cennika ze słownika dostępnego w polu związanym z ceną
sprzedaży.
Jeśli uzupełniona zostanie tylko cena to rabat można wprowadzić ręcznie i
odwrotnie, a informacja o cenniku będzie zapamiętana w pozycji. W przypadku kiedy zmienimy podpowiedzianą wartość, informacja o cenniku zostanie
usunięta.
Xpertis 360°plus
215
W dokumentach korygujących zasady usuwania cennika z pozycji dotyczą
tylko dodawanych pozycji. W przypadku pozycji już istniejących cennik nie
jest usuwany. W korekcie historycznej informacja o cenniku nie jest uzupełniana.
Pola w sekcji Cennik nie są dostępne do redakcji.
Zmiana kontrahenta w nagłówku dokumentu ma wpływ na zawartość pola
cennik — patrz opis poniżej Wyznaczanie cen po zmianie danych w nagłówku
dokumentu.
Jeżeli cena zostanie wybrana z cennika i do danego cennika przypisana jest
promocja, kod i opis promocji również będzie wprowadzany na dokumenty.
Promocję będzie można zmienić lub usunąć. Na temat promocji czytaj w rozdziale I.18.6.
Zakres cenowy
Istnieje możliwość definiowania zakresu cenowego w pozycji cennika. Zakres
można podać dla ceny netto i brutto po uprzednim zaznaczeniu pola Zakres
cenowy.
Wybór cennika, z określonym zakresem cenowym, w pozycji dokumentu,
umożliwia zmianę ceny w ramach zakresu bez usuwania informacji o cenniku.
Dodatkowo, w pozycji dokumentu zapisywany jest zakres cenowy (widoczny
po dodaniu odpowiednich kolumn).
W kontekście pozycji cennika, nieaktywne jest aktualizowanie ceny w wyniku kalkulacji dla pozycji z określonym zakresem cenowym.
Ceny tylko z cennika
W systemie można ograniczyć wprowadzanie cen sprzedaży tylko z cenników.
Dotyczy to wszystkich dokumentów w module sprzedaży. Odpowiada za to
formuła użytkownika 2131 Wymagany cennik?. Po ustawieniu formuły na T
system kontroluje aby cena sprzedaży wypełniana była z cennika. Pozycja dokumentu zostanie zaakceptowana tylko wtedy, jeśli w pozycji wypełniona jest
sekcja Cennik.
Parametr ustawisz po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły | Sprzedaży].
Po ustawieniu parametru na T należy zadbać, aby sprzedawany towar posiadał cennik.
Sposób zapamiętania cennika opisany jest w sekcji Zapamiętywanie cenników w pozycjach dokumentów.
Xpertis 360°plus
216
Wyznaczanie cen po zmianie danych w nagłówku dokumentu
Istnieje możliwość przeliczania cen w pozycjach dokumentu po zmianie kryterium wyznaczania ceny w nagłówku dokumentu.
Przez zmianę kryterium wyznaczania ceny należy rozumieć, zmianę wartości przynajmniej jednego z pól: kontrahent, odbiorca, waluta, płatność, typ
dokumentu. Możliwość zmiany wartości pól wynika z indywidualnych cech
dokumentów np. nie można zmienić waluty na fakturze z pozycjami.
Jeśli nastąpi zmiana, to przy zatwierdzaniu nowej treści nagłówka, pojawi się informacja o tym oraz okno z pozycjami dokumentu, obowiązującymi
cenami i podsumowaniem wartości przed i po zmianie. Domyślnie zostaną
podpowiedziane ceny według obowiązujących warunków. Można je zmienić
poprzez wybór odpowiedniej ceny dla każdej pozycji. Na końcu należy zatwierdzić zmiany przez wybór opcji Akceptuj. Wyjście z okna bez akceptacji
skutkować będzie anulowaniem zmian na dokumencie.
Każdorazowo, po zmianie kryteriów wyznaczania ceny, usuwane są gratisy.
Ponowne wyznaczanie cen sprzedaży dotyczy wszystkich dokumentów
sprzedaży z wyłączeniem korekt.
Wyznaczanie najlepszych warunków handlowych w dokumentach
Istnieje możliwość wyznaczania najlepszych warunków handlowych w ramach
dokumentu. Służą do tego opcje:
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.| Przelicz wg cenników] — z
poziomu nagłówków dokumentów sprzedaży,
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Pozycje|Funkcje dod.|Przelicz wg cenników] — z poziomu pozycji dokumentów sprzedaży.
Po uruchomieniu funkcji następuje analiza wszystkich cenników według
następujących agregacji:
— Pozycja — typ agregacji 1, opis brak,
— Indeks, Jm — typ agregacji 2, opis wg indeksu,
— Grupa materiałowa, Jm — typ agregacji 3, opis wg grupy,
— Podgrupa materiałowa, Jm — typ agregacji 4, opis wg podgrupy.
Xpertis 360°plus
217
W wyniku analizy zostanie wyświetlone okno złożone z trzech części.
Od lewej strony w oknie z pozycjami dokumentu widoczne są obecne wartości i zaproponowane wartości najlepsze.
W oknie obok znajdują się podsumowania wartości według dokumentu i
według naliczenia.
Pod nimi, znajduje się okno z cennikami.
Cenniki dotyczą wiersza wskazanego w oknie pozycji. Ilość cenników dla
danej pozycji jest znacznie większa od tej, która jest widoczna podczas edycji
pojedynczej pozycji. Jest to wynikiem analiz dla każdej z powyższych agregacji.
Każda pozycja cennika w polu Typ ma podany typ agregacji oraz opis w polu
Agregacja.
Zaraz po wyświetleniu okna zaproponowane są najlepsze znalezione warunki handlowe. Można je zmienić przez wybór cennika z listy dla wybranych
pozycji. Po określeniu ostatecznych warunków należy je zaakceptować z poziomu okna pozycji. W efekcie zostaną przeliczone zmienione pozycje i wartość
dokumentu.
Należy zwrócić uwagę, że przy próbie edycji pozycji mogą zostać usunięte
informacje o cennikach, które były wyznaczone dla zagregowanych wartości.
Wynika to z obliczeń w kontekście pojedynczej pozycji a nie agregacji.
Kontrola ceny minimalnej
W systemie istnieje możliwość kontroli ceny minimalnej w trakcie wystawiania czy akceptacji odpowiednich dokumentów.
W tym celu, w kartotece materiałowej [Definicje|Słownik materiałów|Ceny]
czy usługowej [Definicje|Słownik usług|Ceny] dla danego materiału czy usługi,
należy wprowadzić cenę minimalną.
Kontrola ceny minimalnej następuje podczas akceptacji dokumentu sprzedaży. W oknie wyświetlanym po akceptacji dokumentu sprzedaży pojawi się
odpowiedni komunikat jeśli nastąpi sprzedaż poniżej ceny minimalnej.
Kontrola następuje jeśli waluta dokumentu jest zgodna z walutą zapisaną
w kartotece materiałowej lub usługowej.
Sprzedaż poniżej ceny minimalnej nie blokuje akceptacji dokumentu.
Kryterium ilości i wartości
W systemie istnieje możliwość uzależnienia wyboru ceny z cennika od kryterium ilościowo-wartościowego.
W pozycji cennika znajdują się pola umożliwiające podanie zakresów dla
ilości czy wartości. Zakresy są lewostronnie domknięte. Jeśli dolna wartość za-
Xpertis 360°plus
218
kresu jest większą od zera to będzie to minimalna ilość czy wartość, jaką należy
podać w pozycji dokumentu, w którym chcemy wykorzystać cennik. Zero dla
górnej wartości zakresu oznacza brak ograniczenia. Jeżeli górna wartość pola
Ilość czy Wartość będzie podana, to ilość czy wartość dokumentu musi być od
niej mniejsza, żeby było spełnione odpowiednie kryterium.
Jeżeli w sekcji Zakres [od; do) zostanie podana zarówno ilość jak i wartość,
aby kryterium było spełnione, musi być spełnione kryterium zarówno ilości
jak i wartości.
Jeśli kryterium nie będzie spełnione to po wybraniu takiej pozycji z cennika, nie można będzie dodać lub poprawić pozycji dokumentu — zgłaszany
jest odpowiedni komunikat.
Podczas redakcji dokumentów pozycje cennika spełniające i nie spełniające kryteriów będą wyróżnione kolorami według legendy.
Zależnie czy dokument jest w cenach netto, czy brutto, kontrolowana jest
odpowiednio wartość netto lub brutto. Jeśli kontrolowana jest wartość brutto, to wartość netto kryterium jest ubruttowiana według stawki VAT pozycji
dokumentu.
W przypadku jeśli cennik tworzony jest w oparciu o cennik bazowy, zakres
ilości czy wartości jest częścią wspólną.
Cenniki zależne od formy płatności
W systemie istnieje możliwość łączenia pozycji cenników z formą płatności.
W pozycji cennika należy wypełnić pole Sposób płatności. Pozycja cennika zostanie uwzględniona podczas podpowiadania cen lub w słowniku cen jeśli sposób płatności w niej zapisany jest zgodny z podanym na dokumencie.
3.1 Rodzaj ceny sprzedaży
Użytkownik ma możliwość ustalenia jaki rodzaj ceny — netto czy brutto ma
być podpowiadany czy wybierany na pozycji dokumentu sprzedaży. Decyduje
o tym odpowiednie ustawienie znacznika Przeliczać od brutto w definicji dokumentu — patrz punkt I.11.3.
3.2 Kalkulacja
Kalkulacja w systemie Xpertis Logistyka jest rodzajem kalkulatora dla handlowca. Może być pomocna w kalkulacji czy symulacji ceny sprzedaży.
Xpertis 360°plus
219
Aby kalkulacja ceny dla handlowca była dostępna w programie, należy
w parametrach programu [Definicje|Parametry|Formuły] w zakładce Cenniki
pole Czy włączona kalkulacja? ustawić na T (patrz rozdział I.8).
Po wybraniu kalkulacji z okna Ceny sprzedaży (patrz punkt II.3) na ekranie
zostanie wyświetlone okno Kalkulacja.
W oknie tym lewa kolumna zawiera wartości rzeczywiste pochodzące
z systemu, natomiast prawa kolumna wartości wyliczone. Wartości dotyczą cen
dostawy i sprzedaży:
— Cena minimalna — cena minimalna materiału pochodząca z kartoteki
materiałowej (Definicje|Słownik materiałów|Dołącz/Popraw);
— Cena ost. dostawy — cena ostatniej dostawy;
— Min. cena dostawy — minimalna cena dostawy;
— Max. cena dostawy — maksymalna cena dostawy;
— Śr. cena dostawy — średnia cena dostawy;
— Min. cena sprzedaży — minimalna cena sprzedaży;
— Max. cena sprzedaży — maksymalna cena sprzedaży;
— Śr. cena sprzedaży — średnia cena sprzedaży.
Ceny dostawy pobierane są z dokumentów przychodowych, cena sprzedaży z faktur sprzedaży.
W oknie nie będą wyświetlane informacje dotyczące cen dostaw, jeśli dla
wybranego materiału lub usługi ostatnia, minimalna, maksymalna i średnia
ceny dostawy są zerowe.
W zależności od ustawienia parametru Liczba lat przy analizie cen w kalkulacji (0-tylko aktywny rok), ceny pobierane są z bieżącego roku lub poprzednich
lat.
Jeżeli w polu Proponowana wartość zaznaczone zostanie pole Marża, wówczas w polu tym można wprowadzić marżę w procentach. Wszystkie ceny
w kolumnach dotyczących kalkulacji zostaną przeliczone o podaną marżę. Podobnie, po wskazaniu pola Narzut i wprowadzenie w pole Proponowana wartość wartości narzutu, ceny zostaną przeliczone zgodnie z narzutem.
Zarówno procent marży jak i narzutu mogą być podpowiadane przez system, jeżeli dla danego materiału wprowadzono procent marży czy narzutu
podczas definiowania materiału czy grupy materiałowej.
Xpertis 360°plus
220
Użytkownik ma możliwość wskazać jedną z cen poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w kolumnie ceny proponowane. Zaznaczona cena zostanie
przepisana w pole Ustalona cena. Po zaakceptowaniu okna Kalkulacja cena ta
zostanie przepisana w pole dotyczące ceny sprzedaży w pozycji dokumentu.
Jeżeli zaznaczono pole Cena, wówczas w pole Proponowana cena można
wpisać cenę, a w prawej kolumnie wyliczana jest marża i narzut. Cena wpisana
przez użytkownika zostanie przepisana w pole Ustalona cena, a następnie w
pole związane z ceną sprzedaży w pozycji dokumentu.
Poszczególne wartości wyliczane są według wzorów:
— Narzut
narzut(%) =
cena sprzedaży - cena zakupu
× 100
cena zakupu
— Cena sprzedaży liczona na podstawie narzutu
cena sprzedaży = cena zakupu × (1 + narzut × 0,01)
— Marża
marża(%) =
cena sprzedaży - cena zakupu
× 100
cena sprzedaży
— Cena sprzedaży liczona na podstawie marży
cena sprzedaży =
cena zakupu
(1 − marża × 0,01)
3.3 Rabaty
System Xpertis Fakturowanie umożliwia kompleksowe zarządzanie rabatami.
Rabat może być wprowadzony zarówno w nagłówku jak i pozycjach dokumentów związanych ze sprzedażą. W zależności od ustawienia parametrów,
rabat może może być podpowiadany z cennika lub z kartoteki kontrahentów.
W nagłówku dokumentu rabat może być terminowy — można podać zakres
dat obowiązywania cennika. W pozycji rabat może być uzależniony od ilości
czy wartości sprzedawanego towaru.
Rabat podawany w nagłówku dokumentów jest zawsze rabatem procentowym. Rabat w pozycji może być procentowy lub kwotowy (patrz opis poniżej).
Rabat można wprowadzić w fakturach i korektach sprzedaży.
Xpertis 360°plus
221
Wartość rabatu, domyślna wartość rabatu
Istnieje możliwość podpowiadania wartość rabatu, zarówno w nagłówku jak
i pozycji dokumentu.
Rabat w nagłówku Miejsca, z których rabat w nagłówku dokumentu może
być podpowiadany to:
— nagłówek cennika grup kontrahentów — dostępny po wybraniu [Definicje|
Cenniki|Cenniki sprzedaży|Cenniki grup kontrahentów|Dołącz/Popraw],
— nagłówek cennika kontrahentów — dostępny po wybraniu [Definicje|
Cenniki|Cenniki sprzedaży|Cenniki kontrahentów|Dołącz/Popraw],
— definicja kontrahenta — dostępna po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Dołącz/Popraw|Dane logistyczne].
Na temat cenników czytaj w punkcie I.18, na temat redagowania kartoteki
kontrahentów czytaj w punkcie I.16.1.
Rabat dla kontrahenta w nagłówku podpowiadany jest w następujący spo- Domyślna wartość
rabatu w nagłówku
sób (kolejny odszukany rabat nadpisuje poprzedni):
1. rabat z nagłówka cennika grup kontrahentów,
2. rabat z nagłówka cennika kontrahentów,
3. rabat z definicji kontrahenta.
Jeżeli jest kilka cenników np. dla kontrahenta, to rabat będzie podpowiadany z pierwszego aktywnego cennika.
Rabaty w nagłówku cennika mogą być zdefiniowane terminowo — można
podać zakres dat, w których będzie obowiązywał dany rabat. Należy brać to
pod uwagę, jeżeli rabat ma być podpowiadany z cennika dla grupy kontrahentów czy kontrahenta.
W nagłówku dokumentu rabat podpowiadany jest każdorazowo po zmianie kontrahenta.
W nagłówku korekty historycznej wartość rabatu nie jest podpowiadana.
Rabat należy przepisać z faktury.
Xpertis 360°plus
222
Rabat w pozycji Miejsca, z których rabat w pozycji dokumentu może być
podpowiadany to:
— pozycja cennika standardowego — dostępna po wybraniu [Definicje|
Cenniki|Cenniki sprzedaży|Cenniki kontrahentów|Dołącz/Popraw],
— pozycja cennika grup kontrahentów — dostępna po wybraniu [Definicje|
Cenniki|Cenniki sprzedaży|Cenniki grup kontrahentów|Dołącz/Popraw],
— pozycja cennika kontrahentów — dostępny po wybraniu [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|Cenniki kontrahentów|Dołącz/Popraw].
Domyślna wartość
rabatu w pozycji
Rabat w pozycji podpowiadany jest w następujący sposób (kolejny odszukany rabat nadpisuje poprzedni):
1. rabat z pozycji cennika standardowego,
2. rabat z pozycji cennika grup kontrahentów,
3. rabat z nagłówka cennika kontrahentów.
Rabat w pozycji cennika, podobnie jak i ceny uzależniony może być od
ilości czy wartości sprzedawanego towaru, może być nadawany terminowo (w
zakresie podanych dat) jak też i czasowo (w zakresie wybranych godzin).
Na temat cenników czytaj w punkcie I.18.
Typ rabatu w pozycji, domyślny typ rabatu
W pozycjach dokumentów związanych ze sprzedażą istnieje możliwość udzielania rabatu:
— procentowego,
— kaskadowego,
— kwotowego od ceny,
— kwotowego od wartości pozycji.
Typ rabatu jest jednolity w ramach dokumentu i określa się go w nagłówku
dokumentów związanych ze sprzedażą wypełniając pole Typ rabatu w pozycji.
W pole Typ rabatu w pozycji można wprowadzić następujące wartości:
Xpertis 360°plus
223
— po ustawieniu pola na S — rabat procentowy kaskadowy;
— po ustawieniu pola na K — rabat kwotowy od ceny;
— po ustawieniu pola na W — rabat kwotowy od wartości.
Wartość w polu Typ rabatu w pozycji podpowiadana jest przez system na Domyślny typ rabatu
podstawie parametru 800812 Sposób liczenia rabatu ([Definicje|Parametry|Formuły | Cennik] patrz punkt I.8).
Istnieje również możliwość przypisania domyślnego typu rabatu dla kontrahenta. W tym celu należy wybrać [Firma|Kontrahenci|Dołącz/Popraw],
wskazać zakładkę Dane logistyczne i wprowadzić odpowiednią wartość w pole
Typ rabatu w pozycji (patrz punkt I.16.1).
Dla nowego kontrahenta, w polu Typ rabatu w pozycji podpowiadana jest
wartość z parametru 800812 Sposób liczenia rabatu.
Jeżeli pole zostanie zmienione, to wartość tego pola zostanie wprowadzona
w pole Typ rabatu w pozycji po wskazaniu kontrahenta w nagłówku dokumentu.
Podpowiadany typ rabatu w nagłówku dokumentu, można zmieniać przed
wprowadzeniem pozycji (później pole zostanie zablokowane do redakcji).
Dokumenty odczytywane przez EDI lub tworzone z portalu mają procentowy typ rabatu.
Rabat kwotowy od ceny Aby w pozycji rabat liczony był kwotowo od ceny,
w nagłówku dokumentu należy wprowadzić wartość K (kwotowy).
Rabaty kwotowe dostępne są dla cen z kartoteki materiałowej i cen według
cenników (wybór jednego z nich ustalany jest na etapie parametryzacji w parametrach oddziału).
W przypadku cen według cenników, dodatkowo, można określić rabaty
kwotowe w cenniku — patrz punkt I.18. W karcie cennika znajdują się pola,
w które można wprowadzić rabat procentowy lub kwotowy netto czy brutto.
Rabat brutto nie jest wyliczany na podstawie netto i odwrotnie.
Rabat kwotowy od wartości pozycji Istnieje możliwość udzielania rabatu
od wartości pozycji. W tym celu w nagłówku dokumentu związanego ze sprzedażą, jako typ rabatu należy podać wartość W. Wtedy w pozycji dokumentu
rabat wynikający z procentu podanego w nagłówku oraz kwota wpisana w pozycji, dotyczą wartości pozycji tzn. wartość pozycji równa się wartości przed
rabatem pomniejszona o rabat z nagłówka i pomniejszona o rabat z pozycji.
Metoda dostępna jest jeśli formuła 800810 Sposób obliczania rabatu C—
obliczany wg ceny, W—obliczany wg wartości ma wartość W. (patrz punkt Rabat
od ceny lub wartości).
Xpertis 360°plus
224
Rabat kaskadowy W systemie istnieje możliwość liczenia rabatu kaskadowo. W nagłówku dokumentu w polu Typ rabatu w pozycji należy podać wówczas wartość S.
Wówczas rabat będzie liczony wg wzoru:
procent_rabatu = 100 −
(100 − proc_rab_nag) × (100 − proc_rab_poz)
100
Gdzie:
— procent_rabatu — procent rabatu w pozycji,
— proc_rab_nag — procent rabatu z nagłówka dokumentu,
— proc_rab_poz — procent rabat z pozycji dokumentu.
Udzielanie rabatu na wskazanych pozycjach dokumentu
Istnieje możliwość udzielania rabatu na wskazanych pozycjach dokumentu.
W oknie z pozycjami danego dokumentu należy zaznaczyć pozycje przeznaczone do rabatowania. Następnie należy wybrać opcję [Funkcje dod.|Udziel
rabatu]. Na ekranie zostanie wyświetlone okno, w którym można podać kwotę
rabatu lub oczekiwaną wartość dokumentu. Po zatwierdzeniu podanych informacji rabat zostanie uwzględniony w zaznaczonych pozycjach.
Funkcjonalność dotyczy dokumentów sprzedaży z wyłączeniem korekt.
Rabat może być udzielany na niezaakceptowanych dokumentach.
W wyniku udzielenia rabatu może zostać usunięta informacja o cenniku
z przetwarzanych pozycji, jeśli nowe warunki są niezgodne z definicją cennika. W szczególności rabatowanie może się nie powieść jeśli program wymaga
podania cennika.
Algorytm liczenia rabatu w pozycji dla opcji udzielania rabatu — algorytmy zależne od typu rabatu w pozycji dokumentu:
— rabat procentowy
prop_rabat_poz = (
wart_poz × kwota_rabatu
)𝑂𝐾𝑅(2)
wart_rab_poz
proc_calk_rabat_poz = 100−((
(wart_poz − prop_rabat_poz) × 100
)𝑂𝐾𝑅(2))
wart_poz_przed_rab
proc_rab_poz = proc_calk_rabat_poz − proc_rab_z_nag_dok
Xpertis 360°plus
225
— rabat procentowy składany
prop_rabat_poz = (
)𝑂𝐾𝑅(2)
wart_rab_poz
proc_calk_rabat_poz = 100−((
proc_rab_poz = 100−(
(wart_poz − prop_rabat_poz) × 100
)𝑂𝐾𝑅(2))
wart_poz_przed_rab
(100 − proc_calk_rabat_poz) × 100
)𝑂𝐾𝑅(2))
100 − proc_rab_z_nag_dok
— rabat kwotowy
prop_rabat_poz = (
)𝑂𝐾𝑅(2)
wart_rab_poz
kwot_rab_poz = dot_kwot_rab_poz + ((
prop_rabat_poz
)𝑂𝐾𝑅(2))
il_indeksu
— rabat kwotowy od wartości pozycji
prop_rabat_poz = (
)𝑂𝐾𝑅(2)
wart_rab_poz
kwot_rab_poz = dot_kwot_rab_poz + prop_rabat_poz
Gdzie:
— OKR(2) — zaokrąglenie do dwóch miejsc po przecinku,
— prop_rabat_poz — proporcjonalny rabat pozycji,
— wart_poz — wartość pozycji,
— wart_rab_poz — wartość rabatowanych pozycji,
— proc_calk_rabat_poz — procentowy całkowity rabat pozycji,
— wart_poz_przed_rab — wartość pozycji przed rabatem,
Xpertis 360°plus
226
— proc_rab_poz — procentowy rabat pozycji,
— proc_rab_z_nag_dok — procent rabatu z nagłówka dokumentu,
— kwot_rab_poz — kwotowy_rabat_pozycji,
— dot_kwot_rab_poz — dotychczasowy kwotowy rabat pozycji,
— il_indeksu — ilość indeksu.
Jeśli w wyniku udzielenia rabatu nie uda się rozpisać podanej kwoty rabatu
to użytkownik zostanie o tym poinformowany.
Uprawnienia do udzielania rabatów
W zależności od ustawienia parametru 2130 Uprawnienia do edycji rabatów w
dokumentach, rabat może być wprowadzany „ręcznie” lub też tylko przypisywany automatycznie z cenników czy kartoteki kontrahenta (jeśli został podany).
— B — blokada ręcznego wprowadzania rabatów,
— N — rabaty mogą być redagowane tylko w nagłówkach dokumentów,
— P — rabaty mogą być redagowane tylko w pozycjach,
— W — rabaty mogą być wprowadzane w nagłówkach i pozycjach.
Parametr 2130 ustawisz po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|
Formuły|Sprzedaży].
Rabat od ceny lub wartości
Rabat podawany w dokumentach może być liczony dla ceny lub dla wartości
dokumentów. Zależne jest to od sposobu parametryzacji systemu.
Przeliczenia te obowiązują dla faktur sprzedaży i korygujących.
O sposobie przeliczania rabatu decydują parametry dostępne po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Cenniki.
— Ustawienie parametru 800810 (sposób obliczania rabatu) na C spowoduje, że rabat procentowy będzie obliczany według ceny zgodnie ze wzorami:
Xpertis 360°plus
227
cena_po_rab = cena × (1 −
rabat
)
100
wartosc_po_rab = ilosc × cena_po_rab
— Ustawienie parametru 800810 na W spowoduje, że rabat będzie obliczany według wartości.
W przypadku liczenia rabatu od wartości rabat może być liczony dwiema
metodami dlatego należy odpowiednio ustawić parametr 800811 (sposób obliczania rabatu wartościowego).
Ustawienie parametru jest szczególnie istotne, jeżeli system Logistyka
współpracuje z drukarką POSNET — patrz punkt II.7.1. W drukarce
rabat procentowy obliczany jest dwiema metodami w zależności od konfiguracji urządzenia:
– Metoda 1 — parametr 800811 należy ustawić na 1
wartosc_po_rab = wartosc × (1 −
rabat
)
100
– Metoda 2 — parametr 800811 należy ustawić na 2
rabat_kwotowy = wartosc ×
rabat
100
wartosc_po_rab = wartosc − rabat_kwotowy
W powyższych wzorach przyjęto następujące oznaczenia:
— rabat — wartość procentowa rabatu,
— ilosc — ilość sprzedawanego towaru,
— cena — cena przed rabatem,
— cena_po_rab — cena po rabacie,
— rabat_kwotowy — kwota rabatu,
— wartosc — wartość przed rabatem,
— wartosc_po_rab - wartość po rabacie.
Xpertis 360°plus
228
Parametr 800811 można ustawić również na inną wartość niż 1 czy 2. Wartość 3 dla parametru 800811 powinna być ustawiona dla drukarek fiskalnych
POSNET z wersją protokołu komunikacyjnego wcześniejszą od 1.02. Wtedy
na drukarkę nie wysyła się komendy o metodzie liczenia rabatu.
Po ustawieniu parametru 800811 na wartość inną niż 1 czy 2, rabat będzie
liczony według metody 2.
Jeżeli parametr 800810 ustawiony jest na C, ustawienie parametru 800811
nie ma znaczenia.
Opis parametrów programu znajdziesz w punkcie I.8.
Blokada rabatu
Niezależnie od ustawienia parametru 2130, istnieje możliwość blokowania
wprowadzania rabatu na pozycji dokumentu.
Jeżeli w pozycji cennika zaznaczono opcję Blokada edycji rabatu, to jeśli
w pozycji odpowiedniego dokumentu, cena zostanie wybrana z cennika, nie
będzie możliwości redakcji rabatu.
Powiadomienia o zbyt dużym rabacie
W systemie istnieje kontrola wysokości udzielanego rabatu, zarówno w nagłówku jak i pozycji dokumentów.
Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz jego maksymalna wartość
wynosi 99,99 %.
Dla pozycji kontrola wysokości udzielonego rabatu następuje podczas zatwierdzania okienka.
Jeśli rabat jest zbyt duży (większy od 100% w przypadku rabatu procentowego lub większy od ceny w przypadku rabatu kwotowego), zostanie podpowiedziany najmniejszy możliwy, a redakcja powróci do pola Rabat.
Podpowiadanie rabatu następuje według algorytmu:
— dla rabatu procentowego: suma rabatu z nagłówka i pozycji równa
99,99%
— dla rabatu kwotowego: suma rabatu z nagłówka i pozycji równa cenie
pomniejszonej o 0,01.
Jeśli podpowiedziany rabat będzie powodował nadal zerową wartość pozycji, pojawi się stosowny komunikat, przy czym formatka zostanie zatwierdzona. Dalsza kontrola spoczywa na funkcjach akceptacji dokumentów.
Kontrola dotyczy wszystkich dokumentów w module sprzedaży.
Xpertis 360°plus
229
II.4. Dokumenty walutowe
4 Dokumenty walutowe
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość prowadzenia rozliczeń
wielowalutowych.
Aby w programie było możliwe wystawianie dokumentów w innej walucie
niż narodowa, należy określić parametry związane z wielowalutowością podczas definiowania parametrów ogólnych ([Definicje|Parametry|Parametry pracy ] — zakładka Wielowalutowość). W tym celu zaznacz jedno z pól dotyczące
wielowalutowości — patrz punkt I.5.3.
Podczas rejestrowania dokumentów równolegle w walucie narodowej i obcej, użyteczna jest możliwość automatycznego przeliczania kursów. Do tego
celu konieczne jest zredagowanie tabel kursów walut. Na temat redagowania
tabel kursów walut przeczytasz w rozdziale I.4.
W zależności od tego czy przedsiębiorstwo prowadzi handel z krajami UE
czy transakcje prowadzone są z krajami spoza UE potrzebne są inne dokumenty.
Rozróżnia się następujące dokumenty walutowe:
— opisujące obrót wewnątrzunijny — WDT — wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru,
— opisujące obrót spoza UE
W nagłówku dokumentów wystawianych w innej walucie niż narodowa Nagłówek
dokumentu
należy wypełnić pola:
walutowego
Wal. handlowa kod waluty handlowej. W polu tym podpowiadany jest kod
waluty wprowadzony w polu Domyślna waluta handlowa w pramatkach
oddziału.
Wal. opodatkowania kod waluty opodatkowania. W polu znajduje się kod
waluty kraju podanego w parametrach oddziału jako kraju dla waluty
opodatkowania. Pole nie jest dostępne do redakcji. Parametry oddziału
ustawisz wybierając [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i w oknie redakcyjnym wskazując zakładkę Parametry oddziału — patrz punkt I.5.4.
Kurs wg kurs waluty, który może być wprowadzony ręcznie lub z tabeli kursów. Kurs z tabeli można wprowadzić naciskając klawisz F3 .
Po naciśnięciu klawisza F3 zostanie wyświetlona lista banków. Należy
wskazać bank z którego kurs będzie pobierany, wybrać polecenie Tabela
Xpertis 360°plus
230
kursów i wskazać odpowiednią tabelę. Po wskazaniu typu kursu (sprzedaży, zakupu, średni), wybrany kurs zostanie wprowadzony w pole Kurs
wg.
Po odpowiedniej parametryzacji kurs może być podpowiadany — patrz
opis w punkcie Podpowiadanie kursu w dokumentach.
Na temat wprowadzania tabel kursów walut czytaj w punkcie I.4. Jeżeli
waluta w polu Wal.handlowa różna jest od waluty narodowej, pole musi być wypełnione. Natomiast jeżeli waluta handlowa jest taka sama jak
waluta narodowa pole nie będzie dostępne do redakcji.
Tab.kurs., Ręcznie odpowiednia wartość jest zaznaczana przez program w zależności czy kurs został wprowadzony ręcznie czy z tabeli kursów (patrz
poprzednie pole).
Z dnia data kursu. Jeżeli waluta w polu Wal.handlowa różna jest od waluty narodowej pole musi być wypełnione. Jeżeli kurs waluty wprowadzony jest
z tabeli kursów, pole jest wypełniane przez program odpowiednią datą
z tabeli i jest niedostępny do redakcji.
W dokumentach walutowych istnieje również możliwość wpisanie kursu
do wyliczania wartości narodowych. Kurs ten jest wykorzystywany do:
— wyznaczania wartości magazynowej jeśli dokument magazynowy jest
tworzony z dokumentu zakupowego;
— dekretowania.
Kurs dla waluty opodatkowania jest wykorzystywany do rozliczenia VAT.
Wydruki dokumentów, raporty, zapytania sql dotyczące sprzedaży są realizowane według wartości podatkowych.
Przy włączonej wielowalutowości w oknie pozycji dokumentów. W polu
wyświetlany jest symbol waluty podany w nagłówku dokumentu. Jeśli dokument jest wystawiany w walucie obcej, należy podać cenę w tej walucie.
Przy wypełnianiu ceny walutowej, cena może również być podpowiadana
z aktualnego cennika — patrz rozdział II.3.
Pola dotyczące ceny i wartości w walucie narodowej zostaną przeliczone
po kursie podanym w nagłówku.
Jeżeli w nagłówku wprowadzono inną walutę niż narodowa waluty w pozycji nie można zmienić. Jeżeli w nagłówku dokumentu jako walutę handlową wprowadzono walutę narodową, w pozycji faktury czy innego dokumentu
można podać inną walutę niż narodowa. Wówczas należy podać cenę w walucie i wpisać ręcznie kurs dla waluty.
Xpertis 360°plus
231
Podpowiadanie kursu w dokumentach Podczas wprowadzania dokumentów, w polach związanych z kursem walut, zarówno w nagłówku jak i pozycji,
kurs może być podpowiadany przez system.
Aby kurs był podpowiadany w nagłówku dokumentu walutowego, należy
ustawić parametry w opcji [Definicje|Parametry|Parametry pracy] w zakładce
Wielowalutowość.
Są to parametry:
Parametryzacja
związana z
podpowiadaniem
kursu
— Domyślny bank do podpowiadania kursów,
— Typ podpowiadanego kursu.
Funkcjonalność związana z podpowiadaniem kursu w pozycji dokumentu będzie dostępna, jeżeli zostanie określony bank oraz typ podpowiadanego
kursu w opcji [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i w zakładce Parametry
oddziału.
Należy również zadbać, aby w tabelach kursu ([Definicje|Tabele kursów])
odpowiedniego banku był zawsze kurs na odpowiedni dzień.
Na temat parametryzacji związanej z wielowalutowością czytaj w punkcie I.5.3, na temat parametrów oddziału czytaj w punkcie I.5.4.
Informacje o wprowadzaniu kursów walut znajdziesz w punkcie I.4.
Kolejnym krokiem w parametryzacji związanej z podpowiadaniem kursów
walut jest odpowiednie ustawienie parametrów:
— 4050 Ilość dni cofnięcia wobec daty dokumentu w wyznaczaniu tabeli kursów — dla nagłówka,
— 4051 Ilość dni cofnięcia wobec daty dokumentu w wyznaczaniu tabeli kursów dla pozycji — dla pozycji dokumentu.
W dokumentach walutowych, po wybraniu w nagłówku waluty innej niż Podpowiadanie kursu
PLN, podczas redakcji pól dotyczących kursów, system wypełni je wartościami w nagłówku
kursów odpowiedniego typu, znalezionych w odpowiedniej tabeli kursu domyślnego banku.
Jeśli kurs w tabeli istnieje, to zawartość pola zostaje wypełniona tym kursem. W przeciwnym wypadku pojawia się komunikat o nie znalezieniu kursu
i do pola wpisywana jest wartość zerowa. Wówczas kurs będzie należało wybrać z tabeli naciskając klawisz F3 lub też wprowadzić go ręcznie.
Z uwagi na możliwość określenia w nagłówku dokumentu walutowego
dwóch kursów waluty — opodatkowania i narodowej, przyjęto że kurs do VAT
Xpertis 360°plus
232
brany jest z kursu waluty opodatkowania, a kurs księgowy z kursu waluty narodowej. W wyniku przyjętych kryteriów, parametrem decydującym o wartości
kursu waluty opodatkowania (kurs do VAT) jest data wystawienia dokumentu (wyjątek przy fakturze zaliczkowej dla kontrahenta nieunijnego — wówczas
data otrzymania), a parametrem decydującym o wartości kursu waluty narodowej (kurs księgowy) jest data sprzedaży na dokumencie.
Podpowiadanie kurs
w pozycji
Waluta w pozycji dokumentu może być redagowana, jeżeli w nagłówku
podaną walutą handlową jest PLN.
Jeżeli w pozycji dokumentu zostanie podana inna waluta niż PLN, system
będzie podpowiadał kurs zgodnie z ustawionymi parametrami.
Jeżeli w nagłówku dokumentu zostanie wprowadzona inna waluta niż PLN,
waluty w pozycji dokumentu nie będzie można zmienić. Kurs dla każdej pozycji będzie zawsze taki jak w nagłówku i tym samym kurs w pozycji podpowiadany nie będzie.
Poszukiwanie kursów w tabeli kursów domyślnego banku odbywa się na
dzień wystawienia dokumentu lub zgodnie z datą sprzedaży dokumentu. Od
danej daty odejmowana jest wartość podana w formule użytkownika 4050 —
dla nagłówka, czy 4051 — dla pozycji dokumentu.
Formuły dostępne są po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Firma].
W przypadku gdy data przypada na dzień wolny, w którym banki nie określają kursów, data do określenia kursu cofana jest do pierwszego dnia roboczego od danego dnia wolnego.
W takiej sytuacji parametr 300203 Uwzględnić soboty w przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem? musi być ustawiony na T.
Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Płatności].
4.1 WDT
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość właściwej rejestracji dokumentów VAT w zależności od miejsca - kraju UE, w którym powstał obowiązek podatkowy w stosunku do czynności dokumentowanej fakturą VAT. Każdy
dokument VAT jest w systemie przypisany do kraju opodatkowania w ramach
UE (nie bezpośrednio ale przez oddział, które posiada przypisany dla niego
kraj opodatkowania). Dzięki temu można wyodrębnić dokumenty wpływające na podstawę opodatkowania w Polsce oraz stworzyć ewidencje pomocnicze
(w systemie Finanse i księgowość) do rozliczeń VAT w innych krajach UE.
Xpertis 360°plus
233
W momencie pierwszego startu systemu Xpertis Fakturowanie (jeśli instalacja obejmuje program Finanse i księgowość następuje to również w tym programie):
— automatycznie wczytywane są informacje o wszystkich krajach wchodzących w skład Unii Europejskiej (dwuliterowy symbol i nazwa państwa, waluta narodowa);
— tworzone są słowniki stawek VAT obowiązujących w poszczególnych
krajach UE.
Dane te pozwolą na późniejsze poprawne zarejestrowanie dokumentów VAT.
Wybór kraju opodatkowania, oddziału na którym dokonujemy obrotu, decyduje o tym jakie stawki VAT mogą być zastosowane dla poszczególnych towarów. Wprowadzając pozycje dokumentu dostępne będą tylko stawki obowiązujące w danym kraju UE (zdefiniowane na starcie programu). Informacje,
dotyczące podsumowania wartości w walucie opodatkowania można znaleźć
także na wydruku dokumentu handlowego, np.faktury VAT.
Obrót wewnątrzunijny w systemie Xpertis Fakturowanie jest rejestrowany
w ogólnym przypadku przez dokument WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru). W programie możliwe jest rejestrowanie następujących operacji:
— Wewnątrzwsp. dostawa (obrót wł.) - do dokumentowania przesunięć
w ramach przedsiębiorstwa, pomiędzy magazynami w różnych krajach
UE;
— Wewnątrzwspólnotowa dostawa (transakcja trójstr.) - do wyodrębnienia
transakcji trójstronnych.
Dokumenty te w definicji dokumentu mają zaznaczone pole Unijny (patrz
I.11.3).
W systemie istnieje możliwość zdefiniowania tabeli kursów dla każdej waluty i dla dowolnego banku.
Na temat redakcji tabel kursów walut możesz przeczytać w rozdziale I.4.
Dokumenty unijne mogą być wystawiane również przy wyłączonej wielowalutowości (patrz punkt I.5.3).
Jeżeli redagowany dokument jest dokumentem unijnym, czyli jeżeli w definicji typu tego dokumentu pole Unijny ustawiono na T (patrz punkt I.11.3)
dostępne do redakcji będą również pola:
Xpertis 360°plus
234
— Transakcja trójstronna — pole informujące czy dokument dotyczy transakcji trójstronnej. Pole ma znaczenie zwłaszcza przy współpracy systemu Logistyka z systemem Finanse i księgowość, takie dokumenty będą
inaczej księgowane niż dokumenty unijne nie opisujące transakcji trójstronnej.
— NIP UE — w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów faktura stwierdzająca tę dostawę powinna zawierać właściwy i ważny NIP-UE (z dwuliterowym kodem państwa) nabywcy. Dla dokumentów unijnych pole to
musi być wypełnione.
Podczas wypełniania pozycji dokumentu WDT w polu Stawka VAT podpowiadane jest 0 % - firma, która dokonuje wewnątrz wspólnotowej dostawy towarów, może zastosować stawkę VAT w wysokości zero procent. Użytkownik
może tą stawkę zmienić.
Jeżeli redagowany dokument jest dokumentem unijnym, należy również
wypełnić pola w zakładce Dane do INTRASTAT zarówno w nagłówku jak i pozycji
dokumentu.
Deklaracja INTRASTAT wykorzystywana jest w systemie Xpertis Logistyka.
Informacje na temat deklaracji INTRASTAT znajdziesz w podręczniku do
systemu Xpertis Logistyka.
4.2 Sposób przeliczania pozycji walutowych
Dla dokumentów walutowych należy określić w jaki sposób będą przeliczane
pozycje w walucie. Funkcjonalność dotyczy faktur sprzedaży, dokumentów zakupu, dokumentów magazynowych z cenami sprzedaży, zamówieniach sprzedaży i ofert.
Pozycje walutowe mogą być przeliczane:
— według wartości — przejście z waluty handlowej na opodatkowania
przebiega na poziomie wartości netto pozycji dokumentu,
— według ceny — zostanie najpierw wyznaczona cena w walucie opodatkowania (i narodowej), z której następnie zostaną wyliczone pozostałe
wartości pozycji w tych walutach.
Sposób przeliczania pozycji walutowych ustawiany jest w definicji typu dokumentu sprzedaży [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży|Dołącz/Popraw]
— pole Sposób przeliczania pozycji walutowych.
Dokumenty odczytywane przez EDI lub tworzone z portalu sposób przeliczania pozycji w walucie mają zgodny z parametrem 800814.
Xpertis 360°plus
235
4.3 Algorytmy obliczania wartości pozycji
Poniżej, w celach informacyjnych podano wzory obliczania wartości w pozycjach dokumentów sprzedaży. Dodatkowo mogą być naliczane zaokrąglenia
jeśli VAT naliczany jest od sum w stawkach VAT. Obliczenia w dokumentach
zakupu, ofertach, zamówieniach sprzedaży, dokumentach wydania z cenami
sprzedaży powinny odbywać się analogicznie w zakresie występujących w nich
wartościach.
Według poniższego algorytmu wyliczane są wartości w walucie handlowej,
podatkowej i narodowej.
Algorytm jest zależny od ustawienia parametru Sposób przeliczania pozycji
walutowych w definicji dokumentu sprzedaży.
Dokumenty sprzedaży zdefiniujesz po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów sprzedaży] i standardowego polecenia Dołącz. Wyświetlone zostanie okno
redagowania definicji dokumentu.
Na temat definiowania typów dokumentów czytaj w punkcie I.11.3.
Sposób przeliczania pozycji walutowych według wartości
Poniższy algorytm będzie obowiązywał na dokumencie sprzedaży, w którego definicji parametr Sposób przeliczania pozycji walutowych ustawiono na Wg
wartości.
Waluta handlowa
— WAR =
– Rabat od wartości
Rabat procentowy
WAR = 𝑂𝐵𝐿_𝑅𝐴𝐵(CENA × ILOSC,RABAT2)
Rabat kwotowy
WAR = (CENA × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2) + KW_RAB
– Rabat od ceny
Rabat procentowy
CENA_PO_RAB = (CENA × RABAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
Xpertis 360°plus
236
WAR = (CENA_PO_RAB × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
Rabat kwotowy
WAR = ((CENA + KW_RAB_JED) × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
— Od brutto
WB = WAR
WB
WN = (
)𝑂𝐾𝑅(2)
(1+VAT)
WV = (WB − WN)𝑂𝐾𝑅(2)
— Od netto
WN = WAR
WV = (WN × VAT)𝑂𝐾𝑅(2)
WB = (WN + WV)𝑂𝐾𝑅(2)
Waluta opodatkowania
— Od brutto
𝑊 𝐵 = (WB_HAND × KURS_OPODAT)𝑂𝐾𝑅(2)
WB
)𝑂𝐾𝑅(2)
WN = (
(1+VAT)
CB =
Rabat procentowy
CB = (CENA_OPODAT × RABAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
Rabat kwotowy
CB = CENA_OPODAT+(KW_RAB_JED×KURS_OPODAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
CN = (
CB
)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
(1+VAT)
Xpertis 360°plus
237
— Od netto
𝑊 𝑁 = (WN_HAND × KURS_OPODAT)𝑂𝐾𝑅(2)
CN =
Rabat procentowy
CN = (CENA_OPODAT × RABAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
Rabat kwotowy
CN = CENA_OPODAT+(KW_RAB_JED×KURS_OPODAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
CB = (CN + CN × VAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
Waluta narodowa
— Od brutto
𝑊 𝐵 = (WB_HAND × KURS_NAROD)𝑂𝐾𝑅(2)
WB
WN = (
)𝑂𝐾𝑅(2)
(1+VAT)
— Od netto
𝑊 𝑁 = (WN_HAND × KURS_NAROD)𝑂𝐾𝑅(2)
Sposób przeliczania pozycji walutowych według ceny
Poniższy algorytm będzie obowiązywał na dokumencie sprzedaży, w którego
definicji parametr Sposób przeliczania pozycji walutowych ustawiono na Wg ceny.
Xpertis 360°plus
238
Waluta handlowa
— WAR =
– Rabat od wartości
Rabat procentowy
WAR = 𝑂𝐵𝐿_𝑅𝐴𝐵(CENA × ILOSC,RABAT2)
Rabat kwotowy
WAR = (CENA × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2) + KW_RAB
– Rabat od ceny
Rabat procentowy
CENA_PO_RAB = (CENA × RABAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
WAR = (CENA_PO_RAB × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
Rabat kwotowy
WAR = ((CENA + KW_RAB_JED) × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
— Od brutto
WB = WAR
WB
WN = (
)𝑂𝐾𝑅(2)
(1+VAT)
— Od netto
WN = WAR
Xpertis 360°plus
239
Waluta opodatkowania
— Od brutto
CB =
Rabat procentowy
CB = (CENA_OPODAT × RABAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
Rabat kwotowy
CB = CENA_OPODAT+(KW_RAB_JED×KURS_OPODAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
CN = (
CB
)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
(1+VAT)
WB =
Rabat od wartości
Rabat procentowy
WB = 𝑂𝐵𝐿_𝑅𝐴𝐵(CENA_OPODAT × ILOSC,RABAT2)
Rabat kwotowy
WB = (CENA_OPODAT×ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)+(KW_RAB×KURS_OPODAT)𝑂𝐾𝑅(2)
Rabat od ceny
WB = (CB × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
WN = (
WB
)𝑂𝐾𝑅(2)
(1+VAT)
Xpertis 360°plus
240
— Od netto
CN =
Rabat procentowy
CN = (CENA_OPODAT × RABAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
Rabat kwotowy
CN = CENA_OPODAT+(KW_RAB_JED×KURS_OPODAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
CB = (CN + CN × VAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
WN =
Rabat od wartości
Rabat procentowy
WN = 𝑂𝐵𝐿_𝑅𝐴𝐵(CENA_OPODAT × ILOSC,RABAT2)
Rabat kwotowy
WN = (CENA_OPODAT×ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)+(KW_RAB×KURS_OPODAT)𝑂𝐾𝑅(2)
Rabat od ceny
WN = (CN × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
Xpertis 360°plus
241
Waluta narodowa
— Od brutto
CBN =
Rabat procentowy
CBN = (CENA_NAROD × RABAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
Rabat kwotowy
CBN = CENA_NAROD+(KW_RAB_JED×KURS_NAROD)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
WB =
Rabat od wartości
Rabat procentowy
WB = 𝑂𝐵𝐿_𝑅𝐴𝐵(CENA_NAROD × ILOSC,RABAT2)
Rabat kwotowy
WB = (CENA_NAROD×ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)+(KW_RAB×KURS_NAROD)𝑂𝐾𝑅(2)
Rabat od ceny
WB = (CBN × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
WN = (
WB
)𝑂𝐾𝑅(2)
(1+VAT)
Xpertis 360°plus
242
— Od netto
CNN =
Rabat procentowy
CNN = (CENA_NAROD × RABAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
Rabat kwotowy
CNN = CENA_NAROD+(KW_RAB_JED×KURS_NAROD)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 𝑌 )
WN =
Rabat od wartości
Rabat procentowy
WN = 𝑂𝐵𝐿_𝑅𝐴𝐵(CENA_NAROD × ILOSC,RABAT2)
Rabat kwotowy
WN = (CENA_NAROD×ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)+(KW_RAB×KURS_NAROD)𝑂𝐾𝑅(2)
Rabat od ceny
WN = (CNN × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
Xpertis 360°plus
243
Oznaczenia
W powyższych wzorach przyjęto następujące oznaczenia:
— CB — cena brutto
— CN — cena netto
— WB — wartość brutto
— WN — wartość netto
— WV — wartość VAT
— ILOSC — ilość indeksu na dokumencie
— CENA — cena w walucie handlowej przed rabatem
— CENA_OPODAT — cena w walucie opodatkowania przed rabatem
CENA_OPODAT = (CENA×KURS_OPODAT)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 )
— CENA_NAROD - cena w walucie narodowej
CENA_NAROD = (CENA × KURS_NAROD)𝑂𝐾𝑅(𝐷𝑂𝐾𝐿_𝐶𝐸𝑁 )
— PROC_RAB_NAG — procent rabatu podany w nagłówku dokumentu
— PROC_RAB_POZ — procent rabatu podany w pozycji dokumentu
— KW_RAB_POZ — kwota rabatu podana w pozycji dokumentu
— KURS_OPODAT — kurs z waluty handlowej na opodatkowania
— KURS_NAROD — kurs z waluty handlowej na narodową
— DOKL_CENY — dokładność ceny z kartoteki materiałowej
— (liczba1)OKR(liczba2) — zaokrąglenie liczby, przy czym:
– liczba1 to liczba, która ma być zaokrąglona,
– liczba2 to liczba cyfr, do ilu liczba ma być zaokrąglona.
— VAT — wartość obliczana ze wzoru:
VAT =
STAWKA_VAT
100
Xpertis 360°plus
244
— OBL_RAB(a,b) — funkcja do wyznaczania wartości z uwzględnieniem
rabatu. Obliczenia uzależnione są od ustawienia parametru 800811 —
patrz również punkt II.3.3:
– parametr 800811 ustawiony na 1
(1 −
b
× a)𝑂𝐾𝑅(2)
100
– parametr 800811 ustawiony na 2 lub 3
a − ((
a×𝑏
)𝑂𝐾𝑅2)
100
— RABAT — wartość obliczana ze wzoru:
RABAT = 1 −
RABAT2
100
— RABAT2 — wartość zależna od rodzaju rabatu, obliczana ze wzoru:
– rabat procentowy suma
RABAT2 = PROC_RAB_NAG + PROC_RAB_POZ
– rabat procentowy składany
RABAT2 = 100−
(100 − PROC_RAB_NAG) × (100 − PROC_RAB_POZ)
100
— KW_RAB_JED — jednostkowa kwota rabatu
– od wartości pozycji
KW_RAB_NAG = (
PROC_RAB_NAG
× CENA)𝑂𝐾𝑅(2)
100
KW_RAB_POZ
)𝑂𝐾𝑅(2)
ILOSC
KW_RAB_JED = -1×(KW_RAB_POZ_JED+KW_RAB_NAG)
KW_RAB_POZ_JED = (
– od ceny
KW_RAB_NAG = (
PROC_RAB_NAG
100
KW_RAB_JED = -1 × (KW_RAB_POZ + KW_RAB_NAG)
Xpertis 360°plus
II.5. Dokumenty korygujące sprzedaż
245
— KW_RAB — kwota rabatu
– od wartości pozycji
WARTOSC = (CENA × ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
PROC_RAB_NAG
× WARTOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
/100
KW_RAB = -1 × (KW_RAB_POZ + KW_RAB_NAG)
KW_RAB_NAG = (
– od ceny
KW_RAB_NAG = (
PROC_RAB_NAG
100
KW_RAB = (-1×(KW_RAB_POZ+KW_RAB_NAG)×ILOSC)𝑂𝐾𝑅(2)
5 Dokumenty korygujące sprzedaż
Korekty do dokumentów sprzedaży, czyli faktury korygujące VAT, wystawia
się z różnych powodów. Mogą to być błędy operatorskie, reklamacje klienta
lub zwrot towaru. Bardzo różne przyczyny wystawiania korekt powodują, że
można korygować praktycznie wszystkie elementy pozycji dokumentu sprzedaży, to jest:
— ilość towaru,
— cenę jednostkową towaru,
— stawkę podatku VAT,
— rabat.
Z korekty wymienionych wyżej elementów wynikają zmiany wartości netto
i zmiany podatku VAT. Procedury programowe zostały tak zaprojektowane,
że wszelkie zmiany wartości obliczane są automatycznie na podstawie danych
o zmianach wnoszonych przez korektę.
Aby wystawianie korekt było możliwe w systemie, użytkownik musi zdefiniować typy dokumentów korygujących. Po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży|Dołącz], w oknie Cechy dokumentu należy zaznaczyć pole Korekta. Jeżeli definiowany będzie dokument korygujący fakturę wystawianą
Xpertis 360°plus
246
według cen brutto, należy zaznaczyć pole Przeliczać od brutto. W szczególności
pole to należy zaznaczyć przy definiowaniu dokumentu korygującego paragon.
Opis sposobu definiowania typów dokumentów znajduje się w punkcie I.11, w szczególności na temat typów dokumentów sprzedaży czytaj
w punkcie I.11.3.
Aby wystawić korektę do faktury wybierz [Faktury|Wszystkie dokumenty],
wskaż fakturę do korekty, a następnie wybierz polecenie Dołącz i pozycję Korektę.
Dokumenty korekty sprzedaży redagować można również po wybraniu
[Faktury|Wystaw dokument sprzedaży|Korektę]. Przy pomocy tej funkcji można również wystawiać dokumenty korekty do faktur i paragonów na przełomie
lat. Na ekranie zostanie wyświetlone okno z parametrami według których będą
wyświetlane faktury przeznaczone do korygowania. Można tu podać:
— Rok
— Miesiąc
— Kod kontrahenta
— Odbiorca
Tutaj należy również wskazać czy korekta dotyczy faktury czy korekty historycznej.
Po podaniu np. roku i kontrahenta wyświetlona zostanie lista wszystkich
faktur wystawionych na podanego kontrahenta w danym roku.
Jeżeli żadne z pól nie zostanie wypełnione, w oknie z listą dokumentów
sprzedaży znajdą się wszystkie dokumenty.
W oknie z listą faktur wskaż dokument do korekty i wybierz polecenie Korekta.
Dokument korekty, tak jak faktura, składa się z nagłówka i z pozycji.
W przypadku korekty najpierw redagowane są pozycje dokumentu. Dokument
korekty zawiera te same pozycje co dokument pierwotnie wystawiony. Wybierz
pozycję, którą należy skorygować, i przy pomocy polecenia Korekta skoryguj
ją odpowiednio.
Po wybraniu polecenia Korekta zostanie wyświetlone okno z pozycjami do
korekty. Z lewej strony okna prezentowane są wartości przed korektą — nie są
one dostępne do redakcji. Odpowiednie wartości można wprowadzić po prawej stronie okna.
Redagując korektę nie można zmieniać indeksu towaru, którego dotyczy
pozycja, zmienić można jedynie:
Xpertis 360°plus
247
— ilość towaru, wpisując taką jaka ma być po korekcie — program sam
wyliczy ilość towaru do zwrotu;
— cenę jednostkową towaru, jaka ma obowiązywać po korekcie;
— stawkę podatku VAT, jaka ma być po korekcie.
Na dokumencie korekty należy wprowadzić takie wartości, jakie powinny
znaleźć się w prawidłowym dokumencie, a nie różnice wynikające z błędnego
wystawienia pierwotnego dokumentu.
Program umożliwia wprowadzanie ilości po korekcie większej niż ilość
przed korektą.
Polecenie Zwrot w pozycjach dokumentu korygującego sprzedaż redukuje
do zera ilość towaru we wskazanej pozycji — [Zwrot|Bieżącej poz.], lub też we
wszystkich pozycjach — [Zwrot|Wszystkiego].
Rabat można korygować zarówno w nagłówku jak i pozycji. W zależ- Korekta rabatu
ności od ustawienia parametru 800813 Rabat od ceny po rabacie w korekcie
([ Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki]):
— rabat na korekcie może być udzielany od wartości przed rabatem — wartość Nie stosować,
— rabat na korekcie może być udzielany od wartości po rabacie z faktury
— wartość KOR.
W pozycji korekty znajduje się pole Powód korekty.
Powód korekty
Umożliwia to rejestrację powodu korekty w pozycji korygujących dokumentów sprzedaży. Rejestruje się go niezależnie od powodu korekty podanego
w nagłówku dokumentu.
Na wydruku dokumentu korekty będzie wykazywany powód korekty podany w nagłówku (patrz opis poniżej).
Podczas rejestracji powodu korekty w pozycji dokumentu można korzystać
ze słownika powodów korekt.
Przed pierwszą rejestracją przyczyny korekty należy zdefiniować słownik
powodów korekt [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] i wskazać go w
parametrach systemu [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Słowniki systemu]
w polu Słownik powodów korekt.
Jeżeli parametr systemu 300210 Czy wymagany powód korekty? będzie ustawiony na T, powód korekty w pozycji będzie wymagany do wprowadzenia.
Xpertis 360°plus
248
Jeżeli przyczyny korekty zostaną wprowadzone w pozycje dokumentu,
można będzie wykonać analizę powodów korekt wybierając [Faktury|Zapytania SQL|Analiza powodów korekt].
Po naniesieniu danych i zakończeniu redagowania pozycji zostaną obliczone wartości sprzedaży takie, jakie będą obowiązywać dla danej pozycji po
korekcie. Nie są to różnice (do zapłaty lub zwrotu) wynikające z korekty, lecz
zaktualizowane wartości dokumentu.
Po zakończeniu redagowania jednej pozycji należy analogicznie skorygować wszystkie pozostałe, które powinny być zmienione w wyniku korekty.
Korekta faktury sprzedaży może polegać również na zmianie materiału,
dodaniu nowej pozycji, rozbiciu jednej pozycji faktury na kilka pozycji z różnymi cenami.
Po zakończeniu redagowania pozycji, zostanie wyświetlony nagłówek korekty. Nagłówek korekty redagowany jest analogicznie jak nagłówek faktury VAT. Szczegóły na temat redagowania danych nagłówkowych faktury VAT
patrz punkt II.1.1.
Wartość pole Data sprz. jest podpowiadane przez system i jest zgodna z analogicznym polem z faktury sprzedaży. Użytkownik może tą datę zmienić.
Pole Data zwrotu oznacza datę zwrotu towaru do magazynu. System podpowiada tu datę wystawienia dokumentu korekty, ale data może być zmieniona
przez użytkownika.
Wyjątkiem jest pole występujące jedynie w korekcie Powód korekty. Można
tu podać dowolną przyczynę korekty, np. reklamacja. Pole nie musi być wypełnione. Jeżeli zostanie wypełnione, powód korekty będzie wykazywany na
wydruku dokumentu korekty.
Innym polem, które występuje w nagłówku korekty jest Faktura korygowana. Pole jest wypełniane automatycznie i znajduje się tu symbol dokumentu
aktualnie korygowanego.
Gdy zakończone zostanie redagowanie dokumentu, program automatycznie oblicza wszystkie wartości wynikające z korekty na podstawie pierwotnych
pozycji faktury i zredagowanych pozycji po korekcie. Dokument można zaakceptować wykonując polecenie Akceptuj.
Może się zdarzyć, że jeden dokument będzie wymagał wielokrotnego skorygowania. Sposób wystawiania dokumentu kolejnej korekty niczym się nie
różni od opisanego powyżej, ale pozycje, które będą korygowane, zawierają
dane po ostatniej korekcie, a nie z dokumentu pierwotnego. W stosunku do
takich pozycji program wyliczy również wartości wynikające z korekty.
Xpertis 360°plus
Na fakturze został zarejestrowany fakt sprzedaży 100 sztuk towaru. Klient
zwrócił 30 sztuk. W dokumencie powstałym w wyniku korekty została wpisana
ilość 70. Klient ponownie zwrócił 20 sztuk towaru. Redagując drugą korektę,
w polu Ilość znajdziesz liczbę 70, tzn. ilość towaru po pierwszej korekcie (a nie
100 jak było na fakturze). Ilość po drugiej korekcie to 50 sztuk — tę liczbę
należy wpisać kolejny raz korygując pozycję.
Za pierwszym i za drugim razem program wyliczy wysokość kwoty do
zwrotu dla klienta. Za pierwszym razem będzie to wartość 30 sztuk towaru,
za drugim razem wartość 20 sztuk.
Po wystawieniu dokumentu korekty można go wydrukować przy pomocy
akcji [ Faktury|Wszystkie dokumenty|Drukuj|Drukuj].
Na temat wydruków faktur sprzedaży i korygujących czytaj w punkcie II.2.
5.1 Korekta historyczna
W programie Xpertis Fakturowanie można wystawiać korekty do faktur, które
nie były zarejestrowane w programie. Może to być przydatne np. wówczas, gdy
trzeba wystawić korektę do faktury, wystawionej przed zakupem programu.
Korekty takie nazwano korektami do faktur historycznych.
Przed wystawieniem korekty do niezarejestrowanej faktury należy upewnić się, że zdefiniowano odpowiednie dokumenty. Po wybraniu [Definicje|Typy | Dokumentów sprzedaży|Dołącz/Popraw] należy pola Korekta? i historyczna
ustawić na T.
Opis sposobu definiowania typów dokumentów znajduje się w punkcie I.11, w szczególności na temat typów dokumentów sprzedaży czytaj
w punkcie I.11.3.
Jeżeli program uruchamiany jest po raz pierwszy bez danych, odpowiednie typy dokumentów można zaimportować wybierając [Administracja|Import
tabel | Definicje typów dokumentów sprzedaży i zakupu].
Korekty do faktur historycznych wystawia się podobnie jak korekty do
„zwykłych” faktur, tzn. z modułu Faktury należy wybrać funkcję Wystaw dokument sprzedaży lub funkcję Wszystkie dokumenty i akcję Dołącz, a następnie
wskazać odpowiedni dokument.
Podczas wprowadzania danych do nagłówka należy podać symbol dokumentu korygowanego, wprowadzając go w pole Faktura korygowana, a także
datę tego dokumentu — pole z dnia.
Podczas wprowadzania pozycji korekty do faktury historycznej dostępne
do redakcji są również pola w sekcji Przed korektą.
Xpertis 360°plus
249
250
Po wprowadzeniu wartości przed korektą pola po stronie Po korekcie wypełnione są automatycznie. Użytkownik, podobnie jak w korekcie „zwykłej”
nanosi tutaj wartości jakie będą po korekcie.
W nagłówku korekt historycznych nie jest podpowiadana wartość rabatu.
Podpowiadana jest natomiast wartość w polu Typ rabatu w pozycji.
Cena sprzedaży ani rabat nie jest podpowiadana w korektach historycznych w sekcji Przed korektą. Wartości te poopowiadane są natomiast w odpowiednich polach w sekcji Po korekcie.
Na temat cen sprzedaży i rabatów czytaj w punkcie II.3.
Utworzenie korekty historycznej powoduje jednoczesne utworzenie technicznego dokumentu sprzedaży odzwierciedlającego dokument korygowany
(dokument tworzony jest w masce technicznej). Dane w nagłówku takiego zawierają następujące informacje:
— symbol dokumentu — pochodzi z nagłówka korekty historycznej z sekcji Faktura korygowana;
— kontrahent — pochodzi z nagłówka korekty historycznej;
— data wystawienia — pochodzi z nagłówka korekty historycznej z pola z
dnia z sekcji Faktura korygowana;
— data sprzedaży — pochodzi z nagłówka korekty historycznej z pola z dnia
z sekcji Faktura korygowana;
— waluta handlowa — pochodzi z nagłówka korekty historycznej;
— kurs na walutę opodatkowania — pochodzi z nagłówka korekty historycznej;
— kurs na walutę narodową — pochodzi z nagłówka korekty historycznej;
— data kursu na walutę opodatkowania — pochodzi z nagłówka korekty
historycznej;
— data kursu na walutę narodową — pochodzi z nagłówka korekty historycznej.
Dane pozycji pochodzą z pozycji korekty historycznej z części Przed korektą.
Dokument sprzedaży powiązany z korektą historyczną można przeglądać
po wybraniu dla danej korekty [Funkcje dod.|Powiązane dokumenty].
Xpertis 360°plus
251
5.2 Zbiorcza korekta dokumentów sprzedaży
W systemie istnieje możliwość wystawiania korekty zbiorczej do wielu dokumentów sprzedaży.
Aby wystawienie korekt zbiorczych było możliwe, należy dokument sprze- Definiowanie typu
daży zdefiniować jako korekta zbiorcza, czyli po wybraniu [Definicje|Typy do- korekty zbiorczej
kumentów|Sprzedaży|Dołącz], w oknie Cechy dokumentu należy zaznaczyć pole Korekta zbiorcza.
Zaleca się aby typ korekty do korekty zbiorczej korzystał z numeracji o
symbolu KZF dostarczanej wraz z danymi DEMO.
W typie korekty zbiorczej niedostępne są opcje:
— Numeracja tymczasowa
— Drukować paragon
— Paragon
— Dokument zaliczkowy
— Rozliczenie zaliczek
— Rodzaj transakcji (INTRASTAT)
Definiowanie informacji dodatkowych jest niedostępne dla typów korekt
zbiorczych.
Na podstawie typu korekty zbiorczej generowana jest lista faktur do korekty przez dopasowanie następujących atrybutów typu korekty i faktur:
— Przeliczać od brutto,
— Unijny,
— Sposób przeliczania pozycji walutowych,
— Sposób liczenia VAT.
Podczas definiowania typu korekty zbiorczej, trzeba więc zwrócić uwagę
aby zaznaczyć odpowiednie pola.
Aby korektę zbiorczą można było wystawić, musi być również zdefiniowany przynajmniej jeden dokument „zwykłej” korekty.
Opis sposobu definiowania typów dokumentów znajduje się w punk-
Xpertis 360°plus
252
cie I.11, w szczególności na temat typów dokumentów sprzedaży czytaj
w punkcie I.11.3.
Korektę zbiorczą można dodać przez:
— [Faktury|Korekty zbiorcze|Dołącz]
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Dołącz|Korektę zbiorczą]
— [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży|Korektę zbiorczą]
Jeżeli zdefiniowano więcej niż jeden typ korekty zbiorczej, przed dodaniem
korekty, należało będzie wybrać jej typ, tak jak w przypadku innych dokumentów sprzedaży. W zależności od tego jakie dokumenty będą korygowane, należy wybrać odpowiedni typ (przeliczanie od brutto czy netto, czy dokument
unijny, sposób przeliczania pozycji walutowych, sposób liczenia VAT).
Korekta zbiorcza polega na zmianie wartości wybranych dokumentów
o zadany procent (uwzględniane są wcześniejsze korekty).
Wystawienie korekty zbiorczej przebiega w następujących krokach:
1. dodanie nagłówka korekty zbiorczej,
2. przygotowanie listy dokumentów do korekty,
3. korekta dokumentów według przygotowanej listy,
4. akceptacja korekty zbiorczej.
Nagłówek korekty zbiorczej
Jak już wspomniano, aby dodać korektę zbiorczą należy wybrać jednej z opcji:
— [Faktury|Korekty zbiorcze|Dołącz]
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Dołącz|Korektę zbiorczą]
— [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży|Korektę zbiorczą]
Na ekranie zostanie wyświetlony nagłówek korekty zbiorczej.
Dodanie nagłówka korekty zbiorczej wiąże się z wypełnieniem pól:
— Rok, Miesiąc, Oddział, Zaakceptowana pola wypełniane automatycznie.
— Numer pole wypełniane zgodnie z definicją numeracji korekt zbiorczych
(numeracja o kodzie KZB).
Xpertis 360°plus
— Wszystkie dostawy w zakresie] jeżeli pole nie będzie zaznaczone na korekcie zbiorczej drukowana będzie lista nazw korygowanych materiałów.
— Data wystawienia w polu podpowiadana jest data bieżąca lub końca okresu jeśli bieżąca data nie zawiera się w aktywnym okresie. Wartość podpowiadaną można zmodyfikować ręcznie.
— Okres od, do pola wypełniane ręcznie. Jest okres według, którego będą
pobierane dokumenty do korekty.
— Rabat % pole wypełniane ręcznie. Jest to procent o jaki zostanie zmniejszona wartość korygowanych dokumentów.
W zależności od ustawienia parametru 800813 Rabat od ceny po rabacie
w korekcie ([Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki]):
– rabat na korekcie zbiorczej może być udzielany od wartości przed
rabatem — wartość Nie stosować,
– rabat na korekcie zbiorczej może być udzielany od wartości po rabacie z faktury — wartość KZ.
— Powód korekty przyczyna, dla jakiej korekta jest wystawiana.
– Pierwsze pole dotyczy nagłówka korekty zbiorczej. Tutaj pole wypełniane jest ręcznie. Pole nie musi być wypełnione.
– Drugie pole dotyczy pozycji korekty zbiorczej. Rejestruje się go
niezależnie od powodu korekty podanego w nagłówku dokumentu. Po podaniu powodu korekty dla pozycji, wartość pola zostanie przepisany na wszystkie pozycje korygowanych dokumentów.
W polu tym można korzystać ze słownika powodów korekt.
Przed pierwszą rejestracją przyczyny korekty należy zdefiniować
słownik powodów korekt [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] i wskazać go w parametrach systemu [Definicje|Parametry|
Parametry pracy|Słowniki systemu] w polu Słownik powodów korekt.
Jeżeli parametr systemu 300210 Czy wymagany powód korekty? będzie ustawiony na T, powód korekty w pozycji będzie wymagany
do wprowadzenia.
— Kontrahent dane kontrahenta, na którego będzie wystawiana korekta.
Pole wypełniane ręcznie.
Xpertis 360°plus
253
254
— NIP UE pole istotne dla korekt dokumentów unijnych, wypełniane ręcznie.
— Typ zbiór pól — Sposób przeliczania pozycji walutowych, Sposób liczenia
VAT, Ceny brutto, Sprzedaż nieopodatkowana, których przeznaczeniem
jest wybranie typu korekty.
— Sekcja dotycząca walutowości jest analogiczna jak dla dokumentów
sprzedaży.
— Pola dotyczące wartości pełnią rolę informacyjną, są wyliczane automatycznie
Ograniczenia w edycji
nagłówka korekty
zbiorczej
Podanie typu korekty blokuje edycję pól: Sposób przeliczania pozycji walutowych, Ceny brutto, Sposób liczenia VAT, Sprzedaż nieopodatkowana. Utworzenie listy dokumentów do korekty powoduje blokadę edycji pól: Okres od,
Okres do, Kontrahent, Waluta handlowa. Wygenerowanie korekt blokuje możliwość edycji nagłówka korekty zbiorczej.
Uprawnienia edycji rabatu nie dotyczą korekt zbiorczych.
Przygotowanie listy dokumentów do korekty
Przygotowanie listy dokumentów do korekty polega na uruchomieniu opcji
Generuj listę dostępnej w oknie Korygowane faktury.
Okno aktywowane jest po wybraniu akcji Korygowane dokumenty dla wybranego nagłówka korekty zbiorczej.
W wyniku uruchomienia funkcji pojawi się lista faktur, które mogą być
wspólnie korygowane.
Dokumenty do korekty wybierane są według kryteriów:
— dokumenty korygowane zostały wystawione w ramach aktywnego oddziału,
— dokumenty korygowane wystawione były dla kontrahenta wskazanego
w korekcie zbiorczej,
— dokumenty korygowane muszą zawierać się w zadanym okresie,
— typ korygowanego dokumentu odpowiada typowi korekty, określonemu
w korekcie zbiorczej,
— waluta handlowa dokumentów korygowanych i korekty zbiorczej jest
zgodna.
Xpertis 360°plus
Przygotowaną listę można zmienić przez usunięcie wybranych pozycji. Kolejne uruchomienie opcji Generuj listę uzupełni ją o brakujące dokumenty.
Korekta dokumentów według przygotowanej listy
Korygowanie dokumentów według przygotowanej listy polega na uruchomieniu opcji Koryguj.
Jeżeli w systemie zdefiniowano kilka typów dokumentów korygujących, po
potwierdzeniu chęci utworzenia korekt, zostanie wyświetlono okno z listą typów dokumentów korygujących. Na liście znajdują się tylko typy dokumentów
zgodne z typem dokumentów korygowanych (przeliczanie od brutto czy netto,
czy dokument unijny, sposób przeliczania pozycji walutowych, sposób liczenia
VAT).
Zasadą jest, że w ramach korekty zbiorczej wszystkie faktury z listy korygowane są jednym typem korekty.
Jeśli którakolwiek z faktur na liście ma uzupełnione dane o korekcie, typ
automatycznie zostanie pobrany z tej korekty i lista nie jest wyświetlana.
Wskazanie odpowiedniego typu, spowoduje automatyczne wygenerowanie zaakceptowanych korekt do wszystkich dokumentów, które w polu Nr korekty miały wartość zero.
Należy zwrócić uwagę, że w ramach korekty zbiorczej tworzonych jest tyle
korekt ile dokumentów sprzedaży do korekty.
Generowane dokumenty korekty nie są widoczne w widoku [Faktury|
Wszystkie dokumenty].
Numeracja generowanych korekt odbywa się w ramach grupy numeracji o
kodzie KZF, przy czym symbol jest stały i zgodny z symbolem korekty zbiorczej. Data wystawienia, typ korekty, rabat, informacje walutowe generowanych
korekt są zgodne ze wskazanymi w nagłówku korekty zbiorczej.
Operacja korekty, do momentu akceptacji korekty zbiorczej, jest odwracalna — patrz punkt poniżej Przeglądanie, drukowanie, wycofanie korekty zbiorczej.
Akceptacja korekty zbiorczej
Akceptacja korekty zbiorczej następuje po wybraniu Akceptuj na wybranym
nagłówku.
Akceptacja blokuje możliwość edycji dokumentu.
Wycofanie akceptacji zmienia znacznik akceptacji i przywraca edycję dokumentu.
Xpertis 360°plus
255
256
Przeglądanie, drukowanie, wycofanie korekty zbiorczej
Przeglądać dokumenty korekty zbiorczej można po wybraniu jednej z opcji:
— [Faktury|Korekty zbiorcze]
— [Faktury|Wszystkie dokumenty]
W obydwu widokach widoczne są dokumenty wystawione w aktywnym
roku.
Możliwy jest podgląd dokumentów do korekty i korekt, zarówno nagłówków jak i pozycji.
W obydwu przypadkach nagłówki można oglądać po wybraniu akcji Korygowane dokumenty i naciśnięciu spacji na wybranej pozycji. Można wówczas
wybrać jedną z opcji: Faktura czy Korekta.
Pozycje dostępne są do przeglądu po wybraniu jednej z opcji Pozycje faktury czy Pozycje korekty. Zbiorczy podgląd pozycji dostępny jest z poziomu
nagłówka korekty zbiorczej po wybraniu opcji Podgląd pozycji dla [Faktury|
Korekty zbiorcze] lub Pozycje dla [Faktury|Wszystkie dokumenty].
W widoku [Faktury|Wszystkie dokumenty] akcja Korygowane dokumenty
dostępna jest tylko dla korekt zbiorczych i nieaktywna jest dla pozostałych dokumentów.
Drukowanie korekty
zbiorczej
Wycofanie korekty
zbiorczej
Wartość dokumentu w podziale na stawki VAT można sprawdzić wybierając w zależności od widoku akcję [Faktury|Korekty zbiorcze|Powiązane dokumenty] lub [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Powiązane dokumenty]
Liczby prezentowane w oknie Stawki VAT są wynikiem podsumowania wartości z wygenerowanych dokumentów korygujących.
Korektę zbiorczą można wydrukować w obydwu widokach wybierając akcję [Drukuj|Drukuj]. Można również utworzyć plik PDF [Drukuj|Drukuj PDF].
W przypadku PDF można zachować go w postaci załącznika do korekty zbiorczej. Dostęp do załączników jest poprzez opcję Załączniki.
Więcej na temat tworzenia plików PDF czytaj w punkcie II.2.1, na temat
załączników w punkcie V.7.
Informacje na temat drukowania dokumentów sprzedaży znajdziesz
w punkcie II.2.
Operacja korekty, do momentu akceptacji korekty zbiorczej, jest odwracalna. Wycofanie wybranych korekt można uzyskać po wybraniu akcji Korygowane dokumenty na dwa sposoby:
— pierwszy, użycie opcji Usuń powoduje usunięcie wygenerowanej korekty
i pozycji z listy dokumentów do korygowania,
Xpertis 360°plus
257
II.6. Faktura zaliczkowa
— drugi, użycie opcji Usuń korektę powoduje usunięcie tylko wygenerowanej korekty.
W widoku [Faktury|Wszystkie dokumenty] dla korekt zbiorczych, są dostępne pozostałe funkcje z wyłączeniem:
— [Funkcje dodatkowe|Utwórz zapis w kasie]
— [Funkcje dodatkowe|Płatność]
— [Funkcje dodatkowe|Informacje dodatkowe]
— [Drukuj|Powiązane dokumenty]
Definiowanie informacji dodatkowych jest niedostępne dla typów korekt
zbiorczych.
Korekty generowane automatycznie z korekty zbiorczej nie są prezentowane w serwisie www.
Korekty zbiorcze nieobsługiwane są w module EDI.
Na wydrukach i w zapytaniach sql informacja o korekcie zbiorczej pojawia
się w chwili akceptacji korekty zbiorczej, przy czym w typie korekty zbiorczej
należy zaznaczyć pole Uwzględniać w zestawieniach?. Analogiczne pole w typie
korekty listy faktur nie ma znaczenia.
6 Faktura zaliczkowa
Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub
całość należności należy wystawić fakturę VAT.
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość wystawienia faktury
VAT za pobraną zaliczkę.
Faktura zaliczkowa jest zwykłą fakturą sprzedaży, ale nie jest powiązana z
ruchem towarów. Towary zdejmujemy z magazynu fakturą końcową.
Aby wystawianie faktur zaliczkowych było dostępne w programie, należy
zadbać aby zdefiniować dokument zaliczkowy i dokument rozliczający zaliczki. Po wybraniu [Definicje|Typy|Dokumentów sprzedaży|Dołącz/Popraw] należy zaznaczyć pole Dokument zaliczkowy. W definicji innego dokumentu sprzedaży należy zaznaczyć pole Rozlicza zaliczki. Dokumentem rozliczającym zaliczki, może być „zwykła” faktura VAT.
Opis sposobu definiowania typów dokumentów znajduje się w punk-
Xpertis 360°plus
258
cie I.11, w szczególności na temat typów dokumentów sprzedaży czytaj
w punkcie I.11.3.
Aby wystawić fakturę zaliczkową wybierz [Faktury|Wszystkie dokumenty|
Dołącz|Zaliczkową] lub też [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży|Zaliczkowy].
Dokument zaliczkowy, tak jak dokument faktury, składa się z nagłówka
i z pozycji.
Najpierw redagowany jest nagłówek dokumentu, analogicznie jak nagłówek faktury VAT. Szczegóły na temat redagowania danych nagłówkowych faktury VAT patrz punkt II.1.1.
Wyjątkiem jest pole występujące jedynie w dokumencie zaliczki Kwota zaliczki, w które należy wprowadzić kwotę brutto zaliczki.
Inna różnica między dokumentem zaliczkowym a fakturą VAT, że w nagłówku faktury zaliczkowej zamiast pola Data sprz. (data sprzedaży) występuje
pole Data otrz. zal. czyli data otrzymania zaliczki.
Tak jak dla „zwykłych faktur” istnieje również możliwość rejestrowania
faktur zaliczkowych i korekt do nich dla przypadków sprzedaży nieopodatkowanej lub sprzedaży gdzie podatek rozlicza nabywca usługi.
Należy zwrócić uwagę, że podczas rejestracji tego typu dokumentów brak
jest kontroli użytej stawki VAT w pozycjach dokumentów.
Po zakończeniu redagowania nagłówka wyświetlone zostanie okno pozycji
dokumentu. Redakcja pozycji faktury zaliczkowej wygląda podobnie jak redakcja „zwyklej” faktury (patrz punkt II.1.2). Dodatkowo w oknie redakcyjnym znajduje się pole Opis. Pozycje faktury zaliczkowej mogą być takie same
jak faktury końcowej, ale można również wprowadzić inne pozycje. Można
również nie wprowadzać indeksu materiału a wprowadzić informację w pole
Opis. Wypełnienie tego pola nie jest jednak obowiązkowe. Pola wymagane do
redakcji to Stawka VAT, Ilość, Cena przed rabatem.
Po wystawieniu faktury zaliczkowej w polu S (skąd) wprowadzona zostanie
litera L.
Kolejna zaliczka Dla jednego kontrahenta można wystawić kilka faktur zaliczkowych. Jeżeli dany nabywca wpłacił kolejną zaliczkę przed wydaniem towaru, należy wystawić dla niego kolejną fakturę. Aby wystawić kolejną fakturę
zaliczkową, wybierz [Faktury|Wszystkie dokumenty], wskaż poprzednią fakturę zaliczkową, a następnie wybierz polecenie Dołącz i pozycję zaliczkową. Wyświetlone zostanie pytanie czy ma to być kolejna zaliczka. Po potwierdzeniu
na ekranie wyświetlony zostanie nagłówek. Pola dotyczące kontrahenta będą
wypełnione. Należy wprowadzić kolejną zaliczkę. Po zakończeniu redagowania nagłówka, wyświetlona zostanie lista pozycji dokumentu w takiej postaci,
Xpertis 360°plus
259
w jakiej został on wystawiony w poprzedniej fakturze zaliczkowej. Przy pomocy standardowego polecenia Popraw można pozycje zmodyfikować lub dołączyć nowe pozycje. Jeżeli na pytanie o kolejną zaliczkę wskazana zostanie odpowiedź Nie zostanie wystawiona faktura nie związana z poprzednią zaliczką.
Jeżeli wystawiana jest zaliczka dla innego kontrahenta lub nie powiązana z
już istniejącymi zaliczkami, nie ma oczywiście potrzeby wskazywania wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej.
Wystawienie faktury zaliczkowej, jako kolejnej zaliczki do faktury zaliczkowej wystawianej w poprzednim miesiącu możliwe jest na dwa sposoby:
— Wybrać [Faktury|Wszystkie dokumenty|Zakres] i w pole Miesiąc wpisać
0. Wówczas na liście faktur znajdują się wszystkie faktury wystawione
w danym roku. Dalej należy postąpić jak w sytuacji wyżej opisanej —
po ustawieniu się na odpowiedniej zaliczce wybrać polecenie [Dołącz|
Zaliczkową].
— Wybrać [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży|Zaliczkowy], na pytanie
Wystawić kolejną zaliczkę do innego istniejącego dokumentu zaliczkowego? odpowiedzieć Tak, a następnie wskazać kontrahenta. Zostanie wyświetlona lista faktur zaliczkowych wystawionych na danego kontrahenta. Wskazanie akcji Ten spowoduje wystawienie kolejnej zaliczki.
W przypadku kiedy kolejna zaliczka wystawiana jest na przełomie lat, możliwa jest tylko metoda druga.
Akceptacja faktury zaliczkowej Akceptacja dokumentu zaliczkowego wygląda jak akceptacja „zwykłej” faktury — patrz punkt II.1.5.
W wyniku akceptacji, po odpowiednim sparametryzowaniu programu,
możliwe jest automatyczne zarejestrowanie wystawionego dokumentu w programie Finanse i księgowość.
Do faktury zaliczkowej można wystawić korektę jak do innych faktur. Korekta faktury zaliczkowej pozwala na zmniejszenie kwoty zaliczki. W nagłówku korekty w polu Kwota korekty zaliczki należy podać wartość o jaką kwota
zaliczki zostanie zmniejszona.
6.1 Korekta faktury zaliczkowej
Wystawiając korektę do faktury zaliczkowej użytkownik ma możliwość skorygowania kwoty zaliczki. Korygując fakturę zaliczkową, kwotę zaliczki można
jedynie zmniejszyć.
Xpertis 360°plus
260
Zwiększyć kwotę zaliczki można poprzez wystawienie kolejnej zaliczki do
danej faktury zaliczkowej.
Istnieje również możliwość modyfikacji pozycji faktury korygującej zaliczkę. W efekcie korekty zaliczki zmienia się rozpiska VAT nierozliczonej części
zaliczki. Można modyfikować zarówno kwotę zaliczki ale też samą rozpiskę
przez zmianę np. kursu w nagłówku korekty lub stawki VAT w pozycji.
Rozpiska VAT nierozliczonej części zaliczki wykonywana jest według wartościowego podziału w stawkach VAT wynikającego z pozycji po ostatniej korekcie.
Na temat wystawiania korekt do dokumentów sprzedaży czytaj w punkcie II.5.
6.2 Rozliczenie zaliczek
Aby rozliczyć pobrane poprzednio zaliczki należy wystawić fakturę VAT. Należy pamiętać aby faktura ta w definicji typu miała zaznaczone pole Rozlicza zaliczki — patrz punkt I.11.3. W nagłówku dokumentu należy wprowadzić kontrahenta, dla którego zaliczki będą rozliczane. Redagując pozycje faktury należy wprowadzić towary jakie będą wydane lub dane na temat wykonanych
usług.
Na temat wystawiania faktur czytaj w punkcie II.1.
Fakturę rozliczającą zaliczki należy zaakceptować, jak każdą inną fakturę
— patrz punkt II.1.5.
Podczas akceptacji takiej faktury, zostanie wyświetlone okno z nierozliczonymi zaliczkami dla danego kontrahenta i podanej w nagłówku walucie.
Na liście znajdują się również zaliczki do rozliczenia z innych stanowisk,
również z tych, do których zalogowany użytkownik nie ma uprawnień.
W oknie tym znajdują się następujące akcje:
Pozycje wybór polecenia umożliwi wyświetlenie pozycji faktury zaliczkowej.
Podziel akcja spowoduje podzielenie zaliczki według kwoty, którą użytkownik poda w wyświetlanym okienku.
Rozlicz polecenie powoduje rozliczenie dokumentu sprzedaży za pomocą faktury zaliczkowej, którą użytkownik wybierze. Przy pomocy tej akcji
można rozliczyć kilka zaliczek. W tym celu należy zaznaczyć wybrane
zaliczki (przy pomocy klawisza Insert ) i wskazać polecenie Rozlicz.
Korekty polecenie powoduje wyświetlenie korekty faktur zaliczkowych.
Xpertis 360°plus
261
Wg. stawek VAT akcja pokazuje wartości faktury w rozbiciu według stawek
VAT.
Drukuj polecenie powoduje wydrukowanie wskazanej faktury zaliczkowej.
W przypadku, jeżeli dana faktura nie jest rozliczającą zaliczki, podczas jej
akceptacji po naciśnięciu klawisza Esc w oknie z listą zaliczek żadna zaliczka
nie zostanie rozliczona, a dokument zostanie zaakceptowany jako „zwykły”
dokument.
Na wydruku faktury utworzonej z paragonu wykazywane są zaliczki, które
rozliczono podczas wystawiania paragonu. W związku z powyższym nie ma
możliwości rozliczania zaliczki dla takich paragonów.
Jeżeli jest więcej niż jeden dokument rozliczający, to suma zadekretowanych wartości na konto 845 może być nie zbilansowana. Należy wówczas wykonać ręczne przeksięgowanie z 8 na 7 w systemie Finanse i księgowość.
Jeżeli zostanie wystawiona korekta do faktury rozliczającej zaliczkę, zaliczki ponownie nie da się rozliczyć.
Rozliczenie zaliczek z uwzględnieniem stawek VAT Istnieje możliwość rozliczenia zaliczek z uwzględnieniem stawek VAT. Funkcjonalność będzie dostępna po ustawieniu parametru 300306 Dokumenty sprzedaży. Zaliczki rozliczać
z uwzględnieniem stawek VAT? na T ([Definicje|Parametry|Formuły|Zaliczki]).
W pierwszej kolejności rozliczone zostaną kwoty według stawek zgodnych
z rozliczaną zaliczką. Pozostała część zaliczki niezgodna według VAT z kwotą
z dokumentu rozliczeniowego zostanie rozliczona proporcją, z pozycji zaliczki
po ostatniej korekcie.
Minusowe korekty faktur rozliczających 100% powiększają zaliczkę wg
proporcji korygowanego rozliczenia.
6.3 Faktury 100% rozliczone zaliczką
Istnieje możliwość aby system nadawał osobną numerację dla faktur 100% rozliczonych zaliczką. Należy wówczas zdefiniować odpowiedni typ dokumentu
sprzedaży, w którym należy zaznaczyć pole Dokument 100% rozliczony zaliczką (patrz punkt I.11.3). Dodatkowo należy ustawić parametr 300305 Czy automatycznie zmieniać typ i numer dokumentu sprzedaży dla dokumentów 100%
rozliczonych zaliczką? na T. Parametr ten dostępny jest po wybraniu [Definicje|
Xpertis 360°plus
262
Parametry|Formuły|Zaliczki] (patrz punkt I.8). Po odpowiednim sparametryzowaniu, program będzie automatycznie zmieniał typ i numerację dla dokumentów 100% rozliczonych zaliczką.
Zaleca się aby utworzyć osobny typ dokumentu sprzedaży rozliczający całościowo zaliczkę i przypisać mu osobną numerację. Można również
taki typ dokumentu i numeracji zaimportować wybierając odpowiednio
[Administracja|Import tabel|Definicje numeracji] i [Administracja|Import tabel|
Definicje typów dokumentów sprzedaży i zakupu] Import danych tworzy typ dokumentu FAK-100 (dokument liczony od netto), z przypisaną numeracją o kodzie STO.
Tak zdefiniowane typy dokumentów sprzedaży nie będą dostępne do ręcznej edycji.
Podczas akceptacji dokumentu sprzedaży, gdy rozliczana zaliczka będzie
miała wartość większą lub równą wartości faktury, system automatycznie odszuka odpowiedni typ dokumentu.
Jeżeli typów dokumentów rozliczających całkowicie zaliczkę w programie
będzie więcej zostanie wyświetlona lista odpowiednich dokumentów. Użytkownik w takiej sytuacji będzie musiał wskazać odpowiedni typ. Po wybraniu
typu, system automatycznie przypisze go do dokumentu i nada nowy numer,
zgodnie z kolejką dla danego typu.
Jeżeli zaliczka rozliczana jest dokumentem zdefiniowanym jako Przeliczać
od brutto to aby taki dokument został przypisany do typu dokumentu 100
% rozliczanego zaliczką, w systemie musi znajdować się dokument, który ma
w definicji zaznaczone zarówno pole Przeliczać od brutto jak i Dokument 100 %
rozliczany zaliczką.
Podczas wycofania akceptacji usuwane są informacje o rozliczonych zaliczkach. Wymusza to zmianę typu i numeracji dla wycofanego dokumentu
sprzedaży na typ i numer dokumentu z zaznaczonym polem Rozlicza zaliczki.
W obydwu przypadkach nie ma możliwości wyboru wolnego numeru.
Korekta do faktury rozliczającej 100% Istnieje możliwość wystawiania korekt faktur rozliczających 100%. Faktura 100% rozpoznawana jest na podstawie definicji typu dokumentu (zaznaczona opcja Dokument 100% rozliczony
zaliczką). Podczas akceptacji korekty można wskazać zaliczki, które będą rozliczane. Jeśli korekta jest ujemna to zostanie zwiększona wartość zaliczki do rozliczenia. W przeciwnym przypadku korekta będzie traktowana jak zwykła, nie
będzie dotyczyć zaliczek. Jeśli operator zdecyduje się na rozliczanie zaliczek,
system skontroluje czy wskazane zaliczki pokrywają kwotę korekty. Operator
Xpertis 360°plus
263
sam decyduje o wyborze typu korekty. Jeśli chce aby numeracja korekt nie była
zaburzona to należy stworzyć osobny typ korekt do faktur rozliczających 100%.
Wydruk korekty nie uwzględnia korekty faktury rozliczającej 100%, dlatego nie zaleca się drukowania korekt rozliczających faktury 100%.
6.4 Zaliczki walutowe
Zaliczki walutowe w zakresie podziału zaliczki działa analogicznie do przypadku złotówkowego.
Jeśli zaliczka jest wyrażona w walucie obcej, rozliczenie następuje po przeliczeniu zaliczki po wskazanym kursie.
Kwoty netto, vat, brutto w walucie opodatkowania wyliczane są według
wzorów:
PKB = WBFR − WBRZ
Gdzie:
— PKB — pozostała kwota brutto do rozliczenia w walucie
— WBFR — wartość brutto faktury rozliczającej w walucie
— WBRZ — wartość brutto rozliczanych zaliczek w walucie
WBO = PKBR × KFR
Gdzie:
— WBO — wartość brutto w walucie opodatkowania
— PKBR — pozostała kwota brutto do rozliczenia w walucie
— KFR — kurs z faktury rozliczającej
WNO =
WBO
1 + SVAT
100
Gdzie:
— WNO — wartość netto w walucie opodatkowania
Xpertis 360°plus
264
— SVAT — stawka vat
KVAT = WBO − WNO
— KVAT — kwota vat
— WNO — wartość netto w walucie opodatkowania
6.5 Wydruk faktur i korekt zaliczkowych oraz rozliczających zaliczki
Wydruk faktur zaliczkowych i rozliczających zaliczki przebiega podobnie jak
innych faktur — patrz punkt II.2.
Dla faktur i korekt zaliczkowych oraz faktur i korekt rozliczających zaliczkę
na wydruku tych dokumentów zostanie wydrukowana tabelka z informacjami o rozliczonym podatku w walucie opodatkowania. Dodatkowo dla faktur
zostaną wydrukowane informacje na temat wystawionych wcześniejszych zaliczek tego dokumentu oraz ich wysokości, a dla korekty w przypadku skorygowania zaliczki informacje z wartościami zaliczek przed korektą i po korekcie.
Istnieje możliwość wydruku walutowej faktury zaliczkowej w walucie opodatkowania (odznaczona opcja Waluta handlowa w parametrach wydruku faktury).
Drukowanie paragonu do faktury zaliczkowej
Do faktury zaliczkowej, jak do każdej innej faktury można wydrukować paragon. Fakturę taką należy odpowiednio zdefiniować czyli w definicji typu dokumentu musi być zaznaczone pole Drukować paragon (patrz punkt I.11.3).
Po wydrukowaniu paragonu fiskalnego do faktury zaliczkowej, VAT z zaliczki zostanie zafiskalizowany.
Po wystawieniu faktury końcowej rozliczającej zaliczkę, kwota przesyłana
na paragon fiskalny może być pomniejszona o wartość rozliczonych zaliczek
lub też wartości na wydruku paragonu fiskalnego nie są pomniejszone o kwotę zaliczki. Decyduje o tym ustawienie parametru Czy na paragonie do faktury
końcowej drukować tylko wartość pozostałą do zapłaty? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż].
Parametry programu opisane są w punkcie I.8.
Xpertis 360°plus
265
II.7. Sprzedaż detaliczna
W przypadku kiedy parametr zostanie ustawiony na N, czyli na paragonie drukowane będą wszystkie pozycje faktury bez pomniejszania o wartości
rozliczonych zaliczek, i jeśli decydujesz się na drukowanie paragonu fiskalnego
do faktury zaliczkowej, to tworząc dekret księgowy należy pamiętać o korekcie
VAT-u zafiskalizowanego w drukarce fiskalnej dla faktury zaliczkowej.
7 Sprzedaż detaliczna
Podatnicy sprzedający towary i świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nie
prowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
7.1 Definiowanie paragonu
Aby możliwe było obsługiwanie sprzedaży detalicznej, w programie musi być
zdefiniowany typ dokumentu sprzedaży o charakterze paragonu.
Dokument PARAGON może być zaimportowany jak każdy inny typ dokumentu przy pierwszym starcie programu bez danych ([Administracja|Import
tabel | Definicje typów dokumentów sprzedaży i zakupów]), ale również użytkownik może zdefiniować taki typ dokumentu. Wybierz z menu [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży], a następnie, redagując okno definicji dokumentu
sprzedaży detalicznej, wprowadź następujące wartości:
Typ symboliczne, skrótowe określenie typu dokumentu. Można tu wpisać np.
symbol PARAGON.
Nazwa dokumentu pełna nazwa typu dokumentu, np. Paragon.
Korekta? tu należy wprowadzić znak N.
Przeliczać od brutto pole to należy zaznaczyć, gdyż na paragonie wprowadzana jest cena brutto.
Drukować paragon pole to będzie zaznaczone w przypadku, kiedy będzie
drukowany paragon.
Paragon pole to musi być zaznaczone. Jeżeli pole to nie zostanie zaznaczone,
dokument nie będzie mógł funkcjonować w programie jako paragony.
Tworzy dokument pole to należy wypełnić symbolem dokumentu, który będzie generowany na podstawie paragonu — należy tu wprowadzić symbol faktury, która może być wystawiona na podstawie paragonu. Faktura
Xpertis 360°plus
266
wystawiana do paragonu w definicji typu musi mieć również zaznaczone
pole Przeliczać od brutto.
Kontrahent kod kontrahenta, który będzie domyślnie podpowiadany na paragonie. Ten kontrahent to kontrahent fikcyjny, jednorazowy. Zaleca się,
aby taki kontrahent miał odpowiednią nazwę, np. Kontrahent jednorazowy, Kontrahent związany z paragonem; kontrahent ten jest widoczny w
nagłówku paragonu. Pole musi być wypełnione.
Konto kosztowe domyślne konto kosztowe dla paragonu. Konto na paragonie
zostanie automatycznie przepisane z typu dokumentu pod warunkiem
włączenia parametru 300101 Czy można redagować konto w nagłówku
faktury?. Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż].
W systemie istnieje również możliwość drukowanie dokumentu sprzedaży
po wydrukowaniu paragonu. W tym celu w definicji dokumentu należy zaznaczyć pole Drukować paragon i nie zaznaczać pola Paragon.
Na temat definiowania typów dokumentów sprzedaży czytaj w punkcie I.11.3.
7.2 Przypisanie drukarki fiskalnej
Aby prawidłowo funkcjonowała sprzedaż detaliczna, konieczne jest wskazanie
w parametrach pracy odpowiedniego modelu urządzenia fiskalnego. W tym
celu wybierz [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry fiskalne] i w oknie
Parametry drukarki fiskalnej użytkownika zaznacz odpowiedni typ drukarki.
W oknie tym należy ustawić również inne parametry związane z drukarką
fiskalną.
Na temat parametrów fiskalnych czytaj w punkcie I.9.8.
Urządzenia fiskalne można również przypisać użytkownikom definiując
stanowiska fiskalne - patrz punkt I.5.7.
7.3 Wystawianie paragonów
Aby rozpocząć sprzedaż połączoną z wystawieniem paragonu fiskalnego, podobnie jak wystawiając fakturę VAT (patrz punkt II.1) wybierz [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Dołącz] lub [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży]. Paragon, podobnie jak faktura może być tworzony w jednym z wariantów:
Xpertis 360°plus
267
II.7. Sprzedaż detaliczna
— powstawać do wystawionego wcześniej dokumentu wydania zewnętrznego WZ;
— powstawać do wielu wystawionych wcześniej dokumentów wydania zewnętrznego WZ, również pochodzących z różnych magazynów;
— tworzyć przy akceptacji automatycznie odpowiedni dokument wydania
— być niezwiązana z dokumentami magazynowymi.
Po wybraniu jednej z opcji, a następnie wskazując typ PARAGON przystąpisz do wystawienia paragonu. Paragon, jak wszystkie dokumenty składa się
z nagłówka i pozycji.
W przypadku paragonu, istnieje możliwość, aby od razu wyświetlone było
okno pozycji dokumentu.
Aby tak się stało, w definicji kontrahenta ([Firma|Kontrahenci]), który dla
paragonu został wprowadzony jako kontrahent domyślny, wprowadzono handlowca i formę płatności.
W takiej sytuacji, podczas redakcji dokumentu nagłówek w ogóle nie zostanie wyświetlony.
Jeżeli zaistnieje konieczność poprawiania domyślnych danych nagłówkowych, dla niezaakceptowanego paragonu należało będzie wybrać akcję Popraw.
Metoda redagowania pozycji paragonu nie odbiega od metody redagowania pozycji faktur VAT — patrz punkt II.1.2.
Cena wprowadzana w pole Cena przed rabatem to jednostkowa cena brutto.
Nagłówek wypełniany jest przez program. Dane o kontrahencie pobierane
są z definicji paragonu.
Jeżeli parametr 300101 Czy można redagować konto w nagłówku faktury?
([ Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż]) ustawiony jest na T to podobnie jak
dla faktury VAT w nagłówku paragonu można podać konto. Konto może być
uzupełniane automatycznie po podaniu symbolu konta kosztowego w definicji
paragonu.
Na temat definicji paragonu czytaj w punkcie II.7.1.
Po wystawieniu paragonu można go wydrukować na drukarce fiskalnej
wybierając polecenie Drukuj.
Drukowanie
Podczas drukowania paragonu fiskalnego oprócz numeru paragonu zapi- paragonu
sywany jest unikatowy numer drukarki fiskalnej dla której został pobrany numer paragonu.
Przy obsłudze wielu drukarek daje to informację z jakiej drukarki pochodził dany numer paragonu oraz na której drukarce został wydrukowany dany
paragon.
Xpertis 360°plus
268
Wydruk dokumentu
sprzedaży po
wydrukowaniu
paragonu
W systemie istnieje również możliwość drukowanie dokumentu sprzedaży
po wydrukowaniu paragonu. W tym celu w definicji dokumentu należy zaznaczyć pole Drukować paragon i nie zaznaczać pola Paragon.
Po wybraniu akcji Drukuj dla takiego dokumentu sprzedaży, na drukarce
fiskalnej drukowany będzie zarówno paragon jak i faktura VAT.
7.4 Opis dla materiału lub usługi drukowany na paragonie
Drukarki fiskalne mają określoną ilości znaków opisu pozycji. Na paragonie
drukowany jest zarówno indeks materiałowy jak i nazwa. W systemie Logistyka
indeks z nazwą może zajmować do 150 znaków. Opis jest powiązany ze stawką
VAT. Skracanie opisu może powodować błąd drukarki, ponieważ kod może się
powtórzyć przy innej stawce VAT.
W systemie dostępny jest parametr Ilość znaków w opisie pozycji na wydruku
paragonu (np. ELZAB: 28, POSNET: 40) widoczny w zakładce Sprzedaż po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły].
Parametry programu opisane są w punkcie I.8.
Definiując materiał czy usługę ([Definicje|Słownik materiałów|Dołącz|Popraw], [Definicje|Słownik usług|Dołącz|Popraw]) można wypełnić pole Nazwa
na paragonie. System kontroluje aby w pole to nie można było wpisać więcej
znaków niż określa parametr. Jeśli pole Nazwa na paragonie dla materiału czy
usługi jest wypełnione, to jego wartość wysyłana jest do drukarki fiskalnej jako opis pozycji. Natomiast jeżeli pole pozostanie niewypełnione, do drukarki
fiskalnej jako opis pozycji wysyłany jest Indeks i Nazwa materiału czy usługi
a drukarka fiskalna automatycznie skraca tekst do długości wymaganej przez
producenta.
Jeżeli dla danego materiału czy usługi wykorzystany jest mechanizm historii stawek VAT i oprócz nowej stawki podana jest nowa nazwa na paragonie,
to do wydruku nazwa pobierana jest z okna z historią stawek.
Na temat historii stawek VAT czytaj w punkcie I.15.3.
7.5 Faktura VAT wystawiana z paragonu
W niektórych przypadkach trzeba w powiązaniu z dokumentem sprzedaży detalicznej sporządzić inny dokument sprzedaży — fakturę VAT.
Aby dokonać rejestracji fiskalnej sprzedaży, powinien zostać sporządzony paragon. Następnie na jego podstawie można wystawić imienną fakturę.
Operację taką umożliwia funkcja Fakturę do paragonu, którą znajdziesz po wy-
Xpertis 360°plus
II.8. Przeglądanie zarejestrowanych dokumentów sprzedaży
269
braniu akcji Dołącz, dostępną w oknie przeglądania faktur [Faktury|Wszystkie
dokumenty|Dołącz|Fakturę do paragonu].
Jeżeli zaistnieje konieczność wystawienia faktury do paragonu, użytkownik
musi zadbać aby była zdefiniowany odpowiedni dokument sprzedaży (patrz
punkt I.11.3). Faktura taka musi mieć zaznaczone pole Przeliczać od brutto.
W sytuacji kiedy w systemie zdefiniowano więcej niż jeden dokument
sprzedaży liczony według cen brutto, podczas wystawiania faktury do paragonu, wyświetlona zostanie lista, z której należy wybrać odpowiedni dokument.
Jeżeli w definicji paragonu, w polu Tworzy dokument zostanie podany symbol
faktury VAT, lista nie będzie wyświetlana, a na podstawie paragonu powstanie
faktura wskazanego typu.
Wystawienie korekty uniemożliwi wystawienie faktury do paragonu (o
czym poinformuje użytkownika komunikat). Korektę do paragonu będzie
można wystawić tylko wtedy, gdy do paragonu nie została wystawiona faktura.
8 Przeglądanie zarejestrowanych dokumentów sprzedaży
Każdy dokument po zredagowaniu zostanie zarejestrowany w programie.
Można go będzie przeglądać i drukować.
Do przeglądania dokumentów sprzedaży wykorzystywana jest ta sama
funkcja, przy pomocy której dokumenty są rejestrowane w systemie. Z modułu Faktury wybierz pozycję Wszystkie dokumenty. Zostanie wyświetlona lista
wcześniej wprowadzonych dokumentów sprzedaży. Są to dokumenty wprowadzone na wszystkich stanowiskach sprzedaży w miesiącu wskazanym w parametrach pracy.
Jeżeli parametr 2102 Kontrola uprawnień dotyczących stanowiska sprzeda- Przegląd
ży?, dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkowany|Formuły|Sprze- dokumentów a
daży ] ustawiony jest na T, na liście wyświetlane będą dokumenty wystawione uprawnienia
na stanowisku wskazanym w parametrach pracy. Użytkownik nie będzie mógł
przeglądać dokumentów wystawionych na stanowiskach, do których nie ma
uprawnień.
Jeżeli parametr 2102 Kontrola uprawnień dotyczących stanowiska sprzedaży? ustawiono na N, w oknie Dokumenty sprzedaży widoczne będą wszystkie
dokumenty sprzedaży wystawione w aktywnym oddziale. Użytkownik może
przeglądać dokumenty, do których nie ma uprawnień. Nie ma natomiast możliwości ich modyfikowania.
Na temat ustawiania uprawnień dla użytkowników czytaj w punkcie I.9.
Xpertis 360°plus
270
Zakres
Zakres wyświetlanych dokumentów można zmienić poprzez wybór polecenia Zakres.
Na liście faktur, dla każdego dokumentu wyświetlany jest numer, symbol,
data wystawienia dokumentu i data sprzedaży, kod kontrahenta, a także wartości sprzedaży netto i brutto. W kolumnie S (skąd) określony jest rodzaj faktury. Na temat znaczenia poszczególnych liter w tej kolumnie czytaj w punkcie II.1.1.
W kolumnie Akc znajduje się znacznik, czy dokument jest zaakceptowany,
w kolumnie Zak znajdzie się znacznik, jeżeli dokument zaksięgowano.
Kolumna @ oznacza procent wysłanych załączników. System analizuje tylko te załączniki, które zostały przekazane do wysyłki i określa procentowo ile
zostało wysłanych.
Kolumna @ przyjmuje trzy kolory odpowiednio do stanu wysłania załączników. Całość kolorowania jest zależna od znacznika Zgoda na e-fakturę dostępnego w definicji kontrahenta w zakładce Dane logistyczne. Jeśli znacznik
nie jest ustawiony to kolorowania nie będzie.
— Zielony, jeśli wszystkie załączniki zostały wysłane poprawnie,
— Żółty, jeśli nie udało się wysłać któregoś z załączników,
— Czerwony, jeśli kontrahent w definicji ma zaznaczony parametr Zgoda
na e-fakturę, a nie został jeszcze zapisany i przekazany dokument do wysłania.
Na temat załączników czytaj w rozdziale V.7.
8.1 Polecenia dla dokumentów sprzedaży
W oknie przeglądania dokumentów sprzedaży dostępne są polecenia:
Drukuj po zakończeniu redagowania dokumentu, zarówno przed jego zaakceptowaniem jak i po akceptacji, możesz fakturę wydrukować przy pomocy akcji [Faktury|Wszystkie dokumenty|Drukuj] — patrz punkt II.2.
Akceptuj przy pomocy tego polecenie można dokonać akceptacji wystawionego dokumentu — na temat akceptacji dokumentów czytaj w punkcie II.1.5.
Wycofaj polecenie umożliwia wycofanie akceptacji dokumentu — patrz
punkt II.1.5.
Xpertis 360°plus
Pozycje polecenie powoduje wyświetlanie pozycji faktury sprzedaży — patrz
punkt II.8.2.
Zakres wybór akcji umożliwia ograniczenie przeglądanych danych do wybranych faktur — patrz rozdział II.8.3.
Płatność polecenie umożliwia wyświetlarnie informacji o płatnościach za daną fakturę jak również wprowadzenie wielu płatności dla dokumentu
sprzedaży — patrz punkt II.1.3.
Korygowane dokumenty funkcja dostępna dla korekt zbiorczych. Umożliwia
przygotowanie listy dokumentów do korekty.
Na temat korekt zbiorczych czytaj w punkcie II.5.2.
Funkcje dod. wybór tego polecenia spowoduje wyświetlenie kolejnych funkcji:
Przelicz wg cenników polecenie umożliwia wyznaczanie najlepszych
warunków handlowych w ramach dokumentu.
Nalicz gratisy polecenie umożliwia naliczanie gratisów dla dokumentu
sprzedaży lub dla wszystkich zaznaczonych dokumentów sprzedaży.
Aby gratisy były naliczone, należy je wcześniej zdefiniować wybierając [Definicje|Cenniki|Gratisy].
Na temat definiowania i naliczania gratisów czytaj w punkcie I.18.5.
Zaksięguj akcja jest widoczna tylko wtedy jeżeli system Logistyka
współpracuje z systemem Finanse i księgowość, czyli parametr numer 2 — Współpraca z systemem Finanse i księgowość na liście
parametrów [Administracja|Lista parametrów] ustawiony jest na
T. Dodatkowo parametr [Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż|
300110 Czy księgować automatycznie?] należy ustawić na P. Wybór akcji spowoduje zarejestrowanie faktury sprzedaży w systemie
Finanse i księgowość. Więcej na temat polecenia Zaksięguj czytaj
w punkcie II.8.4.
Utwórz zapis w kasie akcja jest widoczna tylko wtedy jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Kasa, czyli parametr numer 3 —
Współpraca z systemem Kasa na liście parametrów [Administracja|
Lista parametrów] ustawiony jest na T. Dodatkowo na T musi być
Xpertis 360°plus
271
272
ustawiony parametr użytkownika Czy tworzyć zapis kasowy dla zapłat gotówkowych? ustawiony jest na T. Parametr jest dostępny
po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży]. Jeżeli przynajmniej jeden z parametrów jest nieaktywny polecenie nie będzie dostępne.
Akcja umożliwia dla bieżącej faktury utworzyć zapis kasowy
w przypadku kiedy utworzenie zapisu nie powiodło się podczas
akceptacji dokumentu. Jeżeli dla danego dokumentu utworzono
wcześniej zapis w systemie Kasa operacji nie można powtórzyć.
Na temat współpracy systemu Xpertis Fakturowanie z systemem
Xpertis Kasa i tworzenia raportów kasowych w punkcie V.3.
Powiązane dokumenty wybór polecenia umożliwia wyświetlenie dokumentów powiązanych z danym dokumentem sprzedaży — patrz
punkt II.8.5.
Funkcje druk. fisk. funkcje techniczne drukarki fiskalnej — — patrz
punkt II.8.6.
Inf. dodatkowe dodatkowe informacje o dokumencie. Polecenie to będzie dostępne, jeżeli informacje zostaną wprowadzone podczas definiowania dokumentów i przypisane do nagłówka. Wówczas informacje mogą być modyfikowane dla każdego dokumentu danego
typu.
Informacje dodatkowe będą drukowane na fakturze.
Na temat informacji dodatkowych czytaj w punkcie Informacje dodatkowe na dokumentach.
Załączniki polecenie umożliwia przypisanie danej fakturze zewnętrznego dokumentu. Dokumentami mogą być pliki graficzne (bmp,
jpg), pliki tekstowe (doc, pdf), lub dowolne inne pliki. Jeżeli faktura zostanie zapisana do formatu pdf ([Drukuj|Wydruk PDF] — patrz
punkt II.2.1) system automatycznie przypisze odpowiedni plik pdf
do bieżącego dokumentu sprzedaży.
Każdy z przypisanych dokumentów może być wysłany za pomocą
poczty elektronicznej jako załącznik.
Faktura w formacie pdf przechowywana jako załącznik może być
— jak każdy plik załącznika podpisana elektronicznie. Na temat
wprowadzania załączników i podpisywania elektronicznego plików czytaj w punkcie V.7.
Xpertis 360°plus
8.2 Przeglądanie i edycja pozycji dokumentów
Przeglądanie pozycji dokumentów umożliwia polecenie Pozycje [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Pozycje]. Jeżeli dokument jest niezaakceptowany dokument może być dowolnie modyfikowany poprzez dodawanie nowych pozycji,
poprawianie czy też usuwanie pozycji już istniejących.
Dokumenty zaakceptowane nie podlegają żadnym modyfikacjom ani usuwaniu.
W trakcie wyświetlania pozycji dostępne są polecenia:
Akceptuj przy pomocy tego polecenie można dokonać akceptacji wystawionego dokumentu — na temat akceptacji dokumentów czytaj w punkcie II.1.5.
Inf. dodatkowe dodatkowe informacje o dokumencie. Polecenie to będzie dostępne, jeżeli informacje zostaną wprowadzone podczas definiowania
dokumentów [Definicje|Typy dokumemtów|Sprzedaży|Inf. dodatkowe]
i przypisane do pozycji. Wówczas informacje mogą być modyfikowane
dla każdego dokumentu danego typu.
Informacje dodatkowe będą drukowane na fakturze.
Na temat informacji dodatkowych czytaj w punkcie Informacje dodatkowe na dokumentach.
Projekty polecenie widoczne jest tylko w sytuacji, kiedy włączona jest współpraca z systemem Xpertis Projekty, czyli parametr [Administracja|Lista
parametrów|Aktywny moduł Projekty] ustawione na T.
Polecenie umożliwia rozpisywanie pozycji faktury sprzedaży na projekty. Jeśli pominie się szczegółowe rozpisanie pozycji, naliczenia kontrolingowe dla modelu projektowego tworzone będą na podstawie danych
projektowych podanych w nagłówku dokumentu.
Wart.do kontrolingu polecenie widoczne jest tylko w sytuacji, kiedy włączona jest współpraca z systemem Xpertis Projekty, czyli parametr
[Administracja|Lista parametrów|Aktywny moduł Projekty] ustawione na
T. Polecenie jest wykorzystywane do podglądu danych kontrolingowych.
Więcej na temat podziałów kontrolingowych i rozpisania pozycji faktur
sprzedaży na projekty czytaj w punkcie V.4.1.
Informacje na temat kontrolingu znajdziesz w podręczniku do systemu
Xpertis Controlling.
Xpertis 360°plus
273
274
Funkcje dod. wybór tego polecenia spowoduje wyświetlenie kolejnych funkcji:
Przelicz wg cenników polecenie umożliwia wyznaczanie najlepszych
warunków handlowych w ramach dokumentu.
Nalicz gratisy akcja umożliwia naliczanie gratisów dla dokumentu
sprzedaży.
Aby gratisy były naliczone, należy je wcześniej zdefiniować wybierając [Definicje|Cenniki|Gratisy]. Na temat definiowania i naliczania gratisów czytaj w punkcie I.18.5.
Szczegóły cennik/gratis wybór akcji spowoduje wyświetlenie pozycji
cennika. Pozycja cennika będzie wyświetlona, jeżeli cena w pozycji
dokumentu sprzedaży pochodzi z cennika. Jeżeli polecenie Szczegóły cennik/gratis zostanie wskazane dla pozycji, która jest gratisem, wyświetlone zostanie okno ze szczegółami gratisu.
Udziel rabatu przy pomocy akcji istnieje możliwość udzielenia rabatu
na wskazanych pozycjach dokumentu. Akcja dostępna jest tylko
dla zaakceptowanego dokumentu. Akcja opisana jest w punkcie
Udzielanie rabatu na wskazanych pozycjach dokumentu.
Szczegółowe informacje dotyczące cenników, gratisów, rabatów
znajdziesz w rozdziale I.18.
8.3 Zakres przeglądania faktur sprzedaży
Akcja Zakres dostępna w oknie przeglądania dokumentów sprzedaży [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Zakres] umożliwia ograniczenie przeglądanych danych
do wybranych faktur.
Wybór funkcji spowoduje wyświetlenie okna Zakres faktur. Okno zawiera
pola:
Miesiąc zmiana aktywnego okresu rozliczeniowego. Miesiąc rozliczeniowy
będzie należał do roku podanego w parametrach pracy. Wybór innego okresu niż podany w lokalnych parametrach umożliwi przeglądanie
faktur z podanego okresu, natomiast wystawiać dokumenty nadal będzie można tylko w bieżącym okresie rozliczeniowym. Wprowadzanie
w pole liczby 0 spowoduje, że faktury będą wyświetlane z całego roku.
Typ dokumentu w pole można wpisać jeden ze zdefiniowanych typów dokumentu sprzedaży (patrz punkt I.11.3). Po wypełnieniu tego pola przegląd
faktur ograniczony będzie do podanego typu.
Xpertis 360°plus
Stanowisko sprzedaży ograniczenie przeglądania faktur do wybranego stanowiska.
Magazyn podanie symbolu magazynu spowoduje, że w oknie Dokumenty
sprzedaży będą widoczne faktury powiązane z dokumentami magazynowymi wystawionymi w podanym magazynie.
Pole Magazyn] używane jest w systemie Xpertis Logistyka.
Waluta ograniczenie widoku przeglądania faktur do dokumentów wystawionych w podanej walucie.
Operator po wprowadzeniu w tym polu użytkownika w oknie przeglądania
faktur będą widoczne faktury wystawione tylko przez tego użytkownika.
Data sprzedaży wyświetlanie faktur z podanego dnia sprzedaży.
Data wystawienia wyświetlanie faktur z podanego dnia wystawienia faktury.
Gdzie wystawiono zakres przeglądania faktur można ograniczyć tylko do
faktur pozostałych (nie związana z magazynem), faktur wygenerowanych na podstawie rozchodowego dokumentu magazynowego, faktur
zaliczkowych, faktura z generacją dokumentu magazynowego.
Dla systemu Xpertis Fakturowanie będą to faktury sprzedaży i zaliczkowe.
Korekty zakres przeglądania faktur można ograniczyć tylko do korekt faktur
lub do dokumentów, które nie są korektami.
Zaksięgowane ograniczenie zakresu przeglądania dokumentów do faktur zaksięgowanych lub niezaksięgowanych.
Uwzg. w intrastacie ograniczenie przeglądania faktur do uwzględnionych
w Intrastacie lub można przeglądać tylko faktury, na których podstawie nie były tworzone deklaracje statystyczne Intrastat. Deklaracja statystyczna Intrastat wystawiana jest w systemie Xpertis Logistyka.
System ustawienie systemu z którego mają być wyświetlane faktury. Jeżeli w
systemie Xpertis Fakturowanie wyświetlane będą dokumenty sprzedaży
wystawione w innym systemie, dokumentu takiego nie będzie można
modyfikować. Dokument sprzedaży będzie rozliczał tylko zaliczki pochodzące z aktualnie uruchomionego systemu.
Pole System może przyjmować wartości:
— EMAG — faktury z systemu Xpertis Logistyka,
Xpertis 360°plus
275
276
— FAKTURY — faktury z systemu Xpertis Fakturowanie,
— UMOWY — faktury z systemu Xpertis Umowy i Zgłoszenia,
— PRODUKCJA — faktury z systemu Xpertis Produkcja.
Jeżeli pole System nie zostanie wypełnione, będą wyświetlane faktury ze
wszystkich systemów.
Jeżeli żadne z pól nie zostanie wypełnione w oknie Faktury sprzedaży wyświetlane będą wszystkie dokumenty sprzedaży z okresu rozliczeniowego podanego w parametrach pracy.
Należy też zwrócić uwagę, że jeżeli statusem dokumentów będzie ograniczony, faktura sprzedaży może być niewidoczna bezpośrednio po wystawieniu. Przykładowo w oknie Zakres faktur w polu Gdzie wystawiono zaznaczono
Zaliczkowe ograniczając zakres przeglądania dokumentów do faktur zaliczkowych. Po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Dołącz|Pozostałą] i zredagowaniu dokumentu sprzedaży, dokument ten nie będzie widoczny. Aby dokument ten przeglądać czy zaakceptować należy zmienić zakres przeglądania
faktur zaznaczając pole Pozostałe lub Wszystkie.
Ostatnio ustawiony zakres faktur będzie obowiązywał do końca sesji lub
następnej zmiany.
8.4 Rejestrowanie dokumentów sprzedaży w systemie Finanse i
księgowość
Faktura sprzedaży wystawiona w systemie Xpertis Fakturowanie może być zarejestrowane w systemie Finanse i księgowość. Przekazanie dokumentu do systemu finansowo-księgowego jest warunkiem koniecznym aby dokument mógł
być zaksięgowany. Natomiast aby dokument mógł być rejestrowany, system
musi współpracować z systemem Finanse i księgowość, czyli parametr numer 2 — Współpraca z systemem Finanse i księgowość na liście parametrów
[Administracja|Lista parametrów] należy ustawić na T.
Istnieje możliwość aby faktura była zarejestrowana w systemie finansowoksięgowym bezpośrednio po akceptacji. W tym celu należy wybrać [Definicje|
Parametry|Formuły], wskazać zakładkę Sprzedaż i ustawić parametr 300110 Czy
księgować automatycznie? na T — dokument zostanie zarejestrowany lub P —
rejestrację dokumentu poprzedzi pytanie.
Na temat ustawiania parametrów czytaj w punkcie I.8.
Dodatkowo, jeżeli parametr 300110 Czy księgować automatycznie? będzie
ustawiony na P, po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.] dostępne będzie polecenie Zaksięguj.
Xpertis 360°plus
Akcja Zaksięguj pozwoli w dowolnym momencie zarejestrować dokument
w systemie Finanse i księgowość.
Jeżeli dany dokument jest już zarejestrowany w systemie Finanse i księgowość, po wybraniu polecenia Zaksięguj pojawi się pytanie czy usunąć dany dokument z rejestru księgowego (możliwe wyłącznie wtedy jeżeli dokument księgowy nie jest zaakceptowany).
Na temat współpracy systemu Xpertis Fakturowanie z systemem Finanse i
księgowość czytaj w rozdziale V.2.
Księgowanie paragonów zbiorczo oraz korekt zbiorczych
W pakiecie Xpertis istnieje możliwość zadekretowania w jednym dokumencie
paragonów wystawionych na jednej drukarce fiskalnej (wspólny identyfikator
drukarki) w systemie dziennym lub miesięcznym. Ponadto istnieje możliwość
dekretacji korekt zbiorczych jednym dokumentem księgowym.
Na temat paragonów czytaj w punkcie II.7, na temat korekt zbiorczych —
w punkcie II.5.2.
Rejestracja zbiorcza paragonów jak i korekt zbiorczych przebiega w systemie Finanse i księgowość.
Ustawienie parametru 300110 Czy księgować automatycznie? w przypadku
dekretacji zbiorczych nie ma znaczenia.
Funkcjonalność umożliwia dekretację jednym dokumentem księgowym
zbiorczo paragonów drukowanych na jednej drukarce fiskalnej w systemie
dziennym czy miesięcznym i dekretację jednym dokumentem księgowym
zbiorczej korekty.
Dekretacja zbiorcza paragonów uzależniona jest od parametru 307 Dekretacja paragonów — rodzaj raportów: D — Dzienne, M — Miesięczne (dostępnego
po wybraniu [Administracja|Lista parametrów]).
Parametr odpowiada za sposób działania dekretacji paragonów:
— dla parametru ustawionego na D program będzie dekretował paragony
z jednego dnia dla jednej drukarki fiskalnej,
— dla parametru ustawionego na M program będzie dekretował paragony
z jednego miesiąca dla jednej drukarki fiskalnej.
8.5 Dokumenty powiązane z dokumentami sprzedaży
W systemie istnieje możliwość podglądu wszystkich dokumentów związanych
z danym dokumentem sprzedaży.
Xpertis 360°plus
277
278
Po wybraniu polecenia [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Powiązane dokumenty] zostanie wyświetlone okno Powiązania dokumentów
sprzedaży. Dla dokumentów sprzedaży mogą być dostępne powiązania:
— Dokumenty sprzedaży — dokument sprzedaży, do którego był wystawiony dany dokument korygujący.
— Dokumenty korygujące — lista dokumentów korygujących dany dokument sprzedaży.
— Dokumenty magazynowe — lista powiązanych dokumentów magazynowych rozchodowych.
— Zamówienia klienta — zamówienie klienta, na którego podstawie została
utworzona dana faktura lub zamówienie, które zostało powiązane z fakturą.
Podczas przeglądania powiązanych zamówień wyświetlana będzie również informacja o stanie realizacji zamówienia.
— Stawki VAT — podsumowanie dokumentu sprzedaży w rozbiciu na stawki VAT.
— Zaliczki — zaliczki związane z daną fakturą.
— Rozliczone zaliczki — wykazuje wcześniej pobrane zaliczki analogicznie
jak na wydruku faktury zaliczkowej.
— Zapisy księgowe — pozycje VAT dokumentu księgowego. Powiązanie będzie dostępne, jeżeli dokument został zarejestrowany w systemie Finanse
i księgowość.
Informacje te są dostępne do wyboru tylko gdy takie powiązania są możliwe do wyświetlenia w systemie.
Ustawiając kursor na symbolu powiązanego dokumentu można obejrzeć
informacje nagłówkowe i pozycje wskazanego dokumentu.
8.6 Funkcje techniczne drukarki fiskalnej
Dostęp do funkcji technicznych dla drukarek fiskalnych możliwy jest po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Funkcje druk.fisk.].
W systemie obsługiwane są następujące funkcje:
— Raport okresowy
Xpertis 360°plus
II.9. Zestawienia dotyczące sprzedaży
— Raport dobowy (zerujący)
— Kontrola bazy danych
— Kontrola bazy danych według stanów
— Raport dobowy kasy/zmiany
— Odczytanie zegara
— Ustawienie zegara
Kontrola bazy danych drukarki według kartoteki stanów magazynowych
jest wykonywana dla magazynu ustawionego w parametrach pracy.
W protokole POSNET uwzględniono obsługę tworzenia kopii bezpieczeństwa dla drukarek z kartą pamięci. Jeżeli w parametrach fiskalnych pole Typ
drukarki zostanie zaznaczone na POSNET to z menu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje druk. fisk.] dostępne będą również opcje:
— Archiwizacja IND (Informatyczny Nośnik Danych)
— Podgląd archiwum IND.
Podczas kontroli zgodności bazy danych pomijane są indeksy bez stawki
VAT lub stawka VAT nie występuje w parametrach fiskalnych. Przypadki takie
odnotowane zostaną w komunikacie po zakończeniu kontroli.
Zawsze ustawiany jest port szeregowy.
9 Zestawienia dotyczące sprzedaży
Analizę danych dotyczących sprzedaży ułatwi szereg sprawozdań, które można sporządzić w formie wydruku. Informacje w ramach sprawozdań pogrupowane są według wielu różnych kryteriów, takich na przykład jak odbiorca
dokumentu lub data wystawienia.
Zestawienia zawierają informacje o wszystkich faktury, niezależnie od stanowiska wybranego w parametrach pracy.
Jeżeli parametr Kontrola uprawnień dotyczących stanowisk sprzedaży? ustawiony jest na T, to w zestawieniach uwzględniane będą faktury tylko ze stanowisk, do których użytkownik ma uprawniania.
Parametr jest dostępny do redakcji po wybraniu [Definicje|Parametry|
Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży] (patrz punkt I.9.7).
Xpertis 360°plus
279
280
Po ustawieniu parametru na N w zestawieniu będą widoczne również faktury wystawione na stanowisku, do którego użytkownik nie ma uprawnień.
W zestawieniach sprzedaży pomijane są paragony w sytuacji jeśli faktury
do nich wystawione mają zaznaczone w typie Uwzględniać w zestawieniach?.
Jeśli z paragonu zostanie utworzona faktura, z opcją Uwzględniać w zestawieniach?, a faktura będzie niezaakceptowana to raporty nie wykażą żadnego z dokumentów.
Dokładny opis poszczególnych zestawień znajdziesz w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka w rozdziale Zestawienia i wydruki.
Wzorce wydruków danych o sprzedaży dostępne są po wybraniu [Faktury|
Wydruki]. Znajdziesz tam następujące wzorce wydruków dotyczących wystawionych dokumentów:
Zestawienie dokumentów sprzedaży dla podanego zakresu dat drukowana
jest lista dokumentów sprzedaży.
Szczegółowe zestawienie sprzedaży dla podanego zakresu dat drukowana
jest lista sprzedanych materiałów i usług.
Zestawienie dokumentów korygujących wydruk obejmujący wyłącznie korygujące dokumenty sprzedaży.
Zestawienie sprzedaży w podziale na grupy kontrahentów dla każdej grupy kontrahentów drukowane są wartości sprzedaży netto, kwota VAT,
brutto w podanym zakresie dat.
Szczegółowe zestawienie sprzedaży w podziale na grupy kontrahentów dla
każdej grupy kontrahentów drukowana jest lista sprzedanych towarów.
Dla każdego materiału drukowana jest ilość sprzedana, wartości sprzedaży netto, kwota VAT, brutto. Wartości obliczane są dla podanego zakresu dat.
Zestawienie sprzedaży w podziale na obszary sprzedaży dla każdego obszaru sprzedaży drukowane są wartości sprzedaży netto, VAT, brutto
w podanym zakresie dat.
Szczegółowe zestawienie sprzedaży w podziale na obszary sprzedaży dla każdego obszaru sprzedaży drukowana jest lista sprzedanych towarów
i usług. Dla każdej pozycji drukowana jest ilość sprzedana, wartości
sprzedaży netto, VAT, brutto. Wartości obliczane są dla podanego zakresu dat.
Xpertis 360°plus
281
II.10. Aktualizacja VAT
Zestawienie faktur zaliczkowych w podanym zakresie dat drukowana jest lista faktur zaliczkowych.
Zestawienie dokumentów sprzedaży wg grup kontrahentów (Crystal Reports)
zestawienie dokumentów sprzedaży w podanym zakresie dat w podziale
na grupy kontrahentów.
Zestawienie dokumentów sprzedaży wg handlowców (Crystal Reports) wydruk
dokumentów sprzedaży w podanym zakresie dat w podziale na handlowców.
10 Aktualizacja VAT
10.1 Aktualizacja VAT z dnia 22 listopada 2012
Aktualizacja na podstawie projektu z dnia 22 listopada 2012 roku rozporządzenia Ministra Finansów zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania
oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od
podatku od towarów i usług.
Część zmian zacznie obowiązywać po ustawieniu formuły 100321 Czy zastosować aktualizację VAT 2013/01/01? na T.
Po zastosowaniu aktualizacji można ją odwołać w kontekście użytkownika
np. w celu wydrukowania dokumentów wystawionych według starych zasad
między innymi duplikatów. W tym celu należy ustawić formułę 4060 Czy wyłączyć aktualizację VAT 2013/01/01? na T.
Należy pamiętać o przestawieniu formuły 4060 na wartość N aby ponownie
zastosować aktualizację.
Xpertis 360°plus
Rozdział III
Sprawozdania definiowalne
Użytkownik programu Fakturowanie może definiować w tym programie własne sprawozdania i wskaźniki finansowe. Jeżeli system Fakturowanie współpracuje z systemem Informacja finansowa, wówczas zdefiniowane sprawozdania
będą dostępne w tym systemie.
1 Jak zdefiniować sprawozdanie
Definiowanie sprawozdań finansowych można podzielić na następujące etapy
(szczegółowo opisano je w kolejnych punktach tego rozdziału):
1. Zdefiniowanie nagłówków, wierszy (nazywanych w systemie Informacja
Finansowa wskaźnikami) oraz kolumn sprawozdania.
2. Określenie sposobu obliczania (algorytmu) poszczególnych pozycji
sprawozdania.
1.1 Nagłówek sprawozdania
Aby stworzyć nowe sprawozdanie należy najpierw wybrać [Definicje|Sprawozdania definiowalne|Sprawozdania|Dołącz].
Zostanie wyświetlone wtedy okienko nagłówka sprawozdania.
Do okienka należy wpisać kod sprawozdania, jego nazwę, domyślny wskaźnik zaokrąglenia, domyślną dokładność miejsca po przecinku. Po wpisaniu powyższych wartości trzeba zatwierdzić dane klawiszem Enter lub F2 .
1.2 Kolumny
Każde sprawozdanie składa się z kolumn. W kolumnach są wartości zależące
od formuł zdefiniowanych dla każdej kolumny.
282
Xpertis 360°plus
III.1. Jak zdefiniować sprawozdanie
Numer kolumny ma znaczenie przy definiowaniu wierszy sprawozdania:
definiując wiersz należy określić kolumnę, której wartość będzie brana pod
uwagę przy jego obliczaniu.
Przeglądanie i dodawanie kolumn dla danego wiersza umożliwia polecenie
Kolumny.
Wiersze sprawozdania
Dla każdego sprawozdania należy zdefiniować wiersze sprawozdania (wymiennie nazywanymi wskaźnikami). Za pomocą polecenia [Wiersze|Dołącz]
możesz odpowiednio je nazwać.
Podczas wprowadzania wierszy do sprawozdania użytkownik wybiera rodzaj dodawanego wiersza (wskaźnika):
ze słownikiem użytkownika wiersz podstawowy lub ręczny ze słownikiem
użytkownika;
z dowolną kartoteką wiersz podstawowy lub ręczny z dowolną kartoteką;
zwykły wiersz wiersz podstawowy (F) lub ręczny (R) opisany algorytmem albo składający się z innych wierszy (typu S, I, W) bądź będący wierszem
pustym bez algorytmu (P).
Wskaźnik podstawowy (nie związany ze słownikiem użytkownika ani z kartoteką)
Wartość wskaźników zwykłych zależy od przypisanej do nich formuły i ich
parametrów.
Definicja wskaźnika składa się z następujących pól:
Lp
liczba porządkowa wskaźnika w grupie;
Kod kod wskaźnika;
Nazwa nazwa wskaźnika;
x
znacznik określający rodzaj algorytmu dla wyliczenia wartości wskaźnika. Różnice pomiędzy poszczególnymi typami algorytmów omówiono
w punkcie III.1.2. Można wybrać jedną z wartości:
— P — pusty wiersz (brak algorytmu);
— R — wskaźnik wypełniany ręcznie;
— F — wskaźnik podstawowy;
Xpertis 360°plus
283
284
Rozdział III. Sprawozdania definiowalne
— S — suma wartości innych wskaźników;
— I — iloczyn wartości innych wskaźników;
— W — stosunek wartości innych wskaźników.
W przypadku wierszy typu S, I, W po wybraniu odpowiedniej kolumny
(jeżeli dla danego wiersza zdefiniowano więcej niż jedną kolumnę) należy określić wszystkie składowe danego wskaźnika.
współczynnik liczba, przez którą będzie mnożona wartość parametru podczas aktualizacji danych do sprawozdań;
lub
formuła, która zwróci wartość współczynnika.
Wskaźniki podstawowe związane ze słownikiem użytkownika bądź kartoteką
Algorytm wskaźników opartych na słowniku lub kartotece, oprócz funkcji liczących i ich parametrów, wymaga listy elementów (słownik, kartoteka).
Definiując wskaźnik oparty na słowniku użytkownika należy wskazać nazwę słownika (klawisz F3) i ewentualnie maskę dla kodów elementów słownika.
W przypadku wskaźnika związanego z dowolną kartoteką, w nagłówku
wskaźnika należy podać akronim tabeli, indeks (ewentualnie formułę ustalającą prefiks tabeli), formuły określające kody i treść elementów kartoteki. Można
ograniczyć elementy kartoteki, podając wybrane znaki (maskę) dla kodów elementów.
Wynikiem obliczenia takiego wskaźnika jest zbiór wartości obliczonych dla
wskazanej listy elementów oraz suma tych wartości, traktowana jako główna
wartość wskaźnika. Na liście wartości słownika umieszczany jest kod i opis
elementu wraz z jego niezerową wartością (jeżeli wyliczona wartość wynosi
zero, nie jest ona zapisywana).
Wskaźniki podstawowe, wypełniane ręcznie
Jeżeli wskaźnik zostanie zdefiniowany jako wprowadzany przez operatora,
a nie obliczany przez system, wartości wskaźnika są wprowadzane jako wartości elementów składowych.
Wskaźniki wypełniane ręcznie redagowane są po wybraniu polecenia
[Firma|Zestawienia oparte na wskaźnikach|Redakcja wartości ręcznych].
W przypadku poprawiania wartości dla wierszy nie związanych ze słownikiem (kartoteką) użyj polecenia Popraw.
Xpertis 360°plus
Jeżeli poprawiany wiersz dotyczy słownika lub kartoteki zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.
W tym przypadku użyj polecenia Wartości słownika wybierając odpowiednią kolumnę (kolumna A/B, Nast. kol.>, <Poprz. kol.), a następnie wybierz odpowiednie polecenie.
Wartość główna wskaźnika jest wyliczana automatycznie jako suma wartości składowych.
Jeżeli wielooddziałowość jest wyłączona, wartości elementów składowych
można wprowadzać w poszczególnych oddziałach, ale nie są one sumowane
do listy składowych dla wszystkich oddziałów.
Każde poprawienie wiersza spowoduje automatyczne przeliczenie wartości
w wierszach, w których algorytmach ten wiersz podstawowy został wykorzystany.
Algorytm obliczania wartości wskaźników
Po uzupełnieniu danych (nagłówka, wiersza oraz kolumny) należy przypisać
każdemu wierszowi w każdej kolumnie odpowiedni algorytm. Po wybraniu
polecenia Algorytm na ekranie zostanie wyświetlona lista wprowadzonych kolumn. Naciskając klawisz Enter na wybranej kolumnie i wybierając polecenie
Dołącz możesz przypisać algorytm dla danego wskaźnika. W zależności od zdefiniowania wskaźnika algorytm może być typu:
1. Wskaźnik podstawowy — wynikiem obliczenia wskaźnika jest jedna
wartość dla każdej kolumny. Aby ustalić ten wskaźnik należy uzupełnić
następujące pola:
— Funkcja
— Parametry funkcji
— Obowiązuje w roku
— Współczynnik
— Aktywny
2. Suma wskaźników — wartość wskaźnika jest sumą wartości innych
wskaźników.
— Sprawozdanie — skrót sprawozdania, z którego będzie pobierany
wskaźnik. Przy wypełnianiu tego pola można korzystać ze słownika naciskając klawisz F3.
Xpertis 360°plus
285
286
— Wiersz — kod i nazwa wskaźnika. Wprowadzony tu wskaźnik będzie składnikiem sumy. Po naciśnięciu klawisza F3 odpowiedni
wskaźnik będzie można wybrać z listy wskaźników dla danej grupy.
— Kolumna — numer i nazwa kolumny.
— Współczynnik — współczynnik sumowania. Wprowadzona tu liczba będzie mnożona przez wartość danego wskaźnika.
3. Iloczyn wskaźników — wartość wskaźnika jest iloczynem wartości innych wskaźników.
— Wiersz — kod i nazwa wskaźnika. Wprowadzony tu wskaźnik będzie składnikiem iloczynu. Po naciśnięciu klawisza F3 odpowiedni
wskaźnik będzie można wybrać z listy wskaźników dla danej grupy.
— Współczynnik — współczynnik składnika iloczynu. Liczba tu wprowadzona mnożona będzie przez wartość danego wskaźnika.
4. Stosunek wskaźników — wartość wskaźnika jest ilorazem dwóch wyrażeń tworzących licznik i mianownik. Zarówno licznik jak i mianownik
będą mogły być sumą innych wskaźników.
— Typ pozycji — należy tutaj wybrać typ licznik lub mianownik.
— Wiersz — kod i nazwa wskaźnika. Wprowadzony tu wskaźnik będzie w zależności od zaznaczenia pola Typ pozycji licznikiem bądź
mianownikiem. Po naciśnięciu klawisza F3 odpowiedni wskaźnik
będzie można wybrać z listy wskaźników dla danej grupy.
— Współczynnik — współczynnik dzielenia. Wprowadzona liczba będzie mnożona przez wartość danego wskaźnika.
Xpertis 360°plus
Kolumny
Kolumny.
Kopiowanie algorytmów
W mechanizmie wprowadzania definicji sprawozdań ([Definicje|Definicje
sprawozdań wskaźnikowych|Sprawozdania]) istnieje możliwość kopiowania algorytmów już istniejących do wybranych wierszy ze wskazanej (źródłowej) kolumny do innej (docelowej) kolumny.
Akcja kopiowania (polecenie Kopia) może być wywoływana dla pojedynczego wiersza jak i dla zaznaczonych wierszy (w szczególności wszystkich wierszy sprawozdania).
— Jeśli akcja wykonywana jest dla pojedynczego wiersza - to w zależności od jego typu (czy jest wierszem prostym, czy też będący wynikiem
działania na innych wierszach) wyświetlane jest odpowiednie okienko z
parametrami funkcji.
Dla wiersza prostego jak również dla wiersza złożonego należy podać
kolumnę źródłową i docelową oraz zaznaczyć, czy podczas kopiowania
mają być usuwane istniejące algorytmy kolumny docelowej.
Dodatkowo dla wierszy prostych należy podać rok obowiązywania kopiowanych algorytmów.
— Jeśli akcja jest wywoływana dla zaznaczonych wierszy - w okienku parametrów należy zaznaczyć jakiego typu wiersze mają być uwzględniane
podczas kopiowania.
Można zaznaczyć wszystkie wiersze sprawozdania, ale kopiowanie przeprowadzić tylko dla wierszy prostych.
Podczas kopiowania algorytmów dla wierszy prostych - pojawia się lista
wszystkich stosowanych w tych algorytmach funkcji obliczeniowych. Operator może określić w jaki sposób funkcja obliczająca w algorytmach kolumny
źródłowej ma być zamieniana w algorytmach kolumny docelowej. Jeśli dla formuły nie zostanie przypisana formuła - wówczas nie będzie ona zmieniania
podczas kopiowania z algorytmów kolumny źródłowej.
Xpertis 360°plus
287
288
Jeśli kopiujemy algorytm wiersza jednej kolumny do innej kolumny, to numer kolumny w kopiowanym algorytmie jest automatycznie zamieniany na
numer kolumny docelowej.
Jeśli kopiujemy algorytm pierwszego wiersza pierwszej kolumny do kolumny drugiej to numer kolumny kopiowanego algorytmu automatycznie zostanie zmieniony na 2.
2 Akceptacja zdefiniowanego sprawozdania
Po zdefiniowaniu nowych sprawozdań wskaźnikowych należy zawsze wykonać funkcję Akceptacja, aby ustalić kolejność obliczania wskaźników. Dla grup
nie zaakceptowanych program Fakturowanie nie naliczy automatycznie aktualnych wartości wskaźników. Tylko zaakceptowane sprawozdanie można wydrukować.
Polecenie Akceptacja dostępne jest w oknie z listą zdefiniowanych sprawozdań [Definicje|Definicje sprawozdań wskaźnikowych|Sprawozdania].
Grupy zaakceptowane zostaną wyświetlone w oknie ze znakiem T (tak)
w polu Akceptacja. Grupy, których definicje nie są poprawne (nie zostały zdefiniowane kolumny bądź algorytmy dla poszczególnych wskaźników), nie zostaną zaakceptowane (w kolumnie Akceptacja będzie widoczny znak N).
Wykonanie akceptacji dla niezaakceptowanego sprawozdania spowoduje
jego zatwierdzenie oraz w przypadku, gdy posiada ono zależne sprawozdania
powstałe w systemie Fakturowanie, także ich zatwierdzenie po wyborze opcji
Tak z powiązanymi. Jeśli jedno ze sprawozdań powiązanych nie może być zaakceptowane, wówczas nie zostanie zatwierdzone żadne ze sprawozdań.
Wykonanie akcji Anulowanie akcept. dla zaakceptowanego sprawozdania
spowoduje anulowanie akceptacji wybranego sprawozdania oraz tych wszystkich sprawozdań, które zależą od niego. Jeśli, jakiekolwiek z powiązanych zaakceptowanych sprawozdań zostało utworzone w innym systemie, wybranie polecenia nie spowoduje anulowania akceptacji dla żadnego sprawozdania. Należy wówczas ponownie wybrać polecenie w systemie Informacja Finansowa lub
anulować akceptację sprawozdań powiązanych w innych systemach.
Na życzenie użytkownika może być wyświetlona lista przyczyn nieudanych
akceptacji.
Tylko zaakceptowane sprawozdania można będzie wydrukować.
Xpertis 360°plus
289
III.3. Formuły uniwersalne
3 Formuły uniwersalne
Formuły uniwersalne są wykorzystywane w algorytmach kategorii podstawowych. Zdefiniowane formuły można przeglądać po wybraniu z menu głównego [ Definicje|Sprawozdania definiowane|Formuły uniwersalne].
Każda formuła ma własne parametry.
Nowe formuły uniwersalne Użytkownicy programu Fakturowanie znający
język Formula+ mogą definiować własne formuły, obliczające określone wartości na podstawie danych z programu. Aby wprowadzić nową formułę, wybierz
polecenie Dołącz i wprowadź odpowiednie dane.
Rodzaj formuły znak # (symbol dla formuł związanych z kategoriami podstawowymi),
Skrót, Nazwa formuły skrócona i pełna nazwa formuły,
Treść formuły odpowiednie wyrażenie w języku Formula+.
4 Aktualizacja danych
Przed wykonaniem zdefiniowanego sprawozdania należy wykonać aktualizację danych. Aktualizacja rozpocznie się po wybraniu z menu głównego [Firma|
Zestawienia oparte na wskaźnikach|Aktualizacja danych do sprawozdań]. Dane
są aktualizowane dla wyznaczonego przez operatora programu zakresu czasowego — najlepiej więc przeprowadzić aktualizację dla tych okresów, dla których będzie drukowane sprawozdanie.
Wywołanie aktualizacji dla sprawozdania powoduje zawsze usunięcie dotychczasowych wartości składników. Operator może decydować o zapisywaniu
wartości składników wierszy. Zaznaczenie pola Czy zapisywać wartości algorytmów? spowoduje zapisanie obecnych wartości składników.
Operacja ta spowoduje możliwość analizy wartości poszczególnych składników algorytmu oraz badania wpływu poszczególnych składowych na wynik
obliczeń. Wartości wierszy (dla wybranej kolumny) w rozbiciu na składniki algorytmu są prezentowane na wydruku dostępnym w opcji: [Firma|Zestawienia
oparte na wskaźnikach|Sprawozdania definiowane], polecenie Wartości algorytmów lub bezpośrednio po zakończeniu aktualizacji (jeśli operator zadecydował o naliczaniu wartości algorytmów). Na wydruku wartości algorytmów mogą być również prezentowane wartości składników dla wierszy złożonych (tzn.
Xpertis 360°plus
290
obliczanych na podstawie innych wierszy). W takim przypadku należy pamiętać, że jeśli składniki pochodzą z innego sprawozdania, które było aktualizowane w innym czasie - zapisane wartości składowych mogą nie być zgodne
z wartością wiersza.
5 Drukowanie zestawień
Zdefiniowane i zaakceptowane zestawienia dostępne są po wybraniu z menu
głównego [Firma|Zestawienia oparte na wskaźnikach|Sprawozdania definiowalne] Zestawienie, które nie zostało zaakceptowane, nie będzie widoczne na liście, a więc nie będzie go można wydrukować. Przed wykonaniem zestawienia warto wykonać aktualizację danych (patrz punkt VI.18.18). Z aktualizacji
można zrezygnować, jeżeli masz pewność, że dane gromadzone w programie
nie zmieniły się od ostatniej aktualizacji.
Po wybraniu polecenia Drukuj rozpoczyna się przygotowywanie sprawozdania. W oknie z listą wskaźników można jeszcze kontrolnie przejrzeć kolumny i wiersze sprawozdania (wskaźniki) — polecenia Kolumny i Wskaźniki. Po
wybraniu polecenia Algorytm na ekranie pojawi się definicja algorytmu związanego z danym wskaźnikiem.
6 Wielojęzyczność sprawozdań definiowalnych
W systemie istnieje funkcjonalność umożliwiająca wydruk i prezentację sprawozdań definiowalnych w zdefiniowanym wcześniej języku. Tłumaczone są
uniwersalne wydruki sprawozdań: uniwersalny i wartości algorytmów.
W celu utworzenia wydruku sprawozdań definiowalnych we wskazanym
języku należy wykonać parametryzację, tłumaczenie nazw elementów sprawozdań, okresów obrachunkowych oraz etykiet wydruków. Te operacje zostały
opisane poniżej.
— Parametryzacja W celu użycia funkcji związanej z wielojęzycznością
sprawozdań należy wskazać w parametrach programu [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Słowniki systemu] słownik z językami tłumaczeń.
— Tłumaczenie sprawozdań Definiowanie sprawozdań dostępne jest z menu
[Definicje|Sprawozdania definiowalne|Sprawozdania]. Akcje obsługujące wielojęzyczność zawarte są w podmenu Wielojęzyczność. Akcja Język ustawia język prezentowanych nazw sprawozdań. Akcja Tłumaczenie wyświetla okno z tłumaczeniami bieżącej nazwy sprawozdania. Jeśli
Xpertis 360°plus
III.6. Wielojęzyczność sprawozdań definiowalnych
wybrany jest język tłumaczeń można ich również dokonać poprzez akcję Dołącz lub Popraw. Podobna obsługa występuje dla kolumn i wierszy
sprawozdań. Jeśli nazwa nie została przetłumaczona a wybrany jest język
tłumaczeń przed nazwą prezentowany jest ikona (!).
— Tłumaczenie nazw okresów Podobny mechanizm tłumaczenia zastosowano do nazw okresów obrachunkowych [Xpertis|Lata bilansowe|Okresy obrachunkowe].
— Tłumaczenie etykiet uniwersalnych wydruków sprawozdań Przed wykonaniem wydruków sprawozdań w wybranym języku należy dokonać tłumaczenia jego etykiet. W tym celu należy wybrać z menu [Definicje|Tłumaczenia]. Dla definicji Wydruki sprawozdań należy zdefiniować etykiety
w wybranym języku.
— Wydruki Wykonując z menu [Firma|Sprawozdania definiowalne|Sprawozdania|Drukuj] można utworzyć wydruki uniwersalne. Parametry
tych wydruków zawierają między innymi pole Język. Można w nim
wskazać język w jakim ma być prezentowane sprawozdanie. W przypadku gdy nie ma tłumaczenie dla danego elementu sprawozdania lub
etykiety na wydruku zostanie użyta nazwa w języku polskim.
Xpertis 360°plus
291
Rozdział IV
Xpertis CMS
Korzystając z internetu można łatwo i szybko udostępniać informacje wielu
użytkownikom, a także gromadzić dane.
W systemie XpertisFakturowanie istnieje możliwość udostępniania faktur
sprzedaży przez internet.
Aby można było używać funkcji internetowych w systemie, użytkownik
musi posiadać rozwiązanie Xpertis CMS — Obszary biznesowe.
Opisywane poniżej możliwości wykorzystywania internetu zawiera standardowa wersja programu Xpertis Fakturowanie, podczas wdrożenia mogą one
być zmieniane i rozbudowywane.
1 Współpraca systemu Fakturowanie z systemem Xpertis CMS
Rozdział ten zawiera opis jak przygotować system Xpertis Fakturowanie aby wymiana danych między systemem Xpertis Fakturowanie a portalem była możliwa.
Informacje na temat wszystkich funkcjonalności udostępnionych w internecie znajdziesz w rozdziale VI.25, natomiast szczegółowy opis funkcji internetowych związanych z systemem Xpertis Fakturowanie znajdziesz w punkcie IV.2.
1.1 Przygotowanie systemu do współpracy z internetem
Aby użytkownik miał dostęp do danych poprzez internet, system Xpertis Fakturowanie należy odpowiednio przygotować. W tym celu należy:
292
Xpertis 360°plus
293
IV.2. Obsługa klientów
— powiązać użytkownika internetowego z kontrahentem, nadać mu login i hasło, jak również przypisać mu odpowiednie role — patrz
punkt IV.1.2;
— wybrać oddział według którego będą wyświetlane dokumenty sprzedaży. W tym celu należy wybrać [Definicje|Parametry|Formuły|Portal] i po
wybraniu polecenia Ustaw dla pola Domyślny oddział dla użytkownika internetowego wskazać odpowiedni oddział.
— Ewentualnie ustawić cennik standardowy dla oferty internetowej.
W tym celu należy wybrać [Definicje|Parametry|Formuły|Portal] i po
wybraniu polecenia Ustaw dla pola 900003 Cennik standardowy dla produktów w ofercie internetowej. wskazać kod odpowiedniego cennika.
— Odpowiednio ustawić parametr 900004 Podpowiadanie cen z cenników
systemu w przypadku cen zerowych.
1.2 Użytkownicy internetowi
W opcji [Definicje|Funkcje internetowe|Użytkownicy] należy odpowiednio
zdefiniować użytkownika. W trakcie dołączania nowego operatora, aby mógł
zalogować się na stronie, należy zaznaczyć pole Logowanie przez portal. Jeśli został utworzony użytkownik trzeba mu nadać hasło (polecenie [Hasło]). Następnie dla każdego operatora wskazane jest przypisanie odpowiednich ról w oknie
Role użytkownika. Dołączanie ról odbywa się za pomocą polecenia [Dołącz]. Po
naciśnięciu klawisza F3 z listy należy wybrać odpowiednią. Dana rola może
być ustawiona jako nieaktywna co oznacza, że użytkownik nie posiada swoich
uprawnień związanych z tą rolą.
Na temat ról dla użytkownika internetowego czytaj w rozdziale VI.2.6, natomiast opis poszczególnych ról znajduje się w rozdziale VI.25.1.
2 Obsługa klientów
Obszar Obsługa klientów jest z jednym z obszarów rozwiązania Xpertis CMS
Obszary biznesowe (patrz punkt VI.25).
Po zalogowaniu do Xpertis CMS Obszary biznesowe w górnym menu należy
wskazać przycisk Obsługa klientów.
Obszar Obsługa klientów służy do komunikacji z kluczowymi kontrahentami klasy B2B (Business to business). Za jego pomocą nasi klienci mogą przeglądać udostępnioną ofertę towarową, składać zamówienia na wybrane towary,
Xpertis 360°plus
294
Rozdział IV. Xpertis CMS
przeglądać wystawione dla niego faktury sprzedaży oraz obejrzeć własne rozliczenia.
W zależności od tego czy użytkownik jest zalogowany i od odpowiedniego
sparametryzowania systemów Xpertis Fakturowanie, Xpertis Umowy i Zgłoszenia, Xpertis Finanse i księgowość udostępnione są odpowiednie funkcjonalności
programu.
Na temat parametryzacji poszczególnych programów przeczytasz w dokumentacji dotyczącej odpowiednich systemów.
Wszystkie funkcjonalności zostały pogrupowane w następujące zakładki:
— Oferta — czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka,
— Koszyk — czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka,
— Zamówienia — czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka,
— Zamówienia wewnętrzne — czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka,
— Miejsca dostaw — czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka,
— Obsługa zgłoszeń — czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Umowy i
zgłoszenia,
— Dokumenty sprzedaży — patrz punkt IV.2.1,
— Rozliczenia — czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Finanse i księgowość,
— Rozrachunki kontrahentów handlowca — czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Finanse i księgowość.
Handlowiec po zalogowaniu na portalu widzi okno wyboru kontrahenta, a
w nim listę kontrahentów skojarzonych z tym handlowcem. Po wybraniu kontrahenta handlowiec uzyskuje taki sam dostęp do funkcji portalu jak wybrany
kontrahent.
2.1 Dokumenty sprzedaży
Obszar Dokumenty sprzedaży dostępny jest tylko po zalogowaniu. Wskazanie
tej opcji spowoduje wyświetlenie listy faktur sprzedaży wystawionych na zalogowanego klienta. Faktury wystawiane są w systemie Xperti Logistyka, Xpertis
Xpertis 360°plus
295
IV.2. Obsługa klientów
Fakturowanie lub Xpertis Umowy i zgłoszenia. Dla każdej faktury wyświetlane
są dane nagłówkowe. Po kliknięciu na wybrany dokument wyświetlane są pozycje faktury.
Xpertis 360°plus
Rozdział V
Współpraca programu
Fakturowanie z innymi
programami
Jak każdy element systemu Xpertis, program Fakturowanie przystosowany jest
do współpracy z innymi programami, zwłaszcza z programem finansowo-księgowym Finanse i księgowość. Zasadom tej współpracy został w całości poświęcony poniższy rozdział.
1 Współpraca programu Faktury z innymi programami
pakietu
Xpertis to rodzina programów, które mogą funkcjonować niezależnie, ale
wszystkie ich zalety można poznać dopiero, gdy współpracują ze sobą.
Słowniki wspólne w systemie Ogólne zasady obsługi poszczególnych części pakietu Xpertis są identyczne. Podstawą integracji programów w ramach
pakietu Xpertis jest system wspólnych słowników oraz swobodny przepływ informacji. Współdzielenie zasobów opiera się na ogólnodostępnych bazach danych — kartotekach, z których mogą czerpać operatorzy poszczególnych programów. W kartotekach tych przechowywane są między innymi dane dotyczące kontrahentów, pracowników, wydziałów, banków, a więc informacje wykorzystywane we wszystkich programach. Dzięki temu, bez pośrednictwa dokumentacji papierowej, informacje rejestrowane i przetwarzane w jednym programie są udostępniane i mogą być wielokrotnie wykorzystywane w innych
programach.
296
Xpertis 360°plus
V.2. Współpraca programu Fakturowanie z programem Finanse i księgowość
297
Wzajemne udostępnianie danych Niezależnie od danych przechowywanych w słownikach użytkownika, operator programu Fakturowanie pracującego w ramach systemu Xpertis ma wgląd w informacje dotyczące dokumentów
rejestrowanych w programie Finanse i księgowość. Decydując o przywilejach
kredytowych może on na przykład skontrolować bieżący stan rozrachunków
każdego klienta. Informacje o dokumentach wystawionych w programie Fakturowanie mogą być wykorzystywane w trakcie realizacji rozliczeń kasowych
w programie Kasa.
Automatyczna dekretacja Jednak zasadniczym usprawnieniem jest możliwość automatycznego przekazu wstępnie opracowanych (zadekretowanych)
danych z programu Fakturowanie do programu finansowo-księgowego. Funkcje umożliwiające bezpośrednią współpracę programów: Fakturowanie i Finanse i księgowość zostały umieszczone w odrębnym module nazwanym Xpertis
zgodnie z nazwą własną pakietu programów.
2 Współpraca programu Fakturowanie z programem
Finanse i księgowość
W tej części zawarto jedynie podstawowe informacje na temat zasad wprowadzania zapisów w programie finansowo-księgowym. Po szczegóły dotyczące
rejestrowania dokumentów księgowych, księgowania oraz analizowania zapisów na poszczególnych kontach sięgnij do podręcznika Finanse i księgowość.
Operator obsługujący program Fakturowanie może na podstawie wygene- Automatyczne
rowanych dokumentów sprzedaży tworzyć dokumenty księgowe źródłowe po- dekretowanie
przez mechanizm automatycznej dekretacji. Automatyczna dekretacja do mi- dokumentów
nimum ogranicza nakład pracy operatora, zwalnia go także od podejmowania
decyzji, na które konta ksiąg rachunkowych kierować poszczególne zapisy. Jeśli w trakcie wdrażania programu mechanizmy zostaną odpowiednio zdefiniowane, zapisy źródłowe zostaną naniesione na właściwe konta niemal bez ingerencji operatora. Stosowanie tej metody nie wymaga od operatora programu
magazynowego ani znajomości zakładowego planu kont, ani wiedzy dotyczącej zasad prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie.
Schematy dekretowania to definicje procedur, które umożliwiają tworzenie
zapisów w ewidencji księgowej dla różnego rodzaju dokumentów.
Do każdego typu dokumentu można przypisać odrębny schemat. Gdy operator programu uruchomi funkcję automatycznego dekretowania, dla każdej
pozycji każdego dokumentu określonego typu, pochodzącego z aktywnego
Xpertis 360°plus
298
Rozdział V. Współpraca programu Fakturowanie z innymi programami
okresu obrachunkowego zostaną utworzone odpowiadające jej pozycje dokumentu księgowego. Będą one zadekretowane zgodnie z tym, jak zdefiniowano
wzorzec dekretowania.
Przykładowy zestaw schematów dekretowania dla podstawowych typów
dokumentów dołączono do standardowej wersji programu.
Więcej informacji o schematach dekretowania znajduje się w części podręcznika, w którym zostały opisane wspólne mechanizmy pakietu Xpertis
(patrz VI.30).
Gdy system Xpertis Logistyka ma włączony parametr 304 Dekretacja z systemu Fakturowanie, możliwe jest wtedy definiowanie w systemie Xpertis Finanse
i księgowość schematów dekretacji dla tych dwóch systemów. Funkcje uruchamiania dekretacji inicjuje się wtedy z poziomu rejestrowania dokumentów w
systemie Xpertis Finanse i księgowość w menu [Dokumenty|Rejestrowanie|Dekretuj].
Po odpowiedniej parametryzacji, istnieje również możliwość dekretowania
dokumentu sprzedaży wystawianego w systemie Xpertis Fakturowanie w momencie ich akceptacji.
Na temat rejestrowania dokumentów sprzedaży od strony systemu Xpertis
Fakturowanie czytaj w punkcie II.8.4.
W przypadku braku instalacji modułu Xpertis Finanse i księgowość i ustawienia parametru na liście parametrów parametru Aktywny moduł Finanse
i księgowość na wartość N (menu [Administracja|Lista parametrów]) istnieje
możliwość dekretacji z poszczególnych modułów w przypadku, gdy właściwie
są ustawione parametry od 300 do 305, odpowiednio są sparametryzowane
struktury księgowe ([Xpertis|struktury księgowe]) oraz schematy dekretacji dla
wybranego roku ([Xpertis|Struktury księgowe|Schematy dekretacji]). W przypadku takiej konfiguracji automatyczna dekretacja jest uruchamiana z menu
[Xpertis|Dokumenty księgowe|[wybrany okres]|Rejestruj|Automatycznie].
O definiowaniu struktur księgowych przeczytasz w podręczniku zatytułowanym Xpertis Finanse i księgowość.
3 Współpraca z programem Kasa
Współpraca systemu Fakturowanie z systemem Kasa polega na automatycznym
tworzeniu zapisu kasowego podczas akceptacji dokumentu sprzedaży.
Współpraca obu systemów będzie aktywna jeżeli parametr numer 3 na liście parametrów [Administracja|Lista parametrów] będzie ustawiony na T).
Dodatkowo, aby włączyć współpracę z systemem Kasa dla bieżącego użytkownika, należy wybrać [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzeda-
Xpertis 360°plus
V.3. Współpraca z programem Kasa
ży ] i parametr Czy tworzyć zapis kasowy dla zapłat gotówkowych? ustawić na T
(patrz punkt I.9.7). Jest to jedyny parametr wyznaczający uprawnienia do tworzenia raportów. Pomijane są uprawnienia definiowane w systemie Kasa, tzn.
użytkownik w systemie Kasa może nie mieć uprawnień do stanowiska kasowego, natomiast może utworzyć raport na tym stanowisku z systemu Fakturowanie.
Dla każdego użytkownika należy ustawić parametry kasowe. Parametry te
dostępne są po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry kasowe ] — patrz punkt Parametry-kasowe.
Aby funkcjonalność była dostępna, w systemie Kasa należy odpowiednio
zdefiniować transakcje kasową. Zapis jest tworzony dla wybranego stanowiska
kasowego oraz typu transakcji kasowej Podpowiedź z systemu logistyka.
3.1 Generowanie raportów kasowych
Po odpowiednim ustawieniu parametrów, podczas akceptacji dokumentu
sprzedaży zostanie automatycznie wygenerowany raport kasowy. Raport kasowy może byc generowany tylko dla zapłat gotówkowych. Jeżeli w parametrach
kasowych dla użytkownika, dostępnych po wybraniu (Definicje|Parametry|
Użytkownicy|Parametry kasowe) (patrz punkt I.9.10), pole Czy wyświetlać
okno z parametrami kasowymi będzie zaznaczone, to przed wygenerowaniem
raportu, wyświetlane będzie okno Parametry zapisu kasowego. Wartości w tym
oknie podpowiadane są ustawionych parametrów kasowych. W oknie tym należy wskazać stanowisko kasowe, w którym będzie utworzony zapis. Można
wskazać tylko takie stanowiska kasowe, z którym jest związana odpowiednia
transakcja kasowa.
Po naciśnięciu klawisza F3 w polu Pozycja operacji kasowej wyświetlona
będzie lista transakcji kasowych, które są związane z wybranym stanowiskiem
kasowym oraz mają włączony parametr Podpowiedź z systemu logistyka.
Po akceptacji okna z parametrów powstaje zapis w raporcie kasowym.
Jeżeli w parametrach kasowych wyłączone jest wyświetlanie okna z parametrami, zapis kasowy powstaje automatycznie.
Jeżeli dokument z jakiegoś powodu nie zostanie zarejestrowany w systemie
Kasa, np. braku w definicji odpowiedniego stanowiska kasowego, operacji na
nim dostępnych, to po uzupełnieniu danych można dokument zarejestrować
bez konieczności ponownego jego akceptowania (wcześniej wcześniej wycofania akceptacji, co może się okazać niemożliwe). Służy do tego akcja Utwórz
zapis w kasie dostępna w menu okienka wertowania dokumentów sprzedaży
[ Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Utwórz zapis w kasie].
Xpertis 360°plus
299
300
Akcja ta jest dostępna tylko dla zaakceptowanych dokumentów z wartością
wpłaty gotówkowej większej od zera.
Akcja będzie widoczna tylko wtedy jeżeli współpraca z systemem Kasa jest
włączona i parametr użytkownika dotyczący zapisu kasowego będzie ustawiony na T (patrz punkt V.3).
Raporty kasowe nie będą generowane dla dokumentów korygujących na
minus.
3.2 Raporty w systemie kasowym
Po odpowiednim sparametryzowaniu programu, w systemie Kasa raporty (dokumenty) kasowe będą tworzone zgodnie z definicją stanowiska kasowego i
operacji. W pierwszej kolejności będzie sprawdzona możliwość dodania dokumentu do już istniejącego (otwartego) raportu kasowego. Data akceptowanego
dokumentu sprzedaży musi się zawierać w przedziale dat objętych raportem
kasowym. Jeśli w systemie Kasa będzie istniał taki raport zostanie do niego dodany nowy dokument kasowy odpowiadający dokumentowi sprzedaży. Jeśli w
parametrach operacji będzie oznaczenie, że tworzony dokument nie jest jednopozycyjny, najpierw zostanie podjęta próba dołączenia pozycji do już istniejącego dokumentu kasowego. Taki dokument kasowy nie może mieć nadanego
numeru i musi być zgodny co do kontrahenta z akceptowanym dokumentem
sprzedaży także co do daty dokumentów kasowego i sprzedaży.
Jeżeli w kasie nie ma otwartego raportu zgodnego z datą dokumentu sprzedaży i nie będzie żadnego otwartego raportu, wówczas nowy raport powstanie (a
wraz za nim dokument i pozycje dokumentu), o ile będzie to pierwszy raport
z datą dokumentu sprzedaży lub gdy na stanowisku będzie można wystawiać
kilka raportów dziennie (zaznaczony będzie parametr Czy kilka rap. dz.?)
Jeżeli w systemie Kasa nie ma otwartego raportu zgodnego z datą dokumentu
sprzedaży, a będzie otwarty inny raport, wówczas nowy raport powstanie pod
warunkiem, że będzie możliwość otwierania kilku raportów na stanowisku
kasowym (zaznaczony będzie parametr Czy wolno otw. nast?).Dodatkowym
warunkiem, jeśli został już zamknięty jakiś raport zgodny z datą dokumentu
sprzedaży, jest zaznaczenie parametru dotyczącego możliwości rejestrowania
kilku raportów dziennie.
Więcej informacji na temat ustawiania parametrów w systemie Kasa znajdziesz w podręczniku dotyczącym programu Kasa.
Xpertis 360°plus
V.4. Współpraca z systemem Projekty
301
4 Współpraca z systemem Projekty
Współpraca z systemem Xpertis Projekty będzie możliwa po ustawieniu parametru 100 Aktywny moduł Projekty na liście parametrów [Administracja|Lista
parametrów] ustawiony na T.
4.1 Ewidencja kontrolingowa
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość wykorzystania mechanizmu rejestrowania wartości kosztów w celu rozliczania ich w podziale na wykonanie konkretnych projektów. Mechanizm ten opiera się na modelu utworzonym w systemie Xpertis Projekty.
W tym celu należy odpowiednio sparametryzować definicję controllingową wymaganych typów dokumentów.
Przy włączonej współpracy z systemem Xpertis Projekty (parametr 100 Aktywny moduł Projekty na liście parametrów [Administracja|Lista parametrów]
ustawiony na T), w pozycjach dokumentów magazynowych, faktury sprzedaży
i zakupu dostępne jest polecenie Wart.do kontrolingu.
W dokumentach magazynowych i sprzedaży wartości controllingowe naliczane są w chwili akceptacji dokumentu, w dokumentach zakupowych natomiast, po opuszczeniu okna ewidencji projektowej dla pozycji dokumentu
zakupowego i przy ponownej akceptacji dokumentu.
Informacje dotyczące definiowania modeli controllingu znajdziesz w podręczniku Xpertis Controlling.
W systemie istnieje możliwość rozpisywania pozycji faktury sprzedaży na Rozpisywanie pozycji
projekty. W tym celu należy wskazać polecenie Projekty dostępne w oknie prze- faktur na projekty
glądania pozycji faktury sprzedaży. Jeśli pominie się szczegółowe rozpisanie
pozycji, naliczenia kontrolingowe dla modelu projektowego tworzone będą na
podstawie danych projektowych podanych w nagłówku dokumentu.
W systemie Xpertis Projekty dla danego projektu można przeglądać faktury
w podziale na pozycje faktur. Analizy w projektach uwzględniają szczegółowe
rozpisanie faktur sprzedaży.
W systemie istnieje możliwość kontroli rozpisania faktury sprzedaży dla Kontrola
projektu. Odpowiada za to formuła 2150 Kontrola rozpiski dla modelu projekto- rozpisywania faktur
dla projektu
wego.
Po ustawieniu parametru na T, po wyjściu z pozycji zaakceptowanego dokumentu sprzedaży nastąpi kontrola.
Xpertis 360°plus
302
W pozycji i nagłówku dokumentu sprzedaży można dodatkowo dołączyć
kolumny Wartość rozliczona na projekty poprzez systemową funkcję Wstaw kolumnę.
Kontrola polega na porównaniu wartości pozycji i wartości rozpisanej w
opcji Wart. do controllingu. Jeśli jest różnica użytkownik zostanie o tym poinformowany.
5 Współpraca z programem Alerty biznesowe
W systemie Fakturowanie istnieje możliwość automatycznego wysyłania wiadomości za pomocą poczty elektronicznej.
Do wysyłania E-maili bezpośrednio z systemów pakietu Xpertis służy
system Alerty Biznesowe –— Automatyczna Obsługa Zdarzeń Biznesowych.
Współpraca systemów pakietu Xpertis z systemem Alerty Biznesowe jest uzależniona od ustawienia na liście parametrów systemu [Administracja|Lista parametrów] parametru numer 5.
Wysyłanie e-maili z systemu Fakturowanie może polegać na wysyłaniu załączników do dokumentów.
O przypisywaniu załączników przeczytasz w punkcie VI.10.4.
Program Alerty biznesowe uruchamia się po wybraniu funkcji [Administracja|
Alerty biznesowe].
Po uruchomieniu programu i wybraniu [Komunikacja|Zdarzenia] zostanie
wyświetlona lista zdarzeń zachodzących w programie Fakturowanie, które są
obsłużone w systemie Alerty biznesowe.
Polecenie [Komunikacja|Powiadomienia] pozwala na wyświetlenie wiadomości oczekujących na wysłanie. Każda z wiadomości można usunąć lub zmodyfikować, np. dopisując dodatkową informację dla odbiorcy.
Więcej informacji na temat zdarzeń, powiadomień i działania programu
Alerty biznesowe znajdziesz w instrukcji do tego systemu.
5.1 Wysyłanie dokumentów z podpisem elektronicznym
Zdarzenie Wysyłanie dokumentów z podpisem elektronicznym dotyczy wysyłania załączników powiązanych z materiałem lub dokumentami. W systemie
Fakturowanie załączniki można przypisać do:
— materiału [Definicje|Słownik materiałów|Kartoteki|Załączniki]
— faktury sprzedaży [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Załączniki]
Xpertis 360°plus
303
V.6. Eksport i import dokumentów
Szczególnym rodzajem załącznika jest faktura sprzedaży w postaci dokumentu elektronicznego — pliku pdf. Taki dokument może być podpisany podpisem elektronicznym.
Na temat eksportu faktury do pliku pdf czytaj w punkcie II.2.1, o przypisywaniu załączników przeczytasz w punkcie VI.10.4.
Aby wysłać załącznik pocztą elektroniczną po wybraniu akcji Załączniki dla
materiału czy dokumentu wskaż polecenie Wysyłanie. Należy sprawdzić czy
wpisany jest adres e-mail odbiorcy. W tym celu wybierz [Wysyłanie|E-mail].
Jeżeli adres nie będzie podany, nie będzie możliwe wysłanie dokumentu.
Po wybraniu [Wysyłanie|Wysyłanie] dokument zostanie przekazany do systemu Alerty biznesowe. Za pomocą systemu Alerty biznesowe dokument jako
załącznik zostanie przesłany pod wskazany adres e-mail.
Po wysłaniu dokumentu, pole Wysłano zostanie zaznaczone. Jeżeli ten sam
dokument ma być ponownie wysłany, należy odblokować znacznik wybierając
[ Wysyłanie|Odblokow. znacznika].
Po uruchomieniu systemu Alerty biznesowe ([Administracja|Alerty biznesowe - definicje]) i wybraniu polecenia [Komunikacja|Powiadomienia], na liście
powiadomień do wysłania pojawi się informacja o wystawionym dokumencie.
6 Eksport i import dokumentów
Może zaistnieć sytuacja, że dane z systemu lub do systemu Fakturowanie będą
przekazywane za pośrednictwem plików tekstowych o odpowiedniej strukturze. Program udostępnia mechanizm definiowania struktury zbiorów, zarówno wysyłanych jak i przysyłanych. Zadanie definiowania plików najlepiej powierzyć administratorowi programu.
Aby można było przekazać dane, najpierw należy zdefiniować odpowiednio pliki tekstowe. Pliki tekstowe tworzone są w module Xpertis. W tym module znajdują się również funkcje Import i Eksport.
Czynności przy obsługiwaniu funkcji związanych z przekazywaniem danych są następujące:
1. Definiowane interfejsów
— wysyłającego
— przyjmującego
— zbioru TXT
2. Wysyłanie danych
Xpertis 360°plus
304
3. Przyjmowanie danych i weryfikacja
4. Odtwarzanie przyjętych dokumentów
Poniżej opisane są funkcje związane z przekazywaniem danych.
Podobnie jak z innych funkcji wspólnych dla pakietu również z poniższych
funkcji mogą korzystać tylko użytkownicy mający przygotowanie informatyczne.
6.1 Definicje interfejsów
Funkcja Definicje interfejsów umożliwia zdefiniowanie pełnego, tekstowego interfejsu wejściowego lub wyjściowego. Aby zdefiniować interfejs z menu Xpertis wybierz funkcję Definicje interfejsów [Xpertis|Definicje interfejsów]. W skład
definicji wchodzą pewne informacje ogólne (nagłówek definicji) i szczegółowe
(definicje kolumn pliku tekstowego). Wybranie tej funkcji spowoduje wyświetlenie okna zawierającego listę definicji interfejsów. Po wybraniu standardowego polecenia Dołącz można zdefiniować nagłówek definicji interfejsu.
Definiowanie interfejsu
Nagłówek definicji interfejsu zawiera następujące pola:
Nazwa dowolny tekst opisujący interfejs. Określa co dany plik będzie zawierał,
np. Dokumenty z okresu.
Skrót nazwa skrócona. Jest to ośmioznakowe pole tekstowe, unikalne w obrębie danej aplikacji, jednoznacznie identyfikuje interfejs.
Zbiór tekstowy formuła na domyślną nazwę zbioru tekstowego wysyłanego
lub przyjmowanego. Formuła wysyłająca lub przyjmująca może ją zmienić. Po naciśnięciu klawisza F3 dostępny jest słownik formuł.
Formuła wysyłająca podłączenie do formuły eksportującej;
Separator separator pól w zbiorze tekstowym;
Tabela przyjmująca akronim tabeli (bufora), do której wczytywane są dane
ze zbioru tekstowego. Następnie specjalnymi formułami dane rozprowadzane są do odpowiednich baz.
Formuła przyjmująca podłączenie do formuły importującej. W wyniku tej
formuły dane wciągane są do bufora (tabeli przyjmującej) podanego
w polu Tabela przyjmująca.
Xpertis 360°plus
305
Formuła odtwarzająca podłączenie do formuły odtwarzającej. W wyniku tej
formuły dane odtwarzane są z bufora i rozprowadzane są do odpowiednich baz znajdujących się w systemie.
Interfejsy należy podłączyć pod import lub eksport.
Definicje kolumn
Polecenie Definicje kolumn służy do zdefiniowania kolumn, określenia ich długości, co każda z kolumn zawiera itp. Po wybraniu tego polecenia na ekranie
wyświetlone zostanie okno o nazwie Definicja pliku txt. Po wybraniu polecenia
Dołącz można przystąpić do definicji kolumny.
Definiując kolumnę należy wypełnić następujące pola:
Nr kolumny numer wyznaczający kolejność opisywanego pola w zbiorze tekstowym. Jest on wprowadzany przez użytkownika. Nie musi być to kolejny numer. Według tej numeracji poszczególne kolumny zostaną wstawione w odpowiednie miejsca przez system.
Nazwa pola dowolny tekst opisujący pole;
Typ pola typ pola wybierany jest po naciśnięciu klawisza F3 . Istnieją tu następujące możliwości:
— S — string
— D — data
— T — czas
— N — liczba
Długość długość pola.
Format numer formatu dla daty lub czasu, a cyfry po przecinku dla liczb.
Pole tabeli wejściowej akronim pola tabeli przyjmującej, określonej w nagłówku definicji (dla interfejsu wejściowego).
Zamiennik wskazanie na zamiennik (dla interfejsu wejściowego). Pole wypełniane jest jeżeli nazwa pola w centrali jest inna niż w oddziale. Po naciśnięciu klawisza F3 dostępny jest słownik zamienników. Definicje zamienników opisane są w punkcie V.6.2.
Wartość pola formuła zwracająca wartość pola (dla interfejsu wyjściowego).
Może to być np. akronim pola w odpowiedniej tabeli.
Xpertis 360°plus
306
6.2 Definicje zamienników
Funkcja Definicje zamienników pozwala na zdefiniowanie zamiennika dla pola
(kolumny zbioru wejściowego). Chcąc przystąpić do definiowania zamienników z menu Xpertis wybierz funkcję Definicje zamienników [Xpertis|Definicje
zamienników].
Pewne kolumny przesyłanych danych mogą być związane ze słownikami.
Dla takich kolumn użytkownik może zdefiniować sposób wyszukiwania odpowiedników w słowniku, a także sposób postępowania w razie braku odpowiednika. Aby poprawnie odtworzyć dokumenty należy prawidłowo wypełnić pola
słownikowe. Zakładamy, że pola nie muszą otrzymać takiej samej wartości, jak
w systemie oddziału. Można będzie uzyskać efekt mapowania symboli oddziału w symbole centrali. Mechanizm będzie sam próbował odnaleźć odpowiedniki w słowniku centrali, będzie próbował dołączyć nowe (jeśli pozwolimy na
to) lub będzie czekał na akceptację operatora. Mapowanie raz skojarzonego
systemu będzie przechowywane i następne odwołanie do tego symbolu, spowoduje automatyczne skojarzenie. Mechanizm zamienników korzysta z dwóch
tabel: definicji zamienników i tabeli zamienników.
Definiowanie zamiennika
Tabela definiująca zamienniki zawiera następujące pola:
Nazwa dowolny tekst opisujący zamiennik;
Skrót ośmioznakowe pole tekstowe, unikalne w obrębie danej aplikacji, jednoznacznie definiuje zamiennik.
(Tabela słownika) Akronim akronim tabeli słownika, w której wyszukiwany
będzie zamiennik.
(Tabela słownika) Maska słownika jeżeli tabela jest maskowalna należy podać nazwę maski.
(Tabela słownika) Index indeks w tabeli, jest to indeks według którego wyszukiwany będzie zamiennik.
(Tabela słownika) Okno wyboru akronim okna wertowania wyświetlanego
w przypadku gdy wymagane jest wskazanie odpowiedniego zamiennika przez operatora.
(Tabela słownika) Pole słownika akronim pola w tabeli. Pole to porównywane jest z symbolem wejściowym (dla którego chcemy znaleźć odpowiednik).
Xpertis 360°plus
307
(Tabela słownika) Słownik użytkownika nazwa słownika użytkownika. Nazwa ta wybierana jest z listy słowników użytkownika po naciśnięciu klawisza F3. Pole to wypełniamy, jeżeli dany słownik związany jest ze strukturą słownika użytkownika.
(Obsługa) Autowyszukiwanie dozwolone są tu znaki T lub N. Algorytm szukający zamiennika wyszukuje zawsze w tabeli zamienników. Jeżeli dany
symbol wejściowy pojawia się pierwszy raz i w tabeli zamienników go
nie ma, nastąpi próba wyszukania w tabeli słownika (kiedy Autowyszukiwanie ustawione jest na T), lub zostanie wyświetlone okno słownika
(kiedy Autowyszukiwanie ustawione jest na N) aby operator sam wybrał
odpowiednik.
(Obsługa) Autododawanie dozwolone są tu znaki T lub N. Parametr ma znaczenie jeżeli pole Autowyszukiwanie ustawione jest na T. Jeżeli Autododawanie ustawione jest na T, to w przypadku braku odpowiednika w słowniku nastąpi próba jego dodania.
(Formuły) Symbol do szukania formuła zwracająca symbol wejściowy do
wyszukania. Jeżeli pole jest puste to jako symbol wejściowy przyjmuje
się wartość pola tabeli.
(Formuły) Wyszukiwanie w słowniku formuła wyszukująca odpowiednik w
tabeli. Jeżeli pole jest puste to następuje wyszukiwanie standardowe, według parametrów określonych w parametrach tabeli słownika.
(Formuły) Dodawanie do słownika formuła uzupełniająca pola w słowniku.
Wykonywana jest przed dodaniem rekordu w tabeli słownika. Ma znacznie tylko jeśli pole Autododawanie ustawione jest na T.
Zamienniki
Po wybraniu polecenia Zamienniki wyświetlona zostanie tabela zamienników.
Tabela zamienników zawiera następujące pola:
Jednostka księgowa jednostka, z której pochodzi symbol wejściowy;
Symbol jednostki księgowej pole tekstowe zawierające symbol wejściowy;
Symbol u nas pole tekstowe. Po naciśnięciu klawisza F3 można wybrać odpowiedni symbol z tabeli słownika zdefiniowanej w definicji zamiennika.
Xpertis 360°plus
308
Funkcja Formuły eksportujące umożliwia redagowanie formuł wysyłających
dane tekstowe, natomiast funkcja Formuły importujące — redagowanie formuł
przyjmujących dane tekstowe. Obsługa i zawartość informacyjna tabeli z formułami jest identyczna, jak obsługa formuł księgujących w aplikacjach pakietu
Xpertis — patrz opis funkcji Formuły księgowe dostępnej w menu Xpertis.
Aby wprowadzić formuły eksportujące z menu Xpertis wybierz funkcję Formuły eksportujące [Xpertis|Formuły eksportujące], analogicznie formuły importujące wprowadzisz wybierając funkcję Formuły importujące [Xpertis|Formuły importujące].
6.4 Eksport
Funkcja Eksport dostępna w module Xpertis służy do tworzenia pliku tekstowego [Xpertis|Eksport]. Po jej uruchomieniu udostępniona zostanie lista formuł
eksportujących.
6.5 Import
Funkcja Import dostępna w module Xpertis służy do odczytania pliku tekstowego i zapisania danych pochodzących z tego pliku [Xpertis|Import]. Wywołanie
formuły importującej dane, to wybór spośród formuł zdefiniowanych za pomocą funkcji Formuły importujące. Formuły uruchamiamy poprzez wybranie
polecenia Ten.
Import przebiega w następujących etapach:
— kasowanie zawartości bufora
— wczytywanie nowych danych do bufora
— odtwarzanie zawartości bufora — wpisanie danych do odpowiednich tabel.
Przed uruchomieniem importu należy wybrać okres obrachunkowy, w którym będą uzupełniane dokumenty.
Xpertis 360°plus
V.7. Załączniki i podpis elektroniczny
7 Załączniki i podpis elektroniczny
W systemie Xpertis Fakturowanie istnieje możliwość powiązania faktur i materiałów z kartoteki materiałowej z plikami zewnętrznymi dowolnego formatu.
Takie powiązane pliki w programie nazywamy załącznikami.
Dokumentami mogą być np. pliki graficzne (bmp, jpg), pliki tekstowe (doc,
pdf), lub dowolne inne pliki.
Załączniki można przypisać do:
— materiału po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów|Załączniki],
— faktury sprzedaży po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje
dod.|Załączniki].
Wskazanie polecenia Załączniki powoduje wyświetlenie okna z listą podpiętych załączników jak również umożliwia przypisanie kolejnych dokumentów.
Aby dołączyć nowy załącznik należy wybrać standardowe polecenie Dołącz. W oknie Załącznik, w polu Dokument po naciśnięciu klawisza F3 na ekranie otrzymasz standardowe okno, z którego można wybrać plik i podłączyć go
do systemu.
Pole Dostępny na portalu ma znaczenie tylko w przypadku kiedy system
Xpertis Fakturowanie będzie wykorzystywał funkcje internetowe — patrz rozdział IV.
Jeżeli wartość pola Dostępny na portalu zostanie ustawiona na T, załącznik
będzie widoczny przy danym dokumencie wyświetlanym na portalu. Pole dostępne jest dla załączników faktur sprzedaży.
W oknie Załączniki dostępne są polecenia:
Dołącz dok.Lotus akcja służy do wprowadzenia powiązania do danych w systemach Lotus Notes. Przed wybraniem tej akcji należy skopiować link
do dokumentu w systemie na platformie Lotus Notes Domino (poprzez
użycie akcji Kopiuj jako łącze do dokumentu z poziomu dokumentu).
Istnieje możliwość dodawania załączników typu www. Załącznik zostanie utworzony pod warunkiem, że link zawiera frazę wpisaną w polu Nazwa hosta dostępnym [Definicje|Parametry|Parametry pracy?|Lotus Notes] w sekcji Współpraca z systemami Lotus Notes poprzez WEB browser.
Pokaż za pomocą tej funkcji system wyświetli plik w domyślnej przeglądarce
plików z danym rozszerzeniem, która jest ustawiona w systemie Windows.
Xpertis 360°plus
309
310
Zapisz funkcja służy do skopiowania pliku z serwera w dowolnie wybrane
miejsce.
Podpis polecenie widoczne jest tylko w przypadku, jeżeli parametr dla użytkownika Podpis elektroniczny załączników ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Firma]) ustawiony jest na T.
Wybranie opcji Podpisz umożliwia podpisanie pliku dowolnego formatu
przechowywanego w funkcji Załączniki. Dodatkowo można zweryfikować poprawność podpisu używając funkcji [Weryfikuj].
Na temat podpisu elektronicznego plików czytaj poniżej w punkcie V.7.1.
Kontakty Akcja umożliwia dodawanie załączników dokumentów do kontaktów z kontrahentem (patrz punkt I.16.1). W celu dodania załącznika do kontaktów należy ustawić się na wybranym załączniku i wybrać
[Kontakty|Dołącz]. Aby usunąć załącznik z kontaktów należy wybrać
[Kontakty|Usuń]. Załączniki dokumentów dodane do kontaktów są blokowane do edycji w rejestrze kontaktów.
Akcja Kontakty nie jest dostępna dla załączników w kartotece materiałowej.
Wysyłanie Funkcja pozwala na wysłanie pliku, za pomocą systemu Alerty biznesowe pod podany adres email. Po wybraniu tego polecenia dostępne
są kolejne akcje:
Wysyłanie dzięki tej funkcji użytkownik może przekazać plik do systemu Alerty biznesowe. Za pomocą systemu Alerty biznesowe dokument zostanie przesłany pod wskazany adres e-mail.
Odblokow. znacznika funkcja pozwala na odblokowanie znacznika
Wysłano. Po odblokowaniu znacznika dokument będzie mógł być
ponownie wysłany.
Adres E-mail przy pomocy tej funkcji należy wprowadzić adres e-mail,
pod który ma być wysyłany dany załącznik.
Log wysyłki funkcja umożliwia śledzenie log-ów indywidualnie dla
każdej wiadomości.
Aby funkcja była dostępna, w systemie Xpertis Alerty biznesowe parametr 700007 Zapisywanie raportów z wysyłania powiadomień email należy ustawić na I.
Jeśli załącznik zostanie przekazany do wysyłki e-mailem, nie można go już modyfikować, usuwać lub przesyłać ponownie.
Xpertis 360°plus
V.7. Załączniki i podpis elektroniczny
Jeśli załącznik zostanie przekazany do wysyłki to zawartość pola Opis w emailu zostanie wpisana jako temat, a zawartość pola Szczegóły jako treść wiadomości.
Więcej informacji na temat wysyłania wiadomości za pomocą poczty elektronicznej, a także współpracy systemu Xpertis Fakturowanie z systemem Alerty
biznesowe znajduje się w punkcie V.5.
Wskazując okno Kategorie można przypisać kategorie danego dokumentu. W tym celu należy wybrać standardową funkcję Dołącz. Uzupełniane przez
użytkownika pole jest polem słownikowym — po naciśnięciu F3 pojawi się
okno, z którego będzie można wybrać daną kategorię, bądź dołączyć nową.
W oknie Załączniki oprócz numeru, symbolu i nazwy załącznika wyświetlane są pola:
— Wysłano — jeżeli pole to jest zaznaczone, to znaczy, że dany załącznik
został wysłany pocztą e-mail.
— Podpisano — znacznik w tym polu oznacza, że dokument został podpisany elektronicznie.
— Typ — litera L w tym polu oznacza, że dołączony dokument jest dokumentem pochodzącym z systemu Lotus Notes, natomiast litera D wpisywana jest dla pozostałych dokumentów.
7.1 Podpis elektroniczny plików
Istnieje możliwość podpisywania elektronicznego plików przechowywanych
w funkcji Załączniki przy pomocy oprogramowania KIR.
Funkcja umożliwia również weryfikację podpisu załączników dokumentów.
Aby funkcja była dostępna należy ustawić parametr dla użytkownika
Podpis elektroniczny załączników na T. Parametr jest dostępny po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Firma].
Funkcja umożliwia podpisanie pliku dowolnego formatu przechowywanego w funkcji Załączniki.
Szczególnym rodzajem dokumentu, jaki może być podpisany jest faktura w postaci pliku pdf — patrz punkt II.2.1.
Do podpisania dokumentu należy użyć funkcji [Podpis|Podpisz]. Użycie akcji
ma tylko sens, jeżeli podłączony jest czytnik kart kryptograficznych. Po wybraniu polecenia Podpisz, jeżeli system jest odpowiednio przygotowany, następuje połączenie systemu Logistyka z czytnikiem. Operacja powoduje utworzenie
Xpertis 360°plus
311
312
dodatkowego pliku zawierającego podpis wraz z oryginalną treścią dokumentu. Utworzony plik z podpisem można wysłać za pomocą systemu Alerty biznesowe (patrz punkt V.5).
Dodatkowo można zweryfikować poprawność podpisu używając funkcji
[Podpis|Weryfikuj].
Po podpisaniu, w oknie Załączniki pole Podpisano zostanie zaznaczone.
Podpis elektroniczny nie jest obsługiwany na platformie Linux.
Xpertis 360°plus
Rozdział VI
Wspólne elementy pakietu
Pakiet Xpertis jest kompleksowym rozwiązaniem wspomagającym realizację
celów biznesowych. Obejmuje wszystkie obszary zarządzania przedsiębiorstwem. Xpertis to rodzina programów, które mogą funkcjonować niezależnie,
ale wszystkie ich zalety można poznać dopiero, gdy współpracują ze sobą.
Ogólne zasady obsługi poszczególnych części pakietu Xpertis są identyczne. Oczywiste jest, że dzięki temu obsługa całego systemu staje się prostsza,
a praca przebiega sprawniej. Także zarządzanie bazą danych jest wydajniejsze
— informacje są skonsolidowane, w wielu przypadkach wspólne dla wszystkich programów.
Aby zapewnić synchronizację między poszczególnymi modułami, obsługa
pewnych danych lub funkcji jest wspólna. Niektóre rozwiązania mogą przedstawiać bardziej szczegółowe dane ze względu na specyfikę przeznaczenia danej aplikacji. Na przykład definiowanie i obsługa sprawozdań w systemie Xpertis Informacja finansowa jest bardziej obszerne niż w innych aplikacjach (ze
względu na przeznaczenia tego systemu dla celów zarządczych i analitycznych).
Nie wszystkie opisane w tym rozdziale funkcje dotyczą wszystkich systemów pakietu. Rozdział ten opisuje funkcje wspólne dla wielu systemów, ale
wszystkie te funkcje nie mogą znaleźć się w każdym systemie w identycznym
zakresie ze względu na przeznaczenie i specyfikę każdego systemu.
1 Lista parametrów
Ustawienia na liście parametrów decydują o wielu szczegółach działania programów, a dopasowanie parametrów do specyfiki przedsiębiorstwa i organizacji usprawnia pracę z aplikacją. Program jest dostarczany z domyślnie zdefiniowanymi wartościami parametrów, administrator może je jednak zmienić
313
Xpertis 360°plus
314
Rozdział VI. Wspólne elementy pakietu
po wybraniu z menu głównego [Administracja|Lista parametrów]. Lista zawiera
wszystkie parametry stosowane w pakiecie Xpertis.
1.1 Wprowadzanie i zmienianie parametrów
Parametry powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim
użytkownik przystąpi do wystawiania dokumentów. Jeżeli jednak trzeba będzie
zmieniać parametry w trakcie pracy z programem (kiedy zarejestrowano już
dane), zmiany muszą być wykonywane szczególnie ostrożnie. Każda zmiana
parametrów może spowodować złą pracę programu.
Wprowadzanie zmian w wartościach parametrów systemowych należy dokonywać świadomie. Zmiany ustawień maja bezpośredni wpływ na działanie
programu.
Wprowadzając parametry należy w oknie Parametry systemu wypełnić następujące pola:
Numer kolejny numer parametru;
Treść wartość parametru, w zależności od parametru może to być liczba lub
napis (szczegóły przy poszczególnych parametrach, punkt VI.1.3)
Opis opis parametru.
Po użyciu polecenia POPRAW można zmienić wartości parametrów.
Wszystkie zmiany będą widoczne w bieżącej sesji systemu, nie ma konieczności ponownego uruchamiania programu.
1.2 Parametry w wersjach wielofirmowych
W wersji wielofirmowej występują parametry:
lokalne obowiązujące dla jednej firmy. Domyślnie dla parametrów lokalnych
ustawiona jest wartość wzorcowa. Wartość wzorcowa może być zmieniona dla każdej z firm — parametr przyjmuje wówczas wartość indywidualną.
Wprowadzenie zmiany we wzorcu zmieni ustawienie parametru we
wszystkich firmach, w których nie ma indywidualnie ustalanych wartości.
globalne obowiązują dla wszystkich powiązanych firm. Ich wartość można
zmienić wyłącznie w trybie administratora. Parametry globalne są wyróżnione kolorem na liście parametrów.
Xpertis 360°plus
315
VI.1. Lista parametrów
Zmiana wartości parametrów indywidualnych
Ustawienie parametrów indywidualnych dla danej firmy odbywa się z poziomu
dowolnej aplikacji danej firmy.
Popraw jeśli operator wywoła tę akcję na wskazanym parametrze i zapisze go
(nawet nie modyfikując wartości), zredagowany parametr staje się indywidualnym dla danej firmy. Ustawienie takie staje się niewrażliwe na
zmiany w innych firmach oraz na zmiany we wzorcach.
Ekran VI.1
Przełącz na wzorzec umożliwia ponowne przełączenie parametru indywidualnego na wzorcowy. Wywołanie akcji spowoduje usunięcie wartości indywidualnej dla danej firmy. Akcja przełącz na Wzorzec jest widoczna
tylko jeśli bieżący parametr jest indywidualnym. Aby zabezpieczyć się
przed przypadkowym przełączeniem, należy w polu tekstowym wpisać
bieżącą wartość parametru.
Modyfikacja parametrów wzorcowych. Tryb administratora
Parametry wzorcowe to wspólne, domyślne ustawienia dla wszystkich firm.
Aby je zmodyfikować, należy w oknie listy parametrów wywołać akcję Tryb
administratora.
Tryb administratora w trybie administratora widoczne są parametry wzorcowe. Każda zmiana w wartościach parametrów dokonywana jest jedynie
w parametrach wzorcowych. Jeśli firma posiada parametr ustalany indywidualnie, zmiana nie spowoduje zmiany działania programu.
Wyjście z trybu administratora następuje po wywołaniu akcji tryb Użytkownika bądź po opuszczeniu okna listy parametrów.
Xpertis 360°plus
316
Parametry obowiązujące podczas pracy
Wartości parametrów wykorzystywane w trakcie działania programu ustalane
są przy starcie systemu. W większości przypadków wartości te pozostaną niezmienione w całej sesji użytkownika, nawet jeśli inny użytkownik wprowadził
zmiany w ustawieniach (bez względu na to czy parametr jest ustalany globalnie
czy jest indywidualny dla firmy).
Istnieją jednak sytuacje w trakcie działania programu, gdy zawartość bufora z parametrami jest aktualizowana. W takich przypadkach następuje ponowny odczyt wszystkich parametrów, a więc wszystkie zmiany w ustawieniach zostaną zaktualizowane do wartości zachowanych w bazie danych. Aktualizacja
taka odbywa się m.in. podczas wejścia do listy parametrów czy wprowadzenia
w nich zmian (dla bieżącej sesji). Niektóre funkcje wewnętrzne (np. modyfikujące) wymagają aktualizacji zawartości bufora parametrów.
1.3 Parametry
1 Domyślna jednostka księgowa jednostka księgowa dostępna bezpośrednio
po uruchomieniu programu.
2 Aktywny moduł Finanse i księgowość jeżeli wartość parametru będzie N,
okresy obrachunkowe będzie można definiować w innych niż Finanse
i księgowość modułach systemu Xpertis.
3 Aktywny moduł Kasa włącza współpracę z systemem Kasa.
4 Aktywny moduł Logistyka włącza współpracę z systemem Logistyka.
5 Aktywny moduł Alerty biznesowe włącza współpracę z programem Alerty
biznesowe.
6 Aktywny moduł Bankowość elektroniczna włącza współpracę z programem Bankowość elektroniczna.
7 Aktywny moduł Kadry i płace współpraca z programem Kadry i płace.
8 Wzorzec kalendarza parametr lokalny odpowiedzialny za wykorzystanie
kalendarza systemowego, należy wybrać odpowiedni, wcześniej zdefiniowany wzorzec.
9 Czy dopuszczalne waluty państw z unii walutowej parametr decyduje o tym,
czy możliwe będzie stosowanie walut narodowych państw tworzących
Europejską Unię Walutową.
Xpertis 360°plus
317
N w programie nie będzie można wprowadzić nowych operacji w walutach tych krajów, a jedynie w euro. Przed wstawieniem N należy
przeliczyć istniejące zapisy i rozrachunki na euro, bo później w systemie Finanse i księgowość nie będzie można zaakceptować ani wprowadzić dokumentu, w którym w nagłówku lub w pozycjach będzie
figurowała waluta narodowa.
T będzie możliwe rejestrowanie operacji w walutach narodowych
(np. DEM bądź ATS).
10 Tryb podpowiedzi kodu kontrahenta
T program będzie automatycznie proponował numer kolejny dla dodawanego kontrahenta,
N numer kontrahenta nie będzie podpowiadany.
11 Aktywny moduł Gospodarka remontowa zaznaczenie opcji włącza współpracę z systemem Gospodarka remontowa.
12 Aktualizacja danych sprawozdań definiowalnych dla jednostek księgowych definiowalnych dla jednostek księgowych: parametr odpowiedzialny za proces aktualizacji danych sprawozdań definiowalnych dla
wszystkich jednostek księgowych. Jeżeli parametr będzie miał wartość
N, nie będzie można korzystać z schematu podziału struktury organizacyjnej firmy.
13 Data rozpoczęcia rejestracji operacji na danych osobowych w treści parametru należy wpisać datę rozpoczęcia rejestracji operacji na danych
osobowych.
14 Sprawozdania definiowalne (algorytmy wierszy podstawowych) - separator konta analitycznego traktowany jak znak maski (’?’) parametr
wykorzystywany podczas obliczania obrotów kont według masek w
sprawozdaniach definiowalnych. Podczas definiowania analityki zostanie użyty znak separatora w rozwinięciu analitycznym, jeśli parametr ma
wartość T, znak separatora będzie traktowany jak znak maski ?, zastępujący dowolny pojedynczy znak.
15 kontrola poprawności symbolu NIP po wpisaniu T program będzie sprawdzał poprawność numeru identyfikacji podatkowej, podawanego w danych kontrahenta. W przypadku wstawienia błędnego numeru NIP zostanie wyświetlony komunikat i użytkownik będzie mógł zadecydować,
czy zostawić istniejący numer czy go poprawić.
Xpertis 360°plus
318
16 Kontrola poprawności symbolu konta z formatem IBAN po wpisaniu T
program będzie kontrolował, czy podany numer konta bankowego jest
zgodny z formatem IBAN. Po włączeniu tego parametru będzie można
podawać również numery wg starego formatu.
17 Aktywny moduł Środki trwałe parametr odpowiedzialny za współpracę
z programem Środki trwałe.
18 Kontrola poprawności symbolu konta analitycznego wpisanie w treści
parametru wartości T spowoduje włączenie kontroli poprawności symbolu konta analitycznego.
19 Xpertis Controlling - współpraca z PROPHIX parametr wykorzystywany podczas stosowania analiz controllingowych. W zależności od ustawienia
tego parametru systemu schematy danych i dane wartościowe będą eksportowane w formacie przystosowanym bądź to do systemu PROPHIX
w wersji SQL (domyślnie), bądź w wersji Enterprise. Podobnie w zależności od ustawienia tego parametru będa tworzone symbole dla systemu
PROPHIX podczas edycji elementów schematów danych. Należy wybrać wartość parametru E w przypadku użycia prophix enterprise lub
S gdy używany jest prophix sql.
21 Współpraca z systemami na platformie Lotus Notes Domino - kartoteka kontrahentów nadanie parametrowi wartości T umożliwia wprowadzanie danych kontrahentów zarówno w systemie Xpertis jak również
za pomocą systemów Lotus Notes. Informacje rejestrowane w jednym z
obszarów będą automatycznie widoczne w drugim.
Należy zwrócić uwagę, że przy włączonej synchronizacji nie można usuwać kontrahentów z kartoteki.
Dodatkowo podczas redakcji wymagane jest wypełnienie informacji adresowych kontrahenta: Kraj, Miasto, Ulica, Kod pocztowy.
22 Współpraca z systemami na platformie Lotus Notes Domino - obieg faktur zakupu nadanie parametrowi wartości T umożliwia rejestrowanie i
akceptację dokumentów w obiegu za pomocą systemów Lotus Notes.
Wówczas dokumenty te są widoczne w systemie Xpertis Finanse i księgowość, ale nie ma możliwości ich redakcji. Możliwa jest wtedy tylko
ich dekretacja.
23 Dokumenty w obiegu - wysyłanie wiadomości e-mail nadanie parametrowi wartości T spowoduje możliwość otrzymywania wiadomości e-mail
Xpertis 360°plus
319
o przekazaniu dokumentów przez operatorów uprawnionych do obsługiwania dokumentów w obiegu.
24 Zapotrzebowania - wysyłanie wiadomości e-mail aby operator uprawniony do obsługiwania dokumentów w obiegu mógł otrzymywać wiadomość e-mail o przekazaniu dokumentów należy nadać temu parametrowi wartość T.
25 Kontrola unikalności NIP kontrahenta po ustawieniu parametru na wartość T spowoduje, że do kartoteki kontrahentów nie będzie można dodać
kontrahenta, jeżeli w pole NIP wprowadzony zostanie NIP, który posiada
już inny kontrahent.
Nadanie parametrowi wartość N powoduje, że jeżeli w pole Nip zostanie
wprowadzony NIP już istniejący, użytkownik zostanie o tym poinformowany, ale kontrahenta do kartoteki będzie mógł dołączyć.
26 Korekta terminu płatności według kalendarza podczas generowania korespondencji seryjnej nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną korektę terminów płatności podczas generowania korespondencji seryjnej według przyjętego w parametrze numer 8 wzorca kalendarza.
27 Automatyczne wchodzenie w pozycje ostatniej analizy (pulpit windykatora) nadanie parametrowi wartość T powoduje wyświetlanie pozycji
ostatnio utworzonej analizy.
28 Automatyczne zapisywanie wartości algorytmów sprawozdań nadanie wartości T spowoduje automatyczne zapisywanie wartości algorytmów sprawozdań.
29 Rejestracja operacji w bazie informacji o płatnościach wpisanie w treści
parametru wartości T spowoduje włączenie mechanizmu rejestracji operacji związanych z płatnościami. Wyłączenie tego parametru spowoduje
nie tylko zaprzestanie rejestrowania danych w bazie ale także usunięcie
z niej wszystkich danych.
30 Liczba kontrahentów lub wystawców których dane są w jednej masce
bazy informacji o płatnościach parametr przyjmuje wartość liczbową
z przedziału 1-1000 (domyślnie 200). Informuje on o liczbie kontrahentów lub wystawców, których dane dotyczące rozliczeń są przechowywane w jednej masce tabeli rozliczeń. Jeśli licencjobiorca prowadzi rozliczenia z dużą liczbą podmiotów (często jednorazowo) to parametr ten
Xpertis 360°plus
320
może przyjmować większe wartości. W przypadku, gdy licencjobiorca
prowadzi dużą liczbę rozliczeń z niewielką liczbą podmiotów to parametr ten powinien przyjmować niższe wartości. Parametr powinien zostać ustawiony przez wdrożeniowca bądź administratora systemu.
31 Czy aktywna kontrola kwoty zamówienia z realizacją wpisanie w treści
parametru wartości T spowoduje włączenie kontroli.
32 Sprawdzenie przerw w numeracji po redakcji dokumentu księgowego
nadanie parametrowi wartości T udostępnia możliwość sprawdzania
przerw w numeracji podczas dołączania dokumentu, po redakcji pola
z numerem dokumentu w rejestrze księgowym.
33 Wyświetlanie i wydruk obrotów kont wg podanego kursu? nadanie parametrowi wartość T spowoduje możliwość wyświetlania oraz przeliczania wartości obrotów kont według podanej waluty.
34 Forma działalności licencjobiorcy: parametr może przyjmować wartości:
Z spółka z o.o.
A spółka akcyjna lub komandytowo – akcyjna
P pozostałe formy
Podczas wprowadzania danych licencjobiorcy dla spółki akcyjnej należy
wprowadzić kapitał zakładowy i wpłacony, dla spółki z.o.o. wymagalny
jest kapitał zakładowy.
Podczas wprowadzania danych licencjobiorcy, jeżeli parametr 34 ustawiony jest na P, pola związane z kapitałem nie będą dostępne do redakcji.
Informacje o kapitale zakładowym i wpłaconym, jeżeli wymagane są dla
danego licencjobiorcy, drukowane będą na dokumentach handlowych.
35 Czy udostępniać wyróżniki klasyfikacyjne jeżeli parametr zostanie ustawiony na T, możliwe będzie definiowanie dodatkowych wyróżników klasyfikacyjnych dla kont analitycznych, N — stosowanie wyróżników nie
będzie dostępne. Wyróżniki umożliwiają stosowanie dodatkowej klasyfikacji zapisów na kontach księgowych (szerzej w punkcie VI.15.1).
36 Czy redakcja wyróżników podczas dekretowania parametr 36 jest ściśle
związany z poprzednim: jeżeli 35 ustawiono na N, wówczas ustawienia
parametru 36 nie mają znaczenia, bo i tak wyróżniki nie są w programie
stosowane. Dla wartości T parametru 35 parametr 36 może przyjmować
następujące wartości:
Xpertis 360°plus
321
T podczas dekretowania dokumentów księgowych operator będzie
mógł określić również wyróżniki;
N podczas dekretowania dokumentów wyróżniki będą niedostępne,
ale jeżeli parametr 35 został ustawiony na T, można uzupełniać wyróżniki do momentu zamknięcia okresu obrachunkowego.
37 Data zapisu zgodna z datą dokumentu? parametr decyduje o tym, z jaką
datą rozliczenia będzie zapamiętywany zapis dla rozrachunku. Po podaniu T przyjmowana jest data wystawienia dokumentu, w którym powstał
zapis na rozrachunku. Jeżeli parametr zostanie ustawiony na N, do zapisu
rozrachunkowego będzie pobierana data operacji z nagłówka dokumentu.
38 Dozwolony termin płatności mniejszy niż data dokumentu? parametr może przyjmować wartości T lub N:
— po ustawieniu parametru na T, podczas wprowadzania faktur można w dokumencie podać termin płatności niższy niż data dokumentu — nie ma kontroli daty płatności ani względem daty wystawienia dokumentu ani daty sprzedaży.
Podobnie w pozycjach każdego dokumentu termin płatności może
być wcześniejszy niż data otwarcia.
— po ustawieniu parametru na N, termin płatności na fakturze nie
może być wcześniejszy od daty wystawienia faktury. System nie
kontroluje natomiast terminu płatności względem daty sprzedaży
— termin płatności może być wcześniejszy niż data sprzedaży.
39 Dwuwalutowość na wydrukach parametr wykorzystywany przy niektórych zestawieniach. Może przyjmować jedną z trzech wartości:
T wydruki będą zawierać dane związane z walutą obcą (np. symbol
waluty obcej, kurs, wartość w walucie),
N na wydrukach nie będą prezentowane dane związane z walutą obcą,
W podczas drukowania zestawienia użytkownik wybiera, czy na wydruku będą prezentowane informacje walutowe.
Kolumny z walutą mogą być pominięte (po ustawieniu parametru 39)
dla następujących zestawień:
— Wydruk dokumentu źródłowego
Xpertis 360°plus
322
— Wydruk dokumentu księgowego — pełny
— Wydruk dziennika księgowego
— [Rozrachunki|Zestawienia i wydruki]:
– Zestawienie rozrachunków
– Spodziewane wpływy i wydatki
— [Księgi rachunkowe|Wydruki kartoteki księgowań]:
– Miesięczna kartoteka księgowań
– Roczna kartoteka księgowań
— [Księgi rachunkowe|Konta|Drukuj]:
– Kartoteka zapisów księgowych w bieżącym okresie
– Kartoteka zapisów księgowych we wskazanym przedziale
okresów.
— [Księgi Rachunkowe|Wyświetlanie księgowań]
— [Ewidencje pomocnicze|Umowy długoterminowe]:
– Zapisy na koncie „Rozliczenie umowy”.
40: Oddzielne potwierdzenie sald dla waluty obcej i narodowej (T/N) T — przy
generowaniu sald w walucie narodowej system omija te rozrachunki, dla
których istnieje rozrachunek źródłowy w innej walucie.
41 Kwartalne rozliczenie podatku VAT-UE T — kwartalne rozliczenie podatku VAT-UE, N — rozliczenie miesięczne.
42 Identyfikacja rozrachunków w podziale na lata ich otwarcia dostępne
wartości parametrów to T — tak, N — nie, F — tylko dla faktur.
46 Korespondencja seryjna rozróżnianie rozrachunków dwuwalutowych odpowiednie stosowanie parametru pozwoli na wykluczenie podwójnego
generowania korespondencji seryjnej w przypadku rozrachunków dwuwalutowych.
N — domyślna wartość parametru, system nie sprawdza zapisów w innej
walucie.
T — system podczas generowania korespondencji seryjnej (wezwania,
noty odsetkowe, potwierdzenia sald) weryfikuje istnienie dla rozrachunku równoległego zapisu w drugiej walucie, oraz istnienie korespondencji
danego typu na dzień generowania korespondencji, wygenerowanej dla
tej waluty.
Xpertis 360°plus
323
Jeżeli dla rozrachunku dwuwalutowego istnieje wygenerowana korespondencja danego typu, to podczas generowania korespondencji na ten
sam dzień w drugiej walucie, system pominie ten rozrachunek i nie wygeneruje drugi raz korespondencji dla takiego rozrachunku. Lista pominiętych z tego powodu rozrachunków jest wyświetlana po zakończeniu
generowania.
48 wydruk deklaracji VAT na podstawie plików PDF użytkownik może wybrać graficzny sposób prezentacji danych z e-deklaracji i deklaracji VAT:
T — dane będą prezentowane na tle formularza aktualnie obowiązującego wzorca deklaracji (druki POLTAX z Ministerstwa Finansów, wczytane jako pliki PDF); N — dane nie będą prezentowane na tle pliku PDF.
49 Uwzględnienie przeterminowanych należności/zobowiązań w deklaracji VAT7 B — nie uwzględniać, N — tylko należności, Z — tylko zobowiązania, W — należności i zobowiązania.
Parametry zastrzeżone parametry techniczne (np. wyznaczające maskę dla
tabel pomocniczych stosowanych podczas automatycznej dekretacji),
których użytkownik programu nie może modyfikować:
50 Informacja Finansowa: Parametr zastrzeżony wartość 0/1/2 w momencie aktualizacji sprawozdań parametr używany przez system, użytkownik nie może poprawić tego parametru.
51 Informacja finansowa: Czy przypominać o aktualizacji danych? przy wartości T program będzie cyklicznie informował o potrzebie aktualizacji
danych.
52 Informacja finansowa: częstotliwość aktualizacji danych (w dniach) należy
wpisać co ile dni dane będą aktualizowane.
53 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu
Finanse i księgowość nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Finanse i
księgowość, podczas aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie
Informacja finansowa.
54 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Logistyka nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną
aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Logistyka, podczas
aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie Informacja finansowa.
Xpertis 360°plus
324
55 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Umowy i zgłoszenia nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Umowy
i zgłoszenia, podczas aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie
Informacja finansowa.
56 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Kadry i płace nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Kadry i płace,
podczas aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie Informacja
finansowa.
57 Informacja finansowa: Prezentacja kokpitu menadżerskiego na portalu
nadanie parametrowi wartości T powoduje dostępność funkcji kokpitu
menadżerskiego na portalu internetowym Xpertis 24.
58 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Fakturowanie nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Fakturowanie, podczas aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie Informacja finansowa.
59 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Produkcja nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną
aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Produkcja, podczas
aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie Informacja finansowa.
60 Informacja finansowa: Pomijać miesięczne okresy raportowania BO i BZ
w kokpicie nadanie parametrowi wartości T powoduje pomijanie okresów raportowania BO i BZ w kokpicie menadżerskim.
61 Informacja finansowa: Planowanie wartości sprawozdań dla jednostek
księgowych? jeśli parametr ma wartość T prezentacja zestawu wskaźników lub sprawozdań odbywa się w podziale na poszczególne jednostki.
64 Generowanie subkonta dla kontrahenta? odpowiednie ustawienie parametru umożliwia automatyczną generację subkonta dla kontrahenta.
— N — subkonto nie będzie generowane automatycznie;
— T — subkonto będzie zawsze generowane automatycznie;
Xpertis 360°plus
325
— P — subkonto zostanie wygenerowany jeżeli operator tak zdecyduje.
65 Czy udostępniać mechanizm subkont T — licencjobiorca może zdefiniować subkonta dla poszczególnych kontrahentów (szczegóły w punkcie VI.10.4).
66 Czy redakcja rachunku bankowego podczas dekretowania po wpisaniu
T podczas wystawiania dokumentu sprzedaży operator będzie mógł wypełnić pole rachunku bankowego lub subkonta.
67 Czy zatwierdzać tworzone przelewy elektroniczne? nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczne zatwierdzania utworzonych przelewów elektronicznych.
68 Dostępne tworzenie przelewów walutowych? parametr określający czy
w systemie mają być dostępne przelewy walutowe. Ustawienie wartości tego parametru na N spowoduje ukrycie pozycji menu, związanych
z przelewami walutowymi.
69 Strona ponosząca koszty przelewów zagranicznych wartość parametru wskazuje stronę, obciążaną kosztami przelewu walutowego. Dostępne są trzy
możliwości:
K opłatę poniesie kontrahent,
Z opłatę poniesie zleceniodawca,
P opłatę poniosą w częściach, odpowiednio: koszty banku krajowego
– zleceniodawca, koszty banku zagranicznego – kontrahent.
71 Dekretowanie płatności z systemu Kadry i płace nadanie parametrowi wartość T oznacza włączenie mechanizmu dekretowania płatności z systemu
Kadry i płace.
72 Sprawdzanie wystąpienia symbolu dokumentu źródłowego? nadanie parametrowi wartość T powoduje kontrolę powtarzalności symbolu dokumentu źródłowego.
78 Sposób czasowej kwalifikacji niezapłaconych faktur do korekty CIT zgodnie z ustawą deregulacyjną D — w dniu upłynięcia terminu, N — następny dzień po upłynięciu terminu. Domyślnie parametr ma wartość
N.
Xpertis 360°plus
326
79 Sposób czasowej kwalifikacji niezapłaconych faktur do korekty VAT zgodnie z ustawą deregulacyjną D — w dniu upłynięcia terminu, N — następny dzień po upłynięciu terminu. Domyślnie parametr ma wartość
N.
80 Czy dostępna ewidencja podziałów controllingowych nadanie parametrowi wartość T powoduje udostępnienie mechanizmu kontroli kosztów.
81 Akceptacja podziałów dla controllingu przy akceptacji dokumentów źródłowych? nadanie parametrowi wartość T powoduje akceptację podziałów dla kontrolingu przy akceptacji dokumentów źródłowych.
82 E-dokumenty i załączniki dla zaksięgowanych dokumentów domyślnie wartość N — nie jest możliwa modyfikacja e-dokumentu i załączników. Po
ustawieniu wartości parametru na T można zmieniać e-dokument i załączniki, nawet dla dokumentów zaakceptowanych i zaksięgowanych.
89 Pobieranie danych z Krajowego Rejestru Długów N – nieaktywne, nie
można pobierać danych;
T – pobieranie danych z bramki testowej (czyli rzeczywiste dane z KRD
nie będą pobierane);
P – pobieranie danych z bramki produkcyjnej KRD.
90 Kasa: wprowadzanie dokumentów VAT nadanie parametrowi wartość T
umożliwia wprowadzanie dokumentów VAT w systemie Kasa.
91 Kasa: wyświetlanie cech dodatkowych podczas dołączania pozycji dokumentów nadanie parametrowi wartość T umożliwia wyświetlanie
cech dodatkowych podczas dołączania pozycji dokumentów.
100 Aktywny moduł Projekty zaznaczenie opcji włącza współpracę z systemem Projekty.
101 Projekty: oddział systemu Logistyka współpracujący z systemem Projekty w treści parametru należy wybrać jeden oddział systemu Logistyka
współpracujący z systemem Projekty.
102 Projekty: współpraca z systemem Produkcja nadanie parametrowi wartość T umożliwia współpracę z systemem Produkcja.
103 Projekty: domyślna ilość dni na rezerwację liczba dni podpowiadana przez
system podczas czynności rezerwowania zasobów w systemie Produkcja.
Xpertis 360°plus
327
120 Gospodarka remontowa: obsługa przeglądów dla zasobów zewnętrznych nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm przeglądów
dla zasobów zewnętrznych
121Gospodarka remontowa: obsługa gwarancji dla zasobów zewnętrznych
nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm obsługi gwarancji
dla zasobów zewnętrznych
122 Gospodarka remontowa: obsługa ubezpieczeń dla zasobów zewnętrznych nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm obsługi ubezpieczeń dla zasobów zewnętrznych
123 Gospodarka remontowa: obsługa remontów cyklicznych dla zasobów
zewnętrznych nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm obsługi remontów cyklicznych dla zasobów zewnętrznych
124 Gospodarka remontowa: obsługa przeglądów cyklicznych dla zasobów
zewnętrznych nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm obsługi przeglądów cyklicznych dla zasobów zewnętrznych
140 Logistyka: Indeks dla materiałów i usług tworzony wg słowników? parametr decyduje czy w systemie Logistyka dostępna będzie funkcjonalność polegająca na tworzeniu indeksów materiałowych według atrybutu
indeksu.
— T — w systemie będzie dostępna funkcjonalność tworzenia indeksów według słowników.
— N — w systemie funkcjonalność tworzenia indeksów według słowników będzie wyłączona.
— P — w systemie będzie dostępna funkcjonalność tworzenia indeksów według słowników, z możliwością poprawy indeksu.
141 Logistyka: obsługa rolnictwa ustawienie pola na T spowoduje inną obsługę dokumentów magazynowych i inne działanie modułu badań.
142 Logistyka: obsługa pola Gatunek dla kartoteki materiałowej ustawienie
parametru ma znaczenie przy obsłudze pola Gatunek w kartotece materiałowej. Parametr może przyjmować wartości:
— N — obsługa niezależna — oznacza to, że słownik nie jest ograniczony do grupy, ani do podgrupy materiałowej, jest to dodatkowa
informacja o indeksie materiałowym;
Xpertis 360°plus
328
— G — słownik grupy materiałowej — oznacza to, że każda grupa
materiałowa, może posiadać różne słowniki gatunków materiałowych, dodatkowo są one ograniczone do każdej z grup, co pozwala
na przejrzysty widok podczas tworzenia kolejnych indeksów materiałowych;
— P — słownik podgrupy materiałowej — analogiczne zachowanie,
jak parametr o wartości G z tą różnicą, że słownik gatunków będzie
zależny od podgrupy materiałowej;
— B — niedostępne do edycji.
143 Logistyka: obsługa pola Odmiana dla kartoteki materiałowej ustawienie
parametru ma znaczenie przy obsłudze pola Odmiana w kartotece materiałowej. Parametr może przyjmować wartości:
— N — obsługa niezależna — oznacza to, że słownik nie jest ograniczony do grupy, ani do podgrupy materiałowej;
— G — słownik grupy materiałowej — oznacza to, że każda grupa materiałowa, może posiadać różne słowniki odmian materiałowych,
dodatkowo są one ograniczone do każdej z grup, co pozwala na
przejrzysty widok podczas tworzenia kolejnych indeksów materiałowych;
— P — słownik podgrupy materiałowej — analogiczne zachowanie
jak parametr o wartości G, z tą różnicą, że słownik odmian będzie
zależny od podgrupy materiałowej;
— B — niedostępne do edycji;
— O — powiązane z gatunkiem — oznacza to, że słownik odmian jest
zależny od nadrzędnego słownika gatunku, z jednoczesnym ograniczeniem do gatunku — każdy gatunek w słowniku Odmiana będzie posiadał tylko odmiany dotyczące danego gatunku.
182 Kadry i płace: kontrola unikalności kodu i jednostki księgowej zleceniobiorcy nadanie parametrowi wartość T włącza kontrolę unikalności
kodu i jednostki księgowej zleceniobiorcy.
184 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o końcu umowy o pracę w
programie Kadry i płace możliwe jest przygotowanie i wysłanie do wskazanych odbiorców listy osób, którym za określaną tym parametrem liczbę dni (domyślnie 0), od daty bieżącej wygasają umowy zawarte na okres
próbny, czas określony lub na zastępstwo.
Xpertis 360°plus
329
185 Kadry i płace: początek okresu kontroli nieaktualnych badań i szkoleń
w programie Kadry i płace możliwe jest przygotowanie i wysłanie do
wskazanej listy osób, którym za określaną tym parametrem liczbę dni
(domyślnie 0), od daty bieżącej wygasa ważność szkoleń BHP i PPOZ.
186 Kadry i płace: koniec okresu kontroli nieaktualnych badan i szkoleń w
opcji parametr wyznaczający koniec dokonywania kontroli nieaktualnych badań i szkoleń w opcji.
187 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o przekroczeniu 4 miesięcy choroby moduł Kadry i płace poprzez uruchomienie odpowiedniego zadania z systemu Alerty biznesowe może kontrolować, czy w danym
okresie jakiś pracownik nie przekracza 4 miesięcy zwolnienia lekarskiego. Okres ten jest domyślnie ustawiony w tym parametrze na 14 dni od
daty bieżącej. Ponieważ funkcja sprawdza dane tylko tych pracowników,
którzy w danym okresie przekraczają 4 miesiące, dlatego zaleca się identyczne ustawienie parametru nr 187 oraz częstotliwości wykonywania
zadania w systemie Alerty biznesowe.
188 Kadry i płace: blokowanie wyświetlania danych osobowych nadanie parametrowi wartości T oznacza nadanie blokady dostępu do kartoteki
osób.
189 Kadry i płace: data zmiany przepisów odnośnie zasiłków parametr wykorzystywany w poprzednich wersjach systemu.
190 Kadry i płace: formuły obliczeniowe modułu umów cywilno-prawnych
typ formuł obliczeniowych wykorzystywany do rozliczenia umów
cywilno-prawnych.
191 Kadry i płace: wyświetlanie komunikatów przy obliczaniu listy płac
nadanie parametrowi wartości T powoduje przy obliczaniu listy płac
wyświetlanie komunikatów o ewentualnych nieprawidłowościach, natomiast nadanie wartości N powoduje wyświetlanie zbiorczego komunikatu o nieprawidłowościach po zakończeniu procesu liczenia listy płac.
192 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o automatycznym naliczeniu listy płac parametr, w którym należy wpisać ilość dni wyprzedzenia
z jakim użytkownik otrzymuje powiadomienie o automatycznym naliczeniu listy płac.
193 Kadry i płace: drukowanie każdej zbiorówki jednostki org. na nowej
stronie podczas drukowania listy płac nadanie parametrowi wartości T
Xpertis 360°plus
330
powoduje podczas drukowania listy płac każda zbiorówka dla jednostki
organizacyjnej drukowana jest na osobnej stronie.
194 Kadry i płace: optymalizacja na koncie według rubryki listy płac jeśli zostanie zaznaczone pole Optymalizacja podczas definiowania schematu
dekretowania oraz parametr 194 ma wartość T, to podczas automatycznej dekretacji tworzone pozycje dokumentu będą zoptymalizowane według rubryki listy płac (pole Typu dokumentu). Jeżeli parametr 194 ma
wartość N, to podczas automatycznej dekretacji tworzone pozycje dokumentu będą zoptymalizowane według konta księgowego.
195 Kadry i płace: automatyczne wyliczanie wyrównania do minimalnego
wynagrodzenia nadanie parametrowi wartości T powoduje przy obliczaniu listy płac automatyczne wyliczanie wyrównania do minimalnego
wynagrodzenia.
196 Kadry i płace: współpraca z systemem Rozliczanie czasu pracy nadanie parametrowi wartości T powoduje włączenie współpracy z systemem Rozliczanie czasu pracy.
197 Kadry i płace: Wysyłanie e-maili o zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika nadanie parametrowi wartości T powoduje włączenie mechanizmu rozsyłania wiadomości e-mail o zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika do osób wpisanych do listy mailingowej.
198 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o przekroczeniu okresów
chorobowych/zasiłkowych w treść parametru należy wpisać ilość dni
wyprzedzenia, z którym będą rozsyłane wiadomości o przekroczeniu
okresów chorobowych lub zasiłkowych do odpowiednich osób wpisanych do listy mailingowej.
199 Kadry i płace: współpraca z systemami opartymi na platformie Lotus
Notes Domino w obszarze HR zasadniczym warunkiem współpracy systemu Kadry i płace z programami opartymi na technologii IBM Lotus
jest nadanie temu parametrowi wartości T. Spowoduje to zablokowanie możliwości wprowadzania tych samych danych z poziomu programu
Xpertis Kadry i płace, co zapewni uzgodnienie wprowadzanych danych.
200 Środki trwałe: Podpowiadanie numerów inwentarzowych w ramach
jednostki księgowej nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie podpowiedzi numerów inwentarzowych w ramach jednostki
księgowej.
Xpertis 360°plus
331
201 Środki trwałe: Wyświetlanie cech dodatkowych podczas dołączania
dokumentu wartościowego nadanie parametrowi wartość T umożliwia
wyświetlanie cech dodatkowych podczas dołączania pozycji dokumentów.
202 Środki trwałe: Uwzględnianie dotacji podczas dekretowania amortyzacji podatkowej nadanie parametrowi wartości T powoduje uwzględnienie przewidzianej na dany środek dotacji podczas dekretowania
amortyzacji podatkowej
203 Środki trwałe: Uwzględnianie dotacji podczas dekretowania amortyzacji finansowej nadanie parametrowi wartości T powoduje uwzględnienie przewidzianej na dany środek dotacji podczas dekretowania
amortyzacji finansowej.
204 Środki trwałe: W definicjach podziałów controllingowych widoczny
opis elementu drzewa nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie podczas tworzenia podziałów kontrolingowych opisu elementu drzewa.
205 Środki trwałe: Wyświetlanie zakładek u dołu okna Kartoteki Środków
nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie zakładek u dołu okna zawierającego kartotekę środków trwałych. Nadanie parametrowi wartości N powoduje wyświetlanie zakładek u góry okna, zaś zakładki elementów i dokumentów są kolejnymi w stosunku do zakładki z listą
środków.
210 Kasa: Optymalizacja dekretacji według dokumentów i kont lub według kont jeśli zostanie zaznaczone pole Optymalizacja podczas definiowania schematu dekretowania oraz parametr 210 ma wartość D, to
podczas automatycznej dekretacji tworzone pozycje dokumentu będą
zoptymalizowane według dokumentów i kont. Jeżeli parametr 210 ma
wartość K, to podczas automatycznej dekretacji tworzone pozycje dokumentu będą zoptymalizowane według konta księgowego.
220 Bankowość elektroniczna: Wysyłanie e-maili dla kontrahentów o wykonanych przelewach nadanie parametrowi wartości T powoduje włączenie mechanizmu rozsyłania wiadomości e-mail do kontrahentów
o wykonanych przelewach.
221 Bankowość elektroniczna: Parametry budżetowe do przelewów
Xpertis 360°plus
332
230 Kadry i płace: Moduł potrąceń aktywny nadanie parametrowi wartości T
powoduje włączenie modułu potrąceń zaliczek poprzez listę płac.
231 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o założeniu planów urlopowych
w treść parametru należy wpisać liczbę dni wyprzedzenia, z którym będą
rozsyłane wiadomości o założeniu planów urlopowych. Data graniczna
złożenia planów urlopowych jest podana w stałych systemu programu
Kadry i płace.
232 Kadry i płace: Wyszukiwanie zależności służbowych według struktury
organizacyjnej dla zależności służbowych parametr określa, czy podczas składania wniosku urlopowego ma być wykorzystywana alternatywna struktura hierarchiczna, która tworzy się w przypadku gdy standardowa struktura organizacyjna (służąca do agregowania i przeglądania danych) nie jest w stanie odzwierciedlić faktycznego obiegu wniosków urlopowych w firmie.
233 Kadry i płace: data obowiązywania orzeczenia TK — ponowne wyliczenie podstawy (tylko dla pierwszej nieobecności) data wejścia w życie orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego stanowiącego o ponownym
przeliczeniu podstawy wymiaru zasiłków chorobowych w szczególnych
przypadkach.
234 Kadry i płace: ponowne wyliczenie podstawy po orzeczeniu TK parametr
stanowi o ponownym wyliczeniu podstawy wynikającym z orzeczenia
Trybunału Konstytucyjnego w sprawie przeliczenia podstawy zasiłku.
235 Kadry i płace: maksymalna liczba poziomów przy ustalaniu zależności
służbowych wpisana liczba określa, ile stopni struktury zależności pomiędzy stanowiskami ma być wykorzystywanych do ustalenia zależności
pomiędzy przełożonym a podwładnym.
236 Kadry i płace: przeglądanie kartotek kredytów i nieobecności w porządku malejącym jeżeli parametr ma wartość T, zapisy w kartotekach
kredytów i nieobecności są uporządkowane od najmłodszej do najstarszej.
237 Kadry i płace: weryfikacja numeru dowodu osobistego przy wprowadzaniu danych osobowych
238 Kadry i płace: weryfikacja numeru PESEL przy wprowadzaniu danych
osobowych
Xpertis 360°plus
333
239 Kadry i płace: weryfikacja poprawności numeru REGON
300 Dekretacja z systemu Kasa nadanie parametrowi wartości T powoduje
udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu Kasa.
301 Dekretacja z systemu Logistyka nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu Logistyka.
302 Dekretacja z systemu Kadry i płace nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu Kadry i płace.
303 Dekretacja z systemu Środki trwałe nadanie parametrowi wartości T
powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu
Środki trwałe.
304 Dekretacja z systemu Fakturowanie nadanie parametrowi wartości T
powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu
Fakturowanie.
305 Dekretacja z systemu Umowy i zgłoszenia nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu Umowy i zgłoszenia.
307 Dekretacja paragonów - rodzaj raportów parametr odpowiada za sposób działania dekretacji paragonów dla ustawionego parametru. D —
program będzie dekretował paragony z jednego dnia dla jednej drukarki
fiskalnej; M — program będzie dekretował paragony z jednego miesiąca
dla jednej drukarki fiskalnej.
308 Czy uwzględniać datę dostawy towaru w rejestracji i dekretacji sprzedaży?
parametr umożliwia włączenie funkcjonalności uwzględniającą datę dostawy towaru w rejestracji i dekretacji sprzedaży.
314 Kadry i płace: dekretacja umów zleceń wg daty: R — Rachunku, W —
Wypłaty. Zmieniając parametr 314 można zmienić sposób dekretacji
wszystkich umów zleceń.
400-422 Parametry związane z obsługą programu Xpertis Zarządzanie kapitałem ludzkim, od których zależy sposób definiowania profili ocen i sposobów oceny pracownika. Parametry od 400 do 422 można modyfikować
tylko w programie Xpertis Zarządzanie kapitałem ludzkim.
Xpertis 360°plus
334
451 Aktywny moduł: Produkcja zaznaczenie opcji włącza współpracę z systemem Produkcja.
452 Aktywny moduł: Ewidencja wyposażenia zaznaczenie opcji włącza współpracę z systemem Ewidencja wyposażenia.
454 Faktury wydatkowe dekretować w tym samym okresie co delegacje?
T – system zadekretuje faktury wydatkowe w wybranym okresie tak jak
delegacje. W przypadku zaznaczenia grupy delegacji, delegacje z datą
rozliczenia niezgodną z bieżącym okresem będą pomijane.
N – program będzie dekretował faktury zgodnie z ich datą sprzedaży/otrzymania.
2 Użytkownicy
2.1 Administrator programu
Szczególnym użytkownikiem jest użytkownik zwany administratorem systemu. Tylko ten użytkownik programu, który ma uprawnienia administratora
programu, może mieć dostęp do funkcji związanych z parametryzowaniem
pracy systemu, np. ustawiania parametrów globalnych. Uprawnienia administratora mają ci operatorzy, którzy zostali zdefiniowani w programie MacroPass
w grupie Wdrożenia.
2.2 Ograniczanie dostępu
Polecenie [Ograniczenie] służy do nadawania dla danego użytkownika, w zależności od opcji, blokad dostępu do obsługi systemu w ramach jednostek
księgowych lub blokad dostępu do rachunków bankowych przedsiębiorstwa.
Funkcja [Ograniczenie|Jednostki księgowe] działa jak przełącznik i pozwala
administratorowi na ustawienie lub zdjęcie praw do wszystkich jednostek dla
wybranego użytkownika.
2.3 Jednostki księgowe
Funkcja [JEDNOSTKI KSIĘGOWE] umożliwia nadawanie użytkownikom uprawnień do poszczególnych jednostek księgowych. W tym miejscu każdy operator
może sprawdzić, do których jednostek księgowych ma prawo dostępu. Użytkownik mający prawa do jakiejś jednostki, ma dostęp do danych dotyczących
Xpertis 360°plus
335
VI.2. Użytkownicy
tej jednostki. Funkcja [Ograniczenie|Jednostki księgowe] pozwala administratorowi (czyli użytkownikowi należącemu do grupy admin) ustawić prawa do
wszystkich jednostek dla wybranego użytkownika lub ich zdjęcie. Natomiast
poleceniem [JEDNOSTKI KSIĘGOWE|Dołącz] administrator może nadać użytkownikom dostęp do wybranych jednostek księgowych.
Jeśli dla danego użytkownika parametr Bl. ks. nie jest zaznaczony oznacza
to, że taki operator ma dostęp do danych całego przedsiębiorstwa (jednocześnie widzi dane zawarte we wszystkich jednostkach), chociaż może także przeglądać dane pojedynczej interesującej go akurat jednostki.
Użytkownik z grupy admin ma uprawnienia do wszystkich jednostek księgowych.
Administrator ma uprawnienia do obsługi wszystkich jednostek księgowych. Kiedy rejestruje się użytkownik, który nie jest administratorem, system wymusza na nim wybór jednostki księgowej z listy jemu przydzielonych,
w którym będzie pracował. Jeśli użytkownik nie ma przypisanej żadnej jednostki, system zakończy działanie programu. Administrator musi wtedy przypisać jednostkę(i) danemu użytkownikowi.
2.4 Rachunki bankowe
Analogicznie działa funkcja [Rachunki bankowe]. W menu [Ograniczenie|Rachunki bankowe] administrator może wyłączyć lub włączyć dla danego użytkownika prawa do wszystkich rachunków bankowych przedsiębiorstwa, natomiast za pomocą polecenia menu [rachunki Bankowe|Dołącz] administrator
przydziela danemu użytkownikowi dostęp do wybranych rachunków.
2.5 Sprawdzanie KRD
Jeśli licencjobiorca ma dostęp do odpowiedniej usługi w Krajowym Rejestrze Długów, uprawnieni użytkownicy mogą sprawdzać dane kontrahentów
w KRD. Aby dany użytkownik mógł pobierać dane o zadłużeniu kontrahenta, należy wskazać dla niego plik certyfikatu po wybraniu z menu głównego
[ Definicje|Lista użytkowników|Lista użytkowników].
Alternatywnie plik certyfikatu i hasło można podawać każdorazowo przy
sprawdzaniu wiarygodności kontrahenta — szczegóły w punkcie VI.10.4.
2.6 Internetowi użytkownicy
Aby można było używać funkcji internetowych, użytkownik musi posiadać
rozwiązanie Xpertis CMS - Obszary biznesowe. Wszystkie możliwości wykorzy-
Xpertis 360°plus
336
stywania internetu zawiera standardowa wersja modułów rozwiązania Xpertis,
podczas wdrożenia mogą one być zmieniane i rozbudowywane. Każdy moduł
musi być odpowiednio przygotowany, aby wymiana danych między modułem
a portalem była możliwa.
Po wybraniu z menu głównego [Definicje|Funkcje internetowe|Wszyscy
użytkownicy] na ekranie pojawia się wielofunkcyjny panel.
Zakładka Wg użytkowników Zakładka zawiera listę wszystkich użytkowników portalu wraz z przypisanymi rolami, porównaj ekran VI.2. W tej zakładce
można dołączyć nowego użytkownika. Aby mógł on zalogować się na stronie
internetowej, należy zaznaczyć pole Logowanie przez portal. Użytkownikowi
trzeba nadać hasło (polecenie [Hasło]). Następnie dla każdego operatora wskazane jest przypisanie odpowiednich ról w oknie Role użytkownika. Dołączanie
ról odbywa się za pomocą polecenia [Dołącz]. Po naciśnięciu klawisza F3 z listy należy wybrać odpowiednią. Dana rola może być ustawiona jako nieaktywna, co oznacza, że użytkownik nie korzysta z uprawnień związanych z tą
rolą.
Niektóre role użytkowników są tworzone automatycznie na starcie systemu. Dostępne one są podczas dołączania nowego użytkownika lub widoczne
są w opcji [Definicje|Funkcje internetowe|Role użytkowników].
Uwaga Funkcje internetowe są tworzone automatycznie przez system, dlatego też są one zastrzeżone i nie podlegają modyfikacji.
W dolnym panelu można wybrać akcję Edycja grupowa.
Ekran VI.2
Zakładka Wg grup Można założyć nową grupę użytkowników nadając jej
nazwę identyfikującą grupę. W dolnym panelu Użytkownicy portalu należy
Xpertis 360°plus
337
VI.2. Użytkownicy
wybrać odpowiednią osobę, która będzie należeć do nowej grupy oraz myszką
przeciągnąć do okna Użytkownicy portalu. Wraz z nowym uczestnikiem przenoszą się przypisane mu role, które można oglądać w oknie obok. W oknie
można użytkownikowi dodać rolę, a także obejrzeć parametry już przypisanych ról, można również uaktywnić lub dezaktywować rolę.
W zakładce dostępna jest akcja Edycja grupowa.
Zakładka Wg ról W zakładce można przeglądać wszystkie role na portalu
oraz przypisanych do niej użytkowników.
Edycja grupowa uprawnień
Za pomocą akcji Edycja grupowa można zdefiniować bądź zmodyfikować
uprawnienia użytkowników portalu internetowego. Po jej wybraniu pojawi się
okno Grupowe nadawanie uprawnień VI.3, w którym należy wybrać rolę.
Ekran VI.3
Jeżeli rola ma parametry, w następnym oknie będzie można je ustawić.
Przykładowe okno z parametrami pokazano na ekranie VI.5. Jeżeli do roli nie
są przypisane parametry, od razu pojawi się okno, w którym wybiera się osoby
przypisane do wskazanej roli, VI.4.
Ekran VI.4
Xpertis 360°plus
338
Jeśli w pakiecie jest ustawiona współpraca z systemem Xpertis Kadry i płace
(parametr globalny nr 7 ma wartość T), można wybierać tylko wśród osób aktualnie zatrudnionych. W przeciwnym wypadku dostępna jest cała baza osób
zarejestrowanych w systemie Xpertis.
W roli Fkdob (dokumenty w obiegu) niezależnie definiowane są uprawnienia dla:
— delegacji, ekran VI.5
— faktur w obiegu,
— wniosków.
Ekran VI.5
Dla roli Pracownicy, jeśli pracownik posiada stanowisko kierownicze, to
oprócz roli KApracownik zakładana jest rola KAkierownik-U. Możliwe jest również niezależne zakładanie grupowo roli KAkierownik-U.
Ekran VI.6 Okno umożliwiające wybór osób dla roli Pracownik
Rolę z określonymi parametrami można przypisać do kilku osób używając
klawisza Insert . Jeżeli dana osoba nie jest zdefiniowana jako użytkownik por-
Xpertis 360°plus
339
VI.2. Użytkownicy
talu, system tworzy użytkownika internetowego z przyporządkowanym wstępnie losowym hasłem.
2.7 Kopiowanie uprawnień użytkowników
W całym pakiecie Xpertis istnieje możliwość przypisania uprawnień dostępu
i parametrów użytkownika na podstawie uprawnień (parametrów) innych dostępnych użytkowników.
Nowe wybrane uprawnienia nadpisują poprzednie (innymi słowy poprzednie uprawnienia są usuwane).
Kopiowanie uprawnień dostępu i parametrów użytkownika na podstawie
uprawnień (parametrów) innych dostępnych użytkowników odbywa się dla
wersji wielofirmowej tylko w obrębie danej uruchomionej firmy.
W oknach listy użytkowników systemów dostępna jest akcja Kopia uprawnień. Operacja kopiowania uprawnień realizowana jest dla aktualnie wybranego użytkownika systemu (dana pozycja na liście).
Po jej wybraniu dostępne są następujące opcje kopiowania uprawnień dla
danego użytkownika:
— Xpertis Finanse (oddziały, rachunki bankowe) — przeniesienie uprawnień do jednostek księgowych, przeniesienie uprawnień do rachunków
bankowych,
— Xpertis Logistyka (oddziały, magazyny, itp.) — przeniesienie uprawnień
do oddziałów, magazynów, stanowisk itp.,
— Menu użytkownika (z blokadami) — przeniesienie blokad dla menu
użytkownika, przeniesienie menu użytkownika,
— Xpertis Produkcja (zatwierdzenia kart technologicznych) — przeniesienie uprawnień do zatwierdzeń kart technologicznych,
— Xpertis Produkcja (zatwierdzenia zleceń produkcyjnych) — przeniesienie
uprawnień do zatwierdzeń zleceń produkcyjnych,
— Xpertis Kasa (stanowiska kasowe) — przeniesienie uprawnienia do stanowisk kasowych,
— Xpertis Informacja Finansowa (sprawozdania, kokpity, itp) — przeniesienie uprawnień sprawozdań definiowalnych, przeniesienie uprawnień do
Xpertis 360°plus
340
planowania płynności, przeniesienie uprawnień kolumn do analizy planów, przeniesienie uprawnień do definicji kokpitu, przeniesienie uprawnień do rodzajów wykresów, przeniesienie uprawnień dla rodzaju wykresu,
— Xpertis (formuły użytkownika) - przeniesienie formuł użytkownika.
Chcąc przypisać daną grupę uprawnień należy wskazać użytkownika systemu, którego uprawnienia zostaną przekopiowane. Nie wypełnienie pola Wg
uprawnień użytkownika jest równoznaczne z pominięciem danej sekcji przy
kopiowaniu uprawnień. Kopia uprawnień umożliwia skopiowanie uprawnień
na podstawie uprawnień różnych użytkowników. Każda z powyższych opcji
jest dostępna tylko i wyłącznie wtedy, jeżeli w pakiecie Xpertis istnieje choć
jeden użytkownik, który posiada dane uprawnienia (z wyłączeniem danego
użytkownika, któremu te uprawnienia będą zmieniane). Pozycje niedostępne
są zablokowane. Kontrolowana jest poprawność podanego kodu użytkownika
(m.in. czy posiada uprawnienia dla danej pozycji).
Istnieje możliwość nadania wszystkich dostępnych uprawnień na podstawie tylko jednego użytkownika. W tym celu należy podać tylko jednego użytkownika i zaznaczyć opcję Wszystkie dostępne uprawnienia wybranego użytkownika.
Zaznaczenie opisywanej opcji nie jest uwzględniane w przypadku, gdy wypełnione są przynajmniej dwa pola Wg uprawnień użytkownika. Dodatkowo,
jeżeli jest zaznaczony, a na liście do kopiowania będzie tylko jedno wypełnione pole Wg uprawnień użytkownika to automatycznie te uprawnienia zostaną
powielone.
Wykonywanie operacji kopiowania uprawnień dla kolejnych użytkowników zapamiętuje ostatnie ustawienie opisywanej opcji.
Zatwierdzenie kopiowania uprawnień dla danego użytkownika odbywa się
po naciśnięciu przycisku Kopiuj uprawnienia lub naciśnięciu klawisza zatwierdzenia ( F2 ). Operator zostanie poinformowany, które uprawnienia zostały
przekopiowane.
W przypadku uprawnień internetowych dany użytkownik nie może posiadać użytkownika internetowego w systemie.
2.8 Zmiana hasła
Po pierwszym zalogowaniu operator powinien zmienić hasło, nadane przez
administratora podczas definiowania listy użytkowników. W oknie, które pojawi się na ekranie po wybraniu funkcji [Definicje|Zmiana hasła], należy podać stare i nowe hasło. Program wymaga powtórnego wpisania nowego hasła,
Xpertis 360°plus
341
VI.3. Grupy użytkowników
aby wykluczyć pomyłki. Zmienione hasło należy zapamiętać, bo bez podania
Ekran VI.7
właściwego hasła użytkownik nie będzie mógł rozpocząć pracy z programem.
Hasło umożliwia weryfikację uprawnień osoby operatora, dlatego należy zadbać, aby nie był to ciąg znaków łatwy do odgadnięcia. Aby uchronić się przed
złamaniem haseł przez intruzów, warto stosować w praktyce trzy podstawowe
zasady:
1. hasła nie powinny być zapisywane, lecz zapamiętywane;
2. nie powinno się projektować haseł oczywistych (inicjały, imiona własne
użytkowników etc.);
3. hasła powinny być okresowo zmieniane.
3 Grupy użytkowników
Istnieje możliwość redagowania grup użytkowników.
W zależności od systemu należy wybrać:
— [Definicje|Parametry|Grupy użytkowników],
— [Definicje|Lista użytkowników|Grupy użytkowników],
— [Definicje|Grupy użytkowników].
Grupa posiada następujące informacje:
— Kod — kod/symbol grupy,
— Dane (nazwa+opis) — nazwa/opis grupy,
Xpertis 360°plus
342
— Kod w ochronach — kod grupy zdefiniowany w systemie MacroPASS.
Przy pomocy systemowej funkcji Wstaw kolumnę można dołączyć pole
Priorytet oznaczający priorytet grupy (niższa wartość oznacza wyższy priorytet).
W oknie Grupy użytkowników dostępne są akcje:
— Podstawowe akcje redakcyjne: Dołącz, Popraw, Usuń.
— Członkowie grupy — zarządzanie listą użytkowników wchodzących w
skład grupy.
— Formuły - zarządzanie formułami grupy. Akcja nie jest dostępna dla
wszystkich aplikacji. Formuły tu wyświetlane, definiowane są w każdej
aplikacji osobno.
— Aktualizuj — aktualizacja listy. Dodanie grup na podstawie danych zawartych w pliku ochron (.psw).
Przy pomocy standardowej akcji Dołącz można zdefiniować grupę, która
nie jest zdefiniowana w systemie MacroPASS. Wówczas pole Kod w ochronach
nie będzie wypełnione.
Dla członków grupy dodanej na podstawie pliku .psw, jest możliwe wykonanie akcji Z ochron, która wczyta listę użytkowników przypisanych do danej
grupy z pliku ochron.
4 Okres obrachunkowy
Wybór aktywnego okresu obrachunkowego stanowi rodzaj parametryzowania
bieżącej pracy programu. Każdy użytkownik, nim przystąpi do pracy, przygotowuje środowisko programu w poszczególnych modułach stosownie do własnych potrzeb.
We wszystkich modułach wybierany jest okres aktualnej pracy. W zależności od programu parametry pracy mogą się różnić.
5 Definiowanie schematów danych hierarchicznych
Mechanizm schematów danych hierarchicznych umożliwia rejestrowanie danych, które są ze sobą wzajemnie powiązane. Powiązania te tworzą strukturę hierarchiczną (drzewiastą). Przykładem może być struktura organizacyjna
przedsiębiorstwa.
Xpertis 360°plus
VI.5. Definiowanie schematów danych hierarchicznych
Definiowanie hierarchicznych schematów danych można rozpocząć po
wybraniu [Funkcje techniczne|schEmaty danych]. Okno, które wyświetli się po
wybraniu tej funkcji, składa się z następujących paneli:
— Typy wykorzystywane w systemie,
— Schematy,
— Definicja schematu,
— Uprawnienia.
Ekran VI.8
Panel Typy wykorzystywane w systemie zawiera listę typów danych, które są
wykorzystywane przez funkcje programu. Istnienie niektórych zapisów w kartotece Typy wykorzystywane w systemie jest wymagane do prawidłowego funkcjonowania programu. W przypadku ich braku, zostaną utworzone automatycznie podczas uruchamiania programu i nie będą mogły być wtedy poprawione ani usunięte przez użytkownika.
Dołączenie nowego zapisu do listy powiedzie się tylko w przypadku, gdy
podany zostanie symbol istniejącego już typu schematów i gdy podany symbol
nie występuje jeszcze na liście typów wykorzystywanych w systemie.
Wszystkie istniejące typy danych, które zostały zdefiniowane do wykorzystania w programach pakietu Xpertis, dostępne są po wywołaniu funkcji Dołącz
w panelu Typy wykorzystywane w systemie i naciśnięciu klawisza F3 . Na definicję typu danych składają się:
Symbol unikalny identyfikator typu,
Opis dodatkowy opis użytkownika,
Xpertis 360°plus
343
344
Wymagana długość unikalnego identyfikatora elementu wartość z przedziału od 0 do 16,
Wymagana informacja o poziomie elementu w strukturze znacznik powinien
być zaznaczony wtedy, gdy istotną dla użytkownika jest informacja o
tym, jakie umowne miejsce zajmuje element w strukturze powiązań.
Ograniczenie dostępu użytkowników do listy elementów znacznik powinien
być zaznaczony tylko wtedy, gdy dostęp użytkowników do informacji
powiązanych z elementami danego typu powinien być z jakichś względów ograniczony. Parametr jest obsługiwany tylko w module Kadry i płace.
W panelu Schematy widoczne są wszystkie utworzone schematy danych typu aktualnie wskazywanego w panelu Typy wykorzystywane w systemie. Opis
schematu danych składa się z unikalnego symbolu i opisu użytkownika. W
przypadku braku schematu, który jest niezbędny dla prawidłowego działania
programu (podobnie jak dla typów wykorzystywanych w systemie), zostanie
on utworzony automatycznie podczas uruchamiania programu.
Ekran VI.9
Panel Definicja schematu w formie drzewka prezentuje zależności tworzące
schemat, który jest aktualnie wskazywany w panelu Schematy. Informacje zawarte w panelu określają relacje wzajemnych powiązań elementów. Dołączenie
nowego zapisu do definicji schematu realizowane jest przez wywołanie funkcji
Dołącz i wskazanie elementu. Dodawany element domyślnie będzie powiązany
z tym, który jest aktualnie wskazywany. Gdy natomiast zaznaczony został parametr Utwórz jako element główny, w takim przypadku nowy element będzie
umieszczony na pierwszym poziomie hierarchii. Jeśli w panelu Typy wykorzystywane w systemie zaznaczona została opcja Wymagana informacja o poziomie
elementu w strukturze dodatkowo dla odpowiednich typów schematów (patrz
punkt VI.5), należy podać informację o poziomie elementu. Po wciśnięciu klawisza F3 w polu Poziom zostanie wyświetlona lista dotychczas zdefiniowanych
poziomów. Poziom opisywany jest przez numer, który jednocześnie porządkuje zapisy na liście, i opis użytkownika. Dołączenie lub poprawienie zapisu w
Xpertis 360°plus
VI.5. Definiowanie schematów danych hierarchicznych
kartotece powiedzie się tylko wtedy, gdy pola te zostaną uzupełnione i podane
wartości nie występują jeszcze na liście.
Spis wszystkich elementów, które mogą być wykorzystywane w definicji
schematu dostępna jest po naciśnięciu klawisza F3 w polu Element okienka
redakcji kartoteki Definicja schematu. Wyświetlona lista uwzględnia wszystkie
elementy, które mogą być wykorzystane w definicji schematów danych określonego typu. Element opisywany jest przez:
Symbol unikalny identyfikator elementu, uzupełnienie pola obowiązkowe.
Opis dowolny opis użytkownika, uzupełnienie pola jest obowiązkowe.
Wykorzystywany w ewidencji danych brak zaznaczenia pola spowoduje, że
podczas edycji danych w kartotekach programu, element taki nie będzie
mógł być wybrany z listy do redagowanego zapisu kartoteki, pomimo iż
będzie on widoczny na liście.
Aktywny odznaczenie pola spowoduje, że od tej pory danego elementu nie
będzie można wykorzystywać w ewidencji danych i nie będzie on widoczny na liście wyboru elementów.
Jednostka księgowa skrót oraz pełna nazwa jednostki księgowej.
Ekran VI.10
Nadawanie uprawnień użytkownikom systemu do obsługi schematów danych Jeśli dla typu schematów znacznik Ograniczenie dostępu użytkowników
do listy elementów został włączony, to dla każdego z zapisów uwzględnianych
w definicji schematu w panelu Uprawnienia prezentowana będzie lista użytkowników programu wraz z ich prawem dostępu do informacji związanych z
danym elementem. Zmiana uprawnień następuje po wywołaniu funkcji Zmień.
Przyznane uprawnienia są wykorzystywane do przeglądania danych, zarówno
w okienkach (ekran VI.11) jak i podczas sporządzania wydruków.
Xpertis 360°plus
345
346
Ekran VI.11
6 Jednostka księgowa
Jednostką księgową jest odrębny dział księgujący operacje dotyczące danej jednostki organizacyjnej. Każda jednostka organizacyjna powinna mieć przypisaną jednostkę (dział), która będzie prowadzić dla niej księgowość. W trakcie
wyboru obszaru roboczego wybór jednostki oznacza wybór jednostki księgującej. Należy też pamiętać, że podczas wprowadzania do ewidencji różnego rodzaju danych, będą one wprowadzone w ramach wybranego obszaru roboczego. Jeżeli program funkcjonuje w ramach pakietu Xpertis, informacje zawarte
w słowniku jednostek księgowych są współdzielone przez wszystkie programy
systemu. Oznacza to, że są one redagowane przez operatora jednego programu (np. przez operatora programu Xpertis Finanse i księgowość), a następnie
udostępnione dla operatorów pozostałych programów (np. Xpertis Kadry i płace, Xpertis Środki trwałe). Aby włączona została współpraca programów, muszą
być zaznaczone odpowiednie parametry na liście parametrów ([Administracja|
Lista parametrów]). Jeżeli program ma współpracować z programem Xpertis Finanse i księgowość, należy nadać parametrowi nr 2 wartość T [Administracja|
Lista parametrów]. Po odpowiednim zaznaczeniu tego parametru, obsługując ewidencję można w pełni wykorzystywać dane o jednostkach, jednak bez
możliwości ich redagowania. Jeśli natomiast program funkcjonuje niezależnie,
słownik jednostek powinien zostać zredagowany przez operatora programu.
Xpertis 360°plus
347
VI.7. Parametryzacja wydruków
Redagowanie słownika jednostek księgowych Redakcja słownika jednostek księgowych jest możliwa po wybraniu polecenia [Jednostki księgowe]. Na
ekranie pojawi się wówczas okno słownika (patrz ekran VI.12). Słownik jed-
Ekran VI.12
nostek księgowych można modyfikować w programach pakietu Xpertis tylko wówczas, jeżeli nie współpracują one z programem Xpertis Finanse i księgowość. Metoda uzupełniania i modyfikowania zawartości tego słownika jest
identyczna, jak w przypadku innych słowników redagowanych przez użytkownika. Dostępne są standardowe polecenia Dołącz, Popraw, oraz Usuń, przy czym
nie jest możliwe usunięcie pozycji wcześniej wykorzystanej w trakcie redagowania danych.
Redagowanie słownika jednostek organizacyjnych Słownik jednostek organizacyjnych można modyfikować tylko wówczas, jeżeli program nie współpracuje z Xpertis Finanse i księgowość. Redakcja słownika ma miejsce przy pomocy menu [Schematy danych] (patrz punkt VI.5).
7 Parametryzacja wydruków
Użytkownik może dostosować wygląd niektórych wydruków do swoich potrzeb. Parametry globalne wydruków wczytywane podczas rozpoczynania każdej sesji z programem, obowiązują dla wszystkich użytkowników.
Każdy użytkownik może również ustawić własne parametry — parametry
wydruków użytkownika. Wówczas po zalogowaniu danego użytkownika tworzone przez niego wydruki będą zgodne z indywidualnymi ustawieniami. Jeżeli nie zdefiniowano parametrów dla danego użytkownika, podczas jego pracy
z programem obowiązują parametry globalne.
Zestaw parametrów globalnych i użytkownika jest taki sam. Są to:
Czy drukować?
nagłówek — na wydruku pojawi się tytuł wydruku, miejscowość oraz
data;
Xpertis 360°plus
348
Ekran VI.13
numerację stron — strony będą ponumerowane kolejno, widoczna będzie też informacja o ogólnej liczbie stron;
czas — godzina i minuty sporządzenia wydruku;
logo — graficzny znak licencjobiorcy (plik o nazwie logo.bmp powinien
być umieszczony w katalogu zgodnym z deklaracją ścieżek dla plików
graficznych);
sygnaturę — na dole strony pojawi się wiersz zawierający nazwę producenta programu, ścieżkę do wydruku oraz numerację stron;
separator rekordów — przy niektórych wydrukach można zrezygnować
z drukowania linii oddzielających poszczególne wiersze;
używana czcionka:
dla tekstu „wolnego” — tekst poza tabelą;
dla tekstu w tabeli.
W polach określających krój czcionki po naciśnięciu klawisza F3 w systemie Windows dostępne jest systemowe okienko wyboru czcionki.
nazwa miejscowości nazwa, która pojawi się w nagłówku (jeżeli nie zostanie
podana, w nagłówku będzie widoczna miejscowość z danych licencjobiorcy);
procent wyszarzenia nagłówka intensywność koloru nagłówka.
8 Schematy kolorów
W zależności od właściwości (stanu, statusu) danego wiersza możliwe jest zaznaczanie wierszy wieloma kolorami w jednym okienku. Dodatkowo można
Xpertis 360°plus
349
VI.8. Schematy kolorów
zaznaczyć kolorami wybrane pola w okienkach. Ułatwia to przeglądanie danych, szybsze znajdowanie wybranych pozycji, łatwiejszą analizę danych. Aby
to uczynić należy:
1. Zdefiniować schematy kolorów. Po wybraniu z menu [Administracja|
usTawienia kolorów|Schematy kolorów] mamy możliwość zdefiniowania
schematów kolorów czcionki i tła dla zalogowanego użytkownika. Wybierając akcję Dołącz wprowadzamy nazwę schematu, a za pomocą akcji kolor Czcionki i kolor Tła można zdefiniować ustawienia kolorów dla
schematu. Można też od razu zobaczyć w polu Nazwa schematu jak wyglądają pozycje wyróżnione tak zdefiniowanym schematem. Niemożliwe jest poprawienie nazwy ani też usuwanie tzw. schematów systemowych czyli tych, których nazwa zaczyna się od znaku „~”. Możliwa za to
jest zmiana ich parametrów tzn. czcionki i tła.
2. Wybrać miejsca wykorzystania schematów kolorów w systemie. Po wybraniu z menu [Administracja|usTawienia kolorów|Miejsca wykorzystania] wyświetlają się wszystkie miejsca w systemie, gdzie można zdefiniować (bądź wyłączyć całkowicie) kolorowanie rekordów. Każdy zalogowany użytkownik do systemu może oddzielnie zdefiniować schematy
kolorów dla poszczególnych miejsc wykorzystania a także w razie potrzeby zmodyfikować podpiętą formułę i opis. Przyporządkowania schematów kolorów do poszczególnych miejsc wykorzystania można skopiować od innego użytkownika systemu (akcja Kopiuj ustawienia) lub
przywrócić domyślne, startowe ustawienia (akcja Domyślne).
3. W przypadku zerowego startu systemu lub pierwszego startu po transferze z poprzedniej wersji do wszystkich akcji podpinane są tzw. schematy
systemowe (startowe). Można wtedy wyłączyć je w poszczególnych pozycjach lub zmienić te schematy na inne.
Po usunięciu wszystkich powiązań miejsc wykorzystania z kolorami
(gdy istnieją tylko schematy systemowe kolorów dla użytkownika), po
ponownym uruchomieniu systemu do wszystkich miejsc wykorzystania
dopną się domyślne schematy startowe. Jeśli więc użytkownik chce, by
wszystkie możliwe miejsca wykorzystywania schematów kolorów były
wyłączone musi odłączyć schematy kolorów od tych miejsc ale zostawić
w systemie co najmniej jeden zdefiniowany niesystemowy kolor.
W oknach zawierających ikony i kolorowane wiersze można użyć polecenia
Legenda. Służy ono do prezentacji opisu użytych kolorów wierszy i ikon. Dodatkowo dostępna jest akcja Schemat kolorów, za pomocą której użytkownik
Xpertis 360°plus
350
może zmienić kolor dla danego miejsca wykorzystania (podobnie jak z menu
[Administracja|ustawienIa kolorów|Miejsca wykorzystania w systemie]).
9 Słowniki użytkownika
Słowniki to rodzaj kartotek, które można wywoływać w trakcie pracy programu i wykorzystywać ich zawartość w charakterze podpowiedzi. Poza funkcją
pomocniczą słowniki odgrywają bardzo istotną rolę — umożliwiają wszystkim
operatorom korzystanie w trakcie pracy z programem z jednolitej bazy informacji — o kontrahentach, bankach, stawkach podatkowych oraz z innych danych, do których dostęp jest niezbędny w trakcie obsługi każdego stanowiska.
Dane zawarte w słownikach mogą być wielokrotnie wykorzystywane przy rejestrowaniu dokumentów, bez konieczności powielania tych samych zapisów.
Słowniki użytkownika definiowane są przez operatora programu, co oznacza,
że nie tylko ich zawartość, ale także forma może być dowolnie kształtowana.
Pozwala to dostosować system słowników do indywidualnych warunków organizacji pracy przedsiębiorstwa. Użytkownik, tworząc własne słowniki, sam
określa, jakie dane powinny się w nich znaleźć oraz w jakim formacie dane te
będą przechowywane.
9.1 Wzorce systemu
Słowniki użytkownika budowane są według różnych struktur słownikowych
— tak zwanych wzorców systemu. Wzorzec określa format danych, które zawierać będzie słownik według tego wzorca zbudowany. W programie funkcjonuje
wzorzec podstawowy, który umożliwia wprowadzenie do słownika kodu oraz
nazwy (treści) pozycji, a także wzorce specyficzne — niestandardowe. Pozwalają one wprowadzać do słowników bogatszy zestaw informacji, odpowiednio
dostosowany do rodzaju danych w nim przechowywanych.
W standardowej wersji programu dostępne są między innymi następujące
wzorce (formaty danych):
Kontrahent format przeznaczony do przechowywania danych o kontrahentach firmy. Umożliwia on wprowadzenie do słownika informacji takich
jak nazwa kontrahenta, dane adresowe, dane dotyczące identyfikacji podatkowej, numer konta bankowego. Można w nim określić domyślną
formę płatności, najczęściej stosowaną w rozliczeniach z kontrahentem
oraz — w odniesieniu do odbiorców towarów i usług — wskazać stały próg rabatowy. Format ten będzie wykorzystywany do konstrukcji
Xpertis 360°plus
351
VI.9. Słowniki użytkownika
wszystkich słowników zawierających dane o dostawcach, odbiorcach,
producentach towarów, ewentualnie także o bankach.
Bank format pozwalający przechowywać dane dotyczące banków, łącznie
z ich numerami identyfikacyjnymi. Jest on wykorzystany w budowie
słownika banków, którego istnienie jest niezbędne, jeśli w programie będzie prowadzona księgowość wielowalutowa.
Kartoteka osób format umożliwiający utworzenie słowników użytkownika
opartych bezpośrednio na kartotekach osób określających dane osobowe.
Urząd skarbowy format pozwalający rejestrować dane adresowe oraz dane
dotyczące numeru konta bankowego urzędów skarbowych.
Pracownik format wspólny dla wszystkich programów wchodzących w skład
zintegrowanego pakietu. Na tym formacie oparte są tabele źródłowe,
w których przechowywane są dane na temat zatrudnionych pracowników. Dane te są ogólnodostępne dla wszystkich programów, a pochodzą
z kartoteki osobowej prowadzonej w programie Kadry i płace.
Osoba format pozwalający określić dane osobowe. Umożliwia wprowadzenie
do słownika informacji o osobach fizycznych, czyli dane osobowe (imię,
nazwisko, pesel) oraz dane adresowe. Format może być wykorzystywany
do konstrukcji słowników zawierających dane o osobach — wystawcach
i odbiorcach dokumentów, dla danych gromadzonych niezależnie od tabel współdzielonych przez programy pakietu Xpertis.
Waluta format pozwalający określić walutę: kraj danej waluty, jej nazwa, symbol oraz jednostka, która będzie używana w programie.
Wydział format pozwalający wprowadzić kod wydziału i wpisać treść określającą go — np. nazwę wydziału.
Kraj format pozwalający pozwalający na wprowadzanie słownika krajów.
Słownik oparty na tym wzorcu umożliwi na wprowadzenie kodu i nazwy kraju.
Rachunki bankowe format umożliwia wprowadzenie numeru konta bankowego.
Zlecenia wzorzec słownika pozwalający na stosowanie ewidencji zdarzeń
w podziale na zlecenia.
Xpertis 360°plus
352
Zleceniobiorca wzorzec słownika, dzięki któremu można definiować słowniki zleceniobiorców z programu Kadry i płace. Wzorzec można używać do
budowy analityk kont służących do dekretacji zdarzeń dotyczących poszczególnych zleceniobiorców. Dane zleceniobiorców są modyfikowane
wyłącznie w programie Kadry i płace.
fiks jest to format ogólny, systemowy. Pozwala na wprowadzenie do słownika
kodu oraz nazwy pozycji. Jest on uniwersalny, może służyć do konstrukcji na przykład słowników wydziałów, rodzajów wykonywanych usług
itp. Format ten najczęściej wykorzystywany będzie przy definiowaniu
słowników analityki. Poprawiając dane pozycji słownika analitycznego
pole Kod dostępne jest do redakcji tylko w przypadku braku użycia danej pozycji w jakimkolwiek koncie analitycznym
Podczas definiowania słownika użytkownika opartego na wzorcu fiks istnieje możliwość odznaczenia parametru Kontrola długości kodu. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że dla słownika w którym jest wyłączona
kontrola długości kodu można wprowadzać kody o różnej długości. Jeżeli odznaczymy parametr, to podczas wprowadzania pozycji słownika
program pozwala nam na wprowadzenie kodu pozycji o dowolnej długości (do 8 znaków). Możliwość redakcji pola Kontrola długości kodu
występuje jedynie dla słowników oparty na wzorcu fiks oraz nie użytych
do budowy planu kont w systemie Xpertis Finanse i księgowość. Słowniki z wyłączoną kontrolą długości kodu nie mogą być użyte do budowy
planu kont i podczas tworzenia planu kont, nie będą widoczne na liście
słowników do wyboru słownika analityki. Dodatkowo, jeżeli podczas
budowania planu kont wskażemy słownik z włączoną kontrolą długości
kodu, to w takim słowniku nie będzie możliwości wyłączenia kontroli
długości kodu.
Przychody/koszty umożliwia rejestrację różnic w kosztach i przychodach
między zestawieniami podatkowymi i bilansowymi.
W programie istnieje możliwość tworzenia hierarchicznych schematów
danych, które zawierają informacje o strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa i pozwalają na tworzenie wielopoziomowych kartotek wykorzystywanych
do rejestracji np. podziałów controllingowych.
Najważniejszą czynnością jest podanie typu schematów danych np jeżeli
budujemy strukturę organizacyjną to w polu Typ wybieramy PODZORG - Podziały organizacyjne. Uzupełniając pole Tabela można wybrać:
Xpertis 360°plus
353
UD_SKL wybierając tę opcję, do słownika można dołączyć elementy z listy
składników wskazanego typu (np. za wszystkich jednostek organizacyjnych).
UD_DEF wybierając tę opcję, można dodać do słownika te elementy, które zostały wskazane w schemacie (pole Schemat).
Ekran VI.14
9.2 Wzorce dodatkowe i niestandardowe
Obok wzorców opisanych powyżej użytkownik programu może wykorzystywać także inne wzorce wspólne dla programów wchodzących w skład pakietu
Xpertis, np. wzorzec urząd skarbowy, umożliwiający gromadzenie danych dotyczących urzędów skarbowych, wzorzec pracownik, umożliwiający przechowywanie podstawowych danych osobowych (np. numer teczki w dziale kadr)
i inne.
Podczas wdrażania programu możliwe jest także zdefiniowanie innych
wzorców słowników, indywidualnie dostosowanych do potrzeb użytkownika.
Wzorce funkcjonujące w programie można przeglądać, używając w tym celu funkcji Rodzaje wzorców [Wzorce|Rodzaje wzorców]. Funkcja ta wywołuje
tabelę z listą zdefiniowanych wzorców, zawierającą:
1. nazwę wzorca;
2. akronim tabeli źródłowej, której rekordy dostępne będą podczas redagowania pozycji słownika o danym wzorcu;
3. akronim pola wybranej tabeli źródłowej, którego zawartość będzie wypełniać pole Kod w słowniku zdefiniowanym według wzorca;
Xpertis 360°plus
354
4. określenie treści pozycji danego słownika zdefiniowanego według wzorca; treść może być w tym polu wskazana bezpośrednio lub stanowić wynik wykonania formuły, może także w ogóle nie być zdeterminowana
przez wzorzec.
5. typ — typ węzłów wykorzystywanych do tworzenia schematów danych,
np. struktury organizacyjnej. Dotyczy wzorców opartych na tabelach
UD_SKL i UD_DEF.
6. schemat — dotyczy wzorców opartych na tabelach UD_SKL i UD_DEF,
czyli struktur hierarchicznych schematów danych. Wskazuje się konkretny schemat danych używany do obsługi definiowanego wzorca słowników.
7. rodzaj — pole używane do określenia formy zatrudnienia osób, używane w danym wzorcu słowników (np. umowa o pracę, umowa-zlecenie).
Pole jest dostępne jedynie dla wzorców opartych na tabeli SLO_OSOB.
Po wciśnięciu klawisza F3 są dostępne zdefiniowane w systemie Xpertis
Kadry i płace formy zatrudnienia.
Aby zdefiniować wzorzec dla Zleceniobiorcy, należy wskazać tabele
SLO_OSOB (Obsługa pracowniczych słowników użytkownika) i wybrać
rodzaj Z.
Na przykład we wzorcu Osoba treścią słownika będzie wynik następującej
formuły: IM+’ ’+NAZ, czyli zawartość pól Imię i Nazwisko tabeli źródłowej.
9.3 Słowniki z parametrami
Wzorce słowników ~Płatności, ~Rozliczenie VAT nie opierają się na żadnej kartotece (np. kontrahentów). Pola Kod i Treść są w tych słownikach wprowadzane
ręcznie przez operatora. Dla każdego słownika można wprowadzić dodatkowe
parametry. Lista parametrów jest określona dla każdego zastrzeżonego wzorca.
Widać ją po wybraniu polecenia Parametry.
9.4 Wzorce wykorzystywane w programie
W trakcie bieżącej pracy z programem nie wszystkie zdefiniowane wzorce
muszą być wykorzystywane. Listę wzorców przeznaczonych do wykorzystania
przy definiowaniu słowników można przeglądać przy pomocy funkcji Wzorce
systemu [Wzorce|Wzorce systemu]. Listę tę można także modyfikować dodając
Xpertis 360°plus
355
(tylko spośród wzorców zdefiniowanych) lub usuwając wybrane pozycje. Warto przy tym pamiętać, że jedynie wzorce obecne na tej liście mogą posłużyć do
tworzenia nowych słowników użytkownika.
Zadanie definiowania wzorców oraz wskazywania wzorców aktywnych
proponujemy powierzyć administratorowi programu.
9.5 Tabele źródłowe
Wszystkie dane pochodzące ze słowników o jednolitym wzorcu przechowywane są w jednej tabeli, którą nazwać można tabelą źródłową. Redagując zawartość nowego słownika lub uzupełniając zawartość słownika już istniejącego,
będziesz miał do dyspozycji wszystkie dotąd wprowadzone dane według wybranego wzorca. Na przykład redagując dane dotyczące dostawców, dysponujesz wprowadzonymi danymi wszystkich kontrahentów. Jeśli jeden kontrahent
występuje jako dostawca i jako klient, unikniesz dwukrotnego wprowadzania
tych samych informacji. Gdy danych dotyczących dostawcy nie ma wśród danych wszystkich kontrahentów, możesz je wprowadzić. Pozostaną one w tabeli
źródłowej i będą mogły być wykorzystane przy redagowaniu zawartości innego
słownika. Taki system gromadzenia danych pozwala je dowolnie pogrupować,
a jednocześnie uniknąć dublowania zapisów.
Definiując słownik użytkownika, poza wyborem wzorca użytkownik nadaje nazwę, określa zbiór informacji, jaki znajdzie się w danym słowniku, a także,
decydując o obowiązującej w danym słowniku długości kodu, określa ilość jego
pozycji. Dla słowników mających kod jednoznakowy, liczba pozycji nie będzie
mogła przekroczyć 10, odpowiednio przy kodach dwuznakowych liczba ta nie
będzie mogła być większa niż 100 itd.
9.6 Słowniki zastrzeżone
W programie obok słowników użytkownika funkcjonują także słowniki zastrzeżone — systemowe. Są one niezbędne do prawidłowej pracy, ich forma i zawartość muszą pozostać niezmienne. Zapisy przechowywane w tych
słownikach można przeglądać uruchamiając funkcję Słowniki użytkownika
[ deFinicje|słowniki Użytkownika]. Słowniki systemowe od pozostałych wyróżnione zostały początkowym znakiem nazwy, którym jest tzw. tylda. Są to następujące słowniki:
Grupy podatkowe słownik ten zawiera listę grup podatkowych VAT. Będzie
on wykorzystywany przy rejestrowaniu dokumentów źródłowych oraz
sporządzaniu deklaracji VAT-7. Jedną lub więcej pozycji tego słownika
Xpertis 360°plus
356
należy przypisać do rejestru źródłowego, w którym wprowadzane są dokumenty VAT. Zawartość słownika stanowią między innymi następujące
grupy podatkowe: sprzedaż dla konsumentów finalnych, sprzedaż podstawowa, sprzedaż dla jednostek gospodarczych, zakupy inwestycyjne
do sprzedaży opodatkowanej, zakupy inwestycyjne do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej, przekazanie na potrzeby reprezentacji i reklamy, darowizna i inne.
Rodzaje dokumentów słownik ten zawiera listę rodzajów dokumentów, które mogą funkcjonować w programie. Na podstawie tych rodzajów użytkownik tworzy własne typy dokumentów i przypisuje je do odpowiednich rejestrów źródłowych.
Definiując własne typy dokumentów dysponować będziesz następującymi rodzajami — wzorcami systemowymi:
— Bilans otwarcia — rodzaj dokumentu zastrzeżony do wprowadzania
bilansu otwarcia na początku roku bilansowego; w kolejnym roku
pracy programu dokumenty tego rodzaju generowane są automatycznie
— Dokument prosty
— Dokument VAT
— Dokument SAD
Od rodzaju (wzorca) dokumentu zależy, jaki zestaw danych będzie
wprowadzany przy rejestrowaniu dokumentu źródłowego. W trakcie zapisu dokumentów rodzaju VAT i SAD wprowadzane będą, poza podstawowymi danymi, także dane dotyczące ewidencji podatkowej i celnej.
Rodzaje ewidencji VAT klasy ewidencji VAT. Słownik ten jest niezbędny przy
sporządzaniu deklaracji VAT-7 i innych wydruków z rejestrów VAT. Klasy ewidencji stanowią wyznacznik definicji rejestrów VAT. W rejestrze,
do którego przypisana jest wybrana pozycja słownika, znajdą się tylko
zapisy mieszczące się w odpowiedniej klasie ewidencji. Słownik ten zawiera listę rodzajów ewidencji VAT, a mianowicie:
— Import towarów;
— Import usług;
— Sprzedaż detaliczna;
— Sprzedaż fakturowana;
Xpertis 360°plus
357
— Zakupy krajowe;
— Brak — wybór tej pozycji oznacza, że rejestrowana operacja gospodarcza nie podlega ewidencji VAT.
Rodzaje kwot słownik ten zawiera rodzaje kwot, wykorzystywane podczas
wprowadzania dokumentów źródłowych, np. brutto, netto, kwota cła,
koszty manipulacyjne i inne.
Rodzaje podatku VAT słownik ten zawiera rodzaje podatku VAT, np. podatek
należny, podatek naliczony i inne. Jego zawartość będzie wykorzystywana w trakcie rejestrowania zapisów związanych z podatkiem od towarów
i usług.
Stawki VAT jest to słownik obowiązujących stawek VAT. Przypisanie do rejestru VAT jednej z pozycji tego słownika sprawi, że rejestr przeznaczony
będzie do ewidencjonowania operacji tylko we wskazanej stawce. Stawki VAT mogą stanowić, podobnie jak klasy ewidencji VAT, wyznacznik
definicji rejestrów VAT. W rejestrze, do którego przypisana jest wybrana
pozycja słownika, znajdą się tylko zapisy mieszczące się w odpowiedniej
stawce podatkowej.
Typy różnic systemowy słownik zawierający typy różnic w przychodach
i kosztach między prawem bilansowym a podatkowym.
9.7 Słowniki pomocnicze
Redagowanie pozostałych słowników, poza wymienionymi słownikami systemowymi, przypada w udziale użytkownikowi. Słowniki przez niego tworzone
podzielić można na dwie grupy:
1. słowniki pomocnicze
2. słowniki analityczne
Słowniki pomocnicze Słowniki pomocnicze przeznaczone są z reguły do
gromadzenia danych opisujących dokument. Zazwyczaj będą to informacje
o wystawcy dokumentu w przypadku dokumentów zewnętrznych lub jego odbiorcy w przypadku dokumentów własnych. W przedsiębiorstwach wielojednostkowych istotna okaże się informacja, z której jednostki pochodzi dokument, dlatego również słownik zawierający nazwy wydziałów może być zredagowany jako słownik pomocniczy.
Xpertis 360°plus
358
Słownikami pomocniczymi mogą być także słowniki zawierające dane pracowników oraz wszelkie inne dane, w zależności od zapotrzebowania przedsiębiorstwa. Tylko słownik określony jako słownik pomocniczy będzie mógł
zostać wskazany w trakcie redagowania danych nagłówkowych, takich jak dane dotyczące kontrahenta.
Słowniki pomocnicze mogą służyć do budowania analityki kont. Każda
z pozycji takiego słownika może być wykorzystana w programie jako część
konta analitycznego.
Metoda konstruowania kont na bazie słowników ma tę zaletę, że pozwala
wykorzystać ten sam słownik do budowy więcej niż jednego konta.
Na przykład słownik zawierający dane pracowników przedsiębiorstwa:
w trakcie redagowania zapisów dotyczących rozliczeń wynagrodzeń będzie
wykorzystany przy wprowadzaniu informacji o kontrahencie, a jednocześnie
może służyć jako słownik konta ewidencjonującego rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń.
Praktyka pracy z programem wskazuje, że najwygodniejsze jest wprowadzenie danych do słowników przed rozpoczęciem rejestrowania dokumentów,
a nawet przed przystąpieniem do definiowania analityki kont. Pozwoli to na
ciągłą, nieprzerwaną pracę przy konstruowaniu planu kont, bez konieczności
rozpraszania się na czynności związane z uzupełnianiem słowników.
Wygodne okaże się także wprowadzenie informacji o dostawcach, odbiorcach, pracownikach itp. do odpowiednich słowników pomocniczych. W ten
sposób wstępnie przygotowane kartoteki danych mogą być modyfikowane
i uzupełniane w trakcie bieżącej pracy z programem. Redagując pola służące
do wprowadzania informacji o kontrahencie w oparciu o wcześniej wskazany
słownik (pola zawierające kod oraz nazwę kontrahenta), najłatwiej jest wskazać istniejącą już pozycję. Jeśli jednak interesujących Cię danych nie znajdziesz
w słowniku, zawsze możesz je dodać. Możesz także poprawić dane wprowadzone, pod warunkiem, że korygowana pozycja nie została wcześniej wykorzystana w innych tabelach programu.
Znacznie ułatwi pracę z programem zdefiniowanie wszystkich niezbędnych słowników przed rozpoczęciem dekretowania i księgowania dokumentów. Zawartość słowników najlepiej w miarę możliwości wprowadzić od razu
po ich zdefiniowaniu, jednak w trakcie pracy można także wprowadzać nowe pozycje lub korygować istniejące. Program nie dopuści do modyfikacji ani
usunięcia tych rekordów, które występują jako otwarte konta analityczne.
Xpertis 360°plus
359
9.8 Definicja słowników użytkownika
Do definiowania słowników użytkownika służy funkcja słowniki Użytkownika,
którą znajdziesz w menu deFinicje [deFinicje|słowniki Użytkownika]. Po jej wybraniu na ekranie zostanie wyświetlona lista zdefiniowanych w programie
słowników wraz ze słownikami systemowymi.
Aby dołączyć do niej nowy słownik, wybierz polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie okno przeglądania, zawierające listę wszystkich rodzajów słowników użytkownika zdefiniowanych w pakiecie Xpertis. Znajdziesz na niej obok
siebie zarówno słowniki charakterystyczne dla programu Finanse i księgowość,
jak i słowniki prowadzone w ramach innych programów, np. słowniki z programów Logistyka i Kadry i płace.
Jeśli wśród słowników systemu znajdziesz ten, który jest Ci aktualnie potrzebny, a nie był on dotychczas wykorzystywany w programie, wystarczy
wskazać go kursorem i wykonać polecenie Ten (naciskając klawisz Enter lub
przycisk ten). Wybrany słownik zostanie udostępniony w programie magazynowym wraz z jego zawartością.
W przypadku, gdy brak potrzebnego słownika, możesz dołączyć nowy po
raz drugi wykonując polecenie Dołącz. Zostanie wówczas otwarte okno re-
Ekran VI.15
dagowania definicji słownika (por. ekran VI.15). Jego pola mają następujące
znaczenie:
Nazwa słownika dowolna nazwa, nadawana przez użytkownika. Maksymalnie może być to 20 znaków alfanumerycznych. Nazwą słownika posługiwać się będziesz budując strukturę analityczną kont, a także w czasie
redagowania dokumentów. Pole to musi zostać wypełnione.
Opis słownika dowolny tekst opisujący zawartość słownika. Pole ma znaczenie informacyjne.
Wzorzec wzorzec systemowy wybrany dla definiowanego słownika. Może być
to jeden z wyżej opisanych wzorców lub inny, wprowadzony indywidualnie w trakcie wdrażania programu. Wzorzec decyduje o formacie danych, które znajdą się w słowniku. Redakcję pola ułatwi tabela wyboru,
Xpertis 360°plus
360
zawierająca nazwy wszystkich wzorców systemu. Zawartość tego pola
jest jednym z wyznaczników definicji słownika, dlatego musi być ono
wypełnione. Na temat wzorców systemu i ich zastosowania w definiowaniu słowników użytkownika patrz punkt VI.9.1.
Długość kodu cyfra wprowadzona w tym polu określa, ile znaków kodu będą
miały poszczególne rekordy słownika. Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia struktury kont, ponieważ kody pozycji słowników zdefiniowanych jako analityczne stanowią część symboliki konta. Wprowadzona
wartość powinna mieścić się w przedziale od 1 do 8. Zero oznacza, że
długość kodu nie została określona.
Słownik pomocniczy zawartość tego pola decyduje, czy słownik będzie mógł
służyć do redagowania danych o kontrahencie (wystawcy dokumentu)
w nagłówku dokumentu. Pole to należy wypełnić jednym z dwóch znaków: T lub N. Zdefiniowanie słownika jako słownika analitycznego nie
wyklucza możliwości, by był to także słownik pomocniczy.
Na ekranie VI.16 przedstawiono okno zawierające fragment listy zdefiniowanych słowników.
Ekran VI.16
Kod pozycji dla słowników służących do budowania analityki kont wejdzie
w skład symbolu konta. W związku z tym wyznaczając liczbę znaków przeznaczonych na kod w każdym słowniku oraz redagując kody poszczególnych
pozycji należy wziąć pod uwagę ograniczenia wynikające z budowy symbolu
kont analitycznych oraz wygodę w dekretowaniu dokumentów na konta analityczne.
Xpertis 360°plus
361
VI.10. Słownik kontrahentów
Definicję słownika można skorygować wykonując polecenie Popraw, można także usunąć słownik z listy. Jednak nie odnosi się to ani do słowników
systemowych, ani do słowników analitycznych wykorzystanych w strukturze
konta, zwłaszcza konta otwartego. Jeśli zawartość słownika jest wykorzystana
do budowy konta, na którym dokonano już księgowań, próba jego usunięcia
zakończy się wyświetleniem odpowiedniego komunikatu ostrzegawczego.
9.9 Słowniki jako kartoteki pomocnicze
Każdy słownik redagowany przez użytkownika stanowi kartotekę danych wykorzystywanych w pracy z programem. Będą to odpowiednio dane o kontrahentach, wydziałach przedsiębiorstwa, dane personalne dotyczące pracowników itd. Kartotekami w programie mogą być słowniki pomocnicze. Na przykład słownik stanowiący kartotekę środków trwałych może być wykorzystany
do kodowania analityk kont zespołu „0”.
Liczba rekordów w słowniku oraz ich zawartość w pełni zależą od użytkownika. Format, jaki będą miały dane w każdej kartotece — słowniku, zależy
od rodzaju wybranego wzorca.
10 Słownik kontrahentów
W przypadku redakcji kartoteki utworzonej według wzorca Kontrahent, dostępne są wszystkie istniejące w programie rekordy zgodne ze wzorcem niezależnie od tego, w którym słowniku zostały one umieszczone. Odpowiedni
wiersz można wybrać z tabeli źródłowej o nazwie Kontrahenci, która zostanie
wyświetlona na ekranie w oknie przeglądania.
10.1 Pobranie danych kontrahenta z GUS
Najprostszym sposobem wprowadzenia nowego kontrahenta jest podanie jego numeru NIP bądź REGON i pobranie pozostałych danych z bazy przedsiębiorstw prowadzonej przez Główny Urząd Statystyczny. Pobierane są NIP i
REGON, nazwa kontrahenta, adres siedziby, numer KRS oraz data otrzymania REGONu. Pozostałe dane należy uzupełnić w oknie redagowania VI.18. Po
wybraniu Pobierz dane z GUS pojawi się okno VI.17, w którym należy wprowadzić NIP lub REGON kontrahenta oraz przepisać kod z obrazka.
Xpertis 360°plus
362
Ekran VI.17 Jeśli kod z obrazka jest nieczytelny, kliknij w obrazek by pobrać inny
Jeśli dane kontrahenta znajdują się w bazie GUS, zostaną pobrane i wpisane w odpowiednie pola okna danych kontrahenta. Następnie należy zatwierdzić dane w oknie redagowania, by zostały zapisane.
Połączenie z Internetem Aby połączyć się z systemu Xpertis z bazą danych
GUS, konieczny jest dostęp do Internetu. Jeśli do połączenia z Internetem używa się proxy, należy odpowiednio skonfigurować łącze (patrz punkt VI.22).
Gdy wymagana jest autoryzacja do proxy, użytkownik zostanie poproszony o
podanie hasła do proxy. Hasło będzie ważne do końca pracy z jTermem.
10.2 Ręczne wprowadzanie danych kontrahenta
Aby wprowadzić dane do słownika, należy wybrać polecenie Zawartość.
Na ekranie zostanie wyświetlone okno przeglądania z zawartością — wszystkimi aktualnymi wierszami słownika. Dla nowo zdefiniowanego słownika okno
to będzie puste. Pierwszą lub kolejną pozycję do słownika dodasz, wykonując
polecenie [Dołącz]. Jeśli nie ma odpowiedniego kontrahenta na liście, można
jego dane dołączyć, ponownie wybierając polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie okno redagowania danych kontrahenta, jak pokazano na ekranie VI.18.
W okienku należy wypełnić dane pogrupowane wg zakładek: Dane ogólne,
Adresy siedziby oraz korespondencyjny, Dane Logistyczne, Kontakt, Dane handlowca, Inne dane, Opis.
Redagując poszczególne pola nie można pominąć tych informacji, które
służą identyfikacji rekordu, a więc: kodu, skrótu, nazwy, informacji adresowych. Kod kontrahenta jest umownym numerem lub wewnętrzny symbolem
kontrahenta, wchodzi on w skład symbolu odpowiednich kont analitycznych.
Nazwa pełna kontrahenta będzie stosowana na wydrukach zewnętrznych
(wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald, noty odsetkowe itp.), a także w planach umów (kompensata, sprzedaż wierzytelności, faktoring).
Xpertis 360°plus
363
Ekran VI.18
Nazwa skrócona jest stosowana w wydrukach przeznaczonych do użytku wewnętrznego. Po wpisaniu nazwy pełnej program podpowiada nazwę
skróconą (60 pierwszych znaków nazwy pełnej), ale operator może
zmienić ciąg znaków w polu Nazwa skrócona.
Osoba fizyczna pole należy zaznaczyć jeśli kontrahent nie jest przedsiębiorstwem (osobą prawną).
Kontrola unikalności NIP Po włączeniu parametru 15 (por. pkt VI.1.3) program będzie kontrolował unikalność symbolu NIP kontrahenta i wyświetli
ostrzeżenie, jeżeli numer identyfikacji podatkowej występuje już w danych innego kontrahenta. Program będzie sprawdzał również poprawność NIP.
Kontrahent w spółkach grupy kapitałowej Jeżeli następuje dodawanie nowego kontrahenta dla spółek należących do grupy kapitałowej, to wartości pól
Blokada, Rabat %, Wysokość limitu, Kontrola limitów dla kontrahenta są określane w każdej firmie grupy niezależnie. Etykiety tych pól w oknach redakcji są
podświetlane innym kolorem.
Rolnik ryczałtowy Jeżeli kontrahent jest rolnikiem, który nie płaci podatku
VAT, wówczas należy podać dodatkowe dane, konieczne w związku z wprowadzeniem ustawy o podatku VAT w rolnictwie.
Xpertis 360°plus
364
Ekran VI.19
Branże Polecenie umożliwia przypisanie branż do kontrahenta. Po wybraniu w zależności od widoku kontrahentów [Więcej danych|Branże] czy [Inne|
Branże] i standardowej akcji Dołącz, dla wybranego kontrahenta można podać
dowolną ilość branż. Branże wybierane są ze słownika.
Import danych kontrahenta Można zaimportować danych kontrahenta poprzez plik tekstowy. W tym celu należy utworzyć taki plik tekstowy o zdefiniowanym formacie (patrz punkt VI.21.2) oraz wybrać polecenie [Dokumenty|
Import], a następnie formułę KH — Import kartoteki kontrahentów.
10.3 Sprawdzanie NIP UE w systemie VIES
Wybierając akcję Sprawdź NIP UE, dostępną w oknie z danymi kontrahenta
VI.18, można skontrolować, czy wprowadzony ciąg cyfr jest aktywnym numerem NIP UE. Numer jest sprawdzany w europejskim Systemie Wymiany
Informacji o VAT http://ec.europa.eu/taxation˙customs/vies/.
Ekran VI.20 Gdy NIP UE jest aktywny, dostępna jest nazwa i adres kontrahenta.
Xpertis 360°plus
365
10.4 Inne dane dotyczące kontrahentów
Rachunki bankowe kontrahenta
Dane na temat banku i numeru konta powinny być wypełnione dla potrzeb drukowania poleceń przelewów, wezwań do zapłaty, not odsetkowych.
Dla każdego kontrahenta można wprowadzić dowolną liczbę jego rachunków
bankowych. Podczas przeglądania listy kontrahentów dostępne jest polecenie [ Rachunki bankowe|kontrahenta]. Po wybraniu tego polecenia wyświetli
się okno ze zdefiniowanymi dla kontrahenta rachunkami bankowymi. Kolejny
rachunek można dodać wybierając Dołącz.
Jeden z rachunków bankowych kontrahenta można oznaczyć jako domyślny (symbol T w kolumnie D w oknie przeglądania rachunków bankowych).
W sytuacji, kiedy potrzebny jest rachunek bankowy kontrahenta (np. drukowanie przelewu), program podpowiada rachunek oznaczony jako domyślny.
Jeżeli kontrahent ma kilka rachunków i żaden z nich nie został oznaczony jako
domyślny, operator musi wybrać odpowiedni rachunek z listy (klawisz F3 ).
Subkonta kontrahentów
płatności przez kontrahentów na specjalnie wydzielone dla nich subkonta,
prowadzone dla rachunku bankowego licencjobiorcy. W oknie przeglądania
rachunków bankowych licencjobiorcy [Definicje|Rachunki bankowe] dostępna jest pozycja Subkonta. Po jej wybraniu wyświetli się lista zdefiniowanych
dla rachunku subkont.
Definiowanie subkont możliwe jest również podczas przeglądania słownika kontrahentów [Definicje|Słowniki użytkownika|[kontrahenci]|Rachunki bankowe |Subkonta].
Redagowanie subkont jest możliwe tylko wtedy, jeżeli odpowiednio ustawiono parametr 65 (szczegóły w punkcie VI.1.3).
Załączniki dotyczące kontrahenta
Do danych każdego kontrahenta można dołączyć listę załączników. Każdy załącznik ma swój opis i zawiera albo plik (np. z opisem, skanem) albo powiązanie do dokumentu przechowywanego w systemach Lotus Notes. Dzięki temu można szybko uzyskać dodatkowe informacje o operacji lub kontrahencie.
Mechanizm dołączania załączników dla kontrahenta działa w podobny sposób
jak mechanizm dołączania załączników dla dokumentów źródłowych opisany
w podręczniku Finanse i księgowość.
Xpertis 360°plus
366
Polecenie [DOŁĄCZ DOK. LOTUS] służy do wprowadzenia powiązania do danych w systemach Lotus Notes. Przed wybraniem tej akcji należy skopiować
łącze do dokumentu w systemie na platformie Lotus Notes Domino. Polecenie
[dołącz Inny dok.] pozwala na dołączenie załącznika zawierającego wskazany
plik.
Zgoda kontrahenta na wymianę dokumentów drogą elektroniczną
Podczas wymiany elektronicznej dokumentów wymagane jest posiadanie zgody obydwu stron podlegających tej wymianie. Rejestracja udzielonej zgody odbywa się poprzez wybranie polecenia [Rozrachunki|Baza kontrahentów|Kontrahenci|Inne|Elektr. wym. danych].
Ekran VI.21
Sprawdzanie wiarygodności kontrahenta w KRD
Licencjobiorcy, którzy nabyli odpowiednią usługę w Krajowym Rejestrze Długów, mogą przeglądać dane o zadłużeniu kontrahentów, ujawnionym w tym
rejestrze. Aby możliwe było sprawdzanie danych kontrahenta w bazie KRD,
należy ustawić wartość P dla parametru 89 Pobieranie danych z Krajowego Rejestru Długów (patrz punkt VI.1.3).
Aby sprawdzić zadłużenie kontrahenta, należy wskazać plik certyfikatu
(*.pfx) otrzymany z KRD [Definicje |Lista użytkowników|Lista użytkowników].
Ścieżkę do pliku z certyfikatem można również wskazać w oknie przeglądania
kontrahentów (akcja Certyfikat KRD).
W oknie przeglądania kontrahentów dostępna jest akcja [Inne|Dane w
KRD]. Umożliwia ona przeglądanie zapisów w KRD, dotyczących danego kontrahenta. W oknie, które się pojawi, należy wskazać polecenie [Pobierz dane].
Xpertis 360°plus
367
Ekran VI.22 Przykładowe okno prezentujące zapisy z KRD. W kolumnie Zaległość widoczna jest kwota zadłużenia w momencie tworzenia raportu.
Raport o zadłużeniu jest zapisywany w danych aplikacji pod warunkiem,
że przyjęto poprawny komunikat o zadłużeniu (lub jego braku). Akcja Szczegóły (spacja) udostępnia okno ze szczegółowymi informacjami pochodzącymi
z raportu.
Aby podejrzeć raport wysłany z KRD, należy uruchomić akcję Podgląd. Zostanie otwarty plik XML z treścią raportu.
Listę wszystkich wykonanych zapytań można wyświetlić po wybraniu
z menu głównego [Administracja|Pobrane dane z KRD].
10.5 Przeglądanie listy kontrahentów wg widoków
W rozwiązaniu Xpertis możliwe jest przeglądanie listy kontrahentów według
wcześniej zaprojektowanego rozkładu graficznego dostępnych danych o kontrahencie. Do zdefiniowanego widoku danych mogą być przypisane określone
osoby. Dla każdego użytkownika można również osobno zdefiniować indywidualny rozkład i ilość komponentów w widoku (np. zakładek) oraz dostęp do
wybranych funkcji, tak aby zalogowany użytkownik przeglądając listę kontrahentów widział tylko te wiadomości, które są mu potrzebne do wykonywania
pracy. Operator, dla którego zaprojektowano co najmniej dwa widoki, może
podczas przeglądania listy kontrahentów wybrać ten, na którym będzie pracował (polecenie [Widok]). Poza tym istnieje możliwość zmiany parametrów
(aktywny oddział i okres obrachunkowy) w widokach kontrahenta. Służy do
tego opcja [Parametry pracy], dostępna w oknie wyboru widoku.
Jeśli zalogowany użytkownik ma zdefiniowany tylko jeden widok, pracując
w systemie np. Xpertis Finanse i księgowość, wybierając polecenie [Rozrachunki|
Baza kontrahentów|Kontrahenci] ( w innych systemach menu [Firma|Kontrahenci ]), zostaje on automatycznie przełączony przez system na zdefiniowany
widok i widzi wszystkie dane według szablonu, do którego został przypisany.
Xpertis 360°plus
368
Po uruchomieniu polecenia [Widoki] na ekranie pojawia się okno parametrów, w którym można zmienić aktywny oddział i okres obrachunkowy. Widok
to prezentacja kartoteki kontrahenta w układzie okna składającego się z paneli:
— kategorie,
— kartoteka kontrahentów,
— zakładki.
Pierwszy panel prezentuje kategorie, które można wykorzystać do filtrowania
kartoteki kontrahenta. W zależności od wybranego filtra okno automatycznie
ogranicza widok danych w oknie.
Panel kategorii zawiera następujące elementy:
Grupy kontrahentów po rozwinięciu elementu widoczne są wszystkie grupy
zdefiniowane w systemie.
Handlowców po rozwinięciu elementu widoczni są wszyscy handlowcy zdefiniowani w systemie.
Branże po rozwinięciu elementu widoczne są tylko te branże, które wcześniej
zostały przypisane kontrahentom.
Drugi panel zawiera kartotekę kontrahentów. Ostatni panel umieszczony w
dolnej części okna, zależnie od definicji widoku, w kolejnych zakładkach prezentuje informacje związane z kontrahentem np. dla systemu Xpertis Finanse i
księgowość są to rozliczenia i przelewy (patrz ekran VI.23).
Ekran VI.23
Jeśli użytkownicy nie mają przypisanego żadnego widoku danych, przeglądając listę kontrahentów, każdy z nich widzi całą kartotekę kontrahentów z
wszystkimi dostępnymi funkcjami programu.
Xpertis 360°plus
369
Definiowanie widoków Definiowanie widoków danych na temat kontrahentów ma miejsce w menu [Definicje]. Definiowanie widoków powinno być
czynnością zarezerwowaną dla administratora systemu lub konsultanta działu
usług. Uruchomiając funkcję [Widoki kartoteki kontrahentów] na ekranie pojawia się okno definicji widoków. Składa się ono z następujących obszarów:
— Nagłówki
— Pozycje
— Uprawnieni
— Użytkownicy
— Widoki użytkownika
— Akcje do wygaszenia
Obszar Nagłówki zawiera listę nazw zdefiniowanych widoków. W obszarze
można dodać, poprawić, usunąć nagłówek widoków. Obszar Pozycje odpowiada za to jakie kolejne zakładki prezentują informacje związane z kontrahentem
dla danego widoku.
Dodawanie pozycji, zmiana kolejności pozycji możliwe jest z wykorzystaniem myszki za pomocą której, można dany wiersz chwycić i upuścić w dowolnym miejscu na liście. W przypadku dołączania pozycji można to zrobić
na dwa sposoby. Pierwszy umożliwia dodanie pozycji w ramach definiowanego widoku przez przeciągnięcie wybranej pozycji na pusty obszar za ostatnią
pozycję w oknie. Drugi polega na dodaniu wybranej pozycji do innego widoku
przez upuszczenie jej na docelowym nagłówku (widoku). Dostępne jest również polecenie Dołącz.
Z panelu zawierającego listę wszystkich użytkowników pakietu Xpertis
(okno Użytkownicy), możliwe jest za pomocą myszki przenoszenie wybranych
operatorów systemu do okna Uprawnieni, w ten sposób nadając im prawa do
widoków.
Panel Widoki użytkownika pokazuje do jakich wszystkich widoków operator, zaznaczony w oknie Użytkownicy, ma uprawnienia. W panelu Akcje do wygaszenia znajdują się lista funkcji, które nie występują w danym widoku dla
operatora systemu zaznaczonego w oknie Użytkownicy.
Import eksport definicji widoków kartoteki kontrahentów Zdefiniowane
widoki można zapisać w pliku tekstowym ([Administracja|Import tabel|Definicje widoków kartoteki kontrahenta]) i wykorzystać importując ([Administracja|
Xpertis 360°plus
370
Eksport tabel|Definicje widoków kartoteki kontrahenta]) np. standardowe widoki dostarczane z danymi demo.
10.6 Ewidencja kontaktów z kontrahentem
Dla każdego kontrahenta można prowadzić rejestr kontaktów np. telefonów,
informacji o spotkaniach, dokumentach lub innych informacji przechowywanych elektronicznie. Kontakty są dostępne wraz z innymi danymi kontrahenta
i mogą być skategoryzowane, aby umożliwić ich łatwiejsze wyszukiwanie. Ewidencję kontaktów z kontrahentem prowadzi się w menu [Kontrahenci|Kontakty]. Każdy kontakt jest automatycznie numerowany i opisywany identyfikatorem operatora, który go zarejestrował. W ramach danych o kontakcie przechowywane są następujące informacje:
Data data kontaktu.
Czas czas kontaktu.
Zdarzenie czego dotyczy kontakt (dostępny jest słownik, każde zdarzenie może mieć przypisaną ikonę).
Osoba kontaktowa osoba do kontaktu. Po użyciu klawisza F3 dostępny jest
słownik wprowadzonych osób do kontaktu. Do słownika można dodać osobę przez wybranie polecenia [Dołącz]. Osoby do słownika można również dodać z poziomu listy kontrahentów wybierając polecenie
[Inne|Osoba kontaktowa].
Dokument dokument w postaci załącznika.
Opis krótki opis kontaktu.
Szczegóły szczegóły kontaktu.
Funkcje ewidencji kontaktów Funkcjami służącymi do zarządzania bazą
kontaktów są:
Dołącz pozwala na dołączenie nowego kontaktu
Usuń jest funkcją potrzebną do usuwania kontaktu
Popraw pozwala na poprawienie danych na temat kontaktu
Kategorie umożliwia kategoryzowanie kontaktu (każda kategoria może mieć
przypisaną ikonę)
Xpertis 360°plus
371
VI.11. Słowniki osób
Pokaż wyświetla załącznik w skojarzonym programie
Zapisy zapisuje załącznik we wskazanej lokalizacji
Wysyłanie wysyła załącznik kontaktu na e-mail kontrahenta
Podpis umożliwia podpis elektroniczny załącznika i jego weryfikację
Legenda pokazuje znaczenie kolorów i ikon
11 Słowniki osób
Słowniki zawierające dane o osobach (między innymi o pracownikach, zleceniobiorcach, operatorach programu) redagowane są na podstawie odpowiedniego wzorca. W oparciu o słowniki tego typu prowadzone będą między innym
rozrachunki z pracownikami. Słowniki, których struktura oparta jest na wzorcu Pracownik redagowane są w programie kadrowo-płacowym, a jego zapisy
są jedynie udostępniane w pozostałych programach. Znajdują się tam, poza
podstawowymi danymi personalnymi, także dane pozwalające zidentyfikować
rekord w kartotece osobowej. W programie Finanse i księgowość, jeśli nie będzie on współpracował z programem Kadry i płace, dane osobowe powinny być
przechowywane w słownikach o wzorcu Osoba. Informacje na temat rejestracji
operacji na danych osobowych znajdują się w punkcie VI.11.1.
Pełne dane osobowe są widoczne w systemach związanych z obsługą kadr
i płac. W pozostałych systemach - z danych osobowych wprowadzonych w
kadrach są prezentowane tylko: imię, nazwisko oraz wewnętrzny identyfikator osoby. Informacje te widoczne są w kolumnach okienek przeglądania danych osób, bez możliwości dołączania kolumn oraz bez wyświetlania danych
dodatkowych w okienkach redakcyjnych po użyciu klawisza spacji. W przypadku systemów planowania i rozliczania prac np. Xpertis Produkcja, Xpertis
Projekty, Xpertis Gospodarka remontowa - dopuszcza się prezentowanie dodatkowych danych osób związanych z wykonywanymi zadaniami np. stanowisko,
zawód, data zwolnienia, komórka organizacyjna, w której pracownik jest aktualnie zatrudniony. W systemach poza kadrowo-płacowych istnieje możliwość
dołączania danych osób poza kartoteką pracowników. Jeśli operator ma uprawnienia dołączania danych do kartoteki osób to będzie je mógł wprowadzić, a
potem obejrzeć poprzez wywołanie akcji Popraw.
Redagowanie słownika osób Po wywołaniu słownika osób i wykonaniu polecenia Dołącz na ekranie wyświetlone zostanie okno redagowania.
W zakładce Dane ogólne należy uzupełnić:
Xpertis 360°plus
372
Nazwisko nazwisko aktualne, rodowe oraz nazwisko matki;
Imię imię pierwsze ewentualnie drugie, imię matki i ojca;
Płeć płeć osoby;
Dokument tożsamości pola związane z dowodem osobistym i paszportem;
Dane ewidencyjne numer PESEL oraz NIP;
W zakładce Informacje dodatkowe należy uzupełnić:
Urodzenie dane związane z miejscem i datą urodzenia;
Pochodzenie dane związane z określeniem pochodzenia danej osoby.
11.1 Rejestracja operacji na danych osobowych
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, program
pakiet programów Xpertis:
— zapewnia rejestrację operacji na danych osobowych, która jest dokonywana automatycznie po wprowadzeniu bądź zmodyfikowaniu danych
osobowych lub na życzenie operatora w przypadku ich przekazywania.
— umożliwia przeglądanie operacji dokonywanych na danych osobowych
podczas przeglądania kartotek osób, zleceniobiorców i pracowników
a także kartotek kontrahentów. Do tego celu służy polecenie oPeracje na
danych.
— umożliwia wydruk przechowywanych danych osobowych wraz z historią operacji na nich dokonywanych (polecenie Wydruk).
W okienku redakcyjnym (ekran VI.24) dla operacji na danych osobowych
w zakładce Informacje widoczne są pola zawierające datę operacji na danych
osobowych i kod operacji.
W polu dotyczącym kodu operacji dostępne są następujące podpowiedzi:
W
zarejestrowanie w bazie danych,
M
modyfikacja zapisu w bazie danych,
Xpertis 360°plus
373
VI.12. Inne słowniki
U
przekazanie danych
I
udzielenie informacji osobie zainteresowanej o zakresie przetwarzania
jej danych osobowych,
Z
wyrażenie zgody na udostępnianie danych,
Q
sprzeciw na przetwarzanie danych osobowych.
Natomiast w zakładce Szczegóły widoczne są dane operatora dokonującego
operacji a także opis słowny.
Ekran VI.24
Podczas tworzenia nowych przelewów dla kontrahentów (zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej) można zarejestrować przekazanie danych osobowych w historii operacji na danych osobowych dla danego kontrahenta będącego osobą fizyczną. Należy zaznaczyć opcję Rejestrować przekaz. danych osobowych i podać datę przekazania w oknie parametrów
przelewu.
12 Inne słowniki
12.1 Redagowanie danych w słownikach walut i banków
Do prawidłowego prowadzenia księgowości wielowalutowej konieczne jest
wprowadzenie danych do słowników walut i banków. Słowniki banków redagowane są identycznie jak słowniki kontrahentów, według wzorca Kontrahent lub według wzorca Bank. Kartoteka banków zawiera pole dotyczące kraju
banku (słownik krajów) oraz kod SWIFT (BIC) banku. Podczas redagowania
sprawdzana jest długość wprowadzonego SWIFT (dopuszczalne 8 lub 11 znaków). Wartość tego pola będzie podpowiadana podczas redakcji przelewu po
wybraniu rachunku bankowego kontrahenta dla płatności walutowych.
Dla słowników walut przeznaczony jest odrębny wzorzec: Waluta.
Dane w tym słowniku obejmują informacje dotyczące kraju danej waluty,
jej nazwę, symbol stosowany w bankach (np. ATS dla szylinga austriackiego,
Xpertis 360°plus
374
Ekran VI.25
DEM dla marki niemieckiej itp.), jednostkę stosowaną do przeliczeń kursu.
Każda waluta wprowadzona do słownika posiada także własny kod. Jest to kod
pozycji w słowniku i nie należy go mylić z symbolem waluty. Wszystkie uwagi
dotyczące kodowania pozycji w innych słownikach odnoszą się także do słownika walut. W słowniku tym musi znaleźć się waluta narodowa (złoty polski).
12.2 Słownik form płatności
Zdefiniowanie słownika form płatności pozwala przypisać każdemu kontrahentowi domyślną formę płatności. Jeżeli do kontrahenta zostanie przypisana
forma płatności, to będzie ona podpowiadana podczas redagowania nagłówka
dokumentu VAT. Jeżeli formy płatności dla kontrahentów nie zostaną zdefiniowane, program będzie podpowiadał datę płatności zgodnie z ustawieniem
liczby dni płatności w stałych systemu.
Słownik typów płatności musi zostać utworzony (jeśli nie istnieje) na bazie
wzorca ~Płatności (por. punkt VI.9.3). W parametrach poszczególnych rodzajów płatności (parametr nr 2) należy podać odpowiednią liczbę dni płatności.
12.3 Redagowanie danych w pozostałych słownikach
Nie wszystkie informacje wprowadzane do kartotek, jakimi są słowniki użytkownika, wymagają tak rozbudowanej struktury, jak dane redagowane według
wzorców Kontrahent, Osoba, Waluta. Dla większości wystarczający jest podstawowy wzorzec fiks, który umożliwia wprowadzenie do słownika kodu oraz
nazwy (treści) pozycji. Według tego wzorca mogą być redagowane na przykład kartoteki środków trwałych. Sposób redagowania zawartości słowników
o wzorcu fiks jest taki sam, jak dla wszystkich innych słowników.
Xpertis 360°plus
375
VI.12. Inne słowniki
12.4 Drukowanie zawartości słowników
Jak już wspomniano, słowniki użytkownika stanowią rodzaj kartotek przechowujących informacje wielokrotnie wykorzystywane w programie w różnych
momentach pracy. Zawartość tych kartotek — wszystkie dane zgromadzone
w słownikach — można wydrukować. Do tego celu służą wzorce sprawozdań udostępnione w module deFinicje. Aby wydrukować zawartość dowolnego
słownika użytkownika, z menu deFinicje wybierz pozycję wyDruki. Na ekranie
zostanie wyświetlona lista dostępnych wzorców wydruków, w tym między innymi wzorzec wydruku słowników zawierających dane kontrahentów, walut,
banków, urzędów skarbowych i inne. Aby wydrukować zawartość dowolnego
słownika, w tym również słownika analitycznego, wybierz wzorzec wydruku
o nazwie inne słowniki. Na ekranie zostanie wyświetlona lista wszystkich zdefiniowanych w programie słowników użytkownika, z której możesz wybrać dowolny słownik.
Użytkownik może też tworzyć własne zestawienia przy pomocy wydruku uniwersalnego. Wydruki uniwersalne umożliwiają tworzenie różnorodnych
zestawień, list i wykazów (np. rachunki bankowe właściciela systemu, słownik grup kontrahentów, obszarów sprzedaży). Dzięki wydrukom uniwersalnym można zestawiać informacje zgromadzone w bazach danych programu,
nawet jeżeli w standardowej wersji danej aplikacji nie przygotowano takiego
zestawienia. Opis wydruków uniwersalnych znajdziesz w podręczniku Obsługa systemów użytkowych.
12.5 Wyznaczanie słowników systemu
Słownikami systemu są te słowniki użytkownika, które wskażesz parametryzując pracę programu przy pomocy funkcji Parametry systemu, klikając kursorem na zakładkę Słowniki systemu [deFinicje|Parametry systemu]. Użytkownik
(administrator programu) został zobligowany do wyznaczenia następujących
słowników systemu:
Słownik wydziałów Jeżeli dokumenty własne przedsiębiorstwa pochodzą
z wielu jego wydziałów, a w programie ma zostać zachowany podział
zapisów, należy stworzyć odpowiedni słownik.
Słownik banków Istnienie systemowego słownika banków jest konieczne, gdy
program będzie wykorzystywany do prowadzenia księgowości wielowalutowej. Rejestrując źródłowy dokument walutowy należy wskazać odpowiedni bank. Z tabeli kursów walut tego banku zostanie pobrany aktualny kurs waluty, który posłuży do dalszych przeliczeń.
Xpertis 360°plus
376
Ustalając parametry pracy programu dotyczące prowadzenia ewidencji
wielowalutowej należy, poza systemowym słownikiem banków i walut, wskazać także walutę narodową. Wartość w polu Waluta narodowa okna redagowania o nazwie Słowniki systemu to jedna z pozycji słownika walut. Może nią być
na przykład złoty polski.
13 Filtrowanie danych ze słowników
W systemie Xpertis Finanse i księgowość istnieje funkcja filtrowania, która pozwala szybko wyodrębnić dane spełniające podane kryteria. Funkcja ta znacznie przyspiesza wyszukiwanie informacji, szczególnie w przypadku korzystania z dużych kartotek (np. kontrahentów). Parametryzacja filtra pozwala na
ustalenie kryteriów dla danego słownika.
13.1 Definiowanie filtra
W opcji [Administracja|definiCje filtrów] można definiować filtry, podając nazwę, akronim przeszukiwanej tabeli oraz akronim pola, którego wartość ma
być zwrócona. W przypadku, gdy filtr będzie działał na słowniku użytkownika, wówczas jako akronim należy podać akronim tabeli, która jest wzorcem
dla słownika, a akronim pola jako akronim tabeli SLO. Ustalenie pól kryte-
Ekran VI.26
riów do filtrowania możliwe jest dla filtra funkcją POLA FILTRA. Podać należy
między innymi:
— akronim pola,
— nazwę (będzie widoczna w okienku podczas wyszukiwania),
— czy pole ma być uwzględnione przy podawaniu kryteriów (pole Wskaźnik
kryterium – wartość T/N),
Xpertis 360°plus
VI.13. Filtrowanie danych ze słowników
— czy pole ma być widoczne w okienku wyniku wyszukiwania (pole Wskaźnik okienka – wartość T/N),
— alias dla pola, jeśli w polach filtra występowałyby pola o takim samym
akronimie,
— w przypadku pola złączeniowego należy podać akronim reprezentanta
— czy tabela ma być łączona lewostronnie (pole Wskaźnik left join – wartość
T/N).
W przypadku wybrania wyszukiwania według początkowych znaków (pole
Początkowe znaki z wartością T), za zgodne z kryterium zostaną uznane pola,
których zawartość rozpoczyna się od ciągu znaków podanego jako kryterium.
W przeciwnym wypadku badane będzie, czy ciąg znaków stanowiących kryterium występuje w wartości pola, niezależnie od pozycji wystąpienia. Parametr
ten ma znaczenie tylko dla pól typu STRING.
Pole Szerokość umożliwia podanie szerokości kolumny w oknie selekcyjnym wyniku filtrowania. Podpowiadana jest w polu szerokość pola. Dla pól
typu STRING będzie to długość najdłuższej wartości pola w tabeli – maksymalnie zdefiniowana w bazie danych długość pola (np. pole Miejscowość ma
szerokość 40 znaków, a najdłuższa występująca w danych nazwa miejscowości
ma 24 znaki — podpowiedziana jest wartość 24).
13.2 Używanie filtra
Akcja Filtr umożliwia wyszukiwanie. Należy podać kryteria, według których
prowadzone będzie filtrowanie. Nie są rozróżniane małe i wielkie litery. W tabeli wyniku wyszukiwania dostępna jest akcja Filtr, która umożliwia rozpoczęcie wyszukiwania od początku, akcja filtruj Wynik, która umożliwia przeszukiwanie wyniku wcześniejszego filtrowania oraz akcja TEN, która zatwierdza
wybór. W przypadku wyszukiwania przez słownik użytkownika, wyboru z kartoteki rekordu, który nie występuje w słowniku, proponowane jest dołączenie
rekordu do słownika. Jeśli użytkownik zrezygnuje z dołączenia do słownika,
akcja F3 nie zostanie zakończona, umożliwiając dokonanie wyboru.
Mechanizm dostępny jest dla kartotek/słowników banków, kontrahentów,
osób, pracowników i towarów.
Xpertis 360°plus
377
378
14 Kursy walut
Podczas rejestrowania dokumentów równolegle w walucie obcej i narodowej
lub w dwóch różnych walutach obcych, użyteczna jest możliwość automatycznego przeliczania kursów. Do tego celu konieczne jest zredagowanie tabel kursów walut.
Użytkownik sam określa liczbę redagowanych tabel, wyznacza banki, z których kursy walut są pobierane, decyduje o tym, które waluty będą uwzględniane w tabelach oraz jak często będą uaktualniane ich kursy. Oznacza to, że kurs
walut nie musi być weryfikowany codziennie, lecz tylko wówczas, gdy zachodzi taka potrzeba, a dane gromadzone w tabelach mogą się ograniczać tylko
do tych walut, w których są wystawiane lub przyjmowane dokumenty. W wielu przypadkach może okazać się wystarczające prowadzenie tabel kursów zaczerpniętych z jednego banku.
14.1 Tabele kursów walut
Do redagowania tabel kursów walut niezbędne jest założenie w programie
słowników przechowujących nazwy walut oraz dane banków.
Słowniki walut oraz banków redagowane są na takich samych zasadach jak
pozostałe słowniki użytkownika. Słownik walut budowany jest według specyficznego wzorca waluta, który umożliwia wprowadzenie nazwy waluty, jej międzynarodowego symbolu, kraju pochodzenia oraz jednostki (będzie to miało
zastosowanie np. dla rozliczeń kasowych w nowej walucie euro). Do budowy
słownika banków można wykorzystać wzorzec bank lub kontrahent.
Kolejne kroki redagowania tabel Aby rozpocząć definiowanie tabel kursów
funkcję [Tabele kursów walut]. Na ekranie wyświetlona zostanie lista banków,
przechowywana w słowniku użytkownika wskazanym w programie jako systemowy słownik banków. Dla każdego banku można zdefiniować odrębnie tabelę kursów walut. Na jeden dzień dla jednego banku można wprowadzić kilka
tabel kursów z identyfikatorami takimi jak wprowadzają je w swoich tabelach
banki. Po wybraniu banku uruchom funkcję Tabele kursów. Na ekranie wyświetlona zostanie lista dotychczas zdefiniowanych tabel kursów dla wybranego banku. Przy pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw możesz
listę tę zmodyfikować.
Wprowadzając nową tabelę kursów, należy zredagować następujące dane:
Symbol tabeli musi być unikalny, tzn. nie może występować dla jednego banku więcej niż jedna tabela o tym samym symbolu.
Xpertis 360°plus
379
VI.14. Kursy walut
Data data obowiązywania tabeli kursów. Data tabeli, podobnie jak symbol,
musi być unikalna.
Czas kursu godzina emisji tabeli.
Ekran VI.27
Dodatkowo możliwe jest wprowadzanie kursów średnich — pole to wyliczane jest z kursów zakupu i sprzedaży tylko w przypadku gdy jest puste.
Po zredagowaniu opisanych wyżej danych na ekranie pojawia się zapytanie
czy kopiować kursy z poprzedniej tabeli.
Nie wszystkie kursy walut zmieniają się codziennie i dlatego łatwiej jest
modyfikować poprzednie kursy niż wszystkie informacje wprowadzać od nowa. Aby uaktualnić istniejącą tabelę, wybierz odpowiednią tabelę i w obszar
dotyczącym tej tabeli. Możliwe jest tutaj za pomocą poleceń Dołącz, Usuń, Popraw przeprowadzenie modyfikacji kursów. Dla każdego kursu należy podać
następujące dane (por. ekran VI.28):
Ekran VI.28
Waluta kod waluty redagowany przy pomocy słownika walut zdefiniowanego
w programie.
Kraj kraj, w którym emitowana jest wybrana waluta. Pole to wypełniane jest
na podstawie danych zawartych w słowniku walut.
Jednostka jednostka waluty, której dotyczą wartości kursów. Pole to wypełniane jest automatycznie na podstawie danych zawartych w słowniku
walut.
Kupno kurs kupna waluty.
Sprzedaż kurs sprzedaży waluty.
Średni średni kurs waluty. Program wylicza wartość średnią na podstawie
kursu kupna i kursu sprzedaży. Wartość podpowiadaną przez program
można modyfikować.
Celny kurs potrzebny do ustalania wartości celnej.
Xpertis 360°plus
380
Kojarzenie aktualnych kursów Codzienne uaktualnianie tabeli kursów walut byłoby czynnością zbyt pracochłonną. Dlatego też zastosowano w programie mechanizm odnajdywania kursów najbliższych dacie rejestrowanych
transakcji walutowych. Jeżeli nie zostanie znaleziony kurs z dnia wystawiania dokumentu, pobrany będzie ostatni kurs poprzedzający tę datę. Jednak
aby uniknąć błędów wynikających z zastosowania niewłaściwego kursu, należy przed rozpoczęciem wprowadzania dokumentów walutowych upewnić się,
że ostatnio zarejestrowane w programie kursy nadal obowiązują, lub odpowiednio uzupełnić tabelę. Będzie to miało szczególnie istotne znaczenie dla
rozliczeń rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi.
15 Konta syntetyczne
Na system ewidencji księgowej składają się konta syntetyczne, zbiorcze (konta
księgi głównej) i konta analityczne (konta księgi pomocniczej), służące uszczegółowieniu zapisów na kontach syntetycznych. Konta syntetyczne są to konta
ujmujące w zbiorczych zapisach operacje dotyczące całych grup środków gospodarczych i źródeł ich pochodzenia. Z tych kont wynikają na ogół informacje, które wykazywane są w bilansie i innych sprawozdaniach. Na kontach
syntetycznych obowiązuje zasada podwójnego zapisu.
Do wybranych kont syntetycznych prowadzone są zespoły kont analitycznych. Konta analityczne są wykorzystywane do szczegółowego rozwinięcia obrotów danego konta syntetycznego. Na kontach analitycznych obowiązuje tzw.
zapis powtarzany
Różnica zapisu między kontami syntetycznymi a analitycznymi polega na
tym, że na kontach syntetycznych zawsze obowiązuje zasada podwójnego zapisu, a na kontach analitycznych obowiązuje zasada jednostronna, gdyż zapisy
są tu tylko powtórzeniem zapisu z konta syntetycznego.
W opcji Xpertis|Przegląd kont syntetycznych możliwe jest przeglądanie
wszystkich utworzonych na dany rok kont syntetycznych wraz z ich analitycznym rozwinięciem.
Wartości poszczególnych pól tego okna pozwalają określić cechy definiowanego konta.
Symbol symbol konta, który jest przywoływany w trakcie dekretacji dokumentów. Jeżeli konto posiada rozbudowaną strukturę analityczną, symbol ten przywoływany będzie jako pierwszy element pełnego symbolu
analityki.
Nazwa dowolna nazwa nadana dla definiowanego konta.
Xpertis 360°plus
381
VI.15. Konta syntetyczne
Typ konta konto może być Bilansowe, Pozabilansowe, Wynikowe, Bezwynikowe bądź Pozabilansowe jednoroczne.
Charakter salda charakter salda może być: Aktywne, Pasywne lub Aktywno-pasywne.
Rodzaj do kontroli kręgu kosztowego rodzaj dla kont biorących udział w ewidencji kosztów, które będą uwzględniane w kontroli spójności kręgu
kosztowego:
— koszty wg rodzajów,
— rozliczenie kosztów,
— koszty wg działalności,
— koszty wg sprzedaży,
— koszty zarządu,
— produkty i produkcja w toku,
— rozliczenia międzyokresowe kosztów, rezerwy,
— koszt wytworzenia,
— koszty i obroty wewnętrzne,
— wynik.
Rodzaj wartości dla podziałów kontrolingowych rodzaj wartości dla podziałów kontrolingowych. Pole to jest wypełnione w przypadku, gdy w
przedsiębiorstwie prowadzony jest kontroling kosztów.
Ident. rozrachunku w zależności od wskazanej opcji, podczas wprowadzania
pozycji dokumentu źródłowego będzie sprawdzane wypełnienie Identyfikatora rozrachunku:
— Obowiązkowy — wpisanie identyfikatora będzie konieczne podczas wprowadzania pozycji dokumentu źródłowego,
— Nieobowiązkowy — podczas wprowadzania pozycji identyfikator
rozrachunku można pominąć,
— Zabroniony — po wybraniu tej opcji operator nie będzie mógł podać identyfikatora rozrachunku dla pozycji dokumentu źródłowego.
Wielowalutowe po zaznaczeniu pola na dane konto będą wprowadzane zapisy w walutach innych niż waluta narodowa (złoty polski).
Xpertis 360°plus
382
Stały typ pole można zaznaczyć pod warunkiem, że w definicji konta identyfikator rozrachunku jest oznaczony jako Obowiązkowy bądź Nieobowiązkowy i podano domyślny typ identyfikatora rozrachunku. Podczas wprowadzania pozycji dokumentu źródłowego z kontem, które ma zdefiniowany stały typ identyfikatora rozrachunku system nie wpuszcza operatora do pola zawierającego typ identyfikatora ale wypełnia je automatycznie wartością z definicji konta. Jeśli w definicji konta jest Nieobowiązkowy identyfikator rozrachunku, to użytkownik może albo wprowadzić
rozrachunek z jedynym możliwym typem albo pozostawić pola rozrachunkowe puste.
15.1 Wyróżniki — dodatkowa klasyfikacja zapisów księgowych
Wyróżnik to dodatkowa cecha konta, zdefiniowana i przypisana przez użytkownika programu. Dzięki stosowaniu wyróżników możliwe jest grupowanie
zapisów z różnych kont, a więc dodatkowe podziały i zestawienia według kryteriów ustalonych przez użytkownika. Wyróżniki można stosować, o ile administrator odpowiednio ustawił parametry dotyczące wyróżników.
Dla każdego konta syntetycznego można zdefiniować maksymalnie 6 wyróżników. Niektóre z wyróżników mogą być użyte także w analitykach kont
księgowych (np. miejsca powstawania kosztów), można je więc uzupełniać automatycznie na podstawie analityki konta.
Jeżeli pewne konta analityczne będą zawsze związane z tym samym wyróżnikiem klasyfikacyjnym, można zdefiniować dla danego wyróżnika stałą
wartość, podpowiadaną podczas rejestracji dokumentów księgowych. Wyróżniki dla danego konta systematycznego można przeglądać po użyciu polecenia
[WYRÓŻNIKI].
16 Lata bilansowe
Poprzez termin rok obrachunkowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny
okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany
również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut
lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można
księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być
dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.
Xpertis 360°plus
383
VI.17. Wzorce kalendarzy
Okres sprawozdawczy to okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe. Zgodnie z obowiązującą zasadą periodyzacji zdarzeń gospodarczych,
w programie zastosowano nadrzędny podział wszystkich zapisów na lata bilansowe. Informacje pochodzące z dowodów księgowych gromadzone są w bazie
danych programu w układzie rocznym, a w obrębie roku z podziałem na okresy sprawozdawcze. Oznacza to, że księgi rachunkowe programu podzielone są
na kartoteki obejmujące zapisy z jednego okresu.
16.1 Podział roku bilansowego
Podział roku bilansowego na okresy może (ale nie musi) pokrywać się z podziałem na miesiące kalendarzowe. Funkcje programu umożliwiają także niestandardową periodyzację roku bilansowego, dopuszczając jego podział nawet
na 22 okresy.
Wykorzystując te możliwości użytkownik programu, stosownie do indywidualnych warunków prowadzenia rachunkowości, decyduje o ilości okresów
obrachunkowych, ustala ich nazwy oraz zakres dat.
W ten sposób elastycznie skonstruowana definicja roku bilansowego pozwala także na rozpoczęcie prowadzenia ksiąg przy użyciu programu w dowolnym momencie roku kalendarzowego.
17 Wzorce kalendarzy
Pełna obsługa kalendarzy funkcjonuje w systemach Xpertis Kadry i płace, Xpertis Produkcja, Xpertis Gospodarka remontowa oraz Xpertis Projekty.
W innych systemach rozwiązania Xpertis możliwe jest wykorzystanie wzorców kalendarzy (na przykład z programu Kadry i płace) lub zdefiniowanie własnych wzorców. Na ich podstawie można wyznaczyć prawidłową datę określającą termin płatności zgodnie z kodeksem cywilnym. W przypadku, gdy data
płatności przypadać będzie w dzień ustawowo wolny od pracy, termin płatności podczas naliczania odsetek zostanie odpowiednio przesunięty na pierwszy
dzień roboczy. Dostęp do wzorców kalendarzy (podgląd i redakcja) jest możliwy po wybraniu w menu pozycji [deFinicje|Wzorce kalendarzy].
Wzorzec kalendarza opisany jest przez nazwę. Z każdym wzorcem powiązana jest lista rekordów definiująca poszczególne dni tygodnia oraz wszystkie
ustawowo wolne od pracy dni w roku (święta). Dostęp do nich jest możliwy
po wybraniu z menu polecenia Redakcja. Domyślnie wyświetlana jest lista dni
świątecznych dla aktualnego roku bilansowego (co jest uwidocznione w tytule
okienka). Jeżeli chcemy obejrzeć dni ustawowo wolne od pracy w innych la-
Xpertis 360°plus
384
tach możemy to zrobić wybierając z menu polecenia Następny bądź poprZedni.
Użytkownik może zmodyfikować tę listę, tzn. dodać nowe pozycje, usunąć lub
modyfikować już istniejące. Nie można zmienić pierwszych siedmiu rekordów,
które opisują kolejne dni tygodnia, od poniedziałku do niedzieli włącznie.
Nazwa systemowego kalendarza (jedynego uwzględnianego w obliczeniach odsetek), jest określona w parametrze nr 8 Wzorzec kalendarza (menu
[Administracja|Lista parametrów]) .
18 Sprawozdania definiowalne
Użytkownik programów pakietu Xpertis może definiować własne sprawozdania. Zdefiniowane w jednym systemie sprawozdania mogą być widoczne w
innych systemach, gdy systemy ze sobą współpracują. Przykładem mogą być
sprawozdania finansowe definiowane w programie Finanse i księgowość, które
mogą być wykorzystywane w programie Informacja Finansowa. Wiersze podstawowe, wskaźniki i grupy wskaźników zdefiniowane w programie Finanse i
księgowość będą widoczne w systemie Informacja Finansowa.
18.1 Definiowanie sprawozdania
Definiowanie sprawozdań finansowych można podzielić na następujące etapy
(szczegółowo opisano je w kolejnych punktach tego rozdziału):
1. Zdefiniowanie nagłówków, wierszy (nazywanych w systemie Informacja
Finansowa wskaźnikami) oraz kolumn sprawozdania.
2. Określenie sposobu obliczania (algorytmu) poszczególnych pozycji
sprawozdania.
18.2 Nagłówek sprawozdania
Aby stworzyć nowe sprawozdanie należy w oknie z listą sprawozdań należy
dołączyć nagłówek nowego sprawozdania poprzez użycie polecenia [DOŁĄCZ].
Zostanie wyświetlone wtedy okienko definiowania nagłówka sprawozdania. Do okienka należy wpisać kod sprawozdania, jego nazwę, domyślny
wskaźnik zaokrąglenia, domyślną dokładność miejsca po przecinku. Po wpisaniu powyższych wartości trzeba zatwierdzić dane klawiszem Enter lub F2 .
Xpertis 360°plus
385
VI.18. Sprawozdania definiowalne
Ekran VI.29
Ekran VI.30
18.3 Kolumny
Kolumny.
Definiwanie kolumny
Definicję kolumny sprawozdania określa algorytm. Algorytm determinuje jakiego typu będzie wykonane obliczenie:
F
kolumna podstawowa - bez algorytmu
S
suma wartości innych kolumn - wartość będzie sumą wartości innych
kolumn
I
iloczyn wartości innych kolumn - wartość będzie iloczynem wartości
innych kolumn
W
stosunek wartości innych kolumn - wartość będzie stosunkiem sum kolumny typu L (licznik) do kolumn typu M (mianownik)
Xpertis 360°plus
386
Ekran VI.31
Jeśli wybrano algorytm inny niż F dostępne będą do redakcji dodatkowe pola:
wartość zaokrąglenia i dokładność. Wartość zaokrąglenia np. 1000 oznacza prezentację wartości kolumny w tysiącach. Dokładność np. 2 oznacza, prezentację
wartości z dwoma miejscami po przecinku.
Definiowanie algorytmu dla kolumny
Po zdefiniowaniu kolumny z algorytmem innym niż F można przystąpić do
wprowadzaniu składników algorytmu. Służy do tego akcja [Algorytm]. Definicja pozycji algorytmu składa się z typu - w przypadku algorytmu typu W, typ
pozycji to L (licznik), M (mianownik). W przypadku pozostałych algorytmów
typ pozycji jest taki sam jak algorytmu (pole nie jest dostępne do redakcji). Pozostałe dane pozycji algorytmu to kolumna, z której będą pochodzić wartości
do obliczeń; wiersz - gdy wypełniony wartości będzie pochodziła dokładnie z
kolumny i wiersza, brak wiersza oznacza ze wartość będzie pochodziła z wiersza dla którego wykonywane jest obliczenie; współczynnik (mnożnik) przez
jaki zostanie wymnożona wartość zanim weźmie udział w dalszych obliczeniach.
Aktualizacja danych dla kolumn
Wykonanie aktualizacji danych sprawozdań spowoduje obliczenie w pierwszej
kolejności wartości dla wierszy i kolumn typu F. Kolejną operacją będzie obliczenia wartości kolumn typu innego niż F. Dla każdego wiersza sprawozdania
wykonany zostanie algorytm dla kolumn. Jeśli nie podano wiersza w algorytmie do obliczenia zostanie wzięta wartość z bieżącego wiersza i kolumny wskazanej w algorytmie. Jeśli podano wiersz wówczas wartość zostanie wzięta z tego
wiesza i kolumny algorytmu.
Xpertis 360°plus
387
18.4 Wiersze sprawozdania
Dla każdego sprawozdania należy zdefiniować wiersze sprawozdania (wymiennie nazywane wskaźnikami). Za pomocą polecenia [wiErsze|Dołącz] możesz odpowiednio je nazwać. Podczas wprowadzania wierszy do sprawozdania
Ekran VI.32
użytkownik wybiera rodzaj dodawanego wiersza (wskaźnika):
ze słownikiem użytkownika wiersz podstawowy lub ręczny ze słownikiem
użytkownika;
z dowolną kartoteką wiersz podstawowy lub ręczny z dowolną kartoteką;
zwykły wiersz wiersz podstawowy (F) lub ręczny (R) opisany algorytmem albo składający się z innych wierszy (typu S, I, W) bądź będący wierszem
pustym bez algorytmu (P).
18.5 Wskaźnik podstawowy (nie związany ze słownikiem użytkownika ani z kartoteką)
Wartość wskaźników zwykłych zależy od przypisanej do nich formuły i ich parametrów. Ważnym parametrem jest symbol konta, bo do obliczenia wskaźnika wykorzystywane są na ogół obroty kont księgowych. Wynikiem obliczenia
wskaźnika jest jedna wartość dla każdej kolumny, podczas gdy dla kategorii
związanych ze słownikiem lub kartoteką wartość jest podawana w wielu wierszach.
Xpertis 360°plus
388
Ekran VI.33
Ekran VI.34
Xpertis 360°plus
389
W dostarczanych z programem wskaźnikach za podstawę definiowania
przyjęto wzorcowy plan kont. W praktyce przedsiębiorstwa stosują własne plany kont, uwzględniające specyfikę branży i potrzeby firmy, dlatego też należy dostosować zdefiniowane kategorie podstawowe do zakładowego planu
kont. Aby ułatwić definiowanie wskaźnika, w danych początkowych zaproponowano wszystkie niezbędne definicje, zgodne z wzorcowym planem kont.
Ich dopasowanie do zakładowego planu kont będzie polegało na podaniu właściwego symbolu konta (o ile symbol ten jest inny niż we wzorcowym planie
kont).
Definiowanie i modyfikowanie wskaźników zwykłych Wśród dostarczonych z programem wskaźników podstawowych są wszystkie niezbędne do zdefiniowania takich sprawozdań jak: bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale, deklaracje CIT, F-01 i wiele innych. Przed ich wykorzystaniem użytkownik musi jedynie dostosować wykorzystywane w nich symbole kont do swojego zakładowego planu kont. Jeżeli obszar roboczy został ograniczony do wybranej jednostki
księgowej, wskaźniki podstawowe będą wprowadzane tylko dla tej jednostki.
Jeżeli użytkownik pracuje na danych wszystkich jednostek, będzie mógł podać
wartości wskaźników podstawowych dla całego przedsiębiorstwa bądź dla każdej z jednostek. Jeżeli parametr nr 12 będzie ustawiony na wartość domyślną N,
nie będzie można korzystać z systemu podziału przedsiębiorstwa na jednostki
księgowe.
Parametry każdego wskaźnika podstawowego obowiązują dla wskazanego
roku, w związku z tym po zmianie roku należy uzupełnić parametry na nowy
rok. Ułatwia to polecenie Kopia. Można skopiować:
— bieżące sprawozdanie,
— parametry wskaźników podstawowych w bieżącym sprawozdaniu,
— parametry wskaźników podstawowych we wszystkich sprawozdaniach.
18.6 Wskaźniki podstawowe związane ze słownikiem użytkownika
bądź kartoteką
Algorytm wskaźników opartych na słowniku lub kartotece, oprócz funkcji liczących i ich parametrów, wymaga listy elementów (słownik, kartoteka).
Definiując wskaźnik oparty na słowniku użytkownika należy wskazać nazwę słownika (klawisz F3 ) i ewentualnie maskę dla kodów elementów słownika.
Xpertis 360°plus
390
W przypadku wskaźnika związanego z dowolną kartoteką, w nagłówku
wskaźnika należy podać akronim tabeli, indeks (ewentualnie formułę ustalającą prefiks tabeli), formuły określające kody i treść elementów kartoteki. Można
ograniczyć elementy kartoteki, podając wybrane znaki (maskę) dla kodów elementów.
Wynikiem obliczenia takiego wskaźnika jest zbiór wartości obliczonych dla
wskazanej listy elementów oraz suma tych wartości, traktowana jako główna
wartość wskaźnika. Na liście wartości słownika umieszczany jest kod i opis
elementu wraz z jego niezerową wartością (jeżeli wyliczona wartość wynosi
zero, nie jest ona zapisywana).
18.7 Wskaźniki podstawowe, wypełniane ręcznie
Jeżeli wskaźnik zostanie zdefiniowany jako wprowadzany przez operatora,
a nie obliczany przez system, wartości wskaźnika są wprowadzane jako wartości elementów składowych. W tym celu wybierz Księgi rachunkowe a następnie
[Sprawozdania finansowe |Redakcja wartości ręcznych|WIERSZE].
W przypadku poprawiania wartości dla wierszy nie związanych ze słownikiem (kartoteką) użyj polecenia POPRAW.
Jeżeli poprawiany wiersz dotyczy słownika lub kartoteki zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.
W tym przypadku należy użyć polecenia Wartości słownika wybierając odpowiednią kolumnę (kolumna A/B, Nast. kol.>, <Poprz. kol.), a następnie wybierz odpowiednie polecenie.
Wartość główna wskaźnika jest wyliczana automatycznie jako suma wartości składowych.
Jeżeli system podziału przedsiębiorstwa na jednostki księgowe jest wyłączony, wartości elementów składowych można wprowadzać w poszczególnych
jednostkach, ale nie są one sumowane do listy składowych dla wszystkich jednostek.
Każde poprawienie wiersza spowoduje automatyczne przeliczenie wartości
w wierszach, w których algorytmach ten wiersz podstawowy został wykorzystany.
18.8 Algorytmy
Po uzupełnieniu danych (nagłówka, wiersza oraz kolumny) należy przypisać
każdemu wierszowi w każdej kolumnie odpowiedni algorytm. Do tego celu
wybierz polecenie Algorytm a następnie pokaże się okno wyboru kolumny, jeżeli dla danego wiersza zdefiniowano więcej niż jedną kolumnę.
Xpertis 360°plus
391
W przypadku wierszy typu F do każdej kolumny są przypisane formuły
i ich parametry. Po wskazaniu (Ten) odpowiedniej kolumny pojawi się okno
z listą formuł. Dokładna definicja formuły wyświetli się na ekranie po wciśnięciu spacji. Wybranie polecenia Dołącz umożliwia określenie parametrów
nowej formuły.
Za pomocą polecenia TEN wybierz odpowiednią a później użyj polecenia
DOŁĄCZ oraz wpisz pasującą formułę.
Aby uzgodnić daną formułę z zakładowym planem kont, należy wstawić
w polu Maska konta odpowiedni symbol z planu kont stosowanego w przedsiębiorstwie.
Naciskając klawisz F3 można wybrać konto wraz z analityką z odpowiednich słowników.
W polu Współczynnik należy podać liczbę, przez którą będzie mnożona
wartość parametru podczas aktualizacji danych do sprawozdań.
Jako maskę konta warto podawać prefiks (początkowe cyfry symbolu konta, np. 40?- lub 7??-), gdyż znacznie skróci to aktualizację danych do sprawozdania.
Możliwe jest definiowanie grup wskaźników poprzez zbiorcze wprowadzanie algorytmów dla wierszy typu F i S.
18.9 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu F
Po uruchomieniu funkcji dołącz Zbiorczo [wiErsze|Algorytm] wyświetlana jest
lista kont analitycznych zdefiniowanych na podstawie aktualnego planu kont
oraz zgodnie z parametrami zadanymi przez użytkownika. Po wskazaniu konta (grupy zaznaczonych kont) przy użyciu polecenia WCZYTAJ, należy podać
funkcję algorytmu, a następnie uzupełnić jej parametry. Operację wskazywania kont można powtarzać wielokrotnie. Przy następnym tworzeniu składnika
algorytmu (obowiązującego dla tego samego roku) podpowiadana jest ostatnio użyta funkcja, a w przypadku jej wyboru również ostatnie parametry tej
funkcji. Zbiorczo dołączane składniki dopisywane są na końcu algorytmów
wskaźnika podstawowego.
Lista kont może zostać powtórnie utworzona poprzez użycie polecenia Aktualizacja kont z poziomu przeglądania listy.
Lista kont może zawierać trzy tryby podświetlania linii:
— brak podświetlenia — konto nie zostało użyte w definicji algorytmów
wiersza;
Xpertis 360°plus
392
— podświetlenie kolorem określonym w miejscach wykorzystania kolorów
pod nazwą Zaznaczone elementy z różnych list wyboru (kolor 1) — konto
występuje w definicji;
— podświetlenie kolorem określonym w miejscach wykorzystania kolorów
pod nazwą Zaznaczone elementy z różnych list wyboru (kolor 2) — konto
w definicji zawiera się w masce określonej w tabeli tymczasowej.
18.10 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu S
W oknie składników algorytmów po uruchomieniu funkcji dołącz Zbiorczo
[Sprawozdania|wiErsze|Algorytm], w formie kilkupoziomowego rozwijalnego
schematu prezentowana jest definicja wszystkich sprawozdań. Podświetlone
wiersze w okienku wskazują na nazwę sprawozdania lub kolumnę sprawozdania. W przypadku, gdy wskazana pozycja zostaje wczytana, zmienia ona kolor,
na określony w miejscach wykorzystywania kolorów pod nazwą Zaznaczone
elementy z różnych list wyboru (kolor 2).
Dołączania składników można dokonywać pojedynczo lub zbiorczo (polecenie Wczytaj).
Zasada wczytywania składników algorytmu:
— dla wskazanego wiersza sprawozdania wczytany jest jeden składnik;
— dla wskazanej kolumny wczytane są składniki wszystkich wierszy sprawozdania ze wskazaniem na tę kolumnę;
— dla wiersza wskazującego na nazwę sprawozdania, wczytywane są składniki wszystkich wierszy zwielokrotnione o liczbę kolumn, ze wskazaniem na daną kolumnę.
Funkcja ZWIŃ/ROZWIŃ umożliwia zwinięcie (rozwinięcie) poziomu drzewa.
Funkcja zwiń/Rozwiń całość rozwija lub zwija wszystkie poziomy analizy.
Składniki dodawane są ze współczynnikiem o wartości 1, który może być
zmieniony przy pomocy akcji wsPółczynnik. Informacja o aktualnie wskazanym współczynniku dostępna jest w prawej części pasku stanu.
W przypadku wierszy typu S, I, W po wybraniu odpowiedniej kolumny (jeżeli dla danego wiersza zdefiniowano więcej niż jedną kolumnę) należy określić wszystkie składowe danego wskaźnika. Przykładowe okno wiersza typu S
prezentowane jest na ekranie VI.35.
Xpertis 360°plus
393
Ekran VI.35
18.11 Kopiowanie algorytmów
W mechanizmie wprowadzania definicji sprawozdań finansowych istnieje
możliwość kopiowania algorytmów już istniejących do wybranych wierszy ze
wskazanej (źródłowej) kolumny do innej (docelowej) kolumny.
Po wyborze akcji wiErsze w okienku wertowania pozycji sprawozdania widoczna jest opcja kopia alGorytmów. Funkcja jest dostępna dla sprawozdań niezaakceptowanych, które posiadają więcej niż jedną kolumnę.
Akcja kopiowania może być wywoływana dla pojedynczego wiersza jak i
dla zaznaczonych wierszy (w szczególności wszystkich wierszy sprawozdania).
— Jeśli akcja wykonywana jest dla pojedynczego wiersza - to w zależności od jego typu (czy jest wierszem prostym, czy też będący wynikiem
działania na innych wierszach) wyświetlane jest odpowiednie okienko z
parametrami funkcji.
Dla wiersza prostego jak również dla wiersza złożonego należy podać
kolumnę źródłową i docelową oraz zaznaczyć, czy podczas kopiowania
mają być usuwane istniejące algorytmy kolumny docelowej.
Dodatkowo dla wierszy prostych należy podać rok obowiązywania kopiowanych algorytmów.
— Jeśli akcja jest wywoływana dla zaznaczonych wierszy, w oknie parametrów należy zaznaczyć jakiego typu wiersze mają być uwzględniane
podczas kopiowania.
Można zaznaczyć wszystkie wiersze sprawozdania, ale kopiowanie przeprowadzić tylko dla wierszy prostych.
Podczas kopiowania algorytmów dla wierszy prostych pojawia się lista
wszystkich stosowanych w tych algorytmach funkcji obliczeniowych. Operator może określić w jaki sposób funkcja obliczająca w algorytmach kolumny
źródłowej ma być zamieniana w algorytmach kolumny docelowej np. funkcja
Xpertis 360°plus
394
BO stosowana dla algorytmów kolumny stanu początkowego może być zamieniana na funkcję SALDO1 w algorytmach kolumny docelowej. Jeśli dla formuły
nie zostanie przypisana formuła - wówczas nie będzie ona zmieniania podczas
kopiowania z algorytmów kolumny źródłowej.
Jeśli kopiujemy algorytm wiersza jednej kolumny do innej kolumny, to
numer kolumny w kopiowanym algorytmie jest automatycznie zamieniany
na numer kolumny docelowej. Jeśli kopiujemy algorytm pierwszego wiersza
pierwszej kolumny do kolumny drugiej to numer kolumny kopiowanego algorytmu automatycznie zostanie zmieniony na 2.
18.12 Akceptacja grupy wskaźników – kolejność obliczania
Po zdefiniowaniu nowych wskaźników należy zawsze wykonać funkcję Akceptacja, aby ustalić kolejność obliczania wskaźników. Dla grup niezaakceptowanych program nie naliczy automatycznie aktualnych wartości wskaźników. Po zaakceptowaniu grupy nie można w niej dodawać, usuwać ani poprawiać wskaźników. W okienku przeglądania definicji sprawozdań po zaznaczeniu odpowiednich, możliwe jest ich zbiorcze zaakceptowanie, anulowanie
akceptacji lub usunięcie zaznaczonych sprawozdań. Wartości wskaźników są
Ekran VI.36
liczone według następującego porządku:
Xpertis 360°plus
395
1. wskaźniki typu formuła będą liczone w pierwszej kolejności (kolejność
obliczeń =0),
2. wskaźniki typu suma, które są suma tylko wskaźników typu formuła będą liczone w drugiej kolejności (kolejność obliczeń =1),
3. wskaźniki typu suma, które są suma wskaźników typu formuła oraz
wskaźników liczonych w drugiej kolejności będą liczone w trzeciej kolejności (kolejność obliczeń =2) itd.
Grupy zaakceptowane zostaną wyświetlone w oknie Sprawozdania(Grupy
wskaźników) ze znakiem T (tak) w polu Akceptacja (ekran VI.36). Grupy, których definicje nie są poprawne (nie zostały zdefiniowane kolumny bądź algorytmy dla poszczególnych wskaźników), nie zostaną zaakceptowane (w kolumnie Akcept. będzie widoczny znak N). Jeżeli dla danej grupy nie zostały zdefiniowane kolumny, będą one dodatkowo wyróżnione kolorem.
Wykonanie akceptacji dla niezaakceptowanego sprawozdania spowoduje
jego zatwierdzenie oraz w przypadku, gdy posiada ono zależne sprawozdania
powstałe w innym programie, także ich zatwierdzenie po wyborze opcji Tak z
powiązanymi. Jeśli jedno ze sprawozdań powiązanych nie może być zaakceptowane, wówczas nie zostanie zatwierdzone żadne ze sprawozdań.
Wykonanie akcji aNulowanie akcept. dla zaakceptowanego sprawozdania
spowoduje anulowanie akceptacji wybranego sprawozdania oraz tych wszystkich sprawozdań, które zależą od niego. Jeśli jakiekolwiek z powiązanych zaakceptowanych sprawozdań zostało utworzone w innym systemie, wybranie polecenia nie spowoduje anulowania akceptacji dla żadnego sprawozdania. Należy wówczas ponownie wybrać polecenie w systemie Informacja finansowa lub
anulować akceptację sprawozdań powiązanych w innych systemach.
Na życzenie użytkownika może być wyświetlona lista przyczyn nieudanych
akceptacji.
Tylko zaakceptowane sprawozdania można będzie wydrukować.
18.13 Kontrola definicji sprawozdania wg kont
Użytkownik programu Finanse i księgowość może sprawdzić powiązania
kont analitycznych z algorytmami obliczeniowymi wybranego sprawozdania,
a dzięki temu również poprawność wprowadzonych definicji. Ułatwia to definiowanie sprawozdań, gdyż zestawia konta analityczne niepowiązane z algorytmami sprawozdania. Może to mieć duże znaczenie podczas sprawdzania
kompletności elementów sprawozdania finansowego (bilans, rachunek zysków
i strat).
Xpertis 360°plus
396
Po wybraniu polecenia [definicje|Sprawozdania finansowe|Kontrola definicji wg kont] i wskazaniu odpowiednich typów kont (patrz ekran nr VI.37), program generuje tabelę z listą kont użytych w istniejących sprawozdaniach. Lista
ta jest tworzona w opcji kontroli definicji według kont lub podczas zbiorczego
dołączania algorytmów wierszy podstawowych i nie jest usuwana aż do momentu zakończenia działania systemu, zmiany aktywnego roku bilansowego
lub wywołania aktualizacji kont (polecenie Aktualizacja kont z poziomu przeglądania listy). Okno parametrów tworzenia listy kont podpowiada ostatnio
użyte wartości (w przypadku startu systemu, okno parametrów będzie miało
zaznaczone wartości domyślne), dzięki temu poprzez użycie polecenia Aktualizacja kont można obejrzeć aktualne parametry listy kont.
Ekran VI.37
W tabelce podświetlane są konta, które zostały użyte przy definiowaniu
algorytmów wybranego sprawozdania.
Polecenie Konta pow./wszystkie umożliwia ograniczenie kont do pozycji
powiązanych z danym sprawozdaniem lub wyświetlenie wszystkich kont listy.
Użycie polecenia Dodaj parametr z poziomu przeglądania powiązań do konta
umożliwia dodawanie algorytmów dla wiersza podstawowego. Operacja dodania parametru opiera się na wskazaniu funkcji, a następnie jej parametrów.
Akcja jest dostępna dla niezaakceptowanych sprawozdań.
Xpertis 360°plus
397
18.14 Zaokrąglenia
Zgodnie z ustawą o rachunkowości niektóre sprawozdania finansowe mogą
być sporządzane w tysiącach złotych. Program umożliwia zdefiniowanie dowolnej jednostki, w jakiej będą wykazywane liczby w sprawozdaniu. Dla każdego sprawozdania określa się:
1. wskaźnik zaokrąglenia pozycji sprawozdania (wierszy). Wskaźnik zaokrąglenia może przyjmować wartości: 1, 10, 100, 1 000, 10 000, 100 000,
1 000 000.
2. dokładność (liczbę miejsc po przecinku) dla zaokrąglonej wartości.
Pole to może przyjmować wartości 0, 1, 2.
Jeżeli wzorzec urzędowy ma zdefiniowany wskaźnik zaokrąglenia wartości 1
i dokładności 2, to zestawienie zostanie wygenerowane automatycznie w wartościach rzeczywistych.
Podczas definiowania sprawozdań z grupy CIT można wprowadzić wyłącznie wskaźnik zaokrąglenia 1 i dokładność 2.
Zaokrąglenia są wykonywane dopiero po obliczeniu wartości. Niezależnie
od tego, jakie zaokrąglenia wybrano, program przechowuje wartości sprzed zaokrągleń. Podczas generowania wydruków można wybrać rodzaj prezentowanych danych — dane rzeczywiste (sprzed zaokrągleń) bądź dane zaokrąglone
(nie dotyczy to sprawozdań z grupy CIT). Jeżeli wybrano wartości zaokrąglone,
na wydruku widoczna jest kolumna zawierająca zastosowany sposób zaokrąglenia i dokładność.
Poszczególne wiersze sprawozdania przyjmują jako wartość początkową
przyjmują to, co użytkownik zadeklarował w nagłówku sprawozdania. Można jednak dla każdego wiersza sprawozdania określić inne zaokrąglenia.
Po zmianie wskaźnika zaokrągleń lub dokładności dla nagłówka sprawozdania możliwa jest automatyczna zmiana wskaźnika zaokrągleń, dokładności
dla wszystkich wierszy sprawozdania (operator decyduje o zmianie poprzez
odpowiedź na pytanie).
W przypadku danych zaokrąglonych program porównuje wskaźniki zaokrąglenia i dokładności dla całego sprawozdania i poszczególnych jego wierszy. Po stwierdzeniu różnic można je wyświetlić.
18.15 Tłumaczenie sprawozdań
Jeżeli istnieje potrzeba przeglądania sprawozdań w języku obcym, każde sprawozdanie można przetłumaczyć na dowolny język obcy operujący alfabetem
Xpertis 360°plus
398
łacińskim, np. na język angielski. Aby uruchomić tę funkcjonalność należy odpowiednio przeprowadzić parametryzację systemu. Najpierw należy zdefiniować język na jaki będą tłumaczone sprawozdania.
W oknie parametrów działania systemu, w polu Słownik języków tłumaczeń, należy wskazać zdefiniowany słownik języków. Później należy dokonać
tłumaczenia wybranego sprawozdania na właściwy język. Aby tego dokonać
trzeba wybrać sprawozdanie, które będzie tłumaczone a następnie polecenie
[Wielojęzyczność]. Polecenie to posiada opcje Język oraz Tłumaczenie.
Po użyciu funkcji Język i wybraniu odpowiedniego, na ekranie pojawiają się
nagłówki sprawozdań według wybranego języka. Jeśli nazwa sprawozdania nie
została przetłumaczona to przed nazwą znajduje się ikona z wykrzyknikiem (!).
Akcja Tłumaczenie wyświetla okno z tłumaczeniami bieżącej nazwy sprawozdania. Jeśli wybrany jest język tłumaczeń można ich również dokonać po
przez akcję [Dołącz] lub [Popraw]. Podobna obsługa występuje dla kolumn i
wierszy sprawozdań.
Tłumaczenie powinno przebiegać na niezaakceptowanych sprawozdaniach. Wycofanie akceptacji może odbywać się za pomocą polecenia aNulowanie akcept..
Tłumaczenie etykiet uniwersalnych wydruków sprawozdań Przed wykonaniem wydruków sprawozdań w wybranym języku należy dokonać tłumaczenia jego etykiet czyli nazw kolumn, parametrów itp. W tym celu należy wybrać z menu polecenie [tłUmaczenia]. W oknie Definicje tłumaczeń dla wiersza
o kodzie [Wydruki sprawozdań] należy zdefiniować etykiety w wybranym języku.
18.16 Akceptacja zdefiniowanego sprawozdania
Po zdefiniowaniu nowych sprawozdań wskaźnikowych należy zawsze wykonać funkcję Akceptacja, aby ustalić kolejność obliczania wskaźników. Dla grup
niezaakceptowanych program nie naliczy automatycznie aktualnych wartości
wskaźników. Tylko zaakceptowane sprawozdanie można wydrukować. Polecenie Akceptacja dostępne jest w oknie z listą zdefiniowanych sprawozdań.
W okienku przeglądania definicji sprawozdań, po zaznaczeniu odpowiednich sprawozdań możliwe jest ich zbiorcze zaakceptowanie, anulowanie akceptacji oraz usunięcie wierszy (akcja Wiersze) lub zaznaczonych algorytmów
(akcja Algorytmy). Zaakceptowane definicje mają znacznik Tw polu Akceptacja.
Xpertis 360°plus
399
18.17 Formuły uniwersalne
Zdefiniowane formuły można przeglądać po wybraniu polecenia [sprawozDania
definiowalne|Formuły uniwersalne]. Formuły uniwersalne można dodać uży-
Ekran VI.38
wając polecenia dołącz Automatycznie. Każda formuła ma własne parametry.
Nowe formuły uniwersalne Użytkownicy programu znający język Formula+ mogą definiować własne formuły, obliczające określone wartości na podstawie danych z programu. Aby wprowadzić nową formułę, wybierz polecenie
Dołącz i wprowadź odpowiednie dane (por. ekran VI.39).
Ekran VI.39
Rodzaj formuły znak # (symbol dla formuł związanych z wskaźnikami podstawowymi),
Skrót, Nazwa formuły skrócona i pełna nazwa formuły,
Treść formuły odpowiednie wyrażenie w języku Formula+.
Xpertis 360°plus
400
18.18 Aktualizacja danych
Przed wykonaniem zdefiniowanego sprawozdania należy wykonać aktualizację danych. Aktualizacja rozpocznie się po wybraniu [Aktualizacja danych do
sprawozdań]. Dane są aktualizowane dla wyznaczonego przez operatora programu zakresu czasowego — najlepiej więc przeprowadzić aktualizację dla tych
okresów, dla których będzie drukowane sprawozdanie. Oprócz aktualizacji
wartości wskazanego sprawozdania może być również uaktualnienie wartości sprawozdań, od których zależą wartości wybranego sprawozdania. Warunkiem takiej aktualizacji jest zaznaczenie w parametrach aktualizacji opcji Z powiązanymi dla wskazanego sprawozdania. Wywołanie aktualizacji dla spra-
Ekran VI.40
wozdania powoduje zawsze usunięcie dotychczasowych wartości składników.
Operator może decydować o zapisywaniu wartości składników wierszy. Zaznaczenie pola Czy zapisywać wartości algorytmów? spowoduje zapisanie obecnych
wartości składników.
Operacja ta spowoduje możliwość analizy wartości poszczególnych składników algorytmu oraz badania wpływu poszczególnych składowych na wynik
obliczeń. Wartości wierszy (dla wybranej kolumny) w rozbiciu na składniki
algorytmu są prezentowane na wydruku dostępnym w opcji Wartości algorytmów lub bezpośrednio po zakończeniu aktualizacji (jeśli operator zadecydował o naliczaniu wartości algorytmów). Na wydruku wartości algorytmów mogą być również prezentowane wartości składników dla wierszy złożonych (tzn.
obliczanych na podstawie innych wierszy). W takim przypadku należy pamiętać, że jeśli składniki pochodzą z innego sprawozdania, które było aktualizowane w innym czasie, zapisane wartości składowych mogą nie być zgodne z
wartością wiersza.
18.19 Drukowanie zestawień
Zdefiniowane i zaakceptowane zestawienia można wydrukować. Zestawienie,
które nie zostało zaakceptowane, nie będzie widoczne na liście, a więc nie będzie możliwy jego wydruk. Przed wykonaniem zestawienia warto wykonać aktualizację danych (patrz punkt VI.18.18). Z aktualizacji można zrezygnować,
Xpertis 360°plus
VI.19. Opcja importu danych startowych
jeżeli masz pewność, że dane gromadzone w programie nie zmieniły się od
ostatniej aktualizacji.
Ponieważ do sprawozdania zawsze brane są wartości z ostatniego okresu,
dla którego wykonywane jest sprawozdanie, zaleca się przy tworzeniu sprawozdania za cały rok podawanie zakresu dat od grudnia do grudnia, co spowoduje przyspieszenie działania funkcji i oszczędzi wykonywania niepotrzebnych
operacji.
Aby wydrukować sprawozdanie w na formularzu uniwersalnym czyli takim, który jest jednakowy dla wszystkich sprawozdań wybierz polecenie
[ Wydruk uniwersalny].
W zależności od wartości parametru globalnego nr 33 sprawozdanie może
być prezentowane w walucie narodowej lub w dowolnej walucie obcej.
Wartości w wierszach powstają w wyniku przeliczenia przez wybrany kurs
walutowy wszystkich wierszy będących podstawą do późniejszego zsumowania. Kolejne sumy wierszy powstają poprzez dodanie wartości już przeliczonych wartości wierszy.
Wartości wierszy (dla wybranej kolumny) w rozbiciu na składniki algorytmu są prezentowane na wydruku dostępnym w opcji Wartości algorytmów lub
bezpośrednio po zakończeniu aktualizacji (jeśli operator zadecydował o naliczaniu wartości algorytmów). Na wydruku wartości algorytmów mogą być
również prezentowane wartości składników dla wierszy złożonych (tzn. obliczanych na podstawie innych wierszy). W takim przypadku należy pamiętać,
że jeśli składniki pochodzą z innego sprawozdania, które było aktualizowane
w innym czasie — zapisane wartości składowych mogą nie być zgodne z wartością wiersza.
19 Opcja importu danych startowych
Istnieje możliwość dla systemów pakietu Xpertis importu danych startowych.
W menu [Administracja] opcja [Import danych] służy do zaimportowania definicji potrzebnych na starcie systemu. Opcja ta powinna być wywoływana świadomie przez osoby wdrażające rozwiązanie, należy ograniczać dostęp do tej
opcji dla innych operatorów.
20 Import danych z innych systemów
Do aplikacji z pakietu Xpertis można wczytać dane wygenerowane w innych niż
Xpertis systemach. Dane do importu należy przygotować zgodnie ze specyfikacją określoną w punkcie VI.20.1. Funkcje związane z importem są dostępne
Xpertis 360°plus
401
402
po wybraniu [Administracja|Modyfikacje danych| Mechanizm importów]. Mechanizm importów składa się z dwóch sekcji:
— definicji importu [ |Definicje],
— rejestru wykonanych importów danych [ |Import].
20.1 Ogólne zasady przygotowania danych wejściowych
Zdefiniowanie (lub modyfikacja) poprawnej struktury do importu wymaga od
użytkownika dobrej znajomości struktury definicji tabel systemu oraz języka
programowania Formula+. Z tego powodu zaleca się, aby modyfikacje przeprowadzano przy asyście wdrożeniowej pracownika firmy Macrologic.
1. Import dostępny jest dla wybranych kartotek danych.
2. Modyfikacja definicji kluczowych pól importu (pola wymagalne), np.
ich usunięcie może mieć wpływ na poprawność importu.
3. Dane do importu powinny spełniać wszystkie kryteria wpisane w definicję struktury importu.
4. Istotna jest kolejność importowanych kartotek (w przypadku braku kartoteki nadrzędnej import się nie powiedzie).
5. Możliwe jest zdefiniowanie lub zmodyfikowanie standardowych importów pod potrzeby danego klienta (np. dodanie nowych pól, dodanie nowych komunikatów).
6. Wszystkie schematy importów zdefiniowane są dla struktury danych typu flat file (wykorzystywanej w komunikatach EDI) odczytywane z plików typu CSV (Microsoft Excel).
20.2 Definiowanie importów
Po wybraniu [Administracja|Modyfikacje danych|Mechanizm importów| Definicje] uzyskamy dostęp do schematu zdefiniowanych importów danych, przedstawionych w strukturze hierarchicznej („drzewko”), w podziale na kluczowe
systemy pakietu Xpertis.
W oknie dodatkowym wyświetlana jest definicja konkretnej struktury importu. Daną strukturę można skopiować |Kopiuj. Definicję importu można
Xpertis 360°plus
VI.20. Import danych z innych systemów
403
również usunąć wraz z całą jego strukturą używając polecenia Usuń. Definicję importu można usunąć tylko wtedy, jeśli dana struktura nie była wcześniej
wykorzystywana do importu.
Uwaga W widoku pokazywane są wszystkie definicje importów, jednakże
modyfikować można wyłącznie definicje dotyczące danego systemu oraz całego pakietu Xpertis.
[ | Przełącz na importy] umożliwia przeglądanie wczytanych danych.
Można zmienić kolejność definicji importu, używając metody „przeciągnij
i upuść”. Zaznaczone rekordy (rekord) należy przenieść do miejsca, w którym
chcemy je umieścić. Automatycznie zostaną przenumerowane pozycje definicji importu.
Aby uporządkować numerację pozycji definicji (np. po usunięciu pozycji)
należy zastosować funkcję [Pomocnicze|Renumeracja pozycji].
Kody informacyjne umożliwia automatyczne dodanie wybranych kodów informacyjnych do definicji importu. Kody dodawane są kolejno. Dokładny opis stosowanych kodów informacyjnych znajdziesz w punkcie
VI.20.3.
Renumeracja pozycji umożliwia uporządkowanie pozycji definicji importu
(przenumerowanie pozycji);
Eksport definicji umożliwia wyeksportowanie wszystkich definicji mechanizmu importów do pliku tekstowego. Plik znajduje się w katalogu
work\xpertis\mimpdef.txt.
Import definicji umożliwia zaimportowanie wszystkich definicji importów z
pliku tekstowego (plik w katalogu work\xpertis\mimpdef.txt).
Specyfikacja umożliwia wygenerowanie pliku o rozszerzeniu csv (struktura
kolumn do wypełnienia wczytywanymi danymi). Można wygenerować
kilka plików csv: należy zaznaczyć odpowiednie importy. W przypadku
wybrania funkcji dla konkretnego systemu zostaną wygenerowane pliki
struktury importu dotyczące tego systemu.
Drukuj (zaznaczone definicje importów lub dany import) umożliwia wydrukowanie pojedynczej definicji importu (lub kilku zaznaczonych). Wydrukuje się informacja o parametrach wypełnienia importowanych pól.
Drukuj (dany import lub system) umożliwia wydrukowanie zestawienia wszystkich zdefiniowanych definicji importów w podziale na systemy.
Wydruk zostanie wykonany tylko wtedy, gdy dana definicja zawiera
przynajmniej jeden kod o Miejscu odniesienia typu P pozycje.
Xpertis 360°plus
404
Odśwież definicję aktualizuje „drzewko” aktualnie zdefiniowanych importów.
Legenda informacja o znaczeniu ikon widocznych w okienku przeglądania.
ZAMIENIAĆ NA WIELKIE LITERY zaznaczenie parametru spowoduje w trakcie
importu zamianę liter w importowanym tekście na wersaliki. Parametr
dotyczy tylko importowanych danych typu tekst.
Nagłówek importu Nagłówek można zdefiniować po wybraniu [Dołącz].
LP
liczba porządkowa. Pole umożliwia uporządkowanie definicji importów
danych wg kolejności wykonania.
Kod kod importu. Unikalna wartość oznaczenia importu.
Nazwa nazwa importu.
Formuła odczytu formuła wykonująca odczyt danych, napisana w języku programowania Formula+. Jeżeli operator korzysta ze standardowej formuły, czyli exec{’read_slo’,edison’,,’KOD’}, należy jako
pierwsze pole w imporcie ustawić pole KOD(czyli 2. parametr formuły
musi pokrywać się z akronimem pierwszego pola w strukturze importu).
Opis dodatkowe informacje o zdefiniowanym imporcie (pole może postać puste).
Jeżeli zostały wypełnione wszystkie wymagane pola definicji, nagłówek importu zostaje zapisany. Po jego rejestracji użytkownik definiujący import może
przypisać wywołanie danego importu do programów wybranych z listy. Jeżeli
import nie zostanie przypisany do żadnego z programów, będzie dostępny dla
całego pakietu Xpertis.
Pozycje importu W oknie Definicja importu – pozycje definiowanej struktury
importu należy wybrać [Dołącz] lub [Popraw] — jeżeli chcemy wykonać modyfikację.
LP
liczba porządkowa. Pole umożliwia uporządkowanie pól importu danych wg ich kolejności wykonania.
Kod komunikatu unikalny (w obrębie definicji jednego importu) ciąg znaków. Oznaczenie importowanej wartości.
Xpertis 360°plus
Opis komunikatu opis pozycji importu (co jest wczytywane w danej pozycji).
Miejsce odniesienia czego dotyczy dana definicja pozycji importu. Dostępne
są 4 oznaczenia, ale do importów stosuje się tylko P i I.
P
pozycja. Deklaruje jedną kolumnę importu. Podstawowe pole w
definicji importów.
I
informacja. Kody informacyjne, pomocnicze (np. ustawiające wartości początkowe importu). Ich znaczenie opisano w punkcie
VI.20.3.
UwagaOznaczenia N nagłówek oraz S podsumowanie zasadniczo nie powinny być stosowane w mechanizmie importów.
Tabela tabela systemu, do której ma zostać wpisana importowana wartość.
Pole pole wskazanej tabeli systemu, do której ma zostać wpisana importowana wartość.
Formuła pola wyrażenie w języku Formula+ na wartość pola (na podstawie
importowanej wartości).
Formuła logiczna formuła w składni języka Formula+. Warunek logiczny na
importowaną wartość.
Typ wyniku określenie typu importowanej wartości.
Numeryczny wartość liczbowa (zarówno całkowita i rzeczywista),
Tekst ciąg znaków,
Data pole typu data, format rrrr/mm/dd.
Godzina pole typu czas, format gg:mm:ss.
Długość pola tekstowego maksymalna długość importowanej wartości, kontrolowana podczas importu danych.
Wymagane wypełnienie wartości? podczas importu program będzie sprawdzał, czy została podane wartość w danym polu.
Opis dodatkowe informacje dotyczące importowanej wartości.
Xpertis 360°plus
405
406
20.3 Kody informacyjne
_FILE zawiera nazwę i rozszerzenie pliku importu danych w formacie csv (dane oddzielane znakami średnika).
_UKEYn unikalny klucz importowanych danych, gdzie n oznacza kolejny numer. W polu Formuła pola kodu należy umieścić kolejno oddzielane
przecinkami kody pól będące w kluczu unikalnym. Wartości nie powinny się powtarzać w żadnej linii danych importu.
Przykład Do zaimportowania są następujące dane:
KOD
01
02
01
NAZ
WARSZAWA
KATOWICE
WARSZAWA
OPIS
LP
stolica 1
miasto 2
miasto 3
Przy różnych kluczach unikalnych różny będzie wynik importu:
1. _UKEY o wartości KOD,NAZ. Dane nie zostaną zaimportowane, ponieważ linie 1 i 3 są identyczne dla wartości KOD i NAZ.
2. _UKEY o wartości LP, KOD. Dane zostaną zaimportowane.
_DLG zawiera informację, które z kodów należy zweryfikować pod kątem dokładnej zadeklarowanej długości. Kolejne kody oddzielane są przecinkami.
_INI wykonuje operacje pomocnicze przed importem danych.
_BL_ wartości początkowe danego importowanego rekordu.
_AKT dodanie, aktualizacja i zatwierdzenie importowanego rekordu. Ewentualna informacja, dlaczego rekord nie został zarejestrowany.
_END wartości końcowe danego importowanego rekordu (np. aktualizacja innych powiązanych danych w systemie).
Uwaga Opisane wartości kodów informacyjnych należy wpisać w pole Formuła pola dla danego kodu.
Poprawna definicja importu powinna zawierać następujące informacje:
1. kod informacyjny _FILE — plik importu danych (zawierający importowane dane);
Xpertis 360°plus
2. przynajmniej jeden kod o Miejscu odniesienia typu P — pozycje — jedna
kolumna (wartość) importu danych;
3. dodatkowo zalecane jest zdefiniowanie chociaż jednego klucza unikalnego _UKEY.
Uwaga Zarówno wydruk definicji importu, jak i specyfikacja (plik o rozszerzeniu csv) uwzględniają jako kolumny (wartości) importu tylko kody o Miejscu odniesienia typu P — pozycje.
20.4 Wczytanie danych
Po wybraniu polecenia [Administracja|Modyfikacje danych|Mechanizm importów | Import] otworzy się okno przeglądu zdefiniowanych importów. W oknie
Dziennik importów VI.41 importy są podzielone na zakładki lat — kolejne i poprzednie lata uwzględniając aktualny rok, według daty systemu. Maksymalna
liczba lat pokazywanych w zakładkach wynosi 10.
Ekran VI.41
Struktura drzewa przedstawia schemat zdefiniowanych importów danych
w podziale na kluczowe systemy pakietu Xpertis. W okienku dodatkowym wyświetlana jest informacja o wykonanych importach danej struktury.
UwagaW widoku pokazywane są wszystkie definicje importów, jednak
można wykonać wyłącznie import definicji dotyczących danego systemu oraz
całego pakietu Xpertis.
Kolejność uruchamiania Istotna jest kolejność uruchamiania zdefiniowanych importów. Dane wcześniej zaimportowane wykorzystywane są w kolejnych definicjach importów. Dlatego warto numerować je według kolejności ich
wykonywania. Zaleca się importowanie najpierw danych związanych z całym
systemem Xpertis, a następnie z danym systemem, do którego importujemy
dane.
Xpertis 360°plus
407
408
Importowane dane są kontrolowane w dwóch krokach:
1. Kontrola danych z definicją importu:
— maksymalna długość pola,
— wymagalność pola,
— dokładna długość pola,
— zadeklarowany typ pola z podaną wartością (Numeryczny, Data, Godzina);
— niespełnienie kryterium unikalności kluczy.
Na tym etapie nie ma żadnej ingerencji w bazy systemu. Sprawdzana jest
poprawność przekazanych do importu danych pod kątem definicji importu. Jeżeli okaże się, że dane są niepoprawne, import danych zostanie
przerwany.
2. kontrola rejestrowanych danych:
— istnienie rekordu o unikalnych kluczach,
— zarejestrowanie rekordu w systemie.
Na tym etapie odbywa się rejestracja importowanych danych bezpośrednio w systemie.
Polecenie [Specyfikacja ] umożliwia wygenerowanie pliku o rozszerzeniu
csv, zawierającego strukturę importu, czyli kolumny do wypełnienia (kody o
Miejscu odniesienia typu P — pozycje).
Definicje importu można wydrukować [Drukuj]. Na wydruku znajdzie się
informacja o parametrach wypełnienia importowanych pól.
Można też wydrukować zestawienie wszystkich zdefiniowanych definicji
importów w podziale na systemy.
Po wykonanym imporcie w dzienniku importów tworzy się wpis, można
też obejrzeć log importu oraz plik, który został zaimportowany.
20.5 Import definicji
Do systemu Xpertis można wczytać schematy definicji importów. Umożliwia
to funkcja [Definicje|Pomocnicze|Import definicji]. Dane do definicji importów
odczytywane są z pliku work\xpertis\mimpdef.txt.
W oknie można wybrać definicję importu do wczytania. Każda z definicji
opisana jest następującymi polami:
Xpertis 360°plus
KOD kod definicji importu
NAZWA nazwa definicji importu;
JEST zaznaczenie oznacza, że w systemie istnieje już definicja importu o podanym kodzie;
UŻYWANY zaznaczenie oznacza, że definicja importu o podanym kodzie była
używana w systemie (wykonano importy na jej podstawie);
WYBÓR zaznaczenie oznacza czy definicja importu ma zostać zaimportowana
do systemu;
NOWY KOD nowy kod importowanej definicji importu. Pole dostępne tylko
dla definicji importów o zaznaczonym polu UŻYWANY.
W głównym oknie dostępne są następujące działania:
Akceptuj akceptacja wyboru definicji importów do zaimportowania do systemu;
Popraw umożliwia nadanie importowanej definicji importu nowego kodu (jeśli taka definicje już istnieje w systemie i zarejestrowano importy danych
na jej podstawie). Akcja dostępna tylko dla definicji o zaznaczonym polu
UŻYWANY;
Wybór umożliwia wybranie definicji importów do wczytania ich do systemu;
Rezygnacja umożliwia rezygnację z zaznaczenia wybranych definicji importów.
Uwaga Do systemu zostaną zaimportowane tylko wybrane definicje importów.
Jeżeli istnieją definicje importu o identycznym kodzie, na podstawie których
nie był wykonywany import, definicja zostanie zastąpiona nową strukturą.
W przypadku istnienia definicji importu używanej wcześniej w systemie,
definicja zostanie zaimportowana jako nowa (z kodem podanym w polu NOWY KOD).
Xpertis 360°plus
409
410
21 Eksport i import dokumentów
Może zaistnieć sytuacja, że dane pomiędzy systemami będą przekazywane za
pośrednictwem plików tekstowych o odpowiedniej strukturze. Program udostępnia mechanizm definiowania struktury zbiorów, zarówno wysyłanych jak
i przysyłanych. Zadanie definiowania plików najlepiej powierzyć administratorowi programu.
Dane wysyłane są bezpośrednio do pliku tekstowego, natomiast przyjmowanie danych odbywa się w dwóch etapach: najpierw dane są przechowywane
w odpowiednio zdefiniowanej tabeli, a następnie przenoszone do tabel docelowych. W przypadku pól słownikowanych dla kolumny przyjmowanych danych można zdefiniować zamiennik, który wyszuka w sposób określony przez
użytkownika odpowiednik w tabeli słownika i doda go do słownika (jeżeli odpowiednik nie zostanie znaleziony automatycznie, użytkownik będzie musiał
go wskazać).
Aby można było przekazać dane, najpierw należy zdefiniować odpowiednio pliki tekstowe. Pliki tekstowe tworzymy w module deFinicje po wybraniu
pozycji Exp./import dokumentów. W module Dokumenty dostępne są funkcje
Import i Eksport.
— Definicja zbiorów tekstowych powinna jednoznacznie opisywać format
zbioru (kolumny, typy i długości pól).
— Definicja interfejsu wyjściowego:
– skąd i jak czerpać dane (tabele wyjściowe, algorytm przetwarzania),
– jak wiązać dane z kolumnami zbioru tekstowego.
— Definicja interfejsu wejściowego:
– z jaką definicją zbioru txt jest związany interfejs,
– do jakiego bufora wprowadzać dane,
– jak wiązać pola bufora z polami zbioru TXT.
— Definicja mechanizmu zamienników:
– powiązanie pola bufora z definicją zamiennika,
– algorytm automatycznego wyszukiwania zamiennika.
— Definicja buforów (tabel) dla importowanych dokumentów:
Xpertis 360°plus
VI.21. Eksport i import dokumentów
– struktura makrogenowa,
– określanie algorytmu odtwarzania danych pierwotnych na podstawie bufora.
21.1 Import i eksport — krok po kroku
1. Definiowane interfejsów:
— wysyłającego,
— przyjmującego,
— zbioru TXT.
2. Wysyłanie danych.
3. Przyjmowanie danych i weryfikacja.
4. Odtwarzanie przyjętych dokumentów.
21.2 Definicje interfejsów
Ponieważ komunikacja odbywa się przez pliki tekstowe, należy zdefiniować
format pliku. Funkcja Definicje interfejsów [deFinicje|Exp./import dokumentów ] umożliwia zdefiniowanie pełnego, tekstowego interfejsu wejściowego
bądź wyjściowego. W skład definicji wchodzą informacje ogólne (nagłówek
definicji) i szczegółowe (definicje kolumn pliku tekstowego). Nagłówek definicji zawiera następujące pola:
Nazwa dowolny tekst opisujący interfejs. Określa co dany plik będzie zawierał,
np. Dokumenty z okresu;
Skrót nazwa skrócona. Jest to ośmioznakowe pole tekstowe, unikalne w obrębie danej aplikacji, które jednoznacznie identyfikuje interfejs;
Zbiór tekstowy formuła na domyślną nazwę zbioru tekstowego wysyłanego
lub przyjmowanego. Formuła wysyłająca lub przyjmująca może ją zmienić. Po naciśnięciu klawisza F3 dostępny jest słownik formuł;
Formuła wysyłająca podłączenie do formuły eksportującej;
Separator separator pól w zbiorze tekstowym;
Xpertis 360°plus
411
412
Tabela przyjmująca akronim tabeli (bufora), do której wczytywane są dane
ze zbioru tekstowego. Następnie specjalnymi formułami dane rozprowadzane są do odpowiednich baz;
Formuła przyjmująca podłączenie do formuły importującej. W wyniku działania tej formuły dane importowane są do bufora (tabeli przyjmującej)
podanego w polu Tabela przyjmująca;
Formuła odtwarzająca podłączenie do formuły odtwarzającej. W wyniku tej
formuły dane odtwarzane są z bufora i rozprowadzane są do odpowiednich baz znajdujących się w systemie.
Polecenie Definicje kolumn, w okienku definicji nagłówka, służy do zdefiniowania kolumn, określenia ich długości i zawartości. Definicja kolumn zawiera pola:
Nr kolumny numer wyznaczający kolejność opisywanego pola w zbiorze tekstowym. Jest on wprowadzany przez użytkownika. Nie musi być to numer kolejny, system uszereguje poszczególne kolumny według tej numeracji;
Nazwa pola dowolny tekst opisujący pole;
Typ pola typ pola wybierany jest po naciśnięciu klawisza F3 . Możliwe są następujące typy:
S
D
T
N
string,
data,
czas,
liczba;
Długość długość pola;
Format numer formatu dla daty lub czasu, a cyfry po przecinku dla liczb;
Pole tabeli wejściowej akronim pola tabeli przyjmującej, określonej w nagłówku definicji (dla interfejsu wejściowego);
Zamiennik wskazanie na zamiennik (dla interfejsu wejściowego). Pole wypełniane jest jeżeli nazwa pola w centrali jest inna niż w oddziale. Po naciśnięciu klawisza F3 dostępny jest słownik zamienników. Definicje zamienników opisane są poniżej;
Wartość pola formuła zwracająca wartość pola (dla interfejsu wyjściowego).
Może to być np. akronim pola w odpowiedniej tabeli.
Xpertis 360°plus
21.3 Definicje zamienników
Funkcja definicje Zamienników pozwala na zdefiniowanie zamiennika dla pola (kolumny zbioru wejściowego). Pewne kolumny przesyłanych danych mogą
być związane ze słownikami. Dla takich kolumn użytkownik może zdefiniować sposób wyszukiwania odpowiedników w słowniku, a także sposób postępowania w razie braku odpowiednika. Aby poprawnie odtworzyć dokumenty
należy prawidłowo wypełnić pola słownikowe. Zakładamy, że pola nie muszą
otrzymać takiej samej wartości, jak w systemie jednostki. Można będzie uzyskać efekt mapowania symboli jednostki w symbole centrali. Mechanizm będzie sam próbował odnaleźć odpowiedniki w słowniku centrali, będzie próbował dołączyć nowe (jeśli pozwolimy na to) lub będzie czekał na akceptację
operatora. Mapowanie raz skojarzonego systemu będzie przechowywane i następne odwołanie do tego symbolu, spowoduje automatyczne skojarzenie. Mechanizm zamienników korzysta z dwóch tabel: definicji zamienników i tabeli
zamienników.
Tabela definiująca zamienniki zawiera następujące pola:
Nazwa dowolny tekst opisujący zamiennik;
Skrót ośmioznakowe pole tekstowe, unikalne w obrębie danej aplikacji, jednoznacznie definiuje zamiennik;
(Tabela słownika) Akronim akronim tabeli słownika, w której wyszukiwany
będzie zamiennik;
(Tabela słownika) Maska słownika jeżeli tabela jest maskowalna należy podać nazwę maski;
(Tabela słownika) Index indeks w tabeli, jest to indeks według którego wyszukiwany będzie zamiennik;
(Tabela słownika) Okno wyboru akronim okna wertowania wyświetlanego
w przypadku gdy wymagane jest wskazanie odpowiedniego zamiennika przez operatora. Okno to musi mieć akcję Ten;
(Tabela słownika) Prefiks dla słownika można wybrać odpowiedni prefiks
dla słownika za pomocą klawisza F3 ;
(Tabela słownika) Pole słownika akronim pola w tabeli. Pole to porównywane jest z symbolem wejściowym (dla którego chcemy znaleźć odpowiednik);
Xpertis 360°plus
413
414
(Tabela słownika) Słownik użytkownika nazwa słownika użytkownika. Nazwa ta wybierana jest z listy słowników użytkownika po naciśnięciu klawisza F3. Pole to wypełniamy, jeżeli dany słownik związany jest ze strukturą słownika użytkownika;
(Obsługa) Autowyszukanie dozwolone są tu znaki T lub N. Algorytm szukający zamiennika wyszukuje zawsze w tabeli zamienników, jeżeli dany symbol wejściowy pojawia się pierwszy raz i w tabeli zamienników nie ma
go, nastąpi próba wyszukania w tabeli słownika (Autowyszukanie ustawione na T), lub zostanie wyświetlone okno słownika (Autowyszukanie
ustawione na N) aby operator sam wybrał odpowiednik.
(Obsługa) Autododawanie dozwolone są tu znaki T lub N. Parametr ma znaczenie, jeżeli pole Autowyszukanie ustawione jest na T. Jeżeli Autododawanie ustawione jest na T, to w przypadku braku odpowiednika w słowniku program będzie próbował go dodać;
(Formuły) Symbol do szukania formuła zwracająca symbol wejściowy do wyszukania. Jeżeli pole jest puste to jako symbol wejściowy przyjmuje się
wartość pola tabeli;
(Formuły) Wyszukiwanie w słown. formuła wyszukująca odpowiednik w tabeli. Jeżeli pole jest puste, następuje wyszukiwanie standardowe, według
parametrów określonych w parametrach tabeli słownika;
(Formuły) Dodawanie do słown. formuła uzupełniająca pola w słowniku.
Wykonywana jest przed dodaniem rekordu w tabeli słownika, ma znacznie tylko jeśli pole Autododawanie ustawione jest na T.
Po wybraniu polecenia Zamienniki wyświetlona zostanie tabela zamienników.
Zawiera ona następujące pola:
Jednostka księgowa jednostka, z którego pochodzi symbol wejściowy;
Symbol jednostki księgowej pole tekstowe zawierające symbol wejściowy;
Symbol u nas pole tekstowe. Po naciśnięciu klawisza F3 można wybrać odpowiedni symbol z tabeli słownika zdefiniowanej w definicji zamiennika.
Xpertis 360°plus
Ekran VI.42
Funkcja Formuły eksportujące umożliwia redagowanie formuł wysyłających
dane tekstowe. Funkcja formuły Importujące umożliwia redagowanie formuł
przyjmujących dane tekstowe.
21.5 Eksport
Wywołanie formuły eksportującej dane, to wybór spośród formuł zdefiniowanych w Formułach eksportujących. Zdefiniowano dwa automaty wysyłające
dane:
SELEKCJA wysyła wybrane z danego okresu dokumenty księgowe. Po wyborze tej formuły należy wybrać okres obrachunkowy (tak jak przy księgowaniu dokumentów), a następnie kolejno wskazywać dokumenty do
wysłania.
WSZYSTKIE wysyła wszystkie dokumenty księgowe z danego okresu. Po wyborze tej formuły należy wybrać okres obrachunkowy. Zostaną wyeksportowane wszystkie dokumenty z wybranego okresu.
Obydwa automaty oparte są na interfejsie DOKUMENT. Formuły są uruchamiane po wybraniu polecenia Ten.
21.6 Import
Funkcja Import służy do odczytania pliku tekstowego i zapisania danych pochodzących z tego pliku. Należy wybrać jedną spośród formuł zdefiniowanych
Xpertis 360°plus
415
416
w formułach Importujących (polecenie Ten). Import dzieli się na następujące
etapy:
1. kasowanie zawartości bufora,
2. wczytywanie nowych danych do bufora,
3. odtwarzanie zawartości bufora — wpisanie danych do odpowiednich tabel.
Dostępny jest automat DOKUMENTY rejestrujący dokumenty księgowe
z pliku tekstowego. Po wybraniu tego automatu dane są pobierane z pliku tekstowego określonego w definicji interfejsu. Po wprowadzeniu danych do tabeli
pomocniczej, tabela ta jest prezentowana, a użytkownik decyduje, czy na pewno chce zarejestrować wprowadzone dokumenty. Po akceptacji użytkownika
następuje księgowanie.
22 Serwer proxy
W systemie Xpertis można komunikować się poprzez proxy bez autoryzacji
oraz z użyciem autoryzacji typu Basic.
Ustawienia proxy są dostępne po wybraniu z menu głównego [Administracja|
ustawienia proXy] w każdej aplikacji systemu Xpertis.
22.1 Ustawienia globalne proxy
Ekran VI.43
Standardowo dostępne są opcje ustawień globalnych (por. ekran VI.43):
Czy korzystać z serwera proxy decyzja użytkownika
Xpertis 360°plus
417
VI.22. Serwer proxy
Host adres serwera
Port port serwera
Wymagana autoryzacja pole należy zaznaczyć, jeśli proxy wymaga autoryzacji. Podczas próby pobrania pliku z Internetu konieczne będzie wówczas
podanie loginu i hasła do serwera proxy. Parametry te zostaną zapamiętane na czas sesji.
Logowanie do systemu Okno logowania zawiera dwa pola:
login pole może zostać wypełnione automatycznie (w przypadku zapisania
danych dla użytkownika),
hasło w polu wyświetlane są gwiazdki, hasło jest niewidoczne podczas wpisywania.
Zakres stosowania ustawień globalnych Ustawienia globalne obowiązują
dla wszystkich użytkowników nie posiadających ustawień własnych.
Ustawienia globalne obowiązują także dla użytkowników którzy mają zapisane ustawienia indywidualne, ale z opcją Czy korzystać z serwera proxy = Tak,
wg ustawień globalnych.
22.2 Ustawienia indywidualne proxy
Ekran VI.44
Opcja [Administracja|ustawienia Globalne|ustawienia dla Użytkownika] pozwala ustawić indywidualne ustawienia proxy dla bieżącego użytkownika.
Okno, w którym podaje się ustawienia indywidualne (por. ekran VI.44), jest
podobne do okna ustawień globalnych. W przypadku proxy z autoryzacją
można podać login, który podczas pobierania pliku będzie podpowiadany w
oknie logowania do proxy.
Xpertis 360°plus
418
Użytkownik może również zdecydować, że chce korzystać z ustawień globalnych systemu.
Lista użytkowników z indywidualnymi ustawieniami
Po wybraniu z menu głównego [Administracja|ustawienia proXy|Lista ustawień
indywidualnych] wyświetli się lista użytkowników, którzy posiadają indywidualne ustawienia proxy (por. ekran VI.45).
Ekran VI.45
Akcje w oknie wertowania pozwalają na edycję ustawień użytkownika, dodawanie ustawień indywidualnych dla użytkownika, który dotąd ich nie miał,
lub też usunięcie ustawień.
Uprawnienia dla użytkownika
Okno dodawania użytkownikowi ustawień proxy posiada dodatkowo pole z
możliwością wyboru użytkownika systemu (por. ekran VI.46).
Ekran VI.46
22.3 Opcje dla Alertów biznesowych
W aplikacji Xpertis Alerty biznesowe dostępna jest dodatkowa opcja ustawień
proxy. Jest dostępna po wybraniu z menu głównego [Administracja|ustawienia
proXy|ustawienia dla zadań Alertowych].
Xpertis 360°plus
VI.23. Rejestrowanie modyfikacji danych w kartotekach
Ekran VI.47
Opcja ta dotyczy pobierania plików z internetu w trakcie przetwarzania
zadań alertowych.
Zapisanie loginu i hasła Oprócz informacji konfiguracyjnych (host, port)
niezbędne jest podanie i zapisanie loginu użytkownika proxy i hasła — zadania
alertowe przetwarzane są automatycznie przez serwer aplikacji bez interakcji
z użytkownikiem. W oknie parametrów hasło dla uniknięcia błędów należy
wprowadzić dwa razy. Login i hasło przechowywane są w bazie danych, w szyfrowanej tabeli.
22.4 Wersja wielofirmowa
W przypadku systemów Xpertis w wersji wielofirmowej należy pamiętać, że
ustawienia proxy są lokalne dla firmy.
23 Rejestrowanie modyfikacji danych w kartotekach
Wszystkie zmiany danych (dołączenie, poprawienie, usunięcie) w kartotekach
programów Xpertis mogą być rejestrowane w systemie. Zapisywane są zarówno
modyfikacje wprowadzone bezpośrednio przez użytkownika (podczas edytowania danych) oraz te, które zapisują się w wyniku wykonania funkcji programu. Możliwe jest przeglądanie historii modyfikacji:
— wybranego zapisu kartoteki,
— wszystkich zapisów wybranego zbioru kartoteki,
— wprowadzonych przez wybranego użytkownika we wskazanym zbiorze
wybranej kartoteki.
Xpertis 360°plus
419
420
Informacja o modyfikacji danych zawiera:
—
—
—
—
—
—
—
—
identyfikator użytkownika,
datę operacji,
godzinę operacji,
znacznik czasowy operacji,
nazwę zbioru, w którym dokonano zmian,
identyfikator wykonanej operacji,
numer zapisu, na którym została wykonana operacja,
wartości modyfikowanych pól.
23.1 Włączanie i wyłączanie rejestracji dla pól kartoteki
Uprawniony użytkownik programu może włączyć lub wyłączyć rejestrowanie
modyfikacji dla wybranych bądź wszystkich pól kartoteki. Skutkuje to jednakowym działaniem we wszystkich programach Xpertis korzystających z danej
kartoteki — nie jest możliwe rejestrowanie zmian w kartotece tylko jednym
programie (ani wyłączenie rejestracji tylko w jednym programie). Zapisywanie
modyfikacji może być włączona dla wybranych (w szczególności wszystkich)
pól dowolnej kartoteki wykorzystywanej przez program.
Informacje o polach, których modyfikacje są rejestrowane, są wspólne dla
wszystkich użytkowników aplikacji (niezależnie od tego, który użytkownik dokonuje modyfikacji danych, informacja o tym fakcie zostanie zarejestrowana).
Zmiany w konfiguracji nie mają wpływu na funkcjonowanie aplikacji uruchomionych przed wprowadzeniem zmian. Te aplikacje działają zgodnie z
ustawieniami właściwymi dla momentu ich uruchomienia.
23.2 Parametry
Po wybraniu [Administracja|Modyfikacje danych|Parametry pracy] pojawi się
okno, w którym można określić parametry rejestrowania zmian. Zawiera ono
listę kartotek i ich pól obsługiwanych przez wszystkie współpracujące ze sobą
programy oraz historię zmian w ustawieniach. Dla każdego z elementów listy
prezentowane są identyfikator i opis kartoteki, pola lub zdarzenia oraz data,
czas i identyfikator użytkownika właściwe dla ostatniej zmiany ustawień.
Lista ma postać drzewa. Na pierwszym poziomie drzewa widoczne są dane
kartotek uporządkowane według ich identyfikatorów. Rozwinięciem elementu pierwszego poziomu (właściwego dla kartoteki) jest lista pól występujących
w kartotece uporządkowana według ich identyfikatorów. Rozwinięciem elementu drugiego poziomu (właściwego dla pola) jest lista zmian w konfiguracji
uporządkowana według identyfikatorów zdarzeń.
Xpertis 360°plus
Dla elementów pierwszego i drugiego poziomu w menu okna konfiguracji
dostępna jest akcja Zmień. Wywołanie akcji Zmień powoduje:
— dla elementu odpowiadającego kartotece:
– jeśli choć dla jednego pola włączono rejestrację zmian — wyłączenie rejestracji dla wszystkich pól tabeli,
– jeśli rejestracja nie została włączona dla żadnego z pól — włączenie
rejestracji dla wszystkich pól,
— dla elementu odpowiadającego polu:
– jeśli rejestracja jest włączona — wyłączenie rejestracji,
– jeśli rejestracja jest wyłączona — włączenie rejestracji.
Historia modyfikacji wybranego zbioru tabeli
Po wybraniu z menu [Administracja|Modyfikacje danych|zmiany w Tabeli] wyświetli się okno zawierające listy kartotek i ich zbiorów oraz historię zmian
wprowadzonych w wybranym zbiorze. Pozycja listy tabel zawiera identyfikator i opis tabeli. Zapisy na liście uporządkowane są według identyfikatorów.
Zmiana pozycji kursora na liście kartotek powoduje odświeżenie listy zbiorów kartotek. Zmiana pozycji kursora na liście zbiorów powoduje odświeżenie
historii zmian wprowadzonych we wskazywanym zbiorze.
Przeglądanie modyfikacji wprowadzonych przez wybranego użytkownika
Po wybraniu z menu głównego [Administracja|Modyfikacje danych|zmiany
Użytkownika] wyświetla się okno zawierające listy użytkowników, kartotek i ich
zbiorów oraz historię wprowadzonych zmian. Można w nim przeglądać modyfikacje wprowadzone przez wybranego użytkownika we wskazanym zbiorze
wybranej kartoteki.
Pozycja listy użytkowników zawiera identyfikator i opis użytkownika. Zapisy na liście uporządkowane są według identyfikatorów. Pozycja listy kartotek
zawiera identyfikator i opis kartoteki. Zapisy na liście uporządkowane są według identyfikatorów.
Zmiana pozycji kursora na liście użytkowników powoduje odświeżenie historii zmian wprowadzonych przez wskazywanego użytkownika w aktualnie
wskazywanym zbiorze kartoteki. Zmiana pozycji kursora na liście kartotek powoduje odświeżenie listy zbiorów kartotek. Zmiana pozycji kursora na liście
zbiorów powoduje odświeżenie historii zmian wprowadzonych we wskazywanym zbiorze przez aktualnie wskazywanego użytkownika.
Xpertis 360°plus
421
422
23.3 Przeglądanie historii modyfikacji wybranego zapisu kartoteki
W wybranych okienkach dla wskazywanego zapisu udostępniona jest funkcja
Zmiany. Po jej wywołaniu prezentowana jest lista zawierająca historię modyfikacji zapisu.
23.4 Synchronizacja danych w ramach pakietu Xpertis
Dzięki mechanizmowi zapisywania zmian we wskazanych danych rejestrowanych w Xpertis przy synchronizacji danych z systemami zewnętrznymi (np. do
obsługi urządzeń mobilnych) przesyłane są tylko zmienione elementy. Unika
się dzięki temu czasochłonnego przesyłania wszystkich danych z wybranego
zakresu.
Wprowadzono możliwość definiowania, śledzenia i zapisywania wprowadzonych zmian w danych systemu Xpertis. Przygotowano mechanizm do zdefiniowania jakich danych (tabel, pól) dotyczy zapisywanie zmian.
Wprowadzone zmiany ustawień w definicjach synchronizacji zaczynają
działać po ponownym uruchomieniu programu (dla każdego z użytkowników).
Definiowanie zmian w danych
Definiowanie zmian w danych jest dostępne po wybraniu z menu głównego
[Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami] Definiowanie można rozpocząć po wybraniu dołącz nagłówek.
Nagłówek Nagłówek definicji jest unikalną nazwą grupującą poszczególne
pozycje definicji. Nazwa nagłówka powinna wskazywać dla jakiego celu zapisywane są zmiany w danych. Na przykład nagłówek MOBIL służy do oznaczenia
definicji wymiany danych z urządzeniami mobilnymi.
Pola zmieniane Następnie należy przystąpić do definiowania informacji o
zmianach w polach tabel, które będą śledzone. Dodanie pola do śledzenia
zmian wymaga wykonania poniższych czynności.
1. Określamy akronim tabeli (lista tabel systemu jest dostępna poprzez
F3 ).
2. Określamy akronim pola (akronim pola nie musi pokrywać się z akronimami pól w tabelach systemu Xpertis).
3. Określamy numer pola.
Xpertis 360°plus
4. Określamy formułę, która będzie wypełniać wartość pola (posługując się
językiem programowania Formula+).
5. Określamy typ danych (aby system, który będzie dane odczytywał, właściwie je rozpoznał).
6. Po zdefiniowaniu pola w okienku po lewej stronie widoczna jest lista pól
tabeli o podanym podczas definiowania akronimie. Na liście pól określamy dla których pól zmiana wartości ma powodować zapis informacji.
Aby mechanizm synchronizacji został uaktywniony, musi być włączony
znacznik aktywności przynajmniej dla jednego z pól tabeli, dla które zdefiniowano zapisy. Zapisy będą tworzone tylko dla pól (w ustawieniach do synchronizacji) które mają ustawiony znacznik aktywności.
Repliki
Dla każdej z definicji synchronizacji istnieje możliwość zdefiniowania nazw
replik danych. Repliki danych mogą zostać wykorzystane do przygotowania
więcej niż jednego kompletu danych. Przykładem wykorzystania może być definiowanie replik danych dla urządzeń mobilnych (replikę można stworzyć oddzielnie dla każdego urządzenia).
W oknie przeglądu Definicje danych do synchronizacji ([Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami]) dostępna jest funkcja
Repliki.
Do każdej rodzaju wymiany danych można przypisać dowolną ilość replik.
W aktualnej wersji systemu ma to zastosowanie dla wymiany danych MOBIL.
Jeżeli zostanie dodana przynajmniej jedna replika danych, zapisy tworzone w
synchronizacji będą dotyczyły repliki.
Po wybraniu akcji Repliki dostępne są następujące funkcjonalności:
Dołącz dodanie nowej definicji repliki (wymaga wypełnienia pola Nr (numer),
pole Nazwa repliki jest opcjonalne).
Popraw akcja umożliwia modyfikację pola Nazwa repliki (pole Nr nie jest dostępne do edycji).
Usuń usunięcie definicji repliki — wraz z usunięciem definicji usuwane są
wszystkie zapisy w tabeli synchronizacji związane z daną repliką.
Generuj automatyczna generacja definicji repliki:
Xpertis 360°plus
423
424
— Zakres od nr ... do nr .. — należy podać ile replikacji ma być automatycznie utworzonych w podanym zakresie numerów (pole Nazwa repliki wypełniane jest wartością Urządzenie nr <nr>),
— Wg numerów urządzeń — opcja dostępna o ile istnieją w systemie zdefiniowane aktywne urządzenia mobilne (menu [Definicje|
Słowniki dodatkowe|Czytniki kodów]), które mają nadane numery
rozbieżne z aktualnie podanymi numerami replik.
Repliki automatycznie zostaną utworzone na podstawie zdefiniowanych urządzeń mobilnych (pole Nazwa repliki dziedziczy pole
Opis/nazwa.
Zapisy opcja dostępna z poziomu tabel związanych z synchronizacją — umożliwia podgląd wygenerowanych danych do synchronizacji dla danej repliki (z podziałem na maski synchronizacji danych).
Zapis w każdej z replik otrzymuje swoje indywidualne ID.
W procedurach obsługujących mechanizm wymiany danych, znajdują się
parametry, poprzez które można odwołać się do konkretnej repliki danych.
Warunek
W oknie Definicje danych do synchronizacji ([Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami])dostępna jest funkcja Warunek.
Służy ona do ograniczenia ilości zapisywanych danych.
Po wybraniu akcji dostępne są dwa pola warunku:
— Warunek zapamiętywania zmian — warunek musi być zdefiniowany w języku Formula+. Funkcja zwraca wartości 0 — gdy warunek nie jest prawdziwy, wartość 1 — gdy warunek jest prawdziwy.
— Akronim pola numeru replikacji — akronim pola danej tabeli, wg którego
sprawdzany jest numer replikacji (w przypadku wypełnienia najczęściej
jest to numer urządzenia mobilnego).
Zdefiniowany warunek dotyczy definicji całej tabeli (tak jak ustawienia dotyczące firmowości). Może służyć np. do wykluczenia zapisów dotyczących danych archiwalnych, gdy warunek będzie badał określone maski tabel (przykład: EANP.name+2=’__’). W przypadku jego definiowania należy zadbać o
odpowiednie konteksty oraz poprawność składni. Nie zaleca się zdefiniowania
warunków innych niż maska tabeli, ponieważ może to zaburzyć historię od
dodania rekordu, poprzez jego modyfikację, aż do usunięcia rekordu.
Xpertis 360°plus
Zapisywanie informacji do synchronizacji
Po zdefiniowaniu powyższych informacji system zacznie zapisywać informacje
o zmianach wprowadzonych w zdefiniowanych tabelach. System monitoruje
wszystkie zmiany wprowadzane do tabel, niezależnie od sposobu ich wprowadzenia (zmiany wprowadzone przez użytkowników systemu, zmiany wprowadzone w wyniku działania formuł, itp.). Monitorowane są trzy rodzaje akcji:
1. dołączanie — zawsze tworzony jest zapis;
2. modyfikacja — zapis jest tworzony, jeżeli nastąpiła zmiana wartości w
jednym z pól, dla którego są śledzone zmiany;
3. usuwanie — zawsze tworzony jest zapis.
Przeglądanie zapisów
Zapamiętane zapisy są dostępne po wybraniu polecenia Zapisy. Zapamiętywane są następujące informacje:
1. symbol przeznaczenia danych,
2. rodzaj operacji (dodatnie, skasowanie, modyfikacja),
3. data operacji,
4. czas operacji,
5. użytkownik,
6. identyfikator rekordu,
7. treść — informacje o danych, jakie zostały dodane lub zmienione. Dla
danych usuwanych treść nie jest wypełniana.
Niezależnie od miejsca, z którego zostanie wywołana akcja Zapisy, zostaną
wyświetlone wszystkie zapisy dla danej tabeli.
Wymuszona synchronizacja
Pakiet Xpertis umożliwia wysyłanie danych niezależnie od zarejestrowanych
modyfikacji. Po wybraniu [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami] można wybrać w oknie polecenie wYślij, które umożliwia wymuszenie wysłania danych do synchronizacji.
Xpertis 360°plus
425
426
Dodatkowo dla tabel maskowalnych istnieje możliwość zaznaczenia poszczególnych masek tabel. Po zaznaczeniu wysłane zostaną tylko dane z zaznaczonych masek tabel. Wysłane dane będą przygotowane zgodnie z definicjami.
W funkcji Zapisy dodano możliwość usuwania zapisów (Usuń), dla pojedynczego rekordu oraz grupy rekordów. Włączono możliwość szukania, kolejności oraz filtrów użytkownika.
W funkcji importu ustawień dodano możliwość usuwania poprzednich
ustawień przed importem. W funkcji importu ustawień dodano zabezpieczenie przed możliwością dodawania ustawień które są już definiowane w systemie.
W oknie przeglądania dodano funkcje Import definicji oraz Eksport definicji,
służące do importu i eksportu ustawień synchronizacji.
24 Współpraca z programami opartymi na technologii
IBM Lotus
Współdziałanie programów pakietu Xpertis oraz systemów IBM Lotus zapewnia łatwość wprowadzania wspólnych danych.
24.1 Współpraca z systemem Kadry i płace
Zasadniczym warunkiem współpracy systemu Xpertis: Kadry i płace z programami opartymi na technologii IBM Lotus jest nadanie parametrowi 199 Kadry
i płace: współpraca z systemami opartymi na platformie Lotus Domino w obszarze
HR wartości T ([Administracja|Lista parametrów]). Nadanie parametrowi nr 199
tej wartości spowoduje zablokowanie możliwości wprowadzania tych samych
danych z poziomu programu Xpertis: Kadry i płace, co zapewni uzgodnienie
wprowadzanych danych. Edycja danych przez użytkownika programów IBM
Lotus możliwa jest po nadaniu operatorowi programu IBM Lotus odpowiednich uprawnień w systemie Xpertis: Kadry i płace.
Za pomocą programów IBM Lotus można wprowadzić wspólne dane następujących rodzajów:
— Struktura organizacyjna. Za pomocą programów IBM Lotus możliwe
jest uzupełnianie informacji dotyczącej budowy organizacyjnej przedsiębiorstwa wliczając redakcję wszystkich jednostek wchodzących w jej
skład oraz tworzenie odpowiedniego schematu drzewa przedstawiającego tę strukturę.
Xpertis 360°plus
VI.24. Współpraca z programami opartymi na technologii IBM Lotus
— Stanowiska. Używając programów IBM Lotus można dodawać nowe stanowiska oraz przypisać im obsługę odpowiednich jednostek organizacyjnych. Możliwe jest również budowanie schematu zależności służbowej w przedsiębiorstwie.
— Nieobecności. Operator programów IBM Lotus może dodawać i usuwać
nieobecności związane z urlopami pracownika.
— Dane adresowe. Dodawanie lub zmiana adresu pracownika przez użytkownika programu IBM Lotus spowoduje automatycznie odświeżenie
danych w innych systemach pakietu Xpertis.
— Rachunki bankowe. Dodawanie lub zmiana rachunku bankowego pracownika przez użytkownika programu IBM Lotus spowoduje automatycznie odświeżenie danych w innych systemach pakietu Xpertis.
24.2 Współpraca z innymi systemami pakietu
Możliwa jest także wymiana danych systemów pakietu Xpertis oraz systemów
IBM Lotus w zakresie pewnych informacji na temat kontrahentów. Mechanizm
synchronizacji jest dwustronny tzn. kartotekę można aktualizować w ERP i
CRM, a dane poprawiane w jednym z obszarów będą widoczne w drugim.
Zwrócić należy uwagę, że zakres aktualizowanych danych nie dotyczy wszystkich informacji dotyczących kontrahenta a jest ograniczony do zbioru danych
niezbędnych do funkcjonowania obu obszarów.
Uruchomienie współpracy z systemami na platformie Lotus Notes Domino
Zasadniczym warunkiem synchronizacji z programami opartymi na technologii IBM Lotus w zakresie danych kontrahenta jest nadanie parametrowi 21
Współpraca z systemami na platformie Lotus Notes Domino - kartoteka kontrahentów wartości T ([Administracja|Lista parametrów]).
W celu zachowania zgodności działania obu obszarów, po włączeniu parametru 21, aktywowana jest kontrola unikalności NIP. Bardzo ważnym elementem przed uruchomieniem współpracy systemów jest to, żeby samodzielnie
zadbać o unikalność NIP w kartotece kontrahentów.
Operator musi również uzupełnić w menu [Definicje] zakładkę Lotus Notes
podając parametry pracy programów:
Ścieżka do widoku kontrahentów ścieżka do dokumentów na platformie Lotus Notes Domino, np. Notes://serwer/replica˙id/view˙id/.
Xpertis 360°plus
427
428
URL do synchronizacji kontrahentów adres serwera na platformie Lotus Notes Domino, który odpowiada za aktualizację danych między systemami
pakietu Xpertis oraz systemami platformy Lotus Notes, np. http://serwer.
domino/baza.nsf/Agent?OpenAgent.
Operator systemu musi również wysłać synchronizowane dane. W tym
celu w menu [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi
systemami], ustawiając się na wierszu LOTUS użytkownik uruchamia funkcję
[Wyślij].
25 Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe
Portal internetowy jest rodzajem serwisu informacyjnego, dla którego nośnikiem jest Internet. Cechą charakterystyczną portalu jest zgromadzenie w jednym miejscu dostępu do różnorodnych usług.
Zazwyczaj portal zawiera informacje będące przedmiotem zainteresowania szerokiego grona odbiorców.
Portal może stanowić system informatyczny wspomagający kluczowe dziedziny zarządzania działalnością organizacji stanowiący jednolite środowisko
pracy dla wszystkich jej uczestników dynamicznie adaptowane do wymagań
ról i preferencji osobistych użytkowników.
Jego rolą może być rozszerzenie zakresu automatyzacji realizowanych procesów biznesowych poza granice biura (pracownicy w terenie, partnerzy,
klienci, dostawcy) – poprzez zapewnienie możliwości bezpośredniej interakcji
z wybranymi funkcjami obsługiwanymi wewnątrz przedsiębiorstwa.
Portal korporacyjny jest systemem do uporządkowanego, powszechnego i
skutecznego zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie Xpertis CMS
Obszary biznesowe spełnia powyższe funkcje.
Zarządzanie treścią
Zasadniczym elementem, który potrzebny jest do działania rozwiązania Xpertis CMS Obszary biznesowe jest system zarządzania treścią Xpertis CMS. System
zarządzania treścią (Content Management System) jest to jedna lub zestaw
aplikacji pozwalających na łatwe utworzenie oraz późniejszą aktualizację i rozbudowę serwisu WWW przez redakcyjny personel nietechniczny. Kształtowanie treści i sposobu ich prezentacji w serwisie zarządzanym poprzez CMS odbywa się za pomocą prostych w obsłudze interfejsów użytkownika, zazwyczaj
w postaci stron WWW zawierających rozbudowane formularze i moduły. Za
Xpertis 360°plus
VI.25. Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe
pomocą systemu Xpertis CMS Obszary biznesowe użytkownik może sam zarządzać wyglądem portalu. Ekran VI.48 przedstawia przykładowy widok strony
głównej portalu.
Ekran VI.48
Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe składa się z następujących obszarów:
Strona główna
– Xpertis CMS
– Kontakt
– Mapa serwisu
– Informacje prawne
Obsługa klientów
– Oferta
– Zamówienie
– Obsługa zgłoszeń
– Dokumenty sprzedaży
– Rozliczenia
– Rozrachunki kontrahentów handlowca
Obsługa pracowników
– Akta
– Płace
– Karty pracownika
– Urlopy
Xpertis 360°plus
429
430
– Czas pracy
– Plany urlopowe
– Zaliczki
– Zgłoszenia napraw
– Zarządzanie kompetencjami
Kompetencje
Zarządzanie zakupami
– Oceny
– Zapotrzebowania
– Dokumenty w obiegu
Controlling
– Rejestracja godzin pracy pracowników
– Rejestracja godzin pracy maszyn
– Rejestracja godzin pracy pracowników (projekty)
– Rejestracja godzin pracy maszyn (projekty)
– Harmonogramy
– Raporty
Serwis menadżerski
– Kokpit menadżerski
– Sprawozdania finansowe
– Sprawozdania finansowe wg okresów
– Analiza odchyleń od planów
Po zalogowaniu do Xpertis CMS Obszary biznesowe w górnym menu należy wybrać odpowiedni obszar.
Obszar Obsługa klientów służy do komunikacji z kluczowymi kontrahentami klasy B2B (Business to business). Za jego pomocą nasi klienci mogą przeglądać udostępnioną ofertę towarową, składać zamówienia na wybrane towary,
przeglądać wystawione dla niego faktury sprzedaży oraz obejrzeć własne rozliczenia.
W rozwiązaniu Xpertis CMS Obszary biznesowe jednym z modułów jest moduł serwisu pracowniczego. Obszar ten może być obsługiwany przez zwykłego
pracownika oraz przez jego przełożonego. W zależności od roli użytkownika
udostępnione są odpowiednie funkcjonalności programu.
Obszar Zarządzanie zakupami to moduł wspomagający proces planowania
oraz obiegu dokumentów zakupu. Wspiera rejestrowanie zapotrzebowań na
zakupy oraz opis i akceptację merytoryczną faktur.
Xpertis 360°plus
VI.25. Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe
Obszar Informacja controllingowa (zakładka Controlling) przeznaczony jest
dla osób odpowiadających za zużycie zasobów (maszyn albo czasu pracy pracowników). Mogą one skorzystać z tego obszaru w celu ewidencji na rzecz poszczególnych centrów kosztowych. Ewidencja kosztów dostępna jest tylko dla
roli Ekkierownik (patrz punkt VI.25.1).
Zakładka Controlling przeznaczona jest także dla uczestników procesu budżetowania. Po jej wybraniu uprawnieni użytkownicy mogą prowadzać dane
do planów budżetowych oraz oglądać sporządzone raporty.
Moduł Serwis menadżerski służy do analizy wskaźnikowej.
Analiza wskaźnikowa obejmuje badanie i ocenę grup wskaźników:
— aktywności (efektywność gospodarowania majątkiem),
— płynności,
— zyskowności (rentowności),
— zadłużenia i rynku kapitałowego.
W zależności od potrzeb podmiotu dokonującego analizy i oceny sytuacji finansowej wachlarz wskaźników może być dowolnie kształtowany. Ocena uzyskanych wskaźników jest uzależniona od specyfiki branży czy sposobu
działania przedsiębiorstwa.
25.1 Użytkownicy rozwiązania Xpertis CMS Obszary biznesowe
Xpertis CMS Obszary biznesowe spełnia wiele funkcji. Obsługiwany jest przez
wiele osób realizujących różne zadania. Nie każdy powinien posiadać te same prawa do wykonywania pewnych operacji i przeglądania wszystkich informacji. Z tych powodów należy nadawać każdemu operatorowi odpowiednie
uprawnienia.
Istniejące role to:
EKkierownik rola zarezerwowana dla osoby rejestrującej czas pracy pracowników lub czas pracy maszyn.
EMklient rola pozwalająca na sprawdzenie oferty, złożenie zamówienia, przeglądanie faktur sprzedaży.
EMzamowienia rola pozwalająca na rejestrację i przegląd zamówień wewnętrznych.
EMumowy rola pozwalająca na rejestrację umów oraz zgłoszeń.
Xpertis 360°plus
431
432
EMmobilny-handlowiec rola umożliwiająca dostęp do aplikacji Xpertis Mobilny Handlowiec.
FKdob operator dokumentów w obiegu.
FKzalicz operator zaliczek.
OBKontakty operator kontaktów.
OBUmowy operator umów.
FKhandlowiec rola pozwalająca na przeglądanie rozrachunków kontrahentów, obsługiwanych przez danego handlowca.
FKrozlicz rola pozwalająca operatorowi przeglądanie rozliczeń klienta.
EMrozlicz rola, którą pełni osoba rozliczająca rozrachunki u klienta, mająca
uprawnienia do oglądania korespondencji seryjnej.
IFManager rola przeznaczona dla odbiorcy serwisu menadżerskiego obsługującego kokpit menadżerski.
KAkierownik - DG rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym,
który może przeglądać dane o godzinach pracy.
KAkierownik - DO rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym,
który może przeglądać dane osobowe.
KAkierownik - DP rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym,
który może przeglądać dane płacowe.
KAkierownik - U rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym,
który może przeglądać oraz zatwierdzać urlopy swoich podwładnych.
KApracownik rola dla użytkownika serwisu pracowniczego nie pełniącego
obowiązków kierowniczych.
PJkierownik rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym, który
jest odpowiedzialny za rejestracje godzin pracowników.
REkierownik rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym, który zarządza gospodarką remontową firmy.
REopiekun rola przeznaczona dla osoby, który jest opiekunem kategorii zasobów.
Xpertis 360°plus
433
VI.26. Menu użytkownika
REpracownik zwykły pracownik zgłaszający awarie zasobów.
portalAdmins rola przeznaczona dla administratora portalu internetowego.
portalEditors rola przeznaczona dla osoby, która może redagować tylko treść
strony portalowej.
portalManagers rola zarezerwowana dla osoby pełniącej funkcję techniczną,
redagującej ogólny wygląd strony internetowej.
Nadawanie uprawnień do wykonywania wybranych operacji poszczególnym użytkownikom odbywa się w każdym programie w menu [deFinicje|funkcJe internetowe|Użytkownicy] (patrz punkt VI.2.6). Podczas pracy wszystkie
informacje na portalu są odświeżane w zakładkach w momencie redakcji wiersza nadrzędnego lub operacji wykonywanej w danej zakładce (dodawanie, edycja, usuniecie).
25.2 Zmiana hasła w systemie Xpertis CMS Obszary biznesowe
Użytkownik pracujący w systemieXpertis CMS Obszary biznesowe może zmienić swoje hasło w zakładce [Strona główna|Obsługa konta].
26 Menu użytkownika
Mechanizm Menu użytkownika pozwala operatorowi systemu na dodatkową
parametryzację funkcjonalności systemu. Funkcja ta ma na celu pogrupowanie często wykonywanych przez użytkowników operacji i ulokowanie ich w
jednym miejscu w programie. Funkcja meNu użytkownika zapewnia szybki dostęp do wykonywania tych czynności w ramach nadanych uprawnień.
Definicja menu dostępna jest w module definicyjnym [deFinicje|Parametry | mEnu użytkowników]. Menu definiowane jest poprzez wprowadzenie oznaczenia kodowego oraz jego nazwy. Znacznik akceptacji w polu Aktywne umożliwi wyłączenie menu z użycia, bez potrzeby jego usuwania. Zaznaczając opcję
Dostępne pozycje wyliczeniowe oznacza, że pozycje wyliczeniowe będą wyznaczane w trakcie działania menu. Pole Schemat oznaczania odchyleń to domyślny schemat oznaczania odchyleń stosowany w menu.
Definiowanie pozycji menu dostępne jest przy pomocy funkcji POZYCJE.
Xpertis 360°plus
434
26.1 Pozycje menu użytkownika
Pozycje menu powinny być pogrupowane według czynności jakie można wykonywać w programie. Pozycja może też mieć charakter grupujący inne funkcje umożliwiając zebranie szeregu funkcji w odrębny temat. Podczas definio-
Ekran VI.49
wania pozycji menu, operator ma możliwość wskazania, czy dana pozycja ma
być pozycją uruchomieniową, wyliczeniową czy jednocześnie uruchomieniową i wyliczeniową. Wybór zachowania pozycji odbywa się poprzez zaznaczenie odpowiednio Uruchomienie lub Wyliczenie wartości pozycji. Dzięki takiemu
działaniu możliwe jest wyłączenie funkcji wybranego komponentu w zależności od miejsca wykorzystania.
W programie możliwe jest zdefiniowanie ikonek symbolizujących określone czynności. Dla grupy tematycznej i pozycji grupującej można zdefiniować
ikonę przed rozwinięciem drzewa oraz po jego rozwinięciu. Dla pozycji wykonującej funkcję, można zdefiniować tylko jedną ikonę.
Dla pól w części okna Wskazanie na ikonę w pliku jest możliwość predefiniowania ikon pozycji, gdy komplet dodawany jest do pozycji menu, a gdy w
pozycji nie zostały jeszcze wybrane odpowiednie ikony, system zaproponuje
zdefiniowane w komplecie, po wybraniu F3 pojawia się słownik wszystkich
ikon zdefiniowanych w pliku xpertis.bmp.
Wartości pól takich jak Liczba sekund między odświeżeniami, szerokość wyniku, po przecinku, ikona przed rozwinięciem, ikona po rozwinięciu podpowiadane są na podstawie wartości odpowiadających im pól w komplecie formuł.
Xpertis 360°plus
435
VI.26. Menu użytkownika
Ekran VI.50
Przy definiowaniu pozycji niegrupującej należy określić komplet formuł.
Komplet formuł zawiera w sobie formułę warunku, wyszarzenia, przed wykonaniem, uruchomieniową oraz po wykonaniu. Formuły: warunku, wyszarzenia, przed i po wykonaniu są opcjonalne.
Formuła warunku decyduje czy pozycja pojawi się w menu. Formuła przed wykonaniem jest wywoływana przed formułą uruchomieniową. Formuła po jest
wykonywana po formule uruchamiającej funkcję. Formuły przed i po wykonaniu można użyć do zapisania parametrów, wykorzystywanych przez formułę
uruchomieniową. Formuła wyszarzenia jest opcjonalna i pozwala na wyszarzenie i zablokowanie wywołania formuły uruchomieniowej. Jeżeli ustawiono
Formułę wyszarzenia dla pozycji grupującej, wówczas dotyczy ona również pozycji zgrupowanych poniżej. Formuła opisu to osobna formuła wyznaczająca
opis (nazwę) pozycji menu.
Formuła podczas tworzenia jest osobną formułą wykonywaną podczas tworzenia menu, która wykonywana jest pod warunkiem zaznaczonej opcji pozycji menu Wykonać formułę podczas tworzenia menu?. Pole wyboru Czy formuła
wykonywana podczas tworzenia menu? umożliwia wykonanie formuły uruchomieniowej tylko raz, przy wyświetleniu menu. Redagując formuły, użytkownik
ma dostępny słownik (klawisz F3 ) ze zmiennymi udostępnionymi przez mechanizm menu, które może wykorzystać w redagowanych wywołaniach formuł.
Formuła wyliczenia wartości pozycji może być wykorzystana do wyznaczania wartości pól: wartość obliczona, wartość oczekiwana, jednostka miary, nazwa pozycji. Formuła ta wykonywana jest nie częściej niż Liczba sekund między
odświeżeniami. Podanie w polu Liczba sekund między odświeżeniami wartości
Xpertis 360°plus
436
-1 oznacza, że formuła będzie wykonywana przy każdej możliwej okazji, natomiast wartość 0, że formuła zostanie wykonana tylko podczas otwierania menu. Wyniki wyświetlane są w polach Wartość obliczona i ewentualnie Wartość
oczekiwana. Minimalną szerokość wyniku definiuje pole szerokość wyniku, a
dokładność po przecinku. Oznaczenie odchyleń wyniku odbywa się w oparciu
o mechanizm oznaczania odchyleń (patrz podręcznik Xpertis Informacja finansowa). Wybór schematu oznaczenia obliczeń dostępny jest w polu Schemat
wyświetlania odchyleń. Wynikiem formuły wyliczeniowej musi być zmienna
takiego typu jak_rescalc, którą dostępna jest jako parametr formuły (klawisz
F3 ). Zmienna przed udostępnieniem do formuły jest wypełniana aktualnymi
wartościami z pozycji menu, a po wykonaniu formuły wartości pól przenoszone są do pozycji menu. Dzięki takiemu mechanizmowi możliwe jest dynamiczne zachowanie: nazwy pozycji, wartości wyliczeniowej, wartości planowanej
oraz jednostki w której podawany jest wynik.
Menu użytkownika wywoływane z okien wertowania może wyglądać inaczej dla grupowego zaznaczania wierszy. Aby określić, czy pozycja ma być
widoczna dla grupowego czy dla pojedynczego zaznaczania wierszy, czy dla
wszystkich, zaznacz odpowiednią opcję. W przypadku gdy funkcja powinna
być widoczna przy braku grupowego zaznaczenia, należy zaznaczyć pole Dla
pojedynczego rekordu, przy grupowym zaznaczeniu — pole Dla grupy rekordów. W przypadku gdy funkcja powinna być widoczna w obydwu przypadkach należy zaznaczyć Dla grupy rekordów.
26.2 Miejsca użycia menu użytkownika
Funkcja Wywołania definiuje miejsca jego użycia. Menu można wyświetlić z
menu głównego systemu lub z danego okna wertowania tabeli (jeśli ma zdefiniowane polecenie meNu użytkownika).
W polu Akronim tabeli po naciśnięciu klawisza F3 pojawia się słownik
akronimów tabel zdefiniowanych w systemie.
Ekran VI.51
Formuły wyliczeniowe zdefiniowane w pozycjach menu odświeżane są nie
częściej niż wartość wpisana w pole Liczba sekund między odświeżeniami w następujących okolicznościach:
Xpertis 360°plus
437
VI.27. Wydruk uniwersalny
— podczas ruchu kursorem w oknie menu;
— po zadanym czasie bezczynności;
— po wybraniu akcji [Odśwież].
26.3 Nadawanie uprawnień do menu użytkownika
Każdy użytkownik w systemie ma określone prawa do przeglądania danych
przyznane przez administratora systemu.
Funkcja użyTkownicy ([deFinicje|Parametry|mEnu użytkowników]) wyświetla wszystkich użytkowników przypisanych do zdefiniowanego menu
użytkownika.
W systemie możliwe jest blokowanie dostępu dla określonych użytkowników do wybranych pozycji menu użytkownika. W menu [deFinicje|Parametry | mEnu użytkownika|POZYCJE], w oknie Pozycje wybierając wiersz z pozycją
menu, a następnie w oknie Użytkownicy określonego użytkownika oraz uruchomiając funkcję [Blokada], możliwe jest zablokowanie dla tego użytkownika
dostępu do wybranej pozycji menu. Aby usunąć utworzoną blokadę należy w
oknie Pozycje wybierając wiersz z pozycją menu, a następnie w oknie Użytkownicy określonego użytkownika, przejść do okna Blokady - Pozycje niedostępne
dla użytkowników oraz użyć polecenie [Usuń].
27 Wydruk uniwersalny
Dzięki wydrukom uniwersalnym można zestawiać informacje zgromadzone
w bazach danych programu, nawet jeżeli w standardowej wersji danej aplikacji
nie przygotowano takiego zestawienia.
Wszystkie informacje wprowadzane do programu są zapisywane w tabelach. Każda tabela ma swój akronim — skrót umożliwiający jej identyfikację.
Zestawienie istotnych akronimów zamieszczono w podręcznikach do poszczególnych programów.
27.1 Tworzenie wydruku uniwersalnego
Tworzenie wydruku uniwersalnego polega na wskazaniu tabeli, a potem pól
z tej tabeli, które mają być uwzględnione w zestawieniu. Użytkownik może
określić sposób sortowania rekordów z tabeli, a także uwzględnić w zestawieniu tylko pola spełniające określone warunki (czyli nałożyć ograniczenia na
Xpertis 360°plus
438
poszczególne pola). Przygotowane zestawienie można wydrukować bądź zapisać w pliku tekstowym.
Wybór tabeli Po wybraniu z menu [Administracja|Wydruk uniwersalny] pojawia się okno z listą tabel dostępnych w danym systemie. Należy z niej wybrać
tabelę, dla której ma być wykonany wydruk. Zamiast wskazywać tabelę, można
wczytać zapisane wcześniej ustawienia wydruku — polecenie Wczytaj.
Wybór pól Po wybraniu tabeli pojawia się okienko, w którym można wskazać pola tabeli widoczne na wydruku. Dla każdego pola można zmienić domyślny tytuł i szerokość, a dla liczb rzeczywistych — precyzję. Kolejność
w oknie odpowiada kolejności na wydruku. Każde z pól można przemieścić
używając poleceń W górę i W dół.
Oprócz pól, które nie są związane z żadną tabelą, w programach są też pola
złączeniowe, czyli takie, które zawiera wartości pochodzące z istniejącej tabeli bądź słownika. Jeżeli chcesz wykorzystać na wydruku uniwersalnym pole
złączeniowe, pojawi się okno z tabelą powiązaną, z której należy wybrać odpowiednie pole (w tytule okna znajduje się akronim bieżącej tabeli). Jeżeli zostanie wybrane pole złączeniowe (będzie ono wyróżnione kolorem), należy jeszcze wskazać pole z nim połączone poprzez wybranie polecenia Złączenie. Jeżeli
wybrane pole będzie również typu złączeniowego, to należy wskazać kolejne
pole w złączeniu.
Dla pól numerycznych można określić — po wybraniu z menu polecenia
Sumuj — czy pole ma być podsumowane na wydruku. Pod sumowaną kolumną na każdej stronie będzie podsumowanie strony, zaś na końcu suma całości.
Określenie warunków Dla każdego wydruku można dodać warunki, po
spełnieniu których rekord zostanie umieszczony na wydruku. Po wybraniu
[Funkcje|Warunki] pojawi się okienko, w którym można będzie określić wartości dla pól. Przy dołączaniu pola do warunku trzeba będzie podać przynajmniej
jedną wartość (pozostałe pola mogą pozostać puste):
Wartość wartość pola musi być równa podanej,
Od
wartość pola musi być większa lub równa podanej,
Do
wartość pola musi być mniejsza lub równa podanej.
Można podawać ograniczenia dla wielu pól. Rekord znajdzie się na wydruku, jeżeli pole spełni warunek przynajmniej jednej grupy. Aby utworzyć nową
grupę, należy z menu wybrać pozycję Nowa sekcja. W oknie pojawi się wtedy
Xpertis 360°plus
439
VI.28. Zapytania SQL
separator grup rekordów (z wyróżnionym atrybutem oraz wartością OR jako
akronim pola). Warunki dodawane poniżej separatora będą już w nowej grupie.
Wydruk sprawozdania Po określeniu tabel, pól i warunków można przystąpić do sporządzenia sprawozdania. Po wybraniu w oknie z polami [Funkcje|
Drukuj] pojawi się panel wydruku, w którym można wybrać np. domyślny rozmiar czcionki używanej w sprawozdaniu. Następnie można określić kolejność,
w jakiej mają się pojawiać rekordy na wydruku. Na koniec należy podać tytuł
okna, określić czy tytuły kolumn i linie oddzielające podsumowania mają być
drukowane na jasnoszarym tle (pole Kolor) oraz czy w sygnaturze wydruku ma
się pojawić zdefiniowany warunek ograniczający.
Przygotowane zestawienie można również zapisać w formacie HTML
bądź XML. W oknie wyboru tabel, w menu Funkcje znajdziesz polecenia Drukuj do Html i Drukuj do Xml.
Zapisanie definicji sprawozdania Przy określaniu parametrów wydruku zawsze można zapisać do pliku aktualny stan. Po wybraniu [Funkcje|Zapisz] (lub
przy opuszczaniu sprawozdania, jeżeli coś w nim zmieniono) pojawi się okno,
w którym należy wpisać nazwę pliku (bez polskich znaków) oraz tytuł sprawozdania. Tytuł będzie wartością domyślną przy tworzeniu wydruku. Lista
zdefiniowanych sprawozdań jest dostępna w oknie wyboru tabel po wybraniu
polecenia Wczytaj.
28 Zapytania SQL
Język SQL (Structured Query Language) jest najbardziej znanym językiem zapytań, zaimplementowanym w praktycznie wszystkich istniejących na rynku
systemach relacyjnych baz danych. SQL jest używany jako samodzielny język
służący do interakcyjnych zapytań, tworzenia i aktualizacji relacyjnej bazy danych.
Jeżeli zapytanie zostanie zapisane przez administratora programu, można
je będzie wykonać również podczas kolejnej pracy z programem. Dzięki temu
zapytania zdefiniowane w SQL stają się dostępne także dla użytkowników nie
znających składni tego języka.
Xpertis 360°plus
440
28.1 Selekcjonowanie rekordów odpowiadających zdefiniowanym
warunkom
1. Wybierz [Administracja|Wyrażenie SQL]. W oknie wpisz treść zapytania
i zatwierdź (klawisz Enter ). Przykładowe zapytanie:
select * from KH where KH.NAZ like ’A\%’ order by KH.NIP
ma wyszukać wśród kontrahentów tych, których nazwy zaczynają się na
literę A i uporządkować wyniki według NIP.
2. Jako wynik formuły pojawią się rekordy spełniające podane warunki w
formie okna lub wydruku.
3. Aby wydrukować wybrane rekordy, należy wcisnąć Esc i w oknie VI.52
wybrać przycisk Okno/Wydruk. Działa on jak przełącznik. O tym, czy rezultat zapytania pojawi się w formie tabeli w oknie, czy na wydruku, informuje napis w nagłówku okna VI.52.
Ekran VI.52
28.2 Zapamiętywanie zapytań SQL
Zapytanie SQL można zapisać i wywołać podczas kolejnej sesji z programem.
Aby zapisać zapytanie SQL, należy:
1. Utworzyć plik z zapytaniem SQL i umieścić go w katalogu plików *.sql,
wskazanym w pliku *.pth. Utworzony plik powinien zawierać poprawnie
zapisane zapytanie SQL.
2. Wybrać [Administracja|Definicje zapytań SQL] i dołączyć nagłówek zapytania dla utworzonego wcześniej pliku, czyli podać obszar funkcjonalny,
z którym jest związane zapytanie, nazwę zapytania i nazwę pliku, w którym zostało zapisane zapytanie (bez kropki i rozszerzenia).
Dodatkowo istnieje możliwość zdefiniowania formuł, wykonywanych
przed wykonaniem zapytania, po zapytaniu przed wyświetleniem wyniku oraz na Rekord przed.
Xpertis 360°plus
441
Przykładowo, można dla zapytania utworzyć rekord w tabeli, zawierający podsumowanie dla kolumn, wskazanych w definicji zapytania.
Powyższe zadanie zrealizuje funkcja exec(’sqlr_sum’,’skid_sql’), wywołana jako Formuła po. Dodatkowo, w celu wyróżnienia rekordu podsumowania można zastosować formułę na Rekord przed w postaci
exec(’rb_sqlrs’,’skid_sql’).
Ekran VI.53
3. Jeżeli zapytanie wymagać będzie podania parametrów, w oknie definicji zapytań należy wybrać polecenie Parametry. Można zdefiniować do
10 występujących kolejno parametrów (por. ekran VI.55), podając:
— Nazwę parametru,
— Rodzaj parametru:
–
–
–
–
–
S — string,
I — liczba całkowita,
R — liczba rzeczywista,
D — data,
F — formuła.
Ekran VI.54
Uzależniono szerokość kolumny Lp. od ilości rekordów w wyniku zapytania, tak by kolumna nie była szersza niż potrzeba. Nie należy tworzyć
indeksów zawierających pole Lp. w związku z możliwością wyboru sposobu sortowania i zmiany kolejności rekordów (akcja Kolejność w okienku przeglądania wyniku zapytania).
Xpertis 360°plus
442
4. Długość parametru — pola w okienku redagowania parametrów, określa
długość pola w okienku redagowania parametrów dla parametrów typu
S lub precyzję (liczbę miejsc dziesiętnych) dla parametrów typu R.
Ekran VI.55
5. Dla pewnych kolumn liczbowych można podać inną niż standardowa
liczbę miejsc dziesiętnych (standardowo dwa miejsca po przecinku).
Aby zdefiniować dokładność dla liczb, należy w oknie definicji zapytań SQL wybrać polecenie Wartości, wprowadzić numer kolumny i wymaganą dokładność (np. dla kolumny zawierającej kurs waluty — dokładność 4). W polu Szerokość kolumny można podać szerokość kolumny, jaka ma być zastosowana dla danej kolumny w tabeli i na wydruku.
Podanie wartości równej 0 (zero) oznacza, że pole szerokość pola zostanie ustalona automatycznie.
W polu Sumować można wskazać, czy kolumna ma być sumowana na
wydruku (znak T, jeżeli tak).
Podając parametry zapytania nie należy pozostawiać pustych pól parametrów, gdyż spowoduje to wyszukiwanie rekordów z niewypełnionym polem
w bazie danych (a więc najprawdopodobniej nie zostaną znalezione żadne rekordy). Jeśli zapytanie skonstruowano tak, że można podać część poszukiwanej nazwy (np. maskę konta), a nie dokładną wartość, wówczas należy pamiętać, aby zbudować poszukiwany wzorzec zgodnie ze składnią SQL:
— znakowi _ (podkreślenie) może odpowiadać jeden dowolny znak;
— znakowi % (procent) może odpowiadać dowolny ciąg znaków.
System poprawnie zinterpretuje również maskę zapisaną przy użyciu tradycyjnej notacji, gdzie ? reprezentuje pojedynczy znak, a * dowolną liczbę znaków.
Xpertis 360°plus
443
28.3 Grupowanie wyników zapytań SQL
Grupowanie wyników zapytań SQL z częściowymi podsumowaniami pozwala
na samodzielne definiowanie sposobu wyświetlania danych.
28.4 Definiowanie zapytania z grupowaniem poziomów
Aby po zastosowaniu zapytania SQL został wyświetlony wynik w wersji z grupowaniem danych należy w opcji [Administracja|definicje zapytań SQL] w parametrach zapytania nadać polu Analiza drill-down? wartość T, (ekran nr VI.53).
Wszystkie zestawy dla danego zapytania SQL zapisane są w pliku [nazwa
pliku z zapytaniem].sqg.
Jeden ze zdefiniowanych sposobów grupowania danych, utworzonych
podczas analizowania wyników zapytania, można uczynić domyślnym dla zapytania. W tym celu w oknie z parametrami zapytania SQL należy wypełnić
pole Domyślne Grupowanie (wybór z listy wyświetlonej klawiszem F3 ). Wówczas po uruchomieniu zapytania parametry z podanego pliku zostaną wczytane automatycznie.
W definicji zapytania z analizą drill-down nie może występować ’formuła po’: exec(’sqlr_sum’,’skid_sql’), gdyż dodaje ona do wyniku zapytania SQL
wiersz z podsumowaniem. Zapytanie z drill-down ma własne podsumowanie
i tej sytuacji dojdzie do podwojenia sum.
Dla zapytań z nazwami pól przekazywanych dynamicznie przez parametry (np.: "select 0 as LP, T.KOD as KTM, KPOZK1.WART as
":˙g", KPOZK2.WART as ":˙h" from KKTL") nie ma możliwości
zapisania i wczytania zestawów parametrów grupowania.
Definiowanie parametrów grupowania możliwe jest także już w momencie
tworzenia zapytania SQL. W polu Domyślne Grupowanie klawisz F3 wywołuje listę już zdefiniowanych zestawów parametrów z opcją tworzenia nowych
i modyfikacji istniejących. Ważne, by w momencie definiowania parametrów
grupowania istniało już zapytanie SQL. W przeciwnym wypadku nie będzie
możliwe ustalenie struktury pól wyniku zapytania.
28.5 Wykonanie zapytania
Po wykonaniu zapytania z opcją drążenia danych, wyświetlone zostanie okno
definiowania parametrów grupowania (kolumn i poziomów grupowania).
Będzie ono wypełnione, jeśli wcześniej podano nazwę domyślnego zestawu parametrów. Kryteriami grupowania mogą być wszystkie pola typu STRING
z tabeli będącej wynikiem zapytania SQL. Jeśli chcemy grupować po polu typu
Xpertis 360°plus
444
DATA, TIME, INTEGER trzeba w zapytaniu SQL dokonać konwersji na typ tekstowy, poprzez instrukcje to_string lub CAST(pole AS STRING_TYPE)). Pola
typu REAL domyślnie traktowane są jako kolumny do sumowania (pola tego typu wyróżnione są kolorem). Możliwe jest także sumowanie pól typu INTEGER,
po konwersji (CAST(pole as REAL_TYPE) i ustaleniu podczas definiowania
parametrów grupowania dokładności dla tego pola równej 0 (zero).
Funkcje w oknie definiowania parametrów grupowania Polecenie Dołącz
dodaje nowy poziom grupowania lub kolumnę do podsumowań. Funkcja Usuń
usuwa bieżący parametr grupowania.
Polecenia w Lewo/górę, w Prawo/dół pozwalają przestawiać kolejność poziomów i kolumn. Dla poziomów grupowana wartość poziomu i kolumny powinna być zgodna, chyba że definiowany jest układ z kilkoma kolumnami na
tym samym poziomie.
Uruchomienie akcji doKładność zmienia precyzję wyświetlania wyniku dla
kolumn z sumą.
Wybranie funkcji zapiSz jako obsługuje zapisywanie bieżącej konfiguracji
(zestawu parametrów) w pliku (*.sqg — przechowywane w katalogu work∖sql
danej aplikacji, plik sqg przechowuje wszystkie zastawy parametrów dla zapytania sql).
Funkcja Wczytaj obsługuje wczytywanie już zapisanych zestawów parametrów z pliku, natomiast funkcja Czyść — czyszczenie aktywnego widoku (usuwa wszystkie parametry z okienka definiowania parametrów).
Po zdefiniowaniu kryteriów grupowania wykonanie analizy można uruchomić poleceniem Wykonaj. W wyniku wyświetlony zostanie pierwszy poziom grupowania. Jeśli istnieją kolejne poziomy w drugiej kolumnie wyświetlonej tabeli pojawi się znak +. W takim przypadku możliwe jest przejście do
kolejnego poziomu analizy poprzez użycie polecenia POZYCJE. Na każdym poziomie możliwe jest wydrukowanie tabeli z aktualnym stanem analizy (polecenie Drukuj). Zakończenie analizy następuje po opuszczeniu okienka z definicją
parametrów grupowania.
29 Zapytania parametryzacyjne
W systemie Xpertis można szybko sprawdzić, jaką parametryzacje wykonano w
danych. Zapytania paramtryzacyjne mogą być wykorzystywane do dokumentowania prac wdrozeniowych u klienta. Zapytania są dostępne po wybraniu z
menu głównego [Definicje|zapytanIa SQL].
Xpertis 360°plus
VI.29. Zapytania parametryzacyjne
29.1 Zapytania parametryzacyjne w systemie Xpertis Finanse i księgowość
Lista automatów księgowych Zapytanie wyświetla listę automatów księgowych z roku wybranego w stałych systemu. Dane prezentowane są w
dwóch kolumnach: Nazwa automatu oraz Opis automatu.
Plan kont Zapytanie wyświetla dane odnośnie planu kont z roku wybranego w
stałych systemu, w podziale na konta syntetyczne oraz analityczne. Prezentowane dane przedstawione są w formie tabeli zawierającej następujące informacje: Symbol konta, Nazwa konta, Typ konta, Walutowość konta, Typ rozrachunku, Rodzaj do kontroli kręgu kosztowego oraz dane dla
analityk takie jak: Poziom anaityki, Nazwa słownika wybrana dla danego
poziomu analityki, Długość oraz Opis słownika analitycznego.
Rejestry VAT w powiązaniu z rejestrami księgowymi Wynik zapytania przedstawia tabelę z rejestrami VAT w powiązaniu z rejestrami księgowymi.
Dane prezentowane w tabeli przedstawiają Jednostkę księgową z której pochodzą rejestry VAT, Symbol rejestu VAT, Nazwę rejestru VAT oraz
Symbol i Nazwę rejestru księgowego.
Rejestry z typami dokumentów i schematami dekretacji Wynikiem zapytania jest tabela przedstawiająca dane o rejestrach księgowych wraz z podpiętymi pod dany rejestr dokumentami oraz przypiętymi do tych dokumentów schematami dekretacji VAT.
Dane prezentowane w tabeli zawierają: Jednostkę, Kod rejestru, Nazwę rejestru, wskazanie na walutowość, Rodzaj dokumentu, Nazwę dokumentu
oraz Kod i Nazwę schematu dekretacji VAT, powiązanego z danym typem
dokumentu.
Schematy dekretacji Wynikiem zapytania jest tabela przedstawiająca aktualne (względem wybranego roku w stałych systemu) schematy dekretacji w podziale na systemy i dokumenty. Dane zawarte na sprawozdaniu
przedstawiają: System, Rok, Rodzaj schematu dekretacji, Dekrety po stronie Wn i Ma oraz współczynnik.
Schematy dekretacji VAT z pozycjami W wyniku zapytania operator uzyska
tabelę z nagłówkami oraz pozycjami schematów dekretacji VAT, gdzie
wyszczególnione będą: Kod oraz Opis schematu dekretacji VAT oraz poszczególne pozycje schematów (wśród nich strona, konto oraz rodzaj
kwoty).
Xpertis 360°plus
445
446
Schematy windykacyjne z trybami monitorowania W wyniku zapytania operator otrzyma tabelę ze schematami windykacji oraz trybami monitorowaniwa występującymi w tych schematach (wśród nich podstawowe
wiadomości na temat ilości dni zwłoki, typu trybu).
Sprawozdania finansowe W wyniku zapytania zostaną zwrócone wszystkie definiowalne sprawozdania finansowe ze wszystkich systemów oraz
wszystkich firm. Zapytanie zwraca wyłacznie takie dane jak: System,
Skrót (kod zapytania), Nazwę zapytania oraz Symbol firmy z jakiej pochodzi dane zapytanie.
29.2 Zapytania parametryzacyjne w systemie Xpertis Środki trwałe
Metody amortyzacji finansowej
Metody amortyzacji podatkowej
Typy dokumentów pozostałych
Typy dokumentów wartościowych
30 Schematy dekretacji Xpertis
Schematy dekretowania to definicje procedur, które umożliwiają tworzenie zapisów w ewidencji księgowej dla różnego rodzaju dokumentów.
Do każdego typu dokumentu można przypisać odrębny schemat. Gdy operator programu uruchomi funkcję automatycznego dekretowania, dla każdej
pozycji każdego dokumentu określonego typu, pochodzącego z aktywnego
okresu obrachunkowego zostaną utworzone odpowiadające jej pozycje dokumentu księgowego. Będą one zadekretowane zgodnie z tym, jak zdefiniowano
wzorzec dekretowania.
Przykładowy zestaw schematów dekretowania dla podstawowych typów
dokumentów dołączono do standardowej wersji programu.
Gdy wszystkie systemy pakietu Xpertis mają włączony parametr współpracy z systemem Xpertis Finanse i księgowość w zakresie dekretacji, możliwe jest
wtedy definiowanie w jednym miejscu schematów dekretacji dla całego pakietu Xpertis. Funkcje uruchamiania dekretacji inicjuje się wtedy z poziomu
rejestrowania dokumentów w systemie Xpertis Finanse i księgowość.
Xpertis 360°plus
447
VI.30. Schematy dekretacji Xpertis
30.1 Kopiowanie schematów dekretacji i wyróżników
Podczas definiowania pozycji schematów dekretacji (np. dla systemu Xpertis
Kadry i Płace) można kopiować pozycje z wyróźnikami.
Podczas kopiowania pojedynczej pozycji z z przypisanymi wyróżnikami,
po uruchomieniu funkcji kopIa można wybrać, czy kopiowane będą pozycje z
wyróżnikami czy bez.
Jeżeli kopiujemy cały schemat dekretacji (akcja kopiA), wtedy domyślnie
kopiują się wszystkie wyróżniki przypisane do pozycji wszystkich pozycji tego
schematu.
30.2 Definiowanie schematów dla każdego systemu
Warunkiem koniecznym definiowania wspólnych schematów dla pakietu
Xpertis jest włączenie współpracy z systemem Xpertis Finanse i księgowość (parametr nr 2 na liście parametrów, [Administracja|Lista parametrów]) oraz włączenie parametru wspólnej dekretacji systemu Xpertis Finanse i księgowość z
danym systemem (parametry od nr 300 do 305 w zależności od systemu,
[ Administracja|Lista parametrów]).
W przypadku braku instalacji modułu Xpertis Finanse i księgowość i ustawienia parametru na liście parametrów parametru Współpraca z systemem Finanse i księgowość na wartość N (menu [Administracja|Lista parametrów]) istnieje możliwość dekretacji z poszczególnych modułów w przypadku gdy właściwie są ustawione parametry od 300 do 305, odpowiednio są sparametryzowane struktury księgowe ([Xpertis|struktury księgowe]) oraz schematy dekretacji dla wybranego roku ([Xpertis|struktury księgowe|schematy dEkretacji]).
W przypadku takiej konfiguracji automatyczna dekretacja jest uruchamiana
z menu [Xpertis|Dokumenty księgowe|[wybrany okres]|Rejestruj|Automatycznie ].
O definiowaniu struktur księgowych przeczytasz w podręczniku zatytułowanym Xpertis Finanse i księgowość.
W menu [deFinicje|struktury Księgowe|schematy dEkretacji] użytkownik
definiuje schematy dekretacji dla wybranego roku. Z lewej strony okna, dostępne są systemy, dla których będzie odbywać się definiowanie wspólnych
mechanizmów dekretujących.
Dla wszystkich schematów dekretacji definiowanie polega na ustawieniu
odpowiednich parametrów nagłówka (będącymi danymi potrzebnymi do wypełnia nagłówka dokumentu księgowego) oraz parametrów pozycji (będącymi
danymi potrzebnymi do wypełnienia pozycji dokumentu księgowego).
Xpertis 360°plus
448
Ekran VI.56
Dodatkowo dla prawidłowego działania automatycznej dekretacji potrzebne jest odpowiednie wypełnienie zmiennych (zakładka Zmienne dla formuł),
tak aby właściwie był wypełniane nagłówek oraz pozycje dokumentu księgowego. Zmienne dla formuł są zmiennymi pomocniczym aktualizowanymi w
odpowiednich etapach przygotowania danych do dokumentu księgowego.
Tworząc wzorce dekretacji użytkownik decyduje o parametrach, według
których generowane będą zapisy księgowe. Zestaw danych dotyczących pojedynczego zapisu księgowego — zawierającego informację o kwocie pozycji
oraz wskazanie odpowiedniego konta analitycznego — nazwany jest w programie dekretem.
Schematy dekretowania w zależności od dokumentów mogą się różnić.
Schematy dekretowania z jednego roku mogą być kopiowana do innych
lat. W tym celu należy wybrać w systemie [Xpertis|struktury księgowe|schematy dEkretacji] wskazać rok bilansowy i wybrać akcję Kopiuj. Kopiować można
pojedynczy schemat lub zaznaczone schematy.
30.3 Schematy dekretacji dla systemu Kasa
Z systemu Xpertis Kasa definiowane są dokumenty kasowe będące pozycjami
raportów kasowych. Dokument kasowy może być prostą operacją zmiany stanu kasy lub fakturą VAT dokumentującą zakup gotówką.
Schemat - Dokumenty VAT Schemat dekretacji dokumentu VAT wymaga
większej liczby parametrów ponieważ oprócz zapisów księgowych uzupełnia
informacje do rozliczenia VAT.
Dla schematu Dokumenty VAT należy w nagłówku wypełnić pola:
Xpertis 360°plus
449
Ekran VI.57
Transakcja kasowa pole jest wymagane i identyfikuje schemat dekretacji z
wybraną transakcją kasową. Dodatkowo w polu występuje kontrola rodzaju transakcji kasowej. W ten sposób nie można wybrać transakcji, dla
której nie występuje możliwość wprowadzania pozycji VAT.
Rejestr księgowy pole umożliwia wybranie stałego rejestru księgowego, dla
każdej z osobna jednostki księgowej lub wpisania formuły. Wynikiem
działania formuły jest napis odpowiadający nazwie rejestru księgowego.
Gdy wartość tego pola zostanie wyznaczona jako stała należy uzupełnić
okno stałych dla jednostek księgowych. W oknie tym oprócz podania
jednostki, należy przypisać rejestr księgowy oraz rodzaj dokumentu dla
tego rejestru. Jeśli nie zostanie przypisany dokument, można to zrobić w
poniższym polu Rodzaj dokumentu.
Rodzaj dokumentu w polu można wybrać stały rodzaj dokumentu lub napisać formułę określającą ten rodzaj. Stały rodzaj dokumentu to pole
powiązane z polem Rejestr księgowy. Jeśli rejestr księgowy zostanie wybrany jako stała oraz zostanie uzupełnione okno stałych dla jednostek
księgowych, wartość tego pola będzie pochodziła z okna stałych dla jednostek księgowych. Jeśli w oknie stałych dla jednostek księgowych nie
został wpisany rodzaj dokumentu można go przypisać w tym polu.
Xpertis 360°plus
450
Można również wypełnić formułę na rodzaj dokumentu. Wynikiem
działania formuły jest napis odpowiadający nazwie rodzaju dokumentu.
Rejestr VAT pole należy wypełnić, jeśli dokument księgowy jest związany
z ewidencją VAT. Pole możemy wypełnić stałym rejestrem VAT wypełnianym z słownika lub formułą na rejestr VAT. Wynikiem działania formuły jest napis odpowiadający nazwie rejestru VAT. Priorytetem w polu
Rejestr VAT jest, że wartość tego pola pobierana jest z dokumentu kasowego, jedynie w sytuacji awaryjnej informacja ta pobierana jest z pola
Rejestr VAT dla schematu dekretacji.
Słownik kontrahentów użytkownik może wypełnić to pole opcjonalnie.
W polu można wskazać formułę, której wynikiem jest wybór słownika
kontrahentów. Priorytetem w polu Słownik kontrahentów jest, że wartość tego pola pobierana jest z dokumentu kasowego, jedynie w sytuacji
awaryjnej informacja ta pobierana jest z pola Słownik kontrahentów dla
schematu dekretacji.
Okres VAT wypełniamy formułą, która powinna zwrócić złączenie do konkretnego rekordu okresu VAT jaki ma być przypisany do dokumentu.
Priorytetem w polu Okres VAT jest, że wartość tego pola pobierana jest
z dokumentu kasowego, jedynie w sytuacji awaryjnej informacja ta pobierana jest z pola Okres VAT dla schematu dekretacji.
Warunek logiczny pole wpisujemy warunek logiczny w postaci formuły lub
zmiennej dla formuł.Warunek logiczny może wykorzystywać Zmienne
dla formuł, które definiuje się na drugiej zakładce podczas definiowania
schematów dekretacji dla konkretnego systemu.
Obsługa błędów parametr określający w jaki sposób system ma kontrolować
sposób generowania dokumentu. Do wyboru są opcje takie jak:
— Pełna opcja oznacza pełną kontrolę generowania dokumentu. System po zaznaczeniu tej opcji kontroluje żeby były wypełnione
wszystkie dane potrzebne do akceptacji dokumentu.
— dopuszczaj niepełny Dekret po zaznaczeniu tej opcji, system nie będzie zgłaszał błędów w wyniku wypełnienia dokumentów bez pewnych danych potrzebnych do akceptacji dokumentu oraz dopuszcza w związku z tym występowanie niepełnej dekretacji. Jeżeli zaznaczone zostanie pole dopuszczaj niepełny dekret brane pod uwa-
Xpertis 360°plus
451
gę będą również dekrety w których strony Winien i Ma nie są zbilansowane.
— Brak opcja oznacza brak kontroli generowania dokumentu. System
pozwala wygenerować dokument bez wszystkich potrzebnych informacji.
Po zadekretowaniu dokumentów wyświetlana będzie tabela zawierająca
listę błędów. Lista będzie zawierała spis dokumentów, których nie udało
się zarejestrować i przyczynę dla której dany dokument nie został zadekretowany, np. brak definicji dekretu dla typu dokumentu czy nieuzupełnione ceny w pozycjach dokumentu.
Pozycje Zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, każdy schemat powinien zawierać dwa dekrety:
— dekret określający konto, które zostanie uznane w wyniku zarejestrowania transakcji (dekret po stronie Ma);
— dekret określający konto, które zostanie obciążone w wyniku zarejestrowania transakcji (dekret po stronie Winien).
Dekret Wn w pole należy wpisać konto księgowe, strona Wn. Po wybraniu
klawisza F3 w oknie można wybrać dołączone do danych demonstracyjnych dekrety lub utworzyć własne (polecenie [Dołącz] patrz rozdział
VI.30.8). Jeśli użytkownik sam chce zdefiniować dekret musi wypełnić
takie okno jak ekran VI.62.
Dekret Ma w pole należy wpisać konto księgowe, strona Ma.
Warunek logiczny pole może zostać puste. Jeśli istnieje sytuacja, w której definiowany schemat dekretacji ma zachować się w inny sposób, należy w
tym polu wypisać warunek określający działanie schematu w takich sytuacjach.
Współczynnik definiujemy mnożnik wartości dla zdefiniowanych kont strony
Wn/Ma.
Optymalizacja po zaznaczeniu tego pola, jeśli dla jednego schematu dekretowania wystąpi kilka zapisów na jednym koncie, o tej samej walucie,
stronie i symbolu identyfikatora i takich samych wyróżnikach, powstałe
zapisy będą łączone w jeden, a ich kwoty sumowane. Jeżeli pole wyboru
Optymalizacja pozostanie niezaznaczone, każdy utworzony przez formułę zapis będzie odrębną pozycją dekretu.
Xpertis 360°plus
452
Ekran VI.58
Schemat - Raporty kasowe bez VAT Dla schematu Raporty kasowe bez VAT
należy w nagłówku wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów (patrz ekran VI.59).
Ekran VI.59
Dla schematu Raporty kasowe bez VAT należy w oknie pozycji schematu
dekretacji wypełnić pola Transakcja kasowa, Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja (patrz ekran VI.60).
Ekran VI.60
30.4 Schematy dekretacji dla systemu Środki trwałe
Z systemu Xpertis Środki trwałe dekretowane są wartości amortyzacji finansowej i podatkowej a także dokumenty zmiany wartości środków oraz dokumenty OT.
Schemat - Amortyzacja Dla nagłówka schematu Amortyzacja finansowa lub
Amortyzacja podatkowa należy oprócz pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów wypełnić dodatkowo pole:
Xpertis 360°plus
453
Data operacji w polu istnieje możliwość ustawienia stałej daty operacji liczenia amortyzacji (K – koniec miesiąca, P – początek miesiąca) lub wpisania formuły określającą datę operacji.
Dla pozycji schematu Amortyzacja finansowa lub Amortyzacja podatkowa
oprócz pól Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja należy wypełnić dodatkowo pole:
Grupa rodzajowa pole opcjonalne, w którym możemy ustawić ograniczenie
do wybranej z grup rodzajowych przez wpisanie pierwszych liter lub całości kodu grup, dla których ma zostać stworzony dekret. W przypadku
nie wypełnienia pola dana pozycja będzie przypisana dla grup rodzajowych, dla których nie wypełniono schematu dekretacji.
Schemat - Dokumenty wartościowe Dla nagłówka schematu Dokumenty
wartościowe należy oprócz pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek
logiczny, Obsługa błędów wypełnić dodatkowo pole:
Typ dokumentu pole wymagane identyfikuje schemat dla konkretnego typu
dokumentu wartościowego.
Dla schematu Dokumenty wartościowe należy w oknie pozycji schematu
dekretacji wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja.
Schemat - Dokumenty OT Dla nagłówka schematu Dokumenty OT należy
wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów.
Dla schematu Dokumenty OT należy w oknie pozycji schematu dekretacji
wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja.
30.5 Schematy dekretacji dla systemu Logistyka
Z systemu Xpertis Logistyka dekretowane są wartości dokumentów magazynowych, dokumentów sprzedaży oraz zakupu.
Schemat - Dokumenty magazynowe Dla nagłówka schematu Dokumenty
magazynowe należy wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów, Typ dokumentu.
Dla schematu Dokumenty magazynowe należy w oknie pozycji schematu
dekretacji wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja.
Xpertis 360°plus
454
Schemat - Dokumenty sprzedaży i zakupu Dla nagłówka schematu Dokumenty sprzedaży lub Dokumenty zakupu należy wypełnić pola Rejestr księgowy,
Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów, Typ dokumentu. Dodatkowo należy uzupełnić pola:
Rejestruj wg daty Data wystawienia oraz Data operacji to daty zgodne z tym,
jak datowany jest dokument źródłowy. Wprowadzając ewentualne korekty pamiętaj, ze muszą one zawierać się w wybranym wcześniej okresie
obrachunkowym.
Data otrzymania dokumentu sprzedaży jest to data ważna dla dokumentów VAT, wskazuje na miesiąc rozliczenia VAT. Dla dokumentów magazynowych pole to nie ma znaczenia.
Sposób tworzenia pozycji VAT należy dla pola zaznaczyć jedną z opcji:
— podstawowy — bazuje na tabeli wartości VAT,
— rozszerzony — wyliczany według pozycji danego dokumentu.
Grupa podatkowa pole należy wypełnić, jeśli dokument księgowy jest związany z ewidencją VAT. Pole możemy wypełnić stałą grupą podatkową
wypełnianą z słownika lub formułą na grupę podatkową. Wynikiem
działania formuły jest napis odpowiadający nazwie grupy podatkowej.
Rejestr VAT pole należy wypełnić, jeśli dokument księgowy jest związany
z ewidencją VAT. Pole możemy wypełnić stałym rejestrem VAT wypełnianym z słownika lub formułą na rejestr VAT. Wynikiem działania formuły jest napis odpowiadający nazwie rejestru VAT.
Słownik kontrahentów użytkownik może wypełnić to pole opcjonalnie. W
polu można wskazać formułę, której wynikiem jest wybór słownika kontrahentów.
Okres VAT wypełniamy formułą, która powinna zwrócić złączenie do konkretnego rekordu okresu VAT jaki ma być przypisany do dokumentu.
Dla schematu Dokumenty sprzedaży lub Dokumenty zakupu należy w oknie
pozycji schematu dekretacji wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja oraz pole:
Bez zaliczek, Z zaliczkami, Tylko zaliczka, Rozliczenie W pozycji dekretu należy zaznaczyć opcję czy dana pozycja dotyczy zaliczki.
Xpertis 360°plus
455
Ekran VI.61
Grupa podatkowa jeżeli pozycja VAT może mieć różne grupy podatkowe
w polu Grupa podatkowa należy zaznaczyć pole Stała lub Formuła.
Okres Vat przy definiowaniu pozycji schematu dekretacji istnieje również
możliwość podania formuły wyliczającej Okres Vat (analogicznie jak
okres wyliczany w nagłówku schematu). Podczas księgowania pozycje
VAT grupowane są kolejno wg priorytetów:
— najpierw Okres Vat z pozycji schematu,
— potem Okres Vat z nagłówka schematu.
Paragony zbiorczo, Korekty zbiorczo jednym dokumentem ksiegowym można zadekretować zbiorczo:
paragony drukowane na jednej drukarce fiskalnej w systemie dziennym/miesięcznym
korekty zbiorcze.
Parametryzowanie schematów dekretacji wygląda podobnie jak dla dokumentów sprzedaży z systemu Logisyka, z wyjątkiem ustawiania wg jakiej daty mają sie dekretować dokumenty oraz sposób tworzenia pozycji
VAT — te dwie opcje dla paragonów zbiorczo i korekt zbiorczych są wyłączone.
Xpertis 360°plus
456
Rodzaj raportów (dzienne, miesięczne) zależy od ustawienia parametru
nr 307.
30.6 Schematy dekretacji dla systemu Obsługa umów i zgłoszeń
oraz Fakturowanie
Z systemu Xpertis Umowy i zgłoszenia oraz Xpertis Fakturowanie dekretowane
są wartości dokumentów sprzedaży. Definiowanie schematów dekretacji tych
dokumentów zostało opisane w punkcie VI.30.5.
30.7 Schematy dekretacji systemu Kadry i płace
Z systemu Xpertis Kadry i płace dekretowane są listy płac oraz wartości wynikające z umów zleceń.
Schemat - Listy płac Dla nagłówka schematu Listy płac należy wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów, Typ
dokumentu oraz pole:
Typ listy płac pole jest opcjonalne. Pozwala ustalić schematy dekretacji dla
wskazanego typu listy płac. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać
typ listy płac, dla której będzie tworzony schemat.
Data operacji data może być ustalona na stałe jako początek lub koniec miesiąca. Data ta może być również ustalona formułą.
Dla schematu Listy płac należy w oknie pozycji schematu dekretacji wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja oraz
pole:
Rubryka pole jest polem wymagalnym. Oznacza składnik płacowy, dla którego określany będzie schemat dekretacji.
Schemat — Umowy zlecenia Dla nagłówka schematu Umowy zlecenia należy wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów, Typ dokumentu, Data operacji oraz pole:
Typ umowy pole jest opcjonalne. Pozwala ustalić schematy dekretacji dla
wskazanego typu umowy. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać typ
umowy, dla której będzie tworzony schemat.
Xpertis 360°plus
457
Dla schematu Umowy zlecenia należy w oknie pozycji schematu dekretacji
wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja
oraz Rubryka.
30.8 Dekret Wn lub Dekret Ma
Zestaw parametrów składających się na pojedynczy dekret redagowany jest
w odrębnym oknie definicji dekretu. Okno to otworzysz posługując się klawiszem lub przyciskiem wywołującym słownik po umieszczeniu kursora w polu
Dekret Wn lub Dekret Ma.
W poszczególnych polach okna definicji dekretu znajdują się nazwy formuł. Wartości otrzymane w wyniku ich wykonania umieszczane są w odpowiednich polach okna pozycji dokumentu księgowego, utworzonej automatycznie zgodnie ze schematem. Poszczególne pola okna definicji dekretu mają
następujące znaczenie:
Konto txt pole tekstowe. W polu należy wpisać symbol bądź nazwę konta syntetycznego, na którym ujęty zostanie zapis.
Identyfikator identyfikator dekretu. Dodatkowe pole informacyjne zapewniające unikalność dekretu. Dzięki temu oznaczeniu można wprowadzić
na to samo konto dwa różne dekrety. System nie pozwala wprowadzić
kilku takich samych dekretów o takim samym identyfikatorze.
Konto formuła określająca konto analityczne do zaksięgowania danego dokumentu (na przykład analityka może być ustalana na podstawie kontrahenta, dla którego wystawiono dokument sprzedaży).
Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi
demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Kwota PLN formuła określająca kwotę PLN do zaksięgowania na poszczególne konto po stronie Wn lub Ma. Na postawie tej formuły system pobiera dane do zaksięgowania z określonego miejsca. Zazwyczaj będzie to
wartość zgodna z wartością pozycji dokumentu źródłowego.Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Treść formuła określająca automatycznie wpisującą się treść lub opis w polu
Opis dokumentu w oknie pozycji dokumentu księgowego Po wybraniu
klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Xpertis 360°plus
458
Kwota wal. jeśli dokument jest dokumentem walutowym to należy wpisać
formułę określającą kwotę w walucie. Formuła pozwala ustalić, jaka wartość walutowa zostanie zadekretowana na odpowiednie konto po stronie Wn lub Ma. Zazwyczaj będzie to wartość zgodna z wartością pozycji
dokumentu źródłowego. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy
dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Waluta jeśli dokument jest dokumentem walutowym to należy wpisać formułę określającą walutę. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy
dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Kurs jeśli dokument jest dokumentem walutowym to należy wpisać formułę określającą kurs przeliczający kwoty w dokumentach walutowych. Po
wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Rozrachunek w przypadku, gdy dany zapis wykazywany jest w księgach rozrachunkowych, wykonanie formuły wskazanej w tym polu pozwala określić rozrachunek. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Rodzaj rozr. w przypadku, gdy dany zapis wykazywany jest w księgach rozrachunkowych, wykonanie formuły wskazanej w tym polu pozwala określić typ rozrachunku (należność lub zobowiązanie).Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi
przykładowe formuły.
Data nawa formuły umożliwiająca zdefiniowanie dat dla rozrachunku. Formuła, w zależności od dokumentu, może określać na przykład termin
płatności, datę operacji, datę dokumentu. Po wybraniu klawisza F3
można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Każdą z formuł parametryzujących określony typ zapisu księgowego można redagować, dostosowując do indywidualnych potrzeb użytkownika programu. Zasady redagowania wyrażeń składających się na formuły są jednorodne
w całym systemie Xpertis.
Zasadom języka Formula+ poświęcono odrębny podręcznik, zatytułowany Język FORMULA+. Jest to podręcznik przeznaczony dla administratorów
systemu.
Wszystkim użytkownikom, dla których zasady konstruowania instrukcji
w języku Formula+ są całkowicie obce, zdecydowanie odradzamy ingerowanie
w istniejące definicje schematów automatycznej dekretacji.
Xpertis 360°plus
459
Ekran VI.62
30.9 Zmienne dla formuł
Dla każdego schematu dekretacji w zakładce Zmienne dla formuł możliwe jest
zdefiniowanie zmiennych wykorzystywanych w formułach dla schematów danego systemu.
W celu zdefiniowania zmiennej należy uzupełnić następujące pola:
Kod nazwa zmiennej.
Opis słowny opis zmiennej.
Formuła formuła definiująca zmienną.
Typ danej typ zmiennej, do wyboru: wartość tekstowa, data, wartość liczbowa.
Dotyczy Vat pole należy zaznaczyć w przypadku gdy zmienna jest wykorzystywana w schematach dekretacji Vat.
Sposób obliczenia sposób obliczania zmiennej. Do wyboru parametr: ogólny,
nagłówek, pozycja, dekret
Rodzaj kwoty rodzaj kwoty, do wyboru: nie dotyczy, wartość netto, wartość
podatku Vat, wartość brutto, wartość w walucie.
30.10 Wyróżniki zapisów księgowych
Wyróżniki umożliwiają dodatkowe oznaczanie zapisów księgowych (opisano
je szczegółowo w podręczniku do programu finansowo-księgowego). W programach pakietu Xpertis można definiować wyróżniki dla np poszczególnych
grup środków trwałych (system Xpertis Środki trwałe), oddzielnie dla strony
Xpertis 360°plus
460
Ekran VI.63
Winien i Ma, po wybraniu [Xpertis|struktury księgowe|schematy dEkretacji],
w zakładce Pozycje należy wskazać polecenie [Wyróżniki]. Wyróżniki można
uzupełniać i zmieniać podczas edytowania dokumentu księgowego [Xpertis|
Dokumenty księgowe].
Tak jak w programie Finanse i księgowość, zapis księgowy na koncie może być przypisany do sześciu słowników wyróżników. Wartość zapisu można
rozdzielić, przypisując poszczególnym częściom różne kody ze słownika wyróżników.
Wyróżniki a automaty dekretujące
Kod wyróżnika z wybranego słownika może być ustalany nie tylko jako stały
element słownika lub wynik formuły, ale również jako seria kodów wszystkich
elementów słownika.
Formuła wyznaczająca kwotę dla wyróżnika jest wykonywana dla wskazanych kodów wyróżników (przez kod stały, formułę lub wszystkie elementy
słownika). Dla schematów dekretacji istnieje możliwość określenia kwoty tworzonego dekretu przypadającej na wskazany wyróżnik. Podczas tworzenia listy
uzupełnień wyróżników (w akcji Wyróżniki) umożliwiono określenie procentu
dekretowanej kwoty (pole: % dekretowanej kwoty) dla wskazanego słownika i
kodu wyróżnika podanego w polu Stały lub ustalanego poprzez formułę wpisaną w polu Wyznaczany formułą. W definicji dekretu można podać kilka wyróżników z przypisanym podziałem procentowym. Podział procentowy kwoty
dekretu dla kilku wyróżników ma zastosowanie tylko dla wyróżników konta
ze zdefiniowanym rozdzielnikiem.
30.11 Dekretacja
Dekretacja odbywa się od strony modułu Xpertis Finanse i księgowość w menu [Dokumenty|Rejestrowanie|dEkretuj]. Jeśli nie ma modułu Xpertis Finanse i
księgowość wywołanie odbywa się w menu [Xpertis|Dokumenty księgowe|Rejestruj automatycznie]. Po wybraniu odpowiedniego polecenia wyświetla się
Xpertis 360°plus
461
drzewko z dostępnymi mechanizmami automatycznej dekretacji. Menu to jest
tworzone dynamicznie i jest zależne od tego czy dane schematy dekretacji zostały wprowadzone. Po uruchomieniu wybranej automatycznej dekretacji mogą wystąpić pytania o dodatkowe parametry według których będą generowane
dokumenty.
Przykład dekretacji dokumentu OT Dekretując dokument OT należy się zastanowić, gdzie dany środek zostanie przyjęty do użytkowania, na jakie konto i w jakim rejestrze. W tym przypadku środek trwały zostanie przyjęty do
użytkowania w jednostce Centrala, w rejestrze Polecenie księgowania, rodzajem dokumentu jest Polecenie księgowania, na konto Wn 011 oraz konto Ma
260-04-PLN.
W menu [deFinicje|struktury Księgowe] użytkownik wybiera rok, dla którego definiuje schemat dekretacji. Następnie należy wybrać polecenie [schematy
dEkretacji].
Po lewej stronie okna w panelu Systemy i rodzaje użytkownik wybiera system Xpertis Środki Trwałe i Dokument OT. W oknie Schematy Xpertis Środki
Trwałe należy dołączyć nagłówek schematu dekretacji dla operacji przyjęcia
środka trwałego. Należy wybrać rejestr i dokument księgowy przypisany do tej
operacji. Można wybrać rejestr stały. W polu Rejestr księgowy w tym przypadku należy zaznaczyć parametr Stały. Obok w polu należy wybrać klawisz F3
i w oknie Stałe dla jednostek księgowych użytkownik wybiera rejestr Polecenie
księgowania oraz rodzaj dokumentu Polecenie księgowania.
Ekran VI.64
Zatwierdzając dane w tym oknie klawiszem F2 , wszystkie wprowadzone
informacje znajdą się w zakładce Stałe, znajdującej się w dolnej części okna,
pod utworzonym nagłówkiem schematu dekretującego.
Po wprowadzeniu nagłówka następnym krokiem jest wprowadzenie pozycji dekretu.
W tym celu należy w zakładce Pozycje wybrać polecenie [Dołącz].
Należy wybrać w polu Dekret Wn wybrać dekret konta 011, w polu Dekret
Ma dekret konta 260-04-PLN.
Xpertis 360°plus
462
Ekran VI.65
31 Aktualizator — automatyczne aktualizowanie
Automatyczne aktualizowanie aplikacji (zmian legislacyjnych i poprawek błędów) zwiększa efektywność programów i ogranicza opiekę powdrożeniową.
Aktualizator wspomaga aktualizację, ale nie zastępuje prac aktualizacyjnych.
W dalszym ciągu można aktualizacje i poprawki wprowadzać ręcznie.
Aktualizator jest dostępny tylko dla operatorów z grupy wdrożenia.
Aktualizację może wykonywać tylko jeden operator w tym samym czasie.
Definicja systemu (plik *.DEF) nie jest aktualizowana.
Elementy systemu MacroBASE są obsługiwane przez własny, niezależny kanał
aktualizacji (program mupdate.exe).
Rodzaje aktualizacji
P
poprawka błędu z systemu Spis,
A
aktualizacja związane ze zmianami prawa.
Podstawowe pojęcia
Format UPD zaszyfrowane archiwum zip.
Paczka aktualizacyjna plik w formacie UPD zawierający zestaw plików do
przeprowadzenia aktualizacji.
Archiwum centralne serwer firmy Macrologic udostępniający listy uaktualnień i poprawek oraz paczki aktualizacyjne.
Zarządca aktualizacji moduł dostępny w każdej aplikacji systemu Xpertis,
pozwalający na synchronizację z archiwum centralnym i przeprowadzenie procesu aktualizacji.
Xpertis 360°plus
VI.31. Aktualizator — automatyczne aktualizowanie
31.1 Sposób działania Aktualizatora
Po zatwierdzeniu poprawki błędu operator systemu Spis przygotowuje zawartość paczki aktualizacyjnej, wprowadza poprawkę na listę dostępnych aktualizacji. System Spis pakuje i szyfruje zawartość paczki oraz wgrywa ją do archiwum centralnego. Lista dostępnych aktualizacji jest odświeżana automatycznie
co 15 minut.
Operator uruchamia Zarządcę aktualizacji w systemie klienta. Dokonuje
synchronizacji listy dostępnych aktualizacji z archiwum centralnym Macrologic [ Synchronizuj]. W przypadku pojawienia się nowych aktualizacji pobiera
je z archiwum [Pobierz].
Po pobraniu Zarządca aktualizacji odszyfrowuje i rozpakowuje paczkę,
wczytuje opis i listę zadań dla aktualizacji, analizuje zadania sprawdzając
możliwość automatycznego naniesienia aktualizacji. Jeżeli aktualizację można
przeprowadzić całkowicie automatycznie, operator może uruchomić ten proces.
Gdy tylko część zadań może zostać wykonana automatycznie, operator
może uruchomić wybrane zadania z poziomu okna z listą zadań, a pozostałe wprowadzić ręcznie. Zarządca aktualizacji wspomaga konsultanta, weryfikując listę aktualizacji dla danego pliku (sprawdza, czy wcześniejsze aktualizacje
zostały naniesione) oraz analizując różnice dla plików fml.
31.2 Archiwum centralne
Archiwum centralne jest udostępnione na serwerze
spis.macrologic.pl\update
Zawiera ono:
1. listy dostępnych aktualizacji dla poszczególnych wersji,
2. paczki z aktualizacjami (pliki *.upd),
3. pliki *.sha dla paczek, umożliwiające kontrolę poprawności pobrania
paczki).
31.3 Aktualizacja off-line
W przypadku braku dostępu do archiwum centralnego, można wykonać aktualizację off-line na dwa sposoby.
Xpertis 360°plus
463
464
1. Ściągnięcie wcześniej pliku z listą aktualizacji i paczek aktualizacyjnych
*.upd i wskazanie ich w module Zarządcy aktualizacji. Wówczas system
potraktuje wskazaną lokalizację (np. pendrive) jak archiwum centralne.
2. Wgranie (ściągniętych wcześniej) samych paczek aktualizacyjnych bezpośrednio na serwer z systemem Xpertis do katalogu zawierającego plik
*.upd według pth (standardowo katalog update równoległy do katalogu
xpertis.
Po uruchomieniu modułu Zarządcy aktualizacji system odnajdzie nieznane
wcześniej paczki i zaproponuje ich rozpakowanie i użycie.
31.4 Kolejność zadań aktualizatora
Po rozpakowaniu paczki system uzupełnia szczegóły związane z dana aktualizacją: szczegółowy opis i listę zadań do wykonania w ramach aktualizacji. Każde z zadań posiada właściwe dla siebie parametry niezbędne do jego uruchomienia (np. nazwę pliku, nazwę formuły). Istotna jest kolejność wykonywania
zadań z listy.
Aktualizacja pliku Zadanie wymaga wcześniejszej analizy i porównania pliku
dostarczonego w paczce z plikiem obecnym w systemie klienta.
Wgranie nowego pliku Mechanizm aktualizacji skopiuje dostarczony nowy
plik do systemu Xpertis (według pth).
Bezwzględne nadpisanie istniejącego pliku Lokalny plik zostanie nadpisany wersją dostarczoną w paczce, bez porównań.
Wykonanie formuły Uruchomiona zostanie formuła (np. formuła naprawcza
lub polecenie kompilacji raportu). Formuły muszą zwracać wartość 1 w
przypadku powodzenia, 0 — w przypadku błędu.
Zadanie manualne Zadanie, które nie może być wykonane automatycznie.
Jedyny parametr tego zadania to krótki opis. Szczegółowy opis w razie
potrzeby można zamieścid w szczegółowym opisie całej paczki aktualizacyjnej lub w dostarczonej w paczce nocie emisyjnej.
Usunięcie pliku Wskazany plik zostanie usunięty.
Xpertis 360°plus
VI.31. Aktualizator — automatyczne aktualizowanie
31.5 Zadania nie wykonywane automatycznie
W trakcie wczytywania listy zadań z paczki Zarządca aktualizacji sprawdza, czy
cała aktualizacja może zostać wykonana automatycznie. Jeśli tak to proponowana jest aktualizacja automatyczna, jeśli nie — wyświetlona zostanie lista zadań, z których część można wykonać automatycznie, część nie. W przypadku zadań, których nie można wykonać automatycznie, operator musi dokonać
ręcznej aktualizacji i zapisać ten fakt w module Zarządcy aktualizacji.
Weryfikacja dotyczy przede wszystkim zadań typu Aktualizacja pliku. W dostarczonej paczce aktualizacyjnej znajdują się dwie wersje pliku:
1. nowa z poprawionym kodem źródłowym,
2. oraz dotychczasowa (z dodanym rozszerzeniem *.old).
Mechanizm aktualizacji porównuje sumy kontrolne pliku old z plikiem
obecnym w systemie Xpertis. W przypadku stwierdzenia zgodności aktualizacja automatyczna jest możliwa (pole Auto? w oknie z listą zadań będzie zaznaczone). Niezgodność może wynikać z niestandardowych modyfikacji pliku
klienta lub pominięcia wcześniejszej aktualizacji.
Każda z paczek aktualizacyjnych posiada globalny (dla wersji Xpertis) numer paczki aktualizacyjnej. Zarządca aktualizacji buduje indeks wersji plików.
W przypadku niezgodności można stworzyć listę aktualizacji, które dotyczą
danego pliku i zweryfikować czy zostały wprowadzone do systemu klienta.
Dla plików fml, których nie można zaktualizować automatycznie (np. z
powodu niestandardowych modyfikacji) przewidziano możliwość dodatkowej
analizy różnic: program porówna sumy kontrolne formuł z pliku klienta i pliku old, następnie wyświetlona zostanie lista formuł z zaznaczonymi formułami
zmienionymi, dodanymi i usuniętymi (w stosunku do standardu). W oknie z
taką listą będzie również funkcja porównująca treść zmodyfikowanej formuły
z zaznaczonymi kolorem różnicami. Znaczenie tej funkcji (analizy różnic dla
plików fml) jest jedynie pomocnicze. Zmiany wynikające z aktualizacji należy
wówczas nanieść ręcznie i zapisać ten fakt w module Zarządca aktualizacji.
Xpertis 360°plus
465
Rozdział VII
Wielofirmowość w Xpertis
Rozwiązanie Xpertis dla wielu firm ma służyć grupom kapitałowym czyli jednostkom odrębnym jako podmioty prawne ale powiązanym kapitałowo. Z
punktu widzenia grupy potrzebne są informacje zarządcze i finansowe w
związku z tym niezbędny jest szkielet informacyjny dla całej grupy bazujący na
wspólnych klasyfikacjach finansowych, controllingowych i innych kartotekach
wykorzystywanych w obsłudze ewidencji grupy (np. dane osób, kontrahenci,
kartoteka towarowo-usługowa).
W rozwiązaniu dla grupy niektóre dane są dostępne dla wszystkich firm.
Wprowadzenie do nich zapisów w jednej z firm spowoduje, że zapis będzie widoczny także w innych firmach grupy bez konieczności jego ponownego wprowadzania.
Każda ze spółek ma swój zestaw danych lokalnych zawierających słowniki
własne, operacje i zdarzenia oraz dysponuje katalogiem kartotek z definicjami
wspólnymi dla grupy.
1 Wspólne definicje dla grupy firm
Rozwiązanie uwzględnia obsługę wspólnych kartotek wymienionych poniżej:
Kartoteka osób wraz ze słownikami powiązanymi tj. wykształcenie, zawody,
urzędy, adresy, dane wojskowe. Dzięki temu raz wprowadzone dane osoby mogą posłużyć do rejestrowania lokalnych danych pracowników, zleceniobiorców w różnych firmach.
Definicje wspólne związane z pracownikiem tj. stanowiska pracownicze, opisy charakteru pracy, opis zmiany w zatrudnieniu, definicje kartotek dodatkowych.
466
Xpertis 360°plus
VII.1. Wspólne definicje dla grupy firm
467
Wspólne definicje i wskaźniki do rozliczeń płacowych tj. skala podatkowa
do obliczeń płacowych, współczynniki waloryzacji, kody w dokumentach ZUS.
Struktura organizacyjna obejmująca całą grupę w postaci jednej struktury
drzewiastej. Poszczególne firmy stanowią oddzielne gałęzie drzewa. Dla
potrzeb prezentacji danych - podczas pracy w wybranej firmie operator, otrzymuje widok struktury organizacyjnej ograniczony do wybranej
spółki. Konsekwencją tego rozwiązania jest wymóg istnienia unikalnych
oznaczeń komórek organizacyjnych w ramach grupy.
Słownik oznaczeń rubryk płacowych Ze względu na możliwość stosowania
indywidualnego systemu wynagradzania, w każdej z firm składniki płacowe są odrębne dla firmy. Dla potrzeb analiz płacowych w ramach grupy jest utworzony wspólny słownik oznaczeń rubryk płacowych przypisywany do lokalnych rubryk firmy. Część składników płacowych obowiązujących dla całej grupy wprowadzana jest raz, odpowiednio oznaczana a potem dystrybuowana do lokalnych danych firm.
Zawartość formuł obliczeniowych list płac Analogiczne rozwiązanie jak dla
rubryk płacowych jest wprowadzone do obsługi formuł obliczeniowych
list płac tzn. zawartość wspólnych formuł stanowi podstawę do zmiany
zawartości w lokalnych formułach firm.
Słowniki i ich typy wykorzystywane do ewidencji kadrowo-płacowej słowniki
definiowane na potrzeby ewidencji kadrowo-płacowej ich typy(np. typy
wyróżnień, załączników).
Kartoteka kontrahentów wraz ze słownikami powiązanymi tj. grupy kontrahentów, obszary sprzedaży, branże, osoby kontaktowe, odbiorcy kontrahenta, miejsca dostaw, NIPY UE, rachunki bankowe, limity kredytowe. Niektóre dane kontrahenta są przeniesione do lokalnych danych firmy jak np. domyślny sposób płatności, przypisany handlowiec. Podczas
redagowania danych kontrahenta operator ma wyróżnione informacje,
które dotyczą firmy a które całej grupy.
Handlowcy wspólna kartoteka, która umożliwia analizy sprzedaży według
handlowców grupy
Kartoteka materiałów, towarów wraz ze słownikami powiązanymi tj. grupy,
podgrupy materiałów, klasyfikacja PKWiU, domyślne stawki VAT dla
Xpertis 360°plus
468
Rozdział VII. Wielofirmowość w Xpertis
towarów i kontrahentów, historia stawek VAT towarów, stawki cła, kody CV, opakowania towarów, przeliczniki miary towarów, kody kreskowe towarów, zamienniki towarów, definicje atrybutów towarów, rodzaje
usług.
Jednostki miary
Słowniki użytkownika definiowane na potrzeby ewidencji księgowej które są
wykorzystywane do analityk kont i słowników wyróżników
Definicje księgowe przyjęto następujące założenia do ewidencji księgowej na
potrzeby sprawozdawczości grupy i konsolidacji sprawozdań:
— Zakłada się, że lata i okresy obrachunkowe mogą być różne dla firm
— Każda firma ma możliwość podziału ksiąg na własne jednostki
księgowe (oddziały).
— Plan kont w każdej z firm jest definiowany na jeden z poniższych
sposobów:
1. jako przyjęty wspólny plan kont dla grupy,
2. definiowanie odrębnego planu kont.
Definicje struktur księgowych jeśli dla firmy przyjmowany jest wspólny plan
kont grupy to wspólne są również wszystkie definicje struktur księgowych dotyczące formuł automatycznej dekretacji, schematów VAT.
Definicje związane z obsługa środków trwałych kartoteka grup środków ze
stawkami, słownik grup bilansowych środków, definicje metod amortyzacji, definicje klasyfikacji dodatkowych, typy dokumentów ewidencyjnych i wartościowych, pozostałych, wzorce wydruków dokumentów,
rodzaje przychodu środków.
Rodzaje zasobów w projektach klasyfikacja zasobów typu rodzaje wykonawców, podwykonawców, maszyn.
Definicje związane z obsługą remontów rodzaje weryfikacji zgłoszeń, definicje czynności remontowych, rodzaje remontów i przeglądów.
Urzędy skarbowe, wersje deklaracji podatkowych
Banki organizacje bankowe i oddziały bankowe.
Definicje wymiany danych z bankami specyfikacje związane z przelewami,
wyciągami bankowymi, tabelami kursów.
Xpertis 360°plus
VII.2. Funkcjonalności dla potrzeb grupy firm
Waluty, tabele kursowe
Kraje, Województwa, powiaty, miasta
Kartoteka użytkowników Xpertis .
Ustawienia użytkownika ustawienia kolorowania w okienkach, menu użytkownika, widoki kontrahentów.
Kartoteka użytkowników internetowych chociaż role i uprawienie użytkowników będą odrębne dla firm.
Obsługa aktualizatora wersji w związku ze wspólnymi definicjami dla firm
— aktualizacja wersji o poprawki czy aktualizacje prawne odbywa się
raz dla grupy.
Definicje urządzeń zewnętrznych typu czytniki kodów kreskowych.
2 Funkcjonalności dla potrzeb grupy firm
Wspólne słowniki dają możliwość prowadzenia wspólnego układu informacyjnego, który pozwala na wielowymiarowe raportowanie (analizy OLAP) w
ramach grupy np. uzyskanie obrotów sprzedaży z kontrahentem w ramach
grupy (w podziale na spółki itp.), wartość składnika płacowego w ramach grupy itd.Analizy OLAP są dostosowane w taki sposób, aby można było przeglądać dane wybranej firmy lub dane całej grupy kapitałowej.
W systemie Xpertis Informacja finansowa możliwe jest sporządzanie skonsolidowanego sprawozdania dla grupy kapitałowej. W celu uzyskania niezbędnych informacji do sporządzenia sprawozdania skonsolidowanego, wszystkie
dane finansowe są pobierane z poszczególnych spółek. System Xpertis Informacja finansowa zapewnia sporządzenie sprawozdań jednostkowych, wprowadzenie korekt dla operacji wewnątrz grupy oraz docelowo uzyskanie informacji
do sporządzenia sprawozdania skonsolidowanego. Umożliwia wprowadzenie
układu hierarchicznego jednostek wchodzących w skład grupy z uwzględnieniem powiązań kapitałowych i potrzeby kilku stopni konsolidacji.
System Xpertis Controlling zapewnia pobieranie danych z poszczególnych
spółek tak aby umożliwić sporządzanie analiz zarządczych dla całej grupy np.
ustalenie rentowości rodzajów działalności w grupie. W rozwiązaniu zakłada
się wykorzystanie wspólnych modeli controllingowych.
Xpertis 360°plus
469
470
Rozdział VII. Wielofirmowość w Xpertis
Zakłada się, że w ramach grupy będzie wykorzystywany wspólny system
CRM ze wspólną kartoteką kontrahentów i bazą dokumentów agregującą wpisy wszystkich członków grupy. Uprawnienia do dokumentów będą mogły być
uzależnione od tego, gdzie zatrudniony jest dany użytkownik.
Xpertis 360°plus

Xpertis Fakturowanie - Systemy Komputerowe IBIS

Transkrypt

Podobne dokumenty