Szczegółowe zasady realizacji projektów badawczych w CAMK PAN

Warszawa, 17.02. 2014 r.
Szczegółowe zasady
realizacji projektów badawczych w CAMK PAN
1.
Składanie wniosków
1.1 Podstawą ubiegania się o przyznanie środków finansowych na realizację projektu
badawczego jest złożenie wniosku aplikacyjnego wraz z wymaganymi załącznikami w
sekretariacie CAMK PAN, w terminie nie krótszym niż 14 dni przed oficjalnym terminem
zakończenia składania wniosków, wskazanym przez instytucję finansującą.
1.2 Wniosek, o którym mowa w ust.1.1 należy złożyć w 1 egzemplarzu w pełnej wersji oraz w wersji skróconej
w ilości egzemplarzy wymaganej przez instytucję finansującą,
1.3 Sekretariat przekazuje prawidłowo wypełniony wniosek Kierownikowi Ośrodka Komputerowego CAMK PAN
celem akceptacji w części dotyczącej zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz Głównej
Księgowej CAMK PAN w części dotyczącej poprawności zapisów rachunkowych.
1.4 Po uzyskaniu kontrasygnaty Głównej Księgowej oraz akceptacji Kierownika Ośrodka Komputerowego,
wniosek jest przedstawiany Dyrektorowi CAMK PAN do zatwierdzenia.
1.5 Procedura składania wniosku, o której mowa w ust. 1.1 – 1.4. powinna zostać poprzedzona roboczym
ustaleniem wstępnej wersji wniosku z podmiotami wymienionymi w ust. 1.3.
2.
Realizacja projektów badawczych – uwagi ogólne
2.1 Umowa o realizację projektu badawczego jest porozumieniem trójstronnym pomiędzy instytucją finansującą,
CAMK PAN jako instytucją realizującą projekt i kierownikiem projektu;
2.2 Wniosek stanowi integralną część umowy;
2.3 Wszystkie strony są zobowiązane do przestrzegania zapisów umowy oraz szczegółowych wytycznych
instytucji finansującej;
2.4 Kierownik projektu i CAMK PAN jako instytucja realizująca, realizują projekt zgodnie z zatwierdzonym
kosztorysem i harmonogram projektu wraz z wyjaśniającymi i rozszerzającymi je opisami, zawartymi we
wniosku, a w szczególności przestrzegają terminów realizacji poszczególnych zadań i etapów harmonogramu
projektu oraz zasad rozliczania przyznanych środków finansowych, ze szczególnym uwzględnieniem
kwalifikowalności wydatkowanych środków, ich wysokości i terminów dysponowania kolejnymi transzami.
2.5 Kierownik projektu jest odpowiedzialny wobec CAMK PAN jako instytucji realizującej za przestrzeganie
dyscypliny finansowej, wynikającej z zapisów umowy o realizację projektu wraz z załącznikami, a w
szczególności Kierownik projektu ponosi odpowiedzialność finansową za dysponowanie przyznanymi
środkami, niezgodnie z harmonogramem płatności.
3.
Realizacja projektów badawczych – przed otrzymaniem środków
3.1 CAMK PAN zawiera umowy cywilno-prawne i umowy o pracę z kierownikami i wykonawcami projektów
badawczych, z zastrzeżeniem zapisanym w umowie, że wypłata należności wynikających z umowy nastąpi
nie wcześniej niż po otrzymaniu środków z instytucji finansującej, w terminach płatności określonych w
umowie;
3.2 Przed otrzymaniem pierwszej transzy środków finansowych na realizację projektu nie są finansowane żadne
czynności przewidziane w projekcie a w szczególności: wyjazdy, zakup sprzętu, honoraria oraz wynagrodzenia
z umów o pracę,
3.3 Dyrektor CAMK PAN może w wyjątkowych przypadkach odstąpić od zasady określonej w ust. 3.2, na
podstawie uzasadnionego wniosku kierownika projektu, kontrasygnowanego przez Główną Księgową.
4.
Realizacja projektów badawczych – sprawy szczegółowe
4.1 Kierownik projektu jest zobowiązany do realizacji projektu zgodnie z zatwierdzonym kosztorysem i
5.
harmonogramem realizacji zadań;
4.2 Wszelkie odstępstwa od umowy, zawartej z instytucją finansującą, muszą zostać poprzedzone każdorazowo
pisemną zgodą Dyrektora CAMK PAN, a w zakresie wymaganym przez instytucje finansującą, także zmiany
umowy w formie aneksu.
4.3 Za odstępstwa od umowy, zrealizowane z pominięciem postanowienia ust.4.2, kierownik projektu ponosi
odpowiedzialność materialną do wysokości odpowiadającej zobowiązaniu zaciągniętemu poza zakresem
objętym umową.
4.4 Zakup sprzętu z funduszy przeznaczonych na realizację projektu będzie realizowany w ramach przetargów
ogłaszanych przez CAMK PAN, po sprawdzeniu, przez osobę przygotowującą przetarg, zgodności
specyfikacji sprzętu, dostarczonej przez kierownika projektu, z kosztorysem, harmonogramem i opisem
szczegółowym, zawartym we wniosku o realizację projektu, załączonym do umowy;
4.5 Koszty podróży realizowanych w celu realizacji zadań projektu są rozliczanie zgodnie z zasadami
obowiązującym w CAMK PAN;
4.6 CAMK PAN wstrzymuje realizację zakupu sprzętu oraz finansowanie podróży, jeśli środki finansowe w
projekcie badawczym, na danym etapie, zostały wyczerpane, a nowe jeszcze nie wpłynęły.
4.7 W szczególnych przypadkach, Dyrektor CAMK PAN może odstąpić od zasady określonej w ust.4.6, na
podstawie uzasadnionego wniosku kierownika projektu, kontrasygnowanego przez Główną Księgową.
4.8 W przypadku wyczerpania środków finansowych na danym etapie realizacji projektu ale przed całkowitym
wykorzystaniem przyznanych funduszy, CAMK PAN realizuje jedynie zobowiązania wynikające z umów o
pracę, stypendiów doktoranckich oraz zawartych wcześniej umów.
Uwagi końcowe
5.1 Zadania przekraczające załączony do umowy kosztorys, bądź niezgodnie z zatwierdzonym harmonogramem
nie będą realizowane.
5.2 Kierownik projektu zobowiązuje się do złożenia pisemnego oświadczenia o ponoszeniu kosztów wydatków
przekraczających środki finansowe przyznane na realizację projektu. Oświadczenie powinno zostać złożone w
momencie składania wniosku o przyznanie środków finansowych na realizację projektu badawczego.
Wzór oświadczenia stanowi załącznik do niniejszych zasad.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia 5/2014
Warszawa/Toruń ……………..
Oświadczenie
Ja niżej podpisany …………………………., z związku ze złożeniem wniosku aplikacyjnego o realizację projektu
badawczego o nazwie …………………….., oświadczam, że zapoznałem się ze Szczegółowymi zasadami realizacji
projektów badawczych w CAMK PAN i zobowiązuje się do ich stosowania.
Ponadto oświadczam, że zobowiązuję się do ponoszenia odpowiedzialności materialnej za szkodę wyrządzoną
pracodawcy, w szczególności w przypadku zaciągnięcia zobowiązań przekraczających środki finansowe przyznane na
realizację projektu, które CAMK PAN będzie zmuszony pokryć ze środków własnych.