InfoGrant UR - Branżowy Punkt Kontaktowy

Nr. 4.
2012
InfoGrant
Branżowy Punkt Kontaktowy
Al. Mickiewicza 21,
e-mail: [email protected]
Branżowy Punkt Kontaktowy Uniwersytetu Rolniczego im. Hugona
Kołłątaja w Krakowie ma przyjemność przedstawić Państwu numer
4/2012 Biuletynu Informacyjnego InfoGrant.
W związku ze zbliżającym się terminem zakończenia możliwości
aplikowania do ostatnich już konkursów w ramach 7 Programu
Ramowego, niniejszy numer poświęcony został poszczególnym
zagadnieniom związanym z zasadami uczestnictwa oraz technicznymi
kwestiami niniejszego Programu.
Sporo miejsca w numerze poświęcimy sprawom związanym ze
sposobem aplikacji, rodzajem poszczególnych konkursów, kwestiami
budżetowymi.
Mamy nadzieje że niniejsza publikacja przyczyni się do zwiększenia
udziału Regionu Małopolskiego w konkursach 7PR.
Życzymy przyjemnej lektury!
1 Spis treści
1.1
INFORMACJE OGÓLNE ............................................................................................................................ 3
1.2
JAK ZŁOŻYĆ WNIOSEK? ........................................................................................................................................ 3
1.3
PIC..................................................................................................................................................................... 4
1.4
REJESTRACJA W EPSS ......................................................................................................................................... 4
1.5
WNIOSEK – EDYCJA I SKŁADANIE DOKUMENTACJI KONKURSOWEJ........................................................................... 5
1.6
WNIOSEK I JEGO POSZCZEGÓLNE CZĘŚCI .............................................................................................................. 6
1.7
PROCES EWALUACJI ............................................................................................................................................. 7
1.8
KRYTERIA OCENY ................................................................................................................................................. 7
2. BUDŻET ............................................................................................................................................................... 8
2.1
KOSZTY PROJEKTU .............................................................................................................................................. 8
2.2
RODZAJE KOSZTÓW W PROJEKCIE ......................................................................................................................... 9
2.3
SPOSOBY WYKAZYWANIA KOSZTÓW ...................................................................................................................... 9
2.4
NAJNOWSZE KONKURSY ..................................................................................................................................... 11
Strona 2 z 11
1. Konkursy w ramach 7 Programu Ramowego
1.1 Informacje ogólne
Przed Państwem już kolejny numer Info-Grantów poświęcony ostatnim konkursom w ramach 7
Programu Ramowego. W związku z faktem że w/w konkursy zostały ogłoszone w różnych priorytetach,
postaramy się przekazać Państwu najbardziej cenne i przydatne, z punktu widzenia beneficjenta informacje
wspólne dla każdego z nich. W niniejszym numerze zostaną zatem podjęte takie kwestie jak:
- sposób aplikacji,
-rodzaje konkursów,
-dokumentacja konkursowa,
-sprawy budżetowe.
1.2
Jak złożyć wniosek?
Informacja o konkursie jest publikowana na stronie internetowej CORDIS, w zakładce Zaproszenia a
następnie „FP 7 Calls ”. Tutaj znajdą Państwo niezbędną dokumentację konkursową. Wnioski składa się
on-line, w tzw. elektronicznym systemie składania wniosków w 7 Programie Ramowym UE - EPSS
(Electronic Proposal Submission Service). Jest to system stworzony specjalnie na potrzeby przetwarzania
oraz składania wniosków związanych z konkursami projektowymi, nie wymaga pobierania żadnych
dodatkowych plików z sieci ani zapisywania danych na lokalnym dysku użytkownika. Umożliwia wielokrotne
modyfikowania i składania wniosku, wygodne korygowanie danych zapisanych w formularzach. System
automatycznie sprawdza kompletność formalną wniosku (brak korekty merytorycznej). Jednocześnie obniża
koszty przygotowania.
W celu złożenia wniosku wymagana jest wcześniejsza rejestracja w systemie.
Procedura korzystania z EPSS
• Rejestracja w systemie
• Aktywacja konta
• Przesłanie danych dostępowych partnerom
• Edycja wniosku
• Złożenie wniosku
• Odbiór potwierdzenia z KE
Strona 3 z 11
1.3
PIC
Podczas rejestracji zostaną Państwo poproszeni o podanie PIC, Participant Identification Code. Informacji o
nim udzieli Państwu pracownik Branżowego Punktu Kontaktowego. Pod numerem PIC ukryte są dane
teleadresowe Uniwersytetu Rolniczego w Krakowie, dzięki czemu nie będą ich Państwo musieli wypełniać.
1.4
Rejestracja w EPSS
Podczas rejestracji zostaną Państwo poproszeni o zaakceptowanie zasad korzystania z EPSS. Po
zarejestrowaniu system wygeneruje hasło, które otrzymają Państwo na podany przy rejestracji e-mail. Przy
pierwszym logowaniu zostaną Państwo poproszeni o zmianę hasła, w celu maksymalizacji bezpieczeństwa
zgromadzonych w systemie informacji. Dane wprowadzone podczas rejestracji nie mają charakteru
wiążącego, służą jedynie Komisji do przygotowania się do ewaluacji całego konkursu.
Strona 4 z 11
1.5
Wniosek – edycja i składanie dokumentacji konkursowej
Po zalogowaniu się należy przystąpić do edycji wniosku. Menu systemowe składa się z następujących części:
General-ogólne informacje o wniosku, po uruchomieniu niniejszej sekcji wyświetlona zostaje tabela z
informacjami odnośnie:
- wybranego konkursu
- identyfikatora i tytułu wniosku
- koordynatora projektu
- statusu składanego wniosku
Proposal setup-ustalenie składu konsorcjum projektowego, w którym koordynator definiuje liczbę oraz
dane partnerów biorących udział. Formularz umożliwia dopisywanie kolejnych partnerów, modyfikacje ich
danych, zmianę kolejności na liście członków konsorcjum.
Part A-dotyczy odpowiednio: ogólnych założeń merytorycznych wniosku oraz budżetu projektu, zawiera
dane instytucji tworzących konsorcjum (wydruk formularzy A jest możliwy jedynie po ich zapisaniu w
formacie PDF).
Part B-celem uzupełnienia sekcji B należy pobrać szablon dokumentu, przygotować stosowne pliki,
zawierające część B wniosku oraz ewentualne aneksy (koniecznie w PDF). Następnie należy je przenieść na
serwer EPSS.
Check Validation-sprawdzanie poprawności formalnej wniosku, po przejściu do niniejszej sekcji na ekranie
pojawia się raport dotyczący kompletności całego wniosku wraz z ewentualnymi błędami (Errors) i uwagami
(Warnings). Wnioski zawierające błędy muszą zostać poprawione zgodnie z podanymi wytycznymi. Uwagi
stanowią jedynie wskazówki do właściwego wypełniania wniosków.
System sprawdza czy:
- wniosek zawiera wszystkie formularze A oraz część B
- formularze A mają wypełnione wszystkie niezbędne pola
- zachowany jest wymagany skład konsorcjum
Submit Proposal-składanie wniosku, system sprawdza kompletność wniosku i generuje stosowny raport.
Na ekranie wyświetlone zostają podstawowe dane o wniosku oraz informacje o pomyślnym jego złożeniu. W
momencie pomyślnego złożenia wniosku koordynator otrzymuje emailem potwierdzenie że, został on
przyjęty i zaakceptowany do rozpatrzenia. Do momentu trwania konkursu system umożliwia wielokrotne
zapisywanie kolejno modyfikowanych wersji części A i B wniosku. Pod uwagę brana jest ostatnia wersja
formularza konkursowego zapisana przed upływem terminu. Do zmodyfikowania wniosku nie wystarczy
Strona 5 z 11
sama zmiana formularza A lub B. Należy ją dodatkowo potwierdzić poprzez kolejne złożenie wniosku,
zgodnie z powyższą procedurą.
History - zapis operacji związanych z procedurą przetwarzania wniosku, który umożliwia śledzenie
poszczególnych etapów tworzenia i składania wniosku. Generowany raport uwzględnia wszystkie działania
związane z przetwarzaniem wniosku w systemie EPSS wraz z ich wykonawcami oraz datami podjęcia.
1.6
Wniosek i jego poszczególne części
Kompletny wniosek składa się z dwóch części:

Formularzy administracyjnych. Part A
- formularz A1, zawiera, akronim wniosku, tytuł projektu, czas trwania projektu, znak/symbol (część)
konkursu, słowa kluczowe, abstrakt, podobne wnioski lub podpisane kontrakty;
- formularz A2, zawiera, numer uczestnika, pełną nazwę uczestnika, skrót nazwy uczestnika, adres,
typ organizacji, zależność od innych uczestników, dane kontaktowe;
- formularz A3, zawiera metodę kalkulacji kosztów pośrednich, rodzaj działalności, koszty osobowe,
podwykonawstwo, koszty pośrednie, wnioskowany wkład Komisji Europejskiej.

Propozycja projektu badawczo-szkoleniowego Part B Wniosek składa się z pięciu podstawowych
sekcji:
1.
Scientific quality, relevance to topic:
- Concept and objectives,
- Progress beyond the state-of-the-art,
- S&T methodology and associated work plan,
2. Implementation,
- Management structure and procedures
- Individual participants
- Consortium as a whole
- Resources to be committed
3. Expected Impact,
- Expected impacts listed in the work programme
- Dissemination and/or exploitation of project results and management of
intellectual property
4. Ethical Issues, should take into account were relevant,
- Informed consent
- Data protection issues
- Use of animals
- Human embryotic stem cells
Strona 6 z 11
- Ethical issues Table
5. Consideration of gender aspects.
1.7
Proces ewaluacji

Wnioski są sprawdzane pod kątem kryteriów formalnych – REA.

Wnioski są oceniane niezależnie przez kilku ekspertów (zwykle 3) dobranych adekwatnie do wybranego
panelu i słów kluczowych.

Consensus meeting – ESR.

Panel review.

Ustalenie listy rankingowej dla danego panelu.

Ustalenie oficjalnej listy rankingowej.

Redress procedure.
1.8
Kryteria oceny
Kryterium
Próg
Waga [%]
Kolejność
Scientific & Technology Quality
3
25%
3
Training
3
15%
2
Researcher
4
25%
1
Implementation
-
15%
5
3.5
20%
4
Impact
Informacja o wstępnych rezultatach ewaluacji nadesłanych projektów podawana jest na stronie danego
konkursu. W przypadku zaakceptowanego projektu, Komisję Europejską wysyła do beneficjenta informację,
dokumenty potrzebne do przygotowania umowy o grant oraz samą umowę. Po podpisaniu kontraktu
beneficjent przystępuje do realizacji projektu, fundusze przesyłane są na jego konto.
Strona 7 z 11
2. BUDŻET
2.1
Koszty Projektu
Koszty poniesione na realizację zadań projektowych, a tym samym zaakceptowane przez Komisję
Europejską jako podstawa do wyliczania kwoty dofinansowania z Komisji, muszą spełniać następujące
warunki:
- muszą zostać rzeczywiście poniesione,
- muszą zostać poniesione przez beneficjenta,
- muszą zostać poniesione w czasie trwania projektu,
- muszą być obliczone zgodnie z normalnymi zasadami rachunkowości i zarządzania oraz praktykami
beneficjenta i państwa, w którym beneficjent ma siedzibę
- muszą zostać poniesione wyłącznie dla osiągnięcia celów i zamierzonych wyników projektu z
zachowaniem zasad gospodarności, skuteczności i wydajności
- muszą być zaksięgowane w księgach rachunkowych beneficjenta, a w przypadku wkładu strony
trzeciej, w księgach rachunkowych strony trzeciej
- muszą być wskazane w szacunkowym budżecie ogólnym w Aneksie I.
!!!! PRZYKŁADY KOSZTÓW NIE MOGĄCYCH BYĆ ROZLICZANYMI W RAMACH PROJEKTU
- dające się określić podatki pośrednie, w tym podatek VAT,
- opłaty celne,
- należne odsetki,
- rezerwy na poczet przyszłych strat lub obciążeń,
- straty wynikające z ujemnych różnic kursowych, koszty związane ze zwrotem z kapitału,
- koszty zdeklarowane lub poniesione lub zwrócone w związku z innym projektem,
- zobowiązania i koszty ich obsługi, wydatki nadmierne lub lekkomyślne (nadmiernymi nazwiemy
wydatki, które będą znacząco wykraczały poza obowiązujące stawki rynkowe wynagrodzeń personelu,
ceny zakupu dóbr lub usług).
Strona 8 z 11
2.2
Rodzaje kosztów w projekcie
Budżet każdego projektu składa się z dwóch rodzajów kosztów:

Koszty bezpośrednie – koszty poniesione bezpośrednio w związku z realizacją projektu np.
wynagrodzenie personelu zatrudnionego do wykonywania poszczególnych zadań, koszty
podróży, materiałów, zakupu sprzętu itp. Są one określane zgodnie z zasadami rachunkowości
beneficjenta i stosowanymi zasadami wewnętrznymi. Koszty bezpośrednie sprawozdajemy
zawsze, według rzeczywiście poniesionych kosztów potwierdzonych dokumentami księgowymi.

Koszty pośrednie – są to koszty, które nie mogą być zidentyfikowane przez beneficjenta jako
bezpośrednio przypisane do projektu, ale które mogą być zidentyfikowane i potwierdzone z
wykorzystaniem jego systemu rachunkowego jako poniesione w związku z bezpośrednimi
kosztami przypisanymi do projektu. Są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z
realizacją danego projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji
budynków i aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności,
ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego
itp.
2.3
Sposoby wykazywania kosztów
W 7 Programie Ramowym nie stosuje się modeli rozliczania kosztów, jak to miało miejsce w
poprzednich programach ramowych. W momencie sprawozdania kosztów i kalkulacji dofinansowania
bierzemy pod uwagę koszty bezpośrednie i pośrednie poniesione w ramach realizacji projektu.
Istnieją dwa podstawowe sposoby sprawozdawania kosztów projektu, które różnią się między sobą
jedynie metodą kalkulacji kosztów pośrednich:
Sposób I – jednostka wylicza i sprawozdaje rzeczywistą wartość swoich kosztów
pośrednich.
Ten model mogą stosować instytucje mające system księgowości analitycznej pozwalający na
szczegółową alokację kosztów, często w praktyce przewyższających ryczałt naliczany wg sposobu II.
Sposób II – koszty pośrednie są rozliczane jako ryczałt wg. stawki ustalonej przez KE,
przy czym są one liczone jako procent od poniesionych kosztów bezpośrednich z wyłączeniem usług
Strona 9 z 11
obcych (podwykonawstwo) oraz kosztów zasobów udostępnionych przez strony trzecie, które nie są
wykorzystywane na terenie beneficjenta.
Zasadniczo wysokość ryczałtu na koszty pośrednie wynosi 20%, ale dla pewnych rodzajów podmiotów
i typów projektów stawkę tę ustalono na poziomie 60%. Aby jednostka mogła używać wskazany
powyżej preferencyjny poziom ryczałtu, musi spełniać następujące warunki:
• Powinna zaliczać się do jednej z niżej wymienionych grup podmiotów:
- podmioty publiczne o charakterze niezarobkowym, w znaczeniu dowolnego podmiotu prawnego
ustanowionego w tej formie na podstawie krajowego prawa publicznego lub organizacje;
- szkoły średnie i wyższe;
- jednostki badawcze, w znaczeniu podmiotu prawnego ustanowionego jako instytucja o charakterze
niezarobkowym, której jednym z głównych celów jest prowadzenie działalności w zakresie badań lub
rozwoju technologicznego
- małe/średnie przedsiębiorstwa (MŚP), mikroprzedsiębiorstwa w rozumieniu zalecenia Komisji
2003/361/WE w wersji z dnia 6 maja 2003 r.
• Posiadać odpowiedni rodzaj systemu księgowego
Preferencyjny ryczałt mogą stosować instytucje, które nie są w stanie określić w sposób rzeczywisty
swoich kosztów pośrednich przypadających na projekt. Jeżeli istniejący system księgowy pozwala na
wyliczenie kosztów pośrednich, ale nie alokuje ich do projektu, wtedy beneficjent może stosować
preferencyjną stawkę ryczałtu, jeżeli inne warunki są spełnione.
• Brać udział w odpowiednim typie programu
60% ryczałt dotyczy udziału w projektach obejmujących działania w zakresie badań i rozwoju
technologicznego oraz działania demonstracyjne.
W przypadku tzw. Badań Pionierskich (Program Pomysły) ryczałt na koszty pośrednie wynosi 20%
W przypadku Akcji Badawczo-Szkoleniowych Marie Curie (Program Ludzie) ryczałt na koszty pośrednie
wynosi 10%.
W projektach typu; Akcje Koordynacyjne i Wspierające koszty pośrednie ograniczone są do 7%. Warto
jednak podkreślić że nie jest to ryczałt.
Instytucja zobowiązana jest do stosowania wybranego sposobu rozliczania kosztów pośrednich we
wszystkich projektach realizowanych w ramach 7 PR. Istnieje jednak możliwość sprawozdania ich w
Strona 10 z 11
sposób rzeczywisty, jeżeli koszty pośrednie poprzedniego projektu rozliczane były jako ryczał. W takim
jednak przypadku wszystkie kolejne projekty muszą być konsekwentnie rozliczane wg. nowo
wybranego sposobu, odwrotny kierunek zmian jest niemożliwy.
Wszystkie wydziały, instytuty, działy i inne jednostki organizacyjne w ramach jednej osoby prawnej
muszą stosować ten sam system rozliczania kosztów.
2.4
Najnowsze Konkursy
Ostatnie konkursy w 7 Programie Ramowym, ogłoszone na początku lipca 2012 roku, zamykają się na
przełomie 2012/2013 roku. Najdłużej bo aż do jesieni 2013 będą otwarte konkursy programu
szczegółowego LUDZIE i POMYSŁY.
Pod poniżej podanym adresem można znaleźć najbardziej aktualne konkursy w ramach 7
Programu Ramowego:
http://www.kpk.gov.pl/pliki/plik.html?id=12239
Opracowanie: Dominika Limanówka
Strona 11 z 11